ECK EUREKA tel. 81 748 94 34 [email protected]

fax 81 464 34 24 www.eckeureka.pl

„Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów”

DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ W SZKOLENIU? W związku ze stale rozwijającą się techniką, a co za tym idzie powszechniejszym dostępem do sprzętu komputerowego, coraz większa grupa osób ma możliwość (i ją wykorzystuje) załatwiać sprawy za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Taka sytuacja wymusza również na administracji samorządowej dostosowanie się do potrzeb obywateli i w związku z tym pracę z elektronicznymi systemami zarządzania dokumentacją lub wręcz dokumentem elektronicznym. Uczestnicy szkolenia zapoznają się z elektronicznym system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

„Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów”

Adresaci usługi szkoleniowej Szkolenie dedykowane jest pracownikom zatrudnionym w jednostkach samorządu terytorialnego, w szczególności pracownikom archiwów zakładowych, sekretariatu, kancelarii, kadr odpowiedzialnym za archiwizowanie dokumentacji. Cele i efekty kształcenia

Celem szkolenia jest: • • •

Poznanie zasad organizacji pracy kancelaryjnej i zasad obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej w systemie EZD. Zapoznanie z podstawowymi przepisami regulującymi postępowanie z dokumentacją. Zdobycie podstawowej wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją od chwili jej wytworzenia do przekazania do archiwum zakładowego (z uwzględnieniem zasad systemu EZD).

Po przeprowadzonych zajęciach uczestnik szkolenia będzie posiadał następujące: wiadomości: • •

znajomość aktów prawnych regulujących sposób postępowania z dokumentacją elektroniczną, znajomość obiegu akt w systemie EZD,

umiejętności: •

stosowania w praktyce zasad obiegu dokumentacji w systemie EZD.

Program szkolenia (plan nauczania)

Lp.

Nazwa zajęć (zagadnienia ogólne)

Wymiar godzin

1.

Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie oraz dokumentu elektronicznego

2

Treści nauczania (zagadnienia szczegółowe)

Analiza aktualnych aktów prawnych

„Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów”

2.

Współczesne rodzaje dokumentacji

1

3.

Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

2

4.

Zarządzanie dokumentacją w systemie EZD

2

Nazwa kształcenia i forma zajęć

Dokument elektroniczny; dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw; rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu: przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, przesyłki na nośniku papierowym, przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych, przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą Podstawowe terminy i pojęcia; Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw – określenie systemu wiodącego; Zadadnia koordynatora czynności kancelaryjnych; System EZD – podstawowy czy wyjątki w systemie EZD? Akta sprawy w EZD (w tym metryka sprawy) Rodzaje przesyłek, rejestracja wpływów (skanowanie), metadane, rozdzielenie przesyłek i dekretacje (Zadania kierowników komórek organizacyjnych (dekretacja pisma, akceptacja projektów pism, podpisywanie pism); Zadania prowadzących sprawy (zakładanie spraw, uzupełnianie metadanych, prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism)); Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego (w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie); prowadzenie składu informatycznych nośników danych

„Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów”

Kształcenie będzie miało formę kursu. Zajęcia będą łączyły część teoretyczną z praktyczną, m.in. poprzez zastosowanie zróżnicowanych form takich jak: wykład, ćwiczenie, case study, pogadanka, dyskusja, burza mózgów. Sposób sprawdzenia efektów szkolenia poszkoleniowa ankieta ewaluacyjna Prowadzący zajęcia: Grzegorz Zabielski Inspektor w Urzędzie Miasta odpowiedzialny za koordynację czynności kancelaryjnych, nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wdrożenie systemu EZD w Urzędzie (w tym szkolenia grupowe i stanowiskowe dla pracowników Urzędu); wcześniej wieloletni pracownik Archiwum Państwowego, zatrudniony w Oddziale Nadzoru (doświadczenie m.in. w zakresie: - kontroli archiwów zakładowych oraz obiegu dokumentacji w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, - opiniowania, tworzenia i wdrażania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, - oceny przygotowania stanu uporządkowania materiałów archiwalnych przejmowanych przez Archiwum Państwowe, - porządkowania zasobu archiwów zakładowych); członek Zarządu Lubelskiego Oddziału Stowarzyszenia Archiwistów Polskich; wykładowca w Oddziale Krajowego Centrum Edukacji Archiwalnej przy Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich; absolwent m.in. Wydziału Prawa i Administracji UMCS oraz Europeistycznych Studiów Filozoficzno-Historycznych UMCS; specjalista w dziedzinie prawa archiwalnego oraz archiwizacji i obiegu dokumentacji; jako trener od ok. 8 lat prowadzi szkolenia i kursy kancelaryjno-archiwalne. Potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu: zaświadczenie zgodne ze wzorem MEN

Termin szkolenia: 27 stycznia 2014 roku Czas trwania i sposób organizacji: 7 godzin lekcyjnych, 1 dzień szkoleniowy Plan zajęć 27.01.2014

Rozpoczęcie zajęć 09:00

Miejsce szkolenia: Lublin

Inwestycja w szkolenie: 540,00 zł netto za osobę*

Zakończenie zajęć 15:15

„Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w świetle obowiązujących przepisów”

*Cena netto = cena brutto przy założeniu, że koszt szkolenia jest w co najmniej 70% finansowany ze środków publicznych. W innym przypadku do ceny netto należy doliczyć 23% podatku VAT

Inwestycja w szkolenie obejmuje: Przeprowadzenie szkolenia Materiały szkoleniowe Zaświadczenie Lunch Serwis kawowy Ubezpieczenie NNW Obsługa organizacyjna szkolenia Na Państwa życzenie usługa szkoleniowa może obejmować również inne, związane ze szkoleniem usługi: dodatkowy nocleg przed szkoleniem, zakwaterowanie w pokoju jednoosobowym i inne. Usługi te stanowią integralną część usługi szkoleniowej, a ich koszty powiększają należność za usługę szkoleniową. Aby skorzystać z opcji dodatkowych prosimy o zaznaczenie Państwa wyboru na formularzu zgłoszenia lub kontakt z osobą wskazaną w ofercie. Termin zgłoszeń: do 13 stycznia 2014

Jeżeli macie Państwo szczególne życzenia, co do oznaczenia materiałów szkoleniowych i certyfikatów ukończenia szkolenia (np. realizowanego w ramach projektów EFS) prosimy o zgłoszenie tego faktu osobie do kontaktu. Prosimy również o informację o osobach, które preferują kuchnię wegetariańską.

Osoba do kontaktu: Halina Surtel-Mania, tel. 81 748 94 34, w.20; [email protected] ECK Eureka Sp. z o.o. S.K.A., ul. Wojciechowska 9A, jest zarejestrowana przez Sąd Rejestrowy: Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000485770 oraz posiada nadane numery identyfikacyjne NIP 7123282442 oraz REGON 061621312. Wszystkie formy kształcenia realizowane przez ECK EUREKA realizowane są zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 stycznia 2012 r. w sprawie kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 186 z późn. zm.). GRUPA ECK EUREKA realizuje usługi zgodnie z KODEKSEM DOBRYCH PRAKTYK oraz STANDARDEM USŁUGI SZKOLENIOWEJ PIFS. Wysoka jakość naszych usług naszej grupy została potwierdzona przez niezależnych ekspertów. Zostaliśmy uhonorowani tytułem JAKOŚĆ ROKU 2011, JAKOŚC ROKU – USŁUGA ROKU 2012 ORAZ JAKOŚĆ ROKU SREBRO za prowadzoną politykę projakościową. W konkursie Business Excellence otrzymaliśmy tytuł PRZYJAZNY PRACODWCA. Szczegóły znajdą Państwo na naszej stronie internetowej: www.eckeureka.pl.