A.1.1.

Fragen an die Mitglieder ab Veranlagungszeitraum 2014 Aufgrund der Neuregelungen zu den Verpflegungsmehraufwendungen bzw. die Bewertung von Sachbezügen bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber sind bei der Ermittlung der Aufwendungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten im Rahmen der Erstellung der Einkommensteuererklärungen folgende Fragestellungen bzw. Sachverhaltsermittlungen notwendig:

1. Welche Mahlzeiten hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter zur Verfügung gestellt bzw. bezahlt? Soweit ja – Kürzung der Verpflegungspauschalen 2. Hat der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Verpflegung bezahlt? Soweit ja – Kürzung des Kürzungsbetrages (dadurch höherer WK-Abzug) 3. Hat der Arbeitgeber Reisekostenvergütungen gekürzt oder einbehalten? Soweit ja – WK-Abzug in Höhe der Kürzung bzw. des Einbehalts

A.1.2.

Kürzung der Verpflegungspauschalen Der Arbeitnehmer kann für die ihm tatsächlich entstandenen Mehraufwendungen für Verpflegung auf Grund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nach der Abwesenheit von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte gestaffelte Verpflegungspauschalen als Werbungskosten ansetzen oder in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten. Das Merkmal „tatsächlich entstandene“ Mehraufwendungen bringt dabei zum Ausdruck, dass die Verpflegungspauschalen insoweit nicht mehr zum Ansatz kommen, als der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber „verpflegt“ wird. Eine Prüfungspflicht hinsichtlich der Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen besteht nicht. Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine übliche Mahlzeit im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit, ist im Gegenzug geregelt, die maßgebliche Verpflegungspauschale zu kürzen. Der Kürzungsbetrag wird dabei einheitlich mit  20 % für ein Frühstück und  je 40 % für Mittag- und Abendessen, der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale vom Gesetzgeber festgesetzt. Dies bedeutet im Inland:  4,80 € für Frühstück  9,60 € für Mittagessen  9,60 € für Abendessen. Die typisierende, pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 Euro vorzunehmen.

Beispiel 1: Toni befindet sich auf einer viertägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel drei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie an den Zwischentagen ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Toni erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen. Welche Verpflegungspauschalen kann Toni als Werbungskosten ansetzen? Anreisetag Zwischentage (2 x 24 €) Abreisetag

12,00 € 48,00 € 12,00 €

Kürzung: Frühstück (3 x 4,80 €) Mittagessen (2 x 9,60 €) Abendessen (2 x 9.60 €) Verbleiben als Werbungskosten:

14,40 € 19,20 € 19,20 €

72,00 €

52,80 € 19,20 €

Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Die Kürzung des Werbungskostenabzugs muss auch dann vorgenommen werden, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt. Nur ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Ein entsprechendes Entgelt liegt z. B. dann vor, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt im Rahmen eines abgekürzten Zahlungsweges unmittelbar aus dem Nettolohn des Arbeitnehmers entnimmt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber das Entgelt im Wege der Verrechnung aus der dem Arbeitnehmer dienst- oder arbeitsrechtlich zustehenden Reisekostenerstattung entnimmt.

Beispiel 2: Toni befindet sich auf einer viertägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel drei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie an den Zwischentagen ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Zusätzlich zu diesen Leistungen möchte der Arbeitgeber auch noch eine steuerfreie Reisekostenerstattung zahlen. Für die vom Arbeitgeber veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll jeweils ein Betrag in Höhe des geltenden Sachbezugswertes (2014: Frühstück 1,63 € und Mittag-/Abendessen 3,00 €) einbehalten werden. Welche Verpflegungspauschalen können steuerfrei ausbezahlt werden? Anreisetag Zwischentage (2 x 24 €) Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 €) Mittagessen (2 x 9,60 €) Abendessen (2 x 9,60 €) Verbleiben für Zwischentage Abreisetag Kürzung: Frühstück Verbleiben für den Abreisetag Insgesamt steuerfrei auszahlbar

12,00 € 48,00 € 9,60 € 19.20 € 19,20 € 0,00 € 12,00 € 4,80 € 7,20 € 19,20 €

Zahlt der Arbeitgeber angesichts der Mahlzeitengestellung nur eine (z.B. um die amtlichen Sachbezugswerte für 3 Frühstücke je 1,63 €, zwei Mittagessen je 3,00 € und zwei Abendessen je 3,00 € zusammen also um 16,89 €) gekürzte steuerfreie Reisekostenerstattung von 2,31 € an Toni, kann dieser die Differenz von 16,89 € als Werbungskosten geltend machen.

Anreisetag Zwischentage (2 x 24 €) Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 €) Mittagessen (2 x 9,60 €) Abendessen (2 x 9,60 €) Verbleiben für Zwischentage Abreisetag Kürzung: Frühstück Verbleiben für den Abreisetag Insgesamt steuerfrei auszahlbar ./. steuerfreie Reisekostenerstattung Verbleiben als Werbungskosten

12,00 € 48,00 € 9,60 € 19.20 € 19,20 € 0,00 € 12,00 € 4,80 € 7,20 € 19,20 € 2,31 € 16,89 €

Nimmt der Arbeitgeber den Einbehalt in Höhe der Sachbezugswerte z. B. von einem Betrag in Höhe der ungekürzten Verpflegungspauschalen (72 €) vor und zahlt nur eine gekürzte Reisekostenerstattung von 55,11 € (72 € - 16,89 €) an Toni, können ebenfalls höchstens 19,20 € steuerfrei erstattet werden. Der darüber hinausgehende, vom Arbeitgeber ausgezahlte Betrag von 35,91 € (55,11 € - 19,20 €) ist pauschal (nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG höchstens bis zu 72 €) oder individuell zu besteuern. Zahlt der Arbeitgeber eine ungekürzte steuerfreie Reisekostenerstattung, zieht hiervon aber im Wege der Verrechnung ein Entgelt für die gestellten Mahlzeiten in Höhe der amtlichen Sachbezugswerte ab, ist die Kürzung der Verpflegungspauschalen um die verrechneten Entgelte zu kürzen.

Beispiel 3: Toni befindet sich auf einer viertägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel drei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie an den Zwischentagen ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Zusätzlich zu diesen Leistungen möchte der Arbeitgeber auch noch eine steuerfreie Reisekostenerstattung zahlen. Für die vom Arbeitgeber veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll lt. Vereinbarung jeweils ein Betrag in Höhe des geltenden Sachbezugswertes (2014: Frühstück 1,63 € und Mittag-/Abendessen 3,00 €) als Entgelt einbehalten werden. Welche Verpflegungspauschalen Arbeitgeber erstattet werden?

können

Anreisetag Zwischentage (2 x 24 €) Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 € – 2 x 1,63 €) Mittagessen (2 x 9,60 € - 2 x 3 €) Abendessen (2 x 9,60 € - 2 x 3 €)) Verbleiben für Zwischentage Abreisetag Kürzung: Frühstück (4,80 € - 1,63 €) Verbleiben für den Abreisetag Maximal steuerfreier Arbeitgeberersatz

maximal

steuerfrei

vom

12,00 € 48,00 € 6,34 € 13.20 € 13,20 € 15,26 € 12,00 € 3,17 € 8,83 € 36,09 €

Zahlt der Arbeitgeber eine ungekürzte Reisekostenerstattung von 72 € und zieht hiervon das für die Mahlzeiten vereinbarte Entgelt in Höhe der Sachbezugswerte im Wege der Verrechnung ab (72 € - 16,89 € = 55,11 €), ändert dies nichts an der Berechnung der Toni steuerlich zustehenden Verpflegungspauschalen. In diesem Fall können ebenfalls 36,09 € steuerfrei erstattet werden. Der darüber hinausgehende Toni arbeitsrechtlich zustehende Erstattungsbetrag von 35,91 € (72 € - 36,09 €) ist pauschal (nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG höchstens bis zu 72 €) oder individuell zu besteuern. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit abzuziehen, für die der Arbeitnehmer das Entgelt zahlt. Übersteigt das vom

Arbeitnehmer für die Mahlzeit gezahlte Entgelt den Kürzungsbetrag, entfällt für diese Mahlzeit die Kürzung des Werbungskostenabzugs. Eine Verrechnung etwaiger Überzahlungen des Arbeitnehmers mit Kürzungsbeträgen für andere Mahlzeiten ist nicht zulässig.

Beispiel 4: Toni befindet sich auf einer viertägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel drei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie an den Zwischentagen ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Für die vom Arbeitgeber veranlassten und bezahlten Mahlzeiten zahlt Toni für jedes Frühstück 5 € und jedes Mittag-/Abendessen 7 €. Welche Verpflegungspauschalen kann Toni steuerlich geltend machen? Anreisetag 12,00 € Zwischentage (2 x 24 €) 48,00 € Kürzung: Frühstück (2 x 4,80 € – 2 x 5 €) 0,00 € Mittagessen (2 x 9,60 € - 2 x 7 €) 5.20 € Abendessen (2 x 9,60 € - 2 x 7 €) 5,20 € Verbleiben für Zwischentage 37,60 € Abreisetag 12,00 € Kürzung: Frühstück (4,80 € - 5 €) 0,00 € Verbleiben für den Abreisetag 12,00 € Insgesamt steuerfrei auszahlbar 61,60 € ./. steuerfreie Reisekostenerstattung 0,00 € Verbleiben als Werbungskosten 61,60 €

Beispiel 5: Toni befindet sich auf einer viertägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel drei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie an den Zwischentagen ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Toni zahlt für die volle Verpflegung an den Zwischentagen jeweils ein Entgelt von pauschal 19 €. Welche Verpflegungspauschalen kann Toni steuerlich geltend machen? Anreisetag Zwischentage (2 x 24 €) Kürzung: Tagesverpflegung (2 x 24 € - 2 x 19 €) Verbleiben für Zwischentage Abreisetag Kürzung: Frühstück Verbleiben für den Abreisetag Insgesamt steuerfrei auszahlbar ./. steuerfreie Reisekostenerstattung Verbleiben als Werbungskosten

12,00 € 48,00 € 10,00 € 38,00 € 12,00 € 4,80 € 7,20 € 57,20 € 0,00 € 57,20 €

Die Kürzung des Werbungskostenabzugs ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat. Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG immer dann vorzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung gilt daher auch für die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG oder an einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Arbeitsessen, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Es kommt nicht darauf an, ob Vorteile aus der Gestellung derartiger Mahlzeiten zum Arbeitslohn zählen.

Nimmt der Arbeitnehmer hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es in aller Regel an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit. In diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen. Die Kürzung der Verpflegungspauschalen unterbleibt insoweit, als Mahlzeiten vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, deren Preis 60 € übersteigt und die daher individuell zu versteuern sind. Für den Fall der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung gelten die vorstehenden Ausführungen entsprechend. Bei gemischt veranlassten Reisen sind die Kosten in einen beruflich veranlassten Anteil und einen den Kosten der Lebensführung zuzurechnenden Anteil aufzuteilen (vgl. BFH vom 18.08.2005, VI R 32/03, BStBl. 2006 II S. 30). Dies gilt auch für die Verpflegungsmehraufwendungen. Stellt der Arbeitgeber im Rahmen einer gemischt veranlassten Reise Mahlzeiten zur Verfügung, ist nach Rechtsauffassung des BMF die Kürzung der Verpflegungspauschalen nach Ermittlung des beruflich veranlassten Teils der Verpflegungspauschalen vorzunehmen.

Beispiel 6: Toni nimmt an einer einwöchigen vom Arbeitgeber organisierten und finanzierten Reise nach Dänemark teil. Das Programm sieht morgens eine Fortbildungsmaßnahme vor, der Nachmittag steht für touristische Aktivitäten zur Verfügung. Frühstück und Abendessen sind inklusive (Halbpension). Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind unstreitig zu 50 Prozent als Werbungskosten zu berücksichtigen. Welche Auswirkungen ergeben sich durch die gemischte Veranlassung der Reise auf die steuerliche Berücksichtigung des Verpflegungsmehraufwands? Die Verpflegungsmehraufwendungen sind – wie die übrigen Reisekosten – nur zu 50 Prozent beruflich veranlasst.

A.1.3.

Anreisetag: 40 € x 50 % = Kürzung: 40 % v. 60 € (24-Std.-Pausch.) Verbleibt Verpflegungspauschale

20,00 € 24,00 €

5 Zwischentage je 60 € x 50 % = je Kürzung je 12 € (20 %) und je 24 € (40 %) Verbleibt Verpflegungspauschale 5 x 0

30,00 € 36,00 €

Abreisetag: 40 € x 50 % = Kürzung: 20 % v. 60 € (24-Std.-Pausch.) Verbleibt Verpflegungspauschale

20,00 € 12,00 €

0,00 €

0,00 €

8,00 €

Mahlzeiten im Rahmen von Bewirtungen Bisher konnten Arbeitnehmer bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) ungeachtet der Mahlzeitengestellung unter Berücksichtigung der Abwesenheitszeiten Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Ab 2014 sind folgende Fälle zu unterscheiden:

 Führt der Arbeitgeber eine geschäftlich veranlasste Bewirtung durch, werden Werbungskosten aufgrund der Mahlzeitengestellung ebenfalls um 20 % bzw. 40 % gekürzt. o

Ungeachtet dessen entsteht beim Arbeitnehmer (wie bisher) kein Arbeitslohn).

 Erfolgt die Bewirtung hingegen nicht durch den Arbeitgeber, sondern durch den Kunden oder Geschäftspartner, liegt keine Mahlzeitengestellung i.S.v. § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG vor. o

In diesen Fällen erfolgt keine Kürzung der Werbungskosten

Die Höchstgrenzen für Aufmerksamkeiten (z.B. Arbeitsessen) im Sinne von R 19.6 LStR werden im Zuge der LStÄR 2015 angepasst und ebenfalls von 40 € auf 60 € erhöht.

A.1.4.

Neue Pauschalbesteuerungsmöglichkeit üblicher Mahlzeiten Zur weiteren Entlastung der Unternehmen wurde zudem die Möglichkeit geschaffen, die Besteuerung von üblichen Mahlzeiten, die anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden und deren Besteuerung nicht nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleiben kann, einfach pauschal mit  25 % durchzuführen. Die Pauschalbesteuerung kommt demnach in Betracht, wenn  die Mindestabwesenheitszeit bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit nicht erreicht wird,  der Arbeitgeber die Einhaltung der Mindestabwesenheitszeiten nicht überwacht bzw. aufzeichnet oder  die Dreimonatsfrist abgelaufen ist. Die Kürzung des Werbungskostenabzugs ist beim Arbeitnehmer aber auch in diesen Fällen vorzunehmen.

Beispiel 7: Toni nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der Arbeitgeber hat für ihn auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitgeber besteuert das Mittagessen nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG pauschal, da er keine Aufzeichnungen über die Abwesenheit von Toni führt. Toni erhält keine weiteren Reisekostenerstattungen. Er kann gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass er für die Fortbildung insgesamt zehn Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war. Welche Verpflegungspauschale kann Toni als Werbungskosten ansetzen? Eintägige Auswärtstätigkeit Kürzung: 1 x Mittagessen Verbleiben als Werbungskosten

12,00 € 9,60 € 2,40 €

Da es sich um „übliche Mahlzeiten“ handeln muss, sind sogenannte Belohnungsessen mit einem Preis von mehr als 60 € nicht nach dieser Regelung pauschal besteuerbar. Die Pauschalierungsmöglichkeit greift auch nicht für Mahlzeiten, die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegeben werden (z. B. sogenannte Arbeitsessen), da insoweit kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt.

Die Pauschalierungsmöglichkeit nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG gilt zudem nicht für die Gestellung von Mahlzeiten am Ort der ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Hier kommt allerdings eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 EStG in Betracht.

A.1.5.

Bescheinigungspflicht „M“ Hat der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während seiner beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Zur Erläuterung der mit dem Großbuchstaben „M“ bescheinigten Mahlzeitengestellungen sind lt. BMF-Schreiben vom 24.10.2014 neben den Reisekostenabrechnungen regelmäßig keine weiteren detaillierten Arbeitgeberbescheinigungen auszustellen. Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Es kommt auch nicht darauf an, ob eine Besteuerung der Mahlzeiten ausgeschlossen ist (§ 8 Absatz 2 Satz 9 EStG) oder die Mahlzeit pauschal nach § 40 Absatz 2 Satz1 Nummer 1a EStG oder individuell besteuert wurde. Im Fall der Gewährung von Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen oder deren Preis 60 € übersteigt, und die daher nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind, besteht keine Pflicht im Lohnkonto den Großbuchstaben „M“ aufzuzeichnen und zu bescheinigen. Sofern das Betriebsstättenfinanzamt für die nach § 3 Nummer 13 oder Nummer 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen nach § 4 Absatz 3 LStDV eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für eine Übergangszeit (bis maximal 2015) eine Bescheinigung des Großbuchstabens „M“ nicht zwingend erforderlich.