Trends und Innovationen im Facility Management Ing. Peter Kovacs Leiter des Objektmanagements in der MA 34 Vorstandsvorsitzender-Stv. der Facility Management Austria Leiter des AK Facility Management im Österreichischen Städtebund

Das Netzwerk für Facility Management in Österreich

Trends und Innovationen im Facility Management

Inhalte  Vorstellung der MA 34 – Bau- und Gebäudemanagement und der Facility Management Austria (FMA)  Trend – Fokus auf den Lebenszyklus und Nachhaltigkeit  Trend – Bündelung von FM-Dienstleistungen  Trend – Neue Arbeitswelten – Herausforderung für das Facility Management  Schlussfolgerung

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MA 34 – Bau- und Gebäudemanagement Trends und Innovationen im Facility Management

 Facility Management für Objekte der Stadt Wien  interner Dienstleister für das Bau- und Gebäudemanagement • Abwicklung von Neubau-, Sanierungs- und Adaptierungsvorhaben, Service- und Gebrechensdienst, Infrastrukturdienstleistungen • ca. 15000 KundInnen • ca. 1602 Objekte • ca. 5627 sonstige Anlagen • ca. 3,9 Mio m² Objektfläche • ca. 1230 Mitarbeiter aus 35 Berufsgruppen

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Facility Management Austria (FMA) Trends und Innovationen im Facility Management

 Das Netzwerk für Facility Management in Österreich die 1995 gegründete unternehmensbezogene Non-Profit Organisation.

 Ziel Gemeinsam mit der IFMA Austria, Facility Management entwickeln, fördern und in Österreich verbreiten. Für unsere Mitglieder schaffen und sichern wir ein nationales und internationales Informations- und Kommunikationsnetzwerk. Für die Wirtschaft leisten wir einen aktiven Beitrag, indem wir die Vorteile der Anwendung ganzheitlicher Methoden für das Management von Immobilien, Infrastrukturen und Organisationen kommunizieren.

 Mitglieder sind namhafte national und international tätig Unternehmen und Organisationen, Verbände und Ausbildungsinstitutionen sowie Personen, die sich in einer FM-Aus- und Weiterbildung befinden. 144 Unternehmensmitglieder, 8 Kooperationspartner, 30 Studierende

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Trends und Innovationen im Facility Management

Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit  Der Lebenszyklusgedanke und Nachhaltigkeitsüberlegungen sind in vielen Bereichen sehr dominierend.  Verstärkte Bewusstseinsbildung bei Bauherrn, Nutzer, Finanziers, Planern und FM-Dienstleistern, dass man sich des Themas der Lebenszyklusorientierung und Nachhaltigkeit aufgrund des allgemeinen Kostendrucks und des Mainstreams nicht entziehen kann.  Damit setzt sich der Fokus auf den Lebenszyklus von Immobilien und Anlagen als lang definiertes Ziel des Facility Managements durch – insbesondere sich mit den Lebenszykluskosten bereits in den frühen Projektphase auseinander zu setzen.

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Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit  Getragen wird dieser Fokus auf den Lebenzyklus von der Erkenntnis, dass die Beeinflussbarkeit der

Lebenszykluskosten in den frühen Projektphasen am Größten ist.  Erfordernis sich am Beginn Projektes als Bauherr und/oder Nutzer mit strategischen Fragen auseinander zu setzen

eines

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Trends und Innovationen im Facility Management

Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit  Definition der obersten Projektziele und Bereitstellung der Ressourcen  Strategische Planung „Von der Vision zur Projektstrategie“ • Analyse der Problemstellung (im Kerngeschäft) - Entwicklung einer Vision • Formulierung passender Ideen zur Problemlösung • Formulierung und Ableitung einer Objekt- und Servicestrategie – passend zur Unternehmensstrategie und zur Nachhaltigkeitsstrategie im Kerngeschäft • Abklärung der grundsätzlichen Finanzierbarkeit der Investitionen • Ableitung von Projekt-, Objekt- und Servicezielen • Entwicklung einer Projektstrategie

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Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit Trends und Innovationen im Facility Management

• Bedarfsplanung „Von der Strategie zum Bedarf„ - Erarbeitung des Bedarfes und Formulierung der Bestellqualität • Überlegungen zur Projektorganisation – „welche Aufgaben kann ich selbst oder in meiner Stammorganisation erledigen und welche Leistungen müssen ausgelagert bzw. zugekauft werden“ • Definition der Ziele für die Handlungsbereiche Kosten, Qualitäten und Termine • Bedarfsermittlung des Raum- und Flächen- sowie Funktionsprogrammes • Bedarfsermittlung der Bau- und Ausstattungsqualitäten • Bedarfsermittlung der Nachhaltigkeitsaspekte

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Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit Trends und Innovationen im Facility Management

• Machbarkeit und Konzeption „Vom Bedarf zum Projektbeschluss“ - Erarbeitung der Umsetzungsoption • Veranlassung zur Ausarbeitung zur Varianten auf Basis der Bedarfsplanung • Veranlassung zur Erstellung eines Facility Management- und Betriebsführungskonzeptes (Aufgaben und Verantwortungen für das strategische, taktische und operative Facility Management) • Veranlassung zur Erstellung von Unterlagen und Entscheidung über die weiterzuverfolgenden und planenden Varianten bzw. des weiterzuverfolgenden Beschaffungs- und Finanzierungsmodelles sowie Freigabe des zugrunde liegenden Bedarfsprogrammes sowie Festlegung des Qualitäten-, Kosten- und Terminrahmens

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Trends und Innovationen im Facility Management

Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit • Vorbereitung „Vom Projektbeschluss zur Projektplanung“ • Planung „Vom Projektbeschluss und Vorbereitung zur Projektgenehmigung “

• Ausführung, Realisierung „Von der Projektgenehmigung zur Übergabe“ • Sicherstellung der Implementierung des Facility Management (Betreiber – Betriebsführung) bereits in der Inbetriebnahmephase vor Übernahme/Übergabe

 Erfordernis einer facilitären Projektbegleitung von der ersten Projektidee über die Konzeption, Planung, Realisierung bis zur Fertigstellung und Betrieb

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Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit Trends und Innovationen im Facility Management

• Unternehmensstrategien und Nachhaltigkeitsstrategien im Kerngeschäft spiegeln sich sehr stark in den Prozessen und Anforderungen an das Facility Management wider. • Verstärkte Zielsetzung das Nachhaltigkeitsthema auch auf die Immobilien sowohl in der Errichtung als auch im Betrieb umzusetzen. • Das führt zur verstärkten Erstellung von Nachhaltigkeits- und Gebäudezertifikaten (zB. ÖGNI, LEEDS, Bream, Green Building) aber auch zu Anforderungen an ein nachhaltiges Facility

Management.

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Trend – Fokus auf Lebenszyklus und Nachhaltigkeit • Von der Facility Management Austria (FMA) wurden daher im Jahre 2013 im Rahmen des klima:aktiv-Programmes des Lebensministeriums, gemeinsam mit e7 Energie- und Marktanalyse GmbH die

„Leitlinien für nachhaltiges Facility Management in der Betriebs- und Nutzungsphase“ erstellt.  Umsetzung durch die Erstellung von „Checklisten“ die die Sphären der • Auftraggeber-Organisation • Auftragnehmer-Organisation (FM-Dienstleister) • NutzerInnen abdeckt. Kostenloser Download auf www.fma.or.at Folie Nr. 12

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Trend – Bündelung von FM-Dienstleistungen Trends und Innovationen im Facility Management

• Ausgangslage: • FM-Dienstleistungen wurden bisher sehr oft getrennt nach den Bereichen des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagements abgewickelt bzw. und an die entsprechenden Dienstleitungsunternehmen beauftragt. Sehr oft wurde bei den technischen Gebäudemanagementdienstleistungen bis auf Gewerkeebene hinunter einzeln vergeben. • Folge war eine hoher Aufwand der Auftraggeber-Organisation in der Koordination und dem Schnittstellenmanagement. • Zunehmend wurde aber auch im Bereich der technischen FMDienstleistungen (zB. im der Rahmen der technischen Betriebsführung) die gewerkeübergreifende Leistungserbringung mit Störungsdienst, Inspektion, Wartung und Instandhaltung samt den zugehörigen Managementleistung gebündelt vergeben. Folie Nr. 13

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Trend – Bündelung von FM-Dienstleistungen Trends und Innovationen im Facility Management

• Neuerung – integrierte Services: • In den letzten Jahren zeichnet sich sehr stark der Trend ab FM-Dienstleistungen des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Bereiches des Gebäudemanagements zu bündeln. • Vorteil ist die Reduzierung der Schnittstellen und des Aufwandes für die Auftraggeber-Organisation in der Koordination. – Ein Ansprechpartner für die Auftraggeber-Organisation beim Auftragnehmer. • Vorteil ist auch, dass durch integrierte Services oftmals Synergien geschaffen werden können und sich für den Auftraggeber auch kostenmäßig positiv auswirken. • Durch die zunehmende Technisierung der Gebäude und Intensivierung der Nutzung, ist es nahezu unumgänglich diese Gebäude mit einem interdisziplinären Ansatz zu bewirtschaften. • Wesentlich ist das das Strategische FM beim Auftraggeber bleibt. Folie Nr. 14

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Trend – Neue Arbeitswelten – Herausforderung für das Facility Management • Arbeitswelten, Arbeitsplätze und Arbeitsumfeld sind in den letzten Jahren einer starken Umwälzung unterworfen • Neue Kommunikations- und Arbeitsplatzformen boomen • Zunehmende Flexibilisierung der Arbeitsweisen und Arbeitszeiten • Diese Flexibilisierung setzt sich in der Anforderung an die Räume und Infrastrukturen fort. • Die zukünftigen Entwicklungen für die FM-Branche wurde durch Studien des „Copenhagen Institute for Future Studies“ (CIFS) untersucht – „Megatrends & Zukunftsszenarien in der globalen Facility Management Branche“ (2012) und Vision 2020: New Ways of Working (NWOW) (2013) – wie stellt sich das FM im Jahre 2020 dar?

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Trend – Neue Arbeitswelten – Herausforderung für das Facility Management  Vision 2020: NWOW - Technologie ermöglicht mehr Zusammenarbeit und Wandel im Arbeitsbereich Nahtlose Organisationen, Kundeninteraktion, Veränderte Bedürfnisse der Mitarbeiter, Zusammenarbeit FM – HR – IT, Zusammenarbeit egal von wo aus  Vision 2020: NWOW - Paradigmenwechsel verlangt ständige Anpassung Servicekonzepte über den Arbeitsplatz hinaus mit Effizienz und Kostenoptimierungen, Entwicklung effizienter Arbeitsplatzgestaltung, Vernetzte Teams und Arbeitsplätze Folie Nr. 16

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Trend – Neue Arbeitswelten – Herausforderung für das Facility Management • Vision 2020: NWOW - Vermehrter Fokus auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter Gleichgewicht Kostensenkung vs. Wohlbefinden der Mitarbeiter, Gebäude und Arbeitsplätze werden vermehrt unter dem Aspekt von Gesundheit und «well-being» gebaut und betrieben, Betriebsverpfleger werden vermehrt durch «healthy food» Zusatznutzen schaffen - Entwicklungschance FM vom Fokus «Gebäude» zum Fokus «Mensch»  Vision 2020: NWOW - Personalisierung des Arbeitsbereiches durch IT-Plattformen und technische Geräte Homeworking, Videokonferenzen, mobile Arbeitsplätze, heimelige Arbeitsplatzatmosphäre, Folie Nr. 17

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Trend – Neue Arbeitswelten – Herausforderung für das Facility Management Trends und Innovationen im Facility Management

• Fazit - Vision 2020: NWOW – Arbeiten wird definitiv anders sein………CIFS

• Schlussfolgerung • Das FM wird sich noch stärker am Nutzer orientieren – Vorgaben für Nutzerzufriedenheit und hohen Nutzerkomfort werden dominieren • Effizienzsteigerung (auch durch Wissen von außen) des FM wird der Weg zum Erfolg sein - Fix-Kosten müssen noch mehr variabilisiert werden, Flexible und rasche Reaktion auf geänderte Anforderungen • Privatisierungen, Outsourcing und Public Private Partnerships (PPPs) werden zunehmen. • Verstärkung der Verknüpfung von Unternehmens- und FM-Strategie Folie Nr. 18

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Trend – Neue Arbeitswelten – Herausforderung für das Facility Management Trends und Innovationen im Facility Management

werden zunehmend komplexer….

….jedoch gilt es diese anzunehmen und zu lösen.

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Sonstige Richtlinien Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit © 2014 Ing. Peter Kovacs

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Kontakt Ing. Peter Kovacs Magistrat der Stadt Wien Magistratsabteilung 34 – Bau- und Gebäudemanagement Muthgasse 62 | 1194 Wien Austria T.: +43 1 4000 34611 F.: +43 1 4000 99 34611 M.: +43 676 8118 34611 E.: [email protected]

http://www.wien.gv.at/wirtschaft/auftraggeber-stadt/gebaeudemanagement/index.html

© 2014 Ing. Peter Kovacs

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