BEYOND CONSULTING IN FACILITY MANAGEMENT.
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FACILITY MANAGEMENT
IIR-Konferenz Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Dr. Sigrid Odin, Dr. Odin GmbH
IIR‐Konferenz 23. und 24.10.2012 ‐ Wien ‐ Facility Management: Neu‐ und Umbau mit den richtigen Kennzahlen managen ‐ Dr. Sigrid Odin ‐ Risikomanagement
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BEYOND CONSULTING IN FACILITY MANAGEMENT. Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie Überwachung bei laufendem Betrieb So bleiben die Kosten unter Kontrolle Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Wer, wann und wofür bei der Medizintechnik die Haftung trägt Praktische Beispiele
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FM-BERATUNG UND GESUNDHEITSWESEN ALS SPEZIALISIERUNG. Geschäftsleitung
Dr.-Ing. Sigrid Odin, Dr.-Ing. Hanns-Ulrich Odin, Janke Papenfuß
Gesellschafter
Dr.-Ing. Sigrid Odin
Gründungsjahr/Umsatz
1998 / 1,5 Mio. Euro (2011)
Mitarbeiter
10 (7 Berater)
Verbandsarbeit
GEFMA-Arbeitskreis ipv®, GEFMA-AK FM im Krankenhaus, GEFMA-AK Dokumentation im FM
Expertise
Strategieberatung im Immobilien- und Facility Management Produktentwicklung in der Dienstleistung Organisationsberatung und Kostenmanagement im FM Projektberatung und -management im FM und Energie-Contracting Marketing & Vertriebsberatung im FM Mergers & Acquisitions
Branchen
Industrie, Immobilienunternehmen, Banken und Versicherungen Öffentliche Hand Gesundheitswesen FM-Dienstleistungsunternehmen
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DAS BERATERTEAM DER DR. ODIN GMBH.
Berufserfahrene Geschäftsführer, Unternehmensentwickler, StandortManager, Betriebsleiter und Contracting-Profis geben ihre operativen Erfahrungen als Berater weiter. Dr. Odin GmbH hat moderne Managementmethoden als Werkzeug-Sets speziell für den Facility Management- und Immobilien-Markt weiterentwickelt und ist in DIN EN ISO 9001 zertifiziert.
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…MIT INEINANDERGREIFENDEN KOMPETENZEN.
Auditierung von FM-Verträgen
Prozessoptimierung mit technischoperativen und kaufmännischen Führungswerkzeugen Outsourcing-Konzepte mit nachhaltiger Perspektive für Unternehmen und Mitarbeiter Produkthandbücher für FM-Leistungen mit Kundenmehrwert und Umsetzbarkeitsgarantie Ergebnisorientierte und revisionssichere Ausschreibungs- und Vertragsgestaltung Schulungen für Mitarbeiter auf allen Arbeitsebenen des Facility Managements
Vertragserfüllungsaudit Vertragsaudit Auditierung von FM- und ImmobilienOrganisationen
Prozessaudit, Projektmanagementaudit
Standortaudit
Produktaudit
Begleitung zur Zertifizierung nach GEFMA 710, 720 und 730)
Begleitung von FM-Vertragsbeziehungen in der Umsetzung Schulungen für Mitarbeiter des Kunden und/oder des Dienstleisters
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… MIT KUNDEN AUF BEIDEN SEITEN DES FM. Asklepios Kliniken Hamburg GmbH Axel Springer AG Axel Springer Tiefdruck GmbH & Co. KG Axel Springer Offsetdruck GmbH Bayer Real Estate GmbH BMW AG Bode Chemie Hamburg Bosch Rexroth AG Deutsche Bank Real Estate Management EVH GmbH, Energieversorgung Halle Freudenberg Immobilien GmbH FRAPORT AG GEFMA, AK FM im Krankenhaus Gesundheit Nord gGmbH, Bremen Gruner + Jahr AG & Co. Gesundheitszentrum Bitterfeld/Wolfen GSW Immobilien GmbH Handwerkskammer Hamburg Heidelberger Druckmaschinen AG Hochschule der Bundeswehr Hamburg IKEA Verwaltungs GmbH Kliniken Oberbayern Linde AG MADSACK GmbH & Co. KG MAN Nutzfahrzeuge AG METRO Group Asset Management GmbH & Co. KG MTU Aero Engines GmbH MTU Berlin-Brandenburg Novartis Vaccines and Diagnostics GmbH & Co. KG Öffentliche Versicherung Braunschweig Oberfinanzdirektion Hamburg Stadtwerke Wedel GmbH Still GmbH Universitätsklinikum Münster Universitätsklinikum Schleswig-Holstein Vattenfall Europe Business Services GmbH
FM-Kunden
AutoVision GmbH Wolfsburg AG Betriebsgesellschaft Liegenschaften und Krankenhäuser mbH Dalkia DB Services Technische Dienste GmbH DeTe Immobilien und Service GmbH Dussmann AG & Co. KGaA Freudenberg Service KG FAC´T Facility Management Partner GmbH Gegenbauer Gruppe GEFMA, AK FM im Krankenhaus GEFMA, AK ipv® Integrale Prozess Verantwortung im Facility Management GEFMA, FM-Excellence GEFMA, AK Dokumentation Gesundheitsservicegesellschaft Havelland mbH GTE Gebäudemanagement GmbH & Co.KG Hamburger Facility Management AG Hochtief Facility Management HSG Zander GmbH Imtech Deutschland GmbH & Co. KG Infraserv GmbH &Co. Höchst KG i2fm Internationales Institut für Facility Management Johnson Controls Landesbetrieb Krankenhäuser Hamburg – Service GmbH MCE Gebäudetechnik Stangl GmbH M+W Zander D.I.B. Facility Management GmbH RWE Solutions AG Saarberg Fernwärme AG Schwäbisch Hall Facility Management GmbH Schubert Gruppe Siemens Gebäudemanagement & Services GmbH Sodexho Catering & Services GmbH Universitätsklinikum Münster Universitätsklinikum Schleswig-Holstein WGKT Wissenschaftliche Gesellschaft für Krankenhaustechnik Vattenfall Europe Contracting GmbH
FM-Dienstleister
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ZIELE UND WERKZEUGE DES RISIKOMANAGEMENTS . Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt Gebäude
Haus- und Betriebstechnik
Medizintechnik
Die Ziele sind jedoch für das gesamte Krankenhaus gleich Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Schutz der Mitarbeiter Schutz der Umwelt Schutz der Ressourcen Die Werkzeuge sind ebenfalls identisch Risikobewertung Prävention Handlungsanweisungen für den Gefahrenfall
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Wirtschaftliche Risiken
Technische Risiken
Rechtliche Risiken
WESENTLICHE RISIKEN FÜR DAS FM IM KRANKENHAUS.
Verstöße gegen Unternehmerpflichten (Arbeitssicherheit) Verletzung der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten Unzureichende Umsetzung (neuer oder geänderter) anzuwendender Regelwerke Unzulängliche Pflichtendelegation in eigener Organisation Fehler bei Übertragung von Pflichten auf Dienstleister Mangelhafte Nachweise und Aufzeichnungen Auftreten von Personen-, Umwelt-, Sach- oder Vermögensschäden Unzureichende Haftung durch eigene Versicherung oder der von externen Dienstleistern, Architekten, Planern oder Projektmanagern
Sicherheitsrelevante Mängel an Bauwerken, sicherheitstechnischen Einrichtungen, haustechnischen Anlagen, medizintechnischen Geräten oder anderen Betriebsmitteln Mangelhafte Dokumentation Fehler bei Übertragung der Ergebnisverantwortung auf Dienstleister bzw. bei Steuerung der Dienstleistungsqualität Kosten-/ Budgetüberschreitungen durch Fehler in Planung oder beim Service Fehler bei Übertragung der Kostenverantwortung auf Dienstleister Rückgang der Einnahmen in Folge nicht zufriedenstellender Leistungen
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RISIKOMANAGEMENT FOLGT NORMENÜBERGREIFEND SCHWERPUNKTEN. Werkzeuge für das Risikomanagement
1. DIN ISO 31000 Risikomanagement 2. DIN EN ISO 14971 Anwendung auf Medizinprodukte
• Strukturierte Risikoerfassung • Frühzeitiges Erkennen von Risiken • Einschließlich sich wechselseitig beeinflussender Risiken
3. DIN EN ISO 800001 Anwendung für ITNetzwerke, die Medizinprodukte beinhalten 4. GEFMA 192 Risikomanagement im FM
• Analyse und Messung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß 1 Risiken identifizieren
2 Risiken bewerten
4 Risiken überwachen und reporten
3 Risiken steuern
• „Risiko Cockpit“ • Berichtswesen
5. …
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• Steuerung der Gegenmaßnahmen • Beurteilung der Wirksamkeit
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GRUNDSÄTZLICHE STEUERUNGSAUFGABEN IM FM EINES KRANKENHAUSES. Die Steuerungsaufgaben sind in der IT abzubilden.
Quelle: Artikel „Grundlegende Steuerungsaufgaben im FM eines Krankenhauses“ in der Zeitschrift Krankenhaus-IT, Ausgabe 5/2012 Autoren: Ulrich Pieper und Andreas Göcke, Dr. Odin GmbH
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RISIKOMANAGEMENT IM KRANKENHAUS. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt Gebäude Haus- und Betriebstechnik
Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Schutz der Mitarbeiter Schutz der Umwelt Schutz der Ressourcen Werkzeuge Risikobewertung Prävention Handlungsanweisungen für den Gefahrenfall
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie Überwachung bei laufendem Betrieb So bleiben die Kosten unter Kontrolle Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Wer, wann und wofür bei der Medizintechnik die Haftung trägt Praktische Beispiele
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RISIKOMANAGEMENT IM KRANKENHAUS. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt Gebäude Haus- und Betriebstechnik
Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Schutz der Mitarbeiter Schutz der Umwelt Schutz der Ressourcen Werkzeuge Risikobewertung Prävention Handlungsanweisungen für den Gefahrenfall
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie Überwachung bei laufendem Betrieb So bleiben die Kosten unter Kontrolle Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Wer, wann und wofür bei der Medizintechnik die Haftung trägt Praktische Beispiele
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MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt
Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung Schutz der Ressourcen
Wesentliche Module zur Risiko- und Kostenminimierung
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie
Vertragliche Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen So bleiben die Kosten unter Kontrolle
Ergebnis Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling
Gefahrenfall
Praktische Beispiele
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MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt
Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umweltantwortung Schutz der Ressourcen
Wesentliche Module zur Risiko- und Kostenminimierung
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie
Vertragliche Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen So bleiben die Kosten unter Kontrolle
Ergebnis Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling
Gefahrenfall
Praktische Beispiele
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BETREIBERBERANTWORTUNG DES FM IM KRANKENHAUS. Organisationsrechtlichen Anforderungen in der Betreiberverantwortung für Liegenschaften und Gebäude nachkommen
Praxisbeispiel
Rechtskonforme Dokumentation der Delegation von Verantwortlichkeiten für ausgewählte Verkehrssicherungs- und Betreiberpflichten an eigene Mitarbeiter oder Dritte Erforderlichen Schulungen, Unterweisungen, Nachweise etc. umfassend belegen Betriebliche Planung, Delegation und Kontrolle auf dem Weg zur rechtssicheren Organisation Allen erforderlichen gesetzlichen Anforderungen und Anforderungen aus relevanten technischen Regelwerken in der Zuordnung zu technischen und bauwerks-technischen Anlagen nach DIN 276 nachkommen Technisches und rechtliches Regelwerk verfolgen und aktuell halten Erforderliche Anpassungsmaßnahmen im Prozess und der Mitarbeiterunterweisung vornehmen
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NACHWEISLICHE PFLICHTENDELEGATION – R.O.K.FM©
Werkzeug für die organisations-rechtlichen Anforderungen in der Betreiberverantwortung für Liegenschaften/Gebäude Rechtskonforme Dokumentation der Delegation von Verantwortlichkeiten an eigene Mitarbeiter oder Dritte inkl. der erforderlichen Schulungen, Unterweisungen, Nachweise etc. Dokumentiert, welche Verantwortung oder TeilVerantwortung an welchen Mitarbeiter im Krankenhaus übertragen wurde und welche Arbeits- und Hilfsmittel ihm dafür an die Hand zu geben sind, welche Daten er pflegen oder zumindest beachten muss und welche Dokumente in seiner Verantwortung zu pflegen und vorzuhalten sind.
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REGELWERKSVERFOLGUNG – R.O.K.FM© Werkzeug für die Pflege und Aktualisierung des technischen und rechtlichen Regelwerkes inklusive der Anforderungen an Befähigungen (Befähigte Person, Fachkraft, Zugelassene Überwachungsstelle, …) für die verschiedenen Aufgaben (Inspektionen, Prüfungen, …) mit allen erforderlichen gesetzlichen, normativen und Anforderungen des technischen Regelwerks für den spezifischen Krankenhausbetrieb in der Zuordnung zu technischen und bauwerkstechnischen Anlagen nach DIN 276 (für Medizintechnik auch nach IMT-Nomenklatur nach EMTEC e.V. möglich)
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BEISPIEL FÜR ANLAGENERFASSUNG UND -BEWERTUNG (CA. 16.000 ANLAGEN. Praxisbeispiel
7
Stücklisten
Datensätze freigeben, ggf. in SAP ändern Fehlerprotokoll (Re-) Import
1
SAP-Daten zu Anlagen und relevanten Merkmalen
2
Selektion EQUIP-Typ Gebäude (Ebene) EQUIP-Nr.
Export Datensätze in SAP sperren
Equipments mit zusätzl. Merkmalen
5 6
4
Equipments mit Merkmalen
3
Laptop-Tausch und Überprüfung durch Abteilungsleiter
Export
Aufnahme und Bewertung je Gewerk im Zuge von durchzuführenden Arbeiten
Import
AccessDatenbank
Datenbankanwendung mit Schnittstelle zu ROK
Endergebnis: Vollständige Inventur des Anlagenbestandes in der Haustechnik Solide Grundlage für Instandhaltungsplanung und Energiemanagement
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Objektive Bewertungskriterien hinterlegt zu: Anlagenzustand Störanfälligkeit Verfügbarkeitsanforderungen Dringlichkeit von Instandsetzungsbedarfen Überprüfung/ Ergänzung von fehlerhaften Daten wichtigen fehlenden Daten relevanten Komponenten/ Bauteilen Gefährdungsfaktoren Betriebs-/ Abfallstoffen Angaben zur Dokumentation Energiedaten
Folie 18
Praxisbeispiel
PRÜFPFLICHTEN DURCH SCHNELLERFASSUNG MIT CHECKLISTEN. Als Alternative zur IT-Lösung oder zur Überbrückung bis alle Anlagen erfasst und beurteilt sind: Checkliste zur Schnellerfassung prüfpflichtiger/überwachungsbedürftiger Anlagen (je Gebäude und Werkstatt)
Checkliste zur Erfassung von Arbeitsmitteln
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(je Werkstatt)
Folie 19
BEURTEILEN BESTEHENDER GEFAEHRDUNGEN. Gefährdungsbeurteilungen veranlassen und durchführen tätigkeitsbezogene Gefahren und deren Häufigkeitsbewertung anlagenbezogen Gefahren und deren Häufigkeitsbewertung (z.B. Gerätepass für medizintechnische Geräte) Aufwands- und Projekt-Controlling sind Teil des Risikomanagements. Sie müssen in die Bewertung der Risiken als Kriterien eingehen.
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Folie 20
REPORTS UND NACHWEISE ZUR RECHTSKONFORMITÄT AUS DER IT. Regelm. ASi.-/ Prüf-Report Mängelliste Ereignisbericht
Reports mit Definition von Empfängern, Inhalten, Terminen/Zyklen sowie Systemen (Quellen) für Wiederkehrende Prüfungen Mängelbehebung (inkl. Maßnahmen und Fristen) Relevante Betriebsereignisse Nachweise (p.a. oder auf Anforderung)
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MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt
Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung Schutz der Ressourcen
Wesentliche Module zur Risiko- und Kostenminimierung
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie
Vertragliche Überwachung Regelungen bei laufendem Betrieb So bleiben die Kosten unter Kontrolle
Ergebnis Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling
Gefahrenfall
Praktische Beispiele
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Folie 22
VERTRAGLICHE ÜBERTRAGUNG VON VERANTWORTUNG.
AUFTRAGNEHMER
Fachverantwortung Ausführungs-/Durchführungsverantwortung Verkehrssicherungspflichten Auswahlverantwortung V
Budget-/Kostenverantwortung
AUFTRAGGEBER
Betreiberpflichten können in allen Gewerken und Teilleistungen des FM übertragen werden. In den Teilleistungen können unterschiedliche Tiefen der Verantwortungsübertragung vereinbart werden. fehlerhafte Delegation ungenügende Regelwerksverfolgung mangelhafte Schnittstellendefinition unklare Rollenverteilung lückenhafte Dokumentation
Immer dann, wenn der AG prozessual in die Verantwortung des Dienstleisters eingreift, übernimmt er die Betreiberpflichten ganz oder teilweise. Das beginnt bei einer finanziellen Entscheidung für eine Reparatur, die der AG trifft und somit zeitlich aussetzt, geht über in die Pflicht zur Kontrolle der Fachzulassung des DL (Konzessionen etc.) und mündet in der Kontrollpflicht des AG, die er trotz Übertragung der Betreiberpflicht behält, jedoch weitgehend über das Berichtswesen wahrnehmen kann.
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Folie 23
VERTRAGLICHE ÜBERTRAGUNG VON VERANTWORTUNG. Zu liefernde Ergebnisse mit dem DL vereinbaren Prozesse und Schnittstellen mit klaren Übergabe- und Verantwortungsgrenzen vereinbaren
Werkvertragliche Elemente für die Leistungsvereinbarung nutzen Betreuen
Inganghalten
Finanzielle Verantwortungstiefe mit technischer Ergebnislieferung verbinden
• Allgemeine Aufgaben
• Vorgaben zum Werterhalt
Haftung des DL somit auf die Ergebnislieferung ausdehnen (Jahrespauschalen für Regelleistungen)
• Rahmenbedingungen
• Mengen
• Kaufm. Dokumente
Fach-Kompetenz des DL gezielt in Vertrag und Wettbewerb einbinden
• Qualität
• Abrechnung
• Hard-/Software • Organisatorisch-rechtliche Schnittstellen • Projektmethodik
• Verantwortungstiefe
B. B.I.L.D.Methode
Liefern
• Zeiten
I.
L.
• Vergütung
Preis-Wettbewerb über die Plausibilität von Aufwand und Darstellung der Arbeitsweise des DL führen
• Wertgrenze
Dokumentieren
D.
• technische Dokumente • gesetzliche Nachweise • Versicherungsnachweis • Reporting
Quelle: GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 960/961
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Folie 24
MESSBARE ERGEBNISSE EINFORDERN. Mehr als eine Übertragung von Wartungsleistungen Aber dennoch anhand konkreter Mengen und Massen vereinbaren
Anlagen und Maschinenausfall vermeiden
Budget-/ Kosten einhalten oder senken
Anlagen, Maschinen, Ausstattung erhalten
Betreiberverantwortung vollständig tragen
Höchste Qualität und Flexibilität erreichen
Preis-/ Leistungsverhältnis muss stimmen
Know-how soll im Unternehmen bleiben
Verfügbarkeiten und Reaktionszeiten definieren
Budgets und Einsparziele definieren
Laufzeiten und Störanfälligkeit quantifizieren
Betreiberpflichten dokumentiert übertragen
Mengen, Qualitäten und Zustände definieren
Zugelassene Fehler und Toleranzen vereinbaren
Dokumentation und Berichtswesen definieren
Finanzielle Verantwortungstiefe und Betreiberpflichten im Zusammenhang sehen Dokumentation des DL sichert Pflichtenübertragung, Steuerung und Know-how beim AG
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Folie 25
VERTRAGLICHE HAFTUNG AUCH PROZESSUAL ABSICHERN. Die vertragliche Inanspruchnahme des FM-Dienstleisters ist mehr als eine Haftungsklausel im Vertrag. Umsetzung
Aufgabe Definition zu übertragender Pflichten
Aufgabenverteilung
Auftrag‐ geber
• klar und eindeutig
Aufgabenbeschreibung, Formulierung des zu erreichenden Ergebnisses, Schnittstellenfestlegung
Sorgfältige Auswahl der Delegationsempfänger
Minimale Vorgaben an Kernprozess • fachliche, organisato‐rische desund AN, maximale fachliche und persönliche Eignung wirtschaftliche Handlungsspielräume
Ausstattung des Delegationsempfängers mit erforderlichen Mitteln und Kompetenzen
Implementierungsprozess, • organisatorische, fachli‐che und Informationsprozess bei wirtschaftliche Verantwortung Abweichungen oder Änderungen, Kommunikationsregeln
An-, Ein- und Unterweisung des Delegationsempfängers
Laufende Überwachung des Delegationsempfängers
Nachauftrag‐ nehmer
Anbietereignung durch Prüfung konzeptioneller Lösungsfähigkeit • widerspruchsfrei und lückenlos der Aufgabenstellung, Kontinuierliche Qualitätsbewertung
Auftrag‐ nehmer Nachauftrag‐ nehmer
• Einarbeitung, Information Leistungsmessung, Reporting, Berichtswesen
FM-Vertrag
• Kontrolle und Nachweis‐führung
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Praxisbeispiel
STEUERUNG VON FM-VERTRÄGEN.
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Folie 27
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Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung Schutz der Ressourcen
Wesentliche Module zur Risiko- und Kostenminimierung
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie
Vertragliche Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen So bleiben die Kosten unter Kontrolle Ergebnisorientierte Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling
Gefahrenfall
Praktische Beispiele
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Folie 28
WETTBEWERB DER KOMPETENZEN. Interview/ Aufnahme
Funktionale Ausschreibung
Unterlagen & Pläne
Ziel Vorbemerkungen + Vorgaben Vergabeumfang mit Anhängen
Interviews
Überführung
Implementierung Feintuning/ Anpassung
FM-Vertrag mit Anhängen
Überführung
Prozesse
B.I.L.D. LK
B.I.L.D. LK
B.I.L.D. LK
B.I.L.D. LK
B.I.L.D. LK
B.I.L.D. LK
Erwartungen/Forderg.
SLA
SLA
SLA
SLA
SLA
SLA
Kalkulations- und Angebotshilfen
Präqualifikation
Angebot
Beauty Contest
Kommerzieller Teil Konzeptioneller Teil
Berichtswesen Qualitätssicherung
Vergabeentscheidung
Regelbetrieb
Angebotsvergleich Präsentation
AnbieterBewertungskriterien
Begehung
Vorauswahl
Flächenübernahme
Überführung
Formeller Teil
Verantwortungsübernahme
relevante Informationen
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Aufwendungen
Überführung
Generelle Forderung Frage/Antwort-Prozess
AngebotsBewertungskriterien Präsentation
FM-Verantwortlicher Zusammenarbeit
Vergabeentscheidung
Auftragsverantwortlicher
Verhandlung
Prozesse
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Folie 29
Jährliche Audits
Gebäude, Technik
Vertrag
Praxisbeispiel
VORAUSWAHL DER BEFÄHIGTEN. Verringerung der Anzahl der Bewerber auf einen zur Angebotsabgabe eingeschränkten Bieterkreis (z. B. 5 Bieter) durch die gezielte Nachfragen nach z.B.: Hintergrundinformationen zu den eingereichten Informationen im Teilnahmewettbewerb
Abfrage von Nachweisen über Technologien, Zulassungen, Ausbildung, Qualifikation etc.
Regionale und Kapazitive Ressourcen MA-Qualifikationen, Erfahrungswert etc. Maschinenpark Weitere projektspezifische oder verfahrenstechnische Informationen im Einladungsschreiben
Referenzen mit ähnlichem Zuschnitt
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Folie 30
Praxisbeispiel
FACH- UND PREIS-BEWERTUNG IN EINEM. 1 Regelleistung Organisationsaufbau Geplante Aufbauorganisation mit operativem Personal, objektspezifischem Führungsteam, Ansprechpartner Objektleiter ernannt Konzept zur Organisationsstruktur und Fachunterstüzung des FMBereiches des Kunden an der Schnittstellen zu den VermieterLeistungen und Leistungen Dritter Erreichbarkeit des Bieters Konzept der Qualitätssicherung in allen Teilleistungen Verfahren zur Werterhaltung (planm. Grundreinigungselemente) Qualitätssicherung Tool Qualitätssicherung Konzept zum Wächterkontrollystems und NSL Überwachung und laufende Aktualisierung der Abläufe und Handlungsanweisungen Arbeitsweise bei Problemen / Beanstandungen Erreichbarkeit und Tool der Bedarfsannahme Konzept für die Erreichbarkeit der Empfangs-, Konferenz- und Sicherheitsdienstleistungen inkl. Tools für die Aufnahme und Statusverfolgung von Bedarfen, Störmeldungen, Reklamationen und Beschwerden Kapazitätsplanung Empfangsdienste Offenlegung der Kapazitätsplanung für den Empfangs,-Konferenz- und Sicherheitsdienst Kapazitätsplanung zu den technischen und Hausmeisterleistungen Offenlegung der Kapazitätsplanung für die technischen und Hausmeisterkapazitäten (Welche Ansätze für Laufwege, wie viele Kleinreparaturen werden angenommen etc.) Konzept zum Reinigungsmix Inhaltliche Angaben zu kalkulierten Materialen bzgl. Mengen- und Materialangaben, Qualitätsangaben oder Wechselturni bzgl. den Leistungsanforderungen Mattendienst, Sanitärverbrauchsartikel sowie Schädlingsbekämpfung Mix an Reinigungsbestandteilen (Unterhalts-, Sicht- und Verfahren der Mitarbeitereinarbeitung / Qualifikation zur Umsetzung einer ergebnisorientierten Reinigung Verfahrensdarstellung Konzept Reinigung schwarzer Glaselemente Controlling & Berichtswesen & Abrechnung Konzept und Toolunterstützung für das geforderte Berichtswesen,
+++ ++
35% 10% 30%
++
x
3
20%
x
3
20% 15% 10% 30% 20% 20%
++
x x
gewichtete Punktesumme für Vergabeentscheidung Ergebnis als Rangfolge
10
Ergebnis als Prozentangabe
3
x
3 x
6
x
6
x
10% 10%
x
100%
x
Gewichtung
Kriterien
6
30%
10% ++
x
Punkte für Gesamtpreis gemäß Preisspiegel
1
Konzept
6
1 Regelleistung 2 Zusatzleistungen
6
2 Implementierungskonzept 3 Kommerzielle Rahmenbedingungen 4 Gesamteindruck/Präsentation
10% 100%
x
10
Gesamt gewichtet
0%
Anhand festgelegter gewichteter Bewertungskriterien Ergebnisbeurteilt als Rangfolge das ++ 10% als Prozentangabe Bewertungsteam alle AngebotspräsentationenErgebnis für jeden Bieter 100% x
6
Punkte für Gesamt-Konzept gemäß Konzeptbewertung Die beantworten die offenen konzeptionellen Punkte im Zuge +++ Bieter 30% ihrer Präsentation Vertragsakzeptanz 30%
++
x
1
40%
x
6
15%
x
6
15% 15% 100%
x
3
x
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Preis Vertragsakzeptanz Konzept Ergebnis der Angebotsauswertung
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40 % 0% 60 %
100 %
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MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt
Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung Schutz der Ressourcen
Wesentliche Module zur Risiko- und Kostenminimierung
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie
Vertragliche Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen So bleiben die Kosten unter Kontrolle
Ergebnis Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling
Gefahrenfall
Praktische Beispiele
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Praxisbeispiel
INSTANDHALTUNGSSTRATEGIE. Einführung einer flexiblen vorbeugenden Instandhaltung Abarbeitung von Aufgaben des laufenden Betriebes und des Bauunterhaltes künftig nach Dringlichkeit und Prioritätskriterien, die denen des Finanzbereiches für Investitionen entsprechen "Vorbeugende" Instandhaltung nur nach entsprechender Bewertung von Wirtschaftlichkeit bzw. Risiken und gemäß der zur Verfügung stehenden Finanzmittel Regelmäßiger Abgleich identifizierter Instandsetzungs-Maßnahmen und Ersatzinvestitionen auch mit geplanten Baumaßnahmen Laufende Verbesserung der Datenbasis, u.a. für anlagenbezogene Bewertungen durch Instandhaltungscontrolling
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Praxisbeispiel
ANLAGENBEZOGENE AUFWANDSERFASSUNG IN SAP. Equipment
Leistende Kostenstelle
Gebäude und Flächen Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik Bauteile und Komponenten sind einzeln als Equipment zu erfassen, wenn kritisch, wert- oder prüfrelevant!
Werkstatt/Sachgebiet
Auftrags-/Leistungsarten (Art & Zweck) Einzel- und Daueraufträge für verschiedene Aufgaben des laufenden Betriebes und des Bauunterhaltes sowie die Unterstützung von Baumaßnahmen
Kostenarten Personalaufwand Materialaufwand Fremdleistungen
CO-Objekte Kostenstelle (Geschäftsbereich, Klinik, Institut, Mieter, Gebäude/ Bauteil, Zentrale Anlage, …) (Bau- oder IH-) Projekt
IH-Leistungsarten bzw. Auftragsstati (zu Berichtszwecken) Ungestörter Regelbetrieb (i. d. R. < 1 h pro EQUIP) für Bedienen, Überwachen, Messen, Inspektionen, …) Ungestörter Regelbetrieb ≥ 1 h (Wartung ohne Reparaturen) Sachkundigen-Prüfung/ sicherheitstechnische Kontrollen Sachverständigen-/ ZÜS-Prüfung * Störungsbehebung (< 1 h, inkl. Kleinreparaturen) reaktive Instandsetzung (Rep. ≥ 1 h, aber kein „Projekt“) ** vorbeugende Instandsetzungsmaßnahme ** Investitionen in der Instandhaltung (gem. Aktivierungskriterien) Unterstützung Werkfeuerwehr-/ Notfall-Einsätze Unterstützung Bauprojekte Umzüge Nutzerbedarfe (Sonderwünsche bzgl. Einrichtungen, Ausstattungen, Umbauten, Sonderanfertigungen, Handwerkerleistungen) Gewährleistungsfälle und Versicherungsschäden Für die Behebung von in Prüfberichten angezeigten Mängeln werden Unteraufträge angelegt (zwingende Maßnahmen werden als reaktiv, empfohlene Maßnahmen als vorbeugend eingestuft).
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Praxisbeispiel
ANLAGENBEZOGENE AUFWANDSERFASSUNG IN SAP. Equipment
Leistende Kostenstelle
Gebäude und Flächen Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik Bauteile und Komponenten sind einzeln als Equipment zu erfassen, wenn kritisch, wert- oder prüfrelevant!
Werkstatt/Sachgebiet
Finanzierung
EigenAuftrags-/Leistungsarten (Art & Zweck) Maßnahmenmittel
Einzel- und Daueraufträge für verschiedene gebundene Fördertitel Aufgaben des laufenden Betriebes und des Rück- sowie Bauunterhaltes stellungen die Unterstützung von Baumaßnahmen
Kostenarten
Nicht-
maßnahmen Personalaufwand gebundene Materialaufwand Haushaltstitel Fremdleistungen
Maßnahmengebundene Drittmittel
CO-Objekte Kostenstelle (Geschäftsbereich, Klinik, Institut, Mieter, Gebäude/ Bauteil, Zentrale Anlage, …) (Bau- oder IH-) Projekt
FM-Kosten IH-Leistungsarten bzw. Auftragsstati (zu Berichtszwecken) Ungestörter Regelbetrieb (i. d. R. < 1 h pro EQUIP) für Bedienen, Überwachen, Messen, Inspektionen, …) Ungestörter Regelbetrieb ≥ 1 h (Wartung ohne Reparaturen) Projektmanagement Sachkundigen-Prüfung/ sicherheitstechnische Kontrollen Sachverständigen-/ Energie ZÜS-Prüfung * Störungsbehebung (< 1 h, inkl. Kleinreparaturen) reaktive Instandsetzung (Rep. ≥ 1 h, aber kein „Projekt“) ** vorbeugende Instandsetzungsmaßnahme ** Investitionen in der Instandhaltung (gem. Aktivierungskriterien) Betrieb + Bauunterhalt Unterstützung Werkfeuerwehr-/ Notfall-Einsätze Medizintechnik Gebäude + TGA Unterstützung Bauprojekte Umzüge Nutzerbedarfe (Sonderwünsche bzgl. Einrichtungen, Ausstattungen, Umbauten, Sonderanfertigungen, Handwerkerleistungen) Gewährleistungsfälle und Versicherungsschäden Für die Behebung von in Prüfberichten angezeigten Mängeln werden Unteraufträge angelegt (zwingende Maßnahmen werden als reaktiv, empfohlene Maßnahmen als vorbeugend eingestuft).
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MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt
Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …
Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik
Ziele Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung Schutz der Ressourcen
Wesentliche Module zur Risiko- und Kostenminimierung
Anforderungen an das Risikomanagement Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie
Vertragliche Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen So bleiben die Kosten unter Kontrolle
Ergebnis Haftung Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung Besonder Wer, und wofür bei der gesteuertes heiten wann Medizin Prävention Medizintechnik die Haftung trägt KostenTechnik Handlungsanweisungen für den controlling beachten Beispiele Gefahrenfall Praktische
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BETRIEBSFÜHRUNG IM KHS SCHLIESST MEDIZINTECHNIK EIN. Prozessual ist die Medizin-Technik eines Krankenhauses der Betriebstechnik (Haus- und Gebäudetechnik) oder der Bautechnik (Dach & Fach, Türen, Tore, Fenster etc.) gleichzustellen (Allerdings ist i.d.R. FM nicht der Betreiber sondern das medizinische Kerngeschäft.). Die investiven Entscheidungs- und Führungsprozesse sind grundsätzlich gleich, auch die Anforderungen an die Betriebsführung sind grundsätzlich nicht unterschiedlich Medizintechnische Geräte und Anlagen werden wie haus- und bauwerkstechnische Anlagen und Einrichtungen erfasst und geführt (siehe auch ROK-FM©-Struktur) Liefer- und Ergebnis-Prozesse für die Medizin-Technik müssen zusätzlichen gesetzlichen Anforderungen genügen, sind aber grundsätzlich genau so auf Dritte übertragbar, wie alle anderen FM-Leistungen auch
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BETRIEBSFÜHRUNG IM KHS SCHLIESST MEDIZINTECHNIK EIN. Die Anforderungen an die Medizin-Technik werden maßgeblich durch das Medizin-Produkte-Gesetz MPG, zugehörige Verordnungen und z. B. Arzneimittelgesetz für medizinische Druckluft formuliert Am Beispiel der Medizin-Technik werden die organisationsrechtlich erforderlichen Regelungen der Verantwortungsübertragung deutlich Darüber hinaus ist sich der Medizintechniker bewusst, dass mit der Übertragung von Bedienrechten auch Schulungs- und Einweisungspflichten verbunden sind Diese sind über eine Neuanschaffung hinaus in die regelmäßige Neueinweisung von Mitarbeitern einzubinden und an der Schnittstelle zum medizinischen Kernbereich zu regeln Rückgabe von „Geräte-Bedienausweisen“ in die Personalabteilung bei Ausscheiden oder Umbesetzung von Mitarbeitern Praxisbeispiel
Stichproben beim Geräteverantwortlichen durch FMBereich
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ABER ES GIBT TECHNOLOGIEBEDINGTE SCHNITTSTELLENPROBLEME. Gefahrenmelde- und Alarmanlagen (BMA, EMA, ZK, Leckagewächter, …)
Such-, Signal- und Elektroakustische Anlagen (Personenrufanlagen, Lichtruf- und Klingelanlagen, …)
Video-/ Konferenztechnik Telekommunikationsanlagen
Haustechnik
(Festnetz, VoIP, Mobilfunk, …)
Medizintechnik
Gebäudeautomation/-leittechnik
Telekommunikation TV Internet …
ITKTechnik Patient
Gemeinsamkeiten Nutzungszwecke von Netzen, Komponenten und Endgeräten Überschneidungen der Anwendungen und Services Technologisch konvergierende Netze
ITTechnik Klinik
Datennetz zur Applikationsversorgung (KIS, RIS, PACS, etc.) Patienten Monitoring Digitale Diktat – Spracherkennung Teleradiologie Integration von medizinischen Geräten (wie Infusionspumpen oder Perfusoren) …
IT Abrechnungssysteme CAFM …
Schnittstellenprobleme Betreuung durch unterschiedliche Organisationseinheiten oft keine klare Strategie fehlende Standards ineffiziente Abläufe
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BAUSTEINE FÜR EINE ERFOLGREICHE RISIKO-/KOSTENMINIMIERUNG. Regeln der Betreiberverantwortung
Vertragliche Regelungen
Definition der Pflichten anhand betreuter Gebäude und Betriebsmittel sowie erbrachter Leistungen Saubere Delegation der Pflichten (insbesondere Inspektions- und Prüfpflichten) Systematische Regelwerksverfolgung (relevante Gesetze, Normen, Auflagen) Identifikation und (vollständige, ggf. auch Schnell-) Erfassung der betreuten Objekte Einsetzen der in entsprechenden Regelwerken für die jeweilige Aufgabe geforderten Befähigung Beurteilung von Gefährdungspotenzialen und Anlagenzuständen (am besten auch von Störanfälligkeit sowie Verfügbarkeitsanforderungen und Redundanzen) Einführen einer geeigneten Nachweisführung und eines Berichtswesens zur effektiven und effizienten Wahrnehmung der Aufsichtspflicht Saubere Übertragung von Pflichten sowie der Ergebnisund Kostenverantwortung Regelung von Haftungsfragen auch prozessual Festschreiben von Verfahren der Qualitätssicherung und des Berichtswesens
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BAUSTEINE FÜR EINE ERFOLGREICHE RISIKO-/KOSTENMINIMIERUNG. Ergebnisorientierte Ausschreibungen
Bedarfsgesteuertes Kostencontrolling
Besonderheiten MedizinTechnik beachten
Nutzung der Kompetenzen der Anbieter im Wettbewerb der Konzepte Vergaberechtskonformität und Revisionssicherheit von Ausschreibe- und Vergabeverfahren sicherstellen
Einführung einer Instandhaltungsstrategie und einer entsprechenden anlagenbezogenen Aufwandserfassung, die den Anforderungen und verfügbaren Mitteln gerecht wird
Betriebsführung im KHS schließt Medizintechnik ein Technologiebedingte Schnittstellenprobleme klären
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KONTAKT.
Dr. Sigrid Odin Geschäftsführung Dr. Odin GmbH Waldweg 30 22393 Hamburg Tel.: Fax.: Mail: web:
+49 40 600 97 214 +49 40 600 97 216
[email protected] http://www.dr-odin.de
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