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BEYOND CONSULTING IN FACILITY MANAGEMENT. §§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§ ????????????? €€€€€€€€€€€€€€ FACILITY MANAGEMENT IIR-Konferenz Haftungs- und Kos...
Author: Emma Wolf
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BEYOND CONSULTING IN FACILITY MANAGEMENT.

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FACILITY MANAGEMENT

IIR-Konferenz Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Dr. Sigrid Odin, Dr. Odin GmbH

IIR‐Konferenz 23. und 24.10.2012 ‐ Wien  ‐ Facility Management: Neu‐ und Umbau mit den richtigen Kennzahlen managen ‐ Dr. Sigrid Odin  ‐ Risikomanagement

Folie 1

BEYOND CONSULTING IN FACILITY MANAGEMENT. Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

 Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie  Überwachung bei laufendem Betrieb  So bleiben die Kosten unter Kontrolle  Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt  Wer, wann und wofür bei der Medizintechnik die Haftung trägt  Praktische Beispiele

IIR‐Konferenz 23. und 24.10.2012 ‐ Wien  ‐ Facility Management: Neu‐ und Umbau mit den richtigen Kennzahlen managen ‐ Dr. Sigrid Odin  ‐ Risikomanagement

Folie 2

FM-BERATUNG UND GESUNDHEITSWESEN ALS SPEZIALISIERUNG. Geschäftsleitung

Dr.-Ing. Sigrid Odin, Dr.-Ing. Hanns-Ulrich Odin, Janke Papenfuß

Gesellschafter

Dr.-Ing. Sigrid Odin

Gründungsjahr/Umsatz

1998 / 1,5 Mio. Euro (2011)

Mitarbeiter

10 (7 Berater)

Verbandsarbeit

GEFMA-Arbeitskreis ipv®, GEFMA-AK FM im Krankenhaus, GEFMA-AK Dokumentation im FM

Expertise

     

Strategieberatung im Immobilien- und Facility Management Produktentwicklung in der Dienstleistung Organisationsberatung und Kostenmanagement im FM Projektberatung und -management im FM und Energie-Contracting Marketing & Vertriebsberatung im FM Mergers & Acquisitions

Branchen

   

Industrie, Immobilienunternehmen, Banken und Versicherungen Öffentliche Hand Gesundheitswesen FM-Dienstleistungsunternehmen

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Folie 3

DAS BERATERTEAM DER DR. ODIN GMBH.

Berufserfahrene Geschäftsführer, Unternehmensentwickler, StandortManager, Betriebsleiter und Contracting-Profis geben ihre operativen Erfahrungen als Berater weiter. Dr. Odin GmbH hat moderne Managementmethoden als Werkzeug-Sets speziell für den Facility Management- und Immobilien-Markt weiterentwickelt und ist in DIN EN ISO 9001 zertifiziert.

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…MIT INEINANDERGREIFENDEN KOMPETENZEN.

 Auditierung von FM-Verträgen

 Prozessoptimierung mit technischoperativen und kaufmännischen Führungswerkzeugen  Outsourcing-Konzepte mit nachhaltiger Perspektive für Unternehmen und Mitarbeiter  Produkthandbücher für FM-Leistungen mit Kundenmehrwert und Umsetzbarkeitsgarantie  Ergebnisorientierte und revisionssichere Ausschreibungs- und Vertragsgestaltung  Schulungen für Mitarbeiter auf allen Arbeitsebenen des Facility Managements

 Vertragserfüllungsaudit  Vertragsaudit  Auditierung von FM- und ImmobilienOrganisationen 

Prozessaudit, Projektmanagementaudit



Standortaudit



Produktaudit



Begleitung zur Zertifizierung nach GEFMA 710, 720 und 730)

 Begleitung von FM-Vertragsbeziehungen in der Umsetzung  Schulungen für Mitarbeiter des Kunden und/oder des Dienstleisters

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… MIT KUNDEN AUF BEIDEN SEITEN DES FM. Asklepios Kliniken Hamburg GmbH Axel Springer AG Axel Springer Tiefdruck GmbH & Co. KG Axel Springer Offsetdruck GmbH Bayer Real Estate GmbH BMW AG Bode Chemie Hamburg Bosch Rexroth AG Deutsche Bank Real Estate Management EVH GmbH, Energieversorgung Halle Freudenberg Immobilien GmbH FRAPORT AG GEFMA, AK FM im Krankenhaus Gesundheit Nord gGmbH, Bremen Gruner + Jahr AG & Co. Gesundheitszentrum Bitterfeld/Wolfen GSW Immobilien GmbH Handwerkskammer Hamburg Heidelberger Druckmaschinen AG Hochschule der Bundeswehr Hamburg IKEA Verwaltungs GmbH Kliniken Oberbayern Linde AG MADSACK GmbH & Co. KG MAN Nutzfahrzeuge AG METRO Group Asset Management GmbH & Co. KG MTU Aero Engines GmbH MTU Berlin-Brandenburg Novartis Vaccines and Diagnostics GmbH & Co. KG Öffentliche Versicherung Braunschweig Oberfinanzdirektion Hamburg Stadtwerke Wedel GmbH Still GmbH Universitätsklinikum Münster Universitätsklinikum Schleswig-Holstein Vattenfall Europe Business Services GmbH

FM-Kunden

AutoVision GmbH Wolfsburg AG Betriebsgesellschaft Liegenschaften und Krankenhäuser mbH Dalkia DB Services Technische Dienste GmbH DeTe Immobilien und Service GmbH Dussmann AG & Co. KGaA Freudenberg Service KG FAC´T Facility Management Partner GmbH Gegenbauer Gruppe GEFMA, AK FM im Krankenhaus GEFMA, AK ipv® Integrale Prozess Verantwortung im Facility Management GEFMA, FM-Excellence GEFMA, AK Dokumentation Gesundheitsservicegesellschaft Havelland mbH GTE Gebäudemanagement GmbH & Co.KG Hamburger Facility Management AG Hochtief Facility Management HSG Zander GmbH Imtech Deutschland GmbH & Co. KG Infraserv GmbH &Co. Höchst KG i2fm Internationales Institut für Facility Management Johnson Controls Landesbetrieb Krankenhäuser Hamburg – Service GmbH MCE Gebäudetechnik Stangl GmbH M+W Zander D.I.B. Facility Management GmbH RWE Solutions AG Saarberg Fernwärme AG Schwäbisch Hall Facility Management GmbH Schubert Gruppe Siemens Gebäudemanagement & Services GmbH Sodexho Catering & Services GmbH Universitätsklinikum Münster Universitätsklinikum Schleswig-Holstein WGKT Wissenschaftliche Gesellschaft für Krankenhaustechnik Vattenfall Europe Contracting GmbH

FM-Dienstleister

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ZIELE UND WERKZEUGE DES RISIKOMANAGEMENTS . Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt Gebäude

Haus- und Betriebstechnik

Medizintechnik

 Die Ziele sind jedoch für das gesamte Krankenhaus gleich  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten  Schutz der Mitarbeiter  Schutz der Umwelt  Schutz der Ressourcen  Die Werkzeuge sind ebenfalls identisch  Risikobewertung  Prävention  Handlungsanweisungen für den Gefahrenfall

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Wirtschaftliche Risiken

Technische Risiken

Rechtliche Risiken

WESENTLICHE RISIKEN FÜR DAS FM IM KRANKENHAUS.        

Verstöße gegen Unternehmerpflichten (Arbeitssicherheit) Verletzung der Betreiber- und Verkehrssicherungspflichten Unzureichende Umsetzung (neuer oder geänderter) anzuwendender Regelwerke Unzulängliche Pflichtendelegation in eigener Organisation Fehler bei Übertragung von Pflichten auf Dienstleister Mangelhafte Nachweise und Aufzeichnungen Auftreten von Personen-, Umwelt-, Sach- oder Vermögensschäden Unzureichende Haftung durch eigene Versicherung oder der von externen Dienstleistern, Architekten, Planern oder Projektmanagern

 Sicherheitsrelevante Mängel an Bauwerken, sicherheitstechnischen Einrichtungen, haustechnischen Anlagen, medizintechnischen Geräten oder anderen Betriebsmitteln  Mangelhafte Dokumentation  Fehler bei Übertragung der Ergebnisverantwortung auf Dienstleister bzw. bei Steuerung der Dienstleistungsqualität  Kosten-/ Budgetüberschreitungen durch Fehler in Planung oder beim Service  Fehler bei Übertragung der Kostenverantwortung auf Dienstleister  Rückgang der Einnahmen in Folge nicht zufriedenstellender Leistungen

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RISIKOMANAGEMENT FOLGT NORMENÜBERGREIFEND SCHWERPUNKTEN. Werkzeuge für das Risikomanagement

1. DIN ISO 31000 Risikomanagement 2. DIN EN ISO 14971 Anwendung auf Medizinprodukte

• Strukturierte Risikoerfassung • Frühzeitiges Erkennen von Risiken • Einschließlich sich wechselseitig beeinflussender Risiken

3. DIN EN ISO 800001 Anwendung für ITNetzwerke, die Medizinprodukte beinhalten 4. GEFMA 192 Risikomanagement im FM

• Analyse und Messung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß 1 Risiken identifizieren

2 Risiken bewerten

4 Risiken überwachen und reporten

3 Risiken steuern

• „Risiko Cockpit“ • Berichtswesen

5. …

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• Steuerung der Gegenmaßnahmen • Beurteilung der Wirksamkeit

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GRUNDSÄTZLICHE STEUERUNGSAUFGABEN IM FM EINES KRANKENHAUSES. Die Steuerungsaufgaben sind in der IT abzubilden.

Quelle: Artikel „Grundlegende Steuerungsaufgaben im FM eines Krankenhauses“ in der Zeitschrift Krankenhaus-IT, Ausgabe 5/2012 Autoren: Ulrich Pieper und Andreas Göcke, Dr. Odin GmbH

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Folie 10

RISIKOMANAGEMENT IM KRANKENHAUS. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt Gebäude Haus- und Betriebstechnik

Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Medizintechnik

 Ziele  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten  Schutz der Mitarbeiter  Schutz der Umwelt  Schutz der Ressourcen  Werkzeuge  Risikobewertung  Prävention  Handlungsanweisungen für den Gefahrenfall

 Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie  Überwachung bei laufendem Betrieb  So bleiben die Kosten unter Kontrolle  Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt  Wer, wann und wofür bei der Medizintechnik die Haftung trägt  Praktische Beispiele

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Folie 11

RISIKOMANAGEMENT IM KRANKENHAUS. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt Gebäude Haus- und Betriebstechnik

Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Medizintechnik

 Ziele  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten  Schutz der Mitarbeiter  Schutz der Umwelt  Schutz der Ressourcen  Werkzeuge  Risikobewertung  Prävention  Handlungsanweisungen für den Gefahrenfall

 Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie  Überwachung bei laufendem Betrieb  So bleiben die Kosten unter Kontrolle  Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt  Wer, wann und wofür bei der Medizintechnik die Haftung trägt  Praktische Beispiele

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Folie 12

MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt

Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik

 Ziele  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der  Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung  Schutz der Ressourcen

Wesentliche Module zur  Risiko- und Kostenminimierung

Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie

Vertragliche  Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen  So bleiben die Kosten unter Kontrolle

Ergebnis Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung  Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes  Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling

Gefahrenfall

 Praktische Beispiele

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Folie 13

MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt

Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik

 Ziele  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der  Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umweltantwortung  Schutz der Ressourcen

Wesentliche Module zur  Risiko- und Kostenminimierung

Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie

Vertragliche  Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen  So bleiben die Kosten unter Kontrolle

Ergebnis Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung  Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes  Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling

Gefahrenfall

 Praktische Beispiele

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Folie 14

BETREIBERBERANTWORTUNG DES FM IM KRANKENHAUS.  Organisationsrechtlichen Anforderungen in der Betreiberverantwortung für Liegenschaften und Gebäude nachkommen

Praxisbeispiel

 Rechtskonforme Dokumentation der Delegation von Verantwortlichkeiten für ausgewählte Verkehrssicherungs- und Betreiberpflichten an eigene Mitarbeiter oder Dritte  Erforderlichen Schulungen, Unterweisungen, Nachweise etc. umfassend belegen  Betriebliche Planung, Delegation und Kontrolle auf dem Weg zur rechtssicheren Organisation  Allen erforderlichen gesetzlichen Anforderungen und Anforderungen aus relevanten technischen Regelwerken in der Zuordnung zu technischen und bauwerks-technischen Anlagen nach DIN 276 nachkommen  Technisches und rechtliches Regelwerk verfolgen und aktuell halten  Erforderliche Anpassungsmaßnahmen im Prozess und der Mitarbeiterunterweisung vornehmen

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Folie 15

NACHWEISLICHE PFLICHTENDELEGATION – R.O.K.FM©

 Werkzeug für die organisations-rechtlichen Anforderungen in der Betreiberverantwortung für Liegenschaften/Gebäude  Rechtskonforme Dokumentation der Delegation von Verantwortlichkeiten an eigene Mitarbeiter oder Dritte inkl. der erforderlichen Schulungen, Unterweisungen, Nachweise etc.  Dokumentiert, welche Verantwortung oder TeilVerantwortung an welchen Mitarbeiter im Krankenhaus übertragen wurde und welche Arbeits- und Hilfsmittel ihm dafür an die Hand zu geben sind, welche Daten er pflegen oder zumindest beachten muss und welche Dokumente in seiner Verantwortung zu pflegen und vorzuhalten sind.

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Folie 16

REGELWERKSVERFOLGUNG – R.O.K.FM©  Werkzeug für die Pflege und Aktualisierung des technischen und rechtlichen Regelwerkes  inklusive der Anforderungen an Befähigungen (Befähigte Person, Fachkraft, Zugelassene Überwachungsstelle, …) für die verschiedenen Aufgaben (Inspektionen, Prüfungen, …)  mit allen erforderlichen gesetzlichen, normativen und Anforderungen des technischen Regelwerks für den spezifischen Krankenhausbetrieb  in der Zuordnung zu technischen und bauwerkstechnischen Anlagen nach DIN 276 (für Medizintechnik auch nach IMT-Nomenklatur nach EMTEC e.V. möglich)

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Folie 17

BEISPIEL FÜR ANLAGENERFASSUNG UND -BEWERTUNG (CA. 16.000 ANLAGEN. Praxisbeispiel

7

Stücklisten

Datensätze freigeben, ggf. in SAP ändern Fehlerprotokoll (Re-) Import

1

SAP-Daten zu Anlagen und relevanten Merkmalen

2

Selektion  EQUIP-Typ  Gebäude  (Ebene)  EQUIP-Nr.

Export Datensätze in SAP sperren

Equipments mit zusätzl. Merkmalen

5 6

4

Equipments mit Merkmalen

3

Laptop-Tausch und Überprüfung durch Abteilungsleiter

Export

Aufnahme und Bewertung je Gewerk im Zuge von durchzuführenden Arbeiten



Import

AccessDatenbank

Datenbankanwendung mit Schnittstelle zu ROK

Endergebnis:  Vollständige Inventur des Anlagenbestandes in der Haustechnik  Solide Grundlage für Instandhaltungsplanung und Energiemanagement

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Objektive Bewertungskriterien hinterlegt zu:  Anlagenzustand  Störanfälligkeit  Verfügbarkeitsanforderungen  Dringlichkeit von Instandsetzungsbedarfen Überprüfung/ Ergänzung von  fehlerhaften Daten  wichtigen fehlenden Daten  relevanten Komponenten/ Bauteilen  Gefährdungsfaktoren  Betriebs-/ Abfallstoffen  Angaben zur Dokumentation  Energiedaten

Folie 18

Praxisbeispiel

PRÜFPFLICHTEN DURCH SCHNELLERFASSUNG MIT CHECKLISTEN. Als Alternative zur IT-Lösung oder zur Überbrückung bis alle Anlagen erfasst und beurteilt sind: Checkliste zur Schnellerfassung prüfpflichtiger/überwachungsbedürftiger Anlagen (je Gebäude und Werkstatt)

Checkliste zur Erfassung von Arbeitsmitteln

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(je Werkstatt)

Folie 19

BEURTEILEN BESTEHENDER GEFAEHRDUNGEN.  Gefährdungsbeurteilungen veranlassen und durchführen  tätigkeitsbezogene Gefahren und deren Häufigkeitsbewertung  anlagenbezogen Gefahren und deren Häufigkeitsbewertung (z.B. Gerätepass für medizintechnische Geräte)  Aufwands- und Projekt-Controlling sind Teil des Risikomanagements. Sie müssen in die Bewertung der Risiken als Kriterien eingehen.

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Folie 20

REPORTS UND NACHWEISE ZUR RECHTSKONFORMITÄT AUS DER IT. Regelm. ASi.-/ Prüf-Report Mängelliste Ereignisbericht

Reports mit Definition von Empfängern, Inhalten, Terminen/Zyklen sowie Systemen (Quellen) für  Wiederkehrende Prüfungen  Mängelbehebung (inkl. Maßnahmen und Fristen)  Relevante Betriebsereignisse Nachweise (p.a. oder auf Anforderung)

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Folie 21

MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt

Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik

 Ziele  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der  Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung  Schutz der Ressourcen

Wesentliche Module zur  Risiko- und Kostenminimierung

Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie

Vertragliche  Überwachung Regelungen bei laufendem Betrieb  So bleiben die Kosten unter Kontrolle

Ergebnis Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung  Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes  Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling

Gefahrenfall

 Praktische Beispiele

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Folie 22

VERTRAGLICHE ÜBERTRAGUNG VON VERANTWORTUNG.

AUFTRAGNEHMER

Fachverantwortung Ausführungs-/Durchführungsverantwortung Verkehrssicherungspflichten Auswahlverantwortung V

Budget-/Kostenverantwortung

AUFTRAGGEBER

 Betreiberpflichten können in allen Gewerken und Teilleistungen des FM übertragen werden. In den Teilleistungen können unterschiedliche Tiefen der Verantwortungsübertragung vereinbart werden.  fehlerhafte Delegation  ungenügende Regelwerksverfolgung  mangelhafte Schnittstellendefinition  unklare Rollenverteilung  lückenhafte Dokumentation

 Immer dann, wenn der AG prozessual in die Verantwortung des Dienstleisters eingreift, übernimmt er die Betreiberpflichten ganz oder teilweise.  Das beginnt bei einer finanziellen Entscheidung für eine Reparatur, die der AG trifft und somit zeitlich aussetzt,  geht über in die Pflicht zur Kontrolle der Fachzulassung des DL (Konzessionen etc.)  und mündet in der Kontrollpflicht des AG, die er trotz Übertragung der Betreiberpflicht behält, jedoch weitgehend über das Berichtswesen wahrnehmen kann.

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Folie 23

VERTRAGLICHE ÜBERTRAGUNG VON VERANTWORTUNG.  Zu liefernde Ergebnisse mit dem DL vereinbaren  Prozesse und Schnittstellen mit klaren Übergabe- und Verantwortungsgrenzen vereinbaren

Werkvertragliche Elemente für die Leistungsvereinbarung nutzen Betreuen

Inganghalten

 Finanzielle Verantwortungstiefe mit technischer Ergebnislieferung verbinden

• Allgemeine Aufgaben

• Vorgaben zum Werterhalt

 Haftung des DL somit auf die Ergebnislieferung ausdehnen (Jahrespauschalen für Regelleistungen)

• Rahmenbedingungen

• Mengen

• Kaufm. Dokumente

 Fach-Kompetenz des DL gezielt in Vertrag und Wettbewerb einbinden

• Qualität

• Abrechnung

• Hard-/Software • Organisatorisch-rechtliche Schnittstellen • Projektmethodik

• Verantwortungstiefe

B. B.I.L.D.Methode

Liefern

• Zeiten

I.

L.

• Vergütung

 Preis-Wettbewerb über die Plausibilität von Aufwand und Darstellung der Arbeitsweise des DL führen

• Wertgrenze

Dokumentieren

D.

• technische Dokumente • gesetzliche Nachweise • Versicherungsnachweis • Reporting

Quelle: GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 960/961

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Folie 24

MESSBARE ERGEBNISSE EINFORDERN.  Mehr als eine Übertragung von Wartungsleistungen  Aber dennoch anhand konkreter Mengen und Massen vereinbaren

Anlagen und Maschinenausfall vermeiden

Budget-/ Kosten einhalten oder senken

Anlagen, Maschinen, Ausstattung erhalten

Betreiberverantwortung vollständig tragen

Höchste Qualität und Flexibilität erreichen

Preis-/ Leistungsverhältnis muss stimmen

Know-how soll im Unternehmen bleiben

Verfügbarkeiten und Reaktionszeiten definieren

Budgets und Einsparziele definieren

Laufzeiten und Störanfälligkeit quantifizieren

Betreiberpflichten dokumentiert übertragen

Mengen, Qualitäten und Zustände definieren

Zugelassene Fehler und Toleranzen vereinbaren

Dokumentation und Berichtswesen definieren

 Finanzielle Verantwortungstiefe und Betreiberpflichten im Zusammenhang sehen  Dokumentation des DL sichert Pflichtenübertragung, Steuerung und Know-how beim AG

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Folie 25

VERTRAGLICHE HAFTUNG AUCH PROZESSUAL ABSICHERN. Die vertragliche Inanspruchnahme des FM-Dienstleisters ist mehr als eine Haftungsklausel im Vertrag. Umsetzung

Aufgabe Definition zu übertragender Pflichten

Aufgabenverteilung

Auftrag‐ geber

• klar und eindeutig

Aufgabenbeschreibung, Formulierung des zu erreichenden Ergebnisses, Schnittstellenfestlegung

Sorgfältige Auswahl der Delegationsempfänger

Minimale Vorgaben an Kernprozess • fachliche, organisato‐rische desund  AN, maximale fachliche und persönliche Eignung wirtschaftliche Handlungsspielräume

Ausstattung des Delegationsempfängers mit erforderlichen Mitteln und Kompetenzen

Implementierungsprozess, • organisatorische, fachli‐che und  Informationsprozess bei wirtschaftliche Verantwortung Abweichungen oder Änderungen, Kommunikationsregeln

An-, Ein- und Unterweisung des Delegationsempfängers

Laufende Überwachung des Delegationsempfängers

Nachauftrag‐ nehmer

Anbietereignung durch Prüfung konzeptioneller Lösungsfähigkeit • widerspruchsfrei und lückenlos der Aufgabenstellung, Kontinuierliche Qualitätsbewertung

Auftrag‐ nehmer Nachauftrag‐ nehmer

• Einarbeitung, Information Leistungsmessung, Reporting, Berichtswesen

FM-Vertrag

• Kontrolle und Nachweis‐führung

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Folie 26

Praxisbeispiel

STEUERUNG VON FM-VERTRÄGEN.

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Folie 27

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Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik

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Wesentliche Module zur  Risiko- und Kostenminimierung

Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie

Vertragliche  Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen  So bleiben die Kosten unter Kontrolle Ergebnisorientierte  Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung  Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes  Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling

Gefahrenfall

 Praktische Beispiele

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Folie 28

WETTBEWERB DER KOMPETENZEN. Interview/ Aufnahme

Funktionale Ausschreibung

Unterlagen & Pläne

Ziel Vorbemerkungen + Vorgaben Vergabeumfang mit Anhängen

Interviews

Überführung

Implementierung Feintuning/ Anpassung

FM-Vertrag mit Anhängen

Überführung

Prozesse

B.I.L.D. LK

B.I.L.D. LK

B.I.L.D. LK

B.I.L.D. LK

B.I.L.D. LK

B.I.L.D. LK

Erwartungen/Forderg.

SLA

SLA

SLA

SLA

SLA

SLA

Kalkulations- und Angebotshilfen

Präqualifikation

Angebot

Beauty Contest

Kommerzieller Teil Konzeptioneller Teil

Berichtswesen Qualitätssicherung

Vergabeentscheidung

Regelbetrieb

Angebotsvergleich Präsentation

AnbieterBewertungskriterien

Begehung

Vorauswahl

Flächenübernahme

Überführung

Formeller Teil

Verantwortungsübernahme

relevante Informationen

Aufforderung zur Angebotsabgabe

Aufwendungen

Überführung

Generelle Forderung Frage/Antwort-Prozess

AngebotsBewertungskriterien Präsentation

FM-Verantwortlicher Zusammenarbeit

Vergabeentscheidung

Auftragsverantwortlicher

Verhandlung

Prozesse

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Folie 29

Jährliche Audits

Gebäude, Technik

Vertrag

Praxisbeispiel

VORAUSWAHL DER BEFÄHIGTEN. Verringerung der Anzahl der Bewerber auf einen zur Angebotsabgabe eingeschränkten Bieterkreis (z. B. 5 Bieter) durch die gezielte Nachfragen nach z.B.:  Hintergrundinformationen zu den eingereichten Informationen im Teilnahmewettbewerb

 Abfrage von Nachweisen über Technologien, Zulassungen, Ausbildung, Qualifikation etc.

 Regionale und Kapazitive Ressourcen  MA-Qualifikationen, Erfahrungswert etc.  Maschinenpark  Weitere projektspezifische oder verfahrenstechnische Informationen im Einladungsschreiben

 Referenzen mit ähnlichem Zuschnitt

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Folie 30

Praxisbeispiel

FACH- UND PREIS-BEWERTUNG IN EINEM. 1 Regelleistung Organisationsaufbau Geplante Aufbauorganisation mit operativem Personal, objektspezifischem Führungsteam, Ansprechpartner Objektleiter ernannt Konzept zur Organisationsstruktur und Fachunterstüzung des FMBereiches des Kunden an der Schnittstellen zu den VermieterLeistungen und Leistungen Dritter Erreichbarkeit des Bieters Konzept der Qualitätssicherung in allen Teilleistungen Verfahren zur Werterhaltung (planm. Grundreinigungselemente) Qualitätssicherung Tool Qualitätssicherung Konzept zum Wächterkontrollystems und NSL Überwachung und laufende Aktualisierung der Abläufe und Handlungsanweisungen Arbeitsweise bei Problemen / Beanstandungen Erreichbarkeit und Tool der Bedarfsannahme Konzept für die Erreichbarkeit der Empfangs-, Konferenz- und Sicherheitsdienstleistungen inkl. Tools für die Aufnahme und Statusverfolgung von Bedarfen, Störmeldungen, Reklamationen und Beschwerden Kapazitätsplanung Empfangsdienste Offenlegung der Kapazitätsplanung für den Empfangs,-Konferenz- und Sicherheitsdienst Kapazitätsplanung zu den technischen und Hausmeisterleistungen Offenlegung der Kapazitätsplanung für die technischen und Hausmeisterkapazitäten (Welche Ansätze für Laufwege, wie viele Kleinreparaturen werden angenommen etc.) Konzept zum Reinigungsmix Inhaltliche Angaben zu kalkulierten Materialen bzgl. Mengen- und Materialangaben, Qualitätsangaben oder Wechselturni bzgl. den Leistungsanforderungen Mattendienst, Sanitärverbrauchsartikel sowie Schädlingsbekämpfung Mix an Reinigungsbestandteilen (Unterhalts-, Sicht- und Verfahren der Mitarbeitereinarbeitung / Qualifikation zur Umsetzung einer ergebnisorientierten Reinigung Verfahrensdarstellung Konzept Reinigung schwarzer Glaselemente Controlling & Berichtswesen & Abrechnung Konzept und Toolunterstützung für das geforderte Berichtswesen,

+++ ++

35% 10% 30%

++

x

3

20%

x

3

20% 15% 10% 30% 20% 20%

++

x x

gewichtete Punktesumme für Vergabeentscheidung Ergebnis als Rangfolge

10

Ergebnis als Prozentangabe

3

x

3 x

6

x

6

x

10% 10%

x

100%

x

Gewichtung

Kriterien

6

30%

10% ++

x

Punkte für Gesamtpreis gemäß Preisspiegel

1

Konzept

6

1 Regelleistung 2 Zusatzleistungen

6

2 Implementierungskonzept 3 Kommerzielle Rahmenbedingungen 4 Gesamteindruck/Präsentation

10% 100%

x

10

Gesamt gewichtet

0%

 Anhand festgelegter gewichteter Bewertungskriterien Ergebnisbeurteilt als Rangfolge das ++ 10% als Prozentangabe Bewertungsteam alle AngebotspräsentationenErgebnis für jeden Bieter 100% x

6

Punkte für Gesamt-Konzept gemäß Konzeptbewertung  Die beantworten die offenen konzeptionellen Punkte im Zuge +++ Bieter 30% ihrer Präsentation Vertragsakzeptanz 30%

++

x

1

40%

x

6

15%

x

6

15% 15% 100%

x

3

x

3

Preis Vertragsakzeptanz Konzept Ergebnis der Angebotsauswertung

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40 % 0% 60 %

100 %

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MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt

Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik

 Ziele  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der  Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung  Schutz der Ressourcen

Wesentliche Module zur  Risiko- und Kostenminimierung

Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie

Vertragliche  Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen  So bleiben die Kosten unter Kontrolle

Ergebnis Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung  Besonderheiten Wer, wann und wofür bei der gesteuertes  Prävention Medizin-Technik Medizintechnik die Haftung trägt Kosten Handlungsanweisungen für den beachten controlling

Gefahrenfall

 Praktische Beispiele

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Praxisbeispiel

INSTANDHALTUNGSSTRATEGIE.  Einführung einer flexiblen vorbeugenden Instandhaltung  Abarbeitung von Aufgaben des laufenden Betriebes und des Bauunterhaltes künftig nach Dringlichkeit und Prioritätskriterien, die denen des Finanzbereiches für Investitionen entsprechen  "Vorbeugende" Instandhaltung nur nach entsprechender Bewertung von Wirtschaftlichkeit bzw. Risiken und gemäß der zur Verfügung stehenden Finanzmittel  Regelmäßiger Abgleich identifizierter Instandsetzungs-Maßnahmen und Ersatzinvestitionen auch mit geplanten Baumaßnahmen  Laufende Verbesserung der Datenbasis, u.a. für anlagenbezogene Bewertungen durch Instandhaltungscontrolling

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Folie 33

Praxisbeispiel

ANLAGENBEZOGENE AUFWANDSERFASSUNG IN SAP. Equipment

Leistende Kostenstelle

 Gebäude und Flächen  Haus- und Betriebstechnik  Medizintechnik Bauteile und Komponenten sind einzeln als Equipment zu erfassen, wenn kritisch, wert- oder prüfrelevant!

 Werkstatt/Sachgebiet

Auftrags-/Leistungsarten (Art & Zweck) Einzel- und Daueraufträge für verschiedene Aufgaben des laufenden Betriebes und des Bauunterhaltes sowie die Unterstützung von Baumaßnahmen

Kostenarten  Personalaufwand  Materialaufwand  Fremdleistungen

CO-Objekte  Kostenstelle (Geschäftsbereich, Klinik, Institut, Mieter, Gebäude/ Bauteil, Zentrale Anlage, …)  (Bau- oder IH-) Projekt

IH-Leistungsarten bzw. Auftragsstati (zu Berichtszwecken)  Ungestörter Regelbetrieb (i. d. R. < 1 h pro EQUIP) für Bedienen, Überwachen, Messen, Inspektionen, …)  Ungestörter Regelbetrieb ≥ 1 h (Wartung ohne Reparaturen)  Sachkundigen-Prüfung/ sicherheitstechnische Kontrollen  Sachverständigen-/ ZÜS-Prüfung *  Störungsbehebung (< 1 h, inkl. Kleinreparaturen)  reaktive Instandsetzung (Rep. ≥ 1 h, aber kein „Projekt“) **  vorbeugende Instandsetzungsmaßnahme **  Investitionen in der Instandhaltung (gem. Aktivierungskriterien)  Unterstützung Werkfeuerwehr-/ Notfall-Einsätze  Unterstützung Bauprojekte  Umzüge  Nutzerbedarfe (Sonderwünsche bzgl. Einrichtungen, Ausstattungen, Umbauten, Sonderanfertigungen, Handwerkerleistungen)  Gewährleistungsfälle und Versicherungsschäden Für die Behebung von in Prüfberichten angezeigten Mängeln werden Unteraufträge angelegt (zwingende Maßnahmen werden als reaktiv, empfohlene Maßnahmen als vorbeugend eingestuft).

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Folie 34

Praxisbeispiel

ANLAGENBEZOGENE AUFWANDSERFASSUNG IN SAP. Equipment

Leistende Kostenstelle

 Gebäude und Flächen  Haus- und Betriebstechnik  Medizintechnik Bauteile und Komponenten sind einzeln als Equipment zu erfassen, wenn kritisch, wert- oder prüfrelevant!

 Werkstatt/Sachgebiet

Finanzierung

EigenAuftrags-/Leistungsarten (Art & Zweck) Maßnahmenmittel

Einzel- und Daueraufträge für verschiedene gebundene Fördertitel Aufgaben des laufenden Betriebes und des Rück- sowie Bauunterhaltes stellungen die Unterstützung von Baumaßnahmen

Kostenarten

Nicht-

maßnahmen Personalaufwand gebundene  Materialaufwand Haushaltstitel  Fremdleistungen

Maßnahmengebundene Drittmittel

CO-Objekte  Kostenstelle (Geschäftsbereich, Klinik, Institut, Mieter, Gebäude/ Bauteil, Zentrale Anlage, …)  (Bau- oder IH-) Projekt

FM-Kosten IH-Leistungsarten bzw. Auftragsstati (zu Berichtszwecken)  Ungestörter Regelbetrieb (i. d. R. < 1 h pro EQUIP) für Bedienen, Überwachen, Messen, Inspektionen, …)  Ungestörter Regelbetrieb ≥ 1 h (Wartung ohne Reparaturen) Projektmanagement  Sachkundigen-Prüfung/ sicherheitstechnische Kontrollen  Sachverständigen-/ Energie ZÜS-Prüfung *  Störungsbehebung (< 1 h, inkl. Kleinreparaturen)  reaktive Instandsetzung (Rep. ≥ 1 h, aber kein „Projekt“) **  vorbeugende Instandsetzungsmaßnahme **  Investitionen in der Instandhaltung (gem. Aktivierungskriterien) Betrieb + Bauunterhalt  Unterstützung Werkfeuerwehr-/ Notfall-Einsätze Medizintechnik Gebäude + TGA  Unterstützung Bauprojekte  Umzüge  Nutzerbedarfe (Sonderwünsche bzgl. Einrichtungen, Ausstattungen, Umbauten, Sonderanfertigungen, Handwerkerleistungen)  Gewährleistungsfälle und Versicherungsschäden Für die Behebung von in Prüfberichten angezeigten Mängeln werden Unteraufträge angelegt (zwingende Maßnahmen werden als reaktiv, empfohlene Maßnahmen als vorbeugend eingestuft).

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Folie 35

MODULE ZUR RISIKO- UND KOSTENMINIMIERUNG. Risikomanagement im Krankenhaus ist vielschichtig – hier steht der Bezug zu den Unterstützungsprozessen im Mittelpunkt

Haftungs- und Kostenfragen Wie Sie gegensteuern können, wenn die Kosten für FM-Projekte aus dem Ruder laufen …

Gebäude Haus- und Betriebstechnik Medizintechnik

 Ziele  Schutz der Patienten, Besucher, Lieferanten Regeln der  Schutz der Mitarbeiter Betreiberver Schutz der Umwelt antwortung  Schutz der Ressourcen

Wesentliche Module zur  Risiko- und Kostenminimierung

Anforderungen an das Risikomanagement  Was im Vorfeld vertraglich geklärt werden sollte und wie

Vertragliche  Überwachung bei laufendem Betrieb Regelungen  So bleiben die Kosten unter Kontrolle

Ergebnis Haftung  Was tun wenn der Neu-/Um-/ orientierte Aus Werkzeuge schreibungen Zubau die kalkulierten Kosten übersteigt Bedarfs Risikobewertung Besonder Wer, und wofür bei der gesteuertes heiten wann Medizin Prävention Medizintechnik die Haftung trägt KostenTechnik  Handlungsanweisungen für den controlling beachten Beispiele Gefahrenfall  Praktische

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BETRIEBSFÜHRUNG IM KHS SCHLIESST MEDIZINTECHNIK EIN.  Prozessual ist die Medizin-Technik eines Krankenhauses der Betriebstechnik (Haus- und Gebäudetechnik) oder der Bautechnik (Dach & Fach, Türen, Tore, Fenster etc.) gleichzustellen (Allerdings ist i.d.R. FM nicht der Betreiber sondern das medizinische Kerngeschäft.).  Die investiven Entscheidungs- und Führungsprozesse sind grundsätzlich gleich, auch die Anforderungen an die Betriebsführung sind grundsätzlich nicht unterschiedlich  Medizintechnische Geräte und Anlagen werden wie haus- und bauwerkstechnische Anlagen und Einrichtungen erfasst und geführt (siehe auch ROK-FM©-Struktur)  Liefer- und Ergebnis-Prozesse für die Medizin-Technik müssen zusätzlichen gesetzlichen Anforderungen genügen, sind aber grundsätzlich genau so auf Dritte übertragbar, wie alle anderen FM-Leistungen auch

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BETRIEBSFÜHRUNG IM KHS SCHLIESST MEDIZINTECHNIK EIN.  Die Anforderungen an die Medizin-Technik werden maßgeblich durch das Medizin-Produkte-Gesetz MPG, zugehörige Verordnungen und z. B. Arzneimittelgesetz für medizinische Druckluft formuliert  Am Beispiel der Medizin-Technik werden die organisationsrechtlich erforderlichen Regelungen der Verantwortungsübertragung deutlich  Darüber hinaus ist sich der Medizintechniker bewusst, dass mit der Übertragung von Bedienrechten auch Schulungs- und Einweisungspflichten verbunden sind  Diese sind über eine Neuanschaffung hinaus in die regelmäßige Neueinweisung von Mitarbeitern einzubinden und an der Schnittstelle zum medizinischen Kernbereich zu regeln  Rückgabe von „Geräte-Bedienausweisen“ in die Personalabteilung bei Ausscheiden oder Umbesetzung von Mitarbeitern Praxisbeispiel

 Stichproben beim Geräteverantwortlichen durch FMBereich

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Folie 38

ABER ES GIBT TECHNOLOGIEBEDINGTE SCHNITTSTELLENPROBLEME.  Gefahrenmelde- und Alarmanlagen (BMA, EMA, ZK, Leckagewächter, …)

 Such-, Signal- und Elektroakustische Anlagen (Personenrufanlagen, Lichtruf- und Klingelanlagen, …)

 Video-/ Konferenztechnik  Telekommunikationsanlagen

Haustechnik

(Festnetz, VoIP, Mobilfunk, …)

Medizintechnik

 Gebäudeautomation/-leittechnik

 Telekommunikation  TV  Internet  …

ITKTechnik Patient

Gemeinsamkeiten  Nutzungszwecke von Netzen, Komponenten und Endgeräten  Überschneidungen der Anwendungen und Services  Technologisch konvergierende Netze

ITTechnik Klinik

 Datennetz zur Applikationsversorgung (KIS, RIS, PACS, etc.)  Patienten Monitoring  Digitale Diktat – Spracherkennung  Teleradiologie  Integration von medizinischen Geräten (wie Infusionspumpen oder Perfusoren)  …

   

IT Abrechnungssysteme CAFM …

Schnittstellenprobleme  Betreuung durch unterschiedliche Organisationseinheiten  oft keine klare Strategie  fehlende Standards  ineffiziente Abläufe

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Folie 39

BAUSTEINE FÜR EINE ERFOLGREICHE RISIKO-/KOSTENMINIMIERUNG. Regeln der Betreiberverantwortung

Vertragliche Regelungen

 Definition der Pflichten anhand betreuter Gebäude und Betriebsmittel sowie erbrachter Leistungen  Saubere Delegation der Pflichten (insbesondere Inspektions- und Prüfpflichten)  Systematische Regelwerksverfolgung (relevante Gesetze, Normen, Auflagen)  Identifikation und (vollständige, ggf. auch Schnell-) Erfassung der betreuten Objekte  Einsetzen der in entsprechenden Regelwerken für die jeweilige Aufgabe geforderten Befähigung  Beurteilung von Gefährdungspotenzialen und Anlagenzuständen (am besten auch von Störanfälligkeit sowie Verfügbarkeitsanforderungen und Redundanzen)  Einführen einer geeigneten Nachweisführung und eines Berichtswesens zur effektiven und effizienten Wahrnehmung der Aufsichtspflicht  Saubere Übertragung von Pflichten sowie der Ergebnisund Kostenverantwortung  Regelung von Haftungsfragen auch prozessual  Festschreiben von Verfahren der Qualitätssicherung und des Berichtswesens

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Folie 40

BAUSTEINE FÜR EINE ERFOLGREICHE RISIKO-/KOSTENMINIMIERUNG. Ergebnisorientierte Ausschreibungen

Bedarfsgesteuertes Kostencontrolling

Besonderheiten MedizinTechnik beachten

 Nutzung der Kompetenzen der Anbieter im Wettbewerb der Konzepte  Vergaberechtskonformität und Revisionssicherheit von Ausschreibe- und Vergabeverfahren sicherstellen

 Einführung einer Instandhaltungsstrategie und einer entsprechenden anlagenbezogenen Aufwandserfassung, die den Anforderungen und verfügbaren Mitteln gerecht wird

 Betriebsführung im KHS schließt Medizintechnik ein  Technologiebedingte Schnittstellenprobleme klären

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KONTAKT.

Dr. Sigrid Odin Geschäftsführung Dr. Odin GmbH Waldweg 30 22393 Hamburg Tel.: Fax.: Mail: web:

+49 40 600 97 214 +49 40 600 97 216 [email protected] http://www.dr-odin.de

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