Código : PGD.03
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Versión : 04
Página 1 de 9 Revisó: Director de Certificación y Gestión Documental Clasificador de Correspondencia
Fecha de aprobación: Noviembre 29 de 2007 Resolución Nº 1843
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Dar trámite oportuno a las comunicaciones oficiales y la correspondencia recibida en la Universidad.
Aplica a todos los documentos que se reciben en la Universidad a través de la Dirección de Certificación y Gestión Documental.
NORMATIVIDAD
Acuerdo No. 060 (30 de Octubre de 2001). Archivo General de la Nación. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Correspondencia: Son todas las comunicaciones que no generan tramite para la Universidad. Se consideran como tal: - Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Universidad a título personal, citando o no el título del funcionario. - Aquellas dirigidas a un funcionario de la Universidad, cuando éste no ocupa un cargo administrativo. - Aquellas dirigidas a un Jefe de una UAA sin especificar el cargo que ocupa en la Universidad.
Correspondencia Recibida: Es la comunicación que se recibe en la Universidad por entidades públicas, entidades privadas y personas naturales; es la que generan los empleados de la Universidad con destino a alguna UAA.
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PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
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DEFINICIONES
Comunicación Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente mediante un acto administrativo, independientemente del medio utilizado.
Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Recomendado: soporte que garantiza la entrega al destinatario mediante firma.
Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual la Universidad ingresa en sus sistemas informativos de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s) dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta ( si lo amerita), entre otros.
CONSIDERACIONES
Todas las Comunicaciones Oficiales que sean dirigidas a Control Interno Disciplinario deben especificar la dirección y teléfono donde se pueda dar respuesta al remitente.
Los documentos de la Fiscalia, de los Organismos de Control y de ley (como es el caso de las tutelas), que son recibidos por la DCGD, son prioritarios para la entrega a sus respectivos destinatarios, es decir, tan pronto se reciban y sean radicados son llevados al destinatario correspondiente.
Los documentos entregados en la ventanilla para su radicación por funcionarios y estudiantes de la Universidad que requieren tramite prioritario y que para su oportunidad no se pueda esperar la distribución del recorrido, podrán ser entregadas directamente por el funcionario o estudiante a su destino, previo diligenciamiento del formato FGD.035
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.I. o intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Recibe los documentos de las diferentes empresas de correo y los que han sido entregados directamente por ventanilla , registra fecha y hora de recibido.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador, Correspondencia Recibida) y Mensajeros
2. Realiza registro de los documentos y devuelve a la empresa de mensajería.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador, Correspondencia Recibida) y Mensajeros
3. Separa los documentos En: Correos con guía y Correos Ordinarios
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador) y Mensajeros
4. Si el documento tiene guía se debe planillar en su formato correspondiente.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador) y Mensajeros
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Inicio
1. Recibe la Documentación
Si
¿El documento pertenece a la Universidad? No
2. Realiza registro de devolución
Planilla de devolución de correspondencia externa FGD.04
Fin
3. Separa los documentos
¿El documento posee guía?
A Pág.4
Si
4. Planilla los documentos
1
Planilla de control de correos recibidos FGD.05
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Inicio/Fin
Dec isión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I. o intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
5. Entrega los documentos al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)
Mensajeros
6. Si el documento no requiere radicación, coloca el código de la UAA hacia donde va dirigido y un sello donde solicita que si su contenido es oficial se devuelva para la radicación.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental
7. Entrega al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental
7. Entrega los documentos al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Recibida)
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)
8. Evalúa el contenido de los documentos
8. Si el documento requiere radicación, abre el sobre y con base en su contenido verifica si realmente es una comunicación oficial.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Recibida)
9. Si no es una comunicación oficial, cierra el sobre y coloca un sello que indica que fue abierto por la Dirección de Certificación y Gestión Documental (DCGD), la fecha de recibido y sus anexos respectivos.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Recibida)
DIAGRAMA DE FLUJO 1
5. Entrega al Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)
A
Si
Requiere radicación? No
6. Coloca código de la UAA y sello
Si
B Pág.6
Efectivamente es una Comunicación Oficial? No 9. Coloca sello que indica que fue abierto por DCGD
2
B Pág.6
Conector de página
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Página 5 de 9 RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
10. Realiza el proceso de radicación
10. Si es una comunicación oficial procede a la radicación, Coloca el sello de radicación que contiene: número consecutivo, fecha y hora de recibido, código de serie o subserie, oficina destinataria (código), anexos (si o no), total folios. Si el documento es prioritario debe informar al clasificador para su tramite inmediato.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Recibida)
Lista Códigos de Serie y/o Subserie
11. Realiza el registro en el servidor
11. Ingresa el documento al sistema de la universidad para su debido almacenamiento (Se llenan los registros de información requeridos por el software para su almacenamiento en el servidor de la universidad) y posterior consulta.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Recibida)
12. Si el documento original lo retira el usuario por ventanilla, se diligencia el formato FGD.35.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Despachada)
Control de Correspondencia radicada, despachada y recibida no enviada por GD FGD.35
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Correspondencia Recibida y Clasificador)
Planilla de Entrega de Recomendados FGD.06
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
2
No
El usuario retira el documento original?
Sí 12. Diligencia el formato
Guía para el registro de documentos radicados GGD.02 Formato Consulta de Correspondencia Despachada y Recibida FGD.24
FIN
No
¿Se debe Recomendar? Si 13. Completa la Planilla de entrega de recomendados
3
13. Se registra fecha, número de radicación, número de guía, la empresa de correo que remite el documento, destinatario, dirección del remitente y recoger la firma de recibido.
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Página 6 de 9 DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
14. Clasifica los documentos y ubica en el casillero
14. Ubica las Comunicaciones Oficiales y la Correspondencia en el casillero de la respectiva UAA.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)
15. Organiza los documentos en las bolsas de correo
15. Traslada los documentos a las bolsas de correo y entrega a los mensajeros para la distribución.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador)
16. Entrega bolsa de correo a destinatario
16. De acuerdo al recorrido establecido, el mensajero entrega la bolsa de correo en la respectiva UAA
DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
3
B
No
Listado de Recorridos
Mensajero
El documento Pertenece a Sede UIS Guatiguará? Sí
17. Si el documento va para la sede UIS Guatiguará se diligencia el respectivo formato
17. Diligencia el formato
18. Da lectura a la correspondencia
¿La correspondencia pertenece a la UAA? Sí 4
18. Da lectura a la correspondencia recibida en la bolsa de correo. No
C
Pág.8
Mensajeros
Unidad Académica y Administrativa UAA
Control de envío de correspondencia sede UIS-Guatiguará «Administración Guatiguará, Cinbin y Cintrop» FGD.36
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4
19. La UAA realiza tramitación pertinente.
19. Realiza Tramitación
¿Necesita respuesta?
Unidad Académica y Administrativa (UAA) destinataria
Si
No FIN
Unidad Académica y 20. La Unidad Académica y Administrativa destinataria determina Administrativa (UAA) que UAA debe dar respuesta. destinataria
20. La UAA determina quien es el responsable de dar respuesta
No
¿La respuesta debe darla una UAA diferente? Si
21. Devuelve el documento
22. Prepara respuesta (Antecedente y Respuesta)
5
B Pág.6
21. En caso que la comunicación deba ser contestada por otra oficina, la devuelve a la DCGD.
22. Si la comunicación necesita respuesta y debe ser contestada por la misma oficina, prepara la respuesta y la envía con el documento antecedente a la Dirección de Certificación y Gestión Documental para el trámite correspondiente (radicación y registro de correspondencia despachada).
Unidad Académica y Administrativa (UAA) destinataria
Unidad Académica y Administrativa (UAA) destinataria
Procedimiento de correspondencia despachada PGD.04
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
23. Actualiza en el sistema el campo de respuesta y la UAA destinataria.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5
23. Actualiza el sistema.
24. Devuelve correspondencia a la DCGD
C
B Pág.6
No
24. Si la correspondencia no pertenece a la UAA, ésta debe ser Unidad Académica y devuelta a la DCGD. Administrativa (UAA)
¿La correspondencia es recomendada? Si
25. Registra el redireccionamiento
26. Genera el informe
FIN
25. Se hace el redireccioramiento indicando la UAA a quien va dirigido realmente.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Clasificador) y Mensajeros
26. Una vez terminado el proceso de Correspondencia Recibida y finalizado el mes los auxiliares de Correspondencia y Mensajería reportan el informe respectivo.
Auxiliar de Archivo y Gestión Documental (Registro)
Planilla de Entrega de Recomendados FGD.06
Formato Informe Mensual de Correspondencia Recibida FGD.07
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
1
Noviembre 29 de 2007
Creación del Documento
2
Octubre 29 de 2008
Modificación al contenido
3
4
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Julio 18 de 2014
Inclusión de la definición de Recomendado y una nueva consideración para documentos que requieren tramite prioritario. Modificación del Diagrama de Flujo, Descripción y fortalecimiento de las actividades Responsables y Documentos de Referencia.
Agosto 19 de 2015
Modificación de la actividad 11, Inclusión de las actividades 15 y 26, con el fin de fortalecer el procedimiento. Modificación del Diagrama de Flujo y descripciones, asimismo se referenciaron los siguientes documentos: FGD.24, FGD.35, FGD.36 y FGD.07.
