LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

LA COMUNICACIÓN ESCRITA La comunicación escrita entre personas que se encuentran en lugares diversos se llama correspondencia.     La   correspondencia   está   impregnada   de   un   estilo   que   la   hace   única   e irrepetible.     Estilo   es   lo   característico   o   propio   de   ser   de   una   persona,   aquello   que   lo identifica. Tenemos diversos estilos en cada una de las  especialidades intelectuales o estados sicológicos del hombre, en sus manifestaciones escritas.  Podemos citar varios estilos como el literario, el científico, el diplomático, el familiar, el comercial  y el oficial., entre otros.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL                 Este tipo de correspondencia se realiza entre empresas o entidades con las cuales tienen alguna relación mercantil y entre los clientes de éstas.  Dentro de sus ventajas tenemos que a través de ellas es posible entablar contactos comerciales, ofrecer servicios y productos, poner   en   conocimientos   de   los   demás   alternativas   económicas,   hacer   un   enlace   ente   el consumidor y el vendedor, es menos costosa que una visita personal, además proporciona un registro escrito de las transacciones realizadas.                 Podemos decir que el "Estilo Comercial" es la especial manera de redactar cartas tendientes a poner en contacto intereses económicos, con el efecto de realizar negocios o transacciones comerciales y que esta correspondencia pertenece a la Comunicación Externa de la empresa y  es de carácter formal. CARACTERÍSTICAS Claridad: es un factor importante en la redacción de cartas comerciales, pues el mensaje se debe   transmitir   de   tal   manera   que   el   lector   no   tenga   que   responder   con   una   carta   de aclaración.  Para que una carta sea clara debe expresar en un tiempo mínimo todas las ideas indispensables. Concisión: esta característica implica el empleo de palabras indispensables para hacer que el mensaje sea breve y completo, una carta en que abundan las palabras tediosas hacen que el hombre de negocios no la lea en una forma adecuada, pues le significa una pérdida de tiempo.

1 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

Objetividad: una carta comercial se escribe para lograr un objetivo y por lo tanto, este debe ir implícito en ella y en forma entendible, para que se lleve a feliz término la transacción comercial. Cortesía:  refleja una actitud sincera y cordial que contribuya a crear y sostener la buena voluntad del lector hacia la persona que escribe. Corrección:  implica mantener  una buena  ortografía, evitando errores  de  digitación, mala presentación, mal balance, estructura incorrecta, etc. Cohesión: permite vincular la idea del primer párrafo con la del segundo y así sucesivamente, de esta forma el lector es conducido a través del tema en forma articulada hasta el final de la lectura. Crear Interés: una carta comercial tienen que atraer y mantener la atención del lector de tal manera que este sienta la necesidad de actuar o reaccionar en forma favorable para ello el material debe ser presentado en forma agradable y precisa. Lenguaje   Actualizado:  Evitar   arcaísmos.   Aunque   esto   tampoco   significa   que   se   deban emplear palabras juveniles.

1. Estructura de una carta comercial

A   continuación   vamos   a   ver   la  estructura   y   el   modelo   aplicable   a   cualquier   carta comercial: 

¿Quién escribe? Datos y logo de laempresa emisora.



¿Quién recibe la carta? Incluir datos de la empresa destinataria.



Lugar y fecha: desde dónde se escribe y cuándo



Atención: Nombre y Apellidos de la persona a quien se escribe.



Asunto: de qué se trata 



Referencia: Iniciales significativas para la empresa



Encabezamiento: forma de dirigirte a la persona (formal, informal, familiar...) •

Estimado señor González    1:

•

Muy señores míos:

1 En español ponen dos puntos en el encabezamiento.

2 Correspondencia comercial – Profe Sangoi







•

Estimada Pamela del Río:

•

A la atención del Sr. / de la Sra. Gómez:

Texto: el cuerpo de tu carta •

Su escrito del 14 de septiembre de 2011, etc...

•

Su comunicación telefónica del primero de abril de 2012, etc...

Despedida: •

Con atentos saludos,

•

En espera de su respuesta, le saluda atentamente,

•

Cordialmente,

Firma: Especificar nonbre y apellidos y cargo en la empresa.

Al   finalizar   cualquier   carta   tienes   que   verificar   si   has   tenido   en   cuenta   todos   estos aspectos.

2. Modelo de una carta comercial

       EMPRESA MAYOR Calle Julio 345 1106 Madrid Tel.: +34 *** ** ** ** Fax: +34 *** ** ** ** Skype: empresamayor E­mail: [email protected] www.empresamayor.es

María García Depto. de Contabilidad La Bamba, S.L. – Empresa de simulación C/ Cobalto, n°36­7B 48765 Huesca (España) Tel.: + 34 976 84 89 09 Fax: + 34 976 84 89 09­27 Skype: labamba0 E­mail: [email protected] www.labamba.es

 LOGO

La dirección de tu empresa

Destinatario

Lugar y fecha

3 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

Madrid, 30 de octubre de 2011 Tema de la carta

A la atención del Sr/Sra (nombre y apellidos) Asunto: Solicitud de empleo, pedido, oferta, otros Referencia: (iniciales del departamento/ iniciales de quien escribe la carta Encabezamiento

Estimado/a Sr. / Sra. Pérez / María:

Texto

Me pongo en contacto con Usted / contigo para comunicarle / comunicarte... Despedida

Atentos Saludos,

Firma

Fdo. Esteban Rojas Depto. Comercial

2.1. Frases modelo para el cuerpo de la carta  Introducción y acuse de recibo Hemos recibido su carta del… Recibimos su escrito del… En respuesta a su carta del… Respondemos a su escrito del… Referencia a un asunto Nos referimos a su carta/escrito del… Agradecimiento Le/s damos las gracias por… Participación, aviso  Ponemos en su conocimiento que… Tenemos el placer de comunicarle/s que… Establecimiento de relaciones comerciales A través de la Cámara de Comercio hemos sabido que… 4 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

Hemos tenido conocimiento de que necesita/n2… Nos hemos enterado por el señor / la señora… de que busca/n... Nos referimos a su anuncio publicado en… La dirección de su empresa nos ha sido proporcionada por… Nos permitimos dirigirnos a Ud./Uds. por recomendación de… Nos permitimos escribirle/s a Ud./Uds. por indicación de nuestro común amigo… Petición, solicitud de Por favor, envíenos/envíennos… Le/s rogamos, nos envíen información sobre... Le/s agradeceríamos el envío de... Disconformidad, queja Nos vemos obligados a informarles de que no estamos de acuerdo con... Sentimos mucho tener que comunicarle/les que no estamos satisfechos con… Lamentable no han cumplido lo acordado. No comprendemos los motivos de su actuación. Muy a pesar nuestro, nos vemos obligados a... Sentimos mucho el error que nos señala/n en su carta. Lamentamos lo ocurrido/el incidente. Excusas Le/s rogamos excusen el error cometido. Le/s pedimos excusas por… Anexos Adjunto a la presente les enviamos prospectos. Le/s adjuntamos los documentos siguientes: Cierre y despedida Esperamos que su respuesta sea favorable. Esperamos sus noticias al respecto. En espera de sus noticias, le/s saludamos muy atentamente. Sin otro particular, le/s saludamos muy atentamente. Agradeciéndole/s su atención a la presente, le/s enviamos un cordial saludo…

3. Iniciar negocios con una empresa: solicitud de información Tipo   de   comunicación   escrita   cuyo   objetivo   es   preguntar   sobre   los   aspectos relacionados   con   la   actividad   comercial   del   destinatario,   en   la   cual   se   desea   obtener informaciones   sobre   la   mercadería   o   sus   productos.   Tiene   por   función   el   comparar productos en distintas empresas, para tomar una determinación acerca de lo cotizado.  2 Normalmente emplea la forma plural, excepto que la carta vaya dirigida a alguien en concreto.

5 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

(Tienes la estructura formal de la carta en la página 4, utilízala en tus ejercicios). Asunto: Petición de información

Cómo has sabido de esta empresa

Muy señores míos: 

Nos ponemos en contacto con Ustedes, ya que hemos encontrado su empresa en la página web de Inform. 

Presenta tu empresa

Somos la empresa de simulación Travel with confort, ubicada en la  ciudad de Salzburgo en el centro de Austria. Comercializamos artículos de viaje desde 2000. ¿Qué deseas?

Ya que estamos interesados en sus artículos, les rogamos nos envíen su catálogo así como  la lista de precios. También les quedaríamos muy agradecidos si incluyeran las condiciones de entrega y pago. 

Consulta

Nos preguntamos que, por si ser nuevos clientes, podríamos obtener un descuento en nuestro pedido. En nuestra empresa de simulación es muy habitual. 

Despedida

Dándoles las gracias por adelantado, les saludamos atentamente,

Jorge Ruiz Departamento de Compra .

4. Respuesta a una solicitud de información

  Es aquella que envía la empresa que ha sido consultada, en el texto explica todo lo relativo a la mercadería y deja en claro las condiciones de pago, tanto al crédito como al contado, así mismo, se encarga de interesar al potencial cliente, ofreciendo algún tipo de 6 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

garantía adicional al servicio, para conseguir que éste finalmente se decida por realizar la compra en su entidad.

Fraseología general • • • • • • • • • • • • •

Uno de nuestros clientes, el Sr. Durán, nos ha facilitado su dirección.  El Sr. Rodríguez, uno de nuestros interlocutores, nos ha recomendado su sociedad (nos ha pasado su dirección). Nos referimos a su anuncio publicado en El País el 18 de marzo. En relación a su carta / circular del 12 de marzo le/s damos las gracias. Me refiero a la entrevista de trabajo mantenida con Usted/es durante la feria celebrada en Italia. Como deseamos ampliar / completar nuestra paleta de productos...  Ya que estamos renovando nuestra gama de productos... ...le/s rogamos, nos envíen su lista de precios así como el catálogo junto a algunas muestras. Como nuestro stock de... está prácticamente agotado, les rogamos... Además, nos gustaría conocer sus condiciones de entrega y pago. …bien posicionado en el mercado Quedamos a su disposición para cualquier aclaración. Si nos  concedieran  un descuento  por ser nuevos  clientes, realizaríamos  un primer pedido.

Fraseología de condiciones de entrega y pago a) Condiciones de pago 

   

El pago se efectuará dentro de los próximos días 30 a partir de la fecha de factura por transferencia bancaria. Si se realiza al contado, obtendrá el 5% de descuento sobre el importe   neto.   La   empresa   se   reserva   el   derecho   de   propiedad   sobre   el   artículo   o producto hasta que el cliente no haya abonado la factura. Todas las entregas intracomunitarias3 quedan exentas de tasas. Rogamos el pago inmediato de la presente factura. La mercancía se abonará en el momento de la entrega. En caso de demora en el pago se aplicará un recargo del 3%.

b) Condiciones de entrega     

El envío será franco a domicilio y contra reembolso. Los accesorios se entregan a domicilio siempre que el pedido sea superior a 150 euros. La entrega es gratuita.  En caso de producirse otra demora en la entrega anularíamos el pedido. La mercancía será expedida por carretera.

3 Dentro de la Unión Europea.

7 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

c) Internet Encontrará   ofertas   actuales   así   como   más   información   sobre   nosotros   y   nuestros productos en nuestra página web. Visítenos en http://www.empresamayor.es

6. Pedido En esta carta realizas un pedido a partir de la oferta que te ha mandado una empresa.

Asunto: Pedido de perfumes Agradecer la llegada de la oferta

Estimados señores:

Les damos las gracias por su oferta del 15 de enero del presente así como por las  muestras enviadas. Ya   que   la   calidad   de   sus  perfumes  nos   ha   satisfecho   plenamente,   deseamos   efectuar   el siguiente pedido según las condiciones de su oferta: Cursar el pedido

­ 10 frascos de Chan, nº 35   Precio: 200 euros el estuche de 5 unidades de 100 ml. ­ 20 miniaturas de Voyage, nº 15   Precio: 10 euros la caja de 10 unidades de 10 ml.

Envío

Debido a la gran demanda que tenemos de sus productos, les rogamos nos envíen lo antes Pago posible el pedido.  El pago se ejecutará por transferencia bancaria al recibir la mercancía.  Confirmación del pedido

Así mismo solicitamos la confirmación del siguiente pedido por escrito.  Dándoles las gracias por adelantado, les saluda atentamente,

(firma) 8 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

p.p. Juana Fuertes Departamento de Venta

Anexo: Adjuntamos su oferta n° 2242

7.  Confirmación de pedido En este tipo de cartas se confirma el pedido. También se debe incluir si existe alguna demora, error o problema.

Asunto: Confirmación del pedido nº 983 Envío del pedido

Estimados señores:  Nos ponemos en contacto con ustedes para agradecerles su pedido. Próximamente recibirán los artículos siguientes:  Modelo

Referencia

Cantidad

Precio por unidad

Cámara de vídeo

 ATP

       3 

200 euros

Teléfono móvil 

 HIUZ

       8 

800 euros Suma  5400 euros Transporte y plazo de entrega

El envío se realizará por  transporte terrestre  y el plazo de entrega tendrá lugar a franco domicilio el próximo lunes, día 15 de octubre del presente. Demora en la entrega

 

Como   podrán   observar   en   la   relación   de   artículos4,   no   podemos   suministrar   más   de  3 unidades de cámaras de fotos, ya que el producto se encuentra agotado actualmente. Por ese motivo   les   enviaremos   las   otras  7   cámaras  que   faltan   dentro   de  dos   semanas.   Además obtendrán un 5% de descuento como cortesía. 

Posible anulación

4 Listado de artículos.

9 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

Si desean anular el pedido, les rogamos nos lo comuniquen lo antes posible.

Les saluda atentamente, Teresa Rovira Sanz Departamento de Exportación

8.  Envío y factura En este tipo de cartas se comunica el envío del pedido solicitado y así mismo se manda la factura correspondiente.

Asunto: Envío del pedido del 12 de febrero de 2012     Ref. 9980

Distinguida Sra. Moreno: 

Cursar pedido

Le   comunicamos  que   su  pedido   del  13  de  abril  ya  ha  sido  cursado   y  que  así  mismo   la mercancía va a ser transportada por la agencia DHL. La entrega está prevista dentro de tres Factura

días. 

Nos permitimos incluir la factura nº 876 por la cantidad de 1.340 euros que se deberá abonar dentro de los 10 siguientes días a partir de la fecha de entrega de la mercancía. Aprovechamos la ocasión para incluir un vale descuento por valor de 50 euros que podrán canjear en su próximo pedido.

Futuro descuento

En espera de que el envío llegue en buenas condiciones, le saludamos atentamente,

(firma) Juan Durante Flores Departamento de Venta

Llegada del envío y despedida

10 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

Anexo: Factura nº 876            Vale de descuento

9.  Carta de reclamación o queja   De toda la correspondencia comercial la carta de reclamo son las que merecen mayor cuidado y argumentación en su redacción, pues representan una queja formal.  Esta misiva la escribe el cliente cuando considera perjudicados sus intereses y plantea en ella su reclamación esperando obtener la solución adecuada, que él mismo sugiere o que deja criterio de la otra empresa Al formular nuestro reclamo debemos tener presente que su motivo corresponda a un estricto sentido de justicia y de ética comercial.  Si la mercadería perdida o averiada es poca o de mínima cantidad, o su monto es insignificante, no vale la pena formular un reclamo, pero si el monto del daño merece consideración, no debemos dudar en plantear nuestro reclamo, detallando con precisión en qué consiste, su valor y cantidad que debe sernos indemnizada. Debe argumentarse con cortesía y seriedad, es conveniente indicar las pruebas en que se fundamenta   la   pérdida,   tales   como   hojas   de   pedido,   guías,   facturas,   recibos,   testimonios reales, etc. Las cartas eficaces de reclamación deben reunir cinco características: Fundamento: La queja debe obedecer a un hecho real. Especificidad: El enunciado de la reclamación, como el ajuste solicitado debe ser exacto y explícito; es decir, deben manejarse datos concretos como quién, qué, cuánto, cuándo, dónde. Firmeza:  La   reclamación   deber   expresarse   en   un   tono   de   completa   seguridad,   sin vacilaciones. Serenidad: Por más que el reclamante tenga toda la razón, su exposición debe ser planteada con calma, sin enojo. Prontitud: Producida la dificultad el cliente debe reclamar de inmediato.   La carta de reclamación se ajusta por lo común al siguiente esquema.

11 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

1­  Planteamiento  de  la  situación:   Es   necesario   que  el   emisor,  de   modo  cortés   y  positivo actualice la operación realizada, para que el destinatario recuerde lo sucedido y tenga una visión clara del hecho. 2­   Fundamentación   de   la   queja:   Se   expresa   la   reclamación   en   forma   precisa   y   concreta, mediante hechos objetivos y razones irrefutables (que no se pueden desmentir). 3­   Propuesta   de   arreglo:   El   emisor   sugiere   la   solución   más   atendible   para   él.     En   otras ocasiones, deja el arreglo al buen criterio de la empresa. 4­   Final   diplomático:   Una   despedida   cordial   contribuye   al   mantenimiento   de   relaciones armónicas.

Ejemplo de queja por falta de pago de una factura  En esta carta se lleva a cabo un aviso (recordatorio de pago), una llamada de atención, por no haber pagado la factura a tiempo (demora en el pago). Ya que desconoces las causas del impago debes mantener siempre un tono formal en la carta.

Asunto: Reclamación por falta de pago Recuerdo del pago

Muy señores nuestros:  Les  recordamos  que el saldo de su cuenta sigue siendo positivo a   favor nuestro por un importe de 2.085 euros. Con tal motivo volvemos a adjuntar la factura nº 3439. Frase tranquilizadora

Estamos   convencidos   de   que   se   trata   de   un   retraso   por   acumulación   de   trabajo   en   el Departamento de Contabilidad.

Exigir el pago

Así pues, les rogamos ingresen el importe de la factura lo más pronto posible para poder continuar con nuestras tareas contables. Disculpa en caso de haber pagado

12 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

Les   rogamos   que,   si   al   recibo   de   la   presente   ya   han   efectuado   el   pago,   no   tengan   en consideración la presente carta.

Para cualquier aclaración no duden en contactarnos.

Muy atentamente, Juan Salgado Departamento de Contabilidad

Ejemplo de queja por retraso en la entrega Esta  carta se lleva a  cabo cuando  la mercancía no ha  sido todavía  suministrada a tu empresa. Recuerda que, a pesar de todo, el tono debe ser  formal y educado.

Asunto: Reclamación por retraso en la entrega del pedido U/I8 A la atención del Sr. Director Falta de entrega

Estimado don Francisco: 

Ponemos   en   su   conocimiento   que   el   pedido   con   la   referencia   U/I8   todavía   no   ha   sido suministrado a nuestra empresa el pasado 12 de octubre según lo acordado. Consecuencias para tu empresa

Si   no   recibimos   la   mercancía   próximamente,   nuestra   empresa   no   podrá   satisfacer   las necesidades de nuestros exigentes clientes, corriendo incluso el riesgo de perderlos.  Consecuencias para empresa sumnistradora

Ante la grave situación en la que nos encontramos, le rogamos acelerar la entrega del pedido. En   caso   contrario   nos   veremos   obligados   a   cancelar   el   pedido   así   como   a   exigir   una indemnización por los daños causados.  13 Correspondencia comercial – Profe Sangoi

En espera de sus noticias, le saludamos atentamente. Roberto Pérez Gil Director de Zepellin

14 Correspondencia comercial – Profe Sangoi