APUNTE COMBINAR CORRESPONDENCIA – MICROSOFT WORD 2003

COMBINAR CORRESPONDENCIA Microsoft Office Word nos provee una herramienta muy útil que nos permite incluir en un documento, datos que se encuentran almacenados en otro lugar. De esta forma logramos obtener copias del mismo documento pero con datos diferentes. Ejemplo: Si necesitamos escribir una nota que irá destinada a varios jefes de departamento, podemos escribir el texto fijo (el que se repetirá en todas las notas) y luego utilizar la Combinación de Correspondencia para generar los datos variables (en este ejemplo, los datos de cada jefe de departamento). De esta forma lograremos generar automáticamente todas las notas distintas para cada jefe de departamento.

Documento principal y Origen de los datos De lo anterior deducimos que para combinar correspondencia necesitamos de 2 elementos fundamentales: El documento principal: Contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de los datos. El origen de los datos: Es el lugar donde se encuentran almacenados los datos que vamos a usar en el documento principal. Veremos cómo realizar la combinación para cartas o notas, pero el alumno podrá observar que también se pueden generar otro tipo de documentos.

Procedimiento Para comenzar, deberemos disponer del texto fijo. Si ya tenemos un texto redactado en Word, sólo deberemos abrirlo. Caso contrario, abrimos un documento en blanco y lo redactamos. Luego, para comenzar la combinación de correspondencia, deberemos dirigirnos al menú Herramientas, Cartas y correspondencia, Combinar

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correspondencia…Esto nos abrirá un asistente del lado derecho de la ventana. En el mismo tendremos que seguir 6 pasos:

Paso 1 de 6: Elegir el tipo de documento:

Aquí podemos observar que efectivamente se puede trabajar sobre otros tipos de documentos diferentes a las cartas (sobres, etiquetas, lista de direcciones). En nuestro caso, vamos a elegir la opción carta, y hacemos clic en Siguiente.

Paso 2 de 6: Seleccionar el documento inicial En este paso debemos seleccionar el documento que contendrá el texto fijo. En nuestro caso, la opción que deberemos seleccionar es Utilizar el documento actual, porque como dijimos al principio, nuestro documento principal es el que abrimos al comenzar. En caso contrario, tenemos otras dos opciones:

Empezar a partir de una plantilla: Podremos acceder a una serie de plantillas preestablecidas para generar nuestro documento principal. Página 2 de 6

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Empezar a partir de un documento existente: Nos permitirá buscar y abrir un documento diferente al actual. Dejamos seleccionada la primera opción y hacemos clic en Siguiente.

Paso 3 de 6: Seleccionar a los destinatarios En este paso tenemos que seleccionar el origen de los datos. Los datos pueden provenir de diferentes fuentes. •

Utilizar una lista existente: puede ser una tabla de Access, un archivo de Excel, una tabla en otro documento de Word, etc. Desde la opción Examinar podremos buscar el archivo que contiene el origen de los datos.

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Seleccionar de los contactos de Outlook.

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Escribir una lista nueva: Si aún no tenemos una lista creada, hacemos clic en Crear y nos permitirá introducir los valores en la lista.

Supongamos que tenemos los datos cargados en un archivo de Excel, entonces deberemos elegir la primera opción, hacemos clic en Examinar, buscamos nuestro archivo y cuando hacemos clic en abrir se nos abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

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Aquí veremos los datos que se combinarán. Aceptamos y luego en el asistente hacer clic en siguiente.

Paso 4 de 6: Escribir la carta. En este paso se puede redactar el documento (si aún no se ha hecho). Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Una vez completado el documento, hacemos clic en Siguiente.

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Paso 5 de 6: Vista Previa En este paso podemos visualizar las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Con los botones > podemos ir alternando entre cada una de las cartas generadas. Si poseemos muchas y queremos ver alguna en particular, disponemos de la opción Buscar un destinatario que nos abrirá un cuadro de diálogo donde podemos introducir el campo buscado. También se pueden realizar cambios como: •

Editar lista de destinatarios: desde allí podremos realizar acciones como: modificar, agregar, eliminar datos, etc.

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Excluir al destinatario: Eliminará de la combinación al destinatario actual (no lo

eliminará del origen de datos, sólo de la combinación resultante). Luego de realizar los cambios necesarios, hacemos clic en siguiente.

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Paso 6 de 6: Completar la combinación. Para imprimir las cartas directamente hacemos clic en Imprimir… Si queremos guardar el documento resultante con todas las cartas generadas, hacemos clic en Editar cartas individuales… Nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si deseamos que el documento contenga todas las cartas, elegimos Todos. Si en cambio, sólo queremos el registro actual, elegimos Registro actual. Si queremos un rango específico, lo indicamos en los campos Desde y Hasta. Cualquiera de las opciones elegidas nos abrirá un documento nuevo con las cartas elegidas que podremos guardar.

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