UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

GENTE, CIENCIA, COMPETENCIA Y HONESTIDAD UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentale...
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GENTE, CIENCIA, COMPETENCIA Y HONESTIDAD

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Organización

de

Archivos

de

Gestión

y

Transferencias Documentales

Introducción La Unidad de Archivo y Correspondencia pone a disposición de los servidores públicos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, la Guía para la Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales, con la finalidad de ofrecer pautas generales que permitan establecer la organización documental aplicando los principios archivísticos. Se aborda así un proceso partiendo del ciclo vital de los documentos, algunos conceptos archivísticos, recomendaciones para organizar los archivos de gestión, (¿cómo realizar consultas en el archivo central?) y manejo de correspondencia. Objetivo General: Normalizar el manejo de los archivos de gestión para orientar a los servidores públicos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses y hacer más eficiente la organización documental. Objetivos Específicos: . Proporcionar herramientas archivísticas necesarias para una adecuada gestión de los documentos generados y recibidos en el INMLCF en el desarrollo de su gestión. . Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos desde los archivos de gestión en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. . Sensibilizar a los servidores públicos del INMLCF sobre la importancia del manejo y organización documental y a su vez la responsabilidad y sentido de pertinencia que debe tener en el desarrollo de sus labores. . Crear conciencia Institucional sobre la importancia, organización y manejo de los archivos.



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Archivo

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Correspondencia

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CONTENIDO

Página Introducción..........................................................................................2 Objetivo General....................................................................................2 Objetivos Específicos…………………………………………………………….....2 Ciclo Vital del Documento……………………………………………………….. 4 Conceptos Archivísticos………………………………………………………….. 4 Recomendaciones para Organizar el Archivo de Gestión y Realizar Transferencias Documentales…................................................6 Control Préstamo de Documentos.......................................................10 ¿Cómo realizar Consultas en el Archivo Central?..................................12 Para el Manejo de Correspondencia, Tenga en Cuenta..........................13 Bibliografía..........................................................................................15

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Transferencias Documentales

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesa un documento desde su creación y conservación en el archivo de gestión hasta su disposición final en el Archivo Central o Histórico.

Archivo de Gestión

Archivo Central

Archivo Histórico

Valores Primarios

Valores Secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico

Cultural Histórico Científico

CONCEPTOS ARCHIVO Local en donde se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y los mueble (s) que los contienen (carpetas, guías, etc.). ARCHIVO DE GESTIÓN (ARCHIVO ACTIVO) Es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. ARCHIVO CENTRAL Unidad administrativa donde se agrupan y custodian los documentos transferidos o trasladados por los diferentes archivos de gestión del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. ARCHIVO HISTÓRICO Es aquel al que se transfiere la documentación del archivo central, que por decisión del correspondiente Comité de Archivo y de acuerdo con



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las tablas de retención documental debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. DOCUMENTO Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. GUÍA: Documento que incluye datos del remitente, destinatario y del envío como tal. Dado que la guía incluye el número de identificación del envío; no es adecuado que un envío tenga sticker y guía al mismo tiempo. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Herramienta archivística que permite organizar la documentación recibida o generada por una unidad productora de documentos, y a su vez asignar tiempos en el archivo de gestión, archivo central y darle una disposición final a los documentos. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de una misma unidad orgánica en el ejercicio de sus funciones. SUBSERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. TIPO DOCUMENTAL Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Se define como la remisión de documentos de los archivos de gestión o de oficina al central, y de éste al histórico, de acuerdo con las tablas de retención documental aprobadas por el Archivo General de la Nación (Acuerdo No. 032 del 12 de Noviembre de 1999 y Resolución 0003352000INMLyCF por la cual se adopta la aplicación de la TRD - Tabla de Retención Documental).

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Transferencias Documentales

RECOMENDACIONES PARA ORGANIZAR EL ARCHIVO DE GESTIÓN Y REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES . Tenga en sus manos la Tabla de Retención Documental, elaborada especialmente para su Unidad Organizacional.

INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES HOJA: 1 de 3 CODIGO: 54010 APROBADA: CAC Acta 01 - 2010 - 07 - 01

UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCIÓN REGIONAL BOGOTÁ OFICINA PRODUCTORA: LABORATORIO DE EVIDENCIA TRAZA CODIGO 54010,1

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

DISPOSICIÓN CT

E

M

S

INFORMES

54010.1.1 Informes Pericial de Laboratorio *Oficios Petitorios y/o interconsulta *Anexos remitidos por la autoridad *Registro de Cadena de Custodia (en el caso que la evidencia se agote) *Formato de toma de muestra de residuos de disparo *Reportes instrumentales y/o fotograficos (CD) *Hoja de analisis Quimico *Informe pericial *Interpretación de resultados para residuos de disparo *Recomendaciones para recolección de evidencias *Otras solicitudes *Respuesta a solicitudes *Registros intrumentales analisis Residuos de Disparo 54010.1.2 Informes Estadisticos *Informe 54010.1.3 Informes de Gestion *Informe 54010,5

RETENCIÓN Archivo Archivo Gestión Central

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA CALIDAD

3

27

X

X

5

0

X

5

0

X

5

0

X

*Libro Control (bitácora) Espectrometro de Masas con Plasma Acoplado Inductivamente (ICP/MS) X Serie II *Libro Control (bitácora) Sistema para medir índices de refracción en vidrios GRIM 3 *Libro de ingreso de personal ajeno al laboratorio de Evidencia Traza

Convenciones Conservación total CT = Eliminación E= Microfilmación M= Selección S=

OBSERVACIONES Los casos en los cuales el Informe pericial de Laboratorio, se considere prueba en una investigación judicial, estos se marcarán con la palabra HISTÓRICO, desde el archivo de gestión. Ley 890 de 2004 Art.14 : Concepto Oficina Jurídica.Ley 57 Art.13 de 1985.

Una vez cumplido cinco años en archivo de gestión, se eliminarán los informes estadísticos y de gestión, porque han cumplido el trámite correspondiente según Acta 004-2008-CAC

Una vez cumplido el tiempo en archivo de gestión se eliminarán, previa autorizacion del comité de Archivo y Correspondencia (Con inventario y acta de eliminacion).

Firma Jefe de Oficina: Nombres y Apellidos:

Johanna Castro Pineda

Fecha: 2010-07-01

. El cronograma de transferencias se elaborará una vez al año y será difundido previamente por el coordinador de la unidad de archivo y correspondencia. . Organice los documentos de acuerdo con la información de series, subseries y tipos documentales de su tabla de retención documental; aplicando el principio de orden original. . No transfiera al archivo central los documentos que usted no ha producido o que no se encuentran en su tabla de retención documental (Ej.: Documentos de apoyo como: Leyes, Resoluciones, Circulares, etc., si no aplica). . Las Unidades Productoras de documentos deben transferir al archivo central aquellas series documentales que hayan cumplido su tiempo según lo señalado en la tabla de retención documental. Se debe remitir las series con sus tipos documentales ordenados, respetando los principios de procedencia y orden original.



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. Se debe quitar todo material metálico como: grapas, clips, ganchos de legajar y elementos extraños, es necesario transferir la documentación limpia para garantizar su conservación . Los documentos se deben foliar en la parte superior derecha de la cara recta del folio, en el mismo sentido del texto del documento con lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe foliar las pastas, separadores y hojas guarda en blanco; en caso de tener varias numeraciones se debe pasar una línea diagonal sin dañar la originalidad del número y escribir el número correcto así:

4 3

2 3

1 4

. Establezca en su Unidad Organizacional Productora de documentos un sistema de ordenación alfabético (de la “A” a la “Z”), numérico (1 a n en forma de libro) y cronológico (de enero a diciembre); o el que se adapte a la organización documental de su unidad organizacional productora, así mismo, marcar las carpetas, gavetas y archivadores con las series y subseries de acuerdo con la tabla de retención documental elaborada para la Unidad Organizacional Productora de Documentos. . Realice la depuración de los documentos (duplicidad de copias y borradores o manuscritos, dejando la copia mas legible); así mismo, desdoblar o desarrugar los folios que se encuentran en mal estado, cuando el documento se encuentre roto, por ningún motivo ponga cinta pegante de cualquier clase, debe usar cinta invisible o mágica, uniendo estratégicamente las partes rotas con trozos de ½ cm, preferiblemente por el dorso, evitando ocultar información. Si desconoce la forma de repararlos déjelos en las condiciones que se encuentren los documentos.

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NO DOBLAR

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NO PEGAR CUALQUIER CINTA

. Si detecta en su unidad organizacinal productora algún problema específico de conservación o preservación (hongos, humedad u otros), aíslelo e informe inmediatamente al archivo central para su seguimiento. . Teniendo presente que los documentos deben ir alineados en la parte superior y lado izquierdo, evite doblar el sobrante en el extremo inferior, en caso necesario, no haga el dobles sobre lo escrito, busque siempre un espacio en blanco en la parte inferior del documento para doblarlo, preferiblemente haga un dobles en sentido horizontal.

. Así aparezca en su Tabla de Retención Documental que ha cumplido el tiempo y su disposición final sea eliminación, no destruya documentación sin autorización del Comité de Archivo y Correspondencia y sin conocer totalmente sus valores primarios y/o secundarios. Por favor elabore inventario en el “formato único de inventario documental” de los documentos a eliminar, luego envíe una solicitud al Comité de Archivo y Correspondencia.



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. De existir fotografías, se deben foliar una a una al dorso y guardar en un sobre blanco, identificando: número del caso, el total de fotos incluidas; el sobre se contará como un folio más. . Las placas de rayos X, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben guardarse en un sobre de protección, el cual se marcará con el número del caso y número total de unidades y se foliará antes de almacenar el material para evitar marcas. . Los documentos no se deben perforar, lo mejor es coserlos por paquetes según la cantidad que pueda abarcar la cosedora normal (Por ningún motivo utilice cosedora industrial), es necesario hacer la marcación a cada paquete así: 1 de n utilizando el papel protector de 2x5cm (cuando sea mayor a un (1) folio) y pegue únicamente un gancho, cuidando que no rompa ni dañe el documento. No ponga los ganchos siempre en el mismo lugar empiece a distribuirlos del margen superior izquierdo hasta la mitad del borde superior de los documentos. Cuando deba perforar los documentos favor alinearlos en la parte superior y lado izquierdo, tomando como base para la perforación el papel tamaño oficio.

. Cuando existan documentos muy pequeños, se debe pegar varios en una hoja tamaño oficio o carta, evitando ocultar la información que tenga al dorso (pegándolo de los extremos). Al final de la hoja se anuncia cuantos documentos van pegados y se numera como un folio. Ejemplo con información al dorso.

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Transferencias Documentales





. Cuando haya documentos en papel químico (fax, recibos de almacenes de cadena, etc.), NO ARCHIVAR, se debe fotocopiar, debido a que el papel químico se borra con el tiempo y además contamina los documentos (Circular No. 001-97-CA). . No envíe documentos borradores. Circular 001-96-CA “Los borradores de dictámenes que elaboren los peritos en ejercicio de sus funciones, una vez sean transcritos y firmados, serán devueltos al perito para que proceda a destruirlos o guardarlos en su archivo personal fuera de la Entidad”. . En caso de que existan documentos empastados, libros, revistas, etc., foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de foliar a mano. . NOTA: No se debe utilizar A-Z para el almacenamiento de la ducumentación.* . Elabore la portada de cada carpeta incluyendo como mínimo nombre de la Unidad Organizacional Productora de Documentos, nombre y año de la serie, nombre de la persona que organizó y fecha de elaboración. . En la Unidad de Archivo y Correspondecia pida el formato “Solicitud de Unidades de Conservación para archivos”. Diligéncielo teniendo presente que para cada caja necesita tres (3) carpetas. Es importante que en el formato aparezca nombres, apellidos y firma del Jefe o Coordinador de la Unidad Organizacional productora. . Ubique tres (3) carpetas dentro de la caja X100, para que las carpetas no queden saturadas o con pocos documentos primero haga el lomo

* Manual de Archivística - Primera Fase: Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Pág. 158.

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de la carpeta, y ponga una cantidad de documentos hasta el límite del lomo y fólielos. Numere las carpetas 1, 2 y 3, de izquierda a derecha, organizándolas en cada una de las cajas X-100 suministradas para la transferencia. Repita el procedimiento con cada caja que requiera utilizar.

CONTROL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Cuando preste documentos diligencie la ficha “AFUERA” y archívela en reemplazo del documento. Al regresar el documento, retire la ficha y sitúe el documento en su lugar, registrando en la ficha nombre y firma de quien recibe en el archivo con fecha (aaaa - mm - dd) y hora de devolución. Ficha afuera

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Al prestar u organizar los documentos esté pendiente de unificarlos aplicando el principio de orden original; es decir, que tengan relación entre sí formando un expediente y que se archiven en el año más reciente dejando en su lugar una “TARJETA FIJA” debidamente diligenciada para cuando los necesite, los ubique fácilmente. Cara A (Para uso en los Archivos de Gestión)

Cara B (Unicamente para uso en los Archivos Centrales)

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.. Toda transferencia deberá ir acompañada de: . Inventario único documental, en el que se relacionen las series y subseries documentales, consignando las fechas extremas (fecha inicial y fecha final) y el número de folios. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL HOJA N°._1_ DE_8_

UNIDAD ADMINISTRATIVA : OFICINA PRODUCTORA:

DIRECCIÓN REGIONAL BOGOTÁ GRUPO DE LOFOSCOPIA

OBJETO: TRANSFERENCIA:

REGISTRO DE ENTRADA

PRIMARIA

AÑO: 2004 NUMERO DE

CODIGO

ORDEN 1

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS

53020,1

FECHAS EXTREMAS INICIAL

FINAL

UNIDAD DE CONSERVACION CAJA

CARPETA

DICTAMENES DE DACTILOSCOPIA

2003

2004

X

X

"

2003

2004

X

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2

TOMO

AÑO

MES

DIA

2010

4

15

NUMERO OTRO

DE

3

DE

Papel

Esporadica

"

"

3

"

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2004

X

X

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"

"

2003

2004

X

X

"

"

"

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2004

X

X

6

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"

"

2003

2004

X

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4

"

"

7

"

2003

2004

X

X

7

"

"

8

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2003

2004

X

X

7

"

"

9 al 15

"

"

"

2004

2004

X

X

7

5 6

16

" "

18

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19

"

2004

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X

X

4

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"

"

"

"

"

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20

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2003

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X

X

4

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"

21

"

2004

2004

X

X

9

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2004

2004

X

X

5

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23

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2004

2004

X

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9

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"

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2004

2004

X

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4

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2004

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5

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2003

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28 al 33

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5

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"

"

"

39

"

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X

X

5

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2004

X

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8

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41

"

2004

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"

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3

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X

5

43 al 48

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71

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6

80

" "

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Unificado en protocolo Unificado en protocolo Unificado en protocolo Unificado en protocolo

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Se anexan Fotos

"

"

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Unificado en protocolo

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NOTAS

CONSULTA

4

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Nº TRANSFERENCIA

FRECUENCIA SOPORTE

FOLIOS

"

"

"

"

"

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X

X

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unificado en protocolo

unificado en protocolo

unificado en protocolo

Unificado en Protocolo unificado en protocolo

unificado en protocolo

unificado en protocolo

unificado en protocolo

Unificado en protocolo

. Acta de Transferencia Documental, firmada por el servidor público que entrega, servidor público que recibe y por los jefes o coordinadores de las Unidades Organizacionales Productoras de Documentos. ELABORADO POR: MONICA I. GARZON PINEDA

ENTREGADO POR: MONICA I. GARZON PINEDA

RECIBIDO POR:

CARGO: TECNICO FORENSE

CARGO: TECNICO FORENSE

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FIRMA:

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LUGAR Y FECHA 15/04/2010

LUGAR Y FECHA: 15/04/2010

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¿CÓMO REALIZAR CONSULTAS EN EL ARCHIVO CENTRAL? . Para consultar en sala o solicitar en calidad de préstamo documentos, es necesario requerir en la Unidad de Archivo y Correspondencia el “Formato Único Solicitud Préstamo de Documentos” y diligenciarlo con la información requerida (con Vo. Bo. del Jefe o Coordinador Inmediato de la Unidad Productora).

. Las personas naturales deben traer solicitud escrita registrando nombres y apellidos completos, número de cédula con la fecha de expedición, número telefónico, dirección de residencia e indicar el motivo de la consulta. . Las entidades y autoridades deben remitir solicitud escrita dirigida al Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses e indicar el motivo de la consulta.

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. La solicitud (institucional) debe ser enviada con un (1) día de anterioridad. El tiempo de respuesta será máximo de un (1) día, en caso contrario, se dará aviso al solicitante. . Al recibir el documento es importante verificar que contenga la cantidad de folios anunciados. . El tiempo de préstamo del documento es de máximo ocho (8) días hábiles (institucional). . Al devolver el documento, esperar hasta que el archivista verifique que regresa la misma cantidad de folios prestados. En caso de anexar más documentos, informar para que los registre en el formato único de solicitud de documentos. . Cuando se hagan consultas con fines de investigación, debe presentar oficio de autorización por la Unidad Organizacional Productora respectiva. . Al consultar un número superior a diez (10) documentos, debe relacionar en un oficio los casos que desea revisar y este debe estar firmado por el coordinador o jefe de la Unidad Organizacional Productora, si es consulta externa anexar la solicitud de la entidad. . No debe subrayar ni hacer anotaciones en los documentos que está consultando. . No se suministra información telefónica, las consultas se deben hacer directamente en la Unidad de Archivo y Correspondencia.

PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA, TENGA EN CUENTA: . Al recibir la correspondencia por la empresa 472 La Red Postal de Colombia, servicio Corra, debe registrarse en cada guía o planilla el nombre de quien recibe, fecha (aaaa/mm/dd) con fechador y la hora de recibido. Una vez verificada la correspondencia, las guías deben devolverse de inmediato en la misma valija (Recuerde que las valijas deben estar en tránsito constante, regréselas llenas o vacías). . Los sobres o paquetes deben estar correctamente empacados y sellados Al elaborar los sobres, recuerde: . El remitente va anotado en la parte superior izquierda del sobre (nombres y apellidos completos, Laboratorio o Unidad OrganizacioUnidad

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Transferencias Documentales

nal Productora, Dirección, Ciudad, Departamento). . El destinatario en el centro del sobre (Nombre del destinatario, Laboratorio o Unidad Organizacional Productora, Dirección, Ciudad, Departamento). . Referencia o Asunto: Número del caso y/o Número de Oficio. . Cuando la correspondencia contenga anexos (fotografías, documentos, CD, etc), se debe registrar el número de documentos o elementos que remite al final de la firma del oficio. . Cuando el envío sea por correo certificado con franquicia, no olvidar poner el sello de FRANQUICIA en el sobre y en la planilla, en razón a que este servicio no le genera costo al Instituto, siempre y cuando usted colabore poniendo dicho sello. . Cuando envíe elementos materia de prueba debe forrarlos en bolsa plástica (esto para evitar que se puedan contaminar otras muestras o ducumentos del mismo envio), no enviar en la misma caja otras muestras para diferentes laboratorios. Introducir la cadena de custodia y el oficio en un sobre, pegarlo en la parte lateral de la caja o paquete forrar con papel kraft y sellar. Pegar encima del sobre el membrete con los datos del destinatario especificando el nombre del laboratorio al que va dirigido, así:

. Cuando tenga que enviar documentos, fotos, CD, necrodactílias, historias laborales, etc., elaborar oficio remisorio y al final de la firma anunciar qué anexos envía; este oficio es importante debido a que en la oficina de Correspondencia se debe dar un número de radicación a todo documento que llegue. . Los documentos recibidos vía fax (papel químico) a cualquier Unidad Productora de documentos, se deben fotocopiar (Circular 01-CAC1997) y llevar a la oficina de correspondencia para radicarlo.

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Nota: Dando cumplimiento a la Circular No. 031-2002-DG. Correspondencia Personal, recuerde que los servidores públicos deben suministrar la dirección de su residencia para recibir la correspondencia personal. . Recuerde que usted, en ejercicio de sus funciones como servidor público, es el directo responsable por la producción y conservación de documentos. (Ley 594 de 2000.)

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BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Diccionario de Archivología. Bogotá, 1992. Gestión Documental: Mini/Manual No. 3. Bogotá: AGN, 1996. 30p. Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos Manual de Archivística. Primera Fase: Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá: 2006. 186 p. Organización de Documentos de Archivo: Mini/Manual No. 1. Bogotá,1995. 29p. Ordenación Documental: División de Clasificación y descripción. Bogotá, 2003. 36p. Reglamento General de Archivos. 3ra ed. Bogotá, 2003. Relación de normas sobre archivos en Colombia. Bogotá:, 2004. Tablas de retención y transferencias documentales, Mini/Manual. 2ª ed. No. 4. Bogotá, 1998. 87p.

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INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES Dirección General lUZ JANETH FORERO MARTÍNEZ Subdirección Administrativa y Financiera JOSÉ CAMILO GUZMÁN SANTOS Subdirector Administrativo y Financiero - Presidente Comité de ArchivoMARÍA DEISY RAMÍREZ VÁSQUEZ Jefa División Administrativa LUIS GERMÁN ORTEGA RUÍZ Jefe Oficina Jurídica ARGEMIRO UNIBIO ÁVILA Jefe Oficina de Planeación MARTHA LUCIA AYALA MORA Jefa División de Informática JORGE ENRIQUE GARZÓN MORENO Coordinador Unidad de Archivo y Correspondencia. - Secretario Elaborado por: MYRIAM CAÑON GUZMÁN UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Colaboradores: José Joaquín Gutiérrez González Blanca Derly Fernandez Cardozo Cesar Germán Díaz Sarmiento Lilian Patricia González Ayala

Diseño, diagramación, Armada Electrónica e Impresión Subdirección de Investigacación Científica Grupo de Apoyo Editorial

Unidad de Archivo y Correspondencia Calle 7A 12-61 P-2 Bogotá D. C. Teléfono: 4069944 – 6061106 Ext. 1805-1825-1233-1234 Fax: 2338640 Correo Electrónico: [email protected]

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