160026 Servicio de Tratamiento de Correspondencia

Con ntenido Intro oducción ............................... ........................................ .................. 1  Obje eto del Expe ediente ................... ........................................ .................. 1  Descripción de los trabajoss a realizar ........................................ .................. 2  mpresión ................................ ........................................ .................. 2  Im atamiento/ /Manipulación de la coorresponden ncia ...................... .................. 2  Tra Plegado, en nsobrado y cerrado de e la correspo ondencia................ .................. 3  Direccionad do de sobre es............ ........................................ .................. 3  A Aviso de recibo ...................... ........................................ .................. 4  Pro oceso Posta al .......................... ........................................ .................. 4  Pe ersonal de re efuerzo dell Servicio de e Estafeta ........................... .................. 4  Ottras labores ........................... ........................................ .................. 5  Conttrato Reservvado ...................... ........................................ .................. 5  Tipollogía de tarreas a oferttar económiicamente ............................ .................. 6  Proce edimiento de d ejecució ón del contrrato y nivelles de servic cio ......... .................. 7  Ho oja de encargo........................ ........................................ .................. 7  Lugar de ejeccución .................... ........................................ .................. 8  Nivvel de serviicio ....................... ........................................ .................. 8  Co ontrol de cu umplimiento o ............ ........................................ .................. 9  Propuesta técniica ........................ ........................................ .................. 9 

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Introducc ción IZFE tiene la encomienda e a de fecha 11/02/201 14 del Dep partamento de Hacien nda y Finan nzas de la prestación de los servvicios de “T Tratamiento o y depósitto en Correos de la co orresponden ncia de dich ho Departam mento” y por p extensió ón de las Enntidades Fo orales y Loccales a las que q se da servicio infoormático. Esta encomienda se proolonga med diante escriito de 8 de d Febrero o de 20166 remitido a IZFE po or el Dipuutado Foral del Depa artamento de d Hacienda a y Finanzaas. Como o quiera que los med dios propioss para cum mplir esta labor l sean insuficienttes se requiere de la contratació c ón de una e empresa co on la capaciidad de collaborar con n IZFE en la a producción que interrnamente noo se pueda absorber.

Objeto de el Expe ediente e Es ob bjeto de la a presente contrataciión la prestación del servicio dee tratamiento y depó ósito de la corresponde c encia encom mendada a IZFE, S.A. por las enttidades Fora ales y Locales. El depó ósito se harrá en el serrvicio de co orreos encomendado ppor la Diputación Forall de Gipuzk koa. En co oncreto, se e podrán de emandar, y el adjudica atario debe erá estar enn condiciones de realizar, las sigu uientes tare eas: 

Impre esión



Trata amiento/Ma anipulación de la corre espondencia a



Proce eso postal



Perso onal de refu uerzo del Se ervicio de Estafeta



Otras labores

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Desscripción de los trab bajos a realiz zar Imp presión La ta area de im mpresión, se e realizará desde los ficheros aportados a ppor IZFE po or los mediios informá áticos esta ablecidos e entre amba as partes, e incluye las labore es de preparación de e las máquinas, contrrol de calid dad, clasificación de la impresión y entre ega donde se s establezca. La ca apacidad mínima m de impresión i d diaria y el nivel de se ervicio espeerado será como mínim mo de 100 0.000 impre esiones/jorn nada, debiendo ser atendida a laa solicitud en el plazo o máximo de d 24h. trass la realizacción de la hoja de trab bajo. Los ttipos de imp presión con ntempladoss en este ex xpediente son en form ato DIN A4 

Una cara c en negro



Doble e cara en ne egro



Una cara c con collor de realcce (*)



Dos caras con co olor de realcce (*)



Una cara c a colorr



Dos caras a color

(*) Ell color de re ealce es el azul y con una coberttura menor del 3%. Todo os los gasstos de im mpresión p posibles, máquinas, m técnicos, mantenimiento, consu umibles, papel p están ndar (A4, A3 offset 90 gr,), etc… seráán a cargo o del adjud dicatario. IZFE proveerá de d formulariios o papel especial en n su caso.

Trattamiento o/Manipu ulación d de la corrresponde encia El tra atamiento de d la corresspondencia puede inclluir las labo ores de: 

Plega ado, ensobra ado y cerraado de la co orresponden ncia



Direcccionado de sobres



Insercción del Aviiso de recib bo

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Los servicios anteriores a vendrán aacompañado os del corrrespondiennte servicio de recoggida de la documenta ación impre esa en las dependenci d as de IZFE y su devolución el tratamie tras e ento o Proce eso Postal.

Pleggado, enso obrado y cerrado de e la correspondencia a En la as labores de d ensobrad do podrán p producirse la as siguiente es situacionnes: 

A máq quina



Manual

a ensobrarr será variable, por lo El nú úmero de elementos e l que en el cómputo del traba ajo se debe erá contemp plar las possibilidades de: d 

Un (1) elemento



Eleme ento adicional personaalizado



Eleme ento adicional no perssonalizado

La e empresa ad djudicataria a deberá ttener la capacidad c de d realizarr un ensob brado automático de un número variable d e elemento os personalizados o noo, estableciendo con IZFE el sisttema de marcas m óptiicas pertine entes para automatizzar el ensob brado con ggarantías. El tiipo de sob bre utilizad do en IZFEE en estoss momento os es el esstándar tamaño amerricano 115x x225 con so olapa trape ezoidal engo omada para a ensobradoora y, de forma f muy limitada, el e sobre DIN N A5 162x2229 con solap pa recta eng gomada parra ensobrad dora. De cualquier fo orma, el ofe ertante deb berá indicar en la propuesta técnnica la tipo ología de so obres para los l que disp pone capaccidad de en nsobrado automático.

Dire eccionado de sobres Ante e los posible es envíos en n sobres sin n ventana, además de las laboress descritas en el aparttado anteriior, se debe erá ofertar el servicio de direccio onado, pudiiendo produ ucirse las siiguientes situaciones: 

u de etiqu uetas autoa adhesivas o sistema equuivalente Manual, con el uso

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

Autom mático, ap portando IZ ZFE las direcciones en soportee magnétic co, y estab bleciendo con c el prooveedor lass lecturas ópticas peertinentes para asegu urar la imprresión en ell sobre auto omáticamen nte

Aviso de recib bo Cuan ndo resulte e procedentte, deberá realizarse el proceso de avisoo de recibo o que inclu uye las labores de: •

•

Cortado,, alzado y pegado maanual del aviso a de recibo, cuanddo junto con c la correspo ondencia a procesar se haga entrega e dell impreso correspond diente debidam mente dilige enciado Impresió ón del aviso o de recibo de forma automatizad a da en sobrees especiale es con este tipo o de impresso, establecciendo con IZFE el pro ocedimientto de entreg ga de ficheros y reconocimiento ópt ico preciso en cada ca aso

Proceso Posstal La ta area de proceso postall incluirá la s labores de e: 

eo Conte



Clasifficación posstal



Cump plimentación del imprreso corresspondiente de franquueo concerrtadopagad do



Transsporte



Entre ega en el suministraador del se ervicio posstal de la Diputació ón de Gipuzzkoa



Envío a IZFE del albarán jusstificativo del d servicio postal tram mitado

Personal de refuerzo del Serrvicio de e Estafeta a IZFE podrá dem mandar personal técnicco para refu uerzo del Se ervicio de EEstafeta intterno, con cconocimientos y espec cialización e en: 

pulación de la correspoondencia Manip



Ensob brado autom mático med diante ensob bradora



Destrucción de documentos d s 4



Transsporte a Co orreos de l a correspondencia tra amitada enn la estafetta de IZFE

Se deberá indiccar en la propuesta p ttécnica el personal disponible d ppara cubrirr este serviicio indican ndo la expe eriencia dell mismo en el uso y mantenimien m nto de este e tipo de eq quipos y ha abilidades

Otra as labore es Los ttrabajos de tratamientto y manipu ulado de la correspond dencia no ccontemplados en los apartados an nteriores se e facturarán n por horas, previa ofe erta del prooveedor.

Con ntrato Reserv vado Confforme a la disposición d adicional q quinta del Real R Decreto o Legislativvo 3/2011, de d 14 de noviembre, por el que se apruebaa el texto refundido de d la Ley dde Contrato os del Secto or Público, y a la Norma Foral 111/2014, de e 29 de octtubre, de i ncorporació ón de cláussulas contra actuales re elativas a laa compra pública p socialmente reesponsable en la contratación de el sector público p forral, esta contratación c n se declaara reserva ada a emprresas o enttidades cuy yo objetivo principal sea s la integ gración sociial y professional de p personas con discapaciidad o de ootras perso onas desfavorecidas o en situació ón de desve entaja o en n el contextto de prograamas de em mpleo prote egido. Las e empresas licitadoras in ncluirán en n el sobre 1 de la prop posición la aacreditació ón del cump plimiento de d este requ uisito, por llo que debe erán acredittar documeentalmente estar legallmente constituidas, calificadas c yy, en su ca aso, registra adas, comoo entidades cuyo objettivo principal sea la integraación socia al y profe esional de personas con disca apacidad (ccentros espe eciales de e empleo) o de d otras pe ersonas desffavorecidass o en situa ación de desventaja a (empresaas de insserción), de d conform midad con n las dispo osiciones de e rango lega al que las re egulen.

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Tip pología de tarreas a o ofertarr econó ómicam mente La o oferta debe erá contemplar una s erie de tra amos en el volumen de los trabajos enca argados con n indicación n de los pre ecios de loss ítems sigu uientes en cada uno de d los tram mos. La oferrta económiica deberá e establecer el importe por cada 1 000 unidades de las siiguientes ta areas: 

Impre esión  En n negro a 1 cara  En n negro a 2 caras  En n negro con n color de re ealce a 1 ca ara  En n negro con n color de re ealce a 2 ca aras  En n color a 1 cara  En n color a 2 caras



Plega ado, ensobra ado y cerraado  A máquina de e 1 elemen to  Ellemento adicional a m áquina perssonalizado do  Ellemento adicional a m áquina no personaliza p  Manual de 1 elemento  Ellemento adicional man nual personalizado  Ellemento adicional man nual no perssonalizado



Direcccionado  Ettiquetado manual m  Au utomático



Aviso de recibo  Trratamiento manual  Trratamiento automatizaado



Proce eso postal  Po or envío

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La offerta econó ómica deberrá igualmen nte establec cer el impo orte de: 

Perso onal de refu uerzo (€/ho ra)



Trata amiento de ficheros (€//hora)

Los ttramos que deben conttemplarse e en la oferta a son: 

De 1 a 30.000 un nidades (sob bres por pe edido unitarrio)



De 30 0.001 a 100..000 unidad des (sobres por pedido o unitario)



De 10 00.001 a 500 0.000 unidaades (sobres por pedido unitario)



Mayorr de 500.00 01 unidades (sobres por pedido un nitario)

El licitador de eberá comp pletar el A Anexo I-Add denda e in ncluirlo en el sobre nº 3 (Prop posición Eco onómica), con c la inforrmación en él solicitada. En niingún caso se incluirá en el sobre e nº 2 (Mem moria Técnic ca) documeentación rellativa a la p proposición n económica a. Como o referenciia, se indica que el voolumen me edio de trab bajos encom mendados en e un año ((sin trabajo os especiale es) puede se er aproxima adamente de: d 

Ensob brado a máq quina de 5000.000 elem mentos



Etique etado manu ual de 100.0000 elemen ntos



Proce eso postal para p 400.0000 elemento os



Trata amiento manual del Avviso de recib bo para 100 0.000 elemeentos



600 horas de perrsonal de re efuerzo del servicio de e estafeta

Los ttrabajos co orrespondie entes a cam mpañas esp peciales (co omo puedee ser la rev visión catasstral de biienes inmuebles urbaanos) en ell periodo de d ejecucióón del presente contrato pueden ascender aproximad amente a 600.000 6 elementos.

Pro ocedim miento de d ejeccución del co ontrato o y nive eles de servicio Hoja de enc cargo Las órdenes de e trabajo se trasmittirán desde e IZFE al adjudicatar a rio mediante la corre espondiente e hoja de encargo. 7

En la a hoja de encargo figurarán cu uantos dato os resulten necesarioss para la buena b ejecu ución del co ontrato, pe ero como m ínimo: 

Códig go de encargo,



Lugarr de recogid da



Lugarr de entrega a de la corrrespondencia



Traba ajos a realizzar



Núme ero de envío os

IZFE enviará la hoja de encargo porr los medio os que oporrtunamentee se estable ezcan (mail, aplicació ón comparttida, papel , …), debie endo acred ditarse la cconstancia de la recep pción de la a hoja de encargo e en el plazo máximo m de 1 hora en horario lab boral, recep pción que indicará el inicio i del p lazo del niv vel de servicio.

Luggar de eje ecución Habitualmente el lugar de ejecución de los trab bajos solicittados será een los locales de la em mpresa adju udicataria, aunque IZFFE podrá so olicitar la re ealización dde algún pro oceso especial en sus dependenc cias.

Nive el de serrvicio Por lo generall, salvo ca ampañas d e volúmen nes especia ales, el niivel de servicio requerido será de un máximo de 2 joornadas lab borales desde la receppción de la a hoja de en ncargo hastta la entreg ga donde se e indique (IZ ZFE o Corre eos). De ccualquier manera m y para estable ecer el niv vel de servicio de possibles camp pañas volum minosas, el ofertante e deberá i ndicar la capacidad técnica quue posee en e el trata amiento de la correspondencia q que IZFE le puede encomendar, ccon la nece esaria garan ntía de calidad, c se egún los

tipos de servicios solicitadoos e indic cados

anteriormente, de forma que q el plazzo máximo de cada en ncargo venddrá marcado por el nivvel de serviicio ofertad do. El ad djudicatario o deberá destinar d a ssu ejecució ón los med dios humannos y materiales nece esarios para a asegurar el e cumplimie ento de loss plazos esta ablecidos.

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Con ntrol de cumplimi c iento El prroveedor esstará obliga ado a lleva r puntualm mente un re egistro de PPedidos de IZFE, con indicación como míniimo del cód digo de en ncargo, de la fecha dee recepción del pedid do y de la fecha de finalización del trabajo o (entrega en e correos o devolució ón en IZFE)). Se presen ntará una propuesta p p para comparrtir con IZF FE este regisstro de la forma f más ágil posible e, a fin de determinaar el cumplimiento de los plazos indicados en el Nivell de Servicio. Así m mismo el proveedor p estará e obliggado a entrregar todoss los albaraanes de entrega gene erados para Correos co on la period dicidad y sisstemática que q se estabblezca por parte de IZ ZFE.

Pro opuesta a técniica El offertante deb berá expressar en su offerta técnic ca: 

La capacidad de producción n propia en los servicio os solicitad os



La ca apacidad de e producci ón en otro os servicioss que se ppudieran offrecer relaciionados con n el objeto del concursso



Los re ecursos hum manos, téc nicos, locales y equip pamiento quue dispone para realizzar dicha prroducción



El nivvel de servic cio compro metido parra los trabajjos encomeendados porr IZFE (plazo os, capacidad máxima por tipo, …) …



Propu uesta del plan p de traabajo y me ejoras ofre ecidas sobrre los requ uisitos técniccos establecidos e inclluidas en ell precio de licitación.



Métod do de asegu uramiento d de la calida ad de los serrvicios ofreecidos



El número y exp periencia de e los recurssos humano os puestos a disposició ón de IZFE para p cubrir el servicio de refuerzo de person nal de estaffeta



La im mplantación de medidaas de seguriidad de niv vel alto en cconsonancia con lo ind dicado en la a normativaa sobre Prottección de Datos de Caarácter Perrsonal (Real Decreto 99 94/1999, de e 11 de jun nio y Ley Orgánica O 15//1999, de 13 1 de diciem mbre).

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