INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD DE COSTOS (I)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

…………………………………………………………………………… Preceptor: C.P. Edgar Julián Martínez Aristizabal - Especialista en Planeación Tributaria – Especialista en Docencia Universitaria – Especialista en Finanzas. www.edgarjulianmartinez.com.co

Introducción a la Contabilidad de Costos (I) I.

Contabilidad de costos y contabilidad financiera. La contabilidad financiera tiene dos objetos fundamentales:

Informar acerca de la naturaleza y situación del capital invertido en una empresa (balance general) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las operaciones (estado de pérdidas y ganancias). El estado de pérdidas y ganancias permite evaluar los cambios en el capital al determinar la utilidad del ejercicio, que es el resultado de restarle a los ingresos del período los costos y gastos del mismo. La contabilidad de costos es la parte de la contabilidad cuya misión es determinar adecuadamente los costos que deberán incluirse en el estado de pérdidas y ganancias y los correspondientes al producto que se queda en los inventarios, de modo que afecta a ambos estados financieros. El sistema que permite obtener esta información se conoce como sistema de contabilidad de costos, y debe estar integrado dentro del sistema de contabilidad financiera, del cual viene a ser una parte. II.

Objetivos de la contabilidad de costos.

Las características de los sistemas de contabilidad de costos, difieren según sean las actividades y objetivos de la empresa de que se trate, pero en general puede decirse que todo sistema de contabilidad de costos debe servir a cuatro propósitos principales. 1. Proporcionar los datos necesarios para determinar las utilidades y valorar los inventarios (estado de ingresos y balance general). 2. Ofrecer los documentos para el control de las operaciones y de las actividades de la empresa (informes de control). 3. Proporcionar los datos para llevar a cabo la planeación de la empresa (presupuestos). 4. Dar los datos necesarios para la toma de decisiones (análisis y estudios especiales). * Esta nota ha sido adaptada de los siguientes libros y artículos: . Contabilidad de Costos. Planeación y Control, por MATZ y Usry. . Nota del Instituto de Estudios Superiores de la Empresa, sobre Sistemas de Contabilidad de Costos. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

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. Contabilidad de Costos: Un enfoque Administrativo y de Gerencia, por Backer y Jacobsen. No todos los sistemas de contabilidad de costos están estructurados para cumplir estos cuatro objetivos. Con frecuencia, la única finalidad del sistema es la valoración de los inventarios. Esto sólo es correcto si los otros objetivos no tienen importancia o si se consiguen utilizando otros procedimientos. Generalmente los dos últimos objetivos requieren en cualquier caso el reorganizar y complementar la información de costos con otros informes económicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal. III.

Costos, gastos y pérdidas.

Los costos deben distinguirse de los gastos y las pérdidas. Los costos representan aquella porción del precio de artículos, propiedades o servicios que ha sido diferida o que todavía no ha sido aplicada (o absorbida) contra los ingresos. El activo fijo y los inventarios son ejemplos de estos costos. Se mantienen en el balance hasta que pasan el estado de resultados en forma de depreciación los primeros y como costo de ventas los segundos. Los gastos son costos que se han aplicado contra los ingresos de un período determinado, como pueden ser los intereses sobre los préstamos, que se aplican al período correspondiente en que se generaron. Las pérdidas son reducciones en la participación de la empresa por las cuales no se ha recibido compensación alguna. No se incluyen en este concepto por tanto los repartos de utilidades, pero sí las pérdidas de operación o de las derivadas de un huracán o un incendio. A veces se encuentra una definición ligeramente distinta de la diferencia entre costo y gasto. Definen costo como aquella parte del precio de un producto directa y físicamente asociada con el propio producto, mientras que gasto sería aquella erogación hecha en un período dado que no está en relación directa con la producción. Según esto, los materiales, mano de obra y gastos de producción serían considerados como costo, mientras que el resto serían gastos. Esta definición estaría cerca de considerar como costos al costo de ventas, y gastos los demás, aunque los conceptos incluidos el costo de ventas no son los mismos en todos los casos. No coinciden en cambio con la definición de costo directo e indirecto que veremos posteriormente ya que la publicidad empleada en un cierto producto sería costo directo de ese producto, mientras que se consideraría como gasto en esta definición. Estas diferencias de concepto de lo que es un costo, de las que hay muchas, son las que crean buena parte de los problemas y los errores en la contabilidad de costos. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

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IV.

Clasificación de los costos

Las clasificaciones de costos son necesarias para el desarrollo de los datos útiles para el logro de los objetivos descritos en la sección II de esta nota. Según esto, los costos se pueden clasificar: a) b) c) d) e) f) g)

Por su naturaleza Con respecto al período contable en que se aplican Por su variabilidad con respecto al volumen Por su relación con el producto Por su relación a los departamentos Para planeación y control Para toma de decisiones.

a)

Clasificación de los costos según su naturaleza.

El proceso de clasificar costos y gastos puede comenzar con la simple agrupación de todos los costos de manufactura de acuerdo a sus tres elementos básicos de costo: materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación. El costo total puede considerarse como el total de los costos y las deducciones de los ingresos derivados de las ventas antes de impuestos. Este costo total pudiera dividirse en una empresa manufacturera en dos grupos, el costo de manufactura, descrito arriba, y los gastos que a su vez suelen caer en tres grandes clasificaciones, gastos de venta, gastos de administración y gastos financieros. La clasificación de un cierto costo en alguna de las categorías anteriores puede variar de empresa en empresa, Por ejemplo, la depreciación en ocasiones se incluye dentro del costo de manufactura o del costo de ventas, mientras que en otras aparece como un renglón de gastos, y los sueldos de ejecutivos pueden aparecer como gastos de administración o repartidos entre el costo de manufactura, los gastos de ventas y los gastos de administración. b)

Clasificación de los costos según el período contable en el que se aplican. Los costos pueden clasificarse en dos grandes clases. 1) Costos de capital ( o inversiones o gastos de capital) 2) Costos del período ( o gastos propiamente dichos) Un gasto de capital es el que beneficiará períodos futuros y se clasifica como un activo; un costo del período beneficia solo al período en curso y se clasifica como gasto, es decir que se carga en el mismo período contra resultados.

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Esta distinción es esencial para el correcto enfrentamiento de costos e ingresos de un período dado, y para determinar por tanto la utilidad del período, pero su aplicación práctica no siempre es sencilla. La clasificación inicial depende muchas veces de la actitud y acción tomada por la dirección hacia esos gastos, del tipo de las operaciones de la compañía y de consideraciones fiscales y sobre el efecto en los estados financieros. c)

Clasificación de los costos en función de su variabilidad con respecto al volumen.

Ciertos costos tienden a variar directamente con el volumen de producción, como por ejemplo la materia prima. Si produzco el doble de piezas, seguramente gastaré el doble de materia prima. Estos costos se llaman variables. Otros costos tienden a permanecer fijos a lo largo de un amplio rango de producción, como por ejemplo “el arrendamiento “ del local, ciertos sueldos (por ejemplo de directivos) o la depreciación. Son conocidos como costos fijos. Algunos tienen cierta parte fija y otra variable. Los sueldos de ciertos vendedores contratados a base más comisión serían un ejemplo de estos costos. La clasificación de los costos en estas categorías reviste la mayor importancia para la toma de decisiones y es la base del costeo directo * (1) y del análisis de punto de equilibrio, pero con frecuencia plantea problemas importantes. En primer lugar pocos costos son perfectamente fijos o perfectamente variables. Ni siquiera suelen ser perfectamente semivariables. La relación con el volumen puede llegar a predecir con bastante aproximación el comportamiento de ciertos costos, pero generalmente entran otros factores en juego que no los hacen exactos. En segundo lugar, la variabilidad de los costos no siempre es con respecto al volumen de producción. Los hay que varían con respecto al volumen de venta (comisiones de vendedores), con respecto a otros factores (calefacción y refrigeración con el clima) o que varían en función de una decisión directiva (la publicidad, por ejemplo, puede decidirse que sea una cifra constante o un porcentaje de las ventas). Estos últimos se conocen como costos directivos o discrecionales. En tercer lugar, todos los costos son variables a largo plazo. d)

Clasificación de costos según su relación con el producto.

Algunos costos, llamados costos directos, pueden identificarse perfectamente con algún producto en particular, como por ejemplo el de los materiales que lo componen o el de la mano de obra usada directamente en su elaboración. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

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Otros, los costos indirectos, pueden asociarse con todos o con ninguno de los productos, como pueden ser los supervisores (que supervisen varios productos) los sueldos de los directores, los gastos generales de la empresa, o los costos de los departamentos de servicio. Estos costos, a fin de ser considerados como parte del costo total, deben ser repartidos entre los productos siguiendo un cierto criterio de asignación, que inevitablemente será hasta un cierto punto arbitrario. Es este problema de la asignación de costos indirectos, uno de los que más dificultades y conflictos plantea en la contabilidad de costos. (*)

Algo sobre costeo directo se verá más adelante en esta nota, y se ampliará considerablemente en su segunda parte.

No debe confundirse el costo directo con el mal llamado sistema de costeo directo, que tiene que ver con los costos variables y no con los costos directos, como después se verá. e)

Clasificación de los costos según su relación con los departamentos.

Del mismo modo que un costo puede ser directo o indirecto a un producto, puede serlo a un departamento. El criterio a ser empleado depende en buena medida del tipo de empresa, de su sistema de producción y por tanto de su sistema de contabilidad de costos ( ver sección V de esta nota). Un costo puede ser directo para un producto e indirecto para un departamento o viceversa. Por ejemplo, en un departamento en el que se produzcan varios productos el sueldo del gerente será directo para el departamento pero indirecto para cada uno de sus productos. La división de costos en directo e indirectos es la base de los centros de responsabilidad y en última instancia del control. La idea es que cada responsable tenga asignados como directos aquellos costos que deba controlar. Este tema se desarrollará con mayor amplitud en la segunda parte de esta nota. f)

Costos para planeación y control.

El elemento fundamental de la planeación y el control de una empresa es el presupuesto, sobre el que se volverá a hablar en la notal del mismo tema. Un presupuesto es la expresión numérica de los planes de una empresa, y para su realización requiere además de la información de costos que se hayan producido en el pasado (costos históricos) el cálculo de cómo se comportarán estos costos en el futuro. Estos costos futuros o predeterminados, pudieran dividirse en dos categorías según la forma de calcular y de las expectativas que haya con respecto a ellos.

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Costos estimados: Son generalmente calculados en base a la experiencia o a la información pasada. Tratan de informar sobre lo que se piensa que será el costo sin necesidad de análisis muy técnicos o minuciosos. Su grado de confiabilidad es muy variable dependiendo de la certidumbre de lo que se calcule y de la experiencia de quien los calcule, pero son enormemente útiles y de muy frecuente utilización en la toma de decisiones que por su urgencia o su importancia relativa no ameritan un estudio más detallado, o para tomar una decisión previa de si vale la pena seguir investigando. Costos estándar: Se suelen calcular técnicamente siguiendo los principios de la in geniería industrial y los estudios de tiempos y movimientos. Más que informar sobre lo que se piensa que será, informan sobre lo que debería ser, haciéndose posteriormente ajustes en caso de que no se considere factible alcanzar en la realidad el nivel determinado en los estándares. Son relativamente caros de obtener, sobre todo inicialmente, por lo que se suelen emplear en operaciones de alto volumen que justifiquen el desembolso. Permiten llevar el sistema más sofisticado de planeación y control por medio del análisis de las variaciones que se presenten entre el estándar y la realidad, exigiendo explicación a los responsables. Los sistemas de contabilidad de costos estándar generalmente emplean estos costos, aunque también pudieran emplear costos estimados. La característica que los distingue es que los inventarios y el costo de los productos se llevan según el estándar y no el real, y las diferencias entre el real y el estándar se registran en las cuentas de variaciones, pero no es imprescindible haber determinado el costo futuro por medios técnicos o demasiado precisos. g)

Costos para la toma de decisiones.

También suelen ser costos futuros, generalmente estimados, y el sistema que más ayuda es el de costeo directo. Este punto será ampliado en la segunda parte de esta nota V.

Sistemas de costos.

a)

Según el tipo de producción Sistemas de costos por orden de fabricación o por pedido. Un sistema de este tipo presenta las características principales siguientes:

1.

El proceso de producción se establece sobre la base de un cierto número de órdenes o pedidos individualizados.

2.

A cada orden o pedido se le asigna un número o símbolo que permita su identificación, y se establece para uno un documento contable (una orden de fabricación, por ejemplo).

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3.

El material directo y la mano de obra directa puestos en curso de fabricación se aplican a una orden específica y se registran en su ficha correspondiente.

4.

Los gastos indirectos (llamados también generales), se reparten entre las diferentes órdenes; para realizar este reparto se utiliza con frecuencia como base las cantidades relativas de mano de obra directa.

5.

El inventario de los trabajos en proceso de fabricación se valora mediante la suma de las cantidades correspondientes a las órdenes de fabricación todavía incompletas.

El punto central de este sistema es, por tanto la orden de fabricación o el producto (ya que una orden de fabricación está normalmente relacionada con un producto). Para el reparto de los gastos indirectos mencionados en (4), pueden utilizarse un coeficiente de reparto real o histórico, o un coeficiente de reparto estándar o presupuestado. El primero se obtiene dividiendo los gastos indirectos realmente habidos durante el período por la mano de obra directa realmente empleada. El segundo se calcula generalmente presupuestando a principios de año un volumen de producción estándar, y dividiendo los gastos indirectos presupuestados para este volumen por la mano de obra directa que se prevé necesitar para alcanzar dicho volumen. Como la realidad será normalmente distinta de lo que se había previsto, resultará una diferencia entre los gastos indirectos ( o generales) realmente habidos y los aplicados a los productos (llamados también absorbidos). La diferencia entre ambos se llama gastos generales absorbidos por defecto o por exceso, según el signo de la diferencia. Por razones prácticas, un coeficiente de reparto estándar es generalmente preferible a uno real. Tanto en un caso como en otro, puede utilizarse un coeficiente único para toda la fábrica, o bien coeficientes distintos para cada departamento, o centro de costos. Sistemas de Costos por proceso Un sistema de este tipo se adapta mejor a una operación en la que todos los productos fabricados en un mismo departamento son continuos e idénticos. (Condición diametralmente opuesta a la correspondiente a un sistema de costos por pedido, que se adapta mejor a una actividad en la que todos los productos son distintos). Las principales características del sistema son las siguientes:

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1. Se acumulan por departamentos productivos o centros de costo los costos que se pueden imputar directamente a estos departamentos. 2. Los restantes costos, correspondientes a departamentos no productivos o de servicios, o que son costos comunes a más de un departamento productivo, se imputan a estos últimos utilizando un criterio de reparto que se estime adecuado. (Esto último será también necesario hacerlo en un sistema de costos por pedido que utilice coeficientes departamentales). 3. Se calcula el número de unidades producido en cada departamento. El principal problema es calcular el inventario de trabajos en proceso de fabricación expresándolo en unidades terminadas equivalentes. Cuando los materiales directos comienzan elaborarse al principio del ciclo de producción, es útil separar los costos de material de los restantes costos. Por ejemplo, el inventario de trabajos en curso puede contener el 100% de los materiales precisos para su terminación, pero sólo el 50% de la mano de obra directa necesaria. 4. Dividiendo el costo total asignado a cada departamento productivo por el número de unidades producidas por el mismo, se calcula el costo por unidad correspondiente a dicho departamento. El costo total del producto terminado se obtiene sumando los costos unitarios de todos los departamentos a través de los que aquel haya pasado.

El punto central del sistema es, por tanto, el departamento o la actividad, y no el producto. b)

Costo estándar

Como se dijo anteriormente, la característica principal de un sistema de costos estándar es que en vez de llevarse los costos reales o históricos a inventario y costo de ventas, se llevan los costos estándar, registrándose las diferencias entre estos y los reales en cuentas de variaciones. Las variaciones indican el grado en que se ha logrado un determinado nivel de actuación establecido por la gerencia. Las variaciones pueden agruparse por departamentos, por costo y por elemento de costo, como por ejemplo, en precio y en cantidad. El grado en que se puede controlar una variación depende de la naturaleza de la norma, del costo implicado, y de las circunstancias particulares que originaron la variación. Ventajas de los costos estándar. Pueden obtenerse los siguientes beneficios de los costos estándar: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

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1. Las normas de costo pueden ser un instrumento importante para la evaluación de la actuación. Cuando las normas son realistas, factibles y están debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de manera efectiva. Es quizás más fácil que las personas actúen de manera eficiente cuando saben qué cosa es lo que se espera de ellas. Los análisis e informes de variaciones permiten que la gerencia actúe conforme al “principio de la excepción”. En una organización grande, no es posible que los niveles de la alta gerencia conozcan en forma detallada los problemas y posibilidades de mejoras de las distintas funciones que se realizan en toda la empresa. Estableciendo un sistema de control y concentrando la atención en las situaciones que estén fuera de control, la gerencia cuenta con un instrumento efectivo para controlar las actividades de la empresa. 2. Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reducción de costos concentrando la atención en las áreas que están fuera de control. Estos programas pueden incluir métodos mejorados, mejor selección de personal y materiales, programas de capacitación, mejor calidad de productos, e inversiones de capital convenientes. 3. Los costos estándar son útiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas requiere un planteamiento cuidadoso en áreas tales como la estructura de la organización, la asignación de responsabilidades, y las políticas relacionadas con la evaluación de la actuación. Debe observarse, sin embargo, que para propósitos de planteamiento la gerencia puede dar efecto a las variaciones esperadas de los costos estándar, de modo que sus presupuestos sean lo más realistas posibles. 4. Los costos estándar son útiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos se segregan de acuerdo con los elementos de costo fijos y variables y si los precios de los materiales y las tarifas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el año siguiente. 5. Los costos estándar pueden dar como resultado una reducción en el trabajo de oficina. Por ejemplo, bajo un sistema de costos reales cada artículo en cada requisición de materiales debe costearse por separado, si se usa el método PEPS o el método UEPS. En una compañía grande esta se convierte en una tarea enorme ya que pueden haberse emitido miles de requisiciones. Bajo un sistema de costo estándar, al final del mes sólo se necesita multiplicar una vez todos los artículos de un determinado tipo por el costo estándar. En efecto, bajo el costeo estándar sólo se tienen que mantener cantidades en los registros de los

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almacenes. Estos ahorros se anulan en parte, sin embargo, por el costo adicional de establecer y revisar las normas y analizar permanentemente las desviaciones.

Limitaciones de los costos estándar. Aunque es relativamente sencillo clasificar las suposiciones teóricas que sirven de base para establecer las normas, en la práctica es mucho más difícil adaptarse a una estructura conceptual específica. El grado de rigidez o flexibilidad de las normas no puede calcularse de manera precisa. Aún cuando las políticas administrativas estén claramente definidas en lo que respecta al tipo de normas deseadas, no se puede tener la certeza de que las normas se han establecido en toda la organización con el mismo grado relativo de rigidez o flexibilidad. Frecuentemente las normas tienden a volverse rígidas, o inflexibles, aún en períodos de tiempo relativamente cortos. Mientras que las condiciones de fabricación está constantemente cambiando, las revisiones de las normas pueden ocurrir a intervalos poco frecuentes. Los contadores tienen una natural renuencia a cambiar las normas durante el año, salvo bajo circunstancias excepcionales. Las revisiones de las normas crean problemas especiales con el inventario. Por ejemplo, un cambio en el precio de una materia prima requiere ajuste de inventario no sólo para las materias primas sino también para los trabajos en proceso y los productos terminados que contienen este material. Cuando las normas se revisan frecuentemente, su efectividad para evaluar la actuación se debilita, ya que esto es como medir actividades con un criterio elástico. Por otra parte, si no se revisan las normas cuando hay cambios de fabricación importantes se obtiene una medición o evaluación inapropiada y poco realista. Quizás ha habido la tendencia a considerar que las normas tienen mayores atributos para la evaluación de la actuación que los que realmente poseen. Aislar los elementos controlables y los no controlables de las variaciones es una tarea sumamente difícil. Por ejemplo, una variación de mano de obra desfavorable en un determinado departamento puede aparentemente aparecer como si estuviera controlada por el supervisor del departamento. En realidad, éste tiene poco o ningún control sobre la tasa por hora que se paga. Las deficiencias pueden deberse a la poca habilidad de los trabajadores empleados (departamento de personal), a la falta de un programa de capacitación adecuado (alta gerencia), a la mala calidad de los materiales que se utilizan (funciones de inspección, de recibos de compras), o al mal mantenimiento de las instalaciones (departamento de mantenimiento). Frecuentemente la razón por la cual se produce variación puede ser completamente inexplicable y puede deberse a factores del azar. Durante los últimos años, algunos sociólogos han realizado estudios que arrojan dudas sobre el valor de las normas como base para la evaluación de la actuación. Estos sociólogos declaran que los trabajadores y los supervisores de departamento ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

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frecuentemente consideran que las normas son opresivas y que crean actitudes de resistencia en vez de actuar como incentivos. Como consecuencia, muchas compañías se niegan a usar los costos estándar para el control de las operaciones de fabricación. Los costos estándar sirven como medida con la cual se compara la actuación de las personas y también para motivarlas revelando las actuaciones deficientes. Aunque esta técnica de administración-por-excepción conserva el tiempo de los ejecutivos, muchas compañías prefieren otro tipo de motivación y control. Uno de estos es el plan de participación de las utilidades, en el cual todos los empleados de la empresa son motivados a trabajar al máximo de su eficiencia para aumentar el monto de las utilidades de las cuales van a participar. Es probablemente cierto que la filosofía administrativa que sirve de base a los costos estándar y a la administración por excepción tiene más aceptación hoy en día en las empresas grandes en las cuales los supervisores directos, y más especialmente la alta gerencia, pueden estar algo apartados de los trabajadores individuales. El tamaño de la organización y el grado de relaciones impersonales son factores que también requieren un método sistemático para controlar a los distintos departamentos de operación. Es esencial tener conocimiento de estas limitaciones potenciales de los costos estándar a fin de poder utilizarlos con el máximo de efectividad. Superar estas dificultades representa un gran desafío para el contador administrativo. Los nuevos conceptos que implican el uso de normas en un tipo de administración que participa en las actividades del personal se están haciendo cada vez más conocidos. Debidamente aplicadas, las normas pueden ser un poderoso instrumento para la administración en sus funciones de planeamiento, control y toma de decisiones. Un sistema de costos puede ser estándar y por producto o por proceso. La contraposición se da entre un sistema de costos históricos y un sistema de costos estándar. (Aunque puede haber sistemas mixtos de ambos; por ejemplo, los costos de material pueden ser históricos, y los de mano de obra estándares). Sin embargo, cuando una compañía manufacturera realiza una gran cantidad de trabajos distintos de relativamente corta duración, puede darse el caso de que los costos estándar sean poco prácticos. Las normas se prestan a actividades que tienden a ser rutinarias y respectivas y en las que los productos tienden a ser estandarizados. c) Costeo Directo o Variable Bajo el sistema de costeo por absorción, todos los costos de fábrica se tratan como costos del producto. Los costos indirectos de fabricación, incluyendo los costos variables y los fijos, se aplican a los artículos producidos a un coeficiente de costos indirectos real o normal. Según este procedimiento, el ingreso no es afectado por los ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

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costos indirectos fijos de fabricación hasta que se venden los productos (es decir, suponiendo que no hay costos indirectos aplicados en demasía o de menos). Conforme se venden los productos, los costos de fabricación del producto se comparan con el ingreso bruto (menos ciertos costos del período) para la determinación de la renta. La diferencia esencial entre el costeo directo y el costeo por absorción se relaciona con el modo de tratar los costos indirectos fijos de fabricación. Bajo el sistema de costeo directo, los costos indirectos fijos de fabricación se tratan como costos del período más bien que como costos del producto; es decir, se cancelan en el período en el cual se incurren. Por tanto, bajo el sistema de costeo directo, los costos indirectos fijos de fabricación, se excluyen de los inventarios de los trabajos en proceso y productos terminados. Esto puede tener un efecto importante sobre el ingreso para el período y los costos del inventario que aparecen en el balance general. Si bien el costeo directo no es generalmente aceptado como un sistema válido a efectos de la contabilidad financiera, ya que infravalora los inventarios al no incluirles una parte de los costos fijos y no compara correctamente los ingresos de los productos con sus costos al considerar gastos del período, es enormemente útil en la contabilidad administrativa para la toma de decisiones, como se verá en la segunda parte de esta nota. Un sistema de costeo directo es compatible con un sistema por producto, por proceso, histórico o estándar, de modo que para definir completamente las características de un sistema de costos hay que dar sus tres factores, por ejemplo un sistema puede ser por proceso, estándar y por absorción. Un ejemplo de estados de resultados comparativos con el sistema de costeo directo y el sistema por absorción, pudiera ser el siguiente: Una cierta empresa fabrica un único producto cuya producción normal estima en 10.000 unidades mensuales, cuyo precio de venta es de 300 pesos por unidad. La clasificación del total de costos y gastos de la empresa (clasificación que se supone válida para niveles de producción comprendidos entre 5.000 y 15.000 unidades mensuales), es la siguiente: Previsión de costos variables que se dan únicamente si se fabrica el producto y que son constantes por unidad del mismo (por ejemplo, la materia prima): 50 pesos por unidad (1). Previsión de costos fijos de fabricación que aparecen independientemente del número de unidades fabricadas (por ejemplo el sueldo del director de fábrica): 1.500.000 pesos por mes. Previsión de costos fijos de administración y ventas: 400.000 pesos mensuales.

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En tres meses sucesivos, las ventas, la producción y los costos fijos alcanzaron las cifras siguientes: mes 1 mes 2 mes 3 Ventas (unidades) Producción (unidades) Costos fijos de fabricación (pesos) Costos fijos de admón y ventas (pesos)

10.000 5.000 1.500.000 400.000

10.000 10.000 1.200.000 400.000

10.000 15.000 1.800.000 400.000

El inventario inicial al comenzar el mes 1 era de 5.000 unidades. Se supone que en cada uno de los tres meses se cumplieron. ___________________ (1) Se denomina margen de contribución unitario (o simplemente margen unitario o ingreso marginal), la diferencia entre el precio de venta de una unidad y los costos variables relacionados con ella. Es decir, en nuestro caso, 300 – 50 = 250 pesos. Las previsiones de costos proporcionales (50 pesos por unidad). Se supone también que a final de mes no existen unidades en proceso de fabricación. a) La empresa utiliza un sistema de costos variables en el que se considera como costo de fabricación de los productos únicamente sus costos variables, es decir, 50 pesos/unid. b) La empresa utiliza un sistema de costos convencionales en el que considera los costos fijos de fabricación como parte del costo de sus productos. Con este fin se utiliza un coeficiente estándar calculado como sigue: Costos fijos de fabricación normales = 1.500.000 pesos = 150 pesos/unidad Producción normal 10.000 unid.

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Costos Variables Ventas Costo mercancías vendidas Margen Costos fijos de fabricación Costos fijos de administración Subtotal Resultado inventario (unidades) inventario (pesos)

mes 1 3.000 500 2.500

mes 2 3.000 500 2.500

mes 3 3.000 500 2.500

1.500 400 1.900

1.200 400 1.600

1.800 400 2.200

600 0 0

900 0 0

300 0 0

3.000 2.000 1.000 0 (750)

3.000 2.000 1.000 300 0

3.000 2.000 1.000 (300) 750

250 400

1.300 400

1.450 400

(150) 0 0

900 0 0

1.050 5.000 1.000

Costos Convencionales Ventas Costos estándar m.v. beneficio est. de fabricación desviación de presupuesto desviación de volumen

(1) (2)

beneficio de fabricación costos fijos de administración Resultado inventario (unidades) inventario (pesos)

NOTAS: (1) Se denomina desviación de presupuesto la causada por no haberse cumplido el presupuesto de costos fijos de fabricación (en el ejemplo 1.5000.000 pesos mensuales). (2) Se denomina desviación de volumen la causada por no haberse cumplido el nivel de actividad presupuesto (en el ejemplo, 10.000 unidades mensuales). (…) indica desviación desfavorable o pérdida. En el ejemplo se han cerrado las cuentas de desviaciones a la cuenta de resultados del mes en que se han producido, valuando el inventario al precio estándar de 200 pesos por unidad. También podrían cerrarse, en todo o en parte, a la cuenta de inventarios. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… El presente documento fue tomado de la: Nota Técnica (resumen) elaborada por el Ing. Pedro Suárez Fernández, del IPADE Business School, como base de discusión y no como ilustración de la gestión, adecuada o inadecuada, de una situación determinada.

…………………………………………………………………………… Preceptor: C.P. Edgar Julián Martínez Aristizabal - Especialista en Planeación Tributaria – Especialista en Docencia Universitaria – Especialista en Finanzas. www.edgarjulianmartinez.com.co