Die digitale Verwaltung – gemeinsam die Zukunft gestalten

02 Die Digitalisierung verändert alles – Unternehmen, Verwaltungen und Menschen

Prozesse werden



alles wird

schneller, digitaler –

miteinander vernetzt.

Bürger kommunizieren mit Unternehmen, Verwaltungen und untereinander digital von jedem Ort der Welt und über jedes mobile Endgerät – und stellen dabei ganz neue Ansprüche…

Intelligente Vernetzung Digitale Transformation Internet of Things Social Media für Verwaltungen Digitale Agenda 2020 ...

Die Verwaltung wird zum Dienstleistungsunternehmen

Die



Bedürfnisse

des Bürgers stehen dabei

im Vordergrund.

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04 Der Bürger und seine Erwartungshaltung haben sich verändert... MOBILE GESELLSCHAFT Anforderungen, mit denen die Verwaltung sich als „Dienstleistungsunternehmen“ auseinandersetzen muss:

Spontanität Flexibilität Sofortness Last Minute Life Real-Time-Communication Globalität Self-Services Immer und überall

Web 2.0 Generation MOBILER LIFESTYLE

Net Kids MOBILE BÜRGER

...

Die Bürger stellen heute ganz neue Anforderungen an ihre Verwaltung selbstbestimmt

flexibel

Der Bürger möchte und entscheiden, wann und über welchen Kanal er mit seiner Verwaltung kommunizieren möchte.

Die Wartezeitakzeptanz auf eine Antwort variiert nach Kanal: SOCIAL MEDIA

E-MAIL

FAX UND BRIEF

Durchschnittlich sollte eine Antwort innerhalb der nächsten 30 Minuten erfolgen.

Bürger möchten nicht länger als 14 Stunden auf eine Antwort per E-Mail warten.

Die Bereitschaft, auf eine Antwort seitens der Verwaltung zu warten, beträgt bei Briefen durchschnittlich vier und bei einem Fax gute zwei Tage.

36,16 Minuten

13,73 Stunden

4,28 Tage 2,44 Tage

Nicht nur die Anzahl und Individualität der Kommunikationskanäle hat sich verändert, sondern auch die Erwartungshaltung der Bürger.

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06 Doch wie kann man alles unter einen Hut bekommen?

Unsere Kompetenz: Die Integration bestehender und neuer Lösungen in einen Workflow Schnittstelle zum Bürgerserviceportal

Fachverfahren

ABHOLUNG

Scan von physischer Post z.B. EMC Captiva

Elektronischer Posteingang z.B. MultiMessenger

Governikus KG MobileMessenger Social Media z.B. NOVO Mobile

Klassifikation Datenextraktion Erzeugung Metadaten Konvertierung Kompression Digitale Signatur Response Export (zum Beispiel NOVO Mail)

im elektronischen Briefkasten im Wunschformat durch den Bürger

WORKFLOW

eAkte z.B. Codia, MACH AG

WORKFLOW ZUSTELLUNG

Langzeitarchiv z.B.

Governikus KG

durch die Verwaltung an die bekannte elektronische Adresse z.B. MultiMessenger

Governikus KG

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08 Beispiel: Die Intelligente Posteingangsstelle

Schnittstelle zum Bürgerserviceportal

Scan von physischer Post z.B. EMC Captiva

Elektronischer Posteingang z.B. MultiMessenger

Governikus KG MobileMessenger Social Media z.B. NOVO Mobile

Klassifikation Datenextraktion Erzeugung Metadaten Konvertierung Kompression Digitale Signatur Response Export (zum Beispiel NOVO Mail)

Fachverfahren



WORKFLOW



eAkte z.B. Codia, MACH AG

WORKFLOW

Langzeitarchiv z.B.

Governikus KG

Jeglicher Posteingang – egal ob physisch oder digital – landet gebündelt in der intelligenten Posteingangsstelle und wird automatisiert dem eArchiv und dem zuständigen Fachverfahren zugeführt

Alle derzeitig vorhandenen und auch zukünftigen Kanäle sind integriert Erhöhte Effizienz durch geradlinige, medienbruchfreie Prozesse Direkter und rollenbasierter Zugriff auf gespeicherte Dokumente, Berichte und Informationen Einfache Integration in bestehende Verwaltungsprozesse ohne zusätzlichen Programmierungsaufwand Einhaltung von Aufbewahrungs- und Lösch pflichten (Compliance-Anforderungen) Verbesserung der Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Bürger Kostenreduzierung

Posteingang der Zukunft

Beispiel: Das Ende der Postfächer – so sieht der Postausgang von morgen aus :::(bit)kasten ABHOLUNG

im elektronischen Briefkasten im Wunschformat durch den Bürger



ZUSTELLUNG

durch die Verwaltung an die bekannte elektronische Adresse z.B. MultiMessenger

Governikus KG

Die Verwaltung versendet ihre Post wie gehabt anhand der Postadresse des Bürgers – nur auf digitalem Weg Der Bürger hat zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf seine Post Login mit dem neuen Personalausweis – kompliziertes Post-Ident-Verfahren und Benutzername/ Kennwort Zugänge entfallen Der Bürger hat nur noch einen digitalen Briefkasten, in den alle Versender „ihre“ Post einwerfen

MultiMessenger Die Verwaltung versendet ihre Dokumente an die bekannten elektronischen Adressen

Postausgang der Zukunft 09

10 Weitere Beispiele bereits digitalisierter Prozesse Online-Terminvereinbarung ONLINE TERMINVEREINBARUNG

Über eine App oder die Webseite der Verwaltung kann der Bürger online einen Termin vereinbaren (zum Beispiel Antrag neuer Personalausweis) Übersicht der verfügbaren Termine Der Bürger erhält nach Buchung eine Terminbestätigung mit Angabe des Sachbearbeiters und der Zimmernummer Der gebuchte Termin wird automatisch im Kalender des Sachbearbeiters verbucht

Chat- und Videoberatung CHAT- UND VIDEOBERATUNG

Mit dieser Funktion spart sich der Bürger den Weg in seine Verwaltung Der Bürger kann auf moderne und bequeme Art mittels Chat bzw. Videotelefonie am PC, Tablet oder Smartphone mit seiner Verwaltung in Kontakt treten und sein Anliegen vortragen

Weitere Beispiele bereits digitalisierter Prozesse Schadenmelder SCHADENMELDUNG (Z.B. VIDEO, FOTO, SPRACHNACHRICHT)

Über die App „Schadenmelder“ kann der Bürger z.B. ein Foto einer kaputten Parkbank, welches mit den genauen GPS-Daten versehen ist, an die Verwaltung übermitteln Es wird nach Eingang automatisch ein Auftrag an die zuständige Stelle generiert, um den Schaden zu beheben

Nacherfassung im Personenstandsregister DIGITALE LÖSUNG FÜR NACHERFASSUNG IM PERSONENSTANDSREGISTER

(Familienbücher, Geburtenregister)

Die Altdaten (Urkunden) werden im Standesamt der Verwaltung gescannt Die Inhalte werden automatisch erkannt, den relevanten Datenfeldern zugeordnet und automatisch befüllt Die Daten werden signiert an das elektronische Personen standsregister übergeben Der manuelle Aufwand wird drastisch reduziert und die Kosten für die Verwaltung gesenkt

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12 Zukunft gemeinsam gestalten

Lassen Sie uns die Vision der digitalen Verwaltung verwirklichen.

digitale Verwaltung

Über inovoo GmbH

individuelle Strategien

individuelle Strategien innovative Software-Lösungen innovative Software-Lösungen digitale Kommunikation

inovoo entwickelt gemeinsam mit der :::tsm total-sourcing-management individuelle Strategien und Lösungsansätze für das eGovernment, mit dem speziellen Fokus der Umsetzung der digitalen Verwaltung der Zukunft. Als Dienstleistungsunternehmen analysiert inovoo Ihre IT-gestützten Verwaltungsprozesse und Systeme, um papierbasierte durch elektronische Prozesse abzulösen und diese auf ein Höchstmaß zu automatisieren. Dabei optimieren wir langwierige Prozessketten und ermöglichen eine medienbruchfreie, digitale Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger – kanalunabhängig und in Echtzeit.

digitale Kommunikation

inovoo bietet innovative Software-Lösungen, unter anderem um die elektronische Aktenführung, revisionssichere Langzeitarchivierung und Posteingangslösungen unter Beachtung von TR-ESOR oder ersetzendes Scannen (RESISCAN) zu realisieren.

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14 Über :::tsm total-sourcing-management

Zusammenhänge verstehen Zusammenhänge verstehen Lösungen erarbeiten

Umsetzung garantieren Lösungen erarbeiten

Die Digitalisierung einer Verwaltung bedeutet nicht nur das Bereitstellen eines mobilefähigen Online-Portals oder das Scannen und Abspeichern von Dokumenten auf einer Festplatte. Vielmehr muss die gesamte Verwaltungskommunikation mit Bürgern und Unternehmen neu betrachtet werden. Die Entscheidung, wie er kommunizieren möchte, wird in naher Zukunft der Bürger treffen – ob per Sprache, Video, Brief, Mail, Portal oder App. Die :::tsm total-sourcing-management ist Ihr hochgradig spezialisierter Partner, wenn es um innovative Prozesse geht. Wir verkaufen Ihnen keine Produkte -

wir erarbeiten aus Ihren „Gegebenheiten“ und unseren Ideen „Ihre“ digitale Verwaltung.

Umsetzung garantieren

Zusammen mit inovoo entwickeln wir Ihre individuellen Lösungen.

Kontakt

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MELANIE GÖBEL

PROJEKTMANAGEMENT

Die Umsetzung der „Digitalen Verwaltung“ hat begonnen. Der Fokus liegt auf der Einführung der elektronischen Akte. Aber was ist mit dem Bürger? Kann er in naher Zukunft „nur“ noch digital mit seiner Verwaltung kommunizieren? Wir glauben nicht, dass es damit getan ist, dem Bürger eine De-Mail-Adresse anzubieten und die für ihn bestimmten Dokumente in einem Postfach zur Verfügung zu stellen. Dies wird nicht funktionieren. Der „mündige“ Bürger wird selbst entscheiden, wie er seine Verwaltung anspricht und wie er seine Post empfangen möchte – sei es schriftlich, per Mail, über Messaging, als Sprachnachricht, über ein Portal oder über Social Media. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies sicherstellen können. Erfahren Sie mehr über das Ende der Postfächer sowie die Posteingangsstelle und den Briefkasten der Zukunft.

Telefon: Büro Deutschland +49 911-6000 2877 Büro Österreich +43 6542-53282 E-mail: [email protected]

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