Benutzerleitfaden für Bürger und Firmenbenutzer

Virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz

Version 1.0 vom 03.09.2012 Autor: Team A1

Landesbetrieb Daten und Information Valenciaplatz 6 55118 Mainz

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Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz

Inhalt / Thema: Status:

Anleitung VPS In Erstellung In projekt-interner Abstimmung In Abstimmung beim Kunden (und ggf. Partnern) Freigegeben Abgelehnt

Erstellt am

31.07.2012

Review durch:

Melanie Noll

Review am:

03.08.2012

Review durch: Review am:

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Versions-Nr.

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Beschreibung

31.07.2012 02.08.2012 03.08.2012 03.09.2012

0.1 0.2 0.3 1.0

Buschmann/Koch Buschmann/Koch Noll Werle

initiale Version Ergänzungen Redaktionelle Anpassungen Freigabe

Verteilerliste Nr.

Position

Organisation

Name

Rolle

Abnahme

P. Werle

ITZ – Ref. 391

per Mail 03.09.2012

Name

Dokumentabnahme Nr.

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Inhaltsverzeichnis 1

Ziel dieses Dokumentes................................................................................................ 5

2

Bürger ............................................................................................................................ 5 2.1 Einrichtung und Berechtigung eines Bürgerpostfaches.......................................... 5 2.2 Sicherheitsstufe erhöhen ......................................................................................10 2.3 Zugangseröffnung ................................................................................................11

3

Firma ............................................................................................................................ 16 3.1 Registrierung einer Firma/ eines Firmenadministrators.........................................16 3.2 Weiteren Firmenadministrator einrichten ..............................................................18 3.3 Virtuelle Poststelle/ Online-Dienste abonnieren ....................................................19 3.4 Zentrales Firmenpostfach einrichten.....................................................................20 3.5 Firmenmitarbeiter einrichten .................................................................................21 3.6 Vertreter einrichten ...............................................................................................21 3.7 Firmenbenutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen ......................................23 3.8 Zugangseröffnung ................................................................................................24

4

Nachrichtenversand über die VPS ............................................................................. 28 4.1 Einwilligung in AGB/ Nutzungsbedingungen .........................................................28 4.2 Adressatensuche..................................................................................................29

5

Anhang ......................................................................................................................... 31 5.1 Ansprechpartner ...................................................................................................31 5.2 Abbildungsverzeichnis ..........................................................................................31

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1 Ziel dieses Dokumentes Dieses Dokument stellt einen Leitfaden zur Benutzung der Virtuellen Poststelle (VPS) Rheinland-Pfalz für Bürger und Firmen dar. Die virtuelle Poststelle ermöglicht die Kommunikation zwischen Bürgern/Firmen und Behörden der rheinland-pfälzischen Landesbzw. Kommunalverwaltung auf rechtsicherem Weg.

2 Bürger 2.1 Einrichtung und Berechtigung eines Bürgerpostfaches Um als Bürger die virtuelle Poststelle (VPS) Rheinland-Pfalz nutzen zu können, benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Die Registrierung eines Bürgerpostfaches erfolgt über die Seite: https://www.rlp-service.de/RLPGateway/FVS/Login/RegistrierungBuerger.aspx Geben Sie hier bitte Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Das Passwort muss dabei folgenden Kriterien entsprechen: • •

Mindestens 8-stellig Keine Leerzeichen

Mindestens zwei der drei folgenden Merkmale müssen dabei eingehalten werden: • • •

Gemischte Groß- und Kleinschreibung Ziffern Sonderzeichen

Die Eingabe einer bereits registrierten E-Mail-Adresse ist nicht möglich, die Eindeutigkeit wird sichergestellt.

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Abbildung 1: Registrierung Bürger

Die Betätigung der Schaltfläche „Weiter“ führt auf eine Maske zur Festlegung einer Sicherheitsabfrage. Es sind mehrere Fragen auswählbar und dazu eine Antwort zu hinterlegen. Sollten Sie später Ihr Passwort vergessen, haben Sie durch die richtige Beantwortung der Sicherheitsabfrage die Möglichkeit, Ihr Passwort selbst zurückzusetzen.

Abbildung 2: Registrierung Bürger - Sicherheitsabfrage

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Nach Eingabe einer Antwort und Betätigen der Schaltfläche „Weiter“, gelangen Sie auf die Maske zur Eingabe Ihrer persönlichen Daten. Bitte beachten Sie, die Anrede korrekt auszuwählen und sämtliche Pflichtfelder (mit * markiert) zu befüllen. Das Geburtsdatum müssen Sie angeben, wenn Sie später die VPS vollständig nutzen möchten und eine Zugangseröffnung für den Nachrichtenversand von Behörden an Sie erklären möchten, da hierfür die Volljährigkeit erforderlich ist.

Abbildung 3: Registrierung Bürger - Eingabe der persönlichen Daten

Nach Betätigen der Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie auf die Seite zur Erklärung der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Um den Vorgang abschließen zu können, müssen Sie beide Häkchen setzen und mit „Weiter“ bestätigen.

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Abbildung 4: Registrierung Bürger - Einwilligung zur Datenverarbeitung

Auf der letzten Registrierungsseite werden nochmals die angegebenen Daten zur Überprüfung aufgeführt. Die Beantwortung der kleinen Rechenaufgabe dient der Sicherheit gegen automatisierte Registrierungsversuche. Wenn Sie alles korrekt eingegeben haben, können Sie die Registierung mit „Daten speichern“ abschließen.

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Abbildung 5: Registrierung Bürger - Abschluss

Abbildung 6: Registrierung Bürger - Hinweis zur Aktivierung

Ihnen wird nun eine E-Mail mit einem Bestätigungslink zugesendet. Sobald Sie diesen Link empfangen haben und ihn aufrufen, ist Ihr neues Bürgerpostfach in der VPS verwendbar. Die Aktivierung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Nach Aktivierung Ihres Bürgerpostfaches können Sie sich unter http://www.rlp-service.de mit Ihrer E-Mail-Adresse Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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und dem von Ihnen gewählten Passwort anmelden. Unter „Benutzerprofil“ können Sie folgende Einstellungen ändern: • • •

•

Daten ändern/löschen o Änderung der eingegebenen persönlichen Daten Berechtigung erweitern o Erhöhung Ihrer Sicherheitsstufe (Voraussetzung zur Erklärung einer Zugangseröffnung) Zugangseröffnung o Erklärung einer Zugangseröffnung gegenüber einzelnen oder allen in der VPS registrierten Dienststellen Sie erklären damit, dass Sie über die VPS angeschrieben werden dürfen und diese Zustellung als Alternative zur Postzustellung akzeptieren. Benutzerkonto löschen o Sie können Ihr Benutzerkonto im rlp-Service jederzeit löschen.

Abbildung 7: Einstellungen Benutzerprofil

2.2 Sicherheitsstufe erhöhen Ihr neu registriertes und aktiviertes Bürgerpostfach hat initial die Sicherheitsstufe 1. Um die VPS in Gänze nutzen zu können, ist jedoch die Sicherheitsstufe 2 erforderlich. Sie können auf zwei verschiedenen Wegen die Sicherheitsstufe 2 erlangen: 1. Zum einen kann die Sicherheitsstufe von 1 auf 2 durch Upload eines qualifiziert signierten Dokumentes im rlp-Service erhöht werden. Dazu benötigen Sie eine Signaturkarte mit einem auf Sie ausgestellten qualifizierten Signaturzertifikat sowie ein geeignetes Signaturkartenlesegerät. 2. Zum anderen kann die Sicherheitsstufe durch ein Antragsformular erhöht werden. Das Antragsformular können Sie im rlp-Service downloaden. Es muss ausgefüllt und mit einer Kopie des Personalausweises an den LDI Helpdesk per Fax oder auf dem Postweg gesendet werden. Nach Eingang und Prüfung des Antrags beim LDI Helpdesk werden Sie für "2-Schlüssel-Dienste" freigeschaltet. Hierüber erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Im Folgenden wird der Ablauf kurz skizziert: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Abbildung 8: Sicherheitsstufe erhöhen

Abbildung 9: Berechtigung erweitern - Auswahl des Weges

Das Antragsformular wird Ihnen als Download zur Verfügung gestellt. Nachdem das Antragsformular und die Kopie Ihres Personalausweises per Fax oder auf dem Postweg beim LDI Helpdesk eingetroffen sind, werden die Daten auf Korrektheit überprüft. Um die Erweiterung der Berechtigung zu beantragen, müssen Sie volljährig sein. Nach erfolgter Hochstufung des Sicherheitslevels erhalten Sie eine entsprechende E-Mail nach folgendem Muster:

Abbildung 10: E-Mail bei Hochstufen der Sicherheitsstufe

2.3 Zugangseröffnung Der rlp-Service bietet die Möglichkeit, mit Stellen der öffentlichen Verwaltung in RheinlandPfalz auf elektronischem Wege zu kommunizieren. Um mit Ihnen rechtsverbindlich

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elektronisch über die VPS kommunizieren zu können und zu dürfen, benötigen die angeschlossenen Behörden die folgenden Informationen von Ihnen: • •

Ihre rechtliche Zustimmung zum elektronischen Nachrichtenverkehr Die technischen Angaben zur Adressierung und Formatierung der Nachrichten

Beide Bestandteile müssen in der sogenannten Zugangseröffnung festgehalten werden. Sie willigen damit rechtsverbindlich in die Teilnahme am elektronischen Nachrichtenverkehr ein und müssen eindeutig definieren, welche Verwaltungen über welche Kanäle mit welchen Dateiformaten auf elektronischem Weg mit Ihnen kommunizieren dürfen. Mit dem Zugang eines elektronischen Dokumentes können Ihnen rechtlich verbindlich Mitteilungen überstellt werden. So kann z.B. eine Einreichung von Unterlagen von Ihnen angefordert werden, damit diese in einem verwaltungsrechtlichen Verfahren berücksichtigt werden können. Die Nichtbeachtung dieser Aufforderung kann sich ggfls. rechtlich nachteilig auswirken, der elektronische Zustellweg ist somit durch die Zugangseröffnung dem Postweg quasi gleichgestellt. Im Falle der elektronischen Zugangseröffnung müssen also regelmäßig das E-Mail- bzw. das Bürgerpostfach (siehe Kapitel 2.1) auf neue Eingänge überprüft werden. Eine Zugangseröffnung im rlp-Service können Sie jederzeit zurückziehen bzw. deaktivieren. Die Kommunikationspartner und die zulässigen Formate können Sie jederzeit ändern. Als registrierter Benutzer (zunächst Sicherheitsstufe 1), der die Zugangseröffnung durchführen will (Kurzbeschreibung der erforderlichen Schritte: Anmelden am rlp-Service Benutzerprofil Zugangseröffnung [siehe Abbildung 7]), erhalten Sie den Hinweis, dass Sie die Zugriffsberechtigung erweitern müssen. Ein Klick auf die Schaltfläche „Berechtigung erweitern“ führt Sie zunächst in den Vorgang zur Erhöhung der Sicherheitsstufe (siehe Kapitel 2.2). Haben Sie die Sicherheitsstufe 2, werden Sie durch die vier Schritte der Zugangseröffnung geführt, die im Folgenden erläutert werden. Schritt 1: Neben einer kurzen Erläuterung zur Zugangseröffnung und einem Link zu weiteren Informationen, müssen Sie in diesem Bildschirm bestätigen, dass Sie zum einen Kenntnis von den Informationen zu Zugangseröffnung haben, zum anderen, dass Sie eben diese Zugangseröffnung durchführen möchten. Nur wenn Sie hier die beiden Häkchen setzen, gelangen Sie zu Schritt 2 der Zugangseröffnung. Wird nur eines der beiden Häkchen oder gar keines gesetzt, erscheint der Hinweis: „Ohne Ihre Zustimmung kann die Zugangseröffnung nicht durchgeführt werden.“

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Abbildung 11: Zugangseröffnung - Kenntnisnahme und Zustimmung

Schritt 2: Im Schritt 2 wird abgefragt, ob generell allen Behörden die Übermittlung elektronischer Dokumente an Sie gestattet wird oder nur einer gezielten Auswahl an Behörden.

Abbildung 12: Zugangseröffnung - Kommunikationspartner

Schritt 3a: Wird die Option: „…nur ausgewählte Behörden…“ ausgewählt, gelangen Sie in den Behördenbaum, in dem Sie die Behörden, für die die Zugangseröffnung gelten soll, markieren können.

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Abbildung 13: Zugangseröffnung - Behördenbaum

Schritt 3b: Sofern Sie unter Schritt 2 „…allen Behörden…“ ausgewählt haben bzw. Schritt 3a abgeschlossen haben, gelangen Sie zu einer Maske, in der Sie die Dateiformate auswählen, in denen Sie Dokumente empfangen können bzw. wollen:

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Abbildung 14: Zugangseröffnung - Formatauswahl Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Schritt 4: In diesem Schritt wird die Zugangseröffnung abgeschlossen.

Abbildung 15: Zugangseröffnung - Abschluss

Bis hierher ist es jederzeit möglich, zurück zu den vorangegangenen Schritten der Zugangseröffnung zu gelangen, Änderungen vorzunehmen oder aber die Zugangseröffnung abzubrechen. Wie eingangs erwähnt, können Sie die Zugangseröffnung jederzeit zurückziehen bzw. deaktivieren und zudem auch die Kommunikationspartner sowie die zugelassenen Formate ändern.

3 Firma 3.1 Registrierung einer Firma/ eines Firmenadministrators Für die Registrierung einer Firma zur Nutzung der virtuellen Poststelle (VPS) RheinlandPfalz wird zunächst die Registrierung eines Firmenmitarbeiters benötigt, der die Rolle eines Firmenadministrators wahrnimmt. Die Aufgabe des Firmenadministrators besteht darin, die Firmenbenutzer einzurichten und ihnen Berechtigungen für die ausgewählten Online-Dienste zuzuweisen. Ein Firmenadministrator hat ausschließlich administrative Rechte. D.h. der Firmenadministrator kann • • • • • • • • • •

Neue Firmenbenutzer anlegen (siehe Kapitel 3.5) Benutzerdaten von Firmenbenutzern ändern Passwörter von Firmenbenutzern ändern/zurücksetzen Firmenbenutzer löschen Zugangseröffnungen für Firmenbenutzer durchführen (siehe Kapitel 3.8) Berechtigungen zur Durchführung der Zugangseröffnung erteilen/entziehen (siehe Kapitel 3.8) Online-Dienste abonnieren/löschen (siehe Kapitel 3.7) Firmenbenutzer für Online-Dienste berechtigen/Berechtigungen entziehen (siehe Kapitel 3.7) Firmenpostfach einrichten/ändern (siehe Kapitel 3.4) Vertretungen einsehen, einrichten/ändern (siehe Kapitel 3.6)

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•

Vertretenden Firmenadministrator einrichten/löschen (siehe Kapitel 3.2)

Möchte die als Firmenadministrator registrierte Person selbst Online-Dienste nutzen, muss sie sich zusätzlich als Firmenbenutzer registrieren. Dazu wird jedoch eine weitere E-MailAdresse benötigt. Jeder Benutzer benötigt eine eigene gültige E-Mail-Adresse. Für das Feld Firmenname können beliebige Zeichen (max. 40 Zeichen Länge) eingegeben werden. Die Registrierung einer Firma wird begonnen, indem Sie auf dem rlp-Service rechts im „Benutzermenü“ die Schaltfläche „Registrieren“ betätigen und in der folgenden Maske „Firmen / Behörden“ auswählen.

Abbildung 16: Einstieg Registrierung einer Firma

Die Registrierung einer Firma erfolgt in fünf Schritten. In Schritt 1 werden die Firmendaten abgefragt. In den beiden folgenden Schritten werden die Zugangsdaten für den Firmenadministrator festgelegt sowie dessen persönliche Daten erfasst. In Schritt 4 müssen die Online-Dienste ausgewählt werden, die die Firma nutzen möchte. Diese können nachträglich modifiziert werden. In Schritt 5 der Registrierung können die hinterlegten Daten noch einmal geprüft werden. Änderungen sind jederzeit über die Schaltfläche „Zurück“ am Ende jeder Maske möglich. Bevor die Registrierung der Firma über die Schaltfläche „Daten speichern“ abgeschlossen werden kann, muss der Verarbeitung personenbezogener Daten zugestimmt werden. Nachfolgende Tabelle gibt Hinweise zu den Feldern, die Sie im Rahmen der Registrierung einer Firma befüllen müssen bzw. können. Pflichtfelder sind mit einem * versehen. Bei den übrigen Feldern handelt es sich um Kann-Felder. Bei einigen Feldern ist zu beachten, dass es sich um Sperrfelder handelt, d.h. der bei der Registrierung vorgenommene Eintrag kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Eingabefeld Firmenname

Handelsregisternummer Auswahl „Firma“ / „Behörde…“ / „nicht zugeordnet“ Hausnummer

E-Mail/ E-Mail-Adresse

Passwort

Anrede Vorname bzw. Name

Telefonnummer und Faxnummer

Bemerkung zwischen 1 und 40 Zeichen lang Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Die erforderliche Änderung eines Firmennamens bei Umfirmierung ist nur über den LDI Helpdesk möglich. Die Firma, deren Name geändert wurde, ist aber weiterhin auch über ihren alten Namen bei der Adresssuche in der VPS auffindbar. Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Firmen wählen „Firma“ aus Zahlen und Buchstaben sind zugelassen maximal 11 Zeichen möglich keine Leerzeichen erlaubt Falls in der Anschrift keine Hausnummer vorkommt, im Feld „Hausnummer“ eine Null (0) eintragen. Umlaute und Leerzeichen sind nicht erlaubt Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Bedingungen: • zwischen 8 und 20 Zeichen lang • mindestens zwei der drei folgenden Kriterien erfüllt: o Gemischte Groß-/Kleinschreibung o Ziffern o Sonderzeichen (Tastatur) • Keine Leerzeichen erlaubt Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Im Namen und Vornamen sind nur lateinische Buchstaben (A-Z, a-z, ß, äöü, ÄÖÜ), Hochkomma, Leerzeichen und Bindestriche sind zugelassen Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Beide haben internationales Format (+xx (xx) ++++, z.B. +49 30 1234567) Telefonnummer ist Pflichtfeld, Faxnummer ist Kannfeld

3.2 Weiteren Firmenadministrator einrichten Es ist empfehlenswert, nach der Erstregistrierung einen zweiten Firmenadministrator einzurichten, damit im Fall der Abwesenheit des ersten Firmenadministrators auch weiterhin alle administrativen Tätigkeiten durchgeführt werden können.

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Um einen Vertreter als Firmenadministrator einzurichten, wählt der angemeldete Firmenadministrator rechts im Menü „Firmendaten“ die Schaltfläche „Vertreter (in) einrichten“ aus. Je Firma kann es maximal zwei Firmenadministrator-Benutzerkonten geben. Bei dem Versuch, einen dritten Administrator einzurichten, erscheint die nachfolgende Meldung:

Abbildung 17: Maximale Anzahl von Administratoren

Ist noch kein Vertreter für den Firmenadministrator vorhanden, kann dieser wie ein neuer Firmenbenutzer durch Angabe seiner E-Mail-Adresse, seines Passworts und der persönlichen Daten eingerichtet werden Der Firmenadministrator und sein Vertreter haben die gleichen Rechte. Der Firmenadministrator muss nicht explizit den Zeitraum für seine Vertretung festlegen und der Vertreter des Firmenadministrators muss nicht explizit die Vertretung für den Firmenadministrator einnehmen. Mit der Anmeldung im System hat der Vertreter des Firmenadministrators dessen Rolle übernommen.

3.3 Virtuelle Poststelle/ Online-Dienste abonnieren Bevor eine Firma einen Online-Dienst nutzen kann, muss der Firmenadministrator die Freischaltung dafür beantragen, die Mitarbeiter müssen für die Nutzung des Online-Dienstes berechtigt und die Zugangseröffnung für diesen Dienst durchgeführt sein. Ist einer der Punkte nicht abgearbeitet worden, erhält der Firmenbenutzer entsprechende Fehlermeldungen bzw. Hinweise: „Bevor Sie diesen Dienst nutzen können, Firmenadministrator hierfür berechtigen lassen.“

müssen

Sie

sich

von

Ihrem

„Sie haben noch keine Zugangseröffnung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz durchgeführt. Bitte führen die Zugangseröffnung über Ihr Benutzerprofil durch, bzw. lassen Sie sich dazu von Ihrem Firmenadministrator berechtigen und kehren Sie dann zur Kontaktaufnahme mit dem EAP zurück.“

Für die Registrierung und Nutzung eines Online-Dienstes im rlp-Service muss eine Firma die Freischaltung dieses Dienstes beantragen. Nachfolgende Darstellung und die sich anschließende Erläuterung verdeutlicht den Vorgang am Beispiel des Online-Dienstes „VPS“. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Abbildung 18: Firma für Online-Dienst VPS freischalten

Der angemeldete Firmenadministrator wählt im rechten Menü „Firmendaten“ die Schaltfläche „Online-Dienste“ und in der folgenden Maske den Link „Weitere Online-Dienste auswählen“ aus. Im Folgenden kann der gewünschte Online-Dienst durch Anhaken ausgewählt werden. Über die Schaltfläche „Fax(e) anzeigen / Fax(e) drucken“ wird entsprechend der Auswahl ein FaxFormular generiert. Dieses muss ausgedruckt, ausgefüllt und an den LDI Helpdesk gesendet werden. Um den Vorgang abzuschließen, muss auf die Schaltfläche „Freischaltung beantragen“ geklickt werden. Nach erfolgter Freischaltung durch den LDI wird die Firma per E-Mail über die erfolgreiche Freischaltung informiert.

Abbildung 19: Weitere Online-Dienste auswählen

3.4 Zentrales Firmenpostfach einrichten Die Funktion des zentralen Firmenpostfaches wird zum Zeitpunkt der Erstellung des vorliegenden Leitfadens voraussichtlich neu geregelt. Falls Sie ein zentrales Firmenpostfach einrichten möchten, tragen Sie dieses bitte als normalen Firmenbenutzer ein (siehe Kapitel 3.5). Der Name dieses speziellen Firmenbenutzers sollte „Firmenpostfach“ lauten, die EMail-Adresse sollte eine zentrale Firmen-E-Mail-Adresse sein, z.B. „info@...“, die Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Benachrichtigung über neu eingegangene Nachrichten werden dann an diese E-MailAdresse versendet. Für dieses Postfach sollten in jedem Fall Vertreter eingerichtet werden, damit zu jeder Zeit der Zugriff darauf möglich ist.

3.5 Firmenmitarbeiter einrichten Nur der Firmenadministrator kann Firmenmitarbeiter im rlp-Service einrichten und administrieren. Der angemeldete Firmenadministrator kann im rechten Menü „Firmendaten“ über die Schaltfläche „Firmenbenutzer“ und einen Klick auf den Link „Neue Benutzer einrichten“ in der Folgemaske einen neuen Mitarbeiter als Firmenbenutzer anlegen. Im Folgenden sind die bereits in vorangegangenen Kapiteln (siehe z.B. Kapitel 3.2) beschriebenen Schritte zu durchlaufen, um den Mitarbeiter zu registrieren. Nach erfolgreicher Registrierung kann der Firmenadministrator entscheiden, ob den neuen Mitarbeitern auch gleich Online-Dienste zugewiesen werden sollen, weitere Benutzer eingerichtet werden sollen oder an dieser Stelle die Administration zunächst beenden sein soll. Der Firmenadministrator kann die Zugangseröffnung für die Firmenmitarbeiter durchführen oder Ihnen die Berechtigung erteilen, im Namen der Firma für sich die Zugangseröffnung vorzunehmen.

3.6 Vertreter einrichten Vertreter können das virtuelle Postfach der vertretenden Person einsehen und berechtigungsabhängig Online-Dienste aufrufen. Dafür meldet der Vertreter sich ganz normal mit seiner Kennung am rlp-Service an und kann dann bei Bedarf zu der Identität wechseln, für die ihm explizit die Vertreterberechtigung zugewiesen worden ist. Dabei kann der Vertreter nur auf Funktionen/Online-Dienste zugreifen, für die sowohl er selber, als auch die zu vertretende Person die Berechtigung hat. Liest ein Vertreter im Postkorb des zu Vertretenden eine neue Antwort oder löscht Antworten, wird dies nicht gesondert markiert oder festgehalten. Eine vertretene Person kann also nicht direkt feststellen, welche Antworten ein Vertreter gelesen und/oder gelöscht hat. Ein Vertreter kann im Namen des zu Vertretenden eine Anfrage erstellen und die Antwort nach dem Lesen direkt löschen, ohne dass die vertretene Person dies nachvollziehen kann. Erstellt ein Vertreter eine Anfrage in einem Online-Dienst, wird seine wirkliche Benutzer-ID automatisch mit in den XML-Header der Anfrage aufgenommen. So kann jederzeit nachvollzogen werden, ob eine Anfrage von einem Vertreter erzeugt wurde und wer die Person war. Das Postfach nutzt diese Informationen und markiert Vertreter-Anfragen mit einem kleinen Gruppen-Icon und zeigt den Namen des Vertreters im Tooltipp des Icons an. Wechselt ein Benutzer als Vertreter die Identität, wird dies in den zugehörigen Sitzungsinformationen vermerkt. Die Sitzungsinformationen enthalten dann die IDs beider Benutzerkonten. Die Maske, in der der Anwender die zu vertretende Person auswählen kann, lässt nach einem Identitätswechsel nur die Rückkehr zur eigenen Identität zu. Eine transitive Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Vertreterberechtigung (A darf B vertreten und B darf C vertreten, also darf A auch C vertreten) ist also nicht möglich. Firmenmitarbeiter können sich gegenseitig vertreten. Firmenadministratoren vertreten sich gegenseitig. Ein Firmenadministrator kann für sich nur einen Vertreter einrichten. Ein Firmenbenutzer kann keinen Firmenadministrator vertreten und umgekehrt. Ein Vertreter kann nur in Diensten vertreten, für die er auch die Rechte hat. Über die Menüauswahl „Vertretungen“ kann der Firmenbenutzer Vertretungen einnehmen oder sich seine eigene Vertretung einrichten.

Abbildung 20: Vertretungen wahrnehmen oder bearbeiten

In der zuvor gezeigten Maske kann ein Benutzer die Vertretung eines Mitarbeiters einnehmen, für den er als Vertreter eingerichtet worden ist oder über die Schaltfläche „Eigene Vertreter“ einen neuen Vertreter für sich selber festlegen. Firmenmitarbeiter können dabei ausschließlich Mitarbeiter der gleichen Firma auswählen.

Abbildung 21: Vertretung eingenommen

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Abbildung 22: Vertreter anlegen

In der folgenden Maske kann der Zeitraum angegeben werden, für den eine Vertretung gelten soll. Werden hier keine Termine eingegeben, gilt die Vertretung bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie gelöscht wird.

Abbildung 23: Vertretungszeitraum festlegen

Über den Menüpunkt „Vertretungen“ kann der angemeldete Firmenadministrator auch Vertretungen für die Firmenmitarbeiter einrichten, ändern oder löschen.

3.7 Firmenbenutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen Um einen Online-Dienst nutzen zu können, muss ein Firmenmitarbeiter dafür durch einen Firmenadministrator berechtigt werden. Diese Berechtigung kann entweder direkt im Anschluss an die Registrierung erfolgen oder zu jedem beliebigen anderen Zeitpunkt über „Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen“ die Menüauswahl „Firmenbenutzer“ oder „Online-Dienste“ „Benutzer für Online-Dienste berechtigen“. Auf dem gleichen Weg kann die Berechtigung, einen Online-Dienst zu nutzen, entzogen werden. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Abbildung 24: Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen (Anzeige nach Diensten)

In dieser Maske kann der Benutzer sich die Informationen auch nach Benutzern ausgeben lassen und die Berechtigungen vergeben oder aber entziehen.

Abbildung 25: Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen (Anzeige nach Benutzern)

3.8 Zugangseröffnung Der Firmenadministrator hat die Möglichkeit, die Mitarbeiter der Firma zu berechtigen, im Namen der Firma selbst die Zugangseröffnung durchzuführen. Dazu muss der angemeldete Firmenadministrator im rechten Menü „Firmendaten“ über den Menüpunkt „Firmenbenutzer“ in der Folgemaske den Link „Erlaubnis für Zugangsberechtigung im Namen der Firma erteilen/entziehen“ auswählen. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Abbildung 26: Erlaubnis für ZB im Namen der Firma / Person auswählen

Hier kann der Firmenadministrator die entsprechende Person auswählen und in der folgenden Maske die Erlaubnis erteilen und speichern.

Abbildung 27: Erlaubnis für ZB im Namen der Firma / Erlaubnis erteilen

Abschließend wird die Aktion mit folgendem Hinweis bestätigt:

Abbildung 28: Erlaubnis für Zugangseröffnung erteilt

Der Firmenadministrator kann aber auch selbst die Zugangseröffnung für einen Firmenmitarbeiter durchführen (siehe Kapitel 3.1). Über die Auswahl „Firmenbenutzer“ „Zugangseröffnung für Benutzer durchführen/ändern“ kann der Firmenadministrator die Person auswählen, für die er die Zugangseröffnung Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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durchführen möchte. Voraussetzung ist, dass er dem Firmenuser die Erlaubnis für die Zugangseröffnung im Namen der Firma erteilt hat.

Abbildung 29: Zugangseröffnung für Benutzer durchführen (Auswahl der Person)

Im ersten Schritt bestätigt der Firmenadministrator, dass der Benutzer die entsprechenden Informationen zur Kenntnis genommen hat und den Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente eröffnen möchte. Um in der Zugangseröffnung weiter zu kommen, müssen hier beide Häkchen gesetzt sein, ansonsten kommt die Hinweismeldung: „Ohne Ihre Zustimmung kann die Zugangseröffnung nicht durchgeführt werden“.

Abbildung 30: Zugangseröffnung für Benutzer durchführen (Schritt 1)

Im Schritt 2 erfolgt die Auswahl der Behörde(n), für die man die Zugangseröffnung durchführen möchte. Hier besteht die Möglichkeit, generell für alle Behörden, oder aber für über den Behördenbaum selektierte Institutionen die Zugangseröffnung durchzuführen.

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Abbildung 31: Zugangseröffnung (Schritt 2) Auswahl der Behörden

Schritt 3a: Wird die Option: „…nur ausgewählte Behörden…“ ausgewählt, gelangen Sie in den Behördenbaum, in dem Sie die Behörden, für die die Zugangseröffnung gelten soll, markieren können.

Abbildung 32: Zugangseröffnung (Schritt 3a) Behörden selektieren

Im Schritt 3b kann festgelegt werden, wie die Übermittlung erfolgen soll und in welchen Formaten übermittelte Dokumente akzeptiert werden.

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Abbildung 33: Rahmenbedingungen der elektronischen Übermittlung (Schritt 3b)

Im Schritt 4 wird die Zugangseröffnung abgeschlossen. Eine einmal durchgeführte Zugangseröffnung kann jederzeit geändert (Kommunikationspartner, Formate, Zustellweg) oder deaktiviert werden. Alle durch den Administrator durchgeführten Änderungen werden protokolliert. Der Firmenbenutzer erhält eine Nachricht per E-Mail über die Änderungen des Firmenadministrators. Die Erlaubnis, die Zugangseröffnung durchzuführen wird dem Firmenmitarbeiter vom Firmenadministrator erteilt.

4 Nachrichtenversand über die VPS Über den Online-Dienst „VPS“ können Nachrichten versendet werden und zwar von Bürgern oder Firmen an Behörden und umgekehrt. Der Nachrichtenversand wird im Folgenden genauer beschrieben.

4.1 Einwilligung in AGB/ Nutzungsbedingungen Ein Bürger/ Firmenmitarbeiter, der erstmalig die VPS zum Nachrichtenversand nutzen möchte, wird nach dem Aufruf des Menüpunktes „Virtuelle Poststelle“ im rlp-Service auf eine neue Maske geführt, in der auf die AGB hingewiesen wird. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Hier muss der Nutzer mittels Mausklick die AGB akzeptieren, wenn er mit der VPS arbeiten möchte. Erst nach Erteilung der Einwilligung gelangt er zu den weiterführenden Masken, die im Zuge des Nachrichtenverfassens durchlaufen werden. Unterbleibt die Einwilligung, wird der Hinweis eingeblendet, dass die Nutzung der VPS nur bei erfolgter Einwilligung möglich ist. Im Zusatzmenü „Nutzungsbedingungen der VPS“ können die aktuellen Nutzungsbedingungen jederzeit eingesehen werden. Die Einwilligung in die Nutzungsbedingungen für die VPS wird ähnlich den Benutzerdaten protokolliert (mit Datum, Zeit) und dauerhaft gespeichert. Die Einwilligung kann per Meldung an den LDI Helpdesk widerrufen werden.

4.2 Adressatensuche Um eine Nachricht zu versenden, müssen Bürger/ Firmenbenutzer sich am rlp-Service anmelden. Im Menü auf der linken Seite ist als nächstes der Punkt „Virtuelle Poststelle“ anzuklicken. In der nächsten Maske finden sich Informationen zur VPS, die mit einem Klick auf „weiter“ verlassen werden kann. In der nächsten Ansicht wählt der Benutzer die Behörde aus, an die die Nachricht adressiert werden soll. Ein Bürger/ Firmenmitarbeiter kann nur nach Behörden suchen, die einer Veröffentlichung ihres virtuellen Postfaches im öffentlichen Behördenbaum zugestimmt hat. Die Behörden sind im Behördenbaum hierarchisch eingeordnet.

Abbildung 34: Adressatensuche im VPS-Behördenbaum

Ist das gewünschte Behördenpostfach gefunden, kann dieses angehakt werden. Ein Klick auf die Schaltfläche „Nachricht verfassen“ führt in den Folgebildschirm, in dem die zu versendende Nachricht verfasst werden kann: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

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Abbildung 35: Nachricht verfassen

Es ist möglich, der Nachricht beliebige Daten als Anhang hinzuzufügen. Dabei ist zu beachten, dass die maximal zulässige Nachrichtengröße zurzeit 30 MB beträgt. Ein Klick auf die Schaltfläche „Absenden“ sorgt für den Nachrichtenversand. Der Absender erhält abhängig von der Konfiguration des Behördenpostfaches folgende Quittungen: • Eingangsbestätigung: Nachricht, dass die abgesendete Nachricht bei der VPS eingegangen ist. • Empfangsbestätigung: Rechtlicher Nachweis, dass die Nachricht den Empfänger erreicht hat. • E-Mail über neue Nachricht im GG-Postfach: Der Absender wird per E-Mail informiert, dass in seinem rlp-Service-Postfach neue Nachrichten vorhanden sind.

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5 Anhang 5.1 Ansprechpartner Support VPS Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information Helpdesk Valenciaplatz 6 55118 Mainz Telefon: 06131/605-360 Telefax: 06131/605-55360 E-Mail: [email protected]

5.2 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Registrierung Bürger .......................................................................................................... 6 Abbildung 2: Registrierung Bürger - Sicherheitsabfrage ......................................................................... 6 Abbildung 3: Registrierung Bürger - Eingabe der persönlichen Daten ................................................... 7 Abbildung 4: Registrierung Bürger - Einwilligung zur Datenverarbeitung ............................................... 8 Abbildung 5: Registrierung Bürger - Abschluss....................................................................................... 9 Abbildung 6: Registrierung Bürger - Hinweis zur Aktivierung ................................................................. 9 Abbildung 7: Einstellungen Benutzerprofil............................................................................................. 10 Abbildung 8: Sicherheitsstufe erhöhen.................................................................................................. 11 Abbildung 9: Berechtigung erweitern – Auswahl des Weges................................................................ 11 Abbildung 10: E-Mail bei Hochstufen der Sicherheitsstufe ................................................................... 11 Abbildung 11: Zugangseröffnung – Kenntnisnahme und Zustimmung ................................................. 13 Abbildung 12: Zugangseröffnung – Kommunikationspartner ................................................................ 13 Abbildung 13: Zugangseröffnung - Behördenbaum .............................................................................. 14 Abbildung 14: Zugangseröffnung - Formatauswahl .............................................................................. 15 Abbildung 15: Zugangseröffnung - Abschluss....................................................................................... 16 Abbildung 16: Einstieg Registrierung einer Firma ................................................................................. 17 Abbildung 17: Maximale Anzahl von Administratoren ........................................................................... 19 Abbildung 18: Firma für Online-Dienst VPS freischalten ...................................................................... 20 Abbildung 19: Weitere Online-Dienste auswählen ................................................................................ 20 Abbildung 20: Vertretungen wahrnehmen oder bearbeiten .................................................................. 22 Abbildung 21: Vertretung eingenommen ............................................................................................... 22 Abbildung 22: Vertreter anlegen ............................................................................................................ 23 Abbildung 23: Vertretungszeitraum festlegen ....................................................................................... 23 Abbildung 24: Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen (Anzeige nach Diensten) ................. 24 Abbildung 25: Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen (Anzeige nach Benutzern) ............... 24 Abbildung 26: Erlaubnis für ZB im Namen der Firma / Person auswählen ........................................... 25 Abbildung 27: Erlaubnis für ZB im Namen der Firma / Erlaubnis erteilen ............................................. 25 Abbildung 28: Erlaubnis für Zugangseröffnung erteilt ........................................................................... 25 Abbildung 29: Zugangseröffnung für Benutzer durchführen (Auswahl der Person) ............................. 26 Abbildung 30: Zugangseröffnung für Benutzer durchführen (Schritt 1) ................................................ 26 Abbildung 31: Zugangseröffnung (Schritt 2) Auswahl der Behörden .................................................... 27 Abbildung 32: Zugangseröffnung (Schritt 3a) Behörden selektieren .................................................... 27 Abbildung 33: Rahmenbedingungen der elektronischen Übermittlung (Schritt 3b) .............................. 28 Abbildung 34: Adressatensuche im VPS-Behördenbaum..................................................................... 29 Abbildung 35: Nachricht verfassen........................................................................................................ 30

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