Benutzerleitfaden für Bürger und Firmenbenutzer

Virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz

Version 2.0 vom 01.06.2017 Autor: Team A1

Landesbetrieb Daten und Information Valenciaplatz 6 55118 Mainz

1

Ziel dieses Dokumentes................................................................................................ 3

2

Bürger ............................................................................................................................ 3 2.1 Einrichtung und Berechtigung eines Bürgerpostfaches.......................................... 3 2.2 Unterscheidung der Sicherheitsstufen ................................................................... 8 2.3 Sicherheitsstufe erhöhen ....................................................................................... 8 2.4 Zugangseröffnung ................................................................................................11

3

Registrierung einer Firma ........................................................................................... 14 3.1 Registrierung Schritt 1: Firmendaten ....................................................................17 3.2 Registrierung Schritt 2: Zugangsdaten des Firmenadministrators .........................19 3.3 Registrierung Schritt 3: persönliche Daten des Administrators .............................20 3.4 Registrierung Schritt 4: Auswahl des Online-Dienstes „Virtuelle Poststelle – VPS 21 3.5 Registrierung Schritt 5: Kontrolle der Daten und Einwilligung zur Datenverarbeitung .......................................................................................................21 3.6 Weiteren Firmenadministrator einrichten ..............................................................23

4

Firmenbenutzer ........................................................................................................... 24 4.1 Erläuterung der Benutzer-Rollen ..........................................................................24 4.2 Firmenmitarbeiter einrichten .................................................................................25 4.3 Zentrales Firmenpostfach einrichten.....................................................................27 4.4 Online-Dienste zuweisen ......................................................................................28 4.5 Vertreter einrichten ...............................................................................................30 4.6 Zugangsdaten ändern (E-Mail, Passwort).............................................................32 4.7 Zugangseröffnung ................................................................................................34

5

Nachrichtenversand über die VPS ............................................................................. 38 5.1 Einwilligung in AGB/ Nutzungsbedingungen .........................................................39 5.2 Adressatensuche..................................................................................................39

6

Anhang ......................................................................................................................... 41 6.1 Ansprechpartner ...................................................................................................41 6.2 Abbildungsverzeichnis ..........................................................................................41

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 2 von 42

1 Ziel dieses Dokumentes Dieses Dokument stellt einen Leitfaden zur Benutzung der Virtuellen Poststelle (VPS) Rheinland-Pfalz für Bürger und Firmen dar. Die virtuelle Poststelle ermöglicht die Kommunikation zwischen Bürgern/Firmen und Behörden der rheinland-pfälzischen Landesbzw. Kommunalverwaltung auf rechtsicherem Weg. Ob eine Nachricht, die über die virtuelle Poststelle versendet wird, schriftformersetzend ist, ist abhängig davon, ob die betroffene Behörde für diesen Verwaltungsakt die VPS-Nachricht als schriftformersetzend anerkennt. Im Zweifelsfall ist es ratsam, dies bei der Behörde zu erfragen.

2 Bürger 2.1 Einrichtung und Berechtigung eines Bürgerpostfaches Um als Bürger die virtuelle Poststelle (VPS) Rheinland-Pfalz nutzen zu können, benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Die Registrierung eines Bürgerpostfaches erfolgt über die Seite: https://www.rlp-service.de/RLPGateway/FVS/Login/RegistrierungBuerger.aspx Geben Sie hier bitte Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein. Das Passwort muss dabei folgenden Kriterien entsprechen:  

Mindestens 8-stellig Keine Leerzeichen

Mindestens zwei der drei folgenden Merkmale müssen im Passwort vorhanden sein:   

Gemischte Groß- und Kleinschreibung Ziffern Sonderzeichen

Die Nutzung einer bereits im System registrierten E-Mail-Adresse ist nicht möglich, die Eindeutigkeit wird sichergestellt.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 3 von 42

Abbildung 1: Registrierung Bürger

Die Betätigung der Schaltfläche „Weiter“ führt auf eine Maske zur Festlegung einer Sicherheitsabfrage. Es kann aus mehreren Fragen auswählt und dazu eine Antwort hinterlegt werden. Sollten Sie später Ihr Passwort vergessen, haben Sie durch die richtige Beantwortung der Sicherheitsabfrage die Möglichkeit, über einen Link, der Ihnen zugesandt wird, Ihr Passwort selbst zurückzusetzen, wenn Sie die Sicherheitsstufe 1 haben.

Abbildung 2: Registrierung Bürger - Sicherheitsabfrage Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 4 von 42

Nach Eingabe einer Antwort und Betätigen der Schaltfläche „Weiter“, gelangen Sie auf die Maske zur Eingabe Ihrer persönlichen Daten. Bitte achten Sie darauf die Anrede korrekt auszuwählen und sämtliche Pflichtfelder (mit * markiert) zu befüllen. Das Geburtsdatum müssen Sie angeben, wenn Sie später die VPS vollständig nutzen möchten und eine Zugangseröffnung für den Nachrichtenversand von Behörden an Sie erklären möchten, da hierfür die Volljährigkeit erforderlich ist.

Abbildung 3: Registrierung Bürger - Eingabe der persönlichen Daten

Nach Betätigen der Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie auf die Seite zur Erklärung der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Um den Vorgang abschließen zu können, müssen Sie beide Häkchen setzen und mit „Weiter“ bestätigen.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 5 von 42

Abbildung 4: Registrierung Bürger - Einwilligung zur Datenverarbeitung

Auf der letzten Registrierungsseite werden die eingegebenen Daten nochmals zur Überprüfung aufgeführt. Die Beantwortung der kleinen Rechenaufgabe dient der Sicherheit gegen automatisierte Registrierungsversuche. Wenn Sie alles korrekt eingegeben haben, können Sie die Registrierung mit „Daten speichern“ abschließen.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 6 von 42

Abbildung 5: Registrierung Bürger - Abschluss

Abbildung 6: Registrierung Bürger - Hinweis zur Aktivierung

Ihnen wird nun eine E-Mail mit einem Aktivierungslink zugesendet. Sobald Sie diesen Link empfangen haben und ihn aufrufen, ist Ihr neues Bürgerpostfach in der VPS verwendbar. Die Aktivierung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Nach Aktivierung Ihres Bürgerpostfaches können Sie sich unter http://www.rlp-service.de mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem von Ihnen gewählten Passwort anmelden. Unter „Benutzerprofil“ können Sie folgende Einstellungen ändern: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 7 von 42



Daten ändern/löschen o Änderung der eingegebenen persönlichen Daten



Benutzerkonto löschen o Sie können Ihr Benutzerkonto im rlp-Service jederzeit löschen.

Abbildung 7: Benutzerprofil

2.2 Unterscheidung der Sicherheitsstufen Features E-Mails an Behörde versenden Rechtsverbindlich*

Sicherheitsstufe 1

E-Mails von Behörden empfangen (Zugangseröffnung)

Sicherheitsstufe 2

 

 





* Über die virtuelle Poststelle können qualifiziert elektronisch signierte Dokumente eingereicht werden. Dazu benötigen Sie eine Signaturkarte eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters, einen passenden Signaturkartenleser und eine für die qualifizierte elektronische Signatur zugelassene Signatursoftware (z.B. SecCommerce SecSigner). Ob eine Nachricht, die über die virtuelle Poststelle versendet wird, schriftformersetzend ist, ist abhängig davon, ob die betroffene Behörde für diesen Verwaltungsakt die VPS-Nachricht bzw. deren Anhang als schriftformersetzend anerkennt. Im Zweifelsfall ist es ratsam, dies bei der Behörde im Vorfeld zu erfragen.

2.3 Sicherheitsstufe erhöhen Ihr neu registriertes und aktiviertes Bürgerpostfach hat initial die Sicherheitsstufe 1. Um die VPS in vollem Umfang nutzen zu können, ist jedoch die Sicherheitsstufe 2 erforderlich. Die Sicherheitsstufe 2 erfordert Ihre persönliche Authentifizierung, um auszuschließen, dass ein Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 8 von 42

Dritter unter Ihrem Namen persönliche Informationen von einer Behörde erfragen und erhalten kann. Sie können auf zwei verschiedenen Wegen die Sicherheitsstufe 2 erlangen: 1. Die Sicherheitsstufe kann durch Upload eines qualifiziert signierten Dokumentes im rlp-Service von Stufe 1 auf Stufe 2 erhöht werden. Dazu benötigen Sie eine Signaturkarte mit einem auf Sie ausgestellten qualifizierten Signaturzertifikat sowie ein geeignetes Signaturkartenlesegerät sowie eine geeignete Signatursoftware (z.B. SecCommerce SecSigner). 2. Die Sicherheitsstufe kann auch durch ein Antragsformular erhöht werden. Das Antragsformular können Sie im rlp-Service downloaden. Es muss ausgefüllt und mit einer Kopie des Personalausweises an den LDI Helpdesk per Fax oder auf dem Postweg gesendet werden. Bitte beachten Sie dazu die Schwärzungshinweise auf dem Antragsformular. Nach Eingang und Prüfung des Antrags beim LDI Helpdesk werden Sie für "2-Schlüssel-Dienste" freigeschaltet. Hierüber erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Im Folgenden wird der Ablauf kurz skizziert: (1)

Benutzer (Stufe1)

Fax + Personalausweis(Kopie)

(2) Helpdesk

HelpdeskTool (GG)

Überprüfung der Daten + Freischaltung (3)

Benachrichtigung (E-Mail)

Abbildung 8: Sicherheitsstufe erhöhen

Die Berechtigung lässt sich unter „Benutzerprofil“ erweitern:

Abbildung 9: Benutzerprofil

Nach Auswahl „Berechtigung erweitern“ werden zunächst die Registrierungsdaten angezeigt:

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 9 von 42

Abbildung 10: Registrierungsdaten

Falls erforderlich, können die Registrierungsdaten nach einem Klick auf den Button „Registrierungsdaten bearbeiten“ korrigiert werden, ansonsten führt der Button „weiter“ in die Bildschirmmaske, in der festgelegt werden kann, auf welchem Weg die Erweiterung der Berechtigung beantragt werden soll:

Abbildung 11: Berechtigung erweitern - Auswahl des Antragweges

Nachdem das Antragsformular und die Kopie Ihres Personalausweises per Fax oder auf dem Postweg beim LDI Helpdesk eingetroffen sind, werden die Daten auf Korrektheit überprüft. Um die Erweiterung der Berechtigung zu beantragen, müssen Sie volljährig sein.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 10 von 42

Nach erfolgter Hochstufung des Sicherheitslevels entsprechende E-Mail nach folgendem Muster:

erhält

der

Antragsteller

eine

Abbildung 12: E-Mail nach Erhöhung der Sicherheitsstufe

2.4 Zugangseröffnung Der rlp-Service bietet die Möglichkeit, mit Stellen der öffentlichen Verwaltung in RheinlandPfalz auf elektronischem Wege zu kommunizieren. Um mit Ihnen elektronisch über die VPS kommunizieren zu können und zu dürfen, benötigen die angeschlossenen Behörden die folgenden Informationen von Ihnen:  

Ihre rechtliche Zustimmung zum elektronischen Nachrichtenverkehr Die technischen Angaben zur Adressierung und Formatierung der Nachrichten

Beide Bestandteile müssen in der sogenannten Zugangseröffnung festgehalten werden. Sie willigen damit rechtsverbindlich in die Teilnahme am elektronischen Nachrichtenverkehr ein und müssen eindeutig definieren, welche Verwaltungen über welche Kanäle mit welchen Dateiformaten auf elektronischem Weg mit Ihnen kommunizieren dürfen. Wichtiger Hinweis: Mit dem Zugang eines elektronischen Dokumentes können Ihnen rechtlich verbindlich Mitteilungen überstellt werden. So kann z.B. eine Einreichung von Unterlagen von Ihnen angefordert werden, damit diese in einem verwaltungsrechtlichen Verfahren berücksichtigt werden können. Die Nichtbeachtung dieser Aufforderung kann sich ggfls. rechtlich nachteilig auswirken, der elektronische Zustellweg ist somit durch die Zugangseröffnung dem Postweg quasi gleichgestellt. Im Falle der elektronischen Zugangseröffnung müssen also regelmäßig das E-Mail- bzw. das Bürgerpostfach (siehe Kapitel 2.1) auf neue Eingänge überprüft werden. Eine Zugangseröffnung im rlp-Service können Sie jederzeit zurückziehen bzw. deaktivieren. Die Kommunikationspartner und die zulässigen Formate können Sie jederzeit ändern. Als registrierter Benutzer (zunächst Sicherheitsstufe 1), der die Zugangseröffnung durchführen will (Kurzbeschreibung der erforderlichen Schritte: Anmelden am rlp-Service  virtuelle Poststelle  weiter  Zugangseröffnung durchführen/ändern löschen), erhalten Sie den Hinweis, dass Sie die Zugriffsberechtigung erweitern müssen. Ein Klick auf die Schaltfläche „Berechtigung erweitern“ führt Sie zunächst in den Vorgang zur Erhöhung der Sicherheitsstufe (siehe Kapitel 2.3). Haben Sie die Sicherheitsstufe 2, werden Sie durch die vier Schritte der Zugangseröffnung geführt, die im Folgenden erläutert werden. Schritt 1: Neben einer kurzen Erläuterung zur Zugangseröffnung und einem Link zu weiteren Informationen, müssen Sie in diesem Bildschirm bestätigen, dass Sie zum einen Kenntnis von den Informationen zu Zugangseröffnung haben, zum anderen, dass Sie eben diese Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 11 von 42

Zugangseröffnung durchführen möchten. Nur wenn Sie hier die beiden Häkchen setzen, gelangen Sie zu Schritt 2 der Zugangseröffnung. Wird nur eines der beiden Häkchen oder gar keines gesetzt, erscheint der Hinweis: „Ohne Ihre Zustimmung kann die Zugangseröffnung nicht durchgeführt werden.“

Abbildung 13: Zugangseröffnung - Kenntnisnahme und Zustimmung

Schritt 2: Im Schritt 2 wird abgefragt, ob generell allen Behörden die Übermittlung elektronischer Dokumente an Sie gestattet wird oder nur einer gezielten Auswahl an Behörden. Sofern eine Zugangseröffnung für ausgewählte Behörden vorliegt, werden diese im unteren Kasten angezeigt. Wenn die Zugangseröffnung für alle Behörden erteilt wurde, bleibt das untere Feld leer.

Abbildung 14: Zugangseröffnung - Kommunikationspartner Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 12 von 42

Schritt 3a: Wird die Option: „…nur ausgewählte Behörden…“ ausgewählt, gelangen Sie in den Behördenbaum, in dem Sie die Behörden, für die die Zugangseröffnung gelten soll, markieren können. Zur schnelleren Auswahl steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung.

Abbildung 15: Zugangseröffnung - Behördenbaum

Schritt 3b: Sofern Sie unter Schritt 2 „…allen Behörden…“ ausgewählt bzw. Schritt 3a abgeschlossen haben, gelangen Sie zu einer Maske, in der Sie die Dateiformate in denen Sie Dokumente empfangen können bzw. wollen auswählen:

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 13 von 42

Abbildung 16: Zugangseröffnung - Formatauswahl

Mit einem Klick auf den Button „Weiter“ wird die Zugangseröffnung abgeschlossen. Die Zugangseröffnung kann jederzeit geändert oder deaktiviert werden. Achtung: Da die Nachrichten in Ihrem rlp-Service-Postfach nach einer bestimmten Zeit - in der Regel nach 30 Tagen - automatisch gelöscht werden, sollten Sie die Nachrichten ausdrucken oder abspeichern. Einmal gelesene Nachrichten werden in den Ordner "Posteingang (gelesen)" verschoben. Beachten Sie dazu bitte auch die Hilfeseiten: https://www.rlpservice.de/RLPGateway/FVP/FV/middleware/HilfeA-Z.aspx#AntwortenAufrufen

3 Registrierung einer Firma Um eine Firma komplett und mit allen Funktionen zu registrieren sind folgende Schritte erforderlich: MasterUser:  Registrierung eines Firmenadministrators  Registrieren eines Vertreters für den Firmenadministrator (optional, jedoch empfohlen)  Online-Dienste beantragen (z.B. Virtuelle Poststelle)  Registrieren von Firmenmitarbeitern (FirmenUser) o Zentrales Firmenpostfach einrichten (optional)  Zuweisung von Online-Diensten/Rollen für die Firmenmitarbeiter (Mindestens 1 Firmenmitarbeiter mit den Rollen Super-User und VPS Benutzer)  Vertreter einrichten SuperUser: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 14 von 42



Zugangseröffnung o Erteilung der Zugangseröffnung o Erteilung der Berechtigung zur Zugangseröffnung

Für die Registrierung einer Firma zur Nutzung der virtuellen Poststelle (VPS) RheinlandPfalz ist zunächst die Registrierung eines Firmenmitarbeiters erforderlich, der die Rolle eines Firmenadministrators (MasterUser) hat. Der Firmenadministrator hat ausschließlich administrative Rechte. Er kann  Den vertretenden Firmenadministrator einrichten/löschen (siehe Kapitel 4.5)  Online-Dienste beantragen und löschen (siehe Kapitel 3.4)  Neue Firmenmitarbeiter anlegen (siehe Kapitel 4.2)  Ein Firmenpostfach einrichten/ändern (siehe Kapitel 4.3)  Firmenbenutzer für Online-Dienste berechtigen/Berechtigungen entziehen (siehe Kapitel 4.4)  Vertretungen einrichten/ einsehen und ändern (siehe Kapitel 4.5)  Zugangsdaten von Firmenbenutzern ändern/zurücksetzen (siehe Kapitel 4.6)  Zugangseröffnung (siehe Kapitel 4.7) Sofern der Firmenadministrator den Onlinedienst „VPS (Virtuelle Poststelle)“ beantragt hat und einen Firmenbenutzer mit der Rolle „SuperUser“ ausgestattet hat, ist es diesem SuperUser möglich Zugangseröffnungen für sich und andere Firmenbenutzer zu verwalten bzw. anderen Firmenbenutzern die Berechtigung zu geben, selbst eine Zugangseröffnung zu erklären (siehe Kapitel 4.7). Möchte die als MasterUser registrierte Person selbst Online-Dienste nutzen, muss für ihn ein zusätzlicher Benutzer eingerichtet und diesem die VPS-User-Rolle gegeben werden. Dazu wird jedoch eine weitere E-Mail-Adresse benötigt. Jeder Benutzer benötigt eine eigene gültige E-Mail-Adresse, die zuvor noch nicht im rlpService verwendet wurde. Die Registrierung einer Firma wird begonnen, indem im Startbildschirm des rlp-Service rechts im „Benutzermenü“ die Schaltfläche „Registrieren“ betätigt und in der folgenden Maske „Firmen / Behörden“ ausgewählt wird.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 15 von 42

Abbildung 17: Einstieg Registrierung einer Firma

Die Registrierung einer Firma erfolgt in fünf Schritten.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 16 von 42

3.1 Registrierung Schritt 1: Firmendaten

Abbildung 18: Firmendaten (Teil 1)

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 17 von 42

Abbildung 19: Firmendaten (Teil 2)

Nachfolgende Tabelle gibt Hinweise zu den Feldern, die Sie im Rahmen der Registrierung einer Firma befüllen müssen bzw. können. Pflichtfelder sind mit einem * versehen. Bei den übrigen Feldern handelt es sich um Kann-Felder. Bei einigen Feldern ist zu beachten, dass es sich um Sperrfelder handelt, d.h. der bei der Registrierung vorgenommene Eintrag kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Eingabefeld Firmenname

Handelsregisternummer Auswahl „Firma“ / „Behörde…“ / „nicht zugeordnet“ Hausnummer

E-Mail/ E-Mail-Adresse

Passwort

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Bemerkung zwischen 1 und 40 Zeichen lang Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Die erforderliche Änderung eines Firmennamens bei Umfirmierung ist nur über den LDI Helpdesk möglich. Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Firmen wählen „Firma“ aus Zahlen und Buchstaben sind zugelassen maximal 11 Zeichen möglich keine Leerzeichen erlaubt Falls in der Anschrift keine Hausnummer vorkommt, im Feld „Hausnummer“ eine Null (0) eintragen. Umlaute und Leerzeichen sind nicht erlaubt Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Bedingungen:  zwischen 8 und 20 Zeichen lang  mindestens zwei der drei folgenden Kriterien erfüllt: o Gemischte Groß-/Kleinschreibung o Ziffern o Sonderzeichen (Tastatur)  Keine Leerzeichen erlaubt Seite 18 von 42

Anrede Vorname bzw. Name

Telefonnummer und Faxnummer

Postfach

Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Im Namen und Vornamen sind nur lateinische Buchstaben (A-Z, a-z, ß, äöü, ÄÖÜ), Hochkomma, Leerzeichen und Bindestriche zugelassen Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Beide haben internationales Format (+xx (xx)xxxx, z.B. +49 30 1234567) Telefonnummer ist Pflichtfeld, Faxnummer ist Kannfeld eigene Postfachnummer nach DIN 5008 größere Unternehmen haben statt einer Postfachnummer eine eigene Postleitzahl

3.2 Registrierung Schritt 2: Zugangsdaten des Firmenadministrators

Abbildung 20: Zugangsdaten des Administrators (Schritt 2/5) Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 19 von 42

3.3 Registrierung Schritt 3: persönliche Daten des Administrators

Abbildung 21: Persönliche Daten des Administrators (Schritt 3/5)

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 20 von 42

3.4 Registrierung Schritt 4: „Virtuelle Poststelle – VPS

Auswahl

des

Online-Dienstes

Abbildung 22: Auswahl der „Virtuellen Poststelle – VPS“

3.5 Registrierung Schritt 5: Kontrolle der Daten und Einwilligung zur Datenverarbeitung Hier können die hinterlegten Daten noch einmal geprüft werden. Änderungen sind jederzeit über die Schaltfläche „Zurück“ am Ende jeder Maske möglich. Bevor die Registrierung der Firma über die Schaltfläche „Daten speichern“ abgeschlossen werden kann, muss der Verarbeitung personenbezogener Daten zugestimmt werden:

Abbildung 23: Einwilligung in die Datenverarbeitung (Schritt 5/5) Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 21 von 42

Ein Klick auf den Button „Daten speichern“ beendet zunächst die Erfassung von Daten zur Registrierung einer Firma und führt den Benutzer in die folgende Bildschirmmaske:

Abbildung 24: Abschluss der Registrierung – FaxDownload

Das hier angebotene Fax muss auf Geschäftspapier ausgedruckt und unterschrieben (per Post oder E-Mail) an den HelpDesk des LDI gesendet werden:

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 22 von 42

Abbildung 25: Fax zur Beantragung der Nutzung „Virtuelle Poststelle“

Wenn dieses Fax beim LDI eingegangen ist, wird die Firma i.d.R. für die Nutzung der virtuellen Poststelle berechtigt. Der Administrator erhält eine entsprechende E-Mail.

3.6 Weiteren Firmenadministrator einrichten Es ist empfehlenswert, nach der Erstregistrierung einen zweiten Firmenadministrator einzurichten, damit im Fall der Abwesenheit des ersten Firmenadministrators auch weiterhin alle administrativen Tätigkeiten durchgeführt werden können. Um einen Vertreter als Firmenadministrator einzurichten, wählt der angemeldete Firmenadministrator rechts im Menü „Firmendaten“ die Schaltfläche „Vertreter (in) einrichten“ aus und registriert ihn wie einen neuer Firmenbenutzer durch Angabe seiner E-Mail-Adresse, seines Passworts und der persönlichen Daten. Je Firma kann es maximal zwei Firmenadministrator-Benutzerkonten geben. Bei dem Versuch, einen dritten Administrator einzurichten, erscheint die nachfolgende Meldung:

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 23 von 42

Abbildung 26: Maximale Anzahl von Administratoren

Der Firmenadministrator und sein Vertreter haben die gleichen Rechte. Der Firmenadministrator muss nicht explizit den Zeitraum für seine Vertretung festlegen und der Vertreter des Firmenadministrators muss nicht explizit die Vertretung für den Firmenadministrator einnehmen. Mit der Anmeldung im System hat der Vertreter des Firmenadministrators dessen Rolle übernommen.

4 Firmenbenutzer 4.1 Erläuterung der Benutzer-Rollen Folgende Rollen kann der Firmenadministrator und sein Vertreter den Firmenbenutzern zuordnen, wenn der Onlinedienst „Virtuelle Poststelle“ beantragt und freigeschaltet worden ist:







VPS Benutzer Mit der Rolle „VPS Benutzer“ ist es einem Firmenmitarbeiter möglich, die virtuelle Poststelle zu betreten bzw. zu nutzen. Über die virtuelle Poststelle können Nachrichten auf sicherem Weg an Behörden versendet und wenn eine entsprechende Zugangseröffnung durchgeführt wurde, auch Nachrichten von Behörden empfangen werden. Achtung: Das Entziehen der Rolle „VPS Benutzer“ führt automatisch zur Deaktivierung der Zugangseröffnung. Soll die Rolle erneut erteilt werden, muss auch die Zugangseröffnung nochmals durchgeführt werden. Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten Mit der Rolle als „Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten“ kann der Mitarbeiter Zugangseröffnungen für sich und alle anderen Firmenmitarbeiter erteilen, ändern und deaktivieren. Er hat auch die Möglichkeit, Firmenmitarbeitern die Berechtigung zu erteilen (oder zu entziehen), die Zugangseröffnung selber durchzuführen, zu ändern oder zu deaktivieren. Wenn ein Super-User neben diesen Tätigkeiten auch in der virtuellen Poststelle tätig werden soll, benötigt er zusätzlich die Rolle „VPS Benutzer“ ! Wichtig: Wenn das der Fall ist, ist es wichtig, dass diesem Mitarbeiter zuerst die Rolle „VPS Benutzer“ zugewiesen und abgespeichert wird. Erst dann darf ihm die Rolle „Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten“ zugewiesen und abgespeichert werden. Rolle für Firmenpostfächer

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 24 von 42

Um ein RLP-Service-Postfach als Zustellkanal für eine Firma einzurichten, muss der Firmenadministrator einen (fiktiven; z.B. Name Firmenpostfach, Vorname XY GmbH) Benutzer einrichten und ihm die Rolle „Rolle für Firmenpostfächer“ zuweisen. Dieser Benutzer kann die virtuelle Poststelle nicht betreten, d. h., er kann keine Nachrichten versenden. Das Postfach steht den Behörden als mögliche Adresse in der Firmensuche zur Verfügung und kann genutzt werden, wenn nicht ein Firmenmitarbeiter persönlich adressiert werden soll. Um die Nachrichten aus dem Firmenpostfach abzurufen ist es erforderlich, mindestens einen Firmenbenutzer als Vertreter des Firmenpostfachs einzurichten. Es kann nur ein Firmenpostfach je Firma eingerichtet werden.

4.2 Firmenmitarbeiter einrichten Nur der Firmenadministrator kann Firmenmitarbeiter im rlp-Service einrichten. Er kann die Personen- und Zugangsdaten ändern und die Rollen für Onlinedienste zuweisen oder löschen. Der angemeldete Firmenadministrator kann im rechten Menü „Firmendaten“ auf der Startseite über die Schaltfläche „Firmenbenutzer“ und einen Klick auf den Link „Neue Benutzer einrichten“ in der Folgemaske einen neuen Mitarbeiter als Firmenbenutzer anlegen:

Abbildung 27: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 1 von 3)

Dem Firmenmitarbeiter muss das hier eingegebene Kennwort mitgeteilt werden, er benötigt es für die erste Anmeldung. Direkt nach der ersten Anmeldung wird er aufgefordert, sich ein neues Kennwort zu vergeben.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 25 von 42

Abbildung 28: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 2 von 3)

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 26 von 42

Abbildung 29: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 3 von 3)

Die Zustimmung zur Datenspeicherung ist zwingend erforderlich um einen neuen Benutzer zu registrieren Die eigentliche Registrierung ist damit erfolgt.

4.3 Zentrales Firmenpostfach einrichten Um ein zentrales Firmenpostfaches einzurichten, wird ein weiterer Benutzer registriert (siehe Kapitel 4.2), dem die Rolle „Firmenpostfach“ zugewiesen wird.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 27 von 42

Abbildung 30: Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen

Der Name dieses speziellen Firmenbenutzers (sollte) könnte „Firmenpostfach“ lauten, die EMail-Adresse sollte eine zentrale Firmen-E-Mail-Adresse sein, z.B. „info@...“, die Benachrichtigung über neu eingegangene Nachrichten werden dann an diese E-MailAdresse versendet. Ein Benutzer mit der Rolle „Firmenpostfach“ kann Nachrichten erhalten, aber keine Nachrichten versenden, er kann die virtuelle Poststelle nicht betreten.

Abbildung 31: Rolle „Firmenpostfach“ und virt. Poststelle

Für dieses Postfach sollten in jedem Fall Vertreter eingerichtet werden, damit zu jeder Zeit der Zugriff auf dort eingegangene Nachrichten möglich ist.

4.4 Online-Dienste zuweisen Einem neuen FirmenUser müssen – damit er in einem Fachverfahren des rlpService arbeiten kann, eine oder mehrere Rollen für den zuvor beantragten Onlinedienst zugewiesen werden

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 28 von 42

Abbildung 32: Firmenmitarbeiter einrichten (weiterer Benutzer oder Online-Dienste)

Die Auswahl „Online-Dienste zuweisen“ führt in die Maske, die es dem Firmenadministrator ermöglicht, Firmenmitarbeitern die Berechtigung für Online-Dienste zu erteilen:

Abbildung 33: Online-Dienste zuweisen

Auf dem gleichen Weg ist es auch möglich, erteilte Berechtigungen wieder zu entziehen.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 29 von 42

4.5 Vertreter einrichten Vertreter können das virtuelle Postfach der vertretenen Person einsehen und berechtigungsabhängig Online-Dienste aufrufen. Dafür meldet der Vertreter sich ganz normal mit seiner Kennung am rlp-Service an und kann dann bei Bedarf zu der Identität wechseln, für die ihm explizit die Vertreterberechtigung zugewiesen worden ist. Dabei kann der Vertreter nur auf Funktionen/Online-Dienste zugreifen, für die sowohl er selbst, als auch die zu vertretende Person die Berechtigung hat. Liest ein Vertreter im Postfach des zu Vertretenden eine neue Antwort oder löscht Antworten, wird dies nicht gesondert markiert oder festgehalten. Eine vertretene Person kann also nicht direkt feststellen, welche Antworten ein Vertreter gelesen und/oder gelöscht hat. Ein Vertreter kann im Namen des zu Vertretenden eine Anfrage erstellen und die Antwort nach dem Lesen direkt löschen, ohne dass die vertretene Person dies nachvollziehen kann.

Wechselt ein Benutzer als Vertreter die Identität, wird dies in den zugehörigen Sitzungsinformationen vermerkt. Die Sitzungsinformationen enthalten dann die IDs beider Benutzerkonten. Die Maske, in der der Anwender die zu vertretende Person auswählen kann, lässt nach einem Identitätswechsel nur die Rückkehr zur eigenen Identität zu. Eine transitive Vertreterberechtigung (A darf B vertreten und B darf C vertreten, also darf A auch C vertreten) ist also nicht möglich. Firmenmitarbeiter können sich gegenseitig vertreten. Firmenadministratoren vertreten sich gegenseitig. Ein Firmenadministrator kann für sich nur einen Vertreter einrichten. Ein Firmenbenutzer kann keinen Firmenadministrator vertreten und umgekehrt. Ein Vertreter kann nur in Diensten vertreten, für die er auch die Rechte hat. Über die Menüauswahl „Vertretungen“ kann der Firmenbenutzer Vertretungen einnehmen oder sich seine eigene Vertretung einrichten.

Abbildung 34: Vertretungen wahrnehmen oder bearbeiten

In der zuvor gezeigten Maske kann ein Benutzer die Vertretung eines Mitarbeiters einnehmen, für den er als Vertreter eingerichtet worden ist oder über die Schaltfläche Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 30 von 42

„Eigene Vertreter“ einen neuen Vertreter für sich selber festlegen. Firmenmitarbeiter können dabei ausschließlich Mitarbeiter der gleichen Firma auswählen.

Abbildung 35: Vertretung eingenommen

Abbildung 36: Vertreter anlegen

In der folgenden Maske kann der Zeitraum angegeben werden, für den eine Vertretung gelten soll. Werden hier keine Termine eingegeben, gilt die Vertretung bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie gelöscht wird.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 31 von 42

Abbildung 37: Vertretungszeitraum festlegen

Über den Menüpunkt „Vertretungen“ kann der angemeldete Firmenadministrator auch Vertretungen für die Firmenmitarbeiter einrichten, ändern oder löschen.

4.6 Zugangsdaten ändern (E-Mail, Passwort) Über die Menüauswahl „Firmenbenutzer  Zugangsdaten ändern (E-Mail, Passwort)“ gelangt der Firmenadministrator in die Liste der Firmenmitarbeiter:

Abbildung 38: Liste der Firmenmitarbeiter

Hier kann er eine Person auswählen und im Folgenbildschirm nach Bedarf das Passwort neu setzen oder die E-Mail-Adresse ändern.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 32 von 42

Abbildung 39: Zugangsdaten ändern

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 33 von 42

4.7 Zugangseröffnung Die Zugangseröffnung bedeutet, dass ein Firmenmitarbeiter erklärt, dass er allen oder ausgewählten Behörden gestattet, auf elektronischem Weg (hier: über die virtuelle Poststelle) mit ihm zu kommunizieren. Hat jemand diese Zugangseröffnung vorgenommen, ist es in seiner Verantwortung, Nachrichten, die für dieses Postfach eingehen, zeitnah abzurufen. Eine Behörde kann davon ausgehen, dass die Nachricht zur Kenntnis genommen wird (wichtig z.B. auch im Zusammenhang mit Fristen). In Firmen wird die Zugangseröffnung vom SuperUser durchgeführt oder er erteilt dem Firmenmitarbeiter die Berechtigung dazu, dies selber vorzunehmen und bei Bedarf zu ändern. Um einen SuperUser festzulegen geht der Firmenadministrator in die Maske „Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen“ und vergibt einem Benutzer die Virtuelle Postfach Rolle „Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten“. ! Wichtig: Wenn der Mitarbeiter auch selbst die virtuelle Poststelle nutzen können soll, ist es wichtig, dass diesem Mitarbeiter zuerst die Rolle „VPS Benutzer“ zugewiesen und abgespeichert wird. Erst dann darf ihm die Rolle „Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten“ zugewiesen und abgespeichert werden. Um für einen Firmenbenutzer die Zugangseröffnung durchzuführen, muss der SuperUser sich zunächst anmelden und die Zugangseröffnung für sich selbst durchführen. Dazu geht er in die Virtuelle Poststelle, bestätigt mit „Weiter“ und wählt nun den Punkt „Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen“.

Abbildung 40: Zur Zugangseröffnung

Im ersten Schritt bestätigt der SuperUser, dass er die entsprechenden Informationen zur Kenntnis genommen hat und den Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente eröffnen möchte. Um in der Zugangseröffnung weiter zu kommen, müssen hier beide Häkchen gesetzt sein, ansonsten kommt die Hinweismeldung: „Ohne Ihre Zustimmung kann die Zugangseröffnung nicht durchgeführt werden“. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 34 von 42

Abbildung 41: Zugangseröffnung durchführen (Schritt 1)

Im Schritt 2 erfolgt die Auswahl der Behörde(n), für die man die Zugangseröffnung durchführen möchte. Hier besteht die Möglichkeit, generell für alle Behörden, oder aber für ausgewählte Institutionen die Zugangseröffnung durchzuführen.

Abbildung 42: Zugangseröffnung (Schritt 2) Auswahl der Behörden

Schritt 3a: Wird die Option: „…nur ausgewählte Behörden…“ ausgewählt, gelangen Sie in den Behördenbaum, in dem Sie die Behörden, für die die Zugangseröffnung gelten soll, markieren können. Die Alternative ist, sich über eine Eingabe im Suchfenster gezielt bestimmte Behörden ausgeben zu lassen und die gewünschte hinzuzufügen.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 35 von 42

Abbildung 43: Zugangseröffnung (Schritt 3a) Behörden selektieren

Beide Möglichkeiten können auch kombiniert werden. Im Schritt 3b muss festgelegt werden, in welchen Formaten übermittelte Dokumente akzeptiert werden.

Abbildung 44: Akzeptierte Formate (Schritt 3b)

Im Schritt 3c muss festgelegt werden, wie die Übermittelung erfolgen soll.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 36 von 42

Abbildung 45: Zugangseröffnung: Zustellweg

Im Schritt 4 wird die Zugangseröffnung abgeschlossen. Eine einmal durchgeführte Zugangseröffnung kann jederzeit geändert (Kommunikationspartner, Formate, Zustellweg) oder deaktiviert werden. Alle durchgeführten Änderungen werden protokolliert. Der Firmenbenutzer erhält eine Nachricht per E-Mail über die Änderungen. Nachdem der SuperUser die Zugangseröffnung für sich durchgeführt hat, kann er die Zugangseröffnung stellvertretend für die Firmenbenutzer mit VPS-Rollen durchfüren. Dazu wählt er die Option „Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen (stellvertretend)“.

Abbildung 46: Menü des SuperUsers

Es wird eine Auswahl aller Benutzer mit VPS-Rolle angezeigt, für die die Zugangseröffnung durchgeführt oder geändert werden soll. Nach der Auswahl geht es weiter wie unter Schritt 1 beschrieben.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 37 von 42

Abbildung 47: Zugangseröffnung durch SuperUser

Die andere Möglichkeit ist, dass der SuperUser dem Mitarbeiter die Berechtigung erteilt, im Namen der Firma die Zugangseröffnung durchzuführen:

Abbildung 48: Berechtigung zur Zugangseröffnung

Der Mitarbeiter wird markiert, das Häkchen rechts daneben gesetzt und auf „Berechtigung ändern“ geklickt. Nun kann der Mitarbeiter selbst die Zugangseröffnung durchführen und jederzeit anpassen. Achtung (bei Zustellweg RLP-Service-Postfach): Da die Nachrichten in Ihrem rlp-Service-Postfach nach einer bestimmten Zeit - in der Regel nach 30 Tagen - automatisch gelöscht werden, sollten Sie die Nachrichten ausdrucken oder abspeichern. Beachten Sie dazu bitte auch die Hilfeseiten: https://www.rlpservice.de/RLPGateway/FVP/FV/middleware/HilfeA-Z.aspx#AntwortenAufrufen

5 Nachrichtenversand über die VPS Über den Online-Dienst „VPS“ können Nachrichten versendet werden und zwar von Bürgern oder Firmen an Behörden und umgekehrt. Der Nachrichtenversand wird im Folgenden genauer beschrieben.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 38 von 42

5.1 Einwilligung in AGB/ Nutzungsbedingungen Ein Bürger/ Firmenmitarbeiter, der erstmalig die VPS zum Nachrichtenversand nutzen möchte, wird nach dem Aufruf des Menüpunktes „Virtuelle Poststelle“ im rlp-Service auf eine neue Maske geführt, in der auf die AGB hingewiesen wird. Hier muss der Nutzer mittels Mausklick die AGB akzeptieren, wenn er mit der VPS arbeiten möchte. Erst nach Erteilung der Einwilligung gelangt er zu den weiterführenden Masken, die im Zuge des Nachrichtenverfassens durchlaufen werden. Unterbleibt die Einwilligung, wird der Hinweis eingeblendet, dass die Nutzung der VPS nur bei erfolgter Einwilligung möglich ist. Im Zusatzmenü „Nutzungsbedingungen der VPS“ können die aktuellen Nutzungsbedingungen jederzeit eingesehen werden. Die Einwilligung in die Nutzungsbedingungen für die VPS wird ähnlich den Benutzerdaten protokolliert (mit Datum, Zeit) und dauerhaft gespeichert. Die Einwilligung kann per Meldung an den LDI Helpdesk widerrufen werden.

5.2 Adressatensuche Um eine Nachricht zu versenden, müssen Bürger/ Firmenbenutzer sich am rlp-Service anmelden. Im Menü auf der linken Seite ist als nächstes der Punkt „Virtuelle Poststelle“ anzuklicken. In der nächsten Maske finden sich Informationen zur VPS, die mit einem Klick auf „weiter“ verlassen werden kann. In der nächsten Ansicht wählt der Benutzer die Behörde aus, an die die Nachricht adressiert werden soll. Ein Bürger/ Firmenmitarbeiter kann nur nach Behörden suchen, die einer Veröffentlichung ihres virtuellen Postfaches im öffentlichen Behördenbaum zugestimmt hat. Die Behörden sind im Behördenbaum hierarchisch eingeordnet.

Abbildung 49: Adressatensuche im VPS-Behördenbaum Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 39 von 42

Zur Vereinfachung ist auch die Suche nach einem Suchbegriff möglich. Ist das gewünschte Behördenpostfach gefunden, kann dieses angehakt werden. Ein Klick auf die Schaltfläche „Nachricht verfassen“ führt in den Folgebildschirm, in dem die zu versendende Nachricht verfasst werden kann:

Abbildung 50: Nachricht verfassen

Es ist möglich, der Nachricht beliebige Dateianhänge hinzuzufügen. Dabei ist zu beachten, dass die maximal zulässige Nachrichtengröße zurzeit 30 MB beträgt. Ein Klick auf die Schaltfläche „Absenden“ sorgt für den Nachrichtenversand. Der Absender erhält abhängig von der Konfiguration des Behördenpostfaches folgende Quittungen:  Eingangsbestätigung: Nachricht, dass die abgesendete Nachricht bei der VPS eingegangen ist. (rein technische Bestätigung).  Weiterleitungsbestätigung: Rechtlicher Nachweis, dass die Nachricht den Empfänger erreicht hat.  E-Mail über neue Nachricht im rlp-Service-Postfach: Der Absender wird per EMail informiert, dass in seinem rlp-Service-Postfach neue Nachrichten vorhanden sind.

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 40 von 42

6 Anhang 6.1 Ansprechpartner Support VPS Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information Helpdesk Valenciaplatz 6 55118 Mainz Telefon: 06131/605-360 Telefax: 06131/605-55360 E-Mail: [email protected]

6.2 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Registrierung Bürger ......................................................................................... 4 Abbildung 2: Registrierung Bürger - Sicherheitsabfrage ........................................................ 4 Abbildung 3: Registrierung Bürger - Eingabe der persönlichen Daten ................................... 5 Abbildung 4: Registrierung Bürger - Einwilligung zur Datenverarbeitung ............................... 6 Abbildung 5: Registrierung Bürger - Abschluss ..................................................................... 7 Abbildung 6: Registrierung Bürger - Hinweis zur Aktivierung ................................................. 7 Abbildung 7: Benutzerprofil ................................................................................................... 8 Abbildung 8: Sicherheitsstufe erhöhen .................................................................................. 9 Abbildung 9: Benutzerprofil ................................................................................................... 9 Abbildung 10: Registrierungsdaten .......................................................................................10 Abbildung 11: Berechtigung erweitern - Auswahl des Antragweges .....................................10 Abbildung 12: E-Mail nach Erhöhung der Sicherheitsstufe ...................................................11 Abbildung 13: Zugangseröffnung - Kenntnisnahme und Zustimmung ...................................12 Abbildung 14: Zugangseröffnung - Kommunikationspartner .................................................12 Abbildung 15: Zugangseröffnung - Behördenbaum ..............................................................13 Abbildung 16: Zugangseröffnung - Formatauswahl ..............................................................14 Abbildung 17: Einstieg Registrierung einer Firma .................................................................16 Abbildung 18: Firmendaten (Teil 1) ......................................................................................17 Abbildung 19: Firmendaten (Teil 2) ......................................................................................18 Abbildung 20: Zugangsdaten des Administrators (Schritt 2/5) ..............................................19 Abbildung 21: Persönliche Daten des Administrators (Schritt 3/5) ........................................20 Abbildung 22: Auswahl der „Virtuellen Poststelle – VPS“......................................................21 Abbildung 23: Einwilligung in die Datenverarbeitung (Schritt 5/5) .........................................21 Abbildung 24: Abschluss der Registrierung – FaxDownload .................................................22 Abbildung 25: Fax zur Beantragung der Nutzung „Virtuelle Poststelle“ .................................23 Abbildung 26: Maximale Anzahl von Administratoren ...........................................................24 Abbildung 27: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 1 von 3) ................................................25 Abbildung 28: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 2 von 3) ................................................26 Abbildung 29: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 3 von 3) ................................................27 Abbildung 30: Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen ..........................................28 Abbildung 31: Rolle „Firmenpostfach“ und virt. Poststelle .....................................................28 Abbildung 32: Firmenmitarbeiter einrichten (weiterer Benutzer oder Online-Dienste) ...........29 Abbildung 33: Online-Dienste zuweisen ...............................................................................29 Abbildung 34: Vertretungen wahrnehmen oder bearbeiten ...................................................30 Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 41 von 42

Abbildung 35: Vertretung eingenommen ..............................................................................31 Abbildung 36: Vertreter anlegen ...........................................................................................31 Abbildung 37: Vertretungszeitraum festlegen .......................................................................32 Abbildung 38: Liste der Firmenmitarbeiter ............................................................................32 Abbildung 39: Zugangsdaten ändern ....................................................................................33 Abbildung 40: Zur Zugangseröffnung ...................................................................................34 Abbildung 41: Zugangseröffnung durchführen (Schritt 1)......................................................35 Abbildung 42: Zugangseröffnung (Schritt 2) Auswahl der Behörden .....................................35 Abbildung 43: Zugangseröffnung (Schritt 3a) Behörden selektieren .....................................36 Abbildung 44: Akzeptierte Formate (Schritt 3b) ....................................................................36 Abbildung 45: Zugangseröffnung: Zustellweg .......................................................................37 Abbildung 46: Menü des SuperUsers ...................................................................................37 Abbildung 47: Zugangseröffnung durch SuperUser ..............................................................38 Abbildung 48: Berechtigung zur Zugangseröffnung ..............................................................38 Abbildung 49: Adressatensuche im VPS-Behördenbaum .....................................................39 Abbildung 50: Nachricht verfassen .......................................................................................40

Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Landesbetrieb Daten und Information

Seite 42 von 42