Uniclass Activos Fijos es un software diseñado para el cálculo de Amortizaciones y la Gestión del Inmovilizado que, por sus características y contenido, se adapta perfectamente a cualquier tipo de sector empresarial. Cuenta con un potente motor que le permite realizar cualquier tipo de acción sobre los bienes (altas, bajas, amortizaciones, regularizaciones, traspasos, etc.) no importando la complejidad que conlleve. Es ampliamente parametrizable y adaptable a las particularidades del usuario, con lo que las variaciones que se produzcan a lo largo del tiempo, bien por necesidades de la Empresa, bien por imperativos legales, pueden ser realizadas sin apenas necesidad de corregir o modificar los programas y, por tanto, sin la intervención de personal informático. Su potente generador de informes, los múltiples campos en la ficha del bien y el mantenimiento de datos históricos posibilitan un riguroso y completo control y seguimiento de los elementos del Activo Inmovilizado de la Empresa.

Sistema de Gestión del Inmovilizado

Características generales Técnicas: Cliente-Servidor de 32 bits. Multiplataforma: ACCESS, SQL Server, Oracle y DB2/AS400. Programación orientada a Objetos. Arquitectura multi-capa. Lenguajes: Visual Basic y C++. Ejecución de procesos en Interactivo y Batch. En Cliente o en Servidor. Operaciones SQL y Objetos-Interfase de conexión a bases de datos contables. Entorno y funcionalidades 100% Windows y Office.

Funcionales: Multi-Empresas en Multi-Grupos. Multi-divisa. Multi-Lenguaje a nivel de aplicación y de usuario. Ampliamente parametrizable. Descripción de campos adaptable al usuario. Intuitivo y de fácil manejo (Entorno Windows) Tratamientos por Empresa con consolidación de datos por Grupos. Simulaciones a efectos presupuestarios o de control. Tratamiento histórico de la información. Informes de libre definición por el usuario. Exportación de datos. Retrocesión de procesos que afectan a datos.

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Ciclo de vida del bien: Altas por compra, fabricación (bienes en curso) y adquisición en leasing. Manuales o automáticas por introducción de datos procedentes de otras aplicaciones (Carga Inicial e Interfases) Mejoras y abonos. Amortización por períodos con prorrateo a días en períodos incompletos. Distribución de costes entre varios Centros. Cálculos de actualización de valores por inflación o por regularización de balances. Bajas, traspasos, traslados y desgloses de bienes. Parciales o totales.

Estructuración de los bienes: Estructura principal: . Tipo de activo (cuenta, rubro o naturaleza del bien) . Elementos (agrupación de bienes) . Bienes (líneas de factura) Estructura logística: . 5 tablas definidas a nivel Grupo . 5 tablas definidas a nivel Empresa . Por cualquier campo de la ficha del bien Otras estructuras:

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Posibilidades de cálculo: Múltiples Libros para cada bien. Cálculo asociativo entre Libros. Amortización sobre cualquier valor. En moneda local o divisa. Múltiples métodos de amortización. Actualizaciones de valor por diversos tipos de coeficientes e independientes por Libro. Cálculos por período o ejercicio. Amortización diferenciada por valor de compra y por actualizaciones. Ejecución en Interactivo o Batch. En Cliente o en Servidor. Visión del estado de los procesos. Retrocesión cronológica de los procesos que afectan a los datos.

Contabilizaciones: Objeto-Interfase a las aplicaciones de contabilidad más conocidas y a otras por petición. Definición de asientos independientes por Libro, Tipo de Activo y valor. Gastos a cuentas por Tipo de activo y a subcuentas por Centro definido. Uso de distintas monedas. Contabilización directa de las facturas de compra y/o venta. Asientos para Terceros, impuestos, vencimientos y gastos no amortizables.

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Visión y tratamiento de los bienes: Acceso rápido por estructura principal. Acceso por Selector de bienes: .

cualquier selección de bienes

.

cualquier orden

.

con totales a cualquier nivel

.

traslación de valores a otras monedas

.

definición personalizada de presentación

Profundidad en las consultas. Visión de datos según fecha de observación.

Varios: Posibilidad de trabajar en simulación. Proyecciones a futuro de amortizaciones y actualización de valores. Control de inversiones. Tratamiento de impuestos. Personalización de entorno y variables adaptada a cada usuario. Etiquetas, códigos de barras, imágenes y aplicaciones asociadas en la ficha del bien. Carga y descarga de datos a través de Hojas de Cálculo (Excel* y otrsa).

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Características operativas Uniclass Activos Fijos es una aplicación multi-empresa y multi-grupo, es decir, permite la gestión de múltiples Empresas y múltiples Grupos de Empresas, reales o de simulación.

Esta gestión se realiza no tan sólo en el plano de las amortizaciones realizadas o a realizar sino también en cuanto a la localización, control y agrupación de los bienes según múltiples características (Centro de Coste, Ubicación, Expediente de Inversión, nº de serie, matrícula, etc.)

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La Ficha del Bien La ficha del bien es donde se recoge toda la información que posteriormente será utilizada para el control y seguimiento de éste: documento de compra, tablas logísticas, importes, fechas, observaciones, etc. Admite múltiples campos o propiedades del bien y es ampliamente parametrizable por el usuario, pudiendo definir los campos a utilizar, la denominación y la obligatoriedad de éstos.

Así un campo que no se utiliza, se define como no visible y un campo cuya cumplimentación es necesaria se define como obligatorio. Cada bien puede asociarse a diez tablas logísticas (ubicaciones físicas o lógicas) de libre utilización: cinco a nivel de Grupo (comunes a las empresas del mismo grupo) y cinco a nivel de Empresa (particulares de ésta).

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Ya que de la naturaleza del bien o Tipo de activo puede deducirse la cuenta contable a la que el bien está asociado, mediante las Tablas Logísticas se puede obtener la(s) subcuenta(s) de las que depende. También se recogen observaciones, etc.

otros

campos

como

valores,

fechas,

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Existen campos auxiliares, opcionales y adicionales como códigos de barras, etiquetas, imágenes y aplicaciones asociadas (Documentos Word, Excel, etc.)

Todos los campos de la ficha del bien excepto los adicionales son utilizables para la localización y el control de éste o de varios que compartan las mismas características.

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1.- Ciclo de vida de los bienes 1.1.- Altas Las altas se producen por la adquisición de bienes o por fabricación propia (control de proyectos). Pueden ser manuales o automáticas por introducción de datos procedentes de otras aplicaciones (Carga Inicial de datos e Interfases con aplicaciones de compras).

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1.2.- Amortizaciones La amortización se produce por petición del usuario y puede ser Normal o Extraordinaria. Se amortizan todos los bienes por períodos enteros con la opción de prorratear a días en el período inicial y final. Cada bien en cada Libro puede tener distintos Métodos y Criterios de amortización.

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1.3.- Movimientos Traspasos: Cualquier bien puede traspasarse entre Empresas de un mismo Grupo o, dentro de una misma Empresa, entre Tipos de activo, Elementos, etc. Traslados: Cambio de centro logístico del bien (ubicación física o lógica). Desgloses: Reparto del bien en varios (con traslado o sin él). Cualquier acción de este tipo realizada se registra cronológicamente y según la fecha en que se observen los bienes se verán en el lugar de origen o en el de destino, activos o inactivos.

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1.4.- Bajas Los bienes pueden darse de baja total o parcialmente, con contraprestación económica (venta) o sin ella (retiro o desguace).

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1.5.- Actualizaciones de valor Periódicamente o de forma ocasional los bienes pueden sufrir una actualización en su valor base de amortización como consecuencia de la inflación sufrida o de una regularización de balances. Estas partidas de mayor valor en el bien se controlan de forma individualizada de tal forma que es posible saber cuales han sido y que cuotas y acumulados de amortización han soportado a lo largo del tiempo.

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1.6.- Contabilizaciones Todos los procesos anteriores contemplan la posibilidad de efectuar los correspondientes apuntes contables de forma automática previa definición del asiento modelo.

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1.7.- Otros procesos Existe la posibilidad de efectuar procesos sobre la totalidad o parte de los bienes para cambiar algunas de sus características y/o valores (Modificaciones Masivas).

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2.- Características de los bienes controlados 2.1.- Codificaciones Los bienes se codifican de la siguiente manera: Por su naturaleza: Tipo de activo Por la clave de elemento al que pertenecen: Elemento Por el Nº de Documento que dio lugar al bien: Documento El Nº de Documento puede corresponder a una Factura, un Abono, un documento interno de fabricación, etc. Un elemento puede constar de tantos bienes individuales como se desee. Esta codificación es la básica de la aplicación, aquella con la que “trabaja más a gusto”. No obstante, los bienes pueden ser codificados de cualquier otra forma. Mediante el uso del Selector de bienes se puede localizar cualquier bien o grupo de bienes y realizar diversas operaciones: procesos, informes, consultas, etc.

Los campos de la ficha del bien pueden utilizarse para la localización de éste.

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2.2.- Estructura Los bienes se estructuran de la siguiente manera: a) Una parte de la ficha del bien que se corresponde con las características físicas (Tipo de activo, Centros Logísticos, color, peso, KW, fechas de adquisición y entrada en funcionamiento, inversión a la que se ha asignado, etc.). b) Una o varias adiciones a la ficha correspondientes a sus Libros de amortización.

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A cada bien se le pueden asociar uno o más Libros de amortización en los que estará inscrito. Cada vez que se solicite información económica de un bien deberá decidirse cuál de los Libros se quiere contemplar. Los Libros se definen a nivel de Grupo y no existe límite en cuanto a su cantidad. Uno de los Libros puede contemplar la amortización Contable del bien (por ejemplo Lineal) y otro Libro contemplaría la amortización Fiscal del bien (por ejemplo Degresiva). Se pueden tener también Libros resultado de operaciones entre otros Libros (por ejemplo diferencia entre el Libro Fiscal y el Libro Contable). No todos los bienes deben estar inscritos en todos los Libros.

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Para cada Libro se definen: -La fecha de inicio de la amortización: Para los bienes incluidos en un proyecto esta fecha inicialmente no tendrá vigencia; en el momento de activar el proyecto para que empiece a amortizar es cuando se le asignará la fecha real de inicio. -El Método de amortización: Lineal, Degresiva, por piezas fabricadas, Leasing, que no amortice, etc. Se contemplan multitud de métodos incluso particulares de un usuario y para diversos países. -El Criterio: o sea el porcentaje anual al que debe amortizar, los años/meses en que debe ser amortizado, la cantidad fija que se aplicará en cada período o una cantidad que permita calcular la cuota del período. En algunos métodos se precisa de un segundo criterio para calcular las cuotas de amortización por período. Por ejemplo en los bienes en Leasing o en los métodos de amortización por horas de trabajo o piezas producidas. -El Valor Base sobre el que se amortiza. Este valor puede ser cualquiera de los que constan en la ficha del bien: Adquisición, Reposición, Divisas, etc. -El Nivel del que se toman las condiciones. Para cada Libro, los bienes de un mismo Tipo de activo pueden compartir las condiciones. De la misma manera para los bienes de un Elemento. No obstante se pueden hacer excepciones a nivel de bien o actualización. De forma homogénea cada Libro amortiza hasta un límite: hasta que el Neto sea igual a cero, Neto igual al valor residual, etc. Las amortizaciones nunca podrán superar el Valor Base aunque se permite, para ciertos Libros, amortizar de forma indefinida hasta la baja del bien.

c) Una o varias partes para cada Libro según el bien tenga o no actualizaciones realizadas. Los mismos datos que se tienen para cada Libro se repiten para cada actualización del bien en ese Libro de tal forma que las actualizaciones pueden amortizar de la misma o de diferente forma que el bien principal.

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Para cada parte Bien/Libro/Actualización están disponibles las cuotas y acumulados de amortización pertinentes, visualizándose de forma individualizada o global.

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3.- El Selector de bienes. Generador de Informes. Cualquier petición se puede realizar sobre un solo bien o utilizar el Selector para indicar que la petición va a actuar sobre un grupo de bienes. El Selector de bienes es una herramienta de la aplicación que permite considerar un grupo de bienes de forma unitaria para efectuar en ellos un determinado proceso (consulta, listado, bajas, traspasos, etc.) como si de un sólo bien se tratara. Las selecciones obtenidas se pueden guardar de tal forma que se pueden recuperar para posteriores solicitudes. El orden en que se visualizan los campos disponibles es personalizable. Asimismo la aplicación utiliza el selector de bienes como parte de un potente generador de informes, seleccionando los bienes sobre los que solicitamos el informe, los campos a incluir, el orden y los totales. El informe obtenido se puede presentar por pantalla, impresora, hoja de cálculo y archivo TXT o DDE.

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Es posible especificar los campos por los que se quieren ordenar los bienes seleccionados y permite obtener totales por parte de un campo (por ejemplo, si se solicitan totales por Tipo de activo, se puede solicitar un total de mayor rango cuando cambie el primer dígito del Tipo de activo).

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El informe obtenido sería similar a este:

Con las opciones de salida por pantalla, por impresora, a hoja Excel, a archivo de texto y a archivo DDE.

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4.- Generalidades Tanto la base de datos como la ejecución de los procesos pueden estar situadas en el cliente o en el servidor. Se contemplan las siguientes configuraciones: Un solo PC. PC en red, base de datos en el servidor de la red o en uno de los PC (cliente) de la red. PC en red, base de datos en AS400* (en red) La aplicación cuenta con un Objeto-Servidor que proporciona datos a las aplicaciones que lo soliciten y un Objeto-Interfase que le proporciona: Todos los datos necesarios para efectuar apuntes. El enlace para contabilizar dichos apuntes. Todo proceso que modifique la base de datos es reversible cronológicamente. Si se produce un error o cambio de condiciones aplicables a un proceso, éste se puede retroceder. Posteriormente se podrá repetir su ejecución.

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La observación de los datos depende de la fecha en que “se miren”. Dado que se conserva una historia de todos los procesos efectuados, la imagen que se observe será la correspondiente a la fecha del entorno de trabajo. Por ejemplo, si se ha realizado una baja el 15Julio-01 y se observan los datos el día 14, el bien se verá aún activo, si se observan el 15, el bien estará inactivo. La aplicación es multi-empresa y multi-grupo. Un Grupo incluye varias Empresas y comparte una serie de datos (Tipos de activo, definiciones contables, etc.). Al definir el entorno de trabajo se puede optar por trabajar a nivel de Empresa, con lo que se tendrá acceso a todos los procesos, o a nivel de Grupo, con lo cual sólo serán posibles informes y consultas consolidados. Es posible definir entornos de Simulación. Estos entornos se crean para efectuar en ellos procesos (previsiones, proyecciones, etc.) sin alterar los datos reales. Es traducible a cualquier idioma, utilizando además un Glosario de Términos para que el usuario se refiera a sus conceptos de una forma personalizada.

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Existen varios niveles de parametrización:  A nivel de aplicación, donde se adapta el funcionamiento a nivel global: dónde están los datos y programas, como se ejecutan los procesos, valores por omisión, etc.  A nivel de Grupo de Empresas, donde se especifican los datos comunes a todas las Empresas del grupo.  A nivel de Empresa, donde se especifican las características de funcionamiento para ésa Empresa.  A nivel de Usuario, donde se especifican las particularidades de uso y las opciones de seguridad del usuario. No todos los usuarios pueden efectuar todos los procesos u optar a todas las opciones

La aplicación también contempla:  Control de inversiones por departamento.  Control de proyectos (previos a la activación de bienes).  Informes fiscales. Según el país del usuario, son precisos algunos informes fiscales específicos que se proporcionan de forma separada.  Proyección de amortizaciones mediante el generador de informes.

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