CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEL MINISTERIO DE TURISMO Acuerdo Ministerial 35 Registro Oficial 427 de 23-sep.-2004 Estado: Vigente María Soledad Salvador MINISTRA DE TURISMO, ENCARGADA Considerando: Que, de conformidad con el artículo 179, numeral 6 de la Constitución Política del Estado, les corresponde a los ministros de Estado expedir las normas, acuerdos y resoluciones que requiera la gestión ministerial; Que, de conformidad con el Art. 17 del Estatuto Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva, los ministros de Estado son competentes para el despacho de todos los asuntos inherentes a sus ministerios; Que, la Subsecretaría de Administración y Finanzas del Ministerio de Turismo, mediante memorando SAF-2004-330 de 19 de julio del 2004 ha remitido el "Instructivo para la Administración y Control de los Bienes de Larga Duración y Bienes sujetos a control", preparado por la Gerencia Nacional Financiera, según consta en el memorando GNF-244-04 de 26 de abril del 2004; y, En ejercicio de las facultades contempladas en el ordenamiento jurídico. Acuerda: Art. 1.- Aprobar y expedir el "Instructivo para la Administración y Control de los Bienes de Larga Duración y Bienes sujetos a control. Art. 2.- Sin perjuicio de las obligaciones incorporadas en el instructivo, se encarga su aplicación a la Gerencia Nacional Financiera y a la Gerencia Nacional de Desarrollo Institucional, en sus respectivos ámbitos de competencia. El seguimiento y control, en sus respectivos ámbitos de competencia, estará a cargo de la Subsecretaría de Administración y Finanzas y de la Dirección Nacional de Auditoría Interna. Art. 3.- El presente acuerdo entrará en vigor desde su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES DE LARGA DURACION Y LOS BIENES SUJETOS A CONTROL ANTECEDENTES: 1. Mediante Acuerdo No. 046 CG, promulgado en el Registro Oficial Suplemento No. 594 de 21 de diciembre de 1994 , el señor Contralor General del Estado expidió el Manual General de Contabilidad Gubernamental, a ser aplicado por todas las entidades y organismos del sector público. 2. Mediante Acuerdo No. 025 CG de 5 de septiembre de 1996, publicado en el Registro Oficial No. 26 de 16 de septiembre de 1996 , el señor Contralor General del Estado expide el Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no Considerados Activos Fijos. 3. Mediante Acuerdo No. 012 CG, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 59 de 7 de mayo de 1997 , la Contraloría General del Estado expidió el Manual General de Administración y Control

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de los Activos Fijos del Sector Público. 4. Con Acuerdo Ministerial No. 182, publicado en el Suplemento al Registro Oficial No. 249 de 22 de enero del 2001 , el Ministerio de Economía y Finanzas aprobó y expidió los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y las Normas Técnicas de Tesorería, para aplicación obligatoria en las entidades y organismos del sector público no financiero. 5. Mediante Acuerdo Ministerial No. 331 de diciembre 30 del 2003, el Ministerio de Economía y Finanzas actualizó y codificó los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, sustituyó el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas del Sector Público, expedidos mediante Acuerdo Ministerial 182 para su aplicación obligatoria en las entidades y organismos del sector público no financiero. 6. Es necesario que en el Ministerio de Turismo se norme adecuadamente el ingreso, distribución, uso y custodia de los bienes de larga duración así como de aquellos bienes sujetos a control, de conformidad con las normas y demás disposiciones legales. CAPITULO I AMBITO DE APLICACION 1. El presente instructivo regula lo relacionado a los bienes de larga duración y bienes sujetos a control, de las unidades técnicas y administrativas del Ministerio de Turismo, a nivel nacional. Se incluyen para el control de los bienes de larga duración y, bienes sujetos a control todos los bienes asignados para su uso mediante convenios, donaciones, comodato o cualquier otra modalidad. 2. Para el cumplimiento de este instructivo, se encuentran obligados todos los servidores del Ministerio de Turismo, bajo cualquier modalidad de nombramiento o contratación, que tengan a su cargo la administración, custodia y uso de los bienes de larga duración y, de los bienes sujetos a control, quienes serán personal y pecuniariamente responsables de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control a su cargo, sin excepción de persona. El titular del Ministerio, podrá delegar por escrito la custodia de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control entregados para su uso, a un funcionario o empleado de su despacho. 3. Los subsecretarios, gerentes, directores, coordinadores departamentales, o quienes hagan sus veces, vigilarán que las personas encargadas de la custodia de los bienes institucionales, los mantengan en lugares visibles, con el objeto de que en cualquier momento se pueda efectuar su verificación y que en los inventarios queden registrados todos los bienes de larga duración y bienes sujetos a control. 4. La información de los inventarios de: - Las gerencias nacionales, direcciones nacionales y unidades de la matriz del Ministerio de Turismo, se concentrará y consolidará en la unidad responsable de la Gerencia de Desarrollo Institucional, con copia para el Area de Contabilidad de la Gerencia Financiera, unidad que además tendrá acceso informativo al Sistema Integrado de Bienes de Larga Duración, a cargo de esa unidad. - Las direcciones provinciales de Esmeraldas, Manabí, la Gerencia Regional del Litoral y Subsecretaría de Turismo del Litoral, se concentrará en las respectivas unidades responsables de bodega, con copia para la Unidad de Contabilidad de la Subsecretaría del Litoral. - La Dirección Provincial de El Oro y la Gerencia Regional del Austro, se concentrará en las respectivas unidades responsables de bodega, con copia para la Unidad de Contabilidad de la Gerencia Regional del Austro. - La Dirección Provincial de Orellana y la Gerencia Regional Amazónica, se concentrará en la unidad responsable de bodega, con copia para la Unidad de Contabilidad de la Gerencia Regional Amazónica. - La Dirección Provincial de Tungurahua y la Gerencia Regional Sierra Centro, se concentrará en la unidad responsable de bodega, con copia para la Unidad de Contabilidad de la Gerencia Regional

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Sierra Centro. - La Gerencia Regional Frontera Sur, Gerencia Regional Sierra Norte y la Gerencia Regional de Galápagos, concentrará en la unidad responsable de bodega, con copia para al responsable financiero de cada Gerencia respectivamente. CAPITULO II DEFINICIONES 5. Bienes de larga duración.- Son aquellos bienes muebles o inmuebles, utilizados de manera permanente en la gestión administrativa del Ministerio de Turismo, sujetos a contabilización, que se reflejan como tales en los estados financieros y que reúnen las siguientes características: - Constituyen bienes de propiedad privativa institucional. - Destinados a actividades administrativas y/o productivas. - Generen beneficios económicos futuros. - Vida útil estimada mayor a un año. - Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100). 6. Bienes sujetos a control.- Los bienes perecederos que tuvieren una vida útil mayor a un año y que presten utilidad en el desarrollo de las actividades, con un costo individual de adquisición, fabricación, incorporación o avalúo, inferior a 100 dólares, serán sujetos de control administrativo, a través de la unidad de bodega, dentro de cada unidad administrativa a fin de identificar a los responsables de custodia, pérdida o destrucción. 7. Los bienes sujetos a control administrativo, son entre otros los siguientes: - Utiles de oficina. - Instrumental e insumos. - Libros, discos y videos. - Herramientas menores. - Otros que se considere susceptibles de control. CAPITULO III DE LOS REGISTROS 8. Registros para el control.- El programa de inventarios a nivel de cada unidad administrativa mantendrá el registro del costo histórico de los bienes o su avalúo según el mercado, y estará sustentado con las hojas de control, en la que deberá constar, nombre del servidor, código, detalle, estado y valor de los bienes entregados para su uso y conservación, y que contendrá además la firma de responsabilidad del servidor encargado de su custodia. 9. Entrega - recepción de bienes sujetos a control.- Los bienes que ingresen al inventario de cada unidad administrativa, serán legalizados mediante una acta entrega-recepción, suscrita por el responsable de la unidad de bodega y el funcionario a quien se le entrega el bien para su uso y custodia, con el detalle valorado de los mismos, documento que será respaldado con la firma del Jefe inmediato. 10. Registro contable.- El Area de Contabilidad de la matriz, de la Subsecretaría de Turismo del Litoral y de cada Gerencia Regional asumirá la obligación legal, con la información de la unidad de bodega, de efectuar el cálculo y registro de la depreciación de los mismos, en consideración a lo que determina el Acuerdo 331 de diciembre 30 del 2003, en conformidad con lo establecido en la Norma 2.2.6. 11. La adquisición de los bienes sujetos a control se cargará directamente al gasto, por consiguiente, no están sujetos a depreciación. CAPITULO IV DEL INGRESO DE BIENES DE LARGA DURACION Y BIENES SUJETOS A CONTROL

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12. El ingreso de bienes de larga duración y bienes sujetos a control, puede darse por adquisición, comodato, donaciones o cualquier otra forma; debiéndolos valorar, codificar y registrar inmediatamente en el Registro de Inventarios. 13. Concluido el trámite de adquisición de bienes por parte de la Gerencia de Desarrollo Institucional en el caso de la matriz o por las unidades responsables de adquisiciones en la Subsecretaría de Turismo del Litoral, gerencias regionales o direcciones Provinciales, de conformidad con la normativa aplicable y, previa inspección física de los bienes por parte de la unidad de bodega y una vez legalizada el acta respectiva, procederá a su ingreso a bodega, como documentación adicional de sustento y previo a la solicitud final de pago. 14. Para el ingreso y registro de los bienes provenientes de donaciones, comodato, transferencias gratuitas, traspasos y convenios con organismos y entidades nacionales o internacionales actuará obligatoriamente el funcionario responsable de la unidad de bodega necesariamente, con el Gerente Nacional Financiero o su delegado, conjuntamente con el Gerente de Desarrollo Institucional, o su delegado, observando lo dispuesto en el Art. 47 del Reglamento General de Bienes del Sector Público. CAPITULO V DE LA CODIFICACION E IDENTIFICACION 15. La Gerencia de Desarrollo Institucional, a través de la unidad de bodega, realizará la codificación e identificación individual de los bienes de larga duración y bienes sujetos a control y será puesta en conocimiento de la Subsecretaría de Turismo del Litoral y de todas las gerencias regionales para su aplicación, y deberá cumplir los siguientes requerimientos: - El código del activo. - La denominación específica del bien. - La unidad a la que corresponde. - Número de orden. - Codificación. - Cantidad. - Descripción completa. - Valor unitario. - Valor total y otros datos o referencias que se estimen necesarios para su inmediata identificación, conforme lo determina la Norma Técnica de Control Interno No. 137-07 y el Plan General de Cuentas. CAPITULO VI DEL EGRESO DE BIENES DE LARGA DURACION Y BIENES SUJETOS A CONTROL 16. Para los egresos de bienes de larga duración y bienes sujetos a control, cumplido en el trámite reglamentario, en todos los casos a través de la unidad de bodega, pueden darse las siguientes modalidades: - ENAJENACION: Por transferencia gratuita, remate, venta, etc. - BAJA: Por obsolescencia, pérdida fortuita, hurto o robo. 17. En caso de pérdida de los bienes institucionales, como consecuencia de hurto, robo o hechos análogos, el servidor encargado de su uso y custodia, comunicará este hecho a la máxima autoridad con copia al Jefe inmediato, dentro de los siguientes tres días hábiles de que tome conocimiento de los hechos. Caso contrario, éste asumirá en forma automática la responsabilidad de su reposición, con un bien de características similares al bien desaparecido, de acuerdo a los requerimientos que presente la unidad de bodega. 18. En orden a lo dispuesto en el Art. 77 del Reglamento General de Bienes del Sector Público, la máxima autoridad o su delegado presentará la denuncia a las autoridades correspondientes, sin

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perjuicio de otras acciones conducentes a comprobar la infracción y a identificar a el o los responsables, mientras que el seguimiento del trámite legal, hasta su sentencia final, será responsabilidad del servidor bajo cuya responsabilidad inmediata estuvieron los bienes, que mantendrá hasta entonces su responsabilidad, trámite que se cumplirá en coordinación con el funcionario de la Asesoría Jurídica, de acuerdo a lo previsto en el Art. 78 del Reglamento General de Bienes. 19. Traspasos internos.- Todo movimiento interno de bienes de larga duración y bienes sujetos a control, que se efectúe entre las diferentes dependencias de la institución o entre sus funcionarios solo será válida, para fines de registros, previa la solicitud del funcionario o unidad administrativa pertinente y visto bueno del Gerente de Desarrollo Institucional en el caso de la matriz, del Subsecretario de Turismo del Litoral, de los gerentes regionales o directores provinciales en su respectiva jurisdicción. CAPITULO VII DE LOS INVENTARIOS Y CONSTATACION FISICA 20. Sin perjuicio de los informes que presenten los funcionarios encargados del uso o custodia de los bienes institucionales, directamente la Gerencia Nacional Financiera, de conformidad con lo preceptuado en el Art. 11 del Reglamento de Bienes, por lo menos una vez al año, dispondrá la inspección de los bienes muebles y equipos en la matriz, la Subsecretaría de Turismo del Litoral, las gerencias regionales y las direcciones provinciales a fin de que, con la colaboración y asesoramiento de los técnicos y especialistas de cada unidad, se determine los bienes muebles y equipos obsoletos, dañados o fuera de uso, y según los casos proceder al remate, venta, transferencia gratuita o traspaso, de conformidad con las normas del Reglamento General de Bienes del Sector Público y demás disposiciones legales vigentes. Esta información constituirá el soporte para la actualización permanente del módulo de bienes de larga duración que dispone la institución bajo la responsabilidad de la unidad de bodega, que remitirá copia de todo lo actuado a las correspondientes áreas de Contabilidad de la Gerencia Nacional Financiera, Subsecretaría de Turismo del Litoral, y gerencias regionales, unidades que mantendrán el registro contable de los inventarios de los activos fijos y bienes no considerados activos fijos sujetos a control, en forma confiable y oportuna. 21. Mientras se realice la constatación física, queda terminantemente prohibido realizar traspasos, bajas o cualquier otra operación referente a bienes de larga duración y bienes sujetos a control, acciones que podrían afectar la exactitud de la información en proceso. CAPITULO VIII DE LA ENTREGA - RECEPCION 22. De manera obligatoria, se realizará la entrega-recepción de bienes de larga duración y sujetos a control, cuando se produzcan ingresos o retiros de personal a la institución, por cualquier causa o modalidad, así como en caso de traslados administrativos, declaración de comisión de servicios en otra institución, cursos de capacitación o becas de por lo menos seis meses de duración, para lo cual, el servidor que se encuentre en uno de esos casos en forma directa o a través del inmediato superior deberá comunicar el particular al Gerente de Desarrollo Institucional, para el caso de la matriz, al Subsecretario de Turismo del Litoral, o al Gerente Regional, para que disponga se verifique los bienes y se legalice la entrega - recepción de los bienes que están bajo la responsabilidad o cuidado del Jefe y/o servidor respectivo. No obstante a lo señalado en el inciso anterior, la Unidad de Recursos Humanos en forma previa a legalizar la respectiva acción de personal, solicitará al funcionario correspondiente una copia del acta de entrega-recepción de los bienes que se le asignaron o estuvieron bajo su cuidado, que archivará en su expediente. 23. Si el funcionario responsable de su uso o custodia no efectuare la entrega de los bienes a su

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cargo, en los casos que se produzca cualquiera de los supuestos antes señalados, acepta expresamente el descuento de los bienes no entregados, hasta la legalización de la correspondiente acta de entrega-recepción. CAPITULO IX DEL MANTENIMIENTO Y REPARACION 24. Es obligación del custodio del bien su adecuado mantenimiento, cuidado, conservación y buen uso de los bienes que se le hubieren encomendado, por lo cual, cuando notare que éstos requieran de reparaciones menores o se hallaren en mal estado, solicitará a su Jefe inmediato la respectiva reparación y en el caso de la matriz, la solicitud se efectuará directamente a la Gerencia de Desarrollo Institucional. 25. Los desembolsos realizados por la Gerencia Nacional Financiera o por los responsables financieros a nivel nacional por adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias que tengan como efecto aumentar la capacidad productiva de un bien de larga duración o incrementar su vida útil se registrará como aumento del valor del activo fijo en libros, mientras que aquellos que se realizan para conservar su condición operativa, se cargarán al gasto. CAPITULO X DE LOS INMUEBLES 26. La Gerencia de Desarrollo Institucional a través de la unidad de bodega del Ministerio, mantendrá un inventario detallado y actualizado de los bienes inmuebles de la entidad a nivel nacional, para lo cual podrá demandar la información necesaria a las unidades administrativas que considere pertinente. CAPITULO XI OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES 27. Sin perjuicio de los aspectos anotados en este instructivo, es responsabilidad de las respectivas gerencias y direcciones y/o responsables de cada unidad, notificar en forma oportuna a la unidad de bodega: a) El detalle de los bienes que en cada unidad administrativa han dejado de usarse, sin perjuicio del trámite previsto en el Reglamento de Bienes del Sector Público, además de lo contemplado en el Art. 20 de esta resolución; y, b) Cualquier daño, deterioro o enmendadura en la identificación asignada en los bienes, para proceder a su inmediata reposición. CAPITULO XII ASPECTOS GENERALES 28. La responsabilidad de la tenencia y conservación de los bienes corresponde en forma directa a los servidores a quienes se les hubiere entregado los mismos para su uso, en concordancia con lo señalado en el Art. 2 del Reglamento General de Bienes del Sector Público. 29. Los bienes que constituyen bienes de larga duración y bienes sujetos a control del Ministerio, se destinarán exclusivamente al servicio y utilización de los mismos en el ejercicio de sus funciones y consiguientemente, se prohíbe el uso de los mismos por parte de terceros o para fines personales. 30. De producirse pérdidas, daño o inutilización de algún bien, los custodios se sujetarán a lo determinado en el Art. 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Público que señala la reposición o restitución del mismo. 31. Cuando determinados bienes sean utilizados en turnos u horarios especiales, el respectivo personal que labora en esta modalidad, será solidariamente responsable del cuidado, preservación, mantenimiento y buen uso de los bienes bajo su responsabilidad. 32. Para todo cuanto no estuviere previsto en este reglamento, se sujetará a lo dispuesto en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, el

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Reglamento General de Bienes del Sector Público; y demás normas legales y reglamentarias que sean aplicables al efecto. 33. En caso de incumplimiento en las disposiciones contempladas en este reglamento, los respectivos servidores se sujetarán a lo dispuesto en las normas legales y reglamentarias pertinentes. 34. Excepciones.- Los bienes tales como: pupitres, escritorios, máquinas de escribir, calculadoras, implementos de laboratorio, biblioteca, etc., cuyo costo individual sea inferior a cien dólares (US $ 100,00) al momento de su incorporación o actualización, podrán considerarse y recibir el tratamiento de activos fijos aplicando el criterio técnico administrativo de "lote" o "unidad de propiedad", que consiste en agrupar los valores de los bienes de similar característica, o también podrán ser considerados como bienes sujetos a control.

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