MANUAL DE USUARIO Modulo FIAM (Activos Fijos)
Manual de Usuario Proyecto SEFLogiC – Módulo FIAM
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FOR030-MUS-FIAM Activos Fijos v1.2 Manual de usuario del módulo FIAM (Activos Fijos) 1.2 Formación Formación a usuarios
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Fecha
1.2
05.11.2015
FOR030-MUS-FIAM Activos Fijos v1.2
Descripción del Cambio Se detalla en el manual la forma de importar textos a fichas de activos (punto 2.1.1) según Mantis 61850 – Pérdida Utilidad campo observaciones maestro de Activos.
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Índice 1.
Introducción al sistema ....................................................................................... 6 1.1. Acceso al sistema ......................................................................................... 6 1.2. Menú usuario................................................................................................. 7
2.
Datos maestros. ................................................................................................. 11 2.1. Crear fichas de Activos Fijos: ...................................................................... 11 2.1.1 Importación de textos a fichas de activos .................................................... 25 2.2. Crear activo con modelo .............................................................................. 31 2.3. Crear Datos Maestros Inmuebles: ............................................................... 32 2.4. Crear Datos Maestros inmovi. mat. /inmat. no inventariables ...................... 34 2.5. Sincronización: ............................................................................................ 39 2.6. Modificar Activo Fijo: ................................................................................... 39 2.7. Visualizar Activo Fijo: .................................................................................. 40 2.8. Borrar un Activo Fijo: ................................................................................... 42 2.8.1 Borrar Activos Fijos sincronizados a Equipos .............................................. 44 2.8.2 Borrar Activos Fijos que se crearon con pedidos. ........................................ 57 2.8.3 Borrar Activos Fijos que se crearon con pedidos gratis (Donación) ............. 59 2.9. Comprobación de Datos Maestros .............................................................. 67
3.
Concesiones ...................................................................................................... 69 3.1. Concesiones de Activos Fijos ...................................................................... 69 3.2. Sincronización con Equipos:........................................................................ 71
4.
Expedientes de Gestión Patrimonial ................................................................ 75 4.1. ZAS01 - Creación de expedientes ............................................................... 75 4.2. Modificación de expedientes ....................................................................... 77 4.3. Visualización de expedientes ...................................................................... 78 4.4. Informe de Gestión Patrimonial ................................................................... 78
5.
Altas .................................................................................................................... 79 5.1. Adquisición Lucrativa................................................................................... 79 5.2. Herencia, legado o donación (Recibida) ...................................................... 80 5.3. Alta de bienes recibidos en cesión de uso ................................................... 81 5.4. Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso ................. 81 5.5. Alta por asunción de deudas. ...................................................................... 82 5.6. Revalorización inmovilizado (material e inmaterial). .................................... 82 5.7. Rectificación de inventario: Valoración de activos ....................................... 83 5.8. Ajuste de valor al alza por tasación ............................................................. 84 5.9. Ajuste de valor por pago en especie............................................................ 84 5.10. Alta contable - Adscripción - Beneficiario - Sociedad ................................... 85
6.
Bajas ................................................................................................................... 85 6.1. Pérdida irreversible del inmovilizado material e inmaterial ........................... 85
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6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17.
Baja por disposición legal ............................................................................ 86 Donaciones realizadas ................................................................................ 86 Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso ................. 87 Donaciones realizadas. ............................................................................... 87 Transferencia a otro ente por norma legal ................................................... 88 Cesión de uso gratuito de bienes ................................................................ 88 Reversión al cedente de bienes previamente recibidos en cesión ............... 89 Baja por reversión de propiedad adquirida .................................................. 89 Baja alquileres / Concesiones ..................................................................... 90 Reversión de bienes adscritos: Ente beneficiario ........................................ 91 Reducción del capital social de una empresa pública .................................. 91 Ajuste de valor a la baja por tasación .......................................................... 92 Afectación a uso público de un bien patrimonial ......................................... 92 Reversión Adscripción- Beneficiario Sociedad............................................ 93 Adscripción - Adscribiente Sociedad ........................................................... 94 Reversión - Cesionario Sociedad ................................................................ 96
7.
Traspasos........................................................................................................... 97 7.1. Aportaciones no dinerarias a sociedades .................................................... 97 7.2. Aportaciones NO dinerarias a Sociedad ...................................................... 98 7.3. Adscripción de bienes de inmovilizado: ente adscribiente – beneficiario ... 100 7.4. Rectificación clase de bien ........................................................................ 100 7.5. Reversión de bienes adscritos: Ente adscribiente ..................................... 101 7.6. Permutas entre bienes con diferente valor ................................................ 101 7.7. Adquisición de bienes previamente recibidos en cesión de uso ................ 102 7.8. Agrupación de bienes ................................................................................ 102 7.9. Segregación de bienes .............................................................................. 103 7.10. Disminución de capital en empresas públicas con devolución de aportaciones ....................................................................................................... 103
8.
Correcciones .................................................................................................... 104 8.1. Reclasificación .......................................................................................... 104 8.2. Desagregación .......................................................................................... 108 8.3. Cesión de la propiedad - Cedente - Cancel. cta. Patrimonio Sociedad ...... 118
9.
Anulaciones ..................................................................................................... 118 9.1. Anulación de documentos de activo .......................................................... 118
10. Distribución de Compra Masiva...................................................................... 122 10.1. Distribuir y liquidar activos en curso .......................................................... 122 11. Operaciones de administración ...................................................................... 135 11.1. Código de artículo ..................................................................................... 135 11.2. Tipo informe patrimonio ............................................................................. 135 11.3. Tipo de informe técnico ............................................................................. 135
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11.4. Técnicos de Patrimonio ............................................................................. 135 11.5. Técnicos Facultativos ................................................................................ 135 11.6. Negociado ................................................................................................. 136 11.7. Proponente................................................................................................ 136 11.8. Tipo de expediente .................................................................................... 136 11.9. Modificación de clases de activos.............................................................. 136 11.10. Fijar datos de ejecución de contabilización de amortizaciones .............. 136 11.11. Definir control de periodos temporal ...................................................... 136 11.12. Genera controles de periodos................................................................ 136 11.13. Definir variantes de clasificación ............................................................ 136 11.14. Creación de nuevas áreas de valoración ............................................... 136 11.15. Cierre de ejercicio.................................................................................. 136 11.16. Cambio de ejercicio ............................................................................... 137 11.17. Anular cierre de ejercicio ....................................................................... 137 12. Contabilidad Patrimonial - Amortizaciones ................................................... 137 12.1. Planificadas ............................................................................................... 137 12.2. No planificadas .......................................................................................... 141 13. SISTEMAS DE INFORMACIÓN: ....................................................................... 141 13.1. Informes de altas / bajas ........................................................................... 141 13.2. Informes .................................................................................................... 141 13.3. Informes de Patrimonio ............................................................................ 142 13.4. Informes de Operaciones diarias .............................................................. 142 13.5. Informes de Documentos de activos ......................................................... 142 13.6. Informes de Amortizaciones ..................................................................... 142 13.7. Informes de Historial................................................................................. 143 13.8. Informes de Explicaciones sobre Balance ................................................ 143 13.9. Informes de Información de Terceros ....................................................... 143 13.10. Informes de Información Contable ........................................................ 143 13.11. Informes de Mantenimiento .................................................................. 143 13.12. Informes de Logística ........................................................................... 143 13.13. Listado Datos Maestros: ........................................................................ 145 13.14. Patrimonio de activos fijos: .................................................................... 147 13.15. Listado de Situación de Activos Fijos..................................................... 149 13.16. Explorer de activos fijos ......................................................................... 152
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1. Introducción al sistema A continuación proponemos una pequeña introducción al entorno de SAP, con la finalidad de que el usuario sepa acceder al sistema y conozca los botones básicos de navegación dentro de SAP. Cuando los usuarios accedan a SAP desde el escritorio de su equipo de trabajo encontrarán la pantalla siguiente en la que necesitarán un nombre de usuario y una identificación. Hay que tener en cuenta, que este nombre y clave de acceso, son personales; ya que cada operación que se realiza quedará grabada en SAP, especificando quien a hecho que y en que momento. También este usuario estará asociado a un rol específico dentro de su puesto de trabajo, así que no todos los usuarios podrán realizar las mismas funciones; ya que tendrán delimitado su entorno de trabajo relacionado con las funciones que en este caso se destinen dentro del Servicio Canario de Salud. 1.1. Acceso al sistema Para acceder al entorno de trabajo con el usuario y contraseña asignado hay que seguir los siguientes pasos:
1. Doble clic sobre el icono SAP Logon 2. Elegir el entorno de trabajo a conectar y pulsar sobre Acceder (o bien doble clic sobre la Denominación)
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3. Introducir los datos de usuario y contraseña y pulsar sobre continuar
1.2. Menú usuario Una vez identificado el usuario, se accederá a una pantalla de menú. Aquí el usuario se encontrará con un árbol jerárquico el cual irá desplegando para conseguir llegar a la operación que se quiera realizar. Para cada uno de los usuarios se le incorporará en la pantalla inicial el menú del módulo correspondiente, en este caso el menú de ámbito de Tesorería, que a continuación se presenta:
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Para acceder en cada uno de los puntos del menú se pude acceder de dos formas: 1. Situarnos encima de una pestaña del menú y pinchar dos veces sobre la misma. 2. Acceder a la transacción mediante un código, dicho código identifica unívocamente a una transacción, que se introduce en el “campo comandos”
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Introducción manual del código de la transacción.
Acceso a la misma transacción mediante el uso del menú
Una vez dentro de cada transacción existen una serie de botones que son comunes para cada una de ellas, y que nos ayudarán a navegar dentro de las operaciones en SAP. Estos botones se distribuyen en la barra de comandos y la barra de menús de SAP.
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Este botón tiene como finalizar ir a la pantalla anterior. Este icono nos lleva al menú principal sea cual sea la página de la transacción en la que se encuentre el usuario. Este cancela cualquier operación que estemos realizando y nos devuelve al menú principal Son iconos cuya finalidad es realizar búsquedas dentro de las pantallas del sistema. El sistema permite un máximo de 6 modos o pantallas abiertas simultáneamente, este icono ofrece la posibilidad de abrir una pantalla nuevo o generar un modo nuevo dentro de la sesión que se tiene abierta. Pulsando sobre este icono se graban los datos de la transacción que se quiere registrar.
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2. Datos maestros. El objetivo de este manual es explicar las funcionalidades del módulo de Gestión de Activos sistema SAP /R3, permitiendo al usuario la contabilización de todos los datos y movimientos contables relacionados con los activos fijos de la Consejería de Economía, Hacienda y Seguridad y del Servicio Canario de Salud. Las actividades descritas desarrollan los conceptos y procesos del modelo detallado de Gestión de Activos fijos. 2.1. Crear fichas de Activos Fijos:
Transacción: AS01 Acceso por el menú de Activos Fijos:
Al entrar en la transacción nos encontraremos con una ventana de acceso como la que se muestra a continuación.
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En ella el sistema ya completa el campo sociedad y cantidad de activos fijos iguales que se van a crear, aunque son campos que se pueden modificar. Clases activos fijos: En esta operación se definen las clases de activos fijos. En el sistema FI-AA, la clase de activos fijos es el criterio más importante para estructurar los activos fijos desde el punto de vista contable. Cada activo fijo debe estar asignado sólo a una clase de activos fijos. A continuación se muestra la tabla con las diferentes clases creadas en el sistema: CLASE 1101 1102 1103 1104 1105 1106 1107 1108 1109 1110 1201 2001 2002 2003 2004 2005
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DENOMINACIÓN Clases de activos de la CEHS y OOAA 1101 SUELOS EDIFICACIONES PROPIEDAD HORIZONTAL EDIFICIOS DE VIVIENDAS INMUEBLES DE INTERÉS CULTURAL CARRETERAS PUERTOS MONTES OTRAS CONSTRUCCIONES OTRAS INFRAESTRUCTURAS ARRENDAMIENTOS MOBILIARIO DE OFICINA MATERIAL DE OFICINA BIENES DE COMUNICACION EQUIPOS INFORMATICOS ELEMENTOS DE DECORACION
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2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 3101 3102 3103 3201 3202 4101 4102 4103 4201 4202 4203 4204 4205 4206 4207 4208 5101 5102 5103 5104 5105 5106 5107 5109 5109 5110 5201 5202 5203 5204 5205 5301 5302
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MOBILIARIO Y MATERIAL EDUCATIVO MOBILIARIO Y MATERIAL SANITARIO BIENES DE LABORAT.,MEDIDA Y PRECISIÓN MAQUINARIA INSTALACIONES TÉCNICAS UTILLAJE Y HERRAMIENTAS OTROS BIENES MUEBLES ANIMALES AGROPECUARIOS INMOVILIZADO MATERIAL NO INVENTARIADO PINTURAS ESCULTURAS OTROS MUEBLES DE VALOR ARTÍSTICO ANTIGÜEDADES OTROS MUEBLES DE VALOR HISTÓRICO INVERSIONES DE CAPITAL EN EMPRESAS PÚBLICAS INVERSIONES DE CAPITAL EN EMPRESAS PARTICIPADAS INVERSIONES DE CAPITAL EN EMPRESAS DE GARANTÍA REC APLICACIONES INFORMÁTICAS MARCAS PATENTES MODELO DE UTILIDAD OTROS DERECHOS INCORPORALES DERECHOS SOBRE BIENES EN ARRENDAMIENTO FINANCIERO PROPIEDAD INTELECTUAL INMOVILIZADO INMATERIAL NO INVENTARIADO TURISMOS TODO TERRENO AUTOCARES FURGONETAS (INCLUIDAS MIXTAS) CAMIONES Y CAMIONETAS REMOLQUES AMBULANCIAS VEHICULOS TERRESTRES ESPECIALES MOTOCICLETAS OTROS VEHICULOS AUTOMOVILES BUQUES LANCHA YATE ZODIAC OTROS VEHÍCULOS MARITIMO HELICÓPTEROS AVIONES
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5303 6010 6020 7000 7002 IM01 IM02 IM03 IM04 IM05 IM06 IM07 IM08 IM09 IM10 IM11 IM12 IM13 IM14 IM15 IM16 IM17 IM18 IM19 IM20 IM21 IM22 IM50 IM51 IM51-R IM52 IM53 IM54 IM55 IM56 IM58 IM60 IM61 IM62 IMC
AVIONETAS CONCESIONES DEMANIALES OTRAS CONCESIONES EXPEDIENTES PATRIMONIALES INFORMES DE PATRIMONIO Clases de activos del SCS Mobiliario general Mobiliario médico asistencial Equipos de oficina Electrodomésticos Enseres Maquinaria de uso general Maquinaria de uso clínico Utillaje Infraestructuras de uso general Infraestructuras de uso clínico Equipos de analítica Equipos de anestesia y reanimación Equipos de diagnóstico Equipos de esterilización Monitorización Terapéutica Rehabilitación Elementos de transporte de uso general Elementos de trasnporte de uso clínico Equipos informáticos Equipos audiovisuales Aplicaciones informáticas Terrenos, derechos similares sobre terrenos Edificios Edificios - Renting Equipos de comunicaciones BB Muebles patrimonio histórico,artístico,cultural Gastos de investigación y desarrollo Propiedad industrial Propiedad intelectual Otro inmovilizado inmaterial Inversiones Financieras Inmovilizado material no inventariable Inmovilizado inmaterial no inventariable Inmovilizado en curso
Sociedad: Sociedad donde se da de alta el activo. Cantidad de activos fijos: Numero de activos de la misma clase que se van a crear.
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Modelo/activo fijo: En este campo se indica el número de activo ya creado en el sistema del que se quiera copiar, manteniéndose los datos genéricos del activo modelo. Modelo/Sociedad: Sociedad de donde procede el activo modelo. Una vez cumplimentados los campos necesarios para la creación del activo y tras pulsar el botón o pulsando ENTER el sistema muestra la siguiente pantalla, hay que completar cada una de las pestañas que se muestran a continuación.
Pestaña DATOS GENERALES
Datos Generales Subtipo del Activo Asignaciones
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Datos Generales. Campos básicos a rellenar: Denominación: Nombre del inmovilizado. Texto nº principal del Activo: Este campo se usa nombre para denominar el inmovilizar principal. Se utiliza para visualizar los valores al imprimir los totales. Determinación de cuentas: El sistema selecciona según la clase de activo que estamos creando la cuenta que le corresponde. En este caso es un tipo de activo IM01-Mobiliario y su determinación es 226000 - Mobiliario.
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Número de inventario: Puede almacenarse un número de inventario para el activo. Se utilizara para el sistema de información. . Datos Subtipo de Activo: Subclasificación de la clase de activo elegido. En este caso es la clase Mobiliario y hay estas subclasificaciones, es obligatorio elegir uno:
Datos de Asignaciones: Tipo de Financiación: Este dato no es obligatorio, el sistema ofrece la posibilidad de ampliar los datos de información del activo. En este caso podemos elegir el tipo de financiación entre estos posibles.
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Periodo de Garantía: Se puede escoger entre periodos de garantía repartido en meses hasta los 2 años, aunque se puede ampliar dicho periodo en el sistema, también existe la posibilidad de indicar que carece de garantía dicho activo, pero es un campo obligatorio, por lo que también no podría quedarse en blanco. En caso de no tener periodo de garantía habrá que indicar 000 meses. Pestaña DATOS DE IMPUTACIÓN
División: Rellenar con uno de los posibles que se muestra a continuación: Divisiones de la CEHS
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Divisiones del SCS
Centro de Coste: El sistema utiliza esta asignación en el registro maestro de inmovilizado para determinar en las siguientes contabilizaciones imputables a centros de coste la amortización del inmovilizado. Centro: Este campo se utiliza para registrar el centro al que pertenece el activo. De esta manera se pueden efectuar las valoraciones relativas al centro en la contabilidad de inmovilizados. Se ha de seleccionar entre una de las siguientes:
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Emplazamiento: Según la clave de centro seleccionada anteriormente el sistema le mostrará las opciones posibles. Local: Campo libre por si hay que completar la información sobre la ubicación del activo. Es útil a la hora de imprimir los listados de inventario. Activo fijo Paralizado: Se fijara este indicador a la hora de querer paralizar el activo durante un periodo de tiempo concreto, siempre a decisión del usuario. Pestaña ORIGEN
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Origen: Aquí se podrán completar los datos del activo relativos al origen, si es de nueva compra, de segunda mano y el acreedor al que se le ha comprado. En este caso y para que aparezca en el sistema ese acreedor deberá estar dado de alta como tercero en SAP. Información Contabilización: En este campo se visualizan los siguientes fechas: Capitalización: Referencia para la primera contabilización del activo, en el sistema es la fecha valor del inmovilizado. Se puede rellenar de manera manual pero en este caso solo se crea la propuesta de fecha, no lleva a su capitalización. Descapitalización: En el caso de baja total el sistema rellena este campo con dicha fecha. Alta original: El sistema lo rellena con su primera contabilización. Baja planificada: De manera manual se indicará la fecha de referencia para la baja del inmovilizado. Pero es a modo informativo ya que el sistema no genera la baja de manera automática. Año de alta: Ejercicio con la primera contabilización. Pedido el: Fecha del pedido con este inmovilizado, se debe indicar de manera manual. Movimientos: Se completaran los datos en el caso de haber beneficiario por Cesión o Adscripción. Pestaña INVENTARIO:
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Inventario: Este campo es meramente informativo, aquí se almacena la fecha del ultimo inventario. El indicador de incluir activo en lista de inventario se fijará en caso de estar sujeto a la entrada inicial de stocks en el inventario. Ficha técnica: Manual, se indica el número de serie. Pestaña MANTENIMIENTO: En esta pestaña se reflejarán los equipos que se han ido asociando al activo que se esta tratando. Por cada equipo asociado al activo aparecerá una línea de equipo.
Pestaña VALORACIÓN: Se indica la vida útil del activo que se está creando para su posterior amortización. La clave de amortización siempre será LINR: Lineal resto vida útil regla simplificada hasta 0, donde se especifica dicha amortización en años o en periodos. El campo inicio de amortización se completa con el especificado con anterioridad en el campo alta de contabilización.
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Una vez que se incorporen todos los campos que son obligatorios más todos aquellos necesarios, se puede proceder a grabar los datos. Para ello se pulsará sobre el icono de grabar , el sistema devolverá un mensaje especificando que el activo se generó correctamente en el sistema e informando de cuál será su numeración.
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2.1.1
Importación de textos a fichas de activos
Dependiendo de la clase que estemos tratando es posible que nos encontremos con la pestaña de datos orgánicos.
En la parte inferior de la pantalla se encuentra el siguiente botón:
el cual permite importar textos a las fichas de activos. Dado que, debido a que no es del todo compatible Open office con SAP, surge el inconveniente de que cuando se emplean las opciones de CTROL+C/V, se corta la frase, al estar ésta limitada en SAP a 72 caracteres si se actúa de esta manera proviniendo el fichero original de donde proviene. Se adjunta un ejemplo ilustrativo de lo que se refiere lo anterior. Fichero open office:
CTROL+ C y CTROL + V en SAP: y se ve cómo se cortan las líneas.
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Para resolver esto hay que proceder con el fichero de texto que se quiere importar de la siguiente manera: 1º) Se graba el fichero .odt, que es la extensión de open office en formato .rtf
2º) Upload del fichero Para subir el texto guardado a la ventana de observaciones se procede de la siguiente manera:
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…. y las líneas no aparecen truncadas:
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Nota Importante: Para que el fichero cargue es importante que no esté abierto, de lo contrario el sistema informará con un error Cambio en el formato para introducir Textos: Es posible que en alguna ocasión, a la hora de introducir textos en el campo de observaciones (Nota, comentario…) de las fichas de activos fijos, nos hayamos encontrado con el siguiente formato de pantalla:
Cabe decir que para esta función el sistema SAP dispone de 2 tipos de formato. Siguiendo la siguiente ruta cambiamos de formato a pantalla completa:
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Se visualiza la siguiente pantalla:
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2.2. Crear activo con modelo
Transacción: AS01 Acceso por el menú de Tesorería:
Al introducir la transacción el sistema presenta la siguiente pantalla:
En la parte inferior de la pantalla se tiene que introducir el número del activo fijo que servirá de modelo para la creación del nuevo inmovilizado. Si se desconoce el activo modelo que se quiere utilizar se puede utilizar el buscador
para recuperarlo.
Una vez se ha introducido se puede pulsar “Intro” o buscar en la pantalla el icono para continuar. Se completarán los datos igual que se ha comentado en el punto anterior y al proceder a grabar, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
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2.3. Crear Datos Maestros Inmuebles: Transacción: Z37_CREAR_INMUEBLE Acceso por el menú de Activos:
La mecánica es la misma que al crear un activo fijo normal. Solo que en función del tipo de activo que se deba crear; bien si es terrero, bien si es inmueble el sistema, propone la clase de activo que corresponde.
Para crear un terreno es IM50
Para crear un Inmueble es IM51
Transacción: AS01 - Crear Z37_CREAR_INMUEBLE
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Acceso por el menú de Activos:
Se debe realizar como se ha explicado en el punto anterior, una vez completados los datos obligatorios podemos comprobar en la pestaña de Mantenimiento como ya se han creado los primeros datos:
Al terminar de completar los datos y grabar el proceso, podemos comprobar que el equipo se ha creado. Visualizamos el activo fijo creado:
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Comprobamos que el campo número de equipo aparece cumplimentado. Esto siempre se realiza después del proceso de grabación de los datos maestros del activo y para las clases de activo correctas. 2.4. Crear Datos Maestros inmovi. mat. /inmat. no inventariables En la adquisición de bienes a través de capítulo VI que no superan los importes establecidos por la D.G. de Patrimonio para considerarse como inventariables (300 euros en general y 150 en el grupo de Mobilario de Oficina), se utilizarán las clases de activos IM61 / IM62. Estos activos tienen la particularidad que su amortización es total, en el mes del alta. Transacción: AS01 - Crear registro maestro Activo Fijo Acceso por el menú de Activos:
La mecánica es la misma que al crear un activo fijo normal. Solo que en función del tipo de activo que se deba crear; bien si es material se utilizará la clase IM61, bien si es inmaterial se utilizará la clase IM62
Para crear un inmovilizado material no inventariable
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Para crear un inmovilizado inmaterial no inventariable
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Al terminar de completar los datos y grabar el proceso, podemos comprobar que el equipo se ha creado.
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Estas clases de inmovilizado se le puede dar valor, se pueden utilizar por factura directa y logística
Y en cuanto se ejecuta la amortización del mes el inmovilizado queda con valor neto cero y se observa que la amortización es por el 100%
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2.5. Sincronización: Actualmente, a la hora de crear el dato maestro de un activo en el SCS, se crea automáticamente el equipo correspondiente según la clase de activo elegida. Para la CEHS no existe sincronización debido a que no se utiliza el módulo de Mantenimiento. Hay campos que son comunes para el activo y el equipo, es decir, si se cambia el acreedor en el activo automáticamente se cambiara en el equipo. Los campos susceptibles de estas modificaciones son, a parte del acreedor que hemos comentado anteriormente el centro, la división, la denominación, el centro de coste, el sub-número y el emplazamiento.
2.6. Modificar Activo Fijo: El objetivo de este proceso es acceder a los datos maestros de un activo para realizar modificaciones sobre el. Transacción: AS02 Acceso por el menú de Activos Fijos:
En la pantalla inicial se tiene que indicar el activo que queremos modificar.
Para acceder a las modificaciones es necesario completar:
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Activo Fijo: Código del inmovilizado a modificar. Al seleccionar la lista desplegable de este campo y seleccionando el icono "Otra Ayuda búsqueda" el sistema muestra los matchcodes posibles para buscar el código. Sociedad: Sociedad donde se desea modificar los datos del activo.
Una vez completado el número del activo y la sociedad en cuestión podemos proceder a modificar tanto los datos maestros como el área de valoración como los valores del inmovilizado (este último punto se explicará más adelante, véase Explorer de Activos).
2.7. Visualizar Activo Fijo: En el sistema es posible visualizar tanto los datos maestros de un inmovilizado como las modificaciones que se han realizado sobre esos mismos datos. Una vez que se presenta la pantalla de los datos maestros del activo, en cualquiera de las pestañas es posible acceder mediante el menú superior.
Activo Fijo => Visualizar
Transacción: AS03 Acceso por el menú de Activos:
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El procedimiento para visualizar los datos maestros de un activo fijo es idéntico que para modificar. El sistema muestra los campos en gris para que no se realicen modificaciones sobre los datos existentes. Desde esta transacción es posible ver los valores del activo, pinchando en Valores activo fijo. La operativa del explorer se explicará en el apartado sistemas de información:
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2.8. Borrar un Activo Fijo: Hay que tener en cuenta que el sistema no permite borrar un activo si tiene movimientos contables.
Transacción: AS06 Acceso por el menú de Activos:
El sistema presenta la siguiente pantalla de entrada:
En la primera pantalla que muestra el sistema, se indicará el número del activo y la sociedad. Tras pulsar
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el sistema muestra la siguiente pantalla:
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Una vez que se ha comprobado que es el inmovilizado que se desea borrar, se procede a seleccionar, borrar físicamente y se graba. Aparecerá el siguiente aviso.
Al decir Sí, el sistema confirma el estado del inmovilizado:
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2.8.1 Borrar Activos Fijos sincronizados a Equipos Cuando se requiere borrar un activo que no tiene contabilizaciones (no tiene valor) pero que está sincronizado a un equipo, el sistema dará un mensaje como el siguiente: Transacción: AS06 Acceso por el menú de Activos:
A continuación se cumplimenta el Activo fijo a borrar, el sub-número lo propone en 0 y la Sociedad "SCS" y se pulsa el botón Borrar
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Se marca el indicador "Borrar físicamente activo fijo" y pulsar el botón "Grabar"
El sistema da un mensaje de error "No se puede marcar para borrado (existe equipo)
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Si se Visualiza el Activo Fijo (transacción AS03) se puede observar en la pestaña Mantenimiento, que en efecto, existen un Número de equipo informado y un tick en el campo Sinc (Sincronización del AF con el equipo).
Para ejecutar este borrado, debe intervenir un usuario que tenga autorizaciones para las transacciones del Módulo de Mantenimiento. Debe acceder a la transacción IE02- Modificar - Equipo
Se ingresa el número de equipo que muestra el Activo Fijo
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Y se debe ir a la pestaña "Organización". Es posible que los campos: Grupo planif. y Pto.tbjo.resp. estén vacíos. Estos campos, son obligatorios (ahora) y el sistema no va a permitir ningún cambio, si antes no se cumplimentan. Si se pulsa el math code de Grupo planif. el sistema abre una ventanilla con las opciones posibles, se selecciona la más indicada.
Para el campo "Pto.tbjo.resp" se pulsa el math code y se selecciona el más indicado y se pulsa enter
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En este ejemplo, se selecciona "SVEX ", que corresponde a un puesto de trabajo provisional
En la misma pestaña, pulsar el botón "Modific.anexo"
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El sistema puede dar un mensaje de advertencia "Puesto de trabajo PENDIENT Centro xxxx no permitido para mantenimiento". Pulsar enter para continuar.
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Se abrirá una ventana que muestra en el Equipo, los datos de Número de Activo Fijo y de Sincronización (SistTéc->Equip "2)
En el campo de SistTéc ->Equip pulsar el math code y seleccionar la opción en blanco que significa Sin sincronización.
En el campo Activo Fijo, borrar el Número de Activo Fijo. Y pulsar Enter o el tick verde para Continuar
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Pulsar el botón de Grabar
El sistema regresa a la pantalla inicial de la transacción y muestra un mensaje: "El equipo xxxxxxx modificado.
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En caso que sólo se quiera desincronizar el equipo y el Activo Fijo, aquí termina el proceso del Módulo de Mantenimiento.
En caso que el equipo esté duplicado y además se quiera borrar, se debe ir por el menú principal, en Gestión de Mantenimiento - Gestión de objetos técnicos - Equipo IE02 - Modificar.
Se teclea el número de equipo y enter
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o
el tick verde de continuar
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El sistema muestra una información similar a la siguiente.
Con ayuda del ratón se hace click en el menú superior en: Equipo - Funciones Petición de borrado - Fijar
Con el ratón se hace click en el botón de Grabar
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El sistema le dará el mensaje de Equipo xxxxxxx modificado
Si se consulta nuevamente el equipo el sistema advierte "El equipo está marcado para borrado" y sale una ventanilla.
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Aquí termina el proceso en el módulo de Mantenimiento Ahora, el usuario con las autorizaciones de Activos Fijos, puede volver a la transacción de Borrar dato maestro activo fijo (Sin contabilizaciones previas)
Se cumplimentan los datos de Número de Activo Fijo y se pulsa Borrar
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El sistema pasa a otra pantalla y se debe marcar el indicador "Borrar físicamente activo fijo" y pulsar "Grabar"
El sistema muestra una ventana donde hace una pregunta de seguridad ¿Desea que el act.fijo se borre físicamente? En caso correcto, se pulsa "Sí"
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El sistema da un mensaje de confirmación "Se ha borrado el activo fijo xxxxxxxxxxx"
2.8.2
Borrar Activos Fijos que se crearon con pedidos.
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Nota Importante: antes de realizar este tipo de operativas, debe consultarse con la Coordinación Funcional del Proyecto. Cuando se detecta que se ha creado un AF a través de un pedido y que la clase de activo es incorrecta
Ce.coste
En el ejemplo, al AF 10000026096 se le ha asignado incorrectamente la clase IM01 y lo correcto es la clase IM21.
Se crea una ficha de Activo con la clase correcta por la transacción AS01
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Para corregir la situación se deben seguir los siguientes pasos: a) Anular la entrada de mercancía b) Anular el pedido c) Borrar AF sincronizados a equipos para borrar el AF incorrecto. Punto 2.7.1 de este manual d) Crear nuevamente el pedido pero imputado al activo fijo creado, o crearlo correctamente, es decir, con la clase de activo correcta. 2.8.3
Borrar Activos Fijos que se crearon con pedidos gratis (Donación)
Nota Importante: antes de realizar este tipo de operativas, debe consultarse con la Coordinación Funcional del Proyecto. Si el AF fue creado como una donación (pedido gratis) y el Activo debe tener valor. Se debe seguir el siguiente proceso: a) Dar valor al AF incorrecto. b) Crear una ficha para el AF correcto. c) Luego Traspasar el AF incorrecto al AF correcto. a) Dar valor al AF incorrecto
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Aunque el activo fijo es gratis porque se trata de una donación, Se le puede dar un valor de mercado o el que traiga por la factura del acreedor.
Pasar a la pestaña Datos adicionales y cumplimentar el campo Referencia y simular.
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El sistema mostrará el asiento, si es correcto grabar.
El sistema mostrará un mensaje similar al siguiente.
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b) Crear una ficha para el AF correcto Crear una ficha de Activo con la clase correcta por la transacción AS01
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c) Traspasar el AF incorrecto al AF correcto
En el campo de Activo fijo se pondrá el activo incorrecto y en el campo AF existente se pondrá el AF creado (el que tiene la clase de activo correcta) y se simula
El sistema muestra el asiento y si todo es correcto se graba
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El sistema mostrará a continuación el mensaje de contabilización del AF
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Para mayor control, se puede visualizar como quedan los Activos 1. El Activo fijo incorrecto
El Activo fijo incorrecto queda con valor cero
El Activo fijo incorrecto se puede ver que no tiene amortizaciones futuras
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2. El Activo fijo correcto
El Activo fijo correcto queda con su valor
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En el Activo fijo correcto, se pueden ver las amortizaciones que se ejecutarán en los periodos venideros
Si se requiere borrar los activos incorrectos se realizan los pasos especificados en el punto 2.7.1. de este manual
2.9. Comprobación de Datos Maestros Dentro del menú de ámbito de Activos Fijos existe un apartado especial para el tratamiento de la información de los datos maestros. Se permite lanzar un listado para comprobar el estado de los datos maestros, es decir, si hay campos que son obligatorios y están incompletos.
Transacción: AUVA- Informe Datos Maestros Acceso por el menú de Activos:
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El sistema presenta una pantalla de selección de datos como la que se presenta a continuación:
Como se puede visualizar permite acotar bastante la búsqueda (por clase de activo, por número, por indicador de integridad). Se procede a elegir los parámetros de búsqueda y el sistema indicara que activos fijos dentro de ese rango tienen campos incompletos.
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3. Concesiones 3.1. Concesiones de Activos Fijos En el sistema se ha desarrollado un informe que permite obtener información acerca de los ingresos registrados con origen en una concesión administrativa, relacionando los mismos con los activos fijos que han originado dichos ingresos.
Transacción:Z37_AM_CONCES Acceso por el menú de Activos:
En la pantalla inicial del informe se permite realizar una acotación de la información por diferentes campos. Aquí se relacionan todas las concesiones con su activo fijo, en función a los documentos de ingreso que se han registrado para el mismo. Como se visualiza en la siguiente pantalla, la clase de documento siempre será I1 y la clase de cuenta deudor.
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Como se explicaba anteriormente los campos que se muestran tintados de azul no se pueden modificar y son la base para la creación del informe, si no se rellena ningún campo más el sistema traerá e listado de todas las concesiones del año en curso o en su defecto del año que se ha completado en el campo ejercicio. Una vez se han seleccionado los valores deseados se puede ejecutar el listado pulsando sobre el icono . El sistema
Si se necesita imprimir dicha lista o exportarla en formato Excel o word se selecciona el en menú de arriba como se indica a continuación.
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3.2. Sincronización con Equipos: La sincronización es un proceso mediante el cual se unifican los datos maestros que afectan a los activos con sus equipos correspondientes. Como ya hemos explicado anteriormente solo algunas clases del SCS están sincronizadas, son las siguientes: Clase de Activo
Denominación Breve
Denominación
Tipo de equipo
Desc. Tipo de equipo
IM01
Mobiliario general
Mobiliario general
M
MOBILIARIO
IM02
Mobil. médico asist.
Mobiliario médico asistencial
M
MOBILIARIO
IM03
Equipos de oficina
Equipos de oficina
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM04
Electrodomésticos
Electrodomésticos
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM06
Maquinaria general
Maquinaria de uso general
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM07
Maquinaria clínica
Maquinaria de uso clínico
M
MOBILIARIO
IM08
Utillaje y Enseres
Utillaje y Enseres
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM09
Infraestructuras
Infraestructuras de uso general
I
INSTALACION GENERAL
IM10
Infraestructuras
Infraestructuras de uso clínico
I
IM11
Equipos de analítica
Equipos de analítica
E
IM12
Equipos anestesia
Equipos de anestesia y reanimación
E
IM13
Equipos diagnóstico
Equipos de diagnóstico
E
IM14
Equip esterilización
Equipos de esterilización
E
IM15
Monitorización
Monitorización
E
IM16
Terapéutica
Terapéutica
E
IM17
Rehabilitación
Rehabilitación
E
INSTALACION GENERAL EQUIPO DE ELECTROMEDICINA EQUIPO DE ELECTROMEDICINA EQUIPO DE ELECTROMEDICINA EQUIPO DE ELECTROMEDICINA EQUIPO DE ELECTROMEDICINA EQUIPO DE ELECTROMEDICINA EQUIPO DE ELECTROMEDICINA
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IM18
E.Transp uso general
Elementos de transporte de uso general Elementos de transporte de uso general en E.Transp.gral.Arrend Arrendam
G
IM19
E.Transp uso clínico
G
IM19-A IM20
E.Transp.clínico Arr Equipos informáticos
Elementos de trasnporte de uso clínico Elementos de transporte de uso clínico en Arrendam Equipos informáticos
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM21
Equip audiovisuales
Equipos audiovisuales
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM22
Aplicac informáticas Aplicaciones informáticas
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM50
Terrenos Concesiones Recibida
Terrenos, derechos similares sobre terrenos
-
Concesiones Recibidas.
-
Edificios
Edificios
I
Edificios en Propiedad Horizontal
-
IM52
Edificios Prop.Horiz Equip comunicaciones
G
IM53
BB patrim hist., art
Equipos de comunicaciones BB Muebles patrimonio histórico,artístico,cultural
-
-
IM54
Gasto I+D
Gastos de investigación y desarrollo
-
-
IM55
Propiedad industrial Propiedad industrial
-
-
IM56
Prop.ntelectual
Propiedad intelectual
-
-
IM58
Otro Inm Inmaterial
Otro inmovilizado inmaterial
-
-
IM60
Inv. Financieras
Inversiones Financieras
-
-
IM61
Inm. material no inv Inmovilizado material no inventariable
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
IM62
Inm.in material n/in Inmovlz. Cpa. masiva
Inmovilizado inmaterial no inventariable
G
EQUIPAMIENTO GENERAL
Inmovlz. Cpa. masiva
-
IM18-A
IM50-C IM51 IM51-H
IMC
-
-
EQUIPAMIENTO GENERAL EQUIPAMIENTO GENERAL -
INSTALACION GENERAL EQUIPAMIENTO GENERAL
-
En la tabla anterior se muestran las clases de activos que se ven afectadas con esta funcionalidad. Cuando se crea un activo de una de esas clases, automáticamente se crea en la pestaña de mantenimiento el equipo que le corresponde, arrastrando el campo denominación del activo:
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Los campos que se traspasan automáticamente del activo al equipo son: Centro Centro de Coste Denominación Emplazamiento Sociedad Sub-número
Esto significa que cuando modifica uno de esos campos desde el activo, se actualizará en el equipo correspondiente. El equipo se creará cuando se grabe el activo fijo. Una vez se graba, si se visualiza el activo, se puede comprobar que el número del equipo que se ha creado.
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Desde la pestaña de mantenimiento se ve la creación del equipo y haciendo doble clic en el mismo, se navega a sus datos maestros.
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4. Expedientes de Gestión Patrimonial 4.1. ZAS01 - Creación de expedientes Este subproceso permite crear en el sistema una ficha de un expediente patrimonial (clase 7000) o de un informe de patrimonio (clase 7002). No genera contabilizaciones. Y son exclusivamente para la sociedad CAC
Transacción: ZAS01 - Creación de expedientes Acceso por el menú de Activos.
A continuación se enumeran y describen los datos básicos que se han de introducir en esta transacción. Lo primero que solicita el sistema es introducir la clase de activos que puede ser: 7000 o 7002.
Se visualiza una pantalla como la siguiente:
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Se deben cumplimentar todos los datos obligatorios y se pasará a la pestaña de Trámites. Para agregar una línea se pulsa el botón
Y en contactos se pondrán los datos de la persona contacto si existen
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4.2. Modificación de expedientes Al igual que en una ficha de un activo, pueden ser necesarias modificaciones. Esta transacción permite actualizar datos erróneos o añadir actualizaciones, como por ejemplo trámites nuevos del expediente.
Transacción: ZAS02 - Modificación de expedientes
Acceso por el menú de Activos.
En este caso se actualizarán los datos de trámites de un expediente. Pulsar el botón para añadir una nueva línea, cumplimentar y grabar.
Al grabar el sistema emite el mensaje de modificación
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4.3. Visualización de expedientes
Transacción: ZAS03 - Visualización de expedientes
Acceso por el menú de Activos.
4.4. Informe de Gestión Patrimonial
Transacción: Z53_AM_EX - Informe de Gestión Patrimonial
Acceso por el menú de Activos.
Este informe tiene una gran opción de campos de selección, pero básicamente se puede generar poniendo la sociedad y las clases de activos.
El sistema mostrará un informe similar a la siguiente imagen.
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5. Altas Los procesos descritos a continuación recogen todas las operaciones disponibles en SAP para los activos fijos como se muestra a continuación:
5.1. Adquisición Lucrativa Este tipo de alta se lleva a cabo cuando la CEH o el SCS adquieren la propiedad de un bien a partir de una disposicion legal, en la que se le reconoce este derecho. De esta forma el bien en custión se incormpora al patrimonio. Dentro de este proceso s e encuadran toad aquellas altas derivadas de situaciones como: Accesiones, adjudicaciones judiciales, Atribuciones por ley y Transferencias de otra administración.
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Teniendo en cuenta la vinculación de este proceso con los módulos de compras y contabilidad presupuestaria. Esta operación se detalla en el manual correspondiente al modulo de compras.
Transacción: Z53_FIAM_00201 - Adquisición lucrativa
Acceso por el menú de Activos.
5.2. Herencia, legado o donación (Recibida) Esta alta se produce cuando se adquiere la propiedad de un bien a través de un texto legal en el que recibe el reconocimiento de alguno de estos derechos. De este modo el bien en cuestión se incorpora al patrimonio.
Transacción: Z53_FIAM_00202 - Herencia, legado o donación (Recibida)
Acceso por el menú de Activos.
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5.3. Alta de bienes recibidos en cesión de uso Este tipo de alta se lleva a cabo cuando se recibe un bien en cesión de un organismo no dependiente de la Comunidad Autónoma de Canarias. En este proceso se recibe la posesión pero no la propiedad del bien objeto de la cesión.
Transacción: Z53_FIAM_00207 - Alta de bienes recibidos en cesión de uso
Acceso por el menú de Activos.
5.4. Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso Este tipo de alta se realiza cuando se produce la reversión de bienes que la CEH o SCS habían previamente cedido en uso, es decir, son bienes sobre los que se había cedido su posesión pero no su propiedad aun ente externo y, tras cualquiera de las siguientes causad, revierte su posesión de nuevo a la CEH o al SCS. Se vence el plazo Se cumplen las condiciones para la devolución Se incumplen las condiciones de la cesión El proceso puede ser iniciado tanto por el organismo externo como por la CEH
Transacción: Z53_FIAM_00209 - Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso
Acceso por el menú de Activos.
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5.5. Alta por asunción de deudas. Estas altas se llevan a cabo cuando la Comunidad Autónoma asume la deuda correspondiente a la construcción del inmovilizado que una entidad ajena está construyendo para ella. La entidad que lleva a cabo la construcción del inmovilizado se endeuda para la realización del bien, y antes de que dicha entidad finalice la construcción, la Comunidad Autónoma asume dicha deuda que la entidad tiene con las entidades financieras que la están financiando. De esta manera, la CEH incrementa su endeudamiento y sus inmovilizados. Este tipo de altas se suele producir en el caos de las obras públicas, y por lo tanto suelen tratarse de bienes inmuebles. En la asunción de deuda no se decide adquirir el bien, sino asumir la deuda. Ello lleva consigo un alta en inmovilizado (si la construcción es un bien que se quedará en el patrimonio de la CAC), o una subvención de capital (si la obra la ejecutamos para entregarla a otro ente). La asunción de la deuda no tiene por qué ser, antes de estar terminada la obra.
Transacción: Z53_FIAM_00212 - Alta por asunción de deudas
Acceso por el menú de Activos.
5.6. Revalorización inmovilizado (material e inmaterial).
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Este tipo de alta se lleva a cabo cuando se publica una ley de revalorización de balances mediante la cual se produce el reconocimiento legal aumento del valor de un bien que pertenece al patrimonio.
Transacción: Z53_FIAM_00205 - Revalorización inmovilizado (material e inmaterial)
Acceso por el menú de Activos.
5.7. Rectificación de inventario: Valoración de activos En el proceso de carga inicial de datos de la CEH se traspasaron registros de activos sin valoración económica ni amortización acumulada. Una vez en funcionamiento el nuevo sistema, se irán valorando paulatinamente dichos activos, mediante este subproceso de rectificación del inventario. Esta valoración puede consistir en una simple asignación de valor al bien en cuestión, o requerir también la introducción de su amortización acumulada.
Transacción: Z53_FIAM_002081 - Rect.de inventario: Valoración de activos. Sin amort.
Acceso por el menú de Activos.
Transacción: Z53_FIAM_002082 - Rect.de inventario: Valoración de activos. Con amort.
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Acceso por el menú de Activos.
5.8. Ajuste de valor al alza por tasación En el caso de que por cualquier motivo sea necesario realizar la tasación de un bien ya existen en el sistema, y el resultado de dicha tasación sea al alza respecto al valor neto contable que tuviera el bien en ese momento, será necesario llevar a cabo este proceso de ajuste del valor de inmovilizado al alza.
Transacción: Z53_FIAM_00216 - Ajuste de valor al alza por tasación Acceso por el menú de Activos.
5.9. Ajuste de valor por pago en especie Se empleará este proceso para ajustar el valor de un bien que previamente se haya adquirido a través de un pago parcial en especie, siempre y cuando el bien que se haya entregado en la operación no se encuentre inventariado y, por tanto, no haya que darle de baja.
Transacción: Z53_FIAM_00217 - Ajuste de valor por pago en especie Acceso por el menú de Activos.
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5.10.
Alta contable - Adscripción - Beneficiario - Sociedad
Transacción: Z37_AM_Z05 - Alta Contable - Adscripción - Beneficiario Sociedad Acceso por el menú de Activos.
6. Bajas 6.1. Pérdida irreversible del inmovilizado material e inmaterial
Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se deben a cualquier tipo de incidencia que impida el normal funcionamiento de un bien y que , por tanto, obligue a retirarlo de su uso normal, por ejemplo: averías graves, obsolescencia, etc.
Transacción: Z53_FIAM_00301 - Perdida irreversible del inmovilizado (Material e inmaterial) Acceso por el menú de Activos.
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6.2. Baja por disposición legal Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se deben a una pérdida de la propiedad de un bien por un pronunciamiento judicial. A modo de ejemplo, esta situación podría darse cuando un particular adquiere la propiedad de un bien de la Comunidad Autónoma por medio de una susucapión.
Transacción: Z53_FIAM_00302 - Baja por disposición legal Acceso por el menú de Activos.
6.3. Donaciones realizadas Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activos que se deben a una donación de bienes por parte de la Comunidad Autónoma.
Transacción: Z53_FIAM_00303 - Donaciones realizadas Acceso por el menú de Activos.
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6.4. Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso
Este tipo de alta se realiza cuando se produce la reversión de bienes que la CEH o el SCS había previamente cedido en uso, es decir, son bienes sobre los que se había cedido su posesión pero no su propiedad a un ente externo y, tras cualquiera de las siguientes causas, se revierte la posesión de nuevo a la CEH o el SCS: Se vence el plazo Se cumplen las condiciones para la devolución Se incumplen las condiciones de la cesión. El proceso puede ser iniciado tanto por el organismo externo como por la CEH.
Transacción: Z53_FIAM_00209 - Reversión de bienes previamente entregados en cesión de uso Acceso por el menú de Activos.
6.5. Donaciones realizadas. Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se deben a una donación de bienes por parte de la Comunidad Autónoma. Transacción: Z53_FIAM_00303 - Donaciones realizadas Acceso por el menú de Activos.
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6.6. Transferencia a otro ente por norma legal Este subproceso se emplea para reflejar bajas de activo que se originan cuando una norma legal otorga la propiedad de algún bien de la Comunidad Autónoma a otro Ente externo a la misma.
Transacción: Z53_FIAM_00305 - Transferencia a otro ente por norma legal Acceso por el menú de Activos.
6.7. Cesión de uso gratuito de bienes
Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se surgen cuando la Comunidad Autónoma cede el uso de un determinado bien , pero no su propiedad, a algún Ente externo a la misma. En estos casos, el bien no sale del Patrimonio de la Comunidad Autónoma, pero, a efectos contables, debe reclasificarse para reflejar la restricción de uso que existirá sobre el mismo. Este proceso se contemplará en SEFLogiC mediante la ejecución de dos transacciones: La primera reflejará el movimiento contable y la segunda registrará la carga (cesión) en el maestro inmovilizado.
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Transacción: Z53_FIAM_00306 - Cesión de uso gratuito de bienes inmovilizado Acceso por el menú de Activos.
6.8. Reversión al cedente de bienes previamente recibidos en cesión Este subproceso se emplea para reflejar aquellas bajas de activo que se surgen cuando la Comunidad Autónoma o el SCS, que en este caso actúan como Cesionarios, deben reintegrar a su propietario un bien, que previamente éste le había cedido para su uso. Esta devolución conlleva que el bien se dé de baja contablemente y se elimine de los listados de bienes recibidos en cesión.
Transacción: Z53_FIAM_00307 - Reversión al cedente de bienes previamente recibidos en cesión Acceso por el menú de Activos.
6.9. Baja por reversión de propiedad adquirida
Este subproceso se llevará a cabo cuando, de acuerdo al procedimiento legalmente establecido, se determine que un bien, que previamente había sido adquirido por la Comunidad Autónoma e integrado en su Patrimonio, debe ser revertido a su anterior
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dueño. Normalmente, este tipo de situaciones se pueden presentar por: incumplimiento de la finalidad para la que fue donado el bien, condiciones resolutorias establecidas en el momento de la transmisión de la propiedad del bien, retroacción de una transferencia, etc.
Transacción: Z53_FIAM_00311 - Baja por reversión de propiedad adquirida. Acceso por el menú de Activos.
6.10.
Baja alquileres / Concesiones
Este tipo de movimientos de inmovilizado se contempla en SEFLogiC para dar cabida a la baja de los importes pendientes de amortizar correspondientes a las inversiones realizadas en aquellos bienes de los que la Comunidad Autónoma o el SCS es arrendatario o concesionario. A efectos de la Gestión Patrimonial de la Comunidad, estos bienes no forman parte del inventario General, por lo que no estarán dados de alta en el Patrimonio de la CAC y, en consecuencia, no será necesario darlos de baja. Este movimiento se realiza para regularizar los importes pendientes de llevar a resultados de las inversiones realizadas sobre estos inmovilizados. Esto conllevará la baja de la cuenta 273, en la que se estaban reflejando tanto los valores de alta como los importes amortizados (trasladados a resultados de estas inversiones) Los motivos por los que se contempla la baja de alquileres y de concesiones son los siguientes: Adscripción a organismo público propio. Extinción por vencimiento. Resolución pactada Resolución unilateral Transferencia a otra administración
Transacción: Z53_FIAM_00312 - Baja de alquileres / Concesiones
Acceso por el menú de Activos.
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6.11.
Reversión de bienes adscritos: Ente beneficiario
Este subproceso lo llevará a cabo el Ente beneficiario de una adscripción cuando debe revertir el citado bien a la Entidad que previamente se lo había adscrito. Desde el punto de vista contable esto supone dar de baja al bien y a sus amortizaciones, además de cancelar la cuenta de Patrimonio en la que se había reflejado el correspondiente importe en concepto de "Patrimonio recibido en adscripción".
Transacción: Z53_FIAM_00313 - Reversión de bienes adscritos: Ente beneficiario Acceso por el menú de Activos.
6.12.
Reducción del capital social de una empresa pública
Este subproceso se emplea para reflejar las reducciones de valor que , a causa de una reducción de capital, deben llevar a cabo en los valores mobiliarios (activos financieros) propiedad de la comunidad Autónoma.
Transacción: FB01 - Reducción del capital social de una empresa pública
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Acceso por el menú de Activos.
6.13.
Ajuste de valor a la baja por tasación
Este subproceso se encarga de reflejar contablemente aquellas modificaciones del valor neto contable del bien, a la baja, que puedan producirse en un activo a causa de una tasación del mismo. Lo habitual es que esta situación se produzca como paso previo a un proceso de permuta de activos, donde por requerimiento legal se debe tasar el bien que se entrega.
Transacción: Z53_FIAM_00314 - Tasación a la baja Acceso por el menú de Activos.
6.14.
Afectación a uso público de un bien patrimonial
Este subproceso se llevará a cabo cuando, de acuerdo al procedimiento legalmente establecido, se determine que un bien, que hasta ese momento estaba siendo dedicado a otros fines por la Comunidad Autónoma, debe ser afectado al uso público. De esta forma, el bien sigue perteneciendo al Patrimonio de la Comunidad Autónoma, pero debe registrarse en el sistema que sobre el mismo existirá una restricción de uso. Esta operación desencadena que, a nivel contable, se lleve a cabo una reclasi9ficación de inmovilizado, pasando del Grupo 2 (inmovilizado) al Grupo 1 (cuenta 109xxxx).
Transacción: Z53_FIAM_00310 - Afectación a uso público de un bien Patrimonial
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Acceso por el menú de Activos.
6.15.
Reversión Adscripción- Beneficiario Sociedad
Baja Contable por reversión En este caso se parte de un activo con movimientos contables y dado de alta por adscripción como beneficiario.
Transacción: Z37_AM_Z06 – Reversión Adscripción - Benef. - Sociedad Acceso por el menú de Activos.
A continuación se enumeran y describen los datos básicos que se han de introducir en esta transacción. Lo primero que solicita el sistema es introducir el número del activo
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Fecha de documento Fecha de contabilización Fecha de referencia: Esta fecha determina el fin de la amortización del activo Botón baja total: Se selecciona este botón. Ingresos punto de venta: Ingreso del valor neto contable del bien en el momento de realizar la adscripción. Este dato se puede obtener a través del Explorer de activos fijos (explicado en sistemas de información)
Si se considera necesario, se simula y luego de asegurarse que el asiento es correcto, se graba. Para comprobar el asiento, también, se puede visualizar dicho activo por la transacción AS03, navegando al explorer de activos y comprobando que se ha dado de baja; o por la visualización del documento AB03.
6.16.
Adscripción - Adscribiente Sociedad
Transacción: Z37_AM_Z03 –Adscripción Acceso por el menú de Activos.
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En primer lugar se procede a dar de baja el activo y en segundo lugar se paraliza.
Se completa el número de activo en cuestión y las fechas tanto del documento inicial como la fecha de referencia a tener en cuenta en la contabilidad del activo fijo. En la siguiente pestaña comprobar que la clase de movimiento es la correcta
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Se simula y se graba tras comprobar que el movimiento es correcto. El siguiente paso es paralizar el activo, para que en caso de que se produzca la reversión, no se tenga en cuenta el periodo de adscripción para la amortización.
6.17.
Reversión - Cesionario Sociedad
Transacción: Z37_AM_Z11 – Reversión Acceso por el menú de Activos.
Para realizar esta operativa hay que tener en cuenta que se va a proceder a dar de baja un activo recibido por cesión y capitalizado, por lo que se procede a coger el activo creado en la operación anterior:
Al pulsar “Enter” se procede a completar los datos, teniendo en cuenta que la casilla ingresos p/venta se registra el valor venal del bien en el momento de realizar la cesión. Este dato se puede obtener a través del Explorer de activos fijos (se explicara en el punto sistemas de información). :
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Se simula y se graba, al comprobar la transacción AB03 ofrece una información similar a la que se muestra a continuación:
7. Traspasos 7.1. Aportaciones no dinerarias a sociedades
Este tipo de traspaso de inmovilizados se emplea cuando se desea abonar una adquisición de acciones mediante la aportación de un bien perteneciente al Patrimonio de la Comunidad Autónoma o del SCS. De esta forma, se evita realizar un desembolso de efectivo y se aporta a la sociedad emisora de los títulos un bien que pasará a formar parte de su inmovilizado productivo.
Transacción: Z53_FIAM_00401 sociedades. Acceso por el menú de Activos.
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-
Aportaciones
no
dinerarias
a
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7.2. Aportaciones NO dinerarias a Sociedad
Transacción: Z37_AM_Z62 - Aportaciones NO dinerarias. Acceso por el menú de Activos Fijos.
Al entrar en dicha transacción se deben completar los siguientes campos:
Activo Fijo: El número del activo que daremos de baja. Fecha del Documento: Fecha de la creación del documento inicial Fecha Contabilización: Fecha en la que se contabiliza. No se puede modificar. Fecha referencia: Fecha valor del activo fijo. Texto: Libre, se puede completar con lo que se desee para ampliar la información.
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En la pestaña de Datos Adicionales debemos completar la siguiente información:
Periodo Contable: Número del mes en el que se contabiliza. Clase del Documento: No se puede modificar, es AA porque es un documento de contabilidad de activos fijos. Clase de Documento: No se puede modificar, es Z63, especifica para esta operativa. Referencia: Texto libre, por si se desea completar la información Asignación: Texto libre, por si se desea completar la información.
Una vez completados todos los datos, se simula
, se comprueba el apunte y se
graba
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7.3. Adscripción de bienes de inmovilizado: ente adscribiente – beneficiario
Este subproceso tiene como misión cubrir la problemática de la adscripción de bienes que la Comunidad Autónoma o el SCS, realiza a sus órganos dependientes. Dentro de un mismo proceso, se contempla la actualización individualizada tanto de la contabilidad como del Patrimonio del beneficiario y del adscribiente. Los bienes adscritos deben indicarse como tales tanto en el inventario del cedente, como en el del beneficiario de la adscripción.
Transacción Z53_FIAM_00402 - Adscripción de bienes de inmovilizado: ente adscribiente – beneficiario Acceso por el menú de Activos.
7.4. Rectificación clase de bien
Este subproceso se empleará cuando se detecte que un bien se ha dado de alta en una clase de inmovilizados que no le corresponde y debe asignarse a otra diferente. Se partirá de un inmovilizado existente y se pasarán todos sus valores (valor de adquisición y amortizaciones acumuladas) a un nuevo registro de inmovilizado, que previamente se creará dentro de la clase correcta.
Transacción Z53_FIAM_00403 - Rectificación clase de bien Acceso por el menú de Activos.
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7.5. Reversión de bienes adscritos: Ente adscribiente
Este subproceso se llevará a cabo cuando un bien, que previamente haya sido adscrito por parte de la Comunidad Autónoma, deba ser reintegrado a la misma por la entidad beneficiaria de la adscripción. En estas situaciones el Ente adscribiente debe registrar la reversión de la adscripción y ajustar contablemente el valor del bien, de acuerdo a su valor neto contable actual. En este subproceso solo se incluyen las actividades que deberá realizar el adscribiente del bien.
Transacción Z53_FIAM_00404 - Reversión de bienes adscritos: Ente adscribiente. Acceso por el menú de Activos.
7.6. Permutas entre bienes con diferente valor Este subproceso se ha definido para permitir la captura en SEFLogiC de las problemáticas derivadas de la permuta de bienes entre diferentes Entes, tanto si ambos pertenecen a la CEH como si intervienen Entes ajenos al mismo. A grandes rasgos, las problemáticas que se contemplarán en este proceso se pueden dividir en función de la relación que exista entre los valores de los bienes que se intercambian y de si se entrega o recibe una contraprestación monetaria en la operación. Independientemente de la clasificación anterior, en todos los supuestos de permuta, salvo en los que se contemplen en SEFLogiC como un pago parcial en especie, se deberá realizar una tasación previa del bien que se entrega. De no coincidir el valor de tasación con el VNC, se procederá a contabilizar un ajuste para hacer coincidir ambos valores. En cualquier caso, la ejecución de dichos movimientos de Patrimonio conllevará la creación simultánea de sus correspondientes apuntes contables.
Transacción Z53_FIAM_00405 - Permutas entre bienes con diferente valor Acceso por el menú de Activos.
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7.7. Adquisición de bienes previamente recibidos en cesión de uso
Este subproceso se emplea para contemplar en SEFLogiC las problemáticas derivadas de la integración en el Patrimonio propio (Cesionario) de aquellos bienes que inicialmente se habían recibido con carácter de cesión. Siguiendo los requerimientos legales que deben regir este tipo de operaciones, se procederá a dar de alta el bien dentro del inmovilizado del cesionario como un bien en propiedad y se dará de baja al mismo de la cuenta de "Patrimonio recibido en cesión". Dentro de SEFLogiC el proceso se compondrá de esas dos mismas transacciones: inclusión del bien cedido en el Patrimonio en propiedad del cesionario y cancelación del importe recogido como "Patrimonio recibido en cesión".
Transacción Z53_FIAM_00406 - Adquisición de bienes previamente recibidos en cesión de uso Acceso por el menú de Activos.
7.8. Agrupación de bienes
Este subproceso se emplea para contemplar en SEFLogiC la necesidad de agrupar varios activos existentes en el patrimonio de la Comunidad Autónoma, en un solo activo. Mediante este procedimiento se darán de baja los bienes que pasarán a formar uno solo y sus correspondientes amortizaciones acumuladas, y se dará de alta el nuevo bien por la suma de los valores contables de los bienes que han causado baja.
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Dentro de SEFLogiC este proceso se realizará a través de una transacción que realizará las dos tareas, baja y alta en un solo paso.
Transacción Z53_FIAM_00407 - Agrupación de bienes Acceso por el menú de Activos.
7.9. Segregación de bienes
La segregación de bienes tiene como finalidad el generar nuevos bienes (registros de inmovilizado) mediante el traspaso de valores desde un bien preexistente. El bien originario se da de baja por la parte proporcional de su valor que ha sido traspasado a los nuevos bienes que se dan de alta, permaneciendo dicho activo en el inventario por el resto de su valor. A efectos contables, este tipo de movimientos no tiene ningún tipo de repercusión, ya que sólo supone cargar y abonar, por el mismo importe, las cuentas implicadas en la operación.
Transacción Z53_FIAM_00408 - Segregación de bienes Acceso por el menú de Activos.
7.10. Disminución de capital en empresas públicas con devolución de aportaciones
Este subproceso se ha definido para reflejar en SEFLogiC la problemática derivada de las disminuciones de capital en empresa públicas o participadas que, a su vez, suponen un reintegro de las aportaciones (inmovilizados) previamente realizadas a las mismas. Dentro del sistema existirán dos vías distintas de gestión de esta
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problemática, en función de si los valores mobiliarios que causan baja y los bienes que se reciben tienen o no el mismo valor. En ambos casos, la ejecución de dichos movimientos de Patrimonio conllevará la creación simultánea de sus correspondientes apuntes contables.
Transacción Z53_FIAM_00409 - Disminución de capital en empresas públicas con devolución de aportaciones Acceso por el menú de Activos.
8. Correcciones
8.1. Reclasificación La reclasificación de los datos maestros de activos fijos supone la desactivación del bien clasificado erróneamente, la creación del número de activo con la clasificación correcta y el reflejo contable de dicha operación con el traspaso de la valoración del bien erróneo al correcto.
Transacción: ABUMN – Reclasificación Acceso por el menú de Activos.
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Se completan los fechas como se ha especificado en los movimientos contables anteriores, y se puede trasladar a un activo fijo existente, teniendo en cuenta que no puede tener valores contables, o bien podemos crear un activo nuevo, pulsando en Datos Maestros, si se quiere se puede usar como modelo el activo fijo anterior.
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Una vez creado el activo receptor se prueba a simular el movimiento contable y se comprueba que es correcto:
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Se graba y se verifica que se ha trasladado, visualizando los activos (AS03) tanto el activo emisor como el receptor: El emisor muestra la fecha de descapitalización correcta
El receptor muestra los datos del emisor y las fechas correctas:
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8.2. Desagregación
La desagregación supone el traspaso de valoración del bien original, hacia el bien o bienes desagregados del mismo.
Transacción: Z37_AM_Z38 - Desagregación Acceso por el menú de Activos.
Desagregación por importe
Se completan los fechas como se ha especificado en los movimientos contables anteriores, desagregando sobre un nuevo bien, que se crea pulsando en Datos Maestros (si se quiere se puede usar como modelo el activo fijo anterior).
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Ce.Co.
Una vez creado el activo receptor se prueba a simular el movimiento contable y se comprueba que es correcto:
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Si es correcto el asiento propuesto se graba, pulsando el icono “Contabilizar” . Se puede comprobar posteriormente el resultado de la desagregación visualizando los activos (AS03) tanto el activo emisor como el receptor, y la valoración de los mismos. El importe de la desagregación se puede hacer por el total del valor del activo, o por la parte que le correspondería.
Desagregación por porcentaje.
Nota: Sólo se puede desagregar un activo contra otro, es decir, nunca se puede efectuar una desagregación en varias partes a la vez. Si, la desagregación, es en más de 2 partes se hará en varios pasos. El beneficio de este proceso, es que el sistema divide automáticamente, el valor del activo inicial, en tantas partes como indique el porcentaje (modifica el valor del activo original y asigna la porción que corresponde del valor, al activo nuevo). Procedimiento: Se crea el Registro maestro del o los Activo Fijos nuevos para luego proceder al traspaso. Se puede hacer por la AS01 como copia del Activo Fijo de origen
Pestaña de Datos Generales
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Pestaña de Imputación y Grabar
El sistema dará un mensaje del nuevo AF creado y su número
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Si se quiere que queden 2 AF, el de origen y uno nuevo con el valor medio para cada uno, puede hacerse por porcentaje. El procedimiento radica en que en la transacción de desagregación debe ponerse el porcentaje, ejemplo: - Si se quieren reconocer 2 activos, se pondrá 50 %. - Si son 3 activos, para el 1º se reconocerá un 33,33 % (del valor del activo original) y para el segundo un 50% (de lo que le queda al activo original). - Si fuese en 4 activos, al 1º se reconocería un 25%, al 2º un 33% y al 3º un 50%. Desagregar un AF en 3 1º desagregación al 33%
2º desagregación al 50% Desagregar un AF en 4 1º desagregación al 25%
2º desagregación al 33,33% 3ºdesagregación al 50% Nota: Cuando se desagrega un activo en más de dos partes, la primera desagregación se hace contra el primer activo, el resto contra el segundo, el resto contra el tercero y así sucesivamente.
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Una vez que se tiene el AF nuevo dado de alta se puede proceder a la desagregación. En el campo Activo fijo se pondrá el AF de origen en las fechas de documento y Fecha referencia se pondrá el último día del mes cerrado. Se hace click en back para que se active el campo de activo fijo existente.
El sistema dará el siguiente mensaje y se hace click en Si
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De inmediato se activa el campo AF existente
Se pondrán los siguientes datos. Importante: en el campo Activo fijo = AF origen y el campo AF existente = AF nuevo
Como el ejemplo que nos ocupa es una desagregación en 2 AF se pondrá un porcentaje de 50% y se simula
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El sistema muestra el asiento. Se observa que se hace una baja al AF de origen y a su amortización y se da el alta al AF nuevo. Grabar.
En el cuadro siguiente se observa el valor inicial del AF es 4.790,00 el 50% es 2.395,00 La amortización acumulada hasta el momento es 1.935,50 y el 50% es 967,76
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El sistema da el mensaje del documento creado
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Explorer original
Explorer después del traspaso
Explorer del AF nuevo
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8.3. Cesión de la propiedad - Cedente - Cancel. cta. Patrimonio Sociedad
El SCS puede actuar como Cesionario (beneficiario) en operaciones en las que se ceda la posesión, el uso u otros derechos reales limitados distintos de la propiedad. El uso de dicho bien es cedido al SCS sujeto al cumplimiento de determinadas condiciones, o por un periodo temporal determinado. En este proceso se incluirá el bien cedido en el registro de datos maestros de inmovilizados, registrándose los movimientos contables correspondiente a esta operación. Por otra parte, el SCS puede actuar como Cedente en operaciones en las que se ceda la posesión, el uso u otros derechos reales limitados distintos de la propiedad. El uso de dicho bien es cedido por el SCS sujeto al cumplimiento de determinadas condiciones, o por un periodo temporal determinado. En este caso, se reflejará contablemente la baja del elemento de inmovilizado cedido, sin implicar que se elimine dicho activo del registro maestro de bienes. Este proceso constará de un paso en el que se realizará la contabilización manual correspondiente a esta operación, sin implicar que se elimine dicho activo de los registros maestros de bienes. Si finalmente se produce la cesión definitiva de la propiedad de los bienes cedidos previamente, en la contabilidad del cedente se debe cancelar la cuenta de patrimonio entregado en cesión y además reflejar la subvención de capital entregada. Este proceso manual correspondiente a esta operación no implicará que se elimine dicho activo de los registros maestros de bienes. Este proceso constará de dos pasos, uno para cancelar la cuenta de patrimonio entregado en cesión y otro para reflejar la subvención de capital entregada. En cada una de esas dos operaciones (Cesionario y Cedente) pueden realizarse 3 movimientos contables dentro de ellos (cesión de uso, reversión y cesión de la propiedad).
9. Anulaciones
9.1. Anulación de documentos de activo Al realizar operaciones con un activo fijo en SAP se crean diferentes documentos contables por cada uno de ellos. Estas operaciones son susceptibles de ser anuladas siempre y cuando se cumpla un orden, es decir, si se realiza una operación de alta y otro de baja deberá anularse primero la baja antes para proceder a cancelar el alta. El hecho de anular dicha operación no significa que desaparezca del sistema, se genera un asiento de compensación que lo anula pero queda constancia de ese movimiento siempre. Transacción: AB08 - Anulación de documentos de activo
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Acceso por el menú de Activos
Al entrar en dicha transacción el sistema solicita una serie de criterios de búsqueda:
Sociedad: SCS, Servicio Canario de Salud. Activo Fijo: Número que el activo tiene en SAP, sino recordamos dicho numero podemos desplegar el match-code y buscarlos como hemos visto y está explicado en el manual de usuario. Sub-número: En este proyecto no utilizamos los subnúmeros. Ejercicio: Año en curso o en su defecto año de creación del documento.
Tras completar esos datos y pulsar intro el sistema nos muestra todos los documentos contables generados para ese activo:
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Fecha referencia: Al generar dicho movimiento la fecha de referencia que se incluye es a que se visualiza aquí, no tiene porque ser la fecha contable. Importe de contabilización: Importe total del inmovilizado. Clave de movimiento: Depende del movimiento generado la clave es una u otra, ya se explica los diferentes tipos que hay en el manual de activos. Texto clave de movimiento: Texto explicativo del tipo de movimiento generado. Texto: Texto explicativo en la posición del documento. Amortización normal: Amortización normal que se ha planificado para el movimiento del inmovilizado generado a partir de la fecha de referencia.
Amortización especial: Amortización especial planificada en el caso de haberla. Intereses: Intereses planificados para el movimiento del inmovilizado. Ingresos baja: Ingresos obtenidos en la venta o baja del activo. Costes por baja: Perdidas obtenidas en la venta o baja del activo.
La operativa se realizaría seleccionando la línea que queremos anular. Con el ratón se pica en el lateral izquierdo hasta que la línea se oscurezca, como se muestra a continuación:
Una vez seleccionado, se pulsa el botón anular que se encuentra en la parte superior:
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Aparece la siguiente pantalla donde nos solicita explicar el motivo de la anulación:
Los motivos para dicha anulación son 5: -
Anulación en periodo actual. Anulación en periodo cerrado. Contabilidad negativa en periodo actual. Contabilidad negativa en periodo cerrado. Ajuste por asiento de periodificación.
Una vez seleccionado el motivo, se pulsa intro se pincha en . Se comprueba el movimiento contable que se va a generar y una vez confirmado, se pulsa grabar.
Si se visualizan los movimientos del activo con la transacción AB03, ya explicada en el manual, se puede comprobar que se ha realizado un asiento contrario, que anula ese movimiento concreto:
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10.
Distribución de Compra Masiva 10.1.
Distribuir y liquidar activos en curso
Se indica la utilización de la funcionalidad del inmovilizado en curso como alternativa posible al circuito habitual de compras, para intentar agilizar la realización de un pedido con una gran cantidad de unidades de activos fijos. Es por ello que desde compras, al realizar el pedido del inmovilizado, especificaran la cantidad de compra del mismo (10, 20, 30 o la cantidad necesaria) como una única posición. No se explicará esa operativa ya que pertenece al módulo logístico. Desde el departamento de activos fijos llega la creación de tantos activos como se hayan creado desde compras, se distinguen porque pertenecen a la clase IMC (Inmovilizado en curso). Desde la transacción visualizar activo (AS03) se pueden visualizar los datos del activo en curso. Si hay que añadir algún dato, o modificar alguno existente se irá a la transacción AS02. Se comprueba la cantidad de activos iguales que se han generado en la siguiente pantalla: En la Transacción AS03 se hace un click en el botón "Valores activos fijos"
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Para conocer la cantidad de activos comprados, se accede al pedido haciendo un click como se indica.
En la parte de posición del pedido se debe acceder a la pestaña de "Imputación" y aquí se visualizará la Cantidad de activos comprados.
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Ce. Co.
En el ejemplo se observan 18 activos creados desde compras como inmovilizados en curso. Esos activos imputan al mismo centro de coste y división, ya que hasta que no se distribuyen y liquida no se amortizarán. Una vez que se deciden distribuir estos activos, es decir, que salen del centro de coste donde están imputando, se deberá crear el activo con su clase y centro de coste correspondiente para poder distribuirlo y liquidarlo. Para el ejemplo, se va a distribuir los 18 activos, un nuevo centro de coste y con la división definitiva. En primer lugar se deben crear los activos con la transacción estándar: Transacción: AS01 – Crear registro de Activo Fijo Acceso por el menú de Activos
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Desde aquí, se crean los activos fijos definitivos, indicando el número de activos adquiridos, como la cantidad de activos fijos iguales a crear.
Se comprueba que es la misma cantidad que tiene el pedido y se pulsa intro. Se rellenan los datos, tales como: denominación (que se puede tomar del activo en curso), centro de coste pertinente, su división y la subclase del activo que son los datos obligatorios y se procede a grabar.
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Ce. Co.
Al grabar el sistema ofrece la siguiente pregunta:
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En este caso se pulsa "Crear" El siguiente paso sería distribuir ese gasto en su centro correspondiente: Transacción: AIAB – Distribuir el Activo Fijo Acceso por el menú de SAP
Al entrar en dicha transacción el sistema muestra la siguiente pantalla, con datos generales del activo fijo en curso, el cual va a ser traspasado a los activos reales creados anteriormente.
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Se selecciona la línea del activo en curso como se muestra en la pantalla anterior y se tilda en .
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Como se muestra en la pantalla anterior, se debe rellenar cada uno de los campos de Receptor de liquidación con el activo fijo creado, completando también la columna anterior de tipo de imputación con las palabras AF (Activo Fijo) y por supuesto colocando el valor total de cada activo. La siguiente columna donde aparece un porcentaje se utiliza cuando la liquidación de un activo en curso es parcial, y se distribuye un tanto por ciento a un centro de coste y otro tanto por cierto a otro.
Al completar dicha tabla de la manera deseada se pulsa sobre operativa realizada:
confirmando la
Una vez pulsado en el icono verde el sistema muestra la misma pantalla anterior pero esta vez en lugar de estar el semáforo en rojo se muestra de color verde.
Una vez verificados los datos de liquidación, se procede a liquidar el activo fijo. Se puede realizar o bien desde el menú de SAP en la transacción AIBU o bien pulsando desde la pantalla anterior, el botón de grabación y se pulsa en SI.
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. El sistema pide la confirmación
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Al pulsar entramos en la siguiente pantalla donde debemos completar los siguientes datos obligatorios:
Sociedad: Siempre SCS Activo Fijo: El número proporcionado por SAP de nuestro activo fijo en curso. Fecha documento: Fecha del pedido. Fecha referencia: Fecha valor para la contabilidad de activos. Fecha contable: Fecha con la que dicho documento entrara en la contabilidad financiera, es decir, el día en que se realiza esta liquidación. Periodo: Depende del mes donde se incluya esta liquidación. Texto: Libre, será una explicación de dicha operativa a nivel de posición. Clase Documento: Siempre AA, ya que es una operativa de activos fijos. Asignación: Mas información adicional. Referencia: Más información adicional. Ejecutar en test: si está seleccionada dicha casilla no se realizara la operativa, esto se utiliza para comprobar que se ha realizado de la manera correcta. Lista detallada:
Una vez completados todos los datos necesarios como se muestra en la pantalla que verán a continuación debemos proceder a ejecutar la liquidación pulsando en . Hay que asegurarse de no estar seleccionado el cuadro de Ejecutar en test.
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Una vez ejecutado en real (quitar el tick en test), aparece el listado de los activos fijos creados cuyo total será el valor del activo fijo en curso generado desde el pedido. Se puede visualizar también el activo fijo en curso y el documento contable que se originó.
Si se quiere verificar el procedimiento, se puede visualizar en la AS03 el AF en curso, ver pestaña "Origen" estará descapitalizado.
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Y si se pulsa el botón "Valores activos fijos" se verán a fecha actual los movimientos de traslado en el AF en curso. Y se verá en la columna de Fin de ejercicio sin valor.
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En el caso de los AF nuevos en la AS03 se puede ver.
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Si se va a la pestaña "Origen" El activo fijo de origen, que es el activo en curso y la fecha de la distribución como fecha de Alta
Si se pulsa el botón "Valores activos fijos" en los activo nuevos, se puede ver el valor dado en la distribución, así como las amortizaciones previstas para estos activos.
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11.
Operaciones de administración
11.1. Código de artículo Actualización de la tabla de artículo 11.2. Tipo informe patrimonio Actualización de la tabla de informe de patrimonio.
11.3. Tipo de informe técnico Actualización de la tabla de informe técnico.
11.4. Técnicos de Patrimonio Actualización de la tabla de técnicos de Patrimonio. 11.5. Técnicos Facultativos Actualización de la tabla de técnicos facultativos.
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11.6. Negociado Actualización de la tabla de Negociado. 11.7. Proponente Actualización de la tabla de Proponente. 11.8. Tipo de expediente Actualización de la tabla de Tipo de expediente. 11.9. Modificación de clases de activos Visualización de la tabla de clases de activos 11.10. Fijar datos de ejecución de contabilización de amortizaciones Visualizar datos de amortizaciones 11.11. Definir control de periodos temporal Visualizar control de periodos 11.12. Genera controles de periodos Visualizar control de periodos 11.13. Definir variantes de clasificación Visualizar variantes de clasificación 11.14. Creación de nuevas áreas de valoración Visualizar áreas de valoración 11.15.
Cierre de ejercicio
Por requerimientos técnicos SAP exige que una vez concluido el ejercicio y de cara a la realización de la amortización en los ejercicios siguientes se proceda al Cierre. Esta actuación supone las siguientes actuaciones: Informar al sistema de que el ejercicio ha sido cerrado. Impedir que se realice ningún tipo de actuación de carácter contable sobre el Patrimonio en el ejercicio cerrado. Es requerimiento del sistema que antes del cierre se haya procedido a la amortización en el ejercicio. El cierre del ejercicio es una situación que se puede revertir en el sistema en caso de necesidad.
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El proceso de cierre de ejercicio supone la ejecución de una transacción correspondiente a la funcionalidad de AM.
El sistema solo necesita que se especifique la Sociedad y el ejercicio a cerrar. Este programa permite la ejecución en “test” del mismo, con lo que se puede conocer de antemano su resultado. Tener en cuenta que para que se ejecute de manera real ese pincho de test debe quitarse y grabarse.
12.
11.16.
Cambio de ejercicio
11.17.
Anular cierre de ejercicio
Contabilidad Patrimonial - Amortizaciones 12.1.
Planificadas
Con la periodicidad que se ha definido, en este caso mensual, se ejecutará el programa de Ejecución de Amortización automática. Dicho programa generará, de forma automática y masiva, los documentos contables por el importe de la amortización planificada, calculada internamente durante el transcurso del periodo. Los asientos contables se generarán de manera que se creará una línea por cuenta de mayor y Centro de Coste. Este programa permite la ejecución en “test” del mismo, con lo que se pueden conocer de antemano los asientos exactos a contabilizar. La fecha de contabilización de los documentos de amortización será la del último día del período.
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El programa de amortización no generará asientos contables adicionales a los correspondientes a la amortización. Transacción: AFAB – Amortización Acceso por el menú de Activos.
Los datos que solicita el programa para poder ejecutarse son: PARÁMETRO: Sociedad: En este caso, SCS (Servicio Canario de Salud) Ejercicio: Año en curso. Período contable: Periodo contable del ejercicio para el cual se quieren ejecutar la contabilización de las amortizaciones. MOTIVO EJEC.CONTABILIZACIÓN: Planificada: Se fija este indicador para que el sistema determine la próxima ejecución determinada en función de los periodos definidos. Reejecución: Indicador que permite repetir la ejecución de la contabilización dentro del ultimo periodo contabilizado. Reanudación: Cuando alguna de las anteriores da error debe relanzarse con esta opción para no generar inconsistencias en la base de datos. No planificada: Se realizara cuando la contabilización no esté planificada dentro del sistema. OTRAS OPCIONES: Listar activos fijos: El sistema mostrará un listado con todos los inmovilizados y su correspondiente amortización contabilizada.
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Comprobante Amo. Manual: Se suele utilizar para comprobar el correcto cierre de ejercicio, ya que el sistema lista las amortizaciones manuales. Layout: Se puede crear una disposición con las opciones ya guardadas según las necesidades del usuario. Grupo de servidores: En el caso de tener varios servidores y querer diferenciar la información. PARÁMETRO EJECUCIÓN TEST: Ejecución de test: Siempre se marcará este indicador par comprobar que no hay errores, una vez comprobado se desmarca y se vuelve a ejecutar. Análisis de errores: Se marcará en el caso de querer analizar los errores al lanzar la amortización. Sólo lista salida: Se ejecutará siempre y cuando se seleccione a modo de test, el sistema no genera ningún listado para los documentos simulados como en los casos anteriores, solamente se accede a un listado para impresión pero de los documentos de contabilidad financiera. Nº principal activo: En el caso de marcar uno o un grupo de inmovilizados concretos. Subnúmero activo fijo: En el caso de querer contabilizar un grupo de subnúmeros concretos.
Como se explicó antes, en primer lugar se realiza una ejecución de la amortización en modo test, se comprueban los valores de amortización obtenidos y posteriormente se ejecuta de forma real la amortización. Aparece un recuadro informando:
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Se pincha en Si y el sistema muestra el listado de las amortizaciones que se van a efectuar y se comprueba que sean correctos. Se introducen nuevamente los datos descritos anteriormente desactivando la opción de “ejecución en modo test”. En barra de menú, situada en la parte superior de la pantalla, se selecciona “Programas > Ejecución en Proceso de Fondo”.
Se abre una pantalla de dialogo, solicitando una impresora. Se indica la impresora y se acciona el botón de continuar. El sistema solicita la planificación temporal del lanzamiento de la amortización, se selecciona de forma inmediata. Se acciona el botón de continuar y comienza la ejecución de la amortización.
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Para comprobar que se ha realizado de manera correcta podemos visualizar cada activo de manera individual en el Explorer (explicado en el punto 4, sistemas de información) o bien entrando en la transacción AFBP (Visualizar log)
12.2.
13.
No planificadas
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: 13.1.
13.2.
Informes de altas / bajas
13.1.1.
Altas
13.1.2.
Bajas
Informes 13.2.1. 13.2.2. Informe por cuentas contables del PGCP (muebles, vehículos, etc) 13.2.3.
Informe de inmuebles en propiedad por cuentas contables
13.2.4.
OPERACIONES POR FICHA DE INVENTARIO
13.2.5.
INFORME DE INVERSIONES FINANCIERAS
13.2.6.
INFORME DE INVERSIONES EN OTROS DERECHOS
13.2.7.
INFORME DE ARRENDAMIENTOS
13.2.8.
LISTADO DE MOVIMIENTOS DE PATRIMONIO
13.2.9.
JUSTIFICACIÓN DE BIENES EN CESIÓN - ADSCRIPCIÓN
13.2.10.
Visualización de valores
13.2.11.
Listado Datos Maestros Activos
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13.3.
Informes de Patrimonio 13.3.1.
por número de activo fijo
13.3.2.
por clase de activos fijos
13.3.3.
13.4.
13.3.4.
por división
13.3.5.
por centro de coste
13.3.6.
por centro
13.3.7.
por emplazamiento
Informes de Operaciones diarias 13.4.1.
Movimientos activos fijos
13.4.2.
Directorio de activos fijos no contabilizados
13.4.3.
13.5.
13.6.
13.4.4.
Comprobación origen cargos activos fijos
13.4.5.
Comprobación de origen por clases de coste
Informes de Documentos de activos 13.5.1.
Modificar Documento de Activos Fijos
13.5.2.
Visualizar Documento de Activos Fijos
13.5.3.
Anular Documento de Activos Fijos
Informes de Amortizaciones 13.6.1.
Log de ejecución de contab. de Amortizaciones
13.6.2.
Amortizaciones contabilizadas por AF y período contable
13.6.3.
Amortizaciones contabilizadas referidas a centros de coste
13.6.4.
Amortización activos fijos activos (simulación Amo)
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13.7.
Informes de Historial 13.7.1.
13.8.
Historial de Activo Fijo
Informes de Explicaciones sobre Balance 13.8.1.
Cuadro de activos fijos
13.8.2.
Patrimonio de activos fijos
13.9.
Informes de Información de Terceros 13.9.1.
Acreedores / Proveedores
13.9.2.
Deudores / Clientes
13.10.
Informes de Información Contable
13.10.1.
FB03 - Visualizar Documento Contable
13.10.2.
FBL3N - Partidas Abiertas Cuenta de Mayor
13.10.3.
FS10N - Saldo Cuentas de Mayor
13.11.
Informes de Mantenimiento
13.11.1.
IE03 - Visualizar Equipo
13.11.2.
Visualizar Ubicación
13.12.
Informes de Logística
13.12.1.
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ME23N - Visualizar Pedido
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El sistema de información correspondiente a activos fijos sirve para visualizar e imprimir todos los datos relacionados con los inmovilizados, se diferencian varias agrupaciones de informes que detallamos a continuación, dedicaremos especial atención al patrimonio de activos, al listado de situación de activos fijos y al explorer.
Patrimonio de activos fijos: Operaciones diarias: Sirven de ayuda en las operaciones diarias de la contabilidad de activos fijos. Los siguientes “reports” se utilizan para evaluar sus movimientos (Lista de altas, de bajas, partidas abiertas, traslados…)
S_ALR_87012048 S_ALR_87012050 S_ALR_87012052 S_ALR_87012056 S_ALR_87012058 S_ALR_87012060
Movimientos activos fijos Altas de activos fijos Bajas de activo fijo Directorio de activos fijos no contabilizados Comprobación origen cargos activos fijos Comprobación de origen por clases de coste
Documentos de activos. AB02 Modificar Documento de Activo. AB03 Visualizar Documento de Activo. AB08 Anular Documento de Activo.
Amortizaciones: Permite comparar los valores de las bajas de activos fijos en dos áreas de valoración. S_P99_41000192 Amortizaciones contabilizadas por AF y período contable. S_ALR_87010175 Amortizaciones contabilizadas referidas a centros de coste. S_ALR_87012936 Amortización activos fijos activos (simulación Amo).
Historial: En el caso de los activos fijos que tienen una vida útil especialmente larga y elevados costes de adquisición y producción, es posible que desee hacer un seguimiento de los valores del activo fijo en soporte de papel en forma de una ficha de activo fijo. S_ALR_87012075 Historial de Activo Fijo.
Explicaciones sobre Balance: Se visualizan dos transacciones y el Exlorer de los activos se encuentra aquí.
S_ALR_87011990 S_ALR_87011994 AW01N - Explorer.
Información de deudor/cliente.
Información Contable: Podemos visualizar documentos contables, partidas abiertas de cuentas de mayor y el saldo actual de las mismas.
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Cuadro de activos fijos. Patrimonio de activos fijos.
Terceros:
Diferenciando
entre
acreedor/proveedor
y
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Información de equipos / ubicaciones: Diferenciando los listados entre equipo y ubicación.
Información pedido: Visualizar un pedido concreto. 13.13.
Listado Datos Maestros:
Este listado sirve para visualizar todos los datos relativos a un inmovilizado, siempre y cuando esos datos se registren en las fichas de Datos Maestros de activos. Para entrar en dicho listado desde nuestra carpeta de Activos Transacción: Z37_AM_DATOS_MAESTRS Acceso por el menú de Activos.
Al entrar en dicha transacción el sistema ofrece los siguientes filtros para que la búsqueda se asemeje a los datos que se quieren visualizar:
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En cada uno de ellos se pueden completar con un único criterio de búsqueda, con un rango de números o bien con ningún filtro. Esto es posible en todos los casos a excepción de la división que es obligatorio introducir un criterio mínimo. Hay que tener en cuenta que solo se podrá visualizar la división para la que se tiene permiso. Para este ejemplo veremos los activos pertenecientes a la división de Servicios Centrales y clase de Activo Mobiliario General:
Al ejecutar el sistema nos ofrece el siguiente informe:
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Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co.
Todos estos datos se arrastran de los datos maestros de los activos. Si, como en el ejemplo de sub-número, no está completado en este listado es o bien porque no existe, como en este caso, que no existe sub-números para esos activos que se visualizan o bien porque no se ha completado en la ficha de datos maestros. Como todos los listados, se puede filtrar la información, ordenarla de mayor o menor, buscar uno en concreto, descargar el listado a un Excel o Word utilizando la barra de herramientas:
13.14.
Patrimonio de activos fijos:
Se visualizan los valores de balance de todos los activos fijos de un área de valoración. Se han creado seis listados diferenciados:
S_ALR_87011963 - por número de activo fijo S_ALR_87011964 - por clase de activos fijos S_ALR_87011965 - por división S_ALR_87011966 - por centro de coste S_ALR_87011967 - por centro S_ALR_87011968 - por emplazamiento
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Explicaremos como ejemplo por clase de activo, ya que se completan de la misma manera. Pinchando en la transacción con el recuadro en rojo y aparece una pantalla donde piden los siguientes datos: Sociedad: SCS Clase de activo: Podemos dejar el campo en blanco para que aparezcan todas las clases, o seleccionar una o varias. Opciones: Especificar la fecha del informe, área de valoración (siempre es 01, área contable) y variante de clasificación (se determinan el nivel, por ejemplo de sociedad, división, etc.). Aquí también podemos seleccionar listar los activos o solo los principales o los totales de cada grupo. Representación: Activar utilizar ALV Grid Contro Otras selecciones: Podemos elegir entre unas amortizaciones acumuladas especificas o bien un cierto valor contable. Se procede a ejecutar el informe presionando o bien F8. El informe muestra los valores de balance de las clases de activos seleccionadas y organizados según la clasificación indicada. Además permite diferente funcionalidad:
Exportar a Microsoft EXCEL. Navegar al explorador de activos fijos, realizando doble clic sobre el activo fijo individual.
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Clasificar los datos obtenidos por otros criterios.
Filtrar datos, defiendo criterio de filtración. Definir subtotales. 13.15.
Listado de Situación de Activos Fijos
Este listado permite fundamentalmente obtener información acerca de la situación de los activos fijos seleccionados para cada ejecución. Transacción: Z37_FIAM_LIST_ACTIV – Listado Situación Activos Fijos Acceso por el menú de Activos.
Al ejecutar la transacción, inicialmente aparecen los criterios de selección para restringir el resultado de la ejecución a los activos de los cuales se requiere la información.
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Los campos para limitar los resultados del informe son: Sociedad, Nº de Activo, Subnúmero, Fecha de Capitalización, Fecha de Descapitalización, Clase de Activo, División, Subfamilia, Forma de Adquisición y Movimiento. Forma de Adquisición, un campo orientado principalmente a los activos que han sido introducidos en el sistema en la migración. En este campo se registra la información sobre la forma en que se encontraba dicho activo en PICCAC en el momento de la migración. Movimiento, indica la situación en que se encuentran los activos que se han creado una vez esté en funcionamiento SAP, y los cambios de situación de los bienes migrados. Una vez que se han introducido los valores para la selección, se pulsa el icono “ejecutar”
.
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El resultado de la ejecución será similar al siguiente:
Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co. Ce. Co.
Además permite la utilización de diferentes funcionalidades, como por ejemplo:
Exportar a Microsoft EXCEL. Navegar al explorador de activos fijos, realizando doble clic sobre el activo fijo individual.
Clasificar los datos obtenidos por otros criterios.
Filtrar datos, defiendo criterio de filtración. Definir subtotales.
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13.16.
Explorer de activos fijos
Esta herramienta fundamental, permite conocer información relevante por cada activo fijo individual. Se utiliza para analizar y simular valores del activo incluso se pueden simular operaciones futuras.
Lo primero que pide el sistema es indicar la sociedad, el número del activo fijo y el ejercicio. Al rellenar los datos el sistema nos muestra la siguiente pantalla:
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En la parte izquierda se observan dos zonas: Área de valoración: Solo se visualiza una, que es área contable, ya que es la que está definida en el plan de valoración. Si hubiera más el sistema muestra un árbol para poder seleccionar la que deseemos visualizar. Objetos relacionados con Activo Fijo: Se detallan el acreedor al que se compró el activo, el centro de coste asociado, la cuenta de balance del activo, si hubiese equipos aparecería también en esta zona. En la parte derecha vemos en la parte de arriba los datos de sociedad, activo y ejercicio y en la parte de abajo la ficha de valoración del activo con varias pestañas: Pestaña valores del plan: El sistema muestra todos los movimientos relacionados con el activo fijo durante el ejercicio indicado. También muestra los valores contabilizados, la cuantía de la amortización prevista del ejercicio y el valor neto contable del bien. Pestaña valores de contabilización: La pestaña de contabilización muestra los valores contabilizados durante el ejercicio, además se listan las amortizaciones realizadas y previstas. o Ejercicio contable: 2007 o Área de valoración: Área contable Desde esta pestaña se puede acceder al log de las amortizaciones realizadas. Pestaña valores comparaciones: Esta pestaña muestra la evolución de los valores en el área de valoración contable a lo largo de varios ejercicios en forma de tabla. Pestaña valores parámetros: La ficha de parámetros contiene información determinante para el cálculo de la capitalización de un activo fijo, entre los que se encuentra la vida útil del bien y la clave de amortización.
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