SESION Nro- 07

“ACTIVOS FIJOS” Auditoria de los activos fijos y activos intangibles Introducción El examen de los inmuebles, maquinarias y equipos, rubros también denominados activos fijos y de los activos intangibles, no representa grandes dificultades; sin embargo, como veremos, algunos aspectos vinculados con su apropiado control, o su adecuada valuación pueden afectar la opinión del auditor, especialmente tomando en consideración su materialidad e importancia en relación a otras cuentas que conforman los activos de la empresa. Por otro lado los grandes escándalos financieros han demostrado que ésta también puede ser un área de riesgo sino es apropiadamente controlada. Es objetivo de la auditoria de activos fijos y activos intangibles consiste en demostrar que los activos de estas cuentas , listados en el balance general son realmente existentes , y que la organización es propietaria de los activos y además la valuación asignada a los mismos ha sido establecida de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados . La mayoría de las empresas utilizan terrenos, inmuebles, planta y equipo en el proceso de generar ingresos. La expresión de inmuebles, plantas y equipos se refieren de modo general al activo tangible no circulante, incluido el que se tiene bajo arrendamiento (financiero o simple), utilizado por una empresa para crear y distribuir sus bienes y servicios. Se emplea también la expresión activo fijo (aunque su uso va disminuyendo) para describir estas cuentas. Otros rubros que se auditan en la misma forma y que son parte de estos activos son las de mejoras a arrendamientos y de construcciones en proceso. El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante procedimientos de auditoria sobre la existencia de estos bienes y adicionalmente revisan los cargos a las cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser capitalizadas y comprueban los cálculos y el resumen de la depreciación. En este capítulo se describen los principales conceptos relacionados con los activos fijos e intangibles ; tales como , reconocimiento de un activo fijo , desembolsos posteriores , componentes de revaluación , sistemas de control de activos fijos , objetivos y procedimientos de auditoría , cálculo de depreciación , activos intangibles , criterios para el reconocimiento , costos de activos intangibles , medición posterior , amortización de intangibles , y revelaciones .

Conceptos y principios de contabilidad relacionados -1Expositor : C.P.C.- AUDITOR : Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA

A continuación se detallan los conceptos y definiciones que involucran los activos fijos tangibles e intangibles. Activos fijos tangibles Los activos fijos tangibles son aquellos q tienen una vida útil (inicial) mayor a un año , que son utilizados por la entidad en sus operaciones . Dea acuerdo a su valor en el tiempo , se clasifican en tres tipos : -

Terrenos (no sufren pérdida de valor) Edificios , maquinaria y equipo (se desprecian) Recursos naturales (se agotan)

Depreciación Es la distribución del costo de los activos fijos de una manera sistemática y racional en función de la vida útil estimada de los respectivos activos . A través de la vida útil estimada de los activos fijos , los cargos a resultados por depreciación se irán acumulando en una cuenta de valuación (depreciación acumulada) , de tal manera que al final de cada período se muestre a su valor neto , en ese momento . El importe depreciable es el costo del activo menos su valor residual . Vida útil Es el período de tiempo en el cual se estima en base a un estudio técnico , que el activo fijo aportará un beneficio económico a la entidad . Es una costumbre contable generalmente aceptada en le Perú , estimar la vida útil en base a la norma tributaria vigente . Costo Es el importe en efectivo o equivalentes de efectivo pagados a valor razonable de otra contrapartida , entregada para adquirir un activo en el momento de su compra o construcción . Generalmente se registran al costo . El costo incluye el precio de factura y todos los costos necesarios que se incurren para su puesta en funcionamiento. Los activos fijos recibidos en donación se registran a su valor razonable (en base a tasación). Se valúan neto de depreciación acumulada . Valor residual Es el importe neto que la empresa espera obtener por un activo al término de su vida útil, después de deducir los costos previstos por baja. Valor razonable

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Es el importe por el cual un activo podría ser cambiado entre un comprador bien informado y dispuesto a comprar, y un vendedor bien informado y dispuesto a vender, en una transacción de libre competencia. Valor Contable Es el valor al cual es reconocido un activo en el balance general después de deducir la depreciación y/o pérdida por desvalorización. Pérdida por desvalorización Es el importe por el cual el valor contable de un activo excede al valor recuperable de dicho activo. Excedente de revaluación Es cuando se incrementa el valor en libros de un activo como consecuencia de una revaluación, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de excedente de revaluación, dentro del patrimonio neto . No obstante, el incremento debe ser reconocido como ganancia del período en la medida en que exprese la reversión de una disminución por devaluación del mismo activo que fue reconocida previamente como una pérdida. Activos Intangibles Un activo intangible es un activo identificable , de carácter no monetario y sin apariencia física que se posee para ser utilizado en la producción o suministro de bienes y servicios , para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administración de la entidad , e incluye patentes , marcas de fabrica , crédito mercantil , derechos de llave , etc. Amortización Es la distribución sistemática del importe despreciable de un activo intangible entre los de su vida útil estimada. Activos fijos Es la Norma Internacional de Contabilidad Nº 16 , la que define con precisión los tipos de activos que deben considerarse como activos fijos , y por definición podemos afirmar que incluyen todos aquellos bienes que la empresa ha adquirido para poder efectuar sus actividades productivas o para la prestación de servicios .Bajo este concepto se incluyen como parte de los activos : los terrenos , los edificios , es decir los bienes inmuebles , la maquinaria que utiliza en su proceso productivo , los muebles y equipos , los vehículos , los bienes en transito , es decir del activo fijo , cuya construcción todavía no ha concluido . También como parte de este rubro se puede considerar al ganado reproductivo, al que se denomina semoviente, e incluso a las inversiones vinculadas con la construcción de pozos petroleros.

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La definición precedente nos permite afirmar que si la empresa ha adquirido un terreno o un edificio cuyo destino será la venta, deberá registrarse como existencias o inventarios, si el fin de la adquisición es especulativo de acuerdo a la NIC 4. Satisfacerse mediante el análisis de la documentación que sustenta la adquisición o la propiedad y el adecuado tratamiento contable, es uno de los principales procedimientos de auditoria que debe cumplir el auditor sobre este rubro. Un concepto también importante vinculado con los activos fijos, es el concepto del costo, bajo este concepto, aplicado a estos bienes, podemos precisar que los principios contables permiten incluir como parte del costo todos los desembolsos efectuados por la empresa para poner en uso o en funcionamiento el activo. Bajo este concepto, si una empresa compra un inmueble, una casa, para construir sobre el terreno, un edificio, los gastos de demolición podrán ser contabilizados como parte del costo del nuevo bien. Es por ello también que los gastos de honorarios por la instalación de una maquinaria o cualquier servicio vinculado con la puesta en funcionamiento del activo fijo, tales como los montos pagados a los agentes de bienes raíces , los costos de examinar , registrar los títulos de propiedad , y otros , pueden ser parte del costo del activo. Como la aplicación de las Normas Internacional de Contabilidad actualmente no permiten la existencia de gastos preoperativos como activos y recomiendan su registro como gastos , el análisis de este desembolso y su vinculación con la construcción o puesta en marcha de una planta , permitirá su capitalización o la posibilidad de registro como costo del activo. Reconocimiento de un activo fijo Un activo fijo es reconocido como tal cuando es probable que fluyan a la empresa futuros beneficios económicos asociados con dicho activo y el costo del activo puede ser determinado confiablemente. Frecuentemente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una importante porción de los activos totales de la empresa, por lo que resultan significativas en el contexto de su posición financiera. Además, la determinación de si un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del periodo, tiene un efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad. Al determinar si una partida concreta satisface el primer criterio para su reconocimiento como activo, la empresa necesita evaluar el grado de certidumbre relativo a los flujos de efectivo de los beneficios económicos futuros, a partir de la evidencia disponible en el momento del reconocimiento inicial. Estimar la existencia de certidumbre suficiente sobre si la empresa va a recibir los beneficios económicos futuros del activo, implica asegurarse de que la misma obtendrá las ventajas derivadas del mismo, y asumirá los riesgos asociados al bien. Esta constatación estará disponible solo cuando los riesgos y las ventajas se hayan traspasado a la empresa .Antes de que eso ocurra, la transacción para adquirir el activo puede, generalmente, ser cancelada sin penalización importante, y por lo tanto el activo no se reconoce como tal.

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El segundo de los criterios para el reconocimiento como activo, se satisface de forma inmediata, puesto que la transacción que pone de manifiesto la compra del activo identifica su costo .En el caso de un activo construido por la propia empresa, una medida fiable del costo puede venir dada por las transacciones, con terceros ajenos a la empresa, para adquirir los materiales, manos de obra y otros factores consumidos durante el proceso de construcción. A fin de identificar que constituye una partida separada, dentro de los elementos componentes de las propiedades planta y equipo se precisa la realización para la aplicación de los criterios en la definición de las circunstancias o los tipos de empresas especificas .Puede ser apropiado por ejemplo agregar partidas que individualmente son poco significativas, como moldes, herramientas o troqueles, y aplicar los criterios pertinentes a los valores ya agregados. La mayoría de las piezas de repuesto y equipo auxiliar se contabilizan usualmente como parte de los inventarios, y se reconocen como gasto a medida que se consumen. No obstante, las piezas de repuesto importantes y el equipo de sustitución, cumplen las condiciones para ser calificados como elementos componentes de las propiedades, planta y equipo, siempre que la empresa espere usarlos durante más de un período .De forma similar , si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar pueden ser usados solo con un determinado elemento de las propiedades , planta y equipo , y se espera que su uso se produzca de manera irregular , se trataran contablemente como activos fijos , y se procederá a su depreciación en un período de tiempo no superior a la vida útil del elemento con el que están relacionados . En ciertas circunstancias, puede ser apropiado repartir la inversión total de un activo entre sus partes componentes, para contabilizarlas por separado .Este podrá ser el caso cuando las partes componentes tienen vidas útiles de diferente duración, o bien cuando suministran a la empresa beneficios económicos siguiendo patrones diferentes, por lo que necesitan de métodos y tasas de depreciación diferente. Por ejemplo, una aeronave y sus motores serán tratados como activos fijos depreciables diferentes, si tienen vidas útiles de distinta duración. Algunos elementos de los que componen las propiedades, planta y equipo, pueden ser adquiridos por razones de seguridad o medioambientales. La compra de tales activos fijos, si bien no incrementa los beneficios económicos que proporciona ninguno de los otros activos existentes, puede ser necesaria para que la empresa logre obtener los beneficios económicos derivados del resto de los activos. Si tal es el caso, esas adquisiciones de elementos pertenecientes a las propiedades, planta y equipo, cumplen las condiciones para su reconocimiento como activos, puesto que permiten a la empresa, obtener beneficios económicos adicionales del resto de sus activos, respecto a los que hubiera obtenido de no haberlas realizado. No obstante, tales activos serán reconocidos como activo fijo sólo en la medida en que el valor en libros de los mismos, más el correspondiente a los activos que se relacionan con ellos, exceda al importe recuperable del conjunto formado por unos y otros. Por ejemplo: Una empresa química puede tener que instalar nuevos procesos de fabricación para cumplir con la normativa medioambiental relativa a la producción y almacenamiento de productos químicos, reconociendo entonces como parte de las propiedades, planta y equipo, las mejoras efectuadas en la planta, en la medida en que son recuperables, puesto que sin ellas la empresa quedaría inhabilitada para producir y vender esos productos químicos. Reconocimiento inicial del activo fijo -5Expositor : C.P.C.- AUDITOR : Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA

Un activo fijo que califica como tal debe ser medido a su costo. El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende su precio de compra, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier otro costo indirectamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que está destinado. Se deducirá cualquier eventual descuento o rebaja del precio para llegar al costo del elemento. Ejemplos de costos directamente relacionados son: El costo de preparación del emplazamiento físico Los costos de entrega inicial o los de manipulación y transporte posterior Los costos de instalación Los honorarios profesionales, tales como los pagados a arquitectos o ingenieros, y Los costos estimados de desmantelar y trasladar el activo, así como los correspondientes a la restauración de su emplazamiento, en la medida que deban ser considerados como una provisión para gastos futuros, según lo establecido en la NIC 37 – Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos Contingentes. El costo de un activo que ha sido adquirido por el arrendador en una operación de arrendamiento financiero, se determinará utilizando los principios establecidos en la NIC 17 – Arrendamientos. Desembolsos posteriores Son añadidos al valor del activo fijo cuando es probable que la empresa reciba futuros beneficios económicos superiores al rendimiento estándar originalmente evaluado para el activo existente. Los desembolsos posteriores sólo se reconocerán como activo si mejora la condición del activo más allá el rendimiento estándar originalmente evaluado. Ejemplos de desembolsos posteriores: Capitalizables Modificación de un activo fijo para extender su vida útil, incluyendo un incremento de su capacidad. Mejoramiento parcial de las maquinarias para aumentar la calidad de producción Adopción de nuevos procesos de producción permitiendo una reducción sustancial de los costos de operación. Adquisición de un edificio que requiere renovación No capitalizables Gastos de reparación Gastos de mantenimiento REVALUACIONES:

Normalmente, el valor razonable de los terrenos y edificios será su valor de mercado. Este valor se determinará por medio de la oportuna tasación, llevada a cabo por un perito calificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado, a causa del carácter especializado de estos elementos y por que la maquinaria y el equipo son bienes que raramente se venden, salvo formando parte de una unidad empresarial en -6Expositor : C.P.C.- AUDITOR : Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA

funcionamiento, la fórmula de valoración empleada será el costo de reposición del elemento, debidamente depreciado. De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad Nª 16, la empresa podrá efectuar revaluaciones periódicas de sus activos si considera que el costo registrado no tiene relación con el valor de mercado, es decir si el registro histórico tiene relación con el valor de los activos si pretendiéramos venderlos o negociarlos. En nuestro país estas revaluaciones voluntarias han reemplazado a las revaluaciones obligatorias y las que por Ley las empresas deberían efectuarlas para compensar la pérdida del poder adquisitivo de nuestra moneda. A diferencia de estas revaluaciones obligatorias, la revaluación voluntaria deberá hacerse mediante la participación de un perito tasador, quien deberá emitir un informe al respecto. Las empresas podrán hacer una revaluación total de sus activos o sólo de una porción de estos. Sin embargo, si decide, por ejemplo, revaluar unos edificios, deberá revaluar todos los edificios que posee, aún cuando la revaluación de algunos de ellos resulte con una pérdida del valor. La revaluación de activos fijos genera un incremento del patrimonio. Control de Activos Fijos: El control de los activos fijos tiene como aspecto más importante el inventario físico al barrer periódico; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada activo fijo con una etiqueta, placa o código de barras u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de este modo el área usuaria y el centro de costo contable al que pertenece. Adicionalmente, se consignará también el estado físico en que se encuentra cada activo fijo. Este inventario servirá para la elaboración de la base de datos de los activos fijos existentes en la empresa. Tratándose de bienes que la empresa construirá, los controles estarán referidos a una adecuada revisión de los contratos firmados, la determinación de los plazos y la supervisión de las obras por personal apropiado. Le compete al auditor, como parte del examen que realiza, examinar toda la documentación vinculada con la construcción de los bienes. Una buena administración debe llevar registros cuidadosos e individualizados del costo, la depreciación, la ubicación y el uso de los bienes del activo fijo. Estos registros deben concordar con los saldos que aparecen en los estados financieros. Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos. La base de datos de un buen sistema de control de activos fijos, debe contener la siguiente información: a. b. c. d. e.

Código de identificación física de cada activo Código de equipo y modelo Descripción amplia del activo Fecha de adquisición Documento contable de adquisición y número de registro contable -7Expositor : C.P.C.- AUDITOR : Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA

f. g. h. i. j. k. l.

Area usuaria a la que pertenece Centro de costo contable al que pertenece Costo de adquisición Depreciación anual y acumulada Valor neto del activo Estado actual Vida útil estimada

Con estos datos, se podrá iniciar el sistema de control de activos fijos, el cual normalmente se carga en un sistema computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:

Los objetivos de la auditoria de inmuebles, planta y equipo, y de las cuentas relacionadas; consiste en que los datos contables básicos le ofrezcan una seguridad razonable de que: Los inmuebles, la planta y el equipo registrados en las cuentas existen y son propiedad de la compañía o los tiene bajo arrendamiento. Las adiciones y las ventas relacionadas con la cuenta son válidas, fueron debidamente autorizadas y se han registrado correctamente. No se han cargado a gastos, partidas importantes que debieron ser capitalizadas, o viceversa El costo u otra base de registro de los inmuebles, la planta y el equipo, es la adecuada. Se han aplicado métodos correctos de depreciación, en forma consistente con el año anterior, a todas las partidas de inmuebles, planta y equipo que deban ser depreciados. Los inmuebles, planta y equipo comprometidos como garantía colateral se han identificado y revelado, y se han hecho también todas las demás revelaciones necesarias. ACTIVOS INTANGIBLES:

La Norma Internacional de Contabilidad ( NIC 38) es la relacionada a este rubro del activo no corriente por los períodos a partir del 1 de julio de 1999. A partir del 1 de enero del 2001, la norma entra en vigencia en el Perú. Se aplica a: Desembolsos por publicidad Capacitación Inicio de operaciones Investigación y desarrollo Reorganización Patentes Software No es aplicable a: Activos intangibles cubiertos por NIC específicas (Goodwil NIC 22, Impuesto Diferido NIC 12) Derechos y egresos en actividades de exploración, o desarrollo y extracción de minerales, petróleo, gases naturales y similares. En cuanto a activos intangibles contenidos o expresados en una sustancia física, el criterio es aplicado a activos cuyo elemento sea el mas significativo. -8Expositor : C.P.C.- AUDITOR : Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA

Ejemplos de activos intangibles: Programas operativos (DOS, WINDOWS XP, etc) Sistema de información Documentos legales (licencias o patentes) Películas cinematográficas El activo intangible es aquel activo no monetario identificable, cuya sustancia no es física y que se usa en la producción o suministro de bienes o servicios para fines administrativos o se arrienda a terceros. Constituyen pruebas para definir a un activo como intangible: La posibilidad de su identificación. Es decir, es separable si se encontrara en una sustancia física Trae consigo beneficios económicos futuros, tales como ingresos por ventas, ahorro de costos, etc. El control que es la facultad para obtener los beneficios económicos futuros originados por el intangible y puede también restringir el acceso de terceros a aquellos beneficios. A continuación, algunos ejemplos de denominaciones que no alcanzan los criterios de control: Un equipo de personal calificado, debido a que los beneficios económicos futuros no son totalmente manejables por la compañía. La específica capacidad gerencial o técnica es insuficiente La cartera de clientes o participación en el mercado. En este caso no existe control si no cuenta con la protección de los derechos legales. Criterios para el reconocimiento. -

La probabilidad de que los beneficios económicos futuros que le son atribuibles van a fluir a la empresa Que el costo del activo pueda valuarse confiablemente

Reconocimiento y valuación. La valuación del activo intangible debe ser al costo. En el caso de que la adquisición sea por separado, el costo puede valuarse usualmente de manera confiable y comprende: Precio de compra Derechos de importación Impuesto a las adquisiciones Otros egresos directamente atribuibles a la preparación del activo para el uso al cual se le destina (servicios legales y honorarios profesionales) Revelaciones de activos intangibles.

Son las siguientes: Separar los generados internamente de los otros intangibles Razones en caso de amortización mayor a 20 años Descripción de todo activo intangible individual y que sea sustancial Activos intangibles prendados Compromisos relacionados con la adquisición de intangibles Tasas de amortización y métodos usados. -9Expositor : C.P.C.- AUDITOR : Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA

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Gastos por amortización indicando el monto y los rubros del estado de ganancias y pérdidas involucrados.

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