Universidad Tecnológica de Querétaro UNIVERSIDAD

Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, [email protected], c=MX Fecha: 2013.05.16 13:04:29 -05'00'

TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

Nombre del proyecto: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR”

Empresa: GRAPHIC PACKAGING Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta

JUAN CARLOS MARTINEZ PIÑA

Asesor de la UTEQ

Asesor de la Empresa

LEM Cesar Alfredo Herrera Almanza

Lic. Karina Martinez Miranda

Santiago de Querétaro, Qro. Abril 2013

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RESUMEN En la siguiente investigación se recaba la información y procedimientos necesarios para llevar adecuadamente un control de las obligaciones adquiridas por la empresa (Cuentas por Pagar), por concepto de bienes y servicios de compra a crédito. Así como los pasos a seguir debidamente para evitar posibles errores en el proceso. Llevar un registro de lo que se debe y cuándo son los vencimientos que permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener dinero el mayor tiempo posible Se plasma claramente en un manual de procedimientos paso a paso, desde el cómo se registra una factura hasta cuando esta es pagada al proveedor.

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ABSTRACT In this essay, find all the information needed to establish control in the area of cash and accounts payable.For a company is important to take good control of cash and that this depends to carry out operations which the company has and thus meet its expenses. And are major problems for the companies by not providing the above controls. Similarly are the objectives of effective control is to safeguard the resources of the company against fraud and inefficiencies because it is the most liquid asset of the company, for this is to have a good internal control system to prevent theft and to avoid employees to use company money for personal use. And the purpose of auditing accounts payable is to bring all payments up to date the company to take advantage of discounts for prompt payment in lieu of paying interest by not making payments in a timely manner and have the goods when required business smoothly so you can keep your operations. Just as all the benefits they bring.

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DEDICATORIAS Quiero dedicar este logro más en mi vida a mis padres, porque ellos fueron quienes creyeron en mí y por sacarme adelante con esfuerzo, dándome ejemplos dignos de superación y entrega, porque gracias a ellos tengo una herramienta más para la vida. Hoy alcanzo una meta más fijada gracias al esfuerzo que hicieron por darme una educación, y porque sé que están orgullosos de mí, de poder darles una satisfacción para ellos y para mí. Porque confían y saben que no los defraudare, que daré lo mejor de mí para lograr este y muchos objetivos planteados a lo largo de mi vida.

AGRADECIMIENTOS Primero que nada quiero agradecer a Dios por darme una oportunidad de vivir y de tener algo que no muchos pueden tener, una familia y una educación, agradecerle lo que tengo y lo que me da. A todas aquellas personas que fueron parte de mi camino estudiantil, maestros, compañeros y amigos. En especial a Mariana que por algo la conocí, por algo fue parte de mí y llego ser más que especial. Agradecerle porque más que mi amiga es mi amor. Por preocuparse y por darme ese aliento a seguir, agradecerle que me apoyara, y me quiera como ella lo hace. A mis maestros que fueron parte de mi formación, de conocimiento trasmitido, por el empeño que dan por un alumno y por el apoyo que en ellos encontré.

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ÍNDICE Página Resumen……………………………………………………………………………

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Abstract……………………………………………………………………………..

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Dedicatorias…………………………………………………………………………

4

Agradecimientos…………………………………………………………………….

4

Índice…………………………………………………………………………………

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I. Introducción……………………………………………………………………….

6

II. Antecedentes…………………………………………………………………….

7

III. Justificación……………………………………………………………………..

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IV. Objetivos…………………………………………………………………………

16

V. Alcances………………………………………………………………………….

16

VI. Fundamentación teórica………………………………………………………..

16

VII. Plan de Actividades…………………………………………………………….

26

VIII. Recursos Materiales, Humanos y Financieros………………………………

27

IX. Desarrollo del proyecto………………………………………………………….

28

X. Resultados obtenidos…………………………………………………………….

51

XI. Análisis de riesgos……………………………………………………………….

51

XII. Conclusiones…………………………………………………………………….

51

XIII. Recomendaciones……………………………………………………………… 52 XIV. Referencias bibliográficas y fuentes de información………………………… 52

5

I. INTRODUCCIÓN Fueron varios los problemas a considerar entre los que destacaron el desvió de facturas, que no existía un proceso para la recepción de las facturas, el área de finanzas no contaba con una relación de las facturas que se iban realizando y al buscarlas había errores o faltaban varias de ellas, existían errores de captura en el sistema de contabilidad y esto reflejaba perdidas, este fue el problema fundamental de este planteamiento ya que engloba varios factores y se relaciona directamente con el área de estadía. Existían hechos relevantes que engloban este problema y fueron de gran utilidad para identificar con más precisión el hecho de los errores en contabilidad y con ello llegar a la deducción que lo más viable para resolver estos detalles, era realizar un manual de procedimientos de cuentas por pagar. Definición del proyecto El proyecto realizado llevara por nombre “ manual de procedimientos de cuentas por pagar”, en este proyecto se llevaron a cabo los pasos que se tenían que seguir para capturar una factura en el sistema ( INTIUTIVE), como realizar la cancelación si existiera un error, como afectar y desafectar la póliza para realizar algún cambio, se señalan las condiciones que se tienen que cumplir para realizar diferentes acciones, los requisitos que tiene que tener la factura para que proceda a registrarse y la recepción de la misma.

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II. ANTECEDENTES Se apreció que las facturas de proveedores presentaban errores tales como la fecha, el número de factura, el monto o simplemente se duplicaban lo cual refleja un grave problema al realizar la captura de las facturas correspondientes a cada proveedor. Se encontraron proveedores molestos que exigían el pronto pago de las facturas correspondientes a la realización de un servicio o la entrega de un material, no tomando en cuenta que el área de finanzas no contaba con ellas, por diferentes causas; haciendo mención algunas como, el retraso en entregas por parte del proveedor, no se depositaban en buzón una vez entregado el material o servicio de cada proveedor, el proveedor aun no las enviaba pensando lo contrario. Nombre y Razón Social de la empresa La empresa tiene como Nombre Comercial GRAPHIC PACKAGING INTERNACTIONAL, la cual

está dividida en 2 razones sociales:

Altivity Packaging Operadora S. de R.L de C.V.

Orientada a las actividades mayores y

principales para el funcionamiento de la organización, como son: 

Compra de materia prima para producción



Compra de maquinaria para producción



Actividades de venta de material terminado



Pago de impuestos



Pagos de servicios fijos



Pago de nómina de directivos



Pago de nómina de gerentes, coordinadores supervisores y operativos.



Compra de suministros fijos para el personal Altivity Packaging Servicios S. de R.L de C.V. por otro lado se encuentra orientada a las actividades menores para ale funcionamiento de la organización.



Compra de suministros variables para el personal (uniformes, lentes, zapatos de seguridad, entre otros)



Contratación de servicios de capacitación de externos para el personal



Contratación de agencia de outsourcing para la selección y reclutamiento de personal



Contratación de servicios de consultoría de personal

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Ubicación de la Empresa Graphic Packaging International se encuentra ubicada en camino Campo Militar Km.1 Colonia San Antonio de la Punta C.P. 75135 Querétaro, Querétaro. (Tomando Campo Militar en el primer semáforo, dar vuelta a la izquierda en calle Benito Juárez, seguir derecho hasta topar con Deposito de Coca-Cola y dar vuelta a la izquierda en el primer semáforo, posteriormente avanzar hasta topar con desviación y dar vuelta a la izquierda, inmediatamente se estará llegando a las instalaciones de Graphic Packaging International). Giro de la Empresa Según la Estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el desarrollo de la competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y en el acuerdo por el que se establece la estratificación de las Micro, Pequeñas y Medianas empresas publicado el DOF el 30 de Junio del 2009, Graphic Packaging International ( Planta México) es una empresa con tamaño Mediano considerando el rango de número de trabajadores.

Estratificación de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas Tamaño

Sector

Rango de Numero de Trabajadores (51 a 250) Administrativos:

Mediana

Industria

21 Planta:104 Outsourcing:15 Total: 140

Fuente de información: Secretaria de Economía “Reglas de Operación del Fondo de Apoyo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. Rama Según el catálogo de actividades en la clasificación de la empresas de la Ley del Seguro Social, la empresa Graphic Packaging International se encuentra ubicada en el grupo 28 Sector Industrial de Papel, Fracción 282 que comprende a las empresas que con papel y/o cartón se 8

dedican a fabricar artículos tales como cajas, envases, bolsas sobres, tarjetas, bloques, entre otros. RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA

Es en Febrero del año de 1998 cuando la empresa Field Container inicia la construcción de una planta en el estado de Querétaro; siendo hasta meses más tarde cuando instala la maquina WEB con el fin de satisfacer las necesidades de empaque de su principal cliente. En 1999 Field Container inicia la producción de cartón plegadizo para los tamaños 330,134 y 266 con una velocidad de 100 metros lineales por minuto y una producción de 5 millones de cajas mensualmente; siendo hasta el año 2000 cuando llega la máquina BOBST 1260 y la maquina internacional para suajar el tamaño 427 y ofrecer el servicio de pegado lineal respectivamente. Iniciando el año 2001 se implementa la metodología de Lean Manufacturing haciendo uso del Kaisen como una herramienta primordial de mejora continua, surgiendo en este punto el eslogan “Lograremos Alcances Nunca Vistos” significando así esta etapa el inicio de una cultura de mejora en la empresa. En junio del 2003 llega la maquina KBA, iniciando así un proceso de hoja con el fin de atender a un nuevo cliente “Delimex” y a su vez logrando con esto una mayor versatilidad con la atracción de clientes de menor volumen y con diferentes diseños estructurales, aumentando la flexibilidad de la área de operaciones. Con motivo de satisfacer el incremento del volumen de producción requerido por los clientes en el transcurso del año 2004 se instala la maquina BOBST 104; logrando con ello una producción total de planta de 19.5 millones de cajas mensuales, siendo así hasta el año 2005 cuando se recibe la maquina plegadora Mistral 1con el objetivo de realizar diferentes tipo de pegado requeridos por los clientes, logrando así tener la línea de acabado al contar con impresión, suaje y pegado. En este mismo año se logra alcanzar una producción de 23 millones de cajas mensuales, con un índice de calidad interna de 99.2% y un nivel de merma a nivel planta de 3.7% algo nunca antes visto en la industria de artes gráficas.

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En el 2006 se lleva a cabo una fusión entre una división de Smurfit y Field Container creando a Altivity Packaging y Logrando a su vez la certificación KADENA otorgada a los mejores proveedores de Kellogg en cuanto a nivel de calidad y servicio se refiere, cerrando el año 2007 Altivity Packaging International líder mundial en la industrial, ofreciendo las mejores soluciones de empaque para las más reconocidas marcas de productos de consumo y bebidas alrededor del mundo. Hoy en día Graphic Packaging International Planta Querétaro posee una producción de 34 millones de cajas mensuales con los más altos estándares de calidad y productividad para clientes de alto nivel tales como Kellogg, Kraft, Nestle, Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma, entre otros; ahora bien halando del desempeño mundial de Graphic Packaging International actualmente cuenta con 86 plantas distribuidas en Estados Unidos y el resto del mundo con ventas totales de 4,440 Millones de Dólares y una plantilla de 16,000 empleados, posicionándose como una de las compañías líderes en fabricación de papel y materiales de empaque a nivel mundial.

Organigrama de la Empresa Misión, Visión y Objetivo 

Misión Proveer de embalaje que mejore el mundo en el que se vive para los clientes, para las comunidades, para la empresa misma. Cambiando el equilibrio de consumir para conservar siempre regresando más de lo que utilice.



Visión Proporcionar soluciones de empaque que mejoran el mundo en el que se vive.



Valores Graphic Packaging International considera sus valores como la piedra angular de su cultura guiándolos a un trabajo conjunto al éxito; estos son:



Actuación con integridad



Respeto 10



Responsabilidad



Construcción de relaciones interpersonales



Relaciones de trabajo en equipo positivas



Objetivo Principal Aportación de valor real a los clientes, con la construcción de una cultura de alto desempeño para los empleados y a su vez creando una mayor rentabilidad para los accionistas siendo una parte vital de las comunidades en las que se opera. Productos y Clientes Graphic Packaging International a nivel mundial produce no solamente los envases de bebidas y cajas de cartón plegable de consumo, si no también produce bolsas, etiquetas, tintas, revestimientos, embalajes flexibles y de especialidad, de igual forma ofrece una amplia gama de calidades de cartón, todo esto en las siguientes categorías.

Tabla 2 “categorías de productos Graphic Packaging International” Categoría Beverage Packaging

Catálogo de Productos 

Cerveza – carbonatadas sin gas

Consumer Packaging



Caramelos

y

Dulces

-

Cereal y alimentos secos 

Alimentos refrigerados y congelados



Alimentos para animales domésticos



Salud y Belleza cuidado – Cajas de regalo

Bolsas



Bolsas Multiwall – Bolsas 11

de

consumo

–

Bolsas

Especiales 

Cartón

SUS

®

CoatedKraft sin

blanquear cartón 

paceSetter®

carton

reciclado revestido 

Carton

reciclado

sin

recubrimiento

Laminaciones

y



Containerboard



Laminaciones decorativas

Recubrimientos

metalizadas 

Extrusión

y Laminación

adhesiva 

Revestimientos

acuosos

de Lanzamientos 

Recubrimientos especiales

Fuente de información: página Web Graphic Packaging http://www.graphicpkg.com

Hablando de Graphic Packaging International Planta México su principal actividad productiva es la elaboración de empresas y empaques y embalajes a base de cartón en diversas presentaciones, por mencionar a algunos de los productos que se producen se presentan la siguiente tabla. “Lista de productos Graphic Packaging Planta México” Como se ha podido observar en la cartera de productos, estos son variados y pertenecen a diversas ramas en la naturaleza de empaques, Graphic Packaging International se caracteriza por habilidad de adecuación a los requerimientos de empaque del productos del clientes, por lo cual tiene una gran diversidad de estos últimos, se pueden mencionar como los principales clientes de Graphic Packaging International Planta México son los siguientes: 

Kelloggs de México



Choco Krispis – Zucaritas –Froot Loops – Corn Pops –Special K – Corn Flakes 12



Effem México Inc



Snickers



Kraft de México



Philadelphia – Wonka – D´Gary



Kimberly – Clark de México



Kleenex

Relación de la Empresa con la Sociedad Medio Ambiente Y Seguridad Graphic Packaging International inc. Está dedicada a la protección de la salud y seguridad de los empleados y el público así como de la calidad del medio ambiente, mediante: 

Reducción o eliminación de riesgos a la salud, seguridad o medio ambiente hacia empleados y las comunidades en las que se opera



Proyección de liderazgo en la unidad de negocio para asegurar que existan estándares efectivos que protejan el medio ambiente.



Desarrollo y utilización de tecnologías y procesos manteniendo el dialogo con los clientes y el público, buscando la minimización de la cantidad de materiales requeridos para fabricar empaques, la creación de desperdicios y la liberación de contaminantes. Eliminación de los impactos adversos de las operaciones de la compañía en salud y seguridad.



Cumplimiento total de todas las leyes y regulaciones aplicables a la actividad productiva.

Oportunidades de Empleo y Desarrollo Graphic Packaging International es esfuerza por ofrecer oportunidades para el desarrollo profesional y el ofrecimiento de programas de apoyo para el crecimiento, tales como: 

Capacitación y asistencia educativa 13



Sistema de Trabajo Interno (Publicación de Vacantes Internas)



Estrategias de Gestión del Talento (sistemas y procesos de adquisición de talento)



Programas de compensación y beneficios que están entre los mejores en al industria

Sostenibilidad Graphic Packaging International considera que para el alcance de su visión debe integrar en sus acciones la participación en actividades ambientalmente responsables, promoviendo la administración de recursos y la producción de productos diseñados para agregar valor. 

Mantenimiento de los estándares de sostenibilidad en niveles altos.



Desarrollo de envases sostenibles que ofrezcan un rendimiento superior del producto a lo largo de la cadena de envasado.



Uso de energías renovables, materiales reciclados, y las prioridades re-utilizables para sostener el medio ambiente.



Desarrollo de campañas anuales de reforestación en todas las plantas Graphic Packaging International a nivel mundial.

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III. JUSTIFICACIÓN GRAPHIC PACKAGING INTERNACTIONAL al igual que muchas empresas tienen su propio sistema de contabilidad, en el cual se lleva a cabo todos los movimientos de cuentas por pagar. El sistema con el que cuenta la empresa es sencillo de manejar, pero aun así se presentan varios errores a la hora de registrar una factura, tomando en cuenta que era muy poca la capacitación que se le brindaba, y por consecuencia podía llegar a presentar errores y estos se reflejarían considerablemente en la contabilidad. El problema era grave ya que por la más mínima falla que existiera no se podía cotejar el sistema contra los papeles de trabajo. Entre los problemas se encontraba, duplicidad de facturas de proveedores, mismas que aprecian al cierre de mes, surgían facturas con datos diferenciales y no coincidentes tales el nombre, el número, fecha y el monto. La falta de corrección de este tipo de errores daría como resultado, fallas contables, que dejan perdida de dinero, tiempo y esfuerzo personal. La investigación y realización de un manual de cuentas por pagar para GRAPHIC PACKAGING INTERNACTIONAL, permite eliminar los errores planteados, así como el tener una guía de trabajo objetivo para el personal, así mismo el beneficio o en la eficiencia de tiempo y esfuerzo de trabajo.

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IV. OBJETIVOS  Eliminar errores en el área de cuantas por pagar.  Herramienta objetiva de trabajo para el personal del área  Que la empresa cuente con un manual de cuentas por pagar.  Reducir costos y esfuerzos no útiles a la empresa en el departamento de cuentas por pagar.

V. ALCANCES El manual aplica únicamente para el departamento de cuentas por pagar y representa una guía de trabajo para los empleados de eta área y en beneficio para GRAPHIC PACKAGING INTERNACTIONAL

VI. FUNDAMENTACION TEÓRICA Marco Conceptual Manual de Procedimientos Definición de Manual de Procedimientos Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. El manual incluye además de los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos de oficinas a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Utilidad de un Manual de Procedimientos El manual de procedimientos nos permite conocer el funcionamiento interno por lo que esta respecta a la descripción de tareas, ubicación requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y el adiestramiento y capacitación del personal 16

ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles y evitar duplicaciones. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Conformación del Manual A) Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información: 

Logotipo de la organización



Nombre y razón social de la organización



Lugar y fecha de elaboración



Numero de revisión



Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización



Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último el número debe colocarse con un guion o diagonal. B) índice o contenido. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. C) Prologo y/o introducción. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. D) Objetivos y procedimientos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración; simplificar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia, que tanto empleados como sus jefes conozcan si el trabajo está realizado adecuadamente, reducir los costos al aumentar la eficiencia en general, además de otra ventajas adicionales. E) Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

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F) Políticas o normas de operación: En esta sección se incluye los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación de los procedimientos. G) Concepto: Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual. H) Procedimiento: (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando las responsabilidades de llevarlas a cabo. I) Diagrama de flujo. Representación gráfica de la secuencia en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran el procedimiento general, o los puestos que intervienen, en cada operación descrita. J) Glosario de términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. K) Responsables: Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de los acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información. L) Delimitación: Los responsables de efectuar los manuales administrativos tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar, un estudio universal, este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va actuar . Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades para realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. Ciclo de Tesorería 18

La función o ciclo de tesorería Se encarga del establecimiento de controles en materia de captación de recursos, su manejo, custodia y programar los egresos, es también responsable del correcto y eficiente flujo de fondos, las políticas de tesorería están supeditadas a las políticas, criterios y decisiones emanadas del área o dirección de finanzas de la organización. Proceso de Cuentas por Pagar Naturaleza del Proceso de Cuentas por Pagar La operación de cualquier organización requiere necesariamente que haya gastos, los cuales pueden ser por materiales, productos, equipos, sueldos y salarios y servicios de diversa naturaleza. Todos estos gastos involucran la creación de obligaciones para la organización, algunas deberán liquidarse de inmediato y otras posteriormente a una fecha determinada. El proceso de están cuentas está relacionado con el reconocimiento de todas las obligaciones y el subsecuente control y manejo de ellas, cuando estas obligaciones son liquidadas el proceso de cuentas por pagar surge conjuntamente con el procedimiento de egresos ya comentado. De esta manera se genera el proceso de cuentas por pagar por las actividades operativas de la organización y enfocado principalmente al proceso total de control financiero. El control financiero eta conectado con la rapidez y seguridad con que tales obligaciones sean formalmente reconocidas, la legitimidad y propiedad de esas obligaciones y los procedimientos establecidos para su liquidación. El proceso de cuentas por pagar involucra actividades que caen dentro de grupos perfectamente definidos. La primera tiene que ver con la creación de la cuenta por pagar, el control de la cantidad a pagar y como se determina la validez del pasivo. El segundo grupo involucra varias actividades referentes a la administración de las cuentas por pagar y que clase de problemas especiales se encontrara en términos de su registro, control y finalmente la referencia es hacia los procedimientos por los cuales una cuenta por pagar individual es preparada para su pago, incluyendo la emisión del cheque que cubra su liquidación, el proceso de pago bajo los conceptos antes citados será el siguiente:

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Creación de las Cuentas por Pagar Existe una gran variedad de causas que pueden originar una cuenta por pagar, normalmente y la que genera el mayor volumen es la que surge de la compra de productos y servicios a través del departamento de compras, estos productos pueden ser comprados para su venta o para ser usados en la elaboración de productos y servicios para ser vendidos para la organización. Adicionalmente muchas compras de productos y servicios por diversas razones pueden ser procurados por el personal de la misma organización que esté involucrado directamente en actividades de la línea. En términos de importancia económica la compra puede fluctuar desde un valor inferior hasta la compra de bienes de capital de un alto costo, en todos los casos el control básico estriba en que todas las obligaciones se incurran solamente dentro de los límites autorizados. Estos límites de autorización deberán incluir la clase de gasto, el límite del gasto y a incurrencia individual de cada obligación en particular. Se debe tener muy en cuenta en estos casos la delegación y autoridad asignadas para cada caso. En aquellos casos en los que se hayan tomado decisiones por circunstancias emergentes habrá que cerciorarse que verdaderamente fueron emergencia y no únicamente pretextos para tomarse atribuciones que no les correspondían. Elementos que contribuyen la validez de una cuenta por pagar, en lo relativo al origen de una cuenta por pagar, desde el punto de vista de control financiero, existe cierto tipo de objetivos comunes a todos tipo de cuentas por pagar entre las cuales se encuentran los siguientes. 1.-Es razonable el tipo de gasto.- este objetivo persigue que el gasto sea razonable dependiendo de las operaciones de la organización, normalmente esta relación en si misma es evidente, pero en algunos casos pudiera ser parcial o totalmente obscura, en cuyo caso cualquier duda requiere ser aprobada con una razonable explicación, el alcance en estos dependerá de la jerarquía del funcionario involucrado. 2.- ¿Son excesivas las cantidades?-aquí la pregunta es si el gasto es de una magnitud razonable en términos de cantidades y volúmenes comprados. 3.- ¿Están correctos los precios y términos? En este aspecto los precios y términos tienen 2 enfoques. Uno está relacionado con la corrección en términos de los acuerdos previos acerca del costo de los gastos. El otro se refiere a la forma de obtención de estos precios y términos, en este caso nada se puede hacer cuando una cuenta por pagar está definida, pero si sirve de base para gastos futuros. Los precios y términos incluyen listas de precios, descuentos, época de pago, fletes, garantías etc. 20

4.- ¿Es apropiado el valor recibido? La referencia en este caso es hacia la propiedad del bien que se está adquiriendo: por un lado habrá de cerciorarse que los servicios o bienes facturados realmente se estén recibiendo, por el otro se debe verificar que los servicios o mercancías tengan las especificaciones correctas, así como las condiciones y calidad obteniendo la evidencia adecuada de que se está cubriendo estos aspectos, si a cuenta por pagar se va a validar antes de la recepción del valor en la forma antes descrita, de nueva cuenta se requerirá la aprobación de un funcionario autorizado, además habrá la necesidad de implementar controles complementarios que sirvan para verificar que se cumpla con este requerimiento. 5.- ¿Son adecuadas las aprobaciones y evidencias de soporte? Para validar las cuentas por pagar se requiere de una adecuada evidencia documental que las soporte. Esta evidencia puede consistir en la documentación base como es la orden de compra y los reportes de recepción, incluirá también las aprobaciones especificas debidamente otorgados por funcionarios calificados; estas aprobaciones especificas cubren diversos aspectos relativos a la validación y en cada caso se requiere preguntar si la persona que aprueba tiene autoridad suficiente y el nivel de autorización es adecuado. Administración intermedia de las cuentas por pagar En algunos casos la administración de las cuentas por pagar se cubre automáticamente en la fase de egresos. En otros casos las cuentas por pagar validadas están condicionadas a una posterior liquidación. Desde el punto de vista de controles es deseable reconocer formalmente el pasivo lo más pronto posible. Sin embargo pueden se más eficiente lograr su control a través de mecanismos de archivo y diferir el reconocimiento formal hasta el momento de su pago, o bien hasta el final del periodo contable lo que suceda primero, bajo estas circunstancias existen varios asuntos que se deben manejar como son los siguientes: 1.- Coordinación y Control de Documentos de Entrada.- en un adecuado sistema de control interno, los diversos papeles relacionados con las cuentas por pagar en lo que individual influyen directamente hacia el departamento de cuentas por pagar. Estos papeles incluirán una copia de la orden de compra, el reporte de la recepción del departamento correspondiente, formas de reclamaciones por faltantes o deficiencias de calidad, cargos por transportación pagada, y el original y copias de las facturas enviadas del proveedor. Todos esto documentos deberán ser archivados adecuadamente de forma que faciliten sin integración como soporte del pago final. 2.- Distribución contable.- todos los egresos deben ser cargados a su cuenta de resultados correspondientes o de balance adecuado a como lo estipulen las políticas y procedimientos 21

establecidos, en algunos casos también se deberá hacer el correspondiente movimiento presupuestal. El análisis de la distribución correcta requiere un adecuado conocimiento de la estructura contable total, la distribución puede requerir formas y papeles complementarios. 3.- Cuentas de Control en el Libro Mayor.- Una vez que las cuentas por pagar han sido formalmente reconocidas, su control total se puede lograr por medio de cuentas de control que deben verificarse periódicamente, y conciliarse con el proveedor. 4.-Programacion de Pagos.- en esta etapa se deben establecer controles adecuados para aprovechar algunos beneficios como son los documentos por pronto pago y tener un buen control sobre las fechas de pago y procurar mantener buenas relaciones con los proveedores lo cual depende en buen parte de que los pagos se hagan oportunamente en las condiciones y fechas establecidas Revisión de pago: Eta es la fase final de una cuenta por pagar que consiste en la preparación de la cuenta para proceder a su pago correspondiente, los principales puntos en esta etapa incluyen: 1.- Integración y Chequeo final de la Documentación Soporte.- toda la documentación soporte pertinente como son la orden de compra, el reporte de la recepción, la factura etc. Deberán ser reunidas y revisadas desde el punto de vista numérico, administrativo y en lo aplicable fiscal. El conjunto así integrado (físicamente) será la base para requerir la preparación adecuada por fecha de vencimiento dicha factura. 2.- Deducción y Reclamaciones.- los procedimientos de control en este caso deberán estar enfocados para identificar toda clase de reclamaciones que se pueden hacer a un proveedor determinado con objeto de deducirlas para su próximo pago. 3.- Preparación de pago.- la requisición del depósito efectuado soportada con el paquete de comprobantes antes mencionados, se sujetara a una revisión independiente y una vez aprobada por una persona autorizada se turnara a aquellas personas que preparen físicamente el pago. 4.- Revisión Final y Entrega.- el pago y la documentación soporte final de la cuenta por pagar están ya ahora en condiciones de ser revisadas por un revisor independiente. Estos revisores serán los que proporcionen la primera firma del pago a los que den la autorización inicial para que un funcionario lo firme, si el pago ha sido firmado en forma mecánica la aprobación 22

validara tal acción, en esta etapa los revisores y firmantes son responsables de que la documentación soporte este completa y cerciorarse de que la validación se correcta. Una vez que esta fase concluye, el pago y la documentación que lo soporta deberán ser documentados en correcto orden para su consulta posterior en las carpetas correspondientes al pago, mes, día y cuenta. Separación de Responsabilidades El proceso de cuentas por pagar puede variar en mucho aspectos dependiendo de los necesidades y características de cada organización y de cada situación en lo individual, especialmente en el caso de sistemas computarizados debe de haber muchas y diferentes clases de procedimientos, en cualquiera de estos arreglos por procedimientos al aspecto más crítico desde el punto de vista de control financiero es que las diversas actividades de procedimientos sean asignadas separadamente a individuos diferentes, la separación resultante y al independencia son factores de suma importancia para efectos de chequeo cruzado y así asegurar de esta manera la corrección del egreso, lo anterior sirve para prevenir manipuleos entre los individuos que crean el egreso o relevan de la obligación de pagar y pueden así tener alguna utilidad, este criterio también es aplicable a la separación de personas que contabilizan. Proceso de otras cuentas por pagar: Existen otro tipo de actividades operacionales que también generan cuentas por pagar, no obstante que algunas de estas se enfocan principalmente al proceso operacional, entre las más comunes se encuentran las siguientes: Gastos de viaje. Este tipo de cuentas por pagar reviste características muy especiales como son las obligaciones que se incurren por concepto de gastos de viaje. La secuencia usual es entregar anticipos a las personas de la compañía que viajan acreditar contra estos anticipos cuentas de gastos periódicas debidamente autorizadas, la naturaleza básica es que este tipo de cuentas por cobrar debe ser considerada dentro de las cuentas por pagar, debido al hecho de que los anticipos con frecuencia crean un problema operativo adicional cuando son desviados de su propósito original cuando las personas que los reciben los utilizan para cubrir otro tipo de necesidades de tipo personal, en otros casos el dinero puede ser usado legítimamente pero en forma indebida, en ocasiones los viajeros se demoran en la presentación de sus cuentas de gastos para relevarse del compromiso que tiene reflejado en la contabilidad, por lo que es 23

necesario llevar un seguimiento sistemático para obtener registros y reportes oportunos de la cuentas de gastos. Los problemas más comunes que se presentan en la validación de la propiedad de los gastos para su reembolso o amortización contra los anticipos son los siguientes: 1.-

El viajero puede haber incurrido en gastos a través de los niveles establecidos para

organización o en ausencia de tales niveles se ha excedido de los niveles prudentes. 2.- La reclamación de partidas que no están debidamente documentadas y dejan la posibilidad de las partidas estén alteradas. 3.- los gastos de representación pueden haber sido en beneficio de personas ajenas con los negocios de la organización o bien que estos gastos sean dudosos. 4.- Los gastos no cuentan con la aprobación de los supervisores responsables. El manejo de estas cuentas es especialmente difícil cuando la naturaleza de los gastos se somete a algún juicio: Por lo que es necesario establecer políticas que cubran los diversos tipos de gastos, los procedimientos deben ser monitoreados continuamente. Esto significa que las dudas deben surgir cuando las políticas son violadas indebidamente, o cuando la evidencia no es suficientemente clara. Se deben requerir las facturas y notas de alimentos, hoteles tanto como sea practico y posible, los controles son necesarios tanto para promover el soporte que requieren los gastos de la compañía como para minimizar los riesgos como son la atención latente de usar el dinero en usos personales distintos al viaje. Actividades financieras: Las actividades financieras también originan la creación de cuentas por pagar y el control financiero de su proceso, las actividades financieras se pueden dividir en dos grupos diferentes pero interrelacionados entre sí de acuerdo a sus necesidades. Uno es el que se refiere a los propósitos a corto plazo el cual incluye principalmente los préstamos obtenidos de los bancos y otros financiamientos similares. La otra clase de actividades financieras está relacionada con las necesidades a largo plazo. Esta última necesidad puede ser resuelta por la vía de aumento de capital, emisión de acciones o contratación de préstamos a largo plazo. En el caso de emisión de acciones los procedimientos a detalle son manejados por las instituciones de crédito que actúan como agentes. Los procedimientos de control mantenidos por la organización no deben ser 24

sofisticados, aun cuando si deben considerar cuando menos buena información respecto a los montos a pagar incluyendo los intereses a pagar a la fecha de pago. Documentos por pagar: En muchas situación el proceso de cuentas por pagar pueden ser cubiertos mediante la aceptación de documentos por pagar. En este caso el tratamiento que se adopta usualmente cuando se trata de periodos largos de pago y donde se estipulan intereses de por medio. El proveedor por su parte puede desear disponer de estos documentos para descontarlos en alguna institución de crédito o usarlos como garantía colateral. En otras situaciones los documentos por pagar bien a sustituir a las cuentas por pagar cuando estas no son liquidadas oportunamente. Desde el punto de vista de control, el interés se dirigirá hacia las condiciones en que se creó el pasivo y los procedimientos que se aseguren un pago oportuno de la suerte principal más los intereses, se hace necesario contar con registro detallados de soporte para efectos de referencia y control.

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VII. PLAN DE ACTIVIDADES SEMANAS

ACTIVIDADES 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

recopilación de informacion

construccion del planteamineto del problema

objetivos y justificacion

desarrollo de investigacion

Revisión y correccón

talleres practicos presentacion

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VIII. RECURSOS MATERIALES, HUMANOS Y FINANCIEROS

Recursos humanos necesarios: El recurso humano es muy importante en esta etapa del proyecto ya que es el principal recurso , el cual será el encargado de que se realice con la mayor eficiencia este proyecto. Se esta involucrado todo el personal de finanzas encargado de las cuentas por pagar, contadores y administradores del área. El personal nos ayudara a evidenciar,controlar, recabar y procesar con que capacidad podemos lograr los objetivos establecidos. Recursos financiero: Se cuenta con cierto rango de gastos financieros los cuales se tienen que mostrar y controlar, se contempla generar un flujo de efectivo, y controlar estos gastos, siempre demostrando su actividad. Recursos materiales:

Como recurso material tenemos todos aquellos activos que nos son útiles apra llevar acabo este ptoyecto, principalmente el recurso amterial mas utilizado, será nuestro sistema INTUITIVE. Nos será de gran ayuda las instalaciones de la planta, computadoras, impresoras, copiadaoras, archiveros y carpetas para el control de la facturación y acomodamiento de las mismas. El recurso material es de gran importancia ya que sin estos medios no es posible tener avance en el proyecto.

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IX. DESARROLLO DEL PROYECTO

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR Realizó: Carlos Martínez

Revisó: Octavio Ortiz

Autorizó: Karina Martínez

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR

ÍNDICE Introducción…………………………………………………………...……..

4

Objetivos……………………………………………………..………………

5

Alcance de los Procedimientos……………………………………………

6

Definición del software…………………………………………………….

7

Conceptos……………………………………………………………….. ..

8

Diagrama de flujo……………………………………………………........

12

Requisitos generales Registro de facturas………………………………………………………..

14

Control interno Requisitos de facturas extranjeras………………………………………

15

Requisitos de facturas de materia prima……………………………….

15

Realizó: Carlos Martínez

Revisó: Octavio Ortiz

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Procedimiento general Requisito de una factura……………………………………………………..

17

Observar datos de un proveedor……………………………………………

22

Procedimiento para el registro de materia prima…………………………

23

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Revisó: Octavio Ortiz

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR

INTRODUCCIÓN El contenido del “Manual de Cuentas por Pagar” muestra gran medida y una forma muy extensa del desarrollo que debe seguir para el pago a un proveedor.se describe de una manera sencilla y comprensible para que cualquier usuario pueda llevar a cabo las acciones necesarias para realizar el pago. Se tomó en cuenta las necesidades que requiera la empresa para realizar el presente proyecto, se optó por diseñar un Manual en el cual se incluyen las dudas existentes sobre el procedimiento que se efectúa. El Manual de Cuentas por Pagar cuenta con los requisitos que tiene que tener las facturas para llevar acabo su registro, explica que hacer en caso de que no cumpla con los requerimientos establecidos, la definición de cierto tipo de documentos que son esenciales que contenga una factura, diagramas de flujo para facilitar la comprensión de los pasos a seguir, se explica ampliamente paso por paso el procedimiento que se debe realizar, tomando en cuenta las diferentes cláusulas que existen ya que no todas las facturas tienen el mismo procedimiento de registro. Se explica el registro de facturas en general de igual manera el registro de facturas que tienen un procedimiento más extenso. Se describe todo el procedimiento que se lleva a cabo hasta que el proveedor recibe su pago.

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OBJETIVOS

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar el tiempo de capacitación y los errores que se venían presentando a lo largo del tiempo.

Establecer controles en materia de capacitación de recursos, su manejo, custodia y programación de los egresos.

Obtener un correcto flujo de fondos.

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ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

El manual ayudara a que el área de cuantas por pagar no tena obstáculos para la realización de sus procedimientos, ya que se revisaran minuciosamente, para resolver y reforzar los puntos débiles e dichos procedimientos. Logrando que los departamentos involucrados con el área, cumplan con los requisitos establecidos y que el encargado de cuentas por pagar realice sus actividades sin ningún problema.

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DEFINICION DEL SOFTWARE

GRAPHIC PACKAGING cuenta con el programa intuitive.

INTUITIVE: es el sistema de planeación y control empresarial más avanzado en aplicaciones en implementación y operación.

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CONCEPTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Es el documento que contiene la descripción de las actividades que se deben seguir para la realización de las funciones de una unidad administrativa. Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen, preciando su responsabilidad y participación.

PROCEDIMIENTOS Un procedimiento es la forma de ejecutar determinadas acciones para lograr o cumplir un objetivo, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente.

CUENTAS POR PAGAR Las cuentas por pagar representan todas las obligaciones contraídas por la empresa, que deben ser liquidada en un plazo determinado, estas son originadas por la compra de materia prima adquisición de un bien y/o servicio

PROVEEDOR Son las personas o casas comerciales a quienes le debe la empresa por compra de materia prima o adquisición de un bien y/o servicio.

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PÓLIZA DE CONTABLE Es un documento donde se asientan operaciones desarrolladas por ale empresa y toda la información necesaria para su identificación. Es el registro contable de las operaciones financieras realizadas por la empresa.

FACTURA Es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto con la fecha de pago, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

ORDEN DE COMPRA Es el complemento de ala requisición, se verifican que los datos del proveedor, precios, productos y/o servicios sean correctos, tipo de orden de abierta y cerrada. La orden es elaborada, soportada y autorizada por el comprador.

RECIBO DE MATERIALES Es un documento de que refleja que el material fue registrado en el programa intuitive

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PEDIMENTO

Es el documento fiscal donde el contribuyente declara la información que permite, legalmente la internación o salida de las mercancías, en él se establece, entre otros la base gravable de los impuestos al comercio exterior, l información que permite la identificación de las mercancías, las fechas, las facturas, los operarios, los destinarios, los remitentes, el agente aduanal, las cantidades, los alores los registros de entrada, los medios de transporte.

REQUISICIÓN Documento y/o registro electrónico por medio del cual es requerido un material.

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PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR Actividad

Responsable

1. Realizar la requisición de un bien y/o Servicio. 2. Realizar la oren de compra 3. Localizar al proveedor 4. Se realiza el servicio o se surte el Material. 5. Llevar la factura a revisión para Proceder el pago. 6. Recibir la factura. 7. Verificar que cumpla con los requisitos Necesarios para su captura. 8. Enviar facturas (fletes).

El usuario

9. Verificar datos de la factura. 10. Enviar factura. 11. Proceder a pago. 12. Archivar factura 13. Seleccionar facturas para el pago 14. Realizar pago 15. Se archiva con su póliza Correspondiente. 16. Si existen correcciones; solicitar Refacturación. 17. Enviar factura para próxima revisión.

Departamento de Logística Departamento de Logística Departamento de Finanzas Departamento de Finanzas Departamento de Finanzas Departamento de Finanzas

Realizó: Carlos Martínez

Departamento de Compras Departamento de Compras Proveedor Proveedor Departamento de Cuentas por Pagar Departamento de Cuentas por Pagar Departamento de Cuentas por Pagar

Departamento de Finanzas Departamento de Finanzas Proveedor

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento general de Cuentas por Pagar Usuario

1

Compras

Inicio

1

Realizar requisición

Realizar Orden de Compra

re

re

r

Localizar r al requisicion Proveedor

2

requisicion

re

Proveedor 2

Realizar el servicio o surtir material re

Llevar rfactura a revisión

3

requisicion r 6

requisicion

Refacturar

3

Realizó: Carlos Martínez

Revisó: Octavio Ortiz

Enviar factura

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR Cuentas por Pagar

Logística

3

4

Recibir Factura

Recibe Factura No

Verificar Datos

5

Solicitar Datos

6

Verificar Datos correctos

Si

Capturar Datos

8

No

Aclarar

Si

Solicitar Datos

Enviar Factura a Logística

5

Proceder al Pago

Seleccionar Facturas

Realizar el Pago Realizó: Carlos Martínez

Archivar

Fin

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REQUISITOS GENERALES DEL REGISTRO DE FACTURAS Facturas se Servicios (Gastos) y Facturas de Materia Prima (Costos) I.

Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave de registro federal de contribuyente de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.

II.

Contener impreso el número de folio.

III.

Lugar y fecha de expedición.

IV.

Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida.

V.

Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

VI.

Valor unitario en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los término de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso.

VII.

Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por al cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.

VIII.

Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR CONTROL INTERNO REQUISITOS PARA LAS FACTURAS DE PROVEEDORES EXTRANJEROS 1. Contener pedimento

REQUISITOS PARA LAS FACTURAS DE MATERIA PRIMA 1. Estas facturas son recibidas por el departamento de Almacén, y deben de contener el sello correspondiente a su departamento y también el sello de Cuentas por Pagar.

2. Deben de contener un recibo de material elaborado por el Departamento de Almacén, esto sirve para verificar que el material se capturo en el programa INTUITIVE.

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR

Se abre una pantalla donde se tiene que registrar la factura y llenar los campos solicitados con los datos del proveedor (figura 1.4) Fecha. Este espacio tiene que contener la fecha que tiene registrada la factura en el momento en el que el material o servicio se recibió.

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR Proveedor: espacio que debe contener el código del proveedor asignado con la letra P Y 4 dígitos 0000 ejemplo: P0457 (Figura 1.5) Para buscar a un proveedor se tiene que posicionar en el campo proveedor y teclear el código asignado en la orden de compra.

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Despliega a los proveedores que contengan la(s) palabra(s) que correspondan con la búsqueda (Figura 1.6)

Selecciona al Proveedor que se busca y dar doble click. Automáticamente se dará la cantidad de códigos similares y se escoge al proveedor adecuado con su código asignado.

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Folio original: El número de la factura de la que se está llevando a cabo su registro. Fecha original: Este espacio es la fecha correspondiente de la factura (Figura 1.7)

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR Se llena el espacio que corresponde al artículo, este debe llenar acorde a la factura que se está registrando, ya que pueden existir varios artículos pero con diferente orden de compra dados de alta en el sistema. Poner la cantidad y el precio que se está manejando, en automático da total del importe, descuentos (si se tiene), subtotal, IVA (si se tiene), IVA retenido (si se tiene) y por último el importe total. (Figura 1.8)

Verificar que los datos del programa correspondan con los datos de la factura.

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR

Si los datos son correctos seleccionar el icono de aceptar y dar click. (Figura 1.9)

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PASOS PARA OBSERVAR LOS DATOS DE UN PROVEEDOR

Esta opción cuenta con un listado de proveedores, que se han registrado en un listado. al buscar a un proveedor se podrá ser varios campos, en los que incluyen datos generales, saldos, vencimientos; estado de cuenta , pagos etc. (Figura 1…)

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MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MATERIA PRIMA

a) Cada que se reciben facturas de materia prima, debe de traer en la parte frontal el recibo de materiales, el cual se sella con la fecha en la que se reciben

b) Se verifica si el precio del material recibido coincida con la factura, si no es así, verificar orden de compra contra factura, si no coincide ninguno seda como factura detenida y a verificación de precios. c) Esto se va a realizar cada que el precio no coincida con lo recibido y con lo facturado.

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Autorizó: Karina Martínez 50

X. RESULTADOS OBTENIDOS Los resultados obtenidos en este proyecto, muestran que después de haberse aplicado en conjunto de los involucrados una gran diferencia en el proceso desde la adquisición del bien o servicio. La captura y el procedimiento adecuado fueron positivos en la disminución de errores al tener facturas en espera de ser liquidadas por parte de la empresa. Se vio un cambio generado gracias al trabajo en equipo y la coordinación de todos para la fluidez de estos sencillos pasos mencionados con anterioridad. Se notó una disminución en lo que a facturas pendientes se refiere, gracias al control de las mismas por fechas de pago próximos.

XI. ANALISIS DE RIESGOS

Riesgo operacional: se tiene como riesgo la mala resolución de problemas no planeados, falta de liderazgo, o comunicación, motivación del equipo, mal monitoreo del proceso e implementación. Riesgo de calendario: se corre el riesgo de sobrepasarla estimación del tiempo necesario, en lo que a cierre de mes se refiere todo debe estar en este lapso para evitar diferencias en otros periodos. Mala asignación de recursos o mala asignación de recursos no planeados. Falta de recurso humano no prevista. Riesgos tecnológicos: problemas con tecnologías no controladas o problemas para entender complejidad de nuevas tecnologías requeridas por el proyecto, usar herramientas mal adaptadas, usar herramientas no aprobadas o con fallas, problemas de hardware/software, problemas de integración de las diferentes partes del proyecto desarrolladas.

XII. CONCLUSIONES A partir del manual se espera eficientizar el proceso de Cuentas por Pagar. Se considera una herramienta de trabajo importante para el desarrollo de los empleados del área de Cuentas Pagar. Se espera minimizar los errores en los procesos del Departamento. Beneficia GRAPHIC PACKAGING INTERNATIONAL en su operación reduciendo costos y esfuerzos.

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Se recomienda al Departamento de Finanzas presentar el Manual de Cuentas por Pagar a sus empleados, para que tengan en consideración la información y consulta del mismo.

XIII. RECOMENDACIONES Se recomienda tener actualizado el procedimiento general del área de fianzas, cuentas por pagar, ver posible mejoras para un mejor control y funcionamiento del proceso. Generar nuevas ideas para minimizar errores y pérdidas innecesarias. Tener un control de las facturas ingresadas al día y pagadas, para así tener conciliaciones para mayor control de entradas y salidas de mercancías y efectivo. Verificar y tener constante comunicación con el equipo de trabajo para lograr los objetivos, que es tener un mayor control de recursos monetarios.

XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Y FUENTES DE INFORMACION Organzacion de empresas, análisis diseño y estructura, Franklin Fincowsky Enrique Benjamin. México “manuales administrativos: guía para su elaboración”, Franklin Fincowsky Enrique Benjamin. México Sistemas administrativos, Gómez Ceja, México, MC Graw Hill 1997 Fundamentos de control interno, Abraham Perdono Moreno, Editorial Ecafsa. Elementos de auditoria, Víctor Manuel Mendivil Escalante, Editorial Ecafsa. http://es.wikipedia.org/wiki/manual_de_procedimientos

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