Procedimiento de Cuentas por Pagar

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Procedimiento de Cuentas por Pagar.

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10–Junio–2014

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CONTRATISTAS. S.A DE C. V.

Procedimiento de Cuentas por Pagar.

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PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

REV. 2 REV.1 REV. O

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Contenido 1.0

PROPOSITO ................................................................................................................................................3

2.0

ALCANCE .....................................................................................................................................................3

3.0

REFERENCIAS ............................................................................................................................................3

4.0

RESPONSABILIDADES ...............................................................................................................................3

5.0

DEFINICIONES ............................................................................................................................................4

6.0

PROCEDIMIENTO .......................................................................................................................................4

7.0

REGISTROS Y FORMATO ..........................................................................................................................6

8.0

DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS .................................................................................................................6

9.0

ANEXOS .......................................................................................................................................................6

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1.0 PROPOSITO Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción de los documentos necesarios para la generación de un pago a terceros, con la finalidad de establecer el control y manejo de las Cuentas por Pagar, que le permitirán cumplir con su función de cubrir las obligaciones contraídas por la organización. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los pagos a proveedores y cuentas por pagar que se generen en la oficina central. 3.0 REFERENCIAS    

Manual de Gestión de la Calidad de CONIP Contratistas. Norma ISO-9001:2008. Procedimiento para la Procura de Materiales y Equipos (CC-PG-003). Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PG-009).

4.0 RESPONSABILIDADES 

La Dirección de Operaciones es responsable de la aprobación final de este procedimiento así como de verificar, garantizar y otorgar to das las facilidades y medios para el cumplimiento, aplicación y mejora del presente documento.



La Dirección de A dministración y Fi nanzas es responsable de la revisión y ap robación de este procedimiento así como de garantizar su cumplimiento y m ejora. Es responsable también de la programación, seguimiento y reali zación de l os pagos y o bligaciones de pago; generar los reportes correspondientes.



El Responsable de Cuentas por Pagar es responsable de aplicar y cumplir con lo establecido en este procedimiento, recibir la documentación requerida para pa go de la s obligaciones; relacionar y programar los pagos de las mismas.



Todos los Directores, Gerentes, residentes o supervisores de área y toda s aquellas personas en general, tanto en oficina s centrales como en cada proyecto y a las cuales le s aplique este procedimiento de forma directa o i ndirecta, son responsables de p roporcionar la información necesaria en tiempo y forma para po der cumplir con el pro pósito del present e documento, También son responsables de generar, almacenar y conservar todos los registros que resulten de la aplicación del mismo.



El Gerente de Gestión de la Calidad es responsable del control de este procedimiento así como de su difusión y comunicación a todas las áreas de la organización. Verificar el cumplimiento y aplicación del mismo.

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5.0 DEFINICIONES Cuentas por pagar.- Entiéndase todas aquellas obligaciones de pago que tiene la empresa por la compra de bienes, equipos, materiales o servicios Cheque.- Título de Crédito Mercantil. CFDI.- Certificado Fiscal Digital por Internet CLABE.- Clave Bancaria Estandarizada Pasivo.- Es el valor mo netario de las deudas, las oblig aciones y los comp romisos que gravan a una persona, una empresa o una institución. 6.0 PROCEDIMIENTO Dentro de la organización, la renta y adquisición (compra) de bienes, materiales, equipos o servicios genera una deuda que será necesario pagar en un periodo de tiempo determinado. Por lo anteri or, la Direcci ón de Admini stración y Fi nanzas así como la Di rección de Recursos Materiales serán responsables de renegociar el pago correspondiente con l os diferentes proveedores y presta dores de servicio, cuando así se requiera. La programación de los pagos deberá realizarse una vez que la d ocumentación necesaria ha sido entregada al responsable de Cuentas por Pagar. 6.1. Entrega y recepción de documentos. El responsable de cuentas por pagar es el encargado de recibir y controlar la documentación de los pasivos que la organización genere a través de sus distintas direcciones. Cuentas por Pagar n o podrá generar ningún pago si e stos no cumplen con la do cumentación requerida, la cual se describe a continuación. 1. Solicitud de cheque debidamente llenada y autorizada. 2. Pedido y/o requisición de compra debidamente llenada y autorizada. 3. En caso de no contar con las firma s de autorización anexar correos electrónicos donde la dirección que esté i nvolucrada con la operación deberá dar su conforme a través de este medio. 4. Factura impresa y CFDI que cumpla con todos los requisitos fiscales de acuerdo a la ley, estos requisitos son de manera obligatoria, así como el d ocumento que compruebe que fue reci bido lo que se adquirió. Por lo tanto toda s las direcciones de la organización que generen pasivos, deberán entregar la o las solicitudes de cheque correspondientes (formato CC-015-R2) a la asi stente de la Dirección de Administración y Finanzas para acusarlas de recibido. Estos formatos deberán ir acompañados de la documentación que soporte dicho pago como puede ser la factura, nota de rem isión o aquel documento que compruebe que el mat erial, equipo o servicio ya fue entregado o proporcionado. Las solicitudes de cheque para el pago de l os materiales y e quipos que son entregados en los diferentes almacenes de las obras y cuyo proceso de compra fue realizado en oficinas centrales; deberán ir acompañada, además de los documentos mencionados en el párrafo anterior, copia(s) de

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la Recepción de Material (formato CC-006-R1) correspondientes con la firma y/o sell o de recepción del almacenista o responsable del almacén donde se entrego dicho material o proporciono el servicio. Una vez que el Responsable de Cuentas por Pagar haya revisado que las solicitudes de cheque estén correctas y debidamente requisitadas y tienen la documentación de soporte necesaria, procederá con su seguimiento y control para su programación de pago correspondiente. En ca so de presentar errores o est ar incompletas, tendrá un plazo d e 72 horas para regresarlas para su corrección y/o entrega de la documentación faltante. 6.2. Programación de pagos Revisadas las solicitudes de cheque entregadas, la asistente de la Di rección de Admi nistración y Finanzas deberá entregarlas al Responsable de Cuentas por Pagar para que las incluya en una relación para su seguimiento y control. Cuentas por pagar realizará la gestión de p agos entregando a la Di rección de Admi nistración y Finanzas una relación de l os pagos pendientes o que están por vencer; de acuerdo a l os plazos y líneas de crédito negociadas con los proveedores y prestadores de servicio. Los días de pago establecidos por la organización son el segundo y el cuart o viernes de cada mes; por ello, el Responsable de Cuentas por Pagar deberá verificar el plazo o línea de crédito negociado con el proveedor y/o prestador de servicios para que de acuerdo a este periodo, pueda programar el pago correspondiente en el día inmediato posterior al término del mismo. Esta programación se deberá realizar mediante la elaboración de un flujo d e efectivo de acuerdo al punto 6.3 de este documento, estableciendo prioridad a las necesidades primarias de la organización. El Responsable de Cuentas por Pagar deberá llevar un programa o relación electrónica con todos los datos importantes para su mejor seguimiento y control, estos datos pueden ser el número de solicitud de cheque, proveedor, monto, concepto, periodo de crédito, fecha de pa go programada y fe cha de pago real por mencionar algunos. 6.3. Pagos, seguimiento y control. El Responsable de Cuentas por Pagar informará de manera continua a la Dirección de Administración y Finanzas sobre la situación de los pa sivos de cada proveedor y deberá entregarle con 15 (quince) días de anticipación, la relación con los pagos programados para la siguiente fecha de pago. El Director de Administración y Finanzas presentará a la Dirección de Operaciones la relación arriba mencionada para su revisión y autorización. Una vez que el Director de Operaciones ha revisado y autorizado los pagos que serán efectuados, el Director de Administración y Finanzas o el Responsable de Cuentas por Pagar, informaran al personal indicado la situación de aquellos pagos que no fueron autorizados y que serán reprogramados. Para los pagos que fueron autorizados, la Dirección de Administración y Finanzas en conjunto con el personal de Cuentas por Pagar y Tesorería, realizaran las actividades necesarias para efectuarlos en la fecha programada. Los pagos podrán realizarse mediante la entrega de cheque, depósito bancario o tran sferencia interbancaria según sea el caso.

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Cuentas por pagar entregará al á rea de Contabilidad, los pa gos realizados para que ésta a su ve z, realice el registro en los libros de la organización. Una vez efe ctuado el pa go, el Resp onsable de Cuentas por Pagar o el personal de Tesorería informarán al personal de Procura, o bien a la persona que solicito dicho pago, para que reporten a los beneficiarios de los pagos realizados; posteriormente entregaran copia del comprobante respectivo para su seguimiento y control o para su envió al proveedor o prestador de servicio. 6.4. Indicador de desempeño El indicador de medición del desempeño de este proceso será el porcentaje (%) de cumplimiento de los pagos efectuados contra los programados; es decir, real vs programados. 7.0 REGISTROS Y FORMATO

Titulo

Formato

Programa electrónico de pagos (relación)

Electrónico

Formato de Solicitud de Cheque

CC-015-R2

8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS El Diagrama de la siguiente página muestra de una manera gráfica la secuencia del proceso de Cuentas por Pagar contenido en este procedimiento. 9.0 ANEXOS Anexo 1

Formato de solicitud de cheque

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Diagrama de Flujo del Proceso. INICIO Renta o adquisición (compra) de un bien, material, equipo o servicio. Entrega de información para pago (solicitud de cheque con sus respectivos soportes).

CC-015-R2 Solicitud de Cheque

Revisión de la documentación.

No

¿Está completa la documentación? Si Registro y seguimiento de solicitudes en el Programa de Pagos. Revisión y autorización de pagos programados por Dirección de Operaciones

No

¿Se autorizaron pagos? Si Ejecución de pagos según el tipo (cheque, depósito o transferencia).

Aviso y comunicación de pagos efectuados a las áreas correspondientes.

FIN

Programa de Pagos (registro electrónico)

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