Manual de Cuentas por Cobrar
Índice 1.
2.
Introducción ................................................................................................................................................ 6 1.1
Objetivo ................................................................................................................................................ 7
1.2
Diagrama de Integración ............................................................................................................... 8
1.3
Diagrama de Proceso....................................................................................................................... 9
Configuración ........................................................................................................................................... 10 2.1
Configuración General .................................................................................................................. 11
2.2
Configuración Específica .............................................................................................................. 11
2.2.1
Orden Aplicación Automática: .......................................................................................... 13
2.2.2
Movimiento Folio Documentación Automática: ....................................................... 13
2.2.3
Movimiento Folio para Anticipos. .................................................................................... 14
2.2.4
Tolerancia Redondeo. ........................................................................................................... 14
2.2.5
Concepto Nota Crédito Pronto Pago: ............................................................................ 14
2.2.6
Concepto Nota Cargo Recargos: ...................................................................................... 15
2.2.7
Forma Cobro “Movimientos Anticipados”: .................................................................. 15
2.2.8
Depósitos Anticipados por Referencia: ......................................................................... 16
2.2.9
Forma Cobro ‘Vales’: .............................................................................................................. 16
2.2.10 Forma Cobro ‘Tarjetas’: ........................................................................................................ 16 2.2.11 Artículo de Tarjetas por Omisión: .................................................................................... 17 2.2.12 Almacén Tarjetas: ................................................................................................................... 17 2.2.13 Forma Pago ‘Cambio de la Nota’: ..................................................................................... 17 3.
4.
Cuentas ....................................................................................................................................................... 18 3.1
Monedas ............................................................................................................................................. 19
3.2
Condiciones de Pago ..................................................................................................................... 19
3.3
Formas de Pago ............................................................................................................................... 20
3.4
Clientes ................................................................................................................................................ 20
Funcionalidad ........................................................................................................................................... 21 4.1
Funcionalidades de la Configuración ..................................................................................... 22
4.1.1
Tolerancia Redondeo ............................................................................................................ 22
4.1.2
Concepto Nota Crédito Pronto Pago ............................................................................. 23
4.1.3
Concepto Nota Crédito Recargos .................................................................................... 24
4.1.4
Forma Cobro “Movimientos Anticipados” ................................................................... 25
4.1.5
Depósitos Anticipados por Referencia .......................................................................... 29
4.2
Ajuste ................................................................................................................................................... 31
4.3
Factura ................................................................................................................................................. 32
4.4
Anticipo Factura .............................................................................................................................. 32
4.5
Cobro.................................................................................................................................................... 34
4.6
Anticipo Saldo .................................................................................................................................. 39
4.7
Cobro Posfechado .......................................................................................................................... 40
4.7.1
Tipo Documento ..................................................................................................................... 41
4.7.2
Nota de Crédito ....................................................................................................................... 44
4.7.3
Aplicación .................................................................................................................................. 47
4.7.3.1 Aplicación Manual ............................................................................................................. 47 4.7.3.2 Aplicación Automática..................................................................................................... 48 4.7.3.3 Devolución............................................................................................................................ 49 4.7.4 4.8
Endoso a Favor ........................................................................................................................ 50
Nota Cargo ......................................................................................................................................... 51
4.8.1
Aplicación Manual .................................................................................................................. 51
4.8.2
Aplicación Automática ......................................................................................................... 53
4.9
Préstamo ............................................................................................................................................. 55
4.10 Cheque Devuelto ............................................................................................................................ 55 4.11 Factura Seguro ................................................................................................................................. 56 4.12 Endoso ................................................................................................................................................. 60 4.13 Endoso a Favor ................................................................................................................................. 62 4.14 Documento ........................................................................................................................................ 65 4.15 Documento Anticipo ..................................................................................................................... 66 4.16 Aplicación ........................................................................................................................................... 67 4.17 Aplicación Saldo .............................................................................................................................. 68 4.18 Devolución ......................................................................................................................................... 70 4.19 Devolución Saldo ............................................................................................................................ 71 4.20 Ajuste ................................................................................................................................................... 72 4.21 Ajuste Saldo ....................................................................................................................................... 74 4.22 Ajuste Redondeo ............................................................................................................................. 76 4.23 Reevaluación ..................................................................................................................................... 76 4.24 Neteo .................................................................................................................................................... 76 4.25 Venta Vales......................................................................................................................................... 76 4.26 Obsequio Vales ................................................................................................................................ 76 4.27 Aplicación Vales ............................................................................................................................... 77 Cuentas por Cobrar - 3
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5.
Herramientas, Reportes y Exploradores ......................................................................................... 78 5.1
HERRAMIENTAS................................................................................................................................ 79
5.1.1
Documentación Automática.............................................................................................. 79
5.1.2
Conversión Moneda Crédito Pendientes ...................................................................... 82
5.1.3
Aplicación Automática ......................................................................................................... 83
5.1.4
Eliminar Saldos Menores de Clientes.............................................................................. 84
5.1.5
Ajuste Redondeo .................................................................................................................... 84
5.1.6
Tasas ............................................................................................................................................ 85
5.1.7
Bloquear / Desbloquear ....................................................................................................... 86
5.1.8
Reasignar Cobrador ............................................................................................................... 87
5.1.9
Fusionar Cuentas por Cobrar ............................................................................................. 88
5.1.10 Reevaluar Cuenta por Cobrar ............................................................................................ 88 5.1.11 Netear .......................................................................................................................................... 88 5.2
Reportes .............................................................................................................................................. 89
5.2.1
Reporte de Saldo .................................................................................................................... 89
5.2.2
Reportes Pendientes ............................................................................................................. 90
5.2.3
Reporte Estados de Cuenta ................................................................................................ 91
5.2.4
Reporte Antigüedad de Saldos ......................................................................................... 92
5.2.4.1 Reporte Antigüedad de Saldos Normal .................................................................... 93 5.2.4.2 Reporte Antigüedad de Saldos Posfechados.......................................................... 94 5.2.5
Reporte Pronóstico de Cobranza ..................................................................................... 94
5.2.6
Reporte Concentrado Diario .............................................................................................. 96
5.2.7
Reporte Acumulado .............................................................................................................. 97
5.2.8
Reporte Auxiliares .................................................................................................................. 99
5.2.8.1 Reporte Auxiliar Desglosado ......................................................................................... 99 5.2.8.2 Reporte Auxiliar Desglosado por Día ...................................................................... 100 5.2.8.3 Reporte Auxiliar Concentrado ................................................................................... 100 5.2.9
Reporte Movimientos ........................................................................................................ 101
5.2.10 Por Corte ................................................................................................................................. 102 5.2.10.1
Normal y Con Posfechado. ...................................................................................... 102
5.2.11 Reporte General de Movimientos ................................................................................. 103 5.2.12 Reporte Diario de Movimientos..................................................................................... 104 5.2.13 Reporte Intereses No cobrados ..................................................................................... 105 5.3
Exploradores .................................................................................................................................. 106
Cuentas por Cobrar - 4
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6.
7.
5.3.1
Explorador Cuentas por Cobrar (Saldos) .................................................................... 107
5.3.2
Explorador Pendientes. ..................................................................................................... 108
5.3.3
Explorador Cobranza. ........................................................................................................ 109
5.3.4
Explorador Por Aplicación. .............................................................................................. 109
5.3.5
Explorador Saldo a Favor.................................................................................................. 110
Errores Frecuentes ............................................................................................................................... 111 6.1
Error 35160...................................................................................................................................... 112
6.2
Error 70070...................................................................................................................................... 113
Temas relacionados............................................................................................................................. 114 7.1
Temas relacionados ventas ...................................................................................................... 115
7.2
Temas relacionados Embarques ............................................................................................ 115
7.3
Temas relacionados Tesoreria ................................................................................................. 115
7.4
Temas relacionados Configuración ...................................................................................... 115
Cuentas por Cobrar - 5
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1. Introducción
Cuentas por Cobrar - 6
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El Módulo de Cuentas por cobrar se utiliza para el registro y control de las operaciones correspondientes al cobro de los productos y/o servicios que manufactura, distribuye o presta una empresa. Entre las ventajas que proporciona el módulo de Cuentas por Cobrar están:
Manejo fácil y seguro de las transacciones de Cobro de los movimientos deudores. Administra la operación de los movimientos que generan ingresos a la empresa y no están saldados. Control de ingresos y Conocimiento de las características de cada uno de ellos. Control y seguimiento de deudas de los clientes y proveedores (Internos y externos). Facilita la generación de la cobranza con la detección de clientes morosos Control de saldos a través de fechas, sobre cargos, descuentos e intereses. Controla las cuentas por cobrar y las devoluciones generadas por área, sucursales o empresas. Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran las cuentas por cobrar a través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad. Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.
Cuentas por Cobrar se integra por movimientos que reciben datos directa e indirectamente para generar información confiable que permita actualizar el saldo del cliente para obtener la conexión contable requerida al módulo de contabilidad directamente. Los datos de entrada serán aquellos que provienen de varios módulos como el de ventas, con los movimientos tipo factura, requisición, nota, especificando una condición de pago/cobro a determinado tiempo, cuyo concepto será identificado como cuenta por cobrar, generando una afectación en el Módulo de Cuentas por Cobrar respectivamente.
1.1 Objetivo Registrar y controlar los movimientos de cuentas por cobrar, desde la generación del cargo por concepto de ventas, servicios, préstamos o movimientos que requieran recuperación de cartera hasta la vinculación del cobro con Tesorería y Contabilidad.
Cuentas por Cobrar - 7
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1.2 Diagrama de Integración
Tesorería
Comisiones y destajos
Cuentas por Cobrar
Ventas
Embaques
Imagen 1 - Diagrama de Integración
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1.3 Diagrama de Proceso
Imagen 2 - Diagrama de Proceso
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2. Configuración
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2.1 Configuración General El módulo de Cuentas por Cobrar viene por default en la versión estándar de Intelisis ERP, por lo que no requiere de una activación.
2.2 Configuración Específica Para configurar el módulo de Cuentas por Cobrar es necesario ir a menú principal dando en la pantalla principal de Intelisis. click en el botón
Imagen 3 - Menú Principal
En el menú principal buscar la opción Configurar y posteriormente en el submenú buscar Empresas.
Imagen 4 - Ruta para configurar empresas
Aparecerá el tablero de control de Empresas en la que se tendrá que seleccionar la empresa a configurar dando doble click o seleccionarla y oprimir el botón
Imagen 5 - Tablero de control de Empresas
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Se abre en la pantalla principal una ventana que muestra la empresa seleccionada y habilita del lado superior izquierdo el submenú de Empresas.
Imagen 6 - Pantalla Empresa
Dar click en el submenú Edición y seleccionar la opción 2: Configuración de Módulos.
Imagen 7 - Submenú Edición
Se desplegará la Configuración de Módulos, buscar las pestañas de Cuentas por Cobrar
Cuentas por Cobrar - 12
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Imagen 8 - Configuración Módulos CXC
2.2.1 Orden Aplicación Automática: Cuando se realice una Aplicación de un Saldo a Favor o de un Cobro a una deuda pendiente, el sistema elegirá la deuda a partir del parámetro aquí especificado.
Imagen 9 - Orden Aplicación Automática
2.2.2 Movimiento Folio Documentación Automática: Se especifica el Tipo de movimiento que se utilizará con la Herramienta de Documentación Automática. Imagen 10 - Movimiento Folio Documentación Automática
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2.2.3 Movimiento Folio para Anticipos. Se especifica el Tipo de movimiento que se utilizará con los Anticipos. Imagen 11 - Movimiento Folio Anticipos
2.2.4 Tolerancia Redondeo. Establece el margen para redondear importes que el sistema permita afectar en los movimientos. Debe establecerse también en Configurar | Cuentas por Cobrar | Ajustes. El sistema generará el Redondeo cuando la factura o el movimiento sea cobrado por una cantidad mayor al monto del movimiento original y esté dentro de la Tolerancia del Redondeo, en caso contrario si la diferencia es mayor a la tolerancia permitida el sistema no permitirá la aplicación, ya que excede la Tolerancia Redondeo permitido.
Imagen 12 - Tolerancia Redondeo
Imagen 13 - Ajustes CXC
2.2.5 Concepto Nota Crédito Pronto Pago: Se elige el concepto que aparecerá en el movimiento de Nota Crédito cuando se haga un Descuento por Pronto Pago. El cliente debe tener activado el check Descuentos Pronto Pago/Recargos en el catálogo de clientes en la pestaña Regla de Negocios... Para poder de alta los conceptos se tiene que ir a la ruta Configurar | Conceptos | Cuentas por Cobrar.
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Imagen 14 - Concepto Nota de Crédito Pronto Pago
Imagen 15 - Concepto Nota de Crédito Pronto Pago
Imagen 16 - Regla de Negocios (Catalogo Clientes)
2.2.6 Concepto Nota Cargo Recargos: Se elige el concepto que aparecerá en el movimiento de Nota Cargo cuando se haga por Recargos. Al igual que en nota de crédito por pronto pago, el cliente debe tener activada la configuración.
2.2.7 Forma Cobro “Movimientos Anticipados”: Al generar un Depósito Anticipado en Tesorería, éste queda pendiente. Desde CxC puede ser utilizado para saldar una deuda siempre y cuando se registre el cobro con la forma de pago aquí indicada.
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Imagen 17 - Forma Cobro “Deposito Anticipado”
2.2.8 Depósitos Anticipados por Referencia: Al hacer uso de los Depósitos Anticipados, será necesario agregar en el campo de Referencia del movimiento Cobro, el consecutivo del Depósito Anticipado pendiente en Tesorería; de lo contrario no permitirá concluir el cobro. Imagen 18 - Check Depósitos Anticipados por Referencia
2.2.9 Forma Cobro ‘Vales’: Al cobrar un movimiento de Venta Vales es necesario utilizar la forma de cobro aquí especificada para que se concluya el movimiento. Para hacer este proceso se utiliza la ruta Edición | Voucher y se busca el movimiento de Venta Vales que corresponda.
Imagen 19 - Forma Cobro ‘Vales’
Imagen 20 - Cobro aplicando vales a voucher
2.2.10
Forma Cobro ‘Tarjetas’:
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Al cobrar un movimiento utilizando tarjetas, el movimiento en la ficha de Desglose del cobro utiliza la forma aquí configurada.
2.2.11
Artículo de Tarjetas por Omisión:
En el módulo de Vales muestra el artículo aquí indicado al elegir un movimiento de Tarjeta.
2.2.12
Almacén Tarjetas:
En el módulo de Vales, muestra el Almacén aquí indicado al elegir un movimiento de Tarjeta.
2.2.13
Forma Pago ‘Cambio de la Nota’:
Al generar en Ventas el movimiento Nota y hacer el cobro por un monto mayor al importe de la misma, se genera un movimiento para el Cambio. El movimiento de Cambio tendrá como forma de pago la especificada en este campo.
Imagen 21 - Configuración CxC Forma Pago ‘Cambio de la Nota’
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3. Cuentas
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Para el correcto funcionamiento de Intelisis ERP es necesario configura los siguientes catálogos y cuentas.
3.1 Monedas Para crear Monedas es necesario ir a la siguiente ruta: Configurar | Generales | Monedas
Imagen 22 - Monedas
3.2 Condiciones de Pago Las condiciones de Pago son compromisos que adquiere la empresa a pagar en una determinada fecha, se crean en la siguiente ruta: Configurar | Generales | Condiciones de Pago
Imagen 23 - Condiciones de Pago
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3.3 Formas de Pago Son aquella formas a través de la cuales se paga la deuda contraída, está la establece nuestro acreedor. La ruta para crear Formas de pago es: Configurar | Generales | Formas de Pago
Imagen 24 - Formas de Pago
Es importante comentar que en este catálogo de Formas de pago recae la forma en cómo se visualizaran los movimientos en Bancos a través de la configuración de ingresos y egresos a estos.
3.4 Clientes La ruta para crear Clientes es: Cuentas | Clientes | Clientes.
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4. Funcionalidad
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4.1 Funcionalidades de la Configuración 4.1.1 Tolerancia Redondeo Se toma una factura pendiente de cobro y se afecta.
Imagen 25 - Factura pendiente de cobro en CXC
Si se afecta por una cantidad menor a $1.00 de diferencia que marca el cobro, el sistema genera un redondeo.
Imagen 26 - Cobro Factura pendiente con diferencia en el cobro
Si se afecta por una cantidad mayor a $1.00 de diferencia que marca el cobro, el sistema genera una validación que indica que la cantidad es mayor al saldo.
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Imagen 27 - Cobro Factura pendiente con diferencia mayor en el cobro
4.1.2 Concepto Nota Crédito Pronto Pago Se toma una factura pendiente, se afecta y esto genera un cobro, el sistema con base en la configuración otorgará un sugerido de descuento el cual se tendrá que aplicar manualmente, esto a su vez genera una nota de crédito dentro del mismo movimiento, esa nota de crédito toma automáticamente el concepto que se haya ligado en la configuración.
Imagen 28 - Movimiento Cobro (Factura Cobrada)
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Imagen 29 - Nota de crédito
4.1.3 Concepto Nota Crédito Recargos Se toma una factura pendiente de cobro y se afecta, se genera un cobro, el sistema con base en la configuración otorgará un sugerido de recargo que se tendrá que aplicar manualmente, esto a su vez genera una nota de cargo dentro del mismo movimiento, esa nota de cargo toma automáticamente el concepto que se haya ligado en la configuración.
Imagen 30 - Movimiento Cobro
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Imagen 31 - Nota Cargo
4.1.4 Forma Cobro “Movimientos Anticipados” Se genera un Depósito Anticipado en Tesorería y queda pendiente.
Imagen 32 - Movimiento Deposito Anticipado en Tesorería
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Al cobrar una deuda pendiente se puede ver los depósitos anticipados pendientes en el menú superior.
Imagen 33 - Menú Ver en CXC
Imagen 34 - Deposito Anticipado desde CXC
Al momento de generar el cobro es importante se indique la cuenta bancaria y la forma de pago que se elige en la configuración del módulo, ya que de lo contrario al afectar el movimiento manda una validación indicando la cuenta donde está el depósito anticipado, Intelisis ERP busca por monto cuando no se tiene activado el check Depósitos Anticipados por Referencia que se verá más adelante.
Imagen 35 - Configuración de CxC Forma cobro ‘Movimientos Anticipados’
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Imagen 36 - Validación cuando se omite cuenta
Al generar el cobro llenando correctamente los campos mencionados, el sistema aplica automáticamente el depósito anticipado, concluyendo el cobro en el módulo de cuentas por cobrar.
Imagen 37 - Cobro en CxC
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Se Puede ir al menú superior Ver | Posición del Movimiento y observar que fue aplicado el depósito anticipado a este cobro.
Imagen 38 - Menú Ver | Posición del Movimiento
En posición del movimiento se observa que el Depósito Anticipado ha quedado concluido al igual que el movimiento de cobro en cuentas por cobrar.
Imagen 39 - Posición del Movimiento
El Depósito Anticipado en Tesorería queda concluido. Cuentas por Cobrar - 28
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Imagen 40 - Tablero de Control Tesorería
4.1.5 Depósitos Anticipados por Referencia Se realizan el mismo paso que el ejemplo anterior, la diferencia es que en esta situación el sistema solicita la referencia, si no se indica, al afectar el cobro con un Depósito Anticipado envía mensaje de error.
Imagen 41 - Error 35160 al generar el cobro
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Es necesario revisar los consecutivos de los Depósitos Anticipados pendientes (Menú superior | Ver | Depósitos Anticipados). En este caso se tiene el Depósito Anticipado 6.
Imagen 42 - Depósitos Anticipados Pendientes
1. Se anota en el campo de Referencia el consecutivo que corresponda, en este ejemplo el número 6, que es el consecutivo de la imagen anterior y se afecta.
1
Imagen 43 - Cobro con Deposito Anticipado con referencia
Al igual que el movimiento queda concluido.
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4.2 Ajuste Este tipo de movimiento permite modificar el saldo de las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo o aumentando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica dependiendo de las necesidades del usuario. Este movimiento es fácil de realizar y aplicar: se indica el tipo de movimiento y al cliente a quien se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada la cual descontará del importe de la cuenta por cobrar correspondiente. En el caso de ser directamente, se deberá deshabilitar el campo de aplicación manual, con la finalidad de que el sistema aplique esta acción a la factura más antigua; de lo contrario, se podrá seleccionar aquella cuenta por cobrar que se desea en el detalle de la pantalla, previamente habiendo habilitado de nuevo el campo Aplicación Manual.
Imagen 44 - Ajuste (Sin Afectar)
Una vez revisados los datos, se afecta el movimiento y automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuenta por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo total y específico, así como concluyendo el movimiento.
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Imagen 45 - Ajuste (Concluido)
4.3 Factura Estos movimientos son útiles para actualizar la Cobranza de su Empresa/Sucursal, es decir que podrá dar de alta las Facturas de este tipo e identificarlas en un inicio como saldo inicial que le deben los Clientes para iniciar operaciones en el sistema. El movimiento Factura es generado desde el Módulo de Ventas a través de los movimientos: Cotización, Pedido, Factura, Nota, Nota Consumo, Nota Resumen, Orden Surtido, Presupuesto, Remisión.
4.4 Anticipo Factura El movimiento Anticipo Factura permite aumentar la cuenta por cobrar del cliente, así como incrementar su saldo a favor al mismo tiempo, sin afectar el módulo de Tesorería hasta el cobro correspondiente de dicho movimiento, pudiendo ser aplicables posteriormente para la disminución de las cuentas por cobrar correspondientes del cliente; este movimiento permite otorgarle un crédito a favor del cliente respectivamente o realizar y registrar un Anticipo a través de este.
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Imagen 46 - Factura Anticipo
Al afectar el movimiento Anticipo Factura cambia a estatus Pendiente.
Imagen 47 - Anticipo Factura Pendiente
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Para avanzar el movimiento se afecta nuevamente; el sistema despliega la ventana Anticipo Factura X con varias opciones, se selecciona la opción que corresponda y presiona el botón Aceptar.
Imagen 48 - Opciones al Afectar Factura Anticipo
4.5 Cobro Este movimiento genera su aplicación de forma directa o manualmente a las cuentas por cobrar pendientes del cliente con la finalidad de saldar o abonar a las cuentas respectivas para disminuir su adeudo, generando una Solicitud de Depósito Concluido o Pendiente dependiendo de la configuración de las formas de pago, la cual posteriormente el responsable del Módulo de Tesorería transmitirá a la cuenta correspondiente en el caso de que el estatus sea Pendiente. En el tablero de control del módulo se podrá visualizar todos nuestros movimientos pendientes de cobro, estos movimiento como se ha mencionado con anterioridad generalmente provienen del Módulo de Ventas como Factura, Nota, Nota de Consumo.
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1
2 Imagen 49 - Tablero de Control Cuentas por cobrar
1 Para efectuar el cobro se selecciona, por ejemplo, la Factura 35 de la imagen anterior y dar doble click sobre la factura o posicionarse sobre el movimiento. 2 Dar click en el botón Abrir. Una vez que se abre el movimiento de Factura se afecta el movimiento para que el sistema despliegue las opciones que se tienen para darle seguimiento a esta deuda pendiente de cobro, en este caso se selecciona la opción Generar Cobro y Aceptar.
Imagen 50 - Opciones de afectación de una factura pendiente de cobro
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Imagen 51 - Cobro
Se pueden registrar dos tipos de Cobros: Aplicación Manual: Al activar este check el sistema despliega campos adicionales en el detalle de la pantalla en los que se indican las cuentas por cobrar específicas a las que aplicará el cobro, considerando las mismas características que el movimiento directo para continuar el proceso y Concluirlo.
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Imagen 52 - Aplicación Manual Cobro
Con Desglose: Al activar este check se activa una nueva pestaña llamada Desglose del Cobro en la que se registran las diferentes formas de pago si fuese necesario y la suma de estas será el valor que se presenta en el campo de importe. Verifica los datos y afecta el movimiento para su aplicación automática a aquellas cuentas más antiguas, generando la Solicitud de Depósito en el Módulo de Tesorería en estatus de Pendiente o Concluido.
Imagen 53 - Cobro con Desglose
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Imagen 54 - Pestaña Desglose del cobro
Este movimiento salda o abona la cuenta por cobrar del cliente, de tal modo que disminuye su saldo pendiente del cliente. Una vez que se captura los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento tendrá ahora el estatus Concluido.
Imagen 55 - Cobro Concluido
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4.6 Anticipo Saldo Al Generar un Anticipo Saldo se incrementa el saldo a favor del cliente permitiendo la entrada de dinero en el Módulo de Tesorería a través de una Solicitud de Depósito. El Movimiento Anticipo Saldo es similar al Cobro, la diferencia es que al registrar un Anticipo Saldo no es necesario aplicarlo a otro Movimiento. Este Movimiento es útil cuando un Cliente realiza un pago pero no indica todos los datos necesarios sobre la aplicación del mismo, como los Documentos pendientes a los que se aplicará dicho pago, la Forma del pago o alguna otra información necesaria, por lo que puede realizar un Movimiento tipo Anticipo, éste genera un saldo en Efectivo a Favor del Cliente, es decir un saldo negativo que se podrá aplicar posteriormente. También puede funcionar cuando un Cliente no debe ningún Documento y hace un anticipo a cuenta. Cuando afecta un Anticipo y se encuentra habilitado en la Configuración del Módulo de Cuentas por Cobrar la opción "Control del Efectivo", se genera un documento tipo Crédito Diverso (solamente si el importe del Anticipo es mayor que el importe indicado en la opción "Tope Efectivo Automático") y no un saldo en Efectivo a Favor, aunque son equivalentes. Al afectar este movimiento automáticamente se Genera una Solicitud de Depósito en el módulo de Tesorería.
Imagen 56 - Anticipo Saldo
Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, el movimiento Anticipo de Saldo tendrá ahora el estatus Concluido. Cuentas por Cobrar - 39
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Imagen 57 - Anticipo Saldo Concluido
En el tablero de control se observa que el Anticipo Saldo queda concluido y queda pendiente una Solicitud Depósito que posteriormente en Tesorería se tendrá que afectar, sólo queda como informativo, el encargado de Cuentas por cobrar no puede afectar Solicitud Depósito.
Imagen 58 - Tablero de Control CxC (Mov, Anticipo Saldo)
4.7 Cobro Posfechado Se requiere habilitar en la Configuración del Módulo de Cuentas por Cobrar (2), el campo "Cobros Posfechados".
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Imagen 59 - Configuración Módulos CxC (2)
El Sistema permite llevar el saldo de este tipo de Movimientos de dos formas, pero sólo podrá definir una para trabajar. Para definirlas, tendrá que ingresar a: Configurar | Cuentas por Cobrar | Tipos de Movimientos donde aparece la forma con la lista de los Movimientos del Mismo Módulo. Colocar el cursor sobre la opción "Cobro Posfechado", después colocarse sobre el campo "Clave Afectación" y oprimir F9 o el Botón Consulta; Aparece otra forma con las Claves de Afectación para cada Movimiento y dos Claves para Cobro Posfechado.
Imagen 60 - Tipos de Movimientos –Cuentas por Cobrar
4.7.1 Tipo Documento Si se escoge esta opción, al hacer un Movimiento de este tipo se abona por el importe al saldo del Documento aplicado. Se selecciona una Factura Pendiente de Cobro desde el Tablero de control de Cuentas por cobrar, Afectar. Posteriormente se despliega una ventana donde se selecciona Generar Cobro Posfechado. Cuentas por Cobrar - 41
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Imagen 61 - Generar Cobro Posfechado
Se genera un Movimiento llamado Cobro Posfechado en Estatus sin afectar en el que se puede modificar la fecha de vencimiento, concepto, cuenta y demás campos para realizar el cobro posteriormente, una vez que se afecta el movimiento queda con Estatus Pendiente, mismo que podrá Concluirse generando un Cobro; es decir, el Saldo del Documento se transfiere al Cobro Posfechado. Cuando se selecciona el campo Condición de Pago, se puede seleccionar los nuevos plazos de vencimiento, si se selecciona fecha se puede determinar un día en específico, posteriormente se afecta y genera una solicitud de depósito en la tesorería que queda pendiente y con estatus posfechado, el movimiento cobro posfechado queda pendiente hasta que llegue el vencimiento. Para concluir el movimiento se vuelve afectar, se genera el cobro, se acepta y esto cambiará el estatus en tesorería para ser cobrado y a su vez se genera el cobro, se afecta y concluye el movimiento.
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Imagen 62 - Cobro Posfechado modificación de vencimiento
Imagen 63 - Cobro Posfechado Afectación
Imagen 64 - Cobro Posfechado Cobro
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4.7.2 Nota de Crédito Genera un Movimiento llamado Cobro Posfechado con Estatus Pendiente. Este movimiento no abona el Saldo de los Movimientos aplicados. Para abonar dicho saldo, hay que procesarlo nuevamente y aparece la opción Generar Aplicación con el fin de generar la Aplicación de Cobro, en la que deberá indicar en el detalle, los Movimientos que se abonarán y en la carpeta Movimiento a Aplicar el Cobro Posfechado Pendiente. Una diferencia con respecto al otro tipo, es que con el Tipo Nota de Crédito, en la forma del Movimiento, no aparece la opción "Aplicación Manual", por lo que para aplicar a un Documento un Cobro Posfechado se sugiere entrar este Documento pendiente de Cobro y procesarlo, para que aparezca la opción de generar un Cobro Posfechado.
Imagen 65 - Cobro Posfechado (Tipo Nota de Crédito)
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Imagen 66 - Aplicación Manual de Cobro Posfechado
El movimiento Nota de Crédito se utiliza cuando existe un saldo a favor del cliente que puede ser originado por una Devolución o Bonificación o bien este movimiento puede ser generado directamente. Ejemplo: Se Tiene una Nota de Crédito 4 en el tablero de control, se abre y posteriormente se visualiza en posición del movimiento que se origina desde el módulo Ventas, de una Devolución Venta.
Imagen 67 - Tablero de Control (Nota de Crédito)
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Imagen 68 - Posición del Movimiento (Nota de Crédito)
Imagen 69 - Detalle Posición del Movimiento de Nota de Crédito
Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón afectar o la tecla de función F12, Una vez que se afecta se puede modificar el Concepto, Referencia y Fecha Vencimiento.
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Imagen 70 - Afectación de Nota de Crédito
Al afectar nuevamente el movimiento Nota de Crédito puede generar cualquiera de los siguientes movimientos:
4.7.3 Aplicación La aplicación abona el saldo a favor de una deuda pendiente de cobro del cliente, es decir, descontará el saldo de la nota de crédito a la deuda, esta aplicación puede ser de dos formas: Manual o Automática. 4.7.3.1 Aplicación Manual Permite seleccionar a que movimientos en específico se quiere aplicar la nota de crédito a través de un check dentro de la pantalla como en la imagen a continuación.
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Imagen 71 - Aplicación Manual de Nota de Crédito
4.7.3.2 Aplicación Automática Permite que el sistema aplique automáticamente por orden de vencimiento, orden de emisión, consecutivo, saldo mayor o menor, que está determinado por la configuración del módulo en la opción Aplicación Automática, esto hará que al afectar el movimiento el sistema busque los movimientos a los cuales aplicará la Nota de Crédito. Para Afectar el Movimiento sólo se tiene que desactivar el Check Aplicación Manual.
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Imagen 72 - Aplicación Automática Nota de Crédito
Imagen 73 - Afectación de la Aplicación Automática de la Nota de Crédito
4.7.3.3 Devolución
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Al afectar el movimiento y seleccionar la opción devolución, el saldo de la Nota de Crédito será devuelto al Cliente, esto generará una solicitud de Cheque, Transferencia o Depósito a la Tesorería, para su devolución al cliente.
Imagen 74 - Devolución Nota de Crédito
4.7.4 Endoso a Favor Se endosa la Nota de Crédito a otro cliente o a otra razón social.
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Imagen 75 - Endoso a Favor Nota de Crédito
4.8 Nota Cargo Este tipo de movimiento aumenta el saldo de las cuentas por cobrar del cliente, se considera como un cargo adicional que implique a la cuenta por cobrar respectiva; se puede generar un Cobro inmediato o un Cobro Posterior (Posfechado); convertirse en un Contra Recibo o Documento; aplicarse como una Nota de Crédito para saldar la misma; o en su caso generar una Factura Seguro. Al afectar el movimiento Nota de Cargo se incrementa el saldo de la Factura a la que se le aplicó esta, puede ser de dos formas la afectación: Manual o Automática.
4.8.1 Aplicación Manual Cuando se utiliza la aplicación manual se tiene que especificar el importe y el movimiento al que se le aplica, este importe aumenta directamente a la Factura, quedando concluida la Nota de Cargo; posteriormente el movimiento al que se aplicó la Nota de cargo se afecta y se ve que el saldo se incrementa como en el ejemplo a continuación.
Imagen 76 - Nota Cargo Manual
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Imagen 77 - Nota Cargo Manual Concluida
Se abre la factura pendiente de cobro desde el tablero de control a la que se le aplica la Nota de Cargo y se afecta posteriormente. Una vez afectado, se genera el cobro y se puede ver que el saldo se modificó es el resultado de la suma del saldo de la factura y el importe de la nota de cargo.
Imagen 78 - Factura Pendiente de Cobro
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Imagen 79 - Cobro Factura con Nota de Cargo
4.8.2 Aplicación Automática La Aplicación Automática, a diferencia de la anterior, no modificará el saldo al momento de generar el cobro de la factura, generará por separado un movimiento de Nota de Cargo que quedará en Estatus Pendiente y que se anexa al momento de generar el cobro de la Factura, a continuación un ejemplo.
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Imagen 80 - Nota de Cargo Automática
1Queda pendiente la Nota de Cargo en el Tablero de Control.
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Imagen 81 - Nota de Cargo y Factura pendiente en Tablero de Control
1 Al afectar la Factura se genera el Cobro y en el detalle se anexa la Nota de Cargo. 2 Posteriormente, presionar la tecla F8 para que totalice el saldo y afectar para concluir.
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1 Imagen 82 - Cobro Factura Anexo Nota de Cargo
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Imagen 83 - Cobro Factura Totalizado y Concluido
4.9 Préstamo Este tipo de movimiento se utiliza cuando se realiza una acción especial con un cliente específico, prestando cierta cantidad monetaria u otro concepto pactado; no existe ningún comprobante que avale la misma, sólo este registro que simplemente le deben, no contempla ningún tipo de impuesto; se genera un cargo al Saldo del Cliente por lo que se incrementa las cuentas por cobrar pendientes de cobro. Nota: Los préstamos a personal no se registran aquí, se registran en el módulo de Nómina para que al correr la nómina se descuente automáticamente, si no quieres que se descuente de la nómina entonces si se debe de generar desde cuentas por cobrar pero hay que dar de alta a la persona como deudor diverso. Para hacer esto se hace desde Cuentas | Clientes | Clientes y en tipo se pone deudor. Al afectar el movimiento, este queda en Estatus Pendiente. Para Concluir el Movimiento se vuelve a afectar, presenta las opciones del menú Préstamo x.
4.10 Cheque Devuelto Funcionalidad: Este tipo de movimiento se utiliza para los casos en los que por alguna razón el Cheque con el que pagó el Cliente no fue admitido por el banco. Este movimiento realiza dos cosas:
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Genera un cargo al Saldo del Cliente con un documento llamado “Cheque Devuelto”. Genera un Depósito en Falso del Módulo de Tesorería con la cuenta asignada en el Movimiento, es decir, que descuenta del Saldo Bancario a la Cuenta de Dinero correspondiente.
Imagen 84 - Cheque Devuelto (sin Afectar)
Imagen 85 - Deposito en Falso (Modulo Tesorería)
4.11 Factura Seguro Funcionalidad: Seleccionar esta alternativa permite asignar otro Cliente, es decir, el movimiento se asigna a un cliente nuevo pasando el cargo a otro responsable, esta acción sólo se permite en movimientos de tipo cargo, por lo que automáticamente se concluye y desaparece el cargo del cliente original, cargando al nuevo cliente indicado.
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Se identifica como un movimiento tipo Reasignación Cargo. No se podrá realizar este movimiento directamente, sólo se aplica en un proceso de aplicación de movimientos de cargo, de lo contrario el sistema no dejara concluir el movimiento y enviará el mensaje “Este Movimiento se debe realizar a otro proveedor/acreedor”. Afectación del Movimiento: Al afectar el movimiento Factura Seguro cambia a estatus Pendiente. Para concluir el proceso se podrá realizar las siguientes acciones: a) Generar Cobro. Al seleccionar y afectar este movimiento, una vez que los datos están correctos, se genera la solicitud de depósito en el Módulo de Tesorería, ambos movimientos automáticamente se concluyen, disminuyendo las cuentas por cobrar del cliente. b) Generar Cobro Posfechado. Al seleccionar esta alternativa se podrá registra un cobro a una fecha posterior, al registrar el cobro posfechado disminuye las cuentas por cobrar del cliente, generando una Solicitud de depósito en el Módulo de Tesorería con un estatus de posfechado, quedando también el Movimiento en estatus Pendiente. Al generar el cobro a la fecha determinada, se concluirán ambos movimientos automáticamente. c) Generar Nota de crédito. Al seleccionar esta alternativa la factura se convierte y aplica automáticamente en este tipo de movimiento favorable y en ocasiones el saldar la cuenta por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo pendiente y concluyendo ambos movimientos. A continuación se muestra un ejemplo: Se toma la Factura 13 del tablero de Cuentas por Cobrar y posteriormente se crea un nuevo movimiento, en este caso Factura Seguro, una vez que se seleccionó el movimiento dar Enter y se habilitará una pestaña que se llama “Movimiento a Aplicar”.
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Imagen 86 - Tablero de Cuentas por Cobrar
En el nuevo movimiento ir a la pestaña Movimiento a Aplicar (1), llenar el campo de Clientes (2), seleccionar el movimiento y consecutivo (3) que se desea hacer Factura seguro.
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Imagen 87 - Factura Seguro (Movimiento a Aplicar)
Posteriormente ir a la pestaña Datos Generales, elegir el nuevo deudor ( 1) o Cliente al cual se le asignara este nuevo cargo y poner el monto por lo cual se absorbe la deuda (2), una vez hecho lo anterior se afecta el movimiento (3) y este queda en estatus Pendiente.
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Imagen 88 - Factura Seguro
Cuando el movimiento es afectado, la deuda original se concluye y queda pendiente solamente la factura seguro.
Imagen 89 - Visualización de las deudas por Factura Anticipo en el tablero de control
Sólo resta afectar la Factura Seguro para su conclusión a través de las acciones mencionadas anteriormente.
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4.12 Endoso Funcionalidad: El endoso es la transferencia de un bien una cuenta, en este caso es la transferencia de cuentas por cobrar entre acreedores, proveedores y clientes, en donde se cambia el cargo de cuenta aplicándola a un distinto del generador. Afectación del Movimiento: 1 Se puede tomar una Factura pendiente de cobro del tablero de cuentas por cobrar, abrir el movimiento y afectarlo. 2 Al realizar esta acción el sistema presenta distintas opciones para el tratado de dicha factura, dentro de estas se encuentra el endoso. 3 Seleccionar endoso y aceptar.
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Imagen 90 - Factura Pendiente de Cobro
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2 3 Imagen 91 - Menú de opciones al afectar la Factura
Al aceptar el sistema genera un movimiento llamado Endoso en estatus sin afectar que permite modificar el nombre del Cliente (1), Importe o monto que se endosa (2), observaciones (3), referencia (4), etc.
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Imagen 92 - Endoso
Al afectar el endoso, cambia a estatus Pendiente (1).
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1 Imagen 93 - Endoso Pendiente
Para Concluir el Movimiento vuelva a afectarlo y presenta las opciones:
4.13 Endoso a Favor Funcionalidad: El Endoso a Favor es la sesión de un saldo a favor como a un tercero, este saldo se genera desde la Nota de Crédito directa en el módulo de cuentas por cobrar o de una devolución en el módulo de ventas, así también como del movimiento Anticipo. Este saldo a favor pasa al tercero para su posterior aplicación a una o varias deudas. Afectación del Movimiento: (1) Se toma una nota de crédito y se afecta, el sistema despliega varias opciones entre ellas el “Endoso a favor” (2), se selecciona este y se da aceptar.
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2 Imagen 94 - Generar Endoso a Favor
El sistema genera el movimiento Endoso a Favor que arrastra todos los datos de la Nota de Crédito y será necesario modificar al Cliente al que endosa este saldo, así mismo puede endosarse por la totalidad del importe o solo por una parte. Una vez hecho lo anterior, volver a afectar el movimiento y este queda pendiente para su aplicación y devolución.
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Imagen 95 - Endoso a Favor
En el icono de información del cliente
se puede revisar el saldo que se endosó.
Imagen 96 - Información del Cliente (Endoso a Favor)
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4.14 Documento Funcionalidad: Estos Movimientos son para concluir movimientos Pendientes de Cobro y generar un movimiento nuevo que contenga estos cargos. Los documentos pueden incluir todos los Movimientos de cargo; para cada Movimiento incluido se registrará un abono y para el Documento o Contra Recibo un cargo, es decir, que el Saldo del Movimiento se transfiere a estos movimientos. Es un tipo de movimiento Documento (agrupador) y por lo tanto no afecta el saldo del cliente. En el Sistema también se puede manejar inversamente, si se requiere tener varios Documentos (como letras o pagares) en base a un Movimiento Pendiente de Cobro utilizando del Menú Herramientas | Cuentas por Cobrar | Documentación Automática, se podrá generar. Afectación del Movimiento: Se puede tomar una Factura pendiente de cobro se afecta, esto despliega las opciones para el tratamiento de esta, se selecciona Documento.
Imagen 97 - Generar Documentos
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Se genera el movimiento Documento el cual arrastra los datos de la factura, el Documento al ser un movimiento de refinanciamiento para clientes permite modificar datos como (1) Condición de Pago, (2) Importe a documentar, (3) Concepto, (4) Referencia y (5) Observaciones. Una vez actualizado los datos del Documento se afecta, este queda pendiente para su posterior cobro llegada la fecha de vencimiento.
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Imagen 98 - Documento
4.15 Documento Anticipo Funcionalidad: Este tipo de movimiento agrupa movimientos anticipos en un mismo documento identificándolo como Documento Anticipo. No se puede generar un movimiento directo, pues generaría una doble aplicación y no se registraría ninguna entrada de ingreso en el Módulo de Tesorería, pero si se disminuiría el saldo del cliente o se desplegaría un error del sistema. Afectación del Movimiento: Se genera un nuevo movimiento, en este caso seleccionar Documento Anticipo, se indica el cliente, se activa el check de aplicación manual y se selecciona los anticipos que se quieran agrupar en este movimiento, posteriormente se afecta y queda pendiente para su aplicación posterior.
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Imagen 99 - Documento Anticipo
4.16 Aplicación Funcionalidad: Este tipo de movimiento permite concluir los movimientos pendientes por aplicar a las cuentas por cobrar de un cliente específico; es decir, se podrá aplicar un determinado movimiento de tipo crédito a un movimiento de tipo abono; en ocasiones saldando o abonando las cuentas por cobrar del cliente. Realiza la aplicación o cargo de los movimientos a las cuentas pendientes por cobrar ya sea del proveedor, cliente o interna. La aplicación puede ser directa a la cantidad del saldo a favor de las cuentas más antiguas. O Manualmente seleccionando las cuentas por cobrar pendientes de cobro del cliente. Al indicar el movimiento Aplicación Efectivo o Aplicación Saldo e indicar el cliente correspondiente, automáticamente se despliega en el campo del importe la cantidad que corresponde al saldo a favor del cliente, y el cual se aplicará a las cuentas pendientes de cobro.
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En la aplicación manual, el importe exacto del saldo a favor que se indica es de vital importancia, de lo contrario, el sistema desplegará un error indicando que el saldo es mayor que la cantidad de movimiento; por lo tanto, en el campo del detalle se deberá indicar u observar que se respete dicho saldo. De acuerdo a la configuración del sistema se podrá generar un movimiento de Ajuste o Redondeo.
4.17 Aplicación Saldo Funcionalidad: Este tipo de movimiento funciona considerando el saldo a favor del cliente que origino del Movimiento Anticipo Saldo; se realizará la aplicación a las cuentas pendientes por cobrar del cliente. De tal modo que disminuya las mismas. Cuando se genera un Cobro Posfechado con el tipo Nota de Crédito o una Nota de Crédito en la que no se aplicó ningún Movimiento por falta de información o esta fue generada por una Devolución de Venta, se genera un abono en el Saldo del Cliente; para poder aplicar este Saldo a un Movimiento Pendiente de Cobro, se usa la Aplicación de Nota de Crédito o la Aplicación Cobro. Al registrar un Movimiento de este tipo, se deberá indicar el Cobro Posfechado o la Nota de Crédito a la que se aplicará, utilizando la carpeta "Movimiento a Aplicar", donde aparecen los campos Cliente, Movimiento y Consecutivo. Al Afectar una Aplicación de Nota de Crédito/Cobro, esta queda con Estatus Concluida y se puede modificar el Concepto dentro de la opción "Campos" del menú Edición, pero no podrá afectarla nuevamente.
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Imagen 100 - Aplicación Nota de Crédito
Se puede aplicar directamente el movimiento Aplicación Saldo, al seleccionar el Cliente el sistema sugiere automáticamente el saldo a favor de este, posteriormente se elige el tipo de aplicación manual o automática, y finalmente se afecta para concluir el movimiento.
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Imagen 101 - Aplicación Saldo Directo
4.18 Devolución Funcionalidad: Este tipo de movimiento tiene la finalidad de devolver el Saldo de Crédito Diverso o movimientos generados a Favor del Cliente así como devolver el saldo de una Nota de Crédito generada por una Devolución de Venta. Por lo tanto aumenta el saldo del cliente y genera el egreso correspondiente en el Módulo de Tesorería en forma de cheque o efectivo. Afectación del Movimiento: Este Movimiento genera y Concluye en el Módulo de Formas de Pago/Cobro, el cual podrá definir en la Devolución de Crédito. Si no define la Forma o la Cuenta Bancaria, se genera un Movimiento de tipo Egreso con estatus pendiente, si la cuenta es de tipo caja, el egreso tendrá el estatus concluido. Si la Cuenta es de Tipo Banco, el Egreso queda con Estatus Pendiente; dependiendo la configuración que se tenga en el módulo de Tesorería, la salida de dinero se registrará como un egreso o una solicitud de cheque o un cheque. Al Afectar la Devolución de Crédito, esta queda con Estatus Concluido.
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Imagen 102 - Generar Devolución
Imagen 103 - Devolución Concluida
4.19 Devolución Saldo Funcionalidad: Este tipo de movimiento tiene la finalidad de devolver el Saldo de Efectivo a Favor del Cliente, por lo tanto incrementará el saldo del cliente en caso de tener cuentas Cuentas por Cobrar - 71
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por cobrar el cliente o si fuese el caso se le deba al mismo, permitiendo saldar ambas responsabilidades. Reingresa Saldo a Favor del Cliente. Al entrar a la forma y seleccionar el Cliente, el Sistema coloca dicho saldo en el campo importe, incrementando el saldo del cliente cuando tiene cuentas por cobrar o si se le debe, saldando ambas responsabilidades. Afectación del Movimiento: Este Movimiento genera y Concluye en el Módulo de Formas de Pago/Cobro, el cual podrá definir en la Devolución de Crédito. Si no define la Forma o la Cuenta Bancaria, se genera un Movimiento de tipo Egreso con estatus pendiente. Si la cuenta es de tipo caja, el egreso tendrá el estatus concluido. Si la Cuenta es de Tipo Banco, el Egreso queda con Estatus Pendiente dependiendo la configuración que se tenga en el módulo de Tesorería, la salida de dinero se registrará como un egreso o una solicitud de cheque o un cheque.
Imagen 104 - Devolución de Saldo
4.20 Ajuste Funcionalidad: Este tipo de movimiento permite modificar las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica se trata de un movimiento de ajuste.
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Afectación del Movimiento: 1 Se genera un nuevo movimiento de Ajuste. 2 Se elige el cliente. 3 El importe a ajustar, la aplicación puede ser manual o automática.
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Imagen 105 - Ajuste Sin Afectar
Al afectar el movimiento Ajuste cambia a estatus Concluido.
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Imagen 106 - Ajuste Concluido
4.21 Ajuste Saldo Funcionalidad: Este movimiento permite realizar modificaciones en el Saldo de las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo o aumentando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario. Este movimiento es fácil de realizar y aplicar, se indica el tipo de movimiento y al cliente a quien se aplicará el ajuste, se captura la cantidad acordada que descontará del importe de la cuenta por cobrar correspondiente. Al afecta el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento. Para verificar la correcta aplicación de esta acción con el icono información, consultar la información del cliente.
Imagen 107 - Ajuste Saldo Sin Afectar
1 Si se quiere hacer un Ajuste Saldo Positivo se indica la cantidad, si se quiere hacer un ajuste negativo hay que indicar con un guion para que el saldo sea restado.
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Imagen 108 - Ajuste Saldo Negativo
Imagen 109 - Ajuste Saldo Positivo
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4.22 Ajuste Redondeo Funcionalidad: Este movimiento permite realizar modificaciones redondeando los Saldos de las cuentas por cobrar del cliente, adecuando las mismas, se puede aplicar en forma automática o a varias a su vez de manera específica, dependiendo las necesidades del usuario. Afectación del Movimiento: Al afectar el movimiento automáticamente se realiza el registro y aplicación del mismo a las cuentas por cobrar del cliente, disminuyendo su saldo total y especifico, así como concluyendo el movimiento.
4.23 Reevaluación Funcionalidad: Este movimiento permite actualizar el valor de las Cuentas por cobrar aplicando el índice de inflación correspondiente. Este movimiento no se puede realizar directamente se requiere ingresar a Herramientas | Cuentas por Cobrar | Reevaluar Cuentas por Cobrar. El sistema muestra la ventana Reevaluar – Cuentas por Cobrar, en la que se indica la fecha en que se va a reevaluar la moneda y el tipo de cambio.
4.24 Neteo Funcionalidad: En este movimiento se considera el total de obligaciones de los saldos parciales de compra y de venta que se concilia en una posición neta de saldo total y se utiliza para cancelar descuentos otorgados.
4.25 Venta Vales Funcionalidad: Este movimiento no se puede realizar directamente en el Módulo de Cuentas por Cobrar, sino que es generado en el Módulo de Vales generando automáticamente el movimiento Venta de Vales en estatus pendiente en el Tablero de Control de Cuentas por Cobrar.
4.26 Obsequio Vales Funcionalidad: Este movimiento no se puede realizar directamente, se debe ingresar al Módulo de Vales en donde es generado. Sirve para mantener un control interno de las Empresas u Organizaciones que emiten este tipo de vales, de acuerdo a los datos que contiene este movimiento como: Fecha de Emisión, Cliente, Concepto, Observaciones, Serie. Contablemente registra cuánto dinero está a favor del cliente de acuerdo al monto del vale, así como cuantos vales se han obsequiado, bajo qué costo y a cuántos clientes. Cuentas por Cobrar - 76
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Afectación del Movimiento: Este movimiento no puede ser aplicado directamente desde este módulo, hay que aplicarlo en el módulo de vales y aparece en estatus concluido en el Tablero de Control de Cuentas por Cobrar.
4.27 Aplicación Vales Funcionalidad: Este movimiento sirve para detectar todos aquellos vales dados de alta para su uso, y destino y es generado en el Módulo de Vales. El sistema lo lleva a una cuenta por cobrar o tesorería, para que su afectación se vea reflejada en la Empresa en cuestión. Afectación del Movimiento: Este movimiento no puede ser aplicado directamente desde este módulo, hay que aplicarlo en el módulo de vales, Se muestra en estatus Concluido en el Tablero de Control de Cuentas por Cobrar.
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5. Herramientas, Reportes y Exploradores
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5.1 HERRAMIENTAS
Imagen 110 - Ruta Herramientas
5.1.1 Documentación Automática Esta Herramienta genera Documentos Del movimiento de cuenta por cobrar, generado por cliente. Ruta: Herramientas | Cuentas por Cobrar | Documentación Automática.
Imagen 111 - Pantalla Documentación Automática
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Afectación del Movimiento: Seleccionar el Cliente, el movimiento a documentar (Factura) y el consecutivo de este el movimiento traerá el importe del movimiento a documentar. Si se cobra interés en el campo Intereses se captura el monto en cantidad, nunca en porcentaje. Se agrega concepto, este interés genera una nota de cargo y toma este concepto. El campo impuestos que se calcula automáticamente es el IVA del interés. Seleccionar el tipo de documento que se desea generar en Número de Documentos poner la cantidad de pagos en los que se reparte la deuda y en periodo la el lapso correspondiente, seleccionar el concepto que tomará para cada documento que se genera y Observaciones si procede. Al afectar el movimiento, la deuda original queda concluida en el tablero de control de CxC y en su lugar quedan los documentos con vencimientos dependiendo de la configuración mensual, bimestral, etc. A continuación un ejemplo: Seleccionar una deuda del tablero de control.
Imagen 112 - Ejemplo Documentación Automática Tomar Deuda
1 Desde la herramienta se toma la Factura 11. 2 Se agrega un interés de $2000.00 y dar click en Generar.
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Imagen 113 - Documentación Automática Ejemplo de llenado
Al dar click el sistema manda una advertencia, seleccionar Si, posteriormente mandará la leyenda de Proceso Concluido.
Imagen 114 - Leyenda de Advertencia y conclusión de Documentación Automática.
En el Tablero de cuentas por cobrar se encuentran 6 documentos con su respectivo vencimiento.
Imagen 115 - Documentos generados por Documentación Automática
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Imagen 116 - Documento a Detalle Generado por Documentación Automática
5.1.2 Conversión Moneda Crédito Pendientes Genera un Cambio de Moneda de las cuentas por cobrar por cliente para los movimientos listados en la herramienta en la imagen a continuación, pudiendo modificar el tipo de moneda en que se realizará el cobro. Afectación del Movimiento: Selecciona el movimiento a convertir, especificar moneda origen y destino, presiona Generar y esto concluye el proceso en la herramienta. En cuentas por cobrar concluye el movimiento de nota crédito, genera y concluye una conversión cargo, genera y concluye una Aplicación y deja pendiente Conversión Crédito en la pestaña Dólar.
Imagen 117 - Movimientos que aplican para le herramienta Conversión Monedas
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Imagen 118 - Herramienta Conversión Monedas Crédito Pendiente
Imagen 119 - Conversión Moneda Crédito Pendiente en pesos
Imagen 120 - Conversión Moneda Crédito Pendiente en Dólares
5.1.3 Aplicación Automática Genera una Aplicación Automática de todas las aplicaciones que se encuentran pendientes.
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Imagen 121 - Aplicación Automática
5.1.4 Eliminar Saldos Menores de Clientes Genera un proceso en el que se Eliminan los saldos menores o más pequeños de los clientes. Hay que configurar adicionalmente en la ruta Configurar | Cuentas por Cobrar | Ajustes, el saldo que se considera menor y un Rango de Ajuste.
Imagen 122 - Eliminar Saldos Menores de Clientes
Imagen 123 - Configuración Saldos Menores para herramienta
5.1.5 Ajuste Redondeo Genera un Ajuste redondeando los decimales de los saldos.
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Al seleccionar la herramienta automáticamente abre una ventana donde dice que esta función va a Ajustar el Redondeo de Clientes se presiona procesar, arroja la ventana Proceso Concluido. En el tablero de Cuentas por Cobrar se crea y concluye el movimiento ajuste redondeo.
Imagen 124 - Ajuste Redondeo
Imagen 125 - Cuentas por Cobrar Movimiento Ajuste Redondeo
5.1.6 Tasas Aquí se pueden especificar Descuentos por pronto pago, Intereses Moratorios, Recargos y Refinanciamientos aplicable a todos los clientes guardando este proceso. Para que estas Tasas de descuento apliquen es necesario prender un check “Descuento Pronto Pago/ Recargos” en el catálogo de clientes en la pestaña Regla de Negocios. La tasa de Descuento Pronto Pago la calcula por día, si se quiere aplicar un descuento, por ejemplo del 5% dentro de los primeros cinco días, se tiene que indicar un 1 en la casilla de Descuento Pronto Pago y que la condición de pago sea a cincos días (1).
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1 Imagen 126 - Herramienta Tasas
Aplicación del movimiento: Seleccionar Factura pendiente de pago del tablero de control de cuentas por cobrar, Afectar y generar Cobro, una vez hecho esto el sistema en el detalle sugiere el importe a descontar y sólo hay que poner la cantidad en el espacio Descuento/ Recargo, si el Movimiento es Descuento hay que poner la cantidad con el signo de más, de lo contrario lo considera un recargo.
Imagen 127 - Ejemplo Descuento Herramienta Tasa
5.1.7 Bloquear / Desbloquear Cliente Específico: Aquí se puede Bloquear y desbloquear a los clientes uno a uno, Restringiendo participación en la operación de la empresa.
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Imagen 128 - Bloquear/Desbloquear Cliente Especifico
En el catálogo de Clientes se puede ver que el cliente ha sido bloqueado, seleccionar Estatus Bloqueados o (Todos) y mostrará en el listado un icono de precaución que identifica el bloqueo de este, funciona igual para sucursal y agrupadores de artículos.
Imagen 129 - Cliente Bloqueado Estatus
Sucursal Específica: Se bloquea o desbloquea un cliente de una Sucursal Específicamente, se selecciona el Cliente, la Sucursal y en Bloqueo se pone manualmente un valor.
Imagen 130 - Bloquear/Desbloquear Sucursal Especifica
Por Agrupadores de Artículos: Se puede Bloquear/ Desbloquear a los clientes realizando ciertas Agrupaciones de Artículos o sub clasificaciones. Para afectar se selecciona el Cliente, el agrupador y dar click en Guardar y cerrar.
Imagen 131 - Bloquear Clientes por Agrupadores de Artículos
5.1.8 Reasignar Cobrador Se puede reasignar a la persona que realiza la cobranza por otro de la lista de personal. Para reasignar solamente se le quita al cobrador original la deuda y se selecciona al personal a cargo del cual pasarán. Cuentas por Cobrar - 87
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Imagen 132 - Reasignar Cobrador
5.1.9 Fusionar Cuentas por Cobrar Se puede juntar varias cuentas por cobrar del mismo cliente, sumando las parciales hasta generar una sola cuenta.
5.1.10 Reevaluar Cuenta por Cobrar Se puede cambiar el tipo de cambio de las monedas que se utilizan para hacer las transacciones, reevaluando los saldos en estas monedas.
5.1.11 Netear Se genera un Neteo por cliente seleccionado.
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5.2 Reportes
Imagen 133 - Ruta de acceso a Reportes
Ruta: Reportes | Cuentas por Cobrar |Seleccionar el nombre del Reporte que corresponda
5.2.1 Reporte de Saldo Este reporte despliega información de los saldos actuales de los clientes de todos los tipos de monedas que utiliza, para beneficio de la misma y que están pendientes de pago. Muestra la clave del cliente, nombre y saldo, así como el gran total del saldo. Al acceder a esta opción de reporte se despliega el recuadro Saldo – Cuentas por Cobrar que contiene campos que funcionan como filtros de búsqueda y una barra de herramientas, para Cerrar, imprimir y observar.
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Imagen 134 - Recuadro Saldo – Cuentas por Cobrar
Del Cliente Al Cliente: En estos campos se indicará la clave del cliente ya sea directamente si es que se conoce la clave del cliente o en su caso apoyada del botón asistente el cual desplegará la pantalla de los Clientes registrados en el sistema a partir de Cuentas | Clientes | Clientes. Al seleccionar el cliente deseado, en los dos campos se establece el rango desde y hasta donde se presentará la información deseada. Una vez indicados estos datos, se podrá utilizar el icono Preliminar para observar la información, en el caso dejar los campos en blanco se visualiza toda la información de todos los clientes. Esta es la forma de como se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los clientes será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente.
Imagen 135 - Saldos – Cuentas por Cobrar
Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo.
5.2.2 Reportes Pendientes Este reporte despliega información por clientes con respecto a todos los movimientos que se tiene pendientes por concluir que disminuye o aumenta su saldo, mostrando así el total por pagar, refleja las fechas de emisión como de vencimiento y los días que han trascurrido considerando estas; así como si hubiesen causando cargos moratorios. Cuentas por Cobrar - 90
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Para visualizar en la pantalla este reporte, se debe considerar el mismo proceso que el reporte anterior, ya que contiene los mismos elementos del recuadro del reporte anterior.
Imagen 136 - Pendientes Cuentas por Cobrar
Esta es la forma de como se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los clientes será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente.
Imagen 137 - Vista preliminar Pendientes
Al concluir la configuración deseada de acuerdo a necesidades de la empresa se oprime para guardar la configuración del módulo.
5.2.3 Reporte Estados de Cuenta Este reporte refleja los cargos y abonos realizados por cada cliente en un periodo determinado, desglosado por tipo de moneda, así como el saldo total; también, se Cuentas por Cobrar - 91
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pueden obtener información dependiendo el estatus de los movimientos y/o determinada moneda. Al acceder a esta opción se despliega el recuadro Estado de Cuentas que contiene también campos que funcionan a través de filtros de búsqueda. Indicando los datos deseados con el icono se despliegan en la pantalla del reporte utilizado. Esta es la forma de cómo se presenta el reporte en cuanto a su estructura, la información de los clientes será aquella de acuerdo a las especificaciones dadas anteriormente.
Imagen 138 - Estado de cuentas
Imagen 139 - Pre visualización Estado de Cuentas
5.2.4 Reporte Antigüedad de Saldos Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aún no ha sido liquidada por el cliente. Cuentas por Cobrar - 92
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En este reporte podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc.
Imagen 140 - Antigüedad de Saldos
5.2.4.1 Reporte Antigüedad de Saldos Normal Indicando los datos en los campos antes mencionados y si se indicó desglosado, se muestran todos aquellos movimientos que impliquen un adeudo por el Cliente que aún no han sido liquidados o en su caso, si el cliente va al corriente con los mismos, se proporciona información como la clave el cliente, nombre de los movimientos como facturas, notas de crédito, saldo inicial, referencias si existen, fecha de emisión y vencimiento del documento, días transcurridos considerando la fecha de emisión a la fecha en caso de no saldar la cuenta, y el monto total del adeudo y en qué posición se encuentra de 1 a 15, de 16 a 30, de 31 a 60 o de 61 a 90 días.
Imagen 141 - Pre visualización de Antigüedad de Saldos
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5.2.4.2 Reporte Antigüedad de Saldos Posfechados Este reporte proporciona información de los clientes sobre el saldo total del adeudo de sus Cuenta por Cobrar, identificando la posición de estas en determinados períodos hasta 90 días, así como también se refleja una columna llamada posfechado, donde se registra aquellos cheques que serán cobrados posteriormente (posfechados) en beneficio del cliente para disminuir su saldo. Indicar de Cliente a que Cliente se desea el reporte y de ser necesario, la moneda.
Imagen 142 - Recuadro Antigüedad de Saldos Posfechados
Imagen 143 - Antigüedad saldos posfechados
5.2.5 Reporte Pronóstico de Cobranza Este reporte muestra aquellos movimientos que tiene pendiente el cliente por liquidar, donde se establece la cobranza que se espera recibir anualmente o donde se registrarán la fecha de periodo de los movimientos Factura que deberá liquidar el cliente. Al seleccionar esta opción se despliega el recuadro Pronóstico de Cobranza, en el que se indicarán los datos para establecer la información que se desea obtener. Este reporte se genera de dos formas: Con desglose o sin desglose, dependiendo la indicación que se realice se generará el reporte.
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Imagen 144 - Pronostico de Cobranza
Al indicar los parámetros que contempla el recuadro con el botón se podrá visualizar el reporte, en este caso, si se indicó con desglose, se reflejarán todos aquellos movimientos que involucren el adeudo del cliente, así como aquellos que se han aplicado para deducir el saldo, se indica las fechas de emisión y vencimiento, el monto total que se ha vencido de cada movimiento, en consecuencia se reflejarán todos los meses del año indicado para observar la cobranza que se realizará.
Imagen 145 - Vista Preliminar Pronóstico de Cobranza
Del mismo modo, dependiendo los datos indicados, si se indicó sin desglose, no se refleja los movimientos que implica el saldo, sólo el total de este del (os) cliente (s) que se hayan determinado.
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Imagen 146 - Pronóstico de Cobranza sin desglose
5.2.6 Reporte Concentrado Diario Este reporte concentra todos las entradas y salidas de los movimientos por cobranza que se realizaron durante un periodo anual, realizando el desglose correspondiente por cada tipo de moneda; al seleccionar esta opción aparece el recuadro Fechas Específicas, donde se indicarán las fechas de las que se desea conocer la información con apoyo del botón asistente, posesionados previamente en los campos, al seleccionar este, se despliega el calendario del sistema para indicar el día, mes y año.
Imagen 147 - Fechas Específicas
Una vez indicado el periodo a observar con el botón Aceptar, se desplegará el reporte en la pantalla del monitor donde se podrá indicar la presentación del reporte físicamente, a través de las herramientas que presenta la pantalla, cuya funcionalidad ya se conoce. El contenido y la estructura del reporte se presentarán de la siguiente forma:
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Imagen 148 - Concentrado Diario de Cuentas por Cobrar
5.2.7 Reporte Acumulado Este reporte muestra los cargos y abonos que el cliente ha realizado a su cuenta por cobrar, acumulándose mensualmente respectivas acciones, mostrando así el cálculo del saldo final de este. Esta información se puede proporcionar por un determinado tipo de moneda o por todas aquellas que se manejan; también se podrá obtener información por determinada característica, ya sea por categoría, por familia, y/o por grupo; dependiendo la indicaciones que se realicen dentro del recuadro que aparece al acceder a esta opción.
Imagen 149 - Acumulados – Cuentas por Cobrar
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Esta es la manera de como se presenta el reporte acumulado sin indicar ninguna característica de categorías, familia y/o grupos. Se muestran todos los cargos y abonos que el cliente ha realizado, se indican los meses donde se van acumulando tanto sus cargos como sus abonos.
Imagen 150 - Vista Preliminar Reporte Acumulados
Esta es la forma como se presenta el reporte, si se indica alguna característica en particular de Categoría, Familia y/o Grupo; como se observa en el encabezado aparecerá los datos que se indicaron en campo de la categoría, el de la familia y el del grupo, cuya mención es el orden de aparición.
Imagen 151 - Vista Preliminar Reporte Acumulados con Categoría
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5.2.8 Reporte Auxiliares Este reporte se puede presentar por tres formas: Con Desglose, Desglose por Día y Concentrado, dependiendo las indicaciones que se realicen en el recuadro en su campo Nivel. Estos reportes permitirán visualizar el comportamiento del cliente que ha realizado para reducir o incrementar su cuenta por pagar, pudiendo observar específicamente la información que implica tal comportamiento, ya que se indican los cargos o abonos respectivamente que se han realizado. En consecuencia también se podrá observar la cancelación de algún movimiento realizado por el usuario o el mismo cliente.
Imagen 152 - Auxiliares – Cuentas por Cobrar
5.2.8.1 Reporte Auxiliar Desglosado Se muestra todos los movimientos que involucra al cliente, identificando los cargos y abonos de que ha realizado, así como el saldo de cada movimiento, también, se podrá observar el estatus de los movimientos cancelados.
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Imagen 153 - Auxiliar Desglosado
5.2.8.2 Reporte Auxiliar Desglosado por Día Este tipo de reporte desglosa los movimientos del cliente por día, mostrando así todos aquellos movimientos que se realizaron en determinada fecha, aplicados al cliente y muestra aquellos movimientos que fueron cancelados durante el periodo indicado, en consecuencia se observa el saldo total de la Cuenta por Cobrar.
Imagen 154 - Auxiliar Desglosado por Día
5.2.8.3 Reporte Auxiliar Concentrado
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Este tipo de reporte sólo refleja el saldo final del cliente de todos los movimientos que implica su cuenta por cobrar, se identifica al cliente respectivo, se contempla un saldo inicial, los cargos y abonos.
Imagen 155 - Auxiliar Concentrado
5.2.9 Reporte Movimientos Este reporte permite observar los movimientos de un cliente específico de un solo tipo de moneda a un periodo determinado. Dependiendo del nivel que indique pueden generarse las formas: por Día, por Movimiento o por Aplicación. Al acceder a esta opción se desplegó el recuadro Movimientos – Cuentas por Cobrar donde se indicarán los datos para poder observar la información deseada.
Imagen 156 - Reporte Movimientos
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Imagen 157 - Pre visualización de Reporte Movimientos
5.2.10 Por Corte Se refleja el tiempo que ha transcurrido desde el día en que se realizó la facturación contemplando una condición de pago, que aún no ha sido liquidada por el cliente. Se integra por: 5.2.10.1
Normal y Con Posfechado.
Este reporte se obtiene por dos formas: desglosando la información para obtener información más específica de todos o de algún cliente específico o sin desglose, para conocer sólo el monto total del adeudo. En ambos casos, se podrá indicar si se desea saber por tipo de moneda o de todas aquellas que se utilicen por ejemplo Pesos y/o dólares, etc. Al acceder a esta opción se despliega el siguiente recuadro:
Imagen 158 - Antigüedad saldos (corte)
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Imagen 159 - Pre visualizar Antigüedad saldos (corte)
5.2.11 Reporte General de Movimientos Genera un reporte general de los movimientos generados en el módulo de cuentas por cobrar, se pueden seleccionar los parámetros que se quieren mostrar, el primer filtro o selección son los agentes o vendedores, los cuales son el agrupador principal.
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Imagen 160 - Reporte General de Movimientos
Una vez indicados los datos anteriores considerando necesidades y alternativas que proporciona este reporte, la forma y contenido de información por ejemplo en el encabezado se proporciona el título y el módulo, el movimiento específico, el periodo de la información, los clientes, el agente, la sucursal. En el cuerpo del reporte se desglosa a cada cliente indicando todos sus movimiento o uno específico, el concepto, la clave del agente respectivamente, la fecha de emisión del movimiento, el importe sin IVA del movimiento, el impuesto que implica el importe, la retención si existiera y el total de cada movimiento cuya suma es el importe más el impuesto, así como la suma total de la Cuenta por Cobrar del Cliente. Todo esto se refleja dependiendo del tipo de moneda que indico en el recuadro, o en su caso de todas las monedas, y también se reflejarán los movimientos que en algún momento fueron cancelados, o dependiendo del estatus indicado.
Imagen 161 - Vista Preliminar General de Movimientos
5.2.12 Reporte Diario de Movimientos Este reporte despliega los movimientos generados en forma diaria que se aplican a cada uno de los clientes, ya sea por Categorías, por Familias y/o Grupos, siendo adaptable a las necesidades así como, si fuese necesario la sucursal correspondiente, estableciendo todos los movimientos con todos los estatus a un periodo determinado.
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Imagen 162 - Reporte Diario de Movimientos
Al acceder a esta opción se despliega el recuadro Diario de Movimientos (CxC), donde se indicarán los parámetros para que genere la información deseada. Una vez que se hayan indicado los datos en los campos del recuadro, dependiendo de las indicaciones, se generará el Reporte correspondiente, la forma como se debe presentar se observa el reporte.
Imagen 163 - Vista Preliminar Diario de Movimientos
5.2.13 Reporte Intereses No cobrados En este reporte se refleja aquellos intereses que se han generado de las Cuentas por Cobrar de los clientes en un periodo determinado por un tipo moneda y que se deberán cargar posteriormente al cliente por los atrasos que tuviesen para liquidar las mismas, de acuerdo a las políticas de pago/cobro establecidas por la empresa. Esta información puede ser más específica, ya que se pueden indicar características como el tipo de categoría, la familia y el grupo respectivamente, también se puede identificar el usuario que está generando el reporte. Al acceder a esta opción se despliega el Recuadro Intereses No cobrados, donde se indicarán los parámetros para generar la información desea dependiendo de las necesidades del usuario.
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Una vez indicando los datos en los campos del recuadro, se podrá generar el reporte con la información deseada, por ejemplo en seguida se muestra la siguiente imagen donde se refleja el reporte, que contempla el título del reporte, el periodo que se está contemplando, el rango del cliente, y el título de la empresa, datos que forman parte del encabezado. En cuerpo del reporte se indican las columnas donde se desligan el nombre del cliente, la factura de este, el importe total de esta, la fecha de vencimiento de las misma, la aplicación y fecha del cobro, la sucursal a la que pertenece, los días de atraso que tuvo para liquidar contando a partir de la fecha de vencimiento, los recargos sugeridos por el sistema y que están con acorde a las políticas de pago/cobro, y de los recargos reales que implican esto, los cuales serán aplicables a cargo del cliente.
Imagen 164 - Intereses No Cobrados
Imagen 165 - Vista Preliminar Intereses No Cobrados
5.3 Exploradores Los Exploradores son los reportes en el sistema de los Movimientos generados por la generación de movimientos, presentando la información que contienen en forma automatiza y organizada. El usuario podrá consultar información generada por los movimientos de Cuentas por Cobrar de manera dinámica, ocupando los filtros de búsqueda para presentar la información más detallada, precisa y de acuerdo a las necesidades de quien realiza la exploración.
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Ruta: Exploradores |Cuentas por Cobrar | Saldos
5.3.1 Explorador Cuentas por Cobrar (Saldos) En la parte superior se encuentran dos filtros: Búsqueda del Movimiento y Moneda en que fue generado el Movimiento. También se encuentra el Menú de iconos. La explicación de cada uno de estos se encuentra en “Anexos “.
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Imagen 166 - Pantalla explorador
Del lado izquierdo de la ventana se localizan los agrupadores en forma de árbol, donde se presentarán los clientes según se hayan configurado en el sistema, del lado derecho se despliega el detalle de estos con base a las columnas de información que éste contenga en el sistema. El menú principal de iconos se compone de la Impresión, la Presentación Preliminar, la hoja de cálculo de Excel para manejo de información, la generación del Reporte y la Información del Cliente.
5.3.2 Explorador Pendientes. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana “Explorando Cuentas por Cobrar (Movimientos)”.
Imagen 167 - Explorador Pendientes
Presenta en la parte superior tres filtros principales: el de búsqueda por Movimiento, el de Vencimiento del Movimiento y la Moneda en que fue generado el Movimiento. También se encuentra el Menú de iconos. La explicación de cada uno de éstos se encuentra en “Anexos “. Favor de consultarlo. Del Lado izquierdo se ubican los agrupadores con base en la configuración realizada al sistema, y de lado derecho el detalle del Movimiento de cada uno, con base en la información generada en el sistema. En la parte inferior se localiza el número de pendientes de ese cliente y el saldo total correspondiente. Cuentas por Cobrar - 108
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5.3.3 Explorador Cobranza. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana “Explorando - Cobranza”.
Imagen 168 - Explorador Cobranza
Presenta en la parte superior cuatro filtros: el de Buscar, Fecha, Moneda, Sucursal y UEN. Se encuentra también el Menú de iconos, cuya explicación se encuentra en “Anexos“. En el centro de la ventana se presentarán los movimientos generados, con base en las columnas de información. En la parte inferior el número de Cobros y el Importe Total de estos.
5.3.4 Explorador Por Aplicación. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana “Aplicación de Cuentas por cobrar”.
Imagen 169 - Explorador por Aplicación
Cuentas por Cobrar - 109
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El Explorador por Aplicación presenta el mismo tipo de ventana que el Explorador anterior, presentando la diferencia del icono de Movimiento que éste no contiene.
5.3.5 Explorador Saldo a Favor. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana “Explorando – Saldo a favor de Clientes”.
Imagen 170 - Explorador Saldo a Favor
Presenta en la parte superior dos filtros: Buscar y Moneda; se encuentra también el Menú de iconos, cuya explicación se encuentra en “Anexos “. De lado izquierdo presenta el árbol de agrupadores y de lado derecho la información al detalle de los movimientos, esta estructura es semejante al explorador de Pendientes. En la parte inferior muestra el número de Clientes y el Saldo de estos.
Cuentas por Cobrar - 110
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6. Errores Frecuentes
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6.1
Error 35160
Al estar activado el check de la configuración de módulos de Depósitos anticipados por Referencia y querer afectar el cobro con un Depósito Anticipado manda mensaje de error:
Imagen 171 - Error 35160 al generar el cobro
Es necesario revisar los consecutivos de los Depósitos Anticipados pendientes (Menú superior | Ver | Depósitos Anticipados). Por ejemplo, en este caso se tiene el Deposito Anticipado 6:
Imagen 172 - Depósitos Anticipados Pendientes
Se anota en el campo de Referencia el consecutivo que corresponda, en este ejemplo el número 6, que es el consecutivo de la imagen anterior:
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Imagen 173 - Cobro con Deposito Anticipado con referencia
6.2 Error 70070 Este Error se presenta cuando por omisión no se prende el check de Anticipos facturados en la configuración del módulo (ver Checks de Configuración) y se quiere generar una Factura Anticipo.
Imagen 174 - Error 70070
Para corregir el error sólo es necesario prender el check.
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7. Temas relacionados
Cuentas por Cobrar - 114
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7.1 Temas relacionados ventas Revisar temas en el manual de ventas:
Aplicación Anticipos Facturados. Facturas de Contado no generan CXC (configuración).
7.2 Temas relacionados Embarques Revisar temas en el manual de Embarques:
Configuración de Modulo (Afectar cuentas por Cobrar).
7.3 Temas relacionados Tesorería
Revisar Depósito en Falso.
7.4 Temas relacionados Configuración
Condiciones de Pago Formas de Pago Monedas
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Índice de Imágenes Imagen 1 - Diagrama de Integración .......................................................................................................8 Imagen 2 - Diagrama de Proceso ............................................................................................................9 Imagen 3 - Menú Principal ................................................................................................................... 11 Imagen 4 - Ruta para configurar empresas ........................................................................................... 11 Imagen 5 - Tablero de control de Empresas .......................................................................................... 11 Imagen 6 - Pantalla Empresa ............................................................................................................... 12 Imagen 7 - Submenú Edición ............................................................................................................... 12 Imagen 8 - Configuración Módulos CXC ............................................................................................... 13 Imagen 9 - Orden Aplicación Automática.............................................................................................. 13 Imagen 10 - Movimiento Folio Documentación Automática .................................................................. 13 Imagen 11 - Movimiento Folio Anticipos............................................................................................... 14 Imagen 12 - Tolerancia Redondeo........................................................................................................ 14 Imagen 13 - Ajustes CXC...................................................................................................................... 14 Imagen 14 - Concepto Nota de Crédito Pronto Pago ............................................................................. 15 Imagen 15 - Concepto Nota de Crédito Pronto Pago ............................................................................. 15 Imagen 16 - Regla de Negocios (Catalogo Clientes) .............................................................................. 15 Imagen 17 - Forma Cobro “Deposito Anticipado” ................................................................................. 16 Imagen 18 - Check Depósitos Anticipados por Referencia .................................................................... 16 Imagen 19 - Forma Cobro ‘Vales’ ......................................................................................................... 16 Imagen 20 - Cobro aplicando vales a voucher ....................................................................................... 16 Imagen 21 - Configuración CxC Forma Pago ‘Cambio de la Nota’ .......................................................... 17 Imagen 22 - Monedas.......................................................................................................................... 19 Imagen 23 - Condiciones de Pago ........................................................................................................ 19 Imagen 24 - Formas de Pago ............................................................................................................... 20 Imagen 25 - Factura pendiente de cobro en CXC .................................................................................. 22 Imagen 26 - Cobro Factura pendiente con diferencia en el cobro ......................................................... 22 Imagen 27 - Cobro Factura pendiente con diferencia mayor en el cobro ............................................... 23 Imagen 28 - Movimiento Cobro (Factura Cobrada)................................................................................ 23 Imagen 29 - Nota de crédito ................................................................................................................ 24 Imagen 30 - Movimiento Cobro ............................................................................................................ 24 Imagen 31 - Nota Cargo ....................................................................................................................... 25 Imagen 32 - Movimiento Deposito Anticipado en Tesorería ................................................................... 25 Imagen 33 - Menú Ver en CXC .............................................................................................................. 26 Imagen 34 - Deposito Anticipado desde CXC ........................................................................................ 26 Imagen 35 - Configuración de CxC Forma cobro ‘Movimientos Anticipados’ .......................................... 26 Imagen 36 - Validación cuando se omite cuenta .................................................................................. 27 Imagen 37 - Cobro en CxC ................................................................................................................... 27 Imagen 38 - Menú Ver | Posición del Movimiento................................................................................. 28 Imagen 39 - Posición del Movimiento .................................................................................................. 28 Imagen 40 - Tablero de Control Tesorería ............................................................................................. 29 Imagen 41 - Error 35160 al generar el cobro ........................................................................................ 29 Imagen 42 - Depósitos Anticipados Pendientes .................................................................................... 30 Imagen 43 - Cobro con Deposito Anticipado con referencia .................................................................. 30 Cuentas por Cobrar - 116
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Imagen 44 - Ajuste (Sin Afectar) ........................................................................................................... 31 Imagen 45 - Ajuste (Concluido) ............................................................................................................ 32 Imagen 46 - Factura Anticipo ............................................................................................................... 33 Imagen 47 - Anticipo Factura Pendiente ............................................................................................... 33 Imagen 48 - Opciones al Afectar Factura Anticipo ................................................................................. 34 Imagen 49 - Tablero de Control Cuentas por cobrar .............................................................................. 35 Imagen 50 - Opciones de afectación de una factura pendiente de cobro ............................................... 35 Imagen 51 - Cobro............................................................................................................................... 36 Imagen 52 - Aplicación Manual Cobro ................................................................................................. 37 Imagen 53 - Cobro con Desglose.......................................................................................................... 37 Imagen 54 - Pestaña Desglose del cobro.............................................................................................. 38 Imagen 55 - Cobro Concluido .............................................................................................................. 38 Imagen 56 - Anticipo Saldo.................................................................................................................. 39 Imagen 57 - Anticipo Saldo Concluido ................................................................................................. 40 Imagen 58 - Tablero de Control CxC (Mov, Anticipo Saldo) .................................................................... 40 Imagen 59 - Configuración Módulos CxC (2) ......................................................................................... 41 Imagen 60 - Tipos de Movimientos –Cuentas por Cobrar ...................................................................... 41 Imagen 61 - Generar Cobro Posfechado ............................................................................................... 42 Imagen 62 - Cobro Posfechado modificación de vencimiento ............................................................... 43 Imagen 63 - Cobro Posfechado Afectación ........................................................................................... 43 Imagen 64 - Cobro Posfechado Cobro .................................................................................................. 43 Imagen 65 - Cobro Posfechado (Tipo Nota de Crédito) .......................................................................... 44 Imagen 66 - Aplicación Manual de Cobro Posfechado .......................................................................... 45 Imagen 67 - Tablero de Control (Nota de Crédito) ................................................................................. 45 Imagen 68 - Posición del Movimiento (Nota de Crédito) ........................................................................ 46 Imagen 69 - Detalle Posición del Movimiento de Nota de Crédito.......................................................... 46 Imagen 70 - Afectación de Nota de Crédito .......................................................................................... 47 Imagen 71 - Aplicación Manual de Nota de Crédito .............................................................................. 48 Imagen 72 - Aplicación Automática Nota de Crédito ............................................................................. 49 Imagen 73 - Afectación de la Aplicación Automática de la Nota de Crédito ........................................... 49 Imagen 74 - Devolución Nota de Crédito .............................................................................................. 50 Imagen 75 - Endoso a Favor Nota de Crédito ........................................................................................ 51 Imagen 76 - Nota Cargo Manual .......................................................................................................... 51 Imagen 77 - Nota Cargo Manual Concluida .......................................................................................... 52 Imagen 78 - Factura Pendiente de Cobro ............................................................................................. 52 Imagen 79 - Cobro Factura con Nota de Cargo...................................................................................... 53 Imagen 80 - Nota de Cargo Automática ................................................................................................ 54 Imagen 81 - Nota de Cargo y Factura pendiente en Tablero de Control .................................................. 54 Imagen 82 - Cobro Factura Anexo Nota de Cargo .................................................................................. 54 Imagen 83 - Cobro Factura Totalizado y Concluido ............................................................................... 55 Imagen 84 - Cheque Devuelto (sin Afectar) ........................................................................................... 56 Imagen 85 - Deposito en Falso (Modulo Tesorería) ............................................................................... 56 Imagen 86 - Tablero de Cuentas por Cobrar.......................................................................................... 58 Imagen 87 - Factura Seguro (Movimiento a Aplicar) .............................................................................. 58 Imagen 88 - Factura Seguro ................................................................................................................. 59 Cuentas por Cobrar - 117
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Imagen 89 - Visualización de las deudas por Factura Anticipo en el tablero de control ........................... 59 Imagen 90 - Factura Pendiente de Cobro ............................................................................................. 60 Imagen 91 - Menú de opciones al afectar la Factura ............................................................................. 61 Imagen 92 - Endoso ............................................................................................................................ 61 Imagen 93 - Endoso Pendiente ............................................................................................................ 62 Imagen 94 - Generar Endoso a Favor .................................................................................................... 63 Imagen 95 - Endoso a Favor ................................................................................................................. 64 Imagen 96 - Información del Cliente (Endoso a Favor) .......................................................................... 64 Imagen 97 - Generar Documentos ........................................................................................................ 65 Imagen 98 - Documento ...................................................................................................................... 66 Imagen 99 - Documento Anticipo ......................................................................................................... 67 Imagen 100 - Aplicación Nota de Crédito ............................................................................................. 69 Imagen 101 - Aplicación Saldo Directo ................................................................................................ 70 Imagen 102 - Generar Devolución ........................................................................................................ 71 Imagen 103 - Devolución Concluida..................................................................................................... 71 Imagen 104 - Devolución de Saldo ...................................................................................................... 72 Imagen 105 - Ajuste Sin Afectar ........................................................................................................... 73 Imagen 106 - Ajuste Concluido ............................................................................................................ 74 Imagen 107 - Ajuste Saldo Sin Afectar ................................................................................................. 74 Imagen 108 - Ajuste Saldo Negativo .................................................................................................... 75 Imagen 109 - Ajuste Saldo Positivo ...................................................................................................... 75 Imagen 110 - Ruta Herramientas ......................................................................................................... 79 Imagen 111 - Pantalla Documentación Automática .............................................................................. 79 Imagen 112 - Ejemplo Documentación Automática Tomar Deuda ......................................................... 80 Imagen 113 - Documentación Automática Ejemplo de llenado ............................................................. 81 Imagen 114 - Leyenda de Advertencia y conclusión de Documentación Automática. ............................. 81 Imagen 115 - Documentos generados por Documentación Automática................................................. 81 Imagen 116 - Documento a Detalle Generado por Documentación Automática ..................................... 82 Imagen 117 - Movimientos que aplican para le herramienta Conversión Monedas ................................ 82 Imagen 118 - Herramienta Conversión Monedas Crédito Pendiente ...................................................... 83 Imagen 119 - Conversión Moneda Crédito Pendiente en pesos ............................................................. 83 Imagen 120 - Conversión Moneda Crédito Pendiente en Dólares .......................................................... 83 Imagen 121 - Aplicación Automática ................................................................................................... 84 Imagen 122 - Eliminar Saldos Menores de Clientes .............................................................................. 84 Imagen 123 - Configuración Saldos Menores para herramienta ............................................................ 84 Imagen 124 - Ajuste Redondeo ............................................................................................................ 85 Imagen 125 - Cuentas por Cobrar Movimiento Ajuste Redondeo ........................................................... 85 Imagen 126 - Herramienta Tasas ......................................................................................................... 86 Imagen 127 - Ejemplo Descuento Herramienta Tasa ............................................................................. 86 Imagen 128 - Bloquear/Desbloquear Cliente Especifico ...................................................................... 87 Imagen 129 - Cliente Bloqueado Estatus ............................................................................................. 87 Imagen 130 - Bloquear/Desbloquear Sucursal Especifica .................................................................... 87 Imagen 131 - Bloquear Clientes por Agrupadores de Artículos .............................................................. 87 Imagen 132 - Reasignar Cobrador ....................................................................................................... 88 Imagen 133 - Ruta de acceso a Reportes ............................................................................................. 89 Cuentas por Cobrar - 118
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Imagen 134 - Recuadro Saldo – Cuentas por Cobrar ............................................................................ 90 Imagen 135 - Saldos – Cuentas por Cobrar .......................................................................................... 90 Imagen 136 - Pendientes Cuentas por Cobrar ...................................................................................... 91 Imagen 137 - Vista preliminar Pendientes ............................................................................................ 91 Imagen 138 - Estado de cuentas .......................................................................................................... 92 Imagen 139 - Pre visualización Estado de Cuentas ............................................................................... 92 Imagen 140 - Antigüedad de Saldos .................................................................................................... 93 Imagen 141 - Pre visualización de Antigüedad de Saldos ..................................................................... 93 Imagen 142 - Recuadro Antigüedad de Saldos Posfechados ................................................................ 94 Imagen 143 - Antigüedad saldos posfechados ..................................................................................... 94 Imagen 144 - Pronostico de Cobranza.................................................................................................. 95 Imagen 145 - Vista Preliminar Pronóstico de Cobranza ......................................................................... 95 Imagen 146 - Pronóstico de Cobranza sin desglose .............................................................................. 96 Imagen 147 - Fechas Específicas ......................................................................................................... 96 Imagen 148 - Concentrado Diario de Cuentas por Cobrar ..................................................................... 97 Imagen 149 - Acumulados – Cuentas por Cobrar.................................................................................. 97 Imagen 150 - Vista Preliminar Reporte Acumulados ............................................................................. 98 Imagen 151 - Vista Preliminar Reporte Acumulados con Categoría ....................................................... 98 Imagen 152 - Auxiliares – Cuentas por Cobrar ...................................................................................... 99 Imagen 153 - Auxiliar Desglosado...................................................................................................... 100 Imagen 154 - Auxiliar Desglosado por Día .......................................................................................... 100 Imagen 155 - Auxiliar Concentrado .................................................................................................... 101 Imagen 156 - Reporte Movimientos ................................................................................................... 101 Imagen 157 - Pre visualización de Reporte Movimientos .................................................................... 102 Imagen 158 - Antigüedad saldos (corte) ............................................................................................. 102 Imagen 159 - Pre visualizar Antigüedad saldos (corte) ........................................................................ 103 Imagen 160 - Reporte General de Movimientos .................................................................................. 104 Imagen 161 - Vista Preliminar General de Movimientos ...................................................................... 104 Imagen 162 - Reporte Diario de Movimientos ..................................................................................... 105 Imagen 163 - Vista Preliminar Diario de Movimientos ......................................................................... 105 Imagen 164 - Intereses No Cobrados ................................................................................................. 106 Imagen 165 - Vista Preliminar Intereses No Cobrados ........................................................................ 106 Imagen 166 - Pantalla explorador ...................................................................................................... 108 Imagen 167 - Explorador Pendientes ................................................................................................. 108 Imagen 168 - Explorador Cobranza .................................................................................................... 109 Imagen 169 - Explorador por Aplicación ............................................................................................. 109 Imagen 170 - Explorador Saldo a Favor .............................................................................................. 110 Imagen 171 - Error 35160 al generar el cobro .................................................................................... 112 Imagen 172 - Depósitos Anticipados Pendientes................................................................................ 112 Imagen 173 - Cobro con Deposito Anticipado con referencia .............................................................. 113 Imagen 174 - Error 70070 ................................................................................................................. 113
Cuentas por Cobrar - 119
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