MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

TOMO III

GERENCIA MUNICIPAL

Quinta Edición Actualícese Anualmente Enero, 2016

ÍNDICE CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI.

PÁGINA

Introducción Objetivo del Manual Campo de Aplicación Simbología Utilizada Nomenclatura Procesos y Procedimientos de la Gerencia Municipal

1 2 3 4 5

6.1. Dirección de Recursos Humanos  Procedimiento Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029

7 8

6.1.1. Departamento de Selección y Reclutamiento  Procedimiento Selección y Contratación de Personal  Procedimiento Inducción al Nuevo Personal  Procedimiento Reclutamiento Interno de Personal  Procedimiento Reclutamiento Externo de Personal

40 41 77 80 89

6.1.2. Departamento de Gestión de Personal 6.1.2.1. Sección de Recursos Humanos  Procedimiento Control de Ingreso y Egreso de Personal  Procedimiento Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica  Procedimiento Solicitud de Formulario para Certificado de Trabajo del IGSS  Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS  Procedimiento Solicitud de Permisos de Empleados Municipales  Procedimiento Plan de Vacaciones  Procedimiento Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros  Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS  Procedimiento Declaración Anticipada en Forma Electrónica  Procedimiento Aplicación de Sanciones Administrativas

97 98

6.1.2.2. Sección de Nóminas  Procedimiento Elaboración de Nómina de Pasajes  Procedimiento Emisión de Nómina de Bono Vacacional  Procedimiento Emisión de Nómina de Sueldo  Procedimiento Certificación de Sueldos para Jubilación  Procedimiento Certificación de Sueldo  Procedimiento Trámite de Pago de Prestaciones Laborales  Procedimiento Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica  Procedimiento Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029

188 189 202 212 222 230 235

107 120 126 130 136 150 155 166 174

261 288

6.1.3. Departamento de Capacitación y Desarrollo  Procedimiento Evaluación del Desempeño  Procedimiento Capacitación de Personal  Procedimiento Desarrollo de Personal VII. VIII. IX.

Control de Modificaciones Hoja de Aplicación Fecha de Vigencia

320 321 330 338 344 345 346

I. INTRODUCCIÓN El uso de procesos y procedimientos administrativos como rutina, ocasiona su modificación en el desempeño de las tareas diarias y las acciones del trabajo por lo cual, se hace necesario el uso de una herramienta que establezca y facilite la definición de lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una Institución. Los Manuales Administrativos pueden considerarse como una herramienta de consulta y comunicación en una Institución, ya que facilitan la interacción de los distintas unidades administrativas, a través del flujo de información que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades, en la reducción de errores en el logro de eficacia y eficiencia de las actividades del personal, y

en las políticas de la Institución, con lo cual se

garantiza un eficiente control administrativo, proporcionando una mejor y más rápida inducción a los servidores públicos en los puestos de trabajo. La efectiva utilización de los Manuales Administrativos radica en la metodología diseñada y su contenido, logrando con ello, que el usuario evite consultar a los niveles superiores y disponga de la información que requiera para realizar una determinada tarea de forma permanente. Es por ello, que la Municipalidad de Mixco presenta

el “MANUAL DE NORMAS,

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA MUNICIPALIDAD DE MIXCO”, cuyo fin es la establecer los lineamientos de aplicación general a seguir, que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las Gerencias, Direcciones, Departamentos y Secciones, además de servir como guía, fuente de consulta, parámetro o estándar en cuanto a la medición de resultados por parte de la Unidad Organizativa a cargo, sobre los procesos y procedimientos asignados. El presente Manual, se encuentra dividido en los aspectos generales y la descripción de los

procesos y procedimientos de las diferentes unidades administrativas de la

Municipalidad de Mixco, debiéndose velar por su implementación, cumplimiento y continuidad, lo cual contribuye al éxito de la administración municipal en cuanto a implementación de procesos y procedimientos sistematizados y tendientes a la certificación de normas de calidad.

1

II.

OBJETIVOS DEL MANUAL

GENERAL Describir e integrar en un documento, los procesos y procedimientos administrativos estandarizados de acuerdo a la legislación vigente, siendo una guía y fuente de consulta

que facilite al recurso humano la optimización de los procesos y

procedimientos de las diferentes Gerencias, Direcciones, Departamentos y Secciones de la Municipalidad de Mixco, permitiendo cumplir con las funciones asignadas de forma eficiente.

ESPECÍFICOS 1. Contar con un documento de base para el cumplimiento de las funciones por puesto de trabajo. 2. Facilitar las labores de control, auditoría, evaluación y seguimiento de las funciones asignadas. 3. Controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo. 4. Contar con una base de datos para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los procedimientos.

2

III.

CAMPO DE APLICACIÓN

El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos es de aplicación obligatoria para todos los funcionarios, directivos, servidores públicos y consultores que trabajan en la Municipalidad de Mixco, según la estructura organizacional.

3

IV.

SIMBOLOGÍA UTILIZADA PARA PROCEDIMIENTOS

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:

Figuras Utilizadas en la Diagramación Administrativa, Normas ANSI American National Standards Institute (Instituto Americano de Estándares Nacionales)

Descripción Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información

Documento Documento Multiparte

Documentos Multiparte. Para representar un documento con copias

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente

Conector

Conector

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento

Decisión

Inicio o fin. Indica el inicio o fin del diagrama. Puede Actividad. Describe las funciones que desempeñan identificar a una unidad administrativa o persona. las personas involucradas en el procedimiento

Archivo

Actividad

Iniciador

Símbolo

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo

Conector De página. Representa una conexión o enlace Conector o enlace de una parte del diagrama a otra en la con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de misma página. flujo

4

V.

NOMENCLATURA

01.02.05.02 GERENCIA MUNICIPAL 01.02.05.02.02 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 01.02.05.02.02.01 Procedimiento Contratación de Servicios Profesionales y Servicios técnicos Bajo el Renglón 029 01.02.05.02.02.01 DEPARTAMENTO DE SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO 01.02.05.02.02.01.01 Procedimiento Selección y Contratación de Personal 01.02.05.02.02.01.02 Procedimiento Inducción al Nuevo Personal 01.02.05.02.02.01.03 Procedimiento Reclutamiento Interno de Personal 01.02.05.02.02.01.04 Procedimiento Reclutamiento Externo de Personal 01.02.05.02.02.02 DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL 01.02.05.02.02.02.01 SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 01.02.05.02.02.02.01.01 Procedimiento Control de Ingreso y Egreso de Personal 01.02.05.02.02.02.01.02 Procedimiento Trámite de Registro de Nuevos Empleados Al IGSS en Forma Electrónica 01.02.05.02.02.02.01.03 Procedimiento Solicitud de Formulario para Certificado de Trabajo del IGSS 01.02.05.02.02.02.01.04 Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS 01.02.05.02.02.02.01.05 Procedimiento Solicitud de Permisos de Empleados Municipales 01.02.05.02.02.02.01.06 Procedimiento Plan de Vacaciones 01.02.05.02.02.02.01.07 Procedimiento Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros 01.02.05.02.02.02.01.08 Procedimiento Elaboración de Certificado de Trabajo en Electrónico del IGSS 01.02.05.02.02.02.01.09 Procedimiento Declaración Anticipada en Forma Electrónica 01.02.05.02.02.02.01.10 Procedimiento Aplicación de Sanciones Administrativas 01.02.05.02.02.02.02 SECCIÓN DE NOMINAS 01.02.05.02.02.02.02.01 Procedimiento Elaboración de Nómina de Pasajes 01.02.05.02.02.02.02.02 Procedimiento Emisión de Nómina de Bono Vacacional 01.02.05.02.02.02.02.03 Procedimiento Emisión de Nómina de Sueldo 01.02.05.02.02.02.02.04 Procedimiento Certificación de Sueldos para Jubilación 01.02.05.02.02.02.02.05 Procedimiento Certificación de Sueldo 01.02.05.02.02.02.02.06 Procedimiento Trámite de Pago de Prestaciones Laborales 01.02.05.02.02.02.02.07 Procedimiento Generación de Planilla Electrónica del IGSS 01.02.05.02.02.02.02.08 Procedimiento Trámite de Pago de Servicios 5

Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 01.02.05.02.02.03 DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO 01.02.05.02.02.03.01 Procedimiento Evaluación del Desempeño 01.02.05.02.02.03.02 Procedimiento Capacitación de Personal 01.02.05.02.02.03.03 Procedimiento Desarrollo de Personal

6

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco

01.02.05.02.02.02. DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS No. 1

CONTENIDO 01.02.05.02.02.01

Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029

7

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento: Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

No Aplica

No Aplica

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Código

Proceso X

Código

Procedimiento

01.02.05.02.02.01

Fecha:

Páginas:

Febrero, 2015

5

Tiempo Estimado D

H

M

S

21

6

11

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto conocer los pasos a seguir para la contratación de servicios profesionales y servicios técnicos bajo el renglón 029. Fundamento Jurídico: a. Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No.57-92 Articulo 44 y su reglamento. b. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 1056-92. c. Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 27-2009 del Congreso de la República. d. Resolución No. 11-2010 Ministerio de Finanzas (normas para el uso del sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado de Guatecompras). Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Expediente: 1. Boleto de Ornato. 2. Antecedentes Penales y Policiacos. 3. CV. 4. Copia de DPI. 5. Copia de Título o Diploma cuando aplique. 6. RTU actualizado. 7. Declaración Jurada por un abogado. No.

1. 2. 3. 4.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Envía propuesta y expediente de personal a contratar. Recibe propuesta y expediente de personal a contratar. Revisa cada uno de los documentos del expediente. Envía propuesta a Gerente Municipal para Visto Bueno.

TIEMPO D

H

M

S

0

0

10

0

0

0

10

0

2

0

0

0

0

0

10

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Área interesada

Área interesada

DOCUMENTO REQUERIDO   

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

  

Propuesta (Expediente) Boleto de Ornato Antecedentes Penales y Policiacos CV Copia de DPI Copia de Título o Diploma cuando aplique.

8

5.

Recibe y revisa propuesta.

2

0

0

0

6.

Remite propuesta con Visto Bueno a Dirección de Recursos Humanos.

0

0

10

0

7.

Recibe propuesta con Vo.Bo.

0

0

5

0

8.

Solicita a Presupuesto partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria para contratación del personal.

0

1

0

0

9.

Recibe solicitud.

0

0

10

0

10.

Remite a Dirección de Recursos Humanos asignación de partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP) de conformidad con el Artículo 3 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.

1

0

0

0

11.

Recibe y adjunta a expediente.

0

0

10

0

0

0

20

0

0

0

5

0

1

0

0

0

0

0

0

12. 13. 14.

15.

16.

17.

18.

19.

Elabora contrato en formato aprobado por Asesoría Jurídica. Notifica a interesado para firma de contrato. Se presenta y firma contrato. Entrega copia simple de contrato para trámite de fianza e informa que debe presentar timbres para legalización de contrato, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique. Recibe copia simple de contrato y tramita fianza, timbres y cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique. Entrega fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique a Dirección de Recursos Humanos. Recibe fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique e integra a expediente. Remite contrato a Gerente Municipal para Remite contrato a Gerente Municipal para firma.

0

0

0

0

0

RTU Actualizado Declaración Jurada por un abogado.

Gerente Municipal

Gerente Municipal

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Jefe del Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal



Asignación de partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos



Contrato

0

Interesado

Interesado

5

0

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos



Contrato (copia simple)

1

0

Interesado

Interesado

  

Fianza Constancia de cuenta monetaria en Banco Banrural Timbres



Contrato

5

5

0

0 Dirección de Recursos Humanos

0

 

10

0

Dirección de Recursos Humanos

9

20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

Recibe y firma contrato. Remite contrato firmado a Dirección de Recursos Humanos. Recibe contrato firmado y adjunta a expediente. Envía expediente completo y solicita a Asesoría Jurídica que realice gestión de: Legalización de contrato. Recibe solicitud con expediente completo y legaliza contrato. Remite expediente completo con contrato legalizado a Dirección de Recursos Humanos. Recibe expediente completo con contrato legalizado. Envía expediente completo y solicita a Secretaría Municipal que realice gestión de: 1.Resolución de Alcaldía Municipal 2.Certificación de la resolución de Alcaldía Municipal Recibe expediente y gestiona resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Traslada expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal a Dirección de Recursos Humanos. Recibe expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Reproduce (2) copias de contrato legalizado, fianza, resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Remite copia 1 de documentos a la Unidad de Registro de Contrato de la Contraloría General de Cuentas para constancia de notificación de

2

0

0

0

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

10

0

1

0

0

0

0

0

10

0

0

0

10

0

Gerente Municipal

Gerente Municipal

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Asesoría Jurídica

0

0

10

0

10

0

0

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

10

0



Solicitud



Contrato (legalizado)



Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal

Asesoría Jurídica

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Secretaría Municipal

Secretaría Municipal

 

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

   

1

0

0

0

Copia (1) Contrato (legalizado) Fianza Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal

10

33.

34. 35.

36.

37.

38.

39.

40. 41.

contrato de conformidad con el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado (deberá remitir dentro del plazo de 30 días contados a partir de su aprobación). Remite copia 2 de documentos con oficio de solicitud para publicación de contrato para registro en Guatecompras a Director de Compras y Contrataciones. Recibe y traslada a Auxiliar de Contrataciones o Compras. Recibe y publica contrato para registro en Guatecompras. Recibe constancia de notificación de contrato de Contraloría General de Cuentas y reproduce (1) copia. Elabora oficio de solicitud para publicación en Guatecompras dirigido a Director de Compra y contrataciones. Remite a Director de Compras y Contrataciones oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas. (Plazo máximo para publicación al día hábil siguiente de la remisión del contrato en Contraloría General de Cuentas Resolución No. 112010 Ministerio de Finanzas). Recibe oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas y traslada a Auxiliar de Compras o Contrataciones para su publicación en Guatecompras. Recibe y publica en Guatecompras constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas. Genera constancia en archivo

Dirección de Recursos Humanos

0

0

10

Dirección de Recursos Humanos 

0



0

0

10

0

Director de Compras y Contrataciones Auxiliar de Contrataciones o Compras

0

0

20

0

1

0

0

0

0

0

15

0

Dirección de Recursos Humanos

0

0

10

Dirección de Compras y Contrataciones Departamento de Contrataciones o Compras

  

Oficio de Solicitud Copia (2) Contrato (legalizado) Fianza Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal



Constancia de Notificación de Contrato



Oficio de Solicitud

 

Oficio de Solicitud Copia de Constancia de Notificación de Contrato



Constancia de Publicaciones

Dirección de Recursos Humanos

0

0

0

10

0

0

0

20

0

0

0

5

0

Director de Compras y Contrataciones

Dirección de Compras y Contrataciones

Auxiliar de Contrataciones o Compras

Departamento de Contrataciones o Compras

11

42.

43.

PDF de las publicaciones realizadas en el portal Guatecompras. Envía archivo PDF por correo electrónico a Dirección de Recursos Humanos. Recibe constancia en archivo PDF de las publicaciones realizadas en Guatecompras para control interno y archivo a expediente.

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

0

0

5

0

0

0

5

0

Auxiliar de Contrataciones o Compras

Departamento de Contrataciones o Compras

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Elaborado por: Revisado por: Enero, 2015 Febrero, 2015 Alba Florián Temistocles Gudiel Analista de Gerente Municipal Organización y Métodos Descripción Secuencial

Identificación

Realizadas en el Portal Guate Compras

Autorizado por: Marzo, 2015 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Propuesta Boleto de Ornato Antecedentes Penales y Policiacos CV Copia de DPI Copia de Título o Diploma Cuando Aplique RTU Actualizado Declaración Jurada por un Abogado Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) Contrato (legalizado) Fianza Timbres Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria de Banco Banrural Cuando Aplique Según Sea el Caso Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal Oficio de Solicitud Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría General de Cuentas Constancia de Publicaciones Realizada en el Portal Guate Compras

Área Responsable

Cantidad de páginas: Variable 1 1 Variable 1 1 1 Variable Variable Variable 1 variable 1 Variable Variable 1 Variable 2

12

Propuesta

Ciudad de Mixco, ___ Marzo___ año 201__ Oficio No.

Director de Recursos Humanos Municipalidad de Mixco Presente:

De la manera atenta me dirijo a usted para solicitar que se pueda contratar a personal que brinde Servicios Profesionales o Servicios Técnicos bajo el renglón 029 para la Gerencia/Dirección de ________________, según el siguiente listado de puestos requeridos: 1

__________

2

__________

3

__________

Para dicho efecto, adjunto propuesta de CV.

Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente,

_________________________ Gerente de Área/Unidad

13

Boleto de Ornato

14

Antecedentes Penales y Policiacos

15

Curriculum Vitae

CURRICULUM VITAE DATOS PERSONALES NOMBRE: LUGAR DE NACIMIENTO: FECHA DE NACIMIENTO: D.P.I. No.: DIRECCION: TELEFONO:

FORMACION ACADEMICA

OTROS CURSOS

EXPERIENCIA LABORAL

REFERENCIAS LABORALES

REFERENCIAS PERSONALES

16

Copia de DPI

17

Copia de Título o Diploma Cuando Aplique

18

RTU Actualizado

19

Declaración Jurada por un Abogado

20

Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)

Ciudad de Mixco, ___ Marzo___ año 201__ Oficio No.

Director de Recursos Humanos Municipalidad de Mixco Presente: En atención al Oficio No. _____ de fecha____, referente a la consulta de disponibilidad presupuestaria para la contratación con cargo al renglón 029 de los siguientes servicios: 4

__________

5

__________

6

__________

Se le informa que para la contratación de los servicios antes citados existe saldo presupuestario en la siguiente estructura presupuestaria. Programa:______________________________________ Actividad:_______________________________________ Estructura presupuestaria: _______________________________________________ Otras remuneraciones del personal temporal

Saldo presupuestado a la fecha: Q.________________________

Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente,

________________________________

___________________________

F. Jefe del Departamento de Presupuesto

Vo. Bo. Director de Administración Financiera Integrada Municipal

21

Contrato (Legalizado)

22

23

24

25

Fianza

26

Timbres

27

Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria de Banco Banrural Cuando Aplique Según Sea el Caso

28

Resolución de Alcaldía Municipal

29

30

Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal

31

32

Oficio de Solicitud

Ciudad de Mixco, ___ Marzo___ año 201__ Oficio No.

Director de Compras y Contrataciones Municipalidad de Mixco Presente:

De la manera atenta me dirijo a usted para solicitar que se pueda publicar en el portal de Guate compras el Contrato aprobado y Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría General de Cuentas del personal contratado por servicios profesionales y servicios técnicos bajo el renglón 029 según el siguiente listado: 1

__________

2

__________

3

__________

Para dicho efecto, adjunto:  Contrato (legalizado)  Resolución de Alcaldía Municipal  Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal  Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría General de Cuentas Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente,

_________________________ Gerente de Área/Unidad

33

Constancia de Notificación de Contrato a Contraloría General de Cuentas

Ciudad de Mixco, __de___del 2,__. Oficio No.

Licenciado Jefe Unidad de Registro de Contratos Contraloría General de Cuentas Presente

Por este medio nos dirigimos a usted para saludarlo y al mismo tiempo remitirle No. ( ) de Contratos, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado: 1) Contrato de Servicios para“___________________”. 

Profesionales

No._________________

Copia de Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal Número _______, emitida con fecha ____________, para la aprobación del contrato arriba indicado.

Sin otro particular, agradeciendo su atención a la presente. Atentamente, _______________________________ Dirección de Recursos Humanos

Cc: Archivo

34

Constancia de Publicaciones Realizada en el Portal Guate Compras

35

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029

Área Interesada

Dirección de Recursos Humanos

Gerente Municipal

Jefe del Departamento de Presupuesto

Inicio

Envía propuesta y expediente de personal a contratar.

Recibe propuesta y expediente de personal a contratar.

Revisa cada uno de los documentos del expediente.

Envía propuesta a Gerente Municipal para Visto Bueno.

Recibe y revisa propuesta.

Recibe propuesta con Vo.Bo.

Remite propuesta con Visto Bueno a Dirección de Recursos Humanos.

Solicita a Departamento de Presupuesto partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria para contratación del personal.

Recibe solicitud.

Recibe y adjunta a expediente.

Remite a Dirección de Recursos Humanos asignación de partida presupuestaria y constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP) de conformidad con el Artículo 3 Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado.

Elabora contrato en formato aprobado por Asesoría Jurídica.

A

36

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Dirección de Recursos Humanos

Interesado

Gerente Municipal

Asesoría Jurídica

A

Notifica a interesado para firma de contrato.

Entrega copia simple de contrato para trámite de fianza e informa que debe presentar timbres para legalización de contrato, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique.

Recibe fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique e integra a expediente.

Remite contrato a Gerente Municipal para firma.

Recibe contrato firmado y adjunta a expediente.

Envía expediente completo y solicita a Asesoría Jurídica que realice gestión de: Legalización de contrato

Se presenta y firma contrato.

Recibe copia simple de contrato y tramita fianza, timbres y cheque o constancia de cuenta monetaria de Banrural cuando aplique.

Entrega fianza, timbres, cheque o constancia de cuenta monetaria de Banco Banrural cuando aplique a Dirección de Recursos Humanos.

Recibe y firma contrato.

Remite contrato firmado a Dirección de Recursos Humanos.

Recibe solicitud con expediente completo y legaliza contrato.

B

37

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029

Asesoría Jurídica

Dirección de Recursos Humanos

Secretaría Municipal

Director de Compras y Contrataciones

Auxiliar de Contrataciones o Compras

Recibe y traslada a Auxiliar de Contrataciones o Compras.

Recibe y publica contrato para registro en Guatecompras.

B

Remite expediente completo con contrato legalizado a Dirección de Recursos Humanos.

Recibe expediente completo con contrato legalizado.

Envía expediente completo y solicita a Secretaría Municipal que realice gestión de: 1.Resolución de Alcaldía Municipal 2.Certificación de la resolución de Alcaldía Municipal

Recibe expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal.

Recibe expediente y gestiona resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal. Traslada expediente con resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal a Dirección de Recursos Humanos.

Reproduce (2) copias de contrato legalizado, fianza, resolución de Alcaldía Municipal y certificación de resolución de Alcaldía Municipal.

Remite copia 1 de documentos a la Unidad de Registro de Contrato de la Contraloría General de Cuentas para constancia de notificación de contrato. (deberá remitir dentro del plazo de 30 días contados a partir de su aprobación).

Remite copia 2 de documentos con oficio de solicitud para publicación de contrato para registro en Guatecompras a Director de Compras y Contrataciones.

De conformidad con el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado

C

38

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Contratación de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Dirección de Recursos Humanos

Director de Compras y Contrataciones

Auxiliar de Compras o Contrataciones

C

Recibe constancia de notificación de contrato de Contraloría General de Cuentas y reproduce (1) copia.

Elabora oficio de solicitud para publicación en Guatecompras dirigido a Director de Compra y contrataciones.

Remite a Director de Compras y Contrataciones oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas. (plazo máximo para publicación al día hábil siguiente de la remisión del contrato en Contraloría General de Cuentas).

De conformidad con Resolución No. 11-2010 Ministerio de Finanzas

Recibe oficio de solicitud para publicación en Guatecompras con copia de constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas y traslada a Auxiliar de Compras o Contrataciones para su publicación en Guatecompras.

Recibe constancia en archivo PDF de las publicaciones realizadas en Guatecompras para control interno y archivo a expediente.

Recibe y publica en Guatecompras constancia de notificación de contrato a Contraloría General de Cuentas.

Genera constancia en archivo PDF de las publicaciones realizadas en el portal Guatecompras.

Envía archivo PDF por correo electrónico a Dirección de Recursos Humanos.

Fin

39

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco

01.02.05.02.02.01 RECLUTAMIENTO No. 1 2 3 4

DEPARTAMENTO

DE

SELECCIÓN

Y

CONTENIDO 01.02.05.02.02.01.01 Procedimiento 01.02.05.02.02.01.02 Procedimiento 01.02.05.02.02.01.03 Procedimiento 01.02.05.02.02.01.04 Procedimiento

Selección y Contratación de Personal Inducción al Nuevo Personal Reclutamiento Interno de Personal Reclutamiento Externo de Personal

40

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Selección y Reclutamiento

No Aplica

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Selección y Contratación de Personal Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.01.01

X

Febrero, 2013

8

Tiempo Estimado D

H

M

S

7

5

8

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para la contratación de una persona para un área o puesto en específico dentro de la Administración Municipal. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Curriculum Vitae. b. Cuadro General de Puestos. c. Perfil de Puestos. Definiciones: a. Curriculum Vitae: Conjunto de experiencias (educacionales, laborales y vivenciales) de una persona. No.

1.

2

3. 4.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Recibe Curriculum Vitae de persona referenciada y Formulario Pre-Solicitud de Empleo (FO-GAF-DA-DRH-001). Completa Formulario Registro de Documentación Recibida (FOGAF-DA-DRH-002) para verificar si el expediente recibido cuenta con la documentación requerida. Si el expediente recibido cuenta con toda la documentación requerida continua proceso con la actividad No. 6. Si

el

expediente

recibido

no

D

TIEMPO H M

S

0

0

0

2

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

DOCUMENTO REQUERIDO



0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

Curriculum Vitae Formulario FOGAF-DA-DRH001 Formulario FOGAF-DA-DRH002

 

41

5.

6.

7.

8.

9.

10. 11 12. 13.

14. 15. 16.

cuenta con toda la documentación requerida se le informa vía telefónica al candidato que complete su papelería. Recibe la papelería pendiente por parte del candidato para completar expediente. Analiza Curriculum Vitae del interesado en cuanto a profesión, estudios, referencias y cartas de recomendación. Busca en el listado de plazas vacantes del Cuadro General de Puestos para el año vigente, el perfil del puesto al que aplica el interesado. Si se identifica la existencia de un puesto vacante que concuerde con el perfil requerido del puesto según información de Curriculum Vitae, completa el Formulario Revisión de Curricula (FO-GAFDA-DRH-003) y continúa proceso con la actividad No. 10. Si no se identifica un puesto vacante que concuerde con el perfil requerido del puesto vacante según la información del Curriculum Vitae se informa al Jefe de Selección y Reclutamiento que no existe puesto vacante para el perfil del interesado y archiva expediente. Completa datos del evaluador en la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-003. Traslada el expediente clasificado con el puesto sugerido. Recibe expediente. Revisa expediente, si la selección del puesto fue correcta según el perfil del puesto. Firma de Visto Bueno en la esquina superior derecha de la primera página del Curriculum Vitae. Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Traslada expediente con Visto Bueno a Sub-Director de Recursos Humanos.

0

0

30

0

0

0

30

0

0

1

0

0

 Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Curriculum Vitae Cuadro General de Puestos Formulario FOGAF-DA-DRH001 Formulario FOGAF-DA-DRH002 Formulario FOGAF-DA-DRH003

  

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

10

0

Departamento de Selección y Reclutamiento



Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento



Curriculum Vitae Cuadro General



42

17.

18. 19.

20.

21. 22.

23.

24. 25. 26. 27.

28.

29. 30. 31. 32. 33.

Si la selección de puesto no fue correcta regresa el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para archivo del Expediente.

0

Recibe expediente.

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

10

0

Verifica que los datos de los Expedientes sean los correctos y que estén completos. Si está de acuerdo con la selección inicial, firma de Visto Bueno en la esquina superior derecha del Formulario FO-GAFDA-DRH-003. Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Traslada expediente a Auxiliar de Selección y Reclutamiento para convocar al interesado a primera entrevista. Si no esta de acuerdo con la selección inicial, traslada el Expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo. Recibe expediente con Visto Bueno. Convoca a interesado a primera entrevista indicando fecha y hora. Se presenta indicado.

el

día

y

hora

Brinda saludo respectivo al interesado. Solicita al interesado que realice una Prueba de Inteligencia de 40 minutos o Prueba Aptitudinal de 15 minutos según corresponda evaluar. Informa al interesado que el tiempo de para realizar la prueba a finalizado. Solicita al interesado la prueba realizada. Califica la prueba realizada y elabora Reporte de Evaluación de la Prueba. Integra al expediente prueba y resultado de evaluación de la prueba. Traslada expediente Sub-Director de Recursos Humanos.

0

10

0

0

0

15

0

2

0

0

0

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

de Puestos Formulario FOGAF-DA-DRH001 Formulario FOGAF-DA-DRH002 Formulario FOGAF-DA-DRH003

  

Sub-Director de Recursos Humanos

Sub-Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

Interesado

Interesado 

0

0

3

Pruebas de Inteligencia o Prueba Aptitudinal Reporte de Evaluación de la Prueba Realizada

0 

0

0

40

0

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

20

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento



Curriculum Vitae

43

34. 35. 36. 37.

38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46.

Recibe expediente. Revisa el expediente con Curriculum Vitae, documentación, formularios, prueba y resultado de evaluación de la prueba. Solicita que el interesado llegue despacho. Realiza al interesado primera entrevista utilizando Formulario de Entrevista (FO-GAF-DA-DRH004) Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-004 con su nombre, firma y sello. Llena Formulario de Evaluación del Aspirante (FO-GAF-DA-DRH005). Pondera el resultado del Formulario FO-GAF-DA-DRH-005. Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 con su nombre, firma y sello. Traslada expediente a Director de Recursos Humanos. Recibe expediente. Verifica que Formularios FO-GAFDA-DRH-001, 002, 003, 004 y 005, estén completos. Emite firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 en la esquina inferior derecha. Sella a un lado de la firma anterior.

0

0

5

0

0

0

15

0



Formulario FOGAF-DA-DRH001 Formulario FOGAF-DA-DRH002 Formulario FOGAF-DA-DRH003 Perfil de Puestos Cuadro General de Puestos Curriculum Vitae Formulario FOGAF-DA-DRH001 Formulario FOGAF-DA-DRH002 Formulario FOGAF-DA-DRH003 Formulario FOGAF-DA-DRH004 Formulario FOGAF-DA-DRH005 Pruebas de Inteligencia o Prueba Aptitudinal Resultado de Evaluación de la Prueba Realizada

  0

0

5

0 

0

0

30



0



0

0

15

0

Sub Director de Recursos Humanos

Sub-Dirección de Recursos Humanos

 

0

0

15

0 

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

05

0

0

0

5

0

0

0

15

0

0

0

10

0

0

0

5

0

47.

Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento para investigación.

0

0

10

0

48.

Recibe expediente.

0

0

5

0

49.

Revisa Vo. Bo en expediente.

0

0

15

0

50.

Traslada expediente.

0

0

10

0

51.

Recibe expediente.

0

0

5

0

52.

Realiza investigación sobre información y documentos proporcionados por interesado, utilizando Formularios GAF-DADRH No. 006, 007, 008, 009 y 010.

  



Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento Departamento de Selección y Reclutamiento Auxiliar de Selección y Reclutamiento

0

1

0

0

44

53. 54. 55. 56. 57. 58. 59 60. 61.

62.

Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento con el resultado de la investigación. Recibe expediente con resultados de investigación. Revisa investigación de la información expediente. Traslada expediente a Director de Recursos Humanos. Recibe expediente. Revisa que Formularios FO-GAFDA-DRH-006, 007, 008, 009 y 010 estén completos. Firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DA-DRH-010 en el lugar establecido. Sella a un lado de la firma anterior. Si no emite Visto Bueno traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo. Traslada el expediente a Alcaldía Municipal para revisión y aprobación del expediente, colocando en caratula el Formulario FO-GAF-DA-DRH-010.

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

15

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

20

0

0

0

10

0

0

0

5

0

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

   

0

0

10

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

0

  

0

0

30

0 

63.

Recibe expediente.

0

0

10

0

64.

Revisa expediente.

2

0

0

0



0

0

15

0

 

65. 66. 67.

Si autoriza la contratación marca la casilla de “Autorizado” del Formulario No. FO-GAF-DA-DRH010. Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior. Si no autoriza la contratación marca la casilla “No Autorizado” del Formulario No. FO-GAF-DADRH-010.

Curriculum Vitae Formulario FOGAF-DA-DRH001 Formulario FOGAF-DA-DRH002 Formulario FOGAF-DA-DRH003 Formulario FOGAF-DA-DRH004 Formulario FOGAF-DA-DRH005 Pruebas de Inteligencia o Prueba Aptitudinal Reporte de Evaluación de la Prueba Realizada Formulario FOGAF-DA-DRH006 Formulario FOGAF-DA-DRH007 Formulario FOGAF-DA-DRH008 Formulario FOGAF-DA-DRH009 Formulario FOGAF-DA-DRH0010

Alcaldía Municipal 0

0

5

Alcaldía Municipal



0 

0

0

5

0

68.

Traslada expediente

0

0

30

0

69.

Recibe expediente.

0

0

10

0

70.

Si el expediente fue aprobado, lo traslada a Encargado de Sección de Recursos Humanos para que genere número de voucher.

0

0

10

0

71.

Si no está aprobado traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento de Personal para su archivo.

0

0

10

0



Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

45

72.

Recibe expediente aprobado.

73.

Ingresa datos generales del empleado al sistema para la generación del número de voucher.

74.

Solicita habilitación del puesto al Departamento de Organización y Métodos, enviando fotocopia del Formulario No. FO-GAF-DA— DRH-010, agregando el número de voucher generado.

75.

76.

Recibe fotocopia del Formulario No. FO-GAF-DA—DRH-010 con autorización. Verifica partida presupuestaria, puesto vacante, nombre funcional del puesto y el área a la que pertenece.

0

0

5

0

0

0

10

0 Encargado de Recursos Humanos

0

0

10

Sección de Recursos Humanos

0

0

0

5

0

0

0

15

0

Analista de Organización y Métodos



Formulario FOGAF-DA-DRH0010

Contrato Curriculum Vitae Formulario FOGAF-DA-DRH001 Formulario FOGAF-DA-DRH002 Formulario FOGAF-DA-DRH003 Formulario FOGAF-DA-DRH004 Formulario FOGAF-DA-DRH005 Formulario FOGAF-DA-DRH006 Formulario FOGAF-DA-DRH007 Formulario FOGAF-DA-DRH008 Formulario FOGAF-DA-DRH009 Formulario FOGAF-DA-DRH0010

Departamento de Organización y Métodos

77.

Habilita el puesto en el sistema.

0

0

5

0

78.

Notifica de la habilitación del puesto vía correo electrónico al Encargado de Sección de Recursos Humanos.

0

0

5

0

79.

Recibe correo electrónico.

0

0

5

0

 

0

0

5

0



0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

10

0



0

0

10

0

 

82.

Ingresa al sistema de Recursos Humanos. Ingresa número de voucher para generar Contrato. Imprime Contrato.

83.

Revisa Contrato.

80. 81.

Sección de Recursos Humanos

85. 86.

Recibe expediente.

0

0

5

0

87.

Notifica al empleado que debe presentarse para firma de contrato y iniciar labores.

0

0

10

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

88.

Se presenta y firmar contrato.

0

1

0

0

Empleado

Empleado

0

0

1

0

89. 90.

Adjunta contrato firmado a expediente. Traslada expediente a Director de Recursos Humanos para firma de contrato.

0

0

5

0

91.

Recibe expediente.

0

0

5

0

92.

Firma Contrato.

0

0

10

0

 

Prepara Contrato en identificado. Traslada expediente.

84.

folder

Encargado de Recursos Humanos

  

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

 

46

93.

Traslada expediente a Gerente de Área/Unidad para firma de contrato.

0

0

10

0

94.

Recibe expediente.

0

0

5

0

95.

Firma Contrato.

0

0

10

0

96.

Traslada expediente firmado a Director de Recursos Humanos.

0

0

10

0

97.

Recibe expediente.

0

0

10

0

98.

Traslada expediente a Alcaldía Municipal para firma de Contrato.

0

0

30

0

99.

Recibe expediente.

0

0

10

0

100.

Firma Contrato.

1

0

0

0

101.

Traslada expediente a Director de Recursos Humanos.

0

0

30

0

102.

Recibe expediente.

0

0

5

0

103.

Traslada expediente a Auxiliar de Recursos Humanos.

0

0

5

0

104.

Recibe expediente.

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

105. 106.

107.

108. 109.

Revisa que Contrato esté firmado. Realiza una fotocopia de Contrato firmado. Entrega expediente con original y fotocopia de Contrato firmado a Encargado de Nominas para que genere el pago cuando corresponda. Recibe y sella original y fotocopia de Contrato firmado. Entrega expediente y Contrato original para archivo.

0

0

5

0

110.

Recibe expediente.

0

0

5

0

111.

Archiva expediente.

0

0

5

0

Gerente de Área/ Unidad

Gerente Área/ Unidad

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Alcaldía Municipal

Alcaldía Municipal

Director de Recursos Humanos

Contrato



Contrato

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas

Auxiliar de Kardex



Sección de Recursos Humanos

47

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Elaborado por: Revisado por: Febrero, 2013 Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Analista Organización y Asesora de Alcaldía Métodos Descripción Secuencial Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento:

Formulario Formulario Formulario Formulario Formulario Formulario Formulario Formulario Formulario Formulario

FO-GAF-DA-DRH-001 FO-GAF-DA-DRH-002 FO-GAF-DA-DRH-003 FO-GAF-DA-DRH-004 FO-GAF-DA-DRH-005 FO-GAF-DA-DRH-006 FO-GAF-DA-DRH-007 FO-GAF-DA-DRH-008 FO-GAF-DA-DRH-009 FO-GAF-DA-DRH-010

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Pre-Solicitud de Empleo Registro de Documentación Recibida Revisión de Curriculum Guía de Entrevista Evaluación del Aspirante (Post-Entrevista) Verificación de Referencias Personales Verificación de Referencias Laborales Verificación de Antecedentes Información de Resultados de Selección Revisión de la Documentación del Expediente Pruebas de Inteligencia de Referencia Prueba Aptitudinal de Referencia Resultados de la Evaluación de la Prueba Realizada Contrato

Cantidad de páginas: 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 2 2 1

48

Pre-Solicitud de Empleo

49

Registro de Documentación Recibida

50

Revisión de Curriculum

51

Entrevista

52

+

53

Evaluación del Aspirante (Post-Entrevista)

54

Verificación de Referencias Personales

55

Verificación de Referencias Laborales

56

Verificación de Antecedentes

57

Informe de Resultados de Selección

58

Revisión de la Documentación del Expediente

59

Prueba de Inteligencia de Referencia

60

61

62

Prueba Aptitudinal de Referencia

63

64

Resultados de la Evaluación de la Prueba Realizada

65

66

Contrato

67

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Inicio

Recibe Curriculum Vitae de persona referenciada y formulario pre-solicitud de empleo.

Completa Formulario Registro de Documentación Recibida.

Expediente cuenta con toda la documentación

Si

No Se informa vía telefónica al candidato que complete su papelería.

Continua Proceso.

Recibe la papelería pendiente por parte del candidato.

Analiza Curriculum Vitae del interesado en cuanto a profesión, estudios, referencias y cartas de recomendación.

Busca en el listado de plazas vacantes del Cuadro General de Puestos para el año vigente, el perfil del puesto al que aplica el interesado.

A

68

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Sub-Director de

Interesado

Jefe de Selección y Reclutamiento

Recursos Humanos

Recibe expediente

Recibe expediente

A

Identifica la existencia de un puesto vacante que concuerde con la Curricula Vitae,

Si

No Informa al Jefe de Selección que no existe puesto vacante para el perfil del interesado y archiva.

Completa el Formulario Revisión de Curricula.

Verifica que los datos de los expedientes sean los correctos y que estén completos.

Revisa si la selección del puesto fue correcta según el perfil del puesto.

No

Si

Firma de Visto Bueno.

Regresa el expediente al Auxiliar de Selección para archivo.

Si está de acuerdo con la selección inicial.

No

Si

Completa datos del evaluador en la casilla inferior del Formulario.

Si se identifica la existencia de un puesto vacante completa el Formulario FO-GAF-DADRH-003

Traslada expediente clasificado con el puesto sugerido

Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior.

Traslada expediente con Visto Bueno a SubDirector de Recursos Humanos.

Firma de Visto Bueno.

Traslada el expediente al Auxiliar de Selección para su archivo.

Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior.

Traslada expediente a Auxiliar de Selección y Reclutamiento para convocar al interesado a primera entrevista.

Recibe expediente con visto bueno.

Convoca a interesado a primera entrevista indicando fecha y hora.

Se presenta el día y hora indicado.

Brinda saludo respectivo al interesado.

B

69

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Sub Director de Recursos Humanos

B

Solicita al interesado que realice una prueba de inteligencia ó prueba aptitudinal.

Informa al interesado que el tiempo de para realizar la prueba a finalizado.

Solicita al interesado la prueba realizada.

Califica la prueba realizada y elabora reporte de evaluación de la prueba.

Integra al expediente prueba y reporte de evaluación de la prueba.

Traslada expediente Sub-Director de Recursos Humanos.

Recibe expediente.

Revisa el expediente Curriculum Vitae, documentación, formularios, prueba y reporte de evaluación de la prueba.

Solicita que el interesado llegue despacho.

C

70

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Sub Director de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Recibe expediente.

Recibe expediente.

Recibe expediente.

Verifica que Formularios FO-GAF-DA-DRH-001, 002, 003, 004 y 005 estén completos.

Revisa Vo. Bo en expediente.

Realiza investigación sobre información y documentos proporcionados por interesado, utilizando Formularios.

Emite firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 en la esquina inferior derecha.

Traslada expediente.

Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento con el resultado de la investigación

Sella a un lado de la firma anterior.

Recibe expediente con resultados de investigación.

Traslada expediente a Jefe de Selección y Reclutamiento para investigación.

Revisa investigación de la información expediente.

Recibe expediente

Traslada expediente a Director de Recursos Humanos.

C

Realiza al interesado primera entrevista utilizando Formulario de Entrevista (FO-GAF-DADRH-004).

Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-004 con su nombre, firma y sello.

Llena Formulario de Evaluación del aspirante (FO-GAFDA-DRH-005).

Pondera el resultado del Formulario FOGAF-DA-DRH-005.

Completa la casilla inferior del Formulario FO-GAF-DA-DRH-005 con su nombre, firma y sello.

Traslada expediente a Director de Recursos Humanos.

Revisa que Formularios FO-GAF-DA-DRH-006, 007, 008, 009 y 010 estén completos

Firma de Visto Bueno en el Formulario FO-GAF-DADRH-010 en el lugar establecido

Sella a un lado de la firma anterior

D

71

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Director de Recursos Humanos

Alcaldía Municipal

D

Si no emite Visto Bueno traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo

Traslada el expediente a Alcaldía Municipal para revisión y aprobación del expediente

Recibe expediente

Revisa expediente

Si autoriza la contratación marca la casilla “Autorizado” del Formulario No. FO-GAFDA-DRH-010

Sella de Visto Bueno a un lado de la firma anterior

Si no autoriza la contratación marca la casilla “No Autorizado” del Formulario No. FOGAF-DA-DRH-010

Traslada expediente

E

72

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Director de Recursos Humanos

Encargado de Sección de Recursos Humanos

Analista de Organización y Métodos

E

Recibe expediente

Si el expediente fue aprobado, lo traslada a Encargado de Sección de Recursos Humanos para que genere número de voucher

Si no está aprobado traslada el expediente al Auxiliar de Selección y Reclutamiento para su archivo

Recibe expediente aprobado.

Ingresa datos generales del empleado al sistema para la generación del número de voucher

Solicita habilitación del puesto al Departamento de Organización y Métodos

Recibe fotocopia del Formulario No. FOGAF-DA-DRH-010 aprobado

Verifica partida presupuestaria, puesto vacante, nombre funcional del puesto y el área a la que pertenece

Habilita el puesto en el sistema

Recibe correo electrónico

Notifica de la habilitación del puesto vía correo electrónico

F

73

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Encargado de Sección de Recursos Humanos

Auxiliar e Recursos Humanos

Empleado

F

Ingresa al sistema de Recursos Humanos

Ingresa número de voucher para generar contrato

Imprime contrato

Revisa Contrato

Prepara contrato en folder identificado

Traslada Expediente

Recibe expediente

Notifica al empleado que debe presentarse para firma de contrato

Se presenta y firmar contrato.

Adjunta contrato firmado a expediente.

G

74

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Gerente de Área/ Unidad

Alcaldía Municipal

G

Recibe expediente

Recibe Expediente

Recibe expediente

Traslada expediente a Director de Recursos Humanos para firma de contrato

Firma contrato

Firma contrato

Firma contrato

Traslada expediente a Gerente de Área/ Unidad para firma de contrato.

Traslada expediente firmado a Director de Recursos Humanos.

Traslada expediente firmado a Director de Recursos Humanos.

Recibe expediente

Traslada expediente a Alcaldía Municipal para firma de contrato.

Recibe expediente

Recibe expediente

Traslada expediente a Auxiliar de Recursos Humanos.

Realiza una fotocopia de contrato firmado.

H

75

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Selección y Contratación de Personal Auxiliar de Kardex

Encargado de Nominas

Auxiliar de Recursos Humanos

H

Entrega expediente con original y fotocopia de contrato firmado a para que genere el pago cuando corresponda.

Recibe y sella original y fotocopia de contrato firmado.

Entrega expediente y contrato original para archivo.

Recibe expediente.

Archiva expediente.

Fin.

76

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Selección y Reclutamiento

No Aplica

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Inducción al Nuevo Personal Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.01.02

X

Marzo, 2013

2

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

4

10

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para inducir al nuevo empleado en el desempeño de su trabajo. La información para cada puesto dependerá de las atribuciones del puesto para el cual fue contratado. Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal de nuevo ingreso. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna. No.

1.

2. 3. 4.

5.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Asigna Auxiliar de Selección y Reclutamiento para la inducción al puesto del empleado de nuevo ingreso. Informa al personal que conforma el Área/Unidad del ingreso de un empleado nuevo, previo al ingreso del mismo. Recibe al empleado nuevo. Presenta al empleado nuevo con los empleados del Departamento. Presenta al empleado nuevo al Auxiliar de Selección y Reclutamiento asignado para la inducción al puesto específico.

D

TIEMPO H M

S

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE Departamento de Selección y Reclutamiento

Área/Unidad

0

0

5

0

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

0

0

10

0

Jefe de Área/Unidad

0

0

5

0

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

0

0

3

0

0

0

2

0

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

DOCUMENTO REQUERIDO

 Ninguno Departamento de Selección y Reclutamiento

77

6. 7. 8. 9. 10. 11.

12.

Inicia inducción. Indica atribuciones del puesto para el cual fue contratado. Indica normas internas del Área/Unidad, horarios de entrada y salida, horario de almuerzo, uso del teléfono. Muestra el puesto de trabajo. Entrega equipo y herramientas de trabajo. Asigna tiempo al empleado nuevo para que exponga dudas o temas que no le hayan quedado claros. Entrega al empleado nuevo la descripción del puesto por escrito, funciones, normativas internas de Área/Unidad, restricciones y gestiona la entrega de la tarjeta de asignación de equipo, mobiliario y bienes por medio de la Sección de Inventarios.

0

15

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

1

0

0

Elaborado por: Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No.

0

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

Revisado por: Marzo, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento

Identificación

Documentos requeridos anexos Nombre del documento:

 Ninguno

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas:

Ninguno

78

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Inducción al nuevo Personal Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Inicio

Asigna a un empleado para la inducción al puesto del empleado

Inicia inducción.

Informa del ingreso de un empleado nuevo

Indica atribuciones del puesto para el cual fue contratado.

Recibe al empleado nuevo.

Indica normas internas del Área/ Unidad

Presenta al empleado nuevo con los empleados del Área/Unidad.

Muestra el puesto de trabajo.

Presenta al empleado con la persona asignada para la inducción

Entrega equipo y herramientas de trabajo.

Asigna tiempo al Empleado nuevo para que exponga dudas

Entrega al empleado nuevo la descripción del puesto por escrito, funciones, normativas internas de Área/Unidad, restricciones y gestiona la entrega de la tarjeta de asignación de equipo, mobiliario y bienes por medio de la Sección de Inventarios.

Fin.

79

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Municipal

Recursos Humanos

Selección y Reclutamiento

Sección: No Aplica

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Reclutamiento Interno de Personal Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.01.03

X

Marzo, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

1

1

50

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto la búsqueda interna de candidatos potencialmente calificados y capaces de poder ocupar otros cargos dentro de la Institución, cuando se necesite ocupar un puesto vacante ó nuevo. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna. No.

1. 2. 3. 4.

5.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Elabora Solicitud de Contratación de Personal. Firma Solicitud de Contratación de Personal. Envía Solicitud de Contratación de Personal. Recibe Solicitud de Contratación de Personal. Revisa Solicitud de Contratación de Personal de acuerdo a:  Políticas y Normas de la Institución…  Plan de contratación de personal del ejercicio fiscal.

TIEMPO D

H

M

S

0

2

0

0

0

15

0

0

10

0

0

5

0

0 0 0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Gerente Área/Unidad

Área/Unidad



Jefe de Selección y Reclutamiento 0

DOCUMENTO REQUERIDO

0

30

Departamento de Selección y Reclutamiento



Solicitud de Contratación de Personal Cuadro General de Empleados

0

80

0

0

10

0

7.

Traslada Solicitud de Contratación de Personal y adjunta, Cuadro General de Empleados al Director de Recursos Humanos. Recibe expediente.

0

0

15

0

8.

Revisa expediente.

0

1

0

0

0

0

5

0

0

0

15

0

6.

9.

10.

11.

12. 13.

14.

15.

16. 17. 18.

Archiva Cuadro General de Empleados. Autoriza la Solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha. De no ser autorizado, regresa Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de Selección y Contratación. Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de Selección y Reclutamiento. Recibe Solicitud de Contratación de Personal autorizada. Realiza reclutamiento interno por medio de investigación del recurso humano con que cuenta la Institución para ocupar el puesto, según posibilidades de:  Transferencias de personal.  Ascensos de personal.  Transferencias con ascensos.  Programas de desarrollo de personal.  Planes de profesionalización de personal. Elabora Propuesta de Candidatos a ocupar el puesto de trabajo vacante. Traslada Propuesta de Candidatos a Director de Recursos Humanos. Recibe Propuesta de Candidatos. Analiza la Propuesta de Candidatos.

Jefe de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos 

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

1

0

0



Jefe de Selección y Reclutamiento

0

1

0

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

1

0

0

Departamento de Selección y Reclutamiento



Director de Recursos Humanos

Solicitud de Contratación de Personal Cuadro General de Empleados

Propuesta de Candidatos

Dirección de Recursos Humanos

81

19.

20. 21. 22. 23. 24.

25.

Sí está de acuerdo con alguna de las propuestas, firma de aprobado en el pérfil presentado. Si no está de acuerdo rechaza la Propuesta del Candidato. Traslada a Jefe de Selección y Reclutamiento la propuesta aprobada o rechazada. Recibe Propuesta de Candidatos. Si recibe una Propuesta aprobada traslada información a Gerente de Área/Unidad. Notifica a Empleado de su traslado. Si la propuesta fue rechazada continúa con el procedimiento de Reclutamiento Externo de Personal.

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3.

0

0

10

0 Director de Recursos Humanos

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

15

0

Jefe de Selección y Reclutamiento

Dirección de Recursos Humanos

Departamento de Selección y Reclutamiento

Elaborado por: Revisado por: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Analista Organización y Asesora de Alcaldía Métodos Descripción Secuencial Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Solicitud de Contratación Cuadro General de Empleados Propuesta de Candidatos

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 Variable Variable

82

Solicitud de Contratación

83

Cuadro General de Empleados

84

Propuesta de Candidatos

Guatemala, 01 de Marzo de 2013 PROPUESTA DE CANDIDATOS Señor (a) Director (a) de Recursos Humanos Municipalidad de Mixco Presente Estimado Señor (a) Director (a): Es un gusto saludarle, esperando que sus actividades diarias marchen de la mejor manera. Por este medio hago de su conocimiento el personal que cuenta con el perfil requerido para la contratación de ______________: No.

Nombre

Puesto Actual

No. de Voucher

1. 2. 3. 4. 5. Sin otro particular. Atentamente, _______________________ Nombre Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento cc: Archivo

85

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Reclutamiento Interno de Personal Gerente Área/Unidad

Jefe de Selección y Reclutamiento

Director de Recursos Humanos

Inicio

Elabora Solicitud de Contratación de Personal

Firma Solicitud de Contratación de Personal

Envía Solicitud de Contratación de Personal Recibe Solicitud de Contratación de Personal

Revisa Solicitud de Contratación de Personal

Traslada Solicitud de Contratación de Personal y adjunta Cuadro General de Empleados

Recibe expediente

Revisa expediente

Archiva Cuadro General de Empleados

Autoriza la solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha

A

86

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Reclutamiento Interno de Personal Director de Recursos Humanos

Jefe de Selección y Reclutamiento

A

De no ser autorizado, regresa Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de selección y Reclutamiento

Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de selección y Reclutamiento

Recibe Solicitud de Contratación de Personal autorizada

Realiza reclutamiento interno por medio de investigación del recurso humano

Elabora Propuesta de Candidatos a ocupar el puesto de trabajo vacante

Recibe Propuesta de Candidatos

Traslada Propuesta de Candidatos a Director de Recursos Humanos

Analiza la Propuesta de Candidatos

Esta de acuerdo con la ropuesta No

Si

Firma de aprobado en el perfil presentado

Rechaza la propuesta

B

87

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Reclutamiento Interno de Personal Director de Recursos Humanos

Jefe de Selección y Reclutamiento

B

Traslada a Jefe de Selección y Reclutamiento la propuesta aprobada o rechazada

Recibe propuesta de candidatos

Si recibe una Propuesta aprobada traslada información a Gerente de Área/Unidad

Notifica a Empleado de su traslado

Fin

Si la propuesta fue rechazada continúa con el procedimiento de Reclutamiento Externo de Personal

88

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Municipal

Recursos Humanos

Selección y Reclutamiento

Sección: No Aplica

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Reclutamiento Externo de Personal Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.01.04

X

Marzo, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

5

1

46

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto la convocatoria externa de candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la Institución, formando así un banco de datos que permita una respuesta efectiva cuando se necesite ocupar un puesto nuevo o una vacante. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna. No.

1.

2.

3.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Elabora Solicitud de Contratación de Personal según perfil establecido. Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Jefe de Selección y Reclutamiento. Recibe Solicitud de Contratación de Personal.

TIEMPO D

H

M

S

0

0

30

0

0

0

0

0

15

5

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Gerente Área/Unidad

Área/Unidad 

0

0

DOCUMENTO REQUERIDO

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

Solicitud de Contratación

Departamento de Selección y Reclutamiento

89

4.

Revisa la Solicitud de Contratación de Personal de acuerdo a:  Políticas y normas de la Institución.  Plan de contratación de personal del ejercicio fiscal  Vacantes disponibles.

6.

Traslada Solicitud de Contratación de Personal adjuntando Cuadro General de Empleados para el año al Director de Recursos Humanos. Recibe expediente.

7.

Revisa expediente.

5.

8.

9.

10. 11. 12.

13.

14.

15.

Archiva Cuadro General de Empleados. Autoriza la Solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha. Traslada Solicitud de Contratación de Personal autorizada. Recibe Solicitud de Contratación de Personal aprobada. Revisa Solicitud de Contratación de Personal aprobada. Traslada Solicitud de Contratación de Personal a Auxiliar de Selección y Reclutamiento. Recibe Solicitud de Contratación de Personal. Realiza convocatoria externa por medio de las siguientes técnicas:  Banco de datos conformado por candidatos que se presentan de manera espontánea o provenientes de otros reclutamientos.  Candidatos referidos por otros servidores públicos de la Institución.

0

0

30

0 Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

1

0

Departamento de Selección y Reclutamiento



0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

5

0

0

0

5

0

 Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Solicitud de Contratación Cuadro General de Empleados

Jefe de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

1

0

0

0

Auxiliar de Selección y Reclutamiento



Convocatoria de Personal

90

16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

 Carteles de avisos colocados en la Institución.  Anuncios en medios de comunicación (diarios y/o radio). Integra los Curriculum Vitae recibidos en el plazo establecido en la convocatoria. Realiza análisis de los Curriculum Vitae recibidos. Define que candidatos cumplen con el perfil del puesto vacante. Traslada al Jefe de Selección y Reclutamiento los pérfiles analizados. Recibe los Curriculum Vitae analizados. Valida la selección de los Curriculum Vitae que cumplen con el perfil de la plaza vacante. Aprueba la selección de los Curriculum Vitae presentadas. Continúa con el procedimiento de Selección y Contratación de Personal.

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3. 4.

3

0

0

0

0

4

0

0

0

1

0

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

1

0

0

0

0

30

0

Convocatoria de Personal



Curriculum Vitae

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Departamento de Selección y Reclutamiento

Jefe de Selección y Reclutamiento

Elaborado por: Revisado por: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Analista Organización y Asesora de Alcaldía Métodos Descripción Secuencial Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte

Identificación



Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Solicitud de Contratación Cuadro General de Empleados Convocatoria de Personal Curriculum Vitae

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 Variable Variable Variable

91

Solicitud de Contratación

Guatemala, 01 de Marzo de 2013 SOLICITUD DE CONTRATACION

Señor (a) Director (a) de Recursos Humanos Municipalidad de Mixco Presente Estimado Señor (a) Director (a): Es un gusto saludarle, esperando que sus actividades diarias marchen de la mejor manera. Por este medio le solicito realizar convocatoria para poder cubrir la plaza de _______________________________ que como es de su conocimiento se encuentra vacante hace _____ días y es importante en nuestra área para poder desarrollar nuestras funciones. Sin otro particular y en espera de su respuesta.

Atentamente,

cc: Archivo

____________________ Nombre Gerente de Área/Unidad

92

Cuadro General de Empleados

Convocatoria de Personal

93

Curriculum Vitae

CURRICULUM VITAE DATOS PERSONALES NOMBRE: LUGAR DE NACIMIENTO: FECHA DE NACIMIENTO: D.P.I. No.: DIRECCION: TELEFONO:

FORMACION ACADEMICA

OTROS CURSOS

EXPERIENCIA LABORAL

REFERENCIAS LABORALES

REFERENCIAS PERSONALES

94

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Reclutamiento Externo de Personal Gerente Àrea/Unidad

Jefe del Departamento de Selección y Reclutamiento

Director de Recursos Humanos

Recibe Solicitud de Contratación de Personal.

Recibe expediente.

Revisa la Solicitud de Contratación de Personal

Revisa expediente

Traslada Solicitud de Contratación de Personal adjuntando Cuadro General de Empleados para el año

Archiva Cuadro General de Empleados

Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Inicio

Elabora Solicitud de Contratación de Personal según perfil establecido.

Traslada Solicitud de Contratación de Personal

Autoriza la Solicitud de Contratación de Personal firmando en la esquina superior derecha

Recibe Solicitud de Contratación de Personal aprobada.

Traslada Solicitud de Contratación de Personal autorizada

Revisa Solicitud de Contratación de Personal aprobada.

Traslada Solicitud de Contratación de Personal

Recibe Solicitud de Contratación de Personal.

A

95

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Reclutamiento Externo de Personal Auxiliar de Selección y Reclutamiento

Jefe de Selección y Reclutamiento

A

Realiza convocatoria externa

Integra los Curriculum Vitae recibidos en el plazo establecido en la convocatoria

Realiza análisis de los Curriculum Vitae recibidos.

Define que candidatos cumplen con el perfil del puesto vacante

Traslada los pérfiles analizados.

Recibe los Curriculum Vitae analizados.

Valida la selección de los Curriculum Vitae que cumplen con el perfil de la plaza vacante

Aprueba la selección de los Currícula Vitae presentadas

Fin

Continúa con el procedimiento de Selección y Contratación de Personal

96

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco

01.02.05.02.02.02.01 SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CONTENIDO 01.02.05.02.02.02.01.01 Procedimiento de Control de Ingreso y Egreso de Personal 01.02.05.02.02.02.01.02 Procedimiento de Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en forma electrónica 01.02.05.02.02.02.01.03 Procedimiento de Solicitud de Formulario para Certificado de Trabajo del IGSS 01.02.05.02.02.02.01.04 Procedimiento de Elaboración de Certificados de Trabajo del IGSS 01.02.05.02.02.02.01.05 Procedimiento de Solicitud de Permisos de Empleados Municipales 01.02.05.02.02.02.01.06 Procedimiento de Plan de Vacaciones 01.02.05.02.02.02.01.07 Procedimiento de Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros 01.02.05.02.02.02.01.08 Procedimiento de Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS 01.02.05.02.02.02.01.09 Procedimiento de Declaración Anticipada en Forma Electrónica 01.02.05.02.02.02.01.10 Procedimiento Aplicación de Sanciones Administrativas

97

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento: Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Control de Ingreso y Egreso de Personal Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.01

X

Febrero, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

4

4

10

0

Descripción General: Es el procedimiento que tiene por objeto el registro del ingreso y egreso del personal a la Institución utilizando medios de control que permitan emitir informes periódicos para su análisis y respectiva toma de decisiones tomando de base los horarios y turnos establecidos en el Contrato de Trabajo. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. b. Código de Trabajo. c. Contrato de Trabajo. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Reporte General de Entradas Tarde. Definiciones: Ninguna. No.

1.

2.

3.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Realiza marcaje diario de ingreso y egreso de labores. Recopila los permisos autorizados a todos los empleados durante el periodo que comprenda el Reporte General de Entradas Tarde a generar. Traslada Formularios de Permisos a Dirección de Recursos Humanos para Visto Bueno.

TIEMPO D 0

0

0

H

M

S

0

2

0

15

0

0

0

10

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

DOCUMENTO REQUERIDO

Empleado

Área/Unidad



Ninguno

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos



Reporte General de Entradas Tarde

0

98

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

12.

13. 14.

15.

16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Revisa Formularios de Permisos y coloca firma de Visto Bueno. Traslada Formularios de Permisos aprobados al Auxiliar de Recursos Humanos. Recibe Formularios de Permisos aprobados. Ingresa permisos al Sistema. Genera Reporte General de Entradas Tarde (Mensual, quincenal ó semanal) en el Sistema de marcaje. Revisa el cumplimiento de los horarios y turnos establecidos. Identifica incumplimiento en el horario de labores. Si existe incumplimiento en los horarios, elabora Oficio de Notificación por área y adjunta a Reporte General de entradas Tarde. Traslada Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde a Encargado de Recursos Humanos. Recibe Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde. Revisa Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde. Traslada Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde a cada Gerente de Area/Unidad para que se de por enterado. Recibe Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde. Revisa documentos. Notifica de enterado a Encargado Recursos Humanos. Envia Oficio de Notificación de enterado con Vo. Bo. Recibe Ofico de Notificación de enterado. Revisa Ofico de Notificación de enterado. Emite con firma de Direccón

0

0

20

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

30

0

0

0

0

30

0

0

0

45

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

 

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

Reporte General de Entradas Tarde Formulario de Permisos

Encargado de Recursos Humanos

Gerente de Area/Unidad

Área/Unidad

Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

0

0

0

20

0

0

0

30

0



Llamada de

99

23. 24.

Llamada de Atención por escrito a cada Empleado que incumplió con el horario de labores. Entrega Llamada de Atención a Empleado. Recibe Llamada de Atención.

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

1. 2. 3. 4.

0

0

5

0

0

0

3

0

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

No.

Atención Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Empleado

Empleado

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Reporte General de Entradas Tarde Formulario de Permisos Oficio de Notificación de Enterado de Gerencia/Área Llamada de Atención



Llamada de Atención

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: Variable 1 1 1

100

Reporte General de Entradas Tarde

101

Formulario de Permisos

102

Oficio de Notificación

Ciudad de Mixco, ___ Octubre___ año 201__ Oficio No.

Ing. Director de Recursos Humanos Presente:

De manera atenta me dirijo a usted para hacer de su conocimiento que según se detalla el siguiente personal tiene llegadas tarde, correspondiente al mes de _____ del año en curso, para que se realicen las llamadas de atención respectivas. 1. __________ 2. __________ 3. __________

Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, _________________________ Gerente de Área/Unidad

103

Llamada de Atención

104

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Control de Ingreso y Egreso de Personal Empleado

Auxiliar de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Encargado de Recursos Humanos

Recopila los permisos autorizados a todos los empleados durante el periodo que comprenda el Reporte General de Entradas Tarde Generado.

Recibe Formularios de Permisos,

Recibe Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde.

Traslada Formularios de Permisos a Direccion de Recursos Humanos para Visto Bueno.

Revisa Formularios de Permisos y coloca firma de Visto Bueno.

Revisa Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde.

Recibe Formularios de Permisos.

Traslada Formularios de Permisos aprobados al Auxiliar de Recursos Humanos.

Traslada Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde a cada Gerente de Area/Unidad para que se de por enterado.

Inicio

Realiza marcaje diario de ingreso y egreso de labores.

Ingresa permisos Sistema.

A

Genera Reporte General de Entradas Tarde (Mensual, quincenal ó semanal) en el Sistema de marcaje.

Revisa el cumplimiento de los horarios y turnos establecidos.

Identifica incumplimiento en el horario de las labores.

Si existe incumplimiento en los horarios, elabora Oficio de Notificación por área y adjunta a Reporte General de entradas Tarde.

Traslada Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde a Encargado de Recursos Humanos.

105

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Control de Ingreso y Egreso de Personal Gerente Área/Unidad

Encargado de Recursos Humanos

Empleado

A

Recibe Oficios de Notificación y Reporte General de entradas Tarde.

Revisa documentos.

Recibe Ofico de Notificación de enterado.

Recibe Llamada de Atención.

Revisa Ofico de

Fin

Notificación de enterado.

Notifica de enterado a Encargado de Recursos Humanos.

Emite con firma de Dirección Llamada de Atención por escrito a cada Empleado que incumplió con el horario de labores.

Envia Oficio de Notificación de enterado con Vo. Bo.

Entrega Llamada de Atención a Empleado.

106

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.02

X

Julio

4

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

4

57

22

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir los pasos a seguir para afiliar a un empleado nuevo a los servicios del IGSS por medio del portal de servicios electrónicos del IGSS. Fundamento Jurídico: a. Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. La Municipalidad de Mixco debe contar con permisos para ingresar al portal de servicios electrónicos de la página del IGSS http://servicios.igssgt.org. b. El empleado que requiera el trámite debe contar con contrato de la Municipalidad de Mixco. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. b. DPI: Es el Documento Personal de Identificación. c. Formulario No. DRPT-59: Formulario Único de Registro de Afiliados. No.

1.

2.

3. 4.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Ingresa al Sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información del empleado que realizará el trámite, en el sistema de Recursos Humanos. Ingresa al portal electrónico http://servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría “Patronos”.

TIEMPO D

H

M

S

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

0

30

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO



Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP-59.

107

5. 6. 7.

8.

9. 10. 11.

12. 13. 14.

15.

16. 17. 18. 19. 20. 21.

Selecciona el vínculo “Registro de afiliados” y “Inscripción de trabajadores”. Genera en el Sistema Formulario electrónico DRPT-59. Ingresa en el formulario electrónico DRPT-59 los datos del empleado según información obtenida en el Sistema ORACLE. Valida la información en el Sistema y se genera el número de afiliación del empleado. Ingresa el número de afiliación del empleado generado por el portal del IGSS al Sistema ORACLE de Recursos Humanos. Guarda la información ingresada en el sistema ORACLE. Imprime Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP59. Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP59 a Sub Director de Recursos Humanos para firma. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados DRP-59. Firma Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59. Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59 a Auxiliar de Recursos Humanos en Dirección para sello y entrega. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59. Sella Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59. Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59 al empleado. Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59. Revisa que datos en Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 estén correctos. Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59 adjuntando fotocopia de DPI

0

0

0

30

0

0

1

0

0

0

20

0

0

0

1

0 Auxiliar de Recursos Humanos

0

0

3

0

0

0

1

0

1

0

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

05

0

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

3

0

0

1

0

0

Sección de Recursos Humanos



Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Empleado

Empleado

 

Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 Fotocopia de DPI Contraseña de Documento de Afiliación

108

en las Oficinas del IGSS. 22. 23.

24.

25. 26.

27.

28.

29. 30.

31.

32.

Recibe Contraseña de Documento de Afiliación en las Oficinas del IGSS. Reproduce fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibido. Entrega fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación al Auxiliar de Recursos Humanos en Recepción de Documentos. Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación. Envía fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Recursos Humanos en Dirección. Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación. Rectifica que el Número de Afiliación que contiene la Contraseña de Documento de Afiliación coincida con el número generado en el portal electrónico del IGSS. Reproduce dos fotocopias de Contraseña de Documento de Afiliación. Archiva una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibida. Entrega una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Kardex y Auxiliar de Nómina. Reciben fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación para archivo.

0

2

0

0

0

0

15

0

0

0

0

3

0

0

0

3

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

5

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

0

3

0

0

5

0

Empleado

Empleado

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos



Contraseña de Documento de Afiliación (fotocopia)

Auxiliar de Recursos Humanos/Auxiliar de Kardex

109

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

No. 1. 2. 3. 4.

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Descripción General Requisitos Previos Definiciones Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento:

Formulario DRPT-59 DPI

Formulario Único de Registro de Afiliados Documento Personal de Identificación DPI Contraseña de Documento de Afiliación Documento de Afiliación

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 1 1 1

110

Actividad 3

Actividad 4

111

Actividad 5

Actividad 6

112

Formulario Único de Registro de Afiliados Número DRPT 59

113

Documento Personal de Identificación DPI

Contraseña para Recibir Documento de Afiliación

114

Documento de Afiliación

115

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos Humanos

Inicio

Ingresa al sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Consulta la información del empleado que realizara el trámite, en el sistema de Recursos Humanos.

Ingresa al portal electrónico http:// servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Selecciona la categoría “patronos”.

Selecciona el vinculo “Registro de afiliados” y “Inscripción de trabajadores”.

Genera en el sistema Formulario electrónico DRPT-59.

Ingresa en el formulario electrónico DRPT-59 los datos del empleado según información obtenida en el Sistema ORACLE.

Valida la información en el sistema y se genera el número de afiliación del empleado.

A

116

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos Humanos

Sub Director de Recursos Humanos

A

Recibe formulario Único de Registro de Afiliados DRP-59.

Ingresa el número de afiliación del empleado generado por el portal del IGSS al Sistema ORACLE de Recursos Humanos.

Guarda la información ingresada en el sistema ORACLE.

Empleado

Firma Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59.

Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 a Auxiliar de Recursos Humanos en Dirección para sello y entrega.

Imprime Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP-59.

Traslada Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRP59 a Sub Director de Recursos Humanos para firma.

Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59.

Sella Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59.

Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 al empleado.

Recibe Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT59.

Revisa que datos en Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 estén correctos.

B

117

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Trámite de Registro de Nuevos Empleados al IGSS en Forma Electrónica Empleado

Auxiliar de Recursos Humanos

B

Entrega Formulario Único de Registro de Afiliados No. DRPT-59 adjuntando fotocopia de DPI en las oficinas del IGSS.

Recibe Contraseña para recoger Documento de Afiliación en las oficinas del IGSS.

Reproduce fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibido.

Entrega fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Recursos Humanos en Recepción de Documentos.

Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación.

Envía fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Recursos Humanos en Dirección.

Recibe fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación.

Rectifica que el Número de Afiliación que contiene la Contraseña de Documento de Afiliación coincida con el número generado en el portal electrónico del IGSS.

Reproduce dos fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación.

C

118

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: TRAMITE DE REGISTRO DE NUEVOS EMPLEADOS AL IGSS Auxiliar de Recursos Humanos

Auxiliar de Kardex/ Auxiliar de Nómina

C

Archiva fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación recibida.

Entrega una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación a Auxiliar de Kárdex y Auxiliar de Nomina para archivo.

Recibe una fotocopia de Contraseña de Documento de Afiliación para archivo.

Fin

119

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo del IGSS Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

X

Febrero, 2013

2

01.02.05.02.02.02.01.03

Tiempo Estimado D

H

M

S

2

6

55

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para solicitar mensualmente formularios de Certificado de Trabajo del IGSS. Fundamento Jurídico: a. Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios:  Auxiliar de Recursos Humanos. Requisitos previos: a. Formulario No. DR-301. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Completa el Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Traslada el Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Recibe Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Revisa Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Firma Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR301 en el lugar indicado. Sella Formulario de Solicitud de

TIEMPO D

H

M

S

0

0

20

0

0

0

30

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO

0 

0

0

10

0

2

0

0

0

0

0

15

0

0

0

10

0

Alcaldía Municipal

Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301

Alcaldía Municipal

120

7. 8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Certificados de Trabajo No. DR301 en el lugar indicado. Traslada Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301 firmado y sellado. Recibe Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Entrega a Mensajero el Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR301. Recibe Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301. Entrega en las Oficinas del IGSS Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR301. Recibe Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD112 y Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR301 en blanco para próxima solicitud. Entrega a Auxiliar de Recursos Humanos Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD112 y Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR301 en blanco que le entregaron en las Oficinas del IGSS. Recibe Formularios para archivo.

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

1. 2.

0

0

0

30

5

0

Alcaldía Municipal

Alcaldía Municipal

0

10

0

0

0

5

0

0

2

0

0

0

0

30

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Mensajero

Dirección Administrativa

0

2

0

0

0

0

10

0

Auxiliar de Recursos Humanos



Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301 Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD112

Sección de Recursos Humanos

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía

Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento

Formulario DR-301 Formulario DPD-112

Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301



Descripción Secuencial

Identificación

 0

0

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

No.

0

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo Certificado de Trabajo

Cantidad de páginas: 1 1 121

Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo

122

Certificado de Trabajo

123

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo del IGSS Auxiliar de Recursos Humanos

Alcaldía Municipal

Mensajero

Inicio

Completa el Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301

Traslada Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301

Recibe Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR301

Revisa Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR301

Firma Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 en el lugar indicado

Sella Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 en el lugar indicado

Recibe Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR301

Entrega al Mensajero el Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301

Traslada Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 firmado y sellado

Recibe Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR301

Entrega en las oficinas del IGSS Formulario de Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301

A

124

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Solicitud de Formularios de Certificado de Trabajo del IGSS Mensajero

Auxiliar de Recursos Humanos

A

Recibe Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD-112 y Solicitud de Certificado de Trabajo No. DR-301 en blanco

Entrega a Auxiliar de Recursos Humanos Formularios de Certificado de Trabajo No. DPD-112 y Formulario de Solicitud de Certificados de Trabajo No. DR-301 en blanco que le entregaron en las Oficinas del IGSS

Recibe Formularios para archivo Fin

125

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento: Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.04

X

Febrero, 2013

2

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

0

43

0

Descripción General: Este procedimiento por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para la elaboración de certificados para asistir al IGSS por enfermedad común, maternidad, accidentes y/o pediatría por parte de los empleados de la Institución. Fundamento Jurídico: a. Código de Trabajo. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

1.

Requiere verbalmente al Auxiliar de Recursos Humanos Certificado de Trabajo del IGSS, indicando No. de Voucher.

2. 3. 4.

5.

Recibe solicitud verbal. Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Humanos. Ingresa No. de Voucher del empleado. Corrobora datos de impresión con el empleado:  Dirección de Residencia.  Motivo por el que asistirá al

D

TIEMPO H M

0

0

3

S 0

0

0

1

0

0

0

2

0

0

0

2

0

0

0

5

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Empleado

Empleado

DOCUMENTO REQUERIDO

 Ninguno Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

126

IGSS.  Si es accidente fecha en que ocurrió el mismo.  Fecha en que asistirá

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Imprime Certificado de Trabajo del IGSS Formulario DPD-112. Revisa que datos en Certificado de Trabajo Formulario DPD-112 estén correctos. Traslada Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Recibe Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Revisa Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Firma Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Sella Formulario de Trabajo Formulario DPD-112. Traslada Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Recibe Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Entrega Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Recibe Certificado de Trabajo Formulario DPD-112. Revisa Certificado de Trabajo Formulario DPD-112.

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

1.

0

0

3

0

0

0

3

0

0

0

3

0

0

0

2

0

0

0

3

0

0

0

2

0

0

0

2

0

0

0

3

0

p

p

2

0

0

0

2

0

0

0

2

0

3

0

0

0

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

No.

 Ninguno

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Empleado

Empleado

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014 Reajuste del Procedimiento

Identificación Formulario DPD-112

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Certificado de Trabajo del IGSS

 Certificado de Trabajo Formulario DPD-112

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 3

127

Certificado de Trabajo del IGSS

128

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Certificado de Trabajo del IGSS Empleado

Auxiliar de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Empleado

Inicio

Requiereal Auxiliar de Recursos Humanos Certificado de Trabajo del IGSS, indicando No. de Voucher

Recibe Solicitud Verbal

Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Humanos

Ingresa No. de Voucher del empleado

Corrobora datos de impresión con el empleado

Recibe Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Imprime Certificado de Trabajo del IGSS, Formulario DPD-112

Revisa Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Revisa que datos en Certificado de Trabajo estén correctos

Firma Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Traslada Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Sella Formulario de Trabajo, Formulario DPD-112

Recibe Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Traslada Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Entrega Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Recibe Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Revisa Certificado de Trabajo, Formulario DPD-112

Fin

129

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.05

X

Febrero, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

3

39

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para la autorización de ausentarse temporalmente de sus labores por distintos motivos justificados, entre ellos: personales, cumpleaños, académicos o asistencia médica. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Boleta de Permiso. Definiciones: Ninguna. No.

1. 2. 3. 3. 4. 5. 6.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Requiere Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Auxiliar de Recursos Humanos. Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Completa Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Adjunta Constancias que justifican el permiso. Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales a su Jefe Inmediato Superior. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

TIEMPO

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

0

Empleado

Empleado

3

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

3

0

D

H

M

S

0

0

3

0

0

0

0

DOCUMENTO REQUERIDO

 0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

20

0

0

0

5

0

Empleado

Empleado

Jefe Inmediato Superior

Unidad/Dirección

Boleta de Permiso a Empleados Municipales

130

7. 8. 9. 10.

11.

12. 13.

14.

15. 16. 17.

18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

Analiza la Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Revisa la documentación que adjunta si es el caso. Si la aprueba da su Visto Bueno firmando la Boleta de Permiso a Empleados Municipales en el lugar establecido. Sella a un lado de la firma anterior. Si no aprueba la Boleta de Permiso a Empleados Municipales, informa verbalmente al Empleado indicando las razones. Traslada al Empleado Boleta de Permiso a Empleados Municipales autorizado. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Auxiliar de Recursos Humanos, adjuntando una fotocopia de la misma. Recibe original y fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Revisa que Boleta de Permiso a Empleados Municipales este completa. Archiva fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Encargado de Recursos Humanos. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Revisa Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Director de Recursos Humanos para Visto Bueno. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Coloca firma de Visto Bueno en la Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a

0

0

15

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

20

0

0

0

5

0

0

0

5

0



Empleado

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Boleta de Permiso a Empleados Municipales (original y fotocopia)

Empleado

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Encargado de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos

131

25. 26. 27. 28.

29.

30. 31. 32.

Empleados Municipales a Encargado de Recursos Humanos. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Auxiliar de Recursos Humanos. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Ingresa al Sistema el Permiso otrorgado al Empleado municipal segun Boleta. Posteriormente verifica en el Sistema de marcaje biometrico que se haya cumplido con lo autorizado. Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Auxiliar de Kardex. Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales. Archiva en el expediente del empleado la Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

1.

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Encargado de Recursos Humanos

 Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Boleta de Permiso a Empleados Municipales

Auxiliar de Kardex 0

0

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

No.

0

10

0

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal

Descripción Secuencial 

Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento:



Formulario Boleta de Permiso a Empleado Municipal

Área Responsable Departamento de Organización y Métodos Asesoría Alcaldía Cantidad de páginas: 1

Formulario Boleta de Permiso a Empleado Municipal

132

133

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Empleado

Auxiliar de Recursos Humanos

Jefe Inmediato Superior

Inicio Requiere Boleta de Permiso a Empleados Municipales

Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Analiza la Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Completa Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Revisa la documentación que adjunta si es el caso.

Adjunta constancias que justifican el permiso.

Aprueba SI

Entrega Boleta de Permiso a Empleados Municipales

Da su Visto Bueno firmando

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales adjuntando una fotocopia del mismo.

NO Informa verbalmente al empleado

Traslada al Empleado Boleta de Permiso a Empleados Municipales autorizado.

Recibe original y fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Revisa que Boleta de Permiso a Empleados Municipales este completa.

A

134

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Solicitud de Permisos de Empleados Municipales Encargado de Recursos Humanos

Director de Recursos

Archiva fotocopia de Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales al Encargado de Recursos Humanos.

Revisa Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Coloca firma de Visto Bueno en la Boleta de Permiso.

Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Director de Recursos Humanos para Visto Bueno.

Traslada Boleta de Permiso a Encargado de Recursos Humanos.

Auxiliar de Recursos Humanos

Humanos

Auxiliar de Kardex

A

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales A Auxiliar de Recursos Humanos.

Ingresa al Sistema el Permiso otrorgado al Empleado Municipal segun Boleta.

Posteriormente verifica en el Sistema de Marcaje Biometrico que se haya cumplido con lo autorizado.

Traslada Boleta de Permiso a Empleados Municipales a Auxiliar de Kardex.

Recibe Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Archiva en el expediente del empleado la Boleta de Permiso a Empleados Municipales.

Fin.

135

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento: Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Plan de Vacaciones Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.06

X

Marzo, 2013

5

Tiempo Estimado D

H

M

S

2

4

17

0

Descripción General: Este procedimiento tiene como objeto describir los pasos a seguir para dar cumplimiento a lo establecido en la legislación laboral vigente en materia de vacaciones, a fin de que el personal pueda disfrutar de los días de descanso dentro de un período fiscal establecidos según el tiempo de laborar en la Institución. Fundamento Jurídico: a. Pacto Colectivo. b. Código de Trabajo Artículo 130,131 y 137. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: a. Vacaciones: Es el periodo de descanso que se otorga al empleado luego de un año continuo laborado. No.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

1.

Elabora Propuesta de Plan Vacacional por año de los empleados y Solicitud de Vacaciones por empleado, de acuerdo a las necesidades del servicio.

TIEMPO D

H

M

S

0

30

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Gerente de Área/Unidad

Todas las Áreas/Unidades

DOCUMENTO REQUERIDO

 0



Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones

136

2.

3.

4.

5. 6.

7.

8.

9.

10.

11. 12 13. 14.

Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitudes de Vacaciones de los empleados durante los primeros 10 días del mes de Diciembre a Auxiliar de Recursos Humanos en recepción de documentos. Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Jefe de Gestión de Personal. Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Revisa Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado. Si la propuesta está correctamente elaborada autoriza elaborar Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado y continúa procedimiento en la actividad No. 9. Si la propuesta no está correctamente elaborada envía a Gerente de Área/Unidad para corrección de los errores encontrados. Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Auxiliar de Kardex para elaborar Constancia de Concesión de Vacaciones. Revisa en Solicitud de Vacaciones las firmas de autorización del Jefe Inmediato y Gerente o Director de área. Solicita expediente de Kardex del personal a Auxiliar de Recursos Humanos en archivo. Recibe solicitud verbal de expediente de Kardex. Entrega expediente de Kardex del personal a Auxiliar de Kardex. Recibe expediente de Kardex del personal.

0

0

15

0

Gerente de Área/Unidad

Todas las Áreas/Unidades  

0

0

5

Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Jefe del Departamento de Gestión de Personal

Departamento de Gestión de Personal

  

0

0

5

0

0

0

15

0

Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones Ficha Laboral del Expediente Kardex

Auxiliar de Kardex 0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Auxiliar de Kardex

137

15.

16. 17. 18.

19.

20. 21.

22.

23.

24.

25.

26. 27.

Revisa en la Ficha Laboral del Expediente Kardex del personal si gozo días a cuenta de vacaciones. Ingresa al Sistema ORACLE de Recursos Humanos e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría “Recurso Humano”. Seleccione la opción “Vacaciones” y “Ingreso de Solicitud”. Elabora Constancia de Concesión de Vacaciones en la fecha propuesta tomando en cuenta la información la Ficha Laboral del Expediente Kardex del empleado. Graba los datos en el Sistema ORACLE. Imprime Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado y 4 fotocopias de cada una. Traslada a Director/Sub Director de Recursos Humanos Propuesta de Plan Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y 4 copias. Recibe Propuesta de Plan Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y 4 copias. Revisa Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta. Si aprueba firma de Visto Bueno en la esquina inferior derecha de la Propuesta del Plan Vacacional y cada Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y copias. Si no aprueba porque existiera algún error envia a Jefe de Gestión de Personal para correccion. Sella a un lado de la firma.

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0



Ficha Laboral del Expediente Kardex



Constancia de Concesión de Vacaciones



Propuesta de Plan Vacacional Constancia de Concesión de Vacaciones

Auxiliar de Kardex 0

0

5

0

0

2

0

1

0

0

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

Sección de Recursos Humanos

0

0

1

0

0

0

0

0

5

0

0

0

5

0



Director/Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

138

28.

Traslada aprobación de la Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta a Auxiliar de Recursos Humanos en recepción.

0

0

20

0

29.

Recibe aprobación de Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta para su notificación.

0

0

5

0

30. 31. 32. 33. 34. 35.

36.

37.

38.

Notifica y entrega a empleado el original de la Constancia de Concesión de Vacaciones. Recibe original y fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones. Firma fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones de recibido. Entrega fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Recibe fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Archiva fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones firmada. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Gerente de Área/ Unidad. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Recursos Humanos en Dirección. Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Kardex y Propuesta de Plan de Vacaciones aprobada para archivo.

0

0

5

0

0

0

5

0

Director/Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

 

0

0

5

0

Empleado

Empleado

 

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Auxiliar de Recursos Humanos 0

0

5

Sección de Recursos Humanos

0

 0

0

5

Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones Ficha Laboral del Expediente Kardex Constancia de Concesión de Vacaciones

0



Constancia de Concesión de Vacaciones Propuesta de Plan Vacacional

139

Elaborado por: Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

No. 1. 2. 3. 4.

Revisado por: Marzo, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014

Fundamento Jurídico Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Propuesta de Plan Vacacional Solicitud de Vacaciones de Cada Empleado Constancia de Concesión de Vacaciones Ficha Laboral del Expediente Kardex

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 1 1 4

140

Propuesta Plan Vacacional

Ciudad de Mixco, ___ Octubre___ año 201__ Oficio No.

Señor Gerente de Área/Unidad Municipalidad de Mixco Presente:

Es un gusto saludarle, esperando que todas sus actividades se realicen con éxito. Por este medio le envió el cuadro en el cual se detalla la Propuesta del Plan de Vacaciones del personal a cargo. No.

Nombre

Puesto

No. de Voucher

Propuesta de Vacaciones

1. 2. 3. 4.

Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente, _________________________ Gerente de Área/Unidad c.c. Archivo

141

Solicitud de Vacaciones de Cada Empleado

142

Constancia de Concesión de Vacaciones

143

Ficha Laboral del Expediente Kardex

144

145

146

147

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Plan de Vacaciones Gerente de Área/ Unidad

Inicio

Elabora Propuesta de Plan Vacacional por año de los empleados y Solicitud de Vacaciones de cada empleado, de acuerdo a las necesidades del servicio.

Auxiliar de Recursos Humanos

Jefe de Gestión de

Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado.

Recibe Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado.

Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Jefe de Gestión de Personal.

Revisa Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado.

Personal

Auxiliar de Kardex

Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitudes de Vacaciones de los empleados durante los primeros 10 días del mes de Diciembre.

Propuesta elaborada correctamente.

Si Autoriza elaborar Constancia de Concesión de vacaciones por empleado.

No Envía a Gerente de Área/Unidad para corrección de los errores encontrados.

Traslada Propuesta de Plan Vacacional y Solicitud de Vacaciones por empleado a Auxiliar de Kardex para elaborar Constancia de Concesión de Vacaciones.

Revisa en Solicitud de Vacaciones las firmas de autorización del Jefe Inmediato y Gerente ó Director de área.

Recibe solicitud verbal de expediente de Kárdex.

Solicita expediente de Kárdex del personal a Auxiliar de Recursos Humanos.

Entrega expediente de Kárdex del personal a Auxiliar de Kárdex.

Recibe en la Ficha Laboral del expediente de Kárdex del personal.

Revisa en la Ficha Laboral del Expediente Kardex del personal si gozo días a cuenta de vacaciones.

A

148

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Auxiliar de Kárdex

A

Director/Sub Director de Recursos Humanos

Recibe original y fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones.

Revisa Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta.

Notifica y entrega a empleado el original de la Constancia de Concesión de Vacaciones.

Firma fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones de recibido.

Aprueba

Recibe fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones firmada.

Entrega fotocopia Constancia de Concesión de Vacaciones firmada.

No

Si

Firma de Visto Bueno.

Envia a Jefe de Gestion de Personal para correccion.

Sella a un lado de la firma.

Graba los datos en el Sistema ORACLE. Traslada aprobación de la Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta, a Auxiliar de Recursos Humanos en recepción.

Imprime Constancia de Concesión de Vacaciones y 4 fotocopias.

Traslada a Director/Sub Director de Recursos Humanos Propuesta de Plan Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y 4 copias.

Empleado

Recibe aprobación de Propuesta de Plan Vacacional con documentación adjunta para su notificación.

Selecciona la categoría “Recurso Humano”.

Elabora Constancia de Concesión de Vacaciones en la fecha propuesta tomando en cuenta la información la Ficha Laboral del Expediente Kardex del empleado.

Humanos

Recibe Propuesta de Plan Vacacional con Constancia de Concesión de Vacaciones por empleado en original y 4 copias.

Ingresa al Sistema ORACLE de Recursos Humanos e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Seleccione la opción “Vacaciones” y “Ingreso de Solicitud”

Auxiliar de Recursos

Archiva una fotocopia de Constancia de Concesión de Vacaciones firmada.

Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Gerente de Área/ Unidad.

Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Recursos Humanos en Dirección.

Envía una fotocopia de la Constancia de Concesión de Vacaciones a Auxiliar de Kárdex y Propuesta de Plan de Vacaciones aprobada para archivo.

Fin

149

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.07

X

Abril, 2014

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

1

45

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para elaborar el cuadro de cumpleañeros mensual y ser enviado actualizado a la Autoridad Superior del personal municipal que trabaja en la Municipalidad de Mixco. Fundamento Jurídico: a. Ninguno Usuarios:  Autoridad Superior. Requisitos previos: a. Archivo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal. Definiciones: Ninguna. No.

1.

2.

3.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Consulta archivo electrónico e identifica fechas de cumpleaños del personal municipal. Realiza Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal. Actualiza Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal en el momento de nuevos ingresos, bajas, cambios de puestos, número telefónico.

D

TIEMPO H M

S

0

0

0

10

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

DOCUMENTO REQUERIDO

 0

0

30

0

0

0

10

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal

Sección de Recursos Humanos

150

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Envía vía electrónica Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal a Encargado de Recursos Humanos para su revisión y aprobación. Recibe correo electrónico con Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal del personal municipal. Revisa Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal y si requiere cambios los solicita al Auxiliar de Recursos Humanos. Si el mismo esta correcto o bien ya le fueron realizadas las correcciones solicitadas, envía vía electrónica Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal a Sub Director de Recursos Humanos para visto bueno. Recibe correo electrónico con Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal. Da visto bueno vía electrónica a Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal enviándolo al Encargado de Recursos Humanos. Recibe y revisa de aprobado el Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal. Envía electrónicamente 5 días antes de inicio de mes Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal a Secretaria de Alcaldía. Recibe correo electrónico con Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal.

0

0

0

0

05

05

0

Auxiliar de Recursos Humanos

0

Sección de Recursos Humanos 0

0

05

0 Encargado de Recursos Humanos 

0

0

05

0

0

0

05

0

0

0

05

0

0

0

05

0

0

0

05

0

0

0

05

0

Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Secretaria de Alcaldía

Alcaldía

Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal

151

13.

14.

Informa a la Autoridad Superior para lo que corresponda. Si hubiera algún cambio durante el mes el Encargado de Recursos Humanos debe de envíar vía electrónica el Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal actualizado a Autoridad Superior.

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

1.

0

05

0

0

0

05

0

Elaborado por: Abril, 2014 Alba Florián Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

No.

0

Identificación

Secretaria de Alcaldía

Alcaldía

Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Revisado por: Abril, 2014 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Autorizado por: Diciembre, 2014 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal

Cantidad de páginas: 1

152

Cuadro Mensual de Cumpleañeros del Personal Municipal

153

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Elaboración de Cuadro de Cumpleañeros

Auxiliar de Recursos Humanos

Encargado de Recursos Humanos

Sub Director de Recursos Humanos

Secretaria de Alcaldía

INICIO

Consulta archivo electrónico e identifica fecha de cumpleaños del personal municipal.

Recibe correo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal.

Realiza cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal

Revisa cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal y si requiere cambios los solicita al Auxiliar de Recursos Humanos.

Actualiza cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal en el momento de nuevos ingresos, bajas, cambios de puestos número teléfónico.

Si el mismo esta correcto o bien ya le fueron realizadas las correcciones solicitadas, envía vía electrónica cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal..

Recibe correo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal.

Envía vía electrónica cuadro mensual de cumpleañeros a Encargado de Recursos Humanos para su revisión aprobación

Recibe y revisa de aprobado el cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal.

Da visto bueno vía electrónica a cuadro mensual de cumpleañeros del personal municipal enviándolo al Encargado de Recursos Humanos.

Envía electrónicamente 5 días antes de inicio de mes cuadro mensual de cumpleañeros a Secretaria de Alcaldía para lo que corresponda

Recibe correo electrónico con cuadro mensual de cumpleañeros y notifica a Autoridad Superior para lo que corresponda

Si hubiera algún cambio durante el mes el Encargado de recursos humanos debe de enviar vía electrónica cuadro de cumpleañeros del personal municipal actualizado a Autoridad Superior

Informa a Autoridad Superior para lo que corresponda

FIN

154

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.08

X

Julio, 2014

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

0

25

30

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para elaborar certificados de trabajo de forma electrónica por medio del portal servicios electrónicos del IGSS. Fundamento Jurídico: a. Código de trabajo. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. La Municipalidad de Mixco debe contar con permisos para ingresar al portal de servicios electrónicos de la página del IGSS http://servicios.igssgt.org. b. El empleado que requiera el trámite debe contar con contrato de la Municipalidad de Mixco y tener como mínimo 4 aportes de IGSS en el sistema, para otorgarle un certificado de trabajo electrónico. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No.

1.

2.

3. 4.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Ingresa al Sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta en el Sistema la información del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico. Ingresa al portal electrónico http://servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría “patronos”.

TIEMPO D

H

M

S

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

0

30

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO



155

Ninguno

5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

Selecciona el vínculo “Certificado de Trabajo Electrónico”. Selecciona el vínculo “Generación de Certificado de Trabajo Electrónico”. Selecciona el vínculo “Nuevo”. Ingresa el número de afiliación del empleado y consulta. Verifica la afiliación y nombre del empleado si corresponde. Selecciona el riesgo (enfermedad, maternidad ó accidente) por el cual se extiende el certificado. Selecciona el uso (afiliado ó beneficiario) por el cual se extiende el certificado.

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

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0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

10

12.

Pulsa el botón “Confirmar”.

0

0

0

10

13.

Espera que se despliegue una pantalla con los datos del afiliado para confirmarlos.

0

0

0

30

14.

Verifica los datos del empleado.

0

0

1

0

0

0

0

10

0

0

0

30

0

0

15

0

0

0

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10

0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

30

0

0

0

30

15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

Pulsa el botón “Continuar” para confirmar datos. Espera que se despliegue una pantalla en donde se solicita información del afiliado. Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso. Pulsa el botón “Generar Certificado”. Espera a que se despliegue mensaje de confirmación. Pulsa el botón “Aceptar”. Espera a que se despliegue el Certificado de Trabajo Electrónico en formato PDF. Guarda el archivo de Certificado de Trabajo Electrónico.

23.

Pulsa el botón “Finalizar”.

0

0

0

10

24.

Informa al empleado que el Certificado de Trabajo Electrónico ya fue generado y que este será verificado e impreso por la Unidad Médica o de Prestaciones en Dinero del IGSS a través del portal

0

0

0

10

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos



156

Ninguno

electrónico http://servicios.igssgt.org IGSS.

Auxiliar de Recursos Humanos

Elaborado por: Julio, 2014 Alba Florián Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No.

del

Identificación

Sección de Recursos Humanos

Revisado por: Julio, 2014 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Documentos requeridos anexos Nombre del documento:



Ninguno

Autorizado por: Diciembre, 2014 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable

Cantidad de páginas:

Ninguno

157

Actividad 3

Actividad 4

158

Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

159

Actividad 8

Actividades 10-12

160

Actividades 13-15

Actividades 16-18

161

Actividades 21-23

162

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Auxiliar de Recursos Humanos

Inicio

Ingresa al sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Consulta en el sistema la información del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico.

Ingresa al portal electrónico http:// servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Selecciona la categoría “patronos”.

Selecciona el vínculo “Certificado de Trabajo Electrónico”.

Selecciona el vinculo “Generación de Certificado de Trabajo Electrónico”.

Selecciona el vínculo “Nuevo”.

Ingresa el número de afiliación del empleado y consulta.

A

163

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Auxiliar de Recursos Humanos

A

Verifica la afiliación y nombre del empleado si corresponde.

Selecciona el riesgo (enfermedad, maternidad ó accidente) por el cual se extiende el certificado.

Selecciona el uso (afiliado ó beneficiario) por el cual se extiende el certificado.

Pulsa el botón “Confirmar”

Espera que se despliegue una pantalla con los datos del afiliado para confirmarlos.

Verifica los datos del empleado.

Pulsa el botón “Continuar” para confirmar datos.

Espera que se despliegue una pantalla en donde se solicita información del afiliado.

B

164

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico del IGSS Auxiliar de Recursos Humanos

B

Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso.

Pulsa el botón “Generar Certificado”.

Espera a que se despliegue mensaje de confirmación.

Pulsa el botón “Aceptar”.

Espera a que se despliegue el Certificado de Trabajo Electrónico en formato PDF.

Guarda el Archivo de Certificado de Trabajo Electrónico.

Pulsa el botón “Finalizar”.

Informa al empleado que el Certificado de Trabajo Electrónico ya fue generado y que este será verificado e impreso por la Unidad Médica ó de Prestaciones en Dinero del IGSS a través del portal Electrónico.

Fin

165

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Declaración Anticipada en Forma Electrónica Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.09

X

Agosto, 2014

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

0

34

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir para generar una declaración anticipada para un certificado de trabajo electrónico el cual se efectuara únicamente si un empleado municipal solicita un certificado de trabajo electrónico y no ha sido pagada la planilla de seguridad social del periodo inmediato anterior, en virtud de no haber vencido el plazo establecido por el Instituto para hacerlo, debe utilizar la herramienta Declaración Anticipada, para poder declarar el último salario percibido por el trabajador que solicita el certificado de trabajo. Fundamento Jurídico:  Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios:  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. La Municipalidad de Mixco debe contar con permisos para ingresar al portal de servicios electrónicos de la página del IGSS http://servicios.igssgt.org. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. No.

1.

2.

3.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Ingresa al Sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE. Consulta la información en el Sistema de Recursos Humanos del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico. Observa en calendario que la planilla del período anterior de IGSS no ha sido pagada y que

TIEMPO D

H

M

S

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

3

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO



Ninguno

166

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12.

13. 14. 15. 16.

el plazo no ha vencido para hacerlo por lo que utiliza la Herramienta Declaración Anticipada del portal electrónico del IGSS. Ingresa al portal electrónico http://servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE. Selecciona la categoría “Patronos”. Selecciona el vínculo “Certificado de Trabajo Electrónico”. Selecciona el vínculo “Declaración Anticipada”. Selecciona la opción “Nueva Declaración Anticipada”. Espera a que se genere la pantalla en donde coloca el número de afiliación del empleado. Selecciona el botón “Consultar”. Espera que se despliegue una pantalla con el nombre del afiliado en donde se solicita información del mismo. Verifica que el nombre corresponda al trabador que necesita la Declaración Anticipada. Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso. Selecciona el botón “Enviar”. Espera que se despliegue un mensaje de “Declaración anticipada recibida con éxito”. Continúa procedimiento “Elaboración de Certificado de Trabajo Electrónico”.

0

0

1

0

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

30

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0

0

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1

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0

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0

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3

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1

0

0

0

15

0

0

0

0

30

0

0

5

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos



Ninguno

167

Elaborado por: Agosto, 2014 Alba Florián Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No.

Identificación

Revisado por: Agosto, 2014 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Documentos requeridos anexos Nombre del documento:

Autorizado por: Diciembre, 2014 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable

Cantidad de páginas:

Ninguno

168

Actividad 4

Actividad 5

169

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

170

Actividades 9 y 10

Actividades de la 11 a la 14

Actividad 15

171

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Declaración Anticipada en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos Humanos

Inicio

Ingresa al sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Consulta la información en el sistema de Recursos Humanos del empleado que solicita el Certificado de Trabajo Electrónico.

Observa en calendario que la planilla del periodo anterior de IGSS no ha sido pagada y que el plazo no ha vencido para hacerlo por lo que utiliza la Herramienta Declaración Anticipada del portal electrónico del IGSS.

Ingresa al portal electrónico http:// servicios.igssgt.org e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Selecciona la categoría “patronos”.

Selecciona el vínculo “Certificado de Trabajo Electrónico”.

Selecciona el vinculo “Generación de Certificado de Trabajo Electrónico”.

Selecciona el vinculo “Declaración Anticipada”.

A

172

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Declaración Anticipada en Forma Electrónica Auxiliar de Recursos Humanos

A

Selecciona la opción “Nueva Declaración Anticipada”.

Espera a que se genere la pantalla en donde coloca el número de afiliación del empleado.

Selecciona el botón “Consultar”.

Espera que se despliegue una pantalla con el nombre del afiliado en donde se solicita información del mismo.

Verifica que el nombre corresponda al trabador que necesita la declaración anticipada.

Ingresa la información en los campos requeridos según corresponda el caso.

Selecciona el botón “Enviar”.

Espera que se despliegue un mensaje de “declaración anticipada recibida con éxito”.

Fin

Nota: Continúa procedimiento “Certificado de Trabajo Electrónico”.

173

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Municipal

Dirección:

Departamento:

Sección:

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Aplicación de Sanciones Administrativas Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.01.10

X

Junio, 2013

4

Tiempo Estimado D

H

M

S

1

7

29

0

Descripción General: Este Procedimiento tiene por objeto describir los pasos a seguir en la aplicación de las sanciones administrativa, al personal que cometa falta en el servicio, para garantizar la eficiencia de la administración municipal. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal Decreto 12-2002. b. Ley del Servicio Civil Decreto 1748. c. Ley de Servicio Municipal Decreto 1-87. d. Reglamentos Municipales Internos del Municipio de Mixco. e. Pactos y Convenios Colectivos que se suscriban de conformidad con la Ley. Norma: a. La suspensión de trabajo de programa de manera que no afecte el desempeño de las labores de la Institución. Usuarios:  Funcionarios y Empleados Municipales. Requisitos previos: a. Reporte del Jefe Inmediato Superior. b. Reporte del Auxiliar de Recursos Humanos Definiciones: Ninguna. No.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

1.

Elabora Oficio de Reporte Interno por falta cometida por el funcionario o empleado.

2.

Traslada Oficio de Reporte Interno, para iniciar procedimiento disciplinario.

D

TIEMPO H M

S

0

0

0

0

0

15

10

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Gerencia, Dirección, Departamento, Sección Solicitante o Auxiliar de Recursos Humanos

Gerencia, Dirección, Departamento. Sección o Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO



Oficio de Reporte Interno

174

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Recibe Oficio de Reporte Interno por el Jefe Inmediato del empleado o por el Auxiliar de Recursos Humanos a cargo del Control de Ingreso y Egreso de Personal. Solicita expediente y Ficha Laboral del Expediente Kardex a Auxiliar de Kardex. Entrega expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado. Recibe expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado. Elabora Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario en base a Oficio de Reporte o Reporte Interno, otorgando al empleado un período no menor de veinticuatro horas ni mayor de tres días hábiles a efecto de evacuar audiencia y exponer razones y argumentos que convengan a su derecho y acompañando los elementos convincentes que prueben sus afirmaciones. Traslada Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario y expediente a Encargado de Recursos Humanos para firma.

0

0

5

0 Auxiliar de Recursos Humanos

0

0

2

0

0

0

5

0

0

0

2

0

0

0

30

0



Oficio de Reporte Interno



Ficha Laboral del Expediente Kardex



Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario



Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario

Sección de Recursos Humanos

Auxiliar de Kardex

Auxiliar de Recursos Humanos Sección de Recursos Humanos

0

0

10

0

9.

Recibe documentos.

0

0

5

0

10.

Revisa documentos.

0

0

15

0

11.

Firma Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario.

0

0

5

0

12.

Envia Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario.

0

0

15

0

13.

Recibe Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario.

0

0

15

0

Encargado de Recursos Humanos

Empleado Municipal Reportado

Empleado Municipal Reportado

175

14. 15. 16.

17.

18.

19. 20. 21.

22.

23.

24.

25.

Elabora Respuesta de Justificación. Entrega Respuesta de Justificación. Recibe Respuesta de Justificación de prueba de descargo. Adjunta Respuesta de Justificacón al expediente del empleado. Elabora Ofico de Envió para Junta Disciplinaria indicando los expedientes que van a analizar. Traslada Oficio de Envió de procedimientos y expediente del empleado.

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

15

0

0

0

20

0

1

0

0

0

Recibe documentos.

0

0

10

0

Analiza el Procedimiento por la Falta Cometida y la Ley o Reglameto que se infringió. Analiza Respuesta de Justificación y documentación adjunta. Verifica historial de faltas en expediente de los empleados reportados. Concluyen sanción por falta leve o falta grave en base a falta cometida, historial del empleado, Repuesta de Justificación y Leyes y Reglamentos aplicables. Traslada expediente Encargado de Recursos Humanos.

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

15

0

0

0

30

0

0

0

10

0

26.

Recibe expediente.

0

0

5

0

27.

Verifica expediente.

0

0

15

0

28.

Elabora Sanción Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo sin Goce de Sueldo o Destitución, según corresponda.

0

0

15

0

29.

Traslada la Sanción a Director de Recursos Humanos para firma.

0

0

15

Auxiliar de Recursos Humanos



Respuesta de Justificación

 

Oficio de Envió Oficio de Reporte Interno Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario Ficha Laboral del Expediente Kardex Respuesta de Justificación

Sección de Recursos Humanos





Junta Disciplinaria

Junta Disciplinaria

Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos 

Sanción (Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo)

0

176

según

0

0

5

0

Revisa que la Sanción este elaborada correctamente. Firma la Sanción según corresponta.

0

0

15

0

0

0

5

0

33.

Traslada Sanción firmada.

0

0

5

0

34.

Recibe Sanción.

0

0

5

0

Notifica al empleado la Sanción que correpsonde. Adjunta copia de Sanción al expediente y anota en Ficha Laboral del Kardex. Traslada expediente a Auxiliar de Kardex.

0

0

15

0

38. 39.

30. 31. 32.

35. 36. 37.

Recibe Sanción corresponda.

0

0

5

0

0

0

5

0

Recibe expediente.

0

0

5

0

Archiva expediente.

0

0

10

0

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Auxiliar de Kardex

Sección de Recursos Humanos

Elaborado por: Revisado por: Abril, 2013 Abril, 2013 Maritza Vásquez Arq. Ana Méndez Analista de Organización Asesora de Alcaldía y Métodos Descripción Secuencial Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Oficio de Reporte Interno Ficha Laboral del Expediente Kardex Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario Respuesta de Justificación Oficio de Envió Sanción (verbal, escrita, suspensión al trabajo)



Sanción (Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo)

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 4 1 1 1 1

177

Oficio de Reporte Interno

REPORTE INTERNO No 0000

Oficial:_______________________ Reporte Interno No:_______________________ ASUNTO:

A Co ntinuació n le repo rto lo siguiente,co n expresió n de to do s lo s dato s recabado s (lugar , fecha , agentes presentes, y/o cualquier dato de impo rtancia relacio nado co n el repo rte y/o adjuntando co nstancia u o tro do cumento , ect.)

Nombre agente: Chapa agente:

Firma Ciudad de Mixco__________de______________________del 20__________

F_________________________________________________

P o licía M unicipal

178

Ficha Laboral del Expediente Kardex

179

180

181

Audiencia al Trabajador

182

Respuesta de Justificación

Empleado Municipal

183

Oficio de Envió de Procedimiento a Junta Disciplinaria

184

Sanción (verbal, escrita, suspensión al trabajo)

Guatemala, ________

Señor __________ _______________ Unidad de Tesorería Señor ________: Por este medio me permito informarle, que con base en los hechos en relación al procedimiento disciplinario administrativo laboral 30-2012 del señor(a) _________ respecto a la falta cometida el 15 DE MAYO del año 2014, CUANDO EL TRABAJADOR VIOLE LAS PROHIBICIONES A QUE ESTA SUJETO O LAS QUE SE ESTABLEZCAN EN LOS MANUALES O REGLAMENTOS INTERNOS DE LAS MUNICIPALIDADES EN QUE PRESTEN SUS SERVICIOS, SIEMPRE QUE SE LE APERCIBA UNA VEZ POR ESCRITO, USAR LOS UTILES O HERRAMIENTAS DE TRABAJO PARA UN OBJETO DISTINTO A AQUEL PARA LOS QUE FUERON PROPORCIONADOS. En base a los documentos tenidos a la vista, las leyes aplicables al caso, el Director de Recursos Humanos, la Sección de Normas y Procedimientos y los integrantes de la Comisión de Normas y Procedimientos concluimos: señalar la falta cometida por el señor (a) _________. Se considera que se le debe aplicar como sanción: SANCIÓN ESCRITA. Tomando como fundamento legal el artículo 60 inciso h) de la Ley de Servicio Municipal. Haciéndole de su conocimiento que en la próxima oportunidad que cometa alguna falta al Reglamento se procederá con mayor drasticidad. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, ________________________ Director de Recursos Humanos

185

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Gerencia, Dirección, Departamento o Sección Solicitante

Inicio

Auxiliar de Recursos Humanos

Auxiliar de Kardex

Recibe Oficio de Reporte Interno por el Jefe inmediato del empleado o por el Auxiliar de Recursos Humanos a cargo del Control de Ingreso y Egreso de Personal

Entrega expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado.

Encargado de Recursos Humanos

Empleado Municipal Reportado

Recibe documentos.

Envia Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario.

Revisa documentos.

Recibe Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario.

Elabora Oficio de Reporte Interno por falta cometida por el funcionario o empleado

Solicita expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex a Auxiliar de Kardex.

Traslada Oficio de Reporte Interno para iniciar procedimiento disciplinario

Recibe expediente y Ficha Laboral del Expediente kardex del empleado.

Firma Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario.

Elabora Respuesta de Justificación.

Elabora Audicencia al Trabajador para iniciar Procedimiento Disciplinario en base a Oficio de Reporte o Reporte Interno,

Envia Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario.

Entrega Respuesta de Justificación.

Traslada Audiencia al Trabajador para Procedimiento Disciplinario y expediente a Encargado de Recursos Humanos para firma.

Recibe respuesta de Justificación de prueba de descargo.

Adjunta respuesta de justificacón al expediente del empleado.

Elabora Ofico de Envió para Junta Disciplinaria indicando los expedientes que van a analizar.

A

186

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Aplicación de Sanciones Administrativas Auxiliar de Normas y Procedimientos

Junta Disciplinaria

Encargado de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Auxiliar de Kárdex

Recibe documentos.

Recibe expediente

Recibe sanción según corresponda.

Recibe Expediente

Analiza el Procedimiento por la Falta Cometida y la Ley o Reglameto que se infringió

Verifica expediente

Rebisa que la sanción este elaborada correctamente.

Archiva Expediente.

Analiza Respuesta de Justificación y documentación adjunta

Elabora Sanción Verbal, Escrita, Suspensión de Trabajo sin Goce de Sueldo o Destitución, según corresponda

Firma la sanción según corresponta.

Verifica historial de faltas en expediente de los empleados reportados.

Traslada la sanción a Director de Recursos Humanos para firma .

Traslada sanción firmada.

Concluyen sanción por falta leve o falta grave en base a falta cometida, historial del empleado, Repuesta de Justificación y Leyes y Reglamentos aplicables.

Recibe sanción.

Traslada expediente a Encargado de Recursos Humanos.

Notifica a Empleado la sanción que correpsonde

A

Traslada Oficio de Envió de procedimientos, expediente y ficha kardex del empleado a Junta Disciplinaria.

Fin

Adjunta copia de Sanción al expediente y anota en Ficha Labhoral del Kardex.

Traslada expediente a Auxiliar de Kardex.

187

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco

01.02.05.02.02.02.02 SECCIÓN DE NÓMINAS No. 1 2 3 4 5 6 7 8

CONTENIDO 01.02.05.02.02.02.02.01 01.02.05.02.02.02.02.02 01.02.05.02.02.02.02.03 01.02.05.02.02.02.02.04 01.02.05.02.02.02.02.05 01.02.05.02.02.02.02.06

Procedimiento Elaboración de Nómina de Pasajes Procedimiento Emisión de Nómina de Bono Vacacional Procedimiento Emisión de Nómina de Sueldo Procedimiento Certificación de Sueldos para Jubilación Procedimiento Certificación de Sueldo Procedimiento Trámite de Pago de Prestaciones Laborales 01.02.05.02.02.02.02.07 Procedimiento Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica 01.02.05.02.02.02.02.07 Procedimiento Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029

188

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Nóminas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración de Nómina de Pasajes Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.02.01

X

Febrero, 2013

4

Tiempo Estimado D

H

M

S

1

3

22

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto liquidar el gasto mensual de pasajes del personal que utiliza un medio de transporte en el desempeño de sus labores elaborando la nómina de pasajes. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Reporte de Pasajes Quincenal. Definiciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.

No.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

D

TIEMPO H M

S

1.

Recibe Reporte de Pasajes.

0

0

5

0

2.

Revisa en Reporte de Pasajes que estén correctos los nombres de los empleados y número de voucher.

0

1

0

0

3.

Traslada Reporte de Pasajes.

0

0

5

0

4.

Recibe Reporte de Pasajes.

0

0

5

0

5.

Revisa Reporte de Pasajes.

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

3

0

6. 7.

Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado. Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior.

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO



Auxiliar de Nóminas

Auxiliar de Nóminas

Reporte de Pasajes

Sección de Nóminas

Sección de Nóminas

189

8.

Traslada Reporte de Pasajes.

0

0

5

0

9.

Recibe Reporte de Pasajes.

0

0

5

0

10.

Revisa Reporte de Pasajes.

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

1

0

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

10

0

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado. Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior. Traslada Reporte de Pasajes. Recibe Reporte de Pasajes revisado y aprobado. Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Humanos. Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos Humanos. Envía por correo electrónica PreNómina. Recibe correo electrónico. Revisa que no existan errores en Pre-Nómina. Si existen errores regresa a Auxiliar de Nóminas.

0

0

5

0

21.

Traslada Nómina.

0

0

5

0

22.

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

0

0

30

0

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Corrige en Sistema los errores que hubiese encontrado el SubDirector de Recursos Humanos. Genera Nómina en Sistema SICOIN GL. Envía por correo electrónico Nómina. Recibe correo electrónico. Revisa en Nómina que puestos y números de partida sean los correctos. Si no está correcto regresa correo para corrección de errores. Envía por correo electrónico Nómina revisada.

0

2

0

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

3

0

30.

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

31.

Corrige en Sistema los errores que hubiesen encontrado en el Departamento de Presupuesto.

0

0

30

0

Sub-Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Nómina

Sección de Nóminas

Sub-Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Jefe Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas



Reporte de Pasajes



Pre-Nómina



Nómina

190

32.

Imprime cuatro copias de la Nómina y un resumen de la misma.

0

33.

Aprueba Nómina en SICOIN GL

0

0

5

0

34.

Traslada Nómina impresa.

0

0

5

0

35.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

36.

Revisa Nómina.

0

0

6

0

0

0

5

0

0

0

3

0

37. 38.

sistema

Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior.

0

5

0 Auxiliar de Nóminas

39.

Traslada Nómina.

0

0

5

0

40.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

41.

Revisa Nómina.

0

0

6

0

0

0

5

0

0

0

3

0

42. 43.

Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior.

44.

Traslada Nómina.

0

0

5

0

45.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

46.

Revisa que firmas y sellos estén completos.

0

0

6

0

47.

Traslada Nómina firmada.

0

0

5

0

48.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

15

0

0

0

5

0

49. 50. 51. 52. 53.

Revisa que datos estén correctos en Nómina. Envía confirmación por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas. Recibe correo electrónico. Carga la Nómina en el sistema de Banca Virtual. Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico a Encargado de Nóminas.

54.

Archiva expediente.

0

0

8

0

55.

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

0

1

0

0

0

0

10

0

56. 57.

Revisa que no existan errores en Informe de Banca Virtual. Si existen errores regresa correo electrónico a Auxiliar de Nóminas.

Sección de Nóminas

Encargado de Nóminas

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

 Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Jefe Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Nómina

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Encargado de Nóminas

191

58.

Si no existen errores traslada informe por correo electrónico a Tesorero Municipal.

0

0

5

0

59.

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

60.

Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual.

0

0

10

0

61.

Aprueba pago de Nómina.

0

0

5

0

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3.

Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas

Tesorero Municipal

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre, 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Reporte de Pasajes Pre-Nómina Nómina



Nómina

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 1 2

192

Reporte de Pasajes

193

Pre-Nómina

194

Nómina

195

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Nómina de Pasajes Encargado de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Sub-Director de Recursos Humanos

Inicio

Recibe Reporte de Pasajes

Revisa en Reporte de Pasajes que estén correctos los nombres de los empleados y número de voucher

Traslada Reporte de Pasajes

Recibe Reporte de Pasajes

Revisa Reporte de Pasajes

Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado

Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior

Traslada Reporte de Pasajes

Recibe Reporte de Pasajes

Revisa Reporte de Pasajes

A

196

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Nómina de Pasajes Sub-Director de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

A

Firma Reporte de Pasajes en el lugar indicado

Sella Reporte de Pasajes a un lado de la firma anterior

Traslada Reporte de Pasajes

Recibe Reporte de Pasajes revisado y aprobado

Ingresa Sistema de Control Interno de Recursos Humanos

Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos Humanos

Recibe correo electrónico

Envía por correo electrónico PreNómina

Revisa que no existan errores en Pre-Nómina

Si existen errores regresa a Auxiliar de Nóminas

B

197

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Nómina de Pasajes Sub-Director de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Jefe Departamento de Presupuesto

B

Traslada Planilla

Recibe correo electrónico

Corrige en el sistema los errores que hubiese encontrado eL SubDirector de Recursos Humanos

Genera planilla en Sistema SICOIN GL Recibe correo electrónico Envía por correo electrónico planilla

Revisa en Planilla que Puestos y Números de Partida sean los correctos

Si no está correcto regresa correo para corrección de errores

Recibe correo electrónico

Envía por correo electrónico planilla revisada

Corrige en el sistema los errores que hubiesen encontrado en el Departamento de Presupuesto

C

198

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Nómina de Pasajes Auxiliar de Nóminas

Encargado de Nóminas

Director de Recursos Humanos

C

Imprime cuatro copias de la Planilla y un resumen de la misma

Aprueba Planilla en Sistema SICOIN GL Recibe Planilla

Traslada Planilla impresa Revisa Planilla

Firma Planilla en el lugar indicado

Sella Planilla a un lado de la firma anterior

Traslada Planilla

Recibe Planilla

Revisa Planilla

D

199

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Nómina de Pasajes Director de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Jefe Departamento de Presupuesto

D

Firma Planilla en el lugar indicado

Sella Planilla a un lado de la firma anterior Recibe Planilla Traslada Planilla Revisa que firmas y sellos estén completos

Traslada Planilla firmada

Recibe Planilla

Revisa que datos estén correctos en Planilla

Recibe correo electrónico

Envía conformación por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas

E

200

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Elaboración de Nómina de Pasajes Auxiliar de Nóminas

Encargado de Nominas

Tesorero Municipal

E

Carga la Planilla en el sistema de Banca Virtual

Recibe correo electrónico

Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico

Revisa que no existan errores en Informe de Banca Virtual

Archiva Expediente

Existen Errores SI Regresa Correo electrónico a Auxiliar de Nominas

NO

Traslada informe a tesorero Municipal

Recibe correo electrónico

Revisa informe electrónico de Banca Virtual

Aprueba Pago de Planilla

Fin

201

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Nóminas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Emisión de Nómina de Bono Vacacional Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.02.02

X

Febrero, 2013

4

Tiempo Estimado D

H

M

S

1

2

16

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto realizar la nómina para el pago de bono vacacional al personal que se encuentre gozando período de vacaciones. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Listado de Acuerdos de Vacaciones. Definiciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No.

1.

2.

3.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Recibe de Dirección de Recursos Humanos Listado de Acuerdos de Vacaciones. Revisa que datos de los empleados que gozarán período vacacional estén correctos, (nombre, número de voucher, período vacacional). Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Humanos.

TIEMPO D

H

M

S

0

0

5

0

0

1

0

0

0

1

0

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

DOCUMENTO REQUERIDO



Listado de Acuerdos de Vacaciones

202

Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos Humanos.

0

5.

Envía por correo electrónico PreNómina.

0

0

5

0

6.

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

0

0

10

0

0

0

5

0

Traslada Nómina.

0

0

5

0

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

0

0

30

0

4.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Revisa que no existan errores en Pre-Nómina. Si existen errores regresa a Auxiliar de Nóminas.

Corrige en Sistema los errores que hubiese encontrado el SubDirector de Recursos Humanos. Genera Nómina en Sistema SICOIN GL. Envía por correo electrónico Nómina. Recibe correo electrónico. Revisa en Nómina que puestos y números de partida sean los correctos. Si no está correcto regresa correo para corrección de errores. Envía por correo electrónico Nómina revisada. Recibe correo electrónico. Corrige en Sistema los errores que hubiesen encontrado en el Departamento de Presupuesto. Imprime cuatro copias de la Nómina y un resumen de la misma. Aprueba Nómina en Sistema SICOIN GL.

0

15

0

0

2

0

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

3

0

0

0

30

0

0

0

5

0

0

0

5

0

22.

Traslada Nómina impresa.

0

0

5

0

23.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

24.

Revisa Nómina.

0

0

6

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

5

0

25. 26. 27.

Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior. Traslada Nómina.

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Sub-Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Jefe Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal



Pre-Nómina



Nómina

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Encargado de Nóminas

203

28.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

29.

Revisa Nómina.

0

0

6

0

0

0

5

0

0

0

3

0

30. 31.

Firma Nómina en el lugar indicado. Sella Nómina a un lado de la firma anterior.

32.

Traslada Nómina.

0

0

5

0

33.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

34.

Revisa que firmas y sellos estén completos.

0

0

6

0

35.

Traslada Nómina firmada.

0

0

5

0

36.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

15

0

0

0

5

0

37. 38. 39. 40. 41.

Revisa que datos estén correctos en Nómina. Envía confirmación por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas. Recibe correo electrónico. Carga la Nómina en el sistema de Banca Virtual. Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico a Encargado de Nóminas.

42.

Archiva expediente.

0

0

8

0

43.

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

0

1

0

0

0

0

10

0

0

0

5

0

44. 45. 46.

Revisa que no existan errores en Informe de Banca Virtual. Si existen errores regresa correo electrónico a Auxiliar de Nóminas. Si no existen errores traslada informe por correo electrónico a Tesorero Municipal.

47.

Recibe correo electrónico.

0

0

3

0

48.

Revisa informe electrónico de Banca Virtual.

0

0

10

0

49.

Aprueba pago de Nómina.

0

0

5

0

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Jefe Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal



Nómina

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Encargado de Nóminas

Tesorero Municipal

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

204

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3.

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Listado de Acuerdos de Vacaciones Pre-Nómina Nómina

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 1 1

205

Listado de Acuerdos de Vacaciones

206

Pre-Nómina

207

Nómina

208

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Emisión de Nómina de Bono Vacacional Auxiliar de Nóminas

Sub-Director de Recursos Humanos

Jefe Departamento de Presupuesto

Inicio

Recibe de Dirección de RRHH Listado de Acuerdos de Vacaciones.

Recibe correo electrónico.

Revisa que los datos de los empleados que gozaron vacaciones estén correctos

Revisa que no existan errores en Pre-Nómina.

Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Humanos.

Existen errores

Genera Pre-Nómina en el Sistema de Control Interno de Recursos Humanos.

Envía por correo electrónica PreNómina.

Recibe correo electrónico.

Corrige los errores que se hubiese encontrado

NO Traslada Planilla a Auxiliar de Nóminas.

SI

Regresa a Auxiliar de Nóminas.

Recibe correo electrónico.

Revisa en Planilla que Puestos y Números de Partida sean los correctos.

Si no está correcto regresa correo para corrección de errores.

Envía por correo electrónico Planilla revisada.

Genera Planilla en sistema SICOIN GL. A

Envía por correo electrónico Planilla.

209

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Emisión de Nómina de Bono Vacacional Encargado de Nóminas

Director de Recursos Humanos

Recibe correo electrónico.

Recibe Planilla.

Recibe Planilla.

Corrige En sistema los errores que hubiesen encontrado en Presupuesto.

Revisa Planilla.

Revisa Planilla.

Imprime cuatro copias de la Planilla y un resumen de la misma.

Firma Planilla en el lugar indicado.

Firma Planilla en el lugar indicado.

Aprueba Planilla en sistema SICOIN GL

Sella Planilla a un lado de la firma anterior.

Sella Planilla a un lado de la firma anterior.

Traslada Planilla impresa.

Traslada Planilla.

Traslada Planilla.

Auxiliar de Nóminas

Jefe Departamento de Presupuesto

A

Recibe Planilla.

Revisa que firmas y sellos estén completos.

Traslada Planilla firmada.

Recibe Planilla.

Envía confirmación Por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas.

B

210

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Emisión de Nómina de Bono Vacacional Auxiliar de Nóminas

Tesorero Municipal

B

Recibe correo electrónico.

Recibe correo electrónico.

Carga la Planilla en el sistema de Banca Virtual.

Revisa informe de Banca Virtual.

Envía informe de Banca Virtual por correo electrónico.

Aprueba pago de Planilla.

Fin.

211

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Nóminas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Emisión de Nómina de Sueldo Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.02.03

X

Febrero, 2013

4

Tiempo Estimado D

H

M

S

28

2

10

0

Descripción General: Es el procedimiento que tiene por objeto llevar el registro, cálculo y control de pago de sueldos mensuales, descuentos y bonificaciones a efecto de cumplir con lo establecido legalmente según Fundamento Jurídico. Fundamento Jurídico: a. Constitución Política de la República. b. Código de Trabajo. c. Código Municipal. d. Contrato de Trabajo. e. Pacto Colectivo. f. Ley de Servicio Municipal. g. Actas del Concejo Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal.  Miembros de Concejo Municipal. Requisitos previos: a. Contrataciones autorizadas. b. Nombramientos autorizados. Descripciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No.

1.

2.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Recibe nombramientos y movimientos de personal, (cambios, altas y suspensiones del IGSS, bajas, horas extras, descuentos, entre otros). Revisa que los expedientes estén completos.

D

TIEMPO H M

S

20

0

0

5

RESPONSABLE

4

0

DOCUMENTO REQUERIDO

 Auxiliar de Nóminas

0

ÁREA RESPONSABLE

Sección de Nóminas



Nombramientos Autorizados Contrataciones Autorizadas

0

212

3.

Traslada Nóminas.

4.

0

0

30

0

Recibe expediente.

0

0

5

0

5.

Revisa expediente.

0

0

30

0

6.

Ingresa cambios a base de datos.

4

0

0

0

7.

Genera Pre-Nómina Electrónica.

0

0

30

0

8.

Traslada vía correo electrónico Pre-Nómina.

0

0

10

0

9.

Recibe correo electrónico.

0

0

10

0

0

1

0

0

0

0

15

0

10. 11.

al

Encargado

de

Revisa que no existan errores en Pre-Nómina Electrónica. Si encuentra errores detalla los mismos y traslada correo electrónico.

12.

Recibe correo electrónico.

0

0

5

0

13.

Desvanece los errores encontrados en Pre-Nómina.

0

0

30

0

14.

Ingresa Nómina en SICOIN GL.

2

0

0

0

15.

Traslada archivos generados por SICOIN GL al Jefe del Departamento de Presupuesto.

0

0

45

0

16.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

17.

Verifica presupuestarias.

0

2

0

0

18.

Verifica disponibilidad financiera.

0

2

0

0

0

0

5

0

0

0

5

0

19. 20.

partidas

Si no hay disponibilidad financiera, informa para no continuar proceso. Informa por correo electrónico a Auxiliar de Nóminas su aprobación.

21.

Recibe correo electrónico.

0

0

5

0

22.

Imprime Nómina.

0

0

30

0

23.

Traslada Nómina Encargado de Nóminas.

0

0

10

0

24.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

10

0

0

0

5

0

25. 26. 27.

Firma Nómina en el lugar establecido. Traslada Nómina a Director de Recursos Humanos. Recibe Nómina.

Auxiliar de Nóminas   Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas

Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas

Jefe del Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Jefe del Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Encargado de Nóminas

Director de Recursos Humanos



Nombramientos Autorizados Contrataciones Autorizadas

Nómina

Sección de Nóminas

Director de Recursos Humanos

213

28. 29.

Firma Nómina en el lugar establecido. Sella Nómina a un lado de la firma anterior.

0

0

15

0

0

0

5

0

30.

Traslada Nómina firmada.

0

0

30

0

31.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

32.

Traslada Nómina a Jefe del Departamento de Contabilidad.

0

0

5

0

33.

Recibe Nómina.

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

15

0

34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.

Ingresa Nómina para generar registro contable. Envía correo electrónico al Auxiliar de Nominas indicando que puede ingresar Nómina a Banca Virtual. Recibe correo electrónico. Ingresa Nómina en Banca Virtual. Envía por correo electrónico Informe de Banca Virtual. Recibe correo electrónico. Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual. Informa por correo electrónico a Tesorero Municipal que el Informe de Banca Virtual se generó correctamente. Traslada a Auxiliar de Nóminas Nómina para archivo.

Director de Recursos Humanos

Jefe del Departamento de Presupuesto

Jefe del Departamento de Contabilidad

0

5

0

0

0

5

0

43.

Recibe Nómina ya firmada.

0

0

5

0

44.

Archiva Nómina ya firmada.

0

0

5

0

45.

Recibe correo electrónico.

0

0

5

0

46.

Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual.

0

0

30

0

47.

Aprueba el pago con el Banco para acreditar en las cuentas de los empleados.

0

0

30

0

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Auxiliar de Nóminas 

Encargado de Nóminas 0

Director de Recursos Humanos

Nómina

Sección de Nóminas

Auxiliar de Nóminas

Tesorero Municipal

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

214

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

No. 1. 2. 3.

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014

Fundamento Jurídico Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Nombramientos Autorizados Contrataciones Autorizadas Nómina

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1 1 1

215

Nombramientos Autorizados

CIUDAD DE MIXCO, DEPARTAMENTO DE GUATEMALA MUNICIPALIDAD DE MIXCO DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS ACUERDO DE NOMBRAMIENTO

No. _____ DRH FECHA

ALCALDÍA MUNICIPAL CONSIDERANDO: En uso de las facultades que le confiere los artículos 52 y 53 Decreto 12-2002 del Código Municipal, PUNTO SEGUNDO DEL ACTA NUERO_______________________________________ DE LA SESIÓN PUBLICA ORDINARIA DEL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE MIXCO DE FECHA _____________________________________. ACUERDA: PRIMERO:

Nombrar a ______________________________________________ para ocupar el cargo de _____________________________________ con cargo a la partida No. _____________________, con un salario mensual de Q_______________ más Bonificación mensual de Q.__________.

SEGUNDO:

El presente acuerdo surte sus efectos a partir del día _____________________.

TERCERO:

Notifíquese al interesado y a quienes corresponda con las copias de ley.

______________________________ Alcalde Municipal

______________________________ Secretario Municipal

216

Contrataciones Autorizadas

217

Nómina

218

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Emisión de Nomina de Sueldo Encargado de Nóminas

Sub Director de Recursos Humanos

Recibe Acuerdos de Nombramiento y movimientos de personal.

Revisa expedientes.

Recibe correo electrónico.

Revisa que los expedientes estén completos.

Recibe expediente.

Revisa que no existan errores en Pre-Nómina Electrónica

Traslada al Encargado de Nóminas.

Ingresa cambios a base de datos.

Existen errores

Auxiliar de Nóminas

Jefe del Departamento de Presupuesto

Inicio

SI

Genera Pre-Nómina Electrónica.

Detalla los mismos y traslada correo electrónico.

Recibe Planilla.

Traslada vía correo electrónico PreNómina.

Recibe correo electrónico.

Recibe correo electrónico.

Verifica partidas presupuestarias. NO

Verifica disponibilidad financiera.

Desvanece los errores encontrados en Pre-Nómina. Imprime Planilla

Hay Disponibilidad

Ingresa Planilla en SICOIN GL. SI

Traslada Planilla a Encargado de Nóminas.

A

Traslada archivos generados por SICOIN GL

Informa su aprobación por correo electronico.

NO

Informa para no Continuar Proceso.

219

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Emisión de Nomina de Sueldo Director de Recursos Humanos

Jefe del Departamento de Presupuesto

Jefe del Departamento de Contabilidad

Auxiliar de Nóminas

Recibe planilla.

Recibe Planilla.

Recibe Planilla.

Recibe Planilla.

Recibe correo electrónico.

Firma Planilla en el lugar establecido.

Firma Planilla en el lugar establecido.

Traslada Planilla a Jefe del Departamento de Contabilidad.

Ingresa Planilla para generar registro contable.

Ingresa Nómina en Banca Virtual.

Traslada Planilla a Director de Recursos Humanos.

Sella Planilla a un lado de la firma anterior.

Envía correo Indicando que Puede Ingresar nomina

Envía por correo electrónico informe de Banca Virtual.

Encargado de Nóminas

A

Traslada Planilla firmada.

Recibe correo electrónico.

Revisa Informe Electrónico de Banca Virtual.

Informa que el informe de Banca Virtual se generó correctamente.

Traslada a Auxiliar de Nóminas Planilla para archivo.

Recibe Planilla ya Firmada

Archiva Planilla ya Firmada.

B

220

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Emisión de Nomina de Sueldo Tesorero Municipal

B

Recibe correo electrónico.

Revisa informe.

Aprueba el pago con el banco para acreditar en la cuentas de los empleados

Fin.

221

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Nóminas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Certificación de Sueldos para Jubilación Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.02.04

X

Febrero, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

4

5

16

0

Descripción General: Es el procedimiento que tiene por objeto elaborar la certificación de sueldo y tiempo laborado de un empleado que realizará trámite de jubilación. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: b. a. Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación.

b.

Definiciones: a. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Requiere Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Completa Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar. Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar.

TIEMPO

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

0

Interesado

Interesado

3

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

0

3

0

0

0

8

0

0

0

3

0

0

0

3

0

D

H

M

S

0

0

3

0

0

0

Interesado

Interesado

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO



Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar



Solicitud de Certificación de

222

7. 8. 9.

Revisa que Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar esté completa. Traslada Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar a Auxiliar de Nóminas. Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar.

Sueldos para Jubilar 0

0

3

0

0

0

5

0

0

0

5

0

10.

Ubica expediente del interesado.

2

0

0

0

11.

Compara datos en Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar con los del expediente del interesado.

0

0

5

0

12.

Ingresa a base de datos.

0

0

3

0

Busca información de últimos 48 sueldos devengados por el interesado. Redacta Certificación de Sueldos para Jubilar con la información del Sistema. Redacta Certificación de Tiempo de Servicios con la información del Sistema. Imprime Certificación de Sueldos para Jubilar. Imprime Certificación de Tiempo de Servicios. Adjunta fotocopias de últimas 48 Planillas en las cuales figura el interesado. Archiva Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar.

2

0

0

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

3

0

0

3

0

0

0

0

5

0

20.

Traslada expediente.

0

0

5

0

21.

Recibe expediente.

0

0

5

0

22.

Revisa expediente.

0

0

10

0

23.

Traslada expediente a Director de Recursos Humanos.

0

0

5

0

24.

Recibe expediente.

0

0

5

0

0

0

15

0

0

0

5

0

13.

14. 15. 16. 17. 18. 19.

25. 26.

Firma Certificaciones en el lugar establecido. Sella Certificaciones a un lado de la firma anterior.

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas



 Encargado de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

27.

Traslada expediente.

0

0

5

0

28.

Recibe expediente.

0

0

5

0

Sección de Recursos Humanos

29.

Entrega interesado.

Auxiliar de Recursos Humanos

0

0

3

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

expediente

a



Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Certificación de Sueldos para Jubilar Certificación de Tiempo de Servicios

223

30.

Recibe expediente.

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3.

0

0

3

0

Interesado

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento:

Interesado

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación Certificación de Sueldos para Jubilar Certificación de Tiempo de Servicios

Cantidad de páginas: 1 1 1

224

Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilar

Ciudad de Mixco, _____de ___________de_____

Señor Director de Recursos Humanos Presente. Atentamente solicito se me autorice CERTIFICACIÓN DE SUELDOS, que será utilizado para trámite de la jubilación o tramite personal Ante_____________________________________________________________ ____________________________________________________________. Ingrese a la Municipalidad el_________________________, retirándome el ______________, último cargo que desempeñe_______________________.

Agradeciendo su amable atención y comprensión. Referentemente, ___________________________ Nombre del Solicitante

_____________________ Firma del Solicitante

Vo.Bo.______________________ AUTORIZADO

Certificación de Sueldos para Jubilar

225

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL SECCIÓN DE NÓMINAS

CERTIFICACIÓN DE SUELDOS NOMBRE: __________________________________________________________ El Infrascrito Director de Recursos Humanos de la Municipalidad de Mixco, de Departamento de Guatemala. CERTIFICA: Que tuvo a la vista a los registros correspondientes del personal, en donde consta que el Señor (a): _______________________________________________________________ laboró en esta Municipalidad a partir del: ______________________________________ y terminando labores el día: _______________________________________. Último cargo desempeñado: _____________________________________, El señor _________________________ devengó los siguientes últimos cuarenta y ocho sueldos. MES

AÑO

AÑO

AÑO

AÑO

AÑO

ENERO

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

FEBRERO

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

MARZO

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

ABRIL

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

MAYO

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

JUNIO

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

JULIO

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

AGOSTO

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

SEPTIEMBRE

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

OCTUBRE

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

NOVIEMBRE

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

DICIEMBRE

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

SUMAS

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Q. 00.00

Y para los usos legales que al interesado convenga, se extiende la presente Certificación en la Ciudad de Mixco, a los _______________________________________________. _____________________________ DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

Certificación de Tiempo de Servicios

226

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE PERSONAL SECCIÓN DE NÓMINAS CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIOS

NOMBRE: __________________________________________________________

El Infrascrito Director de Recursos Humanos de la Municipalidad de Mixco, de Departamento de Guatemala. CERTIFICA: Que tuvo a la vista a los registros correspondientes del personal, en donde consta que el Señor (a): _______________________________________________________________ laboró en esta Municipalidad a partir del: ______________________________________ y terminando labores el día: _______________________________________. Último cargo desempeñado: _____________________________________, haciendo un cómputo total de tiempo laborado de: ________________________________________. Y para los usos legales que al interesado convenga, se extiende la presente Certificación en la Ciudad de Mixco, a los _______________________________________________.

__________________________________ DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

227

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Certificación de Sueldos para Jubilación Interesado

Auxiliar de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Inicio

Requiere Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Ubica Expediente del interesado

Completa Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Compara datos en Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación con los del expediente del interesado

Entrega Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Recibe Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Ingresa a base de datos

Revisa que Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación esté completo

Busca información de últimos 48 sueldos devengados por el interesado

Traslada Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación a Auxiliar de Nóminas

Busca información de tiempo laborado por el interesado durante los últimos 48 meses en la institución

Redacta Certificación de Sueldos para Jubilación con la información del sistema

Redacta Certificación de Tiempo de Servicios con la información del sistema

A

228

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Certificación de Sueldos para Jubilación Auxiliar de Nóminas

Encargado de Recursos Humanos

Director de Recursos Humanos

Recibe expediente

Recibe expediente

Revisa expediente

Firma Certificaciones en el lugar establecido

Traslada expediente a Director de Recursos Humanos

Sella Certificaciones a un lado de la firma anterior

Auxiliar de Recursos Humanos

Interesado

A

Imprime Certificación de Sueldos para Jubilación

Imprime Certificación de Tiempo de Servicios

Adjunta fotocopias de últimas 48 Planillas en las cuales figura el interesado

Archiva Solicitud de Certificación de Sueldos para Jubilación

Traslada expediente

Recibe expediente

Recibe expediente Traslada expediente

Entrega expediente a interesado

Fin

229

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento: Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Nóminas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Certificación de Sueldo Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.02.05

X

Febrero, 2013

2

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

0

34

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto proporcionar una constancia laboral al empleado que lo requiera. Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios:  Funcionarios de la Administración Municipal.  Empleados de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Mínimo tres meses laborados. Definiciones: Ninguna. No.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

TIEMPO D

H

M

S

1.

Requiere verbalmente al Auxiliar de Recursos Humanos Certificación de Sueldo, indicando No. de Voucher.

0

0

3

0

2.

Recibe solicitud verbal.

0

0

1

0

0

0

2

0

0

0

2

0

3. 4.

Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Humanos. Ingresa No. de Voucher del empleado.

5.

Imprime Certificación de Sueldo.

0

0

3

0

6.

Traslada Certificación de Sueldo.

0

0

3

0

7.

Recibe Certificación de Sueldo.

0

0

2

0

8.

Revisa Certificación de Sueldo.

0

0

3

0

9.

Firma Certificación de Sueldo en

0

0

2

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

DOCUMENTO REQUERIDO

Empleado



Ninguno



Certificación de Sueldo

Sección de Nóminas Auxiliar de Nóminas

Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos



Certificación de Sueldo

230

el lugar establecido. 10.

Sella Certificación de Sueldo.

0

0

2

0

11.

Traslada Certificación de Sueldo.

0

0

2

0

12.

Recibe Certificación de Sueldo.

0

0

2

0

13.

Entrega Certificación de Sueldo.

0

0

2

0

14.

Recibe Certificación de Sueldo.

0

0

2

0

15.

Revisa Certificación de Sueldo.

0

0

3

0

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1.

Sección de Recursos Humanos Empleado

Elaborado por: Febrero, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

Auxiliar de Recursos Humanos

Revisado por: Febrero, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014

Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento: Certificación de Sueldo

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: 1

231

Certificación de Sueldo

232

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Certificación de Sueldo Empleado

Auxiliar de Nóminas

Sub Director de Recursos Humanos

Inicio Requiere verbalmente al Auxiliar de Recursos Humanos Certificación de Sueldo, indicando No. De Voucher

Recibe solicitud verbal

Ingresa a Sistema de Control Interno de Recursos Humanos

Ingresa a No. De Voucher del empleado Recibe Certificación de Sueldo Imprime Certificación de Sueldo Revisa Certificación de Sueldo Traslada Certificación de Sueldo

Firma Certificación de Sueldo en el lugar establecido

Sella Certificación de Sueldo

Traslada Certificaciòn de Sueldo

A

233

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Certificación de sueldo Auxiliar de Recursos Humanos

Empleado

A

Recibe Certificación de Sueldo

Entrega Certificaciòn de Sueldo

Recibe Certificación de Sueldo

Revisa Certificación de sueldo

Fin

234

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Nóminas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Trámite de Pago de Prestaciones Laborales Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.02.02.06

X

Marzo, 2013

5

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

3

55

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto realizar el cálculo para el pago correcto de las prestaciones laborales que la ley estipula a una persona que dejó de laborar para la Institución. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. b. Código de Trabajo. c. Ley de Servicio Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Formulario de Solicitud de Prestaciones Laborales. b. Fotocopia de DPI del Interesado. c. Fotocopia de NIT. d. Solvencia de Inventarios. e. Estados de cuenta en caso de tener préstamos bancarios (Promerica, BANTRAB). Definiciones: a. DPI: Es el Documento Personal de Identificación. b. DAFIM: Es la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal. c. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos.

D

TIEMPO H M

S

1.

Solicita Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales a Auxiliar de Recursos Humanos en recepción.

0

0

3

2.

Entrega Formulario de Solicitud

0

0

3

No.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

0

Interesado

Interesado

0

Auxiliar de Recursos Humanos

Sección de Recursos Humanos

DOCUMENTO REQUERIDO

 Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales

235

3. 4. 5. 6. 7.

8. 9. 10.

de Pago de Prestaciones Laborales. Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales. Completa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales. Adjunta documentos solicitados en Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones. Entrega expediente. Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales con documentos adjuntos. Revisa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales y documentos adjuntos. Ingresa al Sistema de control interno de documentos. Elabora Providencia dirigida a Recursos Humanos solicitando el pago de prestaciones.

Auxiliar de Recursos Humanos 0

0

3

0

0

0

10

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

10

0

0

0

3

0

0

0

10

0

0

0

1

0

0

0

5

0

Imprime Providencia.

12.

Traslada Providencia Secretario Municipal.

13.

Recibe Providencia.

0

0

3

0

14.

Revisa Providencia.

0

0

05

0

15.

Firma y sella Providencia.

0

0

1

0

16.

Entrega Providencia a Oficial de Secretaría Municipal.

0

0

1

0

17.

Recibe Providencia.

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

18. 19.

Adjunta Providencia al expediente. Traslada expediente a Auxiliar de Recursos Humanos en recepción.

20.

Recibe expediente.

0

0

3

0

21.

Traslada expediente a Auxiliar de Kardex.

0

0

5

0

22.

Recibe expediente.

0

0

3

0

0

0

5

0

0

0

3

0

23. 24.

Ubica el expediente de kardex según la Providencia. Saca fotocopia del Último Contrato Laboral firmado que

Interesado

 Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales  Fotocopia DPI del Interesado  Fotocopia de Carné de NIT del Interesado  Solvencia de Inventarios  Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene préstamos pendientes) ò Finiquito

Oficial de Secretaría Municipal

11.

a

 Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales

Interesado 0

Sección de Recursos Humanos

Secretaría Municipal

Secretario Municipal  Providencia

Oficial de Secretaría Municipal

Auxiliar de Recursos Humanos Sección de Recursos Humanos Auxiliar de Kardex  Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones

236

hay en el expediente.

25.

26.

Revisa la Ficha Laboral del Kardex del Interesado que hay en el expediente para ver si los períodos de vacaciones fueron gozados o no. Elabora Resumen Laboral tomando en cuenta la información anterior.

0

0

5

0

0

0

3

0

27.

Imprime Resumen Laboral.

0

0

1

0

28.

Firma Resumen Laboral.

0

0

1

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

5

0

0

0

3

0

29. 30. 31. 32. 33. 34.

35. 36. 37. 38.

39.

40.

41.

Traslada Resumen Laboral y documentos de kardex a Auxiliar de Nóminas. Recibe Resumen Laboral y documentos de kardex. Revisa Resumen Laboral y documentación. Ingresa al Sistema de planillas el número de voucher del empleado. Imprime Hoja de Datos Generales. Corrobora la información de la Hoja de Datos Generales con la recibida en el Resumen Laboral por Auxiliar de Kardex. Traslada Hoja de Datos Generales y documentación a Encargado de Nóminas. Recibe Hoja de Datos Generales y documentación. Firma Hoja de Datos Generales. Traslada Hoja de Datos Generales firmada y documentación a Auxiliar de Nóminas. Recibe Hoja de Datos Generales firmada y documentación. Revisa en Sistema de Control Interno de Recursos Humanos los últimos seis salarios devengados por el Interesado y si trabajo horas extras. Elabora Cuadro con el Cálculo del Sueldo Promedio y horas extras si hubiera en base a la información anterior.

Auxiliar de Kardex

Sección de Recursos Humanos

 Resumen Laboral  Hoja de Datos

Auxiliar de Nóminas 0

0

1

0

0

0

3

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

1

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

5

0

0

0

10

0

Encargado de Nóminas

Auxiliar de Nóminas

Laborales  Fotocopia DPI del Interesado  Fotocopia de Carné de NIT del Interesado  Solvencia de Inventarios  Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene préstamos pendientes) o Finiquito  Providencia  Último Contrato Laboral  Ficha Laboral del Kardex del Interesado  Resumen Laboral

Sección de Nóminas

 Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales  Fotocopia DPI del Interesado  Fotocopia de Carné de NIT del Interesado  Solvencia de Inventarios  Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene préstamos pendientes) o Finiquito  Providencia  Último Contrato Laboral  Ficha Laboral del Kardex del Interesado  Resumen Laboral  Hoja de Datos Generales  Cuadro con el Cálculo de Sueldo Promedio

237

42. 43. 44. 45. 46.

Imprime Cuadro con el Cálculo del Sueldo Promedio Ingresa al Sistema de prestaciones el número de voucher del empleado. Ingresa el valor del sueldo promedio a Sistema. Elabora la Liquidación Laboral del empleado en el sistema. Si el Interesado tiene préstamos pendientes de pago, resta el valor al total de la liquidación.

0

0

1

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

2

0

0

0

5

0

47.

Imprime Liquidación Laboral.

0

0

1

0

48.

Revisa Liquidación Laboral.

0

0

1

0

49.

Traslada Liquidación Laboral al Sub-Director de Recursos Humanos.

0

0

3

0

50.

Recibe Liquidación Laboral.

0

0

5

0

51.

Firma Liquidación Laboral.

0

0

5

0

52.

Traslada Liquidación Laboral a Auxiliar de Nóminas.

0

0

3

0

53.

Recibe Liquidación Laboral.

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

3

0

54. 55.

56.

58. 59. 60. 61. 62.

Elabora Providencia dirigida a Tesorería Municipal solicitando pago de prestaciones laborales. Realiza fotocopia Liquidación Laboral y Providencia dirigida a Tesorería. Adjunta original de Providencia dirigida a Tesorería y Liquidación Laboral al expediente. Traslada expediente original a Tesorería y copia del expediente a Auxiliar de Kardex. Recibe y expediente. Firma copia del expediente de recibido. Recibe copia del expediente recibido en tesorería. Archiva copia en el expediente Kardex del empleado.

0

0

1

0

0

0

5

0

0

0

3

0

0

0

1

0

0

0

3

0

0

0

3

0

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Sub-Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Tesorería Municipal

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Auxiliar de Kardex

Sección de Recursos Humanos

 Formulario Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales  Fotocopia DPI Interesado  Fotocopia de Carné de NIT del Interesado  Solvencia Inventarios  Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si Tiene Préstamos pendientes) o Finiquito  Providencia  Último Contrato Laboral  Ficha Laboral del Kardex del Interesado  Resumen Laboral  Hoja de Datos Generales  Cuadro con el Cálculo de Sueldo Promedio  Liquidación Laboral  Providencia Dirigida a Tesorería

238

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Elaborado por: Revisado por: Marzo, 2013 Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Arq. Ana Beatriz Méndez Analista Organización y Asesora de Alcaldía Métodos Descripción Secuencial Diciembre 2014

Fundamento Jurídico Requisitos Previos Reajuste del Procedimiento Reajuste de Documentos de Soporte Documentos requeridos anexos Identificación Nombre del documento:

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales Fotocopia del DPI del Interesado Solvencia de Inventarios Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios (si tiene préstamos pendientes) o Finiquito Fotocopia de Carné de NIT del Interesado Providencia de Solicitud de Pago Último Contrato Laboral Ficha Laboral del Kardex del Interesado Resumen Laboral Hoja de Datos Generales Cuadro de Cálculo de Sueldo Promedio Liquidación Laboral Providencia Dirigida a Tesorería Municipal

Cantidad de páginas: 2 1 2 1 1 1 1 4 1 1 1 1 1

239

Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales

240

241

Fotocopia DPI del Interesado

242

Solvencia de Inventarios

243

Estados de Cuenta de Préstamos Bancarios o Finiquito

244

Fotocopia Carné de NIT del Interesado

245

Providencia de Solicitud de Pago

246

Último Contrato Laboral

247

Ficha Laboral del Kardex del Interesado

248

249

250

251

Resumen Laboral

252

Hoja de Datos Generales

253

Cuadro de Cálculo de Sueldo Promedio

254

Liquidación Laboral

255

Providencia Dirigida a Tesorería

256

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Auxiliar de Recursos Humanos

Oficial de Secretaría Municipal

Secretario Municipal

Entrega Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales

Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales con documentos adjuntos

Recibe Providencia.

Recibe Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales

Revisa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales y documentos adjuntos

Revisa Providencia

Completa Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones

Ingresa a sistema de control interno de documentos

Firma y sella Providencia

Adjunta documentos solicitados

Elabora Providencia

Entrega Providencia a Oficial de Secretaría Municipal

Entrega expediente

Imprime Providencia

Interesado

Inicio

Solicita Formulario de Solicitud de Pago de Prestaciones Laborales

Traslada Providencia a Secretario Municipal

Recibe Expediente

Recibe Providencia

Traslada expediente a Auxiliar de Kardex

Adjunta Providencia al Expediente

A

Traslada expediente a Auxiliar de Recursos Humanos en recepción

257

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Auxiliar de Kardex

Auxiliar de Nóminas

Encargado de Nóminas

Recibe resumen laboral y documentos de kardex..

Recibe hoja de datos generales firmada y documentación.

Revisa resumen laboral y documentación.

Firma hoja de datos generales.

Saca fotocopia del último contrato firmado que hay en el expediente.

Ingresa al sistema de planillas el número de voucher del empleado.

Traslada hoja de datos generales firmada y documentación a Auxiliar de Nominas.

Revisa la hoja laboral que hay en el expediente para ver si los periodos de vacaciones fueron gozados ó no.

Imprime hoja de datos Generales.

Elabora resumen laboral tomando en cuenta la información anterior.

Corrobora la información de la hoja de datos generales con la recibida en el resumen laboral por Auxiliar de Kárdex.

Imprime resumen laboral.

Traslada hoja de datos generales y documentación a Encargado de nominas.

Firma resumen laboral.

Recibe hoja de datos generales firmada y documentación.

Traslada resumen laboral y documentos de kardex a Auxiliar de Nominas.

Revisa en Sistema de Control Interno de Recursos Humanos los últimos seis salarios devengados por el Interesado y si trabajo horas extras.

A

Recibe Expediente.

Ubica el expediente de kardex según la providencia.

B

258

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Auxiliar de Nóminas

B

Elabora cuadro con el cálculo del sueldo promedio y horas extras si hubiera en base a la información anterior.

Imprime cuadro.

Ingresa al sistema de prestaciones el número de voucher del empleado.

Ingresa el valor del sueldo promedio a Sistema.

Elabora la liquidación laboral del empleado en el sistema.

Si el Interesado tiene préstamos pendientes de pago, resta el valor al total de la liquidación.

Imprime liquidación laboral.

C

259

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Tramite de Pago de Prestaciones Laborales Sub Director

Tesorero Municipal

Auxiliar de Kardex

Revisa liquidación laboral.

Recibe liquidación.

Recibe Expediente.

Recibe copia del expediente recibido en tesorería.

Traslada liquidación laboral al Sub-Director de Recursos Humanos.

Firma Liquidación Laboral.

Firma copia del expediente recibido.

Archiva copia en el expediente Kardex del empleado.

Recibe liquidación laboral.

Traslada liquidación laboral a Auxiliar de Nominas.

Auxiliar de Nóminas

C

Fin.

Elabora providencia dirigida a Tesorería Municipal solicitando pago de prestaciones laborales.

Realiza fotocopia de liquidación laboral y providencia dirigida a Tesorería.

Adjunta original y copia de providencia dirigida a Tesorería y liquidación laboral al expediente.

Traslada expediente original a Tesorería y copia del expediente a Auxiliar de Kartex.

260

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Gestión de Personal

Nominas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

X

Julio, 2014

5

01.02.05.02.02.02.02.07

Tiempo Estimado D

H

M

S

0

5

1

47

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir los pasos a seguir para generar la planilla de seguridad social en forma electrónica por medio del Software PLANI-IGSS y utilización del portal de servicios electrónicos del IGSS para efectuar el pago correspondiente. Fundamento Jurídico: a. Acuerdo 1123, Ley Orgánica del IGSS. Usuarios:  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: a. Descargar el Software PLANI-IGSS. Definiciones: a. IGSS: Es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. b. Software Plani-IGSS: Es una herramienta para uso del patrono que será de utilidad para ingresar y mantener actualizada la información los trabajadores afiliados al Seguro Social. c. SICOIN GL: Es el Sistema de Contabilidad Integrado del MINFIN siendo una herramienta informática con que se lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos. No.

1. 2.

3. 4.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Recibe la Integración Mensual de Todos los Pagos de Nominas Efectuados por parte del Encargado de Egresos del área de DAFIM. Ingresa al Sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su “USUARIO y CLAVE”. Consulta la información de los empleados a incluir en la Planilla de Seguridad Social. Ingresa en el software PLANI-

TIEMPO D

H

M

S

0

0

10

0

0

0

1

0

0

0

5

0

0

0

2

0

RESPONSABLE

Auxiliar de Nómina

ÁREA RESPONSABLE

DOCUMENTO REQUERIDO



Integración Mensual de Todos los Pagos de Nominas Efectuados



Integración Mensual de Todos los Pagos

Sección de Nóminas

261

IGSS. 5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13. 14. 15. 16. 17.

Ingresa la información solicitada en la opción “Patronos” de la carpeta de mantenimiento. Ingresa la información solicitada en la opción “Centros de Trabajo” de la carpeta de mantenimiento. Ingresa la información de los empleados solicitada en la opción “Afiliados” de la carpeta de mantenimiento. Selecciona el tipo planilla en la opción “Tipo de Planilla” de la carpeta planilla de seguridad social. Realiza las asignaciones de afiliados al tipo de planilla en la opción “Tipo de Planilla” de la carpeta planilla de seguridad social. Selecciona la opción “Creación Pre liquidación” de la carpeta planilla de seguridad social y se genera un número de preliquidación. De ser necesario selecciona las opciones “Control de Suspendidos”, “Licencia sin Goce de Salario” de la carpeta planilla de seguridad social e ingresa la información solicitada para cuadrar valores con los enviados por el encargado de egresos. Selecciona la opción “Actualización de Pre Liquidación”. Selecciona la opción “Exportar liquidación” y genera archivo de texto con el reporte de Planilla Electrónica del IGSS. Guarda archivo o Reporte de Planilla Electrónica del IGSS. Ingresa al portal http://servicios.igssgt.org con su USUARIO y CLAVE para cargar la planilla. Selecciona la categoría “Patronos”. Selecciona el vinculo “Planilla Electrónica”.

de Nominas Efectuados 0

0

20

0

0

0

20

0

0

0

20

0

0

0

1

0

Auxiliar de Nóminas Sección de Nóminas

0

0

20

0

0

0

1

0

0

0

10

0

0

0

1

0

0

0

5

0

0

0

2

0

0

0

1

0

0

0

0

30

0

0

0

30



Reporte de Planilla Electrónica del IGGS

262

18. 19.

20.

21.

22.

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

Selecciona el vinculo “Carga de Planilla”. Carga Archivo de Planilla Electrónica del IGSS haciendo uso de los botones “Examinar y Cargar Planilla”. Se recibe un correo electrónico de confirmación de que el archivo ya fue cargado al Sistema. Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS están correctos se recibe un correo de validación de la planilla. Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS no están correctos se recibe un correo solicitando las correcciones. Realiza las correcciones en el Archivo de Planilla Electrónica del IGSS. Se carga nuevamente la Planilla Electrónica del IGSS con correcciones. Regresa a la página principal del portal para generar los recibos de pago. Selecciona la categoría “Patronos”. Selecciona el vínculo “Planillas”. Selecciona la Planilla Pendiente de Pago. Selecciona la opción “Recibo de Pago”. Selecciona el botón “Continuar”.

0

0

0

30

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

20

0

0

0

5

0

0

0

1

0

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

0

30

31.

Selecciona el botón “Generar”.

0

0

0

30

32.

Espera a que se genere el Recibo de Pago Electrónico de Cuota Laboral y Cuota Patronal.

0

0

1

0

33.

Imprime los recibos de Pago.

0

0

0

15

0

0

2

0

0

0

10

0

0

0

10

0

34. 35.

36.

Imprime dos Reportes de la Planilla Electrónica del IGSS. Elabora expediente de entrega de pago de cuota laboral y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS. Elabora expediente de entrega de pago de cuota patronal y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS.

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

  

Recibo de Pago de Cuota Laboral Recibo de Pago de Cuota Patronal Reporte de Planilla Electrónica

263

37.

38.

39.

40.

41.

42.

43. 44. 45. 46. 47.

48.

49.

Entrega expedientes a Mensajero para entregar en DAFIM continúa proceso con la actividad No.39. Informa a Encargado de Nóminas que la Planilla Electrónica del IGSS fue cargada al portal y también se enviaron expedientes con documentación correspondiente a DAFIM para que efectué el pago. Recibe expediente. Si el expediente corresponde al pago de cuota laboral entrega al Encargado de Egresos y continúa proceso con la actividad No. 53. Si el expediente corresponde al pago de cuota patronal entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto. Recibe expediente que corresponde al pago de cuota patronal para colocar partida presupuestaria. Traslada expediente con partida presupuestaria al área de contabilidad. Recibe expediente para Ingresar los datos al sistema SICOIN GL. Traslada expediente a Encargado de Egresos. Recibe expediente. Revisa expediente y verifica disponibilidad bancaria. Si se detecta algún error se regresa el expediente para corrección por medio de conocimiento a donde corresponda. Si no hay ningún error se efectúa el pago por medio de la Banca Virtual de Banrural.

0

0

5

0

0

0

0

2

0

0

5

0

0

0

5

0

0

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5

0

0

0

5

0

0

0

5

Mensajero

Sección de Mensajería

Jefe del Departamento de Presupuesto Nota de Debito

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Imprime la Nota de Débito.

0

0

1

0

51.

Adjunta Nota de Débito al expediente como comprobante de pago.

0

0

1

0

52.

Envía por conocimiento

0

0

5

0

de la

Sección de Nóminas



50.

medio oficio y

Auxiliar de Nóminas

Jefe del Departamento de Contabilidad

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Encargado de Egresos

264

documentación al área Contabilidad para archivo.

de

53.

Recibe expediente con documentación respectiva.

la

54.

0

0

5

0

Archiva.

0

0

5

0

55.

Recibe expediente para pago de cuota laboral.

0

0

5

0

56.

Revisa la documentación.

0

0

10

0

57.

Efectúa el pago por medio de la Banca Virtual de Banrural.

0

0

5

0

58.

Imprime la Nota de Débito.

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

59.

60. 61. 62.

Adjunta Nota de Débito al expediente como comprobante de pago. Envía por medio de conocimiento expediente y la documentación al área de Contabilidad para archivo. Recibe expediente con la documentación respectiva. Archiva.

Elaborado por: Julio, 2014 Alba Florián Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3. 4. 5.

Identificación

Jefe del Departamento de Contabilidad

Encargado de Egresos

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal



Nota de Débito

Jefe del Departamento de Contabilidad

Revisado por: Julio, 2014 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Autorizado por: Diciembre, 2014 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Integración Mensual de Todos los Pagos de Nominas Efectuados Reporte de Planilla del IGSS Recibo de Pago de Cuota Patronal Recibo de Pago de Cuota Laboral Nota de Débito

Cantidad de páginas: Varias Varias 1 1 1

265

Actividades 4-8

Actividad 9

266

Actividad 10

Actividad 11

267

Actividades 12-13

Actividad 14

268

Actividad 15

Actividad 16

269

Actividad 17

Actividad 18

Actividad 19

270

Actividades 25-28

271

Actividades 29-31

272

Integración Mensual de Todos los Pagos de Nóminas Efectuados

273

Reporte de Planilla del IGSS

274

275

276

Recibo de Pago de Cuota Patronal

277

Recibo de Pago de Cuota Laboral

278

Nota de Débito

279

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas

Inicio Recibe la integración mensual de todos los pagos de nominas efectuados por parte del Encargado de Egresos del área de DAFIN.

Ingresa al sistema de Recursos Humanos ORACLE e ingresa su USUARIO y CLAVE.

Consulta la información de los empleados a incluir en la Planilla de Seguridad Social.

Ingresa en el software PLANI-IGSS.

Ingresa la información solicitada en la opción “patronos” de la carpeta de mantenimiento.

Ingresa la información solicitada en la opción “Centros de Trabajo” de la carpeta de mantenimiento.

Ingresa la información de los empelados solicitada en la opción “Afiliados” de la carpeta de mantenimiento.

Selecciona el tipo planilla en la opción “Tipo de Planilla” de la carpeta Planilla de Seguridad Social.

A

280

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas

A

Realiza las asignaciones de afiliados al tipo de planilla en la opción “Tipo de Planilla” de la carpeta Planilla de Seguridad Social.

Selecciona la opción “Creación Pre liquidación” de la carpeta Planilla de Seguridad Social y se genera un número de PreLiquidación.

De ser necesario selecciona las opciones “Control de Suspendidos”, “Licencia sin Goce de Salario” e ingresa la información solicitada para cuadrar valores con los enviados por el encargado de egresos.

Selecciona la opción “Actualización de Pre liquidación”.

Selecciona la opción “Exportar liquidación” y genera Archivo de texto con el reporte de Planilla Electrónica del IGSS.

Guarda archivo o reporte de Planilla electrónica del IGSS.

Ingresa al portal http:// servicios.igssgt.org con su USUARIO y CLAVE para cargar la planilla.

Selecciona la categoría Patronos.

B

281

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas

B

Selecciona el vinculo “Planilla Electrónica”.

Selecciona el vinculo “Carga de Planilla”.

Carga Archivo de Planilla del IGSS haciendo uso de los botones examinar y cargar planilla.

Se recibe un correo electrónico de confirmación de que el archivo ya fue cargado al Sistema.

Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS están correctos se recibe un correo de validación de la planilla.

Si los datos de la Planilla Electrónica del IGSS no están correctos se recibe un correo solicitando las correcciones.

Realiza las correcciones en el Archivo de Planilla Electrónica del IGSS.

Se carga nuevamente la Planilla Electrónica del IGSS con correcciones.

C

282

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas

C

Regresa a la página principal del portal para generar los recibos de pago.

Selecciona la categoría Patronos.

Selecciona el vínculo “Planillas”.

Selecciona la Planilla Pendiente de Pago.

Selecciona la opción “Recibo de Pago”.

Selecciona el botón “Continuar”.

Selecciona el botón “Generar”.

Espera a que se Genere el Recibo de Pago Electrónico de cuota laboral y patronal.

D

283

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Auxiliar de Nóminas

Mensajero

D

Imprime los recibos de Pago.

Imprime dos reportes de la planilla electrónica del IGSS.

Elabora expediente de entrega de pago de cuota laboral y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS.

Elabora expediente de entrega de pago de cuota patronal y adjunta recibo de pago y planilla electrónica del IGSS.

Entrega expedientes a Mensajero para entregar en DAFIN continúa proceso con la actividad No.39

Recibe expedientes.

Informa a Encargado de Nominas que la Planilla Electrónica del IGSS fue cargada al portal y también se envió expedientes con documentación correspondiente a DAFIN para que efectué el pago.

Si el expediente corresponde al pago de cuota laboral se entrega al área de egresos y continúa proceso con la actividad No. 53

Si el expediente corresponde al pago de cuota patronal se entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto

E

284

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Jefe del Departamento de Presupuesto

Jefe del Departamento de Contabilidad

E

Recibe expediente que corresponde al pago de cuota patronal para colocar partida presupuestaria

Traslada expediente con partida presupuestaria al área de contabilidad

Recibe expediente para Ingresar los datos al sistema SICOIN GL

Traslada expediente a Encargado de Egresos

F

285

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Encargado de Egresos

Jefe del Departamento de Contabilidad

F

Recibe expediente

Revisa expediente, y verifica disponibilidad bancaria.

Si se detecta algún error se regresa el expediente para corrección por medio de conocimiento a donde corresponda.

Si no hay ningún error se efectúa el pago por medio de la banca virtual de Banrural.

Imprime la nota de débito.

Recibe expediente.

Adjunta nota de débito al expediente como comprobante de pago.

Archiva.

Envía por medio de conocimiento expediente y la documentación al área de Contabilidad para archivo.

G

286

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Generación de Planilla de Seguridad Social en Forma Electrónica Encargado de Egresos

Jefe del Departamento de Contabilidad

G

Recibe expediente para pago de cuota laboral.

Revisa la documentación.

Efectúa el pago por medio de la banca virtual de Banrural.

Imprime la nota de débito.

Adjunta nota de debito al expediente como comprobante de pago.

Recibe expediente con la documentación respectiva.

Envía por medio de conocimiento expediente y la documentación al área de Contabilidad para archivo.

Archiva.

Fin

287

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Manual Departamento: Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia: Municipal

Dirección: Departamento: Recursos Humanos Gestión de Personal NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Sección: Nóminas

Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Código

Proceso

Código

X

01.02.05.02.02.02. 02.08

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

Febrero, 2015

6

Tiempo Estimado D

H

M

S

7

7

30

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir cada uno de los pasos a seguir en el pago de contratos por servicios técnicos o profesionales que son brindados a la Municipalidad de Mixco. Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios:  Profesionales contratados y/o Técnicos Requisitos previos: Expediente original completo: 1. Boleto de Ornato. 2. Antecedentes Penales y Policiacos. 3. CV. 4. Copia de DPI. 5. Copia de Título o Diploma cuando aplique. 6. RTU Actualizado. 7. Declaración Jurada por un abogado. 8. Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). 9. Fianza. 10. Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria en Banco Banrural cuando aplique en casos especiales. 11. Contrato (legalizado). 12. Resolución de Alcaldía Municipal. 13. Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal. Definiciones: Ninguna.

288

TIEMPO No.

1.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Recibe expediente completo en original con: 1. Contrato legalizado gestionado por Asesoría Jurídica. 2. Resolución de Alcaldía Municipal y Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal gestionado por Secretaría Municipal.

D

0

H

0

M

10

S

RESPONSABLE

2.

Envía a Dirección de Recursos Humanos documentación para pago de la siguiente manera: 1. Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/Gerencia interesada 2. Factura razonada por la 3. Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3. Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/Gerencia interesada

0

0

20

DOCUMENTO REQUERIDO

Dirección de Recursos Humanos

Expediente Completo en original  Antecedentes Penales y Policiacos  CV  Copia de DPI  Copia de Título o Diploma cuando aplique  RTU Actualizado  Declaración Jurada por un abogado.  Contrato (Legalizado)  Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)  Fianza  Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria en Banco Banrural cuando aplique en casos especiales  Contrato Legalizado  Resolución de Alcaldía Municipal  Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal

0

Dirección de Recursos Humanos

Notifica a Dirección/Gerencia interesada que presente la documentación para pago del personal bajo su cargo que fue aprobado contratar por renglón 029.

ÁREA RESPONSABLE

0





3

0

0

0

Dirección/Gerencia Interesada

Dirección/Gerencia interesada

Oficio de solicitud de pago firmado por área interesad Factura razonada con firma del interesado y área Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. del área

289

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Recibe de Dirección/Gerencia interesada documentación para pago de la siguiente manera: 1. Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/Gerencia interesada 2. Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3. Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/Gerencia interesada Revisa documentación para pago. Elabora y firma listado de integración de personal para pago de renglón 029 con los siguientes datos.  Nombre completo  Puesto  Número de Contrato  Valor Facturado  Descuentos de ISR según sea el caso Traslada documentación de pago a Auxiliar de Kardex para que integre expediente completo. Recibe documentación de pago e integra a expediente completo. Traslada expediente completo a Dirección de Recursos Humanos. Recibe y traslada expediente completo con listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado a Sub Director de Recursos Humanos. Recibe y confronta listado de integración de personal para pago de renglón 029 contra expediente completo.



0

0

30



0



0

0

20

0

1

0

0

0

0

0

10

0

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos



0

0

20

Oficio de solicitud de pago firmado por área interesad Factura razonada con firma del interesado y área Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. del área

0 Auxiliar de Kardex

Sección de Recursos Humanos

0

0

10

0

0

0

15

0

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

2

0

0

0

Sub Director de Recursos Humanos

Sub Dirección de Recursos Humanos

Listado de integración de personal para pago de renglón 029 Expediente completo en original

290

12.

13.

14.

15.

16.

17. 18.

19.

20.

21.

22.

23.

Si listado requiere corrección traslada a Dirección de Recursos Humanos para corrección, si todo esta correcto traslada listado a Encargado de Nóminas para pago. Recibe listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado y elabora nómina en Sistema SICOIN GL con forma de pago por emisión de cheque o acreditamiento a cuenta según sea el caso. Sub Director de Recursos Humanos traslada expediente original completo a Auxiliar de Kardex para archivo. Recibe expediente original completo y archiva. Encargado de Nóminas traslada vía correo electrónico nómina a Sub Director de Recursos Humanos. Recibe y revisa integración de nómina. Da Vo.Bo. de nómina vía electrónica y remite a Encargado de Nóminas. Recibe Vo.Bo de nómina y remite vía electrónica a Jefe del Departamento de Presupuesto. Recibe vía electrónica nómina y verifica partidas presupuestarias. Informa a Encargado de Nóminas vía electrónica la aprobación de nómina. Si no hay disponibilidad financiera informa a Encargado de Nóminas que espere gestiones para disponibilidad. Recibe vía electrónica la aprobación de nómina.

24. Imprime nómina. 25. Traslada

nómina

física

a

0

0

5

0

Sub Director de Recursos Humanos

Sub Dirección de Recursos Humanos

1

0

0

0

Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas

0

0

5

0

Sub Director de Recursos Humanos

Sub Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Kardex

Auxiliar de Kardex

Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas

Sub Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

20

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

1

0

0

0

0

5

0

Jefe del Departamento de Presupuesto

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Encargado de Nóminas

Sección de Nóminas



Listado de integración de personal para pago de renglón 029 Expediente completo en original



Expediente completo en original



Nómina

291

Director de Recursos Humanos para firma y sello. Recibe nómina física, firma y 26. sella. Remite nómina física firmada a 27. Jefe del Departamento de Contabilidad.

0

0

20

0

5

0

28. Recibe nómina física.

0

0

5

0

Rectifica en el sistema SICOIN GL que el número de nómina y 29. monto este ingresado correctamente.

0

0

30

0

30. Firma y sella nómina física.

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

31. 32.

33.

34. 35.

36.

37.

38. 39. 40.

41. Traslada a Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

0

0

Traslada nómina física a Tesorero Municipal. Tesorero Municipal recibe nómina física del área de contabilidad. Revisa y confirma a Encargado de Nóminas vía electrónica realizar la carga de la nómina a Banca Virtual. Recibe correo electrónico y remite a Auxiliar de Nóminas. Recibe correo electrónico y realiza carga de nómina en Banca Virtual. Envía por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual a Encargado de Nóminas. Recibe y revisa por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual. Informa vía correo electrónico que ya fue cargada la nómina a Banca Virtual. Recibe correo y revisa carga electrónica en Banca Virtual. Aprueba el pago con el Banco para acreditar en las cuentas de los empleados.

Encargado de Nóminas

Jefe del Departamento de Contabilidad Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Tesorero Municipal

0

0

10

0 

0

0

5

0

0

0

5

0

Nómina

Encargado de Nóminas

Auxiliar de Nóminas

0

0

30

0 Sección de Nóminas

0

0

5

0 Encargado de Nóminas

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

Tesorero Municipal

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

292

nomina ya firmada y pagada.

42.

Recibe nómina ya firmada y pagada.

43. Archiva nómina.

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

0

0

5

0

0

0

5

0

Tesorero Municipal

Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal

Auxiliar de Nóminas

Sección de Nóminas



Elaborado por: Revisado por: Febrero, 2015 Marzo, 2015 Alba Florián Temistocles Gudiel Analista de Gerente Municipal Organización y Métodos Descripción Secuencial

Identificación

Nómina (firmada y pagada)

Autorizado por: Marzo, 2015 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Boleto de Ornato Antecedentes Penales y Policiacos CV Copia de DPI Copia de Título o Diploma cuando aplique RTU actualizado Declaración Jurada por un Abogado Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) Fianza Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria en Banco Banrural cuando aplique en casos especiales Contrato (legalizado) Resolución de Alcaldía Municipal Certificación de la Resolución de Alcaldía Municipal Oficio de Solicitud de pago Firmado por Área Interesada Factura Razonada con Firma del Interesado y Área Listado de Integración de Personal para Pago de Renglón 029 Nómina

Área Responsable

Cantidad de páginas: 1 2 1 1 1 1 1 Variable 1 1 Variable Variable Variable 1 1 Variable Variable

293

Boleto de Ornato

294

Antecedentes Penales y Policiacos

295

Curriculum Vitae

CURRICULUM VITAE DATOS PERSONALES NOMBRE: LUGAR DE NACIMIENTO: FECHA DE NACIMIENTO: D.P.I. No.: DIRECCION: TELEFONO:

FORMACION ACADEMICA

OTROS CURSOS

EXPERIENCIA LABORAL

REFERENCIAS LABORALES

REFERENCIAS PERSONALES

296

Copia de DPI

297

Copia de Título o Diploma Cuando Aplique

298

RTU Actualizado

299

Declaración Jurada por un Abogado

300

Asignación de Partida Presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)

Ciudad de Mixco, ___ Marzo___ año 201__ Oficio No.

Director de Recursos Humanos Municipalidad de Mixco Presente: En atención al Oficio No. _____ de fecha____, referente a la consulta de disponibilidad presupuestaria para la contratación con cargo al renglón 029 de los siguientes servicios: 1

__________

2

__________

3

__________

Se le informa que para la contratación de los servicios antes citados existe saldo presupuestario en la siguiente estructura presupuestaria. Programa:______________________________________ Actividad:_______________________________________ Estructura presupuestaria: _______________________________________________ Otras remuneraciones del personal temporal

Saldo presupuestado a la fecha: Q.________________________

Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente,

________________________________

___________________________

F. Jefe del Departamento de Presupuesto

Vo. Bo. Director de Administración Financiera Integrada Municipal

301

Fianza

302

Cheque o Constancia de Cuenta Monetaria de Banco Banrural Cuando Aplique Según Sea el Caso

303

Contrato (Legalizado)

304

305

306

307

Resolución de Alcaldía Municipal

308

309

Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal

310

311

Oficio de Solicitud de pago Firmado por Área Interesada

Ciudad de Mixco, ___ Marzo___ año 201__ Oficio No.

Director de Recursos Humanos Municipalidad de Mixco Presente:

De la manera atenta me dirijo a usted para solicitar que se pueda iniciar el Trámite de Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos bajo el renglón 029 del personal que ha sido contratado para la Gerencia/Dirección de ________________, según el siguiente listado:

4

__________

5

__________

6

__________

Para dicho efecto, adjunto:  Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado  Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/Gerencia interesada

Agradeciendo la atención brindada, me suscribo de usted, Atentamente,

_________________________ Gerente de Área/Unidad

312

Factura Razonada con Firma del Interesado y Área

313

Listado de Integración de Personal para Pago de Renglón 029

Listado de Integración de Personal para Pago de Renglón 029

No.

Nombre completo

Puesto

No. De Contrato

Valor Facturado

Descuentos de ISR

314

Nómina

315

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Dirección de Recursos Humanos

Dirección/Gerencia Interesada

Auxiliar de Kardex

Inicio Recibe expediente completo en original con: 1. Contrato legalizado gestionado por Asesoría Jurídica. 2. Resolución de Alcaldía Municipal y Certificación de Resolución de Alcaldía Municipal gestionado por Secretaría Municipal. Notifica a Dirección/ Gerencia interesada que presente la documentación para pago del personal bajo su cargo que fue aprobado a contratar por renglón 029.

Recibe de Dirección/ Gerencia interesada documentación para pago de la siguiente manera: 1.Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/ Gerencia interesada 2.Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3.Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/ Gerencia interesada

Envía a Dirección de Recursos Humanos documentación para pago de la siguiente manera: 1.Oficio de solicitud de pago firmado Dirección/ Gerencia interesada 2.Factura razonada por la Dirección/Gerencia interesada y con firma de interesado 3.Informe del mes firmado por el interesado y con Vo. Bo. de la Dirección/ Gerencia interesada

Revisa documentación para pago.

Elabora y firma listado de integración de personal para pago de renglón 029 con los siguientes datos. Nombre completo Puesto Número de Contrato Valor Facturado Descuentos de ISR según sea el caso

Recibe documentación de pago e integra a expediente completo.

Traslada documentación de pago a Auxiliar de Kardex para que integre expediente completo.

Traslada expediente completo a Dirección de Recursos Humanos.

A

316

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029

Dirección de Recursos Humanos

Sub Director de Recursos Humanos

Encargado de Nóminas

Auxiliar de Kardex

Jefe del Departamento de Presupuesto

A

Recibe y traslada expediente completo con listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado a Sub Director de Recursos Humanos

Recibe y confronta listado de integración de personal para pago de renglón 029 contra expediente completo.

Listado requiere corrección No

Si Traslada a Dirección de Recursos Humanos para corrección

Traslada listado a Encargado de Nóminas para pago.

Recibe listado de integración de personal para pago de renglón 029 firmado y elabora nómina en Sistema SICOIN GL con forma de pago por emisión de cheque o acreditamiento a cuenta según sea el caso.

Sub Director de Recursos Humanos traslada expediente original completo a Auxiliar de Kardex para archivo.

Recibe y revisa integración de nómina.

Da Vo.Bo. de nómina vía electrónica y remite a Encargado de Nóminas.

Recibe expediente original completo y archiva.

Encargado de Nóminas traslada vía correo electrónico nómina a Sub Director de Recursos Humanos.

Recibe Vo.Bo de nómina y remite vía electrónica a Jefe del Departamento de Presupuesto.

Recibe vía electrónica nómina y verifica partidas presupuestarias.

Informa a Encargado de Nómina vía electrónica la aprobación de nómina.

Si no hay disponibilidad financiera informa a Encargado de Nómina que espere gestiones para disponibilidad.

B

317

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Encargado de Nóminas

Sub Director de Recursos Humanos

Jefe del Departamento de Contabilidad

Tesorero Municipal

B

Recibe vía electrónica la aprobación de nómina.

Imprime nómina.

Traslada nómina física a Director de Recursos Humanos para firma y sello.

Recibe nómina física, firma y sella.

Remite nómina física firmada a Jefe del Departamento de Contabilidad. Recibe nómina física.

Rectifica en el sistema SICOIN GL que el número de nómina y monto este ingresado correctamente.

Firma y sella nómina física.

Traslada nómina física a Tesorero Municipal. Tesorero Municipal recibe nómina física del área de contabilidad.

C

318

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Trámite para Pago de Servicios Profesionales y Servicios Técnicos Bajo el Renglón 029 Tesorero Municipal

Encargado de Nóminas

Auxiliar de Nómina

Recibe correo electrónico y remite a Auxiliar de Nóminas.

Recibe correo electrónico y realiza carga de nómina en Banca Virtual.

Recibe y revisa por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual.

Envía por correo electrónico el archivo de la nómina cargada a la Banca Virtual a Encargado de Nóminas.

C

Revisa y confirma a Encargado de Nóminas vía electrónica realizar la carga de la nómina a Banca Virtual.

Recibe correo y revisa carga electrónica en Banca Virtual.

Informa vía correo electrónico que ya fue cargada la nómina a Banca Virtual.

Aprueba el pago con el Banco para acreditar en las cuentas de los empleados.

Traslada a Auxiliar de Nóminas nómina ya firmada y pagada.

Recibe nómina ya firmada y pagada.

Archiva nómina.

Fin

319

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Municipalidad de Mixco

01.02.05.02.02.03 DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO No. 1 2 3

CONTENIDO 01.02.05.02.02.03.01 Procedimiento Evaluación del Desempeño 01.02.05.02.02.03.02 Procedimiento Capacitación de Personal 01.02.05.02.02.03.03 Procedimiento Desarrollo de Personal

320

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento: Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Capacitación y Desarrollo

No Aplica

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Evaluación del Desempeño Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.03.01

X

Marzo, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

3

1

50

0

Descripción General:

Este procedimiento tiene por objeto evaluar el desempeño en las labores realizadas por los empleados de la Institución.

Fundamento Jurídico: Ninguno. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones:

Ninguna. No.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Define a los miembros de la Comisión de Evaluación. Determina las estructuras de los niveles de aplicación de la evaluación. Elabora Formatos de Evaluación clasificando las áreas de evaluación. Programa fechas de evaluación. Entrega Formatos de Evaluación a Auxiliar de Capacitación y Desarrollo. Reciben Formatos de Evaluación a utilizar. Coordina logística para evaluación. Recibe al personal programado

TIEMPO D

H

M

S

0

4

0

0

0

4

0

0

0

2

0

0

0

1

0

0

0

0

30

0

0

0

5

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

DOCUMENTO REQUERIDO

 Ninguno

0

2

0

0

0

0

15

0

Jefe de Capacitación y Desarrollo Departamento de Capacitación y Desarrollo

 Formatos de Evaluación  Programación de Evaluaciones

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

321

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27.

para evaluación. Da la bienvenida al personal. Realiza evaluación. Califica las evaluaciones. Realiza Informe de Resultados. Entrega informe de Resultados. Recibe Informe de Resultados. Evalúa Informe de Resultados. Programa entrevistas a empleados evaluados. Realiza convocatoria a entrevistas. Recibe cordialmente a empleado. Indica motivo de entrevista. Indica los logros obtenidos según evaluación. Si en la evaluación se encontraron bajos resultados, indica al empleado justificando lo anterior. Establece un compromiso de mejoras y cambios. Ofrece el apoyo por parte de la Institución para mejorar y crecer en su trabajo. Anota los compromisos en los Formatos de Evaluación utilizados. Elabora Informe de Resultados de Entrevistas. Traslada Informe de Resultados de Entrevistas y Evaluaciones. Recibe Informe de Resultados de Entrevistas y Evaluaciones

0

0

15

0

0

1

0

0

0

3

0

0

0

1

0

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

1

0

0

0

1

0

0

0

2

0

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

15

0

0

0

15

0

0

0

15

0

0

0

30

0

0

0

10

0

0

0

5

0

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

 Programación de Entrevistas  Formatos de Evaluación Departamento de Capacitación y Desarrollo Jefe de Capacitación y Desarrollo

 Formatos de Evaluación

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

322

Elaborado por: Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto: Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: No. 1. 2. 3.

Revisado por: Marzo, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Diciembre 2014 Reajuste de Documentos de Soporte

Identificación

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Formatos de Evaluación Programación de Evaluaciones Programación de Entrevistas

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable  Departamento de Organización y Métodos  Asesoría Alcaldía

Cantidad de páginas: Variable Variable Variable

323

Formatos de Evaluación

324

Programación de Evaluaciones

325

Programación de Entrevistas

326

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Evaluación del desempeño Jefe de Capacitación y Auxiliar de Capacitación Desarrollo y Desarrollo Inicio

Define a los miembros de la Comisión de Evaluación.

Reciben formatos de evaluación a utilizar.

Determina las estructuras de los niveles de aplicación

Coordina logística para evaluación.

Elabora formatos de evaluación clasificando las áreas de evaluación.

Recibe al personal programado para evaluación.

Programa fechas de evaluación.

Da la bienvenida al personal.

Entrega formatos a Auxiliar de Capacitación y Desarrollo.

Realiza evaluación.

Recibe Informe de Resultados.

Califica las evaluaciones.

Evalúa Informe de Resultados.

Realiza Informe de Resultados.

Programa entrevistas a empleados evaluados.

Entrega Informe de Resultados.

A

327

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Evaluación del desempeño Jefe de Selección y Reclutamiento

Director de Recursos Humanos

A

Realiza convocatoria a entrevistas.

Recibe cordialmente a empleado.

Indica motivo de entrevista.

Indica los logros obtenidos según evaluación.

Resultados

Bajos

Indica al empleado

Establece un compromiso de mejoras y cambios.

Ofrece el apoyo para mejorar y crecer en su trabajo. Anota los compromisos en los Formatos de Evaluación

Elabora Informe de Resultados de Entrevistas.

B

328

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Evaluación del desempeño Jefe de Selección y

Director de Recursos

Reclutamiento

Humanos

B

Traslada Informe de Resultados de Entrevistas y Evaluaciones.

Recibe Informe de Resultados de Entrevistas y Evaluaciones

Fin.

329

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Capacitación y Desarrollo

No aplica

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Capacitación del Personal Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.03.02

X

Marzo, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

2

4

10

0

Descripción General: Es el procedimiento que tiene por objeto planificar las capacitaciones necesarias para todo el personal. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna.

No.

1.

2.

3. 4. 5. 6.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

Elabora el Plan Anual de Capacitación. Envía Plan Anual de Capacitación a Director de Recursos Humanos. Recibe Plan Anual de Capacitación. Analiza Plan Anual de Capacitación. Firma de aprobado el Plan Anual de Capacitación. Traslada Plan Anual de Capacitación aprobado.

D

H

TIEMPO M

S

0

2

0

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

5

0

0

0

15

0

RESPONSABLE

Jefe de Capacitación y Desarrollo

ÁREA RESPONSABLE

DOCUMENTO REQUERIDO

Departamento de Capacitación y Desarrollo



Director de Recursos Humanos

Plan Anual de Capacitación

Dirección de Recursos Humanos

330

7.

8.

9. 10.

11.

12.

13. 14. 15. 16. 17.

18.

19. 20.

21.

22.

23.

Recibe Plan Anual de Capacitación. Realiza requerimiento de insumos necesarios para realizar las capacitaciones. Coordina la logística para impartir los cursos. Convoca a participantes del curso a impartir. Recibe insumos necesarios para realizar la capacitación y Formatos a Utilizar en Curso. Entrega insumos y Formatos a Utilizar en Curso de capacitación al Auxiliar de Capacitación y Desarrollo. Recibe insumos y Formatos a Utilizar en Curso para capacitación. Desarrolla el curso. Realiza evaluación final del curso. Elabora Diplomas de Reconocimiento y Participación. Firma Diplomas de Reconocimiento y Participación. Traslada Diplomas de Reconocimiento y Participación a Director de Recursos Humanos. Recibe Diplomas de Reconocimiento y Participación. Firma Diplomas de Reconocimiento y Participación. Traslada Diplomas de Reconocimiento y Participación firmados. Recibe Diplomas de Reconocimiento y Participación. Envía Diplomas de Reconocimiento y Participación al participante.

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

30

0

0

2

0

0

0

0

30

0

0

0

15

0

0

0

10

0

0

3

0

0

0

0

30

0

0

2

0

0

0

0

30

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

2

0

0



Plan Anual de Capacitación

Jefe de Capacitación y Desarrollo

Departamento de Capacitación y Desarrollo



Formato a Utilizar en Curso



Diplomas de Reconocimiento y Participación

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

Departamento de Capacitación y Desarrollo

331

24.

25. 26.

27.

28.

Emite Informe Mensual de Capacitaciones realizadas con los resultados obtenidos para el Jefe de Capacitacion y Desarrollo. Traslada Informe Mensual de Capacitaciones. Recibe Informe Mensual de Capacitaciones. Analiza los resultados obtenidos para considerar en el siguiente Programa Anual de Capacitación. Emite Informe General de Capacitaciones realizadas mensualmente con los resultados obtenidos para remitir al Director de Recursos Humanos.

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación:

1. 2. 3.

2

0

0

0

0

15

0

0

0

5

0

0

0

30

0

Identificación

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

Departamento de Capacitación y Desarrollo

Jefe de Capacitación y Desarrollo

0

1

Elaborado por: Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

No.

0

0

0

Revisado por: Marzo, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Documentos requeridos anexos Nombre del documento: Plan Anual de Capacitación Formato a Utilizar en Curso Diploma de Reconocimiento y Participación

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable

Cantidad de páginas: 1 1 1

332

Plan Anual de Capacitación

MUNICIPALIDAD DE MIXCO

DEPARTAMENTO DE CAPACITACION Y DESARROLLO PLAN ANUAL DE CAPACITACION Ciudad de Mixco, _____ de ____________ del _____ Señor (a) Director (a) del Departamento de Recursos Humanos Gerencia Administrativa Financiera Presente Estimado (a) señor (a): AREA/UNIDAD MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

AUTORIZADO AUTORIZADO:

CURSO

OBSERVACIONES

NO AUTORIZADO NO AUTORIZADO:

_____________________________________________________________ Director (a) de Recursos Humanos

333

Formato a Utilizar en Curso

334

Diploma de Reconocimiento y Participación

335

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Capacitación del Personal Jefe de Capacitación y Desarrollo

Director de Recursos Humanos

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

Inicio

Elabora el Plan Anual de Capacitación.

Recibe Plan Anual de Capacitación.

Envía Plan Anual de Capacitación a Director de Recursos Humanos.

Analiza Plan Anual de Capacitación.

Recibe Plan Anual de Capacitación.

Firma de aprobación el Plan Anual de Capacitación.

Recibe insumos y Formatos a Utilizar en Curso para capacitación.

Realiza requerimiento de insumos necesarios

Traslada Plan Anual de Capacitación aprobado.

Desarrolla el curso.

Coordina la logística para impartir los cursos.

Realiza evaluación final del curso.

Convoca a participantes del curso a impartir.

Elabora Diplomas de Reconocimiento y Participación.

Recibe insumos necesarios para realizar la capacitación y Formatos a Utilizar en Curso.

Firma Diplomas de Reconocimiento y Participación.

Entrega insumos y Formatos a Utilizar en Curso de capacitación al Auxiliar de Capacitación y Desarrollo.

Traslada Diplomas de Reconocimiento y Participación

A

336

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Capacitación del Personal Facilitador de Capacitación y Desarrollo

Jefe de Capacitación y Desarrollo

Recibe Diplomas de Reconocimiento y Participación.

Recibe Diplomas de Reconocimiento y Participación.

Recibe Informe Mensual de Capacitaciones.

Firma Diplomas de Reconocimiento y Participación.

Envía Diplomas de Reconocimiento y Participación al participante.

Analiza los resultados obtenidos para considerar en el siguiente Programa Anual de Capacitación.

Traslada Diplomas de Reconocimiento y Participación firmados.

Emite Informe Mensual de Capacitaciones realizadas .

Emite Informe General de Capacitaciones realizadas mensualmente con los resultados obtenidos para remitir al Director de Recursos Humanos.

Director de Recursos Humanos

A

Traslada Informe Mensual de Capacitaciones.

Fin.

337

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia: Dirección: Departamento:Manual Sección:

de Normas, Procesos y Procedimientos ÁREA/UNIDAD ADMINISTRATIVA

Gerencia:

Dirección:

Departamento:

Sección:

Municipal

Recursos Humanos

Capacitación y Desarrollo

Ninguna

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Desarrollo del Personal Código

Proceso

Código

Procedimiento

Fecha:

Páginas:

01.02.05.02.02.03.03

X

Marzo, 2013

3

Tiempo Estimado D

H

M

S

2

0

55

0

Descripción General: Este procedimiento tiene por objeto describir los pasos a seguir para el desarrollo personal de los empleados, así como fortalecer su visión crítica, sentido solidario y de pertenencia, propiciando la competitividad, la intervención planificada y participativa en el desarrollo de actitudes, valores, destrezas y conocimientos requeridos para el logro de objetivos de la Institución y el desempeño de las labores en el puesto de trabajo, así como para optar a otro puesto de mayor jerarquía. Fundamento Jurídico: a. Código Municipal. Usuarios:  Empleados de la Administración Municipal.  Funcionarios de la Administración Municipal. Requisitos previos: Ninguno. Definiciones: Ninguna. No.

DESCRIPCIÓN SECUENCIAL

1. 2. 3.

4.

TIEMPO D

H

M

S

Realiza diagnóstico de necesidades de capacitación al personal de la Institución.

0

4

0

0

Analiza propuesta.

0

1

0

0

Realiza Informe de Programa de Desarrollo del Personal propuesto. Envía Informe de Programa de Desarrollo del Personal a Director de Recursos Humanos.

0

0

30

0

0

0

10

0

RESPONSABLE

ÁREA RESPONSABLE

Jefe Departamento de Capacitación y Desarrollo

Departamento de Capacitación y Desarrollo

DOCUMENTO REQUERIDO



Ninguno

338

5. 6. 7.

8.

9. 10. 11. 12.

13.

14. 15. 16. 17. 18.

19.

20.

21.

Recibe Informe de Programa de Desarrollo de Personal. Analiza Informe de Programa de Desarrollo de Personal. Aprueba propuesta de Programa de Desarrollo de Personal. Traslada Informe de Programa de Desarrollo de Personal a Jefe Departamento Capacitación y Desarrollo. Recibe Informe de Programa de Desarrollo de Personal firmado. Traslada Informe de Programa de Desarrollo de Personal. Recibe Informe de Programa de Desarrollo de Personal. Elabora convocatoria de los cursos. Ejecuta el Informe de Programa de Desarrollo de Personal por grupos según calendarización establecida. Realiza una evaluación del personal a cargo de dicho Programa. Realiza Informe de Resultados del programa realizado. Traslada Informe de Resultados al Jefe de Capacitación y Desarrollo. Recibe Informe de Resultados. Analiza resultados de Programa de Desarrollo de Personal realizado. De acuerdo a resultados obtenidos, desarrolla propuesta del recurso humano potencial para aplicar a puestos vacantes. Presenta Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal por participante al Director de Recursos Humanos. Recibe Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal realizado.

0

0

5

0

0

1

0

0

0

0

15

0

0

0

10

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

2

0

0

0

3

0

0

Director de Recursos Humanos

Dirección de Recursos Humanos

Jefe Departamento Capacitación y Desarrollo

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo 0

1

0

0

0

0

30

0

0

0

5

0

0

0

5

0

0

0

30

0

0

1

0

0

0

0

30

0

0

0

10

0



Ninguno

Departamento de Capacitación y Desarrollo

Jefe Departamento Capacitación y Desarrollo

Director de Recuros Humanos

Dirección de Recursos Humanos

339

22.

23.

24.

25.

Revisa Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal.

0

Traslada Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal.

0

0

3

0

0

0

2

0

Recibe Informe de Resultados Programa de Desarrollo Personal. Archiva Informe de Resultados Programa de Desarrollo Personal en archivo interno.

de de

Tipo de Modificación: Fecha Modificación: Contenido de la Modificación: Identificación

30

0 Director de Recuros Humanos

0

0

5

Dirección de Recursos Humanos

 Auxiliar de Recursos Humanos

Elaborado por: Marzo, 2013 Jacqueline Gómez Analista Organización y Métodos

Fecha: Nombre: Puesto:

No.

de de

0

Ninguno

Sección de Recursos Humanos

0

Revisado por: Marzo, 2013 Arq. Ana Beatriz Méndez Asesora de Alcaldía Descripción Secuencial

Documentos requeridos anexos Nombre del documento:

Autorizado por: Julio, 2013 Lic. Otto Pérez Leal Alcalde Municipal Área Responsable

Cantidad de páginas:

Ninguno

340

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Desarrollo del Personal Jefe Departamento de Capacitación y Desarrollo

Director de Recursos Humanos

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

Inicio Realiza diagnóstico de necesidades de capacitación al personal

Analiza propuesta

Realiza Informe de Programa de Desarrollo del Personal propuesto.

Envía Informe de Programa de Desarrollo del Personal

Recibe Informe de Programa de Desarrollo del Personal

Analiza Informe de Programa de Desarrollo del Personal

Aprueba propuesta de Programa de Desarrollo del Personal

Recibe Informe de Programa de Desarrollo de Personal firmado

Traslada Informe de Programa de Desarrollo de Personal

Traslada Informe de Programa de Desarrollo de Personal a Jefe Departamento de Capacitación y Desarrollo

Recibe Informe de Programa de Desarrollo de Personal firmado

A

341

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Desarrollo del Personal Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

Jefe Departamento de Capacitación y Desarrollo

Director de Recursos Humanos

A

Elabora convocatoria de los cursos

Ejecuta el Informe de Programa de Desarrollo de Personal por grupos según calendarización establecida.

Realiza una evaluación del personal a cargo de dicho programa

Realiza Informe de Resultados del programa realizado

Traslada Informe de Resultados al Jefe de Capacitación y Desarrollo

Recibe Informe de Resultados

Analiza resultados de Programa de Desarrollo de Personal realizado

Desarrollo propuesta del recurso humano potencial para aplicar a puestos vacantes

Presenta Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal por participante

Recibe Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal realizado

B

342

MUNICIPALIDAD DE MIXCO Gerencia:

Desarrollo del Personal Director de Recursos Humanos

Auxiliar de Recursos Humanos

Auxiliar de Capacitación y Desarrollo

B

Revisa Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal

Traslada Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal.

Recibe Informe de Resultados de Programa

Archiva Informe de Resultados de Programa de Desarrollo de Personal

Fin

343

VII. CONTROL DE MODIFICACIONES

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN Nombre: Puesto:

Elaborado por

Revisado por

Autorizado por

Firma

Fecha

MODIFICACIONES Tipo de Modificación

Fecha de Modificación Contenido de la Modificación

Descripción Secuencial

Puesto Responsable de la Modificación

Área Responsable

344

VIII. HOJA DE EDICIÓN

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Municipalidad de Mixco

Quinta Edición Actualícese Anualmente Enero, 2016 345

IX. FECHA DE VIGENCIA

El presente Manual inicia su vigencia de forma inmediata al ser notificado el Acuerdo de Aprobación a cada Unidad Administrativa.

346