UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA CODIGO: P-07-10CMP
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES
NOMBRE: MARIO QUINTERO
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.
NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK
CARGO: DIRECTOR COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA: 25/08/2015
FECHA: 25/08/2015
FECHA: 25/08/2015
ELABORÓ
REVISÓ
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1.
GENERALIDADES
1.1
INTRODUCCIÓN El presente manual se establece como herramienta metodológica para describir uno a uno los procedimientos de la Dirección de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones; acorde con las directrices recibidas por la Vicerrectoría Administrativa y el Acuerdo 004 de Estructura Orgánica de la Universidad.
1.2
OBJETIVO DEL MANUAL Describir los procesos y procedimientos de comunicación, mercadeo y publicaciones de la universidad
1.3
ALCANCE DEL MANUAL: Procedimiento de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones en la Universidad la Gran Colombia en la Ciudad de Bogotá.
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2.
PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES
2.1
PUBLICIDAD:
Tiene como objetivo, generar procesos de comunicación gráfica encaminada a la creatividad e innovación en diseño digital e impresión, logrando así generar un impacto en nuestro grupo objetivo sea estudiantes, docentes, administrativos y personas externas. Fortalecemos la imagen institucional a través de estrategias comunicativas generando así, posicionamiento y recordación de la Universidad. 2.1.1
DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO.
RESPONSABLE
1
USUARIO
2
COMUNICACIONES
3
COMUNICACIONES
4
USUARIO
5
USUARIO
6
COMUNICACIONES
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE COMUNICACIÓN: La unidad y/o dependencia respectiva, realiza la solicitud de comunicación mediante el diligenciamiento del formato de comunicaciones, mercadeo y publicaciones en Google docs®, por mail u oficio. ( https://docs.google.com/a/ugc.edu.co/forms/d/15Id3p_IsuT92gTdMJZMGZ9beqfVCqdV MmtJ2UleMQ6c/viewform ), realizando las observaciones y aclaraciones del caso. Nota: Las solicitudes de Rectoría y las Vicerrectorías no se tramitan por el formato. CLASIFICACIÓN DE SOLICITUD: El personal de Comunicaciones realiza la respectiva de clasificación y asignación de acuerdo a: - Solicitudes por tráfico. - Solicitudes por distribución interna. (unidades académicas y administrativas). - Solicitud por importancia. (lo establece el director del proceso). REVISIÓN INTERNA DEL DISEÑO: El diseñador es autónomo en su diseño, pero puede pedir la opinión de sus compañeros o el director antes de enviarlo. Una vez pre-aprobado el diseño, se procede a enviar vía correo institucional el diseño al usuario para su aprobación. APROBACIÓN DEL DISEÑO: Aprobación de Diseño: Si es aprobado: El cliente responde al correo institucional su aprobación del diseño. Cuando la solicitud del usuario no requiere impresión y es solo publicación digital, se tramita directamente con el Comunicador del Departamento para que se publique en el Portal Institucional. Para los casos de redes sociales lo realiza la comunicadora del área. No es aprobado: El cliente responde en el correo institucional por qué no se aprueba y los cambios que sean pertinentes al diseño. SOLICITUD DE APROBACIÓN VICERECTORÍA Y PRESUPUESTO: El usuario realiza y envía un comunicado dirigido a la Vicerrectoría a la cual depende solicitando la aprobación de la solicitud. Comunicado que pasa primero por la oficina de Presupuesto para el respectivo Vo.Bo. y finalmente al llega al Departamento de Mercadeo y Comunicaciones donde se revisa que esté aprobado. SOLICITUD DE PEDIDO: Se ingresa en el sistema de información administrativo Iceberg con la siguiente información: - Producto y sus características. - Cantidad. - Razón por la cual se realiza el producto. - Centro de costos Y se envía escaneado a compras el suministro firmado por el director. En casos especiales, la dirección del proceso emite un comunicado sugiriendo el proveedor.
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7
COMPRAS Y SUMINISTROS
8
COMUNICACIONES
9
PROVEEDOR ADJUDICADO
10
COMUNICACIONES
11
USUARIO
12
COMUNICACIONES
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GESTIÓN DE COMPRA: De acuerdo a los procesos internos del Proceso de Compras y Suministros, se realiza la respectiva gestión de compra y se informa al proceso de comunicaciones el proveedor que realiza el producto. ENVÍO DEL ARTE: El responsable del diseño una vez tenga la adjudicación de proveedor establecido por el proceso de Compras y Suministros, realiza la preparación del diseño para la etapa de impresión. Se hace entrega del diseño y sus especificaciones al proveedor adjudicado vía correo institucional. MUESTRA DEL DISEÑO: Para diseño especiales (grandes cantidades o gran formato) el proveedor entrega al proceso de comunicaciones muestra de la pieza antes de la impresión para su aprobación final. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN: La persona que realizó el diseño es responsable de realizar la RECEPCIÓN Y APROBACIÓN del material solicitado Si es aprobado: Se recibe en el departamento y es remitido a la dependencia que lo solicito No es aprobado: Se tramita el producto no conforme de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Compras y suministros en el literal de Producto No Conforme F-08-03. RECIBO A SATISFACCIÓN: Se realiza entrega al usuario del material según su solicitud, como evidencia de la entrega y aceptación el usuario diligencia formato de evaluación del servicio dpto. Comunicaciones, mercadeo y publicaciones. SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO: El asistente del proceso, realiza el seguimiento mediante cuadros de orden de publicación y seguimiento.
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FLUJOGRAMA: COMUNICACIONES. MERCADEO Y PUBLICACIONES
USUARIO
PROVEEDOR ADJUDICADO
COMPRAS Y SUMINISTROS
INICIO
CLASIFICACIÓN DE SOLICITUD
SOLICITUD DE COMUNICACIÓN
REVISIÓN INTERNA
NO
APROBACIÓN DEL DISEÑO
APROBACIÓN DEL DISEÑO
SI
SOLICITUD DE APROBACIÓN VICERECTORÍA Y PRESUPUESTO
SOLICITUD DE PEDIDO
GESTIÓN DE COMPRA
MUESTRA DEL DISEÑO (MACHOTE)
ENVÍO DEL ARTE
ORDEN DE SERVICIO
NO
APROBACIÓN DE PRODUCTO
SI
COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICIDAD
2.1.2
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RECIBO A SATISFACCIÓN
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN
SEGUIMIENTO DEL PROCESO
INICIO
IMPRESIÓN DEL MATERIAL
NO
NO CONFORME
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES 2.2
2.2.1.
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ESTRATEGIAS DE MERCADEO: Son todas las acciones encaminadas a ofrecer de manera correcta los servicios de la universidad. Basados en el conocimiento del cliente y el mercado, de forma medible y sistemática para poder ser más efectivos. INVESTIGACIÓN DE MERCADOS:
2.2.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO.
RESPONSABLE
1
DIRECTOR
2
DIRECTOR
3
DIRECTOR
4
DIRECTOR
5
DIRECTOR
6
DIRECTOR
7
DIRECTOR
8
DIRECTOR
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DETECCIÓN DE UN PROBLEMA U OPORTUNIDAD: A través de investigaciones de mercado se determinan los problemas u oportunidades que tiene la Universidad en diferentes contextos (internos y externos). ESTABLECER MÉTODO DE EVALUACIÓN: Este se establece según la necesidad, el problema u oportunidad a investigar. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN: Se tabula, organiza y analiza la información según el caso. CREACIÓN DE ESTRATEGIAS: Con base en los resultados se estudia la mejor manera de abordar el problema u oportunidad detectado. Para esto se crea una estrategia acorde a la necesidad. IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS: Se presenta la estrategia a la Vicerrectoría Administrativa y una vez aprobada se procede a ejecutarla. MEDICIÓN DE RESULTADOS: Según los resultados que arroje cada estrategia podemos medir que tan favorable fue o si nos dio el resultado esperado, de no serlo se procede a mejorarla o cambiarla si ese fuese el caso. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS: Según el caso se hace una socialización de los resultados obtenidos con las estrategias. ARCHIVO DE LAS ESTRATEGIAS: En la carpeta de aprobados se archivan los documentos de soporte.
2.2.1.2. FLUJOGRAMA COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES INICIO
DETECCIÓN DE UN PROBLEMA U OPORTUNIDAD
ESTABLECER MÉTODO DE EVALUACIÓN
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
CREACIÓN DE ESTRATEGIAS
IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATEGIAS
MEDICIÓN DE RESULTADOS
PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
ARCHIVO DE LAS ESTRATEGIAS
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES 2.3
2.3.1
2.3.2
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COMUNICACIONES: El departamento apoya la divulgación y difusión de los eventos y noticias que genera la universidad en sus diferentes dependencias y los publica en sus medios de comunicación. DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO.
RESPONSABLE
1
COMUNICADOR
2
COMUNICADOR
3
COMUNICADOR
4
COMUNICADOR
5
COMUNICADOR
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES GENERACIÓN DE CONTENIDO: Para realizar la difusión es necesario tener información que se obtiene de dos formas: 1. El usuario envía un correo solicitando la difusión de las actividades a realizar en su área. 2. El comunicador se acerca a la dependencia a solicitar información de las actividades a promocionar. REDACCIÓN DEL CONTENIDO: El comunicador se encarga de convertir esa información en contenido, redactando una noticia del tema relacionado. APROBACIÓN DEL CONTENIDO: El comunicador envía la noticia final para el visto bueno de la dependencia solicitante. Si no es aprobado se realizan los ajustes necesarios hasta que se aprueba. PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Una vez aprobado por la dependencia, se procede a publicarlo en los diferentes medios de comunicación de la universidad. ARCHIVOS DE COMUNICACIONES: El comunicador archiva en la carpeta de comunicaciones los documentos que soportan las publicaciones.
FLUJOGRAMA:
USUARIO
COMUNICACIONES MERCADO Y PUBLICACIONES
INICIO
GENERACIÓN DE CONTENIDO
REDACCIÓN DEL CONTENIDO
APROBACIÓN DEL CONTENIDO
PUBLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
ARCHIVOS DE COMUNICACIONES
FIN
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES 2.3.3
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DEFINICIONES: -
ARTE: Diseño ARTE FINAL: Es el montaje final de un diseño, para que el impresor pueda determinar el montaje de impresión y así mismo generar un trabajo más preciso en la imprenta. DIAGRAMACIÓN: Distribución proporcional de los espacios de un texto. DIAGNÓSTICO: es el análisis que se realiza para determinar cualquier situación.
2.4 PRODUCCIÓN DE TELEVISIÓN Desde el Departamento de Mercadeo y Comunicaciones se realizarán todas las acciones de diseño, posproducción de espacios de Televisión de La Universidad para el Canal Teleamiga. 2.4.1
producción y
DESARROLLO DE ACTIVIDADES NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD: VICERRECTORÍA 1 La Vicerrectoría Académica solicita la realización de los proyectos de televisión, ACADÉMICA entregando un cronograma anual de participación de las Facultades. VICERRECTORÍA PROPUESTA TEMÁTICA: 2 ACADÉMICA Con 15 días de anticipación envían a la oficina de comunicaciones la temática a FACULTADES desarrollar en los espacios. ADAPTACIÓN LENGUAJE DE TELEVISIÓN ACADÉMICO 3 COMUNICACIONES El productor de televisión hace la adaptación del lenguaje académico al lenguaje de televisión y genera las propuestas de material de apoyo. PROPUESTA: El productor de televisión realiza investigaciones sobre el tema a tratar y programa 4 COMUNICACIONES reuniones previas con los participantes de la Facultad en el espacio con el fin de acordar el desarrollo del tema enviado. DESARROLLO DE LIBRETOS, ESCALETAS Y VTR´s: La oficina de comunicaciones de acuerdo a lo establecido con los participantes del 5 COMUNICACIONES programa entra en proceso de preproducción del espacio, diseño de escaleta del capítulo, realización de libreto final, grabación y edición de los VTR´s e inclusión de imágenes adicionales en formato JPG de ser necesarias. REALIZACIÓN DE PROGRAMA Producción al aire, coordinación de recepción, maquillaje y prueba de sonido, 6 COMUNICACIONES realización según escaleta diseñada para cada capítulo, finalización del material, entrega al departamento de tráfico y copiado para archivo. ENTREGA DEL PRODUCTO FINAL 7 COMUNICACIONES La oficina de comunicaciones entrega copias de los programas a las Facultades correspondientes.
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FLUJOGRAMA PRODUCCIÓN DE TELEVISIÓN VICERRECTORIAS
COMUNICACIONES
INICIO
PROPUESTA TEMÁTICA
ADAPTACIÓN LENGUAJE DE TELEVISIÓN ACADÉMICO
PROPUESTA
COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICIDAD
DESARROLLO DE LIBRETO, ESCALETAS, VTR’s
2.4.3
REALIZACIÓN DEL PROGRAMA
ENTREGA DE PRODUCCIÓN FINAL
FIN
DEFINICIONES
LIBRETO: Texto en el que se exponen detalles necesarios para la realización de un programa de televisión, indicando diálogos, tiempos y textos de los conductores o comentaristas, así como indicando los tiempos para cortes comerciales e introducción de los anuncios.
ESCALETA: Guion técnico a un boceto, lista o minuta donde los productores escriben el orden, los pasos, segmentos o secciones que componen un programa.
VTR: (Video tape recorder) Videos de notas periodísticas que apoyan un contenido, incluidas en edición o rodadas desde el master durante la emisión.
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3.
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Caracterización Comunicaciones, Mercadeo Y Publicaciones
REGISTRO -
5.
PAGINA 10 / 10 No. REV
DOCUMENTOS RELACIONADOS -
4.
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Registro de comunicaciones, mercadeo y publicaciones en Google docs® Registro de evaluación del servicio
CONTROL DE CAMBIOS: No REV
FECHA
DESCRIPCIÓN
30/06/2014 Emisión inicial
1
2
Se define para el literal 2.3, las actividades correspondientes a comunicaciones. El departamento apoya la divulgación y difusión de los eventos y noticias que genera la 14/07/2014 universidad en sus diferentes dependencias y los publica en sus medios de comunicación. Actualización del procedimiento de publicidad e inclusión del proceso de producción 25/08/2015 de televisión
