MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: GESTION HUMANA PLAN ANUAL DE BIENESTAR E INCENTIVOS Código: PS-GH-PL-02 Versión: 01 Fecha: 30/07/2010
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CONTENIDO
1.
OBJETIVOS_____________________________________________________________ 4 1.1
OBJETIVO GENERAL _____________________________________________________ 4
1.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS _________________________________________________ 4
2
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD _______________________________________ 5
3
LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN ____________________________ 5
4
MARCO NORMATIVO ____________________________________________________ 6
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ÁREAS DE INTERVENCIÓN DEL PLAN ____________________________________ 7 5.1 Área de Protección y Servicios Sociales ________________________________________________7 5.2 Área de Calidad de Vida ____________________________________________________________8 5.3 Área de Incentivos _________________________________________________________________8 Incentivos no Pecuniarios. _______________________________________________________________8 Otorgamiento de los Incentivos.___________________________________________________________9 Requisitos para participar de los incentivos institucionales ______________________________________9 Condiciones para hacer efectivo los incentivos._______________________________________________9 Incentivos para el mejor empleado de carrera. _______________________________________________10 Mejores Empleados de cada Nivel. _______________________________________________________10 Selección del mejor empleado de carrera y de cada nivel jerárquico. _____________________________10
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RECURSOS PRESUPUESTALES __________________________________________ 11 METAS, ACTIVIDADES, CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Y PRESUPUESTO _ 11
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INTRODUCCIÓN
Siendo el Talento Humano la base fundamental para el desarrollo del ciclo de Gestión en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, para el cumplimiento de la misión y el alcance de la visión y por supuesto para la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios, la Entidad orienta sus acciones al mejoramiento del ambiente laboral, que contribuya a su vez al desarrollo integral de los funcionarios, entendiendo la integralidad desde las dimensiones personal, familiar e interpersonal. Bajo la plena conciencia de que con personas motivadas, felices en sus puestos de trabajo y en el desarrollo de sus funciones, con unas relaciones interpersonales internas adecuadas y sustentadas en los valores y principios éticos, plasmados en el Ideario Ético de la Entidad, y en general, con todos aquéllos aspectos que involucran al ser humano, se elaboró el presente Plan de Bienestar e Incentivos. El Plan de Bienestar e Incentivos toma como fuentes de entrada los planes resultantes del Proceso de Planeación, como lo son el Plan Estratégico Institucional 2008-2012 y el Plan de Acción Institucional de la Vigencia 2010, así como del diagnóstico elaborado mediante la aplicación de encuestas al personal, las evaluaciones del desempeño y acuerdos de gestión, fundamentalmente. El documento que se presenta a continuación, contiene diferentes aspectos tanto de tipo normativo como de líneas de política y las acciones orientadas hacia dos tópicos principales: el primero, el funcionario y su grupo familiar y el segundo, la vida laboral del personal.
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OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL Propiciar el desarrollo integral de los funcionarios de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, para el mejoramiento de la gestión de la Entidad.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Desarrollar acciones para el diagnóstico y control de la salud de los funcionarios de la Entidad - Implementar los incentivos establecidos y asociados a la Evaluación del Desempeño - Diagnosticar el clima organizacional de la Entidad, diseñar y aplicar estrategias tendientes a su mejoramiento - Integrar a las familias de los funcionarios en actividades recreativas y de esparcimiento
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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Director (a) Corporativo (a) y de Control Interno Disciplinario Revisa, aprueba y ejecuta el Plan
Comisión de Personal Colaborar en la formulación, ejecución y evaluación de los programas de Bienestar Social e incentivos
Profesional Universitario Elabora, apoya en su ejecución y hace el seguimiento del Plan.
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LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN
- La participación de los funcionarios del nivel Directivo, Asesor, Profesional, Asistencial y Auxiliar a las actividades programadas en desarrollo del Plan de Bienestar e Incentivos es de carácter obligatorio. - El Plan de Bienestar e Incentivos deberá articularse a los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo Distrital, en el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción de la Vigencia y tener en cuenta las necesidades institucionales, de los funcionarios y sus familias. - Las acciones que se realicen deben orientarse de manera prioritaria al mejoramiento del ambiente laboral y de la salud física y psicológica del personal
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- Los incentivos que establezca la Entidad como reconocimiento a los mejores funcionarios de carrera administrativa serán de carácter no pecuniario. - Las actividades de Bienestar e Incentivos podrán desarrollarse dentro de la jornada laboral establecida o fuera de ésta.
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MARCO NORMATIVO
El presente Plan de Bienestar se rige por las siguientes disposiciones: CONTENIDO ESPECÍFICO RELACIONADO CON BIENESTAR De carácter nacional Constitución Política de Colombia En el Título II y Capítulo 2°., artículos 52, 57 y 70, relacionados con los aspectos de bienestar e incentivos Decreto 1567 del 5 de agosto de 1998 Se crean el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema de Estímulos para los Empleado del Estado”. En su capítulo II Artículos 18 al 40 Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único, en sus artículos 33, numerales 4 y 5 que señalan entre otros derechos de los servidores públicos, participar en todos los programas de bienestar social que para los servidores públicos y sus familiares establezca el Estado, tales como los de vivienda, educación, recreación, cultura, deporte y vacacionales y disfrutar de estímulos e incentivos conforme a las disposiciones legales o convencionales vigentes Ley 909 del 23 de septiembre de 2004 Se expiden normas que regulan el empleo Público, la Carrera Administrativa, la Dirección Pública y se dictan otras disposiciones.”. En su articulo 16, relacionado con las comisiones de personal. Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 Se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998”. En su Título V capítulo II Sistema de Estímulos, artículos 69 al 85 NORMA
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CONTENIDO ESPECÍFICO RELACIONADO CON BIENESTAR De carácter Distrital Acuerdo 119 del 3 de junio de 2004 se adopta el Plan de Desarrollo Económico, social y de Obras para Bogotá D.C. 2004-2008 “Bogotá sin indiferencia”, un compromiso social contra la pobreza. De la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Resolución 310 de 2010 Se adopta el sistema propio de Evaluación del desempeño para los empleados de carrera y en periodo de prueba de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos. Resolución 313 de 2010 Se designa el mejor empleado de carrera administrativa de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos y los mejores empleados de nivel jerárquico, profesional, técnico y asistencial, correspondiente al periodo comprendido entre el 1º de febrero de 2008 al 31 de enero de 2009 NORMA
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ÁREAS DE INTERVENCIÓN DEL PLAN
El Plan de Bienestar e Incentivos se orienta tanto a la protección y servicios sociales como a la calidad de vida laboral, en los siguientes aspectos:
5.1 Área de Protección y Servicios Sociales Recreativa: comprende todas las actividades de carácter recreativo y lúdico tendientes a propiciar la integración y la sana utilización del tiempo libre de los funcionarios y sus familias a través del fortalecimiento de valores. Cultural: comprende todas las actividades que se dirigen a desarrollar las habilidades artísticas de los funcionarios con miras a conformar y fortalecer grupos culturales dentro de la superintendencia de valores, con el fin de participar en los intercambios culturales con otras entidades, así
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como todos aquellos programas que permitan el acceso a actividades culturales de los funcionarios y sus familias. Deportiva: comprende todas las actividades de carácter deportivo en las diferentes disciplinas que se organicen al interior de la unidad o la participación en torneos interinstitucionales, cuyo objetivo sea fomentar la integración con otras entidades o al interior de la entidad.
5.2 Área de Calidad de Vida Salud Ocupacional: Comprende todas las actividades cuyo objetivo es propender por el bienestar físico y/o psicológico de los funcionarios con el fin de prevenir accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales, así como generar un ambiente de trabajo favorable, teniendo en cuenta las normas vigentes sobre la materia Calidad de Vida: Busca brindar estrategias a los funcionarios que les permitan afrontar las situaciones de cambio a nivel personal, laboral y familiar de una manera más adecuada.
5.3 Área de Incentivos
Tienen por objeto otorgar reconocimientos por el buen desempeño, propiciando así una cultura de trabajo orientada a la calidad y productividad bajo un esquema de mayor compromiso con los objetivos de las entidades. Los de Incentivos de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, será no pecuniarios, al cual tendrán derecho el mejor empleado de carrera de la Entidad y de los siguientes niveles jerárquicos: Profesional, Técnico y Asistencial, en lo relacionado con el resultado de calificación sobresaliente en la evaluación del desempeño.
Incentivos no Pecuniarios. Son el conjunto de programas flexibles, conformado por un conjunto de beneficios establecidos como alternativas para la escogencia por parte de quienes sean elegidos como los mejores empleados de la entidad y que alcancen los niveles de excelencia.
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Clasificación de Incentivos no Pecuniarios: Se clasifica en: becas para educación formal, participación en proyectos especiales, publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional, programas de turismo social, reconocimiento público a la labor meritoria y financiación de investigaciones. Otorgamiento de los Incentivos. Para otorgar los incentivos, el nivel de excelencia de los empleados se establecerá con base calificación definitiva resultante de la evaluación del desempeño laboral y el de los equipos de trabajo se determinará con base en la evaluación de los resultados del trabajo en equipo; de la calidad del mismo y de sus efectos en el mejoramiento del servicio; de la eficiencia con que se haya realizado su labor y de su funcionamiento como equipo de trabajo. Parágrafo. El desempeño laboral de los empleados de libre nombramiento y remoción de Gerencia Pública, se efectuará de acuerdo con el sistema de evaluación de gestión prevista en el decreto 1227 del 21 de abril de 2005. Los demás empleados de libre nombramiento y remoción serán evaluados con los criterios y los instrumentos que se aplican en la entidad para los empleados de carrera.
Requisitos para participar de los incentivos institucionales Los empleados deberán reunir los siguientes requisitos para participar de los incentivos institucionales: 6
Acreditar tiempo de servicios continuo en la respectiva entidad no inferior a un (1) año. 7 No haber sido sancionados disciplinariamente en el año inmediatamente anterior a la fecha de postulación o durante el proceso de selección. 8 Acreditar nivel de excelencia en la evaluación del desempeño en firme, correspondiente al año inmediatamente anterior a la fecha de postulación. Condiciones para hacer efectivo los incentivos. El reconocimiento de los incentivos no pecuniarios, estará sujeto a las siguientes condiciones:
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a) b) c)
d)
e) f)
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En ningún caso, la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos entregará sumas en efectivo o cheques a los funcionarios beneficiados con los incentivos. Los incentivos son personales e intransferibles. El reconocimiento de los incentivos relacionados con becas para educación formal, turismo social, publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional, financiación de investigaciones, no implicará en forma necesaria, la concesión de permisos remunerados por parte de la Unidad. Al beneficiario de becas para educación formal, turismo social, financiación de investigación y publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional le corresponde efectuar todos los trámites previos a la entrega del incentivo. El incentivo debe ser solicitado por escrito, dentro del mes siguiente a su comunicación. El compromiso y pago del incentivo deberá realizarse dentro de la vigencia anual correspondiente. Quien no haga uso del incentivo dentro del término establecido perderá su derecho.
Incentivos para el mejor empleado de carrera. El empleado de carrera declarado como el mejor de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos podrá optar por uno de los incentivos descritos en la clasificación. Para lo cual la entidad reconocerá el equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, con cargo al rubro de Bienestar Social e Incentivos.
Mejores Empleados de cada Nivel.
Los empleados declarados como los mejores de cada nivel podrán optar por uno de los incentivos descritos en la clasificación, para lo cual la Entidad reconocerá, el equivalente a un (1) salario mínimo legal vigente, con cargo al rubro de bienestar social e incentivos.
Selección del mejor empleado de carrera y de cada nivel jerárquico.
La Dirección corporativa y de Control Interno Disciplinario, a través del Área de Gestión Humana, la Entidad llevará a cabo la selección del mejor empleado de carrera y de cada nivel
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jerárquico, luego de realizar la consolidación de los puntajes obtenidos en la evaluación del desempeño del periodo correspondiente, la cual deberá ser oficializada mediante acto administrativo que se notificará a cada uno de los funcionarios respectivos. En el evento de presentarse un empate en puntos entre dos o más funcionarios de la Entidad, el asunto será evaluado y resuelto por la Comisión de Personal, teniendo como base para permitir el desempate lo previsto en la Ley 909 de 2004, artículo 16 y en la Sentencia de la Corte Constitucional C-073-06 de febrero de 2006, las cuales señalan que las decisiones de la Comisión se tomarán por mayoría absoluta y en caso de empate se repetirá nuevamente la votación. Si persiste, éste será dirimido por el Asesor que ejerza las funciones de Control Interno de la UAESP, siempre y cuando no haya participado en la evaluación del desempeño.
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RECURSOS PRESUPUESTALES
La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos cuenta con TRECE MILLONES DE PESOS ($13.000.000.oo) en el rubro presupuestal 3-1-2-02-10 “Bienestar e Incentivos”.
10 METAS, ACTIVIDADES, CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Y PRESUPUESTO
Metas Desarrollar acciones para el diagnóstico y control de la salud del 100% los funcionarios de la Entidad Implementar los incentivos establecidos y asociados a
Actividades
Fecha Inicio
Realizar exáme- Noviemnes médicos ocu- bre pacionales 2010
Expedir y aplicar Julio la resolución me- 2010 diante el cual se
PresuIndicador de puesto eficacia Requerido UAESP Diciembre $5.000.000 No. Funciona2010 rios con diagnóstico de salud/Total funcionarios Fecha Terminación
Noviembre 2010
$2.060.000
Resolución expedida
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Metas
la Evaluación del Desempeño para los 3 niveles de carrera administrativa
Diagnosticar el 100% del clima organizacional de la Entidad, diseñar y aplicar estrategias tendientes a su mejoramiento
Actividades
Fecha Inicio
eligen los mejores funcionarios de carrera con sus respectivos incentivos no pecuniarios Ajustar la Herra- Junio mienta de Eva- 2010 luación del Desempeño
Levantar el Diagnóstico del Clima Laboral Actualizar el manual de Gestión Humana fortaleciendo entre otros el Procedimiento de Inducción y Selección de Personal Celebrar el Día de la Secretaria
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Fecha Terminación
Presupuesto Requerido UAESP
Noviembre 2010
Indicador de eficacia
Resolución de aprobación sistema de evaluación ajustado, expedida Documento de Diagnóstico elaborado Nueva versión Manual de Gestión Humana
Octubre 2010
Diciembre $0 2010
Febrero 2010
Octubre 2010
Abril 2010
Abril 2010
$0
Tarde recreativa No. Personas inscritas/Total personal UAESP
Celebrar el Día de Mayo la Madre con todo 2010 el personal de la Entidad
Mayo 2010
$0
Tarde recreativa No. Personas inscritas/Total personal UAESP
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Metas
Actividades
Fecha Inicio
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Fecha Terminación
Presupuesto Requerido UAESP
Indicador de eficacia
Tarde recreativa No. Personas inscritas/Total personal UAESP Tarde recreativa No. Personas inscritas/Total personal UAESP
Celebrar el Día Junio del Padre con 2010 todo el personal de la Entidad
Junio 2010
$0
Celebrar el Día Julio del Conductor 2010
Julio 2010
$0
Actividad de re- Octubre creación 2010
Diciembre $997.000 2010
Tarde recreativa No. Personas inscritas/Total personal UAESP
Actividad de re- Octubre creación 2010
Diciembre $963.500 2010
Tarde recreativa No. Personas inscritas/Total personal UAESP
Actividad de re- Octubre creación 2010
Diciembre $1.070.000 2010
Tarde recreativa No. Personas inscritas/Total
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Metas
Actividades
Fecha Inicio
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Fecha Terminación
Presupuesto Requerido UAESP
Indicador de eficacia
personal UAESP
Celebrar el Día de Octubre los Niños 2010 Aniversario de la NoviemEntidad bre 2010 Integrar a las famiInforme de Cierre lias del 100% de de Vigencia los funcionarios en actividades recreativas y de esparcimiento Entregar bonos navideños a hijos de funcionarios (17) bonos Efectuar vacaciones recreativas para hijos de funcionarios
Diciembre 2010
Diciembre 2010
Diciembre 2010
Octubre 2010
$560.000
No. niños que participan en actividad Noviem$873.000 Servidores bre 2010 participantes/total servidores Diciembre $5.286.500 Familias que 2010 participan/Total familias invitadas Diciembre $1.190.000 Bonos entre2010 gados/Total niños con derecho a bono Diciembre $2.814.000 No. Niños que 2010 participaron/Total niños inscritos TOTAL $13.000.000
