El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2075, Ordinaria, celebrada el día doce de noviembre del año dos mil diez, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere la Ley de Universidades y el Reglamento General de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS BASE LEGAL

 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (Gaceta Oficial No. 5.453 Extraordinaria de fecha 24/03/2000). Artículos 109, 311 y 314

 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) (Gaceta Oficial No. 39.147 de fecha 26/03/2009). Artículo: 6 Numerales 6, 11, 43, 49 y 52

 Reglamento No. 1 de la LOAFSP, relativo al Sistema Presupuestario. (Gaceta Oficial No.

5.781 Extraordinaria de fecha 12/08/05). Capítulo II. Artículos: 8 y 9. Capitulo III. Sección Sexta. Artículo 40. Sección Décima Segunda. Artículo 80. Capítulo IV. Artículos 90, 91, 92 y 93. Sección Tercera. Artículos 100, 101, 102, 103 y 104.

 Disposiciones Generales de la Ley de Presupuesto vigente relacionadas con las modificaciones presupuestarias

 Ley de Universidades (Gaceta Oficial No. 1.429 Extraordinaria de fecha 08/09/1970). Artículos: 9, 14, 20, 26 y 37

 Ley del Estatuto sobre el Régimen de Jubilados y Pensionados (Gaceta Oficial No. 3.850 Extraordinaria de fecha 18/07/1986). Artículo 23

 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial No. 37.347 de fecha 17/12/2001). Artículos 9 y 37.

 Manual de

Normas y Procedimientos para la Tramitación de Modificaciones Presupuestarias de las Universidades Nacionales. Aprobado en sesión ordinaria del Consejo Nacional de Universidades, del 07/05/2009.

 Lineamientos OPSU para la elaboración del Plan Operativo Anual Institucional de las Universidades Nacionales.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 1/13

El presente Manual fue actualizado por el personal de las Direcciones Planificación Universitaria y de Programación y Presupuesto, y revisado por la Jefe del Departamento de Organización y Métodos, Lcda. Elizabeth Morales, a los fines de dar cumplimiento a lo establecido en las Bases Legales ya indicadas. Este documento se revisó y aprobó por las siguientes instancias y en las fechas indicadas:

__________________________________ Ing. Francisco Meza Director de Programación y Presupuesto Noviembre 2010

___________________________________ Prof. Rosalinda Martínez Directora de Planificación Universitaria Noviembre 2010

____________________________________ VoBo: Lcdo. Edgar Alvarado Vicerrector Administrativo Noviembre 2010

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 2/13

INTRODUCCIÓN Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP) en su Reglamento No. 1 y en las disposiciones complementarias y procedimientos técnicos determinados por los órganos competentes, se elabora el presente Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitación de Modificaciones Presupuestarias de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Este manual tiene como objetivo presentar las normas, orientaciones y procedimientos a las unidades administradoras y ejecutoras de presupuesto, para realizar los cambios en las asignaciones presupuestarias en relación a los créditos originalmente aprobados en la Ley de Presupuesto.

A continuación se presentan algunas orientaciones que deben ser consideradas al momento de elaborar cualquier tipo de modificación presupuestaria: 1.

La gestión fiscal estará regida y será ejecutada con base en los principios de eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad y equilibrio fiscal.

2. Las aplicaciones financieras junto con los gastos corrientes y de capital, constituyen el Presupuesto de Gastos. 3. Estas normas y procedimientos deben ser revisados periódicamente a los fines de adecuarlos a los cambios originados por variaciones en las políticas, objetivos y metas; así como también por reformas de los instrumentos jurídicos GLOSARIO DE TÉRMINOS 1.

2.

3. 4.

5.

Créditos Presupuestarios: Son las asignaciones previstas para financiar los gastos corrientes, de capital y las aplicaciones financieras las cuales deben imputarse a las partidas asignadas a cada una de las categorías presupuestarias previstas para el ejercicio económico correspondiente. Genérica, Específica y Sub-específica: Constituyen los niveles de desagregación de la partida presupuestaria, ordenada en forma descendente, de acuerdo a los conceptos de gastos que puedan clasificarse en subdivisiones de los tipos de gastos incluidos en la partida. Meta o Volumen de Trabajo: Cuantificación del bien o servicio que se espera obtener en el desarrollo de cada una de las acciones específicas del proyecto. Modificaciones Presupuestarias: Son las variaciones a los límites máximos de las autorizaciones disponibles para gastar establecidas en la Ley de Presupuesto y en los créditos presupuestarios acordados en la distribución general de la misma, para cada fuente de financiamiento. Modificaciones Presupuestarias que rigen para la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”:

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 3/13

a.

Traspasos de créditos presupuestarios entre partidas cedentes o receptoras de un mismo o distintos Proyectos o Acciones Centralizadas: consiste en una reasignación de créditos presupuestarios entre partidas, genéricas, específicas y sub-específicas de un mismo o distinto Proyecto o Acción Centralizada, que no afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto por fuente de financiamiento. b. Incremento de los créditos presupuestarios originalmente aprobados: consiste en el aumento de los créditos presupuestarios que resulten insuficientes durante la ejecución, destinados a cubrir gastos necesarios no previstos, o que resulten insuficientes para cubrir gastos no incluidos en la Ley de Presupuesto de cada año. c. Disminución de los créditos presupuestarios originalmente aprobados: consiste en la reducción total o parcial de los créditos no comprometidos, acordados en la Ley de Presupuesto. Estas reducciones a los créditos se originan cuando se evidencia una disminución de los ingresos previstos para el ejercicio fiscal. 6. Partida Presupuestaria: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de cuentas “EGRESO” determinadas en el Clasificador Presupuestario de Egresos, dictado por la ONAPRE. Unidad Ejecutora Local: Es la unidad operadora de menor nivel responsable de la ejecución física de una actividad de un proyecto NORMAS QUE REGULAN PRESUPUESTARIAS

EL

PROCEDIMIENTO

DE

LAS

MODIFICACIONES

NORMAS 1.

Toda solicitud de modificación de créditos presupuestarios debe cumplir con las disposiciones reglamentarias, normativas técnicas y con los requerimientos mínimos exigidos en este manual. Asimismo, debe cumplir con las Normas Técnicas, Normas de Austeridad y las Normas Generales, establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitación de Modificaciones Presupuestarias aprobado en Consejo Nacional de Universidades (CNU) el 07 de mayo de 2009. 2. Es responsabilidad del Vicerrectorado Administrativo y de la Dirección de Programación y Presupuesto, según corresponda, tramitar ante el Consejo Universitario, las modificaciones presupuestarias que requieran las unidades ejecutoras locales en el transcurso de la ejecución presupuestaria. 3. Para tramitar las solicitudes de modificaciones de créditos presupuestarios y elevarlas ante el Consejo Universitario, las mismas deberán ser consignadas por la Dirección de Programación y Presupuesto al Vicerrectorado Administrativo con un mínimo de tres (3) días hábiles previos a dicha reunión. 4. La Secretaría General de la Universidad remitirá a la Dirección de Programación y Presupuesto la Resolución, exposición de motivos y demás anexos, dentro de cinco (5) días hábiles siguientes a su aprobación por parte del Consejo Universitario Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 4/13

5. La Dirección de Programación y Presupuesto, asignará un número consecutivo a las Modificaciones Presupuestarias, con la finalidad de llevar el control de las mismas y el correspondiente monto del Presupuesto Modificado Acumulado. 6. Una vez finalizado cada ejercicio económico y financiero, solamente se recibirán solicitudes de Traspasos de Créditos Presupuestarios de las unidades ejecutoras locales, hasta el mes de Enero del ejercicio económico y financiero siguiente. 7. El Vicerrectorado Administrativo, la Dirección de Planificación Universitaria y la Dirección de Programación y Presupuesto, serán las instancias administrativas ante la cual se interpondrán las consultas que se generen con motivo de la aplicación del presente Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitación de Modificaciones Presupuestarias de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. 8. Las Unidades Ejecutoras Locales, al momento de solicitar alguna modificación presupuestaria, deberán estar atentas por el sistema integrado administrativo (SIAD) de su aprobación

CONDICIONES PARA TRAMITAR MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

EN

LA

CONDICIONES 1. De Autorización por parte de: Consejo Nacional de Universidades (CNU): a) Las modificaciones que impliquen un incremento o una disminución superiores al diez por ciento (10%) de los créditos originalmente aprobados en el presupuesto, deben ser autorizadas por el Consejo Nacional de Universidades (CNU). b) Los traspasos de créditos presupuestarios superiores al veinte por ciento (20%) de los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de un mismo proyecto o acción centralizada, serán autorizados por el Consejo Nacional de Universidades (CNU). c) Los traspasos de créditos presupuestarios superiores al diez por ciento (10%) de los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de diferentes proyectos o acciones centralizadas, serán autorizados por el Consejo Nacional de Universidades (CNU). Consejo Universitario: a) Las modificaciones que impliquen un incremento o una disminución de hasta diez por ciento (10%) de los créditos originalmente aprobados en el presupuesto, deben ser aprobadas por el Consejo Universitario y notificadas a la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) con la finalidad de actualizar los saldos a nivel de Partidas y Proyectos y/o Acciones Centralizadas. Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 5/13

Para alcanzar el diez por ciento (10%) disminuciones parciales según sea el caso

se acumularán los incrementos o las

b) Los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el veinte por ciento (20%) y superiores al diez por ciento (10%) de los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de un mismo proyecto o acción centralizada, deben ser autorizados por el Consejo Universitario y notificados a la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). c) Los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes de diferentes proyectos o acciones centralizadas, deben ser autorizados por el Consejo Universitario y notificados a la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). Rector: a) Los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de diferentes unidades ejecutoras locales de un mismo proyecto o acción centralizada, deben ser solicitados por la Unidad Ejecutora local que cede los recursos tramitados por la Dirección de Programación y Presupuesto y autorizados por el Rector. b) Los traspasos que involucren las partidas 4.01-Gastos de Personal, 4.03-Servicios no Personales, lo correspondiente a las subpartidas genéricas y específicas, Servicios Básicos y la partida 4.07-Transferencias y Donaciones, serán solicitados por la unidades ejecutoras, justificados ante la Dirección de Programación y Presupuesto y aprobados por el Rector Vicerrector Administrativo:  Los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los créditos inicialmente previstos entre partidas cedentes o receptoras de una misma unidad ejecutora local de un mismo proyecto, serán tramitados por la unidad ejecutora, revisados por la Dirección de Programación y Presupuesto y autorizados por el Vicerrector Administrativo. Dirección de Programación y Presupuesto: a. Los traspasos de créditos presupuestarios de hasta el diez por ciento (10%) de los créditos inicialmente previstos entre genéricas, específicas y sub-específicas de una misma partida y unidad ejecutora local de un mismo proyecto o acción centralizada, serán tramitados por la unidad ejecutora y autorizados por la Dirección de Programación y Presupuesto. b. La Modificación por Traspasos Internos Trimestral, correspondiente a la suma de los traspasos de créditos presupuestarios autorizados por el Rector y el Vicerrector Administrativo, serán presentados ante el Consejo Universitario para su información, notificando igualmente a la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) con la finalidad de actualizar los saldos a nivel de Partidas. c. Los Traspasos de Créditos Presupuestarios entre genéricas, específicas y subespecíficas de las partidas 4.01-Gastos de Personal y la partida 4.07Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 6/13

Transferencias y Donaciones, exclusivamente para garantizar la correcta imputación del gasto de nómina, serán tramitadas y autorizadas por la Dirección de Programación y Presupuesto

Requisitos para el trámite de modificación por incremento de créditos presupuestarios. a.

b. c.

d. e. f.

g.

h. i.

Memorando de la unidad ejecutora local que especifique el origen de los recursos y su imputación presupuestaria a nivel de partidas y sub-específicas de gastos y el grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, con la respectiva firma y sello húmedo de la Unidad Ejecutora. Memorando de la Dirección de Finanzas que certifique la disponibilidad efectiva de los recursos en tesorería y del registro contable. Exposición de Motivos que especifique el origen de los recursos y las necesidades presentadas en las partidas de los proyectos o acciones centralizadas, a las cuales se aplican los ingresos y el grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, de los proyectos o acciones centralizadas involucradas. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización de la modificación presupuestaria. Cuadro Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento (CAIF). Forma MP-01 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios: Presupuesto de Recursos y Fuentes Financieras”, contenida en el manual de CNU-OPSU. Forma MP-02 “Solicitud de Modificación por incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios a Nivel de Proyectos, Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, contenida en el manual CNU-OPSU. Forma MP-04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, contenida en el manual elaborado por CNU y OPSU. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las metas y volúmenes de trabajo, si corresponde, y de los recursos financieros en cada una de las categorías presupuestarias afectadas, contenida en el manual establecido por OPSU

Requisitos para la solicitud de modificación por disminución de créditos presupuestarios. a.

b. c. d.

Exposición de Motivos que especifique las causas por las cuales se produce la disminución de ingresos en relación a los inicialmente previstos, su base de cálculo y el grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, de los proyectos o acciones centralizadas involucradas. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización de la modificación presupuestaria. Cuadro Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento (CAIF). Forma MP-01 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios reflejada en el Presupuesto de Recursos y Fuentes Financieras”, contenida en el manual elaborado por el CNU y OPSU.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 7/13

e.

f. g.

Forma MP-02 “Solicitud de Modificación por Incremento o Disminución de Créditos Presupuestarios a Nivel de Proyectos, Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, contenida en el manual elaborado por el CNU y OPSU. Forma MP-04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, contenida en el manual elaborado por CNU y OPSU. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las metas y volúmenes de trabajo, si corresponde, de los recursos financieros en cada una de las categorías presupuestarias afectadas, contenidas en los lineamientos emitidos por OPSU

Requisitos para la solicitud de traspasos de créditos presupuestarios: a.

b. c. d.

e.

f. g.

Exposición de Motivos detallada del grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, y de las causas por las cuales no fueron utilizados los créditos presupuestarios de la partida cedente y las razones, debidamente explicadas, de las necesidades que presenta la partida receptora. Certificación de la existencia de la disponibilidad por parte del responsable de la Unidad Ejecutora. Resolución del Consejo Universitario que certifique la autorización del traspaso de créditos. Explicación del efecto del traspaso de créditos en la estructura de la cuenta ahorro-inversión-financiamiento. Asimismo, en los casos en que el traspaso tenga efectos en las previsiones contempladas en el plan operativo anual, deberá explicarse la significación de los mismos. Forma MP-03 “Solicitud de Modificación por Traspasos de Créditos Presupuestarios a Nivel de Proyectos, Acciones Centralizadas y Cuentas de Egreso”, contenida en el manual elaborado por CNU y OPSU. Forma MP-04 “Solicitud de Modificación Presupuestaria Consolidada”, contenida en el manual elaborado por CNU y OPSU. Forma 3 del Plan Operativo Anual “Resumen de los Proyectos”, en la cual se refleja la reprogramación de las metas y volúmenes de trabajo, si corresponde, y de los gastos en cada una de las categorías presupuestarias afectadas

Requisitos para el trámite de traspasos de créditos presupuestarios, de autorización por parte del Rector, Vicerrector Administrativo y Dirección de Programación y Presupuesto. a.

Memorando de la unidad ejecutora local, solicitando el traspaso, con firma del responsable y sello húmedo de la respectiva unidad.

b.

Exposición de Motivos detallada del grado de afectación de las metas o volúmenes de trabajo, si corresponde, y de las causas por las cuales no fueron utilizados los créditos presupuestarios de la partida cedente y las razones, debidamente explicadas, de las necesidades que presenta la partida receptora. Certificación de la existencia de la disponibilidad, emitida por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD).

c.

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 8/13

d.

Cuadro “Solicitud de Traspaso Interno” emitido por el Sistema Integrado Administrativo (SIAD)

PROCEDIMIENROS ADMINISTRATIVOS Solicitud de Modificación Presupuestaria DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad

Responsable 1.

El Analista de Presupuesto recibe del Vicerrectorado Administrativo – Dirección de Finanzas copia del oficio de OPSU donde se indica la modificación (por incremento o disminución) o Memorando donde se solicita el Traspaso.

2. Revisa y elabora la Resolución y Exposición de Motivos. 3. Presenta al Vicerrectorado Administrativo Resolución y Exposición de Motivos para su discusión y aprobación en Comisión Delegada. 4. Elabora las formas MP-01, MP-02, MP-04 y cuadro cuenta ahorro inversión financiamiento (CAIF). 5. Solicita a la DPU el llenado del formato 3 “Resumen de los Proyectos” con la afectación de metas físicas y financieras del Plan Operativo Anual Institucional.

Dirección de Programación y Presupuesto

6. Envía a la DPU por correo electrónico Exposición de Motivos y Formas MP-01, MP-02, y MP-04. (Ver procedimiento N° P-06 de la DPU: Para Actualizar Formato 3: Resumen de los Proyectos, del POAI por Modificaciones Presupuestarias). 7. Recibe de la DPU Formato 3 “Resumen de los Proyectos” del Plan Operativo Anual Institucional (POAI) y anexa a las Formas MP-01, MP02, y MP-04 y CAIF, inherentes a la modificación. 8. Envía a Secretaria General dos carpetas: una con la Exposición de Motivos. La otra, además de la resolución y de motivos incluye Formas MP-01, MP-02, MP-04, CAIF y “Resumen de los Proyectos” del Plan Operativo Anual (POAI).

Resolución y la exposición el formato 3 Institucional

9. Recibe de Secretaría General carpeta con Resolución del Consejo Universitario donde se aprueba la Modificación Presupuestaria, con los soportes respectivos firmados y sellados por el Secretario (a) y el Rector(a). 10. Elabora y remite Oficio a OPSU junto con copia de la Resolución del Consejo Universitario, exposición de motivos y Formas MP-01, MP-02, MP-04, CAIF y el formato 3. 11. Elabora memorando dirigido a: Dirección de Planificación Universitaria Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 9/13

(DPU), Dirección de Finanzas y Dirección de Auditoría Interna, con copia de la Resolución del Consejo Universitario y copia de las formas MP 01 y MP 02, a la DPU copia del formato 3 con las firmas respectivas. 12. Procesa y registra la Modificación Presupuestaria en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD). 13. Archiva original de la modificación presupuestaria, exposición de motivos, Resolución con sus anexos. Traspasos de Créditos Presupuestarios, entre partidas cedentes o receptoras de diferentes unidades ejecutoras locales de un mismo proyecto o acción centralizada DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad

Responsable

1. Elabora memorando solicitando traspaso de créditos presupuestarios

entre diferentes Unidades Ejecutoras de un mismo Proyecto o Acción Centralizada, asimismo, prepara Exposición de Motivos clara y precisa justificando: 

Unidad Ejecutora Local

 

Las razones por las cuales no serán utilizados los créditos presupuestarios asignados a la partida cedente y el por qué. Las necesidades que serán atendidas con los recursos que se transfieran. Grado de afectación del Plan Operativo Anual, en relación con las metas programadas por esa unidad para el ejercicio fiscal en ejecución (si corresponde).

2. Hace firmar por el Jefe de la Unidad, coloca sello y envía documentación a la Autorización del Rector.

3. Una vez autorizado el traspaso por el Rector, remite a la Dirección de Programación y Presupuesto Memorando con Exposición de Motivos.

4. La Secretaria recibe la documentación, coloca firma y sello y devuelve copia a la Unidad y entrega original al Director.

5. El Director coloca media firma al Memorando y autoriza el trámite. Entrega al Analista.

Dirección de Programación y Presupuesto

6. El Analista revisa que la solicitud esté autorizada por el Rector, que la exposición de motivos sea clara y precisa y que cumpla con las normas establecidas en el presente manual: 

Si no cumple con los requisitos exigidos, devuelve a la unidad solicitante y finaliza el procedimiento.



Si cumple con los requisitos exigidos:

7. Ingresa al SIAD registra el traspaso con los detalles de la justificación, graba y genera el formato de Traspaso de Créditos Presupuestarios Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 10/13

entre partidas del Proyecto o Acción Centralizada.

8. Anexa el formato de traspaso al resto de la documentación y remite a la Unidad que cedió los recursos y al Rectorado para las firmas correspondientes.

9. La Secretaria recibe documentos firmados. 10. Elabora Memorando informando la aprobación del Traspaso de Créditos

Presupuestarios, anexa copia del cuadro con las firmas respectivas y remite a la Dirección de Finanzas con copia a la Dirección de Auditoría Interna.

11. Archiva originales de la Solicitud con sus anexos.

Traspasos de Créditos Presupuestarios, entre diferentes Partidas de una misma Unidad Ejecutora de un mismo Proyecto o Acción Centralizada.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable

Actividad

1. El Administrador ingresa al Sistema Administrativo (SIAD) y genera Solicitud de Modificación Presupuestaria”. Elabora memorando solicitando traspaso de créditos presupuestaros entre diferentes partidas de una misma Unidad Ejecutora de un mismo Proyecto o Acción Centralizada, asimismo, prepara Exposición de Motivos clara y precisa justificando: Unidad Ejecutora Local

 Las razones por las cuales no serán utilizados los créditos presupuestarios asignados a la partida cedente y el por qué.  Las necesidades que serán atendidas con los recursos que se transfieran.  Grado de afectación del Plan Operativo Anual, en relación las metas programados por esa unidad para el ejercicio fiscal en ejecución (si corresponde). 2. Hace firmar por el Jefe de la Unidad, coloca sello y envía documentación a la Dirección de Programación y Presupuesto.

Dirección de Programación y Presupuesto

3. La Secretaria recibe la documentación, coloca firma y sello y devuelve copias a la Unidad. 4. Registra en sistema la entrada de la solicitud y entrega al Analista de Presupuesto. 5. El Analista revisa la solicitud, verificando que la exposición de motivos sea clara y precisa y que cumpla con las normas establecidas en el

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 11/13

presente manual: 

Si no cumple con los requisitos exigidos, devuelve a la unidad solicitante, registrando en el sistema la devolución. Finaliza el procedimiento.



Si cumple con los requisitos exigidos:

6. Ingresa al SIAD por la opción: Unidades por Aprobar, introduce año, selecciona el traspaso y revisa junto con el físico. 7. Una vez conforme, aprueba en el sistema, introduce datos de aprobación y fecha. Graba y entrega documentación procesada a la Secretaria. (A partir de este momento la unidad ejecutora puede visualizar por pantalla la autorización). 8. La Secretaria elabora memorando solicitando la autorización del Vicerrector Administrativo, anexa los documentos y entrega al Director. 9. Director firma la solicitud de modificación y el memorando y remite documentación para la firma del Vicerrector Administrativo. Vicerrector Administrativo

Dirección de Programación y Presupuesto

10.

Revisa la solicitud de modificación por traspaso de la Unidad Ejecutora local, una vez conforme firma aprobando la misma.

11.

Devuelve a la Dirección de Programación y Presupuesto para su tramitación.

12.

La Secretaria recibe los documentos, elabora memorando informando la aprobación del Traspaso de Créditos Presupuestarios, anexa copia de los soportes.

13.

Remite memorado con soportes (copias) a la Dirección de Finanzas con copia a la Dirección de Auditoria Interna.

14.

Archiva originales de la solicitud con soportes.

Traspasos de Créditos Presupuestarios, entre diferentes genéricas, específicas y subespecíficas de una misma Partida, una misma Unidad Ejecutora y un mismo Proyecto o Acción Centralizada

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable

Actividad

1. El Administrador ingresa al Sistema Administrativo (SIAD) y genera Unidad Ejecutora Local

“Solicitud de Modificación Presupuestaria a nivel de partidas y subpartidas”.

2. Prepara Exposición de Motivos clara y precisa donde se indiquen las razones por las cuales se requiere la modificación.

3. Elabora memorando dirigido a la Dirección de Programación y Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 12/13

Presupuesto solicitando la modificación, anexa Solicitud de Modificación, Exposición de Motivos.

4. Hace firmar por el Jefe de la Unidad, coloca sello y remite

documentación a la Dirección de Programación y Presupuesto. Continúa con las acciones descritas en el procedimiento N° 3: Traspasos de Créditos Presupuestarios, de autorización interna, entre diferentes Partidas de una misma Unidad Ejecutora de un mismo Proyecto o Acción Centralizada, pasos del 3 al 14.

Dado, sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su sesión No. 2075, Ordinaria, celebrada el día doce de noviembre del año dos mil diez.

Dr. Francesco Leone Rector

Dr. Francisco Ugel Garrido Secretario General

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos sobre Modificaciones y Traspasos Presupuestarios. Gaceta Universitaria N° 125 13/13