Fecha: Versión: Vigente a partir de:
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
COOPERATIVA COATS CADENA
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Nov/06 0 Enero/07
1.IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO: OBJETIVO: Proporcionar personal altamente calificado en las diferentes áreas de la cooperativa de acuerdo a los perfiles establecidos para cada cargo y puestos de una estructura definida con la consiguiente selección y entrenamiento de personal; y posteriormente analizar y evaluar el grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar continuamente sus actuaciones futuras, e igualmente mejorar los resultados de la cooperativa. PROVEEDOR
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS Procedimiento de selección de personal para la cooperativa
Gerente
Manuales de funciones y procedimientos
•
Personas que envían la hoja de vida a la cooperativa
•
CLIENTES
•
Políticas de la cooperativa
•
•
SALIDAS
Contratación
•
Hojas de vida
Evaluación de desempeño
•
Procedimiento de inducción y entrenamiento Procedimiento de evaluación de desempeño
•
Personal que ingresa a trabajar en la cooperativa Personal de la cooperativa
Cumplimiento de objetivos
•
•
•
Personal capacitado y entrenado
•
•
•
Inducción
•
CARGOS INVOLUCRADOS:
RECURSOS Recursos Humanos •Recursos Tecnológicos •Software •Papelería •Formatos •
Gerente Secretaria Funcionarios
• •
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
COOPERATIVA COATS CADENA
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Nov/06 0 Enero/07
1.IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO: OBJETIVO: Realizar el recaudo oportuno de la cartera existente para proporcionar los prestamos a los asociados, la liquidez y el rendimiento financiero a la cooperativa. Y mantener actualizada toda la información contable y financiera necesaria para realizar los estados financieros e informes tributarios exigidos. PROVEEDOR
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
Procedimiento de pago a proveedores
CLIENTES
•
Cheques de pago y cuentas canceladas
•
Procedimiento planillas de descuento
•
Facturas y cuentas de cobro
•
Empresas o personas que prestan servicios a la cooperativa cobro
•
Factura de pago de impuestos
Consignaciones y comprobantes de egreso
•
Entidades competentes
•
Ingresos de la Cooperativa
•
Procedimiento de Recaudo de ingresos por caja
•
Procedimiento de pago de impuestos
Bancos
Conciliación de bancos
•
Empresas asociadas Entidades competentes
Elaboración de estados financieros
Procedimiento de conciliaciones bancarias
•
Procedimiento elaboración de estados
•
•
Bancos
•
Cooperativa
•
Excedentes
CARGOS INVOLUCRADOS: Contador •Gerente •Mensajero •Secretaria
RECURSOS Recursos Humanos •Recursos Tecnológicos •Software •Papelería
•
•
•
•
Cancelación de impuestos
•
•
•
Empresas y personas que prestaron servicios
•
•
ƨ
COOPERATIVA COATS CADENA
Fecha: Versión: Vigente a partir de:
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ƨ
PROCESO DE CREDITO
Nov/06 0 Enero/07
1.IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO: OBJETIVO: Mediante el proceso de crédito se pretende cumplir con la principal actividad de la Cooperativa atendiendo las necesidades de los asociados contribuyendo al mejoramiento de sus condiciones de vida y de sus familias; procurando que la utilización por parte de sus asociados se haga de forma racional; administrando los recursos de la cooperativa con solidez, liquidez, rotación de cartera y bajos los parámetros legales. PROVEEDOR
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
Créditos aprobados
•
Procedimiento de crédito por nomina.
•
Asociados
Estatutos
Cartera
Estados de Cuenta
Comité de Crédito Consejo de administración
Procedimiento de crédito por caja menor.
Asociados de la Cooperativa Bancos
Plan de incentivos
•
•
Procedimiento de cultura de pago y responsabilidad.
CARGOS INVOLUCRADOS: Comité de créditos •Gerente •Secretaria Tesorera Junta de Vigilancia Consejo de administración
•
Actas comité de créditos
Plan de régimen disciplinario.
RECURSOS Recursos Humanos •Recursos Tecnológicos •Software •Papelería
•
Créditos negados
•
Aprobación o negación del crédito
Gerente
CLIENTES
•
Fecha: Versión: Vigente a partir de:
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
COOPERATIVA COATS CADENA
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Nov/06 0 Enero/07
1.IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO: OBJETIVO: Realizar los pagos y obligaciones necesarios en la cooperativa para cumplir con las exigencias legales y mantener un pago oportuno de salarios a sus empleados como también de su seguridad social. Elaboración y ejecución del presupuesto de la Cooperativa de acuerdo a las necesidades proyectadas en cada dependencia PROVEEDOR
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
Formulario de pago para salud, pensión, ARP y parafiscales.
SALIDAS
CLIENTES
•
Procedimiento de pago de nomina
•
Soportes de nomina
•
Contabilidad
•
Procedimiento de caja menor
•
Consignaciones y comprobantes de egreso
Tesorería
•
•
Gerente
•
Bancos
Presupuesto año anterior.
•
Cheques de pago y cuentas canceladas
•
•
•
Cancelación de aportes
•
Presupuesto realizado
•
•
Procedimiento de presupuesto.
Entidades de seguridad social
•
CARGOS INVOLUCRADOS: Contador •Gerente •Mensajero Tesorera
Asociados de la Cooperativa
•
Cartera
•
Procedimiento de pago de aportes
Cooperativa
RECURSOS Recursos Humanos •Recursos Tecnológicos •Software •Papelería
•
Funcionarios de la Cooperativa
•
•
Fecha: Versión: Vigente a partir de:
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
COOPERATIVA COATS CADENA
PROCESO DE APOYO
Nov/06 0 Enero/07
1.IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO: OBJETIVO: Tener un soporte y registro de los afiliados de la cooperativa y su historial dentro de la misma proporcionando esto la información necesaria para tomar las decisiones internas con respecto a la calidad del asociado y de igual forma cuando este se retire. Tener un control de la correspondencia recibida y despachada de la cooperativa para una mayor efectividad en el procedimiento de comunicación tanto interna como externa, manteniendo a los asociados informados de las actividades que realiza la cooperativa para una mayor participación de estos en las mismas. PROVEEDOR
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS Procedimiento de afiliaciones
Solicitudes de afiliacion
•
Solicitudes de retiro
•
•
Entidades externas
•
Secretaria
•
Gerente
•
Informaciones
• •
Comité de comunicaciones
•
Actividades a realizar
Procedimiento de retiro
•
Procedimiento de comunicación interna
•
Nuevos asociados de la cooperativa
Procedimiento de envió de correspondencia
Asociados de la cooperativa. Entidades externas
•
Funcionarios de la cooperativa
•
Circulares
•
Boletines informativos
•
Procedimiento de recibo de correspondencia
CARGOS INVOLUCRADOS: Secretaria •Gerente •Mensajero Consejo de Administración
RECURSOS Recursos Humanos •Recursos Tecnológicos •Software •Papelería
•
•
Asociados retirados
•
CLIENTES
•
Oficios.
•
•
SALIDAS
•
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
COOPERATIVA COATS CADENA
PROCESO EDUCATIVO
Fecha: Versión: Vigente a partir de:
Nov/06 0 Enero/07
1.IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO: OBJETIVO: Diseñar y ejecutar el programa de educación de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente para entidades del sector solidario, teniendo en cuenta los aspectos educativos, sociales, culturales y de proyectos; con el fin de difundirlos y fomentarlos entre los asociados, los empleados y su grupo familiar. PROVEEDOR
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
CLIENTES
Cumplimiento del PESEM.
•
Procedimiento de actividades educativas.
• •
Gerente
Estatutos de la cooperativa
•
Comité de educación
•
• •
Normatividad vigente.
•
Comité Sociocultural Comité de proyectos
•
PESEM
•
Plan Estratégico
CARGOS INVOLUCRADOS: Consejo de Administración Comités de la cooperativa. Funcionarios
• •
COOPERATIVA COATS
Procedimiento de actividades socioculturales.
•
Procedimiento de creatividad y proyectos.
•
Cumplimiento del plan estratégico.
•
Personal capacitado, recreado y culturizado.
•
•
•
Asociados, empleados y grupo familiar.
Posibles asociados potenciales.
Planeación y ejecución de proyectos.
•
RECURSOS Recursos Humanos •Recursos Tecnológicos •Software •Papelería •Formatos •
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Fecha:
Nov/06
CADENA
Versión: Vigente a partir de:
PROCESO SOLIDARIO
0 Enero/07
1.IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO: OBJETIVO: Revisar, controlar y conceder los auxilios pertinentes de acuerdo a los estatutos y a las solicitudes de los asociados, con el fin de ayudar económicamente a los asociados y su grupo familiar en circunstancias o situaciones en particular para así dar un buen uso a los recursos del fondo de solidaridad y realizar actividades para recaudar fondos con estos fines. PROVEEDOR
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
CLIENTES
Cumplimiento del fondo de solidaridad
•
•
Estatutos de la cooperativa
•
Gerente
Comité de solidaridad
•
Funcionarios de la Cooperativa
•
•
•
Reglamento comité de solidaridad Solicitudes de auxilios
CARGOS INVOLUCRADOS: Consejo de Administración •Comités de la cooperativa. Funcionarios •
Procedimiento de auxilios
•
Procedimiento de actividades
•
Cumplimiento de la normatividad vigente.
•
Dinero para el fondo.
•
Asociados y grupo familiar.
•
Fondo de solidaridad
•
RECURSOS Recursos Humanos •Recursos Tecnológicos •Software •Papelería •Formatos •
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Versión 0
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL 3. DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA
SECRETARIA
INICIO
Informar que se requiere personal calificado para ocupar determinado puesto de trabajo
El cargo ya existe?
SI
Buscar en los manuales de funciones, las especificaciones del cargo
NO
Dar las especificaciones para el nuevo cargo
Existen las hojas de vida dentro del archivo? NO
Publicar la vacante en periódico y agencias de empleo.
Seleccionar las hojas de vida que cumplan con los requisitos del cargo A
Recibir las hojas de vida que llegan por los SI anuncios
SI
GERENCIA
SECRETARIA
A Citar a las personas a entrevista.
Recibir a la persona citada y solicitarle que espere
Entrevistar al personal seleccionado.
Sala de espera
Verificar referencias
Tomar la decisión final de contratación
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÒN Y ENTRENAMIENTO 3. DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA
FUNCIONARIO
INICIO
Indicar la empresa y presentar con los demás funcionarios de la cooperativa.
Enseñar la misión, visión, políticas y reglamentos de la cooperativa.
Relacionar a la persona con toda la información referente a su puesto de trabajo como lo es el manual de funciones
Explicar y demostrar actividades y tareas a realizar cada día.
Suministrar información requerida por esta persona
Explicar su función en cada uno de los procesos, su forma de medición y sus clientes inmediatos.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO 3. DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA
FUNCIONARIO
SECRETARIA
INICIO
Observar el comportamiento de los funcionarios durante periodos de 4 meses.
Llenar los sdfasfasdfsadfr formatos de los formatos evaluación para de evolución para cada funcionario cada funcionario.
Calificar los factores de evaluación, ponderando los puntajes finales obtenidos.
Explicar al funcionario la evaluación obtenida.
Firmar la evaluación respectiva.
Archivar el documento
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Versión 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES 3. DIAGRAMA DE FLUJO SECRETARIA
CONTABILIDAD
TESORERIA
INICIO
Recepcionar cuenta de cobro o factura.
Archivar hasta momento de pago
Elaborar el comprobante de pago y cheque.
Llamar al proveedor para que recoja el cheque.
Atender al Proveedor. Hacer firmar los respectivos comprobantes.
Entregar el cheque.
Archivar comprobante de egreso
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO PLANILLAS DE DESCUENTO 3. DIAGRAMA DE FLUJO CARTERA
SECRETARIA
INICIO
Crear la planilla en el sistema e ingresar novedades
Enviar la planilla a la empresa donde trabaja el asociado
Recepcionar la planilla devuelta
¿Le realizaron todo el descuento al asociado?
NO
SI
Comunicarse con el asociado para que pague el valor faltante.
A
Resolver las inquietudes y solicitudes del asociado.
Acumular intereses semestralmente para planilla de primas
Atiende anuncia asociado
y el
CARTERA
SECRETARIA
A
NO ¿El dinero consignado es equivalente al valor en cartera?
SI
FIN
Encontrar el error con la persona encargada de la empresa correspondiente.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE RECAUDO DE INGRESOS POR CAJA
Versión 0
3. DIAGRAMA DE FLUJO SECRETARIA
TESORERIA
CARTERA
INICIO
NO Recibir y anunciar al asociado.
¿El asociado esta al día en intereses?
SI Recibir y verificar el monto del dinero entregado
Elaborar el recibo y registrar el pago en el sistema
Entregar el recibo al asociado
Hacer las anotaciones en los libros.
FIN
Liquidar los intereses al asociado.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE IMPUESTOS 3. DIAGRAMA DE FLUJO MENSAJERO
CONTABILIDAD REVISOR FISCAL
TESORERIA
NICIO
Reclamar los formularios.
Realizar el pago en la entidad bancaria correspondiente.
Diligenciar los formularios.
Archivar el comprobante de egreso.
Revisar y firmar los formularios respectivos.
Registra en el sistema y realiza el cheque de pago.
Archivar el formulario.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Págin Versión 0
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS 3. DIAGRAMA DE FLUJO SECRETARIA
TESORERIA
INICIO
Recepcionar los reportes mensuales de bancos.
Comparar los extractos con el libro de bancos.
Sacar la relación de los cheques pendientes por cobro.
¿Coinciden los valores del extracto con los del libro? SI
NO Buscar el error y corregir.
Archivar el reporte.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ESTADOS 3. DIAGRAMA DE FLUJO CONTABILIDAD
INICIO
Recoger la información contable del mes.
Hacer las notas contables de ajuste.
Realizar las notas bancarias.
Hacer las notas de provisiones, depreciaciones y amortizaciones.
Entrar al sistema e imprimir los estados financieros.
A
REVISOR FISCAL
Versión 0
GERENCIA
CONTABILIDAD
REVISOR FISCAL
GERENCIA
A
Revisar y realizar los cruces con los estados y los libros auxiliares.
Elaborar los comparativos con el periodo anterior.
Archivar los estados financieros
FIN
Revisar los estados financieros.
Informar al consejo de administración los estados financieros.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Versión 0
PROCEDIMIENTO DE CREDITO POR NOMINA 3. DIAGRAMA DE FLUJO SECRETARIA CARTERA
COMITÉ DE CREDITOS
INICIO
Entregar formato solicitud crédito.
de de
Verificar que el formato este completamente diligenciado SI ¿Solicita el asociado ayuda con su forma de pago?
Realizar con el asociado el plan de pago de acuerdo a su capacidad de pago.
NO Diligenciar la parte del formato referente al estado de cuenta del asociado.
Guardar el formulario hasta que se reúna el comité de créditos.
A
TESORERIA
SECRETARIA
CARTERA
A
COMITÉ DE CREDITOS
TESORERIA
Analizar las solicitudes de crédito pendientes.
Revisar que se cumplan los requisitos del crédito, para tomar una decisión. Informarle al asociado la decisión, indicándole cuando se efectuar el desembolso.
Informarle al asociado la decisión.
FIN
SI
Es aprobado el crédito?
NO Realizar el cheque y el comprobante de egreso. Hacer firmar del asociado la letra o libranza.
Archivar el comprobante
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CULTURA DE PAGO Y RESPONSABILIDAD 3. DIAGRAMA DE FLUJO JUNTA DE CARTERA VIGILANCIA
COMITÉ DE CREDITOS
Versión 0
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
INICIO
Realizar informe decadal y trimestral de los asociados que incumplen su plan de pago.
Revisar, analizar y priorizar este listado de acuerdo a los casos mas críticos.
Informar a los asociados de su incumplimiento y de las sanciones establecidas para esto.
Realizar plan de incentivos por cumplimiento a los asociados responsables.
Dar informe al consejo de administración sobre los asociados con incumplimiento repetitivo.
Aplicar régimen disciplinario según el estatuto.
Hacer seguimiento de estos asociados y analizar la capacidad de pago semestralmente. Informar al gerente y al comité de créditos de los asociados que no tienen capacidad de pago.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NOMINA 3. DIAGRAMA DE FLUJO CONTABILIDAD GERENCIA
TESORERIA
MENSAJERO
INICIO
Liquidar la nomina
Revisar la nómina y autorizarla.
Elaborar el cheque y el comprobante de egreso.
Cambiar el cheque en el banco correspondiente.
Firmar el comprobante de egreso entregando el dinero a la tesorera.
Pagar a cada funcionario haciendo firmar el respectivo documento.
Hacer los ajustes en los libros.
Archivar los soportes.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR 3. DIAGRAMA DE FLUJO TESORERIA
MENSAJERO
Versión 0
GERENCIA
INICIO
Realizar cheque por valor de tres millones equivalente a la basa para la caja menor.
Guardar el dinero bajo su responsabilidad .
Pagar los préstamos y gastos autorizados.
Archivar comprobantes de caja y facturas de compra.
Realizar el desembolso respectivo cuando se acabe el dinero.
FIN
Cobrar el cheque en el banco respectivo.
Autorizar prestamos menores a $150.000 y gastos varios de la oficina o los comités.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE PAGO DE APORTES 3. DIAGRAMA DE FLUJO MENSAJERO
TESORERIA
Versión 0
GERENCIA
INICIO
Reclamar los respectivos formularios de salud, pensión, ARP y parafiscales.
Diligenciar los formularios.
Elaborar la relación de estos y el cheque.
Realizar el pago en las entidades correspondientes.
Hacer entrega al mensajero.
Revisar y archivar los formularios.
FIN
Revisar y autorizar los cheques y formularios.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Versión 0
3. DIAGRAMA DE FLUJO CONTABILIDAD
GERENCIA
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
REVISOR FISCAL
INICIO
Proyectar las salidas y fuentes de las dependencias.
Proyectar las salidas y fuentes de las dependencias.
Analizar cada rubro del presupuesto.
Construir el modelo como proyecto del presupuesto anual.
Construir el modelo como proyecto del presupuesto anual.
Presentar el proyecto de presupuesto ante el consejo de administración. Cargar y operar las cuentas contables afectando el presupuesto. Evaluar trimestralmente la ejecución presupuestal. Realizar el cierre anual de consumo de usos y fuentes.
Revisar, analizar y aprobar los rubros administrativos y de cada comité.
Evaluar trimestralmente la ejecución presupuestal.
Realizar el cierre anual de consumo de usos y fuentes. FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Versión 0
PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES DE ASOCIADOS 3. DIAGRAMA DE FLUJO CONSEJO DE SECRETARIA ADMINISTRACIÓN
GERENCIA
TESORERIA
INICIO
Entregar al asociado la solicitud de afiliación.
Verificar que la solicitud este completamente diligenciada.
Analizar y estudiar las solicitudes de afiliación.
NO Informar al asociado que su solicitud fue negada.
¿Es aprobada la solicitud?
SI
Informar a Tesorería y trasferirle la hoja de vida del asociado.
Ingresar los datos del asociado al sistema
FIN Enviar oficio al asociado informándole el valor de su cuota y demás.
Archivar la hoja de vida del asociado.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE RETIRO DE ASOCIADOS
Versión 0
3. DIAGRAMA DE FLUJO CONSEJO DE SECRETARIA ADMINISTRACIÓN
GERENCIA
TESORERIA
INICIO
Informar al asociado los pasos a seguir para su retiro.
Repecionar oficio anunciando el retiro.
Estudiar y analizar en que estado se encuentra el asociado.
¿Se encuentra a paz y salvo el asociado? s
NO Acordar con la empresa en la que labora la forma de pago. SI
Aprobar retiro Informarle al asociado como va a ser su proceso de liquidación.
el Pasar a tesorería para su liquidación.
Archivar los documentos del asociado.
Hacer relación de aportes con la deuda actual.
Realizar cheque o paz y salvo según el caso.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA 3. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión 0
COMITÉ DE COMUNIACIONES
CARTERA
MENSAJERO
INICIO
Recolectar información novedosa de interés para la cooperativa.
Consultar actividades informativas que realizan en otras Trasmitir las actividades que realizan los otros comités.
Realizar el diseño de boletines y circulares informativas para los asociados. Realizar videos informativos sobre el desarrollo de la cooperativa.
Enviar mensualmente los estados de cuenta a los asociados.
Entregar material de información en las diferentes empresas donde laboren los asociados.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA 3. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión 0
SECRETARIA
MENSAJERO
INICIO
Recibir correspondencia a despachar de las diferentes áreas de la cooperativa.
Radicar los documentos en el libro de la correspondencia.
Clasificar y separar los documentos y entregarlos al mensajero.
Verificar copias contra libro radicador.
Verificar documentación y firmar libro radicador.
Entregar correspondencia a destinatario y hacer firmar la copia.
Archivar copias.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA 3. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión 0
SECRETARIA
GERENCIA
INICIO
Recibir correspondencia externa.
Radicar correspondencia recibida en el libro.
Clasificar y separar documentos y pasarlos a Gerencia.
Leer correspondencia y asignar según naturaleza de los asuntos.
Retirar de la gerencia correspondencia asignada y radicar. Distribuir correspondenci a asignada y hacer firmar el radicador. Recibir la correspondencia tramitada. Archivar la correspondencia. FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS 3. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión 0
COMITÉ DE EDUCACIÓN
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
GERENCIA
JUNTA DE VIGILANCIA
INICIO
Planear y diseñar las actividades educativas de acuerdo a las necesidades y al plan estratégico.
Elegir las entidades que se encargaran del cumplimiento de la función educativa.
Elegir las entidades que se encargaran del cumplimiento de la función educativa.
Presentar plan de actividades educativas al consejo de administración.
Replantear las actividades.
NO
¿Son aprobadas las actividades propuestas? SI
Desarrollar la actividad programada. Observar las necesidades de los asociados.
Asignar el presupuesto necesario para cada actividad.
Identificar las nuevas actividades educativas para
Realizar evaluación de cada actividad. Informar resultado de evaluación consejo administración al comité educación.
el la al de y de
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOCIOCULTURALES 3. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión 0
SUBCOMITE SOCIAL
COMITÉ DE EDUCACIÓN
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
JUNTA DE VIGILANCIA
INICIO
Elaborar el plan de trabajo de las actividades sociales, culturales, recreativas y deportivas.
Presentar plan con cronograma comité educación.
¿Son aprobadas las actividades propuestas?
el el al de
Replantear las actividades.
NO
SI ¿Son aprobadas las actividades propuestas?
Presentar plan de actividades al consejo de administración. NO
SI
Replantear las actividades. Desarrollar la actividad programada.
Desarrollar la actividad programada.
Asignar el presupuesto necesario para cada actividad.
Observar las necesidades de los asociados. Identificar las nuevas actividades educativas para
Realizar evaluación de cada actividad.
Informar resultado de evaluación consejo administración los comités educación sociocultural.
el la al de ya de y
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CREATIVIDAD Y PROYECTOS 3. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión 0
COMITÉ DE PROYECTOS
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
JUNTA DE VIGILANCIA
INICIO
Hacer estudios de benchmarketing y de mercados con el fin de efectuar el crecimiento económico de la cooperativa. Diseñar proyectos sociales y económicos que satisfagan al asociado.
Presentar proyectos al consejo de administración.
¿Son aprobadas los proyectos propuestos? NO
Replantear proyectos presentados.
SI
Desarrollar e implementar el proyecto.
Asignar los recursos necesarios para el desarrollo de estos.
Observar las necesidades de los asociados. Identificar nuevos proyectos.
los
Realizar evaluación de cada actividad y del proyecto como tal. Informar resultado de evaluación consejo administración al comité proyectos.
el la al de y de
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE AUXILIOS 3. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión 0
COMITÉ DE SOLIDARIDAD
SECRETARIA
TESORERIA
INICIO
Recepcionar la solicitud de auxilio.
Verificar que cumpla con todos los documentos requeridos. Estudiar analizar solicitud.
Archivarla hasta la próxima reunión del comité de solidaridad.
Informarle al asociado mediante oficio los motivos por los cuales fue negado.
NO
y la
¿Es aprobado el auxilio?
FIN Llamar al asociado para anunciarle la aprobación del auxilio.
Atender al asociado y anunciarlos en tesorería.
Llevar estadísticas de auxilios.
SI
Realizar el cheque y comprobantes de pago. Entregar el cheque y hacer firmar los documentos respectivos. Archivarla los comprobantes y demás documentos.
Presentar informes al consejo de administración. FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Versión 0
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOLIDARIAS 3. DIAGRAMA DE FLUJO COMITÉ DE SOLIDARIDAD
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
JUNTA DE VIGILANCIA
INICIO
Elaborar el plan de trabajo y cronograma de actividades solidarias con el fin de recoger fondos.
Hacer estudio de viabilidad de propuestas escogiendo alternativas rentables.
Presentar el plan al consejo de administración. NO Replantear las actividades.
Ejecutar la actividad.
Observar las nuevas opciones de alternativas. Identificar las nuevas actividades. FIN
¿Son aprobadas las actividades propuestas? SI Asignar el presupuesto necesario para cada actividad.
Realizar evaluación de cada actividad.
Informar resultado de evaluación consejo administración al comité solidaridad.
el la al de y de
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