Apéndice 1.1
ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES
FORMULARIO PLAN DE TRABAJO
(La aprobación de Planes de Trabajo estará sujeta a la disponibilidad de fondos.)
P.O. BOX 190759, SAN JUAN, PUERTO RICO 00919-0759 • TEL. (787) 759-8910, FAX- 751-6192 El Departamento de Educación no discrimina por razón de raza, color, sexo, nacimiento, origen nacional, condición social, ideas políticas o religiosas, edad o impedimento en sus actividades, servicios educativos y oportunidades de empleo.
Tabla de Contenido PÁGINA I.
Instrucciones -------------------------------------------------------------------
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II.
Portada ---------------------------------------------------------------------------
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III. Informe de Logros------------------------------------------------------------
5-6
IV. Resumen--------------------------------------------------------------------------
7
V. Estudio de Necesidades ----------------------------------------------------
8
VI. Plan de Trabajo ---------------------------------------------------------------
9
A Programático ------------------------------------------------------------
9
B Administrativo ----------------------------------------------------------
10
VII. Plan de Evaluación -------------------------------------------------------
11
VIII. Recursos Humanos-----------------------------------------------------
12
IX. Presupuesto ----------------------------------------------------------------
13-16
X. Anejos -----------------------------------------------------------------------
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2
Plan de trabajo para Fondos Federales
Instrucciones:
1. Este documento se deberá entregar al Subsecretario de Asuntos Académicos. 2. El Subsecretario o su representante autorizado evaluará para garantizar que es compatible con las prioridades académicas del DEPR. 3. Una vez aprobado deberá ser evaluado por la Oficina de Asuntos Federales para garantizar que el plan cumple con todos los requisitos federales. 4. Si es el Subsecretario el que somete el plan será el Secretario de Educación o un funcionario autorizado quien evaluará y aprobará el mismo y lo hará llegar aprobado a la Oficina de Asuntos Federales para garantizar que el plan cumple con todos los requerimientos federales. 5. Adjunte cuántas hojas adicionales sean necesarias y asegúrese de que todas las secciones estén completas. 6. Complete la información del solicitante en todas sus partes. De no completar las mismas el plan no será evaluado. 7. Estudie las instrucciones para desarrollar el plan de trabajo antes de someter el mismo. 8. Cumpla con las fechas establecidas en el ciclo correspondiente de acuerdo al Manual de Procedimiento para la Adjudicación de Fondos Federales vigente de Enero de 2010. 9. Los planes Interagenciales/Municipios deben incluir después de la portada: un Resumen que incluya una descripción detallada de como están alineados con las metas del DEPR y con las necesidades y prioridades del programa académico que los endose. Proveer evidencia de que, en efecto se reunieron con el programa académico a discutir el plan y acordar el endoso antes de someterlo para evaluación.
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Plan de trabajo para solicitar Fondos Federales _________ Año escolar _________ Verano Portada
Nuevo ___ Continuación ___
I. Título del Proyecto _______________________________________________________________
Nombre del Proponente: ______________________________________
II.
____ Escuela ____ Distrito ____Agencia _____ Municipio _____ Subsecretaría ______Secretaría Auxiliar ______Programa III.
Dirección Postal :
IV. Dirección Física: V. Presupuesto Solicitado: $________________________ VI. Número estimado de participantes: ____Estudiantes
____Docentes
____Padres
____Personal De Apoyo
_____Personal Administrativo
VII. Teléfono: (787) ______________ Fax: (787) ____________ Correo electrónico: ____________________ VIII. Programa(s) Federal(es) bajo el (los) cual (es) somete el Plan: _____ Título I-A, Administración _____ Título I-A Sección 1119
_____ Título I-A, LEA
_____ Título I-A, Sección 1118
_____ Título II-A,
_____ Título II- D
_____ Título IV- A, Sección 4114 IX. Vigencia: _______/_______ hasta ______/_______ Mes
Año
Mes
Año
X. Persona Autorizada: Al aceptar los fondos me comprometo a utilizarlos según estipulado en los objetivos del plan y de acuerdo a los requisitos de ley aplicables.
Nombre de la persona responsable del proyecto :____________________________ Puesto: ________________________
Firma:_____________________________________
Fecha: _________________________ XI. Fecha de entrega: __________________________________
Carta de Endoso: __ Si ___ NO
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Apéndice 1.1
I.
INFORME DE LOGROS (Si aplica)
A. Informe de Logros del Proyecto para el año: Objetivos en el Plan de Trabajo
Logros
Cuantitativos
Cualitativos
Limitaciones Encontradas
Proyecciones para el Próximo Año
Observaciones
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B. Narrativo de los Resultados de la Evaluación a) Incluya un narrativo donde especifique los logros alcanzados y las dificultades que encontró al desarrollar el proyecto. b) Interprete los resultados actualizados del estudio de necesidades y describa los resultados de la evaluación de su proyecto y cómo éstos justifican la necesidad de su continuación.
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II. Resumen: (1 página) Debe indicar: a. Cómo el proyecto responde a las prioridades establecidas por el Departamento; b. Cuáles son la(s) necesidad(es) identificada(s) (Incluir como anejo la tabulación del estudio de necesidades) c. Cómo va a atender la(s) necesidad(es) d. Cómo va a cumplir con la(s) Sección(es) de ley aplicable(s). e. Costo del proyecto o iniciativa
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III. Estudio de Necesidades Estudio de Necesidades /Justificación: Incluya las actividades, las fechas, los instrumentos utilizados y los resultados obtenidos de todas las poblaciones a atender. Ej. estudiantes, padres, maestros, paraprofesionales/ayudantes de maestros y personal de apoyo Los resultados incluidos deben ser lo más reciente y confiables posible. Debe incluir datos estadísticos. (Incluir como anejo copia de la tabulación del estudio de necesidades)
Actividad
Fecha
Instrumento utilizado
Resultados Necesidad identificada Incluya datos estadísticos
Cómo va a atender la(s) Necesidad(es) identificada(s)y el orden de prioridad
Estudiantes:
Docentes:
Padres
Personal de Apoyo
Personal Administrativo
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IV. Plan de Trabajo: A. Programático: Debe reflejar toda la clientela a ser servida. Incluya los objetivos, las actividades, las fechas, las personas responsables y el método de evaluación.
Objetivo ¿Qué quiero lograr de esa necesidad identificada? ¿Cuándo? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Actividades Programáticas con Base Científica validada ¿Qué voy a hacer para lograr el objetivo? Incluir las actividades que son requisitos de ley
Fecha Itinerario
Personal Responsable ¿Quién o quiénes va a llevar a cabo la actividad?
Método de Evaluación ¿Cómo voy a medir el logro del objetivo? Análisis, Estudio comparativo
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B. Plan de Trabajo Administrativo: Debe reflejar toda la clientela a ser servida. Incluya los objetivos, las actividades, las fechas, las personas responsables y el método de evaluación.
Objetivo ¿Qué quiere lograr? ¿Cuándo? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo?
Actividades Administrativas ¿Qué voy a hacer para lograr el objetivo?
Fecha Itinerario
Personal Responsable ¿Quién o quiénes van a llevar a cabo la actividad?
Método de Evaluación ¿Cómo voy a medir el logro del objetivo? Análisis, Estudio comparativo
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V. Plan de Evaluación Incluya los objetivos, las actividades de evaluación, el calendario de evaluación, los criterios de evaluación cuantitativos y cualitativos y los instrumentos a utilizar. Mencione las opciones para divulgar los resultados y los logros del proyecto. Verifique que todos los objetivos incluidos en el plan programático y administrativo están contemplados en este plan.
Objetivos
Actividades de Evaluación
Fecha Itinerario
Criterios de Evaluación Cuantitativo Cualitativo Incluye datos Calidad de los estadísticos que servicios recibidos demuestren
Instrumentos de evaluación
Ganancias del objetivo
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VI. Recursos Humanos: Debe describir los puestos que son necesarios para llevar a cabo las actividades, si aplica según el Programa, y lograr los objetivos trazados. Se deben indicar las calificaciones y los requisitos del personal del proyecto así como sus responsabilidades y el tiempo durante el cual trabajará para el proyecto.
Puesto
Nombre Si la persona no está identificado favor de escribir vacante.
Calificaciones (preparación académica y experiencia)
Responsabilidades (Posición) Justificación de la posición y actividades a realizar
% del Tiempo que dedicará al proyecto
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VII. Presupuesto. A. Formulario para el desglose estimado del Presupuesto para el Plan de trabajo Federal A. Personal – Enumere cada posición por título y nombre de empleado, si está disponible. Demuestre la tasa de salario anual y el promedio de tiempo que dedicará al proyecto. La compensación de empleados que realizan actividades subvencionadas con fondos federales deberá ser compatible con la que se paga por trabajos similares en la organización que solicita los fondos. Título/Posición Nombre de la Posición
Descripción de la Posición ej. deberes, responsabilidades, etc.
Cálculo del Costo (Cantidad de Personas ____ x $_________x _____horas = $_________)
Detalle de costo por Personal
Costo Total de Salario
B. Beneficios marginales – Los beneficios marginales deberán estar basados en costos reales o en una fórmula establecida. Los beneficios marginales son para el personal enumerado en la categoría (A) del presupuesto y solamente por el tiempo dedicado al proyecto. Beneficios marginales para Título/Posición Descripción de beneficios según la posición.
Cálculo (Cantidad de Personas ____ x $________= $_________)
Detalle del costo de los Beneficios marginales
Costo Total Beneficios Marginales
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C. Viajes – Detalle los gastos de viaje por propósito (ej. Personal para adiestramiento, entrevistas en el campo, reuniones de asesoría, etc.). Demuestre los cálculos (ej., seis personas para un adiestramiento de 3-días X $pasaje, $estadía, $dieta). Identifique el destino del viaje si lo conoce. Destino y Propósito de Viaje
Lugar
Detalle
Cálculo
Costo
Costo Total de Viaje
D. Equipo – Enumere el equipo que propone sea adquirido por DEPR. Se define equipo como propiedad tangible que tiene una vida útil de más de dos años y un costo de adquisición de $XXXX o más por unidad. DEBERÁ VERIFICARSE CON LAS REGLAS DE MATERIALES Y SERVICIOS DE DEPR. El solicitante deberá analizar el beneficio de comprar versus alquilar el equipo, especialmente si se trata de artículos caros o que estén sujetos a rápidos avances tecnológicos. Deberá explicar cuán necesario es el equipo para el éxito del proyecto. Artículo Descripción del artículo
Cálculo (2 fotocopiadoras X $______ =$______)
Detalle del costo del Equipo
Costo Total Equipo
E. Materiales – Enumere los artículos por clase (materiales, franqueo, materiales de adiestramiento, papel de copias, equipo desechable, artículos que cuesten menos de $XXXX (DEBERÁ VERIFICARSE CON LAS REGLAS DE MATERIALES Y SERVICIOS DE DEPR) tales como libros o grabadoras de mano) Demuestre los cálculos. En general, materiales incluye cualquier material desechable o que se consuma durante el proyecto. Artículo Cálculo Detalle del costo de los Materiales Descripción del artículo (2 facsímiles X $_____= $_____)
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Costo Total de los Materiales F. Servicios Profesionales (Consultores/Contratistas) – Detalle los servicios profesionales necesarios para llevar a cabo el plan de trabajo. Tenga presente que todos los servicios profesionales deberán someterse al proceso requerido para la selección de servicios (por ejemplo, obtener cotizaciones o propuestas) según establece la Guía para la Selección de Servicios Profesionales que son Sufragados con Fondos Federales. Si se aprueba el plan de trabajo, los requisitos de servicios profesionales se deberán cumplimentar mediante las Formas PSF que requiere la Oficina de Asuntos Federales. Servicios profesionales a contratar Descripción de los servicios profesionales necesarios para llevar acabo el plan de trabajo.
Costo Estimado Calcule un costo estimado a base del costo por hora, por día o precio establecido por los servicios. ( ______horas x $ ______ = $ ______)
Costo Total de los Servicios Contratados
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B. Resumen del Presupuesto – transfiera los totales de cada categoría a la siguiente tabla.
A. Personal B. Beneficios marginales C. Viaje D. Equipo E. Materiales F. Consultores/Contratistas COSTO TOTAL ESTIMADO DEL PROYECTO
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ANEJOS
Tabulación del estudio de Necesidades
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Apéndice 1.2 INSTRUCCIONES PARA SOMETER PLANES DE TRABAJO FEDERALES Este documento es una guía para la redacción de los planes de trabajo federales sometidos al Subsecretario de Asuntos Académicos o su representante autorizado. Antes de que la Oficina de Asuntos Federales pueda estudiar un plan de trabajo para determinar si cumple con los requisitos del gobierno federal, dicho plan de trabajo deberá ser aprobado por el Subsecretario de Asuntos Académicos o su representante autorizado para garantizar que el plan está bien concebido, que servirá un propósito académico útil y que es compatible con las prioridades académicas del Departamento. Si el Subsecretario de Asuntos Académicos somete un plan de trabajo, el Secretario de Educación o su representante autorizado será responsable del proceso de evaluación.
I. Información del Solicitante La sección de información del solicitante deberá estar completada en su totalidad o el plan de trabajo no será considerado.
II. Informe de Logros Si es un plan de continuación el solicitante debe completar esta sección. Esta parte consta de una tabla donde se informa de logros cuantitativos y cualitativos que ha obtenido el proyecto o iniciativas según establecidos en los objetivos, las limitaciones encontradas y las proyecciones para el año próximo. Incluye un narrativo donde se explican los logros obtenidos. Si el proyecto es uno de continuación esta es la base para preparar el Estudio de Necesidades. El Estudio de Necesidades surge de la diferencia entre lo que esperaban lograr y lo logrado.
III. Resumen Esta sección debe ofrecer una visión general, clara y concisa del plan. El resumen deberá preparar al lector para el plan de trabajo. Será lo primero que el lector vea, pero se debe escribirse al final. Debe indicar: A. Cómo el proyecto esta atado a las prioridades establecidas por el Departamento; B. La(s) necesidad(es) identificada(s), incluyendo datos estadísticos (Incluir como anejo la tabulación del estudio de necesidades) C. La(s) necesidad (es) específica(s) a atender, en orden de prioridad; D. cómo la(s) va a atender; y E. el costo de la iniciativa. Debe indicar cómo va a cumplir con los requisitos de ley aplicables.
IV. Estudio de Necesidades (Exposición del problema o necesidad). Esta sección consta de una tabla donde se describe la razón para la solicitud de fondos.
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Verifique que incluye los criterios que se indican a continuación: EXPOSICIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD 1. Describa el problema o la necesidad.
INSTRUCCIONES El Estudio de Necesidades debe describir el problema o la necesidad y explicar por qué el programa propuesto amerita recibir los fondos. Necesidad: ¿Cuál es la situación que le atañe? Relacionarlo con el propósito y las prioridades de la organización. Se presenta en términos de clientes, beneficiarios o misión de la organización.
2. Describa las actividades llevadas a cabo para identificar la necesidad.
Las actividades deben ir dirigidas a identificar las necesidades de la clientela a atender.
3. Fecha
Incluya la fecha en que se llevó a cabo cada una de las actividades. La fecha debe ser lo más reciente posible. No incluya fechas de años anteriores.
4. Instrumento utilizado
Indique el o los instrumentos que utilizó para identificar la necesidad.
5. Resultados
Incluya la(s) necesidad(s) identificad(as) en orden de prioridad. Incluya datos estadísticos
6. Cómo va a atender la(s) Necesidad(es) identificada(s)
Indique cómo va a atender las necesidades identificadas en el orden de prioridad de acuerdo al orden previamente establecido.
V. Plan de Trabajo. Esta sección se presenta en forma de tabla. Debe reflejar toda la clientela a ser servida. Incluya los objetivos, las actividades, las fechas, las personas responsables y el método de evaluación.
Los siguientes criterios le ayudarán en la redacción de los planes: programático y administrativo.
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PLAN PROGRAMÁTICO Y INSTRUCCIONES ADMINISTRATIVO OBJETIVOS Los objetivos deben ser redactados en forma que indiquen: Los objetivos están directamente ¿Qué quiero lograr de esa necesidad identificada? relacionados con el problema o ¿En qué periodo de tiempo? necesidad. ¿Qué va a cambiar? ¿Quién va ser impactado? y ¿Cómo voy a atender la necesidad? ACTIVIDADES Esta sección deberá proveer una descripción específica de las actividades programáticas y administrativas que se llevarán a cabo para lograr los objetivos deseados, así como una explicación de la razón por la que algún método específico
Actividades Programáticas Recuerde que las estrategias seleccionadas deben contener una base científica validada. ¿Qué voy a hacer para lograr el objetivo? Asócielas directamente con las necesidades y objetivos. ¿Las actividades que propone son permitidas por el programa federal bajo el que presenta el plan? Actividades administrativas ¿Qué voy a hacer para lograr el objetivo?
FECHA - ITINERARIO Actividades Programáticas y Actividades administrativas Tiempo en que se lograrán los objetivos. Debe especificar el periodo de tiempo en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los objetivos. Personal Responsable ¿Quién o quiénes van a llevar a cabo la actividad?
Plan Programático y Plan Administrativo
Debe incluir quien o quienes son las personas responsables de llevar a cabo las actividades para el logro del objetivo.
MÉTODO DE EVALUACIÓN ¿Cómo voy a medir el logro del objetivo?
Debe indicar que método de evaluación va a utilizar para medir el logro del objetivo. Algunos ejemplos son: Análisis, Estudio comparativo
VI. Plan de Evaluación ( Medida de los resultados). Esta sección debe presentar un plan para medir la efectividad de los objetivos y cómo el programa va a medir si se logró el efecto deseado. Incluya los objetivos, las actividades de evaluación, el calendario de evaluación, los criterios de evaluación cuantitativos y cualitativos y los instrumentos a utilizar. Mencione las opciones para divulgar los resultados y los logros del proyecto. Verifique que todos los objetivos incluidos en el plan programático y administrativo están contemplados en este plan.
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Los siguientes criterios le servirán de ayuda en al redacción del plan de evolución. MEDIDA DE LOS RESULTADOS OBJETIVOS
INSTRUCCIONES Incluya todos los objetivos del Plan de trabajo tanto Programático como Administrativo.
ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN Indique las actividades de evaluación que llevará a cabo para Se evaluará el programa de manera determinar el logro de los objetivos del plan de trabajo. que se puedan hacer las modificaciones necesarias durante el curso de la iniciativa. FECHA – ITINERARIO Debe reflejar que la evaluación es un proceso continúo y sistemático.
Incluya todas las actividades de evaluación que llevará a cabo para determinar el logro de los objetivos. Recuerde que se va a medir el logro de los objetivos y no si se llevaron a cabo o no las actividades.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Criterios que se usaran para medir el logro de los objetivos.
CUANTITATIVO Incluye datos estadísticos Ganancias del objetivo.
que
demuestren
CUALITATIVO Indica la calidad de los servicios recibidos. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN Describen la premisa académica y administrativa que se usará para medir si el método y las actividades han sido exitosos.
Incluya los instrumentos que usará para recopilar la información necesaria para demostrar que los resultados propuestos fueron obtenidos, Por ejemplo: cuestionarios, pruebas pre y post, asistencia, entrevistas, entre otros.
VII. Recursos Humanos. En esta tabla se deben describir los puestos que son necesarios para llevar a cabo las actividades, si aplica según el Programa, y lograr los objetivos trazados. Se deben indicar las calificaciones y los requisitos del personal del proyecto así como sus responsabilidades y el tiempo durante el cual trabajará para el proyecto.
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RECURSOS HUMANOS
INSTRUCCIONES
PUESTO
Incluya todos los puestos que son necesarios para llevar a cabo las actividades para el logro de los objetivos.
NOMBRE
Indique el nombre de la persona. Si la persona no está identificada favor de escribir vacante.
CALIFICACIONES
Incluya la preparación académica y la experiencia que es requisito para llevar a cabo las funciones.
RESPONSABILIDADES (Posición)
Indique las funciones que realizará cada persona. Debe incluir: Justificación de la posición, y Las actividades a realizar
% del Tiempo que dedicará al proyecto
Indique por cada persona en el proyecto el tiempo durante el cual trabajará para el proyecto
VIII. Presupuesto. Esta sección incluye el desglose estimado y la justificación de las peticiones y descripción de los gastos. Además, incluye el resumen del presupuesto donde aparece el costo total del proyecto o iniciativa. Es en el desglose estimado donde se documenta la relación directa entre la petición y el plan de trabajo. Debe especificar si este programa esta recibiendo fondos de otra fuente y justificar todos los gastos. Específicamente, ¿cuánto costará el esfuerzo?
Los siguientes criterios le ayudaran en la preparación del presupuesto. PRESUPUESTO PERSONAL Enumere cada posición por título y nombre de empleado, si está disponible. Demuestre la tasa de salario anual y el promedio de tiempo que dedicará al proyecto. La compensación de empleados que realizan actividades subvencionadas con fondos federales deberá ser compatible con la que se paga por trabajos similares en la organización que solicita los fondos.
INSTRUCCIONES Incluya: Título/Posición - Nombre de la Posición; Descripción de la Posición ej. deberes, responsabilidades, etc.; Cálculo del Costo (Cantidad de Personas ____ x $_________x _____horas = $_________) Detalle de costo por Personal
BENEFICIOS MARGINALES
Debe incluir: La descripción de los beneficios según la posición;
Los beneficios marginales deberán estar basados en costos reales o en una fórmula establecida. Los beneficios marginales son para el personal enumerado en la categoría
Indique el Costo Total de Salario.
El cálculo (Cantidad de Personas ____ x $________=
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PRESUPUESTO (A) del presupuesto y solamente por el tiempo dedicado al proyecto.
VIAJES
INSTRUCCIONES $_________) El detalle del costo de los Beneficios marginales; y El costo Total Beneficios Marginales
Detalle los gastos de viaje por propósito (ej. Personal para adiestramiento, entrevistas en el campo, reuniones de asesoría, etc.). Demuestre los cálculos (ej., seis personas para un adiestramiento de 3-días X $pasaje, $estadía, $dieta). Identifique el destino del viaje si lo conoce. Debe incluir: Destino y Propósito de Viaje; Lugar, Detalle, Cálculo y Costo; y Costo Total de Viaje.
EQUIPO Enumere el equipo que propone sea adquirido por DEPR. Se define equipo como propiedad tangible que tiene una vida útil de más de dos años y un costo de adquisición de $XXXX o más por unidad. DEBERÁ VERIFICARSE CON LAS REGLAS DE MATERIALES Y SERVICIOS DE DEPR.
Indique: Artículo - descripción del artículo; Cálculo (2 fotocopiadoras X $______ =$______) Detalle del costo del Equipo; y Costo Total Equipo
El solicitante deberá analizar el beneficio de comprar versus alquilar el equipo, especialmente si se trata de artículos caros o que estén sujetos a rápidos avances tecnológicos. Deberá explicar cuán necesario es el equipo para el éxito del proyecto. Materiales Enumere los artículos por clase (materiales, franqueo, materiales de adiestramiento, papel de copias, equipo desechable, artículos que cuesten menos de $XXXX (DEBERÁ VERIFICARSE CON LAS REGLAS DE MATERIALES Y SERVICIOS DE DEPR tales como libros o grabadoras de mano) Demuestre los cálculos.
Indique: Artículo - descripción del artículo; Cálculo (2 facsímiles X $_____= $_____) Detalle del costo de los Materiales; y Costo Total de los Materiales
En general, materiales incluye
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PRESUPUESTO INSTRUCCIONES cualquier material desechable o que se consuma durante el proyecto. Servicios Profesionales Indique: (Consultores/Contratistas) Servicios profesionales a contratar -descripción de los servicios profesionales necesarios para llevar acabo el Detalle los servicios profesionales plan de trabajo; necesarios para llevar a cabo el Costo Estimado plan de trabajo. Tenga presente Calcule un costo estimado a base del costo por que todos los servicios hora, por día o precio establecido por los profesionales deberán someterse al servicios. proceso requerido para la ( ______horas x $ ______ = $ ______) y selección de servicios (por Costo Total de los Servicios Contratados. ejemplo, obtener cotizaciones o propuestas) según establece la Guía para la Selección de Servicios Profesionales que son Sufragados con Fondos Federales. Si se aprueba el plan de trabajo, los requisitos de servicios profesionales se deberán cumplimentar mediante las Formas PSF que requiere la Oficina de Asuntos Federales. Estos servicios se adjudican mediante convocatoria. No deben indicar nombre o identificar organización o entidad alguna ya que esto anulará la solicitud de fondos.
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Apéndice 1.3 UPT08
Evaluación Académica para Solicitar fondos Federales a través de Planes de Trabajo Proponente ___________________ Plan Académico _____ Nuevo _____
Titulo:________________________ Plan Administrativo _____ Continuación _____
Este documento es una guía para evaluar las solicitudes de fondos federales sometidas por las entidades elegibles para recibir fondos federales a través de planes de trabajo. Antes de que la Oficina de Asuntos Federales pueda revisar un plan de trabajo para determinar si cumple con los requisitos del gobierno federal y otorgarle fondos, dicho plan de trabajo deberá ser aprobado por el Subsecretario de Asuntos Académicos o su representante autorizado para garantizar que está bien concebido, que servirá un propósito académico útil y que es compatible con las prioridades académicas del Departamento. Si el Subsecretario de Asuntos Académicos somete un plan de trabajo, el Secretario de Educación o su representante autorizado serán responsables del proceso de evaluación.
Para someter la petición de fondos federales debe utilizarse el formulario estipulado por la Oficina de Asuntos Federales. I.
Información del Solicitante - La sección de información del solicitante deberá completarse en su totalidad o el plan de trabajo no será considerado.
Criterios de Evaluación 1. Incluye el nombre y la firma del solicitante. 2. Incluye el Titulo del plan.
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del(la)evaluador(a)
3. Indica el tipo de entidad elegible. 4. Incluye la dirección , el número de teléfono y el correo electrónico 5. Si es Agencia Gubernamental o Municipio, incluye el endoso del programa correspondiente. 6. Indica el o los programas al que va a someter el plan. 7. Indica la fecha de entrega.
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II. Informe de Logros: Si es un Plan de Trabajo de continuación tiene que completar esta sección. Esta sección consta de dos partes. La tabla donde se presentan los logros cuantitativos y cualitativos y el análisis narrativo de los resultados.
Criterios de Evaluación 1.Presenta los logros cuantitativos y cualitativos obtenidos 2. Demuestra la relación directa entre los objetivos y los logros obtenidos. 3. Presenta las limitaciones encontradas y las proyecciones para atenderlas. 4.Presenta un narrativo detallado que explica los resultados obtenidos 5. Justifica la necesidad de continuar con el plan.
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del (la) Evaluador(a)
III. Estudio de Necesidades; Esta sección consta de una tabla donde se establecen las actividades que se realizaron para determinar las necesidades de la población a servir. Es en esta sección donde se documenta y se justifica el problema o necesidad que amerita atenderse y la razón para solicitar los fondos.
Criterios de Evaluación 1. Indica las actividades realizadas con la población a atender. 2. Las fechas indicadas documentan que los datos obtenidos son recientes y actualizados. 3. Identifica y describe los instrumentos utilizados. 4. Los resultados obtenidos documentan la(s) necesidad(es) identificada(s). 5.Describe cómo trabajará para atender el(los) problema(s) o necesidad(es) identificado(s) 6. Provee estadísticas y fuentes de información
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del (la) evaluador(a)
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confiables para respaldar a la racionalidad del proyecto o iniciativa. 7. Evidencia que el proyecto o iniciativa responde a las prioridades del Departamento de Educación. IV. Plan de Trabajo: A. Plan Programático. Esta sección deberá proveer una descripción específica de las actividades programáticas que se llevarán a cabo para lograr los objetivos deseados, así como una explicación de la razón por la que algún método específico ha sido escogido para atender la necesidad o problema. Debe describir específicamente cómo el proyecto o iniciativa que propone atenderá el problema o necesidad, y qué cambios van a surgir como resultado de los esfuerzos descritos en el plan programático. El objetivo debe contestar las siguientes preguntas: ¿Cómo espera usted que cambie la situación con su gestión? ¿Qué va a cambiar? ¿De qué manera? ¿En qué periodo de tiempo?
Criterios de Evaluación 1.
Los objetivos incluidos son medibles y están directamente relacionados con el problema o necesidad identificada.
2.
Los objetivos incluidos proponen cómo se van a medir los resultados esperados.
3.
Especifica el periodo de tiempo en que se lograrán los objetivos.
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del (la) evaluador(a)
4. Describe cómo se llevará a
5.
6.
cabo el programa de una manera lógica relacionada con la necesidad. Explica brevemente cómo se relaciona el programa con actividades permitidas bajo el programa federal bajo el cual solicita los fondos. Establece que el objetivo se podrá lograr con los recursos solicitados y cualesquiera otros fondos adicionales, donde aplique.
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B. Plan Administrativo Describa los elementos más importantes del proyecto o iniciativa y cómo se implementará cada uno: a modo de calendario, ¿quién va a hacer qué y cuándo?, las funciones y la preparación del personal, facilidades y equipo, lugar donde se va llevar a cabo el programa, ¿qué equipo se va usar? ¿Qué actividades piensa llevar a cabo para lograr los objetivos y las metas? Asócielas directamente con las necesidades y objetivos. Describa específicamente lo que piensa hacer para obtener resultados. ¿Se podrá lograr en el tiempo propuesto y con los recursos disponibles?
Criterios de Evaluación 1.
Los objetivos incluidos están directamente relacionados con la administración del proyecto o iniciativa.
2.
Los objetivos están redactados en forma medible.
3.
Especifica el periodo de tiempo en que se lograrán los objetivos.
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del (la) evaluador(a)
4. Las actividades están 5.
6.
7.
redactadas siguiendo una secuencia lógica. Se diseñaron actividades para monitorear el desarrollo, implantación y evaluación del proyecto o iniciativa. Indica cómo recopilará los datos para informar trimestralmente el progreso del proyecto o iniciativa. Describe cómo monitoreara el uso de los fondos asignados.
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V. Plan de Evaluación: Esta sección presenta el plan diseñado para medir la efectividad de los objetivos y cómo el proyecto o iniciativa va a medir si se logró el efecto deseado. Debe contestar las siguientes preguntas: ¿Cómo sabrá si logró los resultados que se proponía? ¿Cómo se documentará lo que ha logrado? ¿Cómo sabrá si tuvo éxito? Una evaluación continua de los resultados le permitirá saber si su Método requiere revisión. Abarca el proceso y el resultado o producto.
Criterios de Evaluación 1. Describe cómo se medirán las actividades programáticas y administrativas para demostrar que se obtuvieron los resultados deseados.
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del (la) evaluador(a)
2. Describe el método de evaluación que utilizará. Describe los criterios que se utilizarán para medir si el método y las actividades han sido exitosas. 3. El proceso de evaluación incluido es uno continuo, formativo y sumativo. 4. Identifica la persona que llevará a cabo la evaluación del proyecto, incluyendo la evidencia a presentar y la fecha en que entregará el informe de progreso. Incluye evidencia de las credenciales de la persona. 5. Describe los instrumentos que utilizará para recopilar la información que demostrará que se obtuvieron los resultados propuestos. 6. Indica el informe de progreso trimestral que someterá y lo que incluirá el mismo. El reporte final de logros que entregará al finalizar el proyecto demuestra cómo se lograron las metas y objetivos del programa
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V. Recursos Humanos En esta sección se justifica el personal solicitado y necesario para llevar a cabo el proyecto o iniciativa. Se indican las tareas y funciones, el puesto y el tiempo que dedicarán al mismo.
Criterios de Evaluación
Cumple
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del (la) evaluador(a)
1. Describe los puestos que son necesarios para cumplir con las actividades programadas. 2. Provee las cualificaciones necesarias para ocupar los puestos solicitados. 3. Provee la descripción de las funciones del personal 4. Indica el tiempo que le dedicara al proyecto o iniciativa.
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VI. Presupuesto En esta sección se describen y delinean claramente los gastos a incurrir en el presupuesto solicitado. Consta de dos partes: El Desglose Estimado es donde se describe y justifica la petición de fondos debe ser detallado y específico. Indica ¿cómo se calcularon los gastos? Justifique y explique cada entrada del presupuesto que se preste a cuestionamientos. Luego totalice las partidas en el Resumen del Presupuesto aquí es donde se recoge el costo total del proyecto o iniciativa. Debe especificar si este proyecto o iniciativa está recibiendo fondos de otra fuente y debe justificar todos los gastos. Debe indicar específicamente cuánto costará el esfuerzo. Por favor describa y justifique. La descripción del servicio que se solicita es la parte donde se evidencia la relación directa entre la petición presupuestaria y el plan de trabajo. Criterios de Evaluación Cumple 1. Describe los recursos necesarios para llevar a cabo el programa. 2. Justifica los recursos solicitados de acuerdo a las necesidades a atender. 3. Los costos que propone son razonables y necesarios. 4. Los costos de los recursos humanos incluidos son necesarios y no suplantan o duplican los servicios a ofrecer por el D. E. 5. El equipo y materiales incluidos son necesarios para el desarrollo del programa. 6. Los costos del equipo y materiales solicitados son necesarios y no suplantan o duplican los servicios que debe proveer el D. E. 7. Describe los servicios profesionales necesarios para el desarrollo del programa. Los costos de los servicios profesionales solicitados para el desarrollo del programa son necesarios y no suplantan o duplican los servicios que debe proveer el D. E. 8. El Resumen del Presupuesto está completado en todas sus partes.
Cumple Parcialmente
No Cumple
Comentarios del (la) evaluador(a)
Nota: En la parte F del Desglose Estimado no debe incluir el nombre o identificar la organización o compañía ya que este servicio se otorga por competencia. Si aparece algún nombre en esta sección el plan debe devolverse sin tramitar.
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VI. Resultado de la Evaluación:
_____ El plan de trabajo ha sido aprobado. _____ El plan de trabajo necesita modificaciones. _____ El plan de trabajo ha sido denegado.
____________________________ Nombre del (la) Evaluador(a)
_____________________ Puesto
___________________________ Firma
______________________ Fecha
Visto Bueno _________________________ Firma Subsecretario
________________________ Fecha
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Apéndice: 1.4 Titulo_______________
Proponente____________________
Nueva_____ Continuación_____
REVISION DE CUMPLIMIENTO DE LEY PARA PLANES DE TRABAJO FEDERALES Este documento es una guía para el personal del programa federal con el fin de revisar el cumplimiento de ley de los planes de trabajo federales sometidos por el(la) Secretario(a), el(la) Subsecretario(a) de Asuntos Académicos, el(la) Subsecretario(a) de administración o sus representantes autorizados. El personal del programa federal será responsable de leer el plan de trabajo en su totalidad. Sin embargo, para revisar el cumplimiento de ley debe que hacer énfasis en las siguientes secciones: III. Exposición del problema o necesidad V. Método VI. Medida de los resultados VII. Presupuesto III. Exposición del problema o necesidad. Esta sección debe describir la razón para la solicitud de fondos. Deberá establecer el problema específico a discutir y justificar la necesidad que tiene el programa de atender dicho problema. El personal del programa federal será responsable de determinar si la necesidad o problema que se expone es permisible según los requerimientos de Ley. III. Exposición del problema o la necesidad 1. Describa el problema o la necesidad.
2. Describa las iniciativas claramente de manera que se justifique el programa en el contexto de las prioridades académicas del Departamento de Educación. 3. Describa la clientela que recibirá el servicio. 4. Provea estadísticas y/o fuentes de información confiables para respaldar la racionalidad de la iniciativa. 5. Descripción de cómo el plan ayudará a
Instrucciones El plan de trabajo debe describir el problema o la necesidad y explicar por qué el programa propuesto amerita recibir los fondos. El plan de trabajo debe describir cómo el programa es compatible con las prioridades académicas del departamento. El plan de trabajo debe describir a aquéllos que recibirán el servicio, la necesidad que tienen de recibirlo, etc. El plan de trabajo debe proveer información suficiente para respaldar la necesidad y racionalidad del programa El plan de trabajo debe justificar
Comentarios del Programa Federal
N/A
N/A
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III. Exposición del problema o la necesidad trabar con el problema o necesidad. 6. Si aplica-descripción de cómo se desarrolló el programa con la aportación de los clientes y beneficiarios. 7. Sólo planes de trabajo que sean una continuación de un plan anterior descripción de los logros obtenidos con el plan de trabajo aprobado anteriormente. 8. Solo para planes de trabajo que utilizan recursos externos- la unidad de selección de proveedores tendrá que evidenciar el proceso competitivo que usó para seleccionar el recurso externo y dar a conocer las credenciales de la institución.
Instrucciones
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cómo se manejará el problema al aplicar la solución propuesta (plan de trabajo). Si aplica- el inventario de necesidades deberá estar basado en las necesidades de los clientes que van a recibir el servicio o en información empírica. Si este plan de trabajo es la continuación de un plan anterior describa los logros significativos que obtuvo con el plan aprobado anteriormente. Si el la plan de trabajo propone contratar recursos externos al Departamento de Educación de Puerto Rico, deberá demostrar que se aplicaron los criterios de selección de la Guía No Reguladora para la selección de servicios profesionales
V. Método. Esta sección deberá proveer una descripción específica de las actividades programáticas y administrativas que se llevarán a cabo para lograr los objetivos deseados, así como una explicación de la razón por la que algún método específico ha sido escogido para atender una necesidad o problema. El personal del programa federal será responsable de determinar si el método presentado cumple con los requisitos de Ley. V. Métodos
Instrucciones
1. Método necesario para lograr los objetivos y resolver el problema o satisfacer la necesidad. 2. ¿Cómo se relacionan las actividades propuestas en el plan a actividades permisibles bajo un programa federal?
El plan de trabajo debe describir cómo se llevará a cabo el programa de una manera lógica relacionada con la necesidad.
Comentarios del Programa Federal
El plan de trabajo provee una breve explicación de cómo se relaciona el programa con actividades permitidas bajo el programa federal para el que se solicitan fondos. La Oficina de Asuntos Federales determinará si la relación existe y si puede identificar el programa federal adecuado bajo el que se pueda financiar la iniciativa, si es posible. El plan de trabajo debe establecer también que el objetivo se podrá lograr en el periodo de tiempo propuesto y con los recursos solicitados para este plan de
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V. Métodos
3. El personal necesario para llevar a cabo las actividades. Provea una descripción de las funciones del personal. 4. ¿Cómo se escogerá la clientela que va a recibir los servicios?
Instrucciones trabajo y cualesquiera otros fondos adicionales, donde aplique. El plan de trabajo debe describir el personal requerido y las actividades que llevaran a cabo.
Comentarios del Programa Federal N/A
Identifique la población que va a recibir los servicios, ¿quiénes son y por qué?
VI. Medida de los resultados. Esta sección debe presentar un plan para medir la efectividad de los objetivos y cómo el programa va a medir si se logró el efecto deseado. El personal del programa federal será responsable de determinar si la medida de los resultados presentado cumple con los requisitos de Ley. VI. Medida de los resultados 1. El plan programático y administrativo para determinar el grado al que se lograron los resultados deseados y el programa se llevó a cabo tal como se planificó. 2. ¿Cómo se evaluará el plan de manera que se puedan hacer las modificaciones necesarias durante el curso de la iniciativa? 3. ¿Quién será responsable del proceso de medir los resultados? Credenciales de la persona. 4. Criterios que se usarán para medir el logro de los objetivos. 5. Instrumentos o cuestionarios que se vayan a usar para medir resultados. 6. El informe de progreso trimestral se someterá al Programa Federal al que se solicitaron los fondos.
Instrucciones
Comentarios del Programa Federal
El plan debe describir cómo las actividades programáticas y administrativas serán medidas para demostrar que se obtuvieron los resultados deseados.
El plan de trabajo debe describir un proceso continuo de evaluación que permita identificar las posibles áreas programáticas y administrativas que necesiten revisiones para garantizar que las actividades tendrán éxito. Identifique la persona responsable de que la N/A medida de los resultados sea documentada y de que se entregue un reporte de progreso. Describa sus credenciales. Describa la premisa académica y administrativa que se usará para medir si el método y las actividades han sido exitosos. Describa los instrumentos que usará para recopilar N/A la información necesaria para demostrar que se obtuvieron los resultados propuestos. Por ejemplo: cuestionarios, pruebas pre y post, asistencia, entrevistas, entre otros. Cada tres meses se deberá someter un reporte de progreso a la Oficina de Asuntos Federales para informar que el plan de trabajo ha sido implementado. Este debe describir la situación del programa y cualquier modificación que se haya hecho para garantizar el éxito. Cualquier cambio significativo en el plan deberá someterse a la Oficina de Asuntos Federales antes de ser
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VI. Medida de los resultados
Instrucciones
7. El informe de logros se entregará al Programa Federal Programa una vez se lleve a cabo el plan de trabajo o el periodo de financiación haya terminado.
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implementado. Una vez terminado el programa, se someterá un reporte de logros a la Oficina de Asuntos Federales que demuestre cómo se lograron las metas y objetivos del programa.
VII. Presupuesto. Esta sección describe y delinea más claramente los gastos a incurrir en el presupuesto solicitado. Debe especificar si este programa esta recibiendo fondos de otra fuente y justificar todos los gastos. El personal del programa federal será responsable de determinar si los costos de cada partida del presupuesto presentados son razonables, permisibles, asignables y que cumple con los requisitos de Ley. VII. Presupuesto
Instrucciones
1. Descripción y justificación de gastos, incluida una descripción de cómo se justifican los gastos en el mercado educativo. 2. Descripción y justificación de por qué los gastos son necesarios para logra los objetivos del plan de trabajo. 3. Descripción y justificación de los recursos humanos necesarios para el programa.
El plan de trabajo debe describir y justificar los recursos necesarios para el programa, incluida una descripción de por qué los costos que propone son razonables. El plan de trabajo debe relacionar los gastos directamente a los objetivos del programa.
4. Descripción y justificación del equipo y los materiales necesarios para el programa. 5. Descripción y justificación de los servicios profesionales necesarios para el programa.
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El plan de trabajo debe especificar el costo por los recursos humanos necesarios para el programa y explicar por qué dichos costos son necesarios y no duplicativos. Si aplica-el plan de trabajo debe especificar el costo del equipo y los materiales necesarios para el programa y explicar por qué dichos costos son necesarios y no duplicativos. El plan de trabajo debe especificar el costo de los servicios profesionales necesarios para el programa y explicar por qué dichos costos son necesarios y no duplicativos.
Formulario de presupuesto para el Plan de trabajo federal: El programa federal deberá revisar esta sección. A. Personal – posición por titulo y nombre de empleado, si está disponible. Demuestre la tasa de salario anual y el promedio de tiempo que dedicará al proyecto. La compensación de empleados que realizan actividades subvencionadas con fondos federales deberá ser compatible con la que se paga por trabajos similares en la organización que solicita los fondos. Título/Posición Nombre de la Posición
Descripción de la Posición Descripción de la Posición, ej. deberes,
Cálculo del Costo (ej. x 2 Directores de Programa)
Detalle lineal de costo por el Personal
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responsabilidades, etc.
Costo Total de Salario B. Beneficios marginales – N/A C. Viajes – Detalle los gastos de viaje por propósito (ej. Personal para adiestramiento, entrevistas en el campo, reuniones de asesoría, etc.). Demuestre los cálculos (ej., seis personas para un adiestramiento de 3-dias X $pasaje, $estadía, $dieta). Identifique el destino del viaje si lo conoce. Propósito de Viaje
Lugar
Detalle
Cálculo
Costo
Costo Total de viaje
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D. Equipo – Enumere el equipo que propone sea adquirido por el DEPR. Se define equipo como propiedad tangible que tiene una vida útil de más de dos años y un costo de adquisición de $500.00 o más por unidad. El solicitante deberá analizar el beneficio de comprar versus alquilar el equipo, especialmente si se trata de artículos caros o que estén sujetos a rápidos avances tecnológicos. Deberá explicar cuán necesario es el equipo para el éxito del proyecto. Artículo Descripción del artículo
Calculo (ej. x 2 fotocopiadoras)
Detalle lineal del costo del Equipo
E. Materiales – Enumere los artículos por clase (materiales, franqueo, materiales de adiestramiento, papel de copias, equipo desechable, artículos que cuesten menos de $499.99 tales como libros o grabadoras de mano) Demuestre los cálculos. En general, materiales incluye cualquier material desechable o que se consuma durante el proyecto. Artículo Descripción del artículo
Calculo (ej. x 2 facsímiles)
Detalle lineal del costo de los Materiales
Costo Total de los materiales F. Servicios Profesionales (Consultores/Contratistas) – Detalle los servicios profesionales necesarios para llevar a cabo el plan de trabajo. Tenga presente que todos los servicios profesionales deberán someterse al proceso requerido para la selección de servicios (por ejemplo, obtener cotizaciones o propuestas) según establece la Guía No Reguladora para la Selección de Servicios profesionales a ser subvencionados por el gobierno federal. Si se aprueba el plan de trabajo, los requisitos de servicios profesionales se deberán cumplimentar mediante las Formas PSF que requiere la Oficina de Asuntos Federales.
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Servicios profesionales a contratar Descripción de los servicios profesionales necesarios para llevar acabo el plan de trabajo.
Costo Estimado Calcule un costo estimado a base del costo por hora, por día o precio establecido por los servicios.
Costo Total de los servicios Contratados
Resumen del Presupuesto – N/A
_____ El plan de trabajo ha sido denegado
_____ El plan de trabajo ha sido aprobado.
_________________________________ Coordinador de Programa Federal
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Apéndice: 1.6
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN Secretaría Auxiliar de __________ Programa____________________ Oficina ______________________ Unidad ______________________ Carta de Endoso Yo_______________________, ________________________________________ endoso Nombre de la Persona
Secretario Auxiliar, Director de Programa/Oficina
El Plan de Trabajo _________________________________________________________ Título
Sometido por______________________________________________________________ Nombre del director de la Agencia o Alcalde
de ______________________________________________________________________. Nombre de la agencia gubernamental, departamento, Municipio
El mismo apoyará y no duplicará los esfuerzos educativos y/o servicios que ofrece el DE. Las estrategias que presenta en su plan van dirigidas a ayudar a nuestros estudiantes a aumentar su aprovechamiento académico y lograr los estándares académicos y de contenido establecidos por el DE. Esta secretaría, oficina, unidad o programa dará seguimiento, supervisará la implantación del plan de trabajo y servirá de enlace entre la agencia, departamento o municipio y la Oficina de Asuntos Federales.
____________________________________ Firma Secretario Auxiliar, Director de Programa/Oficina
____________________ Fecha
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