P-SSM-CDR PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS FECHA DE EMISIÓN: 31/03/2012

Revisión

: 02

Elaborado

: Supervisor SSOMA

Revisado 1

: Jefe SSOMA

Revisado 2

: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Cambios en el presente documento:     

Modificación de encabezado, estructura de firmas. 3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS 4. RESPONSABILIDADES, ítems: 4.1 al 4.7 5. DEFINICIONES, ítems: 5.1 al 5.4, 5.6 al 5.9, 5.12, 5.13, 5.15, 5.17 6. PROCEDIMIENTO, ítems: 6.1.1 al 6.1.5, 6.2 (tabla), 6.3.2 (tabla), 6.4, 6.6, 6.8, 6.9, 6.10.3 al 6.10.7, 6.11.

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: 02

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: Supervisor SSOMA

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: Jefe SSOMA

Revisado 2

: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO

3

2.

ALCANCE

3

3.

REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

3

4.

RESPONSABILIDADES

3

5.

DEFINICIONES

4

6.

PROCEDIMIENTO

6

7.

REGISTROS

16

8.

ANEXO

16

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: Supervisor SSOMA

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: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

OBJETIVO Establecer las pautas necesarias para la elaboración, revisión, identificación, aprobación, distribución, actualización, almacenamiento y protección de los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) de Mitsui Automotriz S.A. (MASA).

2.

ALCANCE Este procedimiento involucra a todos los documentos y registros relacionados con el Sistema Integrado de Gestión de SSOMA en MASA.

3.

REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS  Ley 29783: Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo - Artículo 28.  D.S. 005-2012-TR: Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.  R.M. N° 050-2013-TR: Formatos referenciales de la información mínima que deben contener los registros obligatorios del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.  Ley 30222: Ley que modifica la Ley 29783.  D.S. 055-2010-EM: Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y otras medidas complementarias en minería.  Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de MASA.

4.

RESPONSABILIDADES 4.1. Gerente General:  Aprobar la política, reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y manuales del sistema de gestión de SSOMA.  Realizar una revisión del desempeño del sistema de gestión. 4.2. CFO / CAO:  Revisar los reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y manuales del sistema de gestión de SSOMA, luego de la revisión de la Jefatura de SSOMA. 4.3. Gerentes de Área:  Aprobar los procedimientos, registros y manuales operativos. 4.4. Sub Gerentes de Área:  Revisar los procedimientos, registros y manuales operativos.

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4.5. Jefatura de SSOMA:  Revisar los reglamentos, planes, programas, procedimientos, registros y manuales del sistema de gestión de SSOMA. Es la persona encargada de dar el visto bueno para que el documento sea revisado por el CFO / CAO o el Subgerente del Área, según el documento que corresponda.  Archivar, conservar, mantener y disponer los documentos y registros del sistema integrado de gestión de SSOMA. 4.6. Supervisor SSOMA:  Desarrollar la documentación e información necesaria del sistema integrado de gestión de SSOMA. 4.7. Líder, Supervisor, Jefe de Área:  Desarrollar la documentación e información necesaria de acuerdo a las diferentes realidades, para poder identificar todas aquellas medidas adicionales que se requieran en busca del mejor cumplimiento del presente procedimiento. 5.

DEFINICIONES 5.1. Anexos: Son guías establecidas para ayudar a la comprensión de un procedimiento. 5.2. Copia Controlada: Copia de documento original que al entregarse a una persona se registra en un formato. 5.3. Copia No Controlada: Copia de documento original que al entregarse a una persona no es necesario registrarlo. 5.4. Copia Dura: Copia física impresa. 5.5. Documento: Información y su medio de soporte, este medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de estos. 5.6. Documento Externo: Documento que no es generado por MASA, pero que por su información específica es adoptado como parte del sistema de gestión y debe ser controlado. Puede encontrarse en copia dura o medio electrónico. Son documentos externos las normas legales aplicables, normas técnicas, MSDS, manuales de equipos, guías técnicas, información de clientes, entre otros. 5.7. Documento Interno: Documento generado por MASA para su uso dentro del sistema de gestión. Son documentos internos las políticas, reglamentos, manuales, procedimientos, instrucciones, diagramas, formatos de registros y planos.

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5.8. Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una nueva versión actualizada o retirado porque la actividad que lo originó se ha suspendido o es controlada por otro documento. 5.9. Fecha de Emisión: Es la fecha que se dio origen al documento. 5.10. Formato: Es un documento en el que se consignarán datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro. 5.11. Instructivo o Instrucción: Documento que detalla la forma de “como” desarrollar una actividad específica en un proceso determinado, puede incluir gráficos, esquemas, dibujos, fotografías, etc. para ayudar a la comprensión del usuario. 5.12. Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización. El manual puede variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular. 5.13. Plan: Es el documento de gestión mediante el cual se describe a grandes rasgos las ideas que van a orientar y condicionar el desarrollo de los niveles de la planificación para el mismo. Sería el nivel estratégico, con unas metas genéricas que dan sentido al resto de los niveles, de forma que no se hagan acciones aisladas sino que todas tengan una coherencia, una finalidad. Para que un plan se lleve a cabo se requiere que se desglose en las acciones específicas que son necesarias para lograr lo que el plan se propone hacer. Esto se hace a través del uso del programa. 5.14. Política: Es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo realizar las actividades de la empresa. 5.15. Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. 5.16. Programa: Documento que establece una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. El programa está compuesto de acciones, responsabilidades, medios y plazos a seguir para alcanzar los objetivos y metas de una organización. 5.17. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 5.18. Reglamento: Es el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en la empresa, así como las consecuencias al infringir las reglas establecidas.

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PROCEDIMIENTO 6.1. Estructura de Documento 6.1.1. Encabezado de Procedimiento:  El logo de la empresa se ubica en la primera columna.  El código del documento y el nombre del documento se ubica en la segunda columna. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11.  En la celda Revisión, debe escribirse el número de revisión del documento con dos (2) dígitos. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 10.  En las celdas Elaborado, Revisado 1, Revisado 2 y Aprobado, debe escribirse el cargo de la persona. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 10.  En la fecha de emisión se colocará la fecha que dio origen al documento.

6.1.2.

Carátula:  El logo de la empresa y el nombre del documento se ubicará según la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 28.

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 En el cuadro de identificación de cambios, se escribe los cambios en relación a la versión anterior. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11.

 Las firmas de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, los nombres y apellidos y las fechas se realizan de acuerdo a la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11.

6.1.3.

Pie de Página:  Todos los documentos del Sistema de Gestión SSOMMA tendrán como pie de página la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11.

6.1.4.

Encabezado de Registros y Otros documentos  El logo de la empresa se ubica en la primera columna.  El nombre del documento se ubica en la segunda columna. El tipo de letra de preferencia será Arial.  El código del documento y el número de revisión se ubica en la tercera columna. El tipo de letra de preferencia será Arial.

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: CFO / CAO

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: Gerente General

 El número de revisión debe escribirse con dos (2) dígitos.

6.1.5.

Tabla de Contenido:  La tabla de contenido de cada documento se inicia en la página 2 que preferentemente cumplirá con la siguiente estructura. El tipo de letra de preferencia será Arial, tamaño 11.

6.1.6.

Contenido del Documento:  El contenido del cada documento se inicia en la página 3, cumpliendo con la secuencia indicada en la tabla de contenido del documento. El tipo de letra para toda la documentación será de preferencia Arial tamaño 11.

Todos los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA se presentan en papel tamaño A4. 6.2. Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos del Sistema de Gestión Los niveles de elaboración, revisión y aprobación establecidos en la organización se detallan a continuación:

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P-SSM-CDR PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS FECHA DE EMISIÓN: 31/03/2012 DOCUMENTO

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: 02

Elaborado

: Supervisor SSOMA

Revisado 1

: Jefe SSOMA

Revisado 2

: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

ELABORA

REVISA

APRUEBA

Políticas de la Organización

Gerente de Área

CFO / CAO

Directorio

Política del Sistema de Gestión

Gerente de Área

CFO / CAO

Gerente General

Jefe SSOMA

CFO / CAO

Gerente General

Gerente de Área

CFO / CAO

Directorio

Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Reglamentos Internos de la Organización

CFO / CAO Jefe de Área

Directorio Gerente de Área

Supervisor SSOMA

Jefe SSOMA

Supervisor / Jefe SSOMA

CFO / CAO Gerente de Área

Gerente General o Comité SST

Gerente de Área

CFO / CAO

Gerente General

Jefe SSOMA

CFO / CAO

Gerente General

Gerente de Área

CFO / CAO

Gerente General

Jefe SSOMA

CFO / CAO

Gerente General

Reglamentos Internos del Sistema de Gestión

Comité SST CFO / CAO

Manual del Sistema de Gestión

Plan del Sistema de Gestión

Jefe SSOMA Supervisor SSOMA

Sub-Gerente de Área

Gerente de Área

Gerente de Área

CFO / CAO

Gerente General

Jefe SSOMA

CFO / CAO

Comité de SST

Programa del Sistema de Gestión

Jefe SSOMA Supervisor SSOMA

Procedimientos del Sistema de Gestión

Jefe de Área o Sub Gerente de Área Supervisor SSOMA

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Sub-Gerente de Área

Gerente de Área

Gerente de Área Gerente General CFO / CAO Jefe SSOMA

Gerente General Página 9 de 16

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: 02

Elaborado

: Supervisor SSOMA

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: Jefe SSOMA

Revisado 2

: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

CFO / CAO

Jefe SSOMA Supervisor SSOMA Líder o Supervisor o Jefe de Área Procedimientos Operativos del Área

Instructivo

Líder o Supervisor o Jefe de Área

Sub Gerente de Área Sub Gerente de Área

Gerente de Área

Gerente de Área

Gerente de Área

Jefe SSOMA

Supervisor SSOMA

Jefe SSOMA

CFO / CAO

Líder o Supervisor o Jefe de Área

Sub Gerente de Área

Gerente de Área

Instructivos Operativos del Área

Registros del Sistema de Gestión (Formatos)

Sub-Gerente de Área

Líder o Supervisor o Jefe de Área

Sub Gerente de Área

Jefe de Área o Sub Gerente de Área

Gerente de Área

Supervisor SSOMA

Jefe SSOMA

Gerente de Área

Jefe SSOMA Gerente General CFO / CAO Gerente General CFO / CAO Jefe SSOMA

Supervisor SSOMA Líder o Supervisor o Jefe de Área Registros Operativos del Área (Formatos)

Líder, Supervisor y/o Jefe de Área

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Sub-Gerente de Área Sub Gerente de Área Sub Gerente de Área

Gerente de Área

Gerente de Área

Gerente de Área

Jefe SSOMA

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: Supervisor SSOMA

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: Jefe SSOMA

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: CFO / CAO

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: Gerente General

6.3. Codificación del Documento del Sistema de Gestión 6.3.1

Política del Sistema de Gestión: La Política del Sistema de Gestión no requiere codificación, ni número de revisión, sólo se mencionará la fecha de aprobación y la firma de aprobación.

6.3.2

Documentos del Sistema de Gestión: Los códigos de los documentos (excepto la Política) se asignaran de acuerdo a las pautas detalladas en el siguiente cuadro:

DOCUMENTO

CODIGO

SIGNIFICADO DEL CODIGO TIPO DE DOCUMENTOS: REG:

Reglamento

M:

Manual

PL:

Plan de Gestión

PG:

Programa de Gestión

P:

Procedimiento

Reglamento

PO:

Procedimiento Operativo

Manual

I:

Instructivo

Plan de Gestión

IO:

Instructivo Operativo

IN:

Informe

T

Programa de Gestión

T – P - XXXX PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL DOCUMENTO:

Procedimiento Procedimiento Operativo

SSM: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Instructivo Operativo

ADM: Administración

P

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CMP:

Compras

CI:

Control Interno

CON:

Contabilidad

CYP:

Carrocería y Pintura

FIN:

Finanzas

HIN:

Hino

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: Jefe SSOMA

Revisado 2

: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

LEG:

Legal

LEX:

Lexus

MKT:

Marketing

MTO:

Mantenimiento

MON: Montacargas RAC:

Rent a Car y Usados

REP:

Repuestos

RH:

Recursos Humanos

SEG:

Seguro

SERV: Servicios TOY:

Toyota

 LETRAS REFERIDAS AL TÍTULO DEL DOCUMENTO, CON UN MÁXIMO DE 4 CARACTERES.

XXXX

 NÚMEROS CORRELATIVOS CON UN MÁXIMO DE 2 DÍGITOS.  COMBINACIÓN DE LETRAS Y NUMEROS CON UN MÁXIMOS DE 6 CARACTERES (Dependiendo del contrato).

REGISTRO PROCESO O ÁREA QUE GENERA EL DOCUMENTO R Registro

R – P - XXXX

P XXXX

 LETRAS REFERIDAS AL TÍTULO DEL DOCUMENTO, CON UN MÁXIMO DE 4 CARACTERES.  NÚMEROS CORRELATIVOS CON UN MÁXIMO DE 2 DÍGITOS.  COMBINACIÓN DE LETRAS Y NUMEROS CON UN MÁXIMOS DE 6 CARACTERES (Dependiendo del contrato).

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Revisión

: 02

Elaborado

: Supervisor SSOMA

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: Jefe SSOMA

Revisado 2

: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

Conservación de los Documentos del Sistema de Gestión: Todos los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA serán incluidos en la RSSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos, en la cual se describe el código, nombre, revisión y fecha de aprobación. En cuanto a los documentos obsoletos serán almacenados electrónicamente teniendo acceso solamente el Área SSOMA, según corresponda. Se guardara únicamente la ultima versión y/o revisión del documento obsoleto en un file con descripción “documento obsoleto”, el resto de la documentación obsoleta podrá ser eliminado.

6.5

Revisión de los Documentos Los documentos del Sistema de Gestión de SSOMA, serán revisados cada vez que sea necesario o con una frecuencia periódica de un año, para asegurar la adecuación óptima de las actividades, productos y servicios de la organización. Se procederá a colocar en la R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos, la fecha de la última actualización del documento, considerando que un documento nuevo empieza con la revisión cero. Ejemplo: Revisión: 00, Revisión: 01, Revisión: 02, etc. Nota: La revisión del documento no implica que este se haya modificado.

6.6

Control de Cambios Los cambios que se realicen en un documento con respecto a la revisión anterior, serán identificados escribiendo la palabra y/o párrafo modificado con letra cursiva y negrita en el documento. En el cuadro “Cambios en el presente documento desde la última revisión” ubicado en la carátula del documento sólo se escribirá los capítulo y/o subcapítulos con letra cursiva y negrita.

6.7

Solicitud de Elaboración y/o Modificación Cualquier persona que forma parte del sistema de gestión puede plantear la elaboración y/o modificación de un documento, el mismo que será solicitado a la jefatura de SSOMA, adjuntando un borrador del documento propuesto. La elaboración, revisión y aprobación del documento se realizara de acuerdo a lo descrito en el ítem 6.1.2 de este procedimiento.

6.8 6.8.1

Distribución de Documentos Internos Generación de Copias Controladas  El área de SSOMA es responsable de generar copias controladas de los documentos del sistema de gestión y de distribuirlos a los representantes

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: Jefe SSOMA

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: CFO / CAO

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: Gerente General

de las unidades de negocio o encargados de las áreas en copia dura o copia electrónica, registrando su firma como constancia de la entrega del documento en el R-SSM-DCC: Registro de Distribución de Copias Controladas.  Al distribuirse una nueva versión del documento y registrarlo, el usuario deberá devolver la copia de la versión anterior.  La identificación de Copia Controlada en el documento se realiza mediante el sello de agua que dice:

Copia Controlada 6.8.2

Generación de Copias No Controladas  El área de SSOMA pueden distribuir los documentos del sistema de gestión a cualquier persona solicitante en copia dura o copia electrónica.  La identificación de Copia No Controlada en el documento se realiza mediante el sello de agua que dice:

Copia No Controlada 6.8.3

Documento en la Intranet  El documento del sistema de gestión que se requiere dar a conocer a todo el personal se entregará en archivo electrónico con extensión pdf al responsable del área del Control & Sistemas.  El encargado de Sistemas publicará el documento a través de la red interna de MASA – intranet.  Todos los usuarios de MASA con acceso a la intranet tendrán acceso a la lectura de los documentos del sistema de gestión.

6.9

Documento Externo Todos los documentos de origen externo serán remitidos a la Jefatura de SSOMA para su registro en el R-SSM-LMDE: Lista Maestra de Documentos Externos. El responsable del área que emplea los documentos de origen externo es el encargado de asegurarse que los documentos que se emplean sean los vigentes.

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: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

6.10 Control de Registros 6.10.1

Identificación del Formato de Registro Los registros se mantendrán legibles, identificables y recuperables y serán controlados también mediante la R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos, en la cual se considera el código del documento, nombre del registro, número de revisión, fecha de actualización, ubicación física o ruta electrónica y disposición final. Los registros se identifican mediante el título del formato y la codificación, en aquellos casos en los que no exista código se identificara sólo por el título.

6.10.2

Almacenamiento del Registro Los responsables de las diferentes áreas archivarán y mantendrán los registros actualizados, deberán garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.

6.10.3

Protección del Registro Cada responsable de las diferentes áreas define las medidas de control apropiados para proteger los registros a fin de evitar daño, pérdida o deterioro. Los registros electrónicos, serán protegidos mediante tecnologías de la información (antivirus, password, etc.).

6.10.4

Recuperación del Registro Los registros deben ser almacenados en forma ordenada para facilitar el acceso a ellos durante su tiempo de retención. Los registros podrán ser almacenados en dispositivos electrónicos (CD, USB, etc.).

6.10.5

Tiempo de Conservación del Registro El tiempo de conservación del registro se indicará en el procedimiento donde se les haga referencia, a excepción del registro R-SSM-DCC: Distribución de Copia Controlada que se archiva el tiempo de vigencia del documento distribuido.

6.10.6

Disposición del Registro MASA define la forma en que se disponen los registros tomando en consideración que los registros confidenciales deben ser destruidos, los registros en papel no confidenciales podrán ser destinados para reutilización y los registros en medio electrónico deben ser borrados o eliminados.

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Revisión

: 02

Elaborado

: Supervisor SSOMA

Revisado 1

: Jefe SSOMA

Revisado 2

: CFO / CAO

Aprobado

: Gerente General

Retiro del Registro Obsoleto El registro obsoleto es retirado al momento de distribuir el documento vigente.

6.11 Control de Documentos y Registros del cliente externo Cuando el cliente requiera que MASA desarrolle documentos y registros de acuerdo al sistema de gestión del cliente, MASA elaborará los documentos y registros solicitados. Los cuales serán registrados en la lista maestra de documentos externos. 7.

REGISTROS Responsable del Control

Tiempo de Conservación

Disposición Final

R-SSM-LMDI: Lista Maestra de Documentos Internos

Jefatura SSOMA

1 año o cuando se actualice.

Eliminación

R-SSM-LMDE: Lista Maestra de Documentos Externos

Jefatura SSOMA

1 año o cuando se actualice.

Eliminación

R-SSM-DCC: Distribución de Copias Controladas

Jefatura SSOMA

1 año o cuando se actualice.

Eliminación

Nombre del Registro

8.

ANEXO Ninguno

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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS Responsable: N°

Código del Documento (T - P - XXXX)

R-SSM-LMDI Revisión

:02

Fecha de Actualización de Lista Maestra: Nombre del Documento

Revisión

Fecha de Aprobación

Ubicación Física

Ruta Electrónica

Persona a Cargo

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS Responsable: N°

Código del Documento

R-SSM-LMDE Revisión

:02

Fecha de Actualización de Lista Maestra: Nombre del Documento

Revisión

Fecha de Aprobación

Ubicación Física

Ruta Electrónica

Persona a Cargo

R-SSM-DCC

DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS GERENCIA / ÁREA: N°

Código del Documento

Revisión

N° DE COPIA ASIGNADA: Nombre del Documento

Fecha de Entregado Revisión Aprobación por

Copia Dura

Copia Electrónica

Recibido por

Fecha de Recepción

Firma

:02