PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE CONTROL DE REGISTROS
PO-INT/02/01 Fecha: 2/04/12 Hoja 1 de 9
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE CONTROL DE REGISTROS
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Fco. Javier Martí Bosch Director de SLCMA
Comité Dirección de SLCMA
Fco. Javier Martí Bosch Director de SLCMA
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ÍNDICE 1.- OBJETO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS 4.- DESCRIPCIÓN 4.1.- Elaboración de registros 4.2.- Revisión de registros 4.3.- Identificación de registros 4.4.- Distribución de registros 4.5.- Archivo de registros 4.6.- Registros electrónicos 4.7.- Tiempo de conservación de los registros
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OBJETO El presente documento tiene por objeto establecer los métodos de actuación y la sistemática a emplear para el tratamiento de los registros derivados de la aplicación de los criterios y actividades de Sistema Integrado de Gestión.
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ALCANCE Este documento es de aplicación a los informes, partes, etc., que constituyen evidencias de la gestión de la calidad, la gestión medioambiental y la gestión de la prevención de riesgos laborales que son, como mínimo los siguientes: ∗
Registros de revisiones del Sistema Integrado de Gestión.
∗
Actas de las Reuniones de los Comité de Dirección de Seguridad Laboral, Calidad y Medio Ambiente (SLCMA).
∗
Pedidos de clientes revisados y aceptados.
∗
Peticiones de ofertas.
∗
Adjudicaciones y contratos.
∗
Evaluación de Proveedores/Subcontratistas
∗
Pedidos de compra.
∗
Requisitos de trazabilidad
∗
Registros de calibración.
∗
Registros de no conformidades.
∗
Registros de acción correctiva.
∗
Registros de acción preventiva
∗
Registros de formación y adiestramiento del personal.
∗
Informes de auditorias.
∗
Reclamaciones.
∗
Registros derivados de la aplicación del Plan de Aplicación del Sistema Integrado de Gestión en Obra
∗
Registros derivados de la Aplicación del Plan de Seguridad y Salud en obra y del Plan de Emergencias en obra y centros de trabajo.
∗
Informe de evaluación inicial de la gestión Ambiental.
∗
Registros de aspectos Ambientales.
∗
Registros de documentación externa aplicable al Sistema Integrado de Gestión
∗
Registros de requisitos legales aplicables.
∗
Registros de objetivos y metas.
∗
Registro de comunicaciones.
∗
Registros relacionados con la aptitud médica para el trabajo
∗
Registros relacionados con la adquisición de medios de protección colectiva
∗
Registros relacionados con la adquisición y entrega de equipos de protección individual.
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REFERENCIAS ∗ Norma UNE-EN-ISO-9001: 2008. ∗ Norma UNE-EN-ISO-14001: 2004 ∗ Norma OHSAS 18001:2007 ∗ Manual Integrado ∗ Procedimiento PO-INT/01.
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DESCRIPCIÓN 4.1
Elaboración de registros La necesidad de elaboración de los diferentes registros, se presentan en general como solicitud de una nueva tarea o mejora, como descripción o recogida de un trabajo o inspección o bien como resumen o recopilación de una actividad de interés. La conveniencia de esta recogida de información se suscita por la necesidad de partir de una información fiable e inmediata de los resultados e incidencias presentados a lo largo del proceso o actividades exteriores a éste, pero de incidencia sobre él para poder adoptar medidas y acciones de mejora de calidad y/o de la gestión ambiental. Independientemente y de forma particular en cada uno de los documentos del Sistema, se determinará cuando se precise la elaboración de un registro, quién posee la responsabilidad de su elaboración, cual es el formato a emplear y cuales son los requisitos e información mínima a contemplar. Dichos responsables estarán obligados a notificar al DSLCMA+dTEC los siguientes datos en formato generado para ello: • Identificación del registro: nombre, código (ver apartado 4.3), área de gestión o departamento que lo genera, responsable de su creación, responsables de su mantenimiento. • Tipo de registro: soporte papel, soporte virtual • Caducidad del registro: si así se ha estipulado El DSLCMA+dTEC generará un listado de registros y colaborará con los distintos responsables en la creación y conversión de los registros a soporte virtual.
4.2
Revisión de registros Sobre prácticamente la totalidad de los registros elaborados se requerirá la revisión y firma bien del encargado de la actividad o bien del responsable del Departamento. Dicha necesidad, así como, la indicación del organismo o persona responsable de ellas se establecerá particularmente en el documento donde se describa dicha tarea y registro.
PROCEDIMIENTO INTEGRADO DE CONTROL DE REGISTROS 4.3
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Identificación de registros Para la identificación de los registros del Sistema, se empleará un código de letras y cifras el cual poseerá la siguiente estructura, YY-XX/ZZ/mm/nn 1ª serie
2ª serie
3ª serie
4ª serie
5ª serie
Dicha codificación no se aplica en el Informe de Evaluación de Proveedores que como tal no tiene identificación. Se indican a continuación los códigos de identificación asignados a cada tipo de registro y actividad. Primera serie (1ª serie) Abreviatura
IA I AC AP NC RE IIE IE
Leyenda de 1ª serie
Informe de Auditoría Informe periódico Informe de Acción Correctiva Informe de Acción Preventiva Informe de No Conformidad Informe de Reclamación Informe de identificación y evaluación de aspectos Informe de emergencia
Segunda serie (2ª serie) Abreviatura
Q AM PRL INT
Leyenda de 1ª serie
Calidad Ambiental Prevención de Riesgos Laborales Integrado
Tercera serie (3ª serie) Abreviatura
Leyenda de 1ª serie
PRD CA AM COP ADM PER INTL COM MTO TOP PMA OF EST CON CCM-___
Departamento de Producción Gestión de Calidad Gestión Ambiental Departamento de Compras Departamento de Administración Departamento de Personal Departamento de Internacional Comercial Mantenimiento Topografía Parque de Maquinaria Oficina Estudios Contratación Centro de conservación y mantenimiento – (nombre, p.e. FORD) Seguridad Laboral, Calidad y Medio Ambiente Comité de Dirección de Seguridad Laboral, Calidad y Medio Ambiente
SLCMA CDSLCMA
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En la siguiente tabla se puede comprobar la cadena de codificación completa para cada registro establecido.
NO CONFORMIDADES AUDITORIAS
de dpto de obra
ACCIONES PREVENTIVAS
ACCIONES CORRECTIVAS
de dpto
1ª serie 2ª serie Q AM NC PRL INT
AP
Q AM PRL INT
AC
Q AM PRL INT
de obra
IA
Q AM PRL INT
NC
Q AM PRL INT
de dpto INFORMES AUDITORÍAS
NC POR DESVIACIONES DE SISTEMA/PRODUCTO
de obra
de dpto de obra
3ª serie Dpto. origen PRD
4ª serie 5ª serie nº correlativo NC dentro del año año nº correlativo NC dentro código obra obra
PRD
nº correlativo AP dentro del año
año
Dpto. origen
nº correlativo AC dentro del año
año
PRD
nº correlativo AC dentro obra código obra
Dpto. origen
nº de auditoría
año
PRD
nº correlativo Auditoría dentro obra
código obra
Dpto. origen
nº correlativo NC dentro del año
-----
nº correlativo NC dentro obra
código obra
-----
RECLAMACIONES
RE
Q AM PRL INT
nº correlativo RE dentro del año
año
-----
INFORME PERIÓDICO
I
INT
SLCMA
nº correlativo dentro del año
año
IIE
AM
IE
AM
de dpto
INF. DE IDENTIFICACIÓN Y EVALUA. DE ASPECTOS
de obra
INFORME DE EMERGENCIA
de obra
de dpto
OF/PMA
nº correlativo dentro año
año
PRD
nº correlativo dentro obra
código obra
SLCMA
nº correlativo dentro año
año
PRD
nº correlativo dentro obra
código obra
Los registros derivados de la Aplicación del PGO quedan identificados en el Procedimiento PO-INT/09, así como en cada uno de los Procedimientos que le son de aplicación. Igual circunstancia se da en los registros correspondientes a Planes de Seguridad y Salud y Planes de Emergencia El resto de registros no contemplados en este punto no requieren ser numerados para su identificación al poseer el formato una identificación unívoca de su utilidad o procedencia o bien poseen un método específico de identificación que es descrito en el Procedimiento que contempla la actividad origen del registro. Caso de ser necesario para registros e informes particulares, el departamento de SLCMA+dTEC coordinará la creación de las siglas adecuadas. 4.4
Distribución de registros
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Para la distribución de registros se seguirán los criterios determinados en el Procedimiento o Instrucción Técnica en los que se describa la elaboración de dicho registro. Esta distribución será de forma general realizada de modo no controlado, excepto en aquellos casos que, bien por la incidencia de la información o por requerimiento del Comité de Dirección, se decida efectuarla por alguno de los métodos descritos en el Procedimiento PO-INT/01. Sí existirá un listado de registros en el SLCMA+dTEC, tal y como se ha explicado en el apartado 4.1. del presente procedimiento si bien se tendrá para verificar que no existen redundancias del sistema y se cumplen las previsiones descritas en los documentos del sistema. A petición del Cliente serán puestos a su disposición los registros para su revisión o entregado copia de ellos, en especial los relativos a Calibración de Equipos de Medida. 4.5
Archivo de registros Los registros se archivarán siempre que sea posible empleando la siguiente clasificación: ∗ Clases: Informes, Fichas de calibración, etc. ∗ Subclases: Departamentos, obras, equipos, etc. Cada clase se ubica en un bloque separado, que contiene las subclases. Cuando esto no es posible, se coloca cada subclase en un bloque propio. Dentro de cada bloque los registros van ordenados por: ∗ Tipo ∗ Orden cronológico En el contenedor se indica: ∗ Número correlativo de carpeta para cada clase o subclase en su caso. ∗ Clase, subclase o tipo que contiene e incluso si se considera conveniente, números que comprende. Todos los responsables de departamento poseen capacidad para consultar los diferentes registros. En cuanto a su retirada, deberá ser autorizado por el responsable del departamento o persona en quien delegue, que posee la custodia del archivo del registro en cuestión, sólo pudiendo efectuarse copias del mismo reintegrando inmediatamente el original a su archivo. Los responsables de departamento podrán disponer normas para los registros de sus departamentos que deberán acomodarse a este procedimiento y otros del Sistema Integrado de Gestión, en especial, en lo relativo al acceso a información que pueda estar protegida por la legislación vigente. Los archivos deberán poseer unas características tales que aseguren la seguridad e integridad de los registros en ellos contenidos. Se primarán los registros en soporte informático protegido por contraseñas o algoritmos de conocimiento por los responsables de los registros. Los registros específicos a realizar en los Documentos propios de obra, de manera indicativa, pero no limitativa, son los siguientes: ∗ Informe de unidades de obra. (indefiniciones, nuevas, ampliadas, etc)
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∗
Revisión del Proyecto, Lista de inspección
∗
Registro de Control de Recepción.
∗
Certificado de calidad requerido
∗
Trazabilidad de materiales.
∗
Registros de Control de Ejecución y Pruebas.
∗
Resultados de ensayos.
∗
Informe de No Conformidad.
∗
Resumen de No Conformidad Genérica.
∗
Acciones Correctivas/Preventivas
∗
Informe de Auditoria.
∗
Informe de No Conformidad de Auditoria.
∗
Evaluación continuada y puntual
∗
Relación de requisitos ambientales aplicables a la obra.
∗
Informes de Identificación y evaluación de aspectos ambientales de la obra.
∗
Comunicaciones ambientales de la obra.
∗
Registros al Plan de Emergencias.
∗
Registros de Seguimiento y Medición.
∗
Fichas de seguridad de productos químicos.
∗
Registros de la Formación
∗
Registro sobre uso de medios de protección colectiva
∗
Registro de entrega de EPIS
∗
Registro de aptitud médica
∗
Registro de acreditaciones profesionales en materia de prevención de riesgos laborales
4.6
Registros electrónicos Construcciones Lujan S.A fomentará y potenciará los registros con soporte electrónico mediante el empleo de aplicaciones informáticas que permitan garantizar la inviolabilidad, seguridad y acceso controlado al mismo. Así mismo se validarán las peticiones electrónicas de acceso y/o copia de los registros.
4.7
Tiempo de conservación de los registros Documentación de los Expedientes administrativos de clientes se mantenga al menos durante 10 años. Los registros de calidad se guardarán por un periodo mínimo de 10 años. Incluido el Libro de Órdenes.
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Libro de incidencias, Plan de Seguridad y demás documentos de seguridad por un periodo mínimo de 5 años. Los Pedidos y Contratos, informes de evaluación e histórico de proveedores, un mínimo de 10 años. Los expedientes de obra a excepción del Libro de Órdenes, Libro de Incidencias, Plan de Seguridad y demás documentación de seguridad que será remitida al DSLCMA+dTEC se archivarán un mínimo de tres años. La documentación oficial económico – fiscal al menos durante 5 años. La documentación generada en el Dpto. de Personal seguirá el siguiente criterio: Nóminas un mínimo de 5 años. Cotización a la Seguridad social, un mínimo de 10 años Expedientes de personal, un mínimo de 10 años desde que termine la relación con la Empresa y 2 años a partir de la edad de jubilación ó constancia de defunción Libro de Matrícula y de Visitas mientras dure la actividad. Las documentaciones relativas a Licencias, Permisos de la actividad empresarial, fiscales, laborales, de carácter Estatal, de la Comunidad y de carácter Local se guardarán mientras dure la actividad.
