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Procedimiento para el control de documentos y registros

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Control de versiones Número de Versión

Fecha

Descripción de cambio

1

24 / feb / 2014

Creación del documento

Contenido 1. Objetivo ................................................................................................................................................ 2 2.

Documentos de referencia ................................................................................................................ 2

3.

Responsabilidades ............................................................................................................................. 2

4.

Procedimiento ..................................................................................................................................... 2

5.

Registros .............................................................................................................................................. 5

Elaborado por Nombre Cargo Fecha

Comité Ambiental

Revisado por

Aprobado por

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1. Objetivo Describir la forma en la que se codificarán, identificarán, aprobarán, actualizarán y revisarán todos aquellos documentos requeridos en el Sistema de Gestión Ambiental. 2. Documentos de referencia Manual del Sistema de Gestión Ambiental 3. Responsabilidades Responsable ambiental: Emitir y controlar este documento y de los registros generados en este procedimiento. 4. Procedimiento Estructura documental La estructura documental implementada es la siguiente: 1er nivel Manual de Gestión Ambiental 2do nivel Procedimientos maestros 3er nivel Procedimiento operacional Instructivos de trabajo 4to nivel Formatos

MGA PM P I F

Codificación El código de nuestro Sistema de Gestión Ambiental se ha establecido de la siguiente forma: 2do nivel = Procedimientos Maestros = PM Código: PM-GA-XXXX Donde:  PM = Procedimiento Maestro  GA = Sistema de Gestión Ambiental  XXXX = Apartado de la norma Ejemplo: PM-GA-4.4.5 (Procedimiento Maestro generado por el apartado 4.4.5 “Procedimiento de Control de documentos” del Sistema de Gestión Ambiental). 3er nivel = Procedimiento Operacional = P Código: P-GA-WX-YZ Donde  P= Procedimiento Operacional  GA = Sistema de Gestión Ambiental  WX= Aspecto ambiental (dos caracteres)  YZ= Primera letra pertenece al área o departamento; segunda letra pertenece a la inicial del proceso.

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Ejemplo: P-GA-RP-PD (Procedimiento Operacional para el control de Residuos Peligrosos generados en el área de Producción en el proceso de Dispersión) 3er nivel = Instructivos de trabajo = I Código: I-GA-WX-YZ Donde  I= Instructivo de trabajo  GA = Sistema de Gestión Ambiental  WX= Aspecto ambiental (dos caracteres)  YZ= Primera letra pertenece al área o departamento; segunda letra pertenece al proceso Ejemplo: I-GA-RP-PD-01 (Instructivo de trabajo para el control de Residuos Peligrosos generados en el área de Producción en el proceso de Dispersión) 4to nivel = Registros = R Código: F-GA-XX-YY Donde  F= Formato  GA = Sistema de Gestión Ambiental  XX= Apartado de la norma  YY= Consecutivo de registro (con dos caracteres) Ejemplo: F-GA-4.4.5-01 (Formato para el registro del sistema de Gestión Ambiental, referido al punto 4.4.5 de la norma) Para el caso de los formatos generados por procedimientos específicos se sigue la siguiente nomenclatura: Código: F-GA-WX-YZ-UV Donde  F= Formato  GA = Sistema de Gestión Ambiental  WX= Aspecto ambiental (dos caracteres)  YZ= Primera letra pertenece al área o departamento; segunda letra pertenece al proceso  UV= Consecutivo de registro (con dos caracteres) Ejemplo: F-GA-RP-PD-01 (Formato para el registro del sistema de Gestión Ambiental, en el control de Residuos Peligrosos, en el área de producción, en el procedimiento de dispersión) Tabla de códigos utilizados para definir el aspecto ambiental en todos los niveles de documentación. RP Residuos Peligrosos AR Agua Residual RU Residuos Sólidos Urbanos EA Emisiones a la atmósfera

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P C Cc Am Ap M

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Tabla de códigos usados para áreas y departamentos Producción Calidad Control de calidad Almacén de materia prima Almacén de producto terminado Mantenimiento

Elaboración, Revisión y Aprobación 

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Elaboración: La elaboración de cualquier procedimiento o registro, será responsabilidad del jefe de área o del encargado de proceso, quien deberá firmar en la portada del documento como responsable de la elaboración del mismo Revisión: Estará a cargo del jefe de área o, en caso de que el documento lo haya elaborado un jefe de área, será revisado por la gerencia del área. La persona que se encargue de la revisión del documento deberá firmar en la primera página del documento como responsable. Aprobación: Estará a cargo del responsable ambiental, quien firmará en la primera página del documento en caso de autorizarlo.

Cambios, modificaciones y actualizaciones Cada vez que algún área involucrada en el Sistema de Gestión Ambiental considere pertinente realizar un cambio, en los documentos establecidos, por las necesidades que su área comprenda como son: cambio de tecnología, falta de comprensión en el texto por los tecnicismos empleados o bien por dificultad en la interpretación del documento, el Jefe de área será el encargado de solicitar este cambio haciendo la requisición del formato de cambios y actualizaciones F-GA4.4.5-01 el cual es autorizado por el representante ambiental. Distribución de documentos y control de documentos obsoletos Los documentos que componen el Sistema de Gestión Ambiental son distribuidos de forma obligatoria a cada responsable de área, la distribución de documentos es controlada por el formato F-GA-4.4.5-02 Los documentos se mantienen en carpetas y se especifica invalidez de estos en caso de presentar enmendaduras, rupturas o manchas. La documentación externa será responsabilidad de cada área, asegurando su identificación, resguardo, protección y control. Los documentos obsoletos se retiran inmediatamente de todos los puntos en donde fueron distribuidos para asegurar que no se haga un uso inadecuado de ellos, y se resguardarán en el área de control ambiental por un periodo de un año, identificándolos con la leyenda “obsoleto”

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5. Registros Se mantendrá como registro: Código F-GA-4.4.5-01 F-GA-4.4.5-02

Tiempo de Retención 2 Años 2 Años

Destino Final Destrucción Destrucción

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