Secretaría de Administración Dirección de Desarrollo y Evaluación Gubernamental Clave: PM-09-01-002

Fecha de emisión: 30/03/2010

Versión N°. 0

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Procedimiento para Control de Registros de Calidad

Elaboró

Revisó

Licda. Sandra Elizabeth Díaz María

C.P. José Trinidad Pineda Lucatero

Controladora de Documentos

Aprobó Lic. Esteban Herrera Ugarte Secretario de Planeación

Representante de la Dirección

Secretaría de Planeación Nombre del Documento: PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

CLAVE: PM-09-01-002

1. OBJETIVO Establecer y mantener un control de los registros, del Sistema de Gestión de la Calidad, de tal forma que se puedan identificar, almacenar, proteger, recuperar, definir tiempo de retención y su disposición final. Con el propósito de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de su operación eficaz, eficiente y efectiva.

2. ALCANCE Aplica a todos los registros de calidad derivados de la operación de los procesos del Sistema de Gestión de la Secretaría de Planeación

3. POLÍTICAS 3.1 El personal de las áreas comprendidas en el alcance del SGC deben cumplir con las disposiciones contenidas en este procedimiento. 3.2 Además de lo estipulado en el presente procedimiento, se debe acatar los ordenamientos legales y reglamentarios que sean aplicables a los registros, dependiendo de su naturaleza normativa. 3.3 La conservación y resguardo de los registros depende de las características y el medio en que se encuentra tal como: papel, electrónico, multimedia, y otros, además de las acciones internas tomadas para evitar su deterioro o destrucción. Se debe considerar lo dispuesto en la legislación aplicable a los documentos del Gobierno del Estado de Colima. 3.4 El Representante de la Dirección debe aplicar y supervisar el correcto desarrollo práctico de este procedimiento. 3.5 Los responsables de los procesos deben, a través del personal a su cargo, mantener los registros legibles, fácilmente identificables, protegidos, resguardados y recuperables. 3.6 Los usuarios deben dar buen uso a los registros que están relacionados con su actividad. 3.7 La Lista Maestra para el Control de los Registros de Calidad, es controlada por el Controlador de Documentos quien es el responsable de revisarla, evaluarla y actualizarla. 3.8 Los espacios en los formatos para los registros de calidad deben ser requisitados de acuerdo a su instructivo o bien cancelados en caso de no requerir llenarse. 3.9 Todo Registro de Calidad se emite a partir de: procedimientos, instructivos de trabajo y/o actividades en los diferentes procesos incluidos en el SGC.

4. MARCO NORMATIVO 4.1 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001:2000, Requisito 4.2.4 Control de los registros. 4.2 Manual de calidad. 4.3 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Colima. 4.4 Ley de Archivos del Estado de Colima.

5. TERMINOS/ DEFINICIONES 

Registros de calidad: Documento que se genera a partir de requisitar un formato del SGC, con el cual se conserva la evidencia de que los procesos del mismo se realizan de manera estándar, conforme a lo

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establecido en los procedimientos. Son los documentos o archivos en los cuales se identifica, agrupa, codifica, conserva y dispone todo lo referente a los productos elaborados o servicios prestados. Los registros de calidad se deben conservar para demostrar que se ha logrado la calidad requerida y la operación efectiva del sistema de calidad. 

Disposición de los registros: Acción tomada sobre los Registros de Calidad una vez concluido el tiempo de retención definido. (Ej. destrucción, archivo histórico, depuración de archivos)



Acceso: Conjunto de medidas establecidas para recuperar (mediante consulta), los registros de calidad y para permitir su consulta solamente a las áreas afectadas.



Almacenamiento: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros de calidad.



Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.



Disposición: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de archivo establecido para los registros de calidad; por ejemplo: destrucción, envío a archivo histórico, entre otros.



Identificación: Nombre o número con el que se le reconoce un registro.



Legible: Que es claro, entendible y puede leerse.



Medio: Impreso o electrónico.



Protección: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.



Recuperación: Disponibilidad y fácil acceso al registro para su consulta.



Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Generalmente un formato se convierte en registro cuando contiene información (datos que poseen significado) de acciones o actividades realizadas.



Repositorio: Depósito o archivo es un sitio centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos.



Tiempo de retención: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo respectivo antes de su disposición.



Lista maestra para el control de los registros de calidad: Registro de calidad en donde se encuentran relacionados todos los Registros Controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad.



Documento: Información y su medio de transporte. Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Ejemplo: Registro, especificación procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.

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6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Responsable del proceso o personal a su cargo

Controlador de Documentos

Responsable de retener y conservar los registros

Inicio

1 Analiza documentos e identifica registros

2 Elabora (diseña) registro de acuerdo a sus necesidades 3 Asigna nombre que identifique los registros 5

4 Envía copia informativa

6 Designa al responsable de retener y conservar los registros

Actualiza lista maestra para el control de registros

7 Almacena y conserva los registros

8 Retiene y dispone los registros de acuerdo a la normatividad 9 Realiza acciones para garantizar su recuperación

Fin

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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable

Secuencia de fases

Descripción de Actividades

1. Analiza documentos e identifica registros

1.1 Analiza los documentos de trabajo, entre ellos los planes de calidad y procedimientos, e identifica en que actividades se requiere evidenciar el cumplimiento a través de Registros de Calidad.

2. Elabora (diseña) registro de acuerdo a sus necesidades

Responsable del proceso o personal a su cargo

Nota: El contenido de los registros depende de la información que se requiera para cumplir con el objetivo para el cuál es creado. 3.1 Asigna nombre que identifique a los registros, evitando confusiones y duplicidad de denominaciones.

4. Envía copia informativa

4.1 Envía copia informativa al Controlador de Documentos, junto con la información necesaria para el llenado de la Lista maestra para el Control de Registros.

5. Actualiza lista maestra para el control de registros

Responsable del proceso o personal a su cargo

6. Designa al responsable de retener y conservar los registros

Responsable de 7. Almacena y retener y conserva los conservar los registros registros

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2.1 Elabora el diseño del registro de acuerdo a las necesidades específicas de la actividad a evidenciar.

3. Asigna nombre que identifique los registros

Controlador de documentos

Referencias

5.1 Agrega el nuevo registro en la Lista Maestra para el Control de registros de Calidad. Nota: Cuando el registro esté asociado a un formato de aplicación general, una vez que ha sido incluido en el listado, será turnado a las diferentes áreas para su aplicación.

Lista maestra para el control de registros FO-09-01-003

6.1 Designa, de entre el personal a su área, al responsable de retener y conservar los registros. 7.1 Archiva y conserva los registros para garantizar su protección, control, daño o deterioro y resguardo. 7.2 Utiliza los medios que considere conveniente de acuerdo a las

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características del tipo de registro. 8. Retiene y dispone los registros de acuerdo a la normatividad

8.1 Retiene y dispone los registros siguiendo lo establecido en la Lista maestra para control de registros. 9.1 Realiza las acciones necesarias para asegurarse que los registros puedan ser recuperados cuando se requiera.

Responsable de retener y conservar los 9. Realiza acciones registros para garantizar su recuperación

Nota: Como ejemplo, para garantizar la recuperación se podría crear archivos de respaldo para registros electrónicos. 9.2 El destino final, puede ser: guardar permanentemente o eliminar los registros; lo determinan los responsables del proceso de acuerdo a su uso y/o a lo indicado en la ley cuando aplique. Los registros pueden ser eliminados por el responsable una vez que se cumpla el tiempo de retención. Cuando se requiere archivar en forma permanente un registro su tiempo de retención se define como “vigente” y se envía a un repositorio o archivo histórico.

8. REGISTROS DE CALIDAD Clave

Registros

Tiempo de retención

Responsable de conservarlo

FO-09-01-003

Lista maestra para el control de registros de calidad

Permanente

Controlador de documentos

9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

0

N/A

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