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CONTROL DE DOCUMENTOS
ENERO 2016
TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACIÓN
FECHA DE REVISIÓN
1 AÑO
21 DE ENERO DE 2016
25 DE ENERO DE 2016.
DEPARTAMENTO DE CALIDAD
SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
“Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado”
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1.- OBJETIVO a) Asegurar que los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) sean adecuados para el Instituto Tecnológico Superior de Atlixco. b) Que el personal conozca las disposiciones de los documentos externos que debe cumplir. c) Evitar el uso de documentos obsoletos.
2.- NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN a) Normas 1. ISO 9001:2008 2. ISO 14001:2004 3. Ley de transparencia de acceso a la información del gobierno del estado vigente. .
b) Políticas 1. Un documento interno se considera adecuado si al poner en práctica su contenido logra su
objetivo y agrega valor al proceso al que pertenece, al Instituto Tecnológico Superior de Atlixco o al producto al que se dirige. 2. Deben participar en la preparación, revisión, mejora o aprobación de los documentos al
menos el/la dueño/a del proceso, el/la jefe/a inmediato/a del/la dueño/a del proceso y un/a usuario/a. 3. Debe usarse un lenguaje incluyente y no rebuscado en los documentos internos, de tal
manera que resulten de fácil comprensión y aplicación. 4. Un documento se vuelve obsoleto cuando se ha emitido una nueva edición o
porque ha desaparecido la actividad a la que estaba destinado. 5. Todos los procedimientos deberán de estar
Elaboración de
elaborados de acuerdo a la Guía para la
Manuales de Procedimientos de
la Secretaría de Finanzas y
Administración vigente.
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6.
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Todos los formatos que están dentro del Sistema de Gestión de Calidad deben tener
como pie de página un número de revisión, para la primera edición corresponde a 00. Los documentos externos, informes, cartas y formatos del Sistema de Integración Escolar (acta de calificaciones, la pre lista, la pre lista con parciales, boleta de exámenes especiales,
la
solicitud de exámenes especiales), así
como
la
papeleta de
préstamo en biblioteca prescindirán de un número de revisión. 7. Los documentos que norman los procedimientos deberán identificarse únicamente con su
nombre y finalizando con la palabra vigente, omitiendo año o versiones. 8. La revisión de la actualización de los documentos y reporte de bajas o la inclusión de
nuevos en el Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, deberá llevarse por los responsables de procesos a cabo al inicio de cada año salvo en algunas excepciones que se indican en la siguiente política. 9. Cuando cambie la estructura orgánica, los objetivos de la institución, la infraestructura o
tecnología, o cualquier otro elemento que pudiera afectar el contenido de cualquiera de los documentos internos del sistema, los responsables de procesos llevarán a cabo los ajustes necesarios de acuerdo al presente procedimiento. 10. Cuando se reciba un documento externo que contenga directrices que deba cumplir el
Instituto Tecnológico Superior de Atlixco, quién lo recibe lo notifica a la Dirección General, Direcciones de área, Subdirectores y al responsable de proceso que le competa.
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3.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
PASO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE DE PROCESO/USUARIO
1
Incorpora o actualiza un documento en el Sistema de Gestión de la Calidad o del Sistema de Gestión Ambiental y envía un ejemplar a los usuarios reales o potenciales de éste. Documento interno: Continúa el procedimiento Documento externo: Continúa con el paso 4
RESPONSABLE DE PROCESO/USUARIO
2
RESPONSABLE DE PROCESO/USUARIO
3
DEPARTAMENTO DE CALIDAD
4
RESPONSABLE DE PROCESO DEPARTAMENTO DE CALIDAD
5
RESPONSABLE DE PROCESO/USUARIO
7
Revisa y evalúa considerando una simulación, prueba o análisis. Si aprueba el documento: Continúa el procedimiento No aprueba el documento: Lleva a cabo los ajustes necesarios y regresa al paso 1. Entrega al Departamento de Calidad el documento en word, la emisión de comentarios impresa y además en digital el Control de cambios si se trata una actualización de un documento. Registra o actualiza la Lista maestra de control de documentos, así como en el Control de cambios para el caso de documentos internos. Documento interno: Continúa el procedimiento. Documento externo: Continúa con el paso 7 Actualiza la Lista Maestra de Control de Registros y la entrega al Departamento de Calidad. Distribuye los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, a través de la página institucional (www.itsatlixco.edu.mx) en la sección “Departamentos - Gestión de Calidad/Gestión Ambiental”, excepto los documentos de laboratorios u otros que no pertenezcan a un procedimiento. Consultan y usan el documento
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FORMATOS Y/O DOCUMENTOS
Emisión de comentarios
Emisión de comentarios Control de cambios
Lista maestra de control de documentos Control de cambios
Procedimiento de Control de registros
Fin del procedimiento
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4.- DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DE PROCESO / USUARIO
DEPARTAMENTO DE CALIDAD
4
Inicio 1
1
Incorpora o actualiza un documento en el Sistema de Gestión de la Calidad o del Sistema de Gestión Ambiental y envía un ejemplar a los usuarios reales o potenciales de éste. Interno
Registra o actualiza la Lista maestra de control de documentos, así como en el Control de cambios para el caso de documentos internos. Emisión de comentarios.
Externo
Documento
Control de cambios
.
2 Revisa y evalúa considerando simulación, prueba o análisis.
4
una
Interno
Documento
Externo
7 No
Si
Aprueba
3
1
Entrega al Departamento de Calidad el documento en Word, la emisión de comentarios, y además en digital el Control de cambios si se trata una actualización de un documento. Emisión de comentarios.
Control de cambios
.
5 Actualiza la Lista Maestra de Control de Registros el responsable del proceso y la entrega al Departamento de Calidad. 7
6 Distribuye los documentos internos en el Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, a través de la página institucional.
Consultan y usan el documento
Fin “Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado”
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5.- ANEXOS EMISIÓN DE COMENTARIOS PARA APROBACIÓN Nombre del documento a aprobar:
Número de revisión:
(1)
(2)
Indique a través de qué mecanismos evaluó el documento: (Coloque una marca en la opción que corresponda, puede ser más de una)
(3)
Simulación.- Se usa el documento imaginando diversas situaciones Prueba.- Se usa el documento en una situación real Analisis.- Se revisa la secuencia logica, el lenguaje y las posibles complicaciones
Aprueba el documento: Porqué: (6)
Nombre y firma de quien evaluó:
Fecha de envío de comentarios:
(4)
[ ] Si
(5)
[ ] No
(7)
(8)
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Instructivo de llenado “Emisión de comentarios para aprobación” (SGC o SGA). NÚMERO 1 Nombre del documento a aprobar.
INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR Nombre completo de lo que se desee aprobar.
2 Número de revisión.
Número de revisión que le corresponde al documento.
3 Indique a través de que mecanismo evaluó el documento. 4 Aprueba el documento (Si). 5 Aprueba el documento (No).
Marque con una X, en una o más de una opción (Simulación y/o prueba y/o análisis). Marque con una X. Marque con una X.
6 Porqué. 7 Nombre y firma de quien evaluó. 8 Fecha de emisión de comentarios.
Describa sus motivos. Nombre completo y firma. Fecha en la que fue aprobado el documento.
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FORMATOS E INSTRUCCIONES P HOJA DE
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Instructivo de llenado “Control de cambios” (SGC o SGA). NÚMERO 1 Documento: 2 No. de Revisión. 3 Fecha. 4 Número de pagina 5 Sección. 6 Descripción del cambio.
INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR Nombre completo del documento aprobado. Número de revisión correspondiente. Fecha en que se aprobó el documento. Número de página en que se realiza el cambio. Sección correspondiente al cambio. Descripción concreta del cambio.
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Instructivo de llenado “Lista maestra de control de documentos” (SGC o SGA). NÚMERO 1 Título del documento. 2 No. De revisión. 3 Aplicable en. 4 Fecha revisión. 5 Título del documento. 6 Ubicación. 7 Aplicable en.
INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR Título completo del documento. Numero de revisión correspondiente. En donde se aplica. Fecha en que se realizó la revisión Título completo del documento. Donde se ubica el documento. En donde se aplica el documento.
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FORMATOS E INSTRUCCIONES P HOJA DE
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DEFINICIONES Responsable de Proceso: Persona que define las acciones a seguir por los resultados del proceso.
Documento: Información y su medio de soporte, que proporciona directrices para llevar a cabo actividades o que determina conductas a seguir.
Documento Interno: Son todos aquellos documentos del Sistema de Gestión de Calidad o del Sistema de Gestión Ambiental elaborados por personal del Instituto Tecnológico Superior de Atlixco y que sirven de guía para la implantación y funcionamiento del Sistema.
Documento Externo: Son documentos elaborados por instituciones externas y que tienen relación con el Instituto Tecnológico Superior de Atlixco.
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