MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL DE CONTROL DE REGISTROS
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PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL DE CONTROL DE REGISTROS
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Página 2 de 11 2. CARTA DE PROCESO Nombre del Procedimiento:
Procedimiento Registros
Dueño del Procedimiento:
Lic. José Jaime Varela Milo
Propósito:
Definir disposiciones generales para el manejo y conservación de los registros institucionales que se indican en este procedimiento.
Clientes Internos:
Personal de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes Involucrado en el SGC en los tres niveles.
Clientes Externos:
No Aplica
Proveedores:
Personal de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes Involucrado en el SGC.
Producto (s) o servicio (s) que genera:
Lineamiento generales para el manejo y conservación de los registros vigentes del Sistema de Gestión de la Calidad de la SCT.
Institucional
de
Control
de
Requerimientos o expectativas de los Conservación de los registros actualizados clientes del proceso respecto al producto o servicio: Actividad Inicial del proceso:
Detectar e identificar los registros del SGC de la SCT.
Actividad Final del Proceso:
Mantener actualizados los registros vigentes del SGC de la SCT
Productos: Entradas (Requisitos): Que los registros cumplan requerimientos del SGC.
Normatividad aplicable al proceso: Variables de control:
Puntos de inspección:
Características del Producto:
con
los
Características de las Entradas: • Registros institucionales actualizados • Legibles Norma: NMX-CC-9001-IMNC-2000 • •
Conservación Vigencia
Conservación en expedientes con versiones impresas y/o archivo magnético, disco o algún otro medio recuperable.
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Metas de desempeño:
100% de los registros estén debidamente resguardados y sean vigentes
Indicadores de desempeño Nombre del (de los) indicador (es):
Unidad de Medida:
Periodicidad
%
Semestral
Total de Registros Total de registros identificados, resguardados, almacenados y conservados
Responsables de obtener información:
Registros del procedimiento:
Fórmula: Cada Administrador Institucional según el procedimiento que le corresponda, de acuerdo a lo estipulado en cada proceso o Procedimiento 1.- Informe de Revisión por la Dirección 2.- Resultados de Auditorías Internas 3.- Resultado de Acciones Correctivas y Preventivas 4.- Informe de Producto No Conforme 5.- Informe sobre la Efectividad de los Procesos
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3. PLAN DE CALIDAD No aplica 4. OBJETIVO Proporcionar la sistemática y los lineamientos generales para la compilación, manejo y resguardo de los Registros del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 5. ALCANCE Aplica a los registros indicados en este procedimiento para cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 6. RESPONSABILIDADES 6.1 De todos los involucrados en el SGC • Generar y requisitar la información de los procesos en los formatos requeridos en cada uno de los Procedimientos Institucionales del Sistema de Gestión de la Calidad que le apliquen, así como que son propios de su proceso. 6.2 De los Responsables de los Procesos en cada Unidad Administrativa •
Verificar que los registros que señala este Procedimiento estén debidamente actualizados
•
Concentrar los registros que correspondan a su proceso o procedimiento
•
Remitir al Representante de la Dirección Nivel 3 cuando lo solicite, los Registros que señala este Procedimiento de los procesos de su unidad administrativa.
•
Mantener en resguardo, por lo menos 3 años los registros de sus procesos o procedimientos.
•
Almacenar debidamente los registros para evitar posibles daños.
6.3 Del Representante de la Dirección (Nivel 3) •
Verificar que los registros se encuentren actualizados, plenamente identificables y resguardados.
•
Consolidar los registros de los procesos que correspondan a su Unidad Administrativa.
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•
Enviar al representante del nivel 2 copia y/o informe ejecutivo de los registros de sus procesos, cuando lo solicite.
6.4 Del Representante de la Dirección (Nivel 2) • Compilar los registros y/o informe ejecutivo de los mismos de cada uno de los procesos que correspondan a su Subsecretaría o similar para la Revisión de la Dirección y enviarlos al Representante del SGC de la SCT, cuando lo solicite. 6.5 Del Representante del SGC de la SCT •
Recibe del nivel 2 copia de los registros y/o informe ejecutivo de los mismos y prepara la información para la Revisión por la Dirección.
•
Envía a los Administradores de cada Procedimiento Institucional los Registros Institucionales que les corresponda para que los resguarden por lo menos 3 años.
6.6 De los Administradores de cada Procedimiento Institucional •
Reciben del Representante del SGC de la SCT los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad para almacenarlos y resguardarlos lo por lo menos 3 años, conforme a lo establecido en el presente procedimiento.
6.7 Del Administrador del Procedimiento Institucional de Control de Registros •
Verificar periódicamente que los administradores de cada procedimiento institucional tengan resguardados y actualizados los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad.
•
Verificar periódicamente que el presente procedimiento esté de acuerdo con las necesidades del SGC y, en su caso, realizar las modificaciones al procedimiento, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Mejora Continua.
7. DEFINICIONES Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Un registro es un formato lleno.
Documento:
Información y su medio de soporte, el cual puede ser papel, disco magnético óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón que forme parte del SGC
Proceso:
Conjunto de actividades relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados y son generalmente planificados y puesto en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor.
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Procedimiento:
Forma especificada de las actividades para llevar a cabo un proceso.
Formato:
Documento que se integra con diversa información; los formatos que se citan en este Procedimiento son los que se solicitan en el Procedimiento de Revisión por la Dirección.
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8. INFRAESTRUCTURA Y MEDIO AMBIENTE No aplica 9. METODO DE TRABAJO 9.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso
1
2
Responsable
Actividad
Documento de Trabajo
Personal involucrado en el SGC de la SCT
Elaboran los formatos con información de los Registros que señala este Procedimiento.
Formatos
Responsables Procesos
de
los
Remiten los Registros a los Responsables de los Procesos de su Unidades Administrativas. Reciben y verifican que los registros inherentes a su proceso estén debidamente actualizados.
Registros
En caso de que no lo estén, los devuelve al generador del registro para que atienda las observaciones correspondientes. Consolida la información y la envía al Nivel 3.
Formatos de los Registros
Compila y resguarda los registros de en expedientes plenamente identificables y recuperables, conforme a los requerimientos del presente procedimiento. 3
Representante de la Dirección del Nivel 3
Recibe los Formatos requisitados de los Registros, consolida la información por Unidad Administrativa y lo remite al Representante de la Dirección del Nivel 2, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección.
Formatos
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4
Representante de la Dirección del Nivel 2
Recibe los Formatos requisitados de los Registros por Unidad Administrativa, a nivel de Subsecretaría o similar. Compila y envía la información al Representante del SGC de la SCT, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección.
Formatos
5
Representante del SGC de la SCT
Recibe del Representante de la Dirección del Nivel 2 los Formatos de los Registros.
Formatos
Envía a los Administradores de cada Procedimiento Institucional los Registros Institucionales que les corresponda para que los resguarden. 6
Administradores de cada Procedimiento Institucional
7
Administrador del Procedimiento Institucional de Control de Registros
Reciben del Representante del SGC de la SCT los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad para almacenarlos y resguardarlos lo por lo menos 3 años, conforme a lo establecido en el presente procedimiento. Verificar periódicamente que los administradores de cada procedimiento institucional tengan resguardados y actualizados los Registros de Calidad Institucionales que se generen en cada procedimiento bajo su responsabilidad.
Registros Institucionales.
Verificar periódicamente que el presente procedimiento esté de acuerdo con las necesidades del SGC y, en su caso, realizar las modificaciones al procedimiento, de acuerdo al Procedimiento Institucional de Mejora Continua.
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9.2. Diagrama de Flujo CONTROL DE REGISTROS.
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10. ANEXOS No aplica 11. FORMATOS No aplica 12. REGISTROS
N° 1
2
Documentos (clave) Informe Ejecutivo de Juntas de la Revisión por la Dirección Informe Ejecutivo de Auditorías Internas Informe Ejecutivo de Solicitudes de Acciones Correctivas y Preventivas Informe Ejecutivo de Producto No Conforme
3
4
5
Informe Ejecutivo de Medición de la Satisfacción del Cliente
Responsable Administrador del Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección Administrador del Procedimiento Institucional de Auditorías Internas Administrador del Procedimiento Institucional de Acciones Correctivas y Preventivas Administrador del Procedimiento Institucional de Producto No Conforme Administrador del Procedimiento Institucional de Medición de Satisfacción del Cliente
Tiempo de retención Al menos tres años Al menos tres años Al menos tres años Al menos tres años Al menos tres años
Los Registros que señala este Procedimiento, deberán almacenarse en carpetas o expedientes plenamente identificables, al menos por 3 años. Los Registros deberán ser respaldados en archivo magnético. La Disposición final de estos documentos, se realizará de acuerdo a lo estipulado en el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. 13. REFERENCIAS
Núm. 1 2 3 4
Nombre del Documento Manual de Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes Procedimiento Institucional de Revisión por la Dirección. Procedimiento Institucional de Control de Documentos. Procedimiento Institucional de Administración de Acciones Correctivas
Código SCT-MACAL SCT-PI-01 SCT-PI-03 SCT-PI-06
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Procedimiento Institucional de Medición de la Satisfacción del Cliente Procedimiento Institucional de Acciones Preventivas Sistemas de Gestión de la Calidad.- Requisitos
8
Sistemas de Gestión de la Calidad.- Fundamentos y vocabulario
SCT-PI-08 SCT-PI-14 NMX-CC-9001IMNC-2000 NMX-CC-9000IMNC-2000
14. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Modificación Diciembre de 2003 Noviembre de 2004
No. de Revisión 1 2
Octubre de 2006
3
Motivo del Cambio Se implementó el procedimiento Se rediseñó el procedimiento para incluir la sistemática a nivel institucional y propiciar la mejora del Procedimiento. Se adecuó el procedimiento para clarificar que su objetivo es establecer los lineamientos generales para la compilación, manejo y resguardo de los Registros del Sistema de Gestión de la Calidad, así como alinearlo al IT de Elaboración de Procesos y Procedimientos.
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