Control de Documentos y Registros CODIGO PROC – CDR – 07
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 2 de 14
Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de documentos y registros. 1. Objetivo Establecer la metodología para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos asociados a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal de Lo Prado; según el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodología para asegurar que los registros estén debidamente identificados, almacenados, protegidos, accesibles, legibles; así como el tiempo de retención y su disposición
2. Alcances El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del Sistema de Gestión de Calidad, según el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.
3. Términos y Definiciones Concepto
Definición
SGC
Sistema de Gestión de calidad
SG
Secretario General
RP
Responsable de proceso
CMLP
Corporación Municipal de lo Prado
RDGC
Representante de la Dirección de SGC
Documento interno
Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma parte del Sistema de Gestión de Calidad Ejemplo: Manual de calidad, revisión de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas.
Documento externo
Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo: Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones técnicas u
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 3 de 14
otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP Documento Controlado
Se entiende como documento controlado todo documento que forma parte del Sistema de Gestión de Calidad y que requiere de una lista de distribución, de forma de asegurar que sean usados sólo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, para la realización de las actividades. Los documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o externos.
Documento Obsoleto
Documento que ha sido inmediatamente siguiente.
Procedimiento
Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades que el personal debe realizar en cada proceso. Manera específica de realizar una actividad. Su objetivo es complementar los pasos de un proceso, detallando más claramente los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo para la realización de procedimientos del SGC de la CMLP.
Instructivo:
reemplazado
por
la
versión
Diagrama de Flujo
Representación grafica de secuencia de las actividades de un proceso.
Formato
Documento empleado para el registrar información que da evidencia de la ejecución de una actividad. Normalmente, se debe nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles en la Web de la CMLP
Manual de la Calidad ISO 9001
Documento controlado que describe el Sistema de Gestión de Calidad y sus elementos.
Registros
Se entiende por registro, a todos los documentos generados como resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción, con fines de dejar una constancia que dicha acción fue hecha y conservar sus resultados para posterior análisis. El término "registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y cualquier otra documentación que registre resultados obtenidos o
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 4 de 14
proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios. Registros internos
Registros generados dentro de la CMLP
Registros externos
: Registros generados por cualquier organización, fuera de CMLP
Tiempo de retención
Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los cuerpos legales respectivos
Medio de soporte
Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte informático o en papel; tomándose las medidas precisas para garantizar su perfecto estado de conservación
Recuperación
Acto que permite acceder a los registros de manera rápida. Por lo tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o carpetas tanto físicas como electrónicas identificadas y destinadas para su protección. Actividad que protege los registros impresos colocándolos en carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para su conservación; evitando su maltrato, extravió o daño. Nota: (si algún registro se dañara o extraviara se deberá reponer). Además, cuando un registro es electrónico, la cuida, realizando respaldos quincenales de la información en dispositivos de almacenamiento extraíble; asimismo se cuenta con software antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario vía servidor establecido en la CMLP. Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su tiempo de retención
Protección
Disposición
4. Funciones y Responsabilidades SG
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
•
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 5 de 14
Aprueba toda la Documentación del SGC. Todos los documentos del SGC deben contar con aprobación.
RSGC •
Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del SGC
•
Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación obligatoria del SGC cada vez que se requiera
•
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del SGC
•
Difundir los Documentos del SGC
RP •
Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso
•
Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación de su proceso cada vez que se requiera.
•
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del SGC.
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
5. Diagrama de Flujo de proceso
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 6 de 14
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Continuación
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 7 de 14
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Continuación
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 8 de 14
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 9 de 14
6. Descripción de las Actividades del proceso. Etapa
Descripción
Evidencia
1
Elaboración de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones según el procedimiento de Control de documento y registro del SGC de la Corporación Municipal de Lo Prado PROC-CDR-01. Además, propone los documentos, formato, estructura, especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y sus actualizaciones. Luego envía al Responsable del SGC para gestionar la aprobación y su distribución de dichas modificaciones. El Responsable del SGC asigna código al documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROCCDR-01.
Procedimiento de control de documento y registros PROCCDR
Las modificaciones a los documentos se identificarán en el apartado Registro de modificaciones donde se indicará la versión, fecha de la modificación, principales puntos modificados, y resumen de modificaciones. Para el caso de los documentos externos, estos se controlan de acuerdo a la información de versión u otros elementos identificatorios aportados por el emisor. Respecto a los registros, el Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado o una evidencia, debe informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el registro debe comunicarse con el Dueño de Proceso respectivo para que genere el formato y luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se identificara por pro responsable del proceso. En el caso de un registro, se deberá evidenciar los resultados, garantizando que la información sea legible, por medio de un registro. 2
Revisión y aprobación de las versiones oficiales de los procesos e PROC-CDR instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobación y validación a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las modificaciones y distribución en el SGC. La aprobación del documento se obtiene a través de la firmas en el apartado “registro de modificaciones” según las especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia controlada que está disponible en el archivador de “documento controlado” que posee cada RP. En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 10 de 14
establecido, la revisión se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna código según lo especificado en el procedimiento PROC-CDR-01 3
4
Publicación de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en la página web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en página web están en formato PDF como copia no controlada lo que especifica al pie del documento. Además, no contienen firma para evitar el mal uso. Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el funcionamiento de sus procesos y el método utilizado esta declarado en el manual o procedimiento apartado control de registro según PROC-CDR. El RPSGC es quien controla los documentos internos de SGC y los externos Además, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los Documentos oficiales del SGC ; además están en PDF disponible en la página web de la Corporación Municipal de Lo Prado e identificado como “Documento NO Controlado”
5
Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro y contiene el timbre de agua “documento Obsoleto” en caso de ser necesario su uso. Almacenamiento de los registros: Los registros deberán almacenarse de acuerdo a lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe almacenarse en el lugar y por el tiempo de retención que corresponda (se deben cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro debe protegerlo según su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis posterior. Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deberá recuperar el registro por medio de rutas, ya sea para una recuperación digital o impresa. El responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo de Retención. Cumplido el período de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro según la acción definida en la columna Disposición.
Publicación en la página web (documento no controlado) PROC-CDR
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 11 de 14
7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental) Almacenamiento
Identificación Lugar /responsables
Medio de Soporte
Protección
Recuperación
Tiempo de Retención
Disposición
Oficina
Of. de RSGC/ Matriz de Control de Documentos
Computador del Responsable del SGC
RD/notebook RD/escritorio/ carpeta corporación/c arpeta Sistema de gestión de calidad 2012/carpeta Sistema electrónico computacion Obligatorios/c Hasta que al de arpeta quede respaldo cada Procedimient obsoleto 15 días os Obligatorios/c arpeta Procedimient o ACP/ por correlativo /acta de mejoramiento xx
8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)
Carpeta digital obsoleta
digital
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Vigencia documento: 03/03/2013
Versión formato: 07
INDICADORES: FORMULA DE CALCULO
DESCRIPCIÓN
Este proceso no cuenta con indicadores de gestión
N/A
Página 12 de 14
META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
N/A
N/A
N/A
N/A
9. Referencias ( ver instructivo estructura documental) Ref.1: Norma ISO 9001
10. Anexos ( ver instructivo estructura documental) Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC Anexo 2: Formato Procedimiento Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo Anexo 4: Matriz Control de Documentos
11. Aprobación y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental)
Fecha Modificaciones
Responsable
Fecha de aprobación de la modificaciones
Responsable
Fecha de la implementación de la modificación
Responsable
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
01/03/2013
Versión formato: 07
Responsable del proceso
Vigencia documento: 03/03/2013
03/03/2013
Secretario General
Página 13 de 14
03/03/2013
Representante de la Dirección
Firmas de los responsables. Versión
Fecha
Principales Puntos Modificados
Resumen de Modificaciones
00
02.11.2011
-Versión inicial
Estandarización
04
23.01.2012
- Registro de Modificaciones
05
15.11.2012
06
30-12-12
07
03/03/2013
Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo y campo del Manual de la Calidad de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios. Capítulo 2: Descripción de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad Corporación Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado Organigrama Estandarizar - Hubo cambio en la versión del manual de RRHH, Formulación
- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.
Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-
Versión formato: 07
Vigencia documento: 03/03/2013
Página 14 de 14
Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.
