Procedimiento Pago Proveedores CODIGO PROC –PP– 10

Procedimiento de Pago Proveedores

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PROCEDIMIENTO DE PAGO PROVEEDORES 1. Objetivo Pagar a los proveedores de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Administración Central establecido en el alcance del SGC de la Corporación Municipal de lo Prado.

2. Alcances Se aplica desde la recepción de la Orden de Compra o factura o Boleta de honorarios, hasta la entrega física de cheque por tesorería.

3. Términos y Definiciones CONCEPTO

DEFINICIÓN

Proveedores

Corresponde a la persona natural o jurídica que presta servicios y/o vende a la CMLP los insumos, materiales, etc. necesarios para ejercer la actividad.

Orden de compra (OC)

Compromiso escrito en que la CMLP se compromete a recibir y pagar los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la OC.

Factura

Documento tributario con el que el vendedor exige el pago por los servicios y/o insumos, materiales, etc., detallados en la factura.

Boleta de Honorarios ( BH)

Documento tributario con el que el prestador del servicio exige el pago por los servicios, detallados en la BH.

Pago anticipado al proveedor

Corresponde al pago anticipado (total o parcial) de los servicios y/o insumos, materiales, etc. detallados en la OC. Sin haber recibido los servicios y/o insumos, materiales por parte del proveedor.

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CONCEPTO

DEFINICIÓN El proveedor al momento de retirar el cheque debe entregar en tesorería la factura correspondiente debidamente cancelada junto con la cuarta copia.

Obligación

Corresponde al documento que imputa la ejecución presupuestaria. Se obligan los fondos por rendir , facturas de proveedores, y BH

Egreso

Documento contable que detalla el pago realizado a un proveedor y /o prestador de servicio

Imputar

Acción de determinar la cuenta contable a la cual se cargara la operación

Operación

Orden de Compra, Boleta de Honorario, Factura

4. Funciones y Responsabilidades Dueño del proceso: Jefe Departamento de Finanzas Responsable del proceso: Director de Administración y Finanzas  Jefe de Finanzas Responsabilidad: Coordinar y supervisar las operación del pago de proveedores; registros presupuestario y contable de los movimientos financieros, asegurando la confección y resguardo de la documentación del respaldo.  Director de Administración y Finanzas

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Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los proveedores y /o prestadores de servicios que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado.  Encargado Unidad de Adquisiciones Responsabilidad: Coordinar las acciones del equipo de trabajo y realizar directamente las acciones que así lo requieran, administrando, gestionando y controlando totas las compras solicitadas por las diferentes áreas de la Corporación Municipal de Lo Prado  Tesorero Responsable: Registrar los cheques emitidos en planilla de conciliación bancaria. Informar los pagos realizados a proveedores a Contabilidad y Adquisiciones.  Administrativo Tesorería Responsable: Impresión y/o elaboración de cheques, obtención de firma y entrega al proveedor  Unidad Contabilidad En esta unidad, reciben las obligaciones y otros documentos y emite documento llamado egreso contable, que luego se envía a tesorería para hacer el cheque Responsable: Realiza el devengado de facturas y/o BH, elabora el egreso contable.  Directores de área: Responsable: firmar los cheque emitidos de los cuales deben estar firmados por 2 de 3 directores.

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5. Diagrama de Flujo de proceso

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6. Descripción de Actividades

Etapa

Descripción

Evidencias

1

Envío de Orden de Compra a Contabilidad: Adquisiciones Documento de envía por libro de correspondencia la orden de compra ya obligación aprobada por la jefatura, para realizar un documento llamado “Obligación”.

2

Egreso para Orden de Compra: Contabilidad se encarga de Egreso Contable emitir el egreso contable.

3

Tesorería: El administrativo de Tesorería recibe el egreso Comprobante del contable de Contabilidad, emitiendo el cheque, por medio del cheque sistema contable, el que se debe firmar por dos de las tres firmas disponibles para tales efectos (Secretario General, DAF, Director de Salud). Una vez realizado este trámite, el o los cheques firmados vuelven a Tesorería para su pago.

4

Tesorería: Al realizar los pagos correspondientes, se solicita el Comprobante de carnet de identidad de la persona que retira (o poder simple cheque firmado que autorice el retiro) y por seguridad se prefiere fotocopiar los cheques y carnet de identidad del proveedor que solicita el pago, verificando que los datos sean correctos. Una vez finalizado este trámite se adjuntan a los documentos las fotocopias y se envían para su archivo al departamento de contabilidad.

5

Anticipo de Proveedor: estas obligaciones, requieren de un Egreso contable respaldo tributario (facturas), los cuales son ingresados al sistema de contabilidad. Una vez que se cuenta con la factura, el área de tesorería envía el egreso a Contabilidad para que se genere el traspaso contable. Posterior a esto, son archivados ordenados por su número de egreso.

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6

Control Pago de Proveedores: El Jefe del Departamento de Planilla Excel Finanzas trabaja en base a una planilla Excel, los datos de Deuda en Proceso deuda que mantiene la Corporación con sus proveedores. Esa información es extraída del software de Contabilidad y cotejada con los archivadores de facturas pendientes e informe de facturas entregadas por el área de Adquisiciones a Contabilidad.

7

Control de Pago a Proveedores: El Jefe del Departamento de E-mail solicitud Finanzas solicita a los proveedores enviar la deuda vigente deuda vigente con la Corporación, información que es contrastada con los egresos pagados e usuarios del servicio.

8

Control de Pago de Proveedores: De manera diaria Informe por Contabilidad envía un Informe, por e-mail, de las obligaciones e-mail efectuadas en el día.

9

Control de Pago de Proveedores: Una vez obtenida la deuda Egresos contables real de un proveedor y de acuerdo a los plazos vencidos, se da prioridad de pago, por lo cual es el Director de Administración y Finanzas quien indica las fechas, montos y facturas a pagar del proveedor.

10

Control de Pago de Proveedores: Una vez emitidos los Planilla Excel egresos de pagos, se rebaja la deuda de la planilla Excel Deuda en Proceso “Deuda en Proceso”.

7. Control de registros Almacenamiento

Identificación Lugar /responsables

Medio de Soporte

Protección

Recuperación

Tiempo de Retención

Disposición

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Almacenamiento

Identificación Lugar /responsables

Obligación

Comprobante de Egreso

Egreso Cheque

Of. de Contabilidad/ Jefe Finanzas

Of. de Contabilidad/ Jefe Finanzas

Of. de Contabilidad/ Jefe Finanzas

Medio de Soporte

Protección

Recuperación

Tiempo de Retención

Físico: Gaveta Of. de Contabilidad/ archivador de egresos/ Nº Software de egresos físico y/o Contable/ electrónico Gaveta Of. Digital: 1 año Software De contable/ Contabilidad modulo compras y ventas/obliga ciones/N° de obligaciones Físico: Gaveta Of. de Contabilidad/ Nº de egreso Digital: Software Software físico y/o Contable/ electrónico Gaveta Of. contable/ 1 año modulo De Contabilidad/ Contabilidad búsqueda de comprobante

Físico

Gaveta Of. Físico: Gaveta Of. de De 1 año Contabilidad/ Contabilidad archivador

Disposición

Bodega de Contabilidad

Bodega de Contabilidad

Bodega de Contabilidad

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Almacenamiento

Identificación Lugar /responsables

Medio de Soporte

Protección

Recuperación

Tiempo de Retención

Disposición

Egresos/ Nº de egreso

Factura de compra

Orden de compra

Traspaso contable

Of. de Contabilidad/ Jefe Finanzas

Of. de Contabilidad/ Jefe Finanzas

Of. de Contabilidad/ Jefe Finanzas

físico

Físico

Físico

Físico: Gaveta Of. de Gaveta Of. Contabilidad/ archivador de 1 año de Contabilidad egresos /Nº de egreso

Físico: Gaveta Of. de Gaveta Of. Contabilidad/ de 1 año archivador Contabilidad Egresos/ Nº de egreso Físico: Gaveta Of. de Gaveta Of. Contabilidad/ archivador de 1 año Egresos/ Nº Contabilidad de egreso

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8. Indicadores de Cumplimiento

DESCRIPCIÓN Mide la cantidad de facturas pendientes de pago Mide la cantidad de cheques pendientes de retirar en carpeta Mide la cantidad de facturas con copia legalizadas

INDICADORES: FORMULA DE CALCULO (N° de facturas pagadas /total de facturas recepcionada ) *100 (N° de cheque pendientes de entregar a proveedores / total de cheques emitidos ) *100 (N° de facturas notarizada / total de facturas recepcionadas) *100

9. Referencias No hay

10. Anexos Anexo 1: Formato Obligación (según sistema) Anexo 2: Comprobante de Egreso (según sistema) Anexo 3: Egreso Cheque (según sistema) Anexo 4: Factura de compra (según proveedor) Anexo 5: Orden de compra (según sistema) Anexo 6: Traspaso contable (según sistema)

META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO

30%

Producto

Mensual Eficacia

≤ 5%

≤ 5%

Producto

Producto

eficiencia

Mensual

eficiencia

Mensual

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11. Aprobación y Control de los Cambios

Fecha Modificaciones

Responsable

Fecha de aprobación de la modificaciones

Responsable

Fecha de la implementación de la modificación

Responsable

16.01.2015

Responsable del proceso

16.01.2015

Secretario General

16.01.2015

Representante de la Dirección

Firmas de los responsables. Versión

Fecha

Principales Puntos Modificados

00

02.11.2011

Versión inicial

01

07.11.2011

Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes.

02

04.01.2012

Modificaciones obligatorios

Resumen de Modificaciones Estandarizada

a

Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad , Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad manuales Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la

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dirección Política de calidad

03

06.01.2012

Revisión y actualización completa Modificaciones al manual de del Manual de la Calidad auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales

04

23.01.2012

- Registro de Modificaciones

05

15.11.2012

Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo y campo del Manual de la Calidad de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones

- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.

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06

30.12.12

07

03.03.2013

08

01.09.2014

09

01.12.2014

10

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- Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios. Capítulo 2: Descripción de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad Corporación Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado Organigrama Estandarización de la versión N° 7 Modificaciones en la versión del del SGC por cambio de procesos manual de RRHH, Formulación y por cambio de ley Fagem Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem. Estandarización de la versión N°8 Modificaciones el manual de debido al rediseño organizacional calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros Estandarización de la versión Modificaciones a los indicadores de N°9 de los manuales de proceso en los manuales de procesos del debido al rediseño organizacional SGC y cambio a formato a todos y estandarización del formato de los documentos del SGC. (logo los documentos del SGC N° 3 institucional) Estandarización de la versión Cambio del formato del acta e N°10 de los manuales de proceso mejoramiento, acta de revisión por del SGC debido a auditoria la dirección, formato de informe de externa de recertificación y dueño de proceso, cambio en el estandarización del formato de formato de los manuales de los documentos N° 4 proceso, actualización de los registro en todos los manuales,

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revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.