BuSS EDV GmbH Anwendungsentwicklung und Betreuung
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Inventur – Standorte erneut verbuchen und nochmaliges Life-Stellen Inventur – Standorte erneut verbuchen und nochmaliges Life-Stellen .............................1 Vorwort..................................................................................................................................2 1 Vorbereitung...................................................................................................................3 1.1 Sicherung vornehmen..............................................................................................3 1.2 „Dummy“-Inventurjahr einstellen ...........................................................................3 1.3 BuSS-Laufwerk und Inventurkonsole herausfinden .................................................3 2 Standortzahlen erneut verbuchen.....................................................................................4 2.1 Inventur-Erfassungsdaten sichern............................................................................4 2.1.1 Protokolldateien der BuSS’98-Online-‚Inventurerfassung’.................................4 2.1.2 Offline-DOS-BuSS-Dateien ............................................................................4 2.2 Inventur-Erfassungsdaten rekonstruieren.................................................................5 2.2.1 ISBN_Inv.Konsolenkürzel Datei anlegen ........................................................5 2.2.2 Standortzahlen verbuchen................................................................................5 2.2.3 Weitere Inventurerfassungsdateien integrieren.................................................5 2.2.4 ISBN_INV Datei per Eingabeaufforderung erstellen .......................................6 2.3 Daten erneut sichern................................................................................................7 3 Inventur fortsetzen..........................................................................................................7
S:\bussdoku\Kurzerläuterungen\Buchhandel\Inventurkorrektur.doc
EDV-Entwicklung und Betreuung für Sortiment, PBS, Versand und Verlag Amtsgericht Offenbach HRB 35042 Geschäftsführer: Thomas Eimer
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Vorwort Achtung! – Kein Betrieb während der Inventurkorrektur. Während der Inventurkorrektur darf BuSS an keinem anderen Rechner benutzt werden. Am Arbeitsplatz, an dem die Inventur durchgeführt wird muss BuSS selbstverständlich gestartet sein (außer wenn Sicherungen angelegt werden). Diese Anleitung sollte nur dann befolgt werden, sollte vor dem Life-Stellen nach üblichen Inventurerfassungsvorgang keine Sicherung angelegt worden sein, oder nach fehlerhaftem Life-Stellen der alltägliche Betrieb fortgeführt worden sein. Wird diese Anleitung angewendet, haben die Inventurkorrekturen in der Historie keinen informativen Wert mehr!
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1 Vorbereitung 1.1 Sicherung vornehmen Beenden Sie BuSS Wechseln Sie auf das BuSS-Laufwerk und kopieren Sie den Ordner ‚\BuSSDat’ an einen anderen Speicherort (bspw. eine andere Festplatte, eine andere Partition, einen anderen Ordner oder auf ein Wechselspeichermedium). Es empfiehlt sich, den Ordner umzubenennen um Verwechslungen zu vermeiden (bspw. bussdat-vor-korrektur, bussdat-nach-verbuchen, etc.) Erfahrene PC-Anwender können das Verzeichnis auch per Packprogramm (bspw. ‚7-Zip’) in Archivdateien legen, um Platz zu sparen.
1.2 „Dummy“-Inventurjahr einstellen Gehen Sie über den Funktionsbereich System, Funktionsgruppe Systemverwaltung in die Funktion Konfiguration. Dort muss in den Inventurangaben (Reiter Inventur) das Feld für das Jahr auf ein Jahr gesetzt werden, an dem noch keine Inventur durchgeführt wurde (bspw. 91). Der Inventurtag muss aber identisch mit der aktuellen Inventur sein.
Abb.1 Einstellung des „Dummy“ Inventurjahres
1.3 BuSS-Laufwerk und Inventurkonsole herausfinden Finden Sie heraus, welche Konsole Sie auf dem Rechner besitzen, an dem die Inventur korrigiert werden soll, indem Sie BuSS starten und über den Funktionsbereich Hilfe die Funktion Info aufrufen und sich anschließend das Konsolenkürzel merken (bspw. ‚PS9’) Das BuSS-Installationslaufwerk ermitteln Sie ebenfalls im Info Fenster in der Zeile Laufwerk (oft ‚S:’)
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2 Standortzahlen erneut verbuchen 2.1 Inventur-Erfassungsdaten sichern 2.1.1 Protokolldateien der BuSS’98-Online-‚Inventurerfassung’ Im Verzeichnis ‚\BuSSText’ finden Sie Dateien mit den Namen ‚Inv_ErfP’ und verschiedenen Endungen. Sichern Sie sich sämtliche ‚Inv_ErfP’-Dateien in ein separates Verzeichnis ab (die Zahl der ‚Inv_ErfP’-Dateien ist abhängig von der Anzahl der Arbeitsstationen, an denen die Inventurdaten erfasst wurden). WICHTIGER HINWEIS! Die ‚Inv_ErfP’-Protokolldateien können evtl. Daten alter BuSS’98-Online‚Inventurerfassung’en enthalten. Dies bitte prüfen, in dem Sie (nach Sicherung der ‚Inv_ErfP’-Protokolldateien), diese mit einem Editor einsehen und das dort abgelegte Erfassungsdatum am Anfang und Ende der Datei prüfen: Dies muss Ihrem aktuellen Inventurerfassungszeitraum entsprechen!
2.1.2 Offline-DOS-BuSS-Dateien Die gesammelten Offline-DOS-BuSS-Dateien bitte ebenfalls parat halten. Erfahrene PC-Nutzer können auch nach Hinweis unter 2.2.4 vorgehen.
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2.2 Inventur-Erfassungsdaten rekonstruieren 2.2.1 ISBN_Inv.Konsolenkürzel Datei anlegen Wechseln Sie wieder in das ‚\BuSSText’-Verzeichnis. Wählen Sie die erste Datei mit den Namen ‚Inv_ErfP’ aus und benennen Sie diese in ‚ISBN_Inv.Konsolenkürzel’ (bspw. ‚PS9’) um.
2.2.2 Standortzahlen verbuchen Starten Sie BuSS. Über den Funktionsbereich Inventur, Funktionsgruppe Inv.Begl., Funktion Verbuch.StOZ werden jetzt alle Standorte, die in der Inventurerfassung aufgenommen wurden, auf das entsprechend eingestellte Inventurjahr verbucht! Bitte hier nochmals prüfen, ob das „Dummy“ Inventurjahr im Feld Inv.-Jahr auch abgebildet ist. Mit einem Klick auf [Start] beginnen Sie die „Verbuchung“. WICHTIG: Nach dem Klick auf Start kann es einige Zeit dauern, bis ein Fortschritt erkennbar wird, bitte nicht erneut auf [Start] klicken.
2.2.3 Weitere Inventurerfassungsdateien integrieren Wechseln Sie wieder in das ‚\BuSSText’-Verzeichnis. Benennen Sie die nächste ‚Inv_ErfP’ in ‚ISBN_Inv.Konsolenkürzel’ um. Verbuchen Sie die Standortzahlen wieder wie unter 2.2.1 beschrieben. Wiederholen Sie die Schritte 2.2.2 und 2.2.3, bis im ‚BuSSText’-Verzeichnis keine ‚Inv_ErfP’-Dateien mehr enthalten sind. Die gesammelten Offline-DOS-BuSS-Dateien bitte ebenfalls einzeln oder in einer Sammeldatei verbuchen.
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2.2.4 ISBN_INV Datei per Eingabeaufforderung erstellen Alternativ zu Schritten 2.2.1 und 2.2.3 können Sie die Arbeit beschleunigen, indem Sie alle ‚Inv_ErfP’-Dateien in ‚ISBN_Inv.Konsolenkürzel’ kopieren lassen. Aktivieren Sie über die Windows-Start Fläche die Funktion Ausführen und geben Sie cmd ein. In der Eingabeaufforderung wechseln Sie in das Sicherungsverzeichnis der ‚Inv_ErfP’Dateien. Geben Sie die Befehlszeile copy Inv_ErfP* BuSSlaufwerk:\BuSSText\ISBN_INV.Konsolenkürzel
ein und bestätigen Sie mit ‚[Enter]’ Wurde der Kopiervorgang erfolgreich (bitte über eine bytegenauen Größenvergleich prüfen!) abgeschlossen reicht es, 2.2.2 einmalig auszuführen bzw. nochmals getrennt mit den evtl. vorliegenden Offline-DOS-BuSS-Dateien.
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2.3 Daten erneut sichern Nach Abschluß von 2.1 und 2.2 bitte erneut eine Datensicherung von ‚\BuSSDat’ wie bspw. unter 1.1 beschrieben vornehmen (bspw. ‚bussdat-nach-verbuchen’ als Verzeichnisnamen wählen).
3 Inventur fortsetzen Befolgen Sie den Standardarbeitsablauf bzgl. der Inventur. Kurzform: Über die Funktionsbereich Inventur, Funktionsgruppe Inv.Ausw. können Sie sich jetzt wie gewohnt entsprechende Listen ausdrucken lassen, alle Einträge des „Dummy“-Inventurjahres werden hier berücksichtigt. Prüfen Sie, ob die Werte plausibel sind (Vergleich zu Vorjahreswerten). Über den Funktionsbereich Inventur, Funktionsgruppe Inv.Org., Funktion Inv. »Life« können Sie wie im Inventurleitfaden beschrieben die Inventur life stellen. Nach Abschluss des Vorgangs bitte BuSS schließen und nochmals eine separate Sicherung von ‚\BuSSDat’ anlegen. Inventurauswertung (s.o.), evtl. zusätzlich mit Einzelbewertung durchführen und wiederum auf Plausibilität prüfen. Wenn alles i.O., ist die Inventur erfolgreich abgeschlossen.
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