Voluntariado Corporativo
Agosto de 2014
VOLUNTARIADO CORPORATIVO GRUPO SAESA Visión : “Ser la mejor empresa del Sur de Chile, comprometida con nuestros clientes, orgullo para nuestros trabajadores y protagonista del desarrollo regional” Los trabajadores del Grupo Saesa podrán postular a participar o desarrollar una experiencia de voluntariado corporativo, en el marco de las siguientes propuestas de acción, que la em presa ha form ulado en el m arco de sus objetivos de responsabilidad social.
Tipos de voluntariado 1.
Fondo Concursable a través de proyectos grupales : Son fondos creados para apoyar iniciativas que presenten los colaboradores en las zonas donde la empresa esté presente y que deben ir en la línea de contribución al bienestar de la comunidad.
Los fondos estarán destinados a proyectos propuestos por grupos de 5 trabajadores del Grupo Saesa como mínimo, quienes deberán postular su proyecto a través de una ficha especial para estos efectos, que debe incluir todos los datos solicitados y las cotizaciones de los gastos necesarios para su implementación (Anexo 1, formulario de postulación). El concurso se lanzará cada año en el mes de agosto, cuando se conmemora el mes de la solidaridad. Podrán postular todos los empleados del Grupo Saesa y podrá incluir a familiares en la ejecución de los proyectos. Bases del Concurso a. Requisitos •
Cada equipo puede postular solo un proyecto
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Debe beneficiar necesariamente a una comunidad u organización, no a una persona individual.
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Deben participar como mínimo 5 trabajadores en el proyecto
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Los proyectos deben estar destinados a mejorar la calidad de vida de alguna comunidad u organización que se encuentre en el territorio operacional de la Compañía. A excepción de los trabajadores de Santiago quienes podrán apoyar a una institución que tenga cobertura nacional
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Debe incluir horas de trabajo en la entidad beneficiaria y no solamente entrega de materiales.
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b. Financiam iento: El fondo único al cual se puede postular corresponde a un máximo de $400.000 pesos, dinero que debe ser rendido al finalizar el proyecto. c. Líneas de Financiamiento: El proyecto debe contribuir a una agrupación u organización de la comunidad, en las siguientes líneas de trabajo: Ø Educación: proyectos que tengan relación con el mejoramiento de una entidad educacional. o
Por ejem plo: reforzamiento, material educativo, mejoramiento de instalaciones, formación en eficiencia energética
Ø M edio ambiente: proyectos enfocados en respeto y cuidado del medioambiente. o
Por ejem plo: reforestación, mejoramiento plazas y parques, invernadero
Ø Deporte y vida saludable: proyectos que fomenten estilos de vida saludable. o
Por ejem plo: campeonato deportivo, escuela gimnasia o yoga, caminata educativa, alimentación saludable.
d. Plazos: Desde el momento que se realiza el lanzamiento oficial del Fondo Concursable, los grupos de trabajadores que deseen participar tendrán 30 días para presentar su proyecto. Los resultados de los proyectos ganadores se conocerán 15 días después de finalizado el plazo de entrega. El desarrollo de los proyectos debe concretarse en un plazo máximo de 4 meses, que incluirá un proceso de seguimiento quincenal. La Compañía asignará 12 horas libres de voluntariado como máximo que podrán ser tomadas los días viernes de 2 horas cada vez. Además, el trabajador debe comprometerse a entregar de su tiempo libre la mitad de las horas de voluntariado asignadas por la empresa, es decir, 6 horas. e. Apoyo: La Gerencia de Personas podrá –en caso de ser necesario-‐ buscar y asignar a un profesional que apoye el desarrollo del proyecto, de acuerdo al objetivo de éste. f. Proceso de Selección: Este proceso contempla una preselección que será revisada por la Gerencia de Personas de la Compañía, quienes determinarán la admisibilidad del proyecto, es decir, si cumple con los requisitos establecidos en el Fondo Concursable. Los proyectos admisibles pasarán a la segunda etapa, donde se conformará un Comité de Voluntariado Corporativo, compuesto por 5 personas, que determinará los proyectos ganadores, en base a criterios establecidos. Se estima financiar un máximo de 10 proyectos en el primer año.
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g. Criterios de Evaluación de proyectos Evaluació n
Criterio Factibilidad: que exista un diagnóstico, planificación del proceso, coherencia en los resultados esperados. Aporte a la comunidad: impacto que cause en la comunidad. Sostenibilidad: capacidad de permanecer en el tiempo N° de voluntarios que participarán: trabajo transversal. Creatividad de la propuesta.
30 % 30 % 20 % 10 % 10 %
2. Fondos a través de donaciones solidarias con acción de voluntariado: Son fondos puntuales que se entregarán con el fin de apoyar causas sociales, relacionadas con los objetivos y políticas de Responsabilidad Social Empresarial. Se consideran 3 formatos de participación: a. Apadrinamiento de Institución u organización de beneficencia: la empresa evaluará y definirá que organización recibirá apoyo ya sea en recursos monetarios y/o físicos. El aporte de los colaboradores podrá ser a través de entrega de dinero de manera voluntaria y/o de horas de trabajo en esa Institución, determinándose como campaña masiva. o Ejemplo: Campaña 1+1 de Teletón; campaña 1 + 1 Hogar de Cristo, hogar de menores, hogar de ancianos. b. Iniciativas compañía. La empresa, de acuerdo a sus objetivos de RSE, podrá definir algunas acciones de donación con acción de voluntariado, en las cuales definirá el proyecto a financiar, dispondrá de los recursos económicos e invitará a los trabajadores a participar como voluntarios, sólo aportando horas de trabajo y no recursos económicos. Por ejemplo reforestación de áreas verdes, hermoseamiento de plaza o parque, construcción de viviendas de emergencia, etc. Las horas de voluntariado realizadas por los trabajadores en su tiempo libre serán compensadas por la compañía en un 50% un día de semana, es decir, si un colaborador trabaja 8 horas de su tiempo libre en este proyecto de voluntariado podrá optar a 4 horas libres en horario de trabajo, que se podrán tomar como máximo en 2 horas semanales.
3. Fondos ante Emergencia o Catástrofe: Son fondos excepcionales que se implementarán con el fin de apoyar a compañeros de trabajo en caso de situaciones de gravedad, o eventualmente a comunidades donde estamos insertos, que se encuentren en situaciones de emergencia o catástrofes. Existen dos vías de apoyo:
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a. Campaña solidaria de recaudación interna: Si los trabajadores deciden apoyar a él o los afectados a través de dinero en efectivo vía descuento por planilla, la empresa proporcionará el soporte técnico, comunicacional y administrativo para la ejecución de la campaña. La postulación a esta iniciativa, deberá generarse desde los compañeros de trabajo del afectado b. Campaña de trabajo voluntario: Si los trabajadores deciden apoyar con su tiempo, podrán inscribirse con horas de voluntariado de acuerdo a la contingencia. Por ejemplo, limpieza en caso de incendio o inundación de vivienda. Para ello la empresa entregará 2 horas como máximo en un mes para la realización de la actividad y el trabajador se compromete a entregar 2 horas de su tiempo libre. Para este tipo de fondos, el Comité de Voluntariado evaluará cada caso, analizará la factibilidad de su realización y los recursos económicos destinados para ello.
Responsabilidades Este programa de Voluntariado Corporativo será liderado y coordinado por la Gerencia de Personas y la Subgerencia de Asuntos Corporativos de la Compañía, quienes velarán por que este programa cumpla con los objetivos para los que fue creado, siendo además responsables de su difusión. Además deberá estimular y motivar a los colaboradores a participar, identificando oportunidades de mejora y evaluar internamente el desarrollo del mismo. Con la finalidad de apoyar el desarrollo de este programa, se creará un Comité de Voluntariado que estará integrado por colaboradores de distintas áreas y jerarquías. Las funciones de este equipo son: ü Si se requiere, deberá evaluar las peticiones que se soliciten para acceder a fondos antes señalados ü Actuar de jurado en Fondos Concursables ü Seguimiento de los fondos en ejecución. ü Promover y evaluar áreas de voluntariado de interés para la comunidad y la empresa. Este Comité se reunirá según necesidad.
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Presupuesto y Recursos Es fundamental establecer los recursos financieros, materiales, horas de trabajo, espacio físico, logística, entre otros, que la organización dispondrá para el financiamiento del programa. FONDOS
RECURSOS ECONOM ICOS, M ATERIALES Y NO M ATERIALES
Fondo Concursable
400.000 por proyecto por zonal
Fondos a través de donaciones solidarias con El equivalente a recaudación en el caso de acción de voluntariado campañas de apadrinamiento; y presupuesto necesario en el caso de iniciativas compañía Fondo ante situaciones de emergencia
Según necesidad y evaluación comité
Meta 2014 – 2015 Se establece una meta anual de participación de colaboradores en algún tipo de voluntariado. Para el primer año la meta de participación será del 10 % de los trabajadores y se espera vaya aumentando paulatinamente año a año. Según objetivos y metas que la compañía defina
Evaluación de Voluntariado Es fundamental que el área a cargo del programa evalúe las acciones de voluntariado que realizan sus colaboradores con el fin de conocer la evolución y desarrollo del programa. Cada responsable de proyecto, será responsable de llevar un registro de asistentes, con firma, horas de voluntariado desarrollado por cada participante y registro fotográfico, que deberá entregar a Comité de Voluntariado. El Comité de Voluntariado deberá evaluar e informar a la compañía, la inversión en proyectos de la comunidad y sus beneficios Anualmente se desarrollará una encuesta de satisfacción a los empleados, sobre este programa.
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Imagen Corporativa Para el desarrollo de los programas y/o proyectos de Voluntariado Corporativo, los trabajadores involucrados recibirán algún elemento de vestuario o imagen corporativa, el que deberán usar en la actividad. Cada grupo postulante deberá tener un líder que se hará responsable del desarrollo del proyecto, la rendición de cuentas y resultados, información de voluntarios participantes y coordinación general. Adicionalmente se solicitará registro fotográfico del desarrollo de la actividad, como respaldo en el informe. Observaciones Este Voluntariado Corporativo, podrá registrar cambios o modificaciones, si en su desarrollo se identificarán mejoras posibles. Ello será definición del Comité de Voluntariado. Lorena Mora Sanhueza Subgerente Asuntos Corporativos
Ma. Dolores Labbé Daniels Gerente de Personas
Coordinación general y consultas:
[email protected]
