VIS-Suite Die ganze Welt der E-Verwaltung.

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E-Verwaltung

für Bund, Länder und Kommunen.

Die Herausforderung Folgt man dem „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“, so umfasst die elektronische Verwaltungsarbeit insbesondere die elektronische Schriftgutverwaltung, Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit. Was liegt also näher, als diese Basiselemente einer Digitalen Verwaltung zu einer Produktlinie zusammenzuführen? Genau diesen Ansatz verfolgen wir mit der VIS-Suite. Das Konzept ist einfach: Wir analysieren Ihre bereits vorhandenen Lösungen und ergänzen die fehlenden Komponenten. Schritt für Schritt digitalisieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Verwaltung und steigern so die Effizienz von Verwaltungsprozessen.

Die Vorteile auf einen Blick: • Moderne Standardprodukte konform zum „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ • Leicht integrierbar und flexibel erweiterbar zu einer vollständigen Digitalen Verwaltung • Transparente, vernetzte und medienbruchfreie Gestaltung interner Verwaltungsprozesse • Spezialisierte Client-Anwendungen für unterschiedliche Nutzergruppen (WebClient, SmartClient, MobileClient, PortalClient, TaskClient) • Verfügbarkeit von leistungsfähigen Einführungskonzepten • Reduzieren von Projektrisiken und Kosten durch Vorintegration und flexiblen, stufenweisen Ausbau der Digitalen Verwaltung

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Die Lösung Die VIS-Suite besteht aus Bausteinen, die entsprechend Ihren Anforderungen ausgewählt und zu einer homogenen Lösung zusammengestellt werden können. Dazu zählen die Produkte VIS-Scan, VIS-­Akte, VIS-Vorgangsbearbeitung, VIS für SharePoint, VIS-Poststelle und VIS-Archiv sowie komplette VIS-Branchenlösungen. Ausgangspunkt für die Verwaltungsmodernisierung kann somit die elektronische Akte sein, aber auch die elektronische Poststelle oder verschiedene Fach­ verfahren. Die Produkte der VIS-Suite sind aufeinander abgestimmt. Damit werden die Bedürfnisse von Nutzergruppen optimal bedient. Geschäftsprozesse können vollständig digitalisiert werden.

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Produkte der VIS-Suite im Überblick.

VIS-Branchenlösungen

WebClient

VIS-Suite. Digitalisierung von Verwaltungsabläufen.

TaskClient

VIS-Akte

VIS-Vorgangsbearbeitung

VIS für SharePoint

Verwaltungsakte, Fach- & Fallakte

Verwaltungsakte, Fach- & Fallakte

Organisationsablage, Teamund Projekträume

VIS-Poststelle

Virtuelle Poststelle, E-Rechtsverkehr, E-Mail, E-Postbrief

VIS-Aktenbearbeitung Aktenführung, Geschäftsgänge, Zusammenarbeit, Fachverfahrenskopplungen

Konzept E-Verwaltungsarbeit umgesetzt

VIS-Akte – ergonomisch und einfach.

Mit ihrem modularem Aufbau, ihrer umfangreichen Funktionalität und ihrem einmaligen Konzept der Nutzerschnittstelle beschreitet die PDV-Systeme mit der VIS-Suite neue Wege und stellt einen innovativen Meilenstein im Umfeld der E-Verwaltung dar.

Mit der VIS-Akte gelingt Ihnen ein einfacher und schneller Wechsel von der papierbasierten zur elektronischen Schriftgutverwaltung. Zeitaufwendige Recherchen entfallen, und die Papierflut kann eingedämmt werden. Die einfache Bedienbarkeit unserer E-Akte ist inzwischen zu einem wichtigen Motiv für die Kaufentscheidung avanciert.

In ihrem Umfang umfasst die VIS-Suite die Einzel­ produkte VIS-Scan, VIS-Akte, VIS-Vorgangsbearbeitung, VIS für SharePoint, VIS-Poststelle und VIS-Archiv. Mit diesen Produkten werden alle im „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ beschriebenen Module abgedeckt. Die konsequente Standardisierung erlaubt es, VIS-Suite-Produkte sowohl als Einzellösung als auch zur Digitalisierung kompletter Verwaltungsabläufe einzusetzen.

PortalClient

VIS-Scan

Mit dem Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ hat sich die Bundesregierung ehrgeizige Ziele hinsichtlich der Effizienz, E-Verwaltung und elektronischen Aktenführung gesetzt. Zugleich sollen auch die Bürger von einer nutzerfreundlichen Verwaltung profitieren, die für möglichst zahlreiche Dienste ortsund zeitunabhängig und dabei datenschutzkonform erreichbar ist. Verwaltungsvorgänge sind übergreifend und medienbruchfrei in die jeweiligen Arbeitsprozesse einzubinden.

Die VIS-Suite ist das Ergebnis einer durch zahlreiche Projekte und Erfahrungen geprägten Entwicklung. Analog zum „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ ist die VIS-Suite modular aufgebaut und bietet den Kunden zugleich den Vorteil einer engen Produktintegration der einzelnen Bausteine. Gerade diese Vorintegration erspart den Kunden hohe Projektaufwände bei der Umsetzung ihrer langfristigen Entwicklungsziele.

MobileClient

Stapelverarbeitung, Metadatenextraktion

E-Verwaltung verspricht Effizienzgewinne

Mit dem konsequenten Wechsel von der Papier- zur E-Akte ist intendiert, die internen Verwaltungsprozesse durchgängig zu digitalisieren, zu vernetzen und medienbruchfrei zu gestalten. Der Erfolg dieses Projektes hängt davon ab, in welchem Maße es gelingt, mit der E-Verwaltungsarbeit für die Nutzer tatsächlich Mehrwerte zu generieren. Deshalb müssen die angebotenen Produkte flexibel für unterschiedliche Nutzerkreise, Nutzertypen und Arbeitsszenarien geeignet sein.

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SmartClient

VIS-Vorgangsbearbeitung – der Weg zur Prozessoptimierung. VIS-Vorgangsbearbeitung dient der automatisierten elektronischen Bearbeitung eines Schriftstücks in der Behörde. Im Fokus steht dabei die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen über den elektronischen Geschäftsgang. Während Medienbrüche vermieden und Durchlaufzeiten erhöht werden, bleibt das Verwaltungshandeln jederzeit nachvollziehbar.

VIS-Scan – Intelligente Digitalisierung. Mit der Software VIS-Scan lassen sich Papierdokumente mit einem hohen Automatisierungsgrad über ein Texterkennungsmodul digitalisieren.

VIS-Archiv

Revisionssichere Langzeitspeicherung

Die automatisiert vorklassifizierten elektronischen Dokumente werden an die VIS-Akte übergeben. VIS-Scan kann neben dem zentralen Betrieb auch zum dezentralen Scannen eingesetzt werden.

VIS für SharePoint – Zusammenarbeit digital. Unter Nutzung von MS-SharePoint®. werden moderne Zusammenarbeitsszena­rien nutzerfreundlich elektronisch abgebildet.

VIS-Poststelle – Post digital verwalten. Mit der VIS-Poststelle können Sie Ihre ein- und ausgehende Post effizient digital verwalten. Mit diesem Produkt stellen Sie rechtskonform sicher, dass jedes eingehende und ausgehende Schriftstück, unabhängig von der Art des gewählten Kommunikations­ kanals, erfasst wird.

VIS-Archiv – erfüllt höchste Ansprüche. VIS-Archiv dient der Langzeitarchivierung. Das Produkt lässt sich einfach und komfortabel bedienen. VIS-Archiv gewährleistet die rechtskonforme, beweissichere Aufbewahrung elektronischen Schriftguts.

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Der passende Client für jede Arbeitssituation.

Mit der VIS-Suite werden auf Basis eines gemeinsamen Systems unterschiedlich komplexe Bedienoberflächen bereitgestellt, die sich an unterschiedliche Nutzer richten. Insgesamt stehen Ihnen fünf ClientAnwendungstypen zur Verfügung: WebClient, SmartClient, MobileClient, PortalClient und TaskClient. Die unterschiedlichen Client-Anwendungen sind für verschiedene Anwendungsfälle geeignet.

Die VIS-Suite bietet für jede Situation die passende Bedienoberfläche!

WebClient Vollständiger Funktionsumfang, DOMEA 2.1 geprüft

SmartClient Akten und Workflows erstellen und bearbeiten, Aufgaben erledigen

Tribut an die persönliche Effizienz Die VIS-Suite hält nicht nur eine Vielzahl neuer Funktionen bereit. Mit wachsendem Produktumfang kommt es nicht nur auf die Anzahl der Features an, sondern auch auf eine intuitiv bedienbare Bereitstellung der Funktionalitäten und deren ergonomische und an die jeweilige Arbeitssituation und -aufgabe angepasste Nutzung. Hierzu bietet die Suite mit dem Multi-Client-Interface ein neues und grundlegend überarbeitetes Nutzerkonzept an.

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MobileClient Aktentasche, Aufgabenkorb und Terminmanagement für unterwegs

Verschiedene Client-Anwendungen Mehrere spezielle Client-Anwendungen bedienen zielgerichtet unterschiedliche Nutzergruppen. Dies trägt der Tatsache Rechnung, dass die Client-Anwendung in ihrer Komplexität dem zu bedienenden Geschäftsprozess angepasst werden muss. Komplexe Bedien­ oberflächen für einfache Anwendungsfälle sind ebenso fehl am Platze wie Anwendungen, die dem Geschäftsprozess „nicht gewachsen sind“.

PortalClient Akten im Team bearbeiten, Inhalte in SharePoint veröffentlichen

TaskClient Aufgaben durch sehr einfache Bedienung schnell sichten und erledigen

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Die E-Akte für unterwegs. Der MobileClient. Für Sachbearbeiter und Führungskräfte.

Für Microsoft Windows, iOS und Android geeignet Ganz gleich, mit welchem mobilen Endgerät der Nutzer unterwegs ist: Mit seinem Tablet oder Laptop auf Basis von Windows-Betriebssystemen besteht ebenso Zugriff auf die benötigten Daten wie mit Geräten, die mit dem Android- oder iOS-Betriebssystem ausgestattet sind.

Sicht auf die E-Akte für unterwegs unter: Schneller mobiler Zugriff

2 Aufgaben-Management

Die Arbeit wird effektiver, wenn auf der Dienst­reise, bei einem Vororttermin oder im Home-Office auf benötigte Akten schnell mobil zugegriffen werden kann. Mit unserem MobileClient stehen den Anwendern unterwegs alle erforderlichen Dokumente auf dem Laptop oder Tablet zur Verfügung.

Über den mobilen Aufgabenkorb lassen sich von unterwegs aus Prozesse der Vorgangsbearbeitung innerhalb der Behörde anstoßen. Über den elektronischen Geschäftsgang können Mitarbeiter in den Bearbeitungsprozess eingebunden oder Entscheidungen verfügt werden. Das notwendige Schriftgut ist sofort einsehbar.

Die Funktionen im MobileClient sind spezifisch an die Tätigkeiten von Sachbearbeitern und Führungskräften angepasst und unterstützen diese Personen bei ihrer täglichen Arbeit. Der MobileClient gestattet die mobile Arbeit mit VIS-Schriftgutobjekten und Geschäftsgängen im Offline-Betrieb. Es ist keine permanente Verbindung zum VIS-Server nötig. Der MobileClient wurde für drei Einsatzzwecke konzipiert: als Aktentasche zur Offline-Aktenablage, zum Aufgaben-Management und zur Terminverwaltung. Der Anwender kann beliebig zwischen diesen drei Bereichen wechseln:

1 Aktentaschenfunktion Über die Aktentaschenfunktion können komplette Akten- und Vorgangsstrukturen zur mobilen Mit­ nahme „eingepackt“ und für den Offline-Betrieb bereitgestellt werden.

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MS Windows

3 Terminverwaltung Der MobileClient gewährt eine persönliche Terminverwaltung. Über eine spezifische Outlook-Integra­ tion können Outlook-Termine als VIS-Vorgänge bereitgestellt werden. In Vorbereitung einer Besprechung kann der Nutzer zum Termin benötigte Unterlagen direkt zum Kalendereintrag hinterlegen. So entfällt beim Vororttermin die Recherche nach den benötigten Unterlagen.

Synchronisation mit der VIS-Akte Per Knopfdruck werden mobil vorgenommene Änderungen durch Kommunikation der mobilen Endgeräte mit dem Server synchronisiert. Am Ende des Prozesses werden evtl. vorhandene Synchronisationskonflikte aufgelistet und Lösungsvarianten angeboten. Nach erfolgreichem Abgleich wird die Ansicht geschlossen.

Android

iOS

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Eine bedarfsgerechte Software-Architektur.

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Flexibel und skalierbar

Hochverfügbar

Wer Flexibilität in der öffentlichen Verwaltung verankern möchte, muss bei der Software-Auswahl ein besonderes Augenmerk auf die Architektur legen. Die VIS-Suite basiert auf einer service-orientieren Architektur, die sich hinsichtlich des Leistungsumfangs, der Funktionalität und Nutzerzahl skalieren lässt. Insbesondere die Suite-Eigenschaften Flexibilität und Offenheit werden durch eine schichtenförmige Software-Architektur erreicht. Auch im laufenden Betrieb kann das Gesamtsystem skaliert werden. Die Veränderungen betreffen nicht nur die Anzahl der Server, sondern auch deren Konfiguration. Auf steigende Anforderungen und wechselnde Bedürfnisse kann somit schnell reagiert werden.

Die moderne Architektur der VIS-Suite sorgt auch bei einem Ausfall von Systemkomponenten mit hoher Wahrscheinlichkeit dafür, den Betrieb aufrecht­ zuerhalten. Dazu werden die Server in Cluster zusammengefasst und die anstehenden Aufgaben auf die parallel arbeitenden Server verteilt (Load Balancing). Auf diese Weise erfolgt eine optimale Auslastung der Komponenten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass das Gesamtsystem permanent zur Verfügung steht.

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Bereitstellen von Schnittstellenstandards. POSTEINGANG

DI G AR ITA CH L I

IMP

ES V

NHA GEN C FA DUN EN W

AU FI T H ZIE E N R U TING

E RKONV G N TIE R U

OR

DRU VER CK & SAND

JO

AG E

Unterstützung von CMIS

Mit der VIS-Suite lassen sich leistungsfähige Kopplungen zu externen Systemen realisieren. Damit wird die Integration von Langzeitspeichern, Scan-Systemen, Fachverfahren und weiteren Diensten möglich, der Datenaustausch gewährleistet und das elektronische Verwaltungshandeln ohne Medienbrüche gefördert. Die Verbindung gelingt über Webservices mit standardisierten Schnittstellen, wie z. B. SOAP, oDATA und REST. Die PDV-Systeme stellt in der VIS-Suite eine ArchiveLink-ContentServer-Schnittstelle für SAP-­ Daten bereit. Außerdem wird der CMIS-Standard unterstützt.

Die VIS-Suite ist vollumfänglich mit CMIS (Content Management Interoperability Services) in der Version 1.1 kompatibel. Der CMIS-Standard dient der herstellerunabhängigen Verwendung von Funktionen eines Content- und Dokumentenmanagementsystems und damit der Interoperabilität.

SAP-ArchiveLink-ContentServerSchnittstelle In der VIS-Suite wird eine SAP-ArchiveLink-Content­ Server-Schnittstelle bereitgestellt. Aus der SAP-Lösung heraus können Daten geordnet in der VIS-Suite abgelegt und ggf. weiterverarbeitet werden. Auf die abgelegten Dokumente ist ein einfacher und dauerhafter Zugriff gewährleistet.

Z HE EITR

W

STO R ITY

E

B

ICE

AV BD

OZ ES S PR

SERV

SECUR

ER G T X N TE LLU E ST

ARBEITSPLATZSCAN

NST DIE

D CLI MS EN TS

ORT

WEB

Web-Services mit Standardschnittstellen

NDOKU M ENTE SPEIC H ER

G N IC A L PE S

SCHNITTSTELLEN Interoperable Lösungen gefragt Für Kooperation und Austausch benötigen die Behörden heute interoperable Lösungen. Für eine behörden-, ebenen- oder gar länderübergreifende Zusammenarbeit sind Schnittstellenstandards essenziell.

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Neben der Fachverfahrensanbindung und standardisierten Schnittstellen zu Office- und E-Mail-Systemen muss der Datenaustausch über solche Schnittstellen gewährleistet werden.

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Leistungsstarke Technologie.

Das Serviceangebot von PDV. DIENSTE

POSTEINGANG

DI G AR ITA CH L I

IMP

ES V

NHA GEN C FA DUN EN W

AU FI T H ZIE E N R U TING

E RKONV G N TIE R U

OR

NDOKU M ENTE SPEIC H ER

G N IC A L PE S

Dienste Die Dienste der VIS-Suite umfassen sowohl die Eingänge (Input) als auch die Ausgänge (Output). Der automatisierte Posteingang beinhaltet dabei sowohl das Scannen von Papierdokumenten als auch die Übernahme von eingegangenen E-Mails.

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Service

aus erster Hand.

DRU VER CK & SAND

JO

AG E

Z HE EITR

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STO R ITY

E

B

ICE

AV BD

OZ ES S PR

SERV

SECUR

ER G T X N TE LLU E ST

ARBEITSPLATZSCAN

NST DIE

D CLI MS EN TS

ORT

WEB

Auf der anderen Seite kann die Erstellung von Papierdokumenten über Druckdienste oder der Versand von E-Mails automatisiert werden. Darüber hinaus wird die Abgabe von Daten an ein digitales Archiv mit Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen unterstützt. Die Integration in die bestehende Infrastruktur ist damit nahtlos möglich.

Unser Serviceangebot für Sie. • Wir unterstützen unsere Kunden in jeder Projektphase. • Wir beraten unsere Kunden über Art und Umfang der erforderlichen Software und ggf. auch Hardware. • Wir erstellen IT-Konzepte, programmieren Fachapplikationen oder passen diese an die Bedürfnisse unserer Kunden an. • Unser Support-Team hilft Ihnen bei allen Fragen rund um unsere Softwareprodukte. • Zertifizierte Dozenten der PDV-Akademie bereiten die Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen praxisnah und unter Berücksichtigung kundenspezifischer Besonderheiten auf den Umgang mit unserer Software vor.

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März 2017

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