Teil II 1 Allgemeine Vorschriften 1.1 Fortführung der Personenstandsbücher
Handakte Heft 4: Fortführung von Personenstandsbüchern Neubearbeitung Dezember 2004 © Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin 2004 ISBN 3-8019-0166-1
Teil II Systematische Darstellung und Besonderheiten
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Allgemeine Vorschriften
1.1 Fortführung der Personenstandsbücher §§ 46 ff. PStG, § 8 PStV, §§ 67 und 73 bis 84 DA Zentrale Aufgabe des Personenstandswesens ist es, Beginn und Ende einer menschlichen Identität, sowie die Namen und die familienrechtlichen Beziehungen einer Person staatlich zu dokumentieren und für private und öffentliche Zwecke verfügbar zu halten. Daher werden Eheschließungen, Geburten und Sterbefälle in die hierfür bestimmten Personenstandsbücher eingetragen und durch die Unterschrift des Standesbeamten abgeschlossen. Die so entstandenen öffentlichen Urkunden sind unter der Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Führung der Bücher kraft Gesetzes mit einer hohen Beweiskraft ausgestattet (§ 60 PStG). Sie genießen öffentlichen Glauben, das heißt, dass sich jede Person, auf die sich der Eintrag bezieht, zum Nachweis der Richtigkeit des beurkundeten Sachverhalts auf den Personenstandseintrag berufen kann. Vor dem Hintergrund dieses Generalauftrags erschließt es sich ohne weiteres, dass die Eintragungen als solche nicht verändert werden dürfen: Durchstreichen, Überschreiben, Einfügen, Radieren oder sonstige Korrekturtechniken sind strikt ausgeschlossen (§ 73 Abs. 3 DA). Die Unabänderlichkeit der Einträge in den Personenstandsbüchern kollidiert jedoch mit dem Anspruch auf jederzeitige objektive Richtigkeit der beurkundeten Tatsachen. Eintragungen, die von Anfang an fehlerhaft waren, müssen korrigiert werden können. Änderungen von Personenstand und Namen, die sich nachträglich ergeben, müssen dem vorhandenen Haupteintrag hinzugefügt werden, damit die Personenstandsbücher den Standesfall nicht nur im Zeitpunkt seiner originären Beurkundung korrekt dokumentieren, sondern auch in seiner weiteren Entwicklung nachvollziehbar nachweisen. Das Personenstandsrecht löst diesen Konflikt in der Weise, dass es den Standesbeamten verpflichtet, die Per-
sonenstandsbücher fortzuführen, das heißt, Berichtigungen, Ergänzungen oder Änderungen von Einträgen zu veranlassen, deren Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit er aufgrund von Mitteilungen oder eigener Sachverhaltsermittlung erkannt hat (§ 71 DA). Nach den hierfür bereitgestellten Bestimmungen bleibt der ursprüngliche Eintrag ausnahmslos unberührt; Berichtigungen und Änderungen sind in Form einer besonderen Beurkundung vorzunehmen, dem so genannten Randvermerk im Geburten-, Heirats- und Sterbebuch, als Vermerk in den entsprechenden Spalten des Familienbuchs. Auch für diese Folgebeurkundungen gelten die allgemeinen Regeln für die Eintragungen in den Personenstandsbüchern. Sie nehmen wie der Haupteintrag an deren Beweiskraft teil und werden bei der Ausstellung von Urkunden eingearbeitet (§§ 49 ff. DA). Für die Änderung von Einträgen in den Personenstandsbüchern enthalten PStG, PStV und DA ein komplexes Regelwerk, das den aufgezeigten Leitlinien folgt und Anforderungen aufstellt, die nach Zeitpunkt und Art des Änderungsbedarfs differenziert sind. Grundsätzlich sind zu unterscheiden: – Unrichtige Einträge, die vor dem Abschluss der Beurkundung festgestellt werden; sie berichtigt der Standesbeamte aufgrund eigener Entscheidung in Form von Zusätzen und Streichungen, die er am Schluss der Eintragung zu vermerken hat (§ 72 DA, vgl. dazu II 2.1.2). – Einträge, die von Anfang an fehlerhaft waren, deren Fehlerhaftigkeit aber erst nach Abschluss der Beurkundung festgestellt wurde und die durch Berichtigung (II 2.2 bis 2.6) richtiggestellt werden müssen. – Einträge, die aufgrund nachträglicher Änderung von Personenstand und Namen im Wege der Fortschreibung des Haupteintrags zu wahren sind (§§ 73 ff. DA, II 3, 4, 5 und 6). Die Anforderungen an die Vornahme von Berichtigungen unterscheiden sich nach Art und Erkennbarkeit sowie der Tragweite des Fehlers. Einfache Berichtigungen nimmt der Standesbeamte aufgrund eigener Entschließung allein vor (§§ 74 bis 76 DA, II 2.3), andere setzen eine Anordnung einer ausländischen Behörde (§ 119a DA, II 2.5) oder des Personenstandsgerichts voraus (§ 78 DA, II 2.4). Bei Randvermerken und Vermerken zur Fortführung von Personenstandseinträgen wird hinsichtlich ihrer Anforderungen nach der Art der nachträglichen Änderung
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Teil II 1 Allgemeine Vorschriften 1.2 Randvermerke, Vermerke und Hinweise
von Personenstand oder Namen differenziert. Dementsprechend gibt es unterschiedliche Vorgaben für Randvermerke (zum Geburtenbuch §§ 283 bis 316 DA, zum Heiratsbuch §§ 209 bis 217 DA und zum Sterbebuch §§ 359, 360 DA, vgl. dazu II 3, 4 und 5). Aufgrund der Systematik des Familienbuches erfolgen die Fortschreibungen dort in Form von Vermerken in den dafür vorgesehenen Spalten 7, 8, 9 und 10 (§§ 237 bis 240e DA, II 6). Eine tabellarische Übersicht über die Änderungen von Einträgen in Personenstandsbüchern enthält Abbildung 19. Abb. 19, Seite 41 1.2 Randvermerke, Vermerke und Hinweise § 8 PStV, § 67 DA 1.2.1 Randvermerke § 67 Abs. 1 bis 3 DA Randvermerke sind gesetzlich zugelassene Beurkundungen am Rande der Einträge im Geburten-, Heirats- und Sterbebuch; sie werden wie der Haupteintrag durch die Unterschrift des Standesbeamten, unter Angabe des Eintragsdatums, abgeschlossen. Aus dem Text des Randvermerks muss erkennbar sein, auf welcher Grundlage oder auf Grund welchen Vorgangs er eingetragen worden ist. Welche Angaben im Einzelnen in die Randvermerke aufzunehmen sind, ist wie bei den Haupteinträgen abschließend gesetzlich geregelt. Es steht nicht im Ermessen des Standesbeamten, darüber hinausgehende Eintragungen vorzunehmen, auch wenn er sie für die Klarstellung eines Sachverhalts als zweckmäßig erachtet. Die DA enthält an zahlreichen Stellen Beispiele für die inhaltliche Fassung von Randvermerken. Es handelt sich dabei zwar lediglich um Vorschläge, die jedoch zum Zwecke einer einheitlichen Personenstandsbuchführung möglichst übernommen werden sollten. Nur in Ausnahmefällen kann es sinnvoll sein, abweichende Formulierungen zu verwenden; dabei ist dann allerdings verstärkt darauf zu achten, dass der Text den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Solange die Personenstandseinträge nicht zu einem Buch gebunden sind, kann die Eintragung mittels Schreibmaschine oder mit einem Automationsverfahren vorgenommen werden. Sind die Bücher gebunden, können nur noch handschriftliche Eintragungen erfolgen. Dabei ist auf die Lesbarkeit zu achten und gleichzeitig eng zu schreiben, um ausreichend Raum für mögliche weitere Randvermerke zu lassen.
Der erste Randvermerk beginnt auf der Höhe der Eintragsnummer; da Silbentrennung für Namen in den Personenstandsbüchern nicht vorgesehen ist, müssen die Zeilen innerhalb eines Randvermerks gegebenenfalls ausliniert werden. Weitere Randvermerke werden unmittelbar darunter eingetragen. Reicht der Schreibraum am Rand nicht aus, ist eine so genannte Allonge anzufügen (§ 67 Abs. 3 DA). Das Papier, das dazu verwendet wird, muss dieselbe Qualität aufweisen wie das Papier des Haupteintrags; der verwendete Klebstoff muss lösungsmittelfrei sein, damit er nicht im Laufe der Jahre die Einträge beschädigt. Die Allonge muss mit einem Hinweis gekennzeichnet sein (z. B. Geb. Eintr. (Zweitbuch) 2117/1998), damit man sie, falls sie sich ablöst, wieder dem richtigen Eintrag zuordnen kann. Die Verbindungsstelle ist mehrfach zu siegeln. Die Personenstandseinträge, die vor dem 3. Oktober 1990 in der DDR im DIN A5 Format quer angelegt wurden, haben keinen beschreibbaren Rand, sondern eine unbedruckte Rückseite. Randvermerke werden deshalb auf die Rückseite dieser Einträge eingetragen. Dabei ist links oben zu beginnen und über die gesamte Breite des Blattes bis zum rechten Rand zu schreiben. Wenn der Platz für weitere Randvermerke nicht ausreicht, wird eine Allonge angefügt (siehe oben). Für die Randvermerke können auch Vordruckstempel verwendet werden (§ 49 Abs. 4 DA). Abkürzungen sind zu verwenden, soweit sie nach § 66 DA zugelassen sind. 1.2.2 Vermerke § 67 Abs. 4 i.V. mit § 226 DA Die Vermerke im Familienbuch entsprechen hinsichtlich Rechtsnatur und Voraussetzungen den Randvermerken; sie werden lediglich aufgrund der Gestaltung des Familienbuchs als Karteikarte nicht am Rande, sondern in den jeweils dafür vorgesehenen Spalten eingetragen. Der Wortlaut der Eintragungen ist in einigen Fällen explizit vorgeschrieben (vgl. § 233 Abs. 1 DA). Bei den Eintragungen ist besonders darauf zu achten, dass der in den Spalten zur Verfügung stehende Raum optimal ausgenutzt wird, damit für weitere eventuell einzutragende Vermerke Platz bleibt. Die Spalten werden deshalb auch nicht nach Eintragung eines Vermerks durch Auslinieren oder Schlusszeichen für weitere Eintragungen gesperrt. Werden weitere Eintragungen erforderlich, sind sie an die vorhergehende Eintragung
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Teil II 1 Allgemeine Vorschriften 1.3 Weitere Aufgaben nach Eintragung von Änderungen
anzuschließen. Reicht der Platz in der dafür vorgesehenen Spalte nicht aus, ist der Vermerk in Spalte 10 fortzusetzen. Reicht der Raum in Spalte 10 für weitere Eintragungen nicht aus, so ist das Formular L1 (das vierseitige Familienbuch) zu verwenden. Reicht auch der Raum der Spalte 10 im Vordruck L1 für weitere Eintragungen nicht aus, so ist ein Ergänzungsblatt an der Innenseite des Vordrucks L1 anzufügen. Die Verbindungsstelle ist mehrfach zu siegeln. Auf dem Ergänzungsblatt muss vermerkt werden, zu welchem Familienbuch es gehört (zum Beispiel Kennzeichen Schneider/Huber, Heir.Eintr. 573/2000, St.Amt Karlsruhe). Am Ende der Spalte 10 ist zu vermerken, dass ein Ergänzungsblatt angefügt wurde. 1.2.3 Hinweise § 73 Abs. 5 DA Von den Randvermerken und Vermerken sind die Hinweise zu unterscheiden, die am unteren Rande eines Personenstandseintrags eingetragen werden. Sie stellen die Verbindung zu anderen Personenstandseinträgen her (zum Beispiel im Geburtenbuch zur Eheschließung der Eltern, zum Heiratsbuch und zum Sterbebuch des Kindes). Hinweise sind nicht Teil der Urkunde und nehmen nicht an der Beweiskraft des Eintrags teil. Sie werden ohne Angabe des Datums eingetragen und nicht unterschrieben. Als Hinweis wird auch der Erwerb der deutschen Staatsangehörigkeit nach § 4 Abs. 3 StAG eingetragen; er wird wieder gestrichen, wenn das Kind, zum Beispiel infolge der Anerkennung durch den deutschen Vater, die deutsche Staatsangehörigkeit nach § 4 Abs. 1 StAG erworben hat. 1.3 Weitere Aufgaben nach Eintragung von Änderungen An die Eintragung eines Randvermerks oder eines Vermerks schließen sich regelmäßig weitere Aufgaben des Standesbeamten an. 1.3.1 Ergänzung des Zweitbuchs § 44 PStG, §§ 34 Abs. 3 und 82 DA Da Erst- und Zweitbuch übereinstimmen müssen, sind Randvermerke im Erstbuch wörtlich in das Zweitbuch zu übernehmen. Solange der Standesbeamte es noch nicht an die zuständige Verwaltungsbehörde abgegeben hat, überträgt er selbst den Inhalt des Randvermerks mit Angabe des Eintragsdatums und Wiederholung seiner Unterschrift; er vermerkt die Übereinstim-
mung mit dem Erstbuch unter Angabe des Eintragsdatums im Zweitbuch und unterschreibt den Übereinstimmungsvermerk. Ist das Zweitbuch bereits abgegeben, teilt der Standesbeamte der zuständigen Verwaltungsbehörde die Eintragung des Randvermerks in einer beglaubigten Abschrift des im Erstbuch eingetragenen Randvermerks mit. Hinweise, die nach Fortführung eines Eintrags im Erstbuch eingetragen wurden, werden nicht in das Zweitbuch übernommen. 1.3.2 Namenverzeichnis § 42 Abs. 2 DA Ergibt sich durch einen Randvermerk die Änderung oder Berichtigung eines Namens, ist das Namenverzeichnis des Jahres fortzuführen, in dem der Personenstandsfall beurkundet wurde. Die bisherige Eintragung bleibt bestehen. Ändert sich nur der Vorname einer Person, so ist die bisherige Eintragung zu ändern. Der ursprüngliche Vorname sollte auch nach seiner Streichung lesbar bleiben. 1.3.3 Hinweise § 8 Abs. 1 PStV, § 67 Abs. 5 DA, Nach Eintragung eines Randvermerks hat der Standesbeamte immer zu prüfen, ob die anlässlich vorheriger Beurkundungen gefertigten Hinweise unrichtig oder unvollständig geworden sind. Trifft dies zu, so ist die Änderung oder Ergänzung im Hinweisteil vorzunehmen. 1.3.4 Mitteilungen § 70 Nr. 11 PStG, §§ 36 ff. PStV, §§ 97 ff. DA An Standesämter § 97 DA Nach Eintragung eines Randvermerks hat der Standesbeamte immer zu prüfen, ob die Änderung oder Fortführung des Personenstandseintrags eine Eintragung in einem anderen Personenstandsbuch zur Folge hat. Wenn er dieses Personenstandsbuch nicht selbst führt, teilt er die Änderung dem zuständigen Standesamt mit (§ 97 Abs. 1 DA). Die Mitteilung an das Geburten-, Heirats- und Sterbebuch soll neben den Angaben, die zur Ergänzung des Eintrags erforderlich sind, auch die Bezeichnung des Standesamts, die Eintragsnummer und das Jahr enthalten, Mitteilungen an das Familienbuch das Kennzeichen und die Angaben über die Eheschließung (§ 97 Abs. 2 DA).
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Teil II 1 Allgemeine Vorschriften 1.3 Weitere Aufgaben nach Eintragung von Änderungen
An Meldebehörden § 98 DA Die Meldebehörde erhält von dem Standesbeamten eine Mitteilung über die Berichtigung oder Änderung des Personenstands, des Namens, der Angabe des Geschlechts einer Person oder über Änderungen im Zusammenhang mit dem Erwerb der deutschen Staatsangehörigkeit nach § 4 StAG (§ 98 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 2 Satz 4 DA). An Kirchenbuchführer § 100 DA Der für den Sitz des Standesamts zuständige Kirchenbuchführer erhält eine Mitteilung, wenn sich der Name des Kindes geändert hat und sich die entsprechende Religionszugehörigkeit der Eltern aus dem Geburtenbuch ergibt, sowie bei Namensänderungen von Ehegatten, wenn die Religionszugehörigkeit im Familienbuch eingetragen ist. An Vormundschaftsgericht und Jugendamt § 102 DA Das Vormundschaftsgericht und das Jugendamt erhalten eine Mitteilung, wenn ein Randvermerk zu einem Findelkind oder einer minderjährigen Person mit ungewissem Personenstand eingetragen wurde (§ 102 Abs. 1 Satz 1 DA). Das Jugendamt erhält eine Mitteilung, wenn ein Randvermerk über das Nichtbestehen der Vaterschaft eingetragen wird (§ 285 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 DA). Aufgrund internationaler Vereinbarungen §§ 118, 118a, 118b und 119a DA In bilateralen Abkommen hat Deutschland mit der Schweiz, mit Österreich und mit Luxemburg vereinbart, dass auch nach der Beischreibung von Randvermerken und Vermerken zu Beurkundungen, die einen ihrer Staatsbürger betreffen, eine berichtigte Urkunde (oder eine beglaubigte Abschrift des Eintrags) an den Heimatstaat zu übersenden ist. Nach multilateralen Übereinkommen (§ 113 Nr. 19 DA) zwischen einer ganzen Reihe von Staaten (§ 119a DA) ist geregelt, dass ein Standesbeamter, der die Berichtigung eines eigenen Personenstandseintrags vornimmt, die gleiche Berichtigung in einem Personenstandseintrag des Vertragsstaates anordnen kann (vgl. Teil II 2.5). 1.3.5 Änderung des Kennzeichens des Familienbuchs § 227 Abs. 3 DA Ändert sich durch einen Vermerk im Familienbuch dessen Kennzeichen, so ist das bisherige Kennzeichen durchzustreichen, darüber das neue Kennzeichen einzutragen und links daneben ein Hinweis auf das frühere Kennzeichen anzubringen. Das Familienbuch wird ab sofort unter dem neuen Kennzeichen geführt. An die Stelle des bis-
herigen Familienbuchs ist ein Blatt mit dem alten Kennzeichen einzuordnen, das einen Hinweis auf das neue Kennzeichen enthält. 1.3.6 Sammelakten §§ 45 und 46 DA Alle Schriftstücke, die als Grundlage für die Eintragung eines Randvermerks oder eines Vermerks dienen, sind zu einem Vorgang zusammenzuführen und zu den Sammelakten zu nehmen. Urkunden, die nicht ausdrücklich zur Vorlage beim Standesamt ausgestellt oder dem Standesamt im Wege des Mitteilungssystems übermittelt wurden, gibt der Standesbeamte nach Abschluss der Eintragung an die Beteiligten zurück (§ 47 Abs. 1 DA). Von Urkunden, die nicht jederzeit wieder beschafft werden können, wie zum Beispiel ausländische Urkunden oder Entscheidungen eines ausländischen Gerichts, fertigt sich der Standesbeamte eine Kopie oder eine beglaubigte Abschrift für seine Sammelakten an. Die Sammelakten sind von dem Standesbeamten, der das entsprechende Personenstandsbuch führt, dauernd aufzubewahren. Die Sammelakten zum Familienbuch bleiben bei dem Standesbeamten, der die Eintragung in das Familienbuch vorgenommen hat, auch wenn das Familienbuch an einen anderen Standesbeamten abgegeben wird. Für Schriftstücke, die lediglich zur Eintragung eines Hinweises dienen, oder für Anträge auf Ausstellung einer Personenstandsurkunde, gelten die allgemeinen Vorschriften über die Behandlung von Akten. Sie können nach Ablauf von fünf Jahren vernichtet werden. 1.3.7 Erledigungsvermerke §§ 221, 252, 321, 366 DA Der Standesbeamte hat nach Eintragung eines Randvermerks oder eines Vermerks, nach Eintragung eines Hinweises oder der Änderung eines Hinweises die Erledigung aller damit zusammenhängenden Aufgaben aktenkundig zu machen. Dieser so genannte Erledigungsvermerk wird zusammen mit den Schriftstücken, die als Grundlage für die Fortführung des Personenstandsbuchs vorliegen, zu den Sammelakten genommen.
Teil II 1 Allgemeine Vorschriften Abb. 19 Tabellarische Übersicht über die Änderungen von Einträgen in Personenstandsbüchern
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Handakte Heft 4: Fortführung von Personenstandsbüchern Neubearbeitung Dezember 2004 © Verlag für Standesamtswesen GmbH Frankfurt am Main · Berlin 2004 ISBN 3-8019-0166-1
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