Manual de Plataforma Office 365

Departamento de Innovación Tecnológica y Medios Educativos Unidad de Informática y Medios Educativos

Manual de Plataforma Office 365

Módulo 1

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ÍNDICE 1 PLATAFORMA OFFICE 365 1.1 Introducción 1.2 Servicios que ofrece Office 365 2 INGRESO A LA PLATAFORMA 3 SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO–OUTLOOKWEB APPLICATION 3.1 Envío de correo electrónico 3.2 Recepción de correo electrónico 3.3 Gestión de carpetas 3.4 Gestión de personas 3.5 Gestión de grupos 3.6 Calendario

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1. PLATAFORMA OFFICE 365 1.1 Introducción Office 365 es una de las plataformas de comunicación, colaboración y productividad basada en la nube, por lo cual sus servicios están basados en la Web; esto brinda ventajas como: • • •

Reducción de costos de infraestructura de TI, ya que sólo se requiere un acceso a Internet para acceder a la plataforma. Un único espacio para realizar tareas de colaboración, comunicación y productividad. Alta disponibilidad, porque los centros de datos de Microsoft están respaldados por la mejor tecnología y las mejores prácticas para evitar la caída del servicio.

En el presente manual se trata de explicar paso a paso y de una manera gráfica el empleo de 3 de estos servicios en línea.

1.2 Servicios que ofrece Office 365 

Servicios de comunicación: Correo electrónico alojado y calendario gratuitos con una bandeja de entrada de 50 GB y mensajería instantánea empleando el servicio Lync. Servicios de colaboración: Capacidad para acceder, compartir y colaborar Usando OneDrivey50GB de almacenamiento en línea gratuito, e inclusive el usuario de la plataforma está en capacidad de crear sus sitios personalizados empleando SharePoint.  Servicios de productividad: Office 365 permite la edición y creación de archivos de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y OneNote en línea dando la posibilidad de colaborar con OneDrive.

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2. INGRESO A LA PLATAFORMA

Hay dos maneras de acceder a la plataforma Office 365, una es por medio de nuestra página institucional http://www.cobaes.edu.mx en la opción Correo CobaesCorreo Office 365 y de manera directa ingresando al sitio web----->http://portal.office.com

A continuación el usuario debe escribir la cuenta y la contraseña para poder ingresar al correo.

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Una vez dentro de la plataforma, aparecerá un menú “metro”, en el cual aparecen las opciones de Correo, Calendario, Personas y Tareas, como parte de Outlook Web Applicaction (OWA), las otras aplicaciones de la plataforma son Yammer (Red social), OneDrive (Almacenamiento), Sitios (Páginas web), Delve (Sugerencias personalizadas), OneNote (Notas) y las ya conocidas Word, Excel, y Powerpoint.

Lo que vemos es una similitud a un sistema operativo, al estilo Windows 8, en donde hay una barra superior de tareas, un botón de inicio, un escritorio, una opción de cierre de sesión, una de ayuda y un panel de control.

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3. SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO

3.1 Envío de correo electrónico. Para utilizar el correo de la plataforma se debe hacer clic sobre el ícono Correo. Posterior a ello se abrirá una interface web mostrando los siguientes elementos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Bandeja de entrada Panel izquierdo Panel de vista previa Configuración Ayuda Perfil del usuario 5

Tal como se muestra en la siguiente imagen:

6 4

3 1

2

Para enviar un correo debemos hacer clic sobre al hacerlo, el panel de vista previa será remplazado por un área de redacción, misma que habrá que llenar en los campos Para(obligatorio), Asunto, Cc y Cuerpo del mensaje (opcionales).

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En caso de querer enviar el mensaje se deberá hacer clic en En caso de querer adjuntar archivos se deberá hacer clic en Al usar la opción de insertar, se mostrará el siguiente menú Mediante el cual se podrá adjuntar archivos desde alguna carpeta local, de OneDrive, incorporar una imagen o insertar alguna firma definida. Se pueden adjuntar archivos arrastrándolos y soltándolos sobre el área de redacción. Aplicaciones Existen aplicaciones web especialmente diseñadas para Outlook Web App las cuales pueden mejorar, entre otras cosas, su aspecto, funcionalidad y escalabilidad. Mas opciones (…) En el panel de redacción hay más opciones que no aparecen para no saturar al usuario con cosas no tan imprescindibles, estas opciones aparecerán al hacer clic sobre los puntos suspensivos (…) mostrando el siguiente menú: Guardar: Permite guardar el mensaje como un borrador, es lo mismo que salir a otro lugar en tiempo de redacción. Mostrar Cco: Permite enviar el mensaje a un destinatario oculto. Mostrar de: Permite ver con qué cuenta se está enviando un mensaje. Comprobar nombres: Permite validar los nombres no resueltos en el campo Para: Establecer importancia: Permite asignar prioridad al mensaje, las prioridades pueden ser: Alta, Normal y Baja Cambiar a texto sin formato: Quita el formato de texto enriquecido y otros atributos al mensaje relacionados al color, viñetas, imágenes, etc. Mostrar opciones del mensaje: Permite solicitar confirmaciones de lectura y entrega, así como el nivel de confidencialidad del mensaje, el cual puede ser: Normal, Personal, Privado y Confidencial (Válido sólo con el servicio IRM activado).

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Formateando el mensaje Si se desea dar formato al cuerpo de mensaje, está la barra de botones ubicada debajo del campo Asunto, donde se puede poner atributos al texto, viñetas, numeraciones, color de texto y de fondo, justificar párrafos y tablas.

Definiendo firma para los mensajes Es posible crear una firma de correo electrónico personalizada y configurarla para que de manera automática aparezca al final de los mensajes que mandamos, esto se hace de la siguiente manera:

➊ Estando en Outlook Web ➋ App, hacer clic en el ícono de configuración y elegir opciones.

Dentro del apartado Correo ► Diseño elegir la opción Firma de correo electrónico.

No se recomienda cambiar configuraciones que no se cubran en este curso.

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➌ En el cuadro de texto de la firma escribir la información deseada como firma, por cuestiones de imagen institucional, se sugieren 3 líneas con el Nombre, el Cargo y la Adscripción del usuario.

➍

Marcar la opción Incluir mi firma automáticamente en los mensajes que envíe y hacer clic en Guardar.

Es importante saber que si no se marca la opción Incluir mi firma automáticamente… la firma no aparecerá en los mensajes que se envíen a menos que ésta sea agregada desde el menú Insertar.

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3.2 Recepción de correo electrónico. Todos los mensajes de correo electrónico que se reciben quedan en la Bandeja de entrada, la cual muestra un aspecto similar a la siguiente imagen:

En la parte superior derecha existe una opción para ordenar conversaciones (mensajes) por fecha y otros tantos campos que se muestran al hacer clic conversaciones por fecha.

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Filtrando mensajes En la Bandeja de entrada aparecen 4 filtros de manera predeterminada, los cuales son: Todos: Para ver todos los mensajes recibidos sin importar si han sido leídos o no. Sin leer: Para ver únicamente los mensajes que no han sido leídos. Para mí: Para ver aquellos mensajes en los cuales no nos han puesto copia, sino que nos llegaron porque somos destinatarios directos. Marcados: Sólo nos muestra aquellos mensajes que hemos marcado por algún interés. Búsquedas En el Panel izquierdo, Outlook Web App permite la búsqueda en mensajes, contactos, grupos, calendario y agenda. Dependiendo en cuál aplicación de OWA estemos será el tipo de búsqueda a realizar, de ahí que la opción de búsqueda podría aparecer como sigue:   

Buscar en Correos y Contactos Buscar en Grupo posicionado Buscar en Calendario

Marcando y eliminando mensajes Cada mensaje que se nos muestra en la Bandeja de entrada, viene acompañado del Remitente, Asunto y una breve Introducción del contenido del mensaje, a la derecha del mismo aparece la fecha y hora en que fueron enviados.

Cada mensaje seleccionado muestra un ícono de papelera de reciclaje para eliminarlo, y una pequeña bandera para marcarlo y darle seguimiento. Cuando un mensaje contiene archivos adjuntos aparece un clip. Los mensajes que fueron recibidos con importancia Alta aparecerán con un signo de exclamación de color rojo!

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Acciones con los mensajes recibidos Para cada mensaje recibido se muestran las siguientes opciones:

RESPONDER es para redactar una respuesta sólo para el remitente del mensaje. RESPONDER A TODOS es para redactar una respuesta para el remitente y para todas las personas a las que haya sido copiado el mensaje. REENVIAR es para mandar una copia del mensaje a uno o más destinatarios. Al dar clic en los (…) aparecen las siguientes opciones: ELIMINAR es para mandar el mensaje a la carpeta de Elementos eliminados. CATEGORIZAR es para resaltar determinados mensajes con un color. MARCAR COMO NO DESEADO es para agregar un mensaje a la carpeta de Correo no deseado. ABRIR EN UNA VENTANA INDEPENDIENTE permite ver el mensaje en una instancia del navegador independiente. IMPRIMIR es para enviar el mensaje a una impresora o a algún dispositivo virtual que genere archivos PDF. CREAR REGLA permite generar una regla de Bandeja de entrada para condicionar el destino del mensaje en cuestión. VER DETALLES DE MENSAJE muestra información técnica del mensaje. Todas las opciones anteriormente mencionadas también aparecen al hacer clic derecho sobre cualquier mensaje de la Bandeja de entrada.

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Creando reglas de Bandeja de entrada Por cuestiones de organización es conveniente aplicar reglas de Bandeja de entrada para cambiar el tratamiento que Outlook Web App tiene para ciertos mensajes. Hay dos maneras de crear una regla, una es al vuelo, es decir sobre los mensajes ya recibidos, y la otra es de manera anticipada, desde la configuración OWA. En este curso será vista la opción al vuelo, la cual se aplica como se muestra en los siguientes pasos:

➊ Seleccionar el mensaje sobre el cual aplicaremos una regla con clic derecho, lo cual mostrará un menú contextual en el que haremos clic en Crear regla.

➋

La nueva regla de Bandeja de entrada mostrará tres condiciones relacionadas con el mensaje sobre el cual será aplicada. En el ejemplo que se ilustra en la siguiente imagen podemos ver “Se recibió de…”, “Se ha enviado a…” e “Incluye estas palabras en el asunto o el cuerpo” . Se pueden eliminar o agregar condiciones según la necesidad. Para el ejemplo actual serán eliminadas las primeras dos condiciones haciendo clic sobre el ícono

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➌

Cuando las dos primeras condiciones han sido borradas, podemos tomar la última y modificarla para cambiar la palabra que queremos establecer como detonante de la regla. Esto lo hacemos haciendo clic sobre el texto que ha quedado heredado del asunto del men saje, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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➍

Al hacer clic sobre el texto que se ha de modificar aparecerá una ventana solicitando especificar las palabras o frases que se han de agregar como detonantes de la regla. Para el ejemplo actual se borrará el texto completo y se escribirá como detonante la palabra reunión. Para seleccionar el texto sólo basta con hacer clic sobre él y hacer clic sobre el ícono de la papelera (opción quitar).

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➎ En el cuadro de texto “Escriba aquí…” escribir la palabra o frase que detonará la regla. Para este ejemplo se escribirá la palabra “Reunión” y se dará clic en el ícono (Agregar), el resultado será el siguiente:

➏ Hacer clic en Aceptar para registrar la palabra deseada como detonante, en caso de necesitar más palabras o frases se debe repetir el punto 5.

➐ En la opción “Haga lo siguiente” se puede elegir entre mover, copiar, eliminar o marcar los mensajes, o bien, dirigirlos hacia otras cuentas. Para este ejemplo se moverán los mensajes que cumplan con la condición hacia otra carpeta.

➑

Hacer clic sobre “Seleccione uno…” para elegir una carpeta creada previamente, OWA mostrará la relación de carpetas propiedad del usuario. Para este ejemplo se usará la carpeta “Reuniones”, tal y como se muestra en la imagen siguiente:

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➒ Poner nombre a la regla, para este ejemplo se usará “Reuniones” y revisar cuidadosamente las condiciones configuradas. Si todo está bien hacer clic en ACEPTAR. Desde este momento la regla se encuentra activa. Así luce una regla antes de ser aplicada:

No se debe desmarcar Detener el proceso de más reglas .

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3.3 Gestión de carpetas Todas las operaciones con carpetas se realizan en el panel izquierdo, una carpeta en Outlook Web App funciona como un contenedor para guardar en él un determinado número de mensajes. El uso más común de las carpetas es para organizar mensajes antiguos o para aplicar reglas a la Bandeja de entrada para dirigir ciertos mensajes a una carpeta relacionada con un proyecto, persona o cualquier otro objeto que requiera de rastreo.

Creación de carpetas Cada que se quiera crear una carpeta, se moverá el cursor del mouse justo a la derecha de la línea donde está el encabezado Carpetas, si se hace correctamente aparecerá el signo de +, tal y como se muestra a continuación.

Hacer clic sobre el signo + y escribir en el cuadro de texto que aparecerá el nombre de la nueva carpeta. Eliminación de carpetas En la sección de carpetas ubicada en el panel izquierdo, lo que en realidad se ve son accesos a las carpetas “favoritas” del usuario, por lo tanto, cuando se da clic derecho sobre ellos no aparecen opciones como mover o eliminar. Se debe hacer clic en la opción más, ubicada al final de la lista de carpetas para en realidad ver las verdaderas opciones para carpetas. Para eliminar una carpeta basta con elegirla con clic derecho y hacer clic en eliminar. Automáticamente se mostrará un mensaje de alerta al usuario en el que se pregunta si se está seguro de eliminar dicha carpeta; se debe dar clic en la opción Aceptar.

La carpeta eliminada aparecerá en Elementos eliminados. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Vaciar Elementos eliminados (papelera de reciclaje) Para vaciar la carpeta de Elementos eliminados se da clic derecho sobre la misma y automáticamente se desplegará un menú contextual con varias opciones, entre las cuales se selecciona vaciar carpeta.

Posterior a ello aparecerá la siguiente confirmación, a la cual se debe responder Aceptar en caso de querer realmente borrar definitivamente el contenido de la carpeta.

También es posible recuperar elementos eliminados dando clic en la opción Recuperar elementos eliminados.

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3.4 Gestión de personas Esta opción se invoca desde el menú inicio o escritorio de O365. Ésta tiene como propósito mantener las listas de contactos personales y del directorio activo de la plataforma O365. Permite realizar búsquedas por nombre o correo de los usuarios.

Cuando se hace clic sobre la opción + Nuevo aparecerá la siguiente ventana:

Vista Gente Esta opción aparece en el panel izquierdo de OWA y muestra a los contactos con los que con mayor frecuencia se interactúa por medio del correo electrónico. Funciona como si se crearan reglas de Bandeja de entrada encargadas de acumular los mensajes de determinadas personas en carpetas con sus respectivos nombres.

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3.5 Gestión de grupos La opción de grupos es una combinación de varias aplicaciones web de Microsoft que se ponen a disposición del trabajo en equipo para incrementar la productividad. La Gestión de Grupos incorpora: Calendario, Correo electrónico (OWA), Archivos (OneDrive), Bloc de notas (OneNote), Conversaciones (Yammer) y Miembros (Personas). Un grupo de trabajo puede crearse privado o público, depende del propósito con el que haya sido creado; puede también enviar notificaciones por correo de todo cuanto ocurra entre sus integrantes. Una cosa es estar suscrito a un grupo, y otra pertenecer a un grupo. Una persona puede ser miembro de un grupo sin necesariamente recibir notificaciones. Se puede ser parte de un grupo por invitación o por unirse libremente a él, esto dependerá de que el grupo sea privado o público. Creación de un grupo Cuando creamos un grupo debemos previamente tener a la mano lo siguiente:    

Nombre del grupo Descripción (Propósito del grupo) Si éste será Privado o Público Los nombres de quienes formarán parte de él (opcional)

➊ Para

crear un grupo es necesario ir a la vista de Grupos en el Panel

Izquierdo y hacer clic en el ícono +

➋ Se debe llenar el formulario de creación del grupo.

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➌ Hacer clic en Crear y esperar a que el grupo sea creado, cuando el grupo haya sido creado, se solicitarán los usuarios que se agregarán como miembros. Es importante saber que primero se creará la lista de usuarios y luego se deberá hacer clic en Agregar.

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Cuando el grupo ha sido creado, éste aparecerá mostrando las siguientes opciones:

En el panel izquierdo (Central) se muestra la descripción del grupo, así como las acciones para el mismo. También aparece una línea de tiempo, similar a una red social, en la que se permite iniciar conversaciones y se muestran las actividades de los miembros. En el panel derecho se muestra la vista previa de la actividad seleccionada en la línea de tiempo, tal como si se tratara de la vista de los mensajes de correo. Opciones del grupo Las opciones para administrar el grupo son las siguientes:      

Archivos: Gestiona los archivos del grupo en OneDrive. Cancelar suscripción: Para dejar de recibir notificaciones del grupo. Conversaciones: Para filtrar y ver únicamente las conversaciones de los miembros. Bloc de notas: Para mostrar las notas del grupo, permitiendo a los miembros interactuar. Agregar a favoritos: Para mostrar el grupo en el Panel izquierdo de OWA. Ver detalles: Para ver información general sobre el grupo, así como sus miembros.

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

Editar grupo: Es mostrada sólo al administrador del grupo, y permite modificar información del grupo.

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3.6 Calendario El calendario brinda la opción de agregar eventos, agendar citas con diferentes personas y recibir sus respectivas confirmaciones. Esta aplicación se encuentra en el menú de Office 365.

Al acceder se muestra un calendario con las opciones: Día, Semana Laboral, Semana y Mes en la parte superior derecha.

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Al seleccionar Semana Laboral se muestra la siguiente pantalla:

Si se desea por ejemplo agregar un evento el día miércoles 22, se debe posicionar en el día y dar clic en la parte superior izquierda en donde dice Nuevo y aparecerá el siguiente formulario:

Se deben llenar los datos correspondientes y guardar el evento. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

Módulo 2

ÍNDICE 1 Word Online 1.1 Introducción 1.2 Nuestro primer documento con Word Online 1.3 Entendiendo la interface de Word Online 1.4 Barra de herramientas 1.5 Comparación entre Word Online y Word de Escritorio 1.6 Atajos

2 Colaboración

3 Combinar correspondencia 3.1 Conceptos previos 3.2 Creación e impresión

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1. Word Online 1.1 Introducción

Word es una herramienta para crear documentos de texto en un equipo. Las características de Word permiten la creación de documentos con una buena apariencia mediante fotografías, ilustraciones multicolores, imágenes, fondos, mapas, tablas y texto enriquecido. Office 365 brinda la posibilidad de tener esta herramienta dentro de su gamma de aplicaciones en la nube. Para tener acceso a Word necesitamos tener acceso a nuestra cuenta de Office 365, una vez ingresado a nuestro espacio, damos clic en el ícono de inicio para ver las aplicaciones de Office 365, y damos clic en el ícono de Word así como se muestra en la siguiente imagen:

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1.2 Nuestro primer documento con Word Online Cuando accedemos a Word Online, se nos guiará hacia un menú donde se podrá elegir el tipo de plantilla que queremos para nuestro nuevo documento, así como se muestra en la siguiente imagen:

Word Online nos presenta varias plantillas, para nuestro ejemplo, vamos a seleccionar “nuevo documento en blanco”. Al elegir el documento en blanco, Word Online nos crea un archivo con un nombre en automático y no los guarda en la raíz de nuestro OneDrive. Si en algún momento cerramos nuestro navegador el documento se guarda automáticamente en nuestro OneDrive. Un documento en blanco recién creado por Word Online luce de la siguiente manera:

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1.3 Entendiendo la interface de Word Online Explicaremos los siguientes puntos importantes de la interface de usuario de Word Online:

➊Nombre del documento. En el caso de cambiar el nombre del documento solamente tenemos que hacer doble clic en su nombre, poner el que deseamos que lleve y presionamos ENTER.

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➋Nombre de la sesión del usuario o bien, del grupo en OneDrive al que pertenece el documento, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Nótese que para nuestro ejemplo se nos guarda automáticamente el documento que estamos editando en la raíz de nuestro OneDrive.

➌Botón de inicio, el cual nos da acceso a las aplicaciones de Office 365, tal como se muestra en la siguiente imagen:

➍Barra de tareas con las cuales trabajaremos para crear nuestro documento, es muy parecida a las herramientas que nos muestra el Word de escritorio.

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➎Botón compartir, al hacer clic en él, podremos compartir nuestro documento en tiempo de edición con otras personas y se nos mostrará la siguiente pantalla:

Una vez ingresado el correo institucional de la persona con la que deseamos compartir el documento, debemos darle el permiso necesario, ya sea solo edición o que solamente se vea el documento, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Al darle compartir, se envía una invitación con el enlace del documento a la persona con la que se ha compartido.

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1.4 Barra de herramientas Cuando accedemos Word Online se nos muestra la barra de herramientas tal como se mencionó con anterioridad, en la cual se muestran las opciones siguientes: ARCHIVO, INICIO, INSERTAR, DISEÑO DE PÁGINA, REVISAR Y VISTA

En la herramienta al darle clic Word Online nos mostrará la siguiente pantalla con una variedad de opciones que se explicarán más adelante:

Se nos presentan 7 opciones en la herramienta ARCHIVO, a continuación explicaremos la funcionalidad de cada una de ellas:

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Nos muestra el nombre del documento y nos permite abrir el documento en WORD del escritorio, para poder utilizar la funcionalidad completa de Microsoft Word.

Nos muestra las opciones de plantilla para elegir y crear un nuevo documento en WORD ONLINE.

Nos muestra la opción para abrir documentos recientemente trabajados o también nos da la opción de abrir nuestro OneDrive y poder abrir un documento y editarlo. Nos permite cambiar el nombre del documento al guardarlo, descargar una copia del documento, descargar como PDF y descargar como ODT. También nos muestra una leyenda donde nos dice que el documento se está guardando automáticamente.

Nos muestra la opción de Imprimir el documento.

Nos muestra la opción de compartir el documento con una o varias personas y también nos da la opción de Insertar el documento en un BLOG o sitio WEB.

Nos muestra la opción de ayuda.

INICIO En la herramienta nos muestra una serie de opciones de TEXTO a como se muestra en la siguiente imagen:

Se nos muestran 6 opciones en las cuales se dará una breve explicación:

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Nos da la opción de regresar si nos equivocamos en algo.

Nos permite PEGAR, COPIAR y CORTAR, algún texto o imagen. Nos permite elegir el tipo de letra, el tamaño de letra, el color de la letra, también tenemos la opción de elegir si queremos NEGRITA, CURSIVA o SUBRAYADA.

Nos permite elegir la alineación de nuestro TEXTO, ya sea IZQUIERDA, CENTRADO, DERECHA, JUSTIFICADO, también nos permite ingresar SANGRIA a nuestro TEXTO e ingresar VIÑETAS. Nos muestra una variedad de ESTILOS de los cuales le podemos dar a nuestro TEXTO. Nos da la opción de BUSCAR una palabra dentro del texto y también nos da la opción de REEMPLAZAR, la cual nos sirve para reemplazar una palabra por otra, una por una o todas al mismo tiempo. INSERTAR En la herramienta muestra en la siguiente pantalla;

nos muestra una serie de opciones a como se

Nos muestra 8 opciones de las cuales se explicarán brevemente;

Nos da la opción de Salto de Página.

Nos da la opción de Insertar TABLA. Nos da la opción de Insertar una Imagen desde nuestra PC o una Imagen en Línea.

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Nos da la opción de Insertar un Vínculo. Nos da la opción de ingresar un comentario a un TEXTO. Nos da la opción de Insertar un Encabezado y Pie de Página y también nos muestra la opción de Insertar Número de Páginas. Nos da la opción de Ingresar una Nota de Pie al TEXTO. Nos permite Insertar algún SIMBOLO al TEXTO.

DISEÑO DE PÁGINA

En la herramienta como se muestra en la siguiente pantalla;

nos muestra una serie de opciones a

Nos muestra 2 opciones de las cuales se explicaran brevemente; Nos permite dar Márgenes a nuestro Documento, nos permite cambiar la Orientación de nuestra Hoja ya sea Horizontal o Vertical y darle Tamaño a nuestra Hoja. Nos permite darle Sangría al TEXTO y también darle ESPACIADO al texto. REVISAR

En la herramienta se nos muestra una serie de opciones tal y como se muestra en la siguiente pantalla;

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Nos muestra 2 opciones de las cuales se explicarán brevemente:

Nos da la opción de aplicar ortografía a un TEXTO seleccionado y nos da la opción de ESTABLECER UN IDIOMA DE REVISION. Nos da la opción de aplicar comentarios a un TEXTO seleccionado.

VISTA

En la herramienta nos muestra una serie de opciones a como se muestra en la siguiente pantalla;

Nos muestra 3 opciones de las cuales se explicarán brevemente;

Nos muestra la opción de VISTA DE EDICION que es la vista para editar el documento y la VISTA DE LECTURA con la cual solamente se puede LEER el documento, no editarlo. Nos muestra la opción para ver el ENCABEZADO y PIE DE PÁGINA. Nos permite ver los FINALES DE PÁGINAS.

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1.5 Comparación entre Word Online y Word de Escritorio Cuando se ve o se imprime un documento en Word Online, el documento aparece igual que en la vista de diseño de impresión de la aplicación de escritorio de Word. Las funciones de impresión de Word no están disponibles en la versión Online. Vista Diseño de impresión En la vista de lectura, Word Online muestra el documento como se ve en la vista de diseño de impresión. El resto de las vistas de la aplicación de escritorio de Word (Esquema, Borrador, Diseño web y Lectura a pantalla completa) no están disponibles en Word Online. Tampoco están disponibles el panel de Exploración, vista contigua y ventana dividida en Word Online. Reglas y líneas de cuadrícula Word Online no muestra reglas ni líneas de cuadrícula. Consideraciones Cuando se modifica un documento en Word Online, el documento se muestra en la vista de edición para que pueda editar y dar formato al texto. Esta vista no muestra el formato de la página, así como tampoco márgenes, saltos de página, portadas, encabezados o pies de página. Además, varios tipos de objetos aparecen como marcas de agua. A continuación se enumeran las funciones que están presentes en la versión de Escritorio y cómo es que éstas operan en la versión Online. 1.

Abrir y guardar

Esta función

Funciona así en Word Online

Information Rights En archivos adjuntos de Outlook Web App y bibliotecas de Management (IRM) SharePoint que están protegidos con IRM, Word Online abre los documentos para su lectura, pero no para su edición. La protección de IRM no se puede agregar a los documentos en Word Online. Protección mediante contraseña

Word Online no puede abrir documentos que están encriptados con una contraseña,

Permisopara

Word Online abre en la vista de lectura aquellos documentos que necesitan una contraseña para ser modificados, pero no permite

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Esta función

Funciona así en Word Online

modificar

modificarlos en el explorador. Haga clic en Abrir en Word para retirar las restricciones de edición.

Guardar

Los documentos se guardan de manera manual en Word Online. No hay funciones de guardado automático.

Administrar versiones

Las versiones se administran en el servidor y no en Word Online. Si su documento está almacenado en OneDrive, use el Historial de versiones de OneDrive. Si su documento está almacenado en una biblioteca de SharePoint, revise si se ha configurado la función de Historial de versión para esa biblioteca.

2.

Modificar y aplicar formato

Esta característica

Funciona así en Word Online

Copiar y pegar

Copie y pegue texto, y copie y pegue imágenes desde la web. El formato del texto cambia para coincidir con el del texto que lo rodea al pegarlo en Word Online.

Formato de las fuentes Aplique negritas, cursiva, subrayado, líneas de tachado, superíndice, subíndice, fuente, tamaño, color y resaltado. Puede, además, eliminar todo formato de fuente. Formato de párrafo

Alinea párrafos a la izquierda, a la derecha o en el centro. Centra el texto de derecha a izquierda o de izquierda a derecha; aumenta o disminuye la sangría; ajusta el interlineado; transforma los párrafos en una lista con viñetas o numerada. También puede borrar el formato.

Numeración y viñetas

Aplique uno de varios estilos de viñetas y enumeración.

Estilos

Aplica un estilo de la galería de estilos integrada. También puede borrar el formato. No se pueden crear nuevos estilos o modificar los estilos en Word Online.

Buscar

Buscar sólo está disponible en la vista de lectura. Reemplazar no está disponible en Word Online.

Zoom

Zoom sólo está disponible en la vista Lectura. Utilice la configuración de vista de su explorador para acercarse o alejarse en la vista de edición.

Saltos de línea y saltos En la vista de lectura se muestran los saltos entre líneas y de página entre páginas. En la vista de edición, los saltos de línea tienen la misma apariencia que los saltos de párrafo, y los Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Esta característica

Funciona así en Word Online saltos de página no se indican.

Columnas

El diseño de la página se mantiene, pero no puede modificarlo en Word Online.

Temas, color de Se mantienen los temas y los fondos de página del página y marca de documento, pero no puede modificarlos en Word Online. agua Coautoría

3.

Revisión

Esta función Herramientas corrección

Autocorrección

Seguimiento cambios

4.

Muchos autores pueden trabajar de forma simultánea en Word Online. La coautoría funciona en Word 2010 o versiones posteriores y en Word para Mac 2011.

Funciona así en Word Online de Revise la ortografía y establezca el idioma de corrección con el diccionario integrado. Word Online no usa diccionarios personalizados y no permite corregir la gramática, traducir ni buscar sinónimos. Word Online va corrigiendo errores comunes mientras escribe, como, por ejemplo, cambiar las letras escritas en orden incorrecto (por ejemplo, “dle” por “del”). Si Word Online corrige algo que no desea corregir, presione Ctrl+Z para deshacer la acción. A diferencia de la aplicación de escritorio de Word, Word Online no incluye la capacidad de personalizar las opciones de autocorrección. de El seguimiento de cambios aparece en la vista de lectura. Para activar y desactivar esta función, haga clic en Abrir en Word. (Escritorio)

Objetos

Esta función

Funciona así en Word Online

Hipervínculos

Permite insertar, modificar y seguir hipervínculos. Word Online permite usar marcadores y vínculos de referencia cruzada y modificar el texto que muestran, pero no su destino.

Tablas

Inserte tablas. Seleccione por tabla, columna, fila o celda. Elimine por tabla, columna o fila. Inserte filas y columnas. Alinee el texto de las celdas a la izquierda, a la derecha o al

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Esta función

Funciona así en Word Online centro. Otras características más complejas de las tablas (como, por ejemplo, estilo, tamaño de celda, dirección del texto o criterio de ordenación) se mantienen, pero no pueden configurarse en Word Online.

Imágenes e imágenes Inserte fotografías almacenadas en su equipo o imágenes prediseñadas prediseñadas de Office.com. Puede aplicar una serie de estilos de imágenes, escribir texto alternativo y cambiar el tamaño, pero no modificar la ubicación de las fotografías o imágenes. En vez de eso, presione Ctrl+X para cortar y después Ctrl+V para pegar en una nueva ubicación. Otras opciones más complejas de imágenes, como recortar, no están disponibles en Word Online. No puede crear capturas de pantalla directamente en Word Online, pero las capturas de pantalla en un documento aparecen como imágenes en Word Online. Formas, gráficos, Aparecen en el documento tal cual se ven en la vista de cajas de texto, lectura. En la vista de edición aparecen como marcadores de SmartArt, WordArt posición que puede eliminar, pero no modificar. No se pueden mover ni se puede cambiar su tamaño en Word Online. Ecuaciones, símbolos, Aparecen en el documento tal cual se ven en la vista de tinta lectura. En la vista de edición aparecen como marcadores de posición que puede eliminar, pero no modificar. No se pueden mover ni se puede cambiar su tamaño en Word Online. Campos, control de Aparecen en el documento tal cual se ven en la vista de contenidos, portada lectura. En la vista de edición, el contenido de los campos y los controles de contenido se muestran pero no se pueden editar ni actualizar. Una portada aparece como una serie de marcadores de posición para elementos, como cuadros de texto. Encabezados y pies Se muestran en el documento tal cual se ven en el modo de de página lectura. Aparecen escondidos en el modo de edición, incluidos los números de página. Notas al pie, nota al Se muestran en el documento tal cual se ven en el modo de final, bibliografía, tabla lectura. En el modo de edición, aparecen como marcadores de contenidos, índice de posición que puede eliminar, pero no editar. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Esta función

Funciona así en Word Online

Macros

Puede ver, editar, imprimir y compartir documentos con macros, pero para ejecutarlos, deberá hacer clic en Abrir en Word. (Escritorio)

Controles ActiveX, objetos OLE incrustados, línea de firma

Aparecen en el documento tal cual se ven en la vista de lectura. En la vista de edición aparecen como marcadores de posición que puede eliminar, pero no modificar. No se pueden mover ni se puede cambiar su tamaño en Word Online.

Imágenes vinculadas, Se mantienen en el documento, pero aparecen como archivos incrustados marcadores de posición en Word Online.

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1.6 Atajos Un atajo es una combinación de teclas que logra acceder a determinadas funciones de manera más rápida que usando el mouse. Si el atajo es utilizado frecuentemente, es muy fácil recordar la combinación de teclas. Los siguientes atajos funcionan en la mayoría de las versiones desde Word 2007 a la versión más actual. Es posible que muchos de estos no funcionen en Word Online

Ctrl+ A Abre un documento Ctrl + R Cierra un documento Ctrl + U Crea un documento nuevo del mismo tipo que el actual Ctrl + Mayus + C Copia el formato de un texto Ctrl + Mayus + F Cambia el tipo de letra Ctrl + Mayus + M Cambia el tamaño del tipo de letra Ctrl + Mayus + P Subraya palabras pero no espacios Ctrl + Mayus + R Quita la sangría a la izquierda de un párrafo Ctrl + Mayus + U Convierte caracteres a mayúsculas Ctrl + F3 Corta a pegado especial Ctrl + Alt + F12 Muestra el cuadro abrir Ctrl + Alt + RePag Coloca el cursor al principio de la ventana Ctrl + Alt + AvPag Coloca el cursor al final de la página Ctrl + Mayus + F3 Inserta el contenido de pegado especial Ctrl + Mayus + F6 Va a la ventana anterior Ctrl + Mayus + F7 Actualiza la información vinculada en un documento origen Ctrl + Mayus + F8 Extiende una selección o un bloque Ctrl + Mayus + F10 Muestra la regla Ctrl + Mayus + F12 Muestra la ventana imprimir Ctrl + F2 Elegir el comando vista preliminar Ctrl + F4 Cerrar la ventana Ctrl + F5 Restablecer el tamaño de la ventana del documento Ctrl + F6 Ir a la siguiente ventana del documento Ctrl + F10 Maximizar la ventana del documento Alt + F7 Buscar el siguiente error de ortografía o gramatical Alt + F10 Maximizar la ventana del programa Alt + Ctrl + T Inserta el símbolo de marca comercial Alt + Mayus + F2 Muestra el cuadro guardar Alt + Ctrl + A Abre un documento Alt + Ctrl + D Cambia a la vista diseño de impresión Alt + Ctrl + E Cambia a la vista esquema Alt + Ctrl + I Activa o desactiva la vista preliminar Alt + Ctrl + N Cambia a la vista normal Alt + Ctrl + O Inserta una nota al pie Alt + Ctrl + R Inserta el símbolo de marca registrada Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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F4 Repetición de la última acción realizada F7 Elegir el comando ortografía y comenzar la verificación Mayus + F2 Copiar texto Mayus + F3 Cambiar mayúsculas o minúsculas Mayus + F4 Repetir una acción de Buscar o de Ir a Mayus + F7 Elegir el comando sinónimos Mayus + F8 Reducir una selección

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2. Colaboración Word Online nos da el beneficio de colaborar un mismo documento con más personas en tiempo real, y nos notifica qué sección se está editando por las demás personas. El primer paso para poder realizar la colaboración es compartir el documento. Una vez que compartimos el documento, a la persona que se le compartió el documento le llegará un correo electrónico a su bandeja de entrada con una liga para tener acceso al documento. Cabe aclarar que la única forma de acceso a un documento que se nos ha compartido es por la liga que se nos ha mandado por correo electrónico, es decir, no tendremos el documento en nuestra propia carpeta de OneDrive. Cuando nos llega un correo con la invitación al recurso compartido, al darle clic a la liga se nos abrirá el documento compartido en modo “ver”, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Para poder entrar a editar el archivo compartido tenemos que darle clic a la opción de Modificar documento, tal y como se muestra en la imagen anterior, y después darle clic en Editar Word Online, tal como se observa en la siguiente imagen:

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Al momento en que entramos al modo “Editar” nos aparece toda la barra de herramienta de Word Online con las opciones de edición. Una vez que entramos al documento y queremos saber si otra persona esta editando el documento, aparecerá el nombre de dicha persona en la parte superior derecha de Word Online, (esto sólo será posible si la otra persona esta editando el documento con Word Online) tal como se observa en la siguiente imagen:

Nótese que aparece en la parte superior derecha el nombre de la persona que esta editando el documento, al mismo tiempo con un color determinado. Si hubiera más personas editando el documento al mismo tiempo, las personas se distinguirían por colores. Al visualizar la imagen también observamos en dónde se encuentra posicionado el cursor de nuestro compañero que esta editando el documento, en este caso se encuentra al inicio del documento, a como se muestra en la siguiente imagen:

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Al realizar una modificación al documento compartido se crean versiones automáticamente. Esto se puede verificar al momento de estar en el OneDrive le damos clic a las opciones que aparecen enseguida del nombre del archivo a como se muestra en la siguiente imagen:

Al darle clic nos presentará una vista previa de la presentación y después damos clic en como se muestra en la siguiente imagen:

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tal

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Al darle clic nos mostrará una serie de opciones, en donde nosotros elegiremos Historial de Versiones a como se muestra en la siguiente imagen:

Al darle clic a Historial de Versiones nos mostrará una pantalla donde nos mostrará todas las versiones realizadas que tiene el documento a como se muestra en la siguiente imagen:

Como podemos observar la imagen anterior, aparece el total de versiones del documento con su fecha y hora en que se modificó, quién lo modificó y el tamaño del documento (como va creciendo el documento).

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Otra de las opciones importantes que nos muestra la plataforma Office 365 cuando se está colaborando el documento es la de Proteger o Desproteger el documento. PROTEGER significa que mientras el documento se está editando, los demás usuarios con permisos de edición podrán colaborar en él y editarlo al mismo tiempo. DESPROTEGER en cambio, es tener el documento de manera exclusiva para el usuario que elige esta opción, quiere decir que solamente él podrá entrar a modo edición del documento, los demás usuarios no podrán tener acceso a modo edición del documento. La siguiente imagen ilustra cómo proteger o desproteger un documento:

En este caso nos muestra la opción Desproteger, al darle clic lo que ocurrirá es que el documento no podrá ser editado por nadie mientras estamos editándolo, es decir, lo tomamos en modo exclusivo aunque esté compartido. Si queremos que los demás usuarios puedan editar el documento de forma simultánea, tendremos que volver a entrar a las opciones y seleccionar la opción de Proteger, con esto ya podrán editar los usuarios el documento mientras estemos editándolo, es decir, lo dejamos en modo colaboración, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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Nótese que en la parte izquierda el documento está marcado con una flecha verde, esto significa que el documento no lo pueden editar las personas con las que se tiene compartido el documento. Una vez que le demos clic a Proteger nos aparecerá una pantalla donde nos preguntará si deseamos conservar la desprotección después de la protección, esto quiere decir, que si se desea que otros usuarios no vean los cambios hasta que no se establezca la desprotección.

Para continuar le damos clic a Aceptar para Proteger el documento y que puedan entrar los demás usuarios en modo edición. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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3. Combinar correspondencia

Esta

opción NO está disponible en Word Online por lo tanto se verá en Word versión de Escritorio. Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc. 3.1 Conceptos previos Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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3.2 Creación e impresión Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

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En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

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- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. - Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. - Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos. Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción Todos los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinación. Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las opciones válidas. Puedes desplegar el menú para examinar las distintas posibilidades. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.

En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente. En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo...,Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

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En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones > para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas. NOTA: Para el envío de correspondencia a cuentas de correo se deberá tener configurada una cuenta institucional en Outlook versión de Escritorio.

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Módulo 3

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1 Excel Online 1.1 Introducción 1.2 Nuestro primer libro en Excel Online 1.3 Barra de herramientas 1.4 Comparación entre versión Online y de Escritorio. 1.5 Funciones 1.6 Atajos

2 Colaboración 3 Encuestas de Excel

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1 Excel Online

1.1 Introducción

Excel Online es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples. Excel Online forma parte de la plataforma Office 365, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico en la nube. Aunque Excel Online es un software de hoja de cálculo, cuenta con una inmensa cantidad de características y muchos usuarios también lo usan como software de creación de documentación. Por otro lado, Excel Online no tiene las sofisticadas características de diseño de caracteres y formato de texto de Word Online. Cabe mencionar que Excel Online no remplaza la versión de escritorio, sino más bien se complementa a la misma para compartir, colaborar y aumentar la productividad en un equipo de trabajo. Para tener acceso a Excel Online necesitamos tener acceso a nuestra cuenta de Office 365.Cuando ingresamos a la plataforma, damos clic en para ver las aplicaciones de Office 365, luego damos clic en el ícono de Excel, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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1.2 Nuestro primer libro en Excel Online Cuando hacemos clic en el ícono de Excel, se nos permitirá elegir entre diferentes plantillas para abrir nuestro nuevo documento, en nuestro caso elegiremos “Nuevo libro en blanco”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez que hayamos elegido la plantilla, la plataforma nos genera un libro nuevo en modo edición, esto es, que tenemos la capacidad de agregar contenido en el mismo. Este archivo automáticamente se guarda en la raíz de nuestro OneDrive. Si en algún momento se llega a cerrar por error la plataforma, el documento o libro se guarda automáticamente en OneDrive. Office 365 nos mostrará el libro de la siguiente manera:

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Explicaremos de la siguiente manera los puntos importantes de la pantalla Excel Online:

1. Nombre del usuario de quien inicio la sesión en Office 365. 2. Nos permite el archivo con otros usuarios, en el cual al darle clic nos mandará una pantalla como la siguiente imagen:

Tal y como podemos observar, se nos permite INVITAR A PERSONAS para colaborar en el documento, solamente agregamos el correo electrónico de Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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la persona, elegimos si dicha persona va a EDITAR o solamente LEER el documento y damos clic en COMPARTIR. 3. Cuando abrimos directamente Excel Online para crear un documento, este nos lo genera por defecto con el nombre “Libro”, seguido del número consecutivo que esté disponible en nuestra carpeta raíz de OneDrive, cuando se trata del primer documento no le agrega número. 4. Nos proporciona la ubicación en donde se encuentra guardado nuestro documento. 5. Nos muestra nuestras aplicaciones de Office365 disponibles, tal y como aparece en la siguiente imagen:

6. Nos muestra una barra de herramientas con las cuales trabajaremos para editar nuestro libro. Es muy parecido a la barra de herramientas que nos muestra el Excel de Escritorio.

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1.3 Barra de herramientas Explicaremos brevemente las funciones de la barra de herramientas que nos muestra Excel Online. Al darle clic a la opción siguientes funciones:

se nos mostrará las

Se nos muestra 7 opciones de las cuales se explicarán más delante de una manera breve: Al darle clic nos proporciona una opción para abril el documento en EXCEL de escritorio para usar todas las funciones completas de Microsoft Excel.

Al darle clic nos proporciona las diferentes plantillas que maneja Excel Online para poder crear un nuevo documento.

Al darle clic nos proporciona la opción de poder abrir un documento reciente que hemos estado trabajando.

Al darle clic nos proporciona las opciones de información de donde se encuentra el botón de guardar, en el cual nos dice que se guarda automáticamente el documento, también nos da la opción de guardar una copia en Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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la misma carpeta en línea y nos da la opción de descargar una copia en nuestra computadora.

Al darle clic nos permite dar una vista del archivo para imprimir.

Nos permite compartir el documento con otras personas.

Nos proporciona la opción de ayuda y una opción para mandar algún comentario a Microsoft.

Al elegir la opción de nos proporciona las diferentes opciones en las cuales podemos trabajar, se dará una breve explicación de las opciones: Nos da la opción de Deshacer o devolver un paso de lo realizado y también Rehacer algún dato. Nos da la opción de Cortar, Pegar y Copiar algún elemento de nuestro documento. Nos da la opción de manipular el tipo de letra que deseamos en nuestro texto, tamaño, color, negrita, marcar una celda. Nos da la opción de darle alineación al texto ya sea por derecha, centrado, izquierda, ajustar texto y combinar celdas. Nos da la opción de darle formato a la celda, agregar y quitar decenas, centenas, milésimas etc. Nos da la opción de agregar una nueva encuesta y dar formato a una tabla. Nos da la opción de insertar ya sea una fila o columna o una hoja y también nos da la opción de eliminar una fila o columna o una hoja. Nos da la opción de Insertar una Formula a la celda, nos permite borrar todo, formato o contenido, Ordenar y Buscar.

Al elegir la opción de nos proporciona 6 tareas de las cuales se explicarán brevemente de la siguiente manera; Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Nos permite agregar o insertar una función a la celda ya sea de Suma, Resta, Promedio, ETC. Nos permite insertar una Encuesta y también una tabla. Nos permite agregar una aplicación de Office al documento. Nos permite insertar una gráfica ya sea en Columnas, Lineal, Circular, Barras, etc. Nos permite insertar un hipervínculo al documento. Nos permite insertar un comentario al documento.

Al elegir la opción de nos proporciona 3 tareas de las cuales se explicarán brevemente de la siguiente manera; Nos proporciona dos opciones de actualizar la conexión seleccionada y actualizar todas las conexiones. Nos da la opción de Calcular libro. Nos proporciona las opciones de ordenar ascendentemente y descendentemente.

Al elegir la opción de nos proporciona una tarea que se explicará brevemente de la siguiente manera; Nos proporciona las opciones de agregar un comentario, editar un comentario, eliminar un comentario y mostrar todos los comentarios.

Al elegir la opción de nos proporciona 2 tareas que se explicarán brevemente de la siguiente manera; Nos proporciona las opciones de ver el documento para editarlo y ver el documento sólo en modo de lectura. Nos proporciona dos casillas para seleccionar una de ellas es mostrar TÍTULOS y Mostrar LÍNEAS DE DIVISIÓN.

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1.4 Comparación entre versión Online y de Escritorio Excel Online difiere en algunas características con respecto a la versión de Escritorio, algunas de ellas resaltan a simple vista, otras consisten en límites adaptados para poder operar en modo online. Mediante Excel Online, por ejemplo, es posible que un usuario con conexión a Internet tenga acceso a sus archivos personales, los lea e incluso les haga pequeñas modificaciones, aunque no esté trabajando en su propio equipo. Excel Online presenta, además, formas más sencillas y novedosas de compartir los archivos: ya no es necesario que un usuario envíe un archivo por mail para que otro lo edite y lo devuelva al primero; ahora es posible que ambos accedan a él simultáneamente y lo editen, viendo cada uno en tiempo real los cambios del otro, a esto se le llama “Colaboración”. La versión online de Excel no tiene más que una pequeña fracción de todo el contenido que la versión completa ofrece. En este caso la falta de características avanzadas incluso puede llegar a ser una ventaja, ya que una interfaz más simple facilita el acceso a las herramientas más utilizadas. También puede ser una excelente opción para aquellos que usan Excel a nivel hogareño, (por ejemplo, para hacer cálculos domésticos como los gastos del mes), o incluso para los pequeños comerciantes que no tienen necesidad de efectuar análisis complejos de sus datos. Sin embargo, si nuestro trabajo en Excel gira mayormente en torno a las tablas dinámicas o las macros, nuestra experiencia en Excel Online como única opción será frustrante y no es recomendable. En la siguiente sección indicaremos cuáles de las características de Excel más importantes, existen o no en la versión online. Opción Archivo

Esta opción no trae consigo, al igual que Word y PowerPoint una opción de Guardar. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Opción Inicio Tiene casi todas las opciones más usadas. Posiblemente, la que más se echen en falta sean las de Pegar Formato, Formato Condicional, Estilos de Celda y Filtros (aunque sí pueden convertirse rangos de datos en Tablas, que contienen autofiltros).

Opción Insertar En esta sección ya se empiezan a notar grandes carencias respecto a la versión de escritorio. Las únicas opciones disponibles son las de insertar Función, Tabla, Gráficos (solo 2D), Hipervínculo y Comentario. También se encuentra aquí la opción de insertar una Encuesta. Las ausencias más notables son la imposibilidad de importar imágenes e ilustraciones y la de generar Tablas (y Gráficos) Dinámicos.

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A medida que seguimos cliqueando en las demás opciones nuestro desencanto va en aumento pues las opciones disponibles se vuelven cada vez más escasas.

Opción Datos Se limita a estas opciones:

Opción Revisar Contiene sólo estas opciones:

Opción Vista Sólo muestra dos opciones exclusivas de la versión online: Vista de edición (en la que abre por defecto) y Vista de lectura (es decir, de solo lectura, sin posibilidad de edición).

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La Opción Desarrollador (llamada Programador en Excel 2007 y 2010) no está disponible en Office Online y no hay posibilidad de grabar macros ni de insertar código Visual Basic para Aplicaciones. A pesar de las aparentes desventajas de no contar con algunas características avanzadas de Excel, el trabajar con Excel Online nos permite lo siguiente: 

No es necesario instalar ningún software en el equipo. Para usar Excel Online basta con acceder a la web desde cualquier dispositivo y empezar a trabajar.



Los archivos generados quedarán almacenados online, lo que garantiza que por más que tus dispositivos se dañen, la información permanecerá intacta.



Independientemente del dispositivo desde el que accedamos, siempre encontraremos la última versión de nuestros archivos.



Todos los cambios que realicemos en un archivo online se guardarán automáticamente. Esto significa que ante un corte repentino de la conexión a Internet, la información permanecerá a salvo, a la espera de que volvamos a conectarnos.

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1.5 Funciones Las siguientes funciones están disponibles en las versiones de escritorio de Excel, en Excel Online pueden o no estar disponibles. En Excel Online las opciones se eligen desde el ícono de función Cuando ingresamos a la opción de elección de funciones aparecerá la siguiente imagen:

Nótese que en la versión de Excel Online es posible que las funciones aparezcan en inglés, aunque su descripción esté en español. Funciones de fecha y hora Función

Descripción

Función FECHA

Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

Función FECHANUMERO

Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.

Función DIA

Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

Función DIAS360

Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.

Función FECHA.MES

Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial.

Función FIN.MES

Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a

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ManualdeMicrosoftOffice365 – M3 Función

Descripción un número de meses especificado.

Función HORA

Convierte un número de serie en un valor de hora.

Función MINUTO

Convierte un número de serie en un valor de minuto.

Función MES

Convierte un número de serie en un valor de mes.

Función DIAS.LAB

Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.

Función DIAS.LAB.INTL

Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas usando parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana.

Función AHORA

Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

Función SEGUNDO

Convierte un número de serie en un valor de segundo.

Función TIEMPO

Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.

Función VALHORA

Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.

Función HOY

Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

Función DIASEM

Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.

Función NUM.DE.SEMANA

Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año.

Función DIA.LAB

Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables.

Función DIA.LAB.INTL

Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables usando parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana.

Función AÑO

Convierte un número de serie en un valor de año.

Función FRAC.AÑO

Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final.

Funciones financieras Función

Descripción

Función INT.ACUM

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos.

Función INT.ACUM.V

Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento.

Función AMORTIZ.PROGRE

Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización.

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Función

Descripción

Función AMORTIZ.LIN

Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables.

Función CUPON.DIAS.L1

Devuelve el número de días desde el principio del período de un cupón hasta la fecha de liquidación.

Función CUPON.DIAS

Devuelve el número de días en el período de un cupón que contiene la fecha de liquidación.

Función CUPON.DIAS.L2

Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la fecha del próximo cupón.

Función CUPON.FECHA.L2

Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de liquidación.

Función CUPON.NUM

Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento.

Función CUPON.FECHA.L1

Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación.

Función PAGO.INT.ENTRE

Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos.

Función PAGO.PRINC.ENTRE

Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos períodos.

Función DB

Devuelve la amortización de un activo durante un período específico a través del método de amortización de saldo fijo.

Función DDB

Devuelve la amortización de un activo durante un período específico a través del método de amortización por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.

Función TASA.DESC

Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil.

Función MONEDA.DEC

Convierte un precio en dólar, expresado como fracción, en un precio en dólares, expresado como número decimal.

Función MONEDA.FRAC

Convierte un precio en dólar, expresado como número decimal, en un precio en dólares, expresado como una fracción.

Función DURACION

Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés periódico.

Función INT.EFECTIVO

Devuelve la tasa de interés anual efectiva.

Función VF

Devuelve el valor futuro de una inversión.

Función VF.PLAN

Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una serie de tasas de interés compuesto.

Función TASA.INT

Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil.

Función PAGOINT

Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado.

Función TIR

Devuelve la tasa interna de retorno para una serie de flujos de efectivo.

Función INT.PAGO.DIR

Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión.

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Función

Descripción

Función DURACION.MODIF

Devuelve la duración de Macauley modificada de un valor bursátil con un valor nominal supuesto de 100 $.

Función TIRM

Devuelve la tasa interna de retorno donde se financian flujos de efectivo positivos y negativos a tasas diferentes.

Función TASA.NOMINAL

Devuelve la tasa nominal de interés anual.

Función NPER

Devuelve el número de períodos de una inversión.

Función VNA

Devuelve el valor neto actual de una inversión en función de una serie de flujos periódicos de efectivo y una tasa de descuento.

Función PRECIO.PER.IRREGULAR.1

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un primer período impar.

Función RENDTO.PER.IRREGULAR.1

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un primer período impar.

Función PRECIO.PER.IRREGULAR.2

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con un último período impar.

Función RENDTO.PER.IRREGULAR.2

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil con un último período impar.

Función PAGO

Devuelve el pago periódico de una anualidad.

Función PAGOPRIN

Devuelve el pago de capital de una inversión durante un período determinado.

Función PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga una tasa de interés periódico.

Función PRECIO.DESCUENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil con descuento.

Función PRECIO.VENCIMIENTO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de un valor bursátil que paga interés a su vencimiento.

Función VA

Devuelve el valor actual de una inversión.

Función TASA

Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad.

Función CANTIDAD.RECIBIDA

Devuelve la cantidad recibida al vencimiento de un valor bursátil completamente invertido.

Función SLN

Devuelve la amortización por método directo de un activo en un período dado.

Función SYD

Devuelve la amortización por suma de dígitos de los años de un activo durante un período especificado.

Función LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO

Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a una letra del Tesoro (de EE.UU.).

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Función

Descripción

Función LETRA.DE.TES.PRECIO

Devuelve el precio por un valor nominal de 100 $ de una letra del Tesoro (de EE.UU.).

Función LETRA.DE.TES.RENDTO

Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro (de EE.UU.).

Función DVS

Devuelve la amortización de un activo durante un período específico o parcial a través del método de cálculo del saldo en disminución.

Función TIR.NO.PER

Devuelve la tasa interna de retorno para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico.

Función VNA.NO.PER

Devuelve el valor neto actual para un flujo de efectivo que no es necesariamente periódico.

Función RENDTO

Devuelve el rendimiento de un valor bursátil que paga intereses periódicos.

Función RENDTO.DESC

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil con descuento; por ejemplo, una letra del Tesoro (de EE.UU.)

Función RENDTO.VENCTO

Devuelve el rendimiento anual de un valor bursátil que paga intereses al vencimiento.

Funciones de información Función

Descripción

Función CELDA

Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda. NOTA Esta función no está disponible en Excel Web App.

Función TIPO.DE.ERROR

Devuelve un número que corresponde a un tipo de error.

Función INFO

Devuelve información acerca del entorno operativo en uso. NOTA Esta función no está disponible en Excel Web App.

Función ESBLANCO

Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco.

Función ESERR

Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A.

Función ESERROR

Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error.

Función ES.PAR

Devuelve VERDADERO si el número es par.

Función ESLOGICO

Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico.

Función ESNOD

Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A.

Función ESNOTEXTO

Devuelve VERDADERO si el valor no es texto.

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Función

Descripción

Función ESNUMERO

Devuelve VERDADERO si el valor es un número.

Función ES.IMPAR

Devuelve VERDADERO si el número es impar.

Función ESREF

Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia.

Función ESTEXTO

Devuelve VERDADERO si el valor es texto.

Función N

Devuelve un valor convertido en un número.

Función NOD

Devuelve el valor de error #N/A.

Función TIPO

Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor.

Funciones lógicas Función

Descripción

Función Y

Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

Función FALSO

Devuelve el valor lógico FALSO.

Función SI

Especifica una prueba lógica que realizar.

Función SI.ERROR

Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

Función NO

Invierte el valor lógico del argumento.

Función O

Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

Función VERDADERO

Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Funciones de búsqueda y referencia Función

Descripción

Función DIRECCION

Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.

Función AREAS

Devuelve el número de áreas de una referencia.

Función ELEGIR

Elige un valor de una lista de valores.

Función COLUMNA

Devuelve el número de columna de una referencia.

Función COLUMNAS

Devuelve el número de columnas de una referencia.

Función IMPORTARDATOSDINAMICOS

Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámica.

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Función

Descripción

Función BUSCARH

Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.

Función HIPERVINCULO

Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.

Función INDICE

Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.

Función INDIRECTO

Devuelve una referencia indicada por un valor de texto.

Función BUSCAR

Busca valores de un vector o una matriz.

Función COINCIDIR

Busca valores de una referencia o matriz.

Función DESREF

Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.

Función FILA

Devuelve el número de fila de una referencia.

Función FILAS

Devuelve el número de filas de una referencia.

Función RDTR

Recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la Automatización.

Función TRANSPONER

Devuelve la transposición de una matriz.

Función BUSCARV

Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda.

Funciones matemáticas y trigonométricas Función

Descripción

Función ABS

Devuelve el valor absoluto de un número.

Función ACOS

Devuelve el arcocoseno de un número.

Función ACOSH

Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

Función AGREGAR

Devuelve un agregado en una lista o base de datos.

Función ASENO

Devuelve el arcoseno de un número.

Función ASENOH

Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

Función ATAN

Devuelve la arcotangente de un número.

Función ATAN2

Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y".

Función ATANH

Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

Función MULTIPLO.SUPERIOR

Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

Función

Redondea un número hacia el entero o el múltiplo significativo más próximo. El

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Función

Descripción

MULTIPLO.SUPERIOR.EXACTO

número se redondea hacia arriba, independientemente de su signo.

Función COMBINAT

Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos.

Función COS

Devuelve el coseno de un número.

Función COSH

Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

Función GRADOS

Convierte radianes en grados.

Función REDONDEA.PAR

Redondea un número hasta el entero par más próximo.

Función EXP

Devuelve e elevado a la potencia de un número dado.

Función FACT

Devuelve el factorial de un número.

Función FACT.DOBLE

Devuelve el factorial doble de un número.

Función MULTIPLO.INFERIOR

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.

Función MULTIPLO.INFERIOR.EXACTO

Redondea un número hacia abajo hasta el entero o el múltiplo significativo más cercano. El número se redondea hacia abajo, independientemente de su signo.

Función M.C.D

Devuelve el máximo común divisor.

Función ENTERO

Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo.

Función MULTIPLO.SUPERIOR.ISO

Devuelve un número que se redondea hacia arriba al número entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

Función M.C.M

Devuelve el mínimo común múltiplo.

Función LN

Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número.

Función LOG

Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.

Función LOG10

Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.

Función MDETERM

Devuelve el determinante matricial de una matriz.

Función MINVERSA

Devuelve la matriz inversa de una matriz.

Función MMULT

Devuelve el producto de matriz de dos matrices.

Función RESTO

Devuelve el resto de la división.

Función REDOND.MULT

Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado.

Función MULTINOMIAL

Devuelve el polinomio de un conjunto de números.

Función REDONDEA.IMPAR

Redondea un número hacia arriba hasta el entero impar más próximo.

Función PI

Devuelve el valor de pi.

Función POTENCIA

Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.

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Función

Descripción

Función PRODUCTO

Multiplica sus argumentos.

Función COCIENTE

Devuelve la parte entera de una división.

Función RADIANES

Convierte grados en radianes.

Función ALEATORIO

Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

Función ALEATORIO.ENTRE

Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique.

Función NUMERO.ROMANO

Convierte un número arábigo en número romano, con formato de texto.

Función REDONDEAR

Redondea un número al número de dígitos especificado.

Función REDONDEAR.MENOS

Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero.

Función REDONDEAR.MAS

Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.

Función SUMA.SERIES

Devuelve la suma de una serie de potencias en función de la fórmula.

Función SIGNO

Devuelve el signo de un número.

Función SENO

Devuelve el seno de un ángulo determinado.

Función SENOH

Devuelve el seno hiperbólico de un número.

Función RAIZ

Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.

Función RAIZ2PI

Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI (número * pi).

Función SUBTOTALES

Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.

Función SUMA

Suma sus argumentos.

Función SUMAR.SI

Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados.

Función SUMAR.SI.CONJUNTO

Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.

Función SUMAPRODUCTO

Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz.

Función SUMA.CUADRADOS

Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.

Función SUMAX2MENOSY2

Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.

Función SUMAX2MASY2

Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.

Función SUMAXMENOSY2

Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de los valores correspondientes de dos matrices.

Función TAN

Devuelve la tangente de un número.

Función TANH

Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

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Función

Descripción

Función TRUNCAR

Trunca un número a un entero.

Funciones estadísticas Función

Descripción

Función DESVPROM

Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos.

Función PROMEDIO

Devuelve el promedio de sus argumentos.

Función PROMEDIOA

Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos.

Función PROMEDIO.SI

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.

Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios.

Función DISTR.BETA

Devuelve la función de distribución beta acumulativa.

Función INV.BETA

Devuelve la función inversa de la función de distribución acumulativa de una distribución beta especificada.

Función DISTR.BINOM.N

Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribución binomial.

Función INV.BINOM

Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa es menor o igual a un valor de criterio.

Función DISTR.CHICUAD

Devuelve la función de densidad de probabilidad beta acumulativa.

Función DISTR.CHICUAD.CD

Devuelve la probabilidad de una cola de distribución chi cuadrado.

Función INV.CHICUAD

Devuelve la función de densidad de probabilidad beta acumulativa.

Función INV.CHICUAD.CD

Devuelve la función inversa de probabilidad de una cola de distribución chi cuadrado.

Función PRUEBA.CHICUAD

Devuelve la prueba de independencia.

Función INTERVALO.CONFIANZA.NORM

Devuelve el intervalo de confianza de la media de una población.

Función INTERVALO.CONFIANZA.T

Devuelve el intervalo de confianza para la media de una población, usando una distribución t de Student.

Función COEF.DE.CORREL

Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos.

Función CONTAR

Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos.

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Función

Descripción

Función CONTARA

Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos.

Función CONTAR.BLANCO

Cuenta el número de celdas en blanco de un rango.

Función CONTAR.SI

Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen el criterio especificado.

Función CONTAR.SI.CONJUNTO

Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios.

Función COVARIANZA.P

Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos de las desviaciones emparejadas.

Función COVARIANZA.M

Devuelve la covarianza de ejemplo, que es el promedio de las desviaciones de los productos para cada pareja de puntos de datos en dos conjuntos de datos.

Función DESVIA2

Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones.

Función DISTR.EXP.N

Devuelve la distribución exponencial.

Función DISTR.F.RT

Devuelve la distribución de probabilidad F.

Función DISTR.F.CD

Devuelve la distribución de probabilidad F.

Función INV.F

Devuelve la función inversa de la distribución de probabilidad F.

Función INV.F.CD

Devuelve la función inversa de la distribución de probabilidad F.

Función PRUEBA.F.N

Devuelve el resultado de una prueba F.

Función FISHER

Devuelve la transformación Fisher.

Función PRUEBA.FISHER.INV

Devuelve la función inversa de la transformación Fisher.

Función PRONOSTICO

Devuelve un valor en una tendencia lineal.

Función FRECUENCIA

Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical.

Función DISTR.GAMMA.N

Devuelve la distribución gamma.

Función INV.GAMMA

Devuelve la función inversa de la distribución gamma acumulativa.

Función GAMMA.LN

Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, Γ(x).

Función GAMMA.LN.EXACTO

Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, Γ(x).

Función MEDIA.GEOM

Devuelve la media geométrica.

Función CRECIMIENTO

Devuelve valores en una tendencia exponencial.

Función MEDIA.ARMO

Devuelve la media armónica.

Función DISTR.HIPERGEOM.N

Devuelve la distribución hipergeométrica.

Función INTERSECCION.EJE

Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal.

Función CURTOSIS

Devuelve la curtosis de un conjunto de datos.

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Función

Descripción

Función K.ESIMO.MAYOR

Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos.

Función ESTIMACION.LINEAL

Devuelve los parámetros de una tendencia lineal.

Función ESTIMACION.LOGARITMICA

Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial.

Función DISTR.LOGNORM

Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa.

Función INV.LOGNORM

Devuelve la función inversa de la distribución logarítmico-normal acumulativa.

Función MAX

Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos.

Función MAXA

Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos.

Función MEDIANA

Devuelve la mediana de los números dados.

Función MIN

Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.

Función MINA

Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos.

Función MODA.VARIOS

Devuelve una matriz vertical de los valores que se repiten con más frecuencia en una matriz o rango de datos.

Función MODA.UNO

Devuelve el valor más común de un conjunto de datos.

Función NEGBINOM.DIST

Devuelve la distribución binomial negativa.

Función DISTR.NORM.N

Devuelve la distribución normal acumulativa.

Función INV.NORM

Devuelve la función inversa de la distribución normal acumulativa.

Función DISTR.NORM.ESTAND.N

Devuelve la distribución normal estándar acumulativa.

Función INV.NORM.ESTAND

Devuelve la función inversa de la distribución normal estándar acumulativa.

Función PEARSON

Devuelve el coeficiente de momento de correlación de producto Pearson.

Función PERCENTIL.EXC

Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango, donde k está en el rango 0 a 1, exclusivo.

Función PERCENTIL.INC

Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango.

Función RANGO.PERCENTIL.EXC

Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como un porcentaje (0 a 1, exclusivo) del conjunto de datos.

Función RANGO.PERCENTIL.INC

Devuelve el rango porcentual de un valor de un conjunto de datos.

Función PERMUTACIONES

Devuelve el número de permutaciones de un número determinado de objetos.

Función POISSON.DIST

Devuelve la distribución de Poisson.

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Función

Descripción

Función PROBABILIDAD

Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites.

Función CUARTIL.EXC

Devuelve el cuartil del conjunto de datos, basado en los valores percentiles de 0 a 1, exclusivo.

Función CUARTIL.INC

Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.

Función JERARQUIA.MEDIA

Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números.

Función JERARQUIA.EQV

Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números.

Función COEFICIENTE.R2

Devuelve el cuadrado del coeficiente de momento de correlación de producto Pearson.

Función COEFICIENTE.ASIMETRIA

Devuelve la asimetría de una distribución.

Función PENDIENTE

Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal.

Función K.ESIMO.MENOR

Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos.

Función NORMALIZACION

Devuelve un valor normalizado.

Función DESVEST.P

Calcula la desviación estándar en función de toda la población.

Función DESVEST.M

Calcula la desviación estándar a partir de una muestra.

Función DESVESTA

Calcula la desviación estándar a partir de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos.

Función DESVESTPA

Calcula la desviación estándar en función de toda la población, incluidos números, texto y valores lógicos.

Función ERROR.TIPICO.XY

Devuelve el error estándar del valor de "y" previsto para cada "x" de la regresión.

Función DISTR.T.N

Devuelve los puntos porcentuales (probabilidad) de la distribución t de Student.

Función DISTR.T.2C

Devuelve los puntos porcentuales (probabilidad) de la distribución t de Student.

Función DISTR.T.CD

Devuelve la distribución de t de Student.

Función INV.T

Devuelve el valor t de la distribución t de Student en función de la probabilidad y los grados de libertad.

Función INV.T.2C

Devuelve la función inversa de la distribución de t de Student.

Función TENDENCIA

Devuelve valores en una tendencia lineal.

Función MEDIA.ACOTADA

Devuelve la media del interior de un conjunto de datos.

Función PRUEBA.T

Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t de Student.

Función VAR.P

Calcula la varianza en función de toda la población.

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Función

Descripción

Función VAR.S

Calcula la varianza en función de una muestra.

Función VARA

Calcula la varianza en función de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos.

Función VARPA

Calcula la varianza en función de toda la población, incluidos números, texto y valores lógicos.

Función DIST.WEIBULL

Devuelve la distribución de Weibull.

Función PRUEBA.Z

Devuelve el valor de la probabilidad de una cola de una prueba z.

Funciones de texto Función

Descripción

Función ASC

Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte).

Función TEXTOBAHT

Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht).

Función CAR

Devuelve el carácter especificado por el número de código.

Función LIMPIAR

Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.

Función CODIGO

Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.

Función CONCATENAR

Concatena varios elementos de texto en uno solo.

Función MONEDA

Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).

Función IGUAL

Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

Funciones ENCONTRAR, ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).

Función DECIMAL

Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.

Función JIS

Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes).

Funciones IZQUIERDA, IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.

Funciones LARGO, LARGOB

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

Función MINUSC

Pone el texto en minúsculas.

Funciones EXTRAE, EXTRAEB

Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique.

Función FONETICO

Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto.

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Función

Descripción

Función NOMPROPIO

Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.

Funciones REEMPLAZAR, REEMPLAZARB

Reemplaza caracteres de texto.

Función REPETIR

Repite el texto un número determinado de veces.

Funciones DERECHA, DERECHAB

Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.

Funciones HALLAR, HALLARB

Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas).

Función SUSTITUIR

Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.

Función T

Convierte sus argumentos a texto.

Función TEXTO

Da formato a un número y lo convierte en texto.

Función ESPACIOS

Quita los espacios del texto.

Función MAYUSC

Pone el texto en mayúsculas.

Función VALOR

Convierte un argumento de texto en un número.

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1.6 Atajos Prácticamente todas las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde el teclado. Eso nos da mucha más velocidad a la hora de manejar Excel y aumenta nuestra productividad laboral. A continuación se muestran todos los atajos conocidos (Es probable que algunos de ellos no funcionen en Excel Online) TECLAS PARA TRABAJAR EN UNA HOJA DE CÁLCULO Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual INICIO Ir hasta el comienzo de una fila CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1 AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana CTRL+MAYÚS+F6 o CTRL+MAYÚS+TAB Ir al libro o a la ventana anterior F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido MAYÚS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente) TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado FIN Activar o desactivar el modo Fin FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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FIN, INICIO Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1 FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no esté en blanco; esta tecla no estará disponible si se ha activado la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones) Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activada BLOQ DESPL Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia la derecha Teclas para ver o imprimir un documento CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12 Presentar el cuadro de diálogo Imprimir Trabajo en vista preliminar Teclas de dirección Desplazarse por la página cuando está ampliada RE PÁG o AV PÁG Avanzar o retroceder una página cuando está reducida CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA Ir a la primera página cuando está reducida CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la última página cuando está reducida Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros MAYÚS+F11 o ALT+MAYÚS+F1 Insertar una nueva hoja de cálculo F11 o ALT+F1 Crear un gráfico que utilice el rango actual ALT+F8 Mostrar el cuadro de diálogo Macro ALT+F11 Mostrar/ocultar el Editor de Visual Basic CTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0 CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro MAYÚS+CTRL+AV PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libro MAYÚS+CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro TECLAS PARA TRABAJAR CON DATOS Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección MAYÚS+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección ESC Cancelar una entrada de celda RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la selección SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la selección CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la línea Teclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha INICIO Ir al comienzo de la línea F4 o CTRL+Y Repetir la última acción MAYÚS+F2 Modificar un comentario de celda CTRL+MAYÚS+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna CTRL+J Rellenar hacia abajo CTRL+D Rellenar hacia la derecha CTRL+F3 Definir un nombre Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas ENTRAR Completar una entrada de celda CTRL+MAYÚS+ENTRAR Introducir una fórmula como fórmula matricial ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula CTRL+ALT+K Insertar un hipervínculo ENTRAR (en una celda con hipervínculo) Activar un hipervínculo F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea F3 Pegar un nombre definido en una fórmula MAYÚS+F3 Pegar una función en una fórmula F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activo MAYÚS+F9 Calcular la hoja activa = (signo igual) Iniciar una fórmula ALT+= (signo igual) Insertar una fórmula de Autosuma CTRL+; (punto y coma) Introducir la fecha CTRL+MAYÚS+: (dos puntos) Introducir la hora CTRL+MAYÚS+” (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas CTRL+’ (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar Teclas para aplicar formato a los datos Presione Para ALT+’ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas CTRL+E Aplicar el formato de número General CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo) CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m. CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millares y signo menos (–) para los valores negativos CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde CTRL+MAYÚS+_ Quitar los contornos CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado CTRL+9 Ocultar filas CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas CTRL+0 (cero) Ocultar columnas CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas Teclas para modificar datos Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma F3 Pegar un nombre definido en una fórmula ENTRAR Completar una entrada de celda CTRL+MAYÚS+ Introducir una fórmula como fórmula matricial ENTRAR Completar una entrada de celda CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de escribir un nombre de función en una fórmula F7 Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección CTRL+C Copiar la selección CTRL+X Cortar la selección CTRL+V Pegar la selección SUPR Borrar el contenido de la selección CTRL+GUIÓN Eliminar celdas CTRL+Z Deshacer la última acción CTRL+MAYÚS+SIGNO MÁS Insertar celdas vacías Teclas para moverse dentro de una selección ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones) MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones) TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si sólo se ha seleccionado una columna MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia arriba si sólo se ha seleccionado una columna CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de la selección CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco) MAYÚS+ tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna CTRL+MAYÚS+ tecla de dirección Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la misma columna que la celda activa MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina inferior derecha) CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de cálculo MAYÚS+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas MAYÚS+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo MAYÚS+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección MAYÚS+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas de dirección para seleccionar el siguiente rango BLOQ DESP, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana BLOQ DESP, MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado FIN Activar o desactivar el modo Fin FIN, MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en blanco de la misma columna que la celda activa FIN, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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datos (esquina inferior derecha) FIN, MAYÚS+ENTRAR Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual. Esta tecla no estará disponible si se activó la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones) Teclas para seleccionar celdas con características especiales CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco) CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa CTRL+MAYÚS+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentarios CTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa. CTRL+MAYÚS+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda activa. CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa en fórmulas de la selección CTRL+MAYÚS+{ (llave de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa o indirecta en fórmulas de la selección CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que hagan referencia directa a la celda activa CTRL+MAYÚS+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan referencia directa o indirecta a la celda activa ALT+; (punto y coma) Seleccionar sólo celdas visibles de la selección actual Teclas para seleccionar una hoja de gráficos CTRL+AV PÁG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se seleccione la hoja de gráficos que desea CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se seleccione la hoja de gráficos que desea Teclas para seleccionar un gráfico incrustado Nota La barra de herramientas Dibujo debe estar activada. 1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús. 2. Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para seleccionar la barra de herramientas Dibujo. 3. Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón Seleccionar objetos de la barra de herramientas Dibujo. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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4. Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto. 5. Presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) en la pila de objetos hasta que aparezca el gráfico incrustado que desee seleccionar. 6. Presione CTRL+ENTRAR para activar el gráfico. Teclas para seleccionar elementos de gráficos FLECHA ABAJO Seleccionar el grupo de elementos anterior FLECHA ARRIBA Seleccionar el grupo de elementos siguiente FLECHA DERECHA Seleccionar el siguiente elemento del grupo FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el elemento anterior del grupo TECLAS PARA UTILIZAR CON BASES DE DATOS Y LISTAS Teclas para trabajar con un formulario ALT+ tecla, donde tecla es la letra subrayada en el nombre del campo o del comando Seleccionar un campo o un botón de comando FLECHA ABAJO Ir al mismo campo del siguiente registro FLECHA ARRIBA Ir al mismo campo del anterior registro TAB Ir al siguiente campo modificable del registro MAYÚS+TAB Ir al anterior campo modificable del registro ENTRAR Ir al primer campo del siguiente registro MAYÚS+ENTRAR Ir al primer campo del registro anterior AV PÁG Ir al mismo campo 10 registros más adelante CTRL+AV PÁG Moverse a un nuevo registro RE PÁG Ir al mismo campo 10 registros más atrás CTRL+RE PÁG Ir al primer registro INICIO o FIN Ir al comienzo o al final de un campo MAYÚS+FIN Ampliar una selección hasta el final de un campo MAYÚS+INICIO Ampliar una selección hasta el comienzo de un campo FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse un carácter hacia la izquierda o hacia la derecha dentro de un campo MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el carácter de la izquierda MAYÚS+FLECHA DERECHA Seleccionar el carácter de la derecha Teclas para utilizar Autofiltro Teclas de dirección para seleccionar la celda que contenga el rótulo de columna y, a continuación, presione ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista de Autofiltro de la columna actual FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista de Autofiltro FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista de Autofiltro Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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ALT+FLECHA ARRIBA Cerrar la lista de Autofiltro de la columna actual INICIO Seleccionar el primer elemento (Todo) en la lista de Autofiltro FIN Seleccionar el último elemento de la lista de Autofiltro ENTRAR Filtrar la lista mediante el elemento seleccionado en la lista de Autofiltro Teclas para esquematizar datos ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA Agrupar filas o columnas ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar filas o columnas CTRL+8 Mostrar u ocultar símbolos de esquema CTRL+9 Ocultar filas seleccionadas CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas seleccionadas CTRL+0 (cero) Ocultar columnas seleccionadas CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas seleccionadas TECLAS PARA UTILIZAR CON INFORMES DE TABLA DINÁMICA O GRÁFICO DINÁMICO Teclas para el Asistente para tablas y gráficos dinámicos FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Seleccionar el botón de campo anterior o siguiente de la lista FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Seleccionar el botón de campo situado a la izquierda o a la derecha en una lista de botones de campo con varias columnas ALT+C Desplazar el campo seleccionado al área de columna ALT+D Desplazar el campo seleccionado al área de datos ALT+L Mostrar el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica ALT+P Desplazar el campo seleccionado al área de página ALT+R Desplazar el campo seleccionado al área de fila Teclas para los campos de página que se muestran en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar el informe de tabla dinámica completo Teclas de dirección para seleccionar la celda que contiene el campo y, después, ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo actual en un informe de tabla dinámica Teclas de dirección para seleccionar el campo de página de un informe de gráfico dinámico y, después, ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo de página actual en un informe de gráfico dinámico FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista INICIO Seleccionar el primer elemento visible de la lista Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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FIN Seleccionar el último elemento visible de la lista ENTRAR Mostrar el elemento seleccionado BARRA ESPACIADORA Activar o desactivar una casilla de verificación de la lista Teclas para diseñar un informe de tabla o de gráfico dinámico 1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús. 2. Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para seleccionar la barra de herramientas Tabla dinámica. 3. Presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para seleccionar el menú situado a la izquierda o a la derecha o, cuando el submenú está visible, para pasar del menú principal al submenú. 4. Presione ENTRAR (en un botón de campo) y las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA para seleccionar el área a la que desee mover el campo seleccionado. Teclas para agrupar y desagrupar elementos de tablas dinámicas ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA Agrupar los elementos de la tabla dinámica seleccionados ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar los elementos de la tabla dinámica seleccionados Teclas para utilizar con el Asistente para cubos OLAP Utilice estas teclas para concluir el Paso 2 del Asistente para cubos OLAP. Para mover un campo desde la lista Campos de origen al cuadro Dimensiones 1. Presione la tecla TAB para seleccionar la lista Campos de origen. 2. Presione la tecla de FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para seleccionar el campo que desea mover. Como no se puede cambiar el orden de un campo después de moverlo, seleccione primero el campo que desee que aparezca en la parte superior del cuadro Dimensiones. 3. Presione la tecla TAB para seleccionar el botón > y, a continuación, presione ENTRAR. 4. Para mover el resto de los campos, repita los pasos del 1 al 3. Para mover un campo a un nivel superior o inferior dentro del cuadro Dimensiones 1. Presione la tecla TAB para seleccionar el cuadro Dimensiones.

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2. Presione la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para seleccionar el campo que desea mover. 3. Presione CTRL+X 4. Presione la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para seleccionar el lugar al que desea mover el campo. 5. Presione CTRL+V

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2. Colaboración Excel Online nos da el beneficio de colaborar un mismo documento con más personas en tiempo real, y nos notifica qué sección se está editando por las demás personas. El primer paso para poder realizar la colaboración es compartir el documento. Una vez que compartimos el documento, a la persona que se le compartió le llegará un correo electrónico a su bandeja de entrada con una liga para tener acceso al documento. Cabe aclarar que la única forma de acceso a un documento que se nos ha compartido es por la liga que se nos ha mandado por correo electrónico, es decir, no tendremos el documento en nuestra propia carpeta de OneDrive. Cuando nos llega un correo con la invitación al recurso compartido, al darle clic a la liga se nos abrirá el documento compartido en modo “ver”, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Para poder entrar a editar el archivo compartido tenemos que darle clic a la opción de Editar Libro, tal y como se muestra en la imagen anterior, y después darle clic en Cambiar en Excel Online, tal como se observa en la siguiente imagen:

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Al momento en que entramos al modo “Editar” nos aparece toda la barra de herramienta de Excel Online con las opciones de edición. Una vez que entramos al documento y queremos saber si otra persona esta editando el documento, aparecerá el nombre de dicha persona en la parte superior derecha de Excel Online, (esto sólo será posible si la otra persona esta editando el documento con Excel Online) tal como se observa en la siguiente imagen:

Nótese que aparece en la parte superior derecha el nombre de la persona que esta editando el documento, al mismo tiempo con un color determinado. Si hubiera más personas editando el documento al mismo tiempo, las personas se distinguirían por colores. Al visualizar la imagen también observamos en dónde se encuentra posicionado el cursor de nuestro compañero que está editando el documento, en este caso se encuentra en la celda C3, como se observa en la imagen.

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Al realizar una modificación al documento compartido se crean versiones automáticamente. Esto se puede verificar al momento de estar en el OneDrive le damos clic a las opciones que aparecen enseguida del nombre del archivo a como se muestra en la siguiente imagen:

Al darle clic nos presentará una vista previa de la presentación y después damos clic en

tal como se muestra en la siguiente imagen:

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Al darle clic nos mostrará una serie de opciones, en donde nosotros elegiremos Historial de Versiones a como se muestra en la siguiente imagen:

Al darle clic a Historial de Versiones nos mostrará una pantalla donde nos mostrará todas las versiones realizadas que tiene el documento a como se muestra en la siguiente imagen:

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Como podemos observar la imagen anterior, aparece el total de versiones del documento con su fecha y hora en que se modificó, quien lo modificó y el tamaño del documento (como va creciendo el documento). Otra de las opciones importantes que nos muestra la plataforma Office 365 cuando se está colaborando el documento es la de Proteger o Desproteger el documento. PROTEGER significa que mientras el documento se está editando, los demás usuarios con permisos de edición podrán colaborar en él y editarlo al mismo tiempo. DESPROTEGER en cambio, es tener el documento de manera exclusiva para el usuario que elige esta opción, quiere decir que solamente él podrá entrar a modo edición del documento, los demás usuarios no podrán tener acceso a modo edición del documento. La siguiente imagen ilustra cómo proteger o desproteger un documento.

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En este caso nos muestra la opción Desproteger, al darle clic lo que ocurrirá es que el documento no podrá ser editado por nadie mientras estamos editándolo, es decir, lo tomamos en modo exclusivo aunque esté compartido. Si queremos que los demás usuarios puedan editar junto con nosotros un documento compartido, tendremos que volver a entrar a las opciones y seleccionar la opción de Proteger, con esto ya podrán editar los usuarios el documento mientras estamos editándolo, es decir, lo dejamos en modo colaboración, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Nótese que en la parte izquierda el documento está marcado con una flecha verde, esto significa que el documento no lo pueden editar las personas con las que se tiene compartido el documento. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Una vez que le demos clic a Proteger nos aparecerá una pantalla donde se nos preguntará si deseamos conservar la desprotección después de la protección, esto quiere decir, que si se desea que otros usuarios no vean los cambios hasta que no se establezca la desprotección.

Para continuar le damos clic a Aceptar para Proteger el documento y que puedan entrar los demás usuarios en modo edición.

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3. Encuestas de Excel Las encuestas permiten que otras personas puedan rellenar la lista, como una hoja de suscripción o un cuestionario, donde lo puede ver todo en un solo lugar en línea. En OneDrive y OneDrive para la Empresa, se puede crear una encuesta para que otras personas la rellenen abriendo el vínculo que proporcione. Se verán las respuestas de todas las personas compiladas en una hoja de cálculo en línea.

A continuación se describe cómo crear una encuesta: 1. En OneDrive. Hacemos clic en Nuevo y, a continuación, en Encuesta de Excel.

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1.

Sugerencias para crear la encuesta de Excel

Podemos agregar una encuesta a un libro existente. Con el libro abierto en Excel Online, desde Inicio > Encuesta >Nueva encuesta. Se agregará una hoja de encuesta al libro. Rellenamos los campos Escribimos un título y una descripción. Si no deseamos ningún título o descripción, eliminamos el texto marcador de posición. Arrastramos las preguntas hacia arriba o abajo para cambiar su orden en el formulario. Si deseamos ver exactamente lo que verán los destinatarios, hacemos clic en Guardar y ver. Para volver a la edición, hacemos clic en Editar encuesta. Cuando hayamos terminado, hacemos clic en Compartir encuesta. Si hacemos clic en Cerrar, para volver a la edición y visualización del formulario, vamos a Inicio > Encuesta en Excel Online.

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Al hacer clic en Compartir encuesta se inicia el proceso de generar un vínculo para el formulario. Hacemos clic en Crear para generar el vínculo. Copiamos y pegamos el vínculo en un mensaje de correo electrónico, un mensaje o una entrada. Cualquier persona que siga el vínculo podrá rellenar su formulario, pero no podrán ver el libro resultante a menos que se les conceda permiso. 2.

Ajustando las preguntas del formulario a las necesidades

Cuando agreguemos preguntas al formulario, debemos recordar que cada pregunta corresponde a una columna en el libro de Excel.

Es necesario pensar cómo se va a usar la información en el libro resultante. Por ejemplo, proporcionar a las personas una lista de opciones en lugar de hacerles escribir la respuesta permite ordenar y filtrar las respuestas.

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En Inicio> Encuesta > Editar encuesta y haciendo clic en una pregunta para editarla. Seleccionamos Opción como el Tipo de respuesta y, a continuación, agregamos cada opción en una línea independiente del cuadro Opciones.

Podemos probar también otros tipos de respuesta.   

Fecha u Hora permite ordenar los resultados por orden cronológico. Las respuestas de Número se pueden calcular con funciones matemáticas para buscar resultados como totales y promedios. Se pueden filtrar las respuestas Sí/No rápidamente para ver quién acepta y quién no.

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NOTA Las columnas de la hoja de cálculo se generarán cuando agreguemos preguntas al formulario de encuesta. Los cambios que realicemos en el formulario de encuesta se actualizarán en la hoja de cálculo, a menos que eliminemos una pregunta o cambie el orden de las preguntas en el formulario. Debemos actualizar manualmente la hoja de cálculo en esos casos: eliminar las columnas que vayan con las preguntas que se han eliminado o cortar y pegar las columnas para cambiar su orden.

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Módulo 4

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ÍNDICE

1 PowerPoint Online 1.1 Introducción 1.2 Nuestra primera presentación en PowerPoint 1.3 Barra de herramientas 1.4 Comparación entre versión Online y de Escritorio. 1.5 Transiciones y Animaciones 1.6 Atajos

2 Colaboración 3 Tips para hacer una buena presentación

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1. PowerPoint Online 1.1 Introducción

PowePoint

Online muestra una interface ordenada y limpia. Se ha aprovechado mejor el espacio para poder realizar presentaciones desde dispositivos táctiles. Es una aplicación diseñada para ayudarnos en la creación de presentaciones gráficas de manera sencilla ya que éste software presenta una interfaz común a las otras aplicaciones integrantes de la plataforma. Con las presentaciones de PowerPoint podemos preparar transparencias o mostrarlas directamente en pantalla de forma similar a un conjunto de diapositivas. Éstas pueden contener títulos, textos, gráficos, imágenes prediseñadas, formas y elementos multimedia como clips de audio y vídeo (En el canal de Office en Youtube puedes ver un ejemplo de cómo insertar video). Para tener acceso a PowerPoint Online necesitamos tener acceso a nuestra cuenta. Cuando ingresamos a nuestro espacio, damos clic para ver las aplicaciones de Office 365, y damos clic en el ícono de PowerPoint tal como se muestra en la siguiente imagen:

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1.2 Nuestra primera presentación en PowerPoint Cuando hacemos clic en el ícono de PowerPoint, se nos permitirá elegir entre diferentes plantillas para abrir nuestro nuevo documento, en nuestro caso elegiremos “Nueva presentación en blanco”, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez que hayamos elegido la plantilla, la plataforma nos genera una presentación nueva en modo edición, esto es, que tenemos la capacidad de agregar contenido en el mismo. Este archivo automáticamente se guarda en la raíz de nuestro OneDrive. Si en algún momento se llega a cerrar por error la plataforma, el documento o libro se guarda automáticamente en el OneDrive. Office 365 nos mostrará la presentación de la siguiente manera a como se muestra en la siguiente imagen:

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1.3 Barra de herramientas

Explicaremos de la siguiente manera los puntos importantes de la pantalla de PowerPoint Online:

1. Nombre del usuario de quien inicio la sesión en Office 365. 2. Nos permite la presentación con otros usuarios, en el cual al darle clic nos mandará una pantalla como la siguiente imagen:

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a. Al estar en la pantalla de compartir nos presenta 3 opciones que se explicarán de la siguiente manera: i. Invitar a Personas: Esta opción nos permite invitar a personas mediante su correo electrónico dándonos la opción de elegir qué tipo de permiso va a tener la persona, ya sea que solamente pueda ver o editar. ii. Obtener un Vínculo: Nos permite obtener un vínculo de la presentación para poderla compartir. iii. Compartido con: Nos permite saber con qué personas tenemos compartida la presentación. 3. Por default la plataforma nos crea un nombre de la presentación, en este caso nos puso el nombre de Presentación4. Para poder cambiarle el nombre a nuestra presentación solamente tenemos que darle clic a Presentación4 y nos permitirá cambiarle el nombre. 4. Nos proporciona la ubicación en donde se encuentra guardada nuestra presentación, en este caso se encuentra en nuestro directorio raíz de nuestro OneDrive. En la siguiente imagen nos muestra el directorio raíz de nuestro OneDrive y nos percatamos que se encuentra nuestra presentación guardada.

5. Nos muestra nuestras aplicaciones del Office365 a como se muestra en la siguiente imagen:

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6. Nos muestra una barra de tareas con las cuales trabajaremos para editar nuestra Presentación, si nos damos cuenta es muy parecido a todas las herramientas que nos muestra el PowerPoint de escritorio.

Explicaremos brevemente las funciones de la barra de tarea que nos muestra PowerPoint Online. Al darle clic a la opción nos mostrará la siguiente pantalla con las diferentes funciones a como se muestra en la siguiente pantalla:

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Al darnos cuenta nos muestra 7 opciones de las cuales se explicarán más delante de una manera breve:

Al darle clic nos proporciona la opción de abrir el documento en PowerPoint de escritorio para usar todas las funciones completas de Microsoft PowerPoint.

Al darle clic nos proporciona las diferentes plantillas que maneja PowerPoint Online para poder crear una nueva presentación.

Al darle clic nos proporciona la opción de poder abrir una presentación reciente que hemos estado trabajando.

Al darle clic nos proporciona las opciones de información de donde se encuentra el botón de guardar, en el cual nos dice que se guarda automáticamente el documento, también nos da la opción de guardar una copia en la misma carpeta en línea y también nos da la opción de descargar una copia en nuestra computadora. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Al darle clic nos permite dar una vista del archivo para imprimir.

Nos permite compartir el documento con otras personas.

Nos proporciona la opción de ayuda y una opción para mandar algún comentario a Microsoft. Al elegir la opción de PowerPoint Online nos proporciona una serie de opciones para poder editar nuestra presentación, se dará una breve explicación del significado de las opciones: Nos da la opción de Deshacer o devolvernos un paso anterior de lo realizado y también rehacer algún dato. Nos da la opción de Cortar, Pegar y Copiar algún elemento de nuestra presentación. Nos permite eliminar un objeto seleccionado de nuestra presentación. Nos permite agregar una nueva diapositiva, duplicar una diapositiva, ocultar una diapositiva y elegir el diseño a la diapositiva. Nos da la opción de manipular el tipo de letra que deseamos en nuestro texto, tamaño, color, negrita, marcar una celda. Nos da la opción de ingresar viñetas al texto, darle alineación al párrafo y darle sangría. Nos da la opción de insertar una forma como círculos, rectángulos, triángulos etc. De igual manera nos permite ordenar un objeto, rellenar de color un objeto, duplicar un objeto y darle color al contorno de un objeto. Al elegir la opción de nos proporciona 8 tareas de las cuales se explicarán brevemente de la siguiente manera; Nos permite insertar una nueva diapositiva a nuestra presentación. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Nos permite insertar una imagen guardada en nuestro disco duro local y también nos da la opción de insertar una imagen que se encuentra en línea. Nos permite insertar una forma como cuadro de texto, un círculo, un cuadrado, un triángulo, etc. También nos permite insertar un SmartArt que son tipos de diagramas como diagramas de flujo, organigramas, etc. Nos permite insertar un vínculo para hacer referencia a un documento, una página, una imagen etc. Nos permite insertar un cuadro de texto a nuestra presentación. Nos permite insertar un comentario a un texto que se encuentra en nuestra presentación. Nos permite insertar un símbolo a nuestra presentación como el símbolo de infinito, pi, delta, etc. Nos permite insertar un video que se encuentre en internet. Al elegir la opción de nos proporciona 3 tareas de las cuales se explicarán brevemente de la siguiente manera; Nos permite darle un diseño a toda la presentación con temas ya prediseñados. Nos permite cambiar los colores a un tema ya elegido.

Nos permite personalizar una diapositiva o toda la presentación, insertándole color de fondo y una imagen guardada en nuestro disco duro.

Al elegir la opción de nos proporciona dos tareas que se explicarán brevemente de la siguiente manera; Nos permite darle un efecto a la diapositiva cuando se esté presentando.

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Nos permite aplicar a toda la presentación el efecto que le aplicamos a una diapositiva.

Al elegir la opción de nos proporciona 2 tareas que se explicarán brevemente de la siguiente manera: Nos permite darle animación a un objeto o texto. Nos permite reordenar las animaciones que contenga la diapositiva.

Al elegir la opción de nos proporciona 2 tareas que se explicarán brevemente de la siguiente manera: Nos da la opción de ver la presentación de diferentes maneras como vista de edición, vista de lectura y presentación con diapositivas. Nos da la opción de mostrar las Notas que contenga la presentación y también no permite mostrar los comentarios de dicha presentación.

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1.4 Comparación entre PowerPoint Online y PowerPoint de escritorio Al ver una presentación en PowerPoint Online, podemos recorrer las diapositivas o reproducir la presentación con diapositivas en el explorador. Si deseamos usar características de PowerPoint para la impresión (como la impresión de documentos) necesitaremos hacer clic en Abrir en PowerPoint e imprimir en la aplicación PowerPoint de escritorio. Mientras vemos una presentación, algunas características difieren según se trate del explorador o de la aplicación PowerPoint de escritorio. Para usar funciones que no estén disponibles en PowerPoint Online, debemos hacer clic en Abrir en PowerPoint. Esta característica

Funciona así en PowerPoint Online

Vistas Normal, Clasificador de diapositivas, Página de notas, Vista de lectura y Patrón

La vista de lectura permite recorrer las diapositivas, ir a una diapositiva en particular y mostrar u ocultar notas de diapositivas. La Vista de edición de PowerPoint Online es similar a la vista Normal de la aplicación PowerPoint de escritorio. Las vistas Clasificador de diapositivas, Página de notas y Patrón no están disponibles en PowerPoint Online.

Presentación con diapositivas

PowerPoint Online reproduce las presentaciones con diapositivas en pantalla completa. Presione la barra espaciadora para avanzar por las diapositivas. Las animaciones se reproducen, pero las transiciones de una diapositiva a la siguiente se muestran atenuadas.

Video y audio

El contenido de audio y video no se reproduce en PowerPoint Online pero se conserva en el archivo.

Vista Esquema

La vista Esquema está disponible en la pestaña Archivo en la vista de lectura.

Ver notas de diapositivas

Es posible mostrar u ocultar las notas de cada diapositiva.

Zoom

Zoom no está disponible en PowerPoint Online. Con el zoom del explorador es posible ampliar el texto de la interfaz de usuario de PowerPoint Online, pero no el contenido de la diapositiva.

Reglas y líneas de cuadrícula

PowerPoint Online no muestra reglas ni líneas de cuadrícula.

Buscar

La opción Buscar y reemplazar no está disponible en PowerPoint Online.

Animaciones y transiciones

Cuando hacemos una presentación en la versión Se conservan en la presentación, pero no se pueden agregar o modificar en PowerPoint Online.

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1.5 Transiciones y animaciones Las transiciones son los efectos que se le dan a las diapositivas al momento que se está reproduciendo la presentación. Es el tipo de efecto de entrada de la diapositiva. La animación son los efectos que se le dan a los objetos o textos que contenga la diapositiva. Es la animación que tendrá el contenido de la presentación.

1.6 Atajos    



Ctrol+P para activar el puntero con las “entradas de lápiz”. Ctrol+E para retornar a la flecha del puntero. La tecla Shift (alzado mayúsculas) + F5 comienza la presentación desde la página activa. Pulsar “n” mientras mostramos a pantalla completa nuestras diapositivas oculta la presentación por una pantalla negra. Puedes utilizar la “b” para el blanco. Nº de página + Enter para desplazarnos hasta ella de manera directa

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2. Colaboración PowerPoint Online nos da el beneficio de colaborar en un mismo documento con más personas en tiempo real, y nos notifica qué sección se está editando por las demás personas. El primer paso para poder realizar la colaboración es compartir el documento. Una vez que lo compartimos, a la persona que se le compartió le llegará un correo electrónico a su bandeja de entrada con una liga para tener acceso él. Cabe aclarar que la única forma de acceso a un documento que se nos ha compartido es por la liga que se nos ha mandado por correo electrónico, es decir, no lo tendremos en nuestra propia carpeta de OneDrive. Cuando nos llega un correo con la invitación al recurso compartido, al darle clic a la liga se nos abrirá el documento compartido en modo “ver”, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Para poder entrar a editar el archivo compartido tenemos que darle clic a la opción de Editar Presentación, tal y como se muestra en la imagen anterior, y después darle clic en Editar PowerPoint Online, tal como se observa en la siguiente imagen:

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Al momento en que entramos al modo “Editar” nos aparece toda la barra de herramienta de PowerPoint Online con las opciones de edición. Una vez que entramos al documento y queremos saber si otra persona lo está editando, aparecerá el nombre de dicha persona en la parte superior derecha de PowerPoint Online, (esto sólo será posible si la otra persona está editando el documento con PowerPoint Online) tal como se observa en la siguiente imagen:

Nótese que aparece en la parte superior derecha el nombre con un color determinado de la persona que está editando el documento al mismo tiempo. Si hubiera más personas editando el documento en el mismo momento, éstas se distinguirían por colores. Al visualizar la imagen también observamos en dónde se encuentra posicionado el cursor de nuestro compañero que está editando el documento, en este caso se encuentra en la diapositiva No. 4, como se observa en la imagen. Al realizar una modificación al documento compartido se crean versiones automáticamente. Esto se puede verificar al momento de estar en el OneDrive. Le damos clic a las opciones que aparecen enseguida del nombre del archivo a como se muestra en la siguiente imagen:

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Al darle clic nos presentará una vista previa de la presentación y después damos clic en

tal como se muestra en la siguiente imagen:

Al darle clic nos mostrará una serie de opciones, en donde nosotros elegiremos Historial de Versiones a como se muestra en la siguiente imagen:

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Al darle clic a Historial de Versiones nos mostrará una pantalla donde nos mostrará todas las versiones realizadas que tiene el documento a como se muestra en la siguiente imagen:

Como podemos observar la imagen anterior, aparece el total de versiones del documento con su fecha y hora en que se modificó, quien lo modificó y el tamaño del documento (cómo va creciendo el documento). Otra de las opciones importantes que nos muestra la plataforma Office 365 cuando se está colaborando en el documento es la de Proteger o Desproteger el documento. PROTEGER significa que mientras el documento se está editando, los demás usuarios con permisos de edición podrán colaborar en él y editarlo al mismo tiempo. DESPROTEGER en cambio, es tener el documento de manera exclusiva para el usuario que elige esta opción, es decir, solamente él podrá entrar a modo edición del documento, los demás usuarios no podrán tener acceso al modo edición. La siguiente imagen ilustra cómo proteger o desproteger un documento:

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En este caso nos muestra la opción Desproteger, al darle clic lo que ocurrirá es que el documento no podrá ser editado por nadie mientras estemos editándolo, es decir, lo tomamos en modo exclusivo aunque esté compartido. Si queremos que los demás usuarios puedan editar junto con nosotros un documento compartido, tendremos que volver a entrar a las opciones y seleccionar la opción de Proteger, con esto ya podrán editar los usuarios el documento mientras estamos editándolo, es decir, lo dejamos en modo colaboración, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Nótese que en la parte izquierda el documento está marcado con una flecha verde, esto significa que el documento no lo pueden editar las personas con las que se tiene compartido el documento. Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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Una vez que le demos clic a Proteger nos aparecerá una pantalla donde nos preguntará si deseamos conservar la desprotección después de la protección, esto quiere decir, que si se desea que otros usuarios no vean los cambios hasta que no se establezca la desprotección.

Para continuar le damos clic a Aceptar para Proteger el documento y que puedan entrar los demás usuarios en modo edición.

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3. T i p s p a r a h a c e r u n a b u e n a p r e s e n t a c i ó n A continuación recogemos una serie de consejos prácticos que debemos tomar en cuenta a la hora de elaborar nuestra presentación: 

Se debe tener cuidado con que toda la información presentada vaya ligada (todo debe ser articulado).  Evitar saturar la presentación con muchas diapositivas de modo que se tengan que pasar rápido.  Debe haber coherencia entre las diapositivas y organización con el material a presentar.  Diseño: o Hay que tener especial cuidado a la hora de seleccionar texto e imagen o En una presentación académica se recomienda que la diapositiva inicial incluya además del título de la presentación, el logotipo de la institución y el nombre del expositor. o El índice con los temas y subtemas puede ser la diapositiva que siga a la inicial de la presentación. o Cada diapositiva debe tener un título, el cual aclare el punto principal a tratar. Esto asegurará la coherencia de la presentación y ayudará a organizar el material y la exposición.  Respecto al diseño de las diapositivas, hay cuatro puntos importantes que queremos resaltar: o Contraste: cuando el texto y todas las imágenes usan el mismo tamaño el resultado es muy aburrido y no comunica. Añadir algo de contraste para mantenerlo interesante. o Repetición: repetir colores, tipos de letra e imágenes da una sensación de solidez. Si se cambia de tema, se puede introducir cambios en el diseño, pero mantener un estilo similar a lo largo de toda la presentación. o Alineación: el texto y las imágenes deberían estar visualmente conectadas en cada diapositiva, nada debe estar fuera de lugar. o Proximidad: los elementos relacionados deben estar agrupados.  Hay que cuidar la apariencia: o El texto de cada diapositiva debe limitarse a unas pocas frases. Se deben escribir frases, no oraciones. La Regla del 6 x 6 dice que ninguna transparencia (diapositiva) debe tener más de 6 líneas y ninguna línea más de 6 palabras, para ser leída y entendida con facilidad. o Es recomendable sólo usar párrafos si se hace una cita textual. o Tomar en cuenta que una presentación no debe ser el traspaso de un documento realizado en un procesador de texto a PowerPoint.  Ser variada: o Usar (pero sin abusar) imágenes, ya que añaden valor a la presentación. La imagen refuerza cualquier punto a destacar y genera estados de ánimo y sentimientos en la audiencia. Si se Colegio de Bachilleres del Estado de Sinaloa

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o

o o 

Estilo: o o

o o o o o 

decide usar imágenes, éstas se deben seleccionar con cuidado y procurar que sean visualmente interesantes. Otros elementos a incluir pueden ser hipervínculos, gráficos, tablas, etc. que relacionen y amplíen lo que se vaya a decir. Se debe asegurar que los gráficos sean representativos. No se trata de los números, sino de que se entienda lo que éstos significan. Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer como Arial, Tahoma o Verdana, así como fondos de pantalla sencillos. Las viñetas deben ser consistentes Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación. Utilizar una paleta de colores. Evitar que la presentación utilice muchos colores y sobre estimule al lector (tanto en el texto como en el fondo), esto puede hacer que se desvíe la atención del tema que se trata y produzca desinterés. Se recomienda utilizar principalmente colores pastel, y utilizar los colores chillones puntualmente o para mensajes concretos de gran relevancia. (Para inspiración sobre paletas de colores, se puede visitar la página web www.colourlovers.com/palettes). Ser consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato. Evitar usar más de 2 tipos de letra, es antiestético y dificulta la lectura. Se debe de usar un tipo de letra clara y fácil de leer. Utilizar fondos de pantalla sencillos. Debe de haber un contraste entre la letra y el fondo de la diapositiva. Eliminar distracciones: tenga cuidado con los diseños muy vistosos porque pueden alterar el impacto del mensaje

Ética: Se debe tener especial cuidado al citar las fuentes de las cuales se obtuvieron todos los elementos utilizados en tu presentación (texto, fotografías, imágenes, mapas, etc.) Una transición adecuada: o Una idea por diapositiva. o Tú marcas el ritmo, si no estás seguro no uses diapositivas con transición automática. o Utilizar con mesura los parpadeos, chispas o giros en el texto ya que pueden sobrecargar al lector. o Se debe reservar la última diapositiva para poner los datos de contacto, mail, e insertar una leyenda agradeciendo a la audiencia la atención prestada. o

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Departamento de Innovación Tecnológica y Medios Educativos Unidad de Informática y Medios Educativos