Jörn Krimmling
Facility Management Strukturen und methodische Instrumente 4., aktualisierte Auflage
Methoden und Werkzeuge
FM
Übergeordnete Leistungen
TGM TGM
IGM IGM
KGM KGM
... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ...
Managementsysteme
Controlling/ Benchmarking
Vertragsmanagement Flächenmanagement Personalführung Kosten- und Leistungsrechnung
Teilziele
Geplantes Periodenziel
Soll-/ Ist-Vergleich negativ ! Ursachenforschung
Periode Istwerte
Verluste
Nutzenübergabe
Verteilung
Verluste
Endenergie
Nutzenergie
Primärenergie Erzeugung
L J
...
H RF
Fraunhofer IRB Verlag
Jörn Krimmling Facility Management Strukturen und methodische Instrumente
Jörn Krimmling
Facility Management Strukturen und methodische Instrumente 4., aktualisierte Auflage
Fraunhofer IRB Verlag
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Herstellung: Tim Oliver Pohl Satz: Gabriele Wicker Umschlaggestaltung: Martin Kjer Druck: Tutte Druckerei und Verlagsservice GmbH, Salzweg
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Vorwort zur 4. Auflage Für die hier vorliegende 4. Auflage habe ich den Text komplett redigiert und eine Reihe von Ergänzungen vorgenommen. Der Abschnitt über Systeme zur Kommunikation und Information wurde neu erarbeitet. Außerdem habe ich einen Abschnitt über Nachhaltige Gebäude eingefügt und die Methode der Lebenszykluskostenberechnung im Rahmen des BNB-Bewertungssystem für Nachhaltige Gebäude hinzugefügt. Wie bei jeder Neuauflage habe ich versucht, die aktuelle Normung adäquat zu berücksichtigen. Die Aktualität von »Facility Management« lässt sicher auch an den vielen neuen bzw. überarbeiteten Normen und Richtlinien ablesen. Ich wünsche mir auch für die 4. Auflage, dass vor allem Studenten, die sich erstmals mit den Grundlagen des Facility Managements vertraut machen, aber auch Praktiker, die sich im Facility Management weiterbilden wollen, in dem Buch eine wertvolle Hilfe finden. Für Anregungen zu notwendigen Korrekturen, Verbesserungen oder Ergänzungen bin ich jederzeit sehr dankbar.
Zittau, im Januar 2013
5
Inhaltsverzeichnis 1 1.1 1.2 1.3
Einleitung Was ist Facility Management? Das Grundkonzept des Buches Verwendete Quellen
13 13 16 17
2 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.4.1 2.2.4.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 2.5
Definitionen und Strukturen Begriffsanalyse und Definitionen Grundstrukturen Warum sind Strukturen so wichtig? Kernprozess und Unterstützungsprozesse Das Lebenszykluskonzept Strukturansatz nach Entscheidungstyp Die strategische Ebene Die operative Ebene Wesentliche Merkmale von FM Zielorientierung Prozessorientierung Kundenorientierung FM und Immobilienmanagement Verwendete Quellen
18 18 22 22 23 26 30 30 31 32 33 35 38 40 44
3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.5
Anforderungen an Gebäude und Prozesse Dynamischer Wandel in Wirtschafts- und Arbeitswelt Moderne Büroarbeitswelten Interessenkonstellationen Individualinteressen Allgemeininteressen Anforderungen an Prozesse Ableitung eines FM-Effizienzkriteriums Zur Qualität der Raumklimatisierung Zur Qualität der Gebäudereinigung Die Aufwandskategorie im FM-Effizienzkriterium Verwendete Quellen
48 48 51 53 54 54 56 56 60 63 64 67
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3
Das Gebäudemanagement Strukturen Flächenmanagement Basisfunktion Flächeneffektivität Mietflächen Kaufmännisches Gebäudemanagement: Kosten- und Leistungsrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung
69 69 72 72 76 77 78 80 81 83 7
Inhaltsverzeichnis
4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.4 4.4.1 4.4.1.1 4.4.1.2 4.4.1.3 4.4.2 4.4.2.1 4.4.2.2 4.4.2.3 4.4.2.4 4.4.2.5 4.4.2.6 4.4.2.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.7
Kosten- und Leistungsrechnung im FM Prozesskostenrechnung Kostenzuordnungsverfahren Technisches Gebäudemanagement Betriebsführung und Instandhaltung Begriffsabgrenzungen Betriebsführung Technik Instandhaltung Energiemanagement Allgemeiner Kostensenkungsansatz Senkung des Energieverbrauches Optimales Betreiben Anlagenoptimierung Energiecontrolling Lastmanagement Einkaufs- und Vertragsmanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Hausmeisterdienste Reinigungsdienste Sicherheitsdienste Kaufmännisches Gebäudemanagement: Originäre Dienstleistungen Übersicht Betriebskostenabrechnung Heizkostenabrechnung Verwendete Quellen
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.2.1 5.5.2.2 5.5.3 5.5.3.1 5.5.3.2 5.5.3.3 5.5.3.4 5.5.3.5
Methoden und Werkzeuge im operativen Bereich 137 Managementsysteme 137 Controlling 140 Benchmarking 144 Vertragsmanagement im FM 148 Planung, Vergabe und Abrechnung von Dienstleistungen 148 Einkauf von Energie und Medien 149 Funktionsorientierte Vergabe versus ergebnisorientierte Vergabe 150 Prüfpflichten 151 Computer Aided Facility Management (CAFM) 152 Einführung 152 Der Grundaufbau von CAFM-Systemen 154 Datenbankkomponente 154 Grafikkomponente 155 Prozessgestaltung unter Einbeziehung von CAFM-Systemen 157 Flächenmanagement 159 Kaufmännisches Gebäudemanagement: Kosten- und Leistungsrechnung 160 Betriebsführung und Instandhaltung 160 Energiemanagement 164 Hausmeister- und Reinigungsdienste 165
8
84 90 95 96 97 97 98 99 105 107 107 110 111 113 115 117 117 119 121 127 128 128 128 132 135
5.5.4 5.5.5 5.6 5.7
Einführungsprojekte Ganzheitliche Informationsstrategie im FM Wahrnehmung von Betreiberverantwortung Verwendete Quellen
166 169 171 174
6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.6 6.6.1 6.6.2 6.7 6.7.1 6.7.2 6.7.2.1 6.7.2.2 6.7.2.3 6.7.2.4 6.7.2.5 6.7.3 6.7.3.1 6.7.3.2 6.7.3.3 6.7.3.4 6.7.3.5 6.7.3.6 6.7.3.7 6.7.3.8 6.7.4 6.7.5 6.7.5.1 6.7.5.2
Die FM-gerechte Gebäudegestaltung Die Dimensionen der Gestaltungsaufgabe Das Konzept der strategischen Bauteile Flexibles Reagieren auf Nutzungsänderungen Allgemeine Anforderungen Grundrissgestaltung Trennwandsysteme Fußbodensysteme BUS-Systeme Gebäudegestaltung aus Sicht der Reinigung Fußböden Schmutzfangzonen Glasflächen Fassaden Energetische Gebäudegestaltung Allgemeine Zielstellungen Die Energieeinsparverordnung Baukörper- und Fassadengestaltung Baukörper Fassaden Entwicklungstendenzen in der Gebäudetechnik Allgemeine Struktur gebäudetechnischer Anlagen Wärmeversorgung und Heizungstechnik Energiebereitstellung Verteilung Wärmeübergabe Regelung Investitionskosten von kompletten Gebäudeheizungsanlagen Lüftung/Klimatisierung Aufgaben und Klassifizierung Lüftungs- und Klimazentralen Verteilsysteme Luftführung im Raum Regelung von Lüftungs- und Klimaanlagen Dezentrale Systeme Investitionskosten von kompletten Lüftungs- und Klimaanlagen Prognose von Energiekosten Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Sanitärtechnik Elektroenergieversorgung/Starkstromtechnik Erzeugung/Bereitstellung Verteilsysteme
176 176 176 178 178 179 181 181 182 184 184 186 187 187 188 188 189 190 190 192 196 196 197 197 204 205 205 208 211 211 212 213 214 215 215 216 217 220 221 222 223 9
Inhaltsverzeichnis
6.7.5.3 6.7.5.4 6.7.6 6.7.7 6.7.7.1 6.7.7.2 6.7.7.3 6.7.8 6.7.9 6.7.9.1 6.7.9.2 6.7.9.3 6.7.9.4 6.8 6.9
Energieanwendung: Raum- und Arbeitsplatzbeleuchtung Prognose von Energiekosten Transport und Erschließung Systeme zur Information und Kommunikation Systemübersicht Computernetzwerke Telekommunikationssysteme Gebäudeautomationstechnik Sicherheitstechnik Einbruchmeldeanlagen (EMA) Brandmeldeanlagen (BMA) Anlagen und Einrichtungen zur manuellen Brandbekämpfung Anlagen zur automatischen Brandbekämpfung Nachhaltige Gebäude Verwendete Quellen
224 226 229 231 231 233 234 237 241 242 242 244 245 247 251
7 7.1 7.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.2.1 7.3.2.2 7.3.2.3 7.4
Entscheidungen im strategischen Bereich Analyse von Entscheidungsprozessen Die Nutzwertanalyse Monetäre Bewertungsverfahren Verfahren der Immobilienbewertungslehre Betriebswirtschaftliche Investitionsbewertungsverfahren Kapitalwertmethode Annuitätenmethode Vollständige Finanzpläne (VoFi) Verwendete Quellen
255 255 257 259 260 261 262 267 269 272
8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.4
Betreiberkonzepte Integration des FM in Unternehmensstrukturen Outsourcing Gegenstand und Umfang Vor- und Nachteile Herangehensweise Contracting Anlagencontracting Einsparcontracting Intracting Verwendete Quellen
273 273 276 276 278 278 279 280 282 283 284
9 9.1 9.1.1 9.1.2 9.2 9.3
FM in Lehre und Wissenschaft Ausbildung in Deutschland Allgemeine Anforderungen an die Ausbildung Ausbildungsangebote FM als Wissenschaftsdisziplin Verwendete Quellen
286 286 286 286 288 292
10
10 10.1 10.2 10.3 10.4
Weiterführende Literatur Bücher DIN und VDI-Richtlinien GEFMA-Richtlinien Dokumente anderer FM-Verbände
293 293 295 297 300
Sachregister
301
11
1
1
Einleitung
1.1
Was ist Facility Management?
Es gibt kein Facility Management!
Diese These mag verwirren. Aber wer die Aufgabe hat, Facility Management als Lehrfach zu vertreten, wird schnell erkennen, dass sich für Facility Management noch keine feste Lehrmeinung etwa wie in der Betriebswirtschaftslehre oder in der Thermodynamik herauskristallisiert hat, an welcher man sich entlang hangeln kann. Demzufolge erscheint es durchaus legitim, ja geradezu angeraten, die ganze Vielfalt der sich teilweise auch widersprechenden Auffassungen zu bestimmten Themen darzulegen. So gesehen kann man den obigen Satz auch umschreiben zu: Es gibt nicht das Facility Management!
Hinzu kommt, dass Facility Management ein zunehmend inflationär gebrauchter Begriff ist. Man muss durchaus davon ausgehen, dass nicht jeder, der Facility Management sagt, auch Facility Management meint. Nicht jeder Kopierdienst oder jede Reinigungsfirma ist automatisch dem Facility Management zuzuordnen. Überhaupt ist die Anwendung von Wortkombinationen gebildet mit »-management« eine ausgeprägte Mode unserer Zeit. Facility Management ist vor allem eine Frage des Standpunktes, von welchem aus die Diskussion, welche ja nach wie vor in sehr produktiver Weise wirkt, geführt wird. Architekten beurteilen Sinn und Umfang anders als der Vorstand eines großen Unternehmens, als ein praktizierender Gebäudemanager oder als ein Fachspezialist aus der gebäudenahen Dienstleistungsbranche. Gleich am Anfang drängt sich die Frage auf, was denn das Besondere an Facility Management ist und worin es sich von herkömmlichen Gebäudebewirtschaftungsformen unterscheidet. Bei der Analyse dieser Frage muss man zunächst konstatieren, dass die meisten der Inhalte, d. h. der im Rahmen des Facility Management im Einzelnen zu erbringenden Leistungen, schon seit jeher Bestandteile der Bewirtschaftung von Gebäuden sind. So mussten und müssen Gebäude seit jeher gereinigt werden, technische Anlagen müssen bedient und gewartet werden, aber auch Angebote wie Catering, Kopier- und Sicherheitsdienste sind seit langem etablierte Dienstleistungen. Also kann der Knackpunkt von Facility Management weniger im Inhalt entsprechender Leistungen, sondern vielmehr darin bestehen, wie diese Leistungen, unter welcher übergreifenden Zielstellung und nach welcher Strategie sie erbracht werden. Staudt [1] weist darauf hin, dass traditionell Leistungen rund um die Immobilie als mehr oder weniger isolierte Puzzlestücke am Markt angeboten wurden. Die Zukunft 13
1
Einleitung
gehört den Systemleistungen, d. h. Sach- und Dienstleistungskombinationen, die herrschende Kundenbedürfnisse bedienen können. Letztlich geht es darum, mit Hilfe von kundenorientierten Systemleistungen komplexe Probleme zu lösen. Ein System wird als neue Einheit verstanden, die zwar bestimmte Elemente als Voraussetzung hat, aber nicht als bloße Summe dieser Elemente zu verstehen ist. Diese Erkenntnis wird als Übersummation bezeichnet. Durch die Beziehung der Elemente untereinander und die daraus entstehenden Wechselwirkungen ergibt sich etwas Neues, das nicht ausschließlich auf die Eigenschaften der Elemente zurückführbar ist. [3]
Demzufolge hat Facility Management etwas mit dem Systembegriff zu tun (vgl. [2]) und man kann dem Besonderen an Facility Management mit Hilfe der Systemtheorie auf die Spur kommen. Es werden traditionelle Leistungen so miteinander kombiniert, dass eine neue Qualität entsteht, der Kunde somit einen höheren Nutzen erhält. Anbieter von integrierten Systemleistungen sind z. B.: • »ehemalige Cateringunternehmen, die neben der Betriebsverpflegung nicht nur die Finanzierung von Kücheneinrichtungen … sondern auch die Wartung der Küchentechnik, die Entsorgung des Abfalls und andere benachbarte Leistungen der Bewirtschaftung in Eigenregie übernehmen« [4] oder • ehemalige Heizungsbauunternehmen, die jetzt als Contractingfirmen am Markt agieren und nicht nur Anlagen bauen, sondern diese auch finanzieren und betreiben und dem Kunden die Systemleistung »Nahwärmeservice« verkaufen. Der Facility-Management-Markt ist derzeit ungeheuer attraktiv, alles schwärmt von einem riesigen Potential. G enerell wird dieses in Fachkreisen sehr euphorisch gesehen, wobei sicherlich aufgrund der oben genannten Tatsache, dass viele FacilityManagement-Leistungen bereits seit jeher erbracht werden, Gelassenheit angesagt sein sollte. Staudt nennt ein Marktpotential für Deutschland von 417 Mrd. € pro Jahr. Es wird jedoch der gesamte Lebenszyklus der in Deutschland vorhandenen Immobilien zugrunde gelegt. Das bedeutet, dass das jährliche Bauvolumen in das Volumen eingerechnet wurde. Diese Zahl berechnet Staudt entsprechend Tabelle 1-1. Andere Autoren setzen das jährliche Marktpotenzial für Facility Management-Leistungen deutlich niedriger an, (vgl. [6, 7]) wo von einem jährlichen Potenzial für Wert des Immobilienbestands
9.000 Mrd. DM ca. 4.600 Mrd. €
Neubau
550 Mrd. DM/a ca. 280 Mrd. €/a
Nutzungskosten (4 % von 9.550 Mrd. DM)
382 Mrd. DM/a ca. 195 Mrd. €/a
Marktvolumen (Rationalisierungspotential 30 %) 550 Mrd. DM (281 Mrd. €)/a + 70 % × 382 Mrd. DM (195 Mrd. €)/a):
816 Mrd. DM/a ca. 417 Mrd. €/a
Tab. 1-1: Marktvolumen nach Staudt u. a. [5]
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