FAQ Zusammenstellung oft gestellter Anfragen

Stand: August 2017

Magistrat der Stadt Wien Magistratsabteilung 63 Sabine Steidl Erika Lindenbauer

GISA – FAQ ALLGEMEIN 

Sind Befreiungen (gem. 5 Abs. 8 GütbefG bzw. § 6 Abs. 2 GelverkG) im GISA einzutragen? (05/2015)

Nein, Befreiungen sind im GISA nicht einzutragen. 

Wie lösche ich aus GISA einen angelegten Geschäftsfall (da dieser z.B. zur falschen GISA-Zahl angelegt wurde)? (05/2015)

 Über Reiter „ELAK“ den entsprechenden Geschäftsfall (FIS-ID) mit dem Button auswählen  Auf Button

klicken

 Der Geschäftsfall ist entfernt  Unterschied zwischen rechtswirksam-ab und gültig-ab Datum (05/2015)

rechtswirksam-ab-Datum:

ist

der

Entstehungszeitpunkt

(Zeitpunkt

der

Ausübungsberechtigung) des Gewerbes bzw. der/des GewerbeinhaberIn, des Standortes usw. gültig-ab-Datum: ist das Datum, ab dem eine Neuanlage oder Änderung gültig ist; z.B. ist bei einer Gewerbeanmeldung das gültig-ab-Datum gleich dem rechtswirksam-abDatum.

Mit

einer

Änderung

(z.B.

Namensänderung

oder

Änderung

des

Gewerbewortlautes) wird der Zeitpunkt der Änderung im Feld „gültig ab“ (gültig-abDatum) dargestellt.

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GISA – FAQ  Was soll ich beim Anlegen einer Notiz beachten? (05/2015) Wird eine Notiz zu einer Person angelegt, wird empfohlen, immer den Namen der betreffenden Person der Notiz voranzustellen (z.B.: Max Mustermann: Musternotiz). Hinweis: Eine Notiz wird immer zur Funktion und nicht zur Person angelegt.  Wie gehe ich mit bereits eingetragenen Notizen um? (05/2015)

Im Rahmen der Migration wurden Notizen zu einer bzw. mehreren Person/en als Notiz zur

Funktion

übernommen.

Dadurch

kann es

vorkommen,

dass

Notizen

zu

unterschiedlichen Personen in eine Funktion übernommen wurden und nicht erkennbar ist, zu welcher Person diese Notiz gehört (z.B. mehrere Geschäftsführerbestellungen – alle Notizen zu den jeweiligen GeschäftsführerInnen wurden in das Feld Notizen beim Block GeschäftsführerIn übertragen). Es wird empfohlen, im Anlassfall in der Notiz den Namen der zur Notiz gehörenden Person voranzustellen.  Wann verwende ich den Button „korrigieren“ und wann den Button „ändern“? (08/2015)

Button korrigieren: Mit diesem Button können Korrekturen durchgeführt werden (z.B. Tippfehler). Es wird keine Historie angelegt. Button ändern:

Die bestehenden Daten verändern sich zu einem bestimmten Zeitpunkt. Beispiel Firmenwortlautänderung: der Name der Firma ändert sich. Der bisherige Firmenwortlaut wird in der Historie abgebildet.

Hinweis:  Bescheiddaten wurden nicht befüllt Werden bei Neuanlage eines Gewerbes die Daten freigegeben und erst danach festgestellt, dass z.B. Daten im Block der Gewerbeberechtigung nicht befüllt sind, ist der Button

zu verwenden. Die Daten werden ergänzt und gespeichert.

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GISA – FAQ ÜBERNAHME VON DATEN AUS DEM ZMR

 Welche Adresse trage ich ein, wenn sich der Wohnsitz der Natürlichen Person im Ausland befindet? (05/2015) Ist die Person im ZMR  mit einem Nebenwohnsitz verzeichnet, ist dieser einzutragen  nicht verzeichnet, ist der ausländische Wohnsitz einzutragen  Was passiert mit Personendaten, die mit dem Button korrigieren verändert werden (z.B. Nachtragen des Geburtsortes)? (08/2015)

Wird ein Abgleich einer Person über das ZMR durchgeführt, schreibt sich die Prüfung der Daten (z.B. Nachtragen des Geburtsortes) auf alle Gewerbe durch. Auch auf jene, die sich nicht in der eigenen Behörde befinden.  Was mache ich, wenn das Feld Geb.Dat. nach Übernahme der Personendaten aus dem ZMR im GISA leer bleibt? (08/2015)

Bei Einträgen aus dem ZMR mit einem ungültigen Geburtsdatum (wo beispielsweise nur das Geburtsjahr bekannt ist) wird das ungültige Geburtsdatum aus dem ZMR nicht übernommen und das Feld Geb.Dat. bleibt leer. Für die weitere Bearbeitung (Speichern oder Freigabe) muss das genaue Geburtsdatum erhoben und manuell eingetragen werden.  Wie sind Namensänderungen (nat. Adressänderungen

(Wohnadresse

oder jur. oder

Personen)

bzw. Titel

Geschäftsanschrift),

die

oder nicht

automatisiert über den ZMR-AED in GISA eingespielt werden, im GISA einzutragen? (06/2016)

Es ist zu beachten, dass Änderungen des Namens bzw. der Adresse (auch amtliche Adressänderungen) immer im entsprechenden Block über den Button durchzuführen sind (Nur dadurch bildet sich auch eine Historie ab!). Personenänderungen sind immer über einen ZMR- bzw. UR-Abgleich (Button ) durchführen. Achtung! Waren bei natürlichen Personen bereits Titel eingetragen, die im ZMR nicht eingetragen sind, sind diese nach dem Abgleich wieder zu ergänzen. Seite 4

GISA – FAQ  Wie gehe ich mit Namensänderungen vor, die automatisch vom ZMR ins GISA eingespielt werden? (06/2017) Die Eintragung des gültig-ab-Datum mittels Button „ändern“ ist nicht erforderlich. Der Änderungszeitpunkt ist in der Personenhistorie sichtbar.

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GISA – FAQ USE CASE 01 – GEWERBEBERECHTIGUNG

 Kann ich den Status abgelehnt auch für die Untersagung der Ausübung eines Gewerbes verwenden oder ist dieses Gewerbe aus GISA zu löschen? (05/2015) Ja, der Status abgelehnt bzw. zurückgezogen ist nicht nur für „Reine Nachsichten“ zu verwenden.  Wie trage ich eine Einstellung einer Exekution im GISA ein? (08/2015)  Gar nicht. Eingestellte Exekutionen sind im GISA, wie in UseCase 01i beschrieben, zu löschen.  Was mache ich, wenn die Daten eines neuen Gewerbes bereits freigegeben sind und danach festgestellt wird, dass die Bescheiddaten nicht ausgefüllt wurden? (08/2015)

 Im Block der Gewerbeberechtigung mit dem Button

die Bescheiddaten

und die ausstellende Behörde nachtragen  Daten-Korrektur mit dem Button speichern im Block der Gewerbeberechtigung bestätigen.  Wie trage ich eine rechtskräftige Untersagung der Gewerbeausübung ein? (08/2015)  Im Block der Gewerbeberechtigung auf Button „Änderungsstatus“ klicken.  Status „ABGELEHNT“ auswählen und zusätzlich die Checkbox „für ganzes Gewerbe“ auswählen  Auf Button „Status ändern“ klicken; alle „in-Bearbeitung“-Blöcke werden auf „abgelehnt“ gesetzt

Hinweis: Im Block der Gewerbeberechtigung können in der Notiz die Bescheiddaten zur Untersagung und die Rechtskraft vermerkt werden.

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GISA – FAQ  Wie gehe ich mit Online-Anmeldungen (Online Partneranmeldungen) vor, die im Gewerbewortlaut eine Einschränkung haben? (08/2015)  Durch die Übernahme der Daten aus der Aufgabenliste mit dem Button übernehmen wird der Gewerbewortlaut mit dem Wort „EINSCHR.“ ins GISA übernommen (z.B. „Lebens-

und

Sozialberatung

EINSCHRÄNKUNG

unter

Ausschluss

der

Ernährungsberatung und sportwissenschaftliche Beratung“  Der Gewerbewortlaut ist entsprechend zu korrigieren, z.B. auf „Lebens- und Sozialberatung

unter

Ausschluss

der

Ernährungsberatung

und

sportwissenschaftliche Beratung“ 

Wie gehe ich vor, wenn GewerbeinhaberIn während der Insolvenzmasse seine/ihre Gewerbeberechtigung zurücklegt? (3/17)  Es wird nur der Block GewerbeinhaberIn über den Button beenden mit dem Datum der

Rücklegung

(sofern

keine

offenen

Exekutionen

vorliegen)

und

dem

Endigungsgrund 15 beendet  Über Button Änderungsstatus im Block GewerbeinhaberIn den Status auf freigegeben setzen

Achtung! Gewerberechtliche/r GeschäftsführerIn Ist ein/e gewerberechtliche/r GeschäftsführerIn bestellt, so ist diese/r auch mit dem Datum der Zurücklegung und Endigungsgrund 15 zu beenden. Maßgebliche Person Legt eine juristische Person das Gewerbe während der Insolvenzmasse zurück und ist/sind auch eine maßgebliche Person/en eingetragen, sind auch diese mit dem Datum der Zurücklegung und dem Endigungsgrund 15 zu beenden.

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GISA – FAQ  Wie gehe ich vor bei einer Änderung zu einem ruhend gemeldeten Gewerbe mit einem alten (historischen) Gewerbeschlüssel? (06/2016)

Wird im GISA eine Änderung (z.B. Namensänderung) bei einem ruhend gemeldeten Gewerbe mit einem historischen Gewerbeschlüssel durchgeführt, erscheint folgende Warnmeldung:

Der geänderte Datensatz kann dennoch gespeichert und freigegeben werden.  Wie trage ich den aktuellen Gewerbeschlüssel bei ruhend gemeldeten Gewerben ein? (08/2017)

Beispiel: Gewerbeschlüssel 9908 ändern auf Gewerbeschlüssel 7603 

auf Button „ändern“ klicken



gültig-ab-Datum des neuen Gewerbeschlüssels eintragen



auf

klicken

ACHTUNG! Der bestehende Gewerbewortlaut soll dabei nicht verändert werden (es wird empfohlen diesen, vor Auswahl des neuen Gewerbeschlüssels, zu kopieren).



aktuellen Gewerbeschlüssel auswählen



Einfügen des bestehenden Gewerbewortlautes



Datensatz mittels Button

auf freigegeben setzen

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GISA – FAQ USE CASE 02 – GEWERBEINHABERIN

 Wie trage ich ausländische Firmen im GISA ein? (05/2015)

Bei Neueintragung  Person im UR suchen und auswählen  allfällige Sonderzeichen nach dem Firmennamen und „(ausländische Firma)“ entfernen  bei Rechtsform „AUS“ eintragen  Wie gehe ich mit der Warnmeldung um, wenn ich ein ausländisches Unternehmen im GISA als GewerbeinhaberIn anlegen möchte? (12/2015)  Unternehmen im UR mit der Firmenbuchnummer suchen  Auswählen mit Button

 Wert aus dem UR übernehmen  Warnmeldung

 Mit „OK“ bestätigen  Die Daten der Firma werden in die Maske übernommen  bei Rechtsform „AUS“ eintragen Seite 9

GISA – FAQ USE CASE 03 – GEWERBERECHTLICHE/R GESCHÄFTSFÜHRERIN

 Wie entferne ich die Dienstgeberkontonummer bei der/dem gewerberechtliche/n GeschäftsführerIn? (08/2015)

Ein gewerberechtlicher Geschäftsführer ist mit einer Dienstgeberkontonummer im GISA eingetragen. Es soll nunmehr beim Geschäftsführer die Dienstgeberkontonummer herausgelöscht werden (Endigung Pflichtversicherung, ist nunmehr vertretungsbefugtes Organ)  Gewerbe suchen  Im Block GeschäftsführerIn auf Button

klicken

 Datum der Änderung eintragen  Auf Button

klicken

 Im Feld DG-Konto die Dienstgeberkontonummer entfernen  Im Feld SV-Träger auf Button  Im Auswahlfenster auf Button  über Button

klicken klicken; das Feld SV-Träger ist leer

den Status auf freigegeben setzen

 Welcher Endigungsgrund soll für das Ausscheiden des/der gewerberechtlichen GeschäftsführerIn verwendet werden? (08/2015)

Erstattung der Anzeige des Ausscheidens durch den  Gewerbeinhaber – Endigungsgrund 06  gewerberechtlichen Geschäftsführer - Endigungsgrund 48 (Ausscheiden aus Funktion auf Grund amtswegiger Feststellung)

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GISA – FAQ  Was trage ich ein, wenn bei einem bestehenden Gewerbe über die GF-Bestellung mit Bescheid rechtskräftig negativ entschieden wird? (08/2015) Der Status des i.B.-Datensatzes im Block GeschäftsführerIn wird auf „ABGELEHNT“ gesetzt.

Hinweis: Wie ist vorzugehen, wenn eine neue GG-Bestellung einzutragen ist?  Im Block GeschäftsführerIn über Button Änderungsstatus den Status auf „In Bearbeitung“ setzen  Auf Button abbrechen im Block GeschäftsführerIn klicken  Die Maske des bisherigen GeschäftsführerInnen-Datensatzes wird wieder angezeigt  Ein/e neue/r GeschäftsführerIn kann eingetragen werden  Wie gehe ich mit der im GISA erzeugten Aufgabe „Dienstgeberkontonummer unzulässig“ vor? (08/2015)  Im Block GeschäftsführerIn auf Button

klicken

 Über den Pfeil-Button Dienstgeberkonto auswählen  Die korrekte Dienstgeberkontonummer wird eingefügt  Auf Button

klicken

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GISA – FAQ USE CASE 04 – STANDORT  Wie trage ich eine Standortverlegung ein, die mit demselben Tag der Entstehung des bisherigen Standortes angezeigt wird? (08/2015)

Die Verlegung eines Standortes bzw. einer weiteren Betriebsstätte ist frühestens einen Tag nach dem Entstehungszeitpunkt des vorherigen Standortes bzw. der vorherigen Weiteren Betriebsstätte möglich. Ist z.B. ein Standort mit 1.1.2015 entstanden, kann die Verlegung erst ab 2.1.2015 im GISA eingetragen bzw. freigegeben werden.  Wie trage ich eine bei mir eingebrachte Standortverlegung in eine andere Behörde ein bzw. soll der Standort der anderen Behörde eingetragen werden? (08/2015)

Der Standort der neuen Behörde kann eingetragen werden. Der Datensatz des neuen Standortes bleibt in Bearbeitung. Im Block Gewerbeberechtigung über den Button abtreten die Gewerbeberechtigung an die zuständige Behörde abtreten.

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GISA – FAQ USE CASE 05 – FORTBETRIEBE

 Wie trage ich einen weiteren Fortbetrieb der Insolvenzmasse beim gleichen Gewerbe ein? (08/2015)  Auf Reiter „Weitere Pers.“ wechseln  Im Block Fortbetrieb „JUR“ auswählen  auf Button Neu klicken  Bei der Auswahl des Fortbetriebsberechtigten wird derselbe Fortbetriebsberechtigte wie bei der zuvor eingetragenen Insolvenzmasse ausgewählt  Eine Unterscheidung (z.B. mit GZ der Insolvenzmasse) ist nicht mehr erforderlich

 Wie korrigieren ich den Namen einer bereits im GISA angelegten Insolvenzmasse? (03/17)

Soll eine Korrektur der Personendaten einer bereits im GISA angelegten Insolvenzmasse durchgeführt werden, ist wie folgt vorzugehen:  Im Block Fortbetrieb auf Button

klicken

 Die bereits angelegte Insolvenzmasse (Person) suchen und übernehmen  Auf Button  Über Button  Auf Button

klicken den Status auf freigegeben setzen klicken

 Person auf richtigen Namen korrigieren  Auf Button

klicken

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GISA – FAQ  Darf der Fortbetrieb der Verlassenschaft unter dem Namen des protokollierten Einzelunternehmens (e.U.) weiter geführt werden? (03/17)

Die Verlassenschaft darf mit dem Namen des protokollierten Einzelunternehmens (e.U.) weiter betrieben werden.

Im GISA kann ein protokolliertes Einzelunternehmen zu einem Fortbetriebsberechtigten nicht eingetragen werden.

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GISA – FAQ USE CASE 07 – WEITERE BETRIEBSSTÄTTE

 Kann ich eine WB vorläufig anlegen und diese danach wieder restlos aus GISA löschen? (08/2015)

Solange der Status in Bearbeitung ist, kann die WB mit dem Button der Weiteren Betriebsstätte gelöscht werden.

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im Block

GISA – FAQ USE CASE 10 – INTEGRIERTER BETRIEB

 Wie kann ich Integrierte Betriebe außerhalb des Standortes bearbeiten? (12/2015) Liegt der Standort des Gewerbes außerhalb des eigenen Zuständigkeitsbereiches und der Integrierte Betrieb im eigenen Zuständigkeitsbereich, können die Daten zum Integrierten Betrieb im GISA nicht bearbeitet werden.

Tritt so ein Fall ein, muss die zuständige Behörde des Integrierten Betriebes an die zuständige Standortbehörde mit dem Ersuchen herantreten, die Daten entsprechend im GISA zu erfassen.

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GISA – FAQ USE CASE 12 – HAFTUNGEN

 Wie gehe ich mit migrierten Haftungseinträgen um? (08/2015) 

Versicherungstyp „HV-VV (hist)“:  Der richtige Verhältnistyp ist über den Button



auszuwählen

Versicherer „UNBEKANNT“: Einträge, die im Rahmen der Migration auf „UNBEKANNT“ gesetzt wurden, können im Anlassfall mit dem Button korrigieren  auf das korrekte Versicherungsunternehmen über Suche im Unternehmensregister  auf das richtige wirksam-ab-Datum  auf den korrekten Haftungstyp (sofern im Gewerbewortlaut bereits eine Einschränkung gegeben ist) ausgebessert werden.

 Mit welchem Endigungsgrund beende ich Haftungen? (08/2015) Erstattung der Anzeige der Beendigung von Versicherungsverhältnissen durch  GewerbeinhaberIn – Endigungsgrund 06  Versicherungsunternehmen – Endigungsgrund 07

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GISA – FAQ USE CASE 15 – AUFGABEN  Kann ich als Referent Aufgaben direkt erledigen? (05/2015)

Nein, ich muss mir die entsprechende Aufgabe zuerst selbst zuteilen.

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GISA – FAQ UC 21 - ADMINISTRATION

 Worauf muss ich bei der Benennung von GISA-Dokumentenvorlagen in der GISAAdministration achten? (12/2015) In der GISA-Administration kann der/die AdministratorIn Dokumentenvorlagen übernehmen und für die BenutzerInnen bereitstellen. Für das Formular kann von der/dem AdministratorIn auch ein Titel festgelegt werden, der in den ELAK übertragen wird. Dieser Titel wird auch als Dateiname des Dokumentes mitgegeben.

Dies kann jedoch bei manchen ELAK-Systemen zu Problemen führen:

Anlässlich der Dateikonvertierung in das PDF-Format erfolgt ein Zugriff auf das WindowsSystem. Da das Windows-System allerdings bestimmte Zeichen im Dateinamen nicht zulässt (beispielsweise Doppelpunkte, Slash, Backslash, # etc.), kann die Dateikonvertierung nicht erfolgreich durchgeführt werden. Windows verursacht wegen des unzulässigen Zeichens einen Abbruch.

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GISA – FAQ EKIS-ABFRAGE



Wie nutze ich das Ergebnis der EKIS-Abfrage aus GISA richtig? (08/2015)

Grundsätzlich sollte vor einer EKIS-Abfrage überprüft werden, ob der im GISA gespeicherte Name auch über das ZMR geprüft wurde (Status „geprüft“ bzw. „geändert“ steht oberhalb des Vornamens). Nur so ist sichergestellt, dass eine Abfrage mit allen Vornamen auch im EKIS erfolgt. Der EKIS-Button ist auch bei freigegebenen Personendaten „aktiv“ auswählbar.

 Über Button

EKIS anklicken; die EKIS-Abfrage wird durchgeführt

 Das Suchergebnis wird ohne oder mit vorhandenem EKIS-Eintrag angezeigt Ohne EKIS-Eintrag

Durch Anklicken des Buttons

wird das Ergebnis mit einer 0-Meldung

erzeugt.

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GISA – FAQ Mit EKIS-Eintrag

hier gibt es eine Auskunft (vgl. auch 1 von 1 Einträgen)

Mit dem Button

den Eintrag zur Person auswählen. Die vorhandenen EKIS-Einträge

werden angezeigt.

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