CODIGO: OPP-PLAN-003-05

VERSION: PRIMERA

AREA: OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO AREA DE PLANIFICACION TITULO:

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Y EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RUBRO Formulado por:

NOMBRE

FIRMA

Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Aprobado por:

Oficina

de

Planificación

y

Planificación

y

Presupuesto VºBº por:

Oficina

de

Presupuesto

FECHA

INDECI

PROCEDIMIENTO:

Sede Central

1.

ELABORACIÓN Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Y EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COD: OPP-PLAN-003-05

PAG

FECHA: 28/09/2006

2/22

OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para la Elaboración y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) y del Manual de Procedimientos (MAPRO) del Instituto Nacional de Defensa Civil. Proporcionar a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil, los elementos técnicos necesarios para la elaboración o modificación de los manuales de organización y funciones, y de los manuales de procedimientos, así como uniformar los criterios que permitan sistematizar la información contenida en los mismos.

2.

ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para todos los funcionarios y servidores del INDECI, su cumplimiento coadyuvará al desempeño eficaz y eficiente de la misión Institucional y del rol que le corresponde al INDECI como ente rector, central y conductor del Sistema Nacional de Defensa Civil. El presente documento sirve de orientación y guía a quienes tienen bajo su responsabilidad la elaboración del Manual de Organización y Funciones, y del Manual de Procedimientos, al interior de la Oficina de Planificación y Presupuesto del INDECI, además la revisión y actualización de éstos deberá realizarse cada vez que se susciten cambios en la estructura normativa y funcional del INDECI. Describe las actividades desde la revisión del Plan Estratégico Institucional (PEI), del Plan Operativo Institucional (POI), del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) y del Reglamento de Organización y Funciones del INDECI por parte del Jefe de la Oficina de Presupuesto y Planificación, o por parte del Jefe del INDECI, hasta su aprobación y remisión a todos los Organos Responsables que conforma el INDECI, incluyendo los Organos Desconcentrados.

3.

BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nos 442, 735, 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000. 3.2. Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº 058-2001-PCM. 3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM, del 06ENE03. 3.4. Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General. 3.5. Resolución Suprema Nº 241-2003-PCM, que aprueba el Cuadro para la Asignación de Personal del Instituto Nacional de Defensa Civil, del 14AGO03. 3.6. Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR, que norma el proceso de formulación, aprobación y actualización del Manual de Organización y Funciones en los Organismos de la Administración Pública, del 11JUL95.

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3.7. Resolución Jefatural N° 059-77-INAP/DNR, que aprueba la Directiva N° 002-77-INAP/DNR, que norma el proceso de formulación, aprobación, difusión y actualización de los Manuales de Procedimientos de las Entidades de la Administración Pública, del 12MAY77. 3.8. Resolución Jefatural Nº 185-2003-INDECI, que aprueba el Plan Estratégico Institucional, del 30JUN03. 3.9. Resolución Jefatural Nº 188-2003-INDECI, que aprueba el Plan Estratégico Institucional 2004-2006, del 30JUN03. 4.

REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Plan Estratégico Institucional del INDECI. 4.2. Reglamento de Organización y Funciones – ROF del INDECI. 4.3. Cuadro para Asignación de Personal – CAP del INDECI.

5.

RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Oficina de Planificación y Presupuesto. 5.2. Jefatura del INDECI. 5.3. Unidad Orgánica y Organos Desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil.

6.

CONSIDERACIONES 6.1. El MOF y el MAPRO y su relación con otros documentos de Gestión: a)

Reglamento de Organización y Funciones - ROF: Establece la estructura funcional y orgánica hasta el tercer nivel de organización.

b)

Cuadro para Asignación de Personal – CAP: Contiene los cargos necesarios para el normal funcionamiento de la Institución.

c)

Presupuesto Analítico de Personal – PAP: Contiene la provisión remunerativa de cada uno de los cargos (este procedimiento esta a cargo de la Oficina de Administración – Unidad de Personal).

d)

Plan de Trabajo Institucional – PTI: Contempla el conjunto de actividades programadas a ser desarrolladas durante un año fiscal.

Los documentos en mención constituyen instrumentos de gestión que norman el accionar organizacional de una Institución. 6.2. El Manual de Organización y Funciones (MOF), es un documento normativo que describe las funciones específicas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo, las que han sido desarrolladas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP).

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6.3. El Manual de Organización y Funciones (MOF), es útil porque: a)

Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada órgano conformante del INDECI.

b)

Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general del INDECI, así como sobre las interrelaciones formales que les corresponde.

c)

Ayuda a institucionalizar los procesos de simplificación administrativa y de modernización de gestión, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal al ocupar cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de procedimientos.

d)

Facilita el proceso de inducción del personal nuevo, y el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados.

6.4. El Manual de Procedimientos (MAPRO), es un documento normativo y descriptivo, tiene carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y el desarrollo de las tareas de cada Organo que conforma el INDECI. 6.5. El Manual de Procedimientos (MAPRO), es útil porque: a)

Colabora con la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su desarrollo.

b)

Proporciona información básica para la planeación, análisis e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

c)

Sirve como medio de inducción al personal nuevo, facilitando su incorporación e integración a las distintas áreas.

d)

Orienta e informa sobre el quehacer de las unidades responsables.

6.6. Los Manuales de Organización y Funciones y de Procedimientos son documentos reguladores que contribuyen a realzar la capacidad, de lograr y cuantificar las mejoras en su funcionamiento, por lo que se aplican a todos los tipos de entidad, forman parte de la política estratégica y su diseño abarca condiciones diversas, brindando cobertura total a todas las áreas de la entidad, ya que su ausencia puede crear vacíos en el correcto desempeño de las funciones del personal. 6.7. La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización y funciones surge al modificarse las tareas al interior de los órganos administrativos, que signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura. En ese sentido, los titulares de las dependencias, entidades o unidades orgánicas deberán informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organización y funciones, sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio, al público o de apoyo interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes.

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6.8. El esquema general del contenido del Manual de Organización y Funciones del INDECI es el siguiente: i)

Presentación.

ii)

Naturaleza, Finalidad, Funciones Generales, Estructura Orgánica y Organigrama del Instituto Nacional de Defensa Civil – INDECI.

iii)

Marco Legal.

iv)

Plan Estratégico del INDECI.

v)

Decálogo del trabajador del INDECI.

vi)

Manual de Organización y Funciones de cada Organo que conforma del INDECI.

6.9. La estructura y los ítems que deberá contener el Manual de Procedimientos son los siguientes: i)

Carátula. En donde se indicará el código, la versión, el área al que pertenece el proceso, el título del proceso, y las firmas de los responsables de su formulación, revisión y aprobación del manual, indicando las fechas respectivas.

ii)

Objetivo. Breve descripción de la razón de ser del proceso.

iii)

Alcance. Límite de aplicación del documento sobre las actividades reseñadas en el objetivo.

iv)

Base Legal. Se refiere a las leyes, reglamentos, decretos, resoluciones, directivas y demás normas legales que fueron analizados o consultados para la elaboración del manual.

v)

Requisitos. Se refieren a los documentos o las condiciones necesarias para la ejecución del procedimiento antes del inicio del mismo.

vi)

Responsabilidades. Son las personas u órganos encargados y designados para ejecutar las funciones y actividades descritas en el procedimiento. Así mismo se indicarán los responsables de elaborar, revisar, aprobar y distribuir el documento de acuerdo con las directrices establecidas y a la actividad regulada.

vii)

Consideraciones. Son las observaciones y argumentos que se deben tomar en cuenta para correcta realización del procedimiento.

viii)

Siglas. Es la nomenclatura que se emplea para abreviar ciertas palabras que se utilizan con cierta frecuencia en el manual.

ix)

Definiciones. Sección que contiene los significados específicos de los términos que se utilizan en el manual de procedimiento para su mejor comprensión.

x)

Glosario de Términos. Sección que transcribe los significados exactos y precisos que están definidas en los reglamentos y normas legales.

xi)

Anexos. Reproducción de los formatos, documentos u otros suplementos que sean aclaratorios, tales como: gráficos, formularios, diagramas de cualquier tipo, etc.

xii)

Descripción de Actividades. Es el texto que explica la secuencia de operaciones que se realiza para que se desarrolle el proceso.

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Diagrama de Flujo y/o Diagrama de Bloques. Es una herramienta que facilita la comprensión de documentos y contribuye a la eliminación de ambigüedades en la interpretación de la Descripción de Actividades. Al igual que este último, el diagrama de flujo, o flujograma, recoge los pasos indicados para llevar a cabo el procedimiento.

6.10. La elaboración tanto del MOF como del MAPRO deben cumplir los siguientes principios: a)

Abordar en cada documento de manera concisa un aspecto concreto de un tema, con una redacción que no conduzca a interpretaciones ambiguas, así como una forma de presentación que garantice la rápida comprensión por parte de todos los destinatarios.

b)

No ser contradictorio en ninguna de sus propuestas, ni con la normativa legal vigente.

c)

Garantizar el sistemático y pleno acceso de todos los miembros de la organización a esta información.

d)

Establecer un único formato estándar para todos los manuales de un mismo tipo.

e)

El Manual debe constituir una herramienta de capacitación de la Institución, por lo cual debe ser didáctico. Para alcanzar este objetivo se establece en los diferentes procesos conformantes del Manual de Procedimientos una sección de definiciones, donde se describe brevemente el significado general de las palabras para una mejor comprensión del documento, de manera que despierte el interés por su lectura, así como una sección de glosario de términos que recoja el significado específico de los términos utilizados.

f)

La utilización de diagramas de flujo y diagramas de bloques facilitan la interpretación de lo regulado al mismo tiempo que permite identificar a través de su inspección posibles inconsistencias y mejoras. El empleo de esta herramienta puede requerir de un entrenamiento previo de todo el personal a nivel de la organización, no obstante, las ventajas de su empleo compensan ampliamente este esfuerzo inicial. Lo antes expuesto, hace necesario regular y estandarizar los tipos y formas de empleo de los símbolos y convenios utilizados en los gráficos para la representación de los procesos, diagramas de flujos, diagrama de bloques, árboles de decisión, entre otros.

6.11. Los manuales deben ser redactados de forma: a)

Clara: su lectura no provocará falsas interpretaciones.

b)

Concisa: se escribirán de manera secuencial las etapas específicas de la realización de la actividad.

c)

Completa: no será necesario consultar otros documentos, salvo aquellos que se citen explícitamente en el propio documento.

6.12. Es conveniente que los Manuales de Organización y Funciones y los Manuales de Procedimientos sean elaborados con la participación de las unidades orgánicas y Organos Desconcentrados que tienen responsabilidad de cumplir los procesos descritos en el propio manual.

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6.13. Una vez que se cuenta con el Manual elaborado, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. 6.14. Una vez que el manual ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser distribuido a cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado Responsable del cumplimiento del mismo, a la Secretaría General y a la SubJefatura de la Institución, para luego ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación. 6.15. La utilidad de los manuales, radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado a través de revisiones periódicas, por lo menos una vez al año. 6.16. Tanto el Manual de Organización y Funciones, como el Manual de Procedimientos, tienen por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico-administrativo, atribuciones, estructura orgánica, objetivos y funciones de las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados conformantes de la Iinstitución; contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades de adscripción y a la vez de la proporción de un esquema funcional a efecto de realizar estudios de reestructuración administrativa, cuando sea necesario, al interior del INDECI. 6.17. Se espera que los usuarios de estos manuales observen con sentido común y buen juicio su interpretación y aplicación. Las estructuras o actividades no cubiertas en el presente documento, deberán desarrollarse de acuerdo a una lógica y práctica interpretación del espíritu del Manual. 7.

SIGLAS 7.1. CAP: Cuadro para Asignación de Personal. 7.2. DINALOG: Dirección Nacional de Logística. 7.3. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil. 7.4. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.5. MOF: Manual de Organización y Funciones. 7.6. MAPRO: Manual de Procedimientos. 7.7. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica. 7.8. OD: Organo Desconcentrado del INDECI. 7.9. OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto. 7.10. PCM: Presidencia del Consejo de Ministros. 7.11. PEI: Plan Estratégico Institucional. 7.12. POI: Plan Operativo Institucional. 7.13. PTI: Plan de Trabajo Institucional. 7.14. RJ: Resolución Jefatural. 7.15. ROF: Reglamento de Organización y Funciones.

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7.16. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional. 7.17. UO: Unidad Orgánica del INDECI. 8.

DEFINICIONES 8.1. Actividad: Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos. 8.2. Estructura Orgánica: Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. 8.3. Función: conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad o de cuyo ejercicio generalmente es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes. 8.4. Organigrama: Es un gráfico que expresa en forma resumida la estructura orgánica de una dependencia, o parte de ella, así como las relaciones entre las unidades que la componen. 8.5. Organo Desconcentrado: Son instancias jerárquicamente subordinadas a las dependencias, con facultades específicas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los Organos Desconcentrados cuentan con autonomía administrativa, pero no tienen personalidad jurídica ni patrimonio propio. 8.6. Procedimiento: Es la forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso y, por tanto, es un documento que describe la realización de una actividad repetitiva de acuerdo con una sistemática preestablecida y una guía normalizada de actuación, con la finalidad de realizarla adecuadamente y garantizar la continuidad en el desempeño de la empresa u organización.

9.

GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Cargo: Es el elemento básico de una Organización. Se deriva de la clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos y calificaciones para su cobertura. 9.2. Cuadro para Asignación de Personal (CAP): Documento de gestión Institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Institución, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF. 9.3. Manual de Organización y Funciones (MOF): documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre su marco jurídico administrativo, atribuciones, organización, objetivo y funciones de las órganos que conforman la Entidad u organización, incluyendo sus órganos desconcentrados, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.

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9.4. Organo: Es la unidad de organización que conforma la estructura orgánica de la Entidad. 9.5. Reglamento de Organización y Funciones (ROF): Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la Entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones específicas de las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados estableciendo sus relaciones y responsabilidades. 9.6. Unidad Orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos dentro de la estructura orgánica de la Entidad.

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Revisa el Plan Estratégico Institucional (PEI), el Plan Operativo Institucional (POI), el Cuadro para Asignación de Personal (CAP) y/o el Reglamento del Organización y Funciones (ROF):

JEFATURA / OPP

Jefe del INDECI / Jefe

a. En el caso de la Jefatura, continúa en el condicional “Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF”, antes de la actividad 2. b. En el caso del Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto, continúa en el condicional “Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF”, antes de la actividad 7. No se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF Fin del Proceso. Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF

JEFATURA

Jefe del INDECI

SGII

Secretaría General

2. Instruye verbalmente al Secretario General, acerca de su requerimiento para evaluar posibles modificaciones del MOF y/o del MAPRO, quien se encargará de hacer llegar la solicitud al Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de la documentación en la OPP. Continúa en la actividad 5. Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF Ir a la actividad 8. No se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF

OPP

Jefe

No recibe ninguna notificación de la PCM para la elaboración, actualización o modificación del MOF y/o MAPRO de la PCM Fin del Proceso. Recibe ninguna notificación de la PCM para la elaboración, actualización o modificación del MOF y/o MAPRO de la PCM Continúa en la actividad 4.

PCM

Responsable

3. Propone lineamientos para la elaboración o actualización del MOF y/o del MAPRO.

SGII

Secretaría General

Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de los documentos en la OPP.

Jefe

4. Recibe notificación y toma conocimiento. Continúa en la actividad 8.

OPP

Secretaria

5. Recibe, registra y eleva la solicitud al Jefe.

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Jefe

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6. Revisa solicitud y coordina atención del documento con el Especialista en Planificación.

Jefe / Especialista 7. Evalúan el PEI, POI, CAP y ROF vigentes. en Planificación No se necesita elaborar o actualizar modificaciones en el MOF y/o MAPRO Jefe

OPP

Especialista en Planificación

Jefe Secretaria

DINALOG

Unidad de Abastecimiento

ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

Responsables

OPP

Especialista en Planificación

Fin del proceso. Se necesita elaborar o actualizar modificaciones en el MOF y/o MAPRO 8. Coordina con el Especialista en Planificación y asigna la elaboración o actualización del MOF y/o del MAPRO. Cree necesario la contratación de personal externo 9. Elabora memorándum solicitando la contratación de personal externo (temporalmente) para la elaboración o modificación del MOF y/o del MAPRO, adjunta términos de referencia y el sustento respectivo. Presenta al Jefe. 10. Revisa, de estar conforme, firma el memorándum y deriva a la Secretaria. 11. Registra y envía documentos a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG. Se inicia el proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, el que concluye con la contratación del personal o entidad externa, responsable de la elaboración del MOF y/o MAPRO. 12. Evalúa el MOF y/o el MAPRO vigente en función a las necesidades contempladas en el PEI, POI, CAP y ROF. 13. Elabora el anteproyecto para la elaboración y/o modificación del MOF y/o del MAPRO, en coordinación con el Especialista en Planificación, con las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados del INDECI. 14. Solicita la revisión y V°B° del anteproyecto al Especialista en Planificación encargado. 15. Revisa anteproyecto. No es conforme 16. Realiza observaciones. Regresar a la actividad 13. Es conforme 17. Elabora memorándum para enviar anteproyecto a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados involucrados. Visa el anteproyecto, firma memorándum y devuelve documentos a los Responsables externos.

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ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

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Responsables

18. Firma anteproyecto y memorándum, y envían a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados competentes para su confirmación.

Secretaria

19. Recibe, registra y eleva anteproyecto al Director o Jefe. 20. Recibe y revisa anteproyecto.

UO / OD

ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

Director / Jefe

Secretaria

22. Registra y envía el anteproyecto con las observaciones pertinentes al Personal o Entidad Externa.

Responsables

23. Recibe y corrige anteproyecto según las observaciones de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado. Regresar a la actividad 14.

Director / Jefe UO / OD Secretaria ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

No es conforme 21. Formula y emite observaciones para su corrección. Deriva a la Secretaria.

Responsables

Es conforme 24. Aprueba anteproyecto del MOF y/o del MAPRO, y lo deriva a la Secretaria. 25. Registra y envía anteproyecto aprobado al Personal o Entidad Externa Responsable. 26. Elabora Proyecto final del MOF y/o del MAPRO. 27. Revisa Proyecto final y firma de estar conforme. Continúa en la actividad 43.

Especialista en Planificación

OPP

Jefe

Secretaria

No cree necesario la contratación de personal externo 28. Evalúa el MOF y/o el MAPRO vigente en función de las necesidades contempladas en el PEI, POI, CAP y ROF. 29. Elabora anteproyecto para el MOF y/o el MAPRO, según sea el caso, en coordinación con las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados pertinentes. 30. Elabora y presenta al Jefe el memorándum para enviar anteproyecto a las Unidades Orgánicas y Organos Desconcentrados involucrados a fin de que éste sea revisado. 31. Revisa anteproyecto, de estar conforme, firma el memorándum y deriva a la Secretaria. 32. Registra y envía documentos. No es para una DRDC Ir a la actividad 33. Es para una DRDC Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”.

INDECI

PROCEDIMIENTO:

Sede Central

SGII

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Secretaría General

Secretaria

Director / Jefe

Secretaria UO / OD Director / Jefe

Secretaria

SGII

Secretaría General Secretaria Jefe

Especialista en Planificación OPP

Jefe

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Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de los documentos por parte del Organo Desconcentrado correspondiente. 33. Recibe, registra y eleva los documentos al Director o Jefe. 34. Recibe y revisa anteproyecto. No es conforme 35. Formula y emite observaciones. Deriva a la Secretaria. 36. Registra y envía anteproyecto con observaciones. Continúa en el condicional “Es de una DRDC”, después de la actividad 38. Es conforme 37. Aprueba el anteproyecto y deriva a la Secretaria. 38. Registra y envía anteproyecto aprobado. No es de una DRDC Ir a la actividad 39. Es de una DRDC Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”. Se inicia el proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la recepción de los documentos por parte de la Oficina de Planificación y Presupuesto. Continúa en la actividad 39. 39. Recibe, registra y eleva documentos al Jefe. 40. Revisa y asigna atención de documentos al Especialista en Planificación. Anteproyecto no ha sido aprobado 41. Corrige el anteproyecto del MOF y/o del MAPRO. Regresar a la actividad 29. Anteproyecto ha sido aprobado 42. Elabora proyecto final del MOF y/o del MAPRO, según sea el caso. 43. Elabora un memorándum, dirigido a la OAJ, para remitir el proyecto final. Presenta al Jefe. 44. Recepciona memorándum y proyecto final, y lo revisa. No está conforme 45. Realiza observaciones y devuelve. Se contrató a Personal Externo Regresar a la actividad 26. No se contrató a Personal Externo Regresar a la actividad 42.

INDECI

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Jefe OPP Secretaria OAJ

Jefe Secretaria Jefe

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Está conforme 46. Firma Proyecto Final completo y memorándum. Deriva a la Secretaria. 47. Registra y envía proyecto y memorándum a la OAJ. Se inicia el proceso de “Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal”, el que concluye con la recepción del informe técnico-legal en la OPP. 48. Recepciona, registra y entrega al Jefe el informe técnico-legal de la OAJ. 49. Recepciona informe de la OAJ, toma conocimiento y deriva la atención al Especialista en Planificación. 50. Recepciona y revisa informe técnico-legal de la OAJ. Informe NO es conforme

Especialista en Planificación

51. Absuelve las observaciones de la OAJ. Regresar a la actividad 43. Informe es conforme

OPP

52. Elabora un memorándum para aprobar el Proyecto del MOF o del MAPRO a través de una Resolución Jefatural.

OAJ

Jefe

53. Recepciona memorándum, firma y envía junto con el Proyecto de Resolución Jefatural a la OAJ.

Secretaria

54. Registra y envía el memorándum y el Proyecto de Resolución Jefatural para la aprobación del MOF y/o del MAPRO, junto con el informe técnico-legal, solicita firma de cargo y archiva el cargo.

Jefe

Se inicia el proceso de “Trámite de Resoluciones”, el que concluye con la recepción, por parte de la Oficina de Planificación y Presupuesto, de la Resolución Jefatural que aprueba el MOF y/o el MAPRO.

Secretaria

Jefe OPP Especialista de Planificación

SGII

UII

55. Recibe y registra la Resolución Jefatural y entrega al Jefe. 56. Recepciona la Resolución Jefatural, toma conocimiento de ella, y asigna la publicación del MOF y/o del MAPRO, según el caso, en la Página Web del INDECI. 57. Recibe indicación y coordina con la Unidad de Imagen Institucional para la publicación del MOF y/o del MAPRO en la Página Web del INDECI. Se inicia el proceso de “Publicaciones en Páginas Web, Diarios, Revistas y Otras”, el que concluye con la publicación en la Página Web del INDECI del MOF y/o el MAPRO aprobados.

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Jefe

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FECHA: 28/09/2006

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58. Solicita a la Secretaria, la remisión del manual (MOF y/o MAPRO, según el caso) a la Secretaría General, a las Unidades Orgánicas u Organos Desconcentrados Responsables, y a la SubJefatura para la difusión respectiva. 59. Recibe indicación del Jefe y saca las copias necesarias del manual (MOF y/o MAPRO, según el caso).

OPP

Secretaria

60. Elabora un memorándum, el que es firmado por el Jefe, registra y distribuye las copias del manual a los órganos correspondientes. No es para una DRDC Continúa en la actividad 61. Es para una DRDC

SGII

SGII / UO / OD / SUBJEFATURA

Secretaría General

Se inicia el proceso de “Administración de trámite Documentario”, el que concluye con la recepción, del MOF y/o MAPRO aprobado por Resolución Jefatural, por parte de la Dirección Regional de Defensa Civil respectiva.

Secretaria

61. Recibe, registra y entrega el manual con el memorándum al SubJefe del INDECI, al Director o Jefe, según corresponda.

Director / Jefe / SubJefe del INDECI

62. Recibe el manual aprobado por Resolución Jefatural, conoce, pone en conocimiento a su personal y lo archiva. Fin del proceso.

11.

DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Y DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INDECI OPP

PCM

JEFATURA

No

SGII

Jefe

Inicio

Inicio

1 Revisa PEI, POI, CAP y ROF

1 Revisa PEI, POI, CAP y ROF

Si

Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF ?

Secretaria

Especialista de Planificación

Se han modificado el PEI, POI, CAP y/o ROF ? No

Fin Si

Recibe alguna notificación de elaboración, actualización o modificación del MOF y/o MAPRO de la PCM ?

2 Solicita evaluación y posible modificación del MOF y/o del MAPRO

No

Fin

Si 3 Propone lineamientos para la elaboración o actualización del MOF y/o MAPRO

Administración del Proceso de Trámite Documentario

4 Recibe notificación y conoce

Administración del Proceso de Trámite Documentario

5 Eleva solicitud al Jefe de OPP y firma cargo

6 Revisa solicitud y coordina atención de documento

6 Coordina atención de documento

7 Evalúan PEI, POI, CAP y ROF vigentes

7 Evalúan PEI, POI, CAP y ROF vigentes

Se necesitan cambios o elaboración del MOF y/o MAPRO ?

Si

8 Coordina elaboración o actualización del MOF y/o MAPRO

8 Coordina elaboración o actualización del MOF y/o MAPRO

No

Fin

α

OAJ

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Y DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

INDECI DINALOG UA

OPP Secretaria

UO / OD Especialista de Planificación

Jefe

Secretaria

Director / Jefe

α

Cree necesario contratación de personal externo ?

No

a Si 12 Evalúa el MOF y/o MAPRO vigente

b

Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios

11 Registra y envía documentos

10 Revisa, firma memorándum y deriva

9 Solicita contratación de personal externo

13 Coordina elaboración y/o modificación del MOF y/o MAPRO

13 Elabora anteproyecto para la elaboración o modificación del MOF y/o MAPRO vigente

14 Solicita revisión de anteproyecto

13 Coordina elaboración y/o modificación del MOF y/o MAPRO

15 Revisa anteproyecto

Es conforme ?

Si

No b

18 Firma anteproyecto y memorándum, envía a la UO competente para su verificación y observaciones

16 Realiza observaciones

17 Elabora y firma memorándum, visa el anteproyecto y devuelve 19 Recibe, registra y eleva anteproyecto

20 Revisa anteproyecto

Es conforme ?

Si

No 23 Recibe y corrige anteproyecto

22 Registra y envía anteproyecto con las observaciones pertinentes

21 Emite observaciones y deriva

β

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Y DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

INDECI SGII SECRETARIA GENERAL

OPP

UO / OD Especialista de Planificación

Jefe

Secretaria

Secretaria

Director / Jefe β

e

26 Elabora proyecto final del MOF y/o MAPRO

25 Registra y envía anteproyecto aprobado

27 Revisa proyecto final y firma

32 Registra y envía documentos

Administración del Proceso de Trámite Documentario

Si

Es para una DRDC ?

a

28 Evalúa MOF y/o MAPRO vigente

d

29 Elabora anteproyecto del MOF y/o MAPRO en coordinación con las UO y OD pertinentes

31 Revisa anteproyecto, firma memorándum y deriva

24 Aprueba anteproyecto y deriva

c

30 Elabora memorándum, adjunta anteproyecto y presenta

No

33 Recibe, registra y eleva anteproyecto

34 Recibe y revisa anteproyecto

Es conforme ? No 36 Registra y envía anteproyecto con observaciones

35 Emite observaciones y deriva

38 Registra y envía anteproyecto aprobado

37 Aprueba anteproyecto y deriva

χ

Si

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Y DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

INDECI SGII SECRETARIA GENERAL

OPP Secretaria

UO / OD Especialista de Planificación

Jefe

Secretaria χ

Administración del Proceso de Trámite Documentario

Si

Es para una DRDC ? No

40 Revisa y asigna atención

39 Recibe, registra y eleva documentos

Anteproyecto aprobado ?

41 Corrige anteproyecto

d 42 Elabora proyecto final del MOF y/o MAPRO

44 Recepciona y revisa proyecto completo

43 Elabora un memorándum para remitir el proyecto y presenta

Si

Es conforme ? No 45 Realiza observaciones y devuelve

No

c

47 Registra y envía documentos a la OAJ

δ

Se contrató a personal externo ?

Si

46 Firma proyecto final completo y memorándum. Deriva documentos

e

c

f

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Y DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

INDECI OPP SGII

Jefe

UO / OD

Especialista de Planificación

Secretaria

OAJ δ

49 Recepciona, toma conocimiento y deriva

48 Recepciona, registra y entrega

Asesoramiento y Opinión de Carácter Técnico-Legal

50 Recepciona y revisa informe técnico-legal

Informe es conforme ?

Si

No

f

51 Absuelve observaciones

52 Elabora memorándum para aprobar proyecto de MOF y/o MAPRO a través de una RJ

53 Recepciona, firma y envía

54 Envía memorándum, Proyecto de RJ para la aprobación del MOF y/o MAPRO e informe técnico-legal, solicita firma de cargo Trámite de Resoluciones Cargo 54

56 Recepciona RJ, toma conocimiento y solicita publicación en la Página Web del INDECI

55 Recibe y registra la Resolución Jefatural y entrega al Jefe 57 Recibe indicación y coordina publicación del MOF y/o el MAPRO en la Página Web del INDECI

ε

ELABORACION Y APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES Y DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ENTIDAD / PERSONAL EXTERNO

INDECI SGII UII

OPP SECRETARIA GENERAL

SUBJEFATURA / UO / OD / SGII Secretaria

Jefe

Secretaria

SubJefe del INDECI / Director / Jefe

ε

Publicaciones en Páginas Web, Diarios, Revistas y Otras 58 Solicita la remisión del MOF y/o MAPRO a la SGII, las UO u OD Responsables y a la SubJefatura 59 Recibe indicación, saca las copias necesarias

60 Elabora memorándun y distribuye las copias del MOF y/o MAPRO

60 Firma memorándum

Administración del Proceso de Trámite Documentario

Si

Es para una DRDC ? No

61 Recibe, registra y entrega al SubJefe del INDECI o al Director o Jefe respectivamente 62 Recibe Manual aprobado, conoce y archiva

Fin