CONTRALORÍA REGIONAL DEL BÍO-BÍO UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Dirección de Gendarmería de Chile, Región del Bío-Bío Número de Informe: 93/2012.· 26 de abril de 2013.-

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DEL BIO-BIO UNIDAD DE CONTROL EXTERNO

RNG/MSC/hop.-.

1

RTE.ANTEC j

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

CONCEPCIÓN,

06731¡ 30.04.2013

La Contraloría Regional del Bío-Bío cumple con remitir a Ud., copia de informe final N° 93, de 2012, en relación a una auditoría efectuada en la Dirección de Gendarmería, Región del Bío-Bío. Ello, en consideración a la conclusión N" 1, letras a), e, y f), que ordena al servicio instruir un sumario administrativo. Adjunta oficio No 6588 de 26 de marzo de 2013, el cual es el remisor de este informe al citado servicio.

•

Saluda atentamente a Ud .

GLORIA BRION~S NEIAA CONTRAlORA REGIONAl oc• oiUBÍO

• AL SEÑOR HÉCTOR PARRA ROJAS UNIDAD DE SEGUIMIENTO DE SUMARIOS CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA SANT lAG O.

O'Higgins Poniente N° 74, Concepción. Teléfono: 41-3113000. fax: 41-3113001 www.contraloria.cl - [email protected]

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1RTE.

REMITE INDICA.-

ANTEC 1

INFORME

CONCEPCIÓN,

FINAL

QUE

06589 2il.JlUlJ:1~

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final No 93 de 2012 debidamente aprobado, sobre auditoría efectuada en la Dirección de Gendarmería de Chile, Región del Bío-Bío.

Saluda atentamente a Ud .

•

GLORII'< BRIONES NEIRA GONTRALORI\ REGIONI\l n~• óoOBIO

• AL SEÑOR JEFE UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE GENDARMERÍA DE CHILE REGIÓN DEL BÍO-BIO PRESENTE

O'Higgins Poniente N' 74. Concepción. fono 41-3113000 - fax 41-3113001 www.contraloria.cl - concepció[email protected]

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DEL BÍO-BÍO UNIDAD DE CONTROL EXTERNO REMITE INDICA.-

PREG. 8.026 CBD/MSC/hop.-

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INFORME

CONCEPCIÓN

'

FINAL

QUE

06588 26.04.201]

Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, Informe Final W 93 de 2012 debidamente aprobado, sobre auditoría efectuada en la Dirección Regional de Gendarmería de Chile, Región del Bío-Bío.

•

Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo de Control. Saluda atentamente a Ud.

GlORIA BAlONES NEIRA

•

CONTRA LORA R[GIONAL GeL iliOBÍO

AL SEÑOR DIRECTOR REGIONAL DE GENDARMERÍA DE CHILE REGIÓN DEL BIO-BÍO PRESENTE

O"Higgins Poniente N" 74, Concepción, fono 41·3113000 • fax 41-3113001

www.contraloria.cl - concepció[email protected]

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PREG 8.026

INFORME FINAL W 93 DE 2012, SOBRE AUDITORÍA DE GASTOS Y EXAMEN DE CUENTAS PRACTICADAS A LA DIRECCIÓN REGIONAL DE GENDARMERÍA.

CONCEPCIÓN,

•

2 6 ABR. 2013

En cumplimiento del plan de fiscalización de esta Contraloria Regional para el año 2012 y en uso de las facultades que la ley W 10.336 le otorga, se efectuó una auditoría y examen de cuentas de gastos en la Dirección Regional de Gendarmería, para el período comprendido entre el 1 de julio de 2011 y el 30 de junio de 2012, cuyo resultado se expone en los párrafos siguientes . Objetivo

La auditoría tuvo por finalidad para el período ya citado, realizar un examen de cuentas, del subtítulo 22, sobre las adquisiciones efectuadas de conformidad a la normativa vigente sobre la materia. Asimismo, verificar que los bienes y servicios adquiridos se encuentren debidamente respaldados con la documentación pertinente, hayan sido recibidos conformes y contabilizados de acuerdo a la normas de la Contabilidad General de la Nación. Finalmente, en materia de aplicación de fondos, verificar que los recursos hayan sido utilizados para los fines establecidos y rendidos de acuerdo a la resolución W 759 de 2003, de la Contraloría General de la República, que fija normas de procedimientos sobre rendición de cuentas.

•

11

Metodología

La rev1s1on fue desarrollada de conformidad con las normas de control interno y de auditoría aprobadas por las resoluciones exentas Nos. 1.485 y 1.486 de 1996, de este Organismo de Control, incluyendo, aspectos de control interno de la materia examinada, como asimismo, las pruebas de validación respectivas, sin perjuicio de aplicar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias, orientados esencialmente a verificar el cumplimiento de los atributos de legalidad, respaldo documental e imputación presupuestaria de las operaciones.

A LA SEÑORA GLORIA BRIONES NEIRA CONTRALORA REGIONAL DEL BÍO-BÍO PRESENTE MMP/ORU/SPS/ONP/CSM

O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

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Universo y muestra De acuerdo con los antecedentes recopilados, durante el período comprendido en examen, la Dirección Regional de Gendarmería, pagó por concepto de los ítems señalados precedentemente en materias de Bienes y Servicio de Consumo, un monto de $ 1.364.466.872, en base a la información contable procesada a esa data. El examen en referencia se realizó sobre la base de un muestreo estadístico por unidad monetaria, con un nivel de confianza del 95%, una tasa de error de 3% y la precisión al 3%, parámetros estadísticos aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, lo que determinó una muestra de $ 1.177.709.993, equivalente al 86,3% de $ 1.364.466.872, correspondiente al total de gastos efectuados por dicho concepto, en el período sujeto a revisión.

• •

El universo y muestra examinada correspondió a los gastos efectuados entre el 1 de julio de 2011 y el 30 de junio de 2012, de acuerdo a los montos que se indican a continuación: N" cuenta Denominación contable 532010101 Alimentos Personal 5320404 Productos Farmacéuticos 5320405 Materiales y Útiles Quirúrgicos Mantenimiento y Reparación de 5320601 Edificaciones 532060602 Mantención Equipo Médico Y Dental 532090201 Arriendo De Oficinas 532110101 Estudios TOTALES

Universo

$ 103.933.166 47.986.254 32.064.391

Muestra

%

revisión 75.792.548 72,9% 6.820.990 14,2% 4.271.612 13,3%

$

968.895 008

956.724.924

98,7%

15.667.143 101.820.910 94.100.000

1.056.869 38.943.050 94.100.000

6,7% 38,2% 100%

1.364.466.872 1.177. 709.993

86,3%

Los recursos recibidos en administración por la Dirección Regional de Gendarmería, entre el 1 de julio de 2011 y 30 de junio de 2012, ascendieron a la suma de $ 233.991.186, de los cuales se examinó una muestra de $ 186.963.028, que representan un 80% del total ya señalado. Los recursos objeto del examen han sido depositados en la cuenta corriente extrapresupuestaria No 53309163130 del Banco del Estado, sucursal Concepción y se han contabilizados en la cuenta contable de administración de fondos, cuyo detalle se encuentra en el anexo No 1. Asimismo, los recursos aplicados en el período ya citado alcanzaron la suma de $ 108.848.028, de los cuales se examinó una muestra de $ 87.484.149, equivalente al 80% del monto total ya citado. El desglose de estos recursos se encuentra en el anexo No 2. Para los efectos del examen de cuentas, se solicitó la documentación respectiva, la que fue puesta a disposición de la comisión fiscalizadora el 14 de noviembre de 2012. El resultado de la auditoría consta en el preinforme de observaciones No 93 de 2012, el cual fue puesto en conocimiento del Director Regional de Gendarmería del Bío-Bío, mediante oficio No 18.356, de 2012, de esta Contraloría Regional, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio procedieran, lo que hizo en su respuesta contenida en el oficio No 5.759 de 2012, la que ha sido analizada para la emisión del presente informe final. 2 O'Higgins Poniente N' 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

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Antecedentes Generales

La Dirección Regional de Gendarmería del Bío-Bío tiene a su cargo cuatro Centros de Cumplimiento Penitenciario, CCP, ubicados en Concepción, Chillán, Coronel y Bulnes; un Complejo Penitenciario, CP, ubicado camino a Penco; ocho Centros de Detención Preventiva, CDP, emplazados en Arauco, Lebu, Los Ángeles, Mulchén, Quirihue, San Carlos, Yumbel y Yungay; un Centro Penitenciario Femenino, CPF, situado en Chillán; cuatro Centros de Educación y Trabajo, CET, localizados en Cañete, Concepción, San Carlos y Yungay y cuatro Centros de Reinserción Social, CRS, ubicados en Cañete, Concepción, Chillán y Los Ángeles. La administración de la Dirección Regional está compuesta por la unidad de administración y finanzas, unidad operativa y unidad técnica; siendo el área de logística, dependiente de la Unidad de Administración y Finanzas, la encargada de efectuar las compras en el mercado público.

•

l. SOBRE ASPECTOS DE CONTROL INTERNO 1. Manual de procedimientos de adquisiciones

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El manual de procedimientos de adquisiciones utilizado en la Dirección Regional de Gendarmería del Bío - Bío, fue elaborado por el Departamento de Logística de Gendarmería de Chile del nivel central, en conformidad a lo establecido en el artículo 4 del reglamento de la ley W 19.886. Dicho manual no se encuentra sancionado mediante un acto administrativo, tal como lo establece el artículo 3o de la ley W 19.880 de Bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado, en relación a que las decisiones escritas que adopte la administración se expresarán por medio de actos administrativos, que para el caso tomarán la forma de resoluciones. Además, se constató que dicho documento no se encuentra actualizado, dado que no contiene las modificaciones señaladas en la resolución exenta W 0599-B de 6 de agosto de 2010, de la Dirección de Compras y Contratación Pública, que cambia los perfiles de los usuarios del sistema. A modo de ejemplo, se puede indicar que el perfil de "operador" contemplado en dicho manual, ya no existe, en su reemplazo se creó uno denominado "comprador". Al respecto, se informó que dicho manual es elaborado única y exclusivamente por las instancias pertinentes de la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, por consiguiente, las regiones no tienen injerencia en esta materia. En consecuencia, en virtud de la respuesta informada, corresponde subsanar la observación formulada, sin perjuicio de indicar, que esta Contraloría Regional, verificará que esa Dirección Regional haya comunicado dicha falta al nivel central, lo que será constatado en una futura auditoría. 2. Control de inventarios 2.1. Respecto del registro de los bienes muebles de la Dirección Regional de Gendarmería se pudo comprobar que no existe una definición formal sobre el monto de la activación de los bienes de uso. Por otra parte, se comprobó que no se efectúa el cálculo de la corrección monetaria y depreciación según lo establece el oficio W 60.820, de 2005, de la Contraloría General de la República, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación. 3 O'Higgins Poniente N" 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

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Sobre la materia, la Dirección Regional informó que el sistema de inventario de activo fijo fue creado por la Dirección Nacional y a la fecha algunas opciones relacionadas con los ingresos, bajas y traslados no han sido activadas. Por lo señalado anteriormente, se mantiene lo observado hasta que el sistema de inventario de activo fijo se encuentre completamente operativo, debiendo la unidad de auditoría interna emitir un informe que certifique la habilitación de los módulos en el sistema computacional, que permitan registrar los ingresos, bajas y traslados, ello en el plazo establecido en las conclusiones. 2.2. Los bienes muebles no cuentan con un código de inventario que los identifique y las planchetas de inventarios no se encuentran actualizados.

•

En la respuesta, nada se informa respecto de los bienes muebles que no cuentan con un código de inventario, por lo que la observación se mantiene en todas sus partes. La Dirección Regional deberá remitir un informe validado por la unidad de auditoría interna que indique las medidas adoptadas para regularizar la situación planteada, adjuntando la información pertinente, en el plazo señalado en las conclusiones. En relación a las planchetas murales, se informa que se encuentran en plena concordancia con la existencia física de los bienes muebles en cada dependencia. En atención a lo informado, la observación se da por subsanada, sin perjuicio de señalar que el cumplimiento de las medidas instruidas por la autoridad, serán validadas en una futura fiscalización. 3. Registro de las boletas de garantías

•

3.1. Se constató que la Dirección Regional de Gendarmería, en su unidad de tesorería, mantiene un registro manual de las boletas de garantías por seriedad de la oferta y fiel cumplimiento de contratos. Al respecto, se observa que no existe información sobre aquellas boletas de garantías que al momento de la visita de auditoría se encuentran vencidas, por lo que este Organismo de Control procedió a efectuar un arqueo de éstas, determinándose que existen documentos cuya fecha de vencimiento ha expirado y están en custodia, a modo de ejemplo se citan las siguientes: FECHA

w BOLETA

BANCO

F-EMISION

F.VENCIM.

MONTO

13/06/2011

71063

ITAU

11/11/2010

15/01/2012

133 UF

08/08/2011

64400

BCI

05/07/2011

02/01/2012

193,28 UF

07/10/2011

176435-6

BCO. CHILE

05/10/2011

02/01/2012

$1.094.503

27/06/2012

54638

SANTANDER

20/06/2012

30/07/2012

49.700 UF

PROVEEDOR

. .

Asimismo, se constató que el registro de las boletas de garantías carece de la identificación del número de ID de la licitación asociada a ese documento. 4 O'Higgins Poniente N' 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

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Al respecto, el serv1c1o confirmó que efectivamente hay un registro manual de boletas de garantía en la oficina de habilitación, cuyo objetivo es la custodia, ya que dichas boletas se reciben en distintas áreas. El vencimiento de cada una es de responsabilidad del área que solicita la custodia, la cual debe velar porque se devuelvan a los proveedores mediante documento, ya sea por su cumplimiento, porque no se adjudicó o porque venció; y adjuntar el ID de la licitación. En relación al vencimiento y registro de las boletas de garantía, en la respuesta se informa, que se instruyó mediante providencia N" 5.014 de 17 de diciembre de 2012, para que la habilitada regional proceda a emitir informe escrito a las respectivas áreas asociadas respecto de las boletas vencidas mantenidas en custodia y que en dicho registro se incorpore el ID de la licitación correspondiente.

•

En atención a que la Dirección Regional, ha impartido y remitido el documento que acredita las instrucciones relativas a lo observado, ésta se da por subsanada, sin perjuicio de señalar que el cumplimiento de las medidas instruidas por la autoridad, serán validadas en una futura fiscalización. 3.2. No se registran las garantías conforme lo establece la normativa contable de esta Contraloría General de La República, contemplada en la circular N" 60.820, de 2005, en donde se indica que todas las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por compromisos o garantías que no afectan la estructura patrimonial, deben reflejarse en las cuentas de orden o de registros especiales habilitados para estos efectos. No obstante, existen registros habilitados, éstos no cuentan con la información necesaria para su control y respaldadas por la documentación respectiva.

•

Al respecto, el servicio respondió que no existen disposiciones a nivel nacional respecto del registro de las boletas de garantías en cuentas de orden y, que se pedirán instrucciones a la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile . Por lo señalado anteriormente, se mantiene lo observado, hasta que la Dirección Regional solicite instrucciones al nivel central e informe de ello a esta Contraloría Regional, en el plazo que se establece en las conclusiones. 4. Aspectos de obras de reparación y/o mantenimiento de edificaciones Se observa que la totalidad de los proyectos fiscalizados en terreno, esto es, láminas de planimetría, especificaciones técnicas de arquitectura y eléctricas, no cuentan con la firma del profesional competente y patrocinador del proyecto que avalen su elaboración, de acuerdo lo señala el artículo 1.2.2 de la Ordenanza General de Urbanismo y Construcción.

)

En la respuesta se indica, que mediante providencia N" 5.013 de 17 de diciembre de 2012, se ordenó a la encargada del área de infraestructura regional, proceder en el más breve plazo a subsanar la observación formulada, estampando la firma del profesional encargado del diseño de los proyectos en láminas de planimetría, especificaciones técnicas de arquitectura y eléctricas, de acuerdo a la ordenanza vigente.

5 O'Higgins Poniente N' 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01

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En atención a que la Dirección Regional, ha impartido y remitido el documento que acredita las instrucciones relativas a lo observado, ésta se da por subsanada. 5. Perfiles de usuario Mercado Público Según el artículo 5 bis del decreto W 250 de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la ley N" 19.886, los usuarios de las entidades licitantes deberán contar con las competencias técnicas suficientes para operar en el sistema de información de Compras Públicas. Según lo informado por la Dirección Regional de Gendarmería de Chile, hay 68 usuarios de Mercado Público a nivel regional, de los cuales, 9 reprobaron el curso impartido en mayo de 2012, por lo que debieron rendir nuevamente la prueba en octubre de este año. Es preciso señalar, que a la fecha de la auditoría, noviembre 2012, los resultados no habían sido entregados, tal como se indica a continuación:

•

DEPENDENCIA CDP LEBU CDP YUMBEL CET CAÑETE CETYUNGAY CP CONCEPCIÓN DIRECCIÓN REG. CDP YUMBEL CDP YUNGAY

•

NOMBRE

PERFIL

David Leonel Altamirano Jiménez Patricio Sánchez Muñoz Elias Arístides Burgos Rosales Marcos Andrés Frez Pradenas Eduardo Esteban Riquelme Malina Ricardo Castillo Rodríguez José Benito Sandoval Herrera Nelson Gabriel San Martín Medina

RUT

RESULTADO PRUEBA MAY02012

Comprador

45,00

Comprador Comprador Comprador

NO RINDIÓ 50,00 56,67

Comprador

55,00

Comprador Supervisor

58,33 56,67

Supervisor

41,67

En la respuesta se indica, que los perfiles de los usuarios del Mercado Público se ajustan a lo dispuesto en el articulo 5 bis del decreto W250, de 2004 del Ministerio de Hacienda, ya que todos los usuarios se encuentran acreditados o en proceso de acreditación . En atención a lo informado, ésta se da por subsanada, sin pequ1c1o de señalar que el cumplimiento de los requisitos antes mencionados serán validados en una futura fiscalización. 6. Recursos en administración Sobre el particular, corresponde señalar que la Dirección Regional de Gendarmería administra en la mencionada cuenta corriente W 53309163130, del Banco del Estado, sucursal Concepción, las transferencias de recursos provenientes, entre otros, de convenio celebrado con el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, del Fondo Nacional de Desarrollo Regional, FNDR, para proyectos y de descuentos internos practicados a los funcionarios.

!

Respecto de los recursos correspondientes al FNDR, como se establece en la letra b) de la cláusula sexta de la resolución exenta W 3.653 de 7 de diciembre de 2011, del Gobierno Regional de la Región del Bío-Bío, GORE, que aprueba el convenio de transferencia de recursos, Subvención Seguridad Ciudadana, tales fondos deben ser manejados en cuenta corriente exclusiva, sin embargo ello no ocurre.

6 O'Higgins Poniente N" 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

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En la respuesta se informa, que se solicitarán instrucciones al nivel central respecto del manejo de dichos recursos, a fin de que se instruya y autorice la operatividad exigida por el ente fiscalizador. Al respecto, se mantiene lo observado hasta que se obtenga oficialmente una respuesta del nivel central sobre el manejo de los recursos en comento, de lo cual deberá informar y acreditar ante este Organismo de Control en cuanto a la mencionada instrucción, en el plazo establecido en las conclusiones. 11. EXAMEN DE CUENTAS

1. Devengo extemporáneo

•

La Dirección Regional de Gendarmería no aplica el principio del devengado en la contabilización de sus operaciones. En efecto, se comprobó que el registro de los hechos económicos es realizado cuando las obligaciones se pagan, en circunstancias que deben registrarse en el momento de su ocurrencia, independientemente de que éstas hayan sido o no pagadas. Lo anterior, constituye una debilidad de control interno que distorsiona la información contable-financiera, vulnerando con ello, lo establecido en la normativa contable contenida en el oficio circular N' 60.820, de 2005, de la Contraloría General de la República, que instruye sobre el Sistema de Contabilidad General de la Nación. Sobre siguientes transacciones en dicha situación:

•

el

particular,

se

determinaron

N' ORDEN DE COMPRA

FECHA ORDEN DE COMPRA

N' COMP. DEVENGO

FECHA COMP. DEVENGO

N' COMP. PAGO

FECHA COMP. PAGO

1969-3928-CM 12 1969-9456-CM1 O 1969-9218-CM11 1969-9456-CM1 O 1969-4459-SE 12 1969-10504-SE11 1969-5758-SE11 1969-1 0511-SE11 1969-2459-SE12 1969-8559-SE11 1969-8667 -SE1 O 1969-8667-SE 1 O 1969-8667 -SE 1 O 1969-8330-SE 11

17-05-2012 29-12-2010 24-11-2011 29-12-2010 04-06-2012 28-12-2011 16-08-2011 28-12-2011 03-04-2012 02-11-2011 16-12-2010 16-12-2010 16-12-2010 24-10-2011

94481 127790 214750 184595 118305 16025 163206 15813 69209 214957 233077 194513 233077 223809

30-05-2012 29-07-2011 30-11-2011 24-10-2011 28-06-2012 08-02-2012 26-09-2011 08-02-2012 25-04-2012 30-11-2011 23-12-2011 07-11-2011 23-12-2011 16-12-2011

1969-3407 -SE11

10-05-2011

189992

27-10-2011

1969-3407-SE11

10-05-2011

219407

13-12-2011

978481 841043 896246 876753 993325 928916 863208 928709 962342 896413 925761 883595 942186 901725 880362 880389 880408 899074 899081 899088

30-05-2012 29-07-2011 01-12-2011 24-10-2011 28-09-2012 08-02-2012 26-09-2011 08-02-2012 25-04-2012 01-12-2011 30-01-2012 07-11-2011 14-03-2012 16-12-2011 27-10-2011 27-10-2011 27-10-2011 13-12-2011 13-12-2011 13-12-2011

las

MONTO PAGADO $ 26.228.000 5.484.840 36.850.000 5.830.000 411.145 3.498.719 146.727 4.091 684 179.928 1.056.869 4.007.277 4 007.275 4.007.277 84.865.717 22.963.500 2.551.500 2.835.000 53.257.500 5.917.500 6.575.000

El director señala que según las instrucciones impartidas por la Dirección Nacional de Gendarmería de Chile, no se pueden dejar devengos de un mes para otro, por lo que existiendo disponibilidad presupuestaria, las facturas que se entregan en habilitación se devengan y pagan en el momento, 7 O'Higgins Poniente W 74. Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

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cumpliendo con el pago, en un plazo de treinta dfas. En relación a la diferencia observada entre la emisión de la orden de compra y el pago de las facturas, señaló que debido al procedimiento de recepción conforme según el área y certificación con las firmas correspondientes, además por ser dirección regional, se realizan en algunas áreas las compras para las diferentes unidades penales y especiales de la región, debiendo esperar las certificaciones de recepción conforme, lo que demora la entrega de factura a habilitación para su devengo y pago. Además, señala que sin perjuicio de lo ya indicado, se instruirá a fin de que se dé cumplimiento al devengo de acuerdo a lo establecido en la normativa contable contenida en el oficio circular W 60.820 de 2005 de Contraloría General de la República. No obstante lo informado, se mantiene lo observado, hasta que sea remitida a esta Contraloría Regional la mencionada instrucción, ello en el plazo establecido en las conclusiones. •

2. Incumplimientos a la ley W 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y prestación de Servicios y su reglamento. 2.1. Se constató que las empresas y Ingenieros no están Laboratorios inscritas en el registro de proveedores, sin embargo, se les adjudicaron licitaciones, según ID 1969-377-LE11 "Contrato de suministros medicamentos, in sumos médicos y dentales año 2011" y ID 1969-118-LE11"Diseño y/o rediseño según corresponda de las redes contra incendio de las Unidades Penales de la Región del Bío-Bío", respectivamente.

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Lo anterior, infringe lo establecido en el artículo 16 de la ley W 19.886, en relación a la exigencia de que se inscribirán en el registro oficial de contratistas de la administración, todas las personas naturales y jurídicas que no tengan causal de inhabilidad para contratar con los organismos del Estado y que los organismos públicos contratantes podrán exigir dicha inscripción para poder suscribir los contratos definitivos, lo que no aconteció en la especie. la empresa Laboratorios Respecto a en la respuesta se informa que a la fecha de postulación a la licitación ID 1969-377-LE11, se encontraba inscrita en el registro de Chile Proveedores, lo cual es avalado en el portal que señala textualmente "inhabilitado por condena por práctica antisindical o infracción de derecho fundamental del trabajador". Cabe señalar que si con posterioridad a la presentación de las ofertas el proponente adjudicado es condenado, y por ende, la Dirección de Compras y Contratación Pública lo elimina del registro por incurrir en una inhabilidad sobreviniente o bien la entidad licitante conoce formalmente de la respectiva condena ejecutoriada, ésta deberá abstenerse de suscribir y aprobar el contrato respectivo, por incumplimiento de un requisito previsto en las bases, de acuerdo al criterio contenido en él dictamen No 42.644 de 2012. En relación a la empresa Ingenieros , si bien es cierto que fue contratada por trato directo porque la licitación pública ID 1969-118-LE11 quedó desierta, ello no exime de la obligatoriedad de la inscripción en el registro de proveedores para poder contratar con empresas del estado, según lo señalado en el artículo 16 de la ley W 19.886 ya citada.

8 O'Higgins Poniente W 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

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Además, cabe señalar que el artículo 8 letra a) de la citada ley, señala que "las bases que se fijaron para la licitación pública deberán ser las mismas que se utilicen para contratar directamente ... " y, que el artículo 22 de las bases administrativas, se refiere a la obligación de la inscripción en el registro de proveedores. Se mantiene lo observado, mientras la Dirección Regional no instruya formalmente al personal encargado de las adquisiones, con el objeto que se dé estricto cumplimiento a la normativa señalada. Asimismo, la unidad de auditoría interna deberá controlar que la instrucción impartida sea cumplida por los funcionarios que correspondan. Lo anterior deberá ser informado a esta Contraloría Regional, debidamente documentado y visado por dicha unidad de auditoría interna, en el plazo indicado en las conclusiones.

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Asimismo, dicha autoridad deberá dar inicio a un sumario administrativo, a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas de los funcionarios ante lo acontecido, debiendo remitir copia del documento que así lo ordene en el plazo que se indica en las conclusiones.

2.2. No fue publicado en el portal Mercado Público el contrato realizado con la empresa Emilia , adjudicado mediante la licitación ID 1969-429-LP11 "Proyecto red de datos y eléctrica de computación Gendarmería de Chile región del Bío-Bío", por un monto total de$ 84.865.716, según resolución de adjudicación exenta No 2397 de 22 de julio de 2011.

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Lo señalado vulnera lo preceptuado en el decreto No 250 de 2004, que establece en el artículo 57 letra b} numeral 6, que para las licitaciones públicas las entidades deberán publicar en el sistema de información el texto del contrato de suministro y servicio definitivo . En la respuesta se informa que fue publicado el mencionado contrato el 11 de diciembre de 2012. Lo anterior, fue verificado por este Organismo de Control, razón por la cual corresponde dar por subsanada la observación, sin perjuicio de indicar que la Dirección Regional debéra adoptar las medidas tendientes a evitar la falta de oportunidad en la publicación de las licitaciones. Asimismo, cabe hacer presente que dicha regularización fue realizada por el servicio en fecha posterior a la auditoría.

2.3. Se constató que para las licitaciones públicas que se señalan en el cuadro que sigue, no fueron elaboradas las bases administrativas generales y especiales, lo que contraviene el artículo 6° de la ley No 19.886 y el artículo 19 del referido decreto W 250, donde se dispone que las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre los beneficiarios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros deben ser establecidas en las bases aprobadas mediante resolución de la autoridad competente. 9 O'Higgins Poniente N' 74, Concepción. Teléfono: 41-311 30 OO. Fax: 41-311 30 01 www.contraloria.cl - [email protected]

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DEL BÍO-BÍO UNIDAD DE CONTROL EXTERNO ID LICITACION

TIPO

1969-490L111

< 100 UTM

1969-78L111

< 100 UTM

1969-732LE10

>= 100 y