DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIAS REGIONALES AREA CONTROL DE PERSONAL
INFORME FINAL
Servicios de Salud y Hospitales de la Region Metropolitans y Regionales
Numero de Informe: 154/2011 20 de abril de 2012
www.contraloria.c1
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DEAUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIAS REGIONALES AREA CONTROL DE PERSONAL
REMITE INFORME FINAL CONSOLIDADO N° 154, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA A LOS SERVICIOS DE SALUD Y HOSPITALES DE LA REGION METROPOLITANA Y REGIONALES
DAA N° 2.102/2011
SANTIAGO,
20.4312*022817
Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final Consolidado N° 154, de 2011, con el resultado de Ia auditoria practicada por funcionarios de esta Contraloria General, realizada a nivel nacional a los Servicios de Salud y a los Hospitales de Ia Region Metropolitana y Regionales, respecto Ia Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral.
Saluda atentamente a Ud.,
A . .eCEPC101 2 0 ABR 2012
Agaabo
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OFICINA DE PARTES
AL SENOR MINISTRO DE SALUD PRESENTE LCSIGUP
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DAA N° 2.103/2011
REMITE INFORME FINAL CONSOLIDADO N° 154, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA A LOS SERVICIOS DE SALUD Y HOSPITALES DE LA REGION METROPOLITANA Y REGIONALES
SANTIAGO, 20.488 1
2*022816
Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final Consolidado N° 154, de 2011, con el resultado de Ia auditoria practicada por funcionarios de esta Contraloria General, realizada a nivel nacional a los Servicios de Salud y a los Hospitales de Ia Region Metropolitana y Regionales, respecto Ia Recuperaci6n de Subsidios por Incapacidad Laboral.
Saluda atentamente a Ud.,
y.
R
AL SENOR MINISTRO SECRETARIO GENERAL DE LA PRESIDENCIA PRESENTE LCS/Gt*
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Z.UP1GA E LA REPI.:621.1CA
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DAA N° 2.1042011
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SANTIAGO,
2 O. afi 1 2 *02 2 S
Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final Consolidado N° 154, de 2011, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Contraloria General, realizada a nivel nacional a los Servicios de Salud y a los Hospitales de la Regi6n Metropolitana y Regionales, respecto la Recuperaci6n de Subsidios por Incapacidad Laboral.
Saluda atentamente a Ud.,
Por
Corttroor General
MAPJA
CkRRIL CABALLERO Jete
Div!SiOn
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AL SENOR AUDITOR MINISTERIAL DEL MINISTERIO DE SALUD PRESENTE LCS/G P
ANTECET.)
Audito(T, Administreve
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DAA N° 2.105/2011
REMITE INFORME FINAL CONSOLIDADO N° 154, DE 2011, SOBRE AUDITORIA EFECTUADA A LOS SERVICIOS DE SALUD Y HOSPITALES DE LA REGION METROPOLITANA Y REGIONALES
SANTIAGO, 2
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Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final Consolidado N° 154, de 2011, con el resultado de Ia auditoria practicada por funcionarios de esta Contraloria General, realizada a nivel nacional a los Servicios de Salud y a los Hospitales de Ia Regi6n Metropolitana y Regionales, respecto Ia Recuperaci6n de Subsidios por Incapacidad Laboral.
Saluda atentamente a Ud.,
Por Orden del Contralor General
MARIA !SABEL CARRk. CAEALO=R0 Jere Divisk5n t.':e Auditor:a Adm4listraNa
AL SENOR JEFE DIVISION DE GESTION Y DESARROLLO DE LAS PERSONAS SUBSCRETARIA REDES ASISTENCIALES PRESENTE LCS/GUP
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PNAC N° 13042
INFORME FINAL CONSOLIDADO N° 154, DE 2011, SOBRE AUDITORIA DE RECUPERACION DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL EFECTUADA A LOS SERVICIOS DE SALUD Y HOSPITALES METROPOLITANOS Y REGIONALES.
SANTIAGO,
2 0 ABR 2012
En cumplimiento del plan anual de fiscalizacion de esta Contraloria General para el atio 2011, se efectuo una auditoria a la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, analizandose las licencias emitidas en el mes de octubre de 2010, a diversos Servicios de Salud y Hospitales a nivel nacional.
OBJETIVO La auditoria tuvo por finalidad evaluar los procedimientos referidos al cobro, metodo de calculo y control de los subsidios por incapacidad laboral, producto de las licencias medicas, maternales y por accidentes del trabajo, otorgadas a los funcionarios de parte de las distintas Instituciones de Salud Previsional y del Fondo Nacional de Salud como de las Mutuales de Seguridad, verificando ademas el cumplimiento de la normativa vigente sobre la materia.
METODOLOGIA El examen se realize) de acuerdo con las normas y procedimientos de fiscalizaciem aprobados por esta Contraloria General, e incluy6 la revision y la identificaci6n de los riesgos de las Entidades, determinandose la realizacion de pruebas selectivas en la medida que se estimaron necesarias, de acuerdo a dicha evaluacion.
UNIVERSO Lo constituyen, todas las licencias medicas emitidas en el mes de octubre de 2010 y que dan origen a la recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral, pudiendo abarcar otros meses, en la medida que se consider6 necesario.
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A LA SENORA JEFE DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESEFE LCS/Gu
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MUESTRA Se audito el mes de octubre de 2010, un monto total de $ 102.238.248, recaudados por el concepto que nos ocupa del cual $ 24.450.775, corresponden a la region metropolitana.
ANTECEDENTES GENERALES Los Servicios de Salud, tienen como mision principal el facilitar Ia ejecucion de acciones integradas de fomento, recuperaci6n y proteccion de la salud, hasta la rehabilitacion de las personas enfermas. Una tarea que les exige planificar y gestionar eficientemente sus acciones, coordinandolas a traves de los establecimientos que integran su red. Los hospitales, propenden a la protecci6n y recuperacion de la salud de la poblacion, como tambien, a la rehabilitacion y cuidados paliativos de las personas, proporcionando una adecuada atenciOn a los usuarios del sistema con estandares minimos que garanticen una asistencia eficaz y oportuna. De esta forma, el proceso de fiscalizacion Ilevado a cabo, ha tenido como objetivo verificar el cumplimiento de las normas sobre recuperacion de subsidios y las gestiones de cobro que se realizan.
RESULTADO DEL EXAMEN En relacion con el desarrollo del Programa Nacional de Auditoria (PNAC), que esta Contraloria General neva, a cabo a nivel nacional, y de acuerdo con el calendario establecido para el ano 2011, se fiscaliz6 un total de 13 Servicios de Salud y 13 Hospitales del pals, labor en Ia que participaron las respectivas Contralorias Regionales. En cuanto al control de los establecimientos de la Regi6n Metropolitana, Ia muestra alcanzo a las instituciones que seguidamente se indican: 123456-
Servicio de Salud Metropolitano Central. Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente y Complejo Asistencial Doctor Sotero del Rio. Servicio de Salud Metropolitano Oriente e Institute Nacional del Torax. Servicio de Salud Metropolitano Norte e Institute Nacional del Cancer. Servicio de Salud Metropolitano Sur y Hospital Exequiel Gonzalez Cortes. Servicio de Salud Metropolitano Occidente: Hospital San Juan de Dios e Institute Traumatologico.
En cada una de las entidades fiscalizadas, se emitio un Preinforme de Observaciones de caracter reservado a raiz de los cuales dieron una respuesta a los alcances formulados.
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Ahora bien, de un modo general, y luego de analizar las diversas auditorias, es posible advertir que las observaciones son frecuentes en la mayoria de los Servicios y Hospitales auditados, en el sentido de que toda la red del Ministerio de Salud, cuenta con el Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), sobre el cual se observaron errores de ingreso de informacion y de calculo de los montos a recuperar.
NORMATIVA LEGAL APLICABLE La normativa vigente aplicable a la materia examinada, se encuentra radicada principalmente en el articulo 12 de la ley N ° 18.196; el decreto con fuerza de ley N ° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social; la ley N ° 16.744; el articulo 5° de la ley N ° 18.899; el articulo 155 del decreto con fuerza de ley N ° 1, de 2005, del Ministerio de Salud, que fijo el texto refundido, coordinado y sistematizado del decreto ley N° 2.763, de 1979 y de las leyes N° 18.933 y N° 18.469; asi como tambien el decreto N ° 3, de 1984, de este Ultimo Ministerio, reglamentario de las licencias medicas. De la normativa anterior, reviste especial relevancia para la auditoria el articulo 1 del citado decreto N° 3, de 1984, puesto que en el se define el concepto de licencia medica, preceptuando a esta como el derecho que tiene el trabajador de ausentarse o reducir su jornada de trabajo, durante un determinado lapso de tiempo, en cumplimiento de una indicacion profesional certificada por un medico-cirujano, cirujano-dentista o matrona, reconocida por su empleador en su caso, y autorizada por la Comision de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN), o una Institucion de Salud Previsional (ISAPRE). Asimismo, el mencionado reglamento en su articulo 24 indica que la COMPIN tendra un plazo de siete dias habiles, luego de la recepcion del formulario para pronunciarse sobre las licencias presentadas por cada entidad, plazo que puede ampliarse por otros siete dias habiles. A su vez, si la COMPIN requiere mas plazos, esta decisi6n necesariamente debe ser comunicada al empleador y al trabajador. Asi tambien, este articulo reconoce que el plazo maximo que poseen las ISAPRES para este mismo tramite, es de tres (03) dias habiles sin prorroga alguna. En directa relacion con lo anteriormente expuesto, el articulo 25 del citado reglamento establece que, transcurridos los plazos mencionados en el parrafo precedente, sin que la entidad competente emita el pronunciamiento respectivo sobre las licencias, esta se entendera autorizada y se procedera a los tramites para su pago y demas efectos Iegales, si correspondiere. De esta forma, la ley otorga el derecho a percibir los fondos correspondientes a la licencia autorizada, y por lo tanto, el Servicio u Hospital queda facultado para realizar el cobro de tal ingreso, el cual se encuentra consagrado en el aludido reglamento. A continuacion, se informan de manera resumida, los resultados alcanzados en las fiscalizaciones que en cada caso se indican:
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REGIONES
XIII REGION METROPOLITANA SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO CENTRAL I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO En el examen practicado, se confirm6 la existencia de deficiencias en el sistema de control interno de ese Servicio de Salud, referida al proceso auditado, manifestada especialmente en la falta de politicas y directrices que tienen relacion con lo siguiente: •
Omision de respaldo documental o manuales que establezcan sistemas formales de requerimiento.
•
Problemas en la comunicaci6n y entrega de informaci6n, entre la Unidad de Recursos Humanos y Finanzas, referida por ejemplo, a reglas claras de procedimiento, lo que conlleva a omisiones administrativas internas.
•
La inexistencia de una persona encargada de la cobranza.
•
La dictacion de los actos administrativos que conceden el derecho a hacer use de licencias medicas se realiza con extemporaneidad, ya que el period° auditado, es el mes de octubre de 2010 y las resoluciones exentas fueron emitidas en el mes de mayo de 2011.
•
Falta de control por parte de la Unidad de Recursos Humanos, en cuanto a determinar el nOmero de licencias medicas enviadas para cobranza versus las pagadas.
•
Finalmente, se detecto Ia omision de capacitacian interna al personal de las unidades encargadas del proceso auditado, acerca de del procedimiento a tener presente del proceso objeto de Ia revision.
En respuesta a estas observaciones, ese Servicio manifiesta que se han dispuesto diversas acciones para solucionar lo serialado, las cuales en algunos casos se pondran en implementacion en forma inmediata y otras a futuro, por tal razor' se levanta parcialmente dicha observacion, las que seran verificadas en una pr6xima visita.
1. Auditoria !Marna En relacion con esta Unidad, es preciso selialar que de acuerdo a conversaciones sostenidas con el Jefe de Auditoria, este inform6 que no se han efectuado auditorias ni controles internos relacionados con la recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral. Sobre el particular, cabe advertir Ia importancia de que se efectuen analisis peri6dicos en el area de Recursos Humanos, por cuanto el control interno es un instrumento de gestion que se utiliza para proporcionar una garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados 4
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por la Direccion de ese Servicio de Salud, ya que sus observaciones deben considerarse como antecedentes en la correcci6n de errores y en Ia optimizaci6n de los procesos institucionales. Ello debe realizarse especialmente con el proceso que es materia de examen en esta oportunidad, toda vez que significa obtener recursos financieros que pasan a ser propios del Servicio. En lo que concierne a lo indicado, se hace presente que en el plan de auditoria 2011, que regula las actividades de la Direccion del Servicio y sus establecimientos dependientes, se establecio realizar una auditoria de Control Interno al proceso de Subsidios de Licencias Medicas, en cumplimiento al objetivo dispuesto por el Consejo de Auditoria General de Gobierno. Dicha inspeccion fue iniciada el 1 de agosto del citado alio, superponiendose a esa fecha, con la que realizaba este Organismo de Control, por lo que se levanta la observaciOn, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que realice este Organismo de Control acerca de la efectividad de las medidas adoptadas en el seguimiento del presente informe.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa
En lo que atane a la informacion administrativa con que cuenta la Entidad, esta se Ileva a traves de un procedimiento de informaci6n denominado Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar la gesti6n del personal. En esta base, se deben registrar los cargos, destinaciones, comisiones de servicios, ascensos, calificaciones, capacitaciones, licencias medicas y otros datos que deben quedar almacenados y registrados. No obstante lo anterior, se advierte que el sistema informatico implementado, no se encuentra utilizado en su totalidad, sobre todo en lo referente al modulo de licencias medicas y recuperacion de subsidios, por lo que no se logra contar con la informaci6n veraz, confiable y oportuna.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
De la revision de las licencias medicas extendidas en el period° auditado, se pudo comprobar que existen deficiencias en la recuperaci6n de subsidios, ya que Ia modalidad que se utiliza depende exclusivamente de Ia entrega de la informaciOn de las respectivas Instituciones de Salud Previsional, del Fondo Nacional de Salud o de las Mutuales de Seguridad, puesto que la Unidad de Personal, solo se limita a recepcionar las licencias medicas de los funcionarios, registrando la narracion y luego, enviandola a las Instituciones de Salud respectiva, ISAPRE, FONASA o MUTUAL. Posteriormente, los subsidios obtenidos del FONASA, son traspasados internamente a traves de trasferencia electronica, y los provenientes de las ISAPRES, se envia el cheque a Ia Unidad de Finanzas del Servicio, sin comprobar que los valores aportados correspondan al monto real a recuperar por concepto del equivalente del citado subsidio.
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Del mismo modo, cabe mencionar que al requerir informaci6n al encargado de personal, este manifiesta que no maneja el proceso a cabalidad, debido a que no se efectUan los calculos y estimaciones, ni se controla el proceso, como tampoco el cruce de informacion necesaria, que permita determinar lo adeudado, como lo que falta por recuperar por el concepto que nos ocupa. Situacion esta ultima que debido a la falta de informaci6n proporcionada, no resulto factible determinar tales datos por esta Contraloria General. ,
Por otra parte, en lo que respecta al procedimiento de calculo del subsidio que se genera a traves de un Informe de licencia medica del Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), se puede sefialar lo siguiente: a) Para determinar la renta neta que da origen al subsidio, no se descuenta como cotizacion de salud, el total del plan contratado en unidades de fomento (UF) de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, encontrandose en esta situacion los siguientes funcionarios: -Cordero Rojas, Maria -Danyau Argandotia, Carmen -Inostroza Cifuentes, Rosa -Palma Rojas, Carmen -Valencia Gonzalez, Fanny b) Del mismo modo, respecto a la determinacion de esta misma renta neta en aquellos casos en que el funcionario percibe una remuneraci6n que excede el limite maxima de imponibilidad, se deduce por concepto de impuesto unico el monto calculado sobre el total de los estipendios pagados, en circunstancias que en tales situaciones se debe recalcular el referido impuesto, realizandolo sobre la remuneracion imponible que esta afecta a los descuentos previsionales, tal como lo determina el articulo 7° del decreto N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, a modo de ejemplo se cita: a las siguientes personas: -Armijo Tobar, Tomes -Palma Rojas, Carmen -Stack Herreros, Maria -Valencia Gonzalez, Fanny c) En lo que atane a las licencias maternales, se debera verificar en el sistema, la variacion del IPC utilizado, por existir diferencias en la determinacion del mismo. Ya que no se logr6 determinar el utilizado por esa Entidad. Finalmente, cabe recordar la importancia de implementar un sistema de cobro de subsidios por incapacidad laboral que permita determinar cuales son las Instituciones deudoras, y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para el Servicio. Al respecto, cabe agregar que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias y reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se propongan para incorporar tales recursos, solo podran considerarse para estos efectos.
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`11, III 1,7
CHI LH
Luego, atendido lo expuesto en el parrafo anterior, se debera informar a este Organismo de Control, sobre la utilizacion de los dineros obtenidos por este concepto. En relacion a las observaciones efectuadas sobre el examen de cuentas, esa Direccion senala que se han dispuesto diversas acciones tales como: 1.- La realizacion de capacitacion sobre el modulo de Licencias Medicas de SIRH, por parte de la empresa INDRA. 2.- Se incluiran procedimientos formales a los responsables de las diferentes etapas del proceso. 3.- Que se han efectuado gestiones de cobranza, y que el dinero percibido durante el ario 2010 y 2011 asciende a Ia suma de $ 71.331.000, el cual se ha utilizado en su totalidad para financiar suplencias y reemplazos. 4.- Finalmente, deduce que respecto al procedimiento de calculo, se ha enviado un correo electronico al Ministerio de Salud, para que corrija las observaciones efectuadas sobre Ia materia, por ser esa entidad el administrador del sistema SIRH. Sobre las medidas adoptadas, y de acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista, se puede informar que se levanta Ia observacion en forma parcial, por cuanto toda su implementacion sera analizada y verificada en forma detallada en una pr6xima visita de seguimiento que se practicara a esa Entidad.
DIRECCION DEL SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO OCCIDENTE I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO En el examen practicado, se verifico Ia existencia de diferentes medidas del sistema de control interno referidas al proceso auditado, sobre recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, manifestada especialmente en relacion con lo siguiente: •
Un respaldo documental del flujograma que establece el procedimiento a aplicar por parte de las diferentes unidades que intervienen en este proceso.
•
Politicas claras respecto al papel que deben cumplir al respecto las Unidades de Recursos Humanos y Finanzas, y
•
La dictacion de los actos administrativos que conceden el derecho a hacer use de licencias medidas.
1. Auditoria !Marna
En relacion con esta materia, es preciso senalar que de acuerdo a los antecedente proporcionados por la encargada de dicho Departamento, no se han efectuado auditorias o controles internos, respecto del proceso sujeto a esta auditoria, entre el aria 2009 al 2011. 7
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Sobre lo informado, cabe advertir la importancia de que se efectijen analisis peri6dicos en el Area de Recursos Humanos, por cuanto el control interne es un instrumento de gestion que se utiliza para proporcionar una garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Direcci6n de ese Servicio de Salud, ya que sus observaciones pueden considerarse como antecedentes en la correcci6n de errores y en la optimizacion de los procesos institucionales. En respuesta a esta observacion, se hace presente que la Subdirecci6n de Recursos Humanos, ha dispuesto realizar auditorias anuales al proceso de recuperacion de subsidies, y para ello, se ha designado a Ia profesional, Gabriela Carvajal Azocar, para iniciar este trabajo en el mes de noviembre de 2011, compromise que sera verificado en terreno por este Organismo de Control en una visits futura.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrative En cuanto a esta situaci6n, cabe hacer presente que el Servicio cuenta can el Sistema lntegrado de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, can la finalidad de mejorar y optimizar la gesti6n del personal. En este se debe dejar registro los cargos y destinaciones, comisiones de servicios, ascensos, calificaciones, capacitacion, licencias medicas y otros dates que deben quedar almacenados. De lo anterior, cabe advertir que del sistema informatico implementado, se utiliza el modulo de licencias medicas, debiendo hacer presente que dicha base de dates permite realizar diversas aplicaciones, las cuales deben ser conocidas e implementadas por todo el personal que tenga a cargo el control de los subsidies, cumpliendo can el proposito para el cual fue creado, el cual es, permitir una gestion mss eficiente, contando can una informacion veraz, confiable y oportuna.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral De la revision de las licencias medicas extendidas en el periodo auditado, se pudo comprobar que el Servicio cuenta can diversas medidas que permiten Ilevar a cabo Ia de recuperar los subsidies por incapacidad laboral, ya sea de las respectivas lnstituciones de Salud Previsional, Fondo Nacional de Salud o de las Mutuales de Seguridad. No obstante lo anterior, corresponde hacer presente las siguientes situaciones respecto al procedimiento de calculo del subsidio a cobrar que se genera a traves de un lnforme emanado del sistema integrado de recursos humanos (SIRH): a) Para la determinacion de la renta neta, que es la base para la obtencion del subsidio, no se descuenta como cotizacion de salud, el total del plan contratado en
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U.F., de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, produciendose de esta manera un calculo erroneo, encontrandose en esta situacian doria Carolina Hernandez Valdes. b) Del mismo modo, respecto de la determinaci6n de la renta neta, en aquellos casos en que el funcionario percibe una remuneraci6n que excede el limite maximo de imponibilidad, se deduce por concepto de impuesto unico el monto calculado sobre el total de los estipendios pagados, en circunstancias que se debe recalcular el referido impuesto, sobre la remuneraciOn imponible que esta afecta a los descuentos previsionales, a modo de ejemplo, se cita Ia situacion de doria Camila Villela Chacon. c) Se solicita como devolucion la cotizacion al fondo de desahucio, sin tener presente que segian el decreto con fuerza de ley N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, tal peticion es improcedente. Finalmente, cabe precisar la importancia de efectuar el cobro de subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las lnstituciones deudoras, y a cuanto asciende el monto a recaudar, considerando que las sumas recuperadas constituyen ingresos propios para el Servicio. Al respecto, corresponde serialar que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer para efectuar suplencias y reemplazos, ello, de acuerdo con lo que dispone el nOmero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuestos, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector PCiblico del ano 2011, aprobado por Ia ley N° 20.481. Acerca de las observaciones sobre el Examen de Cuentas, ese Servicio manifiesta que el Ministerio de Salud, es el encargado de administrar el SIRH, cuyos parametros son definidos a nivel Ministerial y de use comun para todos los Servicios de Salud del pats, de tal manera que mediante oficio N° 1.325, del presente atio, se formalize) una peticion al Ministerio con los puntos objetados sobre la materia por este Organismo de Control, con el fin de que se realicen las modificaciones que correspondan respecto a su calculo. Sobre el particular, este Organismo de Control ha resuelto mantener la observacion formulada, en tanto no se acrediten las modificaciones que corresponds, situaci6n que sera verificada en detalle en una pr6xima visita que se realice a ese Servicio.
HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
Sobre esta materia, cabe observar que el Centro Hospitalario objeto de la presente auditoria, no cuenta con un manual de procedimientos que describa los principales cursos de accion a seguir en la tramitaciOn y calculo de las licencias medicas, ya sea por enfermedades comunes, maternales y complementarias de descanso maternal, asi como las de la madre por enfermedad grave del hijo menor de un
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CHI I. F.
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Tampoco se han realizado auditorias al proceso en estudio, desde el alio 2009 a la fecha. Al respecto, cabe advertir la importancia de que se efectuen analisis peri6dicos en el area de Recursos Humanos, por cuanto el control interno es un instrumento de gesti6n que se utiliza para proporcionar una garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Direcci6n. Asimismo, se observo que se emite con notable retraso el acto administrativo que concede el derecho a hacer use de licencia medica. Esto se observa por ejemplo, en la resolucion N° 1.231, de 26 de abril de 2011, la cual concede el beneficio estatutario desde agosto de 2010 hasta marzo del presente alio.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa De Ia revision a las licencias medicas extendidas en el periodo senalado, se pudo comprobar que ese Hospital, asi como toda la red del Ministerio de Salud, utiliza el Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), manteniendo un modulo de licencias medicas que permite conocer el costo de una licencia, de acuerdo al tipo, dias y remuneracion del funcionario, y genera informes. De esta forma, el control de los montos a recuperar es Ilevado mediante el SIRH, cuya informacion se traspasa a una planilla Excel, a fin de informar a la Unidad de Finanzas los montos que se deben cobrar a las Instituciones de Salud. Asimismo, es necesario hacer presente que se confia en la informacion entregada por Ia Unidad de Contabilidad, sin que existan mecanismos que la validen, como tampoco un instructivo que seriale la forma en que se debe registrar en el SIRH u otro sistema de control. Tal omision recae igualmente en las licencias rechazadas o reducidas. Finalmente, es dable indicar que el sistema de informacion presenta falencias, tales como: •
En relacion a la remuneracion tributable, el sistema contempla toda la remuneracion del funcionario y sobre ella calcula el impuesto Onico, lo que no corresponde, ya que para determinar esta carga tributaria que incide en la renta neta se debe obtener de la remuneracion imponible, la cual en definitiva, sera la informada a las Instituciones de Salud.
•
En el caso de las licencias maternales, no aplica correctamente el IPC que corresponde al periodo de la licencia, generando diferencias de calculo del subsidio diario.
•
Descuenta la cotizaci6n proporcional por concepto de desahucio, para luego requerir la devolucion por los dias de licencia, en circunstancias que solo se debe realizar el descuento y cobrar las cotizaciones proporcionales de salud y prevision. 10
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Sobre estas situaciones, ese Hospital acoge las observaciones realizadas serialando que disetiara e implementara el manual de procedimiento sobre recuperacion de subsidios, como asimismo, un sistema de control y validacion de los montos, por lo que se levanta parcialmente las observaciones, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que realice este Organismo de Control, acerca de las medidas adoptadas.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
El centre hospitalario auditado, en el period° revisado solo recuper6, al mes de junio 2011, el 75,22% por concepto de devolucion de las ISAPRES. Ahora bien, respecto a los reembolsos provenientes de FONASA, no se aporto informaci6n confiable que permitiera verificar el monto tanto de lo recuperado como lo adeudado. Ademas, se observaron diferencias entre los valores que calcula el Hospital y lo que determin6 esta Contraloria General, situaci6n que debera ser revisada. Es dable indicar ademas, que el Hospital, a traves de la Unidad de Contabilidad, dada la informacion que genera el Departamento de Gestion de Personas, solo cumple can recepcionar desde las lnstituciones de Salud, los montos que estas depositan, sin realizar el analisis sobre los montos no entregados. Se observe asimismo, una notable descoordinaci6n en el envio de informacion sobre la recuperacion, entre los diferentes actores involucrados en el proceso. Por otra parte, respecto de la determinacion de la renta neta para la obtencion del subsidio correspondiente, no se descuenta como cotizacion de salud el total del plan contratado en UF., de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, produciendose una cifra distinta a la legal, como es el case de la licencia N° 32034310, de dotia Al respecto, corresponde manifestar la importancia de efectuar el cobro de subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las lnstituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para la Entidad, dineros que deben ser utilizados para Ia contratacion de funcionarios de reemplazo. Adernas, cabe referirse especialmente a la ausencia de controles y errores en los registros, como asimismo en la contabilizacion de los recursos obtenidos, ya que por tener estos la calidad de recurso fiscales, la responsabilidad directa sobre la ineficacia del procedimiento recae en la jefatura de la Unidad de Contabilidad, quien debe responder por Ia falta de claridad en Ia gesti6n de tales valores. Asimismo, debe puntualizarse que con las aludidas recuperaciones solo se podran disponer reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, por regla general, solo podran considerar este destine, ello, de acuerdo con lo que dispone el nOmero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuesto, a traves del cual impartiO instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector PUblico del alio 2011.
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Sobre todo lo observado, ese Hospital en su oficio de respuesta N° 1.346, de 2011, describe todo el procedimiento ejecutado hasta ahora, respecto a la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, sin embargo, no se acomparian antecedentes que permitan levantar, por el momento, las observaciones efectuadas, de tal manera que todo ello se verificara en terreno en proximas visitas de seguimiento que se efectUen a ese Hospital.
INSTITUTO TRAUMATOLOGICO I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Sobre esta materia, cabe observar que ese Centro Hospitalario cuenta con un procedimiento escrito y actualizado sobre los procedimientos a seguir respecto a la recuperaci6n de subsidios. Sin embargo, este no describe a cabalidad el proceso, lo cual no permite entender el flujo ni las acciones de control que se deben adoptar respecto al mismo. En relacion a esta observacion, el Institute informa que se procedera a disenar un Procedimiento Institucional de Recuperacion de Licencias Medicas, ya que involucra a distintas unidades administrativas, incorporando actividades mas especificas para facilitar el Control Interne, con flujograma e hitos relevantes. Por otra parte, en relacian a Auditorias ejecutadas respecto al t6pico auditado, ese Hospital contempla en su "Plan Trienal de la Unidad de Auditoria", 2011 al 2013, abordar el rubro referido a la recuperacion de subsidios, asi come el ingreso de informaci6n en el SIRH. Respecto, entre otros, a las licencias medicas y el ausentismo.,Al momento de la visita, no se aportaron antecedentes que indiquen en que etapa se encuentra el proceso, dado que el documento presentado corresponde a noviembre de 2010, aprobado mediante resolucion exenta N° 1.046, del citado atio. Respecto a este tema, la Unidad de Auditoria Interna del Instituto, informa que tiene contemplado de acuerdo a su plan trienal, realizar auditoria a la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral durante el ario 2012. Sobre las medidas adoptadas, estas seran verificadas y analizadas en una pr6xima visita de este Organismo de Control, por lo que se levanta parcialmente las observaciones del caso.
IL SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa De la revision de las licencias medicas extendidas en el periodo sefialado, se pudo comprobar que el Hospital auditado, asi como toda la red del Ministerio de Salud, utiliza el Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH).
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Sobre el particular, es dable indicar que se observe) que el SIRH presenta las siguientes falencias: •
En relacion a la remuneracion tributable, el sistema contempla toda la renta del funcionario y calcula el impuesto Onico erroneamente, generando diferencias en Ia renta neta, Ia cual, en definitiva, sera la informada a las Instituciones de Salud. Ello, por cuanto la carga tributaria a considerar debe extraerse del estipendio imponible.
•
En el caso de las licencias maternales, no aplica correctamente el IPC que corresponde al period() de la licencia, generando diferencias de calculo del subsidio diario.
•
Se realiza el cobro de las cotizaciones del desahucio, en circunstancias que dicho procedimiento no es el correcto, ya que de acuerdo con el decreto con fuerza de ley N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, solo procede recabar las cotizaciones del periodo de licencias medicas por el concepto de salud y prevision.
En relacion a esta observacion, esa Entidad, senala que buscara una alternativa para el calculo de los montos con los parametros correctos, iniciandose en primera instancia, de forma manual a la espera de las soluciones que entregue el SIRH, por lo que se levanta parcialmente lo objetado, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que realice este Organismo de Control acerca de la efectividad de las medidas adoptadas.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
Este Centro Hospitalario, en el period° revisado solo recuper6 al mes de junio 2011, el 40,90% respecto al pago desde las Instituciones de Salud. Ademas, se observaron diferencias entre los montos que calculan el Hospital y lo determinado por parte de esta Contraloria General, hecho que debe ser verificado. Es dable indicar, que estas diferencias encontradas en las planillas de resumen no se dimensionan, ya que el Hospital auditado se conforma con recepcionar, desde las instituciones de salud, los montos que ellos les depositan, sin realizar el analisis ni la revision de los estipendios no entregados. Es a traves de la Unidad Financiera Contable, que se cobra, recepciona y registra en el SIGFE, las sumas recibidas. Pero ademas, es pertinente asegurar que la Unidad de Personal, carece de informacion referida a la obtenci6n de los subsidios, ello debido a que no es registrada en el SIRH. Ademas, cabe referirse a la ausencia de controles y errores en los registros, como asimismo, en la contabilizacion de los recursos obtenidos, lo cual debe especialmente consignarse, ya que por tener estos Ia calidad de recursos fiscales, la responsabilidad directa sobre Ia ineficacia del procedimiento recae en Ia jefatura de Ia Unidad de Contabilidad, quien debe responder,por la falta de claridad en la gestion de tales valores.
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Sobre estas observaciones, ese Instituto seriala que a contar de 1 de septiembre del presente ano la gesti6n de recuperaci6n de licencias medicas qued6 a cargo de la Unidad de Recaudacion y Cobranzas, recepcionando la informacion desde la Unidad Financiera Contable, con el objeto de contabilizarla en forma oportuna, asi tambien de esta manera, con los procedimientos institucionales creados se pretende dar solucion a lo planteado respecto a las diferencias detectadas, como asimismo a la ausencia de controles y errores en los registros. Luego, se hace presente que conforme a lo informado en su respuesta, se levanta parcialmente lo observado, lo que sera constatado en las futuras visitas de seguimiento que practicara esta Entidad Superior de Control. ,
Finalmente, cabe recordar Ia importancia de efectuar el cobro de los subsidios, toda vez que los dineros recuperados deben ser utilizados para la contrataci6n de funcionarios de reemplazo. En efecto, con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias o reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, podran considerar dicho destino, ello de acuerdo con lo que dispone el nOmero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuestos, a traves del cual imparti6 instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector POblico del ano 2011.
SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO ORIENTE Mediante oficio N° 50.921 de 2011, fue enviado el Preinforme de Observaciones N° 154-3, de 2011, en el precitado documento se establecio un plazo de diez dias para responder, el que vencio, sin que ese Servicio haya contestado, razon por la cual, se emite el presente informe en caracter de definitivo. De las medidas que se adopten, respecto de las materias revisadas y que han sido objetadas, se debera informar a este Organismo de Control dentro del plazo de 30 dias, contados desde la recepcion del presente informe, explicando ademas, las causas para no responder el Preinforme de Observaciones, a fin de determinar la procedencia de establecer responsabilidades administrativas por tal omisi6n.
I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO En Ia revision practicada, se verifico la existencia de diferentes medidas del sistema de control interno de ese Servicio de Salud, referida al proceso auditado, manifestada especialmente en relacion can lo siguiente: •
Respaldo documental del procedimiento administrativo de tramitaci6n de licencias medicas y recuperacion de subsidios por incapacidad laboral.
•
Politicas claras respecto al papel que deben cumplir las Unidades de Recursos Humapos y Finanzas.
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• La dictacion de los actos administrativos que conceden el derecho a hacer use de licencias medicas.
1. Auditoria Interna
En relacian con esta materia, es preciso serialar que no se acompail6 ningun antecedente de parte del Departamento de Auditoria, determinando si se han efectuado auditorias o controles internos respecto del proceso de recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral de los arms 2009 al 2011. Sobre el particular, cabe advertir la importancia de que se efectUen examenes peri6dicos en el area de Recursos Humanos, por cuanto el control interno es un instrumento de gesti6n que se utiliza para proporcionar una garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Direccion de ese Servicio de Salud, ya que sus observaciones deben considerarse como antecedentes en la correcci6n de errores y en la optimizacion de los procesos institucionales.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrative
El Servicio cuenta con un sistema de informacion denominado Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar Ia gestion del recurso humano. En este se debe dejar registro de los cargos y destinaciones, comisiones de servicios, ascensos, calificaciones, capacitacion, licencias medicas y otros datos que deben quedar almacenados y registrados. De lo anterior, se advierte que del sistema informatico implementado se utiliza el modulo de licencias medicas, debiendo hacer presente que dicho proceso permite utilizar diversas aplicaciones, las cuales deben ser conocidas e implementadas por todo el personal que tenga a cargo el control de esta materia, cumpliendo de esta manera con el prop6sito por el que fue creado, esto es, la de permitir una gestion mas eficiente, contando con una informaci6n veraz, confiable y oportuna.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
De Ia revision a las licencias medicas extendidas en el period° senalado, se pudo comprobar que el Servicio auditado cuenta con diversas medidas para Ilevar a cabo la recuperacion de los subsidios por incapacidad laboral, ya sea de las respectivas Instituciones de Salud Previsional, del Fondo Nacional de Salud como de las Mutuales de Seguridad.
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No obstante lo anterior, se hace presente las siguientes situaciones respecto al procedimiento de calculo del subsidio a cobrar que se genera a traves de un informe de calculo desde el sistema integrado de recursos humanos (SIRH): a) Para la determinacion de la renta neta, que es la base para Ia obtencion del subsidio, de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, no se descuenta como cotizacion de salud el total del plan contratado en UF., sino solo se informa el 7%, produciendose de esta manera una renta neta mensual distinta a la legal, encontrandose en esta situacion, entre otros, dona Roxane Burgos Acufia. b) Del mismo modo, en cuanto a Ia determinacion de Ia ya mencionada renta neta, en aquellos casos en que el funcionario percibe una remuneracion que excede el limite maximo de imponibilidad, se deduce por concepto de impuesto Onico el monto calculado sobre el total de los estipendios pagados, en circunstancias que se debe recalcular la referida carga, sobre Ia remuneracion imponible que esta afecta a los descuentos previsionales, produciendo tambien una determinacion de un monto distinto, a modo de ejemplo, se cita el de la funcionaria dona Carmen Lira Aguilera. c) Asimismo, se solicita la devolucion de las cotizaciones del desahucio, en circunstancias que de acuerdo con el decreto con fuerza de ley N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, solo procede requerir las referidas a la salud y la prevision, como ejemplo de ello esta la situacion de dona Aurora Jeldres Alarcon. Por otra parte, en el caso de dona Roxane Burgos Acuria, no hay constancia que se haya emitido el acto administrativo que concede el derecho a ser use de licencia medica desde el 25 al 31 de octubre de 2010. Finalmente, resulta oportuno acotar la importancia que tiene efectuar el cobro de los subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las Instituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para el Servicio. Al respecto, cabe indicar que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias y reemplazos, ello segun lo dispone el nOmero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuesto, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Publico del ano 2011, de modo que las modificaciones presupuestarias que se propongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar para estos efectos dicho destino de gasto.
INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX Mediante oficio N° 50.922, de 2011, fue enviado el Preinforme N° 154-3, de 2011, en el precitado documento se establecio un plazo de diez dias para responder, el que vencio, sin que ese Servicio haya contestad , razon por la cual, se emite el presente informe en caracter de definitivo.
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De las medidas que se adopten, respecto de las materias revisadas y que han sido objetadas, se debera informar a este Organismo de Control dentro del plazo de 30 dias, contados desde la recepcion del presente informe, explicando adernas, las causas para no responder el Preinforme de Observaciones, a fin de determinar Ia procedencia de establecer responsabilidades administrativas por tal omision.
I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Sobre esta materia, resulta pertinente manifestar que al Centro Hospitalario auditado no cuenta con un manual de procedimientos, que precise los pasos a seguir respecto a la tramitacion de las licencias medicas. Sin embargo, maneja un flujo del proceso, que instruye de forma general sobre su aplicacion, no encontrando observaciones respecto del mismo, ya que se cumple con lo estipulado sobre este derecho estatutario. Sin embargo, acerca de Ia recuperaci6n de subsidios como consecuencia de las licencias medicas, dicha guia resulta ser demasiado imprecisa en relacion a que no detalla a los responsables del proceso. Es asi como los recursos obtenidos no son ingresados al sistema, perdiendose el control de los mismos, desde el Area de Comercializacion hacia el Departamento de Recursos Humanos, ya que el flujo del proceso no contempla el ingreso de esta informacion al sistema SIRH, al cual solo pueden acceder los funcionarios del Area de Recursos Humanos, sin que estos tengan alguna injerencia en el cobro de las devoluciones a las distintas instituciones de salud. En relacion a las auditorias realizadas al proceso en examen, el Hospital objeto de la presente auditoria informa que no existen informes de diagn6stico, sino que se dispone de un seguimiento respecto a una indicacion de Ia Contra!aria General, serialada en el Informe N° 74, de 2011. Por lo que no se contemplan auditorias relacionadas con dicho tema. Tal omision, no le permite a ese Instituto gestionar e incrementar la recuperacion de tales recursos y adoptar mejores decisiones.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa De la revision a las licencias medicas extendidas en el periodo auditado, se pudo comprobar que ese Instituto, asi como toda la red del Ministerio de Salud, cuenta con el Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), el cual tiene como finalidad mejorar y optimizar la gestion del personal, manteniendo un modulo de licencias medicas que permite conocer el costo de una licencia, de acuerdo al tipo, dias y remuneracion del funcionario, el cual, al ser correctamente poblado y manejado, aporta informacion relevante y veraz sobre tal derecho y otorga una herramienta de gesti6n que apoya la labor tanto del Departamento de Recursos Humanos como de Finanzas, en tanto este Ultimo conozca y utilice el sistema. Finalmente, es dable indicar que el SIRH presenta algunas falencias, tales como:
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•
En relacion al impuesto imico que considera para determinar la renta neta, que es Ia base para cobrar los subsidios, toma esta carga tributaria del total de la remuneracion del funcionario, en circunstancias que segim el decreto con fuerza de ley N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, debe ser el de la remuneracion imponible, segim lo dispone el articulo 7 de la norma legal citada.
•
En el caso de las licencias maternales, no aplica correctamente el IPC que corresponde al periodo de la licencia, generando diferencias de calculo del subsidio diario.
•
Requerimientos efectuados a la cotizacion por concepto de desahucio, procedimiento que no es el correcto, ya que solo se deben cobrar las referidas a salud y prevision.
Atendido lo expuesto, ese Centro Hospitalario auditado debe procurar realizar calculos propios sobre los montos a recuperar, lo que permitira validar las sumas que arroje e incluso sugerir modificaciones que permitan optimizar el procedimiento de cobro de los subsidios.
2. Recuperaci6n de Subsidios por Incapacidad Laboral
El Institute de Salud auditado por el period° revisado, logr6 recuperar segim consta en una planilla excel aportada, al mes de junio 2011, el 92,98% de los recursos por concepto de subsidios y que correspondian a licencias del mes de octubre de 2010. Sobre lo expuesto, cabe senalar que dicha informacion no resulta del todo confiable, toda vez que se entregaron dos bases de datos con antecedentes que no permiten acreditar a cabalidad dicha recuperaciOn, mas aim cuando un informe de la Unidad de Auditoria Interna senala que respecto al seguimiento del Informe N° 74, de 2011, de esta Contraloria General, al 29 de diciembre de 2010, se habia recuperado el 88%. Por otra parte, se observaron diferencias entre los montos que determina el Hospital y lo estimado por esta Entidad de Control, lo que se debera aclarar. Es dable indicar ademas, que estas diferencias, detectadas en las planillas de resumen que maneja el Hospital, no son consideradas relevantes, ya que ese Centro de Salud solo se preocupa de recepcionar los dineros desde las Instituciones de Salud, sin realizar el analisis ni la gesti6n por los montos no entregados. Ademas, se observe que se incurre en una omisi6n que implica requerir menos subsidios de lo que corresponde, ya que en Ia determinaciOn de la renta neta no se incluyen los bonos trimestrales de las leyes N° s 19.937 y 19.490. En este caso, el funcionario encargado de detallar las tres Oltimas remuneraciones en la licencia medica y de anexar las liquidaciones de sueldo a la misma, no cuenta con toda la informacion necesaria a fin de registrar correcta y completamente Ia remuneracion imponible que debiese ser considerada. Esta situacioryse refleja en Ia licencia N° 24722079 de doria
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C H I I. F.
Asimismo, para determinar Ia renta neta tantas veces mencionada, no se considera como cotizacion de salud el total del plan contratado en UF., produciendose un monto distinto al legal, pero por el contrario, se exige el reembolso de la cotizaci6n del desahucio, hecho que no corresponde, como es el caso de la licencia N° 31630754 de doria Finalmente, cabe recordar la importancia de efectuar Ia recaudaci6n de los subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las Instituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para el Hospital, sumas que deben ser utilizadas para la designacion de funcionarios de reemplazo o suplentes. En efecto, con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponerse nombramientos como los indicados, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, iinicamente podran considerar para estos efectos dicho destino de gasto. Ello, segun lo dispone el numero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuesto, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector PCiblico del ario 2011.
SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO SUR ORIENTE I. EVALUACIoN DEL CONTROL INTERNO En el examen practicado, se verifico la existencia de diferentes medidas en el sistema de control interno de ese Servicio, referida al proceso auditado, manifestada especialmente en relacion con lo siguiente: •
Respaldo documental de un procedimiento administrativo de tramitaci6n de licencias medicas y recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, para todos los establecimientos dependientes de la red del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente.
•
Politicas claras respecto al papel que deben cumplir las Unidades de Recursos Humanos y de Finanzas.
•
La dictacion de los actos administrativos que conceden el derecho a hacer use de licencias medicas.
1. Auditoria Interne En relacion con esta Unidad, es preciso senalar que de acuerdo a los antecedentes proporcionado por el Jefe del Departamento de Auditoria, se desprende que se han efectuado examenes y controles internos, respecto de la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral en el ario 2011. Al respecto, cabe advertir la importancia de que se efectuen analisis periodicos en el area de Recursos Humanos, por cuanto el control interno es un instrumento de gestion que se utiliza para proporcionar una garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Direccion
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de ese Servicio de Salud, ya que sus observaciones deben considerarse como antecedentes en la correcci6n de errores y en Ia optimizacion de los procesos institucionales.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa
El Servicio cuenta con un sistema de informacion denominado Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar la gestion del recurso humano. En este se debe dejar registro de los cargos en los cuales ha sido designado el funcionario, las destinaciones, comisiones de servicios, ascensos, calificaciones, capacitacion, licencias medicas y otros datos que deben quedar almacenados y registrados. De lo anterior, se advierte que del sistema informatico implementado, se utiliza el modulo de licencias medicas, debiendo hacer presente que dicho proceso permite realizar diversas aplicaciones, as cuales deben ser conocidas e implementadas por todo el personal que tenga a cargo el control de esta materia, cumpliendo de esta manera con el proposito para el cual fue creado, esto es, la de permitir una gestion mas eficiente, contando con una informacion veraz, confiable y oportuna.
2. Recuperaci6n de Subsidios por Incapacidad Laboral
De Ia revision a las licencias medicas extendidas en el period° senalado, se pudo comprobar que el Servicio auditado Ileva a cabo diversas medidas con el objeto de recuperar los subsidios por incapacidad laboral, ya sea de las respectivas Instituciones de Salud Previsional, del Fonda Nacional de Salud y de las Mutuales de Seguridad. No obstante lo anterior, corresponde hacer presente las siguientes situaciones respecto al procedimiento de calculo del subsidio a cobrar que se genera a traves de un informe de calculo de licencias medicas del sistema integrado de recursos humanos (SIRH): a) Para la determinacion de la renta neta que es la base para Ia obtencion del subsidio, no se descuenta como cotizacion de salud, el total del plan contratado en U.F., de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, produciendose de esta manera un manta distinto a lo legal, encontrandose en esta situacion, entre otros, doria Rocio Marquez Roman. b) Del mismo modo, respecto de la determinacion de la renta neta, en aquellos casos en que el funcionario percibe una remuneracian que excede el limite maxima de imponibilidad, se deduce por concepto de Impuesto Onico el manta calculado sabre el total de los estipendios pagados, en circunstancias que se debe recalcular la referida carga, sabre la remuneraci6n imponible que esta afecta a los descuentos previsionales, produciendo tambien un monto distinto.
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Respecto a estas observaciones, esa Direccion de Salud sefiala, que han evidenciado inconsistencias en relacion can el calculo del subsidio, y que lo han hecho saber a la empresa de soporte del sistema informatico INDRA, al mismo tiempo se ha discutido y consultado de ellas con la Division de GestiOn y Desarrollo de las Personas, de la Subsecretaria de Redes Asistenciales del Ministerio de Salud, a fin de mejorar y ajustar la normativa vigente al modulo de licencias medicas y calculo de subsidios, la cual se encuentra afinando el proyecto de desarrollo con Ia empresa encargada en un Servicio de Salud piloto, de tal manera que se encuentran atentos a nuevas instrucciones, lo cual implica una mejora constante en su sistema.
Sobre el particular, se hace presente que todas aquellas situaciones senaladas en su oficio de respuesta N° 945, de 2011, seran verificadas y analizadas, en una proxima visita que se desarrollara a futuro a ese Servicio de Salud. Finalmente, cabe precisar la importancia de efectuar el cobro de subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las Instituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas constituyen ingresos propios para el Servicio. Al respecto, corresponde serialar que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias o reemplazos, segOn se desprende de lo consignado en el articulo 11 de la ley N° 20.481, aprobatoria del Presupuesto del Sector Public() del alio 2011, de modo que las modificaciones presupuestarias que se propongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar dicho destino.
COMPLEJO ASISTENCIAL DOCTOR SOTERO DEL RIO I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Sobre esta materia, resulta pertinente manifestar que el Centro Hospitalario auditado cuenta con un manual de procedimientos, el cual seriala los pasos a seguir respecto a la tramitacion de las licencias medicas, no encontrandose observaciones al respecto. Sin embargo, acerca de Ia recuperacion de subsidios producto de las licencias medicas, dicho manual nada indica. Es asI come se determine) que los recursos obtenidos por este concepto no son ingresados al sistema SIRH, perdiendose el control de los mismos. El proceso no contempla el ingreso al sistema indicado, debido a que solo accede el personal de Recursos Humanos que no tiene ninguna relacion can la percepci6n e ingreso de los fondos recuperados. En relacion a esta observacion, ese Complejo Asistencial senala que se debera incorporar a la brevedad posible en el manual de procedimientos lo referente al proceso de recuperaci6n de subsidios, sin embargo aunque no se esta ingresando al Sistema, la secciOn de comercializacion Ileva el control de los fondos en bases propias
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Por otro lado, se observo que se dictan con notable retraso los actos administrativos que conceden el derecho a hacer use de licencias medicas. Esto se observa, por ejemplo, en la resolucion N° 975, de 19 de mayo de 2010, Ia cual sanciona el citado beneficio para las otorgadas desde enero de 2009, hasta septiembre de igual Con respecto al retraso en la emisi6n de los actos administrativos, seriala que estos se ven afectados por el envio de documentos por parte de otras instituciones.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa
De la revision de las licencias extendidas en el mes de octubre de 2010, se pudo comprobar que ese Hospital, asI como toda la red del Ministerio de Salud, como ha quedado establecido precedentemente, cuenta con el Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar la gestion del personal, manteniendo un modulo de licencias medicas que permite conocer el costo de una licencia, de acuerdo al tipo, dias y rem uneracion. De esta forma, el control de los montos a recuperar es Ilevado mediante el SIRH, pero adernas, se habilito, por parte del Departamento de Informatica, un modulo de licencias medicas que traspasa la informacion electronica a un sistema interno, especialmente creado para Ilevar el seguimiento documental de la licencia, todo lo cual es administrado por un solo funcionario, quien se Ileva Ia mayor carga de trabajo dado el volumen de licencias medicas mensuales (en octubre se registraron 910 licencias) lo que puede ocasionar errores involuntarios en la digitacion de los montos, asi como equivocaciones por la ausencia prolongada de la persona encargada de dicho proceso. Por otra parte, se verifico que se otorga plena fe a la informaci6n entregada por Ia Unidad de Contabilidad, sin que existan mecanismos que permitan validar tal informacion, como tampoco se cuenta con registros de las licencias rechazadas o reducidas, a fin de no considerar la recuperacion de esos recursos y para ordenar los reintegros que procedan. Finalmente, es dable indicar que el SIRH presenta falencias, tales como: •
En relacion a la determinacion de la renta neta a que se refiere el decreto con fuerza de ley N° 44, de 1978 del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, considera el impuesto Unico de la totalidad de la remuneraci6n del funcionario, debiendo calcularse solo sobre Ia remuneraci6n imponible, segun lo dispone el articulo 7 de la norma legal citada, generando diferencias, lo que en definitiva, sera la informado a las Instituciones de Salud.
•
En el caso de las licencias maternales, no se aplica correctamente el IPC que corresponde al period° de la licencia, generando igualmente diferencias de calculo del subsidio diario.
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• Asimismo, exige la devolucion de las cotizaciones del desahucio de los dias de licencia, en circunstancias que solo procede recuperar las de salud y prevision, segOn lo dispone la normativa legal precitada.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral El Complejo de Salud auditado, para el periodo revisado, solo recuper6 al mes de junio de 2011, el 66,65% de los recursos por concepto de subsidios de las licencias medicas autorizadas en octubre de 2010. Ademas, se observaron diferencias entre los montos que calcula el Hospital y lo que en definitiva obtuvo por parte de las instituciones de salud, lo que debe ser verificado. Es dable indicar, que estas diferencias encontradas en las planillas de resumen que maneja el Hospital, no son cobradas, ya que solo recepcionan desde las Instituciones de Salud, los montos que estas les depositan, sin realizar el analisis ni la gestion por los dineros no entregados. En todo caso, actualmente se intenta mejorar esa etapa del proceso a traves de coordinaciones internas, entre el Departamento de Personal y el de Finanzas, de lo cual no se entregaron mayores detalle. Ademas, en la determinacion de los montos a cobrar no se incluyen las rentas correspondientes a los bonos trimestrales de las leyes N° s 19.937 y 19.490. En este caso, el funcionario encargado de detallar las tres Oltimas remuneraciones de la licencia y de anexar las liquidaciones de sueldo a la misma, no cuenta con toda la informacion necesaria, en cuanto a las remuneraciones que han percibido, a fin de registrar correcta y completamente la renta imponible que da origen a los subsidios que debiesen ser devueltos por las Instituciones de Salud correspond ientes. Por otra parte, respecto de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, y a fin de determinar la renta neta para la obtencion del subsidio, no se descuenta como cotizacion de salud, el total del plan contratado en UF., sino solo el 7%, produciendose montos distintos a los legales, como es el caso de la licencia N° 314050 de doria Con respecto a las observaciones efectuadas sobre examenes de cuentas, ese Complejo Asistencial, reconoce que efectivamente se habilito un sistema de apoyo para las licencias medicas, pero su use es exciusivo para la coordinaci6n entre Recursos Humanos y Comercializacion. De igual forma, seriala que efectivamente existe una persona quien Ileva el registro de las licencias medicas, pero en caso de ausencia, dicha labor no pierde continuidad ya que hay dos personas mas, capacitadas para tal efecto. Por ultimo, respecto de la determinaci6n del subsidio de salud, se reconoce que estos presentan errores, pero ellos emanan directamente del sistema administrado por la empresa INDRA, situacion que esta en conocimiento del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, quien le habria informado que se esta desarrollando una nueva aplicacion, con el objeto de efectuar las correcciones pertinentes y asi efectuar tambien por parte del Ministerio de salud, las capaci aciones sobre la materia. ,
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En virtud de lo anterior, se Ievantan parcialmente las observaciones, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que realice este Organismo de Control acerca de la efectividad de las medidas adoptadas, en una visits a futura que se realizara sobre Ia materia. Finalmente, cabe recordar la importancia de efectuar el cobro de estos subsidios y determinar cuales son las Instituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para la Institucion, recursos que deben ser utilizados para Ia contrataci6n de funcionarios de reemplazo, acorde lo consignado en el articulo 11 de la ley N° 20.481, aprobatoria del Presupuesto del ario 2011. En efecto, con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias o reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar dicho destino. Ello, de acuerdo con lo que dispone el nOmero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuestos, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Public() del ario en curso.
SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO NORTE Mediante el oficio N° 50.923, de 2011, fue enviado el Preinforme de Observaciones N° 154-4, de 2011, en el precitado documento se establecio un plazo de diez dias para responder, el que vencio, sin que ese Servicio haya contestado, razor) por la cual, se emite el presente informe en caracter de definitivo. De las medidas que se adopten, respecto de las materias revisadas y que han sido objetadas, se debera informar a este Organismo de Control dentro del plazo de 30 dias, contados desde la recepcion del presente informe.
I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO En el examen practicado, se verifico la existencia de diferentes medidas en el sistema de control interno de ese Servicio de Salud, referida al proceso auditado, manifestada especialmente en relacion con lo siguiente: •
Respaldo documental del procedimiento administrativo relativo a la tramitacion de licencias medicas y recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral, para todos los establecimientos dependientes de la red del Servicio de Salud Metropolitano Norte.
•
Politicas claras respecto al rol que deben cumplir las Unidades de Recursos Humanos y de Finanzas, de los establecimientos asistenciales.
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1. Auditoria Interne En relacion con esta materia, es preciso senalar que no se acompano ningCm antecedente de parte del Departamento de Auditoria, que reflejara si se han efectuado auditorias o controles internos, respecto de la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral entre los arms 2009 al 2011. Sobre el particular, cabe advertir la importancia de que se efectijen analisis periodicos en el area de Recursos Humanos, por cuanto el control interno es un instrumento de gesti6n que se utiliza para proporcionar una garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Direccion de ese Servicio de Salud. Ello debe realizarse especialmente con el tema que es materia de examen en esta oportunidad, toda vez que significa obtener recursos financieros que pasan a ser propios del Servicio.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrative
En lo concerniente a la informacion administrativa con que cuenta el Servicio, esta se Ileva a traves de un procedimiento de informaci6n denominado Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar la gestion del recurso humano. En este se debe dejar registro de los cargos y destinaciones, comisiones de servicios, ascensos, calificaciones, capacitacion, licencias medicas y diversos datos que deben quedar almacenados y registrados. De lo anterior, se advierte que del sistema informatico implementado, se utiliza el modulo de licencias medicas, debiendo hacer presente que dicho proceso permite realizar diversas aplicaciones, las cuales deben ser conocidas e implementadas por todo el personal que tenga a cargo el control de la materia auditada, cumpliendo de esta manera con el prop6sito para el que fue creado, que no es otro, que la de permitir una gesti6n mss eficiente, contando con una informacion veraz, confiable y oportuna.
2.
Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
De la revision de las licencias medicas extendidas en el periodo serialado, se pudo comprobar que el Servicio auditado cuenta con diversas medidas para recuperar los subsidios por incapacidad laboral, ya sea de las respectivas Instituciones de Salud Previsional como del Fondo Nacional de Salud o de las Mutuales de Seguridad. No obstante lo anterior, corresponde hacer presente las siguientes situaciones respecto al procedimiento de calculo del subsidio que se genera a traves de un informe de calculo de licencias medicas del sistema integrado de recursos humanos (SIRH):
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a) Para determinar Ia renta neta para Ia obtencion del subsidio, no se descuenta como cotizacion de salud, el total del plan contratado en unidades de fomento (UF), de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, produciendose de esta manera una renta neta mensual que no corresponde a lo legal, encontrandose en esta situaci6n don Mauricio Curihual Perez. b) Del mismo modo, respecto a la determinacion de la renta neta en aquellos casos en que el funcionario percibe una remuneracion que excede el limite maxim° de imponibilidad, se deduce por concepto de impuesto Onico el monto calculado sobre el total de los estipendios pagados, en circunstancia que se debe recalcular la referida carga tributaria, sobre Ia remuneraci6n imponible que esta afecta a los descuentos previsionales, tal como lo determina el articulo 7° del decreto N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, produciendo tambien una renta neta diferente, a modo de ejemplo, se citan a los siguientes funcionarios: -Altimiras Rosales, Orieta -Curihual Perez, Mauricio -Gonzalez Acuria, Nixa Por otra parte, se pudo advertir que respecto de los actos administrativos que conceden el derecho a ser use de licencias medicas, estos han sido dictados con bastante extemporaneidad, ya que por el periodo auditado de octubre de 2010, las resoluciones han sido emitidas recien en el mes de enero de 2011. Seguidamente, cabe anotar la importancia de efectuar el cobro de los subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las Instituciones deudoras, y a cuanto asciende dicho monto, toda vez que las sumas recuperadas constituyen ingresos propios para el Servicio. Por ende, es preciso senalar que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias y reemplazos, tal como lo reconoce el articulo 11 de la ley N° 20.481, aprobatoria del Presupuesto del Sector PUblico para el alio 2011, de modo que las modificaciones presupuestarias que se propongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar para estos efectos dicho destino.
INSTITUTO NACIONAL DEL CANCER I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Sobre esta materia, se debe indicar que ese Centro Hospitalario cuenta con un "Manual de Procesos Asociados al Manejo de las Licencias Medicas de los Funcionarios", el cual seilala los pasos a seguir respecto a la tramitacion de estos, pero no aborda la recuperacion de subsidios en su totalidad, definiendo gestiones de cobros efectivos, asi , como el registro de esa informaci6n, no solo en Ia Unidad de Contabilidad sino en el Area de Recursos Humanos, a fin de que este cuente con Ia informacion completa respecto al proceso integral. Respecto de esta observacion, ese Instituto manifiesta que incorporara en el Manual de Procesos de Licencias Medicas de Funcionario,s de Recursos Humanos, el procedimiento de recuperacion de subsidios,
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aprobado por la resolucion exenta N° 630, de 2011, que se acomparia, y que una vez
incorporado el procedimiento, se procedera a capacitar tanto a personal de Recursos Humanos como de Contabilidad, a traves de la Intranet Institucional, dandose un plazo para efectuarlo lo que estima sera en octubre del citado Es dable setialar ademas, que los recursos obtenidos por concepto de subsidios por incapacidad laboral no son registrados en el sistema SIRH, perdiendose de esta manera el control de los mismos, hecho que es preocupante, ya que el flujo no contempla el ingreso de tal informacion al sistema por parte de la Unidad de Contabilidad, toda vez que solo pueden acceder al sistema el Departamento de Recursos Humanos, unidad que no tiene ninguna participacion en el proceso. Sobre esta situacion, se seriala que con el procedimiento aprobado por la resolucion exenta N° 630, del precitado alio, se subsanaria esta falencia. Por otro lado, se observe) que respecto de los actos administrativos que conceden el derecho a hacer use de licencias medicas, se emiten con notable retraso. Esto se observa, por ejemplo, en la resolucion N° 110, de 8 de febrero de 2011, la cual concede el beneficio citado, para aquellas licencias que se iniciaron desde octubre de 2010 hasta enero de 2011. Con respecto al retraso de los actos administrativos, el Institute seriala que se instruira a los funcionarios encargados de este procedimiento, para que durante los primeros 10 dias del mes siguiente, estas sean dictadas. Finalmente, es preciso senalar que Ia Unidad de Auditoria Interna de ese Hospital, realize) una auditoria, que entre otros puntos, involucr6 el proceso motivo de la auditoria. Producto de ella, Ia Unidad de Contabilidad se comprometi6 a formalizar y sistematizar un procedimiento de cobro para los subsidios, y en el mes de febrero del alio en curso, se procederia a documentar este, para que durante marzo fuese enviado conjuntamente con los avances obtenidos a Ia Unidad de Auditoria para su analisis y aprobaci6n. Validado este, se formalizaria mediante un acto administrativo, como asimismo, se dispondria de un funcionario encargado de la gestion de cobro. Sin embargo, al momento de la presente visita inspectiva, no se observaron mejoras sobre lo expuesto, comprobandose el mismo desorden administrativo observado con anterioridad.
Al respecto, ese Institute seriala que como medida inmediata, se decidio incorporar a un funcionario de Contabilidad, el cual tendra entre sus funciones la recuperacion y seguimiento de las licencias medicas, cuyo objetivo principal sera tener identificaciem del monto a recuperar por funcionario y sus licencias asociadas, estableciendo como plazo para concretarlo el mes de diciembre de 2011. Sobre las observaciones de control interno, se hace presente que como todas las medidas que se serialan tendran una aplicacion real a futuro, se procede mantener en su totalidad lo observado, cuya efectiva verificacion sera realizado por esta Entidad Fiscalizadora en el seguimiento respectivo.
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II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa
De la revision de las licencias medicas extendidas en el mes de octubre del atio 2010, se pudo comprobar que ese Hospital, asi como toda la red del Ministerio de Salud, cuenta con el Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), el cual tiene como finalidad mejorar y optimizar Ia gesti6n del recurso humano, manteniendo un modulo de licencias medicas que permite conocer el costo de una licencia, de acuerdo al tipo, dias y remuneracion del funcionario. De esta forma, el control de los montos a recuperar es Ilevado solo mediante el SIRH, el cual calcula Ia renta neta que debiese obtener un trabajador. Pero, dado que ese sistema presenta errores, los valores a recuperar mantienen diferencias con los legates. Respecto a lo mencionado, es dable indicar que el SIRH presenta falencias, tales como: •
En relacion a la remuneracion tributable, considera toda Ia remuneracion del funcionario y calcula el impuesto Onico, el que es deducido, entre otros, para obtener la renta neta. Pero, lo que procede es que este impuesto se obtenga de Ia remuneracion imponible afecta a la determinacion del subsidio.
•
En el caso de las licencias maternales, no aplica correctamente el Indice de precios al consumidor (IPC) que corresponde al period° de Ia licencia, generando diferencias de calculo del subsidio diario.
•
Peticion de devolucion de la cotizacion proporcional por concepto de desahucio por los dias de la licencia medica, en circunstancias que este se debe descontar para obtener la remuneracion neta, pero solo procede cobrar las cotizaciones de salud y prevision.
Asimismo, es necesario hacer presente que se confia exclusivamente en Ia informaci6n entregada por la Unidad de Contabilidad, sin que existan mecanismos que validen, como tampoco un instructivo que seriale la forma en que se debe registrar en el SIRH u otro sistema de control. Esta omision tambien se observa respecto de las licencias rechazadas o reducidas, lo que debe servir de base para solicitar los reintegros pertinentes. Con respecto a lo observado, sobre la informacion administrativa, ese Institute sefiala que se estan adoptando diversas acciones con el objeto de mejorar y dar solucion a todo lo planteado, fijandose como meta el mes de diciembre de 2011, por lo que se mantiene lo observado, medidas que seran verificadas en el seguimiento que se realizara a futuro.
2. Recuperaci6n de Subsidios por Incapacidad Laboral Sobre esta situacion, se puede afirmar que el Institute del Cancer, solo recuper6, al mes de mayo de 2011, el 48,91% de los dineros por concepto de subsidios producto de las licencias medicas recibidas en el mes de
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octubre de 2010. Ademas, se observaron diferencias entre los montos que determine el Hospital y los efectuados por parte de esta Contraloria General. Es dable indicar, que estas diferencias encontradas en las planillas de resumen no se dimensionan, ya que ese Hospital se conforma con recepcionar, desde las instituciones de salud, los montos que ellas les depositan, sin realizar el analisis ni la revision de los estipendios no entregados. Al respecto, cabe selialar que de acuerdo al informe de la auditoria Ilevada a cabo por el Departamento de Auditoria Interna, actualmente se intenta mejorar esa etapa del proceso a traves de coordinaciones internas. La gravedad de Ia ausencia de controles y errores en los registros, como asimismo, en la contabilizacion de los recursos obtenidos radica en que estos tienen Ia calidad de recurso fiscales, y que la responsabilidad directa recae en la jefatura de Ia Unidad de Contabilidad, quien debe responder por Ia falta de claridad en la gesti6n de tales valores. Por otra parte, a fin de determinar Ia renta neta para Ia obtencion del subsidio, no se descuenta como cotizacion de salud, el total del plan contratado en U.F., de aquellos funcionarios afiliados a ISAPRES, sino solamente el 7%, produciendose una renta neta distinta a la legal, como es el caso de Ia licencia N° 3003216667 de doila Finalmente, cabe recordar la importancia de efectuar el cobro de subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las Instituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, toda vez, que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para Ia Institucion, dineros que deben ser utilizados para la contratacion de funcionarios. En efecto, con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias o reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar dicho destino, ello de acuerdo con lo que dispone el numero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de Ia Direccion de Presupuesto, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector PCiblico del alio en curso. Al igual que en el punto nOmero 1, ese Instituto manifiesta que se estan adoptando diversas medidas con el objeto de regularizar todo lo observado respecto a la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, fijandose como plazo para concretarlo entre los meses de octubre a diciembre de 2011, por lo que se mantiene lo observado, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que realice esta Contraloria General acerca de la efectividad de las medidas adoptadas.
SERVICIO DE SALUD METROPOLITANO SUR
I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO En el examen practicado, se verifico la existencia de diferentes medidas en el sistema de control interno de ese Servicio de Salud, referida al proceso auditado sobre recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, manifestada especialmente en relacion con lo siguiente:
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•
Un respaldo documental del procedimiento administrativo para la aplicacion de licencias medicas y recuperaci6n de subsidios.
•
PoMicas claras respecto al papel que deben cumplir las Unidades de Recursos Humanos y Finanzas.
•
La dictacion de los actos administrativos que conceden el derecho a hacer use de licencias medicas.
1. Auditoria Interna
En relacion con esta materia, es preciso serialar que de acuerdo a antecedentes proporcionados por el Jefe Subrogante del Departamento de Auditoria, se desprende que no se han efectuado auditorias o controles internos, respecto del proceso sujeto a este examen entre el arm 2009 al 2011. Al respecto, cabe advertir la importancia de que se efectOen analisis periodicos en el area de Recursos Humanos, especialmente sobre el proceso de recuperacion de subsidios, por cuanto el control interno es un instrumento de gesti6n que se utiliza para proporcionar una garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Direcci6n de ese Servicio de Salud, ya que sus observaciones deben considerarse como antecedentes en la correccion de errores y en la optimizacion de los procesos institucionales.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS
1. InformaciOn Administrativa
El Servicio cuenta con un sistema de informacion denominado Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar la gestion de este personal. En este se debe dejar registro de los cargos en los cuales han sido designados y las destinaciones, comisiones de servicios, ascensos, calificaciones, capacitacion, licencias medicas y un sin nOmero de datos que deben quedar almacenados y registrados. De lo anterior, se advierte que del sistema informatico implementado, se utiliza el modulo de licencias medicas, debiendo hacer presente que dicho proceso permite realizar diversas aplicaciones, las cuales deben ser conocidas e implementadas por todo el personal que tenga a cargo el control de esta materia, cumpliendo con el proposito para el cual fue creado, esto es, el de permitir una gestion mas eficiente, contando con una informacion veraz, confiable y oportuna. El Servicio mediante ordinario N° 1.305, de 2011, da respuesta a lo observado selialando que sobre la materia, se procedera a reforzar las actividades de capacitacion realizadas en el ano 2010, en el ambito de la utilidad del SIRH., medida que sera verificada en una futura visita, por parte de este Organismo de Control.
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2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
De Ia revision de las licencias medicas extendidas en el period° serialado, se pudo comprobar que el Servicio auditado cuenta con diversas medidas con el objeto de recuperar los subsidios por incapacidad laboral, ya sea de las respectivas Instituciones de Salud Previsional, del Fondo Nacional de Salud y de las Mutuales de Seguridad. No obstante lo anterior, corresponde hacer presente las siguientes situaciones respecto al procedimiento de calculo del subsidio a cobrar que se genera, como se indicara, del modulo de licencia medica del SIRH: a) Para la determinaci6n de Ia renta neta que sirve de base para la obtencion del subsidio, no se descuenta como cotizaci6n de salud el total del plan contratado en UF., de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, produciendose de esta manera una renta neta mensual distinta a la legal, encontrandose en esta situaci6n, entre otros, a doria Rocio Marquez Roman. b) Del mismo modo, respecto de la determinacion de la renta neta en aquellos casos en que el funcionario percibe una remuneracion que excede el limite maxim° de imponibilidad, se deduce por concepto de impuesto unico el monto determinado sobre el total de los estipendios pagados, en circunstancia que se debe recalcular la referida carga sobre la remuneracion que esta afecta a los descuentos previsionales, produciendo tambien un monto distinto. Finalmente, cabe precisar Ia importancia de efectuar el cobro de subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las Instituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas constituyen ingresos propios para el Servicio. Al respecto, es necesario tener presente que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias y reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se propongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar estos destinos. Ello, segOn se desprende de lo consignado en el articulo 11 de la ley N° 20.481, aprobatoria del Presupuesto del Sector PUblico del alio 2011. En relacion a estas observaciones, el Servicio en su oficio de respuesta sefiala, que se ha puesto en conocimiento a la Unidad Ejecutora del Ministerio de Salud, para que procedan a revisar y regularizar los alcances resefiados, por lo que se mantiene lo objetado, sin perjuicio que a futuro este Organismo de Control verificara en una proxima visita a efectuar a dicha Entidad.
HOSPITAL EXEQUIEL GONZALEZ CORTES
I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Sobre esta materia, resulta pertinente manifestar que el Departamento de Personal del Hospital auditado a traves de su jefatura, manifest6 desconocer la existencia de un manual de procedimientos que describa los principales cursos de accion a seguir en la tramitacion y calculo de las licencias edicas por enfermedades comunes, maternales y complementarias de
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descanso maternal, asi como las correspondientes a la madre por enfermedad grave del hijo menor de un alio. No obstante lo anterior, se aporto a esta Contraloria un Manual de Procedimientos sobre el proceso de ingresos de licencias medicas, version N° 1, de 2010, elaborado por la Auditoria Interna, del cual se infiere que Ia informacion no ha side transmitida a los distintos actores involucrados en el proceso, representando un factor de riesgo para esa Institucion, ante la inexistencia de personal can los conocimientos, que permits manejarse estrictamente conforme a los lineamientos institucionales vigentes. Al respecto, en su respuesta ese Hospital senala que cuenta can procedimientos relatives tanto en Ia tramitacion de licencias medicas, a cargo del Centro de Responsabilidad de Recursos Humanos, como a la recuperaci6n de subsidios, a cargo del Centro de Responsabilidad de Finanzas, a traves de su Unidad de Cobranzas, procedimientos que indica, podrian haber confundido a esta comisi6n, y sobre el cual aporta el siguiente detalle: •
Resolucion exenta N° 180, de 2011, que aprueba las Politicas de la Unidad de Cobranzas. Al respecto, analizado el documento aportada en esta ocasi6n, se debe sefialar que sobre el proceso auditado su aporte es parcial y nada indica sobre calculos realizados sobre el monto que se debiera recepcionar por concepto de subsidios por incapacidad laboral, y lo que se ha dejado de percibir por dicho concepto.
•
Manual de Procedimiento del Proceso de lngresos por Licencia medica. Sobre este punto, se mencion6 en el Preinforme su presencia, y sobre lo cual se observe el desconocimiento por parte de los actores involucrados en el proceso, esto es, el Departamento de Recursos Humanos y el Departamento de Finanzas, ya que el alcance que senala dicho instrumento esta definido hacia esas dos unidades. Cabe destacar, que a traves de entrevistas realizadas a jefaturas y funcionarios de los mismos, se denote la ignorancia sobre su contenido y/o materializacion y no la falta del mismo. A fin de salvar esta observacion, dada Ia lata explicacion realizada por ese Hospital en esta ocasion, y esperando que la informaci6n aportada sea manejada por todos los entes involucrados, asi como que se efectUen mejoras en relacion a los procedimientos de calculo sobre los montos que se deben percibir, por concepto de recuperacion de subsidios y los que se dejan de percibir, se levanta Ia observacion en comento. Asimismo, en el Preinforme se observe la falta de auditorias realizadas al proceso de recuperacion de subsidios, de acuerdo a la informaci6n aportada por el auditor interno de ese Centro Hospitalario. Al respecto, ese Hospital informa que se realizaran auditorias periodicas mensuales de recuperacion de subsidios, a fin de evaluar los procesos y el cumplimiento de los objetivos de rescate. Sobre esta respuesta, es dable mantener la observacion, en tanto no se efectUen las auditorias senaladas ni se aporten anteced ntes que permitan verificar la realizacian de las mismas. 32
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II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1. Informacion Administrativa El Hospital objeto de la presente auditoria, pese a contar can el Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), el cual sustenta los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios, con la finalidad de mejorar y optimizar la gestion del personal, no lo utiliza, especialmente lo relacionado con los calculos de la remuneracion imponible del empleado, la que se debe traspasar a la licencia medica y que sirve de base para el cobro de los subsidios por incapacidad laboral Asimismo, el modulo de recuperacion de subsidios que posee el sistema, permite generar informes, contar con antecedentes actualizados respecto a la licencia medica de un funcionario, en tanto sea correctamente poblado, y en la fecha que corresponde, lo cual en la practica no ocurre, ya que solo se registra informacion con el objeto de cumplir con los criterios minimos dados por el Ministerio de Salud, sobre las metas de ausentismo que implica el pago de bonos a ese Hospital. De lo anterior, se advierte que el use de las aplicaciones del sistema informatico deben ser conocidas y aplicadas por todo el personal que tenga a cargo el control de esta materia, cumpliendo con el prop6sito para el cual fue creado, esto es, permitir una gestion mas eficiente, contando con una informacion veraz, confiable y oportuna. Al respecto, ese centro hospitalario manifiesta en su respuesta que dichas observaciones no son efectivas, dado que: •
Toda la informaci6n de los funcionarios se encuentra ingresada en el citado sistema informatico, mediante el cual no solo se Ilevaria un registro del comportamiento funcionario, sine que tambien todo otro aspecto relativo a materias de personal.
•
Ademas continua, que si tal afirmacion fuere correcta, habria sido observada con anterioridad, lo cual no °curd& por cuanto el Sistema de Informacion de Recursos Humanos es utilizado integramente por el Centro de responsabilidad respective.
•
Sobre el registro de informacion para cumplir can los criterios minimos dados por el Ministerio de salud, ese Hospital seriala que el sistema se utiliza en su totalidad, poblando toda Ia informacion requerida para ello. Ademas, las metas de ausentismo son resueltas a traves de politicas aprobadas para tal efecto mediante la resolucion exenta N ° 62, de marzo de 2010, en la que se fijan las estrategias para disminuir el ausentismo laboral, no teniendo vinculo alguno con el ingreso de las licencias, su tramitacion o gestiones de recuperacion.
Sobre dicha respuesta, es dable manifestar que mediante entrevistas, examen de documentos y la revision in situ del sistema informatico, sobre registro de vida funcionaria de algunos funcionarios, se observe, tanto la falta de manejo cabal del sistema por parte de personal de la Unidad de Recursos Humanos, asi como, el registro parcial de Ia informacion relativa a
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funcionarios seleccionados aleatoriamente por esta comision, tales como, falta de ingreso del niimero de resolucion que autoriza feriados, o la falta de detalle de horas extraordinarias. Sobre este punto, ese Hospital nada senala, en cuanto a efectuar capacitaciones o instrucciones precisas sobre el manejo del sistema y las responsabilidades de casa funcionario dentro del mismo. En relacion al traspaso de los calculos de las licencias medicas, desde el sistema informatico hacia el formulario respectivo que se envia a la recuperacion de los subsidios a las Instituciones de Salud, nada se menciona, y sobre lo cual se puede citar el caso de Ia funcionaria Vilma Valeria Azocar, cuyo Informe de calculo del SIRH, presenta rentas mensuales que difieren de las ingresadas al formulario, esto, debido a que segOn lo manifestado por la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos, el sistema presentaba errores, por lo cual se opto por colocar un estimado de Ia remuneracion mensual de la funcionaria. En cuanto a la inobservancia de dicho punto en informes anteriores por parte de esta Contraloria General, cabe destacar que cada auditoria reviste el caracter de aleatoria, y en cada una se revisan diversos temas, no condicionando la auditoria de un ano a las que se realicen a futuro. Finalmente, en relacion a que las metas de ausentismo no se relacionan en nada can el registro diario de informaci6n sobre licencias medicas al sistema, es dable sefialar que Ia informacion sobre estas en cuanto al rechazo o reducciones, incide en que los registros que contengan esos datos puedan presentar variaciones, dado que se entregan de acuerdo a los compromisos de gestion suscritos entre el Hospital y el Servicio de Salud, informes mensuales y/o semestrales que aportan informacion que incide en las metas de cumplimiento del mismo, dado lo cual no se incentiva el registro de la totalidad de la informacion sobre tales descansos en el sistema. De acuerdo a todo lo senalado, se levanta parcialmente la observacion, toda vez que no se senalan las mejoras que se pretenden implementar en cuanto a la capacitacion de los funcionarios sobre el poblamiento cabal del sistema.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
De la revision a las licencias medicas extendidas en el periodo senalado, se pudo comprobar que el Hospital auditado no cuenta con un sistema eficiente y efectivo de tramitaci6n y control de las mismas. Asimismo, el registro de los montos a recuperar por concepto de subsidios por incapacidad laboral es Ilevado mediante una planilla electronica excel basica, administrada por un solo funcionario, lo que puede ocasionar errores involuntarios en la digitacion de los montos, ya que no existe verificacion sobre ellos, ademas, y en el mismo orden de consideraciones, corresponde puntualizar que se confia exclusivamente en la informaci6n entregada por la Unidad de Contabilidad, sin que tampoco existan mecanismos que permitan analizar el contenido de informacion recogida por esta.
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En relacion a lo expuesto, la Institucion no utiliza la informacion sobre el calculo de licencias medicas aportado por el sistema de informacion (SIRH) a traves del modulo respectivo, ya que se desconfia de los datos que este sistema genera, optando por el use de una planilla excel creada ad-hoc, con formulas preestablecidas que de acuerdo a la revision realizada, presenta errores, tanto en lo concerniente a las formulas como a los parametros normativos a aplicar. A mayor abundamiento, cabe citar la situacion ocurrida con Ia licencia N° 31910149 de doila la que otorga 3 digs de descanso medico, por lo cual, se debe exigir Ia devolucion solo de las cotizaciones previsionales y de salud, pero, Ia planilla contempla el cobro de un dia, sin que ello corresponda, segOn lo establecido en el decreto con fuerza de ley N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social. En su respuesta, ese Hospital manifiesta que de acuerdo al procedimiento de recuperaci6n de subsidios efectuado por la Unidad de Cobranzas perteneciente a Finanzas, los cuales describe en detalle en esta ocasion, permiten cotejar los montos asociados e informaci6n aportada por los Centros de Responsabilidad de Contabilidad y Finanzas. Es dable indicar en todo caso, que ello no fue posible de comprobarlo a lo largo de la revision efectuada por la comisi6n revisora de esta Contraloria General, especialmente lo referido a los informes mensuales que se menciona, toda vez que no fueron aportados en el transcurso del examen. Ademas, ese Centro de Salud incurre en error, que implica solicitar un menor monto de subsidio, ya que no se incluye en la remuneraci6n imponible que sirve de base a la recuperaci6n los bonos trimestrales de las leyes N° s 19.937 y 19.490, que se pagan en marzo, junio, septiembre y diciembre, en valores acumulados. Respecto a esta observacion, se manifiesta que ello no es efectivo, por cuanto se consideran los bonos mencionados, incorporando el calculo en los meses que estos son devengados. Al respecto, se debe hacer presente que se detect6 que ese establecimiento asistencial considera los bonos senalados, pero en el mes en que efectivamente lo percibe, y de lo cual se mantiene la documentacion que lo acredita. Debiendo en definitiva, incluirlos para el calculo del subsidio en los meses que se devengan en forma desagregada trimestralmente. Asimismo, y con el objeto de determinar la renta neta para la obtenci6n del subsidio de aquellos funcionarios afiliados a una ISAPRE, no se considera como cotizacion de salud el total del plan contratado en UF., produciendose de esta manera una cantidad distinta a la legal, como es el caso de la licencia N° 31562698 de dorm . Sobre el particular, ese Hospital indica que la comisi6n inspectiva incurre en un error al manifestar tal observacion, ya que el SIRH no rebaja la diferencia del plan contratado en UF y que excede at 7% de la remuneraci6n. Sobre lo afirmado, cabe indicar que la observacion se refiere a la variacion que se configura al registrar el calculo del imponible en el formulario de licencia medica que va a cobro hacia la ISAPRE, cuando el funcionario mantiene un plan en UF.
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 26 Ill 172 C HI E
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Ademas, es importante serialar que el Establecimiento de Salud auditado cuenta con compromisos de gestion, asumidos desde el Servicio de Salud, los cuales serialan, entre otros, cumplir con el indicador, "disminucion del ausentismo por licencias medicas curativas", esto implica registrar en el SIRH la informacion diaria respecto de estas autorizaciones, en opinion de esta Entidad de Control, tal compromiso puede transformarse en un desincentivo de ingreso de informacion al sistema, a fin de no afectar el pago de bonos asociados al cumplimiento de metas de dicho indicador, lo cual implicara contar con un sistema desactualizado e incompleto, que no cumple con los parametros para los cuales fue creado, cual es mejorar la gestion de los Servicios y Hospitales de la red de salud. Sobre este punto, nada se menciona en la respuesta al preinforme, por lo cual se mantiene lo sefialado. Finalmente, cabe recordar la importancia de efectuar el cobro de subsidios por incapacidad laboral y determinar cuales son las Instituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para la Entidad, dineros que deben ser utilizados para la contrataci6n de funcionarios de reemplazo, segOn se desprende de lo dispuesto en el articulo 11 de la ley N° 20.481, aprobatoria del Presupuesto del Sector PUblico para el alio 2011. En efecto, con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias o reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar dicho destino, ello de acuerdo con lo previsto en el nunnero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuestos, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Piiblico del alio 2011. Por consiguiente, ese Hospital deberA informar a esta Contraloria General respecto del destino y la utilizacion que se le ha dado a los recursos recuperados por este concepto. En esta oportunidad, esa institucion detalla los montos recuperados por el alio 2010 y primer semestre 2011. Asimismo, aporta antecedentes sobre los dineros recuperados por concepto de licencias medicas y utilizados en reemplazos y suplencias. Sin embargo, seriala que los montos a emplear por ese concepto es una facultad de la institucian y no una obligacion, lo cual es efectivo. Luego, los dineros no utilizados que deberian ser destinados a los fines indicados no deben ocuparse en otras partidas presupuestarias, de acuerdo a la ley de presupuesto del ario en curso.
I REGION DE TARAPACA SERVICIO DE SALUD IQUIQUE Y HOSPITAL "DR. ERNESTO TORRES GALDAMES" DE IQUIQUE. I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO La evaluacion realizada al sistema de recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, producto de las licencias
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presentadas por Ia dotaci6n de personal del Servicio de Salud Iquique y del Hospital Regional, permitio arrojar lo siguiente:
1. Manual de Procedimientos
En relacion con este acapite, es dable sefialar que el Servicio de Salud al momento de la fiscalizaci6n, no poseia un manual de procedimientos con el cual dirigir los procesos administrativos relacionados con la tramitaci6n de las licencias medicas presentadas por sus funcionarios y los del Hospital Regional a su cargo. Al respecto, la directora del Servicio de Salud Iquique, en lo principal ha manifestado en su respuesta que por medio de la Resolucion N° 695, de 29 de julio del presente ario, se aprob6 el "Procedimiento Licencias Medicas del Servicio de Salud Iquique", el cual, segun se indica en la misma, tal Manual debera ser difundido por las respectivas jefaturas, las cuales se hacen responsables de su consecuente aplicacion.
2. Sistemas de informacion
Como antecedente preliminar, es oportuno senalar que el Servicio, para la gesti6n y apoyo de Ia administraci6n de su personal, mantiene un sistema informatico denominado SIRH, "Sistema de Informacion de Recursos Humanos", el cual, entre otras funcionalidades, le permite el registro de las licencias medicas presentadas por los funcionarios, asi como tambien, el calculo del subsidio por incapacidad laboral asociado a las mismas. Por otra parte, el servicio para el cobro del respectivo subsidio, genera planillas excel con los datos de aquellas licencias registradas en el SIRH, a fin de enviarlas a la COMPIN o la Institucion de Salud Previsional para su liquidacion. Pues bien, clarificado lo anterior corresponde sefialar que del analisis realizado a dicha funcionalidad del sistema SIRH se logro determinar las siguientes debilidades de control interno: 2.1 El mencionado sistema no permite el registro de la fecha en la cual, las licencias medicas son presentadas por los funcionarios ante la respectiva Unidad de Personal; restricci6n que se suple registrando dicha data en planillas excel.
Sobre el particular, el Servicio de Salud Iquique se limita, en lo principal, a indicar en su escrito que: "La incorporacion de esta opcion en el sistema se encuentra dentro de los proyectos de mejoras al modulo de licencias medicas, dentro de los meses de agosto y septiembre del ano 2011". 2.2 Ademas de lo anterior, aquel sistema no otorga la opci6n de anotar la fecha en Ia cual la Unidad de Personal remite las licencias medicas presentadas por los funcionarios hacia, segOn sea el caso, la COMPIN o la respectiva Institucion de Salud Previsional, con el objeto de obtener un pronunciamiento sobre aquellas, es decir, aceptar, rechazar, ampliar o reducir tal documentaci6n. Pues bien, al igual que en el punto anteri r, se compensa tal debilidad registrando dicha data en planillas excel.
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Deficiencia que tambien produce el efecto de que no se controle adecuadamente el plazo de tres (03) dias al que se encuentra obligado respetar el Servicio, conforme con lo dispuesto en el articulo 11 del decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, aprobatorio del reglamento de las licencias medicas. En lo que imports, la Direccion del Servicio acoge en su respuesta lo anteriormente serialado, entregando como plazo Ia Ultima semana de agosto del citado ano para subsanar tal deficiencia.
2.3 Junto a lo anterior, es dable observar que tal sistema informatico, no posee la
opcion de modificar el estado de una determinada licencia medica a "licencia ampliada", carencia que puede producir dificultad para registrar con exactitud el tiempo total de ausencia del funcionario por concepto de descanso medico, y por consiguiente, la cantidad de dias a considerar en el calculo del subsidio de incapacidad laboral. En relacion a lo observado, esa Entidad de Salud, esgrime en su respuesta los mismos argumentos que se indican en el numeral 2.1, respecto a que dicha debilidad se solucionara dentro del proyecto de mejoras al modulo de licencias medicas, que se tiene previsto desarrollar en agosto y septiembre del precitado ario.
2.4 En cuanto a la obtencion de informacion del sistema SIRH, durante la revision se advirtio que este no generaba reportes que permitieran demostrar cuales de las licencias medicas ingresadas alli, se encontraban en condicion de adeudadas, es decir, de las cuales el Servicio no ha percibido el subsidio de incapacidad laboral.
Es dable serial& que tal insuficiencia es un potencial riesgo, al no permitir realizar adecuadamente un seguimiento sobre las licencias medicas que estuvieren en dicha condici6n, lo que podria ocasionar en definitiva un detrimento patrimonial, al no resarcir a las arcas fiscales la parte de la remuneracion pagada al funcionario durante su descanso medico. Al tenor de lo observado, la autoridad superior del servicio acoge en su respuesta la observacion planteada, indicando que esta situaci6n "se revisara con el nivel central para buscar las mejores opciones de generar la informacion requerida (los reportes)".
3. Sobre el procedimiento de recuperacion de licencias medicas
De Ia revision al proceso de recuperacion de subsidios por licencias medicas que Ileva a cabo el Servicio de Salud de Iquique, se determinaron las siguientes observaciones:
3.1 Envio a cobro de Ia totalidad de las licencias medicas
Sobre el particular, se observa que el Servicio citado, previo al cobro del subsidio por incapacidad laboral, no ejecuta un acto de
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depuracion de aquellas licencias medicas que fueron enviadas a la COMPIN o Institucion de Salud Previsional respectiva. En efecto, la Unidad de Administraci6n y Finanzas cuando envia la solicitud de cobro del subsidio, lo hace en base a Ia totalidad de las licencias medicas presentadas por los funcionarios, sin realizar un filtro sobre aquellas que posteriormente hayan sido rechazadas o modificadas en sus plazos, omision que permite inferir que no se posee un manejo adecuado de la tramitacion de las licencias medicas Ilevadas a cobro, hecho que va en directo perjuicio de la posterior recuperaci6n de los fondos asociados a este proceso. Frente a dicha observacion, y en lo sustancial, la autoridad de ese Servicio responde que con Ia implementacion del nuevo "procedimiento de licencias medicas del Servicio de Salud Iquique", se procedera a realizar el proceso de depuraci6n en cuestion seflalado en este acapite.
3.2. Falta detalle de subsidios pagados por Ia ISAPRE Consalud
De la revision realizada en la Unidad de Administraci6n y Finanzas del Servicio de Salud Iquique, sobre la recepcion de los cheques y/o vale vista entregados por las COMPIN o las Instituciones de Salud Previsional, a raiz del pago del subsidio de incapacidad laboral, se advirtio que en el caso de los pagos efectuados por la ISAPRE Consalud, dicha Entidad no ha logrado obtener la lista que detalle con exactitud las licencias medicas asociadas a los subsidios que se estaban pagando por esa Institucion Previsional. Situacion por la que, no le es posible rebajar en el sistema SIRH aquellas licencias, y asi mantener un control de lo que se le adeuda por parte de dicha ISAPRE. Tal situaci6n, no se ajusta a lo establecido en la letra b, normas especificas de la Resolucion N° 1.485, de 1996, sobre Normas de Control Interno de la Contraloria General de la RepUblica, la cual seriala, en lo que atarie, el registro inmediato y pertinente de las transacciones y hechos importantes es un factor esencial para asegurar Ia oportunidad y fiabilidad de toda la informaci6n que la institucion maneja en sus operaciones, y en Ia adopcion de decisiones, en este caso, sobre la tramitaci6n de las licencias medicas. A mayor abundamiento, es necesario indicar que lo anterior, ademas, infringe el principio de "celeridad" establecido en el articulo 7 de la ley N° 19.880, precepto el cual senala textualmente que, "Las autoridades y funcionarios de los 6rganos de la Administraci6n del Estado deberan actuar por propia iniciativa en la iniciaci6n del procedimiento de que se trate y en su prosecucion, haciendo expeditos los tramites que debe cumplir el expediente y removiendo todo obstaculo que pudiere afectar a su pronta y debida decision", situaci6n que en la especie el Servicio no lo ha materializado, al no poseer tales listados que le permitan un control adecuado de lo adeudado por la ISAPRE Consalud. En virtud de los antecedentes antes expuestos, la Entidad auditada responde que dicha situacion se solucion6 por medio de la extraccion de la planilla con la informaci6n del pago de las licencias medicas desde la pagina web de la ISAPRE Consalud, sin embargo, en su expediente de respuesta no adjunta antecedente que acredite lo sefialado.
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3.3. Rechazo de las licencias medicas
Sobre la materia, se debe sefialar que en el transcurso de la auditoria no se advirtieron antecedentes que acreditaran que el servicio haya efectuado acciones sobre aquellas licencias medicas rechazadas por la COMPIN o por Ia Institucion de Salud Previsional respectiva. Si bien es cierto, que se exige a los funcionarios afectados realizar las gestiones necesarias para solucionar tal rechazo, este sin importar el resultado de esta gestion, no procede a solicitar la devolucion de las remuneraciones pagadas durante el period° no trabajado. Del mismo modo, se detectO que las Unidades de Personal no informaban al Area de Sueldos del Servicio de Salud Iquique acerca del rechazo definitivo de las licencias medicas y por ende, no se instruia, de ninguna forma, sobre los descuentos respectivos a las remuneraciones de los funcionarios afectados. Lo anterior, permite sostener que se infringe lo senalado en el articulo 63 del ya citado Reglamento de Autorizaci6n de Licencias Medicas, el cual senala que la devolucion de las remuneraciones o subsidios indebidamente percibidos por el beneficiario de una licencia no autorizada, rechazada o invalidada, es obligatorio. Ademas, en su inciso segundo indica que el empleador debera adoptar las medidas conducentes para el inmediato reintegro, por parte del trabajador, de las remuneraciones o subsidios indebidamente percibidos, situacion que no fue apreciada durante Ia fiscalizacion. Ejemplo de lo dicho anteriormente, son las licencias rechazadas, correspondientes al Hospital Regional y al Servicio de Salud Iquique mostradas a continuacion: RUT
N°Licencias
Nombre
F.Inicio
F.Termino Dias Licencia Valor Cal. Aprox
27190259
17/03/2011 17/03/2011
1
$
2,090
32773605
24/06/2011 23/07/2011
30
279,981 736,614
26262708
03/04/2011 03/04/2011
1
$ $
32764184
15/03/2011 03/04/2011
20
$
32652573
07/04/2011 05/05/2011
29
$
504,671
33502374
24/04/2011 08/05/2011
15
$
442,857
3,216
27191337
18/03/2011 01/04/2011
15
$
576,087
33245707
24/03/2011 06/04/2011
14
07/04/2011 21/04/2011
15
$ $
388,655
33245722
208,380
27767227
11/04/2011 11/04/2011
1
$
1,859
27767228
14/04/2011 16/04/2011
3
$
6,276
27767238
25/04/2011 01/05/2011
7
$ $
3,202,094
Total
51,408
En relacion a la observacion sefialada precedentemente, el Servicio de Salud Iquique, una vez mss arguments en su respuesta que a traves del ya citado procedimiento de licencias medicas implementado para el progreso de todas las gestiones internas de este proceso, se mejorara lo concerniente a la coordinaci6n de la Unidad de Sueldos con la Unidad de Personal, como tambien los descuentos pertinentes por concepto de rechazo y las apelacio es que los funcionarios eventualmente realicen por estas mismas causas.
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A su vez, la autoridad indica que ante los casos de los funcionarios afectos a licencias rechazadas dados come ejemplo por esta Contraloria General, se procedera con "las devoluciones de las remuneraciones pagadas durante los periodos no trabajados". De la misma forma, se senala que se instruira a la autoridad que corresponda para replicar tal acci6n en el Hospital Regional de Iquique. Ahora bien, sobre las debilidades de control expuestas en este titulo, estas permiten inferir que el Servicio de Salud Iquique tiene un sistema poco eficiente en el registro y control de las licencias medicas, en cuanto a fechas, plazos, estado y cobro de las mismas; duplicandose ademas, el trabajo del o los funcionarios encargados de ello, toda vez que se debe ingresar cierta informacion al sistema y luego replicarla en las mencionadas planillas de calculo. Es dable serialar que lo descrito en el parrafo anterior, no esta acorde con el principio de eficiencia de la Administracion POblica, consagrado en el articulo 5° de la ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de la Administracion del Estado, el cual y en lo pertinente sefiala que, "las autoridades y funcionarios deberan velar por la eficiencia de la administraci6n, procurando Ia simplificacion y rapidez de los tramites y el mejor aprovechamiento de los medios disponibles, asimismo, propender a la unidad de accion, evitando la duplicacion o interferencia de funciones". Sobre lo expuesto, es necesario precisar que si bien ese Servicio ha aceptado las observaciones planteadas y ha argumentado en su respuesta las medidas para subsanarlas, cabe consignar, que tales debilidades de control interno, fueron constatadas en el momento en que se efectuaron los hallazgos, lo que implica que estas estaban vigentes a esa data. Por lo anteriormente expuesto, estas se mantendran en su integridad hasta verificar que las acciones propuestas por esa autoridad hayan corregido las situaciones descritas en esta materia.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS Del analisis a la muestra de licencias medicas presentadas durante el mes de octubre del ario 2010, se determin6 lo siguiente:
1. Error de calculo En relacion can el examen efectuado al calculo del subsidio determinado por el Servicio de Salud Iquique, sobre aquellas licencias medicas consideradas en Ia muestra, se determinaron diferencias a favor y en contra del Servicio, por la suma de $ 584.032 y $ 80.593. Al respecto, es oportuno serialar que mediante correo electronic° institucional de la directora, Dra. Adriana Tapia Cifuentes, el dia 11 de mayo de 2011, solicito a la empresa INDRA, encargada del sistema SIRH, que revisara y corrigiera el valor de calculo de las licencias medicas. Antecedente que corrobora que el Servicio de Salud Iquique, ha utilizado una formula de calculo del subsidio que no se ajusta a la normativa que rige la materia en examen.
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Por otra parte, y sin perjuicio de lo anterior, es dable mencionar que luego de analizar aquellas licencias medicas consideradas en Ia muestra, puntualizando en Ia recuperaciOn efectiva de los subsidios recibidos, se establecieron diferencias a favor y en contra de la Entidad, lo que permite inferir que se dejO de percibir un monto neto de $ 694.264, segun el siguiente detalle.
N° de Licencia Indica
R.U.T.
Dias Dv de LM
Inicio de LM
Termino de LM
Monto Monto estimado Diferencia Recaudado a $ percibir $ s/CGR $
30580998
4
12/10/2010 15/10/2010
12.142
5.774
-6.368
26026816
4
15/10/2010 18/10/2010
13.7712
14.094
322
31797529
4
05/10/2010 08/10/2010
25.947
15.361
-10.586
31798492
4
12/10/2010 15/10/2010
22.701
33.877
11.176
29795893
4
01/10/2010 04/10/2010
54.386
44.784
-9.602
31797120
15
12/10/2010 26/10/2010
178.039
55.813
-122.226
25780895
4
01/10/2010 04/10/2010
70.420
69.854
-566
31803615
15
15/10/2010 29/10/2010
117.246
117.476
230
31799393
15
08/10/2010 22/10/2010
167.649
158.317
-9.332
30999606
15
04/10/2010 18/10/2010
442.467
418.595
-23.872
26005995
30
11/10/2010 09/11/2010
795.971
479.052
-316.919
29137238
30
12/10/2010 10/11/2010
676.216
506.104
-170.112
31801663
30
28/10/2010 26/11/2010
887.589
795.335
-92.254
31799344
30
16/10/2010 14/11/2010 1.293.121
1.348.966
55.845
Total
4.757.666
4.063.402
-694.264
Al tenor de lo observado, se argumenta que el sistema SIRH, por medio de un algoritmo que se encuentra establecido a nivel nacional para todos los Servicios de Salud, permite generar automaticamente los calculos del referido subsidio. Luego, precisa la autoridad, que tal formula se encuentra en estudio por parte del Ministerio y Ia Contraloria General a nivel central, a fin de unificar los criterios de dicho calculo. Ademas, en respuesta a los casos sefialados anteriormente se informa que se "efectuara un acabado analisis, caso a caso, con el objeto de verificar las reales razones que motivaron esta menor recaudacion". Pues bien, considerando que dichas diferencias no han sido aclaradas, entregando argumentos de hecho que en nada desvirt6a lo reprochado, es dable mantener la observaciOn integramente.
2. Montos pendientes de recuperaci6n
En relacion con esta materia, el monto por concepto de recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral de Ia muestra examinada, asciende a $ 12.553.277, del cual, a la fecha de la fiscalizacion, se habian recuperado $ 4.063.402, faltando un monto de $ 7.795.609, cifra equivalente a un 62%.
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Lo anterior, demuestra que no se realizo el cobro de las respectivas licencias en forma oportuna, ya que conforme con lo establecido en el articulo 155 del D.F.L. N° 1, de 2005, del Ministerio de Salud, que aprob6 el texto refundido, coordinado y sistematizado, entre otras, de la ley N° 18.469, se establece que, "El derecho a impetrar el subsidio por incapacidad laboral prescribe en seis meses desde el termino de la respectiva licencia", de esta misma forma se establece que, "prescribira el derecho de los servicios publicos e instituciones empleadoras a solicitar los pagos y devoluciones que deben efectuar los servicios de salud, con motivos de los periodos de incapacidad laboral de los trabajadores de dichas entidades". En virtud de lo dispuesto en el articulo antes citado, se evidencia Ia falta de oportunidad del cobro de las licencias por parte del Servicio, toda vez que la Ultima licencia presentada y no pagada, termin6 el 7 de noviembre del alio 2010, por lo que el derecho de solicitud de pago expir6 el 7 de mayo del presente Se observa que el Servicio de Salud Iquique, no realiz6 los esfuerzos necesarios como para materializar el cobro de las licencias no pagadas, en el debido plazo. Cabe adennas senalar, que al no materializar este derecho frente a las entidades pagadoras dentro del plazo legal, no solo deja de percibir ingresos, sino que ademas, infringe el principio de "celeridad", anteriormente citado, puesto que la Entidad en este caso, no ha actuado por propia iniciativa en Ia iniciacion del procedimiento de cobro en forma oportuna de tales subsidios. En lo concerniente a esta materia, la autoridad del servicio en su respuesta indica haber realizado en su momento, los cobros de las licencias medicas observadas, de las cuales, sehala que at:in no recibe los respectivos pagos del subsidio por incapacidad laboral. De lo anterior, cabe precisar que se reconoce no haber realizado el cobro de la licencia medica N° 31800096 correspondiente a $ 435.401, durante los plazos establecidos en la ley. Por otro lado, no se pronuncia sobre la licencia medica N° 30581000 equivalente $ 527.714. Al respecto, si bien la Entidad Publica aporta los antecedentes que acreditan que impetr6 el cobro de algunas licencias medicas -con excepcion de las anteriores- esta Contraloria ha decidido mantener los casos observados, mientras no se evidencie la total recuperacion de los respectivos subsidios por incapacidad laboral. Por otra parte, en el transcurso de la presente auditoria, se pudo apreciar que las licencias medicas son registradas en Ia contabilidad una vez que se percibe el reembolso por concepto de subsidio de incapacidad laboral y no cuando se conoce el derecho de cobro. Lo anterior, vulnera el principio contable de devengado, el cual seriala que "la contabilidad registra todos los recursos y obligaciones en el momento en que se generen, independientemente de que estos hayan sido o no percibidos o pagados".
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Sobre lo anterior, es pertinente senalar que ello ya ha sido observed° por este Organismo Superior de Control en auditoria anterior, sin que a Ia fecha se haya dado una solucian definitive. Al respecto, cabe precisar que en su contestacion la autoridad del Servicio no entrega una solucion concreta que subsane esta deficiencia contable, producto de esto mismo, es que tampoco es posible evidenciar plazos que comprometan el accionar en la bUsqueda de una solucian a Ia materia, lirnitendose a indicar que a traves de Ia implementacion del nuevo procedimiento de tramitaci6n de licencias medicas establecido en el manual "Procedimiento Licencias Medicas del Servicio de Salud Iquique", este se verb obligado a crear un mecanismo de registro contable. Por lo ya indicado, y considerando que Ia respuesta entregada por la autoridad no contiene evidencias materiales que acrediten la normalizacion del principio contable afectado, corresponde a esta Entidad Fiscalizadora mantener en su totalidad la observacion aqui formulada.
3. Falta de resolucion por licencias medicas En relacian con las licencias medicas N° s 25780895 y 31797371 presentadas el 1 y 9 de octubre del 2010, respectivamente, al momento de la auditoria - junio de 2011- no poseian las resoluciones que sancionara el estado de ellas, es decir, aprobada, rechazada, ampliada o reducida. Ademas, en el caso de Ia primera de ellas, se constata un pago del subsidio por incapacidad laboral, realizado por parte de Ia ISAPRE Nies Vida, por Ia suma de $ 69.864, sin embargo, y come se setiala anteriormente, dicha licencia no posee la pertinente resolucion. Frente a dicha observacian, Ia Entidad POblica adjunta en su respuesta una resolucion exenta sin correlativo, fechada el 12 de agosto del presente alio, en Ia cual se regularize Ia situaci6n de las licencias medicas presentadas en este acapite. Sin perjuicio que este hecho corrobora lo observed° por esta Contraloria, se procede a levantar tal observacian, toda vez que se regularize el acto administrative en cuestion.
II. REGION DE ANTOFAGASTA SERVICIO DE SALUD DE ANTOFAGASTA Y HOSPITAL "DR. LEONARDO GUZMAN" I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO Sobre el particular, cabe mencionar que el Departamento de Auditoria del Servicio de Salud Antofagasta practice una revision a los "Sistemas de cobranzas del Hospital Regional Antofagasta" en el atio 2009, incluyendo un apartado para Ia recuperaci6n de subsidios por licencias medicas.
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Al efecto, en su informe N° 15, de junio de el citado ailo, concluy6, entre otras materias, que no existian registros con los saldos pendientes de recuperaciOn por licencias medicas, como asi tambien, detectO una serie de debilidades de control interno, entre las cuales consigno -por ejemplo-, la falta de procedimientos de validacion de la informacion de as unidades involucradas en el proceso. De igual forma, en el mismo documento se indicaba que el sistema computacional de recursos humanos —SIRH- estaba siendo subutilizado, al no ingresar en este, la informacion relacionada con Ia recuperacion de los subsidios. El citado informe determin6 adernas, la incongruencia entre lo registrado en el citado sistema de recursos humanos —SIRHen comparacion con lo consignado por el Sistema de Informacion para Ia Gesti6n Financiera del Estado, -SIGFE-, en relacion a los montos pendientes de recuperacion por los subsidios . En tanto, para el Servicio de Salud no se advirtieron informes de auditoria interna sobre Ia materia en analisis. Para el presente trabajo, la evaluacion practicada al area sometida a examen consider6, entre otros aspectos, el analisis de las actividades de control existentes y los procedimientos implementados para minimizar los efectos de riesgos potenciales asociados a la materia en estudio. El resultado de dicho procedimiento permiti6 determinar las siguientes debilidades de control:
1. Procedimientos de recuperacion de subsidios
Se constat6 que para ambas Entidades, existe un manual denominado "Procedimiento de Gesti6n de Licencias Medicas", el cual no fue sancionado con el acto administrativo pertinente. Asimismo, se advirti6 que la Direcci6n del Servicio de Salud Antofagasta, mediante oficio N° 2.114, de 2011, inform6 a los Directores de los Hospitales de la region y a sus Unidades de Personal, entre otros, del procedimiento establecido en forma conjunta con la Asociacion Chilena de Seguridad para la recuperaci6n de los subsidios generados por reposo laboral de los funcionarios del Servicio de Salud y su red asistencial, acogidos a la ley N° 16.744, sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, el que, al igual que en el caso anterior, no estaba ratificado mediante el debido acto administrativo. Al respecto, cabe tener presente que de conformidad al articulo 3 de la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Organos de la Administraci6n del Estado, las decisiones escritas que adopte la Administraci6n se expresaran por medio de actos administrativos, esto es, decisiones formales emitidas por los organos de la Administracion del Estado en los cuales se contienen declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad publica. Lo anterior guarda coherencia con los principios de escrituracion y conclusivo del procedimiento administrativo, establecidos en los articulos 5 y 8 de la citada ley, respectivamente, en cuya virtud el procedimiento
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debe constar por escrito o por medios electronicos y terminar con la dictacion de un acto decisorio que se pronuncie sobre Ia cuesti6n de fondo y en el cual se exprese la voluntad del 6rgano administrativo, decisi6n administrativa que, segOn agrega el inciso segundo del articulo 51 del mismo texto legal, produce efectos juridicos desde su notificaci6n o publicacion, segOn sea de contenido individual o general (aplica dictamen N° 60.490, de 2008, de este Organismo de Control). Sobre el particular, el Servicio de Salud Antofagasta inform6 en su oficio de respuesta, que la Subdirecci6n de GestiOn de las Personas de esa entidad, solicito al Departamento Juridico, mediante ordinario N° 604, del presente ano, emitir las resoluciones que aprueban el "Procedimiento de Gesti6n de Licencias Medicas de los Funcionarios del Servicio de Salud Antofagasta" y "Procedimientos de Recupero de Subsidios de la ley N° 16.744 de la Asociacion Chilena de Seguridad". La efectiva implementacion de Ia medida informada por el Servicio sera verificada en proximas fiscalizaciones que Ileve a cabo esta Entidad de Control sobre este topic°.
2. Contabilizacion de las operaciones
Se comprob6 que ambas entidades no devengaban oportunamente los ingresos provenientes por recuperaciones de licencias medicas. Sobre la materia, se constat6 en la cuenta N° 11508, "CxC Otros Ingresos Corrientes", que los ingresos por percibir asociados a licencias medicas, se contabilizaban al momento del pago por parte de las entidades de salud (Compin o Isapre), segOn sea el caso, y no al momento de generarse el derecho, vulnerando de este modo, el principio contable de devengado. Es del caso precisar que el Sistema de Contabilidad General de la Nacion se rige por un conjunto de principios que constituyen la base sobre la cual se fundamenta el proceso contable, los que son aplicables a todas las entidades de la AdministraciOn del Estado y se deben observar en forma uniforme. Dentro de estos principios aplicables, se encuentra el denominado devengado, el cual consiste en registrar en Ia contabilidad todos los recursos y obligaciones en el momento que se generen, independientemente de que estos hayan sido o no percibidos, segOn lo dispuesto expresamente en el oficio N° 60.820, de 2005, de esta Contraloria General. En lo referente a este punto, el Servicio de Salud Antofagasta manifest6, en sintesis, que procederan en conjunto con la Unidad de Sueldos y Personal de esa Institucion, a implementar un nuevo procedimiento de registro de las licencias medicas desde que estas son recepcionadas en los distintos centros asistenciales de la region, con el objeto de alinear criterios y establecer los respaldos documentales necesarios para generar las respectivas contabilizaciones, como asi tambien, instruir sobre la materia a los establecimientos que forman parte de su red asistencial. F.
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No obstante lo anterior, la entidad no aporto antecedentes que permitan desvirtuar la observacion, por lo que Ia efectiva implementacion de las medidas anunciadas para atender Ia debilidad de control interno detectada, tanto en la Direccion del Servicio de Salud Antofagasta, como en el Hospital Dr. Leonardo Guzman, seran materia de un seguimiento que practique este Ente Fiscalizador.
3. Revision Documental De la revision efectuada, se comproba que los actos administrativos que aprobaron licencias medicas en el Servicio de Salud Antofagasta, fueron dictados con posterioridad a dos meses desde el inicio de dichas licencias. Ejemplo de lo anteriormente serialado, se presenta a continuacion: Resoluciones Exentas N° Documento
Fecha de la Resolucion
152
20/01/2011
261
31/01/2011
772
06/04/2011
773
06/04/2011
774
06/04/2011
775
Funcionario
06/04/2011
776
06/04/2011
777
06/04/2011
779
06/04/2011
808
08/04/2011
1023
Licencias medicas mes de octubre
29/04/2011
Desde
Haste
Dias licencia
19/10/2010 22/10/2010
4
22/10/2010 26/10/2010
5
22/09/2010 14/12/2010
84
01/10/2010 23/12/2010
84
06/10/2010 03/11/2010
29
23/10/2010 06/11/2010
15
01/10/2010 05/10/2010
5
13/10/2010 18/10/2010
6
21/10/2010 21/11/2010
32
29/10/2010 20/01/2011
84
15/10/2010 15/10/2010
1
05/10/2010 05/10/2010
1
06/10/2010 06/10/2010
1
07/10/2010 13/10/2010
7
28/10/2010 29/10/2010
2
28/10/2010 29/10/2010
2
27/09/2010 03/10/2010
7
11/10/2010 09/11/2010
30
Dicha demora, tal como lo ha serialado esta Contraloria General, entre otros, en sus dictamenes N° s 53.114, de 2008; 29.179, de 2009; 4.692, de 2010 y 3.263, de 2011, implica una infraccion tanto a lo dispuesto en los articulos 3 inciso segundo y 8 de Ia ley N° 18.575, de Bases Generales de la Administracion del Estado, que imponen a los organos que la integran, el deber de observar los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia y de accionar por propia iniciativa en el cumplimiento de sus funciones, procurando la simplificacion y rapidez de los tramites, como a lo previsto en el articulo 7 de Ia ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Organos de Ia Administracion del Estado, referente al principio de celeridad de los eventos de las autoridades y funcionarios publicos. 47
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AI respecto, en su respuesta la Entidad de Salud sefiaI6, en lo que interesa, que se ha dispuesto Ia coordinacion con las Unidades de Personal de los establecimientos, para que Ia emisi6n de las resoluciones que aprueban las licencias medicas, no exceda un plazo de 10 dias habiles a contar de la recepci6n del documento de aprobacian emitida por la Compin o por las Isapres, segijn sea el caso, sin acompanar antecedentes que den cuenta de tal medida, por lo que la observacion se mantiene.
4.
Monitoreo de Ia recuperacion de subsidios en Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH)
El SIRH es el Sistema de Informacion de Recursos Humanos, cuya finalidad es Ia informatizaci6n de los procesos de apoyo a la gestion de recursos humanos, aplicacion informatica que es utilizada por las entidades fiscalizadas para estos efectos. Al respecto, se verifico que para el periodo auditado, no se ejecutaron acciones de revision y seguimiento de recuperaci6n de los subsidios registrados en el referido sistema SIRH, lo que derive. en la falta de reembolsos y sus respectivos reajustes legales, conforme lo dispone la normativa vigente sobre la materia. De lo expuesto anteriormente, al 30 de junio del presente alio, se advirtieron diversos casos, los que se presentan en los numerales 1.4 y 2.4 del apartado sobre examen de cuentas de este informe, correspondientes al Servicio de Salud Antofagasta y al Hospital Dr. Leonardo Guzman, respectivamente. La situacian expuesta precedentemente vulnera lo establecido en la ley N° 18.899, sobre Normas Complementarias de Administracion Financiera, de incidencia presupuestaria y de personal, que en su articulo 5 establece que los pagos que correspondan, deberan ser efectuados dentro de los diez primeros dias del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentaci6n del cobro respectivo. Ademas, expresa que las cantidades que no se paguen oportunamente, se reajustaran en el mismo porcentaje en que hubiese variado el Indice de precios al consumidor, determinado por el Institute Nacional de Estadisticas, entre el mes anterior a aquel en que debi6 efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se realice y devengaran interes corriente. Sobre el particular, corresponde precisar ademas, conforme a lo manifestado por esta Entidad de Control, entre otros, en el dictamen N° 6.028, de 1995, que las instituciones empleadoras y servicios pOblicos tienen el plazo de 6 meses para accionar el aludido cobro, el que si se efectua en tiempo inoportuno, vale decir, cuando han pasado mas de 6 meses, trae como consecuencia que los entes de salud, Instituciones de Salud Previsional o Fondo Nacional de Salud, segun corresponda, no esten obligados al pago de ese subsidio, al haber prescrito el derecho a su reembolso.
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En respuesta a esta situacion, esa Entidad expreso que se estan efectuando las actualizaciones al sistema SIRH, en lo referido al ingreso de licencias medicas curativas, maternales y por accidentes laborales, correspondientes a Fonasa o Isapres. Asimismo, agrega que se estan realizando las acciones para el ingreso de las licencias medicas correspondientes al alio 2011, en el modulo "Ingreso de Resolucion Compin", del referido sistema. Agrega, que a partir del mes de mayo del presente alio, se incorporo un administrativo a la Unidad de Licencias Medicas, sosteniendo que sus funciones se orientaran al ingreso y regularizacion de la informaci6n procesada en el Sistema de InformaciOn de Recursos Humanos, SIRH. Al tenor de lo observado, cabe sefialar que las acciones expuestas, orientadas a un mayor control y eficiencia de Ia recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, no fueron descritas en detalle y tampoco acreditadas con los antecedentes de respaldo pertinentes, debiendo mantenerse la observacion, sin perjuicio de las futuras validaciones que en la especie realice este Organismo de Control, tanto a la Direcci6n del Servicio de Salud Antofagasta como al Hospital Dr. Leonardo Guzman.
II. Examen de Cuentas
El trabajo incluyo el examen de las operaciones de ingreso derivadas de la recuperaci6n de subsidios por las entidades de salud en estudio, durante el periodo sujeto a revision, determinandose lo siguiente:
1. Servicio de Salud Antofagasta
A fin de verificar Ia tramitaciOn, pago y reembolso por licencias medicas, se examine una muestra de 34 casos, Ia que permiti6 establecer las siguientes observaciones, de acuerdo con lo indicado por el decreto reglamentario N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y prevision Social:
1.1.Diferencias en las estimaciones de recuperacion de subsidios
En virtud de la informacion contenida en el sistema SIRH, respecto de los ingresos estimados a percibir por concepto de subsidios, se determinO una diferencia entre lo consignado en dicho sistema y el calculo efectuado por esta Entidad de Control, que asciende a $ 853.866. Lo descrito precedentemente, se presenta a continuaciOn: Diferencias en los montos a percibir por recuperaci6n de subsidios Estimado percibir por SSA s/ SIRH ($) Calculo CGR ($) Diferencia estimacion ($) Fonasa 8.498.487 9.069.659 -571.172 1.869.844 Isapres 2.152.538 -282.694 10.368.331 11.222.197 Total -853.866
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Es del caso sehalar, que el calculo realizado por este Organismo de Control se efectuo en base a Ia sumatoria de las tres (3) remuneraciones de sueldo imponibles anteriores a Ia fecha de presentaci6n de la licencia medica, en conjunto con las asignaciones de estimulos respectivas, establecidas en las leyes NO S 19.490 y 19.937, dividiendo el monto resultante por 90 dias, para obtener el valor del subsidio diario. Esto, considerando un tope imponible de 64,7 UF para los afiliados a los Administradores de Fondos de Pensiones (AFP) y 60 UF para los del Institute de Prevision Social (IPS). Para efectos de determinar el monto a percibir, es menester considerar que si la licencia medica indica incapacidad laboral menor a diez (10) dias, el cobro se efectua desde el cuarto en adelante, de este modo, si la licencia sobrepasa dicho nOmero, siendo estos continuos, se cobra el total del subsidio y las cotizaciones de salud y de prevision. El detalle de las licencias medicas que dieron origen a esta diferencia, se presenta en el anexo N° 2 que se adjunta. En relacion a esta observacion, el Servicio argument6 que los calculos de recuperaci6n de subsidios del sistema SIRH con respecto a los efectuados por esta Entidad de Control, difieren basicamente en cuanto al calculo de las cotizaciones previsionales, para lo cual adjunta, a modo de ejemplo, los antecedentes de Ia licencia medica N° 27413851 de 2010, por un (1) dia, correspondiente a Ia funcionaria Del analisis de los antecedentes sobre la materia, es dable indicar que para el calculo ejecutado por esa Entidad de Salud, esta no consider° las cotizaciones previsionales de Ia asignacion otorgada en el mes de septiembre de 2010, correspondiente a la ley N° 19.490, que establece asignaciones y bonificacion para el personal del sector salud, la cual senala en el articulo 5, letra g), en lo pertinente, que la asignacion tendra caracter tributable e imponible para fines de prevision y salud, para determinar los impuestos e imposiciones a que se encuentra afecta, y esta distribuira su monto en proporcion a los meses que comprenda el periodo que corresponda, y que sus cuocientes se sumaran a las respectivas remuneraciones mensuales, como tampoco consider° las asignaciones de la ley N° 19.937, que en su articulo 71 confirma lo descrito. Atendidas las consideraciones precedentes, es del caso precisar que esta Contraloria Regional incluy6 en el calculo dichas cotizaciones, con un tope de tributacion imponible de 4,2 UF para los casos en que los funcionarios estan afiliados al Fondo Nacional de Salud, y de 4,529 UF para aquellos adheridos a Isapres, toda vez que estas afectan Ia remuneraci6n neta de los funcionarios, y por ende, el calculo de la recuperacion del subsidio, lo que derive en la diferencia consignada por esta Entidad de Control. De acuerdo a lo expuesto precedentemente, la observacion se mantiene.
1.2. Recuperaci6n de subsidios de afiliados a Fonasa
Al respecto, se constataron diferencias entre Ia esti aci6n de recuperacion efectuada por esa Entidad y lo realmente recaudado,
50
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CHILE
cuyo monto asciende a $ 568.414, de lo cual es dable senalar que a Ia fecha de cierre
de Ia revision, no se habia realizado acciones destinadas a recuperar los montos pendientes. Detalle de lo expuesto, se presenta a continuacian: MONTO ($)
Fecha Licencia Funcionario
N° Licencia
Desde
31776361
11/10/10
09/11/10
27415152 22/09/10
14/12/10
31468984 01/10/10 Total
23/12/10
Hasta
N° dias Licencia
30 84 84
Estimado percibir segim SIRH
Recaudado
633.498
550.437
2.591.582
2.397.338
1.185.450 4.410.530
894.341 3.842.116
Pendiente por recuperar 83. 83.061 194. 194.244 291. 291.109
% Recuper aciOn 86,9% 92,5% 75,4%
568.414
En relaciOn a las diferencias advertidas por esta Entidad de Control, el Servicio de Salud Antofagasta sefialo que realizara una reunion de coordinaci6n con la Unidad de Sueldos para el analisis de Ia base de calculos, con el objeto de que posteriormente solicitar a Ia COMPIN de Antofagasta, antecedentes y reembolsos, en el caso que proceda. Al respecto, Ia respuesta entregada por Ia Entidad resulta incompleta, dado que no precis6 los motivos que originaron las diferencias detectadas ni se refiri6 a Ia falta de gestiones para el cobro de los montos pendientes de recuperar, situaci6n que no permite levantar Ia observacion. Sin perjuicio de lo anterior, el efectivo cumplimiento de lo informado sera verificado por este Organismo de Control en futuras visitas de fiscalizaci6n.
1.3. Recuperacion de subsidios desde las Instituciones de Salud Previsional
Sobre este punto, se advirtio una diferencia de $ 179.411, entre Ia estimacion hecha, lo consignado en el sistema SIRH, y lo efectivamente recaudado, segun el siguiente detalle: Fecha Licencia Funcionario
N° Licencia
12885965
Desde
Hasta
01/10/2010 28/10/2010
N° de Dias Licencia
Isapre
28
Banmedica
MONTO ($) Estimado Pendiente % de Percibir P por Recupe por SSA Recaudado recuperar raci6n segbn SIRH 953.481 774.070 179.411 81,2%
Es menester sefialar, que al termino de esta fiscalizaciOn, el Servicio no habia realizado acciones tendientes a recuperar dicho monto. En relaciOn a esta observacion, Ia Entidad sostuvo que para Ia licencia medica en analisis, se habia recuperado Ia totalidad de lo adeudado. Sin embargo, no aporto antecedentes que acreditaran lo anunciado, situaciOn que impide levantar la observacion. 51
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1.4. Subsidios sin reembolso
Sobre el particular, se constatO que del total de casos examinados en el Servicio, cinco (5) subsidios equivalentes a la suma de $ 1.819.928, correspondientes a afiliados al Fondo Nacional de Salud, no habian sido reembolsados a la fecha de cierre de la auditoria. En referencia a lo expuesto, es dable serialar que esa Entidad incumplio lo establecido en el D.F.L. N° 1, de 2005, del Ministerio de Salud en su articulo 155, que el derecho de la entidad empleadora a impetrar el reembolso de los subsidios por incapacidad laboral, prescribira en el plazo de seis meses, contados desde el termino de la licencia. El detalle de los montos pendientes por recuperar, se presenta a continuacion: Subsidios sin reembolso Fecha de la Licencia Nombre Funcionario
N° Licencia
.
Monto N° de dias de la licencia
Desde
Haste
31781570
19/10/10
10/01/11
31775070 27061599
27/09/10 03/09/10
11/10/10 01/11/10
27059007 12/10/10 31478543 05/10/10 Total
12/10/10 09/10/10
84 15 31 1 5
Estimado a percibir por SSA ($)
Recaudado ($)
Pendiente por recuperar ($)
935.950
0
935.950
158.322 698.099
0 0
158.322 698.099
2.436 25.121 1.819.928
0 0
2.436 25.121 1.819.928
0
En lo concerniente a este acapite, el Servicio de Salud Antofagasta (SSA) afirm6 que mediante cartas de cobranzas que envia mensualmente desde el Departamento de Finanzas, reitera las licencias medicas pendientes de pago a la respectiva Institucion Previsional de Salud. La respuesta emitida por esa Entidad impide levantar la observacion, toda vez que resulta insuficiente e incompleta, dado que no precise) los motivos por los cuales los subsidios individualizados se encontraban pendientes de recuperar, ni acompario antecedentes que acreditaran lo informado.
2. Hospital Regional de Antofagasta
Al igual que en el caso anterior, se efectu6 un analisis, a fin de verificar la tramitacion, pago y reembolso por licencias medicas de la entidad hospitalaria, para lo cual se examine) una muestra de 97 casos del total de licencias medicas aprobadas en el mes de octubre de 2010, determinando las siguientes observaciones:
52
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2.1. Diferencias en las estimaciones de recuperacion de subsidios
De Ia muestra examinada, se determine una diferencia de $ 55.737, entre los valores estimados a percibir por Ia entidad hospitalaria, segun lo registrado en el sistema SIRH, y lo calculado por este Organismo Fiscalizador. Lo descrito precedentemente, se presenta a continuaciOn: Diferencias en los montos a percibir por recuperacion de subsidios Estimado a percibir por Hospital segOn SIRH ($) 12.798.145 3.050.948 15.849.093
Fonasa Isapres Total
Calculo CGR ($) 12.639.405 3.153.951 15.793.356
Diferencia en la estimaciOn ($) 158.740 -103.003 55.737
El contenido de lo expuesto, considera como base de calculo el procedimiento descrito en el punto 1.1 del capitulo referido al Servicio de Salud de Antofagasta de este informe. El detalle de las licencias medicas que originan las diferencias sefialadas, se muestran en anexo N° 3. 2.2. Recuperacion de subsidios de afiliado a Fonasa
Sobre el particular, se verificaron diferencias entre Ia estimacion de recuperacion efectuada por el centro hospitalario y lo efectivamente recaudado, por Ia suma de $ 2.141.685, segun el siguiente detalle:
MONTO ($) Funcionario
N° Licencia
48476 45689 47167 47299 45266 44619 43140 46582 47300 45670 44489 46240 45695 45085 45819 44634 46593 47314 Total
N° dias licencia
42 14 8 7 1 30 21 7 7 1 7 7 15 68 30 7 3 7
Estimado Percibir por HRA SIRH
372.148 125.383 49.179 43.070 3.274 589.459 427.610 35.334 35.334 3.025 185.605 40.340 245.735 1.083.707 368.134 156.823 5.119 77.849 3.847.128
53
Recaudado 0
124.399 0
0 3.267 541.146 401.663 0 0 0 0
0 142.064 0
336.442 156.462 0 0
1.705.443
Pendiente per recuperar
372.148 984 49.179 43.070 7 48.313 25.947 35.334 35.334 3.025 185.605 40.340 103.671 1.083.707 31.692 361 5.119 77.849 2.141.685
% de Recuperaci6n 0,0% 99,2% 0,0% 0,0% 99,8% 91,8% 93,9% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 57,8% 0,0% 91,4% 99,8% 0,0% 0,0%
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIAS REGIONALES AREA CONTROL DE PERSONAL
-c
i;
T. T6 NV
,CHILE ,
2.3. Recuperacion de subsidios de las Instituciones de Salud Previsional Respecto de este acapite, se constato una diferencia entre Ia estimacion hecha por el Hospital Regional, segun lo consignado en el sistema SIRH y lo efectivamente recaudado, ascendente a $ 2.321.052, segun el siguiente detalle:
Isapre
Estimado Percibir por HRA SIRH
30/10/10 11/11/10
Colmena Mas Vida
189.584 1.694.281
MONTO ($) Pendiente % Recaud por Recupe do radon a recuperar 81.086 108.498 42,8% 26,3% 445.712 1.248.569
12/10/10 21/10/10 15/10/10
Banmedica Mas Vida Consalud
944.936 18.454 109.205 2.956.460
0 0 108.610 635.408
Fecha Licencia Funcionario
N° Licencia
Desde
Hasta
27410187 31786083
23/10/10 01/10/10
31479966 30572575 30266896
01/09/10 19/10/10 08/10/10 Totales
944.936 18.454 595 2.321.052
0,0% 0,0% 99,5%
Sobre este punto, es posible aseverar que a la data del cierre de esta auditoria, no se advirtieron acciones para recuperar dichos montos por parte del recinto asistencial.
2.4. Subsidios sin reembolso Se constato que de la muestra examinada, 12 subsidios, por Ia suma de $ 1.949.164, correspondientes a Fonasa e Isapres, no habian sido reembolsados a la fecha de cierre de esta auditoria Julio de 2011- en el centro hospitalario. El detalle se presenta en el siguiente cuadro: MONTO ($) Funcionario
Total
N° Licencia
N° dias licencia
48476 47167 47299 46582 47300 45670 44489 46240 45085 30572575 46593 47314
42 8 7 7 7 1 7 7 68 3 3 7
Estimado Percibir HRA s/ SIRH
372.148 49.179 43.070 35.334 35.334 3.025 185.605 40.340 1.083.707 18.454 5.119 77.849 1.949.164
Recauda do 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
ok
Pendiente por recu perar
372.148 49.179 43.070 35.334 35.334 3.025 185.605 40.340 1.083.707 18.454 5.119 77.849 1.949.164
Recupera cion
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Al respecto, es dable sefialar que al termino de este examen, no se advirtieron gestiones por parte del establecimiento hospitalario para obtener la recuperaciOn de los montos adeudados, vulnerando Ia normativa referida e el numeral 1.4 del acapite sobre examen de cuentas de este informe final.
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Respecto de las observaciones contenidas en el numeral 2 de este apartado, el Servicio de Salud no emitio pronunciamiento para ninguna de ellas, por lo que corresponde mantener todos los alcances emitidos. Es menester indicar ademas, que Ia Administracion del Hospital Dr. Leonardo Guzman, debera adoptar las medidas pertinentes que permitan regularizar cada una de las situaciones representadas en este capitulo, cuya implementacion y aplicacion seran verificadas por este Organismo de Control en ulteriores fiscalizaciones.
3. Licencias medicas rechazadas
En lo referente a este punto, en ambas reparticiones pUblicas se constat6 que a Ia fecha de cierre de Ia auditoria -julio de 2011-, los funcionarios que presentaban rechazo o reduccion de licencias medicas no habian efectuado las devoluciones de remuneraciones correspondientes. Ejemplos de lo anteriormente descrito, se presentan a continuaci6n: 3.1.Hospital Regional de Antofagasta:
Funcionario
Fecha Licencia
N° Licencia
N° dias licencia
Desde
Hasta
32090031 31475297 26434724 31776270 27645876 24365010
15 15 19 7 12 1
24/10/2010 14/09/2010 13/12/2010 05/10/2010 27/11/2010 24/10/2010
07/11/2010 28/09/2010 31/12/2010 11/10/2010 08/12/2010 24/10/2010
Total
Monto Reintegro ($)
287.971 132.897 168.337 117.787 170.966 3.198 881.156
Descuento en Remuneracion
NO NO NO NO NO NO
En respuesta a esta materia, Ia Entidad serial6 que a contar del ario 2011, comenz6 a gestionar desde Ia Unidad de Licencias Medicas, el proceso indicado en el "Procedimiento de Gesti6n de Licencias Medicas del Servicio de Salud", el que sefiala diversas etapas para recuperar los montos en caso de rechazo de la licencia medica y por tanto, del reintegro por parte de los funcionarios. No obstante, la Entidad no se refiri6 a los casos presentados en el cuadro anterior, ni acompario antecedentes que permitieran avalar lo afirmado, por lo que la respuesta resulta incompleta e insuficiente, manteniendose, en consecuencia, la observacian en todos sus terminos. Lo anterior, sin perjuicio de las futuras validaciones que sobre Ia materia practique este Organismo de Control en el citado centro hospitalario.
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CHIh
3.2. En lo que concierne al Servicio de Salud Antofagasta, igual situacion se advirtio en el siguiente caso:
N°
Funcionario
N° Licencia
dias Lice ncia 29746502 15 Total
Fecha Licencia Desde 22/03/10
Monto Hasta Reinteg ro ($) 05/04/10 252.446 252.446
MONTO ($) Descuento en Diferenci Remuneraci6 a n Reintegro 100.512 151.934 100.512 151.934
Al tenor de lo observado, el articulo 111 de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, establece que durante la vigencia de la licencia medica, el empleado continuara gozando del total de sus remuneraciones. En este contexto, esta Entidad de Control ha resuelto, entre otros, en sus dictamenes N os 38.850, de 1995 y 49.261, de 2003, que el rechazo de un reposo medico hace legalmente procedente Ia restitucion de los dias no trabajados, ya que, conforme al articulo 63 del decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, que aprueba el Reglamento de Autorizaci6n de Licencias Medicas, es obligatoria la devolucion de las remuneraciones o subsidios indebidamente percibidos en ese evento, pronunciamientos que, en virtud de lo senalado, han autorizado el descuento o retencian de las mismas por tal circunstancia, aun estando pendiente la decision de la Superintendencia de Seguridad Social acerca de la impugnacion de tal rechazo. Respecto a este acapite, ese Servicio manifest6 que efectuo la gestion de cobranza prejudicial correspondiente, toda vez que el Departamento Juridico de esa reparticion publica, envio el oficio de cobranza N° 4.195, de 2010, cuya copia adjunto, al domicilio de la ex funcionaria. En virtud de los antecedentes aportados, se comprob6 que efectivamente el Servicio de Salud Antofagasta realizo la gesti6n indicada mediante una instancia de cobranza administrativa, no obstante, esta accion data de septiembre del alio 2010, no advirtiendose tramites posteriores a lo consignado, lo que impide levantar Ia presente observacion.
III REGION DE ATACAMA
SERVICIO DE SALUD ATACAMA Y HOSPITAL REGIONAL SAN JOSE DEL CARMEN, DE COPIAPO I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO La evaluacion de control interno permiti6 constatar las siguientes debilidades:
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1. Observaciones Generales 1.1. Las Unidades de Auditoria Interna pertenecientes al Servicio de Salud Atacama y a la entidad hospitalaria no han efectuado auditorias relacionadas con la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral durante los dos ultimos arms. La respuesta proporcionada por la Directora del Servicio indica que no se han realizado auditorias debido a la falta de personal para ejecutarlas, adernas de senalar que este Departamento cuenta con un programa anual donde los procesos son determinados en un 75% por el nivel central, quedando solo un 25% para los requerimientos internos del Servicio de acuerdo a los procesos de mayor riesgo. En virtud de lo anterior se procede a levantar Ia observacion formulada. Sin perjuicio de ello, se sugiere que Ia Unidad de Auditoria Interna incorpore en su planificacion la realizacian de una auditoria a esta materia, en atenci6n a los resultados expuestos en el presente informe final.
1.2. Las Unidades que participan en el proceso, cuentan con un manual de procedimientos para efectuar Ia recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral, a traves del Sistema de Recursos Humanos, SIRH; sin embargo, no se advirtio en ellas la existencia de algOn documento donde conste la aprobacion formal del citado texto. Sobre esta materia la Directora del Servicio adjunta la resolucion N° 1.006, 2011, Ia cual da por aprobado el manual de procedimientos para efectuar la recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral. Por tal razon, se ha resuelto dar por subsanada la observacion.
1.3.EI Hospital cuenta con un control sobre las personas que se les ha reducido a rechazado el nOmero de dias de licencias medicas por las respectivas instituciones de salud, a traves del sistema SIRH, sin embargo este no es utilizado. Igual situacion ocurre con el Servicio de Salud, pero este cuenta adernas con un registro en Microsoft Excel (.xls) de las licencias rechazadas y/o reducidas, de cuyo analisis se pudo advertir que no se han efectuado las acciones Para exi ir el reinte ro de los si uientes funcionarios: Nombre
Licencia
Estado
N° 29537184
Valorizacion
$ Reducida
98.613
31678310
Reducida
290.080
31676242
Reducida
192.920
25578234
Rechazada
48.347
18832070
Rechazada
60.239 690.199
Total
Respecto de lo observado, la Directora del Servicio seilala que el sistema SIRH cuenta con un mantenedor que esta diseriado para el registro de recuperaci6n de las licencias medicas y no de licencias reducidas o rechazadas, sin embargo, agrega que se esta solicitando a la empresa INDRA, encargada de Ia administracion del sistema, la mejora correspondiente a este modulo.
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Adicionalmente, informa que se ha efectuado el reintegro de los dineros adeudados por los funcionarios Sr. Osvaldo Becerra Ruiz y la Sra. Marcela Menas Sandoval, descontando de sus remuneraciones del mes de junio de 2011 los montos correspondientes. En el caso de Ia Sra. Debora Rodriguez Reygadas y la Sra. Francisca Zapata Villarroel, se adjunta copia de los cobros efectuados a traves de oficios ordinarios, debido a que estas personas en la actualidad ya no forman parte del Servicio. De acuerdo a los argumentos y antecedentes proporcionados se ha resuelto levantar la observacion formulada en los casos relacionados con los senores Becerra Ruiz y Menas Sandoval. Sin perjuicio de ello, procede mantener los cuestionamientos efectuados en los casos pendientes de reintegro, lo cual debera ser regularizado por el servicio.
1.4. De Ia muestra examinada, es dable indicar que la totalidad de las licencias medicas otorgadas en el mes de octubre de 2010 y tramitadas ante a la Comisi6n Medica, Preventiva e lnvalidez, COMPIN, no cuentan con las resoluciones de aprobaci6n por parte de esas entidades; hecho que refleja la falta de control y coordinacion entre las instituciones indicadas y el Servicio de Salud. Esta conducta ha vulnerado lo establecido en los articulos 3 inciso segundo de la ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de la Administraci6n del Estado, y 16 del decreto supremo N° 3 de 1984, del Ministerio de Salud. En su oficio de respuesta, la Directora del Servicio informa que mediante el Ordinario N° 3.067, de 2011, se ha solicitado a Ia SEREMI de Salud Atacama informar sobre las autorizaciones, reducciones o rechazos de las licencias medicas de los funcionarios del Servicio de Salud. Sobre esta materia se ha determinado mantener la observaci6n, en tanto el Servicio de Salud no acredite que se han regularizado los casos objetados y evidencie la aplicacion de medidas que permitan evitar la ausencia de las citadas resoluciones.
1.5. El sistema SIRH del Servicio de Salud Atacama permite obtener las resoluciones para la aprobacion de las licencias medicas, sin embargo, estas no son emitidas. En consecuencia, no existe constancia sobre la aprobaciOn formal de esos documentos. Por su parte el Hospital San Jose del Carmen de Copia,* si bien emite una resolucion para aprobar esas licencias, ello se realiza al momento en que el funcionario la presenta al Servicio y no en Ia fecha posterior a su autorizaciOn por parte de la COMPIN o Ia ISAPRE, situacion que permite aprobar licencias que pueden ser rechazadas por estas ultimas instituciones. En su oficio de respuesta, se informa que el Hospital San Jose del Carmen esta a la espera de la respuesta por parte del COMPIN sobre las licencias autorizadas, rechazadas o reducidas, ya que esta Entidad no informa de la resolucian final. En cuanto a los funcionarios que pertenecen a ISAPRES, se informa que mediante el Ordinario N° 3.086, de 2011, se instruy6 a los Directores de los Hospitales la manera de proceder ante licencias medicas gestionadas por las entidades privadas.
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Sobre el particular, procede mantener la observacion formulada, por cuanto las medidas adoptadas no resultan suficientes para entenderlas subsanadas. Asimismo, se debe consignar que la respuesta aportada, nada dice sobre las resoluciones de aprobacion de licencias medicas que debiera emitir en el Servicio de Salud Atacama.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS El examen consider6 la evaluacion de los procedimientos referidos a Ia determinaci6n, cobro y control de los subsidios por incapacidad laboral, producto de las licencias medicas, maternales y accidentes del trabajo. El resultado de esta actividad permiti6 establecer las siguientes observaciones: 1. En atenci6n a que las Entidades carecen de un sistema para controlar los plazos de respuesta por parte de Ia COMPIN y las ISAPRES, no es posible verificar el cumplimiento del articulo 12 de Ia ley N° 18.196, sobre Normas Complementarias de Administracion Financiera, Personal y de incidencia Presupuestaria, el cual senala lo siguiente: "Los pagos que correspondan conforme a los incisos anteriores deberan ser efectuados dentro de los diez primeros dias del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentaci6n de cobro respectiva". Lo anteriormente expuesto, puede implicar que no se perciban los fondos oportunamente. Al respecto, cabe indicar que el Servicio de Salud y el Hospital San Jose del Carmen de acuerdo a Ia muestra seleccionada, a la fecha de la presente fiscalizacion, presentaban licencias medicas pendientes de cobro correspondientes al mes de octubre de 2010 por las sumas de $ 2.422.641 y $ 532.170, respectivamente, cuyo detalle se expone en anexo N° 4. La Jefatura del Servicio, en su oficio de respuesta adjunta planillas donde se reflejan los montos recaudados a la fecha, por concepto de licencias medicas pendientes que corresponden al mes de octubre de 2010, por las sumas de $ 16.899 y $ 18.497, del Servicio de Salud y del Hospital San Jose del Carmen, respectivamente. Considerando que aCm no se ha acreditado la percepcion total de los montos cuestionados, sel ha resuelto mantener la observacion y requerir a ambas entidades que efectuen las acciones pertinentes para regularizar, tanto la falta de controles como las sumas pendientes de recaudaci6n.
2. Los fondos obtenidos por la recuperacion de las licencias medicas son utilizadas para el pago de las deudas correspondientes al subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo de Ia ley de Presupuesto, no obstante, el oficio circular N° 3, de 2010, del Ministerio de Hacienda, que imparte instrucciones sobre Normas Especificas Relacionadas con Personas, indica lo siguiente: "...cabe senalar que can cargo a las aludidas recuperaciones se podran solventar suplencias y reemplazos que dispongan..."
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Sobre el particular, la Directora del Servicio informa que el calculo de las planillas para el pago de remuneraciones mensuales incluyen la totalidad del personal, sin discriminar a aquellos funcionarios que se encuentran con licencia medica, de acuerdo al articulo 111 de Ia ley N° 18.834 el cual indica que durante la vigencia de una licencia medica el funcionario continuara gozando del total de sus remuneraciones. Ante esto, el Departamento de Finanzas realiza Ia provision de fondos con cargo a ingresos operacionales del Servicio de Salud, el cual esta compuesto por ingresos por transferencias corrientes, ingresos propios, otros ingresos y recuperacion de prestamos. Por otra parte, la Autoridad del Servicio indica que, debido a que el pago de las licencias medicas por parte de las instituciones pagadoras, se realiza de forma posterior al pago de remuneraciones mensuales y muchas veces en forma parcelada, no podria volver a distribuir los fondos recuperados por concepto de licencias medicas al subtitulo 21, ya que las remuneraciones fueron pagadas integramente en su oportunidad. En atenci6n a que los argumentos planteados en la respuesta no aportan antecedentes que permitan desvirtuar lo observado, este Organismo de Control procede a mantener la observacion formulada.
Durante el ano 2010 y hasta el mes de mayo de 2011, el Servicio de Salud Atacama ha enviado dieciocho oficios de recuperaciones de licencias a las instituciones de salud, siendo Ia emitida en el ano 2005 la de mas antigua data. Sin perjuicio de ello, a Ia fecha de la presente fiscalizacion no fue posible determinar con exactitud la totalidad de las licencias pendientes de recuperaci6n, debido a que el sistema SIRH no se encontraba actualizado. 3.
A raiz de lo anterior, corresponde manifestar que el modulo de licencias medicas del sistema ya senalado presentaba, al mes de mayo de 2011, veintisiete mil ciento treinta y nueve licencias medicas pendientes de recuperacion por la suma de $ 2.800.146.454, cuyo detalle se expone a continuacion: Cantidad de Licencias 1.359 1.724 1.591 6.663 13.601 2.201 27.139
Servicio Hospital Jer6nimo Mendez — Chat"laral Hospital Florencio Vargas - Diego de Almagro Hospital Manuel Magalhaes — Huasco Hospital Monsefior Fernando Ariztia — Vallenar Hospital San Jose del Carmen de Copiapo Direcci6n del Servicio Total
Montos por Recuperar $ 61.859.796 95.172.988 143.875.908 492.440.672 1.711.529.966 295.267.124 2.800.146.454
La Directora del Servicio informa que se han gestionado una serie de acciones a objeto de regularizar el registro y la rebaja en el sistema de los subsidios recuperados, tanto con Ia empresa administradora del sistema SIRAH, coma con la COMPIN, donde luego de varias solicitudes a la mesa de ayuda de INDRA el sistema rebajo los pagos de las licencias medicas y la informaciem de licencias medicas recuperadas se actualize).
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Ademas informa que falta por ingresar alrededor de un 20% de licencias medicas recuperadas, tanto de FONASA como de ISAPRES correspondientes al period° 2003 al 2009, sobre lo cual se esta trabajando con la COMPIN, entidad que desde enero de 2010 maneja Ia informaciOn de los subsidios de incapacidad laboral de la regi6n de Atacama. Considerando que la respuesta no permite desvirtuar en su totalidad lo observado, procede mantener la observacion formulada.
4. El registro contable sobre el devengo de los fondos por concepto de recuperaci6n de licencias medicas, es efectuado una vez que el Servicio de Salud Atacama percibe los fondos desde la institucion pagadora y cuando son distribuidos hacia la entidad hospitalaria respectiva, hecho que contraviene lo establecido en el oficio CGR N° 54.900, de 2006, sobre Procedimientos Contables para el Sector Public°, toda vez que dicha operaci6n debe realizarse cuando surge el derecho de percibir los recursos, es decir, cuando estas son formalmente aprobadas. La Autoridad del Servicio, seriala que se procedera a enviar mensualmente al Departamento de Finanzas, un listado can las licencias medicas aprobadas por las entidades respectivas, para que asi procedan a devengar la recuperacion por concepto de estas en sus registros contables, ademas de adjuntar el informe de calculo de las licencias medicas. De acuerdo a la explicacion y antecedentes proporcionados por el Servicio, se ha resuelto mantener la observacion formulada, mientras no se validen los procedimientos descritos.
5. Consecuentemente can lo anterior, es precise indicar que las entidades fiscalizadas no controlan ni exigen los reajustes e intereses de los subsidios recuperados fuera de plazo, tal como lo seriala el articulo 12 de la ley N° 18.196, a saber: "Las cantidades que no se paguen oportunamente, se reajustaran en el mismo porcentaje en que hubiera variado el Indice de precios al consumidor, determinado por el Institute Nacional de Estadisticas, entre el mes anterior a aquel en que debio efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se realice y devengaran interes corriente." Sobre el particular, la Directora del Servicio de Salud informa que se solicitara a Ia empresa INDRA incorporar al sistema SIRAH, un submen0 que incorpore el ingreso de las licencias medicas autorizadas, rechazadas o reducidas, lo cual permitira mantener un control respecto del plazo en que debe efectuarse el pago por pane de COMPIN o ISAPRES, a fin de exigir los reajustes e intereses correspondientes. Considerando que la respuesta no permite desvirtuar lo observado, se ha determinado mantener la observacion formulada.
6. Tanto el Servicio de Salud Atacama como el Hospital San Jose del Carmen de Copiapo realizan el calculo estimado de la recuperacion del subsidio por incapacidad laboral de los funcionarios afiliados a las ISAPRES, en una cantidad distinta a la determinada por esta Ultima entidad, debido a que consideran solo hasta el 7% de Ia renta imponible y no incluyen el adicional del plan contratado por el afiliado. Lo 61
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anterior, no esta en concordancia con lo establecido en el dictamen N° 1.195, de 1994, de Ia Superintendencia de Seguridad Social que indica lo siguiente: "Revisado el calculo efectuado por Ia empresa reclamante, no estaria correcto, por cuanto para determinar la remuneraciOn neta de los meses que componen Ia base de calculo, deberia descontarse la cotizacion de salud pactada correspondiente a 3,51 U.F. y no la legal de 7%...". Algunos ejemplos se exponen en anexo N° 5. La Directora del Servicio, informa que los calculos de Ia recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral son realizados por el sistema SIRH, el cual utiliza reglas de calculo impartidas por el MINSAL a la empresa INDRA, lo cual fue consultado a Ia mesa de ayuda respecto de la formula de calculo utilizada por el sistema.
Sobre el particular, se ha determinado mantener la observacion formulada en tanto el Servicio no de cumplimiento al criterio consignado en el referido dictamen N° 1.195, de 1994, de la Superintendencia de Seguridad Social.
III. OBSERVACIONES AL AREA DE INFORMATICA El Departamento de Personal tanto del Servicio de Salud Atacama como del Hospital San Jose del Carmen de Copiapo, utilizan el Sistema de Recursos Humanos, SIRH, el cual esta relacionado con la mantencion de las licencias medicas, entre otras, y su administracion y soporte esta a cargo de la empresa INDRA. Sobre la evaluaciOn al control de acceso, cambio y seguridad fisica de la plataforma computacional relacionada con el proceso auditado, se constato lo siguiente:
1. Control de Acceso
1.1.EI computador a cargo de Ia funcionaria responsable del ingreso y el procesamiento de las licencias medicas en el sistema SIRH del Hospital Regional, disponia de una cuenta ,de acceso a la red y a ese sistema, la cual era conocida por otros funcionarios del Area y de personas externas a esa Entidad. En efecto, se procedio a compartir esas cuentas para no afectar la continuidad del servicio, ante la falla del equipo o la ausencia de la titular. La Directora del Servicio auditado, informa que se procedio a cambiar la clave de usuario a la funcionaria en cuesti6n, por lo que se ha resuelto levantar parcialmente la observacion formulada, mientras no se valide el cambio descrito.
1.2. Existen dos funcionarias del area que disponen de cuentas de accesos al senalado sistema sin estar asignadas formalmente, puesto que utilizan las cuentas de una persona que ya no pertenece al Servicio y de otra que se encuentra con licencia medica prolongada.
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Al respecto, la autoridad informa que las cuentas al ser personales no se pueden asignar formalmente ya que corresponden a cuentas personales que solo deben ser conocidas por el usuario a quien se le asigna, por tanto, cuando se solicitan se le responde via e-mail directamente al usuario. En atenci6n a que la Directora no se refiere a Ia adopcion de medidas que regularise lo objetado, procede mantener esta observacion.
2. Control de Cambios y Seguridad Fisica
El sistema SIRH se encuentra administrado y resguardado por la empresa INDRA, quedando solo en la oficina de informatica de la Direccion el servidor que almacena la aplicacion, no detectando observaciones que formular respecto a los procesos de respaldo de la informacion y el cambio de versiones.
3. Otras Observaciones de Informatica 3.1. No se encuentra formalizada la funci6n de coordinador del sistema SIRH, ejercidas por el Jefe de Remuneraciones y la Tecnico Administrativo del Servicio de Salud Atacama, quienes desarrollan labores de administracion de las cuentas de accesos para los Servicios de la region y su coordinacian con Ia empresa proveedora INDRA.
Sobre el particular, la Directora informa que a traves de Ia resolucion exenta N° 1.001 y 1.002, de 2011 se ha formalizado la funcion de los coordinadores del sistema SIRH, lo que permite dar por subsanada la observacion.
3.2. El registro de cuentas asignadas no estaba actualizado, debido a que el listado de usuarios con acceso al sistema incluye a funcionarios que ya no prestan servicios en la entidad y a funcionarios que trabajan en otras areas.
En su oficio de respuesta, precisa que se ha procedido a actualizar las cuentas del modulo de Hoja de Vida, por lo que se ha resuelto mantener la observacion formulada, mientras no se efectOe la validacion respectiva.
IV REGION DE COQUIMBO SERVICIO DE SALUD DE COQUIMBO I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO GENERAL
De Ia evaluacion practicada al sistema de control interno asociado a Ia recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, se observo lo siguiente:
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1. El Servicio no hace exigible el pago de intereses y reajustes por el retraso en el reembolso de los subsidios por incapacidad laboral, los cuales deben ser pagados dentro de los diez primeros dias del mes siguiente al de la presentacion de cobro de Ia licencia medica respectiva, tal como lo establece en el articulo 12 de la ley N° 18.196 y el articulo 5 de Ia ley N° 18.899. El Servicio de Salud reconoce la observacion, serialando que el equipo profesional del Subdepartamento de Gestion Financiera desconocia dicha normativa, por cuanto el decreto N° 3, de 1984, que aprueba el Reglamento de Licencias Medicas, nada dice al respecto. No obstante, agrega que can fecha 27 de julio de 2011, remitio oficio N° 1.133, del Director del Servicio dirigido a las instituciones pagadoras de subsidios, senalandoles Ia normativa aplicable sobre los plazos para el pago y la eventual aplicacion de reajustes e intereses por retraso. Por tanto, seriala que a partir de esta fecha se dara estricto cumplimiento a lo indicado en la referida norma. Si bien Ia medida comprometida por ese Servicio recoge lo requerido en este punto, se mantiene la observacion, por cuanto no indica las medidas a adoptar para gestionar aquellos valores a que tiene derecho, pero que abn no ha percibido. 2. En relacion can los procedimientos y metodos, cabe serialar que la Seccion Gestion y Desarrollo de las Personas del Servicio, no cuenta can un manual de procedimientos que describa, entre otros, los principales cursos de accion a seguir en la tramitacion y calculo de las licencias medicas del personal de Ia Direccion de Salud. Cabe senalar, que el objetivo de contar con un manual sobre la materia es sistematizar los procedimientos administrativos, permitiendo de esta forma optimizar Ia comunicacion, disminuir los tiempos de cada proceso y asimismo, aumentar la transparencia y forma en que estos se ejecutan al interior de la entidad. La Direccion de Salud manifiesta, que el servicio cuenta con un manual sobre la aplicacion automatizada de licencias medicas, el cual se encuentra disponible en Ia pagina web www.sirh.cl , link Portal, barra Sistemas, denominado "Manual Hoja de Vida", modulo Licencias Medicas, el cual, adernas, se encuentra a disposicion en la Seccion Gestion del Personal, en la Direccion. Agrega, que actualmente se esta elaborando un "Manual de Procedimientos de Tramitacion de Licencias Medicas en el Servicio de Salud Coquimbo", el que contempla materias relacionadas con este tema, que sera sancionado en el mes de septiembre y compartido con los Directores, can las oficinas de personal, de contabilidad de todos los Establecimientos Hospitalarios de Ia Red Asistencial, ocasion en que se procedera a informar a este Organismo de Control sobre dicha implementacion. Al respecto, se verifica que efectivamente este manual se encuentra en la pagina web indicada, sin embargo, este corresponde a un manual para el usuario del sistema, el cual explica el use y las funcionalidades de este, pero no se refiere a los procedimientos y a la tramitacion de una licencia, que indique entre otros aspectos, los tiempos de registro, las personas que intervienen en el proceso y las autorizaciones.
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Por Io expuesto, y considerando que el Manual de Procedimientos y TramitaciOn de Licencias Medicas, se encuentra abn en elaboracion, se mantiene Ia observacion hasta su efectiva implementacion.
3. Durante el ario 2010, el Departamento de Auditoria visito algunos Hospitales de baja complejidad, realizando evaluaciones de control interno y consultando por la recuperacion de licencias medicas y las gestiones Ilevadas a cabo, pero no realizaron programas de control deliberado sobre los sistemas administrativos relativos a la materia en examen. Sobre el particular, el Servicio reconoce lo observado, senalando que Ia falta de control deliberado sobre la materia en examen, se debe a que en sus planificaciones se han presentado otras prioridades relacionadas con el area asistencial, gestion hospitalaria, probidad administrativa y aspectos financieros, lo que no les ha permitido contemplar mas actividades, en consideracion a que las horas efectivas de auditoria para el control en toda la red asistencial resultan limitadas frente a Ia cantidad de materias que deberian ser sometidas a control. Agrega, que actualmente la planificacion se realiza en base a una evaluacion de los riesgos del servicio. Al respecto, si bien las razones expuestas resultan atendibles, se mantiene la observacion, toda vez que esa Unidad no contempla revisiones a esta materia en el plan anual aprobado para el alio 2011, ni tampoco senala que la planificara en el futuro.
4. El Servicio de Salud Coquimbo, cuenta con un programa computacional denominado Sistema de Informacion de Recursos Humanos (SIRH), que contiene la dotacion del servicio y los antecedentes de cada funcionario, dentro del cual existe un modulo Ilamado Personal, que a su vez, contiene entre otros, un sub-modulo denominado ingreso de licencias medicas, en el cual se ingresan las presentadas por los funcionarios. Al respecto, es preciso senalar que todos los funcionarios del Subdepartamento Gestion y Desarrollo de las Personas, cuentan con acceso al sistema con el perfil "usuario", el que les otorga amplias facultades para acceder y manejar la informaci6n asociada a este sistema. Por otra parte, la funcionaria encargada de la tramitacion de las licencias medicas, que se encuentra desde hace un mes desempenando dicha labor en esa seccion, no ha sido capacitada en todos los submodulos que forman parte de dicho programa, razon por Ia cual se encuentran sin utilizar. En su respuesta, la Direccion del Servicio de Salud Coquimbo sefiala, que can fecha 21 y 22 de julio de 2011, se efectuo una jornada de capacitaciOn del Sistema de Informacion de Recursos Humanos — SIRH-, especificamente de los modulos de Licencias Medicas, el cual fue impartido por la empresa administradora del sistema, INDRA, el que incluy6 una gran variedad de temas relacionados con este proceso. A dicha capacitacion asistieron los Jefes de Personal, de Contabilidad, funcionarios operativos de licencias medicas, de todos los
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establecimientos de la Red Asistencial, los Directores de los Hospitales de Salamanca y Combarbala, Subdirectores Administrativos, de recursos humanos y encargados del centro de responsabilidad de recursos humanos, destacando la participacion de Ia encargada de licencias medicas de la Direccion del Servicio de Salud Coquimbo. Al respecto, se levanta parcialmente la observacion, mientras no se verifique el Optima use del sistema, situacion que sera validada en una futura visita de fiscalizacion.
5. El modulo de licencias medicas se encuentra subutilizado, por cuanto se observo que solamente se usa para ingresar at menu de licencias medicas y generar el informe de detalle del calculo de subsidio, el cual se anexa a la licencia para ser presentada a las instituciones aseguradoras, no obstante que se verifico que existen otros submodulos que permitirtan Ilevar un mejor control de las mismas, a modo de ejemplo se pueden sehalar, envio de licencias medicas a recuperacion, ingreso de licencias medicas recuperadas, ingreso de resolucion de COMPIN, envio de licencias a Finanzas, informe de licencias por situacion, informe de recuperacion de subsidios e informe de subsidios morosos. Entre otros, los cuales no son utilizados por la encargada y que de ser asi permitirtan analizar y supervisar el estado de las licencias que se ingresan at sistema. La Direcci6n Regional reconoce la observacion planteada, manifestando que efectivamente el modulo de licencias medicas se encontraba subutilizado, aplicandose exclusivamente para el ingreso de estas y para generar el informe del calculo del subsidio, el cual se anexa a las licencias que se presentan a las instituciones de salud. Agrega, que producto de la capacitacion efectuada y contando con el manual de procedimientos, se estaria en condiciones de utilizar el modulo en forma integral, con la participacion de las Areas Financiera y de Recursos Humanos, lo cual se estima que estaria operativo en el mes de septiembre del presente atio. Al respecto, corresponde mantener la observacion, hasta que no se acredite Ia efectividad y la implementacion de las medidas informadas.
6. No existe un control sobre las licencias medicas rechazadas o reducidas. De acuerdo a lo informado por Ia Jefatura del Subdepartamento de Gesti6n y Desarrollo de las Personas, estas no se registran en el SIRH, solo se procede a informar al funcionario afectado de esta situacion para que realice las apelaciones respectivas, sin efectuar seguimiento alguno sobre ellas, por lo tanto, se desconoce cuantas licencias han sido rechazadas o reducidas y en definitiva, si se presentaron apelaciones y el resultado de las mismas. Lo anterior, implica que no se han ordenado los reintegros de los valores por parte de los funcionarios afectados, si correspondiere.
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El Servicio de Salud Coquimbo, informa que en Recursos Humanos no existen registros de licencias medicas efectivamente rechazadas o reducidas. Agrega que son tres las instancias de apelacion para los funcionarios, cuando el Subdepartamento de Gestion y Desarrollo de las Personas se notificaba de una licencia rechazada, se procedia a Ilamar reiteradamente a los funcionarios para informarles de la situaci6n, con el objeto de que estos realizaran su apelaci6n, solicitandoles copia de la misma, ya sea ante COMPIN o SUSESO, con timbre y fecha de recepci6n. Con dicha evidencia se daba curso al pago, entendiendo que las aludidas apelaciones serian acogidas. Asimismo, senala que producto de la fiscalizacion realizada por este Organismo de Control, en el Subdepartamento de Gesti6n y Desarrollo de las Personas se este efectuando un control de las licencias medicas rechazadas y que se encuentran en etapa de apelacion, como tambien un seguimiento a las que pudiesen en definitiva rechazarse, con el objeto de solicitar oportunamente el respectivo reintegro. Al respecto, cabe mencionar que, si bien esa Direccion Regional entrego copia de los controles implementados y la medida resulta atendible, no procede levantar la observacion, mientras no se conozcan los resultados del analisis ni el monto recuperado por este concepto. Sin perjuicio de lo anterior y dado que no existe un debido control sobre las licencias rechazadas, esa Entidad se expone al pago indebido por un beneficio al cual el trabajador no tendria derecho, lo que podria elan& el patrimonio de ese Servicio y en cuyo caso se deberian determinar las responsabilidades administrativas y civiles.
7. El decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, en el punto IV, de la tramitacion
de las licencias, articulo 13 establece: "Luego de completados los datos requeridos, el empleador procedera a enviar el formulario de licencia para su autorizaciOn a la ISAPRE correspondiente al establecimiento determinado por Ia COMPIN, en cuyo ambito de competencia se encuentre ubicado el lugar de desempeno del trabajador, dentro de los 3 dias habiles siguientes a Ia fecha de recepciOn por el empleador...". Al respecto, de la muestra analizada se observ6 que en tres oportunidades el Servicio de Salud Coquimbo present6 fuera de plazo los antecedentes a la institucion aseguradora, considerando que el funcionario tiene tres dias habiles para entregar la licencia al empleador y este a su vez, posee el mismo plazo para su tramitacion, por lo tanto, las fechas de entrega a las entidades aseguradoras superan dichos vencimientos:
Rut
Oficio a Entidad Aseguradora Numero Fecha
N° de Licencia
Fecha Inicio
Fecha Termmo
FONASA
18813326
04/10/2010
06/10/2010
1869
20.10.10
FONASA
25525363
15/10/2010
17/10/2010
1880
22.10.10
FONASA
27809727
08/10/2010
22/10/2010
1849
19.10.10
Salud
.
.
Cabe hacer presente que en los documentos analizados, se consigna como fecha de recepcion por parte del empleador, datas extemporaneas en relacion a las de inicio y termino de las mismas.
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N° de Licencia
Fecha Inicio
18813326
Fecha Termino
Fecha de recepcion
04/10/2010
06/10/2010
18/10/2010
25525363
15/10/2010
17/10/2010
20/10/2010
27809727
08/10/2010
22/10/2010
15/10/2010
En su respuesta, la Direcci6n Regional informa que ha dado estricto cumplimiento a los plazos referidos en el articulo 13 del decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, Reglamento de Autorizacion de Licencias Medicas, esto es, han remitido las licencias medicas observadas a los respectivos organismos aseguradores, dentro del plazo de tres dias habiles, contados desde que el funcionario presento la licencia ante el Servicio.
En este mismo orden de ideas, hace presente que conforme a lo setialado en el articulo 11 del decreto antes citado, es el funcionario quien cuenta con un plazo de tres dias habiles, contados desde Ia emision de la licencia, para presentarla. Agrega, que es importante indicar que la facultad para pronunciarse respecto de la extemporaneidad en la presentaci6n de las licencias, por parte de los trabajadores, se encuentra radicada en el COMPIN e ISAPRES y no en esa Direccion Regional de Salud, por cuanto asi lo establece el articulo 54 del serialado decreto. Por lo tanto, senala que la Unica responsabilidad que pesa sobre ese Servicio y que ha sido cumplida a cabalidad, es la de enviar el formulario de licencia para su autorizaci6n a la entidad de salud dentro de los tres dias habiles siguientes a la fecha de su recepci6n. Sobre el particular, es dable serialar que el Servicio efectivamente tramit6 las licencias dentro del plazo legal que le afecta, por lo que procede levantar la observacion. Sin perjuicio de lo anterior, dado que no existe un debido control sobre las licencias rechazadas, y aun cuando no ocurre en esta oportunidad, el ser presentadas por el trabajador fuera del plazo legal, son susceptibles de impugnaci6n por parte de las entidades de salud, por lo que ese Servicio al pagar el sueldo completo se expone al pago indebido por un beneficio al cual el trabajador no tenia derecho, lo que de no realizar las gestiones pertinentes de recuperacion, podrian dariar el patrimonio, en cuyo caso se deben determinar las responsabilidades administrativas y civiles.
8. Por otra parte, si bien la resolucion que concede la respectiva licencia medica al funcionario se ajusta a la normativa que las regula y son autorizadas por la autoridad competente, estas no se emiten oportunamente. Adernas, se observo que en una resolucion autorizan a varias personas, las cuales presentan diferentes fechas de emisi6n de licencias, incluso algunas de ellas son emitidas despues de haberse terminado el period° de descanso y de haber entregado el oficio ordinario a Ia entidades aseguradoras. Anexo N° 6. En su respuesta el Servicio de Salud Coquimbo precisa que mediante el memorandum N° 179, de 2011, que se adjunta, se instruy6 a la funcionaria encargada del registro de licencias medicas, que a contar de esta fecha tramite las resoluciones que las autorizan, en la medida que ellas se fueran presentando y de manera individual, correspondiendole a la Jefatura del Subdepartamento Gestion y Desarrollo de las personas supervisar su ejecucion. 68
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Si bien las medidas adoptadas por el Servicio de Salud Coquimbo resultan pertinentes, se mantiene Ia observacion, hasta que se acredite su aplicacion, lo cual sera efectuado en proxima visita de seguimiento.
9. El Subdepartamento de Gestion y Desarrollo de las Personas no envia al Subdepartamento de Gestion Financiera un informe con las licencias medicas cursadas para el registro en dicha dependencia. Solo a medida que se envian las licencias a las entidades aseguradoras, hacen Ilegar una copia del oficio ordinario mas el informe del detalle del calculo generado por el SIRH a dicha dependencia, lo anterior, sin considerar que el modulo de licencias medicas contempla la posibilidad de emitir un informe de licencias a la Unidad de Finanzas, lo cual permitiria una informaci6n mas oportuna a este Subdepartamento. Se evidencia una falta de coordinaci6n entre ambos Subdepartamentos, lo que no permite un mejor control del proceso de cobro de licencias medicas. Al respecto, la entidad auditada manifiesta que la capacitacion efectuada les entrego un conocimiento mas profundo del modulo de licencias medicas y sus aplicaciones, lo que les ha permitido visualizar las ventajas para ambos Subdepartamentos. En virtud de ello, se Mega, a un acuerdo respecto de la forma de trabajar este modulo con el area financiera, partiendo con la definicion de perfiles de acceso para que el Subdepartamento de Gestion Financiera pueda operar el modulo en Ia recuperaci6n de subsidios. Agrega, que el coordinador del sistema SIRH otorgara las respectivas claves una vez que se encuentre formalizado el "Manual de procedimientos de Tramitacion de Licencias Medicas", en septiembre del ano en curso. Sobre este punto, las medidas adoptadas resultan correctas, sin embargo, se mantiene lo observado, en tanto el Servicio no acredite su efectiva implementacion.
10. Para el control de las recuperaciones de subsidios, el Subdepartamento de Gestion Financiera, una vez recibido el oficio y el informe del calculo de la licencia emitido por el SIRH, procede a ingresarlo en una planilla electronica (excel), en la que se registran los datos correspondientes al nombre del funcionario, RUT, institucion de salud, nOmero y fecha de la licencia, periodo de reposo, calculo de SIRH, monto recuperado, dias pagados, fecha de pago, nOrnero de documento o si es transferencia bancaria, gestiones de cobro, si existe saldo a favor, monto rechazado, monto en contra, monto deuda, dias pendientes y la antigGedad de la deuda. Al respecto, si bien la actual encargada de este registro, desde diciembre de 2010, Ileva un control mas eficiente de las recuperaciones por licencias medicas, existen algunas observaciones de control que se detallan a continuacian:
10.1. Este Subdepartamento no tiene acceso al sistema SIRH, por lo tanto, la planilla se alimenta con Ia informacion que les Ilega a traves de los oficios que les remite Recursos Humanos, oportunidad en que recien ingresan los datos para su posterior seguimiento. Sobre el particular, cabe manifestar que el procedimiento de ingresar manualmente los datos no permite asegurar la integridad de la informaci6n y por ende, su confiabilidad.
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La Direcci6n Regional en su respuesta senala, que efectivamente el Subdepartamento de Gestion Financiera hasta la fecha no cuenta con clave de SIRH que le permita acceder a los modulos mencionados. No obstante ello, a raiz de la capacitacion efectuada sobre la materia, se acordo la entrega de claves a este Subdepartamento. Agrega, que el hecho de no contar con el acceso a dicho sistema, no es raz6n para no mejorar el control sobre la recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral, por tanto, se habilito una planilla excel, Ia cual fue remitida a todos los establecimientos de la zona, como una herramienta para hacer seguimiento y estandarizar la informaci6n. Dicho reporte debe ser remitido mensualmente por los hospitales a la Direccion Regional, quien con igual periodicidad emite el que le corresponde y el Informe Consolidado de Subsidios.
10.2. En Gestion Financiera no existen procedimientos formales que permitan determinar el origen de las diferencias que se producen entre lo informado por recursos humanos y lo enviado por las instituciones aseguradoras por concepto de recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, lo que impide regularizar las diferencias ya sea con la instituci6n de salud o con el funcionario. El Servicio reconoce la observacion en cuanto a que no existen procedimientos formales sobre Ia materia, sin embargo, acota que si bien estos no existen, Ia planilla de control permite detectar diferencias entre lo que calcula recursos humanos y lo efectivamente recuperado. Sobre el particular, seriala que la encargada del tema, se contacta con los organismos aseguradores para poder aclararlas. Agrega, que a contar del mes de julio de 2011, se ha implementado un reporte mensual a la Subdireccion de Recursos Humanos de aquellas licencias medicas rechazadas para que alli se adopten las medidas pertinentes.
10.3. Finalmente, es necesario senalar que el Subdepartamento de Gesti6n Financiera, de acuerdo a lo informado, utiliza los recursos recibidos por este concepto para contratar personal de reemplazo en las distintas dependencias a su cargo. Sobre el particular, manifiesta el Servicio que dado que las licencias medicas tienen como objetivo justificar la ausencia del trabajador de su lugar de trabajo, por ello, se debe incurrir en la contratacion de personas en calidad de suplentes y que el gasto que por este concepto se genere debe ser financiado con el ingreso producto de la recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral, todo ello con una logica de fuentes y usos de recursos, lo cual no debe entenderse que estos se utilizan para contratar personal para las dependencias a cargo del Subdepartamento de Gesti6n Financiera. En relacion con las observaciones senaladas en este punto, las razones expuestas por el Servicio respecto de Ia planilla excel habilitada para el registro y control de los subsidios por incapacidad laboral y sobre la inexistencia de procedimientos formales para aclarar las diferencias entre los montos informados y recepcionados por este concepto, si bien resultan atendibles, estas deben mantenerse, toda vez que aun no ha implementado los procedimientos comprometidos que le permitan un mejor control del modulo de licencias medicas, en lo que a Ia recuperacion de dichos subsidios se refiere.
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CC H i I.
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Respecto, de la utilizacion de los recursos, se acogen las explicaciones entregadas lo que permite subsanar la observacion planteada en ese punto.
II.- SOBRE EXAMEN DE INGRESOS Tal como se senalara anteriormente, el Subdepartamento de Gestion y Desarrollo de las Personas, es el encargado de registrar las licencias medicas en el SIRH, enviando mediante oficios las licencias que fueron ingresadas y el calculo que realiza el programa para la recuperacion de los respectivos subsidios a Gestion Financiera para su registro y posterior control. Al respecto se pueden senalar las siguientes situaciones: 1. Los subsidios calculados por el Subdepartamento de Gestion y Desarrollo de las Personas se ajustan a lo establecido en el decreto N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social y Ia jurisprudencia que regula la materia. 2. Los ingresos por recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, son debidamente registrados en la contabilidad y cuentan con el respectivo respaldo documental. 3. De la muestra examinada, se observo que recursos humanos estimaba recibir un total de $ 5.464.485, por subsidios por incapacidad laboral. De ese total se acredito el ingreso de $ 4.486.152, equivalentes a un 89,84%, quedando a Ia fecha sin recuperar un total de $ 1.302.099, que corresponde a tres licencias medicas, una por digs pendientes de cobro y diferencias entre lo calculado por recursos humanos y lo efectivamente recaudado. De la suma recuperada, la cantidad de $ 891.567, corresponde a la licencia N° 27782861, que fue recepcionada en el mes de marzo del 2011, no obstante que habia sido tramitada con fecha 20 de octubre del atio 2010, sin que se hubiesen efectuado las gestiones correspondientes durante ese periodo. Anexo N° 7. Al respecto, esa institucion no se pronuncia sobre la ausencia de gestiones de cobranza sobre el saldo sin recuperar a Ia fecha de la presente fiscalizacion, por lo que debe mantenerse la observacion, toda vez que ello afecta at patrimonio del Servicio.
4. Es necesario setialar que, de acuerdo a la planilla de control que mantiene el Servicio de Salud de Coquimbo para el registro de las recuperaciones por subsidios, al cierre del mes de abril de 2011, existian un total de $ 69.893.315, que adeudaban las instituciones de salud por este concepto, sobre las cuales, tal como se verificara, el Servicio continua efectuando acciones de cobranzas tendientes a recuperar dichos fondos. Anexo N° 8.
III.- OTRAS OBSERVACIONES 1. ConciliaciOn Bancaria Se revisal la conciliacion bancaria del mes de octubre del alio 2010, determinandose las siguientes observaciones:
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1.1. La conciliacion bancaria de la cuenta corriente N° 1250910354 - 1, Direccion del Servicio de Salud Coquimbo, en la cual se manejan los recursos por concepto de recuperaciones de licencias medicas, considera al 31 de octubre de 2010, el registro de depositos o cargos de Ia entidad no registrados por el banco por $ 10.815.035, y depositos o abonos del banco no contabilizados $ 11.256.538, los cuales, al mes de abril de 2011, ascendian a $ 45.390.598, y $ 8.160.837, respectivamente, con valores que datan de abril de 2005 y que at:in se encuentran pendientes de regularizar.
Sobre Ia materia, es necesario recordar que la conciliacion bancaria permite verificar el movimiento mensual de la cuenta corriente del Servicio, contrastando los datos contables con la informacion bancaria, e investigando aquellas anotaciones sin respaldo documental, con Ia finalidad de efectuar las regularizaciones que correspondan. La Direccion Regional informa que efectivamente at:In persisten diferencias en Ia conciliacion, las cuales se siguen investigando de manera de contar con los antecedentes de respaldo para las contabilizaciones correspondientes. Precisa, que desde el ario 2010, los Subsidios por Incapacidad Laboral de funcionarios afiliados a FONASA son pagados en forma centralizada en Santiago, mediante abonos en Ia cuenta corriente del Servicio de Salud, las cuales no son acompaiiadas en tiempo y forma por antecedentes ni detalle alguno de las licencias medicas que se ester' cancelando, por lo tanto, es habitual detectar en Ia preparacion de Ia conciliacion bancaria Ia existencia de abonos del banco no contabilizados, informacion que se logra recuperar una o dos semanas despues de haber detectado el dep6sito y hacer la solicitud a Ia Unidad de Licencias Medicas de la SEREMI de Salud. Al respecto, lo expuesto por dicha Direccion Regional no permite subsanar la observacion, por cuanto, entre las partidas observadas existen algunas que datan del atio 2005 y at:1n se encuentran sin regularizar, sobre las cuales no se pronuncia.
1.2. La conciliacion bancaria, al mes de octubre de 2010, presentaba cheques girados y no cobrados que se encontraban caducados por un total de $ 754.116, observandose que al mes de abril de 2011, por este mismo concepto, se mantienen pendientes de regularizar contablemente, un monto de $ 304.655, tal como se senala en el Anexo N° 9. Lo anterior, vulnera lo dispuesto en el oficio N° 60.820, de 2005, de esta Contraloria General, al establecer que dichos documentos deben contabilizarse en Ia cuenta "Documentos Caducados", sin afectar las cuentas acreedoras presupuestarias, reconociendose simultaneamente el incremento de las disponibilidades de fondos, efectuando los ajustes correspond ientes. Sobre este punto, el Servicio informa que en el marco de la Nornnalizacion Contable Financiera impulsada por el MINSAL, el Servicio de Salud Coquimbo se encuentra realizando las contabilizaciones que corresponden por cheques caducados en que todo cheque con fecha de emision superior a 60 dias debe ser reingresado en Ia cuenta corriente y contabilizado en Ia
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cuenta Cheques Caducados. Agrega, que considerando que las conciliaciones bancarias se realizan en forma mensual, al cierre del mes de julio ya no deberan existir cheques girados y pendientes de cobro con fecha de emision superior a 60 dias. En virtud de lo anterior, se acogen las explicaciones proporcionadas por Ia autoridad, no obstante lo cual se mantiene la observacion formulada, mientras esa Entidad no acredite su regularizacian financiero contable.
HOSPITAL HUMBERTO ELORZA DE ILLAPEL I. EVALUACION DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO De la evaluacian practicada al sistema de control interno asociado al proceso de recuperacion de subsidios por incapacidad laboral en el Hospital, se constat6 lo siguiente:
1. Respecto a Ia Fund& de Control En lo que se refiere a su estructura organizacional, el establecimiento asistencial carece de una Unidad de Auditoria Interna, consecuentemente, no se han efectuado revisiones del proceso de recuperacion de subsidios por incapacidad laboral durante el ario 2010, come tampoco lo ha realizado el Servicio de Salud de Coquimbo. Sobre el particular, el Hospital senala que al ser de mediana complejidad no contempla en su estructura organizacional la Unidad de Auditoria, sin embargo, en Ia actualidad cuenta con Ia disponibilidad de informacion del SIRH para realizar supervision del proceso de recuperacion de subsidios entre la Oficina de Personal y la Oficina de Contabilidad. Al respecto, se mantiene Ia observacion por cuanto no se indican las medidas concretas a realizar ni plazos para efectuar revisiones aleatorias, permanentes o controles de oposici6n, entre otras actividades, que permitan obtener una certeza razonable sobre el proceso.
2. Procedimientos y Metodos 2.1. Se verifico que el Hospital de Illapel no exige el pago de los intereses y reajustes a las instituciones pOblicas y privadas que administran el regimen de salud, por aquellos subsidios por incapacidad laboral pagados con posterioridad a los diez primeros dias del mes siguiente al de la presentaci6n de Ia licencia medica respectiva, conforme a lo senalado en el articulo 12 de la ley N° 18.196 y en el articulo 5 de la ley N° 18.899. En su respuesta, el Servicio informa desconocer la existencia de tal normative, razon por Ia cual reconoce no haber hecho exigible el pago de intereses y reajustes al excederse del plazo estipulado para ello. Asimismo, menciona que el Director del Servicio de Salud Coquimbo envies el oficio
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N° 1A/1.133, de 27 de julio de 2011, a las Instituciones de Salud Previsionales, Comision Medica Preventiva e Invalidez e Institute de Salud Laboral, informando sobre dicha normativa para que tomen las medidas pertinentes. Sobre el particular, la disposicion sefialada permitira, en tanto se materialice, subsanar la deficiencia advertida, sin embargo, esa Entidad no acredita que hays adoptado en alguno de sus procedimientos el cobro de tales valores, y considerando que los recursos corresponden a ingresos fiscales, la observacion se mantiene.
2.2. La Seccion de Registro de Personal y Bienestar no cuenta con un manual de procedimientos actualizado, relativo a los mecanismos de determinacion, cobro y control de los subsidios por incapacidad laboral, como tampoco de las guias para el registro, consulta y control en el SIRH. La carencia de instructivos representa un factor de riesgo para el Servicio ante la inexistencia de personal capacitado para subrogar a la Unica funcionaria encargada de estas materias. Sobre este punto, el Hospital auditado confirma que carece de un manual de procedimientos actualizado sobre la materia en examen. Asimismo, informa que personal relacionado con tales labores concurrio a capacitaci6n del modulo de licencias medicas del SIRH, el cual fue realizado en la Direccion del Servicio de Salud Coquimbo, a cargo de la empresa INDRA, administradora del sistema computacional, cuyo objetivo fue adquirir, reforzar y complementar los conocimientos en ambas areas para realizar el proceso, sobre registro y recuperaci6n de subsidios; y que en dicha ocasi6n se les inform6 de la disponibilidad del manual del SIRH, sobre modulo de ingreso de licencias medicas, disponible en Ia pagina de Internet: www.sirh.cl , link portal, barra sistema, denominado "Manual Hoja de Vida", modulo Licencias Medicas. Agrega que a la fecha de la respuesta y para dar continuidad al oportuno registro de licencias medicas en el SIRH por parte de la Oficina de Personal, ya contaban con una funcionaria subrogante, que ante la ausencia de la titular, asumira en plenitud dicha funcion. Por ultimo seriala que la Direccion del Servicio de Salud se encuentra preparando un Manual de Procedimientos de Tramitacion de Licencias Medicas, el que una vez finalizado sera distribuido a todos los Hospitales de la red asistencial, lo cual se Ilevaria a efecto en el mes de septiembre 2011. ,
En consideracian a lo expuesto, esta Contraloria Regional concuerda con las acciones adoptadas sobre la materia, sin perjuicio de lo anterior, la observacion se mantiene, especificamente en lo que se refiere a la inexistencia de un manual de procedimientos sobre el control, tratamiento, determinacion y recuperacion de subsidios por incapacidad laboral derivadas de las licencias medicas del personal. En cuanto a las acciones correctivas, referidas a la capacitacion y a las subrogancias del personal a cargo de este proceso, seran verificadas en una futura visita de fiscalizaciOn.
2.3. De acuerdo a lo instruido por el Servicio de Salud Coquimbo a traves del oficio N° 1A/001172, de 9 de agosto de 2010, Ia Seccion de Contabilidad y Presupuesto mantiene un registro auxiliar de licencias medicas, con el objeto de contar con un 74
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detalle de lo recuperado y lo pendiente de cobro, dicha informacion debe ser remitida mensualmente al Servicio de Salud Coquimbo. Al respecto, cabe serialar que el citado registro no consigna aquellas licencias que fueron rechazadas. Ademas, se determine) que hay nOrneros de folio repetidos y que se asignan a distintos funcionarios; Igualmente, se constatO que contiene informacion duplicada, licencias omitidas, aim cuando no eran ni rechazadas o reducidas y que se informa como pendiente de cobro, cuando contablemente ya se habia registrado su pago. Situaciones que evidencian falta de control y de analisis del archivo en comento, por lo que la informaci6n que proporciona el registro auxiliar resulta incompleta. A modo de ejemplo, se detallan los siguientes casos: N° de Licencia 25529718 31626188 27811315 21268978 27810663 21269335
Observacion Licencia duplicada en registro Se informa como pendiente de recuperaciOn, pero ya se encuentra pagada N1Omer° de licencia repetido 2 veces, con datos de distintos funcionarios NOmero de licencia repetido 2 veces, con datos de distintos funcionarios Numero de licencia repetido 2 veces, con datos de distintos funcionarios Licencia duplicada en registro Licencia aprobada que no se encuentra en el registro
En su respuesta, el Hospital indica que concili6 los datos ingresados que se mantenian en las planillas de registro de licencias medicas de Ia Oficina de Contabilidad, con los antecedentes extraidos del SIRH, de los arios 2010 y 2011 y con las nOminas de pago de las instituciones de salud previsional, con el objeto de corregir los errores detectados. Asimismo, serialo que estas medidas le permitieron eliminar licencias duplicadas en el registro, ingresar licencias que no estaban registradas, rectificar numeraciones de licencias que estaban mal ingresadas, corregir erremeos, tanto de calculo como de reembolsos asi como fechas y dias de licencias. Mencionando que dicho registro corregido se encuentra a disposici6n en dependencias de la Oficina de Contabilidad y Presupuesto, sin remitir copia de este. En atenciOn a lo serialado, se mantiene Ia observaciOn, mientras no se verifique Ia efectividad de las modificaciones y rectificaciones a Ia serialada base de datos. 2.4. No existe control sobre el ingreso de antecedentes en el SIRH para el calculo del subsidio por incapacidad laboral, constatandose diferencias en su determinaciem como consecuencia de errores en el registro, como en el caso de la licencia N° 21269320, asociada al RUT que aparecia calculada por 5 dias; sin embargo, Ia cantidad de dias habia sido mal ingresada, situaci6n que fue advertida por Ia comisiOn fiscalizadora y que fue subsanada por ese Hospital durante Ia fiscalizaciOn, pero que denota que tanto las secciones de Registro de Personal y Bienestar, como Ia de Contabilidad y Presupuesto, no efectiran revisiones a las licencias ingresadas e informadas.
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Con respecto a serialado, se seriala que es efectivo que no existe implementacion de un mecanismo de control a posteriori, en forma regular y formalmente establecido entre Ia Oficina de Personal y de Contabilidad, que permits utilizar los reportes que se pueden obtener del SIRH. Agrega que con posterioridad a la citada capacitaci6n, ha iniciado la emision de archivos en planilla excel, obtenidos del registro del SIRH, que son remitidos desde la Oficina de Personal a la Oficina de Contabilidad, por Ia via de correo electronico con la finalidad de ser utilizados como referentes de revision posterior, lo que Ies ha permitido cruzar Ia informacion, logrando verificar con mayor exactitud, entre los dias de licencias y los enviados para cobro por efecto de subsidios. Frente a lo expuesto, se mantiene la observacion, por cuanto el Hospital no acredita que las medidas adoptadas se hubieran instruido formalmente ni que estas hayan corregido las irregularidades detectadas.
3. Sistema de Informacion
La Secci6n de Registro de Personal y Bienestar administra la informaci6n de los funcionarios a troves del SIRH, el cual contiene la dotacion y los antecedentes de cada empleado, tales como datos academicos, de asistencia, capacitaciones, entre otros. En cuanto a las licencias medicas del personal, este sistema determina los montos a recuperar por los subsidios por incapacidad laboral a que tiene derecho, los cuales son informados a la Seccion de Contabilidad y Presupuesto, con el objeto de que este lo ingrese en su registro auxiliar de licencias medicas. En la validacion del proceso se constat6 que cuando una licencia es reducida o rechazada, esta informaci6n no es registrada en el SIRH, visualizandose como si estuviera aprobada, y solo se comprueba lo contrario remitiendose a un archivador; en caso de necesitar la cantidad y detalle de estas, se las revisa manualmente y se digitan en un archivo excel, sin que esta informaci6n sea entregada por el mismo SIRH, por lo que se esta utilizando ese modulo solo para el ingreso y consulta de las licencias medicas aprobadas, lo que denota que el registro no es integro. A su vez, este sistema tiene modulos para ingresar las recuperaciones de licencias las cuales tampoco son utilizadas, ya que la secciOn responsable del cobro es Contabilidad y Presupuesto, que no cuenta con acceso al sistema, por lo cual se esta sub-utilizando una funcionalidad del SIRH. En ambos casos, se evidencia falta de capacitacion en el SIRH a los funcionarios relacionados con el proceso de subsidios por incapacidad laboral, para que se utilice eficientemente dicha aplicacion, manejando Ia totalidad de las aplicaciones con los perfiles y privilegios correspondientes a sus tareas.
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Al respecto, el Servicio informa que luego de Ia capacitacion recibida en el mes de julio de 2011, procedio a corregir la validacion del proceso de estado de licencias medicas en el SIRH, cada vez que hayan sido reducidas o rechazadas por la COMPIN o la ISAPRE, optimizando el sistema de registro mas alla del mero ingreso o consulta de datos.
Indica ademas, que respecto de la validacion en el SIRH, de las licencias medicas reducidas o rechazadas, luego de la citada capacitacion se comenzo con el procedimiento de registro en el modulo de licencias medicas del SIRH denominado "Cambio de Estado de Licencia", marcando Ia opciOn "Reducida" o "Rechazada", de acuerdo a lo resuelto por la COMPIN o la ISAPRE. Agrega que a fin de mejorar la comunicacion de acceso al SIRH, solicito mediante correo electronico al Coordinador Regional del SIRH de la DirecciOn del Servicio de Salud Coquimbo, Ia autorizacion de perfil de acceso al modulo de licencias medicas por parte del Jefe de Oficina de Contabilidad, ello le permitira en forma paralela con la Oficina de Personal, comprobar y verificar los datos referentes al monto del calculo de los respectivos subsidios u otros antecedentes de relevancia, acerca de cualquier licencia registrada segun el estado de su tramitaci6n en el sistema. En relacion a lo anterior, se mantiene Ia observacion planteada, mientras no se verifiquen las medidas instruidas y las regularizaciones efectuadas, las que permitiran, el mejor use del sistema de registro y control.
4. Resoluciones Exentas del Tramite de Toma de Razon
En lo que dice relacion con esta materia, Ia emision de este tipo de documentacion se ajusta a la normativa que la regula y es expedida por la autoridad competente. No obstante, del analisis a las licencias examinadas se detecto que la licencia N° 21269322, presentada por el funcionario RUT , no se le emitio la resolucion exenta que autorice Ia licencia medica y Ia indicacion de reposo; no obstante lo anterior, fue enviada a cobro a Ia respectiva entidad de salud. En efecto, la licencia medica autoriza a ausentarse del trabajo durante el tiempo que en ella se indique, situacion que debe ser reconocida por la autoridad respectiva mediante una resolucion exenta del tramite de toma de razon, de acuerdo a lo previsto en la resolucion N° 1.600, de 2008, de este Organismo de Control. En su respuesta, el Hospital confirma que no se emitio la resolucion exenta aprobatoria de Ia licencia medica N° 21269322, en atenci6n a que privilegio el tramite de envio a la ISAPRE y el oportuno ingreso de la licencia al SIRH para su cobro respectivo. A fin de subsanar la citada omisiOn, esa entidad inform6 que procedera a la emision del respectivo acto administrativo citando en los vistos, la observacion formulada por esta Contralorta Regional. Al respecto, se mantiene la observacion, toda vez que esa entidad no subsano Ia observacion can la emision de Ia resolucion correspond iente.
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CHII.F.
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Por otra parte, Ia Seccion de Registro de Personal y Bienestar indica que emite la resolucion antes de enviar Ia licencia medica a la institucion de salud, ya sea pOblica o privada para su posterior cobro. En atencion a esto Ultimo y de acuerdo a lo establecido en el articulo 13 del decreto supremo N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, la mencionada seccion tiene un plazo de tres dias habiles desde la fecha de recepcion de la licencia medica, con el objeto de remitirla a la instituci6n de salud respectiva para su autorizacion, por lo tanto, al considerar el mencionado plazo como fecha tope para dictar Ia resolucion exenta, los siguientes casos no cumplen con lo selialado: Rut
Fecha de NUmero de Monto Recepci6n Licencia Aproximado $
14-10-10 13-10-10 13-10-10 12-10-10 12-10-10 13-10-10 13-10-10 Total $
25525012 25525126 31626188 21268978 31980982 25525128 27811226
73.322 9.826 182.380 27.984 254.442 5.978 66.293
N° ResoluciOn
1543 1535 1543 1543 1535 1535 1535
Fecha de Ia Fecha debit ResoluciOn emitirse
21-10-10 20-10-10 21-10-10 21-10-10 20-10-10 20-10-10 20-10-10
19-10-10 18-10-10 18-10-10 15-10-10 15-10-10 18-10-10 18-10-10
620.225
Por ultimo, se verifico que no existe una resolucion complementaria a la primitiva, cuando esta es reducida en su nOmero de dias o es rechazada por la entidad de salud respectiva. En su respuesta, el Hospital informa que en cuanto a las resoluciones N' s 1.535 y 1.543, ambas, de octubre de 2010, que regularizan las licencias medicas recibidas los dias 12, 13 y 14 del citado mes, con certeza fueron confeccionadas el dia viernes 15 de dicho mes, quedando en tramite de espera para la firma del visto bueno en la Subdireccion Administrativa y luego en la Direcci6n del Hospital de Illapel, ello explica en cierta forma la demora del proceso final de su tramitaci6n con el desfase observado. Para corregirlo, sefial6 que procedera a la emision diaria de las resoluciones exentas de licencias medicas, coordinando dentro de los plazos establecidos, la firma de la autoridad correspondiente y su posterior tramitaci6n con numeraci6n y fecha a cargo de la Oficina de Partes. Agrega, que ante la resolucion definitiva sobre reducciOn o rechazo de licencias medicas, se incorporara en el registro del modulo del SIRH, la modificacion de estado de resolucion primitiva de autorizacion de licencia medica, una vez que se haya verificado que el funcionario afectado hubiere agotado las instancias de apelacion correspondientes. Al respecto, se acogen las medidas comprometidas por el Hospital, sin perjuicio de que corresponde mantener las observaciones planteadas, hasta acreditar la implementacion y efectividad de las mismas. Ademas, cabe sefialar que la presentacion de las licencias medicas fuera del plazo establecido por el legislador expone a la Entidad a que las instituciones de salud apliquen el articulo 56 del decreto ya citado, el cual dispone que en caso de Ia presentacion extemporanea de Ia licencia medica, sera responsabilidad del empleador o entidad encargada de pagar al trabajador, lo que 78
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legalmente le corresponde con motivo de la licencia autorizada, de lo cual se colige, aun cuando no ocurre en esta oportunidad, que se deberan determinar las responsabilidades administrativas y civiles, en caso que no se reciban los subsidios correspondientes.
5. Recuperacion y Devengamiento
Sobre el particular, el Hospital de Illapel efectua los devengamientos una vez recuperados los fondos por subsidios por incapacidad laboral sin embargo, al revisar las fechas de los comprobantes contables estos presentan desfase con los montos depositados en Ia cuenta corriente, por ejemplo el comprobante ID 523316, de 30 de noviembre de 2010, corresponde al deposito por $ 9.096.334, realizado el 17 de noviembre del citado ario. En cuanto a los fondos recuperados, al ser depositados en la cuenta de gastos generales, son utilizados para las diferentes necesidades del Centro Hospitalario, con lo cual dichos fondos no se limitan al pago de los reemplazos de los funcionarios con licencia medica. Seguidamente, el Servicio menciona que el desfase que se produce entre los dep6sitos por reembolsos y su devengamiento en el sistema SIGFE, se producen porque las nominas de licencias pagadas por COMPIN no son recibidas el mismo dia en que realizan los depositos en cuenta corriente, por lo que no tiene conocimiento de cuales se estan reembolsando, que aunque ha realizado gestiones ante dicha comision, estas no son remitidas sino desde dos semanas hasta un mes de recibido el deposito que cuando se trata de reembolsos a traves de cheques, estos no son recepcionados el mismo dia en que son emitidos y que el registro contable se realiza con Ia fecha del documento y no aquella en que fue consignado. En cuanto a los fondos recuperados por concepto de subsidios, ese Hospital informa que no se limitan al pago de reemplazos de funcionarios con licencia, puesto que es Ia Direccion del Servicio de Salud la que incurre en esos gastos a traves del item 21.03.005 "Suplencias y Reemplazos". Respecto a lo anterior, aCin cuando los argumentos esgrimidos por esa entidad resultan atendibles, no es posible levantar la observacion, por el momento, toda vez que se deben adoptar las medidas administrativas pertinentes en forma oportuna, con el objeto de contabilizar inmediatamente los recursos percibidos. Debiendo tener presente, que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias o reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, solo podran considerar dicho destino. Ello, de acuerdo con lo que dispone el niher() 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuesto, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Public° del aria en curso.
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III. EXAMEN DE CUENTAS DE LAS LICENCIAS MEDICAS 1. Registro de Licencias Medicas en Planilla Electronica de Ia Seccion de Contabilidad y Presupuesto La Secci6n de Registro de Personal y Bienestar, es Ia unidad encargada de registrar las licencias medicas en el SIRH, donde se consignan, tal como ya se ha serialado, los antecedentes de la licencia medica, tales como el tipo, la fecha de ingreso en el Hospital, las fechas de inicio y de termino, la cantidad de dias, entre otros. A medida que la citada unidad va recibiendo las licencias y las envia a las instituciones de salud, remite una copia de la resolucion y de la hoja de calculo entregada por el SIRH a Ia Seccion de Contabilidad y Presupuesto, para que el funcionario encargado la digite en el "Registro de Licencias Medicas". Dicho registro consiste en una planilla excel que resume los antecedentes de Ia licencia. Posteriormente, este ingresa los datos acerca de Ia recuperacian efectiva y calcula las diferencias de los subsidios percibidos en relacion a lo estimado. Este registro, tal como se mencion6 en el punto 1.2.1., no considera las licencias rechazadas o reducidas, por lo cual el reporte que proporciona no considera el total de licencias que se aprueban. Lo anterior, implica que no Ileva un control eficiente de las licencias, habida consideracion ademas, que la Seccion Registro de Personal y Bienestar Ileva manualmente aquellas rechazadas o reducidas, por lo tanto, al requerir un reporte del sistema de recursos humanos, este no entregara la informacion actualizada e integral. Adernas, Ia informaci6n contable se refiere al registro de las recuperaciones que ha obtenido el centro hospitalario por los subsidios, el cual se hace por el monto global percibido, sin el detalle de las licencias pagadas. Es por esta raz6n, que toms importancia que el SIRH contenga Ia informacion completa y actualizada del estado de las licencias y que las secciones que se relacionan tanto contable como administrativamente con el proceso, tengan acceso a este, de acuerdo con sus roles, ello, con el objeto de que el proceso de control, registro y recuperacion de licencias medicas sea mas eficiente. Por otra parte, cabe mencionar que en el "Registro de Licencias Medicas" se consigna como pendiente de cobro la licencia medica folio N° 25529718, presentada por el funcionario RUT , por 2 dias, equivalente a un subsidio por recuperar de $ 17.065, correspondientes at reembolso por cotizaciones previsionales y de salud; sin embargo, se verifico que se encuentra pagada en el respaldo del comprobante contable ID 523480, de 2010, lo que consta en el documento "liquidacion de subsidios de licencias medicas" de la Institucion de Salud Previsional Mas Vida. Lo anterior deja en evidencia que el sistema auxiliar de control de licencias medicas, Onicamente refleja los montos recuperados por licencia, resultando vulnerable, toda vez que no se controla adecuadamente.
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Sobre este punto, el Hospital menciona que el registro de las licencias medicas que se mantiene en la Secci6n de Contabilidad no contempla las licencias rechazadas o reducidas, debido a que no se emite ningim informe al respecto desde la Seccion de Personal. Debido a esto, es que se solicito a dicha seccion, mediante memorandum N° 34, de 2011, gestionar el acceso al programa SIRH para funcionarios de contabilidad, con el fin de tener acceso a informacion que les permita corregir y mantener una retroalimentacion con respecto a las licencias medicas.
En cuanto a Ia licencia medica folio N° 25529718, que se menciona, informa que ese problema ya fue resuelto, de acuerdo a lo explicado anteriormente en Ia respuesta al punto 1.2.3., lo que puede ser corroborado en el registro de licencias medicas actualizado que se mantiene en la Oficina de Contabilidad. Al respecto, corresponde mantener Ia observacion, toda vez que esa Entidad no acredita que las medidas que plantea para solucionar las debilidades de registro y control se hubiesen implementado.
2. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral De la revision de la muestra del mes de octubre de 2010, se comprob6 que el monto a recaudar por concepto de subsidios por incapacidad laboral ascendia a $ 8.562.824, y que a Ia fecha del referido examen faltaba por percibir la suma de $ 4.599.499. Dicha situaci6n implica, que el Centro Hospitalario ha recuperado un 46,29% en terminos compensados de la muestra, sin que se advirtieran gestiones para el oportuno cobro, todo lo cual no da cumplimiento a lo estipulado en el articulo 12 de la ley N° 18.196 y en el decreto N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, que senala que las instituciones tienen un plazo de diez dias para emitir el respectivo pago. Cabe sefialar, que no fue posible determinar el monto total de licencias medicas ingresadas al 31 de octubre de 2010, como tampoco la recuperaci6n a dicha data, puesto que el archivo que mantiene la Seccion de Contabilidad y Presupuesto se comenz6 a generar a partir de agosto de 2010, y en el se tiene la informacion de ese alio, sin embargo, no cuenta con antecedentes que le permitan determinar con certeza desde que alio el Hospital tiene licencias aprobadas impagas; ademOs, tal como ya se menciono, el registro de las licencias medicas presenta inconsistencias. En cuanto al calculo de los montos a recaudar entregados por el SIRH, no se detectan diferencias significativas en la muestra examinada. Por ultimo, corresponde agregar que las diferencias existentes entre lo informado por cobrar y lo efectivamente recaudado del "Registro de Licencias Medicas", no han sido analizadas por la Secci6n de Contabilidad y Presupuesto, ni tampoco se han efectuado gestiones tendientes a aclararlas, lo que queda en evidencia en los siguientes casos de licencias medicas pagadas:
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Rut
N° Licencia 17418369 27812881 25525012 21269328 25525126 27581160 25524940 21269320 31626188 27811315 27810889 21268978 27810946 27811274 26610688 25525128 27810928 27811226
InstituciOn
Estimado percibir 11.228 107.829 73.322 6.516 9.826 20.988 8.533 27.182 182.380 9.440 1.294.983 27.984 932.213 164.713 777.245 5.978 630.318 66.293
FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA MAS VIDA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA FONASA
4.356.971
Totales
Recaudado ($) 15.062 112.482
Diferencia ($)
156.159 9.989 16.461 28.456 8.981 8.262 219.630 13.122 585.066 31.970 261.308 177.201 778.078 8.466 625.962 52.503
-3.834 -4.653 -82.837 -3.473 -6.635 -7.468 -448 18.920 -37.250 -3.682 709.917 -3.986 670.905 -12.488 -833 -2.488 4.356 13.790
3.109.158
1.247.813
Al respecto, el Hospital auditado respondio que en la capacitaciOn efectuada en la Direccion del Servicio de Salud Coquimbo los dias 21 y 22 de julio del presente alio, se trataron temas que se exponen en este informe y otros referentes a la subutilizacion del programa del SIRH, en cuanto al modulo de licencias medicas, y en donde se establecieron alternativas a procedimientos que regulen el trato de las licencias medicas con el fin de mantener datos reales y fidedignos, realizar gestiones, analisis, y tener una comunicacian limpia entre la Semi& de Personal y Contabilidad; procedimientos que deben ser enviados desde Ia DirecciOn del Servicio de Salud. Sobre Ia materia, cabe serialar que se mantiene Ia observaciOn, toda vez que esa Entidad no informO acerca de la falta de gestiones de cobro oportuno de los subsidios, cobro de intereses y reajustes por atraso y del analisis financiero de las licencias medicas pendientes de cobro y de aquellas que presentan diferencias ya sean en exceso o menores, ni de los reintegros pertinentes por aquellas rechazadas o reducidas. De acuerdo a lo anterior, esa Entidad debera efectuar dichas acciones, toda vez que el no reintegro o recuperaci6n de los valores implica un detrimento al patrimonio.
2.1. Contabilizacion de Ingresos sin Respaldo
Del examen a los comprobantes contables registrados por la Seccion de Contabilidad y Presupuesto, se constato que el Hospital en algunos casos, especialmente los relacionados con los pagos efectuados por la Comision Medica Preventiva e Invalidez, COMPIN, no adjunta respaldo, como es en el caso del comprobante ID 530620, de 2010, ingresado por la suma de $ 5.549.853, aunque se deduce que en su oportunidad tuvo su detalle, toda vez que se digito la fecha de pago en la planilla excel de "Registro de Licencias Medicas". Esta situaciOn dificulta verificaciones posteriores, por cuanto at tratarse de un monto global de subsidios pagados, no permite que se encuentre efectivamente la licencia consultada.
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En su respuesta, se informa que ha solicitado a la COMPIN, a traves de correos electronicos y mediante Ilamadas telefonicas, no solo el envio de las nominas del detalle de licencias medicas pagadas, sino que tambien una mayor rapidez en el envio de datos. Al respecto, se mantiene la observacion, por cuanto es responsabilidad del Hospital emitir comprobantes contables debidamente respaldados para dar cumplimiento a Ia normativa legal y contable. Lo anterior, permite mantener informacion integral y eficiente para la confeccion de los estados contables, asi como el debido control de los procesos de registro de licencias medicas, recuperacion y contabilizacion de subsidios que involucra. Del resultado de las gestiones serialadas, esta Contraloria General verificara en futuras visitas de fiscalizacion su efectividad.
2.2. Rechazo y Reduccion de Licencias Medicas Con respecto a esta materia, el Hospital no cuenta con un archivo permanente de registro de licencias medicas rechazadas o reducidas, por lo que se trata de una cantidad y monto indeterminado, toda vez que no se efect0a un seguimiento adecuado de estas, lo que significa que no se ha ordenado el reintegro de los valores por parte de los funcionarios afectados, cuando ellos no acreditan la apelacion y resolucion por parte de las entidades de salud previsional e instancias superiores a estas, tales como la Comisi6n de Medicina Preventiva e Invalidez, la Superintendencia de Salud y Ia Superintendencia de Seguridad Social. Asimismo, cabe serialar que el Hospital de Illapel, por resolucion N° 563, de 2011, instruy6 la normativa interna a que estaran afectas la tramitacion de las licencias medicas por parte del personal dependiente de esa Entidad, en dicho documento se serialan las directrices a seguir en los casos de licencias medicas rechazadas o reducidas, tanto en su tramitaci6n como de las obligaciones de los funcionarios para efectuar las apelaciones correspondientes. En su respuesta, el Hospital auditado manifiesta que la Oficina de Personal cuenta solamente can un archivo historic° de recopilacion de licencias medicas reducidas o rechazadas y que corresponde a copias de resoluciones de notificacion al empleador por parte de las ISAPRES o COMPIN, acerca del rechazo o reduccion de estas, las cuales son remitidas a traves de Correos de Chile. Continua indicando, que a la fecha de su respuesta, se dispuso el registro de tal informacion en una planilla excel, que permita el seguimiento adecuado de la notificacion del rechazo o reduccion de Ia licencia medica, ya que no existe Ia simultaneidad en el acto de la notificacion, tanto para el empleador como para el funcionario afectado por la reducci6n o rechazo. Estima que esa instancia, como mecanismo de control, permitira hacer efectiva la obligacion por parte del trabajador de notificar a su empleador la oportunidad y forma de presentaci6n de la apelacion, ya sea ante Ia COMPIN o Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO.
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Asimismo, precisa que la medida adoptada sera un complemento al sistema de registro del SIRH, ya que este entrega solamente la opciOn: "Cambio de estado de licencias medicas", que se usa para consultar o modificar el curso actual de una licencia o corregir errores internos o externos. Las situaciones posibles de una licencia son: ingresada, solicitada, pendiente, recuperacion total, recuperacion parcial, rechazada, enviada a Finanzas. No asI para enviar el reporte de reintegro de remuneraciones a la Seccion Sueldos ante un rechazo o una reducci6n de ella, el cual, de acuerdo a su realidad debe ser informado en el formulario "Informe Mensual de Personal".
Finaliza indicando, que cads vez que se tome conocimiento que existen funcionarios afectados por reduccion o rechazo, y una vez verificada la total tramitaci6n de las apelaciones que hays efectuado el funcionario dentro de los plazos establecidos, se procedera a notificarle formalmente de la oportunidad en que se efectuara el correspondiente reintegro de remuneraciones por licencia medida reducida o rechazada. Al respecto, si bien es cierto las medidas administrativas adoptadas sobre la materia, resultan pertinentes, esa Entidad no acredita la implementacion de estas, por lo que forzosamente debe mantenerse la observaciOn.
III. OTRAS OBSERVACIONES 1. Conciliaciones Bancarias de la Cuenta de Licencias Medicas El Hospital de Illapel posee cuatro cuentas corrientes: gastos generales, remuneraciones, subsidios y subsidios licencia. Al respecto, cabe serialar que los fondos percibidos por concepto de subsidios por incapacidad laboral son depositados en la cuenta de gastos generales. Asimismo, Ia conciliacion bancaria que mantiene el Centro Hospitalario para Ia cuenta corriente que recibe los reembolsos por licencias medidas, presenta cheques girados y no cobrados caducados, sin que se hayan dispuesto las medidas para efectuar su regularizacion contable. En efecto, el detalle de los cheques caducados en el mes de octubre de 2010 y que se mantienen en la conciliacion a la fecha de fiscalizacion es el siguiente: Fecha
Detalle
30-06-09
Universidad de La Serena
7672
15-04-10
Williams Villarroel
9437
$ 2.680
30-06-10
Juan Sebastian
9999
$ 62.400
Cheque
Total
Monto $ $ 2.250.000
$ 2.315.080
Lo anterior, vulnera las instrucciones impartidas mediante el oficio circular N° 60.820, de 2005, de la Contra'aria General de Ia RepOblica. Es dable sefialar que incluir cheques vencidos en la conciliacion bancaria, genera una distorsion en el saldo real de las disponibilidades que puede afectar negativamente la toma de decisiones de la Direcci6n del Servicio.
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Sobre este punto, el Hospital menciona que el cheque 7.672 de la Universidad de la Serena, fue extraviado en dependencias de la misma Universidad, y que esos cheques se pueden regularizar ingresandolos a Ia cuenta de cheques caducados y de esta manera eliminarlos de la nornina. Al respecto, corresponde mantener las observaciones, toda vez que no se acredita la regularizacion de los cheques caducados, ni se pronuncia acerca de los depositos en una cuenta corriente distinta a la abierta para esos efectos.
VI REGION DEL LIBERTADOR GENERAL BERNARDO O'HIGGINS SERVICIO DE SALUD DEL LIBERTADOR GENERAL BERNARDO O'HIGGINS
I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO En este acapite, se analizan los principales procesos implementados por la Direccian del Servicio de Salud del Libertador General Bernardo O'Higgins, de conformidad con la normativa ya citada y sobre la base de las obligaciones establecidas relacionadas con la recuperacion de los subsidios por incapacidad laboral.
1. Tecnologias de Ia informaci6n 1.1. En relacion con la asignacion de perfiles para la utilizacion de las distintas aplicaciones del Sistema Informatico de Recursos Humanos, en adelante "SIRH", de acuerdo a lo senalado por el coordinador regional del mismo, el personal del Servicio que trabaja con el sistema posee distintas caracteristicas de acuerdo a las funciones que realiza, sin embargo, no existe un instructivo o documento formal en el cual quede establecida dicha operatoria.
1.2. En cuanto a manuales de procedimientos o instructivos que definan las actividades y responsables de los distintos procesos, cabe serialar que a la fecha de Ia visita, junio de 2011, estos no existian. Con todo, se estaria elaborando un documento para dar solucion a ello, conjuntamente con lograr una coordinaci6n entre las Unidades de Finanzas y Recursos Humanos en el manejo de esta materia. En la respuesta, del Servicio examinado se senala que referente a los N° s 1.1 y 1.2 precedentes, existe el Manual de Accesos al Sistema Informatico de RRHH (SIRH), el que describe los procedimientos referentes a mantencion, ingreso y perfiles del sistema y adernas la entrada de usuarios, adjuntandose copia del mismo y nomina de encargados del programa. Asimismo, se indica que no se sefiala a que operacion en especifico se refiere, ya que se cuenta con varios modulos y cada uno de ellos se asigna un encargado o administrador, todo documentado en el portal SIRH.
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Adernas, se adjunta copia del oficio N° 1.143, de 2011, dirigido a todos los Directores de Hospitales de Ia Regi6n, por el cual se imparten instrucciones y procedimientos de recuperaci6n de licencias medicas a traves del SIRH. Por otra parte, se agrega que en paralelo a lo anterior, en el ano 2011 se ha constituido una mesa de trabajo conjunta con la SEREMI de Salud, especificamente con el equipo de la presidenta de Ia COMPIN, siendo las lineas de accion principales de trabajo, la capacitacion de la red en materia de licencias medicas y el sistema informatico, y Ia coordinacion para una mejor y mayor fluidez en el cobro y recuperacion de los subsidios por incapacidad laboral. Tambien se indica que se han generado reuniones con los Hospitales de mayor complejidad y la COMPIN, con el proposito de construir un flujo de procesos Onico para el Servicio de Salud, que se espera sea puesto en practica y aplicado a contar del 1 de septiembre del presente En atencian a lo explicado y a los nuevos antecedentes aportados, procede levantar ambas observaciones, sin perjuicio de las validaciones a efectuar en futuras fiscalizaciones.
1.3. Respecto a la capacitacion del personal en Ia utilizacion del sistema, de acuerdo a lo senalado por la Jefatura de la Unidad de Capacitacion, estas son realizadas por la empresa INDRA, siendo el Ultimo curso dictado el de deberes y derechos en el area de prevision social y ciclos de vida laboral, realizado el alio 2009 para la Direccion del Servicio, no existiendo cursos especificos en el manejo del SIRH. En la respuesta se adjunta n6mina de las capacitaciones realizadas a la fecha por INDRA, en todos los Servicios de Salud del pals. En atenci6n a lo anterior, corresponde levantar la observacion, sin embargo, procede que la Entidad realice las gestiones necesarias con la finalidad de mejorar Ia utilizacion del sistema, haciendo hincapie en la ejecuci6n de capacitaciones especificas referentes a la recuperaci6n de los subsidios por incapacidad laboral.
2. Documentaci6n, registro y archivo
La documentacion solicitada para la revision se encontraba disponible; sin embargo, el sistema de registro Ilevado por el Servicio para el proceso de cobranza presentaba deficiencias. En efecto, el mencionado registro consiste en una planilla electronica excel para el caso de las personas pertenecientes a ISAPRES, entre las situaciones analizadas se omite al funcionario don cotizante de Mas Vida, con 12 dias de licencia durante el mes de octubre, con un valor a recuperar por el Servicio ascendente a $ 424.061.
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En la respuesta se senala, que en el 100 % de los Hospitales existe una planilla excel que permite Ilevar dicho registro, lo que se habria verificado en la reunion sostenida el dia 6 de julio de 2011, con la presencia de personal de los establecimientos de alta complejidad de Rancagua, San Fernando, Santa Cruz, Rengo y San Vicente de Tagua Tagua, y con las Unidades de Recursos Humanos, en conjunto con el Subdepartamento de Finanzas y la Unidad de Control de Gestion de la Direccion de Servicio de Salud O'Higgins, se esta elaborando un flujo de procesos que permits Ilevar un control y corregir las falencias, dentro de las cuales esta la implementacion de un sistema Onico e integrado en conceptos informaticos, siendo piloto el actual sistema del Hospital de Rancagua. Respecto de Ia situacion observada por el funcionario sobre la recuperacion del subsidio, se reconoce que hasta el mes de diciembre de 2010 no existia un sistema efectivo de control de la recuperacion de licencias medicas, situacion que genera la omision del caso observado. En atencion a lo indicado, procede mantener la observacion y verificar las medidas informadas por la Entidad en futuras fiscalizaciones.
3. Control de subsidios
Mediante el oficio N° 2.758, de 2010, el Departamento de Auditoria Interna del Servicio inform6 el resultado de la revision efectuada al proceso de Recursos Humanos y Abastecimiento de la Direcci6n del Servicio de Salud O'Higgins, respecto a la recuperacion de subsidios por licencias medicas de los funcionarios, observandose los siguientes hechos: - De un universo de 16 establecimientos del Servicio, se determine) al 30 de noviembre de 2010, un monto pendientes por recuperar ascendente a M$ 468.845, de los cuales M$ 412.928, correspondientes al 88% poseian una antigUedad inferior a 8 meses, M$ 52.485, es decir el 11%, entre 8 y 24 meses de antiguedad, y M$ 3.431, esto es, el 0,7%, con una antigUedad mayor a 24 meses. - Se observa la ausencia de un sistema estandarizado de control de la deuda que por concepto de licencias medicas que se generan en los distintos establecimientos de salud. - Se concluye ademas, la necesidad de diseilar e implementer institucionalmente el registro auxiliar de "licencias medicas por cobrar" y que contablemente se ejecuten los registros respectivos. - Por ultimo, se seliala que los establecimientos de la red asistencial no tienen incorporado en su cultura organizacional la bUsqueda, el analisis ni el seguimiento de los fondos no recuperados por concepto de licencias medicas. Al respecto, no obstante el tiempo transcurrido y la relevancia de los hechos representados, Ia Direccian no habia adoptado acciones concretas para la correcciem y regularizacion de esas situaciones.
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En la respuesta se senala que actualmente el sistema contable con que cuenta el Servicio de Salud "SIGFE", permite realizar el registro de las cuentas por cobrar de licencias medicas, informacion que debe ser depurada y enviada por parte de la COMPIN a las unidades de personal del Servicio de Salud. No obstante lo indicado, se informa que Ia COMPIN, a Ia fecha, no ha notificado al Servicio de Salud sobre el estado de cada licencia medica (rechazada, reducida, pendiente y autorizada) y por ello, el registro contable de lo devengado, se ha generado al momento de percibir los ingresos, situacion que, ademas, por no contar con el estado de la licencia medica, no permite modificar la resolucion respectiva. En materia de recuperacion de licencias medicas, se agrega, que por parte del Servicio de Salud se ha instruido a los 15 Hospitales de la Region, mas la Direccion de Servicio, en Ia optimizacion de este recurso a recuperar. Actualmente, se indica, se esta trabajando en este tema en conjunto con Ia red de finanzas y recursos humanos a fin de definir los procesos y mejoras que permitan perfeccionar Ia recuperacion de estos ingresos. Para ello, se estandarizara la metodologia de calculo valid° a usar, para lo cual la Subdirecci6n de Recursos Humanos ha solicitado ya las modificaciones al Sistema SIRH de aquellas observaciones al calculo que efect0a este sistema, que difiere con las estimaciones individuales de cada establecimiento. Una vez resuelto este tema, se concluye, se utilizara como Onico programa para este proceso. No obstante lo anterior, corresponde mantener las observaciones formuladas, hasta que se verifique en futuras fiscalizaciones, la efectiva implementacion de las medidas informadas a fin de dar solucion a los hechos representados.
4. Uso de los fondos recuperados No se obtuvo evidencia acerca de la utilizacion de dichos fondos en la contrataci6n de personal de reemplazo, los que en todo caso se registran como otros ingresos en el presupuesto del Servicio. En la respuesta se indica que efectivamente los ingresos se registran en la cuenta "Otros Ingresos Corrientes", pero dentro del item de reembolso de licencias medicas, y de acuerdo con la ley de presupuesto pasan a ser ingresos operacionales, lo que implica que son gestionables para cada Servicio de Salud, pudiendo ser usados en la contend& de deuda (subtitulos 22-29) o bien para cubrir gastos emanados del subtitulo 21 suplencias y reemplazos. En todo caso, se debe tener presente que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer suplencias o reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, Cmicamente podran considerar dicho destino. Ello, de acuerdo con lo que dispone el riCimero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de Ia Direcci& de Presupuesto, a traves del cual impartiO instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Public° del ano en curso. En atencion a lo indicado, corresponde levantar la observacion.
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5. Autorizacion formal En relaciOn a los actos administrativos que autorizan las distintas licencias medicas, se debe serialar que estos son dictados con un desfase de mas de un mes, agrupando varios funcionarios dentro de un mismo documento, inclusive contemplando en algunos casos licencias correspondientes a meses anteriores, como se muestra en los siguientes cuadros: - Resolucion N° 2.462, de 4 de octubre de 2010, incluye las siguientes licencias medicas: RUT
Nombre del Funcionario
Desde 17-05-2010 25-05-2010
Hasta 24-05-2010 23-06-2010
- Resolucion N° 2.464, de fecha 4 de octubre de 2010, incluye las siguientes licencias medicas: Nombre del Funcionario
RUT
Desde
22-09-2010 31-08-2010 23-08-2010 23-08-2010
Hasta
22-09-2010 06-09-2010 06-09-2010 20-08-2010
Cabe senalar, que no se realizan modificaciones de las resoluciones originales, ya sea por el nOmero de dias rebajados o rechazados, debido a que el Servicio emite el documento una vez que el tramite de la licencia se encuentra totalmente resuelto por la Comisi6n de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN). Respecto a este acapite nada se indica en la respuesta del Servicio, por lo cual procede mantener las observaciones formuladas.
II. SOBRE CALCULO Y COBRO En relacion a los calculos realizados por el Servicio, se puede serialar que se detectaron algunas diferencias, siendo la mayoria de estas de poca cuantia; sin embargo, se pudo observar que al efectuar los calculos de recuperaci6n de subsidios se considera en forma separada las licencias medicas que son continuas, lo que implica que por cada licencia inferior a 11 dias se descuenten tres dias en cada una de ellas, determinandose un monto inferior de subsidio por parte del Servicio, situacion que se aprecia en el siguiente cuadro, por ejemplo, para el caso del senor Hector Munoz Arancibia: Nombre del Funcionario
RUT
Tipo de Salud
N° Dias
Calculo Servicio rvicio $
Calculo Auditoria $
Isapre Fonasa Isapre Isapre Fonasa Isapre
12 8 5 3 12 7
424.061 108.275 105.288 22.226 93.174 167.018
424.127 108.275
-66 0
0 0
235.769
-108.255
0
93.171 167.018
3 0
89
Di ferencias $
Recaudado Hospital $
0 170.286
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Nombre del Funcionario
RUT
Tipo de Salud
N° Dias
Calculo Servicio $
Calculo Auditoria $
D i ferencias $
Recaudado Hospital $
Fonasa Fonasa
11 9
395.581 288.716
395.583 288.558
-2 158
0 0
Respecto a la recuperacion de los montos de las licencias, al momento de la visita se verifico solamente el cobro de uno de los casos analizados, correspondiente a la funcionaria Bianca Rojas Miranda, por un monto de $ 170.286, can cotizaciones de salud en la ISAPRE El Teniente. En relacion a lo senalado precedentemente, desde el punto de vista contable, se constato que no se realiza la contabilizacion del monto devengado al momento de la recepcion de la licencia medica por parte del Servicio, sino que solamente se realiza al recibir el pago de la misma, incumpliendo de la normativa contable al respecto, contenida en la circular N° 60.820, de 2005, de Ia Contraloria General de la RepUblica. En su respuesta el Servicio manifiesta que efectivamente las instituciones de salud, FONASA como ISAPRES, se enmarcan en los procedimientos de calculo descritos en el decreto N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, el cual regula un unico procedimiento de calculo para Ia recuperacian de los subsidios, lo que deriva muchas veces en diferencias debido a aquellas que estan en el tramo mayor o igual a 11 dias. Al respecto, cabe anotar que es el Servicio quien debe Ilevar el control de los montos a recuperar por concepto de subsidios por cada licencia medica aprobada y convertir en deudor por ese monto ya sea al FONASA o a las ISAPRES, segOn corresponda, por lo cual procede mantener las observaciones formuladas.
HOSPITAL DE RENGO
I. SOBRE EVALUACION DE CONTROL INTERNO Dentro de este acapite se analizan los principales procesos implementados por el Hospital de Rengo, de conformidad con la normativa ya citada y sobre la base de las obligaciones establecidas relacionadas con la recuperaci6n de subsidios por incapacidad laboral.
1. Tecnologias de informacion 1.1. En relacion con Ia asignaci6n de perfiles para la utilizacion de las distintas aplicaciones del Sistema Informetico de Recursos Humanos, en adelante "SIRH", cabe senalar que el personal del Hospital que trabaja can el procedimiento solamente posee dos claves de acceso con caracteristicas unicamente para el ingreso de las fechas de inicio y termino de las licencias medicas, no existiendo un instructivo o un documento formal en el cual quede establecida dicha situaciOn.
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En la respuesta se confirma la existencia de dos claves en uso para el sistema SIRH, con perfiles limitados al ingreso de fechas de inicio y termino de las licencias medicas. Se agrega, ademas, que dichos perfiles fueron entregados por Ia empresa a cargo del sistema durante el alio 2004 en una jornada de capacitaci6n, sin que a la fecha del control, desde el nivel regional y/o central, se hubiera determinado documentar su utilizacion. Sin perjuicio de lo anterior, se informa que se ha dictado el correspondiente acto administrativo, indicando su uso, junto con Ia identificacion de sus usuarios y funciones. En atencion a lo indicado, corresponde levantar Ia observacion, sin perjuicio de las validaciones que se realicen en futuras revisiones.
1.2. Respecto a manuales de procedimientos o instructivos que definan las actividades y responsables de los distintos procesos, se puede senalar que a Ia fecha de la visita no existian.
En Ia respuesta se seriala, que si bien existe un manual completo de acuerdo a lo informado por el nivel regional, a la fecha, este no ha sido enviado ni entregado a los usuarios. En efecto, se indica que solo se ha remitido el oficio Ordinario N° 1.143, de 2011, con instrucciones sobre procedimientos de licencias medicas, dirigido a todos los Directores de Hospitales de la Region. Se agrega que de conformidad a lo informado por el nivel regional y evidenciado por el hospital, durante el ario 2011, se ha constituido una mesa de trabajo conjunta con la SEREMI de Salud, especificamente con el equipo de la COMPIN, cuyas lineas de accion principales en la cual se ha trabajado han sido por un lado la capacitacion de la red en materia de licencias medicas y sistema informatico, y por otro lado Ia coordinaci6n para una mejor y mayor fluidez en el cobro y recuperaci6n de los subsidios por incapacidad laboral. Tambien en esta misma linea, se agrega, se han generado reuniones con los hospitales de mayor complejidad y la COMPIN, con el prop6sito de construir un flujo de procesos unico para el Servicio de Salud, que se espera sea puesto en practica y aplicado, a contar del 1° de septiembre del presente ario. De acuerdo a los antecedentes y explicaciones aportados en la respuesta, procede levantar la observacion, sin perjuicio de las validaciones a efectuar en futuras fiscalizaciones.
1.3. Sobre Ia capacitacion del personal en Ia utilizacion del sistema, se han realizado algunos cursos por la Direccion del Servicio de Salud O'Higgins, pero no especificamente en el manejo del SIRH.
En respuesta a este punto, se informa que el personal del establecimiento no ha recibido formaci6n especifica en el manejo y administracion del SIRH, haciendose hincapie en la ejecucian de capacitaciones especificas referentes a la recuperacion de los subsidios por incapacidad laboral. En atencion a lo anterior, corresponde mantener la observacion, hasta que se regularice lo observado, lo cual sera verificado en futuras fiscalizaciones.
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2. Documentacion, registro y archivo
La documentacion correspondiente, solicitada al momento de la revision se encontraba disponible, sin embargo, el sistema de registro Ilevado por el Servicio para el proceso de cobranza presentaba deficiencias, existiendo solamente una planilla electronica excel para el caso de las personas pertenecientes a ISAPRE, al respecto se determin6 que dos de los casos analizados no fueron hallados en dicha nornina a pesar de encontrarse pendiente el cobro. Dichos funcionarios correspondian a don Nelson Garrido Cisternas, cotizante de la ISAPRE El Teniente, con 6 dias de licencia durante el mes de octubre y done Marta Gomez Veliz, cotizante de la ISAPRE Mas Vida, con 8 dias de licencia durante el mismo mes, con un valor a recuperar ascendente a $ 116.058 y $ 243.136, respectivamente. Al respecto, se senala que en el Hospital, efectivamente existe solo una planilla electronica que permite Ilevar dicho registro, sin embargo, se agrega que a partir de la reunion sostenida el dia 6 de julio de 2011, con la presencia de personal de los establecimientos de alta complejidad de Rancagua, San Fernando, Santa Cruz, Rengo y San Vicente de Tagua Tagua, y con las Unidades de Recursos Humanos, en conjunto con el Subdepartamento de Finanzas y la Unidad de Control de Gestion de la Direccion de Servicio de Salud del Libertador General Bernardo O'Higgins, se esta elaborando un flujo de procesos que permita Ilevar un control y corregir las falencias, dentro de las cuales esta la implementacion de un sistema Unico e integrado en conceptos informaticos, siendo piloto el actual sistema del Hospital Rancagua. Respecto de los dos casos observados se informa que estos han sido agregados a dicho sistema de control. No obstante lo anterior, procede mantener la observacion, hasta que no se regularice totalmente la situaci6n, lo que sera verificado en futuras auditorias.
3. Control de subsidios
El Servicio no ha efectuado revisiones acerca del proceso de recuperaci6n de subsidios por licencias medicas. Tampoco se evidenciaron controles sobre los montos que debian ser percibidos por cads licencia medica. Al respecto, se informa que a Ia fecha, el Servicio de Salud del Libertador General Bernardo O'Higgins no ha realizado auditorias ni controles a los procesos, excepto las reuniones de coordinacion senaladas en el punto anterior. En atencion a lo indicado, procede mantener Ia observacion formulada.
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4. Uso de los fondos recuperados No se obtuvo evidencia acerca de Ia utilizacion de dichos fondos en Ia contratacion de personal de reemplazo, los que en todo caso se registran como otros ingresos del presupuesto del hospital. En la respuesta, se sefiala que efectivamente los ingresos se registran en la cuenta de "Otros Ingresos Corrientes", pero dentro del items de reembolso de licencias medicas, por lo que de acuerdo a la ley de presupuesto pasan a ser ingresos operacionales, lo que implica que son gestionables para cada Hospital, pudiendo ser usados en la contenciOn de deuda (subtitulos 22-29) o bien, para cubrir gastos emanados del subtitulo 21 (suplencias y reemplazos). En atencion a lo explicado sobre la materia, corresponde levantar Ia observacion formulada. En todo caso, debera tenerse presente que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponerse nombramientos como reemplazos o suplencias, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, Onicamente podran considerar para estos efectos dicho destino de gasto. Ello, segOn lo dispone el numero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuestos, a traves del cual impartiO instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Public° del alio 2011.
5. Autorizacion formal En relaciOn a los actos administrativos que autorizan las distintas licencias medicas se puede sefialar que estos fueron dictados con un desfase de aproximadamente un mes, agrupando varios funcionarios dentro de un mismo documento. En la respuesta se sefiala que se ha solicitado un pronunciamiento formal al nivel regional, que instruya sobre la oportunidad y procedencia del acto administrativo que reconoce el derecho a licencia medica. En atencion a lo anterior, considerando que la situacion no se encuentra regularizada, procede mantener la observacion y verificar su normalizacion en futuras auditorias.
II. SOBRE CALCULO Y COBRO En relacion con los calculos realizados por el Servicio, se puede serialar que se detectaron algunas diferencias, siendo la mayoria de estas de poca cuantia; sin embargo, se pudo observar que al efectuarlos se consideran en forma separada las licencias medicas que son continuas, lo que implica que por cada licencia inferior a 11 dias se descuenten tres dias, determinandose un monto inferior de subsidio, situacion que se aprecia en el siguiente cuadro: Nombre del Funcionario
RUT
Tipo de Salud
N° de Dias
Calculo Hospita I $
Calculo Contraloria $
Diferencia s $
Recaudad o por el Hospital $
Fonasa Fonasa
2 15
6.365 259.191
293.756
-28.200
248.687
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Nombre del Funcionario
RUT
Tipo de Salud
Isapre Isapre Isapre
N° de
Dias
4 8 8
Calculo Hospita I $
Calculo Contraloria $
Diferencia s $
70.320 243.136 243136
808.474
-251.882
Recaudad por el Hospital $
0
Respecto a Ia recuperacion de los montos de las licencias medicas, al momento de la visita se comprobaron los casos senalados en anexo 10. Por otra parte, se constato que no se realiza la contabilizacion del monto devengado al momento de la recepcion de Ia licencia medica por parte del Hospital, sino que solamente se realiza al momento de recibir el pago de la misma, incumpliendo Ia normativa contable sobre la materia, contenida en la circular N° 60.820, de 2005, de la Contraloria General de Ia RepOblica. Cabe sehalar, ademas que el FONASA no considera en el calculo realizado para la determinaci6n de los montos de los subsidios, las asignaciones de estimulos trimestrales pagadas a los trabajadores, las que se encuentran establecidas en las leyes N' s 19.490 y 19.937. En la respuesta se indica, que de acuerdo a la informacion proporcionada por el Servicio de Salud O'Higgins, en esta materia en particular, efectivamente las instituciones de salud, tanto FONASA come ISAPRES, se enmarcan en los procedimientos de calculo descritos en el decreto N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, el cual regula un procedimiento Einico de calculo para Ia recuperacion de las licencias medicas, lo que deriva muchas veces en diferencias debido a aquellas licencias que estan en el tramo mayor o igual a 11 dias. Sobre lo anterior, corresponde puntualizar que corresponde al Hospital Ilevar el control de as montos por los subsidios que debe percibir por cada licencia medica aprobada y convertir en deudor por ese monto, ya sea a FONASA o ISAPRE, por lo cual procede mantener las observaciones formuladas.
XI REGION DE AYSEN DEL GENERAL CARLOS IBANEZ DEL CAMPO SERVICIO DE SALUD DE AYSEN I. CONTROL INTERNO De conformidad con las indagaciones efectuadas, normativa pertinente y antecedentes recopilados, se determinaron las siguientes situaciones: 1. Sistema de control de licencias medicas El Servicio de Salud Aysen, desarrolla el control de las licencias medicas, mediante un sistema computacional denominado "Sistema de Informacion de Recursos Humanos, SIRH", contemplando el calculo de aranceles, valorizacion de la misma y presentacion de un formato tipo de resolucion exenta, con datos ya incluidos, facilitando de esa forma el inicio del tramite de Ia ncia propiamente tal, no existiendo observaciones que mencionar al respecto. 94
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2. Formalidad de las licencias medicas
De acuerdo al analisis a las instancias de tramitacion de las licencias medicas, se observa que el Servicio de Salud Aysen, durante el periodo examinado, no dict6 ningun acto administrativo en relacion a licencias medicas, aun cuando el sistema computacional existente, presenta una resolucion tipo que permite el desarrollo de las gestiones administrativas que corresponden, instancia que no fue considerada por el Servicio de Salud, vulnerando lo establecido en los articulo 3 y 5 de la ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los arganos de la Administraci6n del Estado. El Servicio de Salud Aysen, en su respuesta al Preinforme de Observaciones, indic6 que efectivamente las resoluciones quedaron en el sistema informatico (SIRH) sin ser emitidas, dado que el programa las crea en forma automatica, no continuando con la tramitacion correspondiente, sin embargo, seriala que una vez determinada dicha omisi6n, se procedi6 en forma inmediata a recuperar toda Ia informacion, dictandose el acto administrativo correspondiente al periodo examinado, con la finalidad de regularizar administrativamente los procedimientos. En el analisis a la respuesta entregada por el Servicio, procede a mantener la observaci6n, por lo que el Servicio de Salud Aysen debera, en lo sucesivo, emitir oportunamente las respectivas resoluciones que autorizan as licencias medicas, situaci6n que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que esta Entidad de Control realice a dicho Servicio.
II. EXAMEN DE CUENTA 1. Reintegro y cobro por concepto de licencias medicas
Durante el periodo examinado, no existian licencias medicas pendientes de cobro, no obstante, se detectaron diferencias entre el calculo efectuado por el sistema computacional SIRH y lo efectivamente reembolsado por las distintas entidades de salud. En ese orden de ideas, se determinaron diferencias reembolsadas tanto en un menor valor como asi tambien en una mayor cuantia, en raz6n de lo calculado por el sistema de control SIRH, de acuerdo al detalle del anexo N° 29. El Servicio en su respuesta, indica que procedi6 a revisar Ia informaci6n, no detectando diferencias respecto a lo entregado por el sistema computacional SIRH, en razon de lo efectivamente pagado por las distintas entidades, adjuntando planillas de calculos emitidas por el sistema, para cada una de las licencias. En atencion al analisis de la respuesta y antecedentes aportados por el Servicio, se mantiene la observaci6n, ya que tanto los documentos de pago como los reporte de ingresos de los valores al sistema contable, demuestran Ia existencia de las diferencias detectadas, por lo que el Servicio de Salud
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Aysen debera ajustar Ia informaci6n del SIRH de manera de obtener informaci6n fidedigna de los montos que seran reembolsados por las entidades pagadores de los subsidios, lo que sera verificado en una futura visita de seguimiento que se realice a esa Entidad.
HOSPITAL REGIONAL DE COYHAIQUE I. CONTROL INTERNO 1. Sistema de control de licencias medicas
El Hospital Regional de Coyhaique, desarrolla el control de las licencias medicas, mediante un sistema computacional denominado "Sistema de Informacion de Recursos Humanos, SIRH", contemplando el calculo de aranceles, valorizacion de la misma y presentacion de un formato tipo de resolucion exenta, con datos ya incluidos, facilitando de esa forma el inicio del tramite de la licencia propiamente tal, no existiendo observaciones que mencionar al respecto.
2. Formalidad de las licencias medicas
De acuerdo al analisis de las instancias de tramitacion de las licencias medicas, se pudo detectar, conforme a la muestra seleccionada, que el Hospital Regional de Coyhaique dicta en forma extemporanea las resoluciones exentas que aprueban dichos conceptos, vulnerando lo establecido en el articulo 7 de la ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los organos de la Administracion del Estado. Ver anexo N° 30, del presente informe. El Hospital en su respuesta al Preinforme de Observaciones, senala, en lo que interesa, que el procedimiento de tramitacion de las licencias medicas de los funcionarios del establecimiento, se rigen mediante resolucion exenta N° 2.862, de 2009, del Director del Hospital Regional de Coyhaique, que aprueba el procedimiento de control interno de las licencias medicas. Agrega ademas el Hospital, que toda licencia medica pasa por un registro en el sistema informatico denominado SIRH, de donde se obtiene el informe de calculo del subsidio de incapacidad laboral que acompana al oficio conductor de tramite de la licencia medica, cuyo fin es solicitar el respectivo reembolso del subsidio segilin se reglamenta en el decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, por lo que las entidades que autorizan, rechazan, reducen o amplian una licencia medica, corresponde a la Compin o las Isapres. Luego de ello, el Servicio indica que la autoridad del establecimiento procede a emitir el acto administrativo, para justificar el ausentismo del funcionario. En base a lo anteriormente expuesto, se mantiene la observacion, en raz6n de que las resoluciones descritas en el presente informe final, tienen que ver con la oportunidad en la cual el Hospital Regional debe resolver la aceptaci6n de las correspondientes licencias medica presentadas por sus funcionarios, procedimientos establecido tal como lo indica el Servicio a traves de su resolucion exenta N° 2.862, de 2009, en la cual, en los puntos 1 al 10 se establecen los dial de tramitacion, situacion por Ia cual el Hospital Regional de Coyhaique,
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debera tomar todas las medidas necesarias tendientes a dar cumplimiento a sus propios procedimiento respectos de cada etapa en la tramitaci6n de las respectivas licencias, hecho que sera verificado en Ia proxima visita de seguimiento que realice esta Entidad de Control a dicho establecimiento de salud. A mayor abundamiento, el Servicio de Salud Aysen, a traves de su orden de servicio N° 5, de 2009, impartiO instrucciones y procedimientos de presentaciOn y del cobro de los subsidios, en la cual se establecen parametros de dias para cada etapa en Ia tramitaciOn de las respectivas licencias.
3. Licencias medicas sin resolucion
De las validaciones efectuadas al control de resoluciones aprobatorias de licencias medicas, se pudieron detectar casos en los cuales no se encontro el respectivo acto administrativo, vulnerando lo establecido en los articulos 3 y 5 de la citada ley N° 19.880, a saber: FUNCIONARIO
N° LICENCIA 22657334 22656257 22627741
FECHA DE INICIO DE LA LICENCIA 25/10/2010 26/10/2010 28/10/2010
FECHA TERMINO DE LA LICENCIA 27/10/2010 01/11/2010 03/11/2010
El Hospital, en respuesta al Preinforme de Observaciones, adjunt6 las siguientes resoluciones exentas faltantes respecto a la aprobaciOn de las licencias medicas indicadas precedentemente.
FUNCIONARIO
N° LICENCIA 22657334 22656257 22627741
RESOLUCION EXENTA N° 3870 586 92
FECHA RESOLUCION 04/07/2011 31/01/2011 12/01/2011
En virtud de los nuevos antecedentes aportados por el Hospital Regional de Coyhaique, se da por levantada la observacion planteada.
4. Resoluciones de licencias medicas con plazos diferentes en razon del sistema de control
Respecto al analisis de los plazos, se pudo detectar diferencias entre lo que establecen los actos administrativos en raz6n de lo contemplado en el informe de calculo proveniente del sistema de control, SIRH:
FUNCIONARIO
,
N° LICENCIA
FECHA DE INICIO LICENCIA S/ INFORME DE CALCULO
FECHA DE TERMINO LICENCIA S/ INFORME DE CALCULO
22651412
15/10/2010
22/10/2010
22656253
09/10/2010
18/10/2010
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FECHAS CONTEMPLADAS EN LA RESOLUCION 15/10/2010 al 19/10/2010 08/10/2010 Al 18/10/2010
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El Servicio en su respuesta, indica que las licencias medicas emitidas por el facultativo, pasan por la comisiOn medica respectiva, la que mediante resolucion aprueba los dias en forma total o parcial; como tambien, existe la probabilidad de ampliaciOn o reduccion de los dias de reposo. En relaciem a los casos observados, el Hospital explica y adjunta antecedentes que demuestra que las licencias fueron objeto de resoluciones de reducciOn y ampliacion, respectivamente, lo que implico para el primer caso generar una resolucion por los dias efectivamente aprobados, y en el segundo caso, su ampliacion:
N° LICENCIA 22651412 22656253
FECHA DE INICIO Y TERMING DE REPOSO 15.10.10 al 22.10.10
FECHA DE INICIO Y TERMINO AUTORIZADA 15.10.10 al 19.10.10
09.10.10 al 18.10.10
08.10.10 al 18.10.10
COMPIM/ ISAPRE RESUELVE Reducir de 8 dias a 5 dias Amplia 1 dia 08.10.10
N° DE RESOLUCION Y FECHA 6284 / 30.12.10 5608 / 26.11.10
En atencion a la respuesta y los antecedentes adjuntados por el Hospital, se levanta la observacion formulada.
5. Contabilizacion de las licencias medicas
Se comprob6 que el Hospital Regional de Coyhaique, no realiza contablemente el devengo de las licencias medicas presentadas por sus funcionarios, situaci6n que vulnera el principio del devengado establecido en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de la Contraloria General de la RepUblica. Respecto a lo anterior, el Hospital Regional de Coyhaique indica que a contar del 1 de abril de 2011 procedi6 a incluir el procedimiento de devengo de las licencias medicas, con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa antes mencionada. En base a ello, se da por levantada la observacion, no obstante la implementaciOn de las medidas desarrolladas por el Servicio seran verificadas en la proxima visita de seguimiento que esta Entidad de Control realice en dicho recinto hospitalario.
II. EXAMEN DE CUENTAS 1. Subsidios pendientes de recuperar segim muestra
De acuerdo a la muestra examinada, es decir, de los 50 casos analizados, se determine) que a la fecha de la presente visita existian las siguientes licencias medicas pendientes de recuperacion del subsidio respectivo, por un total de $ 1.374.671, segun la informaci6n presentada por el sistema de control.
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FUNCIONARIO
° LICENCIA 22651412 22650973 10381317 22657153 31125123 22655716 22656506 22656257 22654273 31063756 22657302 22657326 22627741 31335301
FECHA DE INICIO LICENCIA 15-Oct-10 01-Oct-10 18-Oct-10 12-Oct-10 12-Oct-10 05-Oct-10 02-Oct-10 22-Oct-10 04-Oct-10 21-Oct-10 03-Oct-10 17-Oct-10 21-Oct-10 14-Oct-10
FECHA DE TERMING LICENCIA 22-Oct-10 07-Oct-10 20-Oct-10 17-Oct-10 14-Oct-10 06-Oct-10 03-Oct-10 23-Oct-10 08-Oct-10 28-Oct-10 07-Oct-10 23-Oct-10 27-Oct-10 20-Oct-10
TOTAL
COSTO DE LICENCIA S/ SISTEMA ($) 219.982 168.378 25.515 150.741 17.659 41.807 12.294 36.175 84.934 102.829 104.403 65.071 194.127 150.756 1.374.671
En respuesta a lo anterior, el Hospital seriala que es reconocido como parte del Servicio de Salud Aysen por las entidades previsionales de salud, debido a la centralizacion del proceso remuneratorio de la Red, por lo que, cuando dichas instituciones remiten los subsidios, lo hacen al empleador, es decir al Servicio de Salud Aysen. En ese contexto, el Hospital manifiesta haber solicitado a la Direccion de dicho Servicio de Salud, mediante oficio N° 1.100, de 2011, remitir fotocopia de las remesas desde el afio 2003 al 2010, de las entidades pagadoras de subsidios por incapacidad laboral, para verificar en detalle las licencias medicas efectivamente reembolsadas. En atencion a lo expuesto, se mantiene la observacion, hasta que el Servicio demuestre fehacientemente las licencias medicas efectivamente pagadas y pendientes de cobro, situacion que sera verificada en la proxima visita de seguimiento que desarrolle esta Entidad de Control a dicho Hospital.
2. Subsidios pendientes de recuperar de anos anteriores
En virtud de las validaciones efectuadas, se pudo tomar conocimiento de los siguientes casos, correspondientes a licencias medicas cuyo subsidio no ha sido recuperado por el Hospital Regional de Coyhaique y que provienen de arios anteriores.
Alios 2003 al 2007
Durante los arios 2003 al 2007, el Hospital Regional de Coyhaique, mantiene nominas de licencias medicas cuyo subsidio no ha sido reembolsado por las respectivas entidades de salud, las que ademas no se encuentran valorizadas, de acuerdo al siguiente detalle general.
A
ARO 2003 2004 2005 2006 2007 TOTAL
N° DE LICENCIAS PENDIENTES DE RECUPERACION 31 Licencias Medicas 68 Licencias Medicas 1 Licencia Medica 75 Licencias Medicas 283 Licencias Medicas 458 casos de Licencias Medicas
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Afios 2008 al 2010 En el periodo comprendido entre los ailos 2008 al 2010, el Hospital Regional de Coyhaique cuenta con nominas de licencias medicas pendientes de recuperar, valorizadas solo en terminos aproximados, de acuerdo al siguiente detalle: MONTO TOTAL POR RECUPERAR APROX. ($)
ANO
N° DE LICENCIAS PENDIENTES DE REEMBOLSO
2008 2009 2010
225 Licencias Medicas 503 Licencias Medicas 350 Licencias Medicas
24.524.737 92.864.463 81.860.157
TOTAL
1.078 Casos de Licencias Medicas
199.249.357
Respecto a lo anterior, se solicito al Hospital Regional de Coyhaique, explicar a la Contraloria Regional de Aysen, las gestiones Ilevadas a cabo para la recuperaci6n total de tales subsidios pendientes de cobro a la fecha. Al igual que la observacion anterior, el Hospital manifiesta que a traves del citado oficio N° 1.100, de 2011, consulto al Servicio de Salud Aysen respecto de los antecedentes que sustenten el detalle y montos de los subsidios pendientes de reembolso. Analizada la respuesta del Servicio, la Contraloria Regional mantiene la observacion planteada, hasta que el Hospital Regional de Coyhaique demuestre detallada y documentadamente los subsidios pagados y pendientes de reembolso correspondientes a periodos anteriores, situacion que sera verificada en la proxima visita de seguimiento que esta Contraloria General realice a esa Entidad.
3. Diferencias de calculos Respecto a los calculos realizados por el sistema de control SIRH, versus las cantidades efectivamente reembolsadas por concepto de licencias medicas, se pudo detectar que en la mayoria de los casos analizados correspondiente a la muestra del mes de octubre de 2010, se presentan diferencias recuperadas tanto por un valor mayor como asi tambien menor, situacion que se solicit() explicar al Hospital, debiendo indicar ademas, la contabilizacion de tales diferencias, adjuntando los antecedentes de todos los casos correspondientes al mes de octubre de 2010, los cuales se detallan en el anexo N° 31. El Hospital en su respuesta, indica que mediante el oficio N° 1.101, de 2011, requirio al Servicio de Salud Aysen un pronunciamiento administrativo, toda vez que el SIRH es un sistema nacional y centralizado a cargo de la empresa INDRA S.A. que realiza el calculo de licencias medicas en forma automatica. En ese contexto, se mantiene la observacion, atendido de que el Servicio no dio una respuesta satisfactoria respecto a lo consultado, sin considerar adernas las contabilizaciones de tales diferencias, situacion que sera validada en la proxima visita de seguimiento que este Organ() de Control realice a ese Servicio.
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XI
REGION DE LOS RIOS
SERVICIO DE SALUD VALDIVIA I. EVALUACION DE CONTROL INTERNO 1. Manual de Procedimientos
El Servicio de Salud Valdivia, no dispone de un manual de procedimientos integral actualizado y sancionado donde se definan las principales rutinas, funciones y responsabilidades de las Unidades y/o los funcionarios que participan en la actualizacion de los distintos procesos e instancias de resolucion de la materia bajo analisis. En efecto, la fiscalizaciOn efectuada en el Servicio, permiti6 advertir que no se han establecido actividades de control, tales como procedimientos formales y manuales de funcionamiento que permitan identificar los principales procesos vigentes; la vinculaciOn entre las areas del Servicio que participan en el desarrollo de las actividades, a saber, Recursos Humanos y Finanzas; los flujos de informaci6n, las instancias de control y/o autorizaci6n requeridas y las labores operativas y administrativas de cada unidad. Al respecto, cabe consignar que si bien durante Ia visita inspectiva fue proporcionado un Manual de Procedimientos de la "Oficina de RecuperaciOn de Reembolso de Licencias Medicas", sancionado mediante resoluciOn exenta N° 3.365, de 2005, se pudo establecer que este se encuentra desactualizado respecto a los procedimientos que actualmente se Ileva a cabo para la recuperaci6n del subsidio por incapacidad laboral. A mayor abundamiento, las diligencias efectuadas permitieron establecer que dorm Silvia Maldonado Rosales, funcionaria de la Unidad de GestiOn y Programacian Financiera del Subdepartamento de Recursos Financieros, es Ia encargada de efectuar la cobranza de las licencias medicas del Servicio de Salud, que incluye todos los Hospitales dependientes de la region y el Consultorio Externo. En su respuesta, Ia Autoridad del Servicio seriala que el Departamento de Recursos Humanos, desde el mes de marzo del presente ario viene desarrollando este tema, concluyendo con la formulaciOn del Manual de Procedimiento de la Gesti6n Integral de Licencias Medicas, el que una vez terminado fue analizado y perfeccionado con el equipo de Recursos Humanos del Hospital Base Valdivia, cuyas observaciones fueron incorporadas en su totalidad. ,
Agrega, que ha sido enviado formalmente al Departamento de Auditoria del Servicio de Salud Valdivia, para que en conjunto con el Departamento de Asesoria Juridica, sea sancionado en forma oficial para que comience su aplicaciOn practica en toda la red de establecimientos dependientes.
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Finalmente, menciona que se solicito formalmente la encomendacion de funciones de la funcionaria doria Carolina Ramirez, quien a contar del mes de Julio del alio en curso, ha asumido Ia GestiOn Integral del Ciclo de las Licencias Medicas de los funcionarios de la red de establecimientos dependientes del Servicio de Salud Valdivia. Al respecto, este Organismo Contralor estima que dicha respuesta no permite levantar Ia observacion planteada, por el momento, por cuanto a Ia fecha, no se ha sancionado y puesto en operacion dicho manual de procedimientos actualizado, como asimismo, no se acredita con el respectivo acto administrativo la encomendacion de Ia funcionaria precitada, no obstante, la concrecion de las materias en comento seran verificadas en una proxima visita inspectiva que realice este Organismo de Control.
2. Tecnologia de InformaciOn El Servicio de Salud Valdivia, cuenta con una aplicacion computacional denominada Sistema Integrado de Recursos Humanos, SIRH, disponiendo este del modulo licencias medicas para realizar el ingreso, seguimiento, control y analisis sobre los movimientos de estas que se registran en el Establecimiento, segCm lo consigna el Manual de Procedimiento del Tratamiento Administrativo de las Licencias Medicas. No obstante lo anterior, cabe senalar que si bien el Servicio cuenta con una herramienta tecnologica para la administraci6n de las licencias medicas, esta se encuentra sub-utilizada pues existen aplicaciones que no son operadas por el personal, como por ejemplo: envio de licencias a recuperacion, ingreso de licencias recuperadas, cambio de estado de licencias, ingreso de resolucion de Ia Comision Medica Preventiva e Invalidez, en adelante COMPIN, envio de licencias a Finanzas, proceso de devengamiento de licencias medicas y subsidios morosos. La no utilizacion de las aplicaciones selialadas precedentemente, imposibilita al Servicio de contar con informaci6n integral, oportuna, detallada y confiable respecto del estado operativo, administrativo y financiero de las licencias medicas. En este sentido, en su oficio de respuesta la Autoridad manifiesta que Ia funcionaria designada en jornada completa para la Gestion Integral del proceso de Licencias Medicas incorpora dentro de sus funciones y responsabilidades la utilizacion y explotacion del Sistema Informatico, SIRH, en todas sus fases, desde el ingreso primario de la informacion hasta su proceso de cierre, consolidando los procesos en los diferentes estados por el que transits una licencia medica, es decir, estado de reducida, rechazada o tramitada conforme. Lo anterior, permitira al Servicio contar con informacion consolidada y confiable en forma integral oportuna y detallada, constituyendose en el insumo necesario para el desarrollo de procesos operativos tanto en lo administrativo como en lo financiero.
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CH I I. F.
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Ademas, expresa que se solicito a la empresa INDRA, que en Ia actualidad administra el programa SIRH, desarrollar un programa de capacitaci6n en el Servicio de Salud Valdivia, relativo especificamente al modulo de licencias medicas dirigido a funcionarios de toda Ia red de establecimientos dependientes del servicio, requerimiento que fue aceptado por la empresa INDRA y que se materializaria los dias 8 y 9 de agosto del presente alio.
En atencion a que a Ia fecha, no consta que la totalidad de las aplicaciones del Sistema SIRH, referidas a la materia examinada, esta siendo operada por los funcionarios de ese Servicio, este Organismo de Control debe expresar que Ia respuesta de la Autoridad no permite dar por superada Ia observacion, no obstante, la materia se verificara en una pr6xima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
3. Registro de Licencias Pendientes de Cobro El Servicio de Salud Valdivia, no dispone para todos los Hospitales de la Region, el Consultorio Externo de Valdivia y el propio Servicio, de controles y procedimientos que le permitan tener un registro pormenorizado con el detalle de las licencias medicas valorizadas que se encuentran, a la fecha de la visita inspectiva, pendientes de cobro, es decir, la diferencia entre las licencias medicas ingresadas al SIRH versus los pagos recibidos a la fecha. La situacion anterior, deja de manifiesto que el Servicio no maneja Ia cifra exacta de licencias medicas que se encuentran pendientes de recaudaci6n, por parte de las entidades pagadoras de los subsidios. En su respuesta, el Servicio argumenta que con Ia implementacion del nuevo manual, el Servicio de Salud defini6 como procedimiento complementario entre el Departamento de Recursos Humanos y el Subdepartamento de Finanzas para garantizar los procesos de cobranza de las licencias en forma periodica, el registro de toda la informaciOn pertinente en el SIRH, incluida Ia valorizacion que el sistema genera en forma interna hasta la carta tipo de cobranza que tambien esta disponible en el sistema. Con lo anterior, una vez que Finanzas proceda a Ia contabilizacion de los valores ingresados por concepto de pago de subsidios por parte de las instituciones de salud, dicha informacion sera ingresada al sistema de Recursos Humanos, lo cual permitira consolidar toda Ia informacion y cerrar los procesos que correspondan o en su defecto insistir en procesos de cobranza que aCin esten pendientes. Al respecto, este Organismo de Control debe expresar que Ia respuesta de Ia Autoridad no permite dar por superada la observacion, por cuanto, a esta data las acciones sefialadas por la Entidad no han sido implementadas, no obstante, Ia materia en comento se verificara en una proxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
4. Estado de las Licencias Medicas El Servicio de Salud Valdivia, no dispone de procedimientos formales y controles que le permitan monitorear y conocer el estado 103
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de las licencias medicas, es decir, si estas fueron aprobadas, rechazadas o reducidas por parte de la COMPIN, ISAPRES y Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO. La situacion anterior, deja de manifiesto que el Servicio desconoce, para cada caso de licencia medica rechazada o reducida, si los funcionarios presentaron el recurso de apelacion a las respectivas instituciones y la resolucion final de cada proceso, para solicitar, segUn corresponda, el reintegro de los valores por los dias de las licencias en tales condiciones. Al respecto, la Autoridad reitera que con la implementacion de los nuevos procedimientos y Ia designaci6n de una funcionaria con una jornada de 44 horas, con dedicaciOn exclusiva, que asume la gestion global de la materia bajo analisis, relacionandose en forma directa con las instituciones involucradas, consolidando en un informe mensual el estado real en que se encuentran las licencias medicas, ya sean de FONASA como de ISAPRES, se podra contar con la informacion de una manera confiable, Integra, oportuna y detallada respecto del estado en que se encuentran las licencias medicas extendidas a funcionarios de todos los establecimientos dependientes del Servicio de Salud Valdivia. Agrega que con lo anterior, se podra monitorear y actualizar los estados reales en los que se encuentran las licencias medicas en el sistema SIRH, para con ello, poder determinar las acciones y procesos pertinentes de cobranzas, o en su defecto, si los procesos estan totalmente tramitados proceder a los reintegros correspondientes a los dias rechazados o reducidos. En esta Ultima instancia, aliade que durante el mes de julio de 2011, fecha en la cual se hicieron los alcances de las observaciones emitidas por este Ente Fiscalizador, se desarrollaron gestiones y revisiones respecto al sistema SIRH, que permitieron validar la factibilidad de mantener actualizado los estados de tramitacion de licencias, siendo para ello necesario contar con informacion de Ia COMPIN, ISAPRES, y de la SUSESO, para poder conciliar y cerrar los ciclos correspondientes. Seriala la autoridad auditada del Servicio que, en relacion a lo anterior y dado el gran porcentaje de licencias medicas provenientes de FONASA, que durante el mes de julio se neva a cabo una reunion de coordinacion con don Cedric Sanhueza, Presidente de la COMPIN de Los Rios con personal del Departamento de Recursos Humanos del Servicio de Salud Valdivia, con Ia finalidad de definir procesos de retroalimentacion de informacion en forma mensual, respecto del estado de tramitacion de las licencias medicas. Al respecto, este Organismo de Control debe expresar que la respuesta de Ia autoridad no permite dar por superada la observacion, por cuanto, a la fecha las acciones senaladas por el Servicio, como lo son Ia implementacion de un manual de procedimientos y la designacion de una funcionaria a cargo de Ia gestion integral del proceso de licencias medicas no han sido materializadas, no obstante, la materia en comento se verificara en una pr6xima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
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5. Modificaci6n de Ia resolucion de autorizacion de licencia medica El Servicio, no cuenta con procedimientos formales y de control, que permitan asegurar que se haya generado oportunamente el acto administrativo referido a Ia modificacion de Ia resolucion primitiva que justifica la ausencia del funcionario, ya sea por reducci6n del nilmero de dias o por rechazo de la licencia medica. Al respecto, la Directora del Servicio en su escrito de respuesta da cuenta que una vez instaurado el nuevo procedimiento, se podra contar con la informacion de una manera confiable, Integra, oportuna y detallada respecto del estado en que se encuentran las licencias medicas extendidas a funcionarios de todos los establecimientos dependientes del Servicio de Salud Valdivia. Ademas agrega que, con la explotacion del modulo de licencias medicas se podran monitorear y actualizar los estados reales en los que se encuentran las licencias medicas y con ello, se podra determinar las acciones y procesos pertinentes a cobranzas, o en su defecto, si los procesos estan totalmente tramitados proceder a los reintegros correspondientes a los dias rechazados o reducidos. Sobre la materia, este Organismo de Control debe expresar, que la respuesta de Ia Autoridad no permite dar por superada Ia observacion, por cuanto, a la fecha las acciones senaladas por el Servicio no han sido implementadas, no obstante, la materia en comento se verificara en una proxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
6. Reintegro por licencias medicas rechazadas o reducidas El Servicio de Salud Valdivia, no cuenta con procedimientos formales y controles para requerir a los funcionarios, cuando corresponda, el reintegro de los valores por concepto de licencias medicas rechazadas o reducidas cuyos recursos de apelacion de encuentran resueltos y cerrados por parte de la COMPIN, ISAPRES y Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO. Al respecto, don Luis Zagal NOriez, Jefe (S) del Subdepartamento de Recursos Financieros del Servicio de Salud Valdivia inform& mediante ORD. N° 252, de 2011, que la funcion de requerir a los funcionarios el reintegro de los valores corresponde directamente al Departamento de Recursos Humanos, donde participa la Unidad de Personal en coordinacion con Ia Unidad de Remuneraciones, quienes posteriormente, deben reportar la informacion al Subdepartamento de Recursos Financieros para proceder a la realizacion de los reintegros. Sobre el particular, la Autoridad vuelve a exponer lo senalado en el punto anterior, que respecto a los reintegros por rechazos totales o parciales de dias de las licencias medicas por parte de las ISAPRES y COMPIN, se estan haciendo las gestiones para definir formalmente cuando es pertinente exigir el reintegro de los dias no pagados de subsidios, esto en el sentido
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de la indefiniciOn de si se materializa el descuento una vez rechazadas por las instituciones previsionales de salud o una vez que el funcionario ha agotado las instancias de apelacion y dictaminados por Ia SUSESO. .ResiaeGttLa lo serialado por Ia utoridad, cabe recordar que, esta Entidad de Control ha resuelto, entre otros, en us dictamenes CGR NO S . 38.850, de 1995 y 49.261, de 2003, que el rechazo de un repose medico hace legalmente procedente la restitucion de los dias no trabajados, ya que, conforme al articulo 63 del decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, Reglamento de AutorizaciOn de Licencias Medicas, es obligatoria la devolucion de las remuneraciones o subsidios indebidamente percibidos en ese evento, pronunciamientos que, en virtud de lo sefialado, han autorizado el descuento o retencion de las mismas por tal circunstancia, aim estando pendiente la decision de la Superintendencia de Seguridad Social acerca de la impugnacion de tal rechazo (aplica dictamenes NO S . 16.232, 49.261 y 38.850, de 2011, 2003 y 1995, respectivamente). Organismo de Control debe expresar que la respuesta de la autoridad no permite dar por superada la observaciOn, por cuanto, a la fecha las acciones senaladas por la Entidad no han side implementadas, no obstante, la materia en comento se verificara en una proxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
7.
Registro contable de Ia recuperacion de subsidios
El Servicio de Salud Valdivia, no cuenta can procedimientos formales y de control que aseguran que en Ia contabilidad se registra oportunamente el devengamiento y la percepcion, de acuerdo al Oficio Circular N° 54.900, de 2006, de esta Contraloria General sobre "Procedimientos Contables para el Sector PUblico", de los derechos a percibir relacionados a recursos por la recuperaci6n de subsidios, reajustes e intereses corrientes sobre subsidios obtenidos. Por su parte, don Luis Zagal NOfiez, Jefe (S) del Subdepartamento de Recursos Financieros del Servicio de Salud Valdivia inform6, mediante ORD. N° 252, de 2011, que no se encuentra debidamente formalizado el procedimiento de cobro de reajustes e intereses cobrados a las ISAPRES en los casos de morosidad, en consideracion a que no esta establecida la dependencia y Unidad (es) transaccional (es) responsable de dicha tarea. En su escrito de respuesta, sefiala que se solicitara al Departamento de Recursos Humanos, que hags Ilegar la informaciOn de respaldo para el registro contable (devengo), correspondiente a las licencias medicas ingresadas al SIRH y enviadas a las diferentes instituciones publicas y privadas que tienen Ia obligacion de emitir los reembolsos respectivos por subsidios (ISL, ISAPRE y FONASA), donde se determinara el periodo de entrega de la informacion requerida, a fin de dar cumplimiento al Oficio Circular N° 54.900, de 2006, aduciendo adernas, que esto permitira modificar el actual sistema de registro de devengo y percibido, adaptandose a las instrucciones impartidas por este Organismo Contralor. Sobre el particular, esta Contraloria General ha resuelto mantener la observaciOn formulada, mientras no sea acreditada Ia
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implementacion de las medidas informadas, situacion que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. 8. Acciones de cobranza a las Instituciones pagadoras de los subsidios
El Servicio de Salud Valdivia, no ha asignado formalmente una Unidad o a un funcionario, la labor de efectuar acciones de cobranza y monitorear que las ISAPRES, SUSESO e Institute de Seguridad Laboral, ISL., efectUen los pagos de los subsidios per incapacidad laboral dentro del plazo legal establecido. Asimismo, no efectUa acciones ni cuenta con procedimientos y controles que le permitan validar que los montos recibidos fuera de plazo, por parte de las entidades pagadoras, contengan los reajustes e intereses corrientes dispuestos por la normativa que regula Ia materia. En su respuesta la Directora del Servicio de Salud postula, que si bien las acciones de cobranzas se estan realizando y existe una funcionaria encargada de este proceso, se solicitara a Recursos Humanos dictar una resolucion para nombrar formalmente a la funcionaria doria Silvia Angelica Maldonado Rosales a cargo de esta actividad. Se adjunta ordinario N° 292, de 2011, donde el Jefe del Subdepartamento de Recursos Financieros del Servicio de Salud solicita al Jefe del Departamento de Recursos Humanos dictar el acto administrativo de encomendaciOn de funciones de la funcionaria senalada. Por su parte, en dicho ordinario se precisa que las funciones encomendadas corresponden a las de gestionar adecuadamente todo el proceso administrativo, contable y financiero que significa recuperar recursos por reembolsos de subsidios por licencias medicas ante las instituciones responsables del pago, despues que se haya realizado el proceso de inscripci6n en el Sistema de Informacion de Recursos Humanos y se envie a las instituciones de salud correspondientes, con los antecedentes afectos y carta de cobro, informacion que realizara previamente el personal del Subdepartamento Gesti6n de la Carrera Funcionaria, dependiente del Departamento de Recursos Humanos, para que finalmente, se remita al Subdepartamento de Recursos Financieros el registro electronic° de la nomina de las licencias medicas que tienen aprobaci6n de pago, segt:in el registro SIRH, pantalla 6 modulo, "Registro de Licencias medicas Enviadas a Finanzas". De esta forma, agrega la autoridad, una vez que se realice Ia recuperaciOn de los reembolsos de las licencias medicas en la cuenta corriente bancaria del Servicio de Salud Valdivia, se remitira informe al Subdepartamento de la Carrera Funcionaria, de la nomina con los datos necesarios para el ingreso al SIRH, nomina que contendra Ia siguiente informaci6n: RUT, identificacion del funcionario, fecha de licencia, recuperacion total o parcial, completando los datos con fecha de pago, nOmero de cheque, banco, fecha de recuperacion y monto. Sobre el particular, cabe serialar que la Autoridad nada expresa respecto a las acciones, procedimientos y controles implementados, que le permitan validar que los montos recibidos fuera de plazo, por parte de las entidades pagadoras, contengan los reajustes e intereses corrientes dispuestos por Ia normativa que regula Ia materia.
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Por lo expresado, esta Contraloria General ha resuelto mantener la observacion formulada, mientras no se acredite la implementacion de las medidas informadas y se hayan adoptado los controles para validar la informacion antes sefialada, situacion que sera verificada en una pr6xima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
9. Recaudacion de las licencias medicas
En el Subdepartamento de Recursos Financieros del Servicio de Salud Valdivia, se ha asignado la funcion para efectuar Ia recaudaci6n y mantener un control de los pagos de las diferentes entidades pagadoras de licencias medicas a la funcionaria dorm Silvia Maldonado Rosales. En el caso de FONASA, las validaciones efectuadas permitieron establecer que Ia citada funcionaria efect0a el control de las recaudaciones solo respecto de aquellas licencias medicas que la Comisi6n Medica Preventiva e lnvalidez informa al Servicio de Salud, previo a su pago, que han sido aprobadas, quedando eximidas de cualquier tipo de gestion aquellas rechazadas o red ucidas. Una vez recibido los pagos, no se efectOan procedimientos de control que permitan asegurar que los montos recaudados correspondan a los valores y a la totalidad de las licencias medicas que fueron, previamente informadas por Ia COMPIN, como aprobadas, En relacion a la recaudaci6n de las licencias medicas pagadas por las ISAPRES y el ISL solo se efectUan procedimientos tendientes a compilar en un archivo excel, la informacion que envian estas mismas instituciones con el detalle de los pagos efectuados al Servicio de Salud. Para los casos senalados precedentemente, no existen procedimientos referidos a validar si las licencias medicas fueron pagadas dentro del plazo legal establecido, si los valores incluyen los reajustes e intereses corrientes, segOn sea el caso, y no se identifican discrepancias ni se realizan recalculos para aclarar las diferencias entre lo cobrado y lo recaudado. Cabe consignar que la funcionaria realiza el control de la recaudaci6n utilizando bases de datos contenidas en planillas excel donde reline e incorpora la informaci6n con el detalle de los pagos que informan el FONASA, las ISAPRES y el ISL, constituyendo esta accion un riesgo, pues en el proceso de agrupacion y traspaso de los datos se podria eliminar, combinar o modificar tales antecedentes, situacion que expone al Servicio a contar con informaci6n que no es confiable. En su respuesta, la autoridad manifiesta que se solicitara al Departamento de Recursos Humanos que a contar de esta fecha, junto con la nomina de licencias medicas autorizadas, se les informe el valor total de la recuperacion de reembolso, de manera asi de garantizar el adecuado control de la integridad de su costo, tanto de las correspondientes a FONASA, ISAPRE e ISL.
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Asimismo, agrega el Servicio, que Ia vulnerabilidad del actual registro en planilla excel, quedara subsanado con los registros contables establecidos en la circular N° 54.900, de 2006, de esta Contraloria General. Sobre el particular, se debe mantener la observacion formulada mientras no sea acreditada la implementacion de las medidas informadas, situacion que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. 10.
Conciliacion Bancaria
Sobre este rubro, se constat6 que la Unidad de Contabilidad y Presupuesto del Servicio de Salud Valdivia, confecciona en forma mensual un informe individual con Ia conciliacion bancaria para la cuenta corriente N° 72109120589, denominada Direccion SSV Subsidios, del Banco Estado, destinada a la administracion de los recursos provenientes de la recuperacian de subsidios por incapacidad laboral. En cuanto a las visaciones de las conciliaciones bancarias del Servicio, se pudo advertir, que en general, ese proceso es efectuado por el funcionario de la Unidad de Contabilidad y Presupuesto que elabora dicha herramienta de control, asi como tambien, por las Jefaturas de la Unidad de Programacion y Gestion Financiera, Contabilidad y Presupuesto, y Tesoreria, todos dependientes del Subdepartamento de Recursos Financieros. Al respecto, se observo que las conciliaciones bancarias no son confeccionadas ni revisadas con Ia rigurosidad correspondiente, por cuanto se comprob6, en Ia mayoria de las conciliaciones bancarias del ario 2010, la existencia de partidas pendientes de aclaracion, tales como, giros del banco no registrados en Ia contabilidad del Servicio, dep6sitos registrados en la contabilidad de Ia Entidad y no en el banco, entre otras, situacion que se detalla y cuantifica en el apartado "II EXAMEN DE CUENTAS", del presente informe. En su respuesta, la Directora del Servicio senala que ha instruido a la Unidad de Contabilidad y Presupuesto, dependiente del Subdepartamento de Recursos Financieros, para que en el mes de julio efectue Ia regularizacion de las observaciones de la cuenta bancaria N° 72109120589. Al respecto, este Organismo Superior de Control debe expresar que Ia respuesta de la autoridad no permite dar por superada la observacion, por cuanto nada expresa respecto a las acciones adoptadas referidas a la confeccion y rigurosidad en la revision de las conciliaciones bancarias, materia que sera sujeta a seguimiento en una pr6xima visita que realice este Organismo de Control.
II. EXAMEN DE CUENTAS 1. Ingresos percibidos por recuperacion de subsidio por incapacidad laboral
De acuerdo a los registros consignados en el Sistema de Informacion para la Gestion Financiera del Estado, SIGFE, y a los antecedentes proporcionados por el Servicio de Salud Valdivia, durante el aria 2010,
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fueron percibidos por concepto de recuperaciones y reembolsos por licencias medicas, presentadas por los funcionarios de la Direcci6n del Servicio y los Establecimientos de Salud dependientes, la suma de $ 683.277.900, siendo administrados en la cuenta corriente Banco Estado N° 72109120384, denominada "Remuneraciones", de acuerdo al siguiente detalle:
TABLA N° 1 Recuperaciones de subsidios en el alio 2010.
Establecimient o
Direccion Servicio Hospital Valdivia Hospital La Uni6n Hospital Rio Bueno Hospital Paillaco Hospital Los Lagos Hospital Lanco Hospital Corral Consultorio Externo Valdivia Totales
Institute de Salud Laboral
Fondo Nacional de Salud
Isapres Maternale s
Superinten dencia Seguridad Social
Totales
Accidente s del trabajo $
Enfermeda d Comun $
21.956
23.573.133
3.582.887
7.487.792
11.143.672
45.809.440
10.201.902
75.103.124
31.509'50 7
289.668.026
47.510.719
453.993.278
3.381.094
10.374.267
0
35.331.273
60.059
49.146.693
284.412
12.695.216
0
33.084.774
3.163.631
49.228.033
347.797
10.028.456
3.137.667
20.258.987
4.551.468
38.324.375
608.922
480.902
0
5.953.695
0
7.043.519
1.250.298 0
1.445.522 140.258
0 0
7.089.612 1.364.823
5.071.764 803.802
14.857.196 2.308.883
1.953.486
4.859.370
0
14.627.426
1.126.201
22.566.483
18.049.867
138.700.248
38'230'06 1
414.866.408
73.431.316
683.277.900
$
Enfermedad comun
Maternales
$
$
$
2. Utilizacion de recursos percibidos por recuperacion de subsidio por incapacidad laboral
Los recursos percibidos por licencias medicas son administrados y utilizados por el Servicio de Salud Valdivia para efectuar parte del pago de las remuneraciones de su personal. Mensualmente, la DirecciOn del Servicio de Salud reporta a los Centros Hospitalarios dependientes, un informe con la cuadratura de remuneraciones brutas y lIquidas, detallando los recursos transferidos por FONASA, por fuente de financiamiento, para efectuar el pago de las remuneraciones del personal. Asimismo, en el citado informe senala ademas, el valor de los recursos que el Servicio de Salud Valdivia, ha percibido por concepto de subsidios por incapacidad laboral que seran utilizados para efectuar parte del pago de las remuneraciones.
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En su oportunidad, el Servicio transfiere los recursos a las cuentas corrientes bancarias de cada Hospital y al Consultorio Externo de Valdivia para que estos efectOen parte del pago de las remuneraciones lIquidas de su personal y, en su momento, el pago de los descuentos previsionales, instancias en que se materializa la utilizacion de los recursos recaudados por licencias medicas.
Con los antecedentes senalados, cada Centro Asistencial efectua, cuando corresponde, el registro contable de las remuneraciones, oportunidad en que adernas, efectOan el devengo y percepci6n, —movimiento financiero compensatorio-, de los recursos por recuperacion de subsidios de incapacidad laboral. En todo caso, se debe tener presente que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer nombramientos como suplentes o contratos de reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, Onicamente podran considerar para estos efectos dicho destino de gasto. Ello, segOn lo dispone el numero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuesto, a traves del cual imparti6 instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Public° del ario 2011. 3. Registro contable
De acuerdo a lo establecido en el Oficio CGR N° 54.900, de 2006, de la Contraloha General de Ia RepUblica, sobre "Procedimientos Contables para el Sector Publico", el derecho a percibir los recursos, por la recuperacion por devoluciones de cobros por licencias medicas, deben ser devengadas con cargo a la cuenta Codigo 11508 "Cuenta por Cobrar Otros lngresos Corrientes", y con abono a la cuenta Codigo N° 4610102 "Recuperaciones articulo 12 ley N° 18.196". Posteriormente, la percepci6n de los respectivos recursos se registra en la cuenta "Banco", C6digo 11102, con abono a la cuenta C6digo 11508 "Cuenta por cobrar otros ingresos corrientes". Respecto a esta materia, las validaciones efectuadas permitieron constatar que el Servicio de Salud Valdivia utiliza los recursos recaudados por licencias medicas para el pago de parte de las remuneraciones de su personal, situacion por la cual devenga y percibe los recursos por recuperacion de subsidio laboral en el momento que efect0a los registros contables para efectuar el pago de las remuneraciones constituyendo esta accion un incumplimiento a lo establecido en el precitado oficio respecto a la oportunidad en que deben ser registrados este tipo de derechos financieros. La autoridad del Servicio auditado manifiesta que a fin de dar cumplimiento a la citada circular de la Contraloria General de la Republica, se solicitara a Ia Subdireccion del Departamento de Recursos Humanos del Servicio de Salud, que proporcione Ia informaci6n de respaldo para el registro contable (devengamiento), correspondiente a las licencias medicas ingresadas en el SIRH. Sobre el particular, esta Contraloha General ha resuelto mantener la observacion formulada, mientras no sea acreditada la implementacion de las medidas informadas, situacion que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
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4. Conciliacion bancaria
De acuerdo a las indagaciones efectuadas, se comproba que en la actualidad el Servicio de Salud Valdivia cuenta con dos (2) cuentas corrientes asociadas al subsidio de recuperacion por incapacidad laboral, las que se individualizan a continuacion:
TABLA N° 2
Cuentas corrientes Servicio de Salud Valdivia
N°
Banco
1 2
Estado Estado
Cuenta corriente N° 72109120589 72109120384
Descripcion
Servicio de Salud Valdivia — Subsidios Servicio de Salud Remuneraciones
Sobre el particular, cabe serialar que la cuenta corriente N° 72109120589, "Subsidios", fue utilizada hasta el alio 2009, para administrar los recursos de los subsidios por incapacidad laboral cuando el Servicio de Salud Valdivia era la entidad encargada de pagar los subsidios de las licencias medicas presentadas por las reparticiones publicas de la provincia de Valdivia. Ahora bien, respecto a esta materia, se examino la conciliacion bancaria correspondiente al mes de diciembre de 2010 observandose la existencia de una partida inusual en conciliacion no aclarada caratulada como depositos o abonos del banco no contabilizados en la entidad por menos $ 490.033. Sobre lo anterior, es preciso dejar de manifiesto que el detalle de la cifra precitada corresponde a $ 2.731, deposito del dia 19 de agosto de 2008 y menos $ 492.764, cheque caducado de la Superintendencia de Seguridad Social. Asimismo, se advirtio la existencia de un total de ochenta y dos (82) cheques girados y no cobrados al 31 de diciembre de 2010, cuya suma ascendio a $ 12.862.486, detectandose la existencia de documentos no regularizados desde el ario 2007, de acuerdo a la siguiente estratificacion:
TABLA N° 3
Estratificacion cheques girados y no cobrados al 31 de diciembre de 2010 Ano 2007 2008 2009 2010 Totales
Cantidad de Cheques 13 32 36 01 82
112
Monto ($) 390.087.11.110.040.787.107.575.252.12.862.486.-
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Sobre el particular, el Servicio no ha adoptado el procedimiento contenido en el oficio CGR N° 54.900, de 2006, de la Contraloria General de la Republica, sobre Procedimientos Contables para el Sector POblico, que establece que los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales, originaran una regularizacion de las disponibilidades y un reconocimiento de la obligacian en la cuenta contable c6digo 21601, "Documentos Caducados". En su respuesta, la Autoridad seriala respecto a los cheques no cobrados, que estos seran regularizados al cierre del periodo contable del mes de julio de 2011, efectuando los registros contables que permitan Ilevarlos a la cuenta contable de pasivo denominada cheques caducados. Por su parte, manifiesta que las diferencias correspondientes al deposit° por $ 2.731, de fecha 19 de agosto del ario 2008 y el deposit° de menos $ 492.764, cheque caducado de la Superintendencia de Seguridad Social, serAn regularizadas en el periodo contable agosto del ario 2011. Sobre el particular, esta Contraloria General ha resuelto mantener la observacion mientras no sea acreditada Ia implementacion de las medidas informadas, situacion que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control. Ademas, a partir del alio 2010, las recaudaciones por el pago de los subsidios por incapacidad laboral de los funcionarios pertenecientes al Servicio de Salud Valdivia, Ilamese Direccion del Servicio y Centros Hospitalarios dependientes, son administrados en la cuenta corriente N° 72109120384, Remuneraciones. Ahora bien, respecto a esta materia, se examine) la conciliacion bancaria correspondiente al mes de diciembre de 2010, observandose la existencia de un total de $ 3.166.799, correspondientes a partidas no aclaradas, de las cuales $ 810.042, corresponden a giros del banco no registrados en el Servicio y $ 2.356.757, a dep6sitos del Servicio no registrados por el banco. En su escrito de respuesta la Autoridad Administrativa nada expresa sobre la materia precedente, por lo que corresponde mantener Ia observacian formulada.
5. Resolucion de autorizacion y/o modificacion de dias o rechazo por licencias medicas.
Respecto a los quince (15) casos revisados se observe) Ia existencia del acto administrativo que autoriza el ausentismo laboral de los funcionarios por licencia medica. En atenci6n a que se detectaron licencias medicas por las que el Servicio de Salud no ha percibido la recuperacion de los subsidios, se procedi6 a efectuar una circularizacion a Ia COMPIN y a la ISAPRE Colmena Golden Cross, quienes informaron rechazos, reduccion y la aprobacion de una de ellas, este ultimo caso sin derecho a reembolso por no cumplir con el requisito de afiliacion y de cotizaciones.
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Para los casos detectados, el Servicio de Salud no ha efectuado la modificacion de Ia resolucion primitiva que autorizo la licencia medica.
TABLA N° 4 Licencias medicas sin resolucion modificatoria por dias o rechazo. N°
Nombre
N° Licencia
Fecha Inicio
Fecha Termino
Colmena
24318916
14-10-10
18-10-10
Fonasa Fonasa
24318922
18-10-10
19-10-10
29546284
02-10-10
07-10-10
Rechazada (*) Reducida 1 (*) Rechazada
25535268
08-10-10
08-10-10
(*) Rechazada
25811902
21-10-10
22-10-10
(*) Aprobada
InstituciOn
1 2 3 4 5
Fonasa
Comentario
(..)
Fonasa
( ) Informacion proporcionada por la COMPIN (**) Presentada por el Empleador fuera de plazo. En su escrito de respuesta, la autoridad reitera los argumentos expuestos para atender el acapite N ° 1.5, del control interno del presente informe. Sobre el particular, esta Contraloria General ha debido mantener Ia observacion formulada, por cuanto los argumentos senalados por la autoridad no guardan relacion con la observacion formulada, referida a la modificaci6n del acto administrativo de autorizacion por rechazo o reduccion de licencias medicas, situaci6n que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
6. Reproceso y recaudaci6n de subsidio por incapacidad laboral
En general el reproceso efectuado a los quince (15) subsidios por incapacidad laboral sujetos a examen no presentaron diferencias significativas. Por otra parte, respecto a las recaudaciones de los casos senalados, se constato la percepcion de los recursos en la cuenta corriente Banco Estado N° 72109120384, Remuneraciones, del Servicio de Salud Valdivia. Finalmente, para los casos de rechazo a reduccion de dias de las licencias medicas senalados en el punto anterior, el Servicio de Salud Valdivia, a la fecha, no ha efectuado acciones para requerir a los respectivos funcionarios el reintegro de los valores por ausencia injustificada.
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Al respecto, esta Entidad de Control ha resuelto, entre otros, en sus dictamenes CGR N° s . 38.850, de 1995 y 49.261, de 2003, que el rechazo de un reposo medico hace legalmente procedente la restitucion de los dias no trabajados, ya que, conforme al articulo 63 del decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, Reglamento de Autorizacion de Licencias Medicas, es obligatoria la devoluciOn de las remuneraciones o subsidios indebidamente percibidos en ese evento, pronunciamientos que, en virtud de lo serialado, han autorizado el descuento o retenci6n de las mismas por tal circunstancia, aun estando pendiente la decisi6n de la Superintendencia de Seguridad Social acerca de la impugnaci6n de tal rechazo (aplica dictamenes NOS 16.232, 49.261 y 38.850, de 2011, 2003 y 1995, respectivamente).
TABLA N° 5 Reproceso y recaudacion licencias medicas correspondientes al mes de octubre 2010, presentadas por funcionarios del Servicio de Salud de Valdivia MONTO
NOMBRE
N° LICENCIA
N° DIAS LIC.
ESTIMA DO PERCIBI R SERV.SA LUD $
26338780
20
865.543
24318916
5
60.773
27365136
15
504.248
26219540
3
25.350
25810924
1
8.450
22640469
RECAU DADO
$ 898 81
'
MONTO
DIFERENC
PENDIENT E POR RECUPER AR
a percibir (Calculo CGR)
IA ESTIMADO PERCIBIR
$
$
$
-33.272
865.413
130
60.773
61.511
-738
-814
504.235
13
25.890
-540
25.350
0
8.630
-180
8.450
0
4
51.059 69.685
-18.626
54.405
-3.346
22640470
3
25.350
133.00 5
-107.655
25.350
0
24318922
3
6.742
4.761
1.981
6.742
29546284
6
53.068
0
53.068
53.067
25535268
1
3.608
0
3.608
3.608
26834433
7
107.038
164 . 78 1
-57.743
107.713
-675
29941589
3
10.227
10.992
-765
10.227
0
25811902
2
4.087
0
4.087
4.087
24387126
4
21.614 22.128
-514
21.614
0
25810885
2
11.783
-46
11.829
-46
5 0
505 . 06
2
11.829
115
COMENTARIO
!save Colmena informa no registra lic. Med.tramitadas en esa fecha
0 Reduccion 01 dia 1
Rechazada
0 Rechazada
0 Rechazada
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En relacion a los valores recaudados, el Servicio de Salud Valdivia, no efectua ningun tipo de reproceso para validar si las licencias medicas fueron pagadas dentro del plazo legal establecido, si los valores incluyen los reajustes e intereses corrientes segun sea el caso y no se identifican discrepancias ni se realizan recalculos para aclarar las diferencias entre lo recibido de parte de las entidades pagadoras y lo que corresponde efectivamente percibir. Cabe hacer presente que el articulo 5 de la ley N° 18.899, establece que los pagos de las Instituciones de Salud "deberan ser efectuados dentro de los diez primeros dias del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentacion de cobro respectiva". Agrega que, "Las cantidades que no se paguen oportunamente, se reajustaran en el mismo porcentaje en que hubiere variado el indice de precios al consumidor, determinado por el Instituto Nacional de Estadisticas, entre el mes anterior a aquel en que debio efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se realice y devengaran intereses corrientes". En su escrito de respuesta, Ia Directora del Servicio reitera las explicaciones senaladas en el punto anterior. Adernas, agrega que mediante ORD N° 1.577, de 2011, la Directora del Servicio de Salud Valdivia solicita al Subdirector de Recursos Fisicos y Financieros que instruya al personal a cargo de la aplicacion del procedimiento de reproceso para validar si las licencias medicas fueron pagadas dentro del plazo legal establecido en el articulo 5 de Ia ley N° 18.899 e identificar las discrepancias entre lo recibido de parte de las entidades pagadoras y lo que efectivamente corresponde percibir, aplicando los reajustes e intereses respectivos a los valores que no sean pagados oportunamente. Sobre el particular, esta Contraloria General debe consignar que, con fecha 17 de agosto de 2011, la ISAPRE Colmena Golden Cross inform6 que la afiliada dona no registra licencias medicas tramitadas entre el 14 y 18 de octubre de 2010, licencia que, como se consigna en la Tabla N° 6, del presente informe, fue presentada fuera de plazo a la Institucion Previsional. Analizados los argumentos presentados por la autoridad y los nuevos antecedentes proporcionados por Ia citada Institucion de Salud, este Organo Contralor ha resuelto mantener la observacion formulada mientras no sea acreditada la implementacion de las medidas informadas, situacion que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
7. Resultado de otras diligencias efectuadas en Ia COMPIN Como se senala en el titulo "I CONTROL INTERNO", del presente informe, el Servicio de Salud Valdivia no dispone para los Hospitales de la Region, el Consultorio Externo de Valdivia y el propio Servicio, de controles y procedimientos que le permitan tener un registro pormenorizado con el detalle de las licencias medicas valorizadas que se encuentran, a la fecha de la visits inspectiva, pendientes de cobro, es decir, Ia diferencia entre las licencias medicas
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ingresadas al SIRH versus los pagos recibidos a la fecha; monitorear y conocer el estado de las licencias medicas, si estas fueron aprobadas, rechazadas o reducidas por parte de Ia COMPIN, ISAPRES y Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO. En efecto, esa Entidad desconoce, para cada caso de licencia medica rechazada o reducida, si los funcionarios presentaron el recurso de apelacion a las respectivas instituciones y Ia resolucion final de cada proceso para solicitar, segOn corresponda, el reintegro de los valores por los dias de las licencias rechazadas o red ucidas. En consideraci6n a lo precitado se requirio al Presidente de Ia ComisiOn Medica Preventiva e lnvalidez, COMPIN, don Cedric Sanhueza Garrido, informar respecto al Servicio de Salud Valdivia, incluidos los Establecimientos de Salud dependientes, el detalle de licencias medicas presentadas por los funcionarios y que han sido rechazadas y/o reducidas durante el periodo 1 de enero de 2010 y el 31 de mayo de 2011, informando que a la fecha, existen ciento cuarenta y nueve (149) licencias reducidas equivalentes a doscientos cincuenta y tres (253) dias, y ochocientas licencias medicas rechazadas (800) correspondientes a ocho mil setenta y nueve dias (8.079), valorizados en $ 119.949.342. Ver detalle pormenorizado por Establecimiento de Salud en Anexos N' s 11 al 27.
TABLA N° 6
Cuadro resumen licencias medicas reducidas, durante enero 2010 a mayo 2011 Establecimiento
N° Licencias
N° dias licencias
N° dias aprobados
N° dias reducidos
690
530
160
6 7
34 85
19 76
15 11
20 6 6 5 8 149
189 63 31 78 45 1.215
155 58 24 69 33 964
34 5 7 9 12 253
Reducidas
emitidas por especialista
91
Hospital Base de Valdivia DirecciOn de S.S.V. Consultorio Externo Valdivia Hospital de La Union Hospital de Lanco Hospital de los Lagos Hospital de Paillaco Hospital de Rio Bueno Total
TABLA N° 7
Cuadro resumen licencias medicas rechazadas, valorizadas por el Sistema Integrado de Recursos Humanos, SIRH, durante enero 2010 a mayo 2011. Establecimiento
N° Licencias Rechazadas
N° dias rechazados
Hospital Base de Valdivia DirecciOn de Salud de Valdivia Consultorio Externo Valdivia Hospital de La Corral Hospital de La Uni6n Hospital de Lanco Hospital de los Lagos Hospital de Paillaco Hospital de Rio Bueno
507 18 69 7 73 9 29 59 29
5.010 106 436 101 896 108 339 714 369
73.158.077 1.270.647 4.043.710 1.232.415 12.187.254 2.754.668 6.513.307 11.190.012 7.599.252
Total
800
8.079
$ 119.949.342
117
Monto SIRH $
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Respecto a la informaci6n setialada en las tablas precedentes, el Servicio de Salud Valdivia no cuenta con antecedentes que permitan acreditar, respecto a las licencias medicas impugnadas por la COMPIN si estas han sido apeladas por los funcionarios y los resultados de tales acciones.
Asimismo, no se han efectuado acciones para requerir a los respectivos funcionarios el reintegro de los valores en los casos de rechazo y/o reduccion informados por la COMPIN, donde se materialize la ausencia laboral injustificada, situacion que constituye una transgresion a la normativa reglamentaria que regula esta materia. Finalmente, es preciso senalar que el Servicio de Salud Valdivia desconoce el nOmero y cuantia de las licencias medicas que podrian estar rechazadas y/o reducidas por las Instituciones de Salud Previsionales, ISAPRES. En su escrito de respuesta, el Servicio senala que mediante ordinario N° 234, de 2011, don Luis Zagal NCifiez, Jefe del Subdepartamento de Recursos Financieros (S) del Servicio de Salud envie) a don Erick Vargas Soto, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, un documento que incluye el listado de dias de licencias medicas rechazadas o reducidas de funcionarios dependientes de los establecimientos del Servicio de Salud Valdivia, correspondientes al periodo de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2010, informaci6n que fue proporcionada en su oportunidad por la COMPIN, con la finalidad de determinar el estado en que se encuentran las gestiones de los reintegros pertinentes en cada caso, segOn la normativa vigente. Agrega ademas, que dicha informacion se clasifico en dos fases, una de ellas correspondiente a la distribucion por cada establecimiento hospitalario y la otra clasificada por el estado laboral actual de las personas incorporadas en dicho listado, adjuntando para cada clasificacion el siguiente resumen:
TABLA N° 8 Resumen general por establecimiento y estado del nOmero de las licencias medicas rechazadas y/o reducidas, del 1 de enero 2008 al 31 diciembre de 2010
Establecimiento DSSV HBV H. LA UNION H. RIO BUENO H. PAILLACO H. LANCO H. LOS LAGOS H. CORRAL CONSULTORIO EXT. TOTAL
Estado de Lic. Med. Rechazadas Reducidas TOTAL 0 0 0 748 139 887 2 2 0 0 0 0 4 4 0 2 0 2 0 0 0 0 0 0 3 3 3 759 139 898
?/ 118
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TABLA N° 9 Resumen general por establecimiento y estado laboral de los funcionarios con licencias medicas rechazadas y/o reducidas, del 1 enero 2008 al 31 diciembre 2010 Establecimiento DSSV HBV
H. LA UNION H. RIO BUENO H. PAILLACO H. LANCO H. LOS LAGOS H. CORRAL CONSULTORIO EXT. TOTAL
Estado de Lic. Med. Pasivo TOTAL Activo 0 0 0 413 350 63 2 0 2 0 0 0 4 4 0 2 2 0
0 0 3
0 0 0
359
65
0 0
3 424
Al respecto, Ia autoridad informa que la valorizacion de las 898 licencias medicas rechazadas y/o reducidas, solicitada e informada por la Unidad de Remuneraciones del Subdepartamento de Gestion de la Carrera Funcionaria del Servicio de Salud Valdivia, da cuenta de $ 95.855.567. Por lo antes expuesto, Ia autoridad precisa que los antecedentes fueron remitidos al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del Servicio de Salud Valdivia, con la finalidad de solicitar la regularizacion de los reintegros correspondientes, segun la aplicacion de la normativa vigente lo que contribuira a equilibrar el gasto en personal para el aria 2011. Finalmente, la Directora del Servicio menciona que dicho listado fue remitido por el Departamento de Recursos Humanos del Servicio de Salud Valdivia al Departamento de Recursos Humanos del Hospital Base de Valdivia, mediante el ORD. N° 123, del 15 de junio del ano en curso, para que Ileve a cabo las acciones pertinentes para el reintegro de los valores correspondientes a los dias rechazados o reducidos de las licencias medicas, previa validacion y retroalimentacion a los funcionarios involucrados. Sobre el particular, esta Contraloria General debe mantener la observacion formulada, mientras no sea acreditado el reintegro de los valores pertinentes por parte de los funcionarios responsables.
HOSPITAL BASE DE VALDIVIA I. EVALUACION DE CONTROL INTERNO
1. Manual de Procedimientos
El Hospital Base Valdivia, no dispone de un Manual de Procedimientos Integral actualizado y sancionado donde se definan las principales rutinas, funciones y responsabilidades de las Unidades y/o los funcionarios que participan en la actualizacion de los distintos procesos e instancias de resolucion de la materia bajo analisis.
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En efecto, la fiscalizacion efectuada permiti6 advertir que no se han establecido actividades de control, tales como procedimientos formales y manuales de funcionamiento que permitan identificar los principales procesos vigentes; la vinculacion entre las areas del Hospital que participan en el desarrollo de las actividades, a saber, Recursos Humanos y Finanzas; los flujos de informacion, las instancias de control y/o autorizaci6n requeridas y las labores operativas y administrativas de cada Unidad. En su oficio de respuesta, la autoridad informa que, la Subdireccion de Recursos Humanos del Servicio de Salud Valdivia en conjunto con un equipo de funcionarios del Departamento de Recursos Humanos del Hospital Base Valdivia, se encuentra trabajando en la confeccion de un Manual de Procedimientos para Licencias Medicas, que define e identifica los procesos, las areas que participan en cada etapa, los flujos de informacion, las instancias de control, las autorizaciones requeridas y las labores operativas y administrativas de cada Unidad, indicando ademas, que esperan que dicho manual se encuentre terminado y debidamente sancionado el 31 de agosto del alio en curso. Al respecto, este Organismo Contralor estima que dicha respuesta no permite levantar la observacion planteada, por cuanto a la fecha, no se ha sancionado y puesto en operaciOn dicho manual de procedimientos, debiendo Ia autoridad administrativa implementar a la brevedad, las medidas administrativas conducentes a la correccion de la materia observada, cuya concrecion sera verificada en una pr6xima visita inspectiva que realice este Organismo de Control.
2. Tecnologia de Informacion
El Hospital Base de Valdivia, cuenta con una aplicacion computacional denominada Sistema Integrado de Recursos Humanos, SIRH, disponiendo este del modulo licencias medicas para realizar el ingreso, seguimiento, control y analisis sobre los movimientos de las licencias medicas que se registran en el establecimiento. No obstante lo anterior, cabe seilalar que si bien el Hospital cuenta con una herramienta tecnologica para Ia administraci6n de las licencias medicas, esta se encuentra sub-utilizada, pues existen aplicaciones que no son operadas por el personal, como por ejemplo: envio de licencias a recuperacion, ingreso de licencias recuperadas, cambio de estado de licencias, ingreso de resolucion a la Comision Medica Preventiva e lnvalidez, COMPIN, envio de licencias a Finanzas, proceso de devengado de licencias medicas y subsidios morosos. La no utilizacion de las aplicaciones senaladas precedentemente, imposibilita al Hospital de contar con informaci6n integral, oportuna, detallada y confiable respecto del estado operativo, administrativo y financiero de las licencias medicas. En su respuesta, el establecimiento asistencial afirma que mediante el ordinario N° 605/2011, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos del Hospital Base Valdivia solicita al Subdirector de Recursos Humanos del Servicio de Salud, gestionar a la brevedad con la empresa propietaria
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del software una completa capacitaci6n, a fin de hacer use de aquellas aplicaciones que al momento de la visita inspectiva no estaban siendo utilizadas. Asimismo anade en su respuesta, que producto de esas gestiones, los funcionarios involucrados en el proceso auditado, seran capacitados los dias 8 y 9 de agosto del presente alio, adjuntando el programa de capacitacion. En atencion a que a la fecha, no consta que Ia totalidad de las aplicaciones del Sistema SIRH, referidas a la materia examinada, esta siendo operada por los funcionarios de esa Entidad, este Organismo de Control debe expresar que la respuesta de la autoridad no permite dar por superada la observacion, no obstante, la materia se verificara en una proxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
3. Registro de Licencias Pendientes de Cobro
El Hospital Base Valdivia, no dispone de registro pormenorizado con el detalle de las licencias medicas valorizadas que se encuentran, a la fecha de la visita inspectiva, pendientes de cobro, es decir, la diferencia entre las licencias medicas ingresadas al SIRH versus los pagos recibidos a la fecha. La situacion anterior, deja de manifiesto que el Hospital no maneja Ia cifra exacta de licencias que se encuentran pendientes de recaudacion, por parte de las entidades pagadoras de licencias medicas. En su respuesta, Ia autoridad manifiesta que mediante correo electronico de junio de 2011, la Jefe del Subdepartamento de Finanzas del Hospital Base de Valdivia solicit6 al Jefe de Finanzas del Servicio de Salud Valdivia, enviar en forma mensual Ia nomina de los funcionarios por los cuales se recuperan dineros por concepto de licencias medicas, ello, con la finalidad de cotejar mensualmente dicha n6mina con la de los funcionarios que presentaron licencias en el mismo mes, y poder de esta forma, mantener un registro detallado de aquellas licencias que se encuentran pendientes de pago, con Ia finalidad de solicitar a la Direccion de Servicio que gestione ante las Instituciones de Salud el cobro respectivo. Sobre la materia, este Organismo de Control debe expresar que la respuesta de la autoridad no permite dar por superada Ia observacion, por cuanto, a la fecha, las acciones senaladas no han sido materializadas, no obstante, la materia en comento se verificara en una proxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
4. Estado de las Licencias Medicas
El Hospital Base de Valdivia, no dispone de procedimientos formales y controles que le permitan monitorear y conocer el estado de las licencias medicas, es decir, si estas fueron aprobadas, rechazadas o reducidas por parte de la COMPIN, ISAPRES y Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO.
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La situacion anterior, deja de manifiesto que el Hospital desconoce, para cada caso de licencia medica rechazada o reducida, si los funcionarios presentaron el recurso de apelaciOn a las respectivas instituciones y Ia resolucion final de cada proceso para solicitar, segun corresponda, el reintegro de los valores por los dias de licencias rechazadas o reducidas. La autoridad expresa que, a fin de Ilevar un registro pormenorizado del estado mensual de las licencias medicas de sus funcionarios y aplicar, cuando corresponda, el reintegro de los valores, la Direccion del Hospital Base Valdivia solicit6 formalmente via ordinario N° 2.356, de 2011, a la Direccion del Servicio de Salud Valdivia enviar mensualmente la nomina de funcionarios con licencias medicas indicando el estado de las mismas. Al respecto, este Organismo de Control debe expresar que la respuesta de Ia Autoridad no permite dar por superada la observacion por cuanto, a Ia fecha, las acciones senaladas por la Entidad no han sido materializadas, no obstante, el tema en comento se verificara en una proxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
5.
Modificaci6n resolucion de autorizacion de licencia medica
El Hospital no cuenta con un procedimiento de control, que permits asegurar que se haya generado oportunamente el acto administrativo, referido a la modificaci6n de la resolucion primitiva que justifica la ausencia del funcionario, ya sea por nOmero de dias o por rechazo de la licencia medica. En su respuesta, Ia Directora del Hospital manifiesta que la materia sera abordada en el Manual de Procedimientos que se encuentra en proceso de validacion. Asimismo, seriala que mediante ORD. N° 620, de 2011, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos del Hospital Base Valdivia, instruye formalmente al Encargado del Sistema de Informacion de Recursos Humanos, generar semanalmente el documento modificatorio segbn corresponda. Al respecto, este Organismo de Control debe expresar que Ia respuesta de la autoridad no permite dar por superada la observacion, por cuanto, a la fecha, las acciones serialadas por la Entidad no han sido implementadas, no obstante, Ia materia en comento se verificara en una proxima visita de seguimiento que realice esta Contraloria General.
6. Reintegro Licencias Medicas Rechazadas o Reducidas El Hospital Base de Valdivia, no cuenta con procedimientos formales y controles para requerir a los funcionarios, cuando corresponda, el reintegro de los valores por concepto de licencias medicas rechazadas o reducidas, cuyos recursos de apelacion de encuentran resueltos y cerrados por parte de la COMPIN e ISAPRES, o aCin se encuentre en etapa de apelacion en Ia Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO.
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En su oficio de respuesta la autoridad reitera los argumentos senalados para atender el acapite N° 1.1 del presente informe, senalando que la materia sera incorporada en el Manual de Procedimientos Sobre el particular, esta Contraloria General debe mantener la observacion formulada mientras no sea acreditada la implementacion de las acciones informadas, situacion que sera verificada en una pr6xima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
7.
Registro contable de Ia recuperacion de subsidios
El Hospital Base Valdivia, no cuenta con medidas de control que aseguren que en la contabilidad se registre oportunamente el devengamiento y la percepcion, de acuerdo al oficio circular N° 54.900, de 2006, "Procedimientos Contables para el Sector Publico", de la Contraloria General, de los derechos relacionados con los recursos obtenidos por la recuperacion de subsidios, reajustes e intereses corrientes. En su respuesta, la autoridad senala, respecto a la oportunidad en la cual se devengan y perciben los subsidios por incapacidad laboral, que se trata de un procedimiento centralizado en la Direcci6n del Servicio de Salud Valdivia, situacion por la cual la Jefe de Contabilidad y Presupuesto del Hospital Base Valdivia solicit:), mediante correo electronic°, instrucciones a don Luis Zagal Nunez, Jefe del Subdepartamento de Recursos Financieros del Servicio de Salud Valdivia, respecto a la forma de proceder, informando este Ultimo que la materia esta siendo evaluada y que los cambios seran oportunamente informados a los Establecimientos de Ia Red Asistencial. Sobre el particular, esta Contraloria General debe mantener la observacion formulada, mientras no sea acreditada la implementacion de las acciones informadas, situacion que sera verificada en una pr6xima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
8.
Acciones de cobranza y Recaudacion de Licencias Medicas
De acuerdo a lo informado por la Directora Suplente del Hospital, dorm Maria Enriqueta Bertran Vives, mediante ORD. N° 1.941, de 2011, el Hospital Base Valdivia no efectUa gestiones de cobranza a las Instituciones de Salud que registran subsidios pendientes de pagos, haciendo presente que, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Recuperacion de Reembolsos de Subsidios, aprobado por resolucion exenta N° 3.365, de 2005, del Servicio de Salud Valdivia, el mencionado proceso forma parte de la Oficina de Recuperacion de Reembolsos de Subsidios del Servicio de Salud Valdivia. No obstante lo anterior, el Hospital Base Valdivia no dispone de procedimientos de control que le permitan monitorear y validar que los recursos percibidos por el Servicio de Salud Valdivia, por licencias medicas presentadas por funcionarios del Centro Hospitalario, correspondan a la totalidad y a los valores de las licencias medicas remitidas, para que este efectOe el cobro y recaudacion respectiva. Asimismo, no efectUa acciones ni cuenta con procedimientos y controles que le permitan validar que los montos recibidos fuera de plazo, por parte
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ,
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIAS REGIONALES AREA CONTROL DE PERSONAL
1,7
CHI 1.1-1
de las entidades pagadoras, contengan los reajustes e intereses corrientes, dispuestos por Ia normativa que regula la materia. En su oficio de respuesta Ia autoridad reitera los argumentos serialados para atender el numeral 1.3 del presente informe referido a la Entidad que nos ocupa, serialando que el contar mensualmente con la nomina de funcionarios con el detalle de subsidios percibidos permitira al Jefe de Contabilidad y Presupuesto validar los montos recibidos, mientras que la Jefatura de Ia Unidad SIRH podra cotejar mes a mes la cantidad de funcionarios que presentaron licencias medicas versus los ingresos percibidos por dichos conceptos, de manera que en el caso de detectar desviaciones se solicitara al Departamento de Finanzas de la Direccion del Servicio de Salud Valdivia Ia aclaracion de las diferencias. Sobre el particular, esta Contraloria General debe mantener la observacion formulada mientras no sea acreditada la implementacion de las acciones informadas, situacion que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
II. EXAMEN DE CUENTAS 1.
Ingresos percibidos por recuperacion de subsidio por incapacidad laboral
De acuerdo a los registros consignados en el Sistema de Informacion para la GestiOn Financiera del Estado, SIGFE, y a los antecedentes proporcionados por el Hospital Base de Valdivia, durante el ario 2010, fueron percibidos por concepto de recuperaciones y reembolsos por licencias medicas, presentadas por los funcionarios del Hospital Ia suma de $ 453.993.278, de acuerdo al siguiente detalle: TABLA N° 1 Ingresos Percibidos por recuperacion y reembolsos de licencias medicas, ario 2010. Establecimiento
Hospital Valdivia
2.
ISL Accidentes del trabajo
FONASA Enfermedad Maternale Corm:in s
$ 10.201.902
$ 75.103.124
$ 31.509.507
FONASA
SUSESO
Enfermedad comtin
Maternales
$ 289.668.026
$ 47.510.719
Totales
$ 453.993.278
UtilizaciOn de recursos percibidos por recuperacion de subsidio por incapacidad laboral
En esta materia, se establecio que los recursos percibidos por licencias medicas son administrados y utilizados por el Servicio de Salud Valdivia para el pago, en parte, de las remuneraciones de su personal dependiente, en este caso del Hospital Base Valdivia. De acuerdo a esto, la Direcci6n del Servicio de Salud remite en forma mensual al Hospital un informe con Ia cuadratura de remuneraciones brutas y lIquidas, detallando los recursos transferidos por FONASA y por tipo de fuente de financiamiento para efectuar el pago de las remuneraciones del personal.
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Asimismo, en el citado informe se senala ademas, el valor de los recursos que el Hospital Base Valdivia ha percibido por subsidios por incapacidad laboral, suma utilizada para efectuar parte del pago de las remuneraciones del Hospital. Posteriormente, el Servicio de Salud transfiere los recursos a Ia cuenta corriente N° 72109118801, del Hospital Base Valdivia para que proceda al pago de las remuneraciones liquidas de su personal y, en su oportunidad, los descuentos previsionales de los funcionarios, momento en que se materializa la utilizaciOn de los recursos recaudados por licencias medicos. Con los antecedentes serialados, el Hospital efectba el registro contable de las remuneraciones, oportunidad en que adernas, devenga y percibe por compensacion, el monto de los recursos recaudados por recuperacion de subsidios, utilizados para completar el pago de los sueldos. En todo caso, con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer nombramientos de suplentes y contratos de reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, unicamente podran considerar para estos efectos dicho destino de gasto. Ello, segOn lo dispone el numero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de Ia DirecciOn de Presupuesto, a troves del cual imparti6 instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector Public° del alio 2011.
3. Registro Contable
De acuerdo a lo establecido en la circular N° 54.900, de 2006, de Ia Contraloria General de la RepUblica, sobre "Procedimientos Contables para el Sector Publico", el derecho a percibir los recursos, por la recuperacion por devoluciones de cobros por licencias medicos, deben ser devengadas con cargo en la cuenta Codigo 11508 "Cuenta por Cobrar otros ingresos corrientes", y con abono a la cuenta C6digo N° 4610102 "Recuperaciones articulo 12 ley N° 18.196". Posteriormente, Ia percepcion de los respectivos recursos se registra en la cuenta "Banco", COI:lig° 11102, con abono a la cuenta Codigo 11508 "Cuenta por Cobrar Otros Ingresos Corrientes". Respecto a esta materia, las validaciones efectuadas permitieron constatar que el Hospital utiliza los recursos recaudados por licencias medicos para el pago de parte de las remuneraciones de su personal, situacion por Ia cual devenga y percibe los recursos por recuperacion de subsidio laboral en el momento que efect0a los registros contables para efectuar el pago de las remuneraciones, constituyendo esta accion un incumplimiento a lo establecido en el precitado oficio respecto a Ia oportunidad en que deben ser registrados este tipo de derechos financieros. En su respuesta la autoridad reitera lo expresado para atender el acapite N° 1.7 del presente informe, serialando que respecto a Ia oportunidad en la cual se devengan y perciben los subsidios por incapacidad laboral por corresponder a un procedimiento que se encuentra centralizado en Ia Direccion del Servicio de Salud Valdivia, se solicit& mediante correo electronic°, instrucciones a don Luis Zagal Nunez Jefe del Subdepartamento de ,
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Recursos Financieros del Servicio de Salud Valdivia, estando a Ia espera del resultado de Ia evaluacion que se encuentra Ilevando a cabo esta Oltima Jefatura. Sobre el particular, esta Contraloria General debe mantener Ia observacion formulada, mientras no sea acreditada la implementacion de las acciones informadas, situacion que sera verificada en una pr6xima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
4.
Resolucion de autorizacion y/o modificaci6n de dias o rechazo por licencias medicas.
Respecto a los quince (15) casos revisados, se constat6 la existencia de Ia resolucion exenta N° 5.013, de 2010, que autoriza en forma masiva el ausentismo laboral de los funcionarios que presentaron licencia medica durante el mes de octubre de 2010. No obstante, cabe selialar que esta fue emitida en forma extemporanea, con al menos un mes de desfase, si se considera que existen funcionarios que presentaron licencias medicas a partir del 1 de octubre de 2010, es decir, su ausentismo fue autorizado treinta y cinco (35) dias despues de haber sido presentada Ia licencia. En atencion a que se detectaron licencias medicas de funcionarios del Hospital, por las que el Servicio de Salud no ha percibido la recuperacion de los subsidios correspondientes, se procedio a efectuar una circularizacion a las respectivas ISAPRES y a la COMPIN. Esta Ultima institucion, inform6 Ia existencia de casos de licencias con aumentos y reduccion. Para los casos detectados, el Servicio de Salud no ha efectuado la modificacion del acto administrativo primitivo que autoriz6 Ia licencia medica. TABLA N° 2
Licencias medica sin resolucion modificatoria por dias o rechazo Nombre
InstituciOn
N° Licencia
Fecha Inicio
Fecha Termino
Comentario
FONASA FONASA FONASA FONASA COLMENA BANMEDICA
25576452 20343942 24318968 25577543 25577542 29940516
03-10-10 19-10-10 09-10-10 03-10-10 04-10-10 14-10-10
01-11-10 10-01-11 07-11-10 25-12-10 26-12-10 23-11-10
(*)Aumenta 01 dia (")Redujo 06 dias (*)Aumenta 01 dia (*)Redujo 08 dias Pago $ 2.487.814 Pago de $ 879.522
(*) Informacion proporcionada por la COMPIN
Al respecto, la autoridad manifiesta que mediante ORD. N° 620, de 2011, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos instruy6 al Encargado de Sistema de Informacion Recursos Humanos respecto de la obligatoriedad de emitir Ia resolucion aprobatoria dentro de la misma semana en que se recepciona Ia licencia, y que en ningun caso se puedan confeccionar actos administrativos masivos que autoricen ausentismo laboral de funcionarios que presenten licencias medicas de un mes a otro.
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Agrega ademas que para los casos detectados, el Servicio de Salud no ha efectuado Ia modificaci6n de Ia resolucion primitiva que autorizo la licencia medica. Sobre el particular, esta Contraloria General ha resuelto no levantar la observacion formulada, mientras no sea acreditada la implementacion de las acciones informadas, situaci6n que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
5. Reproceso y recaudacion de subsidio por incapacidad laboral
En general el reproceso efectuado a los quince (15) subsidios por incapacidad laboral no presento diferencias significativas. Por otra parte, respecto a las recaudaciones de los casos serialados, se constato la percepcion de los recursos en Ia cuenta corriente Banco Estado N° 72109118801, "Remuneraciones y Subsidios", del Hospital Base Valdivia. Finalmente, para los casos de rechazo o reduccion de dias de las licencias medicas serialados en el punto anterior, el Hospital a la fecha de la visita, no habia efectuado ninguna accion para requerir a los respectivos funcionarios el reintegro de los valores por ausencia injustificada. Al respecto, esta Entidad de Control ha resuelto, entre otros, en sus dictamenes N os 38.850, de 1995 y 49.261, de 2003, que el rechazo de un reposo medico hace legalmente procedente la restitucian de los dias no trabajados, ya que, conforme al articulo 63 del decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, Reglamento de Autorizaci6n de Licencias Medicas, es obligatoria la devolucion de las remuneraciones o subsidios indebidamente percibidos en ese evento, pronunciamientos que en virtud de lo serialado, han autorizado el descuento o retencion de las mismas, aun estando pendiente Ia decision de la Superintendencia de Seguridad Social acerca de la impugnaci6n de tal rechazo (aplica dictamenes N OS 16.232, 49.261 y 38.850, de 2011, 2003 y 1995, respectivamente).
TABLA N° 3
Reproceso y recaudacion licencias medicas correspondientes al mes de octubre 2010, presentadas por funcionarios del Hospital Base Valdivia
NOMBRE
N° LICENCIA
N° DE DIAS LIC.
MONTO ($)
DIFERENCIA ($)
POR RECUPERAR ($) ($)
a percibir
ESTIMADO A
MONTO ($) ESTIMADO PERCIBIR SSV ($)
RECAUDADO
(Ca,lculo
CGR)
COMENTARIO
PERCIBIR Se informa pago menor al calculado, sin cobro reajustado.
24317932
30
496.271
480.946
15.325
496.263
8
24320763
30
370.694
370.683
11
370.683
11
Sin comentarios
25576431
30
676.159
678.815
-2.656
675.767
392
Sin comentarios
24318992
30
487.967
487.957
10
487.957
10
Sin comentarios
127
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIAS REGIONALES AREA CONTROL DE PERSONAL
25530932
TOTAL
30
469.705
469.719
-14
469.719
-14 Sin comentarios Se informa pago por un dia mas de lic. COMPIN informa pago superior 0 corresponderia a ampliacion plazo por continuidad de reposo justificado.
25576452
30
556.585
575.142
-18.557
556.585
28890146
42
608.654
608.673
-19
608.674
-20 Sin comentarios
21483241
42
317.024
317.415
-391
317.006
18 Sin comentarios
20343942
84
2.746.242
2.231.861
514.381
2.747.187
24318968
30
577.101
603.777
-26.676
576.563
28356442
30
802.097
805.922
-3.825
805.929
23644540
30
293.891
293.902
-11
293.902
25577542
84
3.070.004
0
3.070.004
3.075.804
25577543
84
3.293.803
2.897.622
396.181
3.289.151
29940516
41
1.054.902
0
1.054.902
1.056.121
647
15.821.099
10.822.434
4.998.665
15.827.311
Lo pendiente por recuperar se debe a reducci6n de licencia -945 de 84 a 78 (no se advierte REX que modifica esto) Se informa pago por un dia mas de lic. COMPIN informa pago superior 538 a corresponderia ampliaciOn plazo por continuidad de reposo justificado. -3.832 Sin comentarios -11
Sin comentarios
el Isapre confirm6 -5.800 pago de $ 2.487.814 Lo pendiente por recuperar se debe a reduccion de licencia 4 652 . 84 a 76 (no se REX que advierte modifica esto) De la circularizaciOn ISAPRE efectuada, BANMEDICA informa pago por dos licencias de continuidad, la -1.219 primera del 14.10.10 al 31.10.10 por $ 376.938.- y la segunda del 01.11.10 al 05.12.10 por $ 502.584.6.212
En su oficio de respuesta, la autoridad sefiala que por instrucci6n del Jefe del Departamento de Recursos Humanos de la Direcci6n del Servicio de Salud Valdivia, la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos del Hospital, efectuo un analisis del estado contractual de la nOmina de funcionarios que la COMPIN inform6 como casos de licencias medicas rechazadas o reducidas, remitiendo el resultado al Departamento de Recursos Humanos del Servicio de Salud, quien efectuara las validaciones del estado real de ellas en la Superintendencias de Seguridad Social, SUSESO, para que una vez obtenido su pronunciamiento efectuar los respectivos descuentos.
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Sobre el particular, esta Contraloria General debe consignar que, con fecha 17 de agosto de 2011, la ISAPRE Colmena Golden Cross inform6 que a traves de los cheques NO S . 236837, 239521 y 244052, de fechas 21 de octubre, 11 de noviembre y 13 de diciembre, todos los del alio 2010, efectuo el pago de $ 678.357, $ 969.297, y $ 840.160, respectivamente, correspondientes a Ia licencia medica N° 25577542, presentada por doria Al respecto, cabe serialar en primer termino que de acuerdo a los antecedentes proporcionados por el Servicio durante la visita inspectiva, la citada licencia no habia sido pagada por la ISAPRE en cuestion, advirtiendose ademas, que el valor pagado por Ia Institucion Previsional por $2.487.814, difiere de los $ 3.070.004, que el Servicio tiene consignado como valor a recuperar por el subsidio. Analizados los argumentos presentados por la autoridad y los nuevos antecedentes proporcionados por la mencionada Institucion Previsional, este Organo Contralor ha resuelto mantener la observacion formulada mientras no sea acreditada la efectiva implementacion de las medidas informadas, situacion que sera verificada en una pr6xima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
6 Resultado de otras diligencias efectuadas en Ia COMPIN
Como se serialo en el titulo "I CONTROL INTERNO", del presente informe, el Hospital Base de Valdivia no dispone de controles y procedimientos que le permitan tener un registro pormenorizado con el detalle de las licencias medicas valorizadas que se encuentran, a la fecha de la visita inspectiva, pendientes de cobro, es decir, la diferencia entre las licencias medicas ingresadas al SIRH versus los pagos recibidos a la fecha; monitorear y conocer el estado de las licencias medicas, es decir, si estas fueron aprobadas, rechazadas o reducidas por parte de la COMPIN, ISAPRES y Superintendencia de Seguridad Social, SUSESO. En efecto, esa Entidad desconoce para cada caso de licencia medica rechazada o reducida, si los funcionarios presentaron el recurso de apelacion a las respectivas instituciones y la resolucion final de cada proceso para solicitar, segun corresponda, el reintegro de los valores por los dias de las licencias rechazadas o reducidas. En consideraci6n a lo precitado se requiri6 al Presidente de la Comision Medica Preventiva e Invalidez, COMPIN, don Cedric Sanhueza Garrido, que se sirviera informar respecto al Servicio de Salud Valdivia, incluidos los Establecimientos de Salud dependientes, el detalle de licencias medicas presentadas por los funcionarios y que han sido rechazadas y/o reducidas durante el periodo enero de 2010 al 31 de mayo de 2011, informando que a Ia fecha, para el Hospital Base Valdivia existen noventa y un (91) licencias reducidas equivalentes a ciento sesenta (160) dias, y quinientos siete (507) licencias medicas rechazadas, correspondientes a cinco mil diez (5.010) dias, valorizados en $ 73.158.077. Ver Anexo 28. Al respecto, el Hospital serial6 que no cuenta con antecedentes que permitan acreditar, respecto a las licencias medicas impugnadas por la COMPIN si estas han sido apeladas por los funcionarios en la Superintendencia de Seguridad Social y los resultados de tales acciones.
129
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Asimismo, no se ha efectuado acciones para requerir a los respectivos funcionarios el reintegro de los valores en los casos de rechazo y/o reducci6n informados por la COMPIN, donde se materialize) la ausencia laboral injustificada, situacion que constituye una transgresion a la normativa reglamentaria que regula esta materia. Finalmente, es preciso sefialar que el Hospital Base de Valdivia desconoce el nOmero y cuantia de las licencias medicas que podrian estar rechazadas y/o reducidas por las lnstituciones de Salud Previsionales, ISAPRES. En su respuesta, la autoridad reitera los mismos argumentos sefialados para atender el punto anterior, motivo por el cual esta Contraloria General debe mantener Ia observacion formulada mientras no sea acreditada Ia implementaciem de las acciones informadas, situacian que sera verificada en una pr6xima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
III. OTRAS MATERIAS Considerando que los ingresos percibidos por RecuperaciOn de Subsidios por Incapacidad laboral son utilizados para financiar parte del pago de las remuneraciones del personal del Centro Hospitalario, se procedi6 a efectuar una revision a Ia cuenta corriente denominada "Remuneraciones y Subsidios" N° 72109118801, del Banco Estado. Sobre el particular, se constat6 que el Hospital no elabora, conforme a las normas basicas de contabilidad y control, las correspondientes conciliaciones bancarias mensuales, de la cuenta corriente bancaria N° 72109118801, denominada "Remuneraciones, Sueldos y Subsidios", presentando para aquella cuenta, solamente la conciliacion bancaria al 31 de mayo de 2008, situaci6n que no permite mantener un control sobre los fondos y los saldos contables respectivos. Por otra parte, las indagaciones efectuadas, permitieron comprobar que Ia citada cuenta corriente, individualizada anteriormente, no dispone de conciliaciones bancarias para los arios 2009, 2010 y 2011. Por su parte, don Juvenal Cardenas San Martin, Jefe (S) de Contabilidad y Presupuesto, del Hospital Base Valdivia certific6 que al 3 de junio de 2011, la citada cuenta corriente se encuentra en proceso de normalizacion, senalando entre otras cosas, que las conciliaciones bancarias de los arms 2010 y 2011, seran confeccionadas, estableciendose como plazo maxim° para dicha labor, el 30 de diciembre del presente ano y el 30 de abril de 2012, respectivamente. Ahora bien, respecto a esta materia, se examine) la conciliacion bancaria correspondiente al mes de mayo de 2010 observandose la existencia de partidas inusuales en conciliacion no aclaradas, caratuladas como giros o cargos del banco no contabilizados en la entidad por $ 14.874.435, y depositos o abonos del banco no contabilizados en la entidad por $ 4.680.615.
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Al respecto, efectuado el reproceso de la conciliacion bancaria del senalado mes, se determine una diferencia entre el saldo bancario y el contable por $ 9.361.230, de acuerdo al siguiente detalle: TABLA N° 5
Diferencia establecida en conciliacion bancaria del mes de mayo de 2008, Cuenta Corriente N° 72109118801, del Banco Estado.
Concepto Saldo segOn certificado del banco (+) Giros o cargos del banco no contabilizados en la entidad (+) Depositos o abonos de la entidad no registrados por el banco SUBTOTAL (-) Depositos o abonos del banco no contabilizados en la entidad (-) Cheques girados y no cobrados de Ia entidad no registrados por el banco TOTAL REPROCESO SALDO SEGUN REGISTRO LIBRO BANCO DIFERENCIA CGR
Monto ($) 73.442.202 14.874.435 0 88.316.637 4.680.615 81.995.709 1.640.313 11.001.543 9.361.230
Asimismo, en la referida conciliacion se advirti6 la existencia de un total de ciento noventa y cinco (195) cheques girados y no cobrados que totalizan $ 17.465.476, al 29 de febrero de 2008, cuya emisiOn datan del ario 2002, de acuerdo a la siguiente estratificaci6n: TABLA N° 6
N6mina de cheques girados y no cobrados que datan desde el alio 2002 Alio
Cantidad de Cheques
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Totales
16 31 34 33 19 47 15 195
Monto ($) 78.643.225.126.2.257.573.5.009.823.2.449.729.4.398.568.3.046.014.17.465.476.-
Sobre el particular, el Hospital no ha adoptado el procedimiento contenido en el oficio CGR N° 54.900, de 2006, de Ia Contraloria General de la Republica, sobre Procedimientos Contables para el Sector PUblico, que establece que los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales, originaran una regularizacion de las disponibilidades y un reconocimiento de la obligaci6 en Ia cuenta contable Codigo 21601, "Documentos Caducados".
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En su respuesta, la autoridad senala la existencia de un plan de normalizacian para la confeccion de las conciliaciones bancarias, enviado y aprobado por el Consejo de Auditoria Interna General de Gobierno y al Ministerio de Salud, donde se establece que durante este alio se dara termino a la confeccion de las conciliaciones bancarias correspondientes a los ailos 2008, 2009 y 2010, finalizando este trabajo en el alio 2012. Agrega adernas, respecto a las diferencias advertidas por este Organo Contralor, que Ia conciliacion bancaria examinada arrastra cifras que vienen de Ia conciliacion bancaria del mes de diciembre de 2006, fecha en que Ia Unidad de Contabilidad del Servicio de Salud hizo entrega de la cuenta corriente bancaria al Hospital Base de Valdivia y seran corregidas en el mes de septiembre de este alio, data en que se tiene programado el termino de la confeccion de las conciliaciones bancarias correspondientes al alio 2009. En virtud de lo anterior, esta Contraloria General ha resuelto mantener Ia observacion formulada, mientras no sea acreditada la implementacion de las acciones informadas, situacion que sera verificada en una proxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.
CONCLUSIONES
Los Servicios de Salud y Hospitales Metropolitano y Regionales, han aportado antecedentes e iniciado diversas acciones, algunas en forma inmediata y otras a futuro, que han permitido, en parte, salvar las observaciones planteadas en los Preinformes de Observaciones. No obstante lo anterior, y atendiendo los argumentos vertidos por las Entidades, se concluye lo siguiente:
Sobre Evaluacion de Control Interno
1.- Desarrollar, formalizar e implementar manuales que permitan especificar las Unidades y actividades que intervienen en el proceso, los controles asociados, las autorizaciones y la oportunidad de registro tanto de la informacion como la documentacion respectiva y las transacciones a efectuar. 2.- Respecto de la contabilizacion de las operaciones, se debera registrar oportunamente el devengo de los ingresos por subsidios, conforme lo dispone la normativa contable vigente aplicable en la especie. 3.- Emitir de forma oportuna los actos administrativos que aprueban las licencias medicas de sus funcionarios. 4.- Remitir a las Instituciones de Salud, las licencias medicas para su tramite en los plazos establecidos en el articulo 13 del Decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, ya que su omision podria afectar el patrimonio del Servicio de Salud, en caso de no requerir la restituci6n de los valores pagados en exceso.
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Sobre Examen de Cuentas
Las Entidades de Salud fiscalizadas, deberan atender los requerimientos formulados en ese apartado, especialmente lo relacionado con las siguientes materias: 1.- En el caso de Entidades de Salud, cuyas observaciones dicen relacion con fondos obtenidos por Ia recuperacion de las licencias medicas que son utilizados para el pago de las deudas correspondientes al subtitulo 22, Bienes y Servicios de Consumo, se debe iniciar el proceso sumarial respectivo, para determinar eventuales responsabilidades administrativas, teniendo presente que con cargo a las aludidas recuperaciones solo se podran disponer nombramientos de suplentes y contratos de reemplazos, de modo que las modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, Onicamente podran considerar para estos efectos dicho destino de gasto. Ello, segun lo dispone el nOmero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuesto, a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector PUblico del alio 2011. 2.- En cuanto a la recaudacion de los subsidios pendientes del mes de octubre de 2010, y a la imposibilidad de verificar el cumplimiento del articulo 12 de la ley N° 18.196, las entidades fiscalizadas deberan adoptar las medidas tendientes a mitigar la falta de controles, ademas de efectuar las acciones pertinentes para regularizar las sumas pendientes de recaudacion. 3.- Revisar y ajustar la metodologia de calculo de la recuperacion de subsidios por incapacidad laboral, en base a la normativa que regula Ia materia, contenida entre otros, en el decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, sobre Reglamento de Autorizaci6n de Licencias Medicas por la Comision de Medicina Preventiva e Invalidez, Compin e Instituciones de Salud Previsional. 4.- Implemental- medidas tendientes a recuperar las diferencias observadas entre Ia estimacion que inicialmente calculo cada Entidad, respecto a lo efectivamente recaudado. 5.Ejercer oportunamente acciones efectivas de cobranza ante el Fonasa y las Isapres, con el objeto de recuperar los montos correspondientes a los subsidios sin reembolso presentados en este Informe Final, come los casos que cada Entidad detecte en su propia revision, a fin de lograr el total resarcimiento del patrimonio de la institucion 6.- En relacion can los errores de calculo, corresponde aclarar las diferencias detectadas, asi come tambien, determinar los motivos que Ilevo a una menor recuperaci6n de los recursos. 7.- Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el articulo 12 de la ley N° 18.196 y en el articulo 5 de la ley N° 18.899, exigiendo a las Instituciones de Salud el pago de intereses y reajustes por aquellos subsidios pagados con posterioridad a los diez primeros dias del mes siguiente al de la presentaci6n de cobro de la respectiva licencia medica.
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Sobre a las licencias medicas rechazadas, se debe gestionar a la brevedad, el reintegro de las remuneraciones correspond ientes. Acerca de las Unidades de Auditoria Interna, deberan arbitrar las medidas necesarias can el objeto de que se efectuen controles aleatorios o deliberados sobre el proceso de recuperaciones que se produzcan por subsidies por incapacidad laboral. En cuanto a la contabilizacion del derecho a percibir el referido subsidio, instruir a quien corresponda, proceder a efectuar el registro contable que permits dar cumplimiento al principio de "Devengado", vulnerado por algunas entidades auditadas, contraviniendo lo establecido en el Oficio Circular N° 54.900, de 2006 de la Contraloria General, sobre "Procedimientos Contables para el Sector Publico", velando porque los hechos economicos sean registrados en el SIGFE oportunamente. Adernas, se deben validar los procedimientos informados, en los cases que corresponda. En el Registro Auxiliar de Licencias Medicas, ingresar oportunamente la totalidad de las licencias, asi como su actualizacion cuando son rechazadas o reducidas y conciliarlo peri6dicamente can el SIRH. Regularizar contablemente en la conciliacion as cheques caducados, conforme a las instrucciones del Oficio Circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloria General, las cuales, en algunos cases, a la fecha contienen montos que datan del ano 2005. Can respecto a Ia diferencia en los montos calculados en la recuperacion del subsidio por incapacidad laboral de los funcionarios afiliados a ISAPRE, tanto para los Servicios de Salud, como para los Hospitales, se debe dar cumplimiento al criterio consignado en el dictamen N° 1.195, de 1994, de la Superintendencia de Seguridad Social, el cual menciona que para determinar la remuneracion neta, a que se refiere el articulo 7° del decreto N° 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Prevision Social, deben deducirse las cotizaciones e impuestos efectivamente pagados por el afiliado por la renta imponible que es base de calculo del subsidio.
Respecto del Sistema Integrado de Recurso Humano (SIRH)
Implemental- los procedimientos formales tendientes a una mejor utilizacian del modulo de licencias medidas, por parte del Area Financiera, en lo que respects a la recuperacion de subsidies por incapacidad laboral, can claves de acceso a dicho modulo, lo cual permitira un mejor control sobre los recursos obtenidos por este tipo de subsidio.
En relacion a los funcionarios que dispongan de cuentas de accesos al sistema SIRH, sin estar asignadas formalmente o desactualizadas, corresponde Ia adopci6n de medidas que permitan subsanar dicha falencia.
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Se debe instruir el use obligatorio de la totalidad de los modulos del sistema SIRH. Ademas, arbitrar las medidas para registrar las licencias medicas en el SIRH, cambiando su estado oportunamente, cuando estas sean reducidas en sus plazos o rechazadas. Asimismo, utilizar Ia totalidad de los modulos e ingresar permanentemente Ia recuperacion de los valores correspondientes, permitiendo contar con un registro integral que reporte la totalidad de la informacion. Finalmente, en el caso del Servicio de Salud de Valdivia y el Hospital de Valdivia se solicita: Remitir a la brevedad, un listado detallado y valorizado con la totalidad de las licencias medicas rechazadas o reducidas por la COMPIN y las ISAPRES, presentadas por los funcionarios dependientes de los establecimientos del Servicio de Salud Valdivia, correspondientes al periodo enero de 2008 al 30 de julio de 2011, adjuntando ademas, para cada caso, la documentacion de respaldo que acredita el reintegro de los valores por los dias no trabajados. Sin perjuicio de lo serialado, tanto el Servicio como el Hospital deberan instruir un sumario administrativo para establecer las eventuales responsabilidades funcionarias por los hechos consignados en el presente informe debiendo remitir a este Organo Contralor, en un plazo de diez (10) dias habiles, copia de la resolucion que ordena el referido sumario. La efectividad de las medidas adoptadas sera comprobada en las proximas visitas que se realicen a las distintas entidades, conforme a las politicas de este organismo de control, sobre seguimiento de los programas de fiscalizacion.
Saluda atentamente a Ud.,
135
r
3 1562698
3 1952 006
26625871
3205744 1
2662588 1
32033421
319 10149
32056653
$1. 627
$64.931
$47.442
$644. 808
Su bsid io a Rec.
SEG ONENTIDAD (s ira h)
I-26721 25 1 3 18959 10
$ 249. 866
$157. 165
Su bs idio a Recuperar
Su bs idio a Rec.
CONTRALOR
$2. 979. 93
$ 1. 243. 530I
$629. 529
INSTITUTOTRAUMATOLOG I CO ( SI RAH) APELLIDO YNOMBRE
$3 6. 38 6 $203. 827
L9V911$
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I 2 6740 10 1
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vsv. Ls$
Ina
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31854038
Su bsidio a Recuperar
SEG UN ENTIDADCONTRALOR
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1980'££$
APELLIDO Y NOMBRE
HOSP ITALEXEQUIELGONZALEZCORTES ( UTILIZA CALCU LO PRO PIO)
RESUMEN EN DETALLE DE LA REVISIONALEATORIADELICE NCIASM EDICASDELOS HOS PITALES DE L
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