SCV – Schweizerische Chorvereinigung

SCV ADB Chordatenbank – Anwendungen Version 2012 Mai

Inhalt

A – Einführung SCV-Datenbanksystem

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Allgemeines

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Anforderungen an das Computersystem

4

B – Übersicht dieser Anleitung

5

C – Zugang zum System

5

SCV WEB Zugang

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SCV WEB Passwort - Anmeldung

7

Erstinstallation Mögliche Fehlerquellen

9 9

Programmversionen aktualisieren (Updates) Mögliche Fehlerquellen

D – Allgemeine Funktionen Symbole von MS ACCESS Windows Vista und 7: Optionenanzeige

12 12

13 13 15

E – Mitgliederverwaltung

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Chordaten verwalten

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Mitglieder erfassen, ändern, löschen SCV Adressen anzeigen

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Chorstammblatt

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Chorstammblatt detailliert

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Mitgliedstammblatt

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F – Datenabgleich mit Verband (via E-Mail)

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Datenschutz

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Vorbereitung E-Mail

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Vorschau zu versendendes Stammblatt

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Versand Stammblatt via E-Mail

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Aktivitäten des Mutationsverantwortlichen

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Aktivität nach Rücksenung durch Mutationsverantwortlicher

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Datenbanksystem

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G – Notenarchiv

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Komponisten – Texter- Bearbeiter und Verlage verwalten Drucken von Listen I

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Musikaliengruppen verwalten

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Notenarchiv verwalten Lieder: Übersicht + ergänzen Drucken von Listen II

32 34 34

H – Konzerte

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Programm

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I – SUISA Datenübermittlung SUISA

J - Inventar Artikelgruppen Artikelstamm Inventar / Tenues verwalten Inventarwert rechnen

K – Beitragsverwaltung

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41 42 42 43 44

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Beiträge verwalten Zahlungsarten verwalten Beitragsperiode erstellen Beitragsperiode löschen Zahlungen erfassen Rechnungsjournal drucken Zahlungsjournal drucken Offene Posten drucken Beiträge nach Fibu übertragen

46 46 46 47 47 48 48 48 48

L – Listen – Etiketten – Export

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Auswertungsmöglichkeiten Selektionsmöglichkeiten Etiketten Export für Serienbriefe Export für E-Mails

51 51 52 52 53

Geburtstagslisten

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M – Chorusabo

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N – übrige Tabellen

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Tabellen verwalten Anreden Singstimmen Konzertarten Adressenstatus Chargen Tabelleninhalt ausdrucken

O – Adressenaustausch

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Datenbanksystem

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A – Einführung SCV-Datenbanksystem Allgemeines Vorgeschichte: Im Jahre 2008 wurde vom Zentralvorstand auf Antrag der Geschäftsleitung SCV beschlossen eine neue Adressdatenbank einzuführen. Diese sollte Daten auf allen Ebenen (Geschäftsleitung SCV, Kantonalverbände, Bezirke und Chöre) so miteinander verbinden, dass z.B. Adressen nur einmal erfasst werden müssen und z.B. die Chorus Auslieferungen fehlerfrei erfolgen können. Das Paket inkl. Finanzbuchhaltung hat einen Wert von ca. CHF500. Schulung werden von der SCV gesponsert. An der DV SCV in Sursee im April 2009 wurde die Ebene der Kantonalverbände geschult und die Programme ausgeliefert. Informationen: Via Internet: www.usc-scv.ch > SCV > Adressdatenbank: Hier sind allgemeine Informationen über das Programm und Kontaktadressen zu finden. Im Chorus wird jeweils auch über den Stand informiert. Das SCV-Datenbanksystem ist auf allen Strukturstufen des Verbandes nutzbar. Es gibt grundsätzlich 3 verschiedene Typen und 4 Level der Verfügbarkeit: Typ 1: Verbandsversion: Diese Version wird nur als Geschäftsleitungsebene SCV, Verbandsebene und Ebene Unterver-bände (Bezirke) zur Nutzung freigegeben. Die Datenbank ist auf dem IFV-Server als zentrale Datenbank (ZDB) gespeichert und von allen Verbänden gleichzeitig nutzbar (online). Jeder Verband und jede nutzungsberechtige Person hat eine Datenschutzvereinbarung gegen einen Missbrauch zu unterzeichnen. Typ 2: Chorversion: Diese Version wird allen angeschlossen Chören zur Verfügung gestellt. Zusammen mit einer Finanzbuchhaltung sind die Chöre in deren Nutzung autonom. Mittels eines Datenabgleiches werden die Daten miteinander verbunden und sind für alle Ebenen nutzbar. Chöre haben keinen Zugriff auf andere als die eigenen Daten. Typ 3: Internetversion: Hier hat jeder Verband, Chor oder Einzelperson Zugriff auf die in seinem Verantwortungsbereich liegenden Daten. Auf diese können nur mittels Passwort zugegriffen werden. Die Passwortvergabe muss von autorisierten Personen bestätigt werden.

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Datenbanksystem

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Level 1: Die Geschäftsleitung der SCV hat Zugriff auf Daten inkl. «chorus» (primär Adressdaten) Abonnemente für Ansicht und Bearbeitung Level 2: Die Verbände und Unterverbände haben Zugriff auf Daten (primär Adressdaten) für Ansicht und Bearbeitung. Auf «chorus» Abonnemente haben sie Zugriff aber nur zur Ansicht. Level 3: Chöre haben nur auf ihre eigenen Daten Zugriff. Level 4: Einzelpersonen haben mittels Passwort für den Internetzugang nur für ihre persönlichen Daten Zugriff. (nicht aufgeschaltet)

Die Chor- und Mitgliederdaten der Chöre werden mittels E-Mail den direkt vorgesetzten Verbänden übermittelt und auf Verbandsebene à jour gehalten und von dort zurückbestätigt. Die zentrale Datenbank wird regelmässig mit dem Internet-Server abgeglichen. Bei der Datenübermittlung per E-Mail wird ein Report mit den zu übermittelnden Daten angehängt. Neue Angaben oder Änderungen werden farblich (rot) gekennzeichnet. 1. Chordaten 2. Chor-Chronik

alle Daten, deren Felder hellgrün hinterlegt sind. - Präsident(inn)en - Dirigent(inn)en - Ehrungen - Jubiläen Der Inhalt "Allg. Bemerkungen" wird nicht übertragen. 3. Mitgliederdaten alle Daten, deren Felder hellgrün hinterlegt sind - primär aber Adressdaten und «chorus» Abonnementsdaten. Es werden nur die Daten derjenigen Mitglieder übertragen, welchen im Feld Datenabgleich mit SCV ein Haken gesetzt ist. Das heisst, dass der Chor entscheidet, welche Daten er der SCV übermitteln will.

Anforderungen an das Computersystem 1. Microsoft Windows XP, Vista oder 7, MAC mit Windowsfenster 2. Mit der gratis angebotenen Access Runtime-Version 2000 oder 2007 (je nach Office Version) oder Full Access aus Microsoft Office Professional 2003, 2007, 2010

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Datenbanksystem

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B – Übersicht dieser Anleitung Ziel dieses Dokumentes ist es, den Nutzern der SCV ADB Systeme mit Hilfen in der Anwendung zu unterstützen. Dabei sollen auch auf mögliche Schwierigkeiten hingewiesen und Lösungsvorschläge angeboten werden. Bei technischen (funktionalen) Hintergründen oder spezielle Abläufe wird jeweils auf die entsprechenden Handbücher und Manuale hingewiesen. Inhaltiche Überlappungen sind möglich. Folgende Themen werden hier behandelt. -

Zugang zu den Programmen, Updates und aktuelle Informationen Installationen und Updates Access Funktionalitäten + Symbole (wichtig für richtiges Handling) Mitglieder: Erfassung, Behandlung und Löschen Übersichten und Auswertungen betreffend Mitgliedern Datenweitergabe an Verband – Datenschutz Nutzung des Tools Notenarchiv für Auftrittsvorbereitungen (Konzerte) und für die SUISA Meldung Möglichkeiten der Inventarisierung Nutzung des Beitragstools, Verknüpfungsmöglichkeit mit der SCV ADB Finanzbuchhaltung Listen, Geburtstage, Serienbriefe übrige Tabellen Möglichkeiten, dass mehere Personen das Programm nutzen

Seiten 5-8 9-12 13-15 16-21 22-24 25-28 29-40 41-44 45-49 50-54 56-58 59-60

C – Zugang zum System


Stichworte: - Vereinscode oder SCV Nummer - Passwort - E-Mail Adresse des Vereinspräsidenten - Zuständige Person im Verband oder Mutationsverantwortlicher

Der Zugang zum System erfolgt über das Internet. Dafür notwendige Codes und Passwörter werden grundsätzlich an Schulungen abgegeben, welche der jeweilige Kantonalverband organisiert. In jedem Verband (Bezirk oder Kanton) gibt es zuständige Personen (Mutationsverantwortlicher), die die Vereinscodes kennen und dort angefragt werden können. Mit diesem Zugang kann im Internet das Passwort angefordert werden. Es können verschiedene Personen eines Vereines ein Passwort anfordern. Dieses wird aber nur den jeweiligen Präsidenten oder Aktuaren im Verein übermittelt, sofern im System eine E-Mail Adresse erfasst ist. Eine fehlende E-Mail Adresse kann mit der zuständigen Person im Verband aufgenommen werden.

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Datenbanksystem

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SCV WEB Zugang


Siehe dazu auch in folgenden Handbüchern oder Manualen: - SCV ADB Chor Handbuch - SCV ADB Chor Installation - SCV ADB WEB Anleitung

Um das Programm zu installieren, müssen Sie dasselbe zuerst von der Internetseite der SCV herunterladen. Folgen Sie dazu den nächsten Hinweisen. Steigen Sie im Internet unter www.ifv-scv.ch ein.


Weiter mit Anmelden Wenn Sie Ihr Passwort nicht kennen oder dasselbe vergessen haben, fordern Sie es via Passwort anfordern an. Das Passwort wird vom Programm sofort generiert und Ihnen automatisch per E-Mail zugestellt. Voraussetzung dafür ist aber, dass Ihre E-Mail-Adresse in der SCV-Datenbank gespeichert ist. Ist dies nicht der Fall muss dies durch den Verband erfasst werden.

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Datenbanksystem

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SCV WEB Passwort - Anmeldung Mitgliednummer SCV und E-Mail-Adresse Die Mitgliednummer SCV des Chores wird an der Schulung bekannt gegeben oder kann bei Verband angefragt werden. Als E-Mailadresse ist jene von Präsident(in) oder Sekretär(in) erforderlich. Nach Ihrem Klick auf die Schaltfläche Passwort anfordern wird Ihnen Ihr Passwort innert weniger Sekunden per E-Mail zugestellt. Anmerkung Passwort: Wer kein Passwort hat, in der WEB-Datenbank aber gespeichert ist, kann das Passwort sofort anfordern. Wenn die E-Mail-Adresse nicht mehr stimmt, muss die neue E-Mail-Adresse zuerst dem Unterverband oder dem Kantonalverband gemeldet werden. In diesem Fall kann er das Passwort erst nach dem nächsten Datenabgleich anfordern. Das ein angefortertes Passwort wird dem Präsidenten(in) oder Aktuaren(in) des jeweiligen Vereines via Mail übermittelt. Dieses muss in der SCV Adressdatenbank gespeichert sein. Benutzer-ID = Mitgliednummer SCV Falls Sie die Mitgliednummer SCV nicht mehr oder noch nicht kennen, fordern Sie dieselbe bitte bei Ihrem Verband (Mutationsverantwortli-cher oder Supporter) oder im General-sekretariat SCV (per EMail – [email protected]) an.

Passwort: Achten Sie auf die Gross- und Kleinschreibung. SCV Chordatenbank Anwendungen D Version 2012-05

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IFV - Informatik für Chöre

Datenbanksystem

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Datenbanksystem

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Auf der Hauptmaske werden sämtliche Programme und Handbücher für die Benutzung des SCV Chorpro-grammes aufgeführt. Sie können von hier heruntergeladen und das Programm installiert werden. Von hier können mittels SUISA Button die Erfassung der aufgeführten Lieder vorgenommen werden. Siehe dazu ab Seite 55 für die Durchführung via Chorprogramm oder das separate SUISA Liedererfassung Manual. Bei der 1. Installation klicken Sie bitte zuerst auf Installationshinweise und drucken Sie diese aus und lesen diese Anweisung genau durch.

Erstinstallation




Stichworte: - Handbuch: SCV ADB Chor-Installation - Erstinstallation - Ordner: C:\SCV-Chor - Office Versionen - MS ACCESS und Access Runtime - 64Bit Kompabilität

Der Vorgang der Erstinstallation wird in einer separaten Anleitung beschrieben. Diese ist ebenfalls im Internet zum Download verfügbar: => SCV ADB Chor Installation


Dort ist wichtig, dass die einzelnen Schritte genau eingehalten werden: Bei Erstinstallation: 1. Eröffnen Ordner: C:\SCV-Chor 2. Download des richtigen Starter-Paket. a. Das Setup.exe wenn möglich in obigen Ordner ablegen b. Wenn nicht, dass den File aus derm Ordner Downloads in obigen Ordner verschieben (nicht kopieren): also ausschneiden und einfügen 3. Das Setup.exe ausführen bis zum Schluss a. Achtung am Ende betreffend ACCESS (siehe genau im Handbuch für Installationen oder hier unten bei „Mögliche Fehlerquellen“ 4. Den ersten Datenabgleich durchführen wie im Handbuch für Installationen beschrieben 5. Jetzt kann das Mitgliederadressprogramm erstmals geöffnet werden Mögliche Fehlerquellen - Korrekter Ordner nicht vorgängig eingerichtet: C:\SCV-Chor -

Nicht korrektes Starter-Paket ausgewählt: je nach dem welche Office Versionen im Einsatz sind o Starter-Paket 2003 mit Office Version 2003 o Starter-Paket 2007 mit Office Versionen 2007 und jünger

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Datenbanksystem

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Nicht vorgängig geklärt ob MS ACCESS vorhanden ist und in welcher Version o Wenn vorhanden, muss bei der Installation bei dem letzten Fenster die offerierte Access-Runtime Funktion nicht angekreuzt werden o Wenn nicht vorhanden ist die entsprechende Ankreuzung vorzunehmen o Die entsprechenden Access-Runtime Versionen können auch nach der Installation einzeln vom Internet heruntergeladen werden. Dies muss aber vor dem nächsten Schritt, dem ersten Datenabgleich geschehen.

-

Fehlermeldung, dass das System nicht mit 64Bit kompatibel sei. Das bedeutet, dass MS Office Versionen mit 64Bit und nicht mit 32Bit installiert wurden. Microsoft selber weist darauf hin, dass viele Programme nicht (noch) nicht mit 64Bit funktionieren. Das hat nichts damit zu tun, dass Windows 7 auf 64Bit Basis installiert wurde. Konsequenz ist, dass die Office Versionen deinstalliert und neu mit 32Bit installiert werden müssen. Fachspezialisten oder unser 2nd Level Support wissen, wie das geht. Standardmäßig wird bei der Installation von Microsoft Office 2010 die 32-Bit-Version von Office 2010 installiert, und zwar auch dann, wenn auf einem Computer die 64-Bit-Edition von Windows ausgeführt wird. WICHTIG Der Einsatz der 32-Bit-Version von Office 2010 wird für die meisten Benutzer empfohlen, da hiermit potenzielle Kompatibilitätsprobleme mit anderen 32-Bit-Anwendungen vermieden werden, besonders mit den Add-Ins von Drittanbietern, die nur für 32-Bit-Betriebssysteme zur Verfügung stehen. Office 2010 unterstützt die 32-Bit-Version von Office 2010-Programmen, die unter 64-BitBetriebssystemen ausgeführt werden, mithilfe von WOW64, einer Kompatibilitätsumgebung, die vom Betriebssystem bereitgestellt wird und es ermöglicht, dass eine 32-Bit-Anwendung unter einem 64-BitWindows-Betriebssystem ausgeführt werden kann. Die Verwendung der 32-Bit-Version von Office 2010 ermöglicht den Benutzern, vorhandene 32-Bit-Office-Add-Ins von Drittanbietern weiterhin zu verwenden.

Wie kann man das erkennen ? Meistens dort, wo die Programme installiert sind: C:\Programme Wenn es heisst Programme (x86) und dort drin sind die Windows Office Programme gespeichert, ist das eine 32Bit-Version.

Wenn es heisst Programme (x64) und dort drin sind die Windows Office Programme gespeichert, ist das eine 64Bit-Version.

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Datenbanksystem

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Häufige Fehler Fehler 1: Beim Download für die Erstinstallation werden Dateien bei neueren Systemen oft in einen Ordner Downloads abgelegt. Von dort muss die Datei SCVChor-Setup.exe in den Ordner: C:\SCV-Chor verschoben werden. Unter Downloads kann die Datei anschliessend gelöscht werden. Fehler 2: Oft will man nach der Installation gleich mit dem Mitgliederteil beginnen ohne dass der erste Datenabgleich (SCV Installationsmanual S.12 ff) durchgeführt wurde. Das Programm funktioniert dann einfach nicht. Fehler 3: Beim ersten Datenabgleich wird die Datei ScvFirst_12345.exe in den Ordner Downloads abgelegt. Dieser muss dann in den bereits vorhandenen Ordner: C:\SCV-Chor\DatenUpdate verschoben werden. Fehler 4: Oft wird die Datei ScvFirst_12345.exe ins Verzeichnis C:\SCV-Chor statt nach C:\SCV-Chor\DatenUpdate. So kann das Programm die heruntergeladenen Daten nicht finden. Fehler 5: Sollten andere Programme auf dem PC vorhanden sein, die auch mittels Access funktionieren, kann es zu Reibungen kommen. Diese müssen dem Supporter gemeldet werden, der dies seinerseits weitermeldet.

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Programmversionen aktualisieren (Updates) Diese Vorgänge sind in der Anleitung => SCV ADB Chor Installation ersichtlich (S 22ff). Wenn von der SCV eine neue Programmversion herausgegeben wird oder die eigene nicht den neuesten Stand enthält, so können immer die aktuellsten Versionen von der WEB Seite herunterladen werden. Das gleiche gilt für alle Programme, Handbücher etc. Wenn die SCV oder der Hersteller eine wichtige Mitteilung an alle Benutzer hat, wird diese in einer Mittelung ebenfalls auf der WEB Seite zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Zusätzlich werden solche Informationen über die Supporter an die Vereinsuser weitergeleitet.

Vorgehen: 1. Sind neuere Chorprogrammversionen vorhanden, so muss nicht zwingend eine komplette Erstinstallation durchgeführt werden. Es genügt, wenn das einzelne Chorprogramm – je nach Office Version (gleiches Thema wie schon bei der Erstinstallation) 2003 oder 2007 – heruntergeladen wird. Speichern Sie diese Files ins Verzeichnis C:\SCV-Chor

Das File muss mit der Maus (rechte Maustaste) unter „hier entpacken“ ausgepackt werden. 2. Zusätzlich zu einem aktuellen Chorprogramm muss der Chor-Programm Update (aktuell: 04) genau gleich heruntergeladen werden. Die örtliche Abspeicherung und Auspackung erfolgt wie oben.

=> 3. Als nächstes wird der Chor-Update durgeführt. Dabei werden die neuesten Felderstrukturen der alten Daten auf die neue Chorprogramm Version angepasst. Im Handbuch SCV ADB Chor Installation ist dies ersichtlich (S. 22) 4. Jetzt kann mit dem Mitgliederprogramm fortgefahren werden

Mögliche Fehlerquellen -

Der heruntergeladene File zeigt als Icon den Bücherstappel nicht. Dann ist das WinRAR Programm nicht vorhanden. Es kann von der gleichen Webseite wie das Programm heruntergeladen und installiert werden. Danach erscheinen alle RAR Files mit dem farbigen Bücher-stappel.

-

Das Programm funktioniert nicht, weil möglicherweise etwas mit der Dateneinbindung nicht funktioniert hat. Bei der Dateneinbindung oder Datenbankverknüpfung wird immer zuerst die Datei SCV-Chor-Daten.mdb selektioniert und wenn eine zweite Aufforderung folgt, muss die Datei SCV-Fibu-Daten.mdb eingebunden werden. Siehe im Handbuch SCV ADB Chor Installation (S. 21).

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Datenbanksystem

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Es wird ein anderer/neuer PC genutzt und vergessen sicherzustellen, dass auch ein Access-Runtime oder MS ACCESS vorhanden ist. Ist dies der Fall, so muss ein solches Access-Runtime zusätzlich heruntergeladen und installiert werden.

D – Allgemeine Funktionen Die Programme der SCV-USC wurden mit dem Access-Datenbanksystem erstellt; die Hintergrundprogrammierung in der Programmiersprache Visual-Basic. Die wichtigsten und hilfreichsten Access-Funktionen, sowie der Aufbau der Datenbanken, Dateiübersichten und Darstellungen der Tabellenformen etc. werden im SCV ADB Chor Handbuch Seite 11ff beschrieben.

Symbole von MS ACCESS




Stichworte: - Neuerfassung von Daten: Neues Vereinsmitglied - Löschungen - Suchen (mittels Feldstecher oder mit Blättern) - Sortieren

Die wichtigsten Symbole werden hier dennoch nochmals erwähnt: Die Oberfläche der Access-Programme gestattet eine ganze Reihe praktischer Funktionen, die in allen Programmen gleich funktionieren. Die wichtigsten Symbole und Funktionen werden hier beschrieben. Neuer Datensatz (Symbol in der Symbolleiste) Beim Klicken auf dieses Symbol eröffnet sich eine leere Eingabemaske, oder in der Maske eine neue Eingabezeile. Die Daten für einen neuen Datensatz können eingegeben werden. Datensatz löschen (Symbol in der Symbolleiste) Der angezeigte Datensatz, z.B. eine Adresse kann über dieses Symbol gelöscht werden. Wichtig: Der zu löschende Datensatz muss markiert sein. Die Delete-Taste hat die gleiche Funktion wie dieses Symbol. Nach dem Anklicken des Symbols oder nach der Betätigung der Delete-Taste erscheint am Bildschirm immer die Abfrage, ob der Datensatz wirklich gelöscht werden soll:

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Datenbanksystem

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Erst nach der Quittung (klick auf die Schaltfläche Ja) wird der Datensatz wirklich gelöscht. Datensatz suchen (Symbol in der Symbolleiste) In den Masken zur Bearbeitung von Datensätzen können letztere nach jedem angezeigten Kriterium gesucht werden. Beispiel:

In der Adressenverwaltung sollen alle Adressen mit der Postleitzahl 8640 gesucht werden. 1. Klick ins Feld PLZ 2. Klick auf das Symbol suchen Es erscheint die Eingabemaske zum Suchen:

3. Eingabe der Postleitzahl im Feld Suchen nach: Jetzt ist zu überlegen, ob der gesamte Suchbegriff oder nur ein Teil davon bekannt ist. Die entsprechende Wahl kann im Feld Vergleichen getroffen werden. Bei der Postleitzahl ist der ganze Wert bekannt, jedoch bei Namen oder Ortschaften, bei denen man nicht genau weiss, wie sie geschrieben werden, kann man einen Teil des Suchbegriffs eingeben. Die Anzeige erfolgt dann mit allen Werten, welche den eingegebenen Wert beinhalten. Das ist sehr hilfreich bei Namen von Frauen, wo ich nicht weiss, ob sie den Namen vor ihrer Heirat noch beibehalten. Wenn sie heute Meyer-Beyeler heisst und nur der Name Beyeler bekannt ist, wird dieser eingegeben und im Vergleichen-Feld Teil des Feldinhaltes gewählt. Wenn der gesuchte Datensatz angezeigt wird kann ich das Suchfenster durch Klick auf die Schaltfläche Abbrechen schliessen.

Datensatz-Navigator Am unteren Bildschirmrand links wird in jedem Bearbeitungsprogramm der DatensatzNavigator angezeigt. Damit kann durch Klick auf den linken oder den rechten Pfeil der folgende oder der vorhergehende Datensatz angezeigt werden. Der Klick auf den Pfeil mit dem Strich vor dem Pfeil holt den 1. Satz der Datei auf die Maske, derjenige auf den Pfeil mit dem Strich nach dem Pfeil, den letzten Satz. Klick auf den Stern hinter dem Pfeil bewirkt die gleiche Funktion wie Neuer Datensatz. SCV Chordatenbank Anwendungen D Version 2012-05

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Im mittleren Feld wird die physikalische Nummer des aktuell angezeigten Datensatzes und ganz rechts die gesamte Anzahl der in der bearbeiteten Datei stehend Datensätze angezeigt. Datenanzeige sortieren (Symbol in der Symbolleiste) In den Masken zur Bearbeitung von Datensätzen können letztere nach jedem angezeigten Kriterium vorwärts oder rückwärts sortiert werden. Klicken Sie in das Datenfeld, nach welchem die Datensätze sortiert werden sollen und nachher auf das Symbol AZ mit Pfeil nach unten Sortierung aufwärts ZA mit Pfeil nach unten Sortierung rückwärts Bild oder Programm schliessen Bild verkleinern oder vergrössern Diese Schaltfläche sollen nur zum Vergrössern oder Verkleinern von Anzeigemasken benutzt werden. Alle Programme haben eine Schaltfläche zum Verlassen eines Programms: Die Schaltflächen schliessen das soeben benutzte Programm und zeigen die zuvor angezeigte Maske an.

Diese Schaltfläche schliesst das gesamte Programm.

Windows Vista und 7: Optionenanzeige Sollten Sie mit Windows 7 arbeiten, müssen Sie vor dem Start jeweils unter Optionen (siehe Pfeil) "diesen Inhalt aktivieren" anklicken.

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E – Mitgliederverwaltung Hier geht es nicht mehr darum einzelne Felder oder Masken zu erklären, sondern Zusammenhänge aufzuzeigen und mögliche Vorgehensweisen zu offerieren. Wichtig scheint hier primär, dass mit der aktuellsten Version gearbeitet wird, welche im Hauptmenu wie diese hier rechts aussehen sollte. Dies wird unter Info kontrolliert. Falls dies nicht der Fall sein sollte, ist wie oben auf Seite 11 beschrieben vorzugehen.

Die Info wird mittels dem entsprechenen Button aufgerufen. Für den Stand Januar 2012 sollte das Datum der letzten Anpassung der 25.01.2012 sein. Je nach Zuständigkeit eines Chorprogramm Nutzers können verschiedene Vereine eingebunden werden. Dazu gibt das Handbuch über Chorgemeinschaften und mehr als 1 Verein Auskunft. Es kann aber auch sinnvoll sein eine Kopie des Datenfiles zu erstellen und diese nach Anpassungen zu erneuern. Hierzu wird im Ordner C:\SCV-Chor einfach die SCV Chor-Daten.mdb Datei kopiert und z.B. mit der SCV-Chor Nummer ergänzt. Zur Bearbeitung von Daten wechselt man wieder zur Ursprungsdatei. Siehe auch im SCV ADB Chor Handbuch Seite 18.

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Chordaten verwalten In der Datei Chordaten werden alle Identifikationsdaten des Vereins – Vorstand, Verbandszugehörigkeit und Parameter - gespeichert.

Bei den gelb markierten Feldtitel sind Erfassungen Pfilcht, will man mit dem Datenabgleich arbeiten. Felderklärungen sind im SCV ADB Chor Handbuch nachzuschlagen (ab Seite 19 ff). Bei vielen Feldern stehen Tabellen zur Auswahl zur Verfügung

.

Die Anzeigebox oben rechts ANZAHL: kann nicht verändert werden. Die Zahlen stammen aufgrund von den einzelnen Mitgliedererfassungen und deren Zuordnungen. Der untere Teil (ab E-Mail des/der Mutationsverantwortlichen) ist zur Verwendung des Datenabgleiches bestimmt. Siehe dazu ab Seite xy

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Chor Chronik

Wie in den Menuepunkten angezeigt können hier historische Angaben über den Chor erfasst werden. - Präsidenten - Dirigenten - Ehrungen - Jubiläen - Allg. Bemerkungen. Angaben in Bemerkungen werden bei einem Datenabgleich nicht weitergeleitet, sondern verbleiben beim Verein. Die Eingabefelder sind nicht formatiert, sondern Freitext.

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Mitglieder erfassen, ändern, löschen Die Mitgliederdatei ist in Ihrer Vereinsdatenbank die zentrale Datei. Alle Adressen benötigen eine eindeutige Identifikation durch die Adressen-Nummer. In diesem Programm können Adressen erfasst und geändert und gelöscht werden. Vor dem Löschen einer Adresse muss geprüft werden, ob die Adresse noch mit offenen Beitragsdaten verbunden ist. Wenn ja, müssen die Beitragsdaten zuerst gelöscht werden.

Felderklärungen sind im SCV ADB Chor Handbuch nachzuschlagen (ab Seite 23 ff). Bei vielen Feldern stehen Tabellen zur Auswahl zur Verfügung

.

Neue Adresse erfassen

Klicken Sie auf das Symbol geben Sie alle Daten ein.

ACHTUNG sehr wichtig bei neuen Adressen!!

Bevor Sie eine neue Adresse erfassen, vergewissern Sie sich, ob diese in der SCV-Datenbank schon eine SCV-Nummer besitzt. Klicken Sie auf die Schalftläche SCV-Adressen anzeigen. Siehe folgende Seite.

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(oben oder am Bildrand unten) und

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SCV Adressen anzeigen

Suchen Sie die Adresse über die Suchleiste (hellblau) nach nach Namen (oder Adressen-Nr. falls bekannt). Wenn Sie die Adresse in der Datenbank finden, klicken Sie auf die Schaltfläche Adresse nach Mitgliederdatei übertragen. Die Adresse wird samt SCV-Nr. übertragen und Sie können dieselbe in Ihrer Mitgliederdatei bearbeiten. Nach der Selektion erscheint dieses Bild: Ja drücken

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Nochmals Ja drücken:

Danach das Anzeigebild wird geschlossen und die gewählte Adresse steht in Ihrer Mitgliederdatei, wo Sie die Daten ergänzen können.

Adresse suchen

Adressen können innerhalb der bereits erfassten Daten über diese beiden Eingabefelder nach AdressNummer oder Name gesucht werden. 1. Öffnen Sie die Suchliste durch Klick auf den Pfeil am rechten Feldrand. 2. Geben Sie im Suchfeld die ersten Zeichen der Nummer, resp. des Namens ein, bis die gewünschte Adresse unten angezeigt ist. 3. Klicken Sie auf die angezeigte Adresse. Falls Sie die AdressNummer kennen, können Sie dieselbe im Suchfeld eingeben und anschliessend mit Enter bestätigen. Die Adresse wird anschliessend angezeigt.

Datenabgleich mit SCV

Aktivmitglieder, welche in die SCV-Datenbank übertragen werden sollen, müssen hier mit einem Haken gekennzeichnet werden.

Mitglied aus SCV Datenbank löschen

Aktivmitglieder, welche z.B. gestorben sind, können in der SCVDatenbank zum Löschen in Auftrag gegeben werden. Solche, die nur austreten, werden hier und nur hier gelöscht. Ein Löschauftrage wird nicht ausgeführt, solange noch Verpflichtungen wie z.B. Chorus Abo bestehen.

Mitglied aus Chor Datenbank löschen

Mitglieder, welche mit dem Chor nichts mehr zu tun haben (Austritt, Ausschluss, etc.) werden gelöscht, indem der Speicherbalken links durhc anklicken auf Schwarz gesetzt wird. Nun kann der Datensatz mit DELETE gelöscht werden.

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Chorstammblatt Durch Klick auf die Schaltfläche Chorstammblatt drucken wird dasselbe vorerst angezeigt. Wenn Sie dasselbe ausdrucken möchten, klicken Sie auf das Druckersymbol.

Das Chorstammblatt umfasst 3 Seiten: 1. Seite: Chordaten und Chargen 2. Seite: Mitglieder 3. Seite: Chronik und Bemerkungen Schliessen Sie das Chorstammblatt druck Klick auf die Schaltfläche Schliessen.

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Chorstammblatt detailliert Durch Klick auf die Schaltfläche Chorstammblatt detailliert drucken wird dasselbe vorerst angezeigt. Wenn Sie dasselbe ausdrucken möchten, klicken Sie auf das Druckersymbol.

Das detaillierte Chorstammblatt nebst den Adressen von Präsident(in), Dirigent(in), Kassier(in) und Sektratär(in) alle Mitglieder des Chors, welche im Feld Datenabgleich mit SCV einen Haken gesetzt haben. Die rot gedruckten Felder sind solche, die Sie seit dem letzten Datenabgleich mit der ZDB geändert haben. Wenn Sie noch keinen Datenabgleich gemeldet haben, können alle Felder schwarz sein. Das ändert sich aber beim 2. Abgleich. Löschungen, gesetzt mit dem SCV-Löschflag bei den Mitgliedern, werden hier textlich rot angezeigt.

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Mitgliedstammblatt Bevor Sie ein Mitgliedstammblatt anzeigen oder drucken können, wählen Sie bitte über die Suchliste das Mitglied.

Unter den Mitglieddaten werden auch die Bemerkungen zum Mitglied angezeigt. Schliessen Sie das Chorstammblatt druck Klick auf die Schaltfläche Schliessen.

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F – Datenabgleich mit Verband (via E-Mail) Wenn Sie neue Mitglieder erfasst haben oder Adressen von Mitgliedern verändert haben, aber auch, wenn Sie Daten in der Vereinsmaske geändert haben, müssen die Veränderungen dem Mutationsverant-wortlichen Ihres Verbandes gemeldet werden. Diese Meldung wird automatisch über E-Mail verschickt.

Datenschutz Wer das SCV ADB Chorprogramm im Chor nutzt kann es lokal auch nur im Chor verwenden und ohne Datenabgleiche arbeiten. Dann ist der Datenschutz absolut gewährleistet resp. nur abhängig und gefährdet durch die Benutzern im eigenen Chor und allfälligen Viren-Attacken. Es ist eine Vertrauensfrage gegenübern den Benutzern im eigenen Chor. Dabei ist aber nicht sichergestellt, dass keine Mitglieder im SCV ADB Datenbanksystem erfasst sind, denn die Verbände können auch Daten erfassen. Der Chor kann aber jederzeit im Internet feststellen, welche Personen mit dem eigenen Chor im SCV ADB Datenbanksystem verlinkt ist. Wer das SCV ADB Chorprogramm im Chor nutzt und mittels Datenabgleiches die Daten dem Verband zur Verfügung stellt, erweitert sein Vertrauen auf die Benutzer in den Verbänden, neben jenen im eigenen Chor. Von aussen ist das System geschützt und nicht zugänglich. Nutzer der Verbandsversionen müssen eine Erklärung gegen einen Missbrauch unterzeichnen. Diese muss bei Wechslen unter den Benutzern jeweils erneuert werden und ist zusätzlich von einem Vorstandmitgliedes des jeweiligen Verbandes mitzuunterzeichnen. Diese Erklärungen werden in der Geschäftstelle SCV in Aarau verwahrt.

Vorbereitung E-Mail Erkundigen Sie sich nach der E-Mail-Adresse des Mutationsverantwortlichen Ihres Verbandes und setzen Sie diese in Chor-Maske ein. Anschliessend erfassen Sie darunter den beliebigen Text für die E-Mail.

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Die Inhalte dieser Maske werden auf im SCV ADB Chor Handbuch auf Seite 19ff erklärt.

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Vorschau zu versendendes Stammblatt Bevor Sie die Meldung an den Mutationsverantwortlichen senden, sollten Sie unbedingt die Kontrolliste ausdrucken:

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Chor Stammblatt detailliert. Auf dieser Liste erscheinen ab der 2. Meldung alle seit der letzten Meldung eingegebenen Änderungen in ROT (Bei der 1. Meldung ist die Textfarbe nicht relevant).

Versand Stammblatt via E-Mail Durch Klick auf die Schaltfläche E-Mail an Verband lösen Sie eine automatische E-Mail mit dem detaillierten Chor-Stammblatt als Anlage aus. Alle Änderungen, die für den Verband wichtig sind, werden vom Mutationsverantwortliche in die zentrale Datenbank ZDB eingegeben.

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Es erscheint je nach Mailprogramm (z.B. im Outlook) ein Bild wie folgt: Der Text zur E-Mail kann noch beliebig verändert oder ergänzt werden. Senden Sie die E-Mail durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche. Wenn Sie die E-Mail nicht abschicken, sondern die Maske über das x oben rechts wieder schliessen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie ignorieren können. Die Funktion wird ohne Wirkung einfach abgebrochen.

Aktivitäten des Mutationsverantwortlichen Er gibt alle in Rot-Markierten Anpassungen auf Verbandsstufe ein (beim ersten Mal alle Daten). Wenn Sie neue Mitglieder erfasst haben, die noch keine SCV-Nummer haben, werden die neuen Mitglieder vom Mutationsverantwortlichen ebenfalls erfasst und erhalten dabei die SCV-Nummer des Verbandes.

Aktivität nach Rücksenung durch Mutationsverantwortlicher Der Mutationsverantwortliche seinerseits schickt Ihnen als Quittung für seine Eingaben das Chor- Stammblatt aus der ZDB in einer E-Mail zurück. Die neuen Mitglieder erscheinen auf dem Ihnen zugestellten ChorStammblat mit der zugewiesenen SCV-Nummer. Wichtig: Geben Sie diese SCVNummern in der Mitgliedermaske der neuen Mitglieder ein.

Kontrollieren Sie bitte, ob alle Ihre Mutationen nachgeführt wurden. Dies kann u.a. via SCV-WEB erfolgen. Anpassungen erscheinen dort aber erst nach einem Datenabgleich auf Verbandsstufe. Der Mutations-verantwortliche weiss darüber mehr. SCV Chordatenbank Anwendungen D Version 2012-05

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G – Notenarchiv

In der Datenbank für Chöre ist das zur Zeit aktuelle Liederverzeichnis der SUISA und die damit verbundenen Komponisten, Textdichter, Bearbeiter und Verleger enthalten. Der Aktualisierungsmodus ist noch nicht festgelegt; sicher aber jeweils zum Zeitpunkt der Meldungspflicht. Leider sind die Titel und Namen in den SUISA-Listen alle in Grossbuchstaben aufgeführt. Wir empfehlen den Chören, die Titel und Namen jener Werke, die im Archiv vorhanden sind oder die neu ins Archiv aufgenommen werden, in Gross- und Kleinbuchstaben zu ändern.

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Die Lieder- und Komponistenliste (inkl. Textdichter, Bearbeiter und Verleger) wird über ein UpdateProgramm, das von der SCV zur Verfügung gestellt wird, immer dann ergänzt, wenn die SUISA eine neue Liste herausgibt. Das geschieht ca. alle 2 Jahre. Bevor Sie das Notenarchiv mit diesem Programm eröffnen, müssten für die einzelnen Musikalien Gruppen festgelegt werden. Wenn Sie später aus dem Archiv gewisse Werke suchen, sind die Musikaliengruppen sehr hilfreich.

Komponisten – Texter- Bearbeiter und Verlage verwalten

In dieser Tabelle stehen die Namen der Komponisten, Textdichter, Bearbeiter und Verleger. Die Inhalte dieser Maske werden auf im SCV ADB Chor Handbuch auf Seite 38ff erklärt. Code

A AR C CA E

Textdichter Bearbeiter Komponist Komponist und Textdichter Verleger

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Name/Vorname

Korrigieren Sie die Namen der von Ihrem Chor aufgeführten Werke in Gross- und Kleinbuchstaben.

Neuerfassungen

Neuerfassungen können am Ende unten getätigt werden. Nummern werden dabei automatisch generiert. Wichtig ist aber den richtigen Code einzugeben. Der Eingaben werden in Gross- und Kleinbuchstaben gemacht.

Drucken von Listen I Alle Personen oder Organisationen, die mit einem Lied etwas zu tun haben können als einzelne Liste aufgerufen und gedruckt werden. ACHTUNG: es sind jeweils viele Seiten. Beispiel: Komponisten

Musikaliengruppen verwalten Als Code für die einzelnen Gruppen können 4 Stellen (alpha-numerisch) vorgegeben werden. Damit die gewünschten Werke aus dem Archiv über die Gruppen gefunden werden, wird empfohlen, die Gruppierung nicht allzu fein vorzunehmen.

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Notenarchiv verwalten Mit diesem Programm können Sie neue Werke erfassen sowie Lieder aus der Liederliste der SUISA zu Ihrem Archiv hinzufügen.

Suchfunktionen

Alles was schon einmal erfasst und durch den Benutzer definiert wurde, kann mittels den Suchfuktionen im grauen Balken am oberen Bildrand aufgerufen werden und im Fussbereich einzeln (bei Record) oder mittels Stichwort gesucht werden. Gesucht werden kann nach :Liednummer, nach Titel, nach Liedanfang Wie überall im Programm können hier auch neue Lieder wie neue Adressen erfasst werden (neuer Datensatz S. 13).

Titel

Über das Suchfeld können Sie den Titel aus der Liederliste wählen. Wenn der Titel nicht in der Liste enthalten ist, geben Sie den Titel im Textfeld einfach neu ein. In diesem Fall wählen Sie als Lied-Nummer die Null (0).

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Die Titel, welche Sie aus der Liste holen, stehen in derselben in Grossbuchstaben. Für Ihr Archiv ist diese Schreibweise nicht sehr schön. Ändern Sie deshalb den Titel und schreiben Sie in die Liederliste zurück indem Sie auf die folgende Schaltfläche klicken: Liedtabelle aktualisieren Diese Funktion ist nicht zwingend. Liedergruppe (Musikaliengruppe) Komponist(in)

Wählen Sie die Gruppe aus der Liste. Die Liedergruppen können unter Musikaliengruppen (ein Menu davor) angepasst werden. Wählen Sie den Komponisten aus der Liste oder beginnen Sie mit der Eingabe des Nachnamens. Wenn der Komponist in der Liste fehlt, muss dieser in der Komponistendatei erfasst werden. Das geschieht über die Schaltfläche Komponisten . Falls der Komponist in (nur) Grossbuchstaben angezeigt wird, können Sie dies ändern. Das geht aber nur über das Verwaltungsprogramm, das Sie über die Schaltfläche Komponisten aufrufen. Wichtig: Wenn Sie einen neuen Komponisten erfassen oder den Namen desselben anzeigen, erscheint er im Suchfeld noch nicht oder falsch. Wenn Sie das Programm Notenarchiv schliessen und anschliessend wieder öffnen, steht der Komponist nach Ihren Wünschen auf der Bildschirmmaske. – Das ist ein kleines Handycap, das uns das Access-Programm „einbrockt“. Handhabung => Siehe Seite 42

Textdichter(in) Bearbeiter(in) Verlag

Es gelten die gleichen Regelungen wie oben bei „Komponist(in)“.

Letzte Aufführung

Das ist eine Info, welche das Programm aus der Konzertdatei automatisch ermittelt. Wenn Sie dieses Feld aktualisieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Letzte Aufführung aktualisieren

Anzahl Aufführungen ab Datum

Dieses Feld dient zur Information. Geben Sie zuerst das Datum, ab welchem Sie die Anzahl Aufführungen rechnen möchten, ein und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Anzahl Aufführungen aktualisieren.

SUISA-Nr.

Wenn Sie das Lied aus der Liederliste der wählen, was unbedingt zu empfehlen ist, so wird in diesem Feld die Identnummer der SUISA für dieses Lied angezeigt. In der SUISA-Meldung wird diese Nummer dann mit übertragen, was der SUISA das suchen ihrer Nummer erspart. Bei neuen Liedern wird die SUISA später eine Nummer zuordnen und die SCV wird die Liste in gewissen Abständen erneuern, sodass dann die Nummer angezeigt wird.

Bemerkungen

Dies ist ein Feld für Freitext

Notenblatt als PDF Datei

Wenn Lieder als PDF Datei vorhanden sind können sie einfach mittels „copy – paste“ (kopieren – einfügen) hier abgelegt werden.

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Lieder: Übersicht + ergänzen Im Notenarchiv können alphabetisch erfasst werden, sollte man die SUISA Liednummer nicht kennen. Dort kann bereits nach dem ersten Buchstaben in der Tabelle gesucht werden. Über die Funktion Lieder gelangt man direkt in diese Tabelle. Falls nun ein Lied nicht gefunden wird, kann es am Fusse der Tabelle neu erfasst werden. Eine Nummer wird automatisch zugeordnet.

Drucken von Listen II Um eine Übersicht der erfassten Noten zu erhalten, stehen 3 Varianten von Listen zur Verfügung: - Nach Titel - Nach Komponisten - Nach Musikaliengruppen Hier das Beilspiel nach Titeln:

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H – Konzerte In diesem Programm werden allgemeine Daten von einem Konzert, sowie die einzelnen gesungenen und gespielten Artikel eingegeben. Damit die Meldung an die SUISA vollständig und richtig ist, sollten hier alle Auftritte des Chors (auch die ganz kleinen) eingetragen werden!

Konzertart Eintritts-Code

Dieses und die nächsten Felder haben nur rein statistischen Wert. Sie werden nicht ausgewertet. Die Konzertarten wie auch der Eintritts-Code können via das Hauptmenu individuell angepasst werden. => siehe auch Chor Handbuch Seite: 63

Programm Pos (Position)

Konzertposition – bitte manuell vorgeben. Vorzugsweise wird hier in 10er Schritten vorgegangen. Dies hat den Vorteil, dass für die Druckansicht leicht verschoben werden kann indem man einfach eine Zwischen Nummer wählt:_ z.B. von 40 auf 15.

KC (Konzertcode)

1 – Programmnummer 2 - Zugabe

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Muster, wenn das erfasste Konzertprogramm gedruckt werden möchte.

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I – SUISA Regelmässig verlangt die SUISA eine Liste der Auftritte im Zusammenhang mit den Urheberrechten. Ablauf: - Zuerst muss sichergestellt werden, dass alle aufgeführten Lieder überhaupt in der Datenbank richtig aufgelistet sind. Dazu wird im Notenarchiv die Liederübersicht zuerst zusammen gestellt - Als Zweites, sind die eigentlichen Aufführungen unter Konzerte zu erfassen. Dieses kann bereits in der Vorbereitung zum Konzert geschehen, wo man den Konzertprint als Vorlage für die Konzerteinladung benutzen resp. damit im Vorstand das Konzert vorbereiten kann. - Als Drittes bleibt dann nur noch die Übermittlung für die SUISA. Der Vorgang kann mehrmals wiederholt werden. Neue Daten werden der gesammelten SUISA Meldungen einfach hinzugefügt. Vorgängig kann die Meldung noch als Kontrolle angeschaut und gedruckt oder zur Weiterverarbeitung in eine EXCEL Tabelle überführt werden.

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Hier ein Muster zum Drucken:

Die Liste kann auch als Datei angezeigt und im Excel-Format weiterverarbeitet werden. Eine ExcelListe kann dann aber nicht mehr zurück ins Programm genommen werden.

Datenübermittlung SUISA Die elektronische Meldung erfolgt den Button: SUISA Meldung Internet. Es erscheint:

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Das Internet wird automatisch gestartet und man muss sich mit dem Chor anmelden:

Wie beim Datenabgleich muss die entsprechende Datei ausgewählt werden: C:\SCV-Chor\DatenUpdate – suisa_60165.csv (resp. mit eigener Chornummer) Nach dem Durchsuchen und Selektion erfolgt Update starten.

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J - Inventar Zum Inventar gehört alles, was der Chor an eigenem Material auszuweisen hat, wie z.B. die Tenues oder Uniformen, Utensilien für den Proben- oder Konzertbetrieb, usw.

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Artikelgruppen Die Einzelnen Materialpositionen können in Artikelgruppen zusammengefasst werden. Der Schlüssel (Gruppen-Code) ist 2 Stellen alphanumerisch lang. Wichtig ist, dass die Positionen für Tenues und Uniformen den fixen Code UF erhalten.

Artikelstamm Für jede Materialposition wird ein Artikelstamm erfasst.

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Inventar / Tenues verwalten

Für alle Inventarpositionen muss ein Datensatz erfasst werden. InventarNummer

Diese Nummer ist eine Identifikationsnummer der Position und muss vom Benutzer selbst vergeben werden.

Artikel-Nummer

Wählen Sie die Artikelnummer über die Suchliste. Die Bezeichnung wird im blauen Feld angezeigt.

Änderungsdatum Änderungspreis

Fakultative Eingabe – z.B. bei Tenues wird das letzte Anpassungsdatum und der Preis für die Änderung eingegeben.

KumÄndPreis (Summe der Änderungskosten)

Diesen Wert können Sie durch Klick auf das Pluszeichen (+) rechnen lassen. Wenn Sie aus Versehen auf das Pluszeichen geklickt haben, klicken Sie auf das Minuszeichen (-). So können Sie den letzten Änderungspreis wieder vom Total abziehen.

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Inventarwert

Geben Sie hier den Wert ein, der in für die Buchhaltung gelten soll. Der Inventarwert muss pro Einheit eingegeben werden.

Mitglied

Bei Tenue und Uniformen (ev. auch bei anderen Artikeln, welche den Mitgliedern zum Gebrauch übergeben werden) wird hier das Mitglied eingegeben. Wählen Sie das Mitglied aus der Suchliste.

Inventarwert rechnen Durch Klick auf diese Schaltfläche wird der Inventarwert in die Artikelstammsätze und in die Artikelgruppen hochgerechnet. Das Ende des Programmablaufs wird durch ein akustisches Signal bezeichnet.

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K – Beitragsverwaltung Dieses Programm gestattet die Verwaltung von Beiträgen für die Aktiv- und Passivmitglieder. Es können aber auch fixe Beiträge für Gönner und Sponsoren, sowie Beiträge in die Reisekasse oder in den Vereinsfond verwaltet werden. Über das Programm können keine Rechnungen ausgestellt werden. Wir empfehlen, den verschiedenen Mitgliederarten (Aktive, Passive, Gönner, etc.) Serienbriefe zuzustellen. (Siehe Listen – Etiketten – Export).

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Beiträge verwalten Geben Sie hier alle möglichen Beitragsarten und die dazugehörigen Kontonummern aus der Vereinsbuchhaltung ein. In der Bildschirmmaske „Mitglieddaten“ können Sie jedem Mitglied bis zu 3 Beitragsarten zuweisen.

Zahlungsarten verwalten Hier geben sie die möglichen Zahlungsarten und die dazugehörigen Kontonummern aus der Vereinsbuchhaltung ein.

Beitragsperiode erstellen Dieses Programm erstellt die Offene-Posten-Datei für eine Beitragsperiode automatisch. Für jedes Mitglied wird entsprechend der in den Mitglieddaten vorgegebenen Beitragsarten ein Datensatz erstellt.

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Bevor Sie das Programm aufrufen, kontrollieren Sie die Periode. Eventuell ist sie zu ändern. Wenn Sie das Programm ein 2. Mal aufrufen, werden nur die Offenen-Posten für diejenigen Mitglieder erstellt, für welche noch keine solchen eröffnet wurden. Wenn Sie vor dem 2. Aufruf keine neuen Mitglieder oder den bestehenden Mitgliedern keine neuen Beitragsarten hinzugefügt haben, geschieht gar nichts.

Beitragsperiode löschen Mit diesem Programm löschen Sie eine komplette Beitragsperiode. Vergessen Sie nicht, vor dem Programmaufruf das Jahr der Periode einzugeben, zu welchem Sie die Daten löschen wollen.

Zahlungen erfassen

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Mitglied suchen Die Mitglieddaten können über die Suchfelder nach Mitgliednummer oder Name gesucht werden. Anschliessend werden die Mitglied- und die Beitragsdaten angezeigt. Unter „Zahlungen“ geben Sie in den einzelnen Zeilen das Zahlungsdatum ein. Der erwartete Zahlungsbetrag wird unter „Erfolgt“ automatisch übernommen. Sollte das Mitglied einen anderen Betrag bezahlt haben, so ändern Sie in dieser Spalte denselben. Zahlungsart Wenn Sie die Zahlungen automatisch in die Vereinsbuchhaltung übertragen wollen, ist die Zahlungsart eine Pflichteingabe. Wählen Sie die Zahlungsart aus der Suchliste. Zahlungen löschen Vorhandene Zahlung markieren und mit Delete Taste löschen

Rechnungsjournal drucken Vor dem Anzeigen oder Drucken des Rechnungsjournals geben Sie bitte die Periode ein.

Zahlungsjournal drucken Vor dem Ausdrucken des Zahlungsjournals geben Sie bitte über der Schaltfläche das Von- und das Bis-Datum ein. Das Datum kann abgekürzt eingegeben werden. Es wird nach der Eingabe automatisch formatiert (z.B. von 1.5.9 auf 01.05.2009).

Offene Posten drucken In der Liste Offene Posten werden zu den Mitgliedern alle nicht bezahlten Beitragspositionen angezeigt.

Beiträge nach Fibu übertragen Durch Klick auf diese Schaltfläche werden alle bisher noch nicht übertragenen Zahlungen in die Vereinsbuchhaltung übertragen. Zahlungen können nur übertragen werden, wenn die Voraussetzungen dafür erstellt sind: - Gleiche Konten in Datenbank und Fibu vorhanden - Zahlungsperiode erstellt - Zahlungen korrekt inkl. Zahlungsart erfasst

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Damit Sie nicht aus Versehen auf diese Schaltfläche klicken, Werden Sie zweimal auf die Transaktion hingewiesen. Wenn Sie eine Frage mit Nein beantworten, wird die Transaktion nicht durchgeführt.

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L – Listen – Etiketten – Export

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Auswertungsmöglichkeiten -

Detaillierte Adressliste mit allen Adressen- und Mitgliederdaten Adressenliste – Liste mit Adressen in Kurzform Telefonliste – Liste mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen Etiketten Export für Serienbriefe Export für E-Mails Geburtstagslisten

Selektionsmöglichkeiten Bevor Sie eine Auswertung anzeigen oder ausdrucken können, müssen Sie die Selektion vorgeben. Als Selektion stehen alle Kriterien, welche Sie in der Mitgliederverwaltung definiert haben, zur Verfügung. Wählen Sie die Selektion aus der Suchliste. Bei den Singstimmen sind 2 Selektionen nötig: Aktive(r) Sänger(in) und Singstimme. Hier sieht man ein Muster einer Auswertung: Fokus Telefonnummer, aber auch mit Adressen und EMails.

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Etiketten Das programmierte Etikettenformat ist: Zweckform 3474 Je nach Drucker, den Sie an Ihrem System angeschlossen haben, kann es sein, dass die unterste Reihe der Etiketten nicht ausgedruckt werden kann. Das ist kein Programmfehler sondern lediglich eine Schwachstelle von Microsoft. Bestätigen Sie die entsprechende Anzeige am Bildschirm einfach mit Klick auf die Schaltfläche OK.

Export für Serienbriefe Dieses Programm zeigt alle über die Selektion gewählte Adressen mit Anrede und Partner(in) an.

Wer weiss, wie aus dem Word auch Accessdateien (mdb) direkt für Serienbriefe ausgewählt werden können, wird diese Möglichkeit nutzen. Wer den klassischen Weg via Excel gehen möchte geht zum Export gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Folge auf: Datei (in der Menuleiste am oberen Bildschirmrand) Exportieren nach Excel

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Als nächstes erscheint folgendes Bild: Wählen Sie zuerst den Speicherort. Es ist vorteilhaft, wenn Sie für die Exporte ein separates Verzeichnis erstellen. Nach dem Speicherort wählen Sie den Dateityp. Die gebräuchlichsten Dateien sind Excel- oder Txt-Dateien. Weil es sich beim Export immer um eine Tabelle handelt, liegt es auf der Hand, den Dateityp xls (Excel) zu wählen. Dabei empfehlen wir, aus der Anzeige immer die neueste Version von Excel zu wählen. Als Letzes geben Sie den Namen, den die Datei erhalten soll ein. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren . Der Export dauert nur Sekundenbruchteile. Schliessen Sie anschliessend die Tabellenanzeige.

Export für E-Mails Dieses Programm zeigt alle über die Selektion gewählte Adressen mit den E-Mail-Adressen an. Von dort können direkt E-Mail-Adressen gekennzeichnet und in ein Mailprogramm (z.B. Outlook) kopiert werden. Die Daten können auch in eine Excel-Tabelle gemäss der Beschreibung unter „Export für Serienbriefe“ gespeichert werden.

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Geburtstagslisten

Möglichkeiten: - Liste aller im System erfassten Namen, unabhängig ob ein Geburtstag vorhanden ist. - Für die Abfragen pro Monat ist immer ein Monat (Zahl) für die Selektion notwendig. Hier erscheinen nur jene Namen, wo ein Geburtstag vorhanden ist. - Für Gesamtliste können einfach jene Selektionen mit blauer Schrift gewählt werden.

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M – Chorusabo

Die im Verein und über den Verein abgerechneten Chorusabos können hier angezeigt werden. Der Chor hat dabei aber nicht die Möglichkeit diese Angaben zu verändern. Allfällige Anpassungen z.B. durch Chargenwechsel müssen der Geschäftsstelle SCV in Aarau ([email protected]) mitgeteilt werden. Dort werden die Anpassungen vorgenommen und bei einem nächsten Datenabgleich hier wieder angezeigt.

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N – übrige Tabellen

Links sind die Tabellen offen für Anpassungen, rechs werden die Tabellen im Druckformat aufbereitet und können dort auch ausgedruckt werden.

Tabellen verwalten Zur Verwaltung der Chordaten und Chormitglieder sind verschiedene Tabellen die Grundlage und zur Vereinheitlichung der Eintragungen sehr nützlich. Der Inhalt der Tabellen kann in den verschie-denen Programmen angezeigt und ausgewählt werden.

Anreden Grundsätzlich wird heute die Anrede in der Adresse – z.B. auf der Etikette – nicht mehr verwendet. Für Serienbriefe ist aber die Anrede im Brief sehr nützlich. Die in dieser Tabelle vorgegebenen Texte können in der Mitglieder-verwaltung dann mit dem Namen ergänzt werden. Die Tabelle kann jederzeit ergänzt werden. Die bestehenden Nummern dürfen aber nicht verändert werden, weil die Adressdaten mit der Datenbank der SCV abgeglichen werden. Sie können für Ihre Bedürfnisse aber jederzeit weitere Anreden mit neuen Nummern hinzufügen. Es können auch weitere Sprachen mit neuen Nummern erfasst werden

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Singstimmen Die Tabelle mit den Singstimmen wird in der Datenbank zusammen mit dem Programm geliefert. Die einzelnen Zeilen müssen und sollen nicht verändert werden. Sie müssen aber festlegen, welche Singstimmen in Ihrem Chor vorkommen und diese unter Anzeige durch Klick in das entsprechende Feld mit einem Haken versehen. Der Haken bewirkt, dass die dadurch bezeichneten Singstimmen in der Mitgliederverwaltung zur Auswahl stehen. Dirigent sollte immer ausgewählt werden.

Konzertarten Diese Tabelle kann beliebig ergänzt werden. Die einzelnen Zeilen können im Programm „Konzerte“ ausgewählt werden.

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Adressenstatus Der Adressenstatus wird in der Mitgliederverwaltung über die Suchliste gewählt. Zur Auswahl bei den Listen und Versänden kann hier der einzelne Mitgliederstatus für Adressen bestimmt werden.

Chargen Diese Tabelle zeigt alle soweit verwendeten Chargen in einem Verein an. Auch wenn diese geändert oder ergänzt werden können, sollten sie so belassen werden, da diese Codes im ganzen System gleich verwendet werden.

Tabelleninhalt ausdrucken Der Inhalt aller 4 Tabellen kann als Liste am Bildschirm angezeigt und dann durch Klick auf das entsprechenden Schaltflächen oder das Drucker-Symbol ausgedruckt werden.

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O – Adressenaustausch Die Vereinsdatenbank kann innerhalb des Vereins von mehreren Personen gleichzeitig benutzt werden. Wichtig ist, dass die Adressen der Vereinsmitglieder immer mit der gleichen Datenbank verwaltet werden!! Aus dieser HauptDatenbank können die Adressen bei Bedarf in die übrigen im Verein eingesetzten Datenbanken übertragen werden. Damit keine Verknüpfungsprobleme entstehen, ist es sehr wichtig, dass die Ordner auf den verschiedenen Systemen immer gleich angelegt sind. Zur Datenübertragung wird eine separate Datenbank eingesetzt. Rufen Sie das Programm über Start – alle Programme – SCV-Chor – Adressenaustausch auf.

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Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Adressen-Export starten. Die Adressen werden jetzt in diese Transfer-Datenbank übertragen. Kopieren Sie jetzt die Datenbank SCV-Chor-Adressenaustausch.mdb zuerst auf einen Stick oder auf eine CD und anschliessend von gewählten Datenträger auf das System, wo die Adressdaten hin kopiert werden sollen. Rufen Sie dort die Datenbank erneut auf und klicken Sie auf die Schaltfläche AdressenImport starten. Falls Sie die Adressdaten auf weitere Systeme übertragen wollen (Voraussetzung ist immer, dass das Chor-Programm und die Datenbank darauf installiert sind), kopieren Sie die Datenbank SCV-Chor-Adressenaustausch.mdb auf diesen und importieren Sie die Adressdaten durch Klick auf die Schaltfläche Adressen-Import starten. Wichtig: Beim Datenaustausch werden die übrigen Daten wie z.B. das Inventar, die Konzerte, die Beiträge, etc. auf keinem System verändert. Es werden nur die Adressdaten übertragen.

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