Regionalmanagement-Workshop 08.11.2016
Reisekosten, externe Kosten und Formular Belegsverzeichnis neu Mag.a Christa Bradler
Stand: 08.11.2016
Übersicht der Themen
Reisekosten Externe Kosten Formular Belegsverzeichnis NEU Zusammenfassung vorzulegende Unterlagen
Stand: 08.11.2016
Reisekosten
Stand: 08.11.2016
Reisekosten (1)
Reisekosten sind grundsätzlich förderfähig wenn: • sie im Projekt genehmigt sind • sie für die Durchführung der Inhalte des Projekts notwendig sind • die reisende Person beim Projektträger angestellt ist (sonst unter externe Kosten) • die Kosten vom Projektträger bezahlt werden • die Übereinstimmung mit den Stundenaufzeichnungen gegeben ist • der Zweck und die Durchführung der Reise nachvollziehbar dokumentiert sind
Stand: 08.11.2016
Reisekosten (2)
Dokumentation der Reise (1): • Genehmigter Dienstreiseantrag • Unterschriebene Reiserechnung – Angabe von Abreise- und Ankunftszeit (ev. Grenzübertrittszeit bei Auslandsreisen) – Ort und Zweck der Reise – Reiseart (Privatauto, Dienstauto, Öffentliche Verkehrsmittel) – Angabe der gefahrenen Kilometer (ggf. mit Erläuterung) – Achtung: Minderung von Diäten bei bezahltem Essen
Stand: 08.11.2016
Reisekosten (3)
Dokumentation der Reise (2): • Erforderliche Beilagen – Einladung bzw. Tagesordnung (Mindestanforderung: Terminvereinbarung per Mail mit Thema der Besprechung) – Teilnehmerliste bzw. -nachweis – Hotelrechnung, Ticket Öffentliche Verkehrsmittel • Zahlungsnachweis – Auszahlung an die reisende Person im Original – Nachvollzug der Zahlung der projektrelevanten Reise muss möglich sein – ggf. Auflistung aller Reisen des Monats beilegen. Anmerkung: Dienstauto ist förderfähig, Dokumentation wie oben außer Zahlungsnachweis; zusätzlich Fahrtenbuch
Stand: 08.11.2016
Externe Kosten
Stand: 08.11.2016
Externe Kosten (1)
Externe Kosten sind grundsätzlich förderfähig wenn: • sie im Projekt genehmigt sind • sie für die Durchführung der Inhalte des Projekts notwendig sind • die Angemessenheit des Preises dokumentiert ist • die Erbringung der Leistung nachvollziehbar dokumentiert ist • die Kosten vom Projektträger bezahlt werden
Stand: 08.11.2016
Externe Kosten (2) Dokumentation der externen Kosten: • Rechnung – Projektname/Projektnummer/Projektcode auf Rechnung • Zahlungsnachweis im Original • Beauftragung – mit detaillierter Leistungsdefinition – Projektname/Projektnummer/Projektcode auf Auftrag • Ergebnisse bzw. Dokumentation der Leistung (z.B. Fotos von Veranstaltungen) • Nachweis der Preisangemessenheit – Unter € 5.000,-- (netto): schriftliche Preisauskünfte und/oder Preisvergleiche von zwei unabhängigen Anbietern – Über € 5.000,-- (netto): schriftliche Preisauskünfte und/oder Anbote von drei unabhängigen Anbietern und dazu Vergabevermerk Stand: 08.11.2016
Formular Belegsverzeichnis NEU
Stand: 08.11.2016
Formular BV (1)
• • • •
Aufbau ähnlich wie altes BV Grüne Bereiche durch PT auszufüllen Dropdown bei Vorsteuerabzugsberechtigung nicht vergessen Verknüpfungen auf Übersichtsblatt erstellen (Achtung: bei Vorsteuerabzugsberechtigung auf den Netto-Betrag verknüpfen) • Nur vollständig ausgefüllte und unterschriebene BVs werden akzeptiert • Formatiert für Ausdruck in A3
Stand: 08.11.2016
Formular BV (2)
Stand: 08.11.2016
Formular BV (3)
Stand: 08.11.2016
Formular BV (4)
Stand: 08.11.2016
Übersicht vorzulegende Unterlagen
Stand: 08.11.2016
Vorzulegende Unterlagen (1) Vorlage elektronisch • Übermittlung an
[email protected] mit Nennung des Projekts im Betreff des Mails • Belegsverzeichnis in Excel und mit eingescannter Unterschrift als PDF • Tätigkeitsbericht (mit eingescannter Unterschrift als PDF) inkl. Eigenerklärung zu weiteren Förderungen • Stundenlisten (Excel) chronologisch nach Datum sortiert Bei Verwendung von Arge Data bitte auch eine Sortierung nach Indikatoren übermitteln (also jede Stundenliste zwei Mal)
Stand: 08.11.2016
Vorzulegende Unterlagen (2)
Vorlage USB-Stick oder DVD • Alle Beilagen zum Nachweis der inhaltlichen Umsetzung des Projekts und Erfüllung der Indikatoren in nachvollziehbarer Ordnung (am besten nach Datum): Sitzungsprotokolle, Gesprächsnotizen, Dokumentation von Veranstaltungen, etc. • Dienstverträge, „Dienstzuweisungen“, Anmeldebestätigungen GKK (ab Förderung 2017: nur mehr Änderungen vorzulegen) • Unterlagen zum Nachweis der Preisangemessenheit (Preisauskünfte, Anbote, Internetrecherche) • Unterlagen zur Auftragsvergabe (Vertrag, Auftrag)
Stand: 08.11.2016
Vorzulegende Unterlagen (3)
Vorlage Papier (1) • Formfreies Anschreiben: Ersuchen um Auszahlung der Fördermittel mit Angabe des Projekts, des Projektträgers und der Kontonummer • Bestätigung bei Nicht-Vorsteuerabzugsberechtigung (unterzeichnet von GeschäftsführerIn und WirtschaftsprüferIn) • Belegsverzeichnis firmenmäßig unterfertigt • Tätigkeitsbericht firmenmäßig unterfertigt
Stand: 08.11.2016
Vorzulegende Unterlagen (4)
Vorlage Papier (2) • Stundenlisten mit zwei Unterschriften (chronologisch sortiert) • Jahreslohnkonto, monatliche Gehaltszettel • Zahlungsnachweise zu Gehältern im Original • Zahlungsnachweise zu Lohnnebenkosten in Kopie • Reiserechnungen im Original, Zahlungsnachweise und Beilagen • Original-Rechnungen und Zahlungsnachweise • Nachweise zur Einhaltung der Publizitätsbestimmungen (RegionenLogo!), z.B. Zeitungsartikel, Folder
Stand: 08.11.2016
Frist für die Vorlage ist der 31.03.2017.
Stand: 08.11.2016
Danke für Ihre Aufmerksamkeit!
Stand: 08.11.2016
