REGISTRO PERSONAS JURIDICAS

CIRCULARES AÑO 1998

Tabla de Contenido CIRCULAR DR-PJ 001-1998 ............................................................................................... 4

Decreto N° 26771-J CIRCULAR DR-PJ 002-1998 ............................................................................................... 5

Ley Reguladora del Mercado de Valores CIRCULAR DR-PJ 005-1998 ............................................................................................. 12

Entidades Comercializadoras de Seguros CIRCULAR DR-PJ 006-1998 ............................................................................................. 13

Tramitación de Documentos con Operaciones de Carácter Inmobiliario CIRCULAR DR-PJ 007-1998 ............................................................................................. 14

Pago Impuesto de Traspaso CIRCULAR DR-PJ 009-1998 ............................................................................................. 15

Formulario Impuesto de Traspasos CIRCULAR DR-PJ 011-1998 ............................................................................................. 16

Pago del Timbre Municipal CIRCULAR DR-PJ 012-1998 ............................................................................................. 17

Modificación Estatutos de Fundaciones CIRCULAR DR-PJ 013-1998 ............................................................................................. 18

Empleo del Términos “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria” CIRCULAR DR-PJ 014-1998 ............................................................................................. 19

Publicación de Edicto CIRCULAR DR-PJ 021-1998 ............................................................................................. 21

Adición a la Circular N° 014-98: Publicación de Edicto CIRCULAR DR-PJ 022-1998 ............................................................................................. 22

Verificación de Firmas de Notarios y Enteros Bancarios CIRCULAR DR-PJ 024-1998 ............................................................................................. 23

Calificación de Nombres Sociales CIRCULAR DR-PJ 024 Bis-1998 ....................................................................................... 28

Disminución Plazo Social y Presentación de Protocolización en Fecha Posterior al Vencimiento

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CIRCULAR DR-PJ 025-1998 ............................................................................................. 29

Aplicación del Código Notarial CIRCULAR DR-PJ 026-1998 ............................................................................................. 38

Funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre CIRCULAR DR-PJ 027-1998 ............................................................................................. 42

Procedimiento Retiro Sin Inscribir

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CIRCULAR DR-PJ 001-1998 DE: PARA:

DIRECCION REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS TODO EL PERSONAL

FECHA:

20 de marzo del 1998

ASUNTO:

Decreto N° 26771-J

En virtud de haber sido publicado en la Gaceta N° 54 del fecha 18 del presente mes, el Decreto N° 26771-J, él cual rige a partir de dicha publicación, hago de su conocimiento lo siguiente: A partir de la fecha citada, esta Dirección tendrá a su cargo los Departamentos Registrales de Mercantil, Personas y Asociaciones. Todo lo referente a justificaciones del personal a cargo, será valorado y autorizado por esta Dirección, de previo a ser remitido al área de Recursos Humanos. Asimismo, en lo concerniente a vacaciones, deberá enviarse copia a esta Dirección, de la boleta de control de funcionario (password). Lo relativo a expedientes, calificaciones, notas y gestiones en general, que sean de nuestra competencia, será tramitado directamente por esta dirección en conjunto con su Departamento de Asesoría Jurídica, así como lo referido a expedientes disciplinarios. Nótese que se nos otorgó independencia administrativa, por lo que será de nuestra competencia, la organización necesaria para brindar un óptimo servicio al usuario, a quien nos debemos. Está Dirección se complace en serviles y estará siempre anuente al diálogo y a todo aquello que contribuya a mantener excelentes relaciones humanas entres todos nosotros, así como a mejorar el servicio público que se presta.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 002-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES DEL AREA MERCANTILY PERSONAS, ASESORIA JURIDICA

FECHA:

30 de marzo del 1998

ASUNTO:

Ley Reguladora del Mercado de Valores

El presente criterio se emite de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 del Reglamento del Registro Público (Decreto Ejecutivo N° 26771-J de 18 de marzo de 1998). Mediante la promulgación de la Ley Reguladora del Mercado de Valores (Ley N° 7732), publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 27 de enero de 1998, que entra en vigencia en lo que nos interesa a partir del día 27 del presente mes, se producen reformas legales y la creación de nuevas entidades jurídicas, entre ellas, las Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión, Centrales de Valores, Sociedades de Compensación y Liquidación y las Sociedades Calificadoras de Riesgo, que es necesario conocer, para el buen desempeño del quehacer magistral y que a continuación se detallan. I) Se crea la de Superintendencia General de Valores, como órgano de máxima desconcentración del Banco Central de Costa Rica, la cual según lo dispone el artículo 3 del citado cuerpo legal, tendrá entre otras las siguientes funciones: a) Autorizar el funcionamiento de las bolsas de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión, las centrales de valores, las sociedades de compensación y liquidación y las sociedades calificadoras de riesgo. b) Aprobar, antes de la entrada en vigencia, los estatutos y reglamentos de las bolsas de valores, las sociedades de compensación y liquidación, las centrales de valores y las sociedades calificadoras de riesgo. c) Autorizar las disminuciones y los aumentos de capital de las bolsas, las centrales de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión, las sociedades de compensación y liquidación y las demás personas jurídicas sujetas a su fiscalización, salvo las entidades fiscalizadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras, los emisores y los puestos de bolsa. La autorización de las disminuciones y los aumentos de los puestos de bolsa corresponderá a las bolsas, las cuales deberán velar porque se cumpla con los requisitos de capital establecidos reglamentariamente por la Superintendencia para los mismos.

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II) Según el artículo 8, al frente de la Superintendencia General de Valores, habrá un Superintendente, quien. ejercerá la representación judicial y extrajudicial de la misma, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma. Podrá delegar ciertos poderes en los intendentes u otros funcionarios de la Superintendencia, conforme a las normas que dicte el Consejo Nacional del Sistema Financiero. Conviene aclarar que, las facultades del Superintendente son otorgadas por la ley, por lo que no es necesaria su inscripción, ni la delegación de sus poderes, en el Registro Mercantil.

III) En los artículos 27 al 33, en relación con las Bolsas de Valores, se dispone, entre otras cosas: a) Se organizarán como sociedades anónimas por suscripción simultánea y deberán ser propiedad de los puestos de bolsa que participen en ellas. b) Su objeto debe limitarse a las actividades autorizadas por la Ley y sus reglamentos. c) Debe disponer en todo momento de un capital mínimo, suscrito y pagado inicialmente en efectivo, de doscientos millones de colones (¢200.000.000,oo), representado por acciones comunes y nominativas, suscritas y pagadas entre los puestos admitidos a la respectiva bolsa, ajustada por la Superintendencia General de Valores, según la evolución de un índice de precios y, luego de los niveles mínimos de capital proporcionales al volumen de actividad fijados reglamentariamente por la Superintendencia. En ningún caso, la participación individual de un puesto de bolsa en el capital de la bolsa, podrá exceder el veinte por ciento (20%) del capital total de la sociedad. d) Cuando se decreten aumentos en el capital social, los puestos de bolsa tendrán derecho a suscribir una participación en el capital de la sociedad, igual a la que ya poseen. La cantidad de acciones no suscritas de estos aumentos, prioritariamente y de conformidad con el respectivo pacto social, podrán ser suscritas por los restantes puestos en la misma proporción que ellos tengan en el capital total. e) Deberá presentar ante la Superintendencia General de Valores, para su aprobación, los proyectos de estatutos, reglamentos y procedimientos. f)

En la Junta Directiva, no podrá nombrarse más de un número que a su vez sea director, gerente, empleado o dueño de más del dos por ciento (2%) de las acciones del mismo puesto de bolsa, ni de ninguna entidad que forme parte del grupo financiero al que dicho puesto pertenece.

g) De las utilidades netas de la bolsa, se destinará un diez por ciento (10%), a la formación de un fondo de reserva legal, cesando tal obligación cuando dicho fondo alcance el cuarenta por ciento (40%) del capital social suscrito y pagado.

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IV) En los artículos 53 al 59, se regula lo concerniente a los Puestos de Bolsa, cuyas principales características son: a) Debe constituirse como sociedad anónima por fundación simultánea, y tanto las acciones representativas de su capital social, como la de sus socios, cuando éstos sean personas jurídicas, deberán ser nominativas. Ninguna persona física ni jurídica podrá ser socia de más de un puesto de bolsa dentro de una misma bolsa, ya sea directamente o por interpósita persona. b) Su objeto debe limitarse a las actividades autorizadas por la Ley y sus reglamentos. c) Su plazo social debe ser el mismo de la respectiva bolsa de valores, incluidas sus prórrogas. d) Debe disponer, en todo momento, de un capital mínimo, suscrito y pagado inicialmente en dinero efectivo, de cincuenta millones de colones (¢50.000.000,oo), representado por acciones nominativas, suma que podrá ser ajustada por la Superintendencia General de Valores. e) No podrán participar en el capital de sociedades administradoras de fondos de inversión. Es importante indicar que, de conformidad con el artículo 55, el Instituto Nacional de Seguros (I.N.S.) y cada uno de los Bancos públicos quedan autorizados para constituir sendas sociedades, en los términos indicados, con el fin único de operar su propio puesto de bolsa. V) En cuanto a las Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión, reguladas en los artículos 61 al 73, sus principales características son: a) Las expresiones fondos de inversión, sociedades de inversión, sociedades de fondos de inversión, sociedades administradoras de fondos de inversión, fondos mutuos, fondos de capitalización u otras equivalentes, en cualquier idioma, solo podrán ser utilizadas por las sociedades administradoras de fondos de inversión. Es importante aclarar que, la utilización de denominaciones sociales en idiomas distintos al castellano, sólo procederá entratándose de sucursales de sociedades domiciliadas en el extranjero, no así en las sociedades nacionales, en virtud de la prohibición expresa contenida en la Ley N° 7623 de 9 de octubre de 1996. b) Deberán ser sociedades anónimas o sucursales de sociedades extranjeras, cuyo objeto exclusivo sea prestar servicios de administración de fondos de inversión. c)

Deben disponer, en todo momento, de un capital mínimo, suscrito y pagado inicialmente en efectivo de treinta millones (30.000.000,00), representado por acciones nominativas, al igual que la de sus socios, si ellos fueren personas jurídicas, suma que podrá ser ajustada periódicamente por la Superintendencia General de Valores.

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d) En cualquier caso en que ocurran cambios en el control de la sociedad administradora deberá ser autorizado, previamente, por la Superintendencia General de Valores. e) No podrán participar en el capital de otras sociedades. Es importante indicar además, que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley de marras, el Instituto Nacional de Seguros (I.N.S.) y cada uno de los bancos públicos, quedan autorizados para constituir sendas sociedades administradoras de fondos de Inversión. Por otro lado, se dispone en los artículos 96 a 99, entre otras cosas, que si se produce la cancelación por parte de la Superintendencia General de Valores, de la autorización concedida a la sociedad administradora para operar fondos de inversión o, específicamente, dicho fondo, ello será causal de liquidación del fondo de inversión. En este caso o si se produjere la quiebra o disolución de la sociedad administradora, la Superintendencia, de oficio, intervendrá administrativamente la sociedad administradora del fondo o, si lo estimare oportuno, traspasará, temporalmente la administración de los fondos a otra sociedad administradora. En caso de quiebra o liquidación de una sociedad administradora de fondos de inversión, los activos de cada uno de los fondos que administra no pasarán a integrar la masa común de la universalidad, ni podrán ser distribuidos corno haber social entre los socios. Lo anterior se aplicará también en los casos en que la sociedad quede sometida a un proceso de administración por intervención judicial. VI) Las Centrales de Valores, de acuerdo con los artículos 119 y 134, deberán cumplir con lo siguiente: a) Deberán ser autorizadas previamente por la Superintendencia General de Valores, la cual deberá aprobar su constitución, sus estatutos y sus reglamentos de previo a su funcionamiento, así como sus modificaciones posteriores y la suscripción y transmisión de acciones, para lo cual establecerá los criterios que deberán seguirse para valorar el precio de las mismas. b) Se constituirán corno sociedades anónimas y tendrán como objeto el servicio de custodia y títulos valores y la oferta de dicho servicio. c) Deberán contar con un capital mínimo acorde con lo que establezca reglamentariamente, la Superintendencia General de Valores. Las bolsas de valores, podrán participar hasta en el cuarenta por ciento (40%) del capital de una central de valores. VII) Las Sociedades de Compensación y Liquidación, reguladas en los artículos 126 a 133, tienen como características principales: a) Estar autorizadas por la Superintendencia General de Valores, la cual deberá aprobar la constitución, los estatutos y los reglamentos de previo a su funcionamiento así como sus modificaciones y la suscripción y transmisión de acciones. Las ampliaciones y reducciones de capital deberán ser autorizadas por la

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Superintendencia, la cual establecerá por vía reglamentaria la forma en que deberán realizarse, así como los criterios que deberán seguirse para valorar el precio de las acciones. b) Pueden ser miembros liquidadores y accionistas de este tipo de sociedad, los puestos de bolsa, los bancos y las instituciones públicas que cumplan con los requisitos especiales que, para el efecto, la Superintendencia General de Valores establezca. c) Deben contar con un capital mínimo, según lo establezca reglamentariamente la Superintendencia General de Valores. El capital de este tipo de sociedades, deberá pertenecer al menos en un treinta por ciento (30%), pero no más de un cincuenta por ciento (50%), a las bolsas de valores. Si fueren varias bolsas, dicho porcentaje se distribuirá en partes iguales, salvo que alguna bolsa decida tener una participación inferior. El capital restante deberá ajustarse de acuerdo con sus volúmenes de liquidación, conforme lo establezca reglamentariamente la Superintendencia. En todo caso, ninguno podrá participar en más de un quince por ciento (15%) del capital social. VIII) En relación con las Sociedades Calificadoras de Riesgo, reguladas en los artículos 144 a 149, sus principales características son: a) Son sociedades anónimas, cuyo objeto social exclusivo es la calificación de riesgo de los valores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios y las actividades complementarias a dicho objeto, autorizadas reglamentariamente por la Superintendencia General de Valores. b) Deberán agregar a su denominación la expresión "calificadora de riesgo". c) El funcionamiento de este tipo de sociedades, su pacto constitutivo y las modificaciones al mismo, deberán de previo a su inscripción definitiva en el Registro Público, ser autorizadas por la Superintendencia General de Valores. IX) En su artículo 156, la Ley dispone que "El consejo nacional de supervisión del sistema. financiero general de valores podrá ordenar, mediante resolución fundada,. la intervención de una entidad fiscalizada, en cualquiera de las circunstancias previstas en los numerales ii) al viii) del inciso d) del artículo 136 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, N° 7558 del 3 de noviembre de 1995. X) En el Título XII de la Ley en cuestión, se derogan y modifican una serie de normas legales, las cuales se indican a continuación: a) Se reforman los artículos 239, 240, 241 y 366 del Código Penal. b) Se adiciona al Código Penal, una sección IV que se nominará "Delitos Bursátiles", al Título VIII, "Delitos contra la buena fe de los negocios". c) Se adiciona un último párrafo al artículo 483, dos párrafos finales al artículo 1104 y un párrafo final al artículo 1111 del Código Civil.

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d) Se reforman los artículos 102, 120, 138, 491, 492, 632, 648, 649, 805 y 826 del Código de Comercio. e) Se reforman los artículos 28, 40, 52, 69, 128, 135 y 175 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica (N° 7558 de 3 de noviembre de 1995). f)

Se reforma el párrafo primero del inciso 7 del artículo 116 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, N° 1644 de 26 de setiembre de 1953.

g) Se reforman los artículos 1, el párrafo primero del artículo 3 y el artículo 5 de la Ley N° 7523 de 7 de julio de 1995 (Pensiones Complementarias). h) Se derogan los artículos 404 y 405 del Código de Comercio. i)

Se derogan el párrafo segundo del artículo 33 y el artículo 34 de la Ley N° 7523.

j)

Se derogan los incisos o), p) y s) del artículo 28, el párrafo segundo del artículo 68, los artículos 121, 122, 123, 125, 126, 127, el inciso d) del artículo 128 y el párrafo segundo del artículo 144, de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica.

k) Se deroga la Ley N° 7091 de Regulación de la Publicidad de la Oferta Pública de Valores. l)

Se deroga la Ley Reguladora del Mercado de Valores, N° 7201 de 18 de setiembre de 1990.

En relación con las modificaciones legales, se hace necesario hacer mención especial de las siguientes: a) Se deroga el párrafo segundo del artículo 102 del Código de Comercio. b) Se reforma el artículo 120 del mismo cuerpo legal, cuyo texto en adelante dirá: "La acción es el título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio. Las acciones comunes - también llamadas ordinarias - otorgan idénticos derechos y representan partes iguales del capital social y deberán ser nominativas. Está prohibida la emisión de acciones sin valor. Tanto las acciones comunes como las preferentes u otros títulos patrimoniales, podrán ser emitidos en moneda nacional o extranjera". (Lo resaltado no es del original). c) El artículo 138 del Código citado, en el sentido de que la autorización de la junta Directiva de la sociedad, para el traspaso de acciones, no será aplicable cuando se trate de sociedades cuyas acciones se encuentren inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, y se coticen por medio de una bolsa de valores autorizada. d) Se adiciona la siguiente frase al inciso u) del artículo 128, de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, N° 7558 de 3 de noviembre de 1995 : "La fusión o transformación de entidades sujetas a la fiscalización de la Superintendencia General de Entidades Financieras deberá ser previamente autorizadas por esta, con el fin de velar por la estabilidad y solvencia de la

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entidad prevaleciente y el cumplimiento, por parte de esta última, de las normas de supervisión prudencial aplicables, todo de conformidad con el respectivo reglamento. El reglamento deberá fijar plazos perentorios para que la Superintendencia analice y se pronuncie sobre los proyectos de fusión o transformación." (Lo resaltado no es del original). e) Se reforman los artículos 3 y 5 de la Ley N° 7523 de 7 de julio de 1995, que en adelante en lo que interesa, deberán leerse así: “Artículo 3. Operadoras. Las operadoras de planes de pensiones complementarias podrán administrar planes privados de pensiones y de capitalización individual, y deberán constituirse como sociedades anónimas, con el único objeto de administrar los planes antes indicados, así como los respectivos Fondos. El ente regulador determinará los requisitos y las condiciones que deberán cumplir las. Sociedades Anónimas para ser autorizadas a funcionar como operadoras, con arreglo a las disposiciones de esta Ley y a las del Código de Comercio en lo relativo a la constitución de sociedades anónimas". "Artículo 5. Capital mínimo de constitución. El capital mínimo necesario para la formación de una operadora de fondos de pensiones no podrá ser inferior a setenta y cinco millones de colones, y deberá ser íntegramente suscrito y pagado en el momento de su autorización..." En relación con las Sociedades operadoras de pensiones, es necesario señalar que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, se faculta al Instituto Nacional de Seguros (I.N.S.) y a cada uno de los bancos públicos, para constituir sendas sociedades de este tipo, en los términos establecidos en la Ley 7532 antes citada. XI) En relación con los documentos que contengan actos o contratos en moneda extranjera (constitución de sociedades, aumentos o disminuciones de capital, etc.), otorgados y/o presentados al Registro, con anterioridad a la entrada en vigencia de la Ley Reguladora del Mercado de Valores, se les aplicará la normativa contenida en dicho cuerpo legal, toda vez que de conformidad con el artículo 34 de nuestra Carta Magna, a ninguna ley se le dará efecto retroactivo en perjuicio de persona, o de sus derechos patrimoniales adquiridos o de situaciones jurídicas consolidadas. En razón de lo anterior, el Registro deberá proceder a inscribir dichos documentos, aunque como se dijo, fueren otorgados con anterioridad a la entrada en vigencia de la ley aludida.

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CIRCULAR DR-PJ 005-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA:

28 de mayo de 1998

ASUNTO:

Entidades Comercializadoras de Seguros

Para los efectos consiguientes, ruégoles tomar nota, de las disposiciones contenidas en los artículos 3, 4 y 6 del Reglamento Para la Operación de Entidades Comercializadoras de Seguros, publicado en el Diario Oficial La Gaceta e la 15 de enero del año en curso, que regula las relaciones comerciales entre el Instituto Nacional de Seguros (I.N.S) y las personas jurídicas que se autoricen como intermediarios en la venta de seguros y fianzas del citado Instituto, al amparo de las Leyes No. 12 del 30 de octubre de 1924 y N°. 11 del 2 de octubre de 1922, y que son: Las agencias comercializadoras de seguros y fianzas deberán operar como sociedades mercantiles de capital, de acuerdo con el Código de Comercio y, demás leyes vigentes, siendo sus principales funciones: la promoción, gestión, cobro, inspección y colocación de seguros, todo en virtud del monopolio de seguros que continuará bajo el monopolio del Estado costarricense y la administración del Instituto Nacional de Seguros, actuando en todo caso por cuenta y a nombre de éste. Dichas sociedades deberán mantener suscrito y pagado en dinero efectivo no menos de diez millones de colones (¢10.000.000,oo), capital que se fijará anualmente considerando el índice de inflación del Banco Central.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 006-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL DEPARTAMENTO REGISTRAL Y PERSONAS

FECHA:

11 de junio de 1998

ASUNTO:

Tramitación de Documentos con Operaciones de Carácter Inmobiliario

A efecto de dar cumplimiento en forma parcial, a la disposición contenida en el artículo 56 del Reglamento del Registro Público (Decreto Ejecutivo No. 26771-J de 18 de marzo de 1998), y de acuerdo a lo acordado entre esta Dirección y la Dirección de Propiedad Inmueble, se les comunica que, en relación con los documentos que contengan operaciones inscribibles en los Registros Mercantil o Personas y operaciones de carácter inmobiliario (con excepción de los aportes de bienes inmuebles al capital de una sociedad mercantil), que se presenten al Diario a partir del día 15 de junio del año en curso, se tramitarán de la siguiente manera: §

Recibido el documento en el reparto diario, se procederá a su calificación en cuanto al acto o contrato mercantil o de personas, y a la verificación de la correcta anotación del mismo en el o los inmuebles respectivos. Realizada la calificación se consignarán los respectivos defectos y en caso de que no contenga ninguno, se procederá a su inscripción, independientemente de los defectos que arroje su posterior calificación en cuanto al acto o contrato de carácter inmobiliario,

§

Una vez calificado e inscrito el documento, según sea el caso y verificada su correcta anotación, se pasará a la respectiva Jefatura de Registradores, para que ésta a su vez lo traslade al partido de propiedad que determinará la Dirección de Propiedad Inmueble, para su tramitación.

§

El Jefe de Registradores enviará semanalmente a la Coordinación del Área Registral del Registro Público de la Propiedad Inmueble, un informe que contenga las citas de presentación de los documentos trasladados y el número de operaciones de propiedad que cada uno de ellos contenga, a efecto que se realicen los rebajos correspondientes en el partido de propiedad.

§

Entratándose de documentos con aportes de inmuebles a sociedades, éstos se seguirán calificando e inscribiendo totalmente por el registrador de mercantil, hasta tanto no se tome una decisión para su diferente tramitación.

§

En relación con los documentos en que se declaren la quiebra, concurso de acreedores e intervención judicial de. personas jurídicas y la insolvencia o incapacidad mental de personas físicas, de conformidad con en el artículo 51 del Reglamento supra citado, su tramitación corresponde en su totalidad al respectivo registrador de mercantil.

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CIRCULAR DR-PJ 007-1998 DE:

REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA:

18 de junio de 1998

ASUNTO:

Pago Impuesto de Traspaso

En virtud de haber sido publicado el Código Notarial, mediante Ley N°. 7764, publicada en el Alcance N° 17 a la Gaceta No. 98 de fecha 22 de mayo de 1998, se les comunica que, a partir de dicha fecha, en los actos o contratos en que sea necesario cumplir con el requisito de pago del Impuesto de Traspasos, éste deberá cobrarse en un porcentaje del 1.51 %, según lo determina el artículo 181 de dicha ley, el cual reforma el artículo 8 de la Ley, N° 6999 de 3 de setiembre de 1985. Se incluye un 0.01 % más, correspondiente al pago del porcentaje a favor de la Cruz Roja.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 009-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA:

15 de julio del 1998

ASUNTO:

Formulario Impuesto de Traspasos

Según información brindada por la Oficina de Tributación Directa, previo acuerdo entre el Registro Público y la Dirección General de Tributación Directa, para efectos del cobro de Impuesto de Traspasos, por cada formulario para este fin, debe consignarse únicamente, la formación concerniente a un único bien inmueble, por lo que debe hacerse caso omiso del término "otros" que consta en dicho formulario. Lo anterior, a partir de esta fecha 15 Atentamente,

CIRCULAR DR-PJ 011-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES MERCANTIL Y ASOCIACIONES

FECHA:

17 de julio del 1998

ASUNTO:

Pago del Timbre Municipal

Ruégales tomar nota de lo que a continuación se detalla: Aún y cuando el artículo 104 del antiguo Código Municipal y la reforma contemplada en el artículo 183 del Código Notarial, que rige a partir del 22 de noviembre próximo, disponían el pago de 250 colones de timbre municipal en las constituciones de sociedades, solicitudes o renovaciones de cédula jurídica, el nuevo Código Municipal, Ley 7794, publicado en la Gaceta No.94 de fecha 18 de mayo de este año, en su artículo 84 dispone en lo que compete a esta Dirección, que a partir del 18 de julio de 1998 en que empieza a regir, solamente en la inscripción de toda constitución de sociedad, será necesario cumplir con el requisito de pago del TIMBRE MUNICIPAL, que deberá ser de dos colones por cada millar (¢2.oo X ¢1000) del monto del capital social suscrito. La solicitud de cédulas jurídicas no pagan dicho timbre.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 012-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA:

28 de julio del 1998

ASUNTO:

Modificación Estatutos de Fundaciones

De conformidad con lo estipulado por el artículo 16 de la Ley de Fundaciones N° 5338 de 28 de agosto de 1973, se ha interpretado por parte de este Registro la necesidad de que toda variante en los estatutos de las fundaciones debe ser previamente autorizada por el Juez Civil respectivo. Sin embargo, por resolución N° 496-E del Tribunal Primero Civil de San José, de las 07:35 horas del 6 de mayo último, en relación con el recurso de apelación planteado por la Fundación para el paciente con cáncer Doctor Rafael Ángel Calderón Guardia, se resolvió que los únicos casos en que se requiere la intervención judicial se dan cuando la fundación no puede ser administrada de acuerdo con sus preceptos constitutivos o reglamentarios para remover los administradores cuando no cumplan, o bien, para que disponga la disolución de la fundación, por haber cumplido los propósitos para los que fue creada o por imposibilidad de ejecutar sus finalidades y resolver sobre los bienes que hubieren. En este sentido, resulta de aplicación lo estipulado por el artículo 6 de la ley de citas, en el tanto en que posibilita la publicación de la disolución, fusión y cualesquiera otros actos que cambien la estructura de una fundación por parte del notario público o por el Juez según sea el caso. En conclusión, fuera de los supuestos mencionados, las demás modificaciones pueden ser realizadas ante Notario Público.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 013-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA:

31 de julio del 1998

ASUNTO:

Empleo del Términos “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria”

Con el fin de unificar criterios, esta Dirección emite el siguiente: Por Decreto N° 2383 de 25 junio de 1959, se determinó el empleo del término Universitario solo para instituciones docentes de igual jerarquía a la de la Universidad de Costa Rica, Posteriormente, el Decreto N° 6693 de 27 de noviembre de 1981, se abre la posibilidad al funcionamiento de Universidades privadas, siempre y cuando se constituyen mediante una fundación o una asociación. No obstante lo anterior, por Resolución de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia N° 7494-97, de las 15:45 horas del 11 de noviembre de 1997, se declararon inconstitucionales los artículos 5 y 15 del Decreto N° 6693 citado supra, permitiéndose la constitución de Universidades Privadas mediante la figura de la sociedad anónima, incluidos los fines lucrativos. Siendo así las cosas nada obsta para que una sociedad anónima, dedicada entre otras cosas y como objeto especial a la enseñanza universitaria, puede llevar en su denominación social el término “Universidad”, “Universitario” o “Universitaria”.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 014-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES DE MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA:

11 de julio del 1998

ASUNTO:

Publicación de Edicto

Tal y como lo dispone el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley Nº 3883 de 30 de marzo de 1967 y sus reformas), el propósito de los registros que componen el Registro Nacional, es garantizar, mediante la inscripción, la seguridad de los bienes o derechos con respecto de los terceros. En ese sentido, es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, siendo por consiguiente contrarios al interés público, las disposiciones o procedimientos que entorpezcan esos trámites, o que, al aplicarlos, ocasionen tal efecto. En virtud de lo anterior, la obligatoriedad establecida en el Código de Comercio, en cuanto a que tanto la constitución de las Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada y de sociedades mercantiles, así como las reformas a sus estatutos sociales, su disolución y fusión debe necesariamente publicarse en extracto en el Diario Oficial La Gaceta, impone un requisito que se convierte en un obstáculo para la agilización en la inscripción de dichos documentos, en virtud del tiempo que tarda la Imprenta Nacional en realizar la publicación, aspecto que atenta contra la disposición contenida en el artículo1º supra citado. Lo anterior encuentra su fundamento en el hecho de que, a pesar de la gran cantidad constituciones de sociedades mercantiles que a diario se realizan, en proporción no significativo el porcentaje de diligencias de oposición a los nombres sociales que presentan, en virtud de la publicación que disponen los artículos 13 y 19 del Código Comercio y, en relación con las reformas a los estatutos sociales es bastante reducido.

de es se de

La obligatoriedad de la publicación de un extracto de la escritura, en los casos supra indicados, tiene como finalidad informar a los terceros de la celebración de dichos actos o contratos, para que puedan ellos, en caso de sentirse perjudicados, interponer las gestiones y recursos en defensa de sus intereses. Por ello, y, tomando en consideración que la obligatoriedad de realizar la mencionada publicación en el Diario Oficial La Gaceta, entorpece la agilidad en la tramitación de los documentos relacionados con las sociedades mercantiles, esta Dirección les instruye para que en adelante, dicha publicación no se considere requisito previo para la inscripción del documento en el Registro Mercantil, ello en virtud de que de la lectura de las normas citadas, no se desprende en modo alguno tal circunstancia.

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En este sentido, a efecto de dar fiel cumplimiento al Principio de Legalidad y para evitar la no publicación en el Diario Oficial, deberá acompañarse al testimonio de la de escritura la boleta de pago del edicto en la Oficina de la Imprenta Nacional, o bien, el Notario deberá dar fe de tal circunstancia indicando el número de la boleta respectiva, so pena de que en caso de incumplimiento se señale el defecto correspondiente por parte del Registrador. En relación con los documentos de disolución, fusión, transformación 0 traslado de sede social al extranjero de sociedades, así como de disminución de capital social, en virtud de la trascendencia jurídica de los mismos, y a efecto de evitar posibles perjuicios patrimoniales a los particulares que mantienen relaciones jurídicas con la respectiva entidad, necesariamente ha de realizarse la publicación del respectivo edicto como acto previo a la inscripción, debiendo el Notario dar fe de tal circunstancia con indicación de la fecha en que la misma se realiza en el periódico oficial La Gaceta. El criterio expuesto, fue avalado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, en el artículo cuarto, Asuntos de la Dirección General, punto cuatro, acta número 34-98 de 6 de agosto de 1998. VER ADEMÁS CIRCULAR 021-98

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 021-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS

FECHA:

19 de octubre de 1998

ASUNTO:

Adición a la Circular N° 014-98: Publicación de Edicto

En relación con la boleta de pago de¡ edicto respectivo, si bien se ha estado solicitando razón notarial únicamente en los casos en que se omite la presentación de dicha boleta, en virtud de que los funcionarios de la Imprenta Nacional consignan de diferente forma, incluidas las abreviaturas, los nombres de las sociedades cuyo edicto se solicita publicar y ello se ha prestado para confundir a los Registradores en su calificación, esta Dirección se ve en la necesidad de que, a partir de esta fecha, necesariamente deberá consignarse razón notarial en la que se haga constar el número de recibo de la solicitud de publicación del edicto ante la Imprenta Nacional, independientemente de que se aporte la mencionada boleta o no, entendiéndose que, en este sentido, aparte de lo mencionado, no se da variante alguna en el resto de¡ contenido de la circular que se adiciona. También se adiciona la referida circular, agregando que, además, debe realizarse la publicación del correspondiente edicto como acto previo a la inscripción, en los casos en que se disminuya el plazo social.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 022-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

ASESORIA JURIDICA, JEFES DE REGISTRADORES, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA:

21 de octubre de 1998

ASUNTO:

Verificación de Firmas de Notarios y Enteros Bancarios

En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 1° de la Ley sobre inscripción de Documentos en el Registro Público(Ley N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), y del Principio de Celeridad que informa la materia registral, deviene en necesario interpretar en sentido amplio, el actual artículo 9 de la Ley de Aranceles Registro Público, que se convertirá en Artículo 8 del citado cuerpo legal, en virtud de la reforma introducida por el artículo 179 del Código Notarial, en el sentido de que el Registrador únicamente verificará la legitimidad en la firma del Notario, en los siguientes casos: a) Cuando la firma se haya estampado con tinta de color distinto al negro o azul. b) Cuando se sobreponga a la rúbrica, el sello del Notario. c) Cuando se adhieran especies fiscales u otros documentos, cubriendo parte de la firma. En lo relativo a verificación de enteros bancarios de pago de derechos y especies fiscales, debido a problemas técnicos, se prescindirá del tal procedimiento para todos aquellos enteros cuya fecha de pago sea anterior al 14 de octubre de 1998.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 024-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA:

29 de octubre del 1998

ASUNTO:

Calificación de Nombres Sociales

Con el fin de actualizar y mejorar los parámetros en cuanto a la calificación de similitudes entre nombres sociales, toda vez que se presentan una serie de algunas y disparidad de criterios entre funcionarios y usuarios registrales, se emite la presente circular que en adelante regulará este aspecto de la función calificadora, dejando sin efecto la aplicación del memorando N° 376 de 14 de mayo de 1997, así como cualquier otra disposición administrativa que se le oponga. CALIFICACIÓN DE NOMBRES SOCIALES A) Denominación social: Nombre con que se distingue a una sociedad, en la cual no podrán incluirse nombre o apellido(s) de personas físicas. Razón social: Nombre con que se distingue a una sociedad, la cual necesariamente deberá formarse con el nombre o nombres y/o apellido(s) de alguno de los socios o de terceras personas. La anterior diferenciación es importante, toda vez que, la Sociedad en Nombre Colectivo y la Sociedad en Comandita, necesariamente deben llevar razón social; la Sociedad de Responsabilidad Limitada puede tener razón social o denominación social, y en la denominación de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, está prohibida la utilización del nombre o parte del nombre de una persona física. (Arts. 10, inciso a), 35, 62 y 76 del Código de Comercio). En relación con las Sociedades Anónimas, si bien es cierto de conformidad con el artículo 245 del Código de Comercio, no pueden tener razón social, jurisprudencialmente se ha admitido la utilización del nombre o parte del nombre de una persona física, tal y como lo dispuso la antigua Sala de Casación, en su voto N° 41 de las 15:30 horas del 27 de abril de 1965, en que se señaló: “... cabe el nombre o apellido que haya venido dándole prestigio a la empresa, siempre que la denominación sea precedida o seguida por las palabras 'Sociedad Anónima' que son las que le dan su verdadera naturaleza a la sociedad y las que advierten a terceros, que su

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responsabilidad está limitada a los aportes de los socios. 4. Un nombre o apellido contenido en la denominación de una sociedad anónima, no la desnaturaliza como tal, de acuerdo con la jurisprudencia de esta Sala de Casación y de la doctrina más moderna en Derecho Comercial..." Cuando el nombre social esté compuesto por los apellidos de uno o varios de los socios, no es necesaria la utilización entre ellos, de signos como guiones, puntos y términos tales como "y", "&", etc. No obstante, si se consignan no constituye defecto alguno. B) Debe establecerse la procedencia del nombre social, a la luz de la Ley de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses. (Ley N° 7623 del 9 de octubre de 1996), en el sentido de que dichas expresiones deben escribirse correctamente en español o en lenguas aborígenes costarricenses. Se exceptúan de esta disposición, los nombres de las agencias o sucursales de empresas con sede en el extranjero, las que contengan nombres o apellidos de sus propietarios o consistan en nombres científicos o expresadas en griego o latín. Pueden utilizarse letras o siglas en los nombres de empresas o sociedades, siempre que los mismos no formen palabras en idiomas distintos al español, por ejemploW.H.l.T.E., H.O.U.S.E, etc. No es procedente la utilización de palabras producto de la unión de dos términos en otro idioma, de manera que nombres como chickenkitchen" o "startourtravel" contravienen las disposiciones de la supra citada ley. Se permite el uso de nombres de fantasía (de ser así, debe indicarse expresamente), los cuales, en ningún caso podrán deformar ortográfica o morfológicamente las palabras del idioma español, como en el caso de términos como KREDITO, EXPRESSO, KAMISAS, etc. C) El artículo 7 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional (Ley N° 1644 de 26 de setiembre de 1953 y sus reformas), establece que sólo las entidades constituidas de acuerdo con dicha normativa podrán usar en su denominación, nombre comercial o en la descripción de sus negocios, las palabras "banco", "establecimiento bancario" o derivados de éstos que califiquen sus actividades como de carácter bancario, disposición confirmada en el artículo 143 de la Ley Orgánica del Banco Central (Ley 7558 del 27 de setiembre de 1995). D) La Ley Reguladora de Entidades Financieras de Carácter no Bancario (Ley N° 5044 de 13 de setiembre de 1972 y sus reformas), dispone que las empresas financieras deberán usar en su denominación la palabra "financiera" u otros términos que identifiquen claramente la naturaleza de sus actividades. Únicamente usarán dicha palabra las empresas reguladas. Por esta ley y las secciones financieras de los bancos del sistema bancario nacional. En este sentido, la SUGEF, mediante criterio de

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su Departamento de Asesoría Jurídica, permite solamente el uso de la palabra "finanzas" en la denominación de sociedades no reguladas por la ley antes dicha. E) La Ley Reguladora del Mercado de Valores. (Ley N° 7732 de 27 de enero de 1998), dispone que los términos "agentes de bolsa", "puesto de bolsa", "bolsa de valores", "centrales de valores", "sociedades administradoras de fondos de inversión", "sociedades de compensación y liquidación" y "sociedades calificadoras de riesgo", "fondos de inversión", "sociedades de fondos de inversión", "fondos mutuos", "fondos de capitalización u otras equivalentes", son expresiones reservadas para las entidades jurídicas constituidas y autorizadas a participar en el mercado bursátil, por lo que el uso de dichos términos es exclusivo para sociedades que se encuentren reguladas y cumplan con los requisitos establecidos por la ley indicada. F) De conformidad con la Resolución de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, N° 7494-97 de las 15:45 horas del 11 de noviembre de 1997, que declaró inconstitucionales los artículos 5 y 15 de¡ Decreto N° 6693 de 27 de noviembre de 1981, se permite la constitución de Universidades Privadas mediante la utilización de la figura de sociedad anónima, en razón de lo cual, nada obsta para que una sociedad anónima, dedicada como objetivo especial a la enseñanza universitaria, pueda llevar en su denominación social el término "Universidad", "Universitario" o "Universitaria". G) El artículo 4 de la Ley de Monopolios de¡ Instituto Nacional de Seguros (Ley N° 12 de 30 de octubre de 1924), establece que la comercialización de los seguros es monopolio de dicha institución. Sin embargo, la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la Contraloría General de la República, mediante escrito de fecha 29 de noviembre de 1995, considera que la comercialización de seguros por sujetos privados (sociedades), no violenta lo preceptuado por la norma citada, sociedades cuyo objeto deberá especialmente estar orientado a la comercialización de seguros de¡ I.N.S.; sin embargo, lo anterior no crea reserva alguna en cuanto a términos como "Seguros", "Aseguradora" u otros equivalentes, los cuales pueden utilizarse como parte del nombre de cualquier sociedad. H) De acuerdo con nuestra jurisprudencia, no podrán ser objeto de inscripción nombres sociales tales como OEA S.A., ONU S.A., FMI S.A., OIT S.A., debido a que estas expresiones contienen siglas de organismos internacionales reconocidos. I)

Nuestra legislación permite la abreviatura del aditamento en los nombres sociales, lo cual no debe confundirse con el uso de siglas, cuya inscripción no procede en este Registro. Por ejemplo: Nombre: Abreviatura: Siglas:

Líneas Aéreas Costarricenses Sociedad Anónima Líneas Aéreas Costarricenses S.A. LACSA

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J) De conformidad con el Código de Bustamante, no se permite el uso de nombres de países dentro de las denominaciones o nombres sociales, sin embargo, es posible utilizar su gentilicio. CALIFICACIÓN DE SIMILITUDES ENTRE NOMBRES SOCIALES A) Al determinar la posible existencia de similitud entre dos nombres sociales, no se debe perder de vista, que los nombres deben ser revisados sólo entre entidades de la misma naturaleza- es decir, no se indicará similitud entre una Sociedad Anónima, Limitada, etc. y una Fundación, Asociación o incluso una sociedad con sede en el extranjero, toda vez que, no se trata de una sociedad comercial inscrita en nuestro país. B) Por otra parte, debe tomarse en cuenta lo que al respecto establece el artículo 103 del Código de Comercio, que en lo que Interesa reza: "La denominación se formará libremente, pero deberá ser distinta de la de cualquier sociedad preexistente, de manera que no se preste a confusión, es propiedad exclusiva de la sociedad e irá precedida o seguida de las palabras 'Sociedad Anónima' o de su abreviatura 'S.A.'... (El resaltado no es de su original) Tal y como se resaltó, el fin último de dicha norma es evitar que haya confusión entre los terceros, en relación con los nombres sociales inscritos y, es ese el primer factor que se debe tener en cuenta al realizar la calificación respectiva, de manera que si dos denominaciones no son lo suficientemente similares como para prestarse a confusión, no debe consignarse el defecto de similitud. En este mismo sentido, debe tomarse en cuenta que el nombre social está compuesto por todos los términos que contenga más su aditamento, de manera que la calificación de éste, debe realizarse con respecto al nombre en forma global y no a uno o unos de los elementos o vocablos que lo componen. C) Al determinarse la posible similitud, se deben contemplar aspectos tales como: SIMILITUD ORTOGRAFICA: Parecido o semejanza entre dos denominaciones, en razón de su escritura. Se ha tomado como parámetro que la diferencia mínima entre dos nombres debe ser de tres letras, especialmente cuando los mismos estén compuestos por una sola palabra. SIMILITUD FONETICA: Parecido o semejanza entre dos denominaciones, en razón de su pronunciación similar.

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SIMILITUD IDEOLOGICA: Parecido o semejanza entre dos denominaciones, que aunque se escriben y pronuncian de manera diferente tienen un significado similar. D) Hay que considerar que, términos tales como Comercial, Comercializadora Compañía, Consorcio, Corporación, Corporación, Empresa, Empresas, Grupo InversionesInversionistas, Sociedad y otros similares, denotan una generalidad y, po lo tanto, no califican o distinguen entre nombres cuyos demás componentes sea idénticos. Asimismo, el uso de términos diminutivos, aumentativos y peyorativos en u nombre con respecto a otro ya inscrito, no hace suficiente diferencia, en este sentido S pueden citar ejemplos como "El Farol S.A." y "El Farolito S.A." "La Casa de Luz S.A." "La Casita de Luz S.A." Pero, por otra parte, si se utilizan vocablos que conllevan una actividad específica, tales como Transportes, Turística, Agropecuaria, Importadora, Inmobiliaria Almacén, Finca, Industrial, Químicos, Editorial, Imprenta, etc. sí hacen diferencia, siempre y cuando no haya uno ideológicamente similar. Ejemplo: "El Tucán S.A." y "Transportes El Tucán S.A.". E) El uso de lugares geográficos o puntos cardinales así como de números ordinales o cardinales no establecerá diferencia alguna entre nombres con identidad en los demás componentes. Por ejemplo: "El Tucán S.A. y "El Tucán del este S.A." F) Entratándose de nombres sociales similares, no se permite el consentimiento para el uso del nombre propuesto para su inscripción, por parte de los personeros de la sociedad inscrita, si éste se presta a confusión, todo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 103 supra citado y ¡a presente Circular. Al analizar un nombre social, se deben aplicar los parámetros anteriormente citados, sin perder de vista que, el fin primordial de los mismos es evitar que dos nombres sociales se presten a confusión, de manera que, analizando la globalidad de la denominación, no cabe la aplicación de más de una de las reglas citadas a la vez. (Queda sin efecto por la Circular PJ-005-08)

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 024 Bis-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA:

19 de octubre de 1998

ASUNTO:

Disminución Plazo Social y Presentación de Protocolización en Fecha Posterior al Vencimiento

Con el objeto de unificar criterios de calificación, se les instruye para que en adelante, en aquellos casos en que se disminuya el plazo social y se presente el testimonio de la protocolización en fecha posterior a su vencimiento, no se señale como defecto, el que la sociedad deba ajustar su administración a lo dispuesto en el artículo 181 del Código de Comercio, o se procesa a nombrar Agente Residente, en su caso. 28 Atentamente,

CIRCULAR DR-PJ 025-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

SUDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, JEFES DE DEPARTAMENTO, REGISTRADORES, CERTIFICADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA:

19 de noviembre de 1998

ASUNTO:

Aplicación del Código Notarial

Debido a la entrada en vigencia del Código Notarial (Ley N° 7764 publicada en el Diario Oficial el 22 de mayo de 1998) a partir del próximo lunes 22 de noviembre, esta Dirección les pone en conocimiento de los aspectos más importantes que han de atenderse en la tramitación de los documentos sujetos a registro. I.

DOCUMENTOS NOTARIALES.

De conformidad con el artículo 71 y siguientes, los documentos notariales deben confeccionarse con sujeción a lo siguiente: a) Estar escrito en español, con caracteres legibles y tinta o impresión indelebles, en forma continúa y por razones técnicas no puede ser manuscrito. b) Excepto las escrituras matrices del protocolo, los documentos que el notario autorice deben llevar siempre su firma, el sello blanco, el respectivo código de barras y cualquier otro medio idóneo de seguridad que determine la Dirección Nacional de Notariado y el Registro Nacional. Debido a que a la fecha esa Dirección no ha establecido las disposiciones pertinentes a la utilización de¡ sello blanco, código de barras y de los otros medios de seguridad, los registradores deberán exigir que el documento se encuentre firmado por el notario autorizante, acompañado de la impresión del sello blanco y la respectiva boleta de seguridad. Todas las actuaciones del notario deben escribirse en papel tamaño oficio, el cual contendrá los mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo disponga la Dirección Nacional de Notariado oportunamente.

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II. REPRESENTACIONES. El artículo 84 dispone lo concerniente a las representaciones, en cuyo caso deben tenerse presentes, entre otras, las siguientes - situaciones: a) El notario público dará fe de la personería vigente con vista de¡ documento en que conste, mencionando el funcionario que la autoriza y la fecha y dejará agregado el poder original en su archivo de referencias. A este respecto es importante mencionar que el artículo 178 reforma, entre otros, el artículo 1256 del Código Civil, en el sentido de que, si el poder especial se otorga para un acto o contrato con efectos registrales deberá realizarse en escritura pública y no será necesario inscribirlo en el Registro. De acuerdo a lo expuesto, cuando se dé fe de una personería otorgada mediante un poder especial, deberán indicarse la hora, fecha de otorgamiento y notario autorizante de la respectiva escritura, o bien, el número de escritura, folio, número de tomo del protocolo y nombre del Notario ante quien se otorgó, así como su vigencia. b) Si intervienen entidades de derecho público, el notario deberá dar fe de la respectiva personería, con vista del acuerdo o aviso publicado en La Gaceta. c) Tratándose de menores costarricenses, el notario dará fe de la representación con vista de las citas de inscripción del nacimiento- en el Registro Civil. d) Cuando la personería conste en registros públicos, indicará la personería vigente con vista del registro respectivo. A este respecto es necesario tener presente lo dispuesto en los Criterios emitidos por la Dirección General del Registro Nacional, Nos. DGRN-652-98 y DGRN-834-98, cuyas principales conclusiones son: 1.- El Notario público, siempre debe dar fe de la personería jurídica. En caso contrario el Registrador tiene la facultad de suspender la inscripción e indicarle al Notario que debe dar fe sobre dicha personería, con el fin de dar fiel cumplimiento al "Principio de Seguridad Jurídica" y "Principio de Publicidad Registral”. 2.- El Registrador (en el caso específico de certificaciones notariales o testimonios de escritura, donde conste la fe pública notarial sobre personerías jurídicas vigentes) no está facultado para poner en duda o desvirtuar la fe de que está investido el notario, ya que debe respetar en el caso referido el principio de excepcionalidad e indubitabilidad.

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3.- Los Registradores, no están obligados a constatar en los libros de Mercantil y Personas, las personerías jurídicas, no transgrediendo ninguna disposición legal o reglamentaria. 4.- Los principios de excepcionalidad e indubitabilidad relacionados anteriormente, no limitan la potestad que tiene el Registrador de hacerle una prevención al Notario cuando éste, en una certificación notarial o testimonio de escritura por error involuntario deja de mencionar las citas de inscripción (TOMO, FOLIO, ASIENTO) en que consta la representación. III. ESCRITURAS EN QUE INTERVENGAN EXTRANJEROS. En atención a lo dispuesto por el artículo 85, en las escrituras en que sean parte ciudadanos extranjeros, deben tenerse presentes los siguientes aspectos: a) Deberán ser identificados con base en los documentos previstos para tal efecto por la ley, las convenciones o los tratados internacionales. b) Se indicará la nacionalidad y, si en el país de origen se usare solo un apellido, el nombre se consignará en esta forma, y en tal caso, el notario deberá dejar constancia de ello. c) Cuando el nombre de la persona se componga de palabras incomprensibles para la cultura costarricense, deberá indicarse a la par de cada una de ellas entre paréntesis, cuál corresponde propiamente al nombre y cuál al apellido o apellidos. IV. INMUEBLES. De conformidad con los artículos 88 y 174 y el Transitorio X de la ley, en las escrituras relativas a inmuebles sujetas a inscripción en el Registro (aportes), deberán indicarse expresamente, la provincia y el número de finca, así como su naturaleza, situación, linderos y medida. Además deberá citarse, a partir del 22 de mayo de 1999, el plano de agrimensura del inmueble, caso contrario el Registro suspenderá la inscripción del documento. Tratándose de documentos judiciales (en nuestro caso los indicados en el artículo 51 del Reglamento del Registro Público), no será necesario indicar la descripción del inmueble

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V. DOCUMENTOS ADICIONALES. De conformidad con el artículo 99, los errores u omisiones de una escritura podrán corregirse por medio de un documento adicional otorgado por los mismos comparecientes, sus causahabientes o representantes, pero no procederá constituir un nuevo acto o contrato. En este mismo sentido, el artículo 39 del Reglamento del Registro Público, establece que si un documento se presenta como adicional de otro y no cumple su objetivo por contener nuevos actos o contratos, el Registrador tramitará lo relacionado a la corrección del documento principal, pero cancelará parcialmente la presentación del documento adicional en cuanto al nuevo acto o contrato. VI. COTEJO ADMINISTRATIVO. Las oficinas encargadas de registrar instrumentos notariales pueden pedir, administrativamente y sin responsabilidad, (testimonio) con el original. El Archivo Notarial los cotejará, si el tomo del protocolo se encontrare depositado en esta oficina; en caso contrario, lo efectuará la Dirección de Notariado. Mientras se realiza el cotejo, el trámite del documento quedará en suspenso y, si se detectare alguna omisión importante o falsedad, la reproducción se tendrá como ineficaz mientras no se dicte resolución judicial en contrario, sin perjuicio de que la parte interesada pueda reponer el documento correcto. VII.

RETIROS SIN INSCRIBIR.

Mediante el artículo 172 se reforma, entre otros, el artículo 15 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), el cual se refiere al retiro sin inscribir de documentos, el que deberá efectuarse en adelante, mediante escritura pública, con la comparecencia del titular del derecho contenido en el documento a retirar. Dicha solicitud estará exenta del pago de derechos de reqistro y cualquier otro impuesto lo cual no debe confundirse con el pago de derechos, timbres e impuestos del documento que se desea retirar, que deberán satisfacerse de conformidad con la respectiva normativa.

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VIII.

ANOTACIONES PROVISIONALES.

En el artículo 178, se reforman varios artículos del Código Civil, siendo los más relevantes los que se enumeran a continuación: a) En el artículo 468 se sustituye la inscripción provisional de los documentos ahí referidos, por la anotación provisional. b) Las demandas indicadas en los incisos 1, 2 y 3, así como el decreto de embargo y secuestro de bienes inmuebles, el que no es necesario practicarlo para efectos registrales según el inciso 4 de¡ citado artículo 468, tendrán un plazo de caducidad de diez años, contados a partir de la fecha de presentación al Diario. c) Las anotaciones relacionadas anteriormente no impiden la inscripción de documentos presentados con posterioridad y se considerarán como un gravamen pendiente en la propiedad. Cualquier adquirente de un bien anotado aceptará expresamente las anotaciones referidas e implícitamente las resultas de¡ juicio. Por ello, al proceder el registrador a inscribir documentos posteriores en fincas que tengan anotaciones referidas en los primeros cuatro incisos del artículo 468, deberá consignar en el campo de "otros" la siguiente leyenda: "inscripción realizada con fundamento en el artículo 468 del Código CIVIL", evitándose con ello el dar curso a cualquier solicitud para que se proceda a la cancelación de dichas anotaciones, en virtud de estar anotadas en cosa ajena. d) De conformidad con el inciso 5 del artículo 468 en cuestión, se anotarán provisionalmente los títulos que no puedan inscribirse definitivamente por cualquier defecto que lo impida. Esta anotación provisional tendrá una vigencia de un año y una, vez determinada su caducidad y no haber sido subsanado el detecto dentro del plazo indicado, serán canceladas por el Registrador al inscribir nuevos títulos, debiendo de previo constatar en el Módulo del Diario, que el documento a cancelar no se encuentra en trámite en el registro, ya que dicha situación suspenderá la caducidad del plazo referido. Con el objeto de actualizar la información relacionada con los trámites de los documentos, y poder determinar fehacientemente la suspensión de la caducidad, deberá registrarse en la hoja de. Trámites del Módulo del Diario, los pases de documentos de los registradores a las Jefaturas de Registradores o a la Dirección.

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e) La anterior disposición entrará a regir, según el Transitorio IX, tres meses después de la entrada en vigencia el Código, sea a partir del 22 de febrero de Por esta razón, los documentos presentados en el lapso del 22 de. noviembre de 1998 al 22 de febrero de 1999, tendrán un plazo de caducidad de 1 año y 3 meses excepto que existan suspensiones de éste. En el caso de los documentos presentados al Registro, en fecha anterior a la entrada en vigencia de la ley, el término de caducidad será de 5 años. f) El plazo de caducidad al que se refiere el indicado inciso 5), se suspenderá en los siguientes casos: 1) Cuando el registrador solicite el cotejo administrativo establecido en el artículo 125 del Código de rito, mientras el Archivo Notarial no se pronuncie. A este respecto es importante señalar, que de conformidad con el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de documentos en el Registro Público, el cotejo lo solicitará esta Dirección al Archivo Notarial, siempre y cuando existan motivos fundados para ello. 2) Cuando se presente algún recurso contra la calificación del registrador. 3) Cuando sea necesaria la comparecencia ante un órgano jurisdiccional para subsanar el defecto. 4) Cuando el documento sometido a calificación, por su complejidad, no pueda cumplir este trámite dentro del plazo fijado por la ley. En ningún caso, la suspensión del plazo de caducidad podrá exceder de tres meses contados desde la fecha de vencimiento original, salvo si se hubieren interpuesto recursos contra la calificación registral en cuyo caso, el plazo de caducidad se reactivará desde la fecha de la notificación de la resolución definitiva del recurso correspondiente. Esa publicidad se realizará a través del expediente que al efecto se tramite en el Departamento de Asesoría Jurídica.

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IX. REFORMAS FISCALES. DOCUMENTOS QUE CONTENGAN OPERACIONES DE PROPIEDAD. a) El artículo 181, reforma los artículos 8, 11 y 15 de la Ley N° 6999, mediante la cual se reduce el impuesto sobre bienes inmuebles al 1.5% más el 0.01% de timbre de Cruz Roja, siendo el total a tasar el 1.51%. Dicho impuesto deberá cancelarse dentro del mes, siguiente a la fecha de otorgamiento del documento. Esta disposición rige a partir del 22 de mayo de 1998. b) De conformidad con el artículo 190, se deroga el artículo 5 de la Ley N° 6575, eliminándose las constancias tributarias. En razón de ello, no se exigirá ninguna constancia o formulario de Tributación Directa en los documentos sujetos a registro, inclusive el formulario D120 y las constancias de sucesiones y renta. c) Los actos o contratos que impliquen traspaso (Ej.: aportes), pagarán cinco colones por cada mil colones o fracción de millar (¢5,oo x ¢1.000,oo). Este cálculo se basará en el mayor valor o estimación dado por las partes en el acto o contrato o el que conste en el Registro Único de Valores. El Registro Único de Valores estará formado por el valor más alto resultante de la estimación o precio del acto o contrato y el que conste en el Registro de Valores de Tributación Directa, actualizándose con las hipotecas que se constituyan e inscriban, la que realizará Tributación Directa al transferir a dicho registro los valores actuales. DOCUMENTOS DE MERCANTIL, PERSONAS Y ASOCIACIONES. El artículo 179 reforma los artículos 1 a 9 de la Ley de Aranceles del Registro Público, N° 4564, de 29 de abril de 1970, cuyas principales particularidades son: a) Los documentos sujetos a inscripción o anotación pagarán un mínimo de dos (¢2.000,oo), salvo que le corresponda pagar una suma mayor según el arancel o esté exento del pago de derechos de Registro. b) La constitución, los nombramientos, las prórrogas del plazo social, los poderes y las modificaciones al pacto social de las sociedades mercantiles en el Registro Mercantil, incluso los aumentos de capital, pagarán por cada inscripción de documento relativo a una misma persona jurídica, una suma única equivalente a la décima parte del salario base definido en la Ley N° 7337 de 5 de mayo de 1993.

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Dichas inscripciones estarán exentas del pago del timbre agrario creado por la Ley N° 5792 de 1 de setiembre de 1975. c) Cualquier otra operación distinta de las indicadas, de asociaciones civiles, mercantiles, personas, así como documentos adicionales, expedición de cédulas jurídicas y gestiones administrativas que no sean ocursos ni estén motivadas en errores registrales, pagará dos mil colones (¢2.000,oo). d) Por las certificaciones de historial, literal, personería y de cualquier otro tipo, se pagarán trescientos colones (¢300,oo) por cada personería. e) Todos los actos o contratos inscribibles en el Registro deberán cancelar todos los tributos, timbres e impuestos respectivos al ser presentados al Diario, mediante entero bancario, excepción hecha de los mandamientos judiciales cuyo pago de derechos podrá hacerse mediante especies fiscales, debiendo además presentarse con la boleta de seguridad especial que al efecto pondrá el Registro a disposición de las respectivas Autoridades Judiciales. El Registro no inscribirá documentos que deban satisfacer dichos tributos, timbres e impuestos, si han dejado de cubrirlos íntegramente y cancelará el asiento de presentación de los documentos recibidos en estas condiciones, si el interesado no cubriere el faltante en el término de tres meses calendario, contados a partir de la fecha de presentación del documento. f) En el caso de que en un documento constaren actos o contratos consignados en moneda extranjera, el arancel se calculará mediante la conversión de esta moneda a colones, conforme al tipo de cambio oficial vigente a la fecha de otorgamiento del acto o contrato. g) Quedan vigentes las exenciones, tributarias referidas en el artículo 20 de la Ley N° 6575, de 27 de abril de 1981, el artículo 2 de la Ley N° 7293, de 3 de abril de 1992, así como las certificaciones y mandamientos provenientes de autoridades judiciales en materia penal, de trabajo, agraria y de familia. h) Además, el artículo 189, adiciona la Ley de Aranceles del Registro, estableciendo que todos los actos o contratos pendientes de pago total o parcial al momento de la promulgación de esta ley (17 de abril de 1998), contarán con un plazo de un año para pagar lo adeudado, conforme a la legislación anterior. Transcurrido dicho plazo deberá cancelar los derechos de Registro con base en el nuevo arancel.

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Con el objeto de inscribir los documentos presentados antes de la promulgación del Código Notarial y que se encuentren defectuosos por falta de pago de derechos de registro o del impuesto de traspaso, dichos documentos están exonerados del pago de recargo, intereses o multas. Los derechos de registro pendientes, así como las demás especies fiscales, podrán pagarse por medio de timbres. X. ADICIONES A LA LEY SOBRE INSCRIPCION DE DOCUMENTOS. Mediante el artículo 184 se adicionan varios artículos a la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, entre ellos, el artículo 31 que dispone que el registrador a quien se le asignó tramitar el documento deberá corroborar si los medios de seguridad que lo acompañan corresponden a los asignados al notario o funcionario público respectivo, caso contrario deberá cancelarse el asiento de presentación. Cuando una escritura pública se otorgue ante dos o más notarios, será suficiente el empleo del medio de seguridad requerido a cualquiera de ellos.

XVI. OFICINA DE RESERVA DE NOMBRE. El artículo 186 adiciona el artículo 235 bis al Código de Comercio, Ley N° 3284 de 30 de abril de 1964, mediante el cual se crea en el Registro Mercantil, la Oficina de reserva de nombre, cuyo funcionamiento se establecerá vía reglamento.

Atentamente,

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CIRCULAR DR-PJ 026-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

DEPARTAMENTO DE DIARIO, REGISTRADORES, FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE RESERVA DE NOMBRE

FECHA:

25 de noviembre de 1998

ASUNTO:

Funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre

Con la entrada en vigencia del Código Notarial a partir del 22 del mes en curso, inició su funcionamiento la Oficina de Reserva de Nombre, en virtud de lo cual se hace necesario establecer el procedimiento a seguir en la tramitación de las solicitudes que dicha oficina debe recibir, el que se puede resumir como sigue: a) La solicitud de reserva (que debe referirse únicamente a un nombre), puede realizarse mediante escritura pública o documento privado y, contendrá el nombre completo y calidades del o de los solicitantes, así como la denominación que se reserva y su aditamento. En caso de que se realice mediante escritura pública, bastará que su testimonio sea firmado por el Notario autorizante así como el sello respectivo; en caso de que la solicitud sea autenticada, deberá contener la firma del o de los solicitantes así como la firma del abogado autenticante y su sello. A la solicitud deberá adjuntársele para su presentación, la boleta del Notario autorizante o del Abogado autenticante, según sea el caso. b) El funcionario encargado de la recepción de la solicitud verificará el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad indicados en el punto anterior (firma del Notario o Abogado, sello y boleta de seguridad), así como del pago de la suma de dos mil colones (¢2.000,oo) en timbre del Registro Nacional, debiendo rechazar la solicitud, en caso de incumplimiento de alguno de ellos. c) Una vez presentada la solicitud, deberá incorporarse en el Módulo "Entrada de Datos" del Diario, la información del documento, estableciéndose como fecha de otorgamiento, en el caso de los documentos autenticados, la de expedición del documento. Además deberá incorporarse la siguiente información: CLASE: 14 TIPO DE MOVIMIENTO: 24 OPERACIONES: 0

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d) En el Libro de Primeras Presentaciones se incorporará la información correspondiente, indicándose el nombre a reservar y su aditamento, el cual ha de capturarse de acuerdo a los siguientes parámetros: •

El nombre de las entidades jurídicas deberá transcribirse tal y como venga consignado en el documento, haciendo caso omiso de los paréntesis, puntos o guiones que contenga.

•

Si en virtud de la extensión del nombre, éste no puede incluirse en su totalidad, deberá transcribirse hasta donde sea posible, sin hacer abreviatura alguna, excepto en cuanto a su aditamento como se indicará más adelante.

•

El aditamento se abreviará sin consignar puntos ni signo alguno después de cada letra entre las cuales se dejará un espacio, así:

Empresa Individual de Responsabilidad Limitada Sociedad en Comandita Sociedad en Nombre Colectivo Sociedad de Responsabilidad Limitada o Limitada Sociedad Anónima Sociedad Anónima Laboral Sociedad Anónima Deportiva

EIRL S en C SC S R L o LTDA SA SAL SAD

e) Una vez recibida la solicitud por los funcionarios de la Oficina de Reserva de Nombre, éstos realizarán su estudio de conformidad con la normativa pertinente para establecer su procedencia. La búsqueda de similitudes se realizará tomando en cuenta la información contenida en el Libro de Primeras Presentaciones del Diario, el Módulo de Reserva de Nombres y el Padrón de Cédulas Jurídicas. En caso de no proceder la solicitud de reserva de nombre, consignarán en el Módulo del Diario, la respectiva marginal cancelando su asiento de presentación e indicando la circunstancia que motiva el rechazo. f) Tanto las solicitudes rechazadas como aquellas cuyos nombres se han reservado, se pasarán como “inscritas" al Departamento de Archivo. g) Con el objeto de evitar posibles errores en la reserva de nombres, los señores Registradores de Partido, deberán realizar la búsqueda de similitudes de nombres de aquellas constituciones de entidades jurídicas, sin reserva previa, diariamente después de las 12 mediodía.

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h) En el documento de constitución de la entidad cuyo nombre se ha reservado,

deberá indicarse el tomo y asiento de presentación del documento de reserva. Al ingresar dicho documento al Diario, el funcionario respectivo procederá a incorporar en el espacio de "PRINCIPALES" de la "Entrada de Datos", esa información. Los registradores a quienes correspondan tales documentos están obligados a verificar que se haya cumplido con lo antes expuesto, debiendo en caso de omisión, incorporar inmediatamente dicha información. Anexo N° 27456-J EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA Y LA MINISTRA DE JUSTICIA Y GRACIA En uso de las facultades que los confiere el artículo 140 de la Constitución Política de. la República, en sus incisos 3), y 18). y (te .conformidad con lo dispuesto en el artículo 235 Bis del Código de Comercio (Ley N. 3284 de 30 de abril de 1964 y sus reformas). Artículo 1. Que por artículo 186 del Código Notarial (Ley N° 7764 de 22 de abril de 1998), se adiciona el artículo 235 Bis al Código de Comercio, mediante el cual se crea la Oficina de Reserva de Nombre en el Registro Mercantil. Artículo 2. Que tal y como lo dispone la mencionada norma, el funcionamiento de la Oficina de Reserva de Nombre, así cuino el procedimiento en la tramitación de las respectivas solicitudes, debe establecerse a través de reglamento. Por tanto, decretan El siguiente REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA DE RESERVA DE NOMBRE Artículo 1. Finalidad. La Oficina de Reserva de Nombre, en adelante denominada "la Oficina", tiene como finalidad garantizar un derecho de prioridad en la utilización de nombres de las personas jurídicas, cuya constitución deba inscribirse en cualquiera de los Registros que componen el Registro de Personas Jurídicas. Artículo 2. Solicitud. La solicitud deberá referirse únicamente a la reserva de un nombre, y se podrá hacer mediante: escritura pública o bien en documento privado, debiendo en el primer caso el testimonio estar firmado por el Notario autorizante. En el caso de documento privado, deberá éste contener las firmas del o de los solicitantes, debidamente autenticadas. Dicha solicitud contendrá además, el nombre completo y calidades del solicitante, así como la denominación que se desea reservar y su aditamento. Artículo 3. Boleta de Seguridad. A la solicitud de reserva, deberá adjuntársele una boleta de seguridad de las asignadas al Notario autorizante o abogado auténticante, según sea el caso.

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Artículo 4. Aranceles. Cada solicitud devengará por su tramitación, el monto de derechos de registro que al efecto se indique en la Ley de Aranceles del Registró Público. Los aranceles pagados en las solicitudes rechazadas, no podrán utilizarse en una nueva solicitud de reserva. Se cancelará el asiento de presentación de la solicitud que no hubiere satisfecho totalmente el monto de derechos a cancelar. Artículo 5. Prioridad. Las solicitudes de reserva de nombre se presentarán a la Oficina Diario y se tramitarán por orden de presentación. Artículo 6. Calificación. Recibidas las solicitudes por el registrador de la Oficina, se procederá a su calificación, la cual deberá realizar en un plazo máximo de tres días hábiles. El incumplimiento injustificado de esta disposición, ocasionará la apertura de un procedimiento administrativo contra el servidor negligente, en donde se fijarán ¡as responsabilidades del caso. La calificación se realizará con estricto apego a las disposiciones legales que regulen la materia, este reglamento, así como de los criterios registrales que al efecto se emitan. Artículo 7. Rechazo. En caso de ser rechazada la solicitud de reserva de nombre deberá consignarse la marginal respectiva y cancelar su asiento de presentación. Artículo 8. Vigencia de la reserva. La reserva tendrá una licencia de tres meses contados partir de la fecha de su aprobación, lo cual se hará constar en el respectivo documento. Durante dicho plazo deberá presentarse e inscribirse, el testimonio de escritura de constitución de la entidad jurídica. ya que pasado dicho término, caducará la reserva, extinguiéndose el derecho respectivo, salvo cuando se haya presentado el proceso de ocurso, en cuyo caso debe suspenderse el plazo de caducidad hasta tanto se resuelva definitivamente el ocurso. Artículo 9. Efectos. El nombre reservado no es susceptible de traspaso o cesión parcial o total. Una vez practicada la reserva. por los medios tecnológicos de que disponga este Registro, la oficina no inscribirá acto alguno relacionado con ella. La reserva, salvo el propósito para el cual se creó, no crea ningún otro tipo de derecho registral. Artículo 10. Extinción. El derecho de, reserva se extingue: Por el vencimiento del plazo por el que fue reservado; con la inscripción, dentro del plazo, de la escritura de constitución de la persona jurídica para la cual se reservó y; por renuncia del titular del derecho en los mismos términos en que lo solicitó. Artículo 11. Inscripción. El testimonio de constitución deberá relacionar el documento original de reserva, caso contrario sin excepción se tendrá por no operada la reserva de nombre de la entidad. El o los solicitantes cuyos nombres consten en el documento de reserva, deberán necesariamente ser constituyentes en la escritura respectiva Artículo 12. -Vigencia. Este reglamento entrara en vigencia a partir del 22 de noviembre de 1998. Dado en la Presidencia de la República, San José a los dieciséis días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y ocho. Miguel Angel Rodríguez Echeverría -Licda- Mónica Nagel Berger, Ministra de Justicia y Gracia. 1 vez. - (Solicitud N° 17076). - C7400.(76351)

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CIRCULAR DR-PJ 027-1998 DE:

DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS

PARA:

SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS EN GENERAL

FECHA:

9 de diciembre de 1998

ASUNTO:

Procedimiento Retiro Sin Inscribir

Debido a que el artículo 172 del Código Notarial (Ley N° 7764 publicada en La Gaceta el 22 de mayo de 1988), reformó entre otros el artículo 15 de la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley N°. 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas), y en virtud de la diversidad de criterios existentes entre los señores Registradores, en relación el procedimiento de retiro sin inscribir de documentos en los Registros Mercantil, Personas y Asociaciones, se hace necesario establecer los lineamientos que en adelante se deberán aplicar para dichos casos.

42 a) Todo retiro sin inscribir deberá realizarse mediante escritura pública, la que no generará pago de derechos de Registro alguno. b) Entratándose de constituciones de entidades jurídicas (sociedades, asociaciones, fundaciones, etc.), el retiro constituyentes. c) En el caso de protocolizaciones de actas de Asambleas (de socios, asociados, etc.), deberá comparecer a solicitar el retiro, el personero o representante de la entidad jurídica que expresamente haya autorizado la Asamblea. En este caso, deberá indicarse en la escritura de retiro, la hora y fecha de celebración de la indicada Asamblea y deberá el Notario dar fe con vista del libro de actas respectivo, que la misma se encuentra debidamente asentada y firmada por quienes debieron hacerlo. d) Cuando se trate de protocolizaciones de sesiones de Junta Directiva, el retiro podrá ser solicitado por el personero o representante de la entidad jurídica, expresamente autorizado por la Asamblea General o la Junta Directiva. En este caso, deberá indicarse en la escritura d.- retiro, la hora y fecha de celebración de la asamblea o sesión de Junta Directiva y deberá el Notario, dar fe con vista del libro de actas respectivo, que dicha acta se encuentra debidamente asentada y firmada por quienes debieron hacerlo.

e) En los casos de otorgamiento, revocatoria, renuncia o sustitución de poderes, dichos documentos podrán ser retiradas por quien otorga, sustituye o revoca el poder como por el apoderado o renunciante del poder. Además, en el caso de poderes otorgados por personeros de entidades jurídicas, éstos podrán ser retirados sin inscribir por el personero o representante de la entidad, debidamente autorizado por la Asamblea General o Junta Directiva, en cuyo caso deberá cumplirse con lo dispuesto en los apartes c) y d) anteriores. f) Cuando se trate de mandamientos expedidos en sede judicial o administrativa (curatelas, insanias, insolvencias, etc.), dichos documentos únicamente podrán ser retirados mediante orden de la respectiva Autoridad Judicial o Administrativa en dicho sentido, en la cual deberá indicarse la hora y fecha de la resolución que así lo ordena. Ver además circular PJ-06-99 Atentamente,

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