REGISTRO DE LA PROPIEDAD DMQ
PLAN ESTRATÉGICO Actualización para el período 2013-2016
Diciembre 2012
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RESUMEN La Planificación Estratégica del Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito (RPDMQ), es un ejercicio técnico-participativo, que permite orientar las acciones futuras, que es necesario cumplirlas en el corto, mediano y largo plazo, por parte de autoridades, directivos, mandos medios y personal operativo, para el cumplimiento oportuno de los objetivo institucionales. Sobre la base de las particularidades de la etapa de transición y de la dinámica actual de la gestión registral, se considera que es necesario actualizar el Plan Estratégico previamente aprobado en el mes de enero de 2012 para el período 2012-2015; planteándose una nueva temporalidad de cuatro años (período 2013-2016), que permita orientar a la institución hacia un mejor posicionamiento institucional, al incremento de la credibilidad y confianza de la ciudadanía; y, a la continuación de la optimización de los procesos internos y el uso eficiente de los recursos humanos, financieros y tecnológicos, con el propósito de brindar un servicio de excelencia y de calidad a los usuarios de los servicios registrales, con la participación de todo el personal que integra la institución. La nueva perspectiva de gestión del Sistema Registral del Distrito Metropolitano de Quito, es el principal elemento de esta planificación estratégica, que bajo una visión integral, modernista y de vanguardia, conducirá al Registro de la Propiedad hacia la sostenibilidad jurídica, técnica y financiera, sobre la base del cabal cumplimiento de sus competencias, en el marco de la ley.
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SIGLAS Y ABREVIATURAS BPM: COOTAD:
Administración de Procesos de Negocios Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía Descentralización Deed registration: Registro por escritura DINARDAP: Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos MDMQ: Municipio del Distrito Metropolitano de Quito NTICs: Nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones RPDMQ: Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito Teller: Sistema de recaudación municipal Title registration: Registro por título Sis-Registro: Sistema de seguimiento de trámites SISVI: Sistema Integral de Servicios Virtuales
y
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CONTENIDO 1.
Antecedentes .................................................................................................................. 6 1.1. Marco jurídico ....................................................................................................... 6 1.2. Administración municipal del RPDMQ .................................................................. 7 1.3. Estrategia para la gestión del RPDMQ ................................................................. 7 2. Planificación Estratégica en el RPDMQ ........................................................................ 9 2.1. Modelo de gestión ................................................................................................ 9 3. Plan Estratégico............................................................................................................ 10 3.1. Antecedentes ...................................................................................................... 10 3.2. Ejes de la Gestión del Registro de la Propiedad ................................................. 10 3.3. Visión .................................................................................................................. 12 3.4. Misión ................................................................................................................. 12 3.5. Políticas .............................................................................................................. 12 3.6. Valores................................................................................................................ 14 3.7. Objetivos estratégicos......................................................................................... 14 3.8. Alineación de los Objetivos Estratégicos del RPDMQ.- ...................................... 15 3.9. Estrategias y metas por cada objetivo estratégico.- ........................................... 16 4. Construcción de la Nueva Institucionalidad del RPDMQ .......................................... 19 5. La Transformación Institucional ................................................................................. 21 6. El Control Institucional ................................................................................................ 22 7. El Sistema de Seguimiento y Evaluación Institucional ............................................. 22 7.1. Sistema Quito Avanza ........................................................................................ 23
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Presentación Uno de los objetivos estratégicos del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito –MDMQ, es “Fortalecer un modelo institucional que permita contar con indicadores claros y transparentes de rendición de cuentas que consoliden la autonomía y eficiencia en la gestión del Municipio en el Distrito”. Sobre la base de este objetivo, el Registro de la Propiedad (RPDMQ) ha definido su planificación y sus líneas de acción, con miras a: incrementar la calidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los servicios registrales, utilizando nuevos procedimientos administrativos, sistemas de información y tecnología de vanguardia; para optimizar los recursos disponibles y controlar los tiempos de respuesta, que permitan un fácil acceso a los servicios registrales y la atención oportuna de las demandas de los usuarios. A través de este proceso de cambio y modernización, se busca consolidar los procesos registrales, en el marco de la seguridad jurídica que exigen los actos relacionados con la propiedad inmobiliaria, que por disposición de la ley deben inscribirse en el Registro de la Propiedad, para fortalecer el régimen de derecho. La consolidación del modelo de gestión del RPDMQ, conlleva la revisión continua de marcos conceptuales, marcos jurídicos, procesos y procedimientos de trabajo, automatización y sistematización, profesionalización del personal y medición del desempeño; para evitar, tanto ineficiencias en la gestión de los procesos internos, por la falta de una definición oportuna y clara de las políticas orientadas a la mayor certeza jurídica del registro de los inmuebles; como limitaciones en las operaciones del mercado inmobiliario, que afecten de una u otra forma a la seguridad sobre la situación legal de los predios, la contratación de los créditos hipotecarios y la confianza del sector financiero respecto al retorno de sus inversiones. Bajo estas consideraciones y para enfrentar los desafíos del nuevo modelo de gestión, el RPDMQ ha elaborado su Plan Estratégico Institucional actualizado para el período 20132016, que contiene la misión, visión, objetivos estratégicos, estrategias, proyectos, actividades específicas y tácticas de ejecución, que permitirán consolidar la nueva institucionalidad de los servicios registrales en el Distrito Metropolitano de Quito y orientar las acciones futuras de la institución para alcanzar el objetivo general de convertir al Registro de la Propiedad en una institución jurídico-técnica, que brinde servicios registrales bajo parámetros organizacionales altamente competitivos, tanto a nivel nacional como internacional.
Dr. Sandro Vallejo Aristizábal REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD DEL DMQ
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1.
Antecedentes
1.1.
Marco jurídico
El marco jurídico de los servicios registrales consta principalmente en la Constitución de la República, en el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD y en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos. El artículo 265 de la Constitución, señala: “El sistema público de registro de la propiedad será administrado de manera concurrente entre el Ejecutivo y las municipalidades”. El artículo 142 del COOTAD, dispone: “Ejercicio de la competencia de registro de la propiedad.- La administración de los registros de la propiedad de cada cantón corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados municipales. El sistema público nacional de registro de la propiedad corresponde al gobierno central y su administración se ejercerá de manera concurrente con los gobiernos autónomos descentralizados municipales de acuerdo con lo que disponga la ley que organice este registro. Los parámetros y tarifas de los servicios se fijarán por parte de los respectivos gobiernos municipales.” Por su parte, el artículo 15 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, establece que el Registro de la Propiedad llevará su registro bajo el sistema de información cronológica, personal y real. El artículo 16 de la misma ley, especifica que el Folio Personal, “es el sistema de anotación de hechos y actos jurídicos que se lleva de acuerdo a la persona que los causa o sobre quien recae y, en el caso del registro de la propiedad, la descripción del inmueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, y el título causal, los gravámenes, interdicciones y sus cancelaciones, así como las constancias de solicitudes de certificados”. De acuerdo con el artículo 17 de esta ley, el Folio Real, “es el sistema de anotación de actos jurídicos que se llevan de acuerdo al objeto del que trata el registro. La información consistirá en la descripción del inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el título causal, los gravámenes, interdicciones y sus cancelaciones, y las constancias de solicitudes de certificados”. El artículo 18 de este cuerpo legal, establece que Folio Cronológico, “es el registro de los títulos, actos y documentos cuya inscripción se solicita, que se efectúa de acuerdo al orden en que esta petición ocurre. Este sistema incluye al menos un libro índice y un repertorio, en ellos se asentarán todos los datos referentes a la persona, inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el título causal, los gravámenes, interdicciones y sus cancelaciones, y las
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constancias de solicitudes de certificados; así como en el caso de las personas jurídicas las modificaciones y todo acto societario que se presente”. Finalmente, el artículo 19 de dicha ley, establece que: “De conformidad con la Constitución de la República, el Registro de la Propiedad será administrado conjuntamente entre las municipalidades y la Función Ejecutiva a través de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. Por lo tanto, el Municipio de cada cantón o Distrito Metropolitano se encargará de la estructuración administrativa del registro y su coordinación con el catastro. La Dirección Nacional dictará las normas que regularán su funcionamiento a nivel nacional”. 1.2.
Administración municipal del RPDMQ
En cumplimiento de este marco jurídico, la Municipalidad del Distrito Metropolitano de Quito, emitió la Resolución No. A0017 del 09 de junio del 2011, mediante la cual dispone la creación de la Unidad Especial denominada “Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito”, dotada de autonomía administrativa, financiera y funcional, adscrita a la Administración General del MDMQ. 1.3.
Estrategia para la gestión del RPDMQ
La estrategia de diferenciación para la gestión del RPDMQ, se sintetiza en el siguiente gráfico:
Fuente y Elaboración: Planificación del RPDMQ
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La estrategia de diferenciación de los servicios registrales del RPDMQ, concentra sus acciones en la modernización de los servicios registrales, con la incorporación de métodos, procedimientos y técnicas modernas de planificación y el necesario respaldo de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones NTICs. Dicha estrategia que se plantea ejecutarla en el corto, mediano y largo plazo, permitirá al RPDMQ consolidar la seguridad jurídica mediante la implementación de un servicio registral 100% virtual para la ciudadanía, vía internet y en tiempo real, que se fundamenta en las mejores prácticas internacionales; y, cuya implementación se realizará conforme el Plan Estratégico Institucional actualizado, previsto para el período 2013-2016, que aquí se presenta.
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2.
Planificación Estratégica en el RPDMQ
2.1.
Modelo de gestión
La administración del RPDMQ impulsa la ejecución de un modelo de gestión orientado a procesos y basado en resultados, que optimiza los recursos disponibles y orienta las acciones estratégicas hacia el cumplimiento de la planificación institucional y los planes operativos, en la periodicidad establecida en la planificación, a efectos de atender en forma eficiente y oportuna las demandas de la comunidad. La utilización de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos, asignados para la producción de bienes y servicios (productos), que se ponen a disposición de la comunidad (resultados), deben sujetarse a un sostenido proceso de planeación, ejecución, control y retroalimentación, que sea permanentemente evaluado y mejorado al interior de la organización, cuyo conjunto de actividades que utilizan recursos y procedimientos para transformar lo que entra al proceso (Input), generen productos de salida con la calidad requerida por los usuarios (Output). Con estos elementos, el Registro de la Propiedad, gestionará sus servicios, bajo el siguiente esquema:
Programación y Presupuestación
Ejecución
Fuente: Registro de la Propiedad del DMQ Elaboración: Planificación del RPDMQ.
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3.
Plan Estratégico
3.1.
Antecedentes
El Plan Estratégico es un instrumento que orienta la gestión del Registro de la Propiedad del DMQ, hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales, en el marco del Plan de Desarrollo del Distrito Metropolitano de Quito, bajo una visión de mediano y largo plazo. Por su parte, el Registro de la Propiedad es uno de los principales actores de la gestión municipal, que pueden aportar a la mayor competitividad del Distrito Metropolitano de Quito, y por lo mismo, la tendencia de modernización del servicio para garantizar la seguridad jurídica de la transaccionalidad inmobiliaria, es uno de los referentes principales en su planificación institucional. Adicionalmente, con el propósito de fortalecer la nueva institucionalidad del Servicio Registral en el Distrito Metropolitano de Quito, es indispensable conducir en forma ordenada y sistémica, el proceso de consolidación de la sostenibilidad jurídica, técnica y financiera en el largo plazo, sobre la base de una información real y objetiva, que permita el desarrollo institucional y facilite la toma de decisiones en el marco de las políticas públicas que en este aspecto adopten tanto la Municipalidad de Quito como el Gobierno Nacional. 3.2.
Ejes de la Gestión del Registro de la Propiedad
La modernización de los servicios registrales se centra en los siguientes ejes estratégicos:
Fuente y elaboración: Registro de la Propiedad del DMQ
Sobre la base de los ejes mencionados, la administración del Registro de la Propiedad orientará sus acciones y sistemas específicos, en el marco de la modernización y automatización integral de los servicios registrales, con énfasis en los siguientes propósitos:
Gestionar los servicios registrales por procesos. 10-23
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Acercar los servicios registrales al usuario y atender en forma rápida sus demandas.
Aplicar criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, consistentes con su relación costo/beneficio.
Involucrar más a los principales actores de la cadena de valor del macro proceso de transferencia de dominio, con inclusión del sector privado.
Generar datos consistentes y suficientemente respaldados.
Proveer información segura y de calidad.
Disponer en tiempo real de información precisa y necesaria para la generación y entrega de los productos registrales.
Para lograr estos propósitos, se considerarán progresivamente las siguientes estrategias que son un referente en diversos países del mundo, en el marco del desarrollo del sistema registral:
Digitalización, indexación, organización de libros físicos e información en formato digital.
Implementación de un sistema de trazabilidad, para el seguimiento de los trámites que se realicen dentro del proceso.
Virtualización de los servicios vía internet, para que el ciudadano no tenga la necesidad de ir a las oficinas del RPDMQ.
Introducción del uso de mapas catastrales digitales.
Aplicación del mecanismo de información basado en Folio Real.
Implementación de planes, programas y procedimientos de control de calidad de la información.
Implementación de formularios, procedimientos y regulaciones claras, precisas y comprensibles, con la finalidad de evitar inconvenientes a los usuarios del RPDMQ y reducir costos operativos, con el propósito de incrementar la equidad en el acceso a los servicios registrales.
Construir la nueva institucionalidad del RPDMQ.
La utilización de nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, para optimizar los procesos registrales. 11-23
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La implementación de procesos técnico-jurídicos, que aporten a la sostenibilidad de la calidad de la información.
El establecimiento de mecanismos de rendición de cuentas, para la transparencia de la gestión registral.
3.3.
Visión
El RPDMQ en el año 2016 será una entidad eficiente, eficaz y socialmente responsable, líder Nacional y Latinoamericano en la generación de valor público, a través de la prestación de servicios registrales de excelencia, que sean sostenibles en el tiempo y que continúen garantizando la seguridad jurídica de la información de la propiedad inmobiliaria en el Distrito Metropolitano de Quito.
3.4.
Misión
Brindamos a la ciudadanía servicios registrales de calidad, con oportunidad y transparencia, que garantizan la seguridad jurídica de la información de la propiedad inmobiliaria y su gestión documental, para contribuir al desarrollo social y económico del Distrito Metropolitano de Quito. 3.5.
Políticas
Políticas Generales
Cumplir nuestro trabajo con excelencia. Brindar un trato justo y esmerado a los usuarios, considerando que el fin de la institución es el servicio a la comunidad. El personal del RPDMQ, debe mantener un comportamiento ético en el desempeño de sus funciones.
Políticas de Calidad
Proporcionar un servicio registral de excelencia, que se oriente a resultados y con los más altos estándares de seguridad jurídica; con la participación de personal comprometido y competente, que conoce a los usuarios y se esfuerza por sobrepasar sus necesidades y expectativas. Mantener el compromiso de mejora continua, cumpliendo la legislación nacional e internacional aplicable.
Políticas de Planificación
Cumplir y hacer cumplir los planes, programas, proyectos y actividades aprobadas, que son de competencia del RPDMQ. Mantener actualizados los instrumentos y herramientas de la planificación institucional e informar periódicamente a la máxima 12-23
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autoridad sobre los resultados logrados en el cumplimiento de metas y objetivos. Política de Inversión
Establecer criterios técnicos y definir el marco de actuación dentro del cual se realizará el análisis, la evaluación, la toma de decisiones y el seguimiento de las inversiones realizadas por el RPDMQ.
Política Social
Dar viabilidad a las actividades de desarrollo del Distrito Metropolitano de Quito, mediante una gestión social inclusiva, comprometida con el respeto a los derechos humanos y con la participación ciudadana.
Política de Servicio
Mantener el compromiso firme de ofrecer a nuestros usuarios, productos y servicios de calidad, para la satisfacción de la ciudadanía mediante una organización eficiente que permita conocer, interpretar y atender integralmente sus demandas en el ámbito registral.
Política de Información y Rendición de Cuentas
En la gestión de los procesos internos y en la relación con la ciudadanía, el RPDMQ valora y protege la información y el conocimiento, como activos estratégicos. Los flujos de información contribuyen al cumplimento de los compromisos legales y responden al compromiso institucional con los usuarios, en el marco del respeto de la propiedad intelectual y de la rendición de cuentas.
Política de Gestión del Talento Humano
El RPDMQ enmarca la relación laboral con sus servidores, de conformidad con el ordenamiento jurídico y la legislación aplicable en el país, la normativa interna y los contratos individuales de trabajo.
Política de Control Interno
El personal del RPDMQ, debe conocer las normas y procedimientos internos, a fin de cumplirlos y orientarlos. El RPDMQ define en forma clara y explícita la aplicación objetiva, sistemática y homologada del control interno en todos sus procesos. El control interno ayuda a la institución a conseguir sus metas, a asegurar la confiabilidad de sus resultados y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Política de Comunicación
Asumir la comunicación con un enfoque estratégico orientado a afianzar su identidad corporativa, formar opinión pública favorable, facilitar la interacción entre Direcciones y áreas de responsabilidad; así como gestionar las relaciones con el entorno.
Política para la Gestión Integral de Riesgos
Definir en forma clara y explícita el marco conceptual y de actuación para la aplicación objetiva, sistemática y homologada de la Gestión Integral de Riesgos.
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3.6.
Valores
Honestidad.- El comportamiento del personal del RPDMQ, es transparente consigo mismo y con sus semejantes. Respeto.- Es la base fundamental para una convivencia sana, pacífica y productiva e implica tener una clara noción de los derechos de las personas. Responsabilidad.- Tener conciencia y dimensionar adecuadamente las consecuencias de lo que se hace o se deja de hacer. Perseverancia.- Es el convencimiento de que se pueden llevar a buen término las actividades que se emprenden en forma individual y colectiva, que deben realizarse con alta motivación y sentido de compromiso. Lealtad.- Es el sentimiento de fidelidad y respeto para llevar adelante ideas o acciones con las que la institución se identifica. Solidaridad.- El apoyo, la comprensión y la colaboración mutua para conseguir un fin institucional común, sobre la base de los preceptos de libertad, igualdad, confraternidad y demás valores morales. 3.7.
Objetivos estratégicos
Para cumplir la visión y misión del RPDMQ, se definen los siguientes objetivos estratégicos y su alineación con el Plan de Desarrollo del MDMQ y el Plan Nacional para el Buen Vivir PNBV: Objetivos Estratégicos: o Incrementar la seguridad jurídica y poner en valor los actos registrales relacionados con la propiedad inmobiliaria en el DMQ, garantizando su gestión documental y un servicio de excelencia a la ciudadanía. o Incrementar la rentabilidad social del RPDMQ, mediante un servicio incluyente y el uso eficiente del presupuesto. o Mejorar la capacidad de respuesta institucional ante requerimientos internos o de entidades y organismos de gobierno y de control. o Incrementar la eficiencia institucional, mediante la mejora continua de procesos, su sistematización y automatización. o Incrementar el desarrollo del talento humano y el valor del servicio público, mediante una renovada cultura de planificación, de gestión del conocimiento, de infraestructura tecnológica y de consolidación de la nueva imagen institucional. 14-23
REGISTRO DE LA PROPIEDAD DMQ 3.8.
Alineación de los Objetivos Estratégicos del RPDMQ.PLAN NACIONAL PARA EL BUEN VIVIR
OBJETIVO
1. Auspiciar la igualdad, cohesión e integración social y territorial en la diversidad
12. Consolidar la transformación del Estado para el Buen vivir
POLÍTICA
LINEAMIENTO
1.1 Garantizar los derechos del Buen Vivir para la superación de todas las desigualdades (en especial salud, educación, alimentación, agua y vivienda)
a. Ampliar la cobertura y acceso de los servicios públicos de salud y educación para toda la población, mejorando la infraestructura física y la provisión de equipamiento, a la vez que se eliminen barreras de ingreso a grupos de atención prioritaria, mujeres, pueblos y nacionalidades
PLAN DE DESARROLLO LOCAL DMQ EJES OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
2. Quito para los ciudadanos
12.3. Consolidar el modelo de gestión estatal articulado que profundice los procesos de descentralización y desconcentración y que promueva el desarrollo territorial equilibrado
b. Fomentar el proceso de formación de regiones autónomas y distritos metropolitanos autónomos, impulsando la equidad y equilibrio inter territorial
3. Quito lugar de vida y convivencia
12.2 Consolidar la nueva organización y rediseño institucional del Estado que recupere las capacidades estatales de rectoría,
b. Implementar reformas organizativas en articulación con el modelo de gestión desconcentrado, descentralizado e intercultural
7. Quito participativo, eficiente, autónomo y democrático
2.6.4 Transversalizar el enfoque de inclusión en la gestión municipal a través de la articulación sectorial y la implementación distrital y territorial para su institucionalización
3.5.1 Regularizar todos los barrios informales en el Distrito y trabajar simultáneamente en el control para evitar el surgimiento de nuevos asentamientos informales, a través del ejercicio de la autoridad, en el marco del plan de ordenamiento territorial y el plan de uso del suelo 7.2.1 Consolidar un modelo de gestión metropolitano, democrático, integral, desconcentrado y participativo mediante la aplicación de mecanismos
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REGISTRO DE LA PROPIEDAD OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
1. Incrementar la seguridad jurídica y poner en valor los actos registrales relacionados con la propiedad inmobiliaria en el DMQ, garantizando su gestión documental y un servicio de excelencia a la ciudadanía
2. Incrementar la rentabilidad social del RPDMQ, mediante la calidad del servicio y el uso eficiente del presupuesto
3. Mejorar la capacidad de respuesta institucional ante requerimientos internos ó de entidades y organismos de gobierno y de control
REGISTRO DE LA PROPIEDAD DMQ planificación, regulación, investigación participación
control, y
12.4. Fomentar un servicio público eficiente y competente
3.9.
e. Implementar planes y programas de formación y capacitación de los servidores públicos del Estado central y de los gobiernos autónomos descentralizados, con énfasis en la cultura de diálogo, la transparencia, la rendición de cuentas y la participación
y herramientas que permitan cumplir con principios planteados en la normativa nacional de gobiernos autónomos: unidad, solidaridad, coordinación y corresponsabilidad, subsidiaridad, complementariedad, equidad territorial, participación ciudadana, sustentabilidad del desarrollo
4. Incrementar la eficiencia institucional, mediante la mejora continua de procesos, la sistematización y la automatización
5. Incrementar el desarrollo del talento humano y el valor del servicio público, mediante una renovada cultura de planificación, de gestión del conocimiento, de infraestructura tecnológica y de consolidación de la nueva imagen institucional
Estrategias y metas por cada objetivo estratégico.-
Las estrategias alineadas a cada objetivo estratégico institucional y las metas estratégicas, son las siguientes: OBJETIVO ESTRATEGICO
META ESTRATEGICA
ESTRATEGIAS Implementar sistemas de control y seguridad documental que garanticen la seguridad jurídica de los actos y contratos inmobiliarios en el DMQ
Incrementar la seguridad jurídica y poner en valor los actos registrales relacionados con la propiedad Reducir hasta el 2014 el 30% en el tiempo promedio Implementar canales de servicios alternativos y virtuales inmobiliaria en el DMQ, garantizando su gestión de atención en trámites del ciudadano por tipo de documental y un servicio de excelencia a la trámite Adecuar infraestructura física ciudadanía Mantener actualizados los requerimientos de los usuarios Incrementar la rentabilidad social del RPDMQ, mediante un servicio incluyente y el uso eficiente del Incrementar los ingresos registrales en un 2% anual presupuesto
Fortalecer y desarrollar relaciones con la comunidad e interinstitucionales que apoyen la gestión de regularización de los barrios informales en el DMQ
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REGISTRO DE LA PROPIEDAD DMQ Mejorar la capacidad de respuesta institucional ante Ejecutar anualmente al requerimientos internos o de entidades y organismos presupuesto institucional de gobierno y de control
menos
el
90%
Terminar los procesos conducentes a la ejecución presupuestaria prevista en el del año anterior Gestionar la atención de requerimientos y entrega de recursos en forma oportuna
Gestionar los procesos organizacionales bajo estándares de calidad Incrementar la eficiencia institucional, mediante la Hasta el 2016 sistematizar y automatizar el 100% de internacionales mejora continua de procesos, su sistematización y procesos agregadores de valor Fortalecer la infraestructura tecnológica ejecutando y aplicando el Plan automatización Estratégico Informático y Plan de Contingencias de TIC's Fortalecer el aprendizaje y cambio organizacional Incrementar el desarrollo del talento humano y el valor del servicio público, mediante una renovada cultura de Hasta el 2016 alcanzar al menos el 95% en el índice planificación, de gestión del conocimiento, de de satisfacción del usuario, en concordancia con el Implementar plan de comunicación infraestructura tecnológica y de consolidación de la fortalecimiento de los servicios registrales nueva imagen institucional Implementar el Plan de Mejores Prácticas Ambientales
FUENTE Y ELABORACIÓN: Planificación RPDMQ
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Sobre la base de esta alineación estratégica, el incremento de la satisfacción de la ciudadanía mediante la implementación de un servicio de excelencia, implica la necesidad de proporcionar a los títulos inscritos en el RPDMQ tanto actuales como futuros, el marco de referencia catastral que elimine el riesgo de duplicidades y superposiciones en la inscripción registral. Complementariamente se impulsará la elaboración de procedimientos de acceso y actualización de información que propicie la confiabilidad e integración tecnológica en tiempo real del RPDMQ con el Catastro. La estandarización y unificación de las bases de datos del RPDMQ y del Catastro, así como el acceso remoto a la información catastral permitirán que la información sea aprovechada, tanto por el sector privado en actividades de desarrollo del sector inmobiliario, como por el sector público para realizar actividades de administración territorial; y que en conjunto contribuyan al crecimiento económico del Distrito Metropolitano de Quito. Adicionalmente, la implementación de servicios on-line será un factor de éxito, para incrementar la excelencia en el servicio y masificar los principios de legalidad y publicidad de los actos registrales. El mejoramiento de procesos, la sistematización y la automatización en el RPDMQ busca dar seguridad jurídica, reducir tiempos, incrementar la exactitud y precisión técnicooperativa, reducir costos y consumos de los recursos, orientar apropiadamente al usuario, integrar la gestión registral con otros procesos, cumplir estándares internacionales y mejorar las condiciones de trabajo, para lograr en el mediano plazo el incremento de la rentabilidad social del RPDMQ, con énfasis en la participación y la inclusión social en el ámbito registral.
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4.
Construcción de la Nueva Institucionalidad del RPDMQ
La Nueva Institucionalidad Registral, cumplirá las políticas públicas del Gobierno Nacional y del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Sobre la base de políticas internas y de reglas específicas del giro de la actividad registral, se generará una estructura organizacional flexible, que privilegie la óptica de una Organización de Rápido Aprendizaje (ORA) y el enfoque de servicio con la entrega de productos de calidad, en tiempos mínimos establecidos, con una atención cálida y personalizada, que se fortalezca en forma permanente para la transparencia en la gestión. Los elementos claves en la construcción de la nueva institucionalidad registral en el Distrito Metropolitano de Quito, son: la reestructuración institucional, el levantamiento de los procesos internos, la elaboración de los diagramas de flujo de procesos y la elaboración y aprobación de la normativa interna registral, conducente a estructurar y estandarizar la gestión de los procesos agregadores de valor (Certificaciones, Inscripciones) y de las Unidades de Apoyo; a efectos de optimizar la gestión pública registral y específicamente implementar una cultura de planificación y de mejora continua de procesos, que permitan ofrecer cada vez más y mejores servicios registrales a los usuarios. Impulsaremos la aplicación de una gestión sistémica, bajo parámetros de participación orgánica que eleve consistente e integralmente la calidad de los procesos, productos y servicios, para hacer un hábito la mejora constante, con el propósito de satisfacer las reales necesidades y expectativas del usuario, en el marco del siguiente esquema:
FUENTE Y ELABORACIÓN: Planificación RPDMQ
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La caracterización del servicio registral que orienta la nueva institucionalidad, se sustenta en los siguientes aspectos: Resultados: alcanzar los más altos estándares en el servicio. Productos/Servicios: transparentar las características o atributos específicos de los productos/servicios que proveemos, para medir su progreso en torno a la calidad y con la vigencia de manuales, instructivos y protocolos. Usuarios: satisfacer los requerimientos del usuario, con base en la calidad del servicio. Sostenibilidad: gestión encaminada a la sostenibilidad jurídica, técnica y financiera. Valor: poner en valor los servicios registrales y la administración de la Nuestra estrategia de desarrollo procura:
Centrarse en los beneficiarios de los servicios registrales. Desarrollar una Visión clara a la que queremos llegar en forma sostenida. Utilizar métodos sistémicos con una base objetiva. Determinar metas claras y específicas para el mejoramiento continuo. Evaluar y controlar los avances y los logros en forma permanente. Pensar que la calidad no sólo está relacionada con los resultados, sino con los procesos que nos pueden llevar a ellos. ELEMENTOS CLAVES PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LA NUEVA INSTITUCIONALIDAD DEL RPDMQ
La reestructuración orgánica del Registro de la Propiedad El nuevo modelo de gestión La exigencia de perfiles adecuados para la ocupación de cargos La profesionalización del personal y su permanente capacitación La incorporación de tecnologías de la información y la progresiva automatización de los procesos La generación de nuevos productos para segmentos específicos La generación de estadísticas reales y objetivas La información oportuna para el usuario La integración interinstitucional público-privada La formalización de todos los procesos y subprocesos internos La disminución de tiempos de respuesta en la atención al usuario La interacción con la ciudadanía, con enfoque inclusivo y de visión social del servicio registral
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5.
La Transformación Institucional
El proceso de transformación institucional iniciado en el año 2011, continuará en principio hasta el año 2016, fecha en que el Registro de la Propiedad del DMQ habrá transitado por una serie de etapas consecutivas relacionadas con la Gestión del Cambio, hasta llegar a la automatización del 100% de los servicios registrales. Las etapas previstas para la transformación institucional, se presentan en el siguiente esquema:
FUENTE Y ELABORACIÓN: Planificación RPDMQ
La gestión del cambio se sustentará en las siguientes etapas: Etapa 1: Etapa 2: Etapa 3: Etapa 4:
SOPORTAR la transición del modelo privado al modelo público, MEJORAR los sistemas, procesos, normas internas y estructuras de gestión vigentes, CAMBIAR los elementos normativos, sistémicos y organizacionales, para la satisfacción del usuario, y CONSOLIDAR la modernización registral, con plena automatización,
El tránsito por ésta macro-ruta, permitirá alcanzar los objetivos institucionales previstos en el presente Plan Estratégico actualizado para el período 2013-2016.
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6.
El Control Institucional
El control institucional, sobre la base del cumplimiento de la normativa aplicable al servicio registral público, es responsabilidad de todo el personal del RPDMQ, conforme establecen las Normas de Control Interno vigentes para el sector público. En la Planificación Operativa se establecerán los indicadores de desempeño, que permitan medir el funcionamiento de la institución y la calidad de los servicios registrales. La medición del desempeño estará basada en los estándares que se establezcan en los requerimientos del Modelo de Gestión Integral del RPDMQ, en los requerimientos de modernización de los procesos registrales y en las demandas de los usuarios. El sistema informático que se aplique en la operación del RPDMQ, permitirá obtener estadísticas reales sobre la calidad de los servicios registrales, sobre cuya base se podrán detectar oportunidades de mejora para su inmediata ejecución. Es importante destacar que los indicadores de la gestión operativa estarán alineados a los objetivos operacionales de sus respectivas direcciones, los mismos que contribuirán al logro de los objetivos estratégicos del RPDMQ, que se encuentran debidamente alineados a los objetivos del PDMDMQ y al PNBV. 7.
El Sistema de Seguimiento y Evaluación Institucional
El sistema de seguimiento y evaluación en el RPDMQ se realizará conforme se muestra a continuación:
Fuente: Referencia al Modelo GPR – Gobierno Nacional Elaboración: Planificación del RPDMQ.
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7.1.
Sistema Quito Avanza
Conforme establece la política establecida por la Secretaria General de Planificación del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, todas las dependencias municipales, incluido el Registro de la Propiedad del DMQ, deben registrar su Planificación Operativa en el Sistema Quito Avanza, que es un sistema implementado por el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, para el seguimiento y evaluación de la gestión institucional. A continuación se muestra la pantalla de acceso al mencionado sistema:
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