TMS

Folienauszüge aus:

Prozessorientierte Audits

TMS Steinbeis-Transferzentrum Managementsysteme Industriepark West, Söflinger Strasse 100, 89077 Ulm Tel.: 0731-933-1180, Fax: 0731-933-1189 Mail: [email protected], Internet: www.tms-ulm.de 1

PROZESSORIENTIERTES_AUDIT.PPT

Was sollte durch Audits erreicht werden ?

TMS

Bestätigung und Steigerung von effektiven und effizienten Arbeitsweisen und -ergebnisse

… umfasst …

§ Verbesserung der Fähigkeit und Beherrschung der Geschäftsprozesse § Vereinfachung, Optimierung von Abläufen, Regelungen und Strukturen § Reduzierung von Verlusten, Verschwendung und Blindleistungen § Erhöhung des Wirkungsgrades von Einzelprozessen und des Prozessnetzwerks § Erhöhung der internen und externen Kundenzufriedenheit § Verbesserung der Anwendbarkeit und des Nutzens von Regelungen 2

PROZESSORIENTIERTES_AUDIT.PPT

Ablauf eines Audit

TMS Auditorganisation

Auditorganisation

§ Festlegung des Auditverfahrens § Auswahl, Schulung und Briefing des Auditorenpools

Auditplanung, Auditprogrammplanung: Auditplanung

Vorbereitung / Vorgespräch / Einarbeitung

§ Identifikation der zu auditierenden Prozesse § Erstellung des Auditprogramms § Festlegung der verantwortlichen Auditteams

Vorbereitung / Vorgespräch / Einarbeitung: § Klärung der spezifischen Auditziele, Auditkriterien § Klärung der spezifischen Vorgehensweise im Audit, Auditmethoden § Sammlung von Informationen über den zu auditierenden Prozess

Begehung: Begehung

§ Sichtung des Prozesses und seines Umfeldes (wenn den Auditoren unbekannt)

Auditdurchführung, Interviews: Auditdurchführung, Interviews

Nachbereitung

Präsentation Workshop Umsetzung und Begleitung

§ Sammlung von Nachweisen § Analyse des Prozesses, der Vorgehensweisen mit den Auditierten § Ableitung der Feststellungen § Diskussion und Beurteilung der Effizienz / Leistungsfähigkeit § Ermittlung von Verlusten und Potentialen

Nachbereitung: § Aufbereitung der Informationen und Erkenntnisse § Darstellung der Auditfeststellungen § Empfehlung möglicher Lösungsansätze, -konzepte

Präsentation / Workshop: § Präsentation der Ergebnisse durch die Auditoren § Erreichung eines Konsens zum Ergebnis und den Feststellungen § Vereinbarung von Maßnahmen

Umsetzung und Begleitung: § Aufgabenmanagement der Maßnahmen § Beurteilung und Darstellung der erreichten Verbesserung 3

PROZESSORIENTIERTES_AUDIT.PPT

Merkmale eines „idealen“ Audits

TMS

§ Das Audit wird von den verantwortlichen Führungskräften als nutzbringende Analyse angesehen, angefordert und genutzt § Jedes Audit initiiert „kleine“ Verbesserungsprojekte § Der Auditor ist konstruktiver Kritiker, Unterstützer, Begleiter und Impulsgeber § Das Audit ist ein systematischer, regelmäßig durchgeführter Reflektions- und Lernprozess § Die Audits nutzen die Ansätze des Prozess-Benchmarkings § Das Audit gibt ein objektives, ganzheitliches Bild des auditierten Prozesses wieder, z.B. Zielerreichung, Stärken und Schwächen, gute und funktionierende Regelungen, Abweichungen zur Norm § Der Nutzen des Audits ist messbar und nachweisbar

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TMS

Modell zum prozessorientierten Audit

Engagement Bausteine von Prozessen

DV-Systeme Ressourcen

Regelungen

Sind die Voraussetzungen gegeben ?

Ziele

…

Dokumente

Ausprägung, Kombination und Nutzung der Bausteine

Gestaltung und Ausführung des Prozesses

Ist Effektivität gegeben ?

Prozesse Ist Effizienz gegeben ? 5

PROZESSORIENTIERTES_AUDIT.PPT

TMS

Merkmale von „exzellenten“ Prozessen

Orientierung:

Der Prozess orientiert sich an der Unternehmensstrategie und hat auch eine eigene Strategie entwickelt

Ziele:

Der Prozess hat eindeutig festgelegte und messbare Ziele und verfolgt diese Ziele regelmäßig

Kunden und Lieferanten:

Der Prozess kennt seine Kunden und Lieferanten und steht mit ihnen in ausreichendem Kontakt

Anforderungen:

Der Prozess hat die an ihn gestellten Anforderungen ermittelt, eindeutig festgelegt und entsprechend erfüllt

Kundenorientierung:

Der Prozess erreicht das gewünschte Arbeitsergebnis in der vom Kunden gewünschten Ausprägung

Verantwortlichkeit:

Der Prozess hat klare, bekannte und abgestimmte Verantwortlichen, Aufgaben und Befugnisse

Regeln:

Der Prozess hat klar definierte Regeln zur Prozessdurchführung und den Arbeitsergebnissen

Eingaben und Ergebnisse:

Der Prozess hat festgelegte, messbare Eingabegrößen (Inputs) und festgelegte, messbare Ergebnisse (Outputs)

Machbarkeitskontrollen:

Der Prozess überprüft die Machbarkeit der Durchführung, bevor mit wertschöpfenden Tätigkeiten begonnen wird

Ergebniskontrollen:

Der Prozess überprüft seine Arbeitsergebnisse und -leistung

Risiken und Störeinflüsse:

Der Prozess kennt seine Risiken und Störeinflüssen und berücksichtigt diese während der Durchführung

Wertschöpfung:

Der Prozess führt zu einer direkten oder indirekten Wertschöpfung

Nutzen:

Der Prozess hat einen nachweisbaren Nutzen für den Kunden und das Unternehmen

Verbesserung:

Der Prozess reflektiert seine Abläufe und Arbeitsergebnisse und führt kontinuierlich Verbesserungen durch

Qualität::

Der Prozess strebt nach Null - Fehlern bei seinen Arbeitsabläufen und -ergebnissen

Zeit:

Der Prozess strebt nach der richtigen Durchlaufzeit

Kosten:

Der Prozess strebt nach höchster Wirtschaftlichkeit

Benchmark:

Der Prozess strebt beste Benchmark - Ergebnisse an (intern wie extern)

Effizienz:

Der Prozess verursacht keine Verluste oder Verschwendung beim Ressourceneinsatz

Flexibilität:

Der Prozess lässt sich schnell an geänderte Anforderungen, Rahmenbedingungen anpassen

Schnittstellen:

Der Prozess hat an seinen Schnittstellen abgestimmte Leistungsvereinbarungen mit Partnern

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PROZESSORIENTIERTES_AUDIT.PPT

Voraussetzungen zu prozessorientierten Audits

TMS

Die grundsätzlichen Voraussetzungen zum prozessorientierten Audit umfassen:

§ Auditumfang:

der zu auditierende Prozess ist abgegrenzt

§ Auditkriterien:

die gültigen Dokumentationen und Regelungen sind geklärt

§ Auditzielsetzung:

das Audit hat einen Auditfokus bzw. Auditschwerpunkte

§ Auditbegründung:

der Auslöser für das Audit ist bekannt

§ Auditorenauswahl:

die Auditoren sind richtig ausgewählt

§ Auditplanung:

das Audit ist ausreichend geplant

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PROZESSORIENTIERTES_AUDIT.PPT

Vorbereitung eines prozessorientierten Audits

TMS

Die Vorbereitung des Auditors zum auditierten Prozess umfasst eine Informationssammlung: § Wissen um die Strategie / Ziele des Prozesses § Wissen um die Positionierung und die Schnittstellen des Prozesses § Wissen um die Aufgaben / Funktionen / Verantwortlichkeiten im Prozess § Wissen um die Produkte / Arbeitsergebnisse des Prozesses § Wissen um die Möglichkeiten / Rahmenbedingungen des Prozesses § Wissen um die vorhandene Mitarbeiterqualifikation in dem Prozess § Wissen um die benötigten Koordinationsbedarfe des Prozesses § Wissen um die aktuellen Projekte, Programme, Verbesserungsaktivitäten

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PROZESSORIENTIERTES_AUDIT.PPT

TMS

Checkliste zur Vorbereitung des Audits ü Prozessbezeichnung ü Prozessverantwortlicher

(Verantwortlicher, Vertreter)

ü Prozessvarianten

(Varianten im Prozessablauf, -ergebnis)

ü Prozessbeteiligte

(Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Gesetzgeber)

ü Prozessorientierung

(Politik, Strategie, Nutzen)

ü Prozessziele /-indikatoren

(Ablauf-, Ergebnisziele, Kennzahlen)

ü Prozessvorbereitung

(Auslöser, Eingaben, Machbarkeitsprüfungen)

ü Prozessdurchführung

(Wertschöpfungsschritte)

ü Prozessabschluss

(Ergebnisse, Prüfungen)

ü Regelungen / Verfahren

(interne oder externe Regelungen, Vorgaben)

ü Prozessdokumente

(Vorgabe- oder Nachweisdokumente)

ü DV - Systeme

(Information, Kommunikation, Wertschöpfung)

ü Risiken / Störgrössen

(Kosten-, Termin-, Qualitätsrisiken)

ü Methoden / Verfahren

(fest implementierte oder sporadische Methoden)

ü Kommunikation im Prozess

(Besprechungen, Meetings, Informationsflüsse)

ü aktuelle, laufende Projekte

(technische und organisatorische Projekte)

ü Norm bzw. gesetzl. Forderungen

(ISO 9001, ISO 14001, Arbeitssicherheit) 9

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Präsentation der Auditfeststellungen und -vorschläge

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Inhalte der Präsentation der Auditfeststellungen ... § Ziele und Umfang des Audits § genutzte Referenzdokumentation und Betrachtungsschwerpunkte § Übersicht zu den Nachweisen aus dem Audit § Feststellungen zu Defiziten und Potentialen § Feststellungen zu guten Lösungen und Verfahren § Empfehlungen zu Prozessverbesserungen § Fähigkeit des Prozesses zur Erfüllung der Ziele (Qualität, Kosten, Zeit, Kundenzufriedenheit) § Gesamturteil und Zusammenfassung durch das Auditteam

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Ziele bei der Festlegung von Maßnahmen

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Bei der Festlegung von Verbesserungsmaßnahmen sollte berücksichtigt werden ... § wirtschaftlich vertretbarer Nutzen muss erreicht werden § Fokus ist eine systematische Prävention § Nachhaltigkeit der Verbesserung des Ablaufs und der Ergebnisse § Nachvollziehbare Transparenz der Verbesserungswirkung § Berücksichtigung intraprozessualer und interprozessualer Aspekte § Berücksichtigung von zukünftigen Anforderungen, Möglichkeiten, Chancen und Risiken § Berücksichtigung des Gesamtwirkungsgrads

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Beispiel zur Maßnahmenverfolgung

Nr.

Status

Defizit / Pote ntial

1

w irksam

Systematisierung der Kapazitätsplanung in der Entw icklung

2

abgeschlossen

Durchlaufzeit der Reklamationsabw icklung

Maßnahm e_Plan - Erstellung eines Konzeptes - Abklärung mit DV-Abteilung zw ecks Integration des Konzepts ins PPS

Maßnahme_Ist Verantw . - Kapazitätsplanungsmodul Hr. Friedrich beschafft (E) - Mitarbeiter geschult

- Information des Kunde zukünftig durch die Abteilung QW direkt und nicht mehr über den Vertrieb - Änderung der Prozessbeschreibung Reklamationsabw icklung bzgl. Verantw ortlichkeit

- Änderung der Hr. Gustaf KW 5 / 01 KW 4 / 01 Verantw ortlichkeit für die (QW) Rückmeldung an den Hr. Ludw ig (V) Kunden - Standardisiertes Formular gestaltet und eingeführt

Defizit / Potential Was war der Auslöser für die Maßnahme ?

Status • Maßnahmen in Planung • Maßnahmen in Arbeit • Maßnahmen abgeschlossen • Maßnahmen wirksam

TMS

Ter._Plan Ter._Ist KW 35 / 00 KW 40 / 00

Auditoren Hr. Huber

Hr. Meier

Wirksamkeit Messbarer Nutzen der Maßnahme

Maßnahmen Ist Welche Maßnahmen sind durchgeführt ?

Maßnahmen Plan Welche Maßnahmen sind vorgesehen ?

Nachweis der Wirksamkeit Termintreue Entw icklungsprojekte um 10 % verbessert

Termine Plan / Ist Maßnahmenbearbeitung

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