Benefits Eligibility Audits w Presented by:  Peg Heinen & Suzanne Dorszynski  Human Resource Business Partners MRA‐The Management Association MRA 2016 HR Conference

Benefit Eligibility Audits Has your organization conducted a  Dependent Eligibility Audit? 

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

1

Benefit Eligibility Audits       

Overview Objectives/Concerns Planning Phase Communication Phase Audit Process Audit Results/Consequences Executive Summary / Return on Investment Analysis  Future Processes  Internal versus External

MRA 2016 HR Conference

Overview: Why bother with an audit?  Eliminate excessive health plan costs  Limit exposure for your health plan  Realize substantial and immediate long‐term savings  How likely is my employer going to realize savings?  How do those savings compare to the cost of performing the audit?

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

2

Overview: Where do you start?     

Do you have senior level support? What plans should be audited? How many spouses/dependents are enrolled? How long should the audit take? How to we handle undocumented dependents?  What is the ROI?  Who will perform the audit?

MRA 2016 HR Conference

Objectives  Ensure only eligible employees, spouses and dependents enrolled  Eliminate unqualified claims  Reduce premium share cost  Meet ERISA’s Exclusive Benefit Rule

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

3

Concerns  Time and effort required  Massive amounts of documentation

MRA 2016 HR Conference

Concerns  Common Potential Ineligible Dependents  Unknown divorces  Over‐age dependents / incorrect birth dates  Not legally married ‘spouses’  Grandchildren or other extended family dependents under no legal guardianship MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

4

Concerns  Common Potential Ineligible Dependents  Unmarried partners with no recognized relationship under the Plan  Carveout/Surcharge plans where spouse is eligible for own benefit

MRA 2016 HR Conference

Planning Design 1. Amnesty Period  Voluntary removal without consequences

2. Verification Period 3. Appeals Period

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

5

Planning Phase  Review all SPD and Plan documents  Definition of spouse/dependent

 Create “Document Requirements” Form  Page 1 of IRS 1040 Federal Tax Return is critical  Blackout SSN’s and dollar amounts MRA 2016 HR Conference

Planning Phase     

Determine communication preferences Identify contact person Determine timing of an amnesty period Set period of time for verification period Insurance carrier / Stop Loss carrier considerations

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

6

Communication Phase What is your consistent company message? Plans are underway for a benefits audit designed to  ensure that the individuals enrolled in our medical plan  as dependents and spouses satisfy our plan’s eligibility  requirements. The company has a responsibility to be sure our plan  operates as designed and to manage costs.

Employment will not be terminated or otherwise  effected if an employee discloses ineligible  dependent/spouses before June 1, 2016.

MRA 2016 HR Conference

Communication Phase  First Letter – The Announcement    

On your company letterhead Consistent company message Start date / Completion date Introduction of outside vendor (if any)

“Communication  is the number one  deciding factor  between a  successful audit  and one that goes  very poorly.”

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

7

Communication Phase Second Letter ‐  Formal Instructions  Consistent message  Document Requirements Form  Q & A document  Due date  Ensure privacy  Contact information

MRA 2016 HR Conference

Communication Phase  Q & A document (typically about 20 questions)

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

8

Communication Phase  Third Letter ‐ Reminder  Stress RISK of cancellation

 Final Letter email  List cancellation DATE

MRA 2016 HR Conference

Audit Process     

Collect documents Verify authenticity Update Master Tracking Record Respond to calls Ensure privacy/security

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

9

Results/Consequences  Termination of Coverage  Appeals Period

MRA 2016 HR Conference

Results/Consequences  COBRA?  Seek approval of carrier/Stop Loss

 No retroactive removal  Rescission unlikely

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

10

Audit Summary EXAMPLE

 Executive Summary  Process Used  Outcomes  Follow Up Items

 Focus on ROI

Outcomes • •

3 spouses were removed from the plan 3 dependents were removed from the  plan

Follow up Items:  •

•

Several employees had difficulty in  obtaining documentation for a variety  of reasons. These individuals supplied their most  current Form 1040 and are allowed  until DATE to return missing documents

ROI •

•

A total of 6 people have been removed from the plan at an average of $2,500 per person per year $15,000 savings per year!!

MRA 2016 HR Conference

Future Processes  Require documentation for all new benefit enrollments  Clarify enrollment definitions  Full audit every 2 to 3 years

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

11

Benefit Eligibility Audits Should these audits be conducted  internally or using an outside party?  

MRA 2016 HR Conference

Advantage of Outside Auditor  Neutrality  Ensures HR is not placed in an uncomfortable situation  Reduces the risk of personality conflicts  Reduces employees feeling they are being singled out or scrutinized  Auditors are seen as independent  Adds layers between HR staff and audit process

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

12

Advantage of Outside Auditor  Efficiency  Prepared for extensive document collection  2 documents per dependent

 Employs industry best practices  Can effectively handle incoming questions and follow‐up communication  Ensures privacy

MRA 2016 HR Conference

Advantage of Outside Auditor  Third Party Auditor Engagement Letter     

Identify the scope of services Staffing Information to be provided Fees and Expenses Executive Summary & Recommendations

MRA 2016 HR Conference

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

13

Wrap Up  Dependent Eligibility Audits are worth it!  Audit Objectives  Right people on your plan  Best coverage at the most reasonable cost  ERISA compliance

 Audit ROI  Average savings $3,000/year per dependent  3 to 12% of dependents are ineligible

MRA 2016 HR Conference

QUESTIONS COMMENTS

2016 MRA HR Conference - Session 2A 

14